intTypePromotion=1
zunia.vn Tuyển sinh 2024 dành cho Gen-Z zunia.vn zunia.vn
ADSENSE
 » 
 » 

Bài giảng Kỹ năng thuyết trình - Trường ĐH Công nghiệp Quảng Ninh

Chia sẻ: Dương Hàn Thiên Băng | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:78

Thêm vào BST
Báo xấu
57
lượt xem 18
download
 
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài giảng "Kỹ năng thuyết trình" cung cấp cho học viên những nội dung về: tổng quan thuyết trình; các bước chuẩn bị thuyết trình; tiến hành thuyết trình; các dạng bài thuyết trình; một số lưu ý khi thuyết trình kế hoạch kinh doanh;... Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Kỹ năng thuyết trình - Trường ĐH Công nghiệp Quảng Ninh

  1. BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP QUẢNG NINH BỘ MÔN QUẢN TRỊ KINH DOANH - KHOA KINH TẾ BÀI GIẢNG KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH (LƯU HÀNH NỘI BỘ) Quảng Ninh, 2020
  2. KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH – ĐH CNQN - 2020 CHƢƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ THUYẾT TRÌNH 1.1. Khái quát chung về thuyết trình 1.1.1. Các khái niệm * Giao tiếp: Với những góc độ và mục đích nghiên cứu khác nhau, người ta đã đưa ra nhiều quan niệm khác nhau về giao tiếp như sau: “Giao tiếp là nói một điều gì đó với ai đó”. “Giao tiếp là việc chuyển tải các ý tưởng giữa loài người”. “Giao tiếp là sự trao đổi thông tin”. “Giao tiếp là sự chia sẻ thông tin và tạo quan hệ”. “Giao tiếp là việc truyền đạt hướng dẫn, chỉ dẫn giữa người này và người khác, có dẫn đến hành động.”… Nếu hiểu theo nghĩa rộng “Giao tiếp là sự chia sẻ thông tin và tạo quan hệ”, hiện tượng này không chỉ có ở xã hội loài người, mà còn tồn tại khách quan, xuất hiện ở muôn loài trên thế gian. Tuy nhiên, ở góc độ một Tổ chức, Công ty, Doanh nghiệp, “giao tiếp” được hiểu là hành động xác lập mối quan hệ và sự tiếp xúc giữa con người với con người, nhằm thoả mãn nhu cầu nhất định về thông tin. Trên cơ sở thu nhận thông tin, hai bên giao tiếp sẽ xây dựng, điều chỉnh mục tiêu, hành vi qua sự tương tác lẫn nhau để cùng hiểu biết về một tình huống, có cùng tiếng nói, thu được lợi ích nhiều nhất có thể. Ngoài ra, giao tiếp còn là giao lưu tình cảm, tư tưởng để phát triển và hoàn chỉnh nhân cách con người. Ở một phạm vi rộng hơn, chúng ta cũng có thể hiểu giao tiếp là: “việc trao đổi thông tin giữa con người và thường dẫn tới hành động”. “Giao tiếp là quá trình chuyển giao, tiếp nhận và xử lý thông tin giữa người này với người khác để đạt được mục tiêu”. Theo bách khoa toàn thư Wikipedia: Giao tiếp là một quá trình hoạt động trao đổi thông tin giữa người nói và người nghe nhằm đạt được một mục đích nào đó. Thông thường, giao tiếp trải qua ba trạng thái: Trao đổi thông tin, tiếp xúc tâm lý; Hiểu biết lẫn nhau; Tác động và ảnh hưởng lẫn nhau. * Thuyết trình: Có rất nhiều cách hiểu khác nhau về thuyết trình: Thuyết trình là quá trình truyền đạt thông tin nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể: Hiểu được nội dung thuyết trình, tạo dựng quan hệ… Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 1
  3. KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH – ĐH CNQN - 2020 Theo Wikipedia, thuyết trình là quá trình trình bày nội dung của một chủ đề cho người nghe. Những dụng cụ trực quan được sử dụng để minh họa cho nội dung bài nói. Theo Byrne (1989), thuyết trình là hoạt động do giáo viên tổ chức nhằm yêu cầu học sinh thể hiện khả năng giao tiếp tốt nhất. Theo PGS.TS Dương Thị Liễu-GT Kỹ năng thuyết trình - ĐHKTQ, thuyết trình là trình bày bằng lời trước nhiều người về một vấn đề nào đó nhằm cung cấp thông tin hoặc thuyết phục, gây ảnh hưởng đến người nghe. Trong từ điển cụm từ “thuyết trình” có rất nhiều nghĩa nhưng chúng ta hiểu từ “thuyết trình” theo nghĩa xuất phát từ “trình bày” có nghĩa là “đưa cho ai đó một cái gì đó - nói điều gì đó với ai đó” hoặc giao tiếp với ai đó. “Thuyết trình” là một hình thức của giao tiếp và có thể được nhận thấy ở dưới nhiều hình thức khác nhau. Thuyết trình là một hình thức giao tiếp, trong đó thuyết trình viên trực tiếp cung cấp thông tin trước một nhóm khán giả nhằm đạt được những mục đích nhất định. - Đặc điểm của thuyết trình: Trong thuyết trình cũng giống bất cứ hình thức truyền thông nào khác, có năm yếu tố cơ bản thường được biểu thị như sau: Ai đang nói điều gì với ai và đang sử dụng phương tiện nào để tạo ra kết quả gì?” * Kỹ năng giao tiếp: Là khả năng nhận biết mau lẹ những biểu hiện bên ngoài và đoán biết những diễn biến tâm lý bên trong của con người. * Kỹ năng thuyết trình: Là một trong nhiều kỹ năng giao tiếp cơ bản. Do đó, kỹ năng thuyết trình bên cạnh đặc điểm riêng vẫn mang những đặc điểm chung của kỹ năng giao tiếp. Đó là khả năng nhận biết nhanh chóng những biểu hiện bên ngoài và đoán biết diễn biến tâm lý bên trong của con người , đồng thời biết sử dụng phương tiện ngôn ngữ và phi ngôn ngữ, biết cách định hướng để điều chỉnh và điều khiển quá trình giao tiếp đạt được mục đích đã định. Kỹ năng thuyết trình là một trong những kỹ năng mềm quan trọng, một bài thuyết trình hoàn hảo có thể mang lại thành công vượt xa những gì chúng ta mọng đợi. Dù bạn là ai, làm gì, thì bạn cũng sẽ phải thuyết trình (trình bày) một vấn đề nào đó trước người khác (có thể là một người, một nhóm người, hoặc rất nhiều người). Để có kết quả tốt thì bạn cần phải trải qua giai đoạn chuẩn bị, xây dựng cấu trúc bài thuyết trình, cảm giác lo lắng hồi hộp trước khi thuyết trình. Nhiều người nghĩ rằng, thuyết trình luôn là thử thách, khó khăn, trên thực tế, thuyết trình không khó, nếu bạn biết cách. 1.1.2. Các hinh thức thuyết trình Phân theo mục tiêu của bài thuyết trình, có 2 hình thức chính: Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 2
  4. KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH – ĐH CNQN - 2020 + Thuyết trình cung cấp thông tin: Chia sẻ, cung cấp, truyền tải thông tin cho người nghe. Chẳng hạn cung cấp cho nhân viên mới trong doanh nghiệp những hiểu biết về nội quy, quy chế nội bộ của doanh nghiệp… + Thuyết trình thuyết phục: Đưa ra các lý lẽ làm cho người nghe chấp nhận hoặc hành động theo ý kiến của người nói. Chẳng hạn thuyết trình để thuyết phục khách hàng mua sản phẩm mới của doanh nghiệp hoặc thuyết phục nhân viên chấp hành và tuân thủ một số nội quy mới của doanh nghiệp. Những lời lẽ cần khêu gợi được các cảm xúc như sự kiêu hãnh, lòng tự hào, sự sợ hãi, sự bình yên, tính hiệu quả… thông qua đó thuyết phục người nghe. Một nhà thuyết trình tài năng không chỉ cung cấp thông tin cho người nghe mà còn có thể thay đổi cảm xúc của họ. 1.1.3. Vai trò của thuyết trình và lợi ích của việc học kỹ năng thuyết trình * Vai trò của thuyết trình - Thuyết trình là một công cụ giao tiếp hiệu quả: Trong xã hội, con người quan hệ với nhau thông qua nhiều hình thức trong đó có giao tiếp và các công cụ giao tiếp. Thuyết trình là một công cụ giao tiếp hiệu quả giúp người nói thể hiện được đầy đủ nội dung, ý tưởng và mục đích giao tiếp của mình còn người nghe thì dễ dàng tiếp nhận các nội dung đó một cách thống nhất. Chẳng hạn, Hoa và nhóm bạn được giới thiệu đến phòng kinh doanh của công ty X để thực tập. Ban giám đốc có chủ trường sẽ tuyển một số bạn trong nhóm vào làm việc tại công ty khi kết thúc đợt thực tập. Sẽ có một buổi thảo luận lớn trong toàn công ty để mỗi sinh viên thực tập trình bày về một kế hoạch kinh doanh dựa trên tình hình thực tế của công ty mà sinh viên nghiên cứu được. Tuy tất cả các bạn đều nỗ lực chuẩn bị cho bài thuyết trình của mình, nhưng vì quá căng thẳng do sự có mặt của ban giám đốc và các cán bộ dày dặn kinh nghiệm trong công ty nên nhiều bạn mất bình tĩnh. Riêng Hoa vốn đang là cán bộ đoàn của lớp, của đoàn trường, đã từng tham gia nhều hoạt động mang tính tập thể và trao đổi trước đám đông nên hoa rất tự tin khi trình bày kế hoạch của mình. Với những thông tin hữu ích và cách trình bày thuyết phục, Hoa đã nhận được sự khen ngợi từ ban giám đốc và phòng kinh doanh nên Hoa đã được chọn vào làm việc tại công ty - Thuyết trình đóng vai trò to lớn trong sự thành công của mỗi cá nhân: Sự thành công của mỗi cá nhân phụ thuộc vào nhiều yếu tố như năng lực, kiến thức, khả năng phán đoán, sự nhạy cảm… và khả năng thuyết trình cũng là một trong các yếu tố tạo nên sự thành công của mỗi con người. Thuyết trình mang lại hình ảnh, tác phong và quan trọng hơn là sự tự tin cho mỗi người khi đứng trước đám đông. Lịch sử và thực tế hiện tại đã chứng minh những người thành công trong công việc và cuộc sống thường là những chuyên gia trong thuyết trình. Điều đó cũng giải thích tại sao kỹ năng thuyết trình trở thành một kỹ năng quan trọng đối với một người lãnh đạo hay một người quản lý. Một nhà lãnh đạo, quản lý tài năng cần phải thành thục kỹ năng diễn thuyết trước công chúng, đôi khi chính nó giúp che dấu Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 3
  5. KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH – ĐH CNQN - 2020 những khiếm khuyết khác. Trong thực tế, kỹ năng này được sử dụng cho các mục đích rất khác nhau. Thuyết trình mang lại hình ảnh, tác phong và quan trọng hơn là sự tự tin cho bạn khi đứng trước một đám đông, thuyết trình đóng vai trò to lớn trong sự thành công của mỗi cá nhân. - Thuyết trình như một nghề tạo thu nhập cao: Người Anh có câu ngạn ngữ cổ: “Lời nói chẳng mất tiền mua” xem ra không còn đúng từ những thập niên 90 của thế kỷ 20 trở lại đây. Ngày nay, lời nói hay thậm chí còn rất “Đắt đỏ”. Chi phí bỏ ra có thể là của người nghe phải trả cho một nhà diễn thuyết chuyên nghiệp; cũng có thể là của những người đang phấn đấu để trở thành nhà diễn thuyết trong tương lai. * Lợi ích của việc học kỹ năng thuyết trình - Học được cách nói trước đám đông: Trước giáo viên và tập thể lớp, bạn trình bày về quan điểm của mình. Trước hội đồng bảo vệ, bạn trình bày bài khóa luận tốt nghiệp của mình. Hay trước các đồng nghiệp, bạn trình bày kế hoạch kinh doanh trong thời gian tới… Những tình huống trên đều yêu cầu bạn phải có khả năng nhất định về thuyết trình - Khả năng nói trước đám đông. - Học các kỹ năng áp dụng trong hội thoại: Mặc dù mục tiêu chính là nói trước đám đông, song qua thuyết trình, bạn cũng có thể học được các kỹ năng áp dụng trong hội thoại giữa hai hoặc nhiều người trong cuộc sống đời thường. - Phát triển kỹ năng giao tiếp khi tham gia tuyển dụng: Khi bạn phỏng vấn xin việc, kỹ năng giao tiếp sẽ được nhà tuyển dụng để tâm nhất, vì một nhân viên sẽ không thể hiện giá trị của mình được nếu những ý tưởng sáng tạo của họ lại không thể diễn đạt bằng lời với đồng nghiệp hay cấp trên. Khả năng thuyết trình còn rất hữu ích trong quá trình làm việc sau này, có thể giúp bạn thăng tiến hay trụ lại nếu doanh nghiệp có đợt giảm biên, sa thải hàng loạt… - Có cơ hội thực hành và tích lũy kinh nghiệm: Hiếm có môi trường nào cho bạn thực hành tốt như lớp học vì: + Bạn không bị đe dọa bởi bất cứ yếu tố nào như trượt phỏng vấn hay bị đuổi việc, do vậy bạn hoàn toàn tự do thử nghiệm + Khán giả chính là bạn học, là những người nghe hết sức chân thành và thân thiện, cảm thông với những lỗi bạn có thể mắc phải Ngoài ra bạn còn nhận được những lời nhận xét đánh giá từ giáo viên hướng dẫn và những phản hồi từ bạn bè, giúp bạn sửa những lỗi nhỏ nhất hoặc bạn vô tình không nhận ra. - Có thêm sự tự tin: Thuyết trình được coi là một trong những hoạt động khó khăn nhất trong cuộc sống. Một khi bạn đã quen với thuyết trình, chắc chắn bạn sẽ tự tin hơn khi đối diện với nhiều lĩnh vực khác, thậm chí sẽ cho bạn khả năng đối mặt với thử thách tốt hơn. Một khi hoàn thành tốt phần trình bày của mình, tự hào về giá trị bản thân của bạn sẽ nhân lên gấp bội. Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 4
  6. KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH – ĐH CNQN - 2020 - Hiểu được người khác muốn gì, làm như thế nào để đạt được sự thuyết phục với người khác 1.1.4. Mối quan hệ giữa thuyết trình và giao tiếp * Sự giống nhau giữa thuyết trình và giao tiếp: - Cùng mục đích chuyển tải thông điệp tới người nghe; - Sử dụng kênh/hình thức thông tin bằng lời nói; - Có sự tương tác theo thời gian thực; - Điều chỉnh theo phản hồi của người nghe. * Sự khác nhau giữa thuyết trình và giao tiếp: - Thuyết trình có cấu trúc chặt chẽ hơn: Thuyết trình thường có giới hạn thời gian. Trong hầu hết các trường hợp, người nghe không được phép ngắt giữa chừng hay đưa câu hỏi trong thời gian thuyết trình. Vì thế người thuyết trình cần phải nhấn mạnh vào những điều mà người nghe có thể rất quan tâm, cũng như trả lời được hết các câu hỏi có thể có. Do đó thuyết trình đòi hỏi phải được lập kế hoạch và chuẩn bị tỷ mỉ hơn. - Thuyết trình yêu cầu ngôn ngữ chính thống hơn: Tiếng lóng, tiếng địa phương và sai ngữ pháp không có chỗ trong một bài thuyết trình. Mặc dù những điều này thường bắt gặp trong ngôn ngữ hàng ngày, người nghe cũng khó có thể chấp nhận nhà diễn thuyết không biết chọn lọc và tôn trọng ngôn ngữ của mình. - Thuyết trình yêu cầu phương pháp trình bày khác hơn: Trong giao tiếp hàng ngày, người nói có thể làm rõ ý mình bằng những câu như “theo ý tôi”, “tôi muốn nói là” hoặc hô ngữ như “à, ờ, ừm…” đặc biệt là “khua chân khua tay”. Tuy nhiên trong thuyết trình, người nói phải điều chỉnh giọng nói của mình khi hướng tới khán giả. Họ cũng phải chú ý đến cử chỉ, nhất là tránh các cử chỉ gây rối hoặc mất tập trung cho người nghe. - Thuyết trình mang tính chuyên môn và khoa học hơn - Thuyết trình phải mang lại một kiến thức, một lời kêu gọi, một lời hiệu triệu đối với khán giả, trong khi đó giao tiếp thì mục đích là cả hai bên 1.2. Mục đích, đối tƣợng, phƣơng pháp, nội dung môn học 1.2.1. Sự cần thiết của môn học Kỹ năng giao tiếp có ảnh hưởng tích cực đến các mối quan hệ của mỗi cá nhân, không chỉ trong công việc mà còn cả trong cuộc sống hàng ngày. Kỹ năng giao tiếp là yếu tố mang tính quyết định trong việc tuyển chọn nhà quản trị. Phát triển kỹ năng giao tiếp không chỉ cần thiết đối với sinh viên đang ngồi trên ghế nhà trường, mà còn cần thiết khi sinh viên bước vào công việc với tư cách là một cá nhân trong xã hội, giúp cho sinh viên có sự tự tin hơn trong công việc, trong cuộc Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 5
  7. KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH – ĐH CNQN - 2020 sống. Các kỹ năng giao tiếp bao gồm việc trình bày nói và viết, cũng như khả năng làm việc với người khác. Đây là yếu tố chính tạo nên sự thành công trong nghề nghiệp. Thuyết trình là một công cụ giao tiếp hiệu quả, là yếu tố quan trọng góp phần tạo nên sự thành công của mỗi cá nhân. Do vậy, việc nghiên cứu, giảng dạy và học tập môn học Kỹ năng thuyết trình là một biện pháp thiết thực để góp phần trang bị cho sinh viên một trong những kỹ năng cần thiết của sinh viên hiện nay - Kỹ năng giao tiếp. 1.2.2. Mục đích, đối tƣợng, phƣơng pháp, nội dung môn học * Mục đích của môn học: Môn học Kỹ năng thuyết trình nhằm trang bị cho người học những kiến thức cơ bản về thuyết trình, đồng thời giúp người học tăng cường kỹ năng thuyết trình trong thực tế công việc và trong cuộc sống của bản thân * Đối tượng của môn học: Môn học Kỹ năng thuyết trình nghiên cứu: - Những vấn đề tổng quan về thuyết trình - Các bước chuẩn bị cho một bài thuyết trình - Trình tự, cách thức tiến hành thuyết trình - Các kỹ năn cần sử dụng trong thuyết trình - Các dạng bài thuyết trình. * Phương pháp môn học: Để nghiên cứu môn học Kỹ năng thuyết trình, cần sử dung các phương pháp: - Phương pháp nghiên cứu tổng hợp liên ngành dựa trên cơ sở phép biện chứng duy vật kết hợp với phương pháp lịch sử, phương pháp so sánh. - Phương pháp tình huống kết hợp với phương pháp phân tích, diễn dịch, quy nạp. * Nội dung môn học: Với mục tiêu trên, môn học Kỹ năng thuyết trình gồm 4 chương - Chương 1: Trình bày kiến thức tổng quan về thuyết trình như các khái niệm, đặc điểm, lợi ích, mối quan hệ,… - Chương 2: Trình bày các bước tiến hành thuyết trình như chọn chủ đề và xác định mục đích, tìm hiểu thính giả, thu thập thông tin, xây dựng nội dung bài thuyết trình, luyện tập… - Chương 3: Trình bày các bước tiến hành thuyết trình cũng như các kỹ năng thuyết trình hiệu quả - Chương 4: Giới thiệu các dạng bài thuyết trình. Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 6
  8. KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH – ĐH CNQN - 2020 CHƢƠNG 2. CÁC BƢỚC CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH 2.1. Chọn chủ đề và xác định mục đích bài thuyết trình 2.1.1. Chọn chủ đề Bước đầu tiên của một buổi thuyết trình là chọn chủ đề. Thông thường, chủ đề bài thuyết trình được xác định bằng những sự kiện, thính giả và trình độ của người nghe. Chủ đề của một bài thuyết trình phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố: - Dựa vào mục tiêu cụ thể của buổi thuyết trình để lựa chọn chủ đề. - Tập thói quen nghĩ về những chủ đề của mình ngay sau các bài học, ghi lại những ý tưởng vào sổ tay. Ghi nhận những chủ đề hay và những điểm nhấn trong chủ đề mình được nghe để xây dựng và rút kinh nghiệm trong bài thuyết trình của chính mình. - Tìm kiếm các thông tin trên mạng internet, qua sách báo, v.v.. để xác định chủ đề rõ hơn. Tạo sự hấp dẫn bằng cách đưa thông tin mang tính cập nhật thường xuyên trong chủ đề thuyết trình. Khi chọn chủ đề thuyết trình, ta nên chọn chủ đề thính giả muốn nghe; chủ đề mới mang tính thời sự; hoặc chủ đề ta biết sâu. Chủ đề thuyết trình không những phụ thuộc vào mong đợi của người nghe mà còn phụ thuộc vào chiến lược và mối quan tâm của tổ chức nơi người nghe công tác. * Một số chủ đề thuyết trình thƣờng gặp - Trong công việc: + Thuyết trình về chiến lược phát triển công ty, phát triển sản phẩm mới, cấp trên đồng tình và đầu tư triển khai kế hoạch, kết quả nghiên cứu thị trường…, cấp dưới thông qua vai trò, nhiệm vụ, mục tiêu phát triển và hành động hướng đến mục tiêu chung. + Các buổi đào tạo chuyên môn, cơ cấu, quy trình làm việc; có sự phản hồi, tranh luận để hạn chế tối đa những sai sót. + Hội thảo quảng bá sản phẩm thu hút khách hàng. Thu hút sự chú ý và thuyết phục khách hàng sử dụng sản phẩm dịch vụ của công ty, tiếp thu ý kiến phản hồi. + Trong xã hội: - Tuyên truyền phòng chống dịch bệnh, kế hoạch hóa… - Tuyên truyền và thuyết phục mọi người dân thực hiện nếp sống văn minh... - Tổ chức thuyết trình về an toàn xã hội, an sinh giáo dục, môi trường... + Trong gia đình: Các buổi họp mặt gia đình, cha mẹ, ông bà truyền dạy những điều hay lẽ phải, cách sống tốt đẹp và thuyết phục con cháu noi gương. Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 7
  9. KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH – ĐH CNQN - 2020 + Trong quá trình học tập - Tăng cường năng lực sáng tạo của sinh viên trong việc học; - Phát triển bốn kĩ năng: Nghe, Nói, Đọc, Viết; - Nâng cao khả năng sử dụng tiếng Anh của sinh viên; - Hình thành kĩ năng làm việc theo nhóm; - Tăng mức độ hứng thú đối với việc học... Sau khi chọn một đề tài, xác định những mục đích tổng quát của bài thuyết trình như lời giới thiệu, thuyết minh, ý tưởng,…, sau đó trình bày một cách rõ ràng mục đích cơ bản của mình theo những nguyên tắc: (1) Bắt đầu lời trình bày, (2) bao gồm hỏi ý kiến thính giả của bạn, (3) giới hạn phần trình bày đối với một nội dung chính, (4) lời trình bày càng ràng, chính xác càng tốt, )(5) đảm bảo rằng bạn có thể đạt được mục tiêu trong thời gian cho phép, (6) đừng quá cứng nhắc. Tiếp theo viết ra những nội dung chính, bạn cần chọn một từ HUYỆT để thính giả của bạn có thể nhớ thậm chí cả khi họ đã quên những điều khác trong bài thuyết trình. Chắc chắn rằng nội dung chính được diễn đạt như là một sự khẳng định chứ không phải là lời thông báo hay là lời tuyên bố sự việc. Chuẩn bị những bước này sẽ giúp bạn sắp xếp các nội dung một cách rõ ràng, dễ hiểu. 2.1.2. Xác định mục đích chung Cùng với việc chọn chủ đề, bạn cần xác định mục đích chung của bài nói chuyện. Thông thường, có hai loại thuyết trình đó là thuyết trình cung cấp thông tin và thuyết trình thuyết phục (chương 1 đã đề cập). Khi thuyết trình với mục đích cung cấp thông tin: Mục đích là nhằm tăng kiến thức và hiểu biết cho thính giả, cung cấp những thông tin mà trước đây thính giả chưa được biết. Bạn hãy thể hiện như một giảng viên với nhiệm vụ là truyền tải thông tin và thực hiện việc đó dễ ràng, chính xác và mang tính lý thú. Khi thuyết trình với mục đích thuyết phục: Bạn thể hiện như một nhà ủng hộ hoặc nhà biện hộ. Chúng ta dựa vào việc đưa ra thông tin để tán thành một vấn đề. Chúng ta muốn thay đổi hoặc sắp xếp thái độ và hành động của độc giả. Sự khác biệt giữa đưa thông tin và thuyết phục là sự khác biệt giữa “Giải thích” và “Cổ vũ”. Nếu chúng ta cố gắng thuyết phục người nghe rằng học nên bắt đầu một chương trình giảm cân thường xuyên, rằng hội sinh viên trường ĐHCN Quảng Ninh nên phát động và thực hiện phong trào nào đó để gây thêm quỹ hoạt động…, khi đó bạn không chỉ đưa ra thông tin mà nhiệm vụ chính là để thuyết phục được những thính giả về những quan điểm của mình, giúp thính giả tin vào điều đó hoặc làm theo điều đó sau khi nghe bài nói chuyện của mình. Khi đã có chủ đề rồi, ta cần phải xác định rất rõ ràng ta muốn gì: - Mục đích cung cấp thông tin cho thính giả? Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 8
  10. KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH – ĐH CNQN - 2020 - Mục đích thuyết phục thính giả thực hiện điều gì? - Hay chỉ đơn thuần là giải trí? Thông thường khi xác định rõ mục đích, ta sẽ biết mình phải làm gì, tập trung nói vào đâu, phương pháp nào là phù hợp. Trong những buổi thuyết trình tại lớp, mục tiêu chung luôn được xác định trong bài tập thuyết trình. Tuy nhiên, đối với những buổi nói chuyện bên ngoài lớp học, chúng ta phải chắc chắn về mục tiêu chung của bản thân. Việc này thường dễ thực hiện. Bạn sắp phải giải thích, báo cáo hay chứng minh điều gì đó, khi đó mục tiêu chung của bạn là để thông tin. Hoặc bạn sắp phải bán hoặc bảo vệ việc gì đó, khi đó mục têu chung của bạn là để thuyết phục. Biết mục tiêu chung của bản thân là bước đầu tiên, bước tiếp theo là xác định mục tiêu cụ thể của mình. 2.1.3. Xác định mục tiêu cụ thể Thông thường khi thuyết trình, điều hiển nhiên là ta phải biết mục đích của bài thuyết trình là gì, mục tiêu cụ thể sau khi thuyết trình cần đạt được những gì. Tuy nhiên, đôi khi chúng ta coi nhẹ những điều quá hiển nhiên đó, thành ra sau khi kết thúc thuyết trình thính giả vẫn không hiểu rõ ràng chúng ta muốn gì, họ được yêu cầu làm gì, tại sao lại như thế... Những điều càng cơ bản, ta lại càng phải xác định rõ ràng, kỹ càng và không được phép chủ quan. Một bài thuyết trình được coi là tốt nếu đạt được các mục tiêu cơ bản sau: - Không làm mất thời gian của người nghe. - Cấu trúc bài thuyết trình tốt. - Thực hiện bài thuyết trình lôi cuốn và hấp dẫn. - Nhấn mạnh được những điểm quan trọng. - Tạo lập được mối quan hệ thân thiện với người nghe. Sau khi chọn được chủ đề và mục đích chung, chúng ta phải thu hẹp lựa chọn bằng cách xác định mục tiêu cụ thể của bài thuyết trình. Mục tiêu cụ thể nên tập trung vào một khía cạnh của chủ đề. Chúng ta có thể nói mục tiêu cụ thể của mình trong một câu đơn (để thông tin tới thính giả về…. để thuyết phục người nghe về…) chỉ rõ chính xác những gì chúng ta hy vọng thu được với bài nói chuyện. Việc hình thành mục đích cụ thể là bước quan trọng nhất trong việc xây dựng một bài thuyết trình thành công. Khi viết lời trình bày đã có chủ đích, hãy cố gắng tuân theo những nguyên tắc chung được phác thảo sau: - Viết lời trình bày có chủ đích thành một câu với động từ đầy đủ, không rời rạc Chẳng hạn: Không hiệu quả Hiệu quả hơn Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 9
  11. KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH – ĐH CNQN - 2020 1. Nói với người nghe về những quyển 1. Hãy nói với người nghe về 4 loại lịch lịch chính được sử dụng trên thế giới ngày nay 2. Nói với người nghe về ngày lễ 2. Hãy nói với người nghe về những Halloween nghi thức của ngày lễ Halloween Những cách trình bày không hiệu quả ở trên giống như những lời giới thiệu về chủ đề thuyết trình, nó chưa được suy xét kỹ càng để chỉ ra được mục đích cụ thể. - Diễn đạt mục đích như một lời trình bày, không phải một câu hỏi. - Chẳng hạn: Không hiệu quả Hiệu quả hơn 1. Halloween là gì? 1. Hãy nói với người nghe về nguồn gốc, nghi thức, tập tục và ý nghĩa của ngày lễ Halloween 2. Chương trình truyền hình “Bố ơi 2. Hãy thuyết phục với người nghe rằng mình đi đâu thế?” có bổ ích không? chương trình truyền hình “Bố ơi mình đi đâu thế?” cung cấp cho thính giả hiểu được ý nghĩa về tình phụ tử, về mối quan hệ khăng khít giữa bố và con và mang đến nhiều trải nghiệm quý giá cho các bé. Những câu hỏi có thể tạo ra những tiêu đề tương ứng, nhưng chngs sẽ không đạt hiệu quả bằng những lời trình bày có chủ đích. Nó không chỉ ra được bài thuyết trình sẽ diễn ra theo hướng nào hay người nói dự định nói cái gì… - Tránh dùng ngôn ngữ bóng bẩy trong lời trình bày đã có chủ đích: Mặc dù những lời trình bày chưa đạt hiệu quả đã chỉ ra một vài quan điểm của người nói nhưng lại chưa diễn đạt một cách ngắn gọn được cái mà thuyết trình viên muốn đạt tới. Những phép ẩn dụ, phép tương tự… là những phương thức hiệu quả đối với những sáng kiến tích cực trong phạm vi bài thuyết tình, nhưng đối với những lời trình bày dã có mục đích cụ thể thì chúng quá mơ hồ Không hiệu quả Hiệu quả hơn 1. Hãy thuyết phục người nghe cấm các 1. Hãy nói với người nghe cấm các nhóm thanh niên nam tụ tập vì đã sảy nhóm thanh niên nam tụ tập vì vì đã sảy ra những vụ lộn xộn ở một số trường ra một vài vụ lộn xộn ở một số trường đại học, nó giống như việc thả một đứa đại học trẻ vào trong bồn tắm - Giới hạn lời trình bày có chủ đích thành từng ý riêng biệt: Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 10
  12. KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH – ĐH CNQN - 2020 Không hiệu quả: Hãy thuyết phục người nghe rằng chính phủ nên cấm các hoạt động quảng cáo thuốc lá và việc sử dụng thuốc lá tại những nơi công cộng. Lời trình bày này nhấn mạnh hai ý riêng biệt. Cách sửa lại đơn giản nhất là chọn một trong hai ý làm tiêu điểm cho bài thuyết trình Hiệu quả hơn: Thuyết phục người nghe rằng chính phủ nên cấm các hoạt động quảng cáo thuốc lá Hoặc thuyết phục người nghe rằng việc hút thuốc lá tại các nơi công cộng phải bị cấm. - Đảm bảo mục đích cụ thể, không quá mơ hồ hoặc quá chung chung: Những lời trình bày có chủ đích không hiệu quả rơi vào một trong những cái bầy thông thường nhất là nó quá rộng và không rõ ràng. Còn lời trình bày có chủ đích hiệu quả hơn thì sắc nét và xúc tích. Nó cho thấy rõ ràng cái mà thuyết trình viên muốn thảo luận. Mục đích cụ thể càng rõ ràng thì việc chuẩn bị bài thuyết trình càng thuận lợi Không hiệu quả: Hãy thuyết phục người nghe rằng cần làm việc gì đó với ngân sách của chính phủ Hiệu quả: Hãy thuyết phục người nghe rằng mỗi người dân cần có ý thức trong việc thực hiện nghĩa vụ thuế cho nhà nước để đóng góp vào ngân sách quốc gia - Đặt những câu hỏi về mục đích cụ thể: Sau khi lựa chọn chủ đề, bạn thường tiến tới mục đích cụ thể, nên đặt những câu hỏi về nó. Chẳng hạn, mục đích này có đáp ứng được yêu cầu bài tập không?... Có thể hoàn thành mục đích ấy trong khoảng thời gian quy định không? 2.1.4. Thiết lập ý trọng tâm Mục đích của một bài thuyết trình chính là cái mà thuyết trình viên mong muốn đạt được. Ý tưởng trung tâm của một lời trình bày ngắn gọn mà người nói muốn diễn đạt. Đôi lúc nó còn được gọi là luận điểm trình bày, câu chủ đề hay cũng có khi là quan điểm chính. Trong bất kỳ trường hợp nào, ý tưởng trung tâm (quan điểm chính) thường được diễn đạt thành một câu đơn mà trong đó bày tỏ ý định của người viết, nó cô đọng và làm sắc nét hơn cho lời trình bày có chủ đích cụ thể. Nguyên tắc chỉ dẫn cho quan điểm trung tâm Quan điểm trung tâm cần được diễn đạt bởi một câu hoàn chỉnh , không nên dưới hình thức câu hỏi, tránh kiểu ngôn ngữ bóng bẩy và cũng không nên quá mơ hồ hoặc quá chung chung. Chẳng hạn: Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 11
  13. KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH – ĐH CNQN - 2020 - Không hiệu quả: Vấn đề về các chế độ ăn kiêng kỳ cục Quan điểm chính chưa hiệu quả bởi nó quá chung chung. “Vấn đề về các chế độ ăn kiêng kỳ cục” có thể dùng như một lời trình bày cho chủ đề, nhưng nó chưa đủ để cho biết về nội dung của một bài thuyết trình với vai trò là quan điểm trung tâm. Cần viết lại thành một câu hoàn chỉnh để dễ nhận ra những vấn đề về các chế độ ăn kiêng kỳ cục được thảo luận trong bài thuyết trình Hiệu quả hơn: Mặc dù những chế độ ăn kiêng kỳ cục ấy đạt được sự giảm cân nhanh chóng nhưng chúng ta có thể sẽ dẫn đến những vấn đề nghiêm trọng về sức khỏe bởi sự thiểu đi vitamin và khoáng chất và bởi sự phá vỡ những mô cơ tương tự như ở tình trạng thừa cân. - Không hiệu quả: Bóng đá trong nhà khác bóng đá ngoài trời như thế nào? Quan điểm chính được viết sơ sài như ở dạng một câu hởi hơn là một câu có tính tuyên bố hoàn chỉnh. “Bóng đá trong nhà khác bóng đá ngoài trời như thế nào?” có thể là một cách hay để cuốn hút người nghe, nhưng nó chưa diễn đạt được một cách ngắn gọn những ý chính sẽ được triển khai trong bài thuyết trình Hiệu quả hơn: Được chơi trên một sân nhỏ có rào quanh, giống như một sân trượt khúc quân cầu với nền cỏ nhân tạo, bóng đá trong nhà cần có sự vận động nhanh, tỷ số nhiều với những chiến lược khác nhau hơn bóng đá ngoài trời. - Không hiệu quả: Khu du lịch Tuần Châu Hạ Long là một địa điểm đáng sợ cho một kỳ nghỉ Quan điểm chính chưa hiệu quả vì nó dung ngôn ngữ bóng bẩy. Nói rằng Khu du lịch Tuần Châu là một nơi “đáng sợ” đối với một kỳ nghỉ chưa diễn đạt được quan điểm chính của người nói một cách rõ ràng, xúc tích. Nó chưa chỉ ra được những nét đặc trưng gì của Khu du lịch Tuần Châu mà người nói định thảo luận Hiệu quả hơn: Khu du lịch Tuần Châu Hạ Long có nhiều điểm hấp dẫn đối với du khách đó là khí hậu mát mẻ, cách phục vụ chu đáo, thức ăn tuyệt vời và giá cả thì đắt đỏ. 2.2. Tìm hiểu thính giả 2.2.1. Thu thập thông tin về thính giả Khi chúng ta đã xác định được chủ đề, tìm hiểu khán giả như thế nào là bước rất quan trọng. Tìm hiểu khán giả sẽ giúp cho chúng ta có cách tiếp cận như thế nào với khán giả cho tốt. Khi tìm hiểu, khán giả chúng ta cần tìm hiểu và đánh giá về các đặc điểm có thể quan sát được như độ tuổi, giới tính, tôn giáo, dân tộc… Điều này được gọi phân tích thính giả trên giác độ nhân học. Quá trình này gồm 2 bước: + Xác định những đặc điểm nhân học chung của thính giả + Đánh giá tầm quan trọng của những đặc điểm này đến tình huống thuyết trình cụ thể. Các đặc điểm đó gồm: Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 12
  14. KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH – ĐH CNQN - 2020 - Độ tuổi - Giới tính - Trình độ, nghề nghiệp - Sở thích - Nền tảng văn hóa, dân tộc - Tôn giáo - Mức độ phản ứng của người nghe - Tâm tư nguyên vọng mỗi người Tóm lại, các khán giả có độ tuổi, giới tính, tôn giáo, nền tảng văn hóa, nghề nghiệp, địa vị khác nhau sẽ có sự phản ứng khác nhau đối với cùng một bài thuyết trình. * Phương pháp thu thập thông tin về khán giả: Nguồn cung cấp thông tin về khán giả thường là những người tổ chức buổi thuyết trình nếu bạn được mời đến thuyết trình, cũng có thể là chính bạn khi bạn tự tổ chức thuyết trình. Bạn có thể đề nghị ban tổ chức cung cấp bản danh sách các đại biểu tham dự. Nếu khán giả là khách hàng tiềm năng, bạn có thể tìm hiểu họ thông qua những người quen, những người trong ngành. Hãy vận dụng tốt thông tin thu thập để bài thuyết trình của bạn không những đề cập tới những vấn đề họ đang quan tâm, mà còn tạo được sự đồng cảm. Những câu hỏi bạn cần trả lời khi tìm hiểu thính giả  Số lượng người nghe dự kiến là bao nhiêu?  Tuổi trung bình là bao nhiêu?  Tỷ lệ giữa nam và nữ?  Người nghe đã được thông báo đầy đủ về chủ đề bạn định trình bày chưa?  Người nghe tự nguyện hay được yêu cầu đến tham dự buổi thuyến trình?  Những điểm chung của người nghe là gì?  Những người này có định kiến không?  Trình độ văn hóa của những người này?  Người bạn quen biết chiếm bao nhiêu phần trăm? 2.2.2. Phân tích thính giả “Biết mình, biết người, trăm trận, trăm thắng”. Thành công của một bài thuyết trình không chỉ phụ thuộc vào yếu tố chủ quan của diễn giả mà cả của thính giả. Phân tích thính giả giúp chúng ta có những giải pháp hữu hiệu cho bài thuyết trình của mình. Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 13
  15. KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH – ĐH CNQN - 2020 Càng hiểu về thính giả thì chúng ta càng tự tin thuyết trình và đáp ứng đúng nhu cầu thính giả. Những thông tin cần thu thập để phân tích: Thông tin cá nhân (tuổi tác, nghề nghiệp, trình độ học vấn và chuyên môn,vị trí công việc), quan điểm, mối quan tâm, giá trị riêng của từng người hoặc nhóm người… Tốt nhất là chuẩn bị trước những bảng danh sách phân loại thính giả để dễ dàng tiếp cận hơn. Chúng ta cũng cần xác định rõ ai là người trực tiếp nghe chúng ta, ai là người không trực tiếp nghe, nhưng sẽ gián tiếp được nghe và ai là người ra quyết định cuối cùng. Nếu biết một số người nghe có quan điểm cứng rắn, hãy thận trọng và chỉ nêu lên những vấn đề còn tranh cãi, khi trong tay đã có những chứng cứ, lập luận tốt. Ngoài ra, cũng nên nhớ rằng sự hài hước là cần thiết, nhưng đôi khi không đúng lúc lại trở thành phản cảm. Do vây, chỉ sử dụng những câu chuyện vui, lời nói đùa đúng lúc để mang lại hiệu quả cao nhất. Qui mô người nghe cũng ảnh hưởng đến kết cấu bài thuyết trình. Nếu chỉ có ít người nghe, bạn có thể trả lời những câu hỏi của người nghe một cách cụ thể, hoặc đề nghị họ cho biết ý kiến về vấn đề đang trình bày. Nếu có đông người nghe, buổi thuyết trình phần lớn mang tính một chiều, trong trường hợp này, sự rõ ràng, chính xác và dễ hiểu là những yếu tố quan trọng để duy trì sự chú ý của người nghe trong suốt buổi thuyết trình. Thuyết trình viên tốt là người phải biết đặt khán giả là trung tâm, mục tiêu bài thuyết trình là để có được phản hồi tích cực từ phía khán giả. Do vậy thuyết trình viên cần phải tìm hiểu thính giả. Chìa khóa cho những trao đổi thành công là để “chuyển tải một sự thật bằng ngôn ngữ hoàn toàn dễ hiểu tới những người mà chúng ta đang nói chuyện”. Coi thính giả là trung tâm không có nghĩa là làm mọi cách để đạt mục đích, chúng ta không phải bán niềm tin của mình để lấy những phản ứng yêu thích của thính giả hoặc không phải sử dụng những chiến thuật phi văn hóa để đạ mục đích của mình. Khi phân tích thính giả thường tiến hành phân tích theo tình huống. Tức là dựa trên việc phân tích nhân học. Nó xác định các đặc tính của thính giả thích ứng với ngữ cảnh nói chuyện. Những đặc điểm này bao gồm số lượng thính giả, thái độ bị ảnh hưởng do cách bố trí không gian và cách sắp đặt cho thính giả gắn với chủ đề, tới diễn giả và sự kiện. 2.3. Thu thập thông tin cho bài thuyết trình 2.3.1. Các loại thông tin cần thu thập Có 3 loại thông tin: - Thông tin phải biết: Những điều cần phải cung cấp thính giả nắm được rõ vấn đề đặt ra. Thuyết trình viên phải nắm vững và hiểu chính xác các thông tin này để cung cấp cho khán giả. Điều đó có nghĩa là người thuyết trình cần phải trang bị Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 14
  16. KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH – ĐH CNQN - 2020 cho mình những kiến thức sâu sắc về lĩnh vực định trình bày và có lượng thông tin phong phú để thuyết phục người nghe. - Thông tin cần biết: Những điều chứng minh rõ thêm, tạo thêm căn cứ thuyết phục người nghe. Cung cấp thêm căn cứ, dẫn chứng, minh họa, thuyết phục người nghe. Ngoài những thông tin phải biết trong khuôn khổ bài thuyết trình thì cần phải có thông tin tìm hiểu thêm bên ngoài để minh họa dẫn chứng cho bài thuyết trình. - Thông tin nên biết: Là những tư liệu, thực tế và mô hình, số liệu làm thêm phong phú. Để chuẩn bị tốt cho bài thuyết trình nên thu thập những thông tin mới, có những ý tưởng độc đáo làm tăng tính hấp dẫn của bài thuyết trình.. Bên cạnh đó, thuyết trình viên cần chuẩn bị thêm các tài liệu hỗ trợ như tranh vẽ, bảng số liệu, đồ thị,…giúp cho thính giả dễ hiểu hơn. 2.3.2. Các nguồn thông tin cần thu thập Muốn thuyết trình thành công bạn phải giành nhiều thời gian tìm tòi tư liệu, nghiên cứu đầy đủ các nguồn tư liệu. Các nguồn để có thể thu thập thông tin như: - Đọc sách: Bạn có thể bắt đầu việc nghiên cứu bằng cách chọn và xem một quyển sách tiêu biểu về chủ đề bài thuyết trình và xem phần phụ lục tham khảo trong sách để tìm kiếm nguồn tài liệu khác nữa. - Đọc báo, tạp chí: Ngoài đọc các loại báo tạp chí được in thành ấn phẩm, bạn có thể sử dụng dịch vụ đăng ký điểm tin (ví dụ: yahoo hay có, đăng ký gửi tin đến hòm thư) để được cung cấp thường xuyên những chủ đề mà bạn quan tâm. - Tra cứu internet: Mỗi trang web trên mạng đều lưu trữ một khối lượng thông tin phong phú và mọi người đều có thể truy cập, lưu lại, in ra và sử dụng như tài liệu tham khảo. Thông tin trên Web còn có ưu điểm là được cập nhật thường xuyên so với thông tin trên các ấn phẩm in ấn. Tuy nhiên phần lớn tài liệu trên Internet chỉ tồn tại ở dạng điện tử, chỉ có một số ít đã biên tập để có thể đảm bảo tính tin cậy như ở các tài liệu đã được in ấn. Vì vậy bạn cần phải thật cẩn thận khi sử dụng thông tin tài liệu tra cứu từ Internet. Bạn cần biết chọn lọc, đánh giá tài liệu từ Internet. Thông tin trên internet là rất khổng lồ. Mỗi ngày Internet có hàng loạt địa chỉ mới được thành lập. Vì vậy, bạn cần sử dụng các công cụ tìm kiếm để có thể thu thập tài liệu tham khảo có giá trị. - Gặp gỡ các chuyên gia để có thể có những tư liệu quý giá. Các chuyên gia là những người có kiến thức uyên bác, nghiên cứu sâu về chuyên môn. Họ sẽ cung cấp và chia sẻ cho bạn những kiến thức mà bạn bỏ nhiều thời gian tìm kiếm trên sách báo hoặc internet không thấy. Ngoài ra bạn cũng nên tham khảo ý kiến của những người xung quanh như bạn bè, gia đình và các quan hệ cá nhân. Có thể họ sẽ cho bạn những lời khuyên bổ Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 15
  17. KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH – ĐH CNQN - 2020 ích và cung cấp những tài liệu quý giá mà bạn không thể ngờ tới. 2.4. Tổ chức bài thuyết trình 2.4.1. Phác thảo chiến lƣợc Để phác thảo chiến lược cho mình, bạn cần xác định mục đích của buổi nói chuyện của mình và kiểm tra xem bạn đã tiếp cận đối tượng nghe như thế nào. Khi phân tích đối tượng người nghe hãy chú ý tới một số điểm sau: - Quy mô của đối tượng người nghe? - Vốn kiến thức và học vấn, nghề nghiệp của người nghe?. Qua những điểm này bạn có thể ước chừng được mức độ tinh tế của người nghe. - Tâm trạng, thái độ tiếp thu của người nghe sẽ thế nào? Qua việc phân tích tâm lý con người ở khoảng thời gian khác nhau trong một ngày sẽ giúp bạn đánh giá được tâm trạng tiếp thu của người nghe. Khi kết hợp các đặc điểm này với mục tiêu của bạn, sự hiểu biết của bạn về đối tượng người nghe: Bạn có thể xây dựng một chiến lược diễn thuyết vui vẻ, vừa nghiêm túc một cách hợp lý nhất. Hãy ghi những điểm chính về mục tiêu và bản chất của bài nói chuyện, cũng như cách trình bày của bạn ra giấy. 2.4.2. Các cách thức và các công việc tổ chức bài thuyết trình * Các cách thức tổ chức bài thuyết trình: Tất cả các bài nói chuyện được phân thành 2 loại dựa trên mục đích của chúng: Bài nói chuyện mang tính chất trình bày và bài nói chuyện mang tính chất thuyết phục. Ngoài ra, các bài nói chuyện cũng được tổ chức thành từng phần: Mở đầu (lời giới thiệu), thân bài, kết luận. Loại bài nói chuyện mang tính chất trình bày được dùng để miêu tả một tình huống, kể lại một câu chuyện, cung cấp thông tin xác thực hoặc giải thích các lý do cho một hành động đã xảy ra. Như vậy, loại bài nói chuyện kiểu này được dựa trên một trong ba kiểu tổ chức sau: - Tường thuật - kể lại một câu chuyện - Mô tả - Miêu tả một tình huống hay một sự kiện - Giải thích - sử dụng một trình tự hợp lý Loại bài nói chuyện mang tính chất thuyết phục cũng có cách tổ chức, bố cục riêng để đạt được hiệu quả thuyết phục. Một bài nói chuyện mang tính chất thuyết phục đưa ra các lý lẽ, khêu gợi các cảm xúc như sự kiêu hãnh, lòng tự hào, tự trọng, sự sợ hãi, tình yêu, tính hiệu quả, phẩm chất,… thông qua đó thuyết phục người nhận (người nghe) hành động hoặc chấp nhận ý kiến của người gửi (người nói). Bài nói chuyện mang tính thuyết phục thường được tổ chức theo kiểu dẫn Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 16
  18. KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH – ĐH CNQN - 2020 nhập bởi người nghe phải được thuyết phục trước khi họ chấp nhận hành động hay ý kiến. * Các công việc tổ chức bài thuyết trình + Các công việc sơ bộ: - Chọn ra một số điểm chính trong bài nói chuyện mà bạn sẽ trình bày. Viết chúng ra giấy. Khi đó bạn sẽ dễ dàng sắp xếp các ý hơn - Sử dụng quá trình giao tiếp với chính mình một cách tốt nhất, thảo luận các vấn đề với chính mình. + Xây dựng dàn ý: 1. Giới thiệu a. Mục đích b. Tầm quan trọng của đề tài 2. Điểm chính thứ nhất cùng với các công cụ để hỗ trợ a. Các giai thoại b. Các số liệu thống kê c. Các lời trích dẫn 3. Điểm chính thứ hai cùng với các công cụ để hỗ trợ a. Các giai thoại b. Các số liệu thống kê c. Các lời trích dẫn … 4. Tóm tắt và kết luận 2.5. Xây dựng nội dung bài thuyết trình 2.5.1. Phác thảo đề cƣơng Các kiểu bài thuyết trình - Thuyết trình để thông báo, giải thích: Từ ngữ sử dụng trong bài thuyết trình phải dễ hiểu, gần gũi. Thông tin đưa ra rõ ràng để người nghe hiểu một cách dễ dàng và có sự thay đổi về nhận thức, tư duy. - Thuyết trình để thuyết phục: Có cách thức, bố cục riêng để đạt hiệu quả thuyết phục. Lời lẽ giọng điệu sử dụng trong bài thuyết trình dạng này chiếm vị trí quan trọng với sự thành công của bài thuyết trình. - Thuyết trình để giải trí, khích lệ: Thông tin đưa ra cần dễ tiếp cận, có thể điều tiết và giải tỏa tâm lý người nghe. Người thuyết trình cần phải xác định được bài thuyết trình của mình ở dạng Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 17
  19. KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH – ĐH CNQN - 2020 nào để xây dựng đề cương và nội dung cho hợp lý. Phác thảo đề cƣơng cho bài thuyết trình Chuẩn bị đề cương phác thảo những nội dung chính từ các thông tin định trình bày đóng vai trò rất quan trọng cho diễn biến bài thuyết trình của bạn. Một đề cương tốt là cách đảm bảo sự mạch lạc, chặt chẽ của bài thuyết trình. Nó cho phép bạn trình bày các vấn đề theo đúng trật tự và làm người nghe dễ hiểu hơn. Ngoài ra, đó cũng là cách giúp bạn đảm bảo không bỏ sót bất kỳ điều gì. Sắp xếp ý tưởng ban đầu cho bản phác thảo: Giới hạn từ 3 đến 4 vấn đề chính cho phần nội dung của bài thuyết trình và trình bày các ý theo thứ tự hợp lý. Trình tự sắp xếp các ý chính và trọng tâm của từng ý sẽ ảnh hưởng đến thông điệp bạn muốn truyền tải tới người nghe. Có rất nhiều cách khác nhau để trình bày các ý chính: Trình bày từng ý; Trình bày hết ý này sang ý khác; Trình bày theo thứ tự căn cứ vào mức độ quan trọng của ý; Trình bày theo diễn biến thời gian. Trong khi trình bày nếu bạn muốn khán giả có ấn tượng nhất với một ý nào đó bạn nên trình bày nó trước tiên và tiếp theo là các ý hỗ trợ, hoặc bất kỳ ý nào mà bạn định trình bày trước. Bạn cũng có thể dùng cách trình bày lồng ghép các ý với nhau, nhằm nêu bật tầm quan trọng của tất cả các ý. Cấu trúc trình bày bài thuyết trình hiện đang được sử dụng phổ biến nhất là sắp xếp ý này gối lên ý kia. Theo cách này, bạn có thể để ý kiến trước mở và sau khi trình bày xong các ý kiến thì quay trở lại ý kiến này để kết thúc bài. Dưới đây là bảng hướng dẫn các bạn sắp xếp các cấu trúc thuyết trình sao cho phù hợp với các ý: Kiểu kết cấu Ứng dụng thực tế Trình bày các ý riêng Kiểu kết cấu này thường hữu ích cho các bài thuyết lẻ trình có tính chính thức, như buổi trò chuyện có tính Các ý được trình bày giáo dục hoặc các bài giảng về lý thuyết quản trị. Nếu theo trình tự phù hợp các cử tọa ghi lại những điều trình bày, diễn giả nên với một chủ đề nhất giúp họ bằng cách tóm tắt lại từng ý và giới thiệu ngắn định gọn trước khi trình bày ý tiếp theo. Nhấn mạnh một ý Kiểu kết cấu này có thể áp dụng trong các buổi nói Ý chính được tiếp nối chuyện với các nhân viên về sự cần thiết phải nâng bằng một vài ý khác cấp dịch vụ khách hàng. Kết cấu này mang tính nhấn mạnh và phù hợp trong trường hợp cử tọa đã có đầy Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 18
  20. KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH – ĐH CNQN - 2020 đủ thông tin về chủ đề thuyết trình. Điều này giúp họ dễ tiếp thu các chi tiết hơn. Khi muốn trình này nột khía cạnh khác trong cùng chủ dề, bạn áp dụng cấu trúc này cũng đem lại hữu ích. Gợi ý Kiểu kết cấu này thích hợp nhất đối với những buổi Các ý được xây dựng nói chuyện thân mật trước các cử tọa có quy mô nhỏ, theo kết cấu gối ý và như những buổi hội họp của các đồng nghiệp, những bổ sung cho nhau khá người đã quen với các vấn đề trình bày và có thể ngồi chặt chẽ nghe một bài thuyết trình tương đối phức tạp. Các ý gối nhau sẽ khuyến khích cử tọa tranh luận và tham gia vào buổi thuyết trình. Một số lưu ý các bạn cần chú ý khi phác thảo đề cương cho bài thuyết trình: Cấu trúc bài thuyết trình gồm 3 phần: Mở đầu – thân bài – kết thúc. Các ý của đề cương phải có trật tự hợp lý và có logic để dễ nhớ. Các ý phải liên kết với nhau. Đề cương cần ngắn gọn, đơn giản sao cho nhìn qua bạn cũng đọc được. Có thể gạch chân hoặc sử dụng bút màu làm nổi bật những ý chính mà bạn muốn nhấn mạnh. Có thể sử dụng những ký hiệu để đánh dấu đoạn dừng, đoạn nhấn mạnh, nói chậm, nói to. 2.5.2. Xây dựng cấu trúc một bài thuyết trình a. Mở đầu Đây là phần quan trọng nhất của bài thuyết trình, là bước tiếp xúc đầu tiên với khán giả. Việc tạo ấn tượng tốt ở bước khởi đầu này rất có ý nghĩa. Phần mở đầu cần tự nhiên, gây ấn tượng, ngắn gọn, lôi cuốn sự chú ý của khán giả. Đồng thời cũng cần tạo ra sự khái quát rất cao đặc biệt là phải lôi cuốn, kích thích hứng thú của khán giả và làm rõ chủ đề của bài thuyết trình. Có 2 cách mở đầu là mở đầu trực tiếp và mở đầu gián tiếp Mở đầu trực tiếp: Người thuyết trình giới thiệu trực tiếp chủ đề và nội dung bài thuyết trình. Hình thức này thường được thực hiện với những bài nói có nội dung làm quen, thời gian thuyết trình ngắn hoặc những bài giảng, bài thuyết trình có tính chất thông báo, giải thích. Mở đầu gián tiếp: Người thuyết trình đưa ra một lập luận nào đó rồi dẫn dắt người nghe đến với chủ đề của bài thuyết trình. Mỗi loại bài thuyết trình có những đặc điểm nội dung khác nhau, phong cách của người thuyết trình cũng khác nhau. Vì vậy người thuyết trình cần phải dựa vào Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 19
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

THÔNG TIN
TRỢ GIÚP
HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG
Theo dõi chúng tôi

Chịu trách nhiệm nội dung:

Nguyễn Công Hà - Giám đốc Công ty TNHH TÀI LIỆU TRỰC TUYẾN VI NA

LIÊN HỆ

Địa chỉ: P402, 54A Nơ Trang Long, Phường 14, Q.Bình Thạnh, TP.HCM

Hotline: 093 303 0098

Email: support@tailieu.vn

Giấy phép Mạng Xã Hội số: 670/GP-BTTTT cấp ngày 30/11/2015 Copyright © 2022-2032 TaiLieu.VN. All rights reserved.

 

Đồng bộ tài khoản
4=>1