zunia.vn

Tuyển sinh 2024 dành cho Gen-Z

zunia.vn

» Tài Chính - Ngân Hàng

» Kế toán - Kiểm toán

Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán: Phần 2 - Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:68

Báo xấu

35
lượt xem 9
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Nối tiếp nội dung phần 1, phần 2 bài giảng "Hệ thống thông tin kế toá" tiếp tục cung cấp đến các bạn kiến thức về: Hệ thống thông tin chu trình doanh thu; Hệ thống thông tin chu trình chuyển đổi; Hệ thống thông tin chu trình tài chính; Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán. Mời các bạn cùng tham khảo.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán: Phần 2 - Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông

lOMoARcPSD|16911414 CHƯƠNG 4: HỆ THỐNG THÔNG TIN CHU TRÌNH DOANH THU Mục tiêu của chương - Giới thiệu về khái niệm, các nguyên tắc cơ bản của một chu trình doanh thu - Các hoạt động và dòng thông tin trong chu trình doanh thu - Các hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu 4.1. Khái quát chung về chu trình doanh thu 4.1.1. Khái niệm Chu trình doanh thu gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thanh toán công nợ khách hàng. Có bốn hoạt động chính trong chu trình doanh thu: (1) Nhận đơn đặt hàng của khách hàng; (2) Giao hàng hoá hoặc thực hiện dịch vụ cho khách hàng; (3) Yêu cầu khách hàng thanh toán; (4) Nhận tiền thanh toán. Trong trường hợp bán hàng thu tiền ngay, các sự kiện kinh tế nói trên diễn ra trong thời gian ngắn, nên hệ thống kế toán ghi chép các nghiệp vụ kế toán trong ít bút toán hơn. Trong trường hợp bán chịu hàng hoá hoặc dịch vụ, mỗi sự kiện kinh tế tạo ra một nghiệp vụ kế toán tại một thời điểm khác nhau. Chu trình doanh thu là tập hợp các hoạt động kinh doanh và hoạt động xử lý thông tin liên quan đến quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và nhận tiền thanh toán của khách hàng. Các đối tượng bên trong và bên ngoài hệ thống gồm: - Khách hàng: Là nơi phát sinh yêu cầu về hàng hoá dịch vụ cần được cung cấp, nhận hàng hoá, dịch vụ và thực hiện thanh toán tiền cho doanh nghiệp; - Chu trình chi phí, chu trình sản xuất đóng vai trò cung cấp hàng hoá, dịch vụ cho chu trình doanh thu. - Hệ thống lương: căn cứ vào nhu cầu nhân sự của chu trình doanh thu để tuyển nhân lực. - Ngân hàng, các đơn vị cung cấp dịch vụ thanh toán để thực hiện thu chi tiền tại ngân hàng. 68 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com)
lOMoARcPSD|16911414 Thanh toán Ngân hàng Khách hàng Đặt hàng Thanh toán Chu trình doanh thu Cung cấp HH Yc mua hàng CT Chi phí Dữ liệu Yêu cầu sx Doanh số tính HT kế toán/báo lương cáo CT sản xuất Chu trình nhân sự/lương Hình 4.1: Sơ đồ dòng dữ liệu tổng quát chu trình doanh thu 4.1.2. Mục tiêu của hệ thống thông tin kế toán chu trình doanh thu Nội dung của các hoạt động thực hiện trong chu trình doanh thu sẽ được chuyển và ghi nhận vào hệ thống xử lý, lập báo cáo và cung cấp thông tin theo yêu cầu của các đối tượng sử dụng thông tin liên quan đến chu trình doanh thu. 4.1.3. Chứng từ Đơn đặt hàng của khách hàng (Customer Purchase Order) Do người mua lập và gửi cho doanh nghiệp. Các thông tin yêu cầu phải có trên đơn đặt hàng gồm tên chứng từ, ngày và số chứng từ (ba yếu tố bắt buộc này sẽ không được nhắc lại ở các chứng từ khác), thông tin về khách hàng, thông tin về hàng hoá / dịch vụ yêu cầu gồm: mã số hàng hoá, tên hàng, quy cách, số lượng (một số đơn hàng đặc biệt có ghi thêm đơn giá), thời hạn giao hàng, địa điểm giao hàng cũng như các yêu cầu khác về bảo hiểm, điều kiện giao nhận… liên quan. Lệnh bán hàng (Sale Order) Do bộ phận lập lệnh bán trong doanh nghiệp lập, căn cứ vào đơn hàng của khách hàng. Ngoài các thông tin cần thiết như ở đơn đặt hàng, lệnh bán hàng còn phải ghi thêm số của đơn đặt hàng của khách hàng. Phiếu đóng gói hàng; Phiếu đóng kiện (Packing List, Picking Slip); Phiếu xuất kho 69 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com)
lOMoARcPSD|16911414 Các chứng từ này do bộ phận kho lập trên cơ sở lệnh bán hàng đã được phê duyệt. Ngoài các thông tin cần thiết ở lệnh bán hàng, các chứng từ này phải ghi thêm số của lệnh bán. Phiếu vận chuyển; Phiếu giao hàng (Delivery Slip) Bộ phận giao nhận hàng hoá lập các chứng từ này để kèm theo hàng hoá đi giao cho khách. Chứng từ này là cơ sở xác nhận khách đã nhận hàng, chấp nhận thanh toán. Các doanh nghiệp cũng dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển thay cho phiếu giao hàng. Các phiếu này phải ghi số của lệnh bán. Các hoá đơn vận chuyển (nếu thuê dịch vụ vận chuyển – Bill of Lading) Hoá đơn bán hàng (Sale Invoice) Được lập căn cứ trên việc kiểm tra, đối chiếu các chứng từ liên quan đến việc bán hàng như đơn đặt hàng của khách hàng, lệnh bán, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng… Hoá đơn xác lập quyền sở hữu đã chuyển giao cho người mua và nghĩa vụ phải thanh toán của người mua cho doanh nghiệp và cũng là chứng từ để ghi nhận doanh thu và xác định nghĩa vụ thuế doanh nghiệp phải nộp cho nhà nước. Trên hoá đơn, ngoài các thông tin được chuyển đến từ các chứng từ liên quan, các điều khoản thanh toán như hình thức thanh toán, chiết khấu thanh toán… cũng được thể hiện. Hoá đơn phải được đánh số trước nhằm mục đích kiểm soát. Giấy báo thanh toán (Remittance Advice) Doanh nghiệp cũng dùng giấy báo thanh toán để yêu cầu người mua thực hiện nghĩa vụ thanh toán thay cho việc gửi hoá đơn bán hàng. Giấy báo thanh toán sẽ có thêm thông tin về thời hạn thanh toán. Biên lai, biên nhận (Sale Receipt) Trong nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay, hoặc các giao dịch giá trị thấp, doanh nghiệp thường dùng biên lai, biên nhận, phiếu tính tiền… thay cho các hoá đơn bán hàng. Thẻ, vé (Card, Ticket) Là một hình thức đặc biệt khác của chứng từ ghi nhận doanh thu. Phiếu thu; Giấy báo có; Uỷ nhiệm thu; Séc thanh toán… Các chứng từ này ghi nhận việc khách hàng thanh toán cho doanh nghiệp các khoản nợ. Báo cáo phải thu khách hàng theo thời hạn nợ (Aging Report) Báo cáo đồng thời là chứng từ làm cơ sở cho nghiệp vụ xác lập các khoản nợ khó đòi. Báo cáo này được mô tả trong phần báo cáo đặc biệt ở bên dưới. Chứng từ ghi có (Credit Memo); Phiếu định khoản Ghi chép các khoản điều chỉnh giảm tài khoản phải thu khách hàng trong các nghiệp vụ như hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán, hoặc xoá nợ khó đòi. Kế toán cũng lập chứng từ này làm cơ sở cho các nghiệp vụ điều chỉnh do ghi sổ sai. Chứng từ này ghi thông tin về khách hàng, về hàng hoá, số lượng, giá đơn vị, số tiền của hàng bị trả lại hoặc cho giảm giá. Một liên của chứng từ này được gửi cho người mua trong trường hợp hàng bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán. Phiếu nhập kho (hàng bị trả lại) (Item Receipt) 70 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com)
lOMoARcPSD|16911414 Trong hệ thống xử lý bằng máy tính, tồn tại các dạng khác nhau của chứng từ, số lượng các liên giảm và luân chuyển qua ít thao tác xử lý hơn. 4.2. Nguyên tắc tổ chức hệ thống thông tin chu trình doanh thu Đặt hàng Yc Hàng hoá Chu trình chi phí/ Khách hàng chu trình sản xuất 1.0 Đặt hàng Chấp nhận đặt Thanh toán hàng 2.0. Cung cấp hàng hoá Chấp nhận đặt hàng 4.0 Thu tiền Thông tin sẽ thanh toán Đặt hàng đã thực hiện 3.0 Lập hoá đơn, theo dõi Thanh toán công nợ Ngân hàng Doanh số lương Hệ thống lương Hệ thống kế toán/báo cáo Hình 4.2: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 0 của chu trình doanh thu 4.3. Nội dung tổ chức hệ thống thông tin kế toán chu trình doanh thu 4.3.1. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán chu trình doanh thu Quá trình bán hàng, cung cấp hàng hoá, dịch vụ và thu tiền sẽ trải qua bốn hoạt động chính: (1) Nhận đặt hàng; (2) Xuất kho, cung cấp hàng hoá, dịch vụ; (3) Lập hoá đơn, theo dõi công nợ (4) Thu tiền. Trình tự thực hiện các hoạt động có thể thay đổi, tuy nhiên về mặt tổng quát, mỗi hoạt động đều thực hiện các chức năng riêng, sẽ có các dòng 71 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com)
lOMoARcPSD|16911414 thông tin, dữ liệu mang các nội dung nhất định đi vào làm cơ sở cho vuệc thực hiện chức năng đó. a. Hoạt động nhận đặt hàng Hoạt động này tiếp nhận nhu cầu từ phía khách hàng, xem xét khả năng, điều kiện để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, thông tin cho khách hàng kết quả. Dòng dữ liệu đi vào làm cơ sở cho hoạt động đặt hàng thực hiện là các yêu cầu về hàng hoá, dịch vụ từ khách hàng chuyển đến. Các yêu cầu này phải đảm bảo tính chính xác và xác thực về nội dung theo đúng yêu cầu của khách hàng. - Chứng từ - Tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ - DL hàng hoá Đặt hàng 1.1. Kiểm Khách hàng tra hàng hoá DL khách hàng DL kiểm tra Trả lời 1.2.Kiểm tra khách hàng DL kiểm tra 2.0. Xử lý giao hàng DL khách hàng 1.3.Thông ĐH được chấp báo kết quả nhận Đặt hàng Chu trình chi phí/sản xuất ĐH được chấp nhận 2.0 Xử lý xuất kho 3.0. Xử lý lập hoá đơn Hình 4.3: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý đặt hàng 72 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com)
lOMoARcPSD|16911414 Khách hàng Báo cáo công nợ KH, Báo cáo tồn kho Đơn đặt hàng Xét duyệt bán hàng ĐĐH đã xử lý HĐ bán hàng Phiếu xuất kho Phiếu giao hàng N HĐ bán hàng Bộ phận giao hàng Kho hàng Khách hàng Kế toán lập hoá đơn Hình 4.4: Lưu đồ xử lý đơn đặt hàng thủ công (Phòng Kinh doanh) - Dữ liệu lưu trữ: Dữ liệu khách hàng (mã khách hàng, tên, địa chỉ, mã số thuế…) Dữ liệu hàng hoá (mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, số lượng tồn kho) Dữ liệu đặt hàng đã xử lý (số đơn hàng, ngày, khách hàng, mặt hàng, số lượng, đơn giá, ngày giao, địa điểm giao) b. Hoạt động xuất kho, cung cấp hàng hoá dịch vụ Sau khi yêu cầu đặt hàng của khách hàng được chấp nhận, doanh nghiệp sẽ tiến hành cung cấp hàng hoá dịch vụ cho khách hàng. Hoạt động này thực hiện các nội dung: Thực hiện xuất kho; Thực hiện giao hàng, cung cấp dịch vụ cho khách hàng. 73 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com)
lOMoARcPSD|16911414 Đặt hàng chấp nhận 2.1.Xuất kho hàng hoá Từ xử lý Đặt hàng 1.0 Xuất kho Đơn hàng được chấp nhận 2.2.Giao hàng Tới xử lý lập hoá đơn 3.0 Giao hàng Xác nhận nhận hàng Giao hàng Khách hàng Hình 4.5: Sơ đồ dữ liệu xử lý xuất kho, cung cấp hàng hoá - Chứng từ: Phiếu xuất kho đã xác định nội dung hàng hoá thực tế xuất kho; Phiếu giao hàng đã xác nhận nội dung hàng hoá thực tế đã giao cho khách hàng; Biên bản nghiệm thu dịch vụ hoàn thành xác nhận mức độ và khối lượng công việc đã hoàn thành cho khách hàng. - Tổ chức dòng dữ liệu và lưu chuyển chứng từ Dòng thông tin đi vào làm cơ sở cho hoạt động này là dòng thông tin mang nội dung cho phép nghiệp vụ bán hàng được thực hiện từ hoạt động đặt hàng chuyển đến, dảm bảo cho sự vận động của hàng hoá. 74 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com)
lOMoARcPSD|16911414 Kho hàng BP Giao hàng P.Kinh doanh P.Kinh doanh Lệnh xuất kho Phiếu xuất kho Phiếu giao hàng Xác nhận giao hàng Xác nhận xuất kho Phiếu giao Phiếu xuất kho hàng Lệnh xuất kho Phiếu xuất kho Khách hàng Kế toán N Hình 4.6: Quy trình xuất kho bằng thủ công tại kho hàng Dòng thông tin tạo ra từ hoạt động sẽ thể hiện nội dung thực tế đã thực hiện xuất kho, giao hàng hoặc nghiệm thu cho khách hàng, và sẽ chuyển đến các hoạt động vào chức năng cần thông tin về nội dung này, đảm bảo theo dõi và phản ánh được tình hình thực tế của hoạt động - Dữ liệu lưu trữ: Xuất kho (số phiếu xuất, ngày xuất, kho hàng, mặt hàng, số lượng, giá xuất, người nhận, người xuất, số đơn hàng); Giao hàng (số phiếu giao hàng, ngày giao, địa điểm giao, mặt hàng, số lượng, người nhận, người giao, số đơn hàng, số phiếu xuất) c. Hoạt động lập hoá đơn, theo dõi công nợ Hoạt động này sẽ tổ chức ghi nhận nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ đã được thực hiện nhằm xác nhận, theo dõi, quản lý và đánh giá quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ khách hàng. Cơ sở để thực hiện hoạt động này là dòng thông tin cho phép nghiệp vụ bán hàng được thực hiện nhận từ hoạt động đặt hàng, và dòng thông tin xác nhận nội dung công việc đã thực hiện thực tế từ hoạt động cung cấp hàng hoá dịch vụ chuyển đến. Hoạt động này thực hiện các nội dung: 75 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com)
lOMoARcPSD|16911414 + Xác nhận hoạt động bán hàng hợp lệ và thực tế thực hiện giữa doanh nghiệp với khách hàng + Lập hoá đơn bán hàng: Ghi nhận nội dung nghiệp vụ bán hàng đã thực hiện + Tổ chức theo dõi nghiệp vụ bán hàng: theo dõi các nội dung sau khi thực hiện bán hàng (trả lại, giảm giá) theo dõi nghĩa vụ thanh toán của khách hàng - Chứng từ: Các hoá đơn bán hàng, dịch vụ, các bảng kê bán hàng có xác nhận nghiệp vụ cung cấp hàng hoá, dịch vụ đã được cho phép thực hiện và thực tế thực hiện; Các thông báo nợ, giấy xác nhận nghĩa vụ thanh toán của khách hàng - Tổ chức dòng dữ liệu và lưu chuyển chứng từ Đặt Khách hàng Từ xử lý đặt hàng 3.1.Đối hàng 1.0 chấp chiếu xác thuận nhận DL Hoá đơn Xuất kho, gửi hàng 3.2.Lập Từ xử lý xuất hoá đơn kho 2.0 BH hoàn thành BH 3.3.Theo dõi nợ HT kế toán tổng hợp/lương Số kế toán Hình 4.7: Sơ đồ dữ liệu cấp 1 xử lý hoá đơn, theo dõi công nợ - Dữ liệu lưu trữ: Hoá đơn bán hàng (số hoá đơn, ngày, khách hàng, mặt hàng, số lượng, giá bán, thuế suất, giá trị, điều khoản thanh toán, tài khoản nợ, tài khoản có) d. Hoạt động thu tiền Căn cứ vào nội dung hoạt động bán hàng đã thực hiện và được tổ chức theo dõi để thực hiện hoạt thu tiền khách hàng. Yêu cầu hoạt động thu tiền phải đảm bảo chính xác, đầy đủ, kịp thời những hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ đã thực hiện cũng như phản 76 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com)
lOMoARcPSD|16911414 ánh đúng thực tế tình hình thanh toán của khách hàng. Hoạt động thu tiền gồm các nội dung: + Xác nhận nội dung nghĩa vụ thanh toán của khách hàng + Lập chứng từ cho nội dung thanh toán của khách hàng + Xác nhận thực tế thanh toán của khách hàng + Ghi nhận nghiệp vụ thanh toán của khách hàng - Chứng từ :Bảng đối chiếu công nợ, thông báo trả nợ: Xác nhận tình trạng nợ của khách hàng; Các chứng từ thanh toán: Phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng xác nhận tiền đã thu - Tổ chức dòng dữ liệu và lưu chuyển chứng từ Nợ phải thu KH 4.1.Lựa chọn thanh Khách hàng TT toán thanh toán Thanh toán Ngân hàng 4.2.Lập chứng từ Thanh toán 4.3.Xác nhận thu tiền 4.4.Ghi nhận nội dung Sổ kế toán Hình 4.8: Sơ đồ dữ liệu xử lý thu tiền - Dữ liệu lưu trữ: Dữ liệu thanh toán (số chứng từ, ngày, khách hàng, số tiền, hoá đơn, tài khoản nợ, tài khoản có). 77 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com)
lOMoARcPSD|16911414 Kế toán Thủ quỹ Phiếu thu Khách hàng Khách hàng Phiếu thu Tiền TT nhập Bảng đối chiếu liệu công nợ Xác nhận DL chi thu tiền tiết KH Nhập liệu Phiếu thu Tiền In phiếu thu Phiếu thu giảm nợ N DL Thanh Phiếu thu toán Khách hàng Bảng đối chiếu công nợ N N Hình 4.9: Lưu đồ hoạt động thu tiền trong phương thức xử lý máy 4.3.2. Hoạt động kiểm soát của chu trình doanh thu 4.3.2.1. Kiểm soát hoạt động Nội dung thực hiện các hoạt động kinh doanh trong chu trình doanh thu là nguồn dữ liệu cho hệ thống thông tin kế toán. Tổ chức kiểm soát các nghiệp vụ là kiểm soát những rủi ro liên quan đến nội dung nguồn dữ liệu của hệ thống với các mục tiêu sau: - Tất cả các hoạt động thực hiện trong chu trình đã được xét duyệt đúng đắn - Tất cả các hoạt động thực hiện trong chu trình được phán ánh trên cơ sở thực tế phát sinh; - Các hoạt động đã xét duyệt, thực tế thực hiện thì phải được phản ánh đầy đủ, chính xác; Sau đây là các rủi ro, ảnh hưởng và các hoạt động kiểm soát nghiệp vụ có thể tổ chức trong chu trình doanh thu: 78 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com)
lOMoARcPSD|16911414 Bảng 4.1: Hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu Hoạt động Mục tiêu kiểm soát Rủi ro Hoạt động kiểm soát Nhận đặt Bán được hàng, tăng Nhận đặt hàng từ Phân chia trách nhiệm giữa xét hàng của doanh thu bán hàng, những khách hàng duyệt và thực hiện bán hàng khách hàng bảo toàn tài chính không đảm bảo Xây dựng quy trình uỷ quyền xét tính pháp lý duyệt nghiệp vụ: Kiểm tra đặt Bán chịu cho khách hàng, kiểm tra kho, kiểm tra tài hàng chính khách hàng Chấp nhận đặt Cập nhật chính xác và kịp thời hàng nhưng không dữ liệu HTK, công nợ khách có khả năng thực hàng hiện Xuất kho, Thực hiện kịp thời, Xuất kho giao hàng Phân chia trách nhiệm giữa kho cung cấp chính xác theo lệnh sai số lượng, đối hàng và giao hàng hàng hoá bán hàng tượng nhận hàng, Thiết lập kịp thời và đầy đủ các An toàn hàng hoá thời gian nhận hàng chứng từ trong quá trình xuất trong quá trình xuất Mất hàng trong quá kho, giao hàng kho, giao hàng trình xuất kho, giao Chứng từ đánh số trước hàng Đối chiếu chứng từ, xét duyệt bán hàng, xuất kho, giao hàng Đếm, kiểm tra hàng trong quá trình xuất kho, giao hàng Lập hoá Lập hoá đơn kịp thời, Không lập hoặc lập Chỉ lập hoá đơn khi có chứng từ đơn, theo chính xác đầy đủ cho không kịp thời hoá lệnh bán hàng, xuất kho, giao dõi nợ phải hoạt động bán hàng đơn, chứng từ bán hàng thu hàng cho khách Theo dõi chính xác, Đối chiếu chừng từ lệnh bán hàng kịp thời, đầy đủ công hàng, HĐKT, xuất kho, giao nợ khách hàng Lập khống hoá hàng và hoá đơn bán hàng đơn bán hàng Kiểm tra tính toán trên hoá đơn Hoá đơn bán hàng trước khi giao khách hàng lập sai Chuyển dữ liệu / sổ chi tiết phải Chuyển công nợ thu kịp thời không kịp thời, Đối chiếu công nợ khách hàng không chính xác định kỳ Thu tiền Ghi chép Thất thoát tiền Phân chia trách nhiệm giữa giữ tiền, ghi chép, theo dõi thu tiền Thu tiền kịp thời chính xác, đầy đủ Kiểm kê quỹ, đối chiếu với ghi chép của kế toán An toàn tiền Hạn chế thanh toán trực tiếp tiền mặt 79 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com)
lOMoARcPSD|16911414 4.2.2.1. Kiểm soát hệ thống thông tin Kiểm soát ứng dụng trong chu trình doanh thu Kiểm soát chung trong chu trình doanh thu cần đảm bảo việc kiểm soát việc truy cập, sử dụng các dữ liệu, thông tin, báo cáo liên quan đến các hoạt động, đối tượng, nguồn lực trong chu trình; Khi nhập liệu các hoạt động đặt hàng, xuất kho, doanh thu bán hàng và thu tiền trong chu trình doanh thu, cần tách biệt với việc nhập liệu, xử lý từng hoạt động cho từng đối tượng thực hiện. Mỗi hoạt động do một đối tượng thực hiện độc lạp sẽ tạo ra cơ chế kiểm tra, đối chiếu dữ liệu với nhau trong việc thực hiện các hoạt động trong cùng một quá trình bán hàng. Trong quá trình ghi nhận dữ liệu liên quan đến một hoạt động, cần tách biệt chức năng khai báo các tài khoản, khai báo các đối tượng quản lý của hoạt động (như khách hàng, hàng hoá, nhân viên bán hàng, ngân hàng) với chức năng nhập liệu nội dung của hoạt động. Các hoạt động của chu trình chỉ được nhập liệu nếu nội dung hoạt động liên quan đến các tài khoản, đối tượng quản lý đã được kiểm tra và khai báo trước bởi người quản lý hệ thống. Thông thường các rủi ro liên quan tới hệ thống xử lý bao gồm: - Rủi ro trong quá trình ghi nhận dữ liệu. Đây là rủi ro do hệ thống ghi nhận dữ liệu không đầy đủ, không chính xác hoặc thậm chí là những dữ liệu không hợp lệ về các sự kiện kinh doanh. - Rủi ro liên quan tới quá trình xử lý, lưu trữ thông tin như các thông tin không được chuyển đến đúng tập tin lưu trữ hoặc trong quá trình xử lý các mẩu tin của tập tin có thể tự sao chép hay loại bỏ mà hệ thống không kiểm soát được. - Rủi ro liên quan tới báo cáo. Đây là rủi ro liên quan tới việc các thông tin không được tổng hợp hay phân loại đúng, hoặc các báo cáo không được cung cấp đúng thời hạn hay đúng người nhận. Để kiểm soát các rủi ro, kiểm soát ứng dụng, kiểm soát ứng dụng bao gồm ba loại: kiểm soát đầu vào; kiểm soát xử lý và kiểm soát kết quả xử lý. Kiểm soát đầu vào Trong môi trường xử lý bằng máy tính, nội dung dữ liệu của các hoạt động trong chu trình doanh thu sẽ được ghi nhận vào trong hệ thống thông qua hoạt động nhập liệu. Mục tiêu của kiểm soát nhập liệu là đảm bảo các nội dung dữ liệu này được ghi nhận một cách đầy đủ, chính xác và hợp lệ vào trong hệ thống kế toán. Mục đích của kiểm soát đầu vào là ngăn ngừa và phát hiện những sai sót trong quá trình nhập liệu để đảm bảo dữ liệu được nhập chính xác vào các cơ sở dữ liệu. Các thủ tục kiểm soát này được lập trình để kiểm soát các trường nhập liệu. Phần này sẽ được trình bày chi tiết ở Chương 7: KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN. 80 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com)
lOMoARcPSD|16911414 Kiểm soát xử lý trong chu trình doanh thu Kiểm soát xử lý có mục đích ngăn ngừa và phát hiện sai sót của chương trình xử lý. Cũng giống kiểm soát đầu vào, chương trình kiểm soát xử lý được cài đặt ngay trong quá trình xử lý nghiệp vụ. Kiểm soát kết quả xử lý trong chu trình doanh thu Kiểm soát kết quả có mục đích ngăn ngừa và phát hiện sai sót trong kết quả xử lý. Việc kiểm soát này được tiến hành bằng nhóm kiểm soát dữ liệu hoặc bằng các nhân viên kiểm tra theo từng phạm vi trách nhiệm. Phương pháp kiểm soát có thể là đọc các sổ sách, báo cáo, rà soát các nghiệp vụ đã xử lý và có mặt trong kết quả đầu ra. Vài hệ thống có các chương trình kiểm soát được cài đặt trong chương trình xử lý nghiệp vụ. CÂU HỎI ÔN TẬP 1. Thế nào là chu trình doanh thu? Nêu mối quan hệ của chu trình doanh thu với các đối tượng bên trong và bên ngoài? 2. Các hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu BÀI TẬP TÌNH HUỐNG Bài 1: Quá trình bán hàng thu tiền tại quán cà phê XYZ Sau khi nhận được yêu cầu của khách hàng, nhân viên phục vụ ghi yêu cầu đó vào phiếu yêu cầu được đánh số trước gồm 2 liên: 1 liên trắng và 1 liên vàng. Nhân viên phục vụ chuyển phiếu yêu cầu này vào quầy thu ngân. Nhân viên thu ngân kí xác nhận và giữ lại liên trắng, liên vàng được chuyển xuống quầy pha chế. Sau khi pha chế xong, nhân viên pha chế ký xác nhận đã hoàn thành vào liên vàng và chuyển thức uống cho nhân viên phục vụ đưa đến khách hàng. Khách hàng yêu cầu thanh toán tiền, nhân viên thu ngân lập phiếu tính tiền gồm 2 liên: 1 liên trắng và 1 liên vàng. Thu ngân giao liên trắng cho nhân viên phục vụ chuyển cho khách hàng. Nhân viên phục vụ nhận tiền từ khách hàng và xin lại liên trắng, chuyển tiền và liên trắng cho thu ngân. Thu ngân nhận tiền và liên trắng, đóng dấu xác nhận đã thu tiền vào cả 2 liên của phiếu tính tiền, sau đó chuyển liên trắng phiếu tính tiền và phiếu trắng của phiếu yêu cầu cho kế toán, chỉ giữ lại liên vàng của phiếu tính tiền. Kế toán kí nhận và nhập số liệu trên phiếu tính tiền vào máy. Cuối ngày, nhân viên pha chế chuyển tất cả các phiếu vàng của phiếu yêu cầu cho kế toán. Kế toán đối chiếu 2 liên của phiếu yêu cầu, tổng kết doanh thu và chuyển toàn bộ chứng từ cho chủ quán. Nhân viên thu ngân chuyển liên vàng của phiếu tính tiền và toàn bộ tiền cho chủ quán. Chủ quán nhận tiền và lưu các chứng từ theo ngày. Yêu cầu: a. Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu và lưu đồ chứng từ cho quá trình trên b. Nêu chức năng hiện có của từng hoạt động trong chu trình trên c. Nêu mục đích của các chứng từ được lập trong chu trình trên d. Hãy đưa ra các báo cáo cần thiết để quản lý quá trình bán hàng trên Bài 2: Căn cứ vào thông báo gửi hàng qua điện thoại từ phòng kinh doanh, bộ phận gửi 81 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com)
lOMoARcPSD|16911414 hàng chuẩn bị việc giao hàng. Một giấy báo gởi hàng gồm 3 liên được lập ra. Liên 3 cùng với hàng hoá được gởi đến khách hàng. Liên 2 được chuyển đến bộ phận lập hoá đơn. Khi bộ phận lập hoá đơn nhận được liên thứ 2 của giấy báo gởi hàng, bộ phận này sử dụng những thông tin trên giấy báo để lập hoá đơn gồm 3 liên. Liên 3 hoá đơn bán hàng được gởi đến khách hàng, liên 2 chuyển cho kế toán. Ngoài ra, liên 1 của hoá đơn bán hàng được lưu tại bộ phận lập hoá đơn. Khi kế toán nhận hóa đơn bán hàng, kế toán ghi nhận vào sổ chi tiết phải thu, nhật kí bán hàng và lưu hóa đơn bán hàng theo tên của khách hàng. Yêu cầu: a. Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu quá trình trên b. Vẽ lưu đồ chứng từ mô tả những quá trình trên c. Chỉ ra những rủi ro và nêu các thay đổi, bổ sung trong quá trình trên để hạn chế rủi ro Bài 3: Hãy vẽ sơ đồ luân chuyển dòng dữ liệu (DFD- level 0) cho chu trình doanh thu bán hàng. Hãy nêu ngắn gọn các nghiệp vụ cơ bản và giải thích dòng luân chuyển dữ liệu trong mối quan hệ với các chu trình kinh doanh khác trong doanh nghiệp. 82 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com)
lOMoARcPSD|16911414 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. TS.Vũ Trọng Phong (2010), Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán, Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông. 2. Đinh Thế Hiển, Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý, Nhà xuất bản thống kê – 2002 3. Nguyễn Thế Hưng - Hệ Thống Thông Tin Kế Toán –NXB Thống kê – 2006 4. Hệ thống thông tin kế toán - Đại học kinh tế TP.Hồ Chí Minh, Tập 1,2,3, NXB Phương Đông 5. TS Phạm Thanh Hồng, ThS Phạm Minh Tuấn. Hệ thống thông tin quản lý - Nhà xuất bản khoa học kỹ thuật – 2007 6. PGS TS Hàn Viết Thuận. Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý - Nhà xuất bản đại học Kinh tế quốc dân - 2008 7. TS Trương Văn Tú - TS. Trần Thị Song Minh. Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý. Nhà xuất bản Thống kê – 2004 8. Thiều Thị Tâm, Nguyễn Thế Hưng, Phạm Quang Huy - Hệ Thống Thông Tin Kế Toán - Tóm Tắt Lý Thuyết, 100 Bài Tập Tự Giải, Trắc Nghiệm NXB Thống kê – 2007 9. Trần Thành Tài . Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý. Nhà xuất bản trẻ - 2002. 10. Chế độ kế toán Việt Nam và chuẩn mực kế toán Việt Nam. 11. Bagranoff, N. et al. (2010), Core Concepts of Accounting Information System, NXB Wiley. 12. J. L. Boockholdt. Accounting information systems. 13. Peter Rob, Carlos Coronel. Database Systems. CTI.1995 14. Romney, M., Steinbart P., (2010), Accounting Information Systems- International Edition. NXB Prentice Hall 2006 15. Leslie Tunner, Andrea Weickgenannt (2009), Accounting 83 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com)
lOMoARcPSD|16911414 CHƯƠNG 5: HỆ THỐNG THÔNG TIN CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI Mục tiêu của chương - Giới thiệu về các chu trình trong chu trình chuyển đổi - Các hoạt động và dòng thông tin trong các chu trình - Các hoạt động kiểm soát trong các chu trình Chu trình chuyển đổi là chu trình ghi chép, xử lý các nghiệp vụ kế toán liên quan đến việc sử dụng lao động, vật liệu, máy móc công cụ và chi phí sản xuất (CPSX) chung để tạo ra các thành phẩm hoặc dịch vụ. Việc xử lý này sẽ khác nhau tuỳ thuộc vào đơn vị là doanh nghiệp sản xuất, thương mại hay dịch vụ. Chu trình chuyển đổi thường bao gồm ba hệ thống con: - Hệ thống chi phí: quản lý, tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm/ dịch vụ. - Hệ thống lương: Tính toán tiền lương phải trả cho nhân viên, thanh toán lương, và các nghiệp vụ liên quan đến thu nhập; - Hệ thống quản trị hàng tồn kho: Tổ chức quản lý dự trữ hàng tồn kho, và việc sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất. 5.1. Hệ thống Chi phí 5.1.1. Khái niệm và mục tiêu của hệ thống kế toán CPSX và tính giá thành sản phẩm Quá trình sản xuất, chuyển hoá các yếu tố đầu vào thành các sản phẩm hoàn thành trải qua bốn hoạt động chính: (1) Thiết kế sản phẩm; (2) Lập kế hoạch sản xuất, (3) Tiến hành sản xuất, (4) Tập hợp chi phí tính giá thành. Trên cơ sở yêu cầu sản xuất từ kế hoạch sản xuất, căn cứ vào dòng thông tin từ quá trình sản xuất, phản ánh tình hình sử dụng thực tế nguyên vật liệu, nhân công, và máy móc thiết bị để tiến hành phân loại chi phí, tập hợp chi phí và tính giá thành cho sản phẩm hoàn thành. ü Phân loại, tập hợp từng loại chi phí của quá trình sản xuất ü Tổng hợp chi phí sản xuất ü Đánh giá sản phẩm dở dang chưa hoàn thành ü Tính giá thành sản phẩm 5.1.2. Nội dung tổ chức hệ thống thông tin kế toán CPSX và tính giá thành sản phẩm • Các hoạt động và dòng thông tin trong hệ thống kế toán chi phí 84 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com)
lOMoARcPSD|16911414 Chu trình Chu trình chi doanh thu SP hoàn phí thành Yêu cầu mua NVL Nhu cầu SP dự báo Hệ thống kế toán chi phí Nhu cầu nhân sự Hệ thống DL sản xuất lương NVL, Thành Hệ thống ghi sổ, phẩm báo cáo HT quản trị HTK Hình 5.1: Sơ đồ dòng dữ liệu khái quát của hệ thống chi phí Hệ thống kế toán chi phí tập hợp chi phí sản xuất dùng tài khoản 154,621,622 được xác định trực tiếp căn cứ các yêu cầu như nguyên vật liệu, phiếu xuất kho nguyên liệu, bảng phân bố nguyên liệu, thẻ công việc, chi phái sản xuất chung TK 627, gồm những chi phí phát sinh ở bộ phận sản xuất nhưng không liên quan tới quá trình sản xuất, ví dụ như chi phí điện chiếu sang chi phí quản đốc, chi phí hệ thống thông gió… chi phí sản xuất chung này có thể được tính toán theo một tỉ lệ nhất định phân bổ trước. Tỷ lệ này có thể căn cứ theo giờ lao động, giờ chạy máy hoặc số lượng sản phẩm. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, chu trình sản xuất sẽ cung cấp cho hệ thống kế toán chi phí các yêu cầu về nguyên vật liệu và các chi phí khác cần cho quá trình sản xuất. Chứng từ: Phiếu yêu cầu nguyên vật liệu, phiếu xuất kho, thẻ thời gian công việc, phiếu nhập kho thành phẩm, bảng phân bổ/kết chuyển, phiếu/bảng tính giá thành. 5.1.3. Hoạt động kiểm soát của hệ thống thông tin kế toán CPSX và tính giá thành sản phẩm Các mục tiêu kiểm soát: - Tất cả các hoạt động sản xuất được xét duyệt đúng đắn - Tất cả sản phẩm dở dang và tài sản cố định được bảo quan an toàn - Tất cả các nghiệp vụ đều được ghi chép chính xác, bảo vệ 85 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com)
lOMoARcPSD|16911414 - Các hoạt động trong chu trình được thực hiện hữu hiệu và hiệu quả. Bảng 5.1: Hoạt động kiểm soát trong hệ thống chi phí Mục tiêu kiểm soát Rủi ro Các thủ tục kiểm soát Giảm lượng hàng tồn Thiết kế sản Xem xét thông tin về sự thay đổi thiết kho phầm không kế sản phâm lên tổng chi phí sản xuất Tính hiệu quả trong phù hợp Phân tích dữ liệu chi tiết về chi phí sản xuất bảo hành và sửa chữa nhằm xác định Giảm chi phí bảo hành nguyên nhân chính trong lỗi sản và sửa chữa sản phẩm phẩm Cung cấp sản phẩm Sản xuất Tổ chức hệ thống lập kế hoạch sản đáp ứng nhu cầu khách thừa/thiếu xuất chính xác hàng Xét duyệt cụ thể từng mặt hàng sản Hạn chế sự lỗi thời của xuất hàng tồn kho Giữ chân khách hàng Tiết kiệm chi phí Đầu tư không Xét duyệt và kiểm tra lại từng nghiệp TSCĐ đáp ứng yêu hiệu quả vào vụ mua TSCĐ cầu sản xuất TSCĐ Kiểm soát bằng ngân quỹ Bảo vệ an toàn tài sản Hàng tồn kho Ngăn chặn và đề phòng Thông tin trên BCTC và TSCĐ bị Lập chứng từ cho tất cả các nghiệp phản ánh đúng thực tế mất vụ nhập, xuất hàng Theo dõi từng TSCĐ Kiểm kê định kỳ hàng tồn kho và TSCĐ Lập chứng từ cụ thể và kiểm tra lại tất cả các nghiệp vụ liên quan đến thanh lý TSCĐ Mua bảo hiểm tất cả tài sản Hoạt động sản xuất Hoạt động sản Thiết lập quan hệ với nhiều nhà cung liên tục, hiệu quả xuất bị gián cấp đoạn Xây dựng kế hoạch Dữ liệu chi Ban hành thuỷ tục kiểm soát nhập sản xuất có hiệu quả phí không liệu và xử lý dữ liệu Theo dõi và kiểm soát chính xác Sử dụng mã vạch trong ghi nhận dữ hoạt động sản xuất tốt, liệu tự động hỗ trợ công tác quản lý Kiểm kê thực tế và điều chỉnh số liệu theo thực tế Hoạt động trong quá Hoạt động Theo dõi và giám sát thường xuyên trình sản xuất hiệu quả trong quá các hoạt động sản xuất Kiểm soát tốt chất trình sản xuất Thiết lập hệ thống báo cáo hoạt động lượng sản phẩm không hiệu thích hợp quả 86 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com)
lOMoARcPSD|16911414 • Kiểm soát hệ thống thông tin - Kiểm soát chung: Bảo đảm dữ liệu an toàn, thông tin và chương trình để quá trình sản xuất hữu hiệu và hiệu quả Rủi ro chính là rủi ro bị mất dữ liệu, bị chỉnh sửa hay thông tin bị tiết lộ trái phép. Nhằm ngăn chặn và phát hiện rủi ro, doanh nghiệp cần thiết lập các thủ tục kiểm soát chung: + Xây dựng kế hoạch sao lưu dự phòng dữ liệu và khác phục sự cố + Ban hành các thủ tục kiểm soát tiếp cận về mặt vật lý đối với hệ thống + Phân quyền truy cập hệ thống theo trách nhiệm của từng các nhân + Mã hoá dữ liệu và kiểm soát thông tin trong quá trình truyển thông - Kiểm soát ứng dụng: Kiểm soát nhập liệu, kiểm soát xử lý và kiểm soát đầu ra. 5.2. Hệ thống lương 5.2.1. Khái niệm và mục tiêu của hệ thống kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Hệ thống lương (chu trình lương) là một trường hợp đặc biệt của hệ thống mua hàng, trong đó, tổ chức mua sức lao động chứ không phải mua nguyên vật liệu, hàng hoá để bán, sản xuất. Tuy nhiên, chu trình tiền lương có sự khác việt lớn giữa các trình độ, cấp bậc người lao động. Ngoài ra, chu trình tiền lương đòi hỏi xử lý kế toán cho các khoản trích theo lương và thuế. Hệ thống này xử lý các hoạt động về tuyển dụng nhân sự, ghi chép tính toán và thực hiện thanh toán cho công nhân viên, chứng từ, sổ và báo cáo trong hệ thống này khác biệt nhau nhiều giữa các đơn vị. Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình tiền lương Chu trình tiền lương bao gồm 4 hoạt động cơ bản: (1) Chấm công cho người lao động ở các bộ phận; (2) Tính lương và lập bảng lương; (3) Thanh toán lương và các khoản trích theo lương; (4) Ghi sổ cái. 5.2.2 Nội dung tổ chức hệ thống lương và các khoản trích theo lương Người lao động Chấm công Thanh toán tiền Dữ liệu thời gian Hệ thống lương Nhà quản lý Bảng lương DN Dữ liệu thay Thuế đổi bảng Cơ quan thuế Nguồn nhân lực lương Hình 5.2: Sơ đồ dòng dữ liệu tổng quát của chi trình tiền lương 87 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com)

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

THÔNG TIN

TRỢ GIÚP

HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG

Theo dõi chúng tôi

Chịu trách nhiệm nội dung:

Nguyễn Công Hà - Giám đốc Công ty TNHH TÀI LIỆU TRỰC TUYẾN VI NA

LIÊN HỆ

Địa chỉ: P402, 54A Nơ Trang Long, Phường 14, Q.Bình Thạnh, TP.HCM

Hotline: 093 303 0098

Email: support@tailieu.vn

Giấy phép Mạng Xã Hội số: 670/GP-BTTTT cấp ngày 30/11/2015 Copyright © 2022-2032 TaiLieu.VN. All rights reserved.