Bài giảng Kỹ năng thuyết trình: Phần 2 - ThS. Lại Thế Luyện (Bậc đại học chương trình đại trà)

Chia sẻ: Bánh Bèo Xinh Gái | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:65

Thêm vào BST

Báo xấu

107
lượt xem 14
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài giảng Kỹ năng thuyết trình nhằm phục vụ đối tượng độc giả là đông đảo các bạn sinh viên, các bạn trẻ, đội ngũ bán hàng chuyên nghiệp, nhân viên môi giới bất động sản, nhân viên đang làm việc tại các doanh nghiệp, ngân hàng, các quản lý cấp trung, trưởng phòng, giám đốc kinh doanh, …. và bất cứ ai đang phải làm công việc cần đến kỹ năng truyết trình, đang mong muốn hoàn thiện hơn nữa kỹ năng này. Để nắm chi tiết hơn, mời các bạn cùng tham khảo tiếp nội dung phần 2 dưới đây.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Kỹ năng thuyết trình: Phần 2 - ThS. Lại Thế Luyện (Bậc đại học chương trình đại trà)

CHƯƠNG 2: XÂY DỰNG NỘI DUNG BÀI THUYẾT TRÌNH Mục tiêu: § Mô tả được cấu trúc của bài thuyết trình § Hiểu những yêu cầu tối thiểu về mặt nội dung của một bài thuyết trình § Xác định được mục tiêu của bài thuyết trình. § Soạn được bài thuyết trình có nội dung phù hợp, có chứng cứ khoa học rõ ràng, có ích cho khán giả. § Nghiêm túc, kỹ lưỡng trong giai đoạn chuẩn bị cho phần thuyết trình. § Xây dựng được thái độ tôn trọng, hòa nhã với người nghe. 34
2.1. Cấu trúc nội dung bài thuyết trình Kết cấu của một bài thuyết trình luôn phải được chia thành 3 phần, cho dù phần trình bày của bạn rất ngắn hay kéo dài. Với từng phần, người thuyết trình phải nắm được những nội dung cốt lõi mình phải trình bày. Đáp ứng được điều đó, bạn đã đạt được phần thuyết trình ở mức độ đơn giản. Một bài thuyết trình chuẩn gồm có 3 phần: mởi bài, thân bài và kết luận. Tuy nhiên, hãy luôn xác định một buổi làm việc của chúng ta nên linh hoạt và thường xuyên thay đổi cách thức dẫn dắt, đặt vấn đề sao cho thú hút được sự chú ý của khán giả. Vì vậy, những mong đợi cụ thể cho từng phần được thể hiện như sau: Mở bài: Giới thiệu một cách khái quát vấn đề mà bạn sẽ trình bày trước khán giả. Các kiểu mở đầu thông dụng là: § Tự giới thiệu mình (đối với những người nghe chưa quen biết). § Có thể mở đầu bằng một câu chuyện (chuyện cổ tích, chuyện đời thường...). § Có thể dẫn lời một lãnh tụ hoặc cán bộ cấp trên, một danh nhân nào đó có liên quan đến vấn đề sẽ thuyết trình; có thể dẫn tục ngữ, ca dao có nội dung gần gũi với vấn đề định nói... § Có thể đặt một số câu hỏi xoay quanh vấn đề. § Có thể nêu một tình huống gợi sự chú ý của người nghe. Thân bài: trình bày những nội dung cốt lõi đồng thời mở rộng, triển khai, minh họa cho phần nội dung chính mà bạn trình bày. § Giới thiệu khái quát bố cục chung (các vấn đề chính), sau đó trình bày từng vấn đề cụ thể theo một trật tự nhất định. § Thông thường, để thuyết phục người nghe, một vấn đề cần triển khai các ý sau: vấn đề này được hiểu là gì? (giải thích từ ngữ, làm rõ vấn đề); tại sao cần thực hiện (nêu mục đích và ý nghĩa)? Cần làm thế nào (phương pháp, cách thức?). 35
§ Khi trình bày các vấn đề cần dẫn dắt người nghe để họ có thể tiếp nhận thông tin từ mức độ đơn giản đến phức tạp, từ thấp đến cao; đồng thời người thuyết trình có thể áp dụng linh hoạt các cách lập luận như: quy nạp, diễn dịch, phân tích, tổng hợp, so sánh...). Lời lẽ phải rõ ràng, sáng ý, giữa các ý phải có mối liên hệ chặt chẽ và logic. Kết luận: Người thuyết trình có thể áp dụng những kiểu kết thúc thông dụng sau đây: § Tóm tắt lại các ý chính trong lời giải thích, bài phát biểu hoặc báo cáo một cách ngắn gọn nhưng không thiếu. § Kết thúc bằng cách gửi tới người nghe những lời khuyên mang tính tâm lý, bằng triết lý của cuộc sống đời thường, dễ gây ấn tượng. § Khuyến khích người nghe hành động. § Đặt một vài câu hỏi, nêu một số vấn đề để người nghe tiếp tục suy nghĩ, tự tìm câu trả lời. § Chúc người nghe sức khỏe và đạt được những gì mà họ mong đợi. 2.2. Các dạng mô hình cấu trúc phần Thân bài thuyết trình Đối với phần này, cho dù bạn đang trình bày một vấn đề rất nhỏ, gần gũi, đơn giản hay vĩ mô, quan trọng thì cũng phải đảm bảo được tính Thuyết phục. Đây là phần quan trọng nhất, chiếm nhiều thời gian trình bày và chính vì vậy, người thuyết trình phải đầu tư nghiêm túc. Dựa trên đề cương đã thực hiện trước đó, bằng kiến thức và các tài liệu thu thập được, bạn có nhiệm vụ “làm đầy” khung xương cho bài thuyết trình của mình, cụ thể ở những công việc sau: § Xác định rõ ràng từng vấn đề cần được trình bày. Giữa các vấn đề cần đảm bảo có sự chuyển tiếp giúp người nghe dễ hiểu và liên kết, xâu chuỗi sự kiện. 36
§ Cung cấp thông tin cụ thể và đáng tin (sự kiện, câu chuyện, hình ảnh…) § Tạo được sự tập trung chú ý của cử tọa. § Lập luận đơn giản, rõ ràng, và dễ hiểu. § Vấn đề trình bày phải được “kết nối” với sự hiểu biết (trình độ kiến thức) của khán giả. Với những nhiệm vụ trên đây và nhằm đạt được đến tính thuyết phục, bạn trong vai trò là người thuyết trình cần lưu ý những điều sau đây: § Cung cấp cho thính giả những yêu cầu mới, đáp ứng cao nhất nhu cầu thông tin của thính giả: sự kiện, câu chuyện, chuyện vui, biểu diễn, trình bày bằng hình ảnh để thuyết phục § Lập luận sắc bén nhưng rõ ràng, dễ hiểu, dễ theo dõi § Gây sự chú ý của thính giả bằng cách: trao đổi, đặt câu hỏi, yêu cầu người nghe tham gia vào các mục biểu diễn § Luôn liên hệ vấn đề với sự hiểu biết hay kiến thức của thính giả. § Tuyệt đối không nói chung chung. § Dừng lại một chút sau mỗi ý trước khi chuyển sang ý sau. § Nên có phần chuyển ý giữa phần mở đầu và nội dung. § Kiểm tra phản hồi của khán thính giả để biết họ đã nắm được vấn đề, đã hiểu đúng vấn đề hay chưa. § Biết sử dụng các hình ảnh minh họa, các phương tiện hỗ trợ trong trình bày như số liệu, dữ liệu; các biểu đồ minh họa… thay vì viết quá nhiều chữ. Nội dung của bài thuyết trình nên đảm bảo có từ 3-5 vấn đề chính. Sau khi xác định được số lượng vấn đề cần trình bày, cần phải sắp xếp bài thuyết trình theo một hay một số cách (phương pháp) đã nêu ở trên. Mỗi vấn đề nên được giới thiệu theo trình tự như sau: 37
§ Vấn đề 1: - Nêu vấn đề, - Trình bày nội dung, - Nhấn mạnh những trọng tâm, Nhận xét, - Kết luận, - Chuyển ý. § Vấn đề 2: (Như trên) § ….. Giữa các phần, các vấn đề thậm chí các ý, cần phải có các đoạn chuyển ý, câu chuyển ý, câu kết nối các vấn đề với nhau. Điều này giúp cho người nghe theo dõi thuận lợi, liên tục, dễ dàng nhận ra khi kết thúc một vấn đề, một ý, chuẩn bị sang vấn đề mới, ý mới. Nếu bài thuyết trình dài, phức tạp, thì trong phần chuyển ý, nên có một tóm tắt ý trước, vấn đề trước, để cho phần tiếp theo được thuận lợi. Một số mẫu câu, đoạn chuyển ý có thể sử dụng là: - Trước hết, xin giới thiệu với các bạn về … - Mở đầu bài thuyết trình, xin được giới thiệu về … - Đầu tiên, xin được giới thiệu tóm tắt nội dung Chương thứ 1 … - Trên đây, chúng tôi đã giới thiệu về… tiếp theo, xin trình bày về … - Trên cở sở những điều đã nêu ở…, Xin thử đề xuất một số giải pháp… - Nói tóm lại… - Sau những gì đã phân tích, có thể đưa ra kết luận sau … Các lưu ý sau đây sẽ giúp bạn hoàn thiện nội dung cho phần Thân bài thuyết trình: * Lựa chọn nội dung quan trọng Một lỗi thường gặp của các nhà thuyết trình là đưa quá nhiều nội dung vào bài thuyết trình của mình. Điều này xảy ra do hai nguyên nhân cơ bản: Thứ nhất: không xác định được đâu là thông tin bắt buộc thính giả phải biết, đâu là cần biết và nên biết. 38
Thứ hai: sợ thính giả không hiểu những gì mình nói. “Đa thư thì loạn tâm”. Nếu ta đưa quá nhiều nội dung vào bài thuyết trình có thể gây phản ứng ngược lại là làm thính giả rối trí không nhớ được gì. Vì vậy, trong phần thân bài cần thiết xác định được đâu là thông tin quan trọng bắt buộc ta phải truyền đạt, đâu là thông tin cần truyền đạt và cuối cùng đâu là thông tin nên truyền đạt. Theo thứ tự này, căn cứ vào thời gian cho phép ta sắp xếp theo thứ tự từ thông tin bắt buộc, đến thông tin cần và cuối cùng là thông tin nên biết. Thách thức lớn nhất đối với người thuyết trình đó là “giới hạn các điểm chính” hay còn gọi là lựa chọn nội dung quan trọng. * Chia thành các phần dễ tiếp thu Một bài thuyết trình thông thường được chia làm 2 - 6 phần. Các phần này được sắp xếp với nhau theo một trật tự lôgíc nhất định. Lôgíc có thể theo trình tự thời gian, có thể theo quan hệ nguyên nhân - kết quả... * Phân bổ thời gian cho từng nội dung Sau khi phân chia thành các phần cơ bản thì điều cần thiết là phải phân bổ thời gian phù hợp cho từng nội dung. Thông thường phần đầu nên ngắn gọn để gây cho thính giả cảm giác bài thuyết trình ngắn gọn và tăng mức độ tập trung. Xác định thời lượng cho từng phần của bài thuyết trình là rất quan trọng, bởi tâm lí người nghe là không muốn nghe 1 bài diễn văn quá dài dù nó có hấp dẫn đến đâu. Đặc biệt nếu trong sự hạn hẹp về thời gian thì bạn phải phân bổ thời lượng hợp lí để có thời gian đi sâu vào phần quan trọng nhất 39
* Xác định thông điệp cốt lõi Thông điệp chính là những gì mà bạn muốn người nghe ghi nhớ. Do vậy, khi thuyết trình nên đưa ra các thông điệp ngắn gọn, súc tích: 1-2 câu cho một thông báo kinh doanh điển hình Khi có khó khăn trong việc làm rõ và thu gọn thông điệp chính, có thể là do bạn phải khó sắp xếp với hai thông điệp không liên quan đến nhau trong cùng một văn bản → hãy thực hiện thành 2 vấn đề tách biệt trong 2 bài thuyết trình khác nhau. * Cấu trúc rõ ràng, logic Quyết định chiến lược viết bài dựa trên hiểu biết của bạn về người đọc, nhu cầu của bạn, ngữ cảnh và mục đích của bài viết của bạn. Sắp đặt và xây dựng một chuỗi lô-gíc các ý tưởng thành những câu văn và đoạn văn. Một số lưu ý khi chuẩn bị nội dung thuyết trình: Về nội dung: chúng ta cần trả lời các câu hỏi sau: - Nội dung sẽ nói gì? - Nói trong bao lâu? - Nói như thế nào cho lôi cuốn? - Động cơ của người nghe là gì? - Xem silde để hiểu rõ hơn về kế hoạch soạn nội dung Trả lời các câu hỏi trên thật cô đọng và súc tích, chúng ta sẽ có một bước khởi đầu tốt. Kinh nghiệm khi soạn nội dung trình chiếu là chúng ta phải viết ra, viết đi viết lại 3- 5 lần để cho nội dung được cô đọng. Cố gắng làm cho nội dung càng ngắn càng tốt và quan trọng hơn là phải làm thật rõ các ý chính và các mối quan hệ của các ý. *Lời mở đầu thu hút chú ý: 40
Dùng một câu hỏi, câu nói gây ngạc nhiên, hoặc đề cập vấn đề liên quan để gợi lên mối quan tâm của khán giả. Phần đầu chỉ chiếm 5- 10 phần trăm bài nói. *Nội dung chính - Ý then chốt Bài diễn thuyết chỉ cần từ 4- 6 ý mà bạn cần thêm chứng cứ vào, ví dụ như những số liệu thống kê, giấy chứng nhận, minh chứng hay phép so sánh. Đảm bảo rằng những ý mấu chốt đều phục vụ cho một thông điệp duy nhất. Phần này chiếm 80-85% của bài. 41
*Lời kết ấn tượng Bạn có thể kết bài bằng cách tóm tắt hay nhắc lại thông điệp hoặc để lại một kết mở cho khán giả. Phần kết mà có thể liên hệ lại phần mở đầu cũng rất hiệu quả. Dù bạn chọn kiểu nào, hãy chắc rằng bạn đang nói cho khán giả biết điều bạn muốn họ làm. Phần này chỉ chiếm 5 hoặc 10 phần trăm bài nói. Một điểm nữa mà bạn cần lưu ý đó chính là việc lên kế hoạch, chuẩn bị và luyện tập trước sao cho bài thuyết trình chỉ chiếm 75% lượng thời gian ước lượng. Nếu bạn kết thúc sớm thì không sao nhưng nếu kết thúc muộn thì sẽ rất tệ. Nếu bạn muốn mọi người lắng nghe mình thuyết trình, chỉ nên dành 50% để trình bày và dành 25% còn lại để người nghe cùng tham gia. 2.3. Các cách mở đầu bài thuyết trình Thuyết trình là một kỹ năng không thể thiếu đối với các bạn trẻ ngày nay. Trong đó, việc dẫn dắt và tạo ấn tượng ban đầu là một bước quan trọng để thu hút sự quan tâm của người nghe. Cần đảm bảo rằng bạn được giới thiệu với người nghe một cách ấn tượng. Lời giới thiệu tốt sẽ tạo uy tín cho bạn, đồng thời kích thích người nghe có cảm giác trông chờ vào những điều bạn sắp trình bày. Bạn hãy tìm hiểu ai là người dẫn chương trình và cung cấp những thông tin cần thiết về bạn cho người đó. Ngoài ra bạn có thể yêu cầu người đó giới thiệu trình độ chuyên môn của bạn đối với chủ đề thuyết trình. Bạn hãy bắt đầu phần mở đầu một cách tự tin, to rõ, với tốc độ bình thường và cố gắng không nhìn vào bài thuyết trình. Điều này sẽ giúp bạn xây dựng không khí tự tin, cởi mở và lôi cuốn. Trước tiên, bạn nên cố gắng nhìn bao quát toàn bộ người nghe để thu hút mọi người chú ý vào bài thuyết trình. Trong nhiều trường hợp, thay vì một tác phong trang trọng, bạn hãy bắt đầu bằng cách nói nên cảm nhận của mình khi đến với chương trình này. Những sự chia 42
sẻ chân tình của bạn sẽ kéo người nghe lại gần, đồng cảm và kết thúc là những tràng pháo tay nồng nhiệt. Những cảm xúc chân thành của bạn, những tâm sự của bạn về một sự kiện là một đòn bẩy tâm lý giúp bạn chiếm trọn trái tim người nghe. Nhưng bạn hãy nhớ, đó phải là những cảm xúc thật, đừng giả bộ hay đóng kịch để đánh lừa người nghe như vậy sẽ phản tác dụng. Một giọng nói truyền cảm, ấm áp, giàu sinh khí và một tác phong chuyên nghiệp cũng là một lợi thế tuyệt vời nếu bạn mong muốn trở thành một nhà thuyết trình chuyên nghiệp. Bạn đã bao giờ quan sát Obama, Steven Job thuyết trình chưa? Bạn sẽ nhận thấy sự khác biệt trong cách mở đầu bài nói của họ. Tất nhiên, giọng nói là do thiên phú nhưng bạn vẫn có thể luyện rèn bên cạnh hàng ngày hoàn thiện tác phong chuyên nghiệp của mình. Thuyết trình cũng là một hình thức giao tiếp trực tiếp với thính giả. Để đảm bảo hiệu quả của việc thuyết trình bạn cần chú ý các nguyên tắc giao tiếp trực tiếp, đặc biệt là nguyên tắc 5C: § Clear (rõ ràng): Thông điệp phải rõ ràng để người nhận chỉ có thể hiểu theo một nghĩa duy nhất. Như vậy, khi truyền đạt thông tin cần tránh dùng những từ ngữ hoặc những cách mã hóa khác một cách mập mờ, có thể hiểu theo hai hay ba cách khác nhau. Thông tin truyền đạt càng rõ ràng, dễ hiểu thì càng giảm thiểu được những rủi ro trong giao tiếp. § Complete (hoàn chỉnh): Thông điệp phải chứa đựng đầy đủ những thông tin cần thiết. Trên cơ sở đó quá trình trao thông tin sẽ được rút ngắn, nhờ cắt giảm được nhiều bước phản hồi không cần thiết, quá trình nhận thức và phối hợp hành động sẽ đạt được hiệu quả cao hơn. 43
§ Concise (ngắn gọn, súc tích): Thông điệp đầy đủ những nội dung cần thiết, nhưng phải ngắn gọn, súc tích, tránh dài dòng, rườm rà, chứa đựng những nội dung thừa, không cần thiết. Vì vậy, cần cân nhắc, chọn lọc thật kĩ lưỡng để có được những thông tin vừa đủ mà bạn muốn truyền đạt. § Correct (chính xác): Thông tin truyền đạt phải chính xác là nguyên tắc tối quan trọng để đảm bảo cho giao tiếp thành công. Thực tế đã chứng minh rằng: thông điệp càng chính xác thì giao tiếp càng hiệu quả. “Chính xác” ở đây bao hàm cả việc dùng từ ngữ; nêu sự kiện và con số chính xác đồng thời cả về khả năng thực hiện cam kết của mình. § Courteous (lịch sự): Hình thức thể hiện và phương pháp truyền đạt thông tin cũng rất quan trọng. Vì vậy, chọn cách truyền đạt lịch sự, nhã nhặn là thể hiện sự tôn trọng khán thính giả. Một nhà khoa học có uy tín, một giảng viên giàu kinh nghiệm đến nhận một giảng đường mới. Sau khi vui vẻ vẫy tay chào và mời sinh viên ngồi xuống, người giảng viên mở đầu: “Hôm nay tôi đến đây để chia sẻ cùng các bạn những kiến thức…”. Bằng hai chữ “chia sẻ” lịch sự, khiêm nhường, người giảng viên không hề làm giảm giá trị của mình, mà ngược lại, với hai chữ “chia sẻ” ấy, người giảng viên đã tạo được bầu không khí ấm áp, tin cậy trong giảng đường, các sinh viên cảm thấy được tôn trọng, nên hào hứng, chủ động tham gia học tập, thảo luận, sẵn sàng chia sẻ tâm tư, nguyện vọng, suy nghĩ với giảng viên, giúp cho buổi học thành công mỹ mãn. Một giảng viên trẻ, mới từ nước ngoài về, bước vào giảng đường với vẻ mặt xa cách, và bắt đầu: “Hôm nay tôi đến đây để truyền dạy cho các anh, chị những kiến thức mới… các anh/ chị phải ... Người giảng viên không biết rằng: chỉ bằng mấy chữ “truyền dạy”, “phải” anh ta đã đào một hố sâu ngăn cách giữa mình với sinh viên. Sinh viên nhìn giảng viên đó với ánh mắt thiếu thiện cảm, không muốn hợp tác cùng anh ta, và bắt đầu xăm soi, “bới lông, tìm vết” 44
để xem giảng viên có đáng mặt, có đủ trình độ để “truyền dạy” cho mình hay không? Không khí giảng đưởng trở nên ngột ngạt, vì đôi bên Thầy – Trò không thể xích lại gần nhau được. Và tất nhiên, buổi học không thể thành công như mong muốn. Tóm lại, trong phần này cần có: § Đặt vấn đề § Xác định mục đích § Đề nghị (nếu có) § Bày tỏ quan điểm Những hành động cần phải làm đối với thời điểm này là chào hỏi khán thính giả, giới thiệu bản thân (tên, chức vụ, trình độ, cơ quan, tổ chức …), giới thiệu chủ đề với mục đích và cách thức làm việc của buổi thuyết trình. Đây là cách mở đầu đơn giản nhất, nhằm cung cấp những thông tin thật sự cần thiết. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, ngay từ giây phút đầu tiên bạn đã phải tạo được sự ấn tượng. Ví dụ như khán thính giả quá đông và cách thức này khiến người nghe phải tập trung vào chủ đề hoặc vấn đề bạn đang thuyết trình rất thời sự và đang thu hút sự chú ý của nhiều người, cách mở đầu khiến người nghe tò mò muốn theo dõi quan điểm, hướng xử lý mà bạn đưa ra. Có các cách mở đầu như sau: § Mở đầu trực tiếp: giới thiệu trực tiếp vấn đề mà nội dung bài nói hướng đến § Mở đầu gián tiếp: đưa ra một luận đề nào đó rồi dẫn dắt người nghe đến với chủ đề chính của bài thuyết trình. Như vậy, để tạo được sự ấn tượng, người thuyết trình có thể sử dụng những hình ảnh, âm thanh, mẩu chuyện, các con số... để kích thích và làm tăng dần sự chú ý của người nghe nhưng không được lạm dụng. Trong phần mở đầu mục tiêu cần đạt được là: 45
- Thu hút sự quan tâm, tập trung của người nghe. - Tạo cảm giác thoải mái, sẵn sàng tiếp thu. - Tạo niềm tin - Hướng người nghe vào vấn đề và biến họ thành người chủ động lĩnh hội hay giải quyết. - Súc tích Để đạt mục tiêu này, người thuyết trình cần phải thực hiện những yêu cầu của phần mở đầu như sau: § Hoan nghênh khán/thính giả, giới thiệu đôi nét về bản thân hoặc những người tham gia thuyết trình: Có vài lời hoan nghênh, chào đón khán/thính giả dự buổi thuyết trình. Đôi lời giới thiệu về bản thân như: họ tên, chức danh, học hàm, học vị, thành tích và hiểu biết trong lĩnh vực sẽ thuyết trình v.v.., những điều này sẽ làm cho người nghe trân trọng, tin tưởng và chú ý lắng nghe. § Giới thiệu đề tài: Tên đề tài, ý nghĩa, tầm quan trọng, mục đích buổi thuyết trình, phạm vi bài thuyết trình và lý do… § Giới thiệu dàn ý bài thuyết trình: để người nghe khái quát được. § Thỏa thuận cách thức trình bày: thời lượng, cách thức trao đổi … Một số cách thức mở đầu bài thuyết trình phổ biến: * Tạo sự chú ý 46
Theo nghiên cứu của các nhà xã hội học thì chúng ta chỉ có 20 giây đề gây ấn tượng ban đầu cho thính giả bằng các hành vi phi ngôn từ và chúng ta chỉ có 4 phút đầu tiên để gây ấn tượng với thính giả bằng những nội dung chúng ta nói. Thính giả có tiếp tục nghe hay không phụ thuộc rất nhiều vào những giây phút đầu tiên và cách ta thu hút sự chú ý của họ ngay từ ban đầu. Đây là phần khó khăn nhất trong thuyết trình vì: “Không có cơ hội thứ hai để gây ấn tượng ban đầu” “Vạn sự khởi đầu nan”, “Đầu xuôi đuôi lọt” Ta có thể tạo sự chú ý bằng nhiều cách khác nhau. Một số cách phổ biến là: ü Dùng ví dụ, minh họa: Ví dụ: Sử dụng chiếc đinh để minh hoạ bài giảng “Cấu trúc thuyết trình”. ü Kể một mẩu chuyện có liên quan đến chủ đề: Ví dụ kể một câu chuyện về tiết kiệm để bắt đầu một bài thuyết trình về Huy động tiết kiệm. ü Số liệu thống kê, câu hỏi hoặc trích dẫn. Hãy thổi hồn vào những con số khô khan ta có thể thu hút được sự chú ý của thính giả. ü Ta cũng có thể nói lên cảm tưởng của bản thân khi bắt đầu thuyết trình để có được sự đồng cảm của thính giả. Hài hước hoặc những câu chuyện liên tưởng liên quan đến chủ đề mình sẽ nói cũng là một cách mà những người có khiếu hài hước hay làm để thu hút sự chú ý của thính giả. Còn rất nhiều cách khác mà chúng ta có thể sáng tạo ra, hoặc đơn giản chỉ bằng việc kết hợp nhiều cách lại với nhau. * Giới thiệu khái quát mục tiêu và nội dung chính: 47
Sau khi có được sự chú ý của thính giả, điều chúng ta cần làm tiếp theo đó là cho họ biết mục đích của bài thuyết trình là gì, họ sẽ nhận được gì từ đó. Mục tiêu thuyết trình không rõ ràng thì rất khó có thể thành công. Diễn giả cũng cần phải giới thiệu khái quát những nội dung chính và lịch trình làm việc. Điều này giúp cho người nghe có định hướng để nắm bắt được từng nội dung của bài thuyết trình. Trong thuyết trình, mở bài thành công có nghĩa là bạn đã thắng lợi một nửa. Vậy làm thế nào để có một mở đầu bài thuyết trình đi vào tâm trí người nghe? Sau đây là một số cách mở đầu ấn tượng cho một bài thuyết trình. v Mở đầu bài thuyết trình bằng những câu hỏi bất ngờ Mọi người thường có tâm lý tò mò và thích khám phá. Vì vậy, việc bạn mở đầu bài thuyết trình của mình bằng những câu hỏi bất ngờ sẽ có tác dụng kích thích tư duy và trí tưởng tượng của họ. Đồng thời phương pháp này còn có thể thu hút sự quan tâm của người nghe đối với vấn đề bạn đang muốn trình bày. Thực tế các nhà thuyết trình kinh doanh chuyên nghiệp rất hay sử dụng phương pháp này trong bài thuyết trình của họ. Những câu hỏi bạn đưa ra không nhất thiết phải là những câu hỏi đánh đố mà nên đơn giản, hài hước và hướng vào chủ đề mà bạn muốn dẫn dắt người nghe. v Mở đầu bằng một câu chuyện hay một tình huống hài hước Bạn có thể mở đầu bài thuyết trình của mình bằng một hành động hay một câu chuyện cụ thể. Hành động và câu chuyện này phải liên quan đến nội dung và chủ đề mà bạn muốn trình bày. Bên cạnh đó, dù là người lớn nhưng ai cũng thích nghe kể chuyện hay được xem một tình huống hài hước. Hãy để người nghe thỏa mãn mong muốn của họ. 48
Để thu hút người nghe, nhiều người thuyết trình chuyên nghiệp còn sử dụng biện pháp diễn hài, kể các câu chuyện cười thậm chí lấy mình ra làm tình huống hài hước. Tuy nhiên, nếu bạn không có năng khiếu gây cười cho người khác hãy tránh xa cách thức này. v Mở đầu bài thuyết trình bằng một trò chơi Một cách khác để bạn mở đầu bài thuyết trình ấn tượng đó là tổ chức một trò chơi nho nhỏ như giải ô chữ để tìm ra tên chủ đề mà bạn sẽ trình bày. Trò chơi này sẽ không mất nhiều thời gian nhưng có tác dụng trong việc thu hút sự chú ý của khán giả, giúp họ nhớ và quan tâm đến bài thuyết trình của bạn, đồng thời, cách này còn tạo không khí sôi nổi, tránh nhàm chán cho buổi thuyết trình. v Mở đầu bài thuyết trình bằng những con số thống kê “Trăm nghe không bằng một thấy”, “Nói có sách, mách có chứng” là những câu ngạn ngữ được ông cha ta đúc kết từ ngàn đời nay. Để thuyết phục người nghe không cách nào hơn là bạn hãy đưa ra cho họ những con số thống kê cụ thể. Ví dụ khi bạn trình bày về tầm quan trọng của việc học kỹ năng mềm, bạn có thể mở đầu bài thuyết trình bằng cách đưa ra con số nghiên cứu khoa học rằng: những người thành đạt chỉ có 25% là do kiến thức chuyên môn, 75% còn lại được quyết định bởi kỹ năng mềm mà họ có được. v Mở đầu bài thuyết trình bằng một trích dẫn Một trích dẫn hay và phù hợp sẽ giúp bạn thu hút ngay sự quan tâm của khán giả và làm cho bài thuyết trình của bạn thêm ấn tượng. Do đó, bạn có thể mở đầu bài thuyết trình của mình bằng việc đưa ra một trích dẫn nổi tiếng và ý nghĩa. 49
Ví dụ, khi bạn trình bày về chủ đề làm việc nhóm, bạn có thể trích dẫn câu tục ngữ: “Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao” để thấy được vai trò và sức mạnh to lớn mà làm việc nhóm có thể đem lại 2.4. Phần Kết bài thuyết trình “Lời nói gió bay” - đây chính là sự khác biệt giữa văn nói và văn viết. Vì vậy trong thuyết trình luôn phải có kết luận. Trong khoảng thời gian tập trung vào phần thân bài, người nghe có thể mất tập trung nên có thể không tiếp thu được toàn bộ thông tin mà ta thuyết trình. Kết luận giúp người nghe tóm tắt lại những ý chính ta đã trình bày và hơn nữa kết luận chính là thông điệp cuối cùng ta gửi đến thính giả. Với thông điệp cốt lõi này, thính giả có thể liên tưởng đến toàn bộ phần nội dung của bài thuyết trình. Khi chúng ta tham dự một buổi thuyết trình của người nào đó, chúng ta vẫn mong đợi sẽ đạt được điều gì, nhận được những kiến thức, kinh nghiệm nào cho cuộc sống. Với vai trò là người thuyết trình, với mục tiêu ban đầu đặt ra, đây là lúc phải trả lời. Đây chính là giai đoạn mà bạn phải thể hiện chính kiến của mình một cách rõ ràng, nhưng quan trọng hơn là bạn mang lại thông điệp gì và thông điệp đó có phù hợp với nhu cầu của khán giả không. Với mục tiêu thuyết trình nhằm kêu gọi bộ phận giới trẻ không kỳ thị người có HIV/ AIDS, sau khi trình bày tất cả những lý do, dẫn chứng của quan điểm này, bạn có đem đến cho họ sự thay đổi về nhận thức và hành vi đối với vấn đề không? Kỳ vọng của một phần kết thúc đạt được đó là sự xúc động của người nghe, để từ đó họ có những suy nghĩ, hành động tương ứng. Chính vì vậy, trong phần kết luận, người thuyết trình cần phải thực hiện những nhiệm vụ sau đây: § Nhắc lại mục đích của bài thuyết trình. 50
§ Tóm tắt nội dung chính, nhấn mạnh điểm cốt lõi mà bạn đã dành thời gian trao đổi, chia sẻ thông tin với khán giả. § Nhắc lại những đề xuất mà bạn đã đề ra về vấn đề trình bày. § Kết thúc bằng một nhận xét tích cực. § Kết thúc đúng lúc, không dông dài. § Mời thảo luận § Cảm ơn cử tọa. Từ đó, người thuyết trình nên chú ý đến 3 yếu tố quan trọng sau đây: § Cách chuyển sang phần kết: để tránh cho khán thính giả không bị hụt hẫng, bất ngờ nên có câu chuyển ý § Tóm tắt những nội dung chủ yếu của bài thuyết trình: nêu bật được những nội dung hoặc mục đích chính § Câu kết: cần lưu ý đến bối cảnh, đối tượng người nghe cụ thể để nêu câu kết. Bạn có thể dùng một triết lý, một quan điểm của danh nhân, ý kiến của chuyên gia, các nhà lãnh đạo … để tạo một kết thúc có hiệu quả. Để tránh cho người nghe bị rơi vào trạng thái hụt hẫng, bất ngờ, nên mở đầu phần kết luận bằng một câu chuyển ý. Ví dụ: Trên đây tôi đã trình bày về / giới thiệu về…Cũng có thể nói: Nói tóm lại… Phần Tóm tắt những nội dung chủ yếu của bài thuyết trình là phần quan trọng nhất, tuy ngắn nhưng không thể thiếu. Phải nêu bật được những nội dung chính, mục đích chính của bài thuyết trình. Tùy trường hợp cụ thể, có thể tóm tắt trước hoặc sau phần Hỏi - Đáp (mỗi trường hợp đều có những ưu nhược điểm và lợi thế riêng. Cuối cùng, nói lời cám ơn cùng những câu chúc tụng, hay hứa hẹn với khán giả. 51
Các cách kết thúc hiệu quả: v Kết thúc mang tính thách thức hay kêu gọi Cách kết thúc này đạt hiệu quả rất cao đối với những bài thuyết trình mang tính thuyết phục ở người nghe Hãy đưa thêm các lý do để mọi người chấp nhận hoặc thực hiện điều bạn đề nghị. Đưa ra những ý định hoặc chủ kiến của bản thân. Đây là cách kết thúc khá dễ dàng, nhưng bạn hãy nhớ chỉ kêu gọi hành động nếu điều bạn yêu cầu vừa thẳng thắn nhưng cũng lại ý nhị, tinh tế. Nếu yêu cầu của bạn không thẳng thắn, mà cứ vòng vo tam quốc, bạn sẽ không thúc đẩy được người nghe hành động. v Tóm lược các ý chính Theo các nghiên cứu về khán thính giả thì khoảng thời gian bắt đầu thuyết trình và khoảng thời gian sắp kết thúc là hai khoảng thời gian mà độ tập trung chú ý của người nghe cao nhất. Vì vậy ta tóm tắt lại những điểm chính sẽ giúp thính giả nhớ khái quát và lâu hơn về nội dung ta đã thuyết trình. Việc tóm tắt có thể là nêu lại những đề mục chính của bài thuyết trình kèm những ý cần nhấn mạnh. Đây là một phương pháp hết sức phổ biến với lời tóm lược thường được đặt ngay trước câu cảm ơn khán giả. Lưu ý duy nhất cho phương pháp này là bạn hãy cố gắng tránh giọng điệu thuyết giảng, dạy đời khán thính giả. Bạn không cần biểu lộ nhiều cảm xúc khi tóm lược, chỉ cần nói vắn tắt những ý chính bạn đã truyền tải xuyên suốt buổi thuyết trình. Một bản tóm tắt sẽ đặc biệt thích hợp với những bài nói dài, chia làm những luận điểm cụ thể. 52
Ví dụ: Tóm lại, hãy nhớ rằng có năm cách để… một là…; hai là…; cuối cùng là… v Cung cấp những trích dẫn thích hợp Cũng như phần mở đầu, những kết luận trích dẫn giúp mọi người tiếp thu tốt hơn 53