Bải giảng Kỹ năng Thuyết trình

Chia sẻ: Nguyen Nhi | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:16

Thêm vào BST

Báo xấu

1.149
lượt xem 649
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tham khảo tài liệu 'bải giảng kỹ năng thuyết trình', kỹ năng mềm, kỹ năng thuyết trình phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bải giảng Kỹ năng Thuyết trình

Bải giảng Kỹ năng Thuyết trình KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH Trong từ điển từ “thuyết trình” cĩ rất nhiều nghĩa. Chúng ta sẽ hiểu từ “thuyết trình” theo nghĩa xuất phát từ “trình bày” cĩ nghĩa là “đưa cho ai đĩ một cái gì đĩ – nĩi điều gì đĩ với ai đĩ” hoặc giao tiếp với ai đĩ. “Thuyết trình” là một hình thức của giao tiếp và cĩ thể được nhận thấy ở dưới nhiều hình thức khác nhau. Một số ví dụ của thuyết trình trong kinh doanh là: Viết: Thư, lời nhắn, báo cáo, nhận xét, biên bản của cuộc họp, các cuộc họp, đề nghị … Nĩi: Chuyện trị, họp, phỏng vấn, bán một sản phẩm hoặc dịch vụ Hành động :Ngơn ngữ cử chỉ, hành động Các nội dung về “Kỹ năng thuyết trình” dưới đây sẽ khơng bao gồm các chi tiết của một bài thuyết trình dưới dạng viết, mà chỉ đề cập tới hai kiểu dạng thuyết trình nĩi đĩ là: ·Một bài giới thiệu sản phẩm/bán hàng tốt ·Tổ chức cuộc họp 1- Giới thiệu sản phẩm và bán hàng 1.1- Các đặc điểm của một bài phát biểu hiệu quả - Cĩ mục đích/chức năng rõ ràng: Trước khi tiến hành giới thiệu về sản phẩm hoặc bán hàng, mục đích/chức năng của bài thuyết trình cần phải được đặt ra. Điều này sẽ bảo đảm một cơ hội tốt hơn nhằm đạt được hiệu quả thuyết trình. Cĩ bốn mục đích và chức năng chính của một bài phát biểu. 1. Chức năng thơng báo: Cung cấp thơng tin về sản phẩm dịch vụ và các vấn đề liên quan. 2. Chức năng thuyết phục: Nhằm đạt tới kết quả bắt buộc người nghe phải nghe theo 3. Chức năng kiểm sốt: Nhằm bảo đảm rằng bài giới thiệu phải đi theo đúng chức năng hoặc mục đích
4. Chức năng kết hợp: Kết hợp các chức năng trên với nhau vì mục tiêu chung của bài trình bày. Bất kỳ bài giới thiệu sản phẩm hoặc bán hàng nào đều phải cĩ ít nhất một trong các chức năng chủ yếu trên hoặc một chức năng chủ yếu và kết hợp với các chức năng thứ yếu khác nữa. - Được chuẩn bị chu đáo: Càng chuẩn bị chu đáo càng tăng sức thuyết phục. Một trong những nguyên tắc cơ bản là “khơng phải tình bày những gì bạn muốn mà trình bày những gì họ muốn nghe”. Mặc dù chủ đề bài phát biểu hay hoặc dở, thì người phát biểu lúc nào cũng phải tuân thủ chiến lược “chuẩn bị”. Được chuẩn bị sẽ giảm được mức độ sợ hãi. - Nội dung: Nội dung của bất kỳ bài phát biểu nào cần phải theo thứ tự logic. Hơn thế nữa, bài phát biểu phải được trình bày một cách rõ ràng với thơng tin đầy đủ. Điều đĩ sẽ tạo ra ham muốn lắng nghe và hiểu được ý của người trình bày. Để cĩ thể đạt được những khả năng đĩ, thì việc chuẩn bị là vơ cùng quan trọng. Nội dung sẽ bao gồm 3 phần và chia thời gian bài phát biểu theo tỷ lệ. Đĩ là: + Giới thiệu - Mục đích phát biểu - Tạo nên sự hồ hợp - Giới thiệu chủ đề bài phát biểu + Trình bày các điểm chính: Các điểm chính với chi tiết giải thích hoặc tương phản + Hiển thị dưới dạng hình ảnh minh hoạ để tăng cường thêm cho nội dung trình bày. Trình bày những bức ảnh, hình vẽ, đồ hoạ, ….sẽ cĩ kết quả tốt. Một bức ảnh cĩ thể nĩi hàng nghìn từ. Lợi ích chính của các giáo cụ trực quan nhằm chuyển tải những thơng tin kinh doanh sẽ giúp cho người nghe/người đọc hiểu và nhớ hơn. Chỉ cần nhìn liếc qua mọi thơng tin về quá khứ, hiện tại và tương lai sẽ được phân tích nhanh chĩng. + Kết thúc trình bày: - Nhắc lại mục đích và khuyến khích - Tĩm tắt các điểm chính. 1.2- Các đặc điểm của một người thuyết trình tốt
• Thể hiện tính cách cá nhân - Hồ hợp với người nghe. - Liên lạc bằng mắt với người nghe. - Thể hiện sự tự tin: Qua hành động, điệu bộ, cử chỉ, lời nĩi…. - Cĩ khả năng trả lời câu hỏi: Trả lời mọi câu hỏi đặt ra cĩ liên quan đến nội dung trình bày và khơng bao giờ nĩi “khơng biết” khi bị hỏi. • Kiểm sốt được giọng nĩi và các yếu tố tương tác - Kiểm sốt giọng nĩi: Người trình bày cĩ thể tuỳ theo diễn biến của nội dung mà sử dụng các cấp độ, nhịp độ giọng nĩi khác nhau nhằm nhấn mạnh nội dung hoặc thu hút sự tập trung của người nghe. - Sử dụng microphone - Đốn trước được phản ứng: Chuẩn bị tốt và tích luỹ kinh nghiệm cho phép dự đốn trước được các khả năng phản ứng, các tình huống cĩ thể khơi gợi phản ứng của người nghe. Người trình bày cần hiểu rằng phản ứng của người nghe là “lời mời gọi để được thuyết phục”. Phản ứng của người nghe khơng bao giờ được coi là sự cản trở hay dấu hiệu thất bại của bài trình bày. - Biết người nghe và đọc được ngơn ngữ của chỉ của người nghe Bài tập thực hành: Hãy sắp xếp các đoạn dưới đây để thành một bài phát biểu về “Khách sạn Happy” Trên đây đã tĩm tắt xong bài phát biểu của tơi hơm nay về “Khách sạn Happy”. Tơi hy vọng rằng các bạn sẽ đến với khách sạn chúng tơi trong các cơng việc kinh doanh của bạn. Khách sạn sẽ luơn quan tâm đến nhu cầu của khách hàng của bạn. Như trên đã nĩi các phịng đều lớn với đồ nội thất làm bằng gỗ cây tếch, nhà hàng cĩ nhiều loại mĩn ăn với giá cả hợp lý và mọi người ở đây đều thân thiện. ở lại với chúng tơi các bạn sẽ cảm thấy thật tuyệt vời. Khách sạn cĩ 3 nhà hàng. Một nhà hàng phục vụ các mĩn ăn Việt Nam, một nhà hàng phục vụ các mĩn ăn châu Âu như thịt nướng và bánh sandwiches. Nhà hàng thứ 3 nằm dưới tầng trệt chuyên phục vụ các mĩn cá. Các mĩn ăn đều ngon và giá cả rất hợp lý. Khách sạn cĩ 100 phịng hạng superior và 50 phịng executive. Các phịng đều được trang bị đồ nội thất bằng gỗ tếch và dường nghỉ đều rất sách sẽ và êm ái. Đèn được thiết kế tốt và sáng sủa. Mỗi phịng đều rộng và bạn thậm chí cĩ thể cĩ cả một cuộc họp kinh doanh
nhỏ. Bài phát biểu hơm nay về “Khách sạn Happy”. Mục đích của bài phát biểu là nhằm cung cấp cho các bạn thơng tin về khách sạn mới này. Hy vọng rằng cuối bài trình bày này các bạn sẽ cân nhắc đến việc trở thành khách hàng quen thuộc của khách sạn. Tơi sẽ trình bày 3 điểm mấu chốt sau: Đĩ là: 1. Phịng 2. Nhà hàng và cuối cùng là 3. Con người Khách sạn cĩ 150 người. Tất cả mọi người đều đã được đào tạo. Để cung cấp dịch vụ khách hành tốt họ được dạy phải luơn mỉm cười. Khách hàng sẽ rất thích thú khi nĩi chuyện với họ. Đồng phục của mọi người đều chỉnh tề và sạch sẽ. 2 - Tổ chức cuộc họp 2.1- Các đặc điểm của một cuộc họp tốt Khái niệm: Một cuộc họp là gì? - Họp là một hình thức giao tiếp. Đĩ là một nhĩm người tập trung nhau lại với mục đích để thảo luận, tranh cãi hoặc quyết định. Vì một cuộc họp thường liên quan đến nhiều người, nên thường khác nhau về ý kiến và cĩ thể gây nên các vấn đề. - Một cuộc họp tốt sẽ hạn chế những sự khác biệt đĩ và kết quả cĩ thể đạt được ngay. Mọi cuộc họp đều phải được chuẩn bị, cân nhắc và tiến hành để xem làm thế thế nào để mọi thứ đều tốt. - Các kiểu họp khác nhau về qui mơ (số lượng người tham dự), tính chất (chính thức hoặc khơng chính thức), thời gian… Cả hai loại cuộc họp chính thức và khơng chính thức đều cần đến sự cẩn thận và quan tâm. Nĩ sẽ trở nên ít chính thức hơn khi cĩ sự thờ ơ và vấn đề xảy ra. - Các cuộc họp đều phải tuân thủ một hoặc kết hợp các mục đích sau: • Kiểm sốt • Kết hợp
• Thơng báo • Thuyết phục - Tiến trình một cuộc họp sẽ bao gồm: • Phân tích và giải quyết các vấn đề • Tư vấn và giải hồ các xung đột • Thảo luận và trao đổi quan điểm • Nêu vấn đề và tạo động cơ • Xúc tiến thay đổi kiến thức, kỹ năng và quan điểm • Nhận được ý kiến và hồi âm • Tăng cường hỏi đáp • Đào tạo và phát triển Nĩi chung mục đích của bất kỳ cuộc họp nào đều nhằm đến một quyết định, một hành động hoặc một sự thay đổi - Chi phí và hiệu quả Mọi cuộc họp đều phải tính đến chi phí. Dưới đây là ví dụ một số chi phí khác nhau : + Chi phí thời gian + Chi phí vật chất: tiền và các dụng cụ phụ trợ sử dụng + Chi phí cơ hội: Mọi người cĩ thể làm được việc gì nếu họ khơng đến cuộc họp, giá trị của những hoạt động này như thế nao?, là bao nhiêu?. Vì vậy hãy luơn nghĩ đến thời gian của mọi người và bạn phải chắc chắn rằng cuộc họp của bạn là đáng giá để tổ chức và tham dự Cuộc họp tồi sẽ dẫn đến: - Quyết định tồi - Chính sách tồi - Tạo nên sự hỗ độn và xáo trộn - Gián đoạn cơng việc - Gây chú ý tới những nhiệm vụ nhỏ hơn là những nhiệm vụ lớn quan trọng - Tinh thần thấp - Giảm tiến trình làm việc và hỗn lại hành động - Nước mắt Phí thời gian và tiền bạc
… tất cả những điều trên dẫn đến kết quả cơng việc khơng hiệu quả Do đĩ một cuộc họp tốt nhất thiết phải cĩ bài phát biểu của chủ tịch và các thành viên. Để tránh chi phí cao và khĩ khăn và đảm bảo rằng cuộc họp sẽ thành cơng và đáng giá, thì câu hỏi đầu tiên cần phải đặt ra khi chuẩn bị một cuộc họp là : ‘Cuộc họp cĩ thực sự cần thiết khơng?’ Cĩ lý do cụ thể và mục đích rõ ràng cho cuộc họp sẽ đạt được những ảnh hưởng sau: • Mọi người sẽ hiểu rõ tại sao cuộc họp được tổ chức • Mọi người sẽ được chuẩn bị và cĩ thể đĩng gĩp • Mọi người sẽ được tập trung • Mọi người sẽ muốn tham dự cuộc họp của bạn nếu cuộc họp là cĩ hiệu quả. • Sắp xếp và mơi trường: Việc sắp xếp và mơi trường trong phịng họp tạo nên khơng khí cho cuộc họp. Đĩ chính là thuyết trình cĩ chuẩn bị. Điều đĩ cĩ thể tăng cường hơn cho bài thuyết trình nĩi. Việc bố trí chỗ ngồi là rất quan trọng và sẽ được sử dụng cho các cuộc họp khác nhau: Kiểu dạng phịng họp: + Trịn, oval + Hội thảo / hội nghị + Hình vuơng + Hình chữ U Mơi trường xung quanh cũng tạo nên khơng khí cho cuộc họp. Cân nhắc những vấn đề mơi trường này sẽ tăng cường thêm cho bài thuyết trình. Các yếu tố về mơi trường như: + Nhiệt độ và khơng khí trong phịng + Sạch sẽ + Ánh sáng + Kích cỡ phịng + Mùi /mùi thơm + Thiết bị nghe nhìn + Hệ thống âm thanh + Tiếng động, tiếng ồn 2.2- Vai trị của một người chủ toạ thuyết trình tốt a- Cơng tác chuẩn bị trước cuộc họp
Chuẩn bị chương trình - Các mục mới để thảo luận, và cụ thể ai sẽ dẫn hoặc - Thứ tự để tổng kết lại cuộc họp trước và các hoạt động tiếp theo - Thời gian chương trình, thời gian nghỉ ( nếu cần) - Các vấn đề hành chính - Tài liệu - Bảo đảm rằng biên bản và chương trình được phát đúng lúc - Bố trí phịng họp - Chỗ ngồi cho đại biểu - Cà phê giải khát Chuẩn bị về cá nhân - Chương trình - Bản thân: Trang phục, diện mạo, kiểm sốt cảm xúc… b- Diễn biến quá trình họp Thơng báo và giới thiệu chương trình Chủ toạ sẽ thơng báo cho mọi người về: + Hình thức của cuộc họp + Chương trình của cuộc họp Chương trình sẽ như một chiếc bản đồ của cuộc họp. Nĩ sẽ nĩi cho chúng ta thứ tự của các vấn đề sẽ thảo luận. Cĩ ba phần chính được gọi là thủ tục khai mạc, vấn đề kinh doanh chính và thủ tục bế mạc. Một chương trình tốt sẽ tăng cường hơn cho các bài thuyết trình trong cuộc họp. + Biên bản: Trong một số cuộc họp, thì biên bản sẽ rất cần thiết. Đơi khi nĩ chỉ là một mẫu form đơn giản trong khi ở một số cuộc họp khác nĩ được viết chính thức tiếp theo chương trình. Đĩ là một hình thức của bài thuyết trình viết sẽ giúp cho bài thuyết trình nĩi (chủ toạ và các thành viên thảo luận) Biên bản là các bản viết thường xuyên với ba chức năng: + Thúc giục hành động: Nhắc mọi người đã nhận nhiệm vụ trong cuộc họp phải làm và làm đúng thời hạn + Là bước nối với cuộc họp tiếp theo: nối giữa các cuộc họp bảo đảm rằng các vấn đề được báo cáo hoặc được triển khai
+ Ghi chép: Ghi chép thường xuyên những gì đã xảy ra và quyết định được thống nhất. Biên bản tốt sẽ rất hiệu quả và là bài trình bày hữu ích nếu chúng : + Chính xác: điều này rất quan trọng vì bất kỳ bỏ sĩt nào cũng gây nên vấn đề + Mục tiêu: Dù ai chuẩn bị biên bản cũng phải đưa ra mục tiêu và khơng được đưa ý kiến cá nhân vào + Dễ hiểu: Tĩm tắt và ghi chép đúng + Trách nhiệm: Ai sẽ đảm nhiệm việc gì, trước thời hạn nào, tất cả được viết và trình bày theo tiêu chuẩn Cơ cấu - Tuân theo chương trình - Thời gian Kiểm sốt - Thời gian - Ứng xử và thời gian nĩi chuyện của mọi người - Đặt câu hỏi Tĩm tắt - Mỗi phần của chương trình - Đạt được quyết định rõ ràng Lắng nghe - Cách ứng xử của mọi người - Đĩng gĩp Cách nĩi: - Hình thức ngơn ngữ cử chỉ tỏ ra tự tin - Nĩi rõ ràng và dùng những câu ngắn, đơn giản, khơng sử dụng tiếng lĩng - Thay đổi tốc độ nĩi, sẵn sàng đặt câu hỏi - Chọn mức âm lượng phù hợp với người nghe - Nếu sử dụng micro, để micro cách miệng 4 cm - Vừa nĩi vừa minh hoạ 2.3- Người thuyết trình hiệu quả a- Ấn tượng đầu tiên và ấn tượng cuối cùng
Ấn tượng tốt đầu tiên của người thuyết trình sẽ tạo ra: • Tin tưởng • Tin cậy • Hưởng ứng Ấn tượng cuối cùng của người thuyết trình sẽ tạo ra: • Một ấn tượng lâu dài • Cơ hội khác Quy luật 7 áp dụng cho cả ấn tượng đầu và cuối buổi họp: Các nghiên cứu về tâm lý-xã hội học chỉ ra rằng người tình bày cĩ thể và cĩ cơ hội gây ấn tượng mạnh nhất trong 7 giây đầu tiên/cuối cùng. - Bảy giây đầu tiên / cuối cùng khi xuất hiện và hành động - Bảy giây đầu tiên/cuối cùng của chuyển động - Bảy giây đầu tiên/cuối cùng của bài phát biểu Bề ngồi và hành động ‘nĩi lên hàng ngàn từ’ về người thuyết trình, trong đĩ việc ăn mặc chỉnh tề của người trình bày cĩ ý nghĩa rất lớn, cần phải cân nhắc đến chi tiết sau sao cho phù hợp: + Tĩc + Khuơn mặt + Quần áo, kiểu quần áo và lý do sử dụng kiểu quần áo đĩ. + Giầy + Những thứ khác: cà vạt, thắt lưng, hoa tai, nước hoa…. + Kết hợp mầu sắc b- Cách ứng xử hiệu quả Để cĩ thể nhận được sự kính trọng, thì hướng tới người nghe chính xác là rất quan trọng. Trong trình bày cĩ rất nhiều hình thức gọi người nghe dựa theo vị trí, mơi trường và địa điểm. Ví dụ: “Ơng Trần Văn Cơng, trưởng phịng kinh doanh sẽ…..(chính thức giới thiệu ai đĩ) “Các quý ơng, quý bà ở cơng ty…… (chính thức chỉ định nhĩm người) “Thưa các vị khách quý, thưa ơng chủ tịch……” Lưu ý rằng trong trình bày khơng bao giờ được phép gọi tên khơng, mà cần gọi đầy đủ họ
tên với chức danh ngắn gọn Hướng tới người nghe bao gồm tất cả các hình thức viết và hành động phù hợp khi trình bày. Viết : Ví dụ: Lời chào mừng cho các bức thư và lời nhắn Hành động : Ví dụ: +Đưa và nhận tài liệu, cặp, sách, báo cáo + Đưa và nhận danh thiếp + Bắt tay + Cúi chào + Cử chỉ: Ngơn ngữ cử chỉ là một hình thức giao tiếp im lặng và tế nhị. Trong hầu hết các trường hợp, ngơn ngữ cử chỉ được thực hiện thậm chí khơng chủ định. Ngơn ngữ cử chỉ cĩ thể chuyển tải các nội dung nhất định. Chúng ta cần học cách đọc được các thơng điệp và bắt đầu hiểu được các thơng điệp cử chỉ. Hiểu các kiểu cử chỉ khác nhau Buồn giận: Thở ngắn và phát những tiếng như ‘tsk’, vặn tay, ghì chặt tay, chỉ ngĩn tay, đưa tay lên tĩc vuốt, gãi gáy… Lo lắng: Ho, phát ra âm thanh như ‘whew’, huýt sáo, hút thuốc, cấu véo, bồn chồn, lắc tiền hoặc chìa khố, kéo tai, vặn tay…. Hợp tác:Tựa người về phía trước, tay mở, ngồi ở mép ghế, thiết lập các cử chỉ từ tay đến mặt, áo chồng khơng cài khuy Bảo thủ: Vịng tay liếc nhìn các phía, sờ mũi, dụi mắt, cài khuy áo khốc, dịch chuyển xa ra Quyền lực, tự tin: Cĩ những cử chỉ thân thiện, ngồi thẳng, chống tay thành hình tháp, để tay đằng sau lưng, để tay trong túi áo với ngĩn tay cái ra ngồi, cử chỉ niềm nở, quay lưng vào người khác, ngồi ở tư thế nghỉ ngơi và gần như nằm ra. Yếu đuối và khơng cảm thấy an tồn: Cĩ những chuyển động nhỏ, rụt vai, nhai kẹo cao su, ngồi chơi khơng, cắn ngĩn tay, dựa mình về phía sau. Sử dụng các kiểu hiệu quả Nói trước đám đông: chuyện nhỏ! Phát biểu trước đám đông hay khi bị phỏng vấn đôi khi không phải là chuyện dễ dàng. Mặt đỏ tía tai, người run lẩy bẩy, đổ mồ hôi hột... là những triệu chứng của căn bệnh
"ngại tiếp xúc". Làm thế nào để vượt qua nỗi sợ hãi đó? Những lưu ý sau đây sẽ giúp bạn những kỹ năng cần thiết để bạn có thể khẳng định: Nói trước đám đông chỉ là chuyện nhỏ. Không ai chờ đợi một bài phát biểu hoàn hảo từ bạn Đừng bao giờ cố cất công đi tìm một bài phát biểu hoàn hảo vì thực chất không bao giờ có bài phát biểu nào hoàn hảo hết. Vả lại, cũng chẳng ai mong được nghe một bài phát biểu hoàn hảo. Mọi người chỉ quan tâm đến bạn phát biểu điều gì chứ không ai để tâm đến chuyện bạn làm thế nào với bài phát biểu đó cả. Chính vì bạn cứ loay hoay muốn có một bài phát biểu hoàn hảo mà nhiều khi lại ngăn cản bạn nói với lối diễn đạt đơn giản và trực tiếp vào vấn đề. Điều đó lại càng khiến cho bạn cảm thấy rằng bài phát biểu của mình thất bại và bạn tin rằng người nghe nhận xét không tốt về mình. Sự căng thẳng sẽ làm bạn mất tự tin và hạn chế khả năng của bạn, dẫn đến các hiện tượng như đã thấy ( đỏ mặt, run rẩy…) đồng thời, lấy mất cơ hội để bạn đưa ra những ý tưởng hay. Chú ý tới các nguyên nhân khiến cho bạn thiếu tự tin trước mặt mọi người Những lo lắng, sợ hãi này từ đâu mà ra? Một nhà tâm lý học đã khẳng định rằng: Cội nguồn của sự sợ hãi này có rất nhiều, có thể do di truyền, giáo dục, văn hóa, cá tính của từng người... và sự kết hợp giữa chúng nhiều khi không biểu hiện rõ ràng. Có như thế bạn mới thấy mình mạnh mẽ hơn, bình tĩnh và tự tin hơn khi phát biểu. Bạn có thể học cách xác định rõ ràng các tình huống bạn sẽ gặp phải, phân tích nguyên nhân dẫn đến các vấn đề đó và tìm cách xử lý Đừng tự hỏi mình "Ta có nên nói thế hay không?" Bạn phải hình thành trong đầu mạch dẫn của bài phát biểu, chính ý tưởng chủ đạo này sẽ cho bạn những đường đi mạch lạc, những điều bạn cần thông tin đến mọi người. Mạch dẫn sẽ giúp bạn tổ chức bài nói và định trước những câu hỏi mọi người có thể đặt ra cho bạn. Hãy chú ý tới giọng nói, nhịp thở và tư thế của bạn Bạn cần phối hợp các yếu tố đó thật nhịp nhàng, chúng sẽ giúp cho bạn phát biểu tự tin hơn. Giọng nói nên nhẹ nhàng vừa đủ nghe, không to quá cũng không nhỏ quá. Cơ thể cần được thả lỏng và đứng ở vị trí thuận lợi. Như vậy bạn sẽ lấy lại được bình tĩnh và tự tin vào bản thân. Có như vậy mới tập trung hoàn hảo vào bài phát biểu của mình mà đối
thoại với mọi người. Chuẩn bị trước nội dung và phong cách cho bài phát biểu Bạn cần biết sử dụng các kỹ thuật nói, chúng cho phép sắp xếp các trình tự nội dung của bài nói "Bây giờ tôi sẽ đề Cập đến chương 2…" hoặc "bây giờ tôi xin chuyển qua vấn đề…" sẽ làm cho bài nói của bạn mạch lạc hơn. Nắm lấy tất cả các cơ hội được phát biểu trước mọi người Nắm vững được phát biểu cũng là một cách để tập luyện. Vì vậy, hãy tranh thủ các cơ hội như trong cuộc họp gia đình, trò chuyện với bạn bè… để tập cho mình cách phát biểu và làm quen với tình huống bất ngờ xảy ra khi mọi người chất vấn bạn. Để trở thành diễn giả có sức thuyết phục Theo Larry Tracy, tác giả của nhiều cuốn sách The shortcut to persuasive presentations (tạm dịch: Học thuyết cách diễn thuyết có sức thuyết phục) thì mục đích của tất cả các cuộc diễn thuyết là thuyết phục người nghe phải tin vào một vấn đề nào đó. Muốn vậy, bạn có thể làm theo sáu bước dưới đây để đạt được thành công và trở thành một diễn giả giàu sức thuyết phục. 1. Xác định mục tiêu cụ thể Mục tiêu của bạn không chỉ là làm một bài thuyết trình tốt. Một bài thuyết trình là phương tiện để đi đến một mục tiêu cụ thể và mục tiêu đó là những điều bạn muốn người nghe thực hiện sau khi nghe nhũng thông tin do bạn cung cấp. Nếu bạn vẫn còn mơ hồ, chưa xác định được mình mong muốn người nghe sẽ làm gì sau khi nghe, thuyết trình, bạn sẽ không có được sự tập trung và nhất quán cần thiết để thể hiện tốt bài thuyết trình của mình. Nên nhớ rằng, khi một vấn đề được trình bày bằng văn bản thì dù văn bản có được viết một cách rời rạc, không mạch lạc, người đọc vẫn có thể đọc lại hai, ba lần để nắm bắt vấn đề. Nhưng khi bạn làm thuyết trình bằng miệng, người nghe sẽ khó có dịp nghe lại những gì bạn nói. Vì vậy, bạn phải trình bày sao cho người nghe hiểu ngay được những vấn đề muốn chuyển tải. Mục tiêu của bài thuyết trình có thể là thuyết phục người nghe mua sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp hay sử dụng thông tin do doanh nghiệp cung cấp để giải quyết một vấn đề nào đó của họ. Khi đã xác định xong mục tiêu, hãy in mục tiêu đó ra một miếng giấy nhỏ, dán nó lên màn hình máy tính và nhìn đến mục tiêu này khi soạn thảo nội dung của
bài thuyết trình nhằm tránh đi lan man, rời rạc, thiếu sức thuyết phục. 2. Gây sự chú ý của người nghe Khi nghe thuyết trình, người nghe thường có có rất nhiều suy nghĩ trong đầu và cả nhiệm vụ của bạn là phải làm cho họ tập trung chú ý đến những gì bạn nói. Người nghe chỉ có khoảng thời gian có hạn để nghe. Vì vậy, bạn cần phải quan tâm tới những "điềm nóng" của bài thuyết trình để nó tránh làm cho người nghe bị mất tập trung vào chủ đề chính. Để gây được sự chú ý của người nghe, bạn có thể tham khảo ý kiến của những diễn giả đã làm thuyết trình cho nhóm người này, qua đó hiểu được những tính cách, đặc điểm, nhu cầu, mong muốn, mối quan tâm đặc thù của họ. Càng thu thập được nhiều thông tin về người nghe, bạn có thể chuẩn bị tốt hơn cho bài thuyết trình. Một bài thuyết trình được xem là có hiệu quả và có sức thuyết phục khi nó vừa đạt được mục đích của người nói vừa đáp ứng được những nhu cầu của người nghe. 3. Thể hiện sự nhiệt tình đối với vấn đề mà bạn đang trình bày Khi trình bày về một sản phẩm hay dịch vụ, bạn phải có niềm tin rằng sản phẩm hay dịch vụ đó có thể giúp người nghe vẫn quyết một số vấn đề của họ. Nên nghĩ rằng nhiệm vụ của bạn là làm cho người nghe chấp nhận những thông điệp của bạn để phục vụ cho những lợi ích của chính họ. Hãy thể hiện nhiệt tình qua giọng nói, cử chỉ và biểu hiện của gương mặt trong lúc trình bày. Khi người nghe cảm thấy sự chân thành ở bạn và đánh giá bạn thật sự hiểu được khó khăn của họ, mong muốn giúp đỡ họ, chắc chắn họ sẽ lắng nghe bạn. 4. Đi thẳng vào câu kết luận Đó là một cách làm ngược với trình tự thông thường. Nhưng với thời gian thuyết trình có hạn, đây cũng là cách thuyết trình có hiệu quả nhất. Do vậy, khi trình bày một vấn đề, bạn nên đi thẳng vào câu kết luận để gây sự chú ý cho người nghe, sau đó mới đi vào phân tích, chứng minh cho kết luận đó. 5. Làm thử thuyết trình Nếu có điều kiện, tốt nhất bạn nên thử thuyết trình trước một nhóm người đóng vai nhũng người nghe. Qua những cuộc thử nghiệm như vậy, bạn sẽ rèn được kỹ năng trình bày vấn đề của mình, dự đoán được những câu hỏi, những ý kiến phản hồi mà người nghe có thể đưa ra và chuẩn bị trước câu trả lời. 6. Phân tích sau thuyết trình
Năm bước trên diễn ra trước hay trong khi làm thuyết trình, còn bước cuối cùng này diễn ra ngay sau khi kết thúc cuộc diễn thuyết. Đó là một sự đánh giá mang tính cảm nhận trực quan về hiệu quả của bài thuyết trình, về khả năng đạt được mục tiêu đã định. Chẳng hạn, nếu mục tiêu của thuyết trình là bán sản phẩm hay dịch vụ thì sau khi thuyết trình, bạn nên xác định ngay khả năng doanh nghiệp bán được hàng nhiều hay ít. Việc phân tích này sẽ giúp bạn kịp thời nắm bắt được cơ hội đến sau cuộc thuyết trình Sáu chiêu thức để có buổi thuyết trình thành công Đã bao giờ bạn nghĩ đến việc tự tổ chức một buổi seminar chưa? Đó là phương pháp tuyệt vời để xác định vị trí của bạn với tư cách là một chuyên gia trong lĩnh vực của bạn hoặc giới thiệu loại sản phẩm/dịch vụ mới cho các khách hàng tiềm năng, đồng thời bạn được gặp và xây dựng các mối quan hệ tích cực với những thành viên trong đám thính giả của bạn. bà Kim T. Gordon, một trong những chuyên gia hàng đầu về thành công doanh nghiệp đưa ra để giúp bạn dễ dàng khởi đầu tốt đẹp công việc này. 1. Nói chuyện với nhóm thính giả thích hợp. Hãy cẩn thận xác định các nhóm trong vùng thích hợp với miêu tả hồ sơ về nhóm thính giả đích của bạn. Những nhóm thường có buổi họp trong bữa trưa sẽ là những thính giả tuyệt vời vì họ cần một danh sách liên tục mở rộng gồm những người nói chuyện có thể cung cấp thông tin hữu ích cho người nghe với chi phí của một bữa trưa và số tiền thù lao nhỏ. Tiêu chí quan trọng nhất rất đơn giản - đa số người tham dự phải có khả năng quyết định mua sản phẩm/dịch vụ mà doanh nghiệp của bạn chào mời. 2. Cung cấp thông tin hữu ích. Để tạo nên được một buổi thuyết trình thành công, hãy sửa nội dung để bao gồm những thông tin sâu sắc và đặc biệt sao cho thính giả của bạn sẽ thấy chúng thật sự hữu ích. Khi bạn đưa ra những thông tin rõ ràng và thú vị, bạn sẽ được đánh giá là một chuyên gia và hữu ích đối với họ. Hãy chống lại ý muốn dùng các thuật ngữ khó hiểu hay cung cấp quá nhiều thông tin mang tính kỹ thuật. Hãy giữ cho bài nói chuyện của bạn ở mức độ kiến
thức vừa phải - đừng bao giờ nói chuyện dưới tầm hoặc trên tầm thính giả của bạn. 3. Theo một cấu trúc lôgíc. Việc chuẩn bị cẩn thận sẽ mang lại thành công cho bài thuyết trình của bạn. Trước tiên, hãy phác ra bài nói chuyện của bạn bằng cách gạch đầu dòng những nội dung quan trọng. Sau đó bổ sung thông tin cho từng nội dung một. Hãy kết cấu buổi seminar của bạn sao cho nó theo một trình từ lôgíc khi đi từ chủ đề này sang chủ đề khác, hãy làm sao để có mở đầu, phần giữa và kết thúc thật rõ ràng. Hãy giữ cho cấu trúc bài nói chuyện thật đơn giản và sáng sủa. Bạn có thể viết ra giấy toàn bộ bài nói chuyện của mình. Nhưng tốt nhất là nên thuyết trình mà không nhìn vào giấy. Rất cần phải có các lưu ý, các gạch đầu dòng để giữ mạch nói cho đúng và không bị lạc đề. 4. Chuẩn bị cho quan hệ tương tác với thính giả. Khi chuẩn bị cho buổi seminar, hãy ghi ra những điểm có thể được thính giả hỏi lại. Ban đầu, bạn có thể cảm thấy sợ khi phải dừng lại giữa chừng để nhận câu hỏi từ thính giả. Các câu hỏi giúp bạn biết các thính giả có thực sự tham gia vào bài nói cuả bạn hay không. Và việc thính giả tham gia như vậy cho biết buổi seminar của bạn đang diễn biến tốt! 5. Đánh bóng phong cách cá nhân của bạn. Một mẹo giúp những người thuyết trình, dù thiếu kinh nghiệm hay đã lão luyện, thành công là dựng một đầu thu video và ghi lại buổi luyện tập của mình. Bạn có thể nhận ra rất nhiều các hành vi gây xao nhãng và từ bỏ chúng bằng cách luyện tập lại. Những cử động cơ thể tự nhiên và sôi nổi là tốt nhất. Nếu bạn thấy mình đang đứng cứng nhắc với hai tay khoanh lại khi thuyết trình, thì hãy luyện tập để có những cử chỉ tự nhiên. Việc tới gần thính giả sẽ giúp bạn dễ dàng giao tiếp bằng mắt với mọi người trong phòng. Điều này giúp thiết lập mối liên hệ, sau này có thể là nền tảng cho mối quan hệ giữa bạn và họ trong tương lai.
6. Phân phát tài liệu thuyết trình mang tính chuyên nghiệp cao. Ít nhất hãy luôn phát một tờ ghi các thông tin đáng nhớ, chẳng hạn như một tờ ghi ý chính bài thuyết trình của bạn. ở cuối tài liệu, hãy thêm một khổ ghi thông tin về doanh nghiệp của bạn, tiếp đó và địa chỉ liên hệ và biểu trưng công ty. Trong một số trường hợp, bạn có thể quảng cáo buổi hội thảo của mình. Bạn có thể mời các khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng của bạn tới dự. Và đừng bỏ qua cơ hội mời báo chí truyền thanh địa phương nếu thông tin bạn nói đáng giá hoặc được trình bày theo phong cách đặc biệt. Qua thời gian, bạn sẽ thấy dùng các buổi hội thảo như một công cụ của công tác quan hệ công chúng giúp bạn mở cửa để tăng doanh thu và xây dựng hình ảnh của bạn và công ty như một chuyên gia trong lĩnh vực của mình