Bài giảng Concepts in Enterprise Resource Planning (2nd Edition) - Chương 3: Hệ thống thông tin về Marketing và quy trình quản lý đơn hàng

Chia sẻ: Ngocnga Ngocnga | Ngày: | Loại File: PPT | Số trang:62

Thêm vào BST

Báo xấu

194
lượt xem 28
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài giảng chương 3 gồm có các mục tiêu sau: Mô tả quy trình bán hàng không tương tác của công ty Fitter Snacker giả định; giải thích tại sao HTTT Sales và Marketing không tương tác dẫn đến sự kém hiệu quả trong các hoạt động của công ty, như: chi phí cao, mất lợi nhuận và khách hàng thì thất vọng; mô tả qui trình quản lý đơn hàng chuẩn của SAP R/3;... Mời các bạn cùng tham khảo.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Concepts in Enterprise Resource Planning (2nd Edition) - Chương 3: Hệ thống thông tin về Marketing và quy trình quản lý đơn hàng

Concepts in Enterprise Resource Planning 2nd Edition Chapter 3 HTTT về Marketing và Qui trình quản lý Đơn hàng
Chapter Objectives • Mô tả qui trình Bán hàng không tương tác của công ty Fitter Snacker giả định • Giải thích tại sao HTTT Sales and Marketing không tương tác dẫn đến sự kém hiệu quả trong các hoạt động của công ty, như: chi phí cao, mất lợi nhuận và khách hàng thì thất vọng • Thảo luận sales and distribution trong SAP’s R/3, và giải thích tại sao việc thông tin chia sẽ làm tăng hiệu quả hoạt động toàn công ty • Mô tả qui trình quản lý đơn hàng chuẩn của SAP R/3 • Mô tả lợi ích của phần mềm CRM, phần mở rộng rất hữu ích của ERP Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 2
Introduction • Hầu hết các công ty, chức năng marketing có vai trò rất quan trọng vì nó quyết định: • Sản xuất cái gì • Số lượng sản xuất của từng loại hàng • Sản phẩm được xúc tiến (promoted) và quảng cáo (advertised) như thế nào • Sản phẩm được phân phối như thế nào để khách hàng thỏa mãn nhất. • Giá thành của từng sản phẩm là bao nhiêu Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 3
Introduction • Marketing and Sales bao gồm cả việc tạo ra các dữ liệu quan trọng: • Thu thập thông tin bán hàng • Tạo hóa đơn khách hàng • Ấn định phần nợ cho từng khách hàng • HTTT tương tác cho phép khai thác hiệu quả các dữ liệu giao dịch • CSDL chung tức là dữ liệu phải nhất quán giữa các bộ phận, nhưng • Dữ liệu sai từ một module sẽ ảnh hưởng đến các modules khác Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 4
Overview of Fitter Snacker • Công ty giả định Fitter Snacker sản xuất 2 loại bánh snack: • NRG-A: “Advanced Energy” • NRG-B: “Body-building proteins” • Fitter Snacker có 2 bộ phận bán hàng: • Bán sỉ (Wholesale): bán sản phẩm đến các môi giới, người sẽ phân phối các sản phẩm này đến các cửa hàng, các máy bán sản phẩm, và các cửa hiệu thực phẩm chức năng • Bán trực tiếp (Direct): bán đến các siêu thị, các chuỗi cửa hàng, và các cửa hàng bán sản phẩm thể thao. Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 5
Overview of Fitter Snacker • Bán trực tiếp: có chính sách giảm giá để có được các đơn hàng lớn  hiệu quả hơn trong sản xuất • Bán sỉ: theo giá bán sỉ bởi khách hàng này luôn mua với số lượng lớn (nếu không thì sẽ xem như khách hàng bán trực tiếp - Direct division) • Cả 2 bộ phận đều có chính sách: 2-10, net 30 • Khác hàng được giảm 2% nếu thanh toán trong vòng 10 ngày hóa đơn • Thời hạn thanh toán của hóa đơn là 30 ngày • Fitter Snacker cũng bán sản phẩm được gói giấy thương hiệu của công ty Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 6
Problems with Fitter Snacker’s Sales Process • Fitter Snacker có 3 HTTT khác nhau: • Xử lý đơn bán hàng • Quản lý Kho • Kế toán • Dữ liệu giao dịch bán hàng được chia sẽ với Kế toán thông qua việc truyền file. • Dữ liệu công nợ được chia sẽ giữa Kế Toán và Sales bằng giấy • Khi lượng dữ liệu giao dịch lớn dễ dẫn đến sự sai sót trong dữ liệu Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 7
Sales Process • Qui trình bán hàng bao gồm nhiều bước giữa các bộ phận: • Sales • Warehouse • Accounting • Receiving • Chú ý rằng sản xuất không bao gồm trong qui trình này vì hàng bán được lấy từ trong kho (warehouse) Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 8
Sales Process Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 9
Quotations • Hiện tại, qui trình Báo giá đều dựa trên giấy • Bảng báo giá được lập thành 3 liên: • Liên gốc chuyển tới khách hàng • Liên thứ 2 được fax hoặc mail tới bộ phận sales • Liên thứ 3 do người bán hàng giữ • Một số vấn đề phát sinh: • Người bán hàng có thể tính giá / giảm giá sai. • Khách hàng có thể đặt hàng trước khi liên 2 đến bộ phận sales. • Việc fax liên 2 có thể không hợp lệ. Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 10
Sales Order • Khách hàng muốn có thông tin giao hàng ngay khi đặt hàng • Người quản lý kho sẽ cung cấp cung thông tin giao hàng dựa vào ước tính hàng tồn kho và các đơn hàng trước. • Thư ký bp bán hàng sẽ dùng thông tin này cộng với cách thức giao hàng để xác định thời điểm giao hàng cho khách hàng • Thư ký bp bán hàng kiểm tra công nợ so với công nợ bên kế toán cung cấp hàng tuần • Bảng công nợ kế toán có thể không phản ánh đúng tình trạng công nợ hiện tại của khách hàng. Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 11
Sales Order • Đơn hàng sẽ được nhập vào HTTT quản lý bán hàng để: • Phục vụ cho việc phân tích tình hình bán hàng • In danh sách hàng đóng gói và thông tin vận chuyển cho bp warehouse • Tạo hóa đơn cho khác hàng • Cung cấp dữ liệu về tài chính, thuế và thông tin kế toán khác cho bp Kế toán. Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 12
Order Filling • Khách hàng mua với số lượng ít  hộp • Khách hàng mua với số lượng nhiều  thùng • Đôi khi thùng cũng được dùng để đóng các đơn hàng nhỏ, nên • Chi phí cao (lãng phí công lao động và bao bì) • Có thể dẫn đến hàng tồn kho không chính xác • Những mức tồn kho được quản lý thông qua phần mềm quản lý kho • Danh sách hàng hóa nhập và bao bì được dùng để xác định lại mức tồn kho • Số tồn kho hằng tháng dùng để kiểm tra với các mức tồn kho trong phần mềm. Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 13
Order Filling • Khi không đủ thông tin về tồn kho theo yêu cầu của đơn hàng, có thể: • Đơn hàng phải dời lại cho khi sản xuất đủ hàng • Số lượng có sẳn có sẽ được giao đúng hạn, phần còn lại sẽ giao theo kế hoạch sau đó. • Số lượng có sẳn sẽ giao đúng hạn, phần còn lại sẽ hủy. • Các thông tin này cần được chuyển sang phòng kế toán để có được hóa đơn chính xác • Ra quyết định chính xác là rất phức tạp trong công ty này Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 14
Invoicing • Bộ phần kế toán ra hóa đơn 3 lần trong 1 tuần • Dữ liệu bán hàng được cung cấp bởi bộ phận sales. • Điều chỉnh bằng tay được thực hiện khi có sự thay đổi trên đơn hàng (như: số lượng hàng được giao) • Khi thay đổi không thực hiện đúng lúc  nội dung trên hóa đơn sẽ không khớp Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 15
Payment and Returns • Rất nhiều vấn đề nảy sinh khi khách hàng thanh toán, như là: • Khách hàng không mang theo hóa đơn (copy) khi thanh toán  mất thời gian tìm đơn hàng / hóa đơn tương ứng • Khách hàng đôi khi trả đủ số tiền trên hóa đơn, ngay cả khi hóa đơn không chính xác. • Đòi hỏi bộ phận kế toán phải kiểm tra • Kiểm tra khách hàng được giảm 2% được thực hiện thủ công (2/10 net 30) Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 16
Payment and Returns • Khách hàng có thể trả hàng do sản phẩm hết hạn sử dụng/do hư; hoặc do thùng hàng bị bể/biến dạng • Khách hàng được chấp nhận trả hàng khi • Khách hàng cần có sự chấp thuận của công ty thông qua nội dung “a returned material authorization (RMA) number” trước khi trả hàng cho công ty. • Không có “RMA number”, công ty sẽ không biết phải xử lý hàng trả về như thế nào • Không có “RMA number”, bộ phận kế toán khó và mất nhiều thời gian để xác định công nợ của khách hàng. Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 17
Payment and Returns • Nếu phần thanh toán / trả hàng không được tính thì công ty vẫn theo số liệu hiện có  có thể khách hàng được vượt quá hạn công nợ cho phép và: • Khách hàng sẽ bị khóa công nợ  đơn hàng hiện tại sẽ không được xử lý. • Khách hàng sẽ nhận được thư đòi nợ Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 18
Sales and Distribution in ERP • Có 6 bước trong qui trình xử lý đơn bán hàng • Pre-sales activity • Sales order processing • Inventory Sourcing • Delivery • Billing • Payment Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 19
Pre-Sales Activity • Cung cấp giá sản phẩm đến khách hàng thông qua việc: • Theo bảng báo giá: giá sản phẩm được xác định cho từng khách hàng dựa trên số lượng hàng đặt. • Theo từng khác hàng: giá sản phẩm được xác định cho từng khách hàng dựa trên sự thỏa thuận và số lượng hàng đặt  có một số ràng buộc nhất định với khách hàng  giá thường tốt hơn • Hoạt động Presales có thể bao gồm các hoạt động marketing như: sales calls, visits và mailing. • Thông tin khách hàng và đơn hàng sẽ được lưu trữ trong ERP  giúp định hướng các hoạt động marketing của công ty. Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition 20