Bài giảng Kỹ năng tổ chức và điều hành các cuộc họp giúp các bạn nắm bắt được những kiến thức về vai trò của người tổ chức và điều hành cuộc họp, nguyên tắc cơ bản khi tổ chức và điều hành cuộc họp, kỹ năng cần thiết của người tổ chức và điều hành cuộc họp, kỹ năng hiểu được người khác.
AMBIENT/
Chủ đề:
Nội dung Text: Bài giảng Kỹ năng tổ chức và điều hành các cuộc họp
- KỸ NĂNG TỔ CHỨC
VÀ ĐIỀU HÀNH CÁC CUỘC HỌP
1
- NỘI DUNG CHÍNH
Vai trò của người tổ chức và điều hành
cuộc họp
Nguyên tác cơ bản khi tổ chức và điều
hành cuộc họp
Kỹ năng cần thiết của người tổ chức
và điều hành cuộc họp
Kỹ năng hiểu được người khác
2
- VAI TRÒ CỦA NGƯỜI TỔ CHỨC
VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP
Đặc điểm chính của người
tổ chức và điều hành cuộc
Đặc điểm họp -> đóng vai trò khoa
học, khách quan, trung lập
Vai trò chính của người tổ
chức và điều hành cuộc
họp -> chuẩn bị và hướng
dẫn quá trình trước, trong
khi diễn ra cuộc họp
3
- VAI TRÒ CỦA NGƯỜI TỔ CHỨC
VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP (TT)
Cần chuẩn bị trong sắp xếp và những
thoả thuận
+ Mục tiêu ?
Người tổ chức cần sắp xếp + Thời gian và địa điểm ?
hoặc thoả thuận về + Thành phần ?
+ Nội dung ?
+ Tiến độ ?
+Thực hiện chương trình
Người điều hành cần + Quản lý sự kiện diễn biến
sắp xếp hoặc thoả thuận về + Kỹ thuật và phương pháp
được sử dụng …
4
- NGUYÊN TẮC CƠ BẢN TRONG TỔ
CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP
+ Có trách nhiệm làm cho moi người
hiểu rõ mục tiêu cuộc họp;
+ Không nên dùng uy tín cá nhân để
Trách nhiệm gây ảnh hưởng các thành viên khác
và cách làm + Nên có hội ý và thông nhất trong điều
hành, không giải quyết vấn đề phát
sinh một mình
+ Tạo môi trường mọi người cùng
tham gia -> có nhiều ý tưởng hay
+ Làm đúng chức năng phần việc
theo kế hoạch đã thống nhất
+ Không cho phép chỉ trích hoặc có
phân biệt đối xử với những thành viên
khác nhau …..
5
- NGUYÊN TẮC CƠ BẢN TRONG TỔ
CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP (TT)
Nhiệm vụ chính 1. Tuyên bố lý do - Giới thiệu
khi điều hành 2. Khai mạc
3. Cung cấp chương trinh,yêu cầu
và phương pháp làm việc
4. Điều hành cuộc họp
- Bám sát CT (tránh lan man)
- Duy trì kỷ luật
- Hướng dẫn thảo luận
(chung/nhóm)
5. Đánh giá kết quả cuộc họp
6. Tổng kết và bế mạc
6
- NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC THEO NHÓM
+ Phát huy tính tích cực của các thành viên
+ Khuyến khích tất cả các thành viên trong
nhóm có ý kiến riêng của mình
+ Nên giới hạn thời gian để mọi thành viên
cùng tham gia
+ Cẩn thận lắng nghe các ý kiến đóng góp,
không nên trả lời ngay khi chưa suy nghĩ kỹ
+ Chấp nhận các ý kiến khác nhau và biết
gợi mở vấn đề cùng trao đổi
+ Không đưa nhiều ý kiến để áp đảo tinh
thần các thành viên
+ Cần có thành viên ghi chép nội dung
+ Cần có thành viên trình bày kết quả ….
7
- DUY TRÌ SỰ THÍCH THÚ TRONG
CUỘC HỌP VÀ LÀM VIỆC THEO NHÓM
1. Sử dụng giọng nói có hiệu quả
2. Kể các câu chuyện, giai thoại
20 CÁCH
3. Di chuyển trong khi nói
4. Thay đổi cách thuyết trình
5. Hình thức tài liệu
6. Két hợp BCV tham gia các chủ đề
7. Sử dụng các công cụ trực quan
8. Đặt câu hỏi
9. Tổ chức hoạt động theo nhóm nhỏ
10. Cá nhân hoá việc thuyết trình
(có sự tương tác)
8
- DUY TRÌ SỰ THÍCH THÚ TRONG
CUỘC HỌP VÀ LÀM VIỆC THEO NHÓM (TT)
11. Nêu những ý nghĩ hài hước
12. Sử dụng các giao tiếp không lời
20 CÁCH
13. Sử dụng hỗn hợp các kỹ năng
14. Sử dụng cách tiếp cận theo nhóm
15. Khuyến khich sự cạnh tranh
16. Vận dụng cách tiếp cận mới
17. Nêu bật vấn đề trong chủ đề
18. Giải quyết tình huống
19. Nghỉ giải lao -> hội ý
20. Hãy nhiệt tình …
9
- KỸ NĂNG CẦN THIẾT CỦA
NGƯỜI ĐIỀU HÀNH
Kỹ năng hiểu người khác
Kỹ năng trình bày
Kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng truyền đạt thông tin
Kỹ năng lắng nghe
Kỹ năng đặt câu hỏi
Kỹ năng thuyết phục
Kỹ năng tổng hợp
Kỹ năng nhận phản hồi và cho phản
hồi
…
10
- KỸ NĂNG HIỂU NGƯỜI KHÁC
Hướng ngoại
Sức mạnh đến từ bên ngoài Hướng nội
Sức mạnh nội tại
-Thích làm việc và tiếp xúc với mọi
người -Thỉnh thoảng mới tiếp xúc vói mọi ngừoi
-Hay nói và dẽ tiếp cận -Cần nơi yên tĩnh
-Dễ kết bạn -Ít bạn
-Thường nói thẳng -Kín đáo, không dễ nói chuyện
-Hay nói ý nghĩ ra ngoài -Suy nghĩ trước khi hành động
11
-Dễ nói về bản thân -Nghĩ trước khi nói
- SỬ DỤNG THÔNG TIN
CỤ THỂ KHÁI QUÁT
Đánh giá thực tế KQ Nhìn tổng thể
-Thực tế và khôn ngoan
-Có đầu óc tưởng tượng và tư duy
-Tuân thủ quy định, công việc chính -Không quan tâm nhiều quy định, thấy
xác và tỉ mỉ cái chung của sự vật hơn là chi tiết
-Thích thể hiện công việc
-Cho tương lai là quan trọng
- Hay bị lôi cuốn bởi các hữu ích
-Thích suy gẫm
- Hay sử dụng nhiều phương pháp
-Dễ bị lôi cuốn bởi tính sáng tạo
có sắn ….
-Ý tưởng và khả năng lý thú hơn …
12
- RA QUYẾT ĐỊNH
Lý trí Tình cảm
-QĐ do trái tim điều khiển
-Các quyết định KQ -Tình cảm là quan trọng
-Suy nghĩ hợp lý và KH
-Có kỹ năng phân tích, yêu -Sự cảm thông hoà hợp là quan trọng
thích nguyên tắc -Hay biểu lộ tình cảm
-Ít khi thể hiện tình cảm
-Thường có chứng kiến rõ ràng -Dễ bị thuyết phục bởi các nhu cầu
….. cá nhân
-làm việc nhiệt tình cho TT và bạn bè
13
- HOẠT ĐỘNG
Linh
Kế
động
hoạch
-Thích sắp đạt công việc trước -Thích để mở và dễ dàng
-Bảo đảm thời gian đúng KH -Có thể thay đổi những sắp đặt
-Làm việc chăm chỉ và đáng tin -Dễ trì hoãn việc ra QĐ
cậy
-Làm việc chăm chỉ nhưng theo
-Lập KH và tổ chức nề nếp ngẫu hứng
-Thoải mái khi đã ra QĐ -Ghét bị trói buộc, thích nghi tốt
-Hay vội vã -Thường ung dung
14
- SỰ KHÁC NHAU CỦA CÁC CÁ NHÂN
Lấy sực mạnh Hướng nội Hướng ngoại
25% 75%
từ đâu ?
Tiếp nhận thông
Cụ thể Khái quát
tin như thế nào ?
75% 25%
Xử lý thông tin Lý trí Tình cảm
như thế nào ? 50% 50%
Tổ chức công việc
như thế nào ? Kế hoạch Linh hoạt
50% 50%
15
- HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ CAO SỰ KHÁC BIỆT
Mỗi người có thiên hướng, cá tính và nhận
thức khác nhau
Vai trò của người tổ chức và điều hành
không phải chấn chỉnh và sửa chữa, mà
thừa nhận và sử dụng sự khác nhau của
các thành viên
Sự khác biệt của các cá nhân tạo nên sự
cộng hưởng của tập thể, của nhóm
=> Hãy phát huy mặt mạnh của từng thành
viên và tôn trọng cá tính của mỗi người …
16
- Xin cảm ơn sự chú ý lắng nghe
của các vị đại biểu
17
Thêm vào BST
Báo xấu
Download
Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ
