intTypePromotion=1
ADSENSE

Bài giảng Kỹ năng tổ chức công việc và Quản lý thời gian - ĐH Ngoại thương

Chia sẻ: Na Na | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:247

868
lượt xem
167
download
 
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài giảng Kỹ năng tổ chức công việc và Quản lý thời gian có nội dung trình bày tổng quan về kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả (khái niệm, phân loại, vai trò), các phương pháp để quản lý công việc hiệu quả, kỹ năng quản lý thời gian (khái niệm, vai trò và phương pháp quản lý thời gian hiệu quả.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Kỹ năng tổ chức công việc và Quản lý thời gian - ĐH Ngoại thương

  1. 10/28/2012 TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG - Khoa Quản trị Kinh doanh - KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC VÀ QUẢN LÝ THỜI GIAN Hà Nội, tháng 02/2012 MỘT SỐ THỰC TẾ VỀ SINH VIÊN 1
  2. 10/28/2012 KHI LÀ SINH VIÊN FTU…. BỐ MẸ NGHĨ XÃ HỘI NGHĨ LÚC BAN ĐẦU, BẠN NGHĨ SAU ĐÓ, THỰC TẾ LÀ 2
  3. 10/28/2012 VẬY NGUYÊN NHÂN LÀ ???? 3
  4. 10/28/2012 www.themegallery.com www.themegallery.com 4
  5. 10/28/2012 CẤU TRÚC  Tổng quan về Kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả: Khái niệm, Phân loại, Vai trò.  Các phương pháp để quản lý công việc hiệu quả.  Kỹ năng Quản lý thời gian: Khái niệm, Vai trò và Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả. I. KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC 1. Khái niệm:  Nghĩa hẹp: Tổ chức là sắp xếp các công việc được giao  Nghĩa rộng: Tổ chức là quá trình xác định những công việc cần phải làm và phân công cho các cá nhân, đơn vị liên quan tạo ra mối liên hệ ngang dọc trong nội bộ công việc, tổ chức 5
  6. 10/28/2012 1. KHÁI NIỆM:  Tổ chức công viện là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện được những mục tiêu đó.  Nó liên hệ với những phương tiện cũng như với những mục đích. BÀI TẬP 1: Có 4 du khách cần qua một cây cầu vào ban đêm. Cầu chỉ chịu được sức nặng của 2 người và du khách phải dùng đèn pin soi đường để không bị sa xuống vực. Lưu ý là cầu dài nên không thể ném đèn pin hoặc soi đèn từ bên này sang bờ bên kia. Vấn đề là họ chỉ có 1 chiếc đèn pin. Tốc độ đi của mỗi người khác nhau, cụ thể mất 1, 2, 5 và 10 phút. Giả sử 2 người một nhanh một chậm đi qua cầu thì thời gian sẽ tính theo người chậm. Thời tiết xấu nên cầu có nguy cơ sập. Vậy 4 du khách có thể qua cầu trong khoảng thời gian ngắn nhất là bao lâu, và đi như thế nào? 6
  7. 10/28/2012 2. TẠI SAO CẦN TỔ CHỨC CÔNG VIỆC  Tạo tư duy một cách có hệ thống về các tiến trình công việc cũng như những kết quả dự kiến.  Phối hợp hiệu quả hơn các nguồn lực sẵn có.  Nắm vững được các nhiệm vụ cơ bản, từ đó giúp sẵn sàng ứng phó, đối phó với những thay đổi của mội trường bên ngoài.  Chủ động hơn trong việc đánh giá kết quả, thành tựu của cá nhân, tổ chức. II.PHƯƠNG PHÁP ĐỂ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ 7
  8. 10/28/2012 TRÒ CHƠI 1: TRÒ CHƠI 1: 8
  9. 10/28/2012 1. THIẾT LẬP MỤC TIÊU  Yêu cầu đầu tiên và quan trọng nhất để có thể tổ chức và quản lý công việc một cách hiệu quả. 1.1. KHÁI NIỆM  Mục tiêu là những trạng thái, cột mốc mà cá nhân, tổ chức muốn đạt đưỡ trong một khoảng thời gian xác định  Mục tiêu : Management by Object (MBO) 9
  10. 10/28/2012 1.2. VAI TRÒ  Là phương tiện để đạt được mục đích.  Nhận dạng được các ưu tiên làm cơ sở lập kế hoạch hoạt động và phân bổ các nguồn lực.  Thiết lập các tiêu chuẩn thực hiện/ hoạt động.  Quyết định hiệu quả hoạt động của cá nhân, tổ chức. 1.3. ĐIỀU KIỆN CỦA MỤC TIÊU:  Điều kiện của mục tiêu phải đảm bảo yêu cầu của nguyên tắc SMART: Specific Time Mesuarable Bound Realistic Achievable 10
  11. 10/28/2012 NGUYÊN TẮC SMART  S-Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu  M-Measurable: Đo đếm được  A-Achievable: Có thể đạt được bằng chính khả năng của mình  R-Realistic: Thực tế, không viển vông  T-Time bound: Thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch ra. Hiện nay, một số quan điểm phát triển nguyên tắc SMART thành SMARTER, trong đó, E là Engagement – liên kết và R là Relevant – thích đáng SPECIFIC – CỤ THỂ, DỄ HIỂU  Chỉ tiêu phải cụ thể vì nó định hướng cho các hoạt động trong tương lai. EX: - Đừng hoạch định mục tiêu của bạn một cách chung chung là dẫn đầu lớp về môn Tiếng Anh, trong khi SV giỏi nhất lớp hiện nay về tiếng Anh đạt 850 điểm TOIEC. - Hãy khẳng định mục tiêu của bản thân là phải đạt bằng được mốc : 900 điểm TOIEC…. 11
  12. 10/28/2012 MEASURABLE – ĐO LƯỜNG ĐƯỢC  Chỉ tiêu mà không đo lường được thì sẽ không kiểm soát được kết quả.  “Mọi vấn đề đều có thể dùng chỉ tiêu để đánh giá kết quả…” EX: Đừng yêu cầu: “Phải trả lời thư của khách hàng ngay khi có thể”. Hãy yêu cầu nhân viên trả lời thư ngay trong ngày nhận được => Muốn thành công, hãy tìm cách lượng hóa các chỉ tiêu để thuận tiện cho việc đánh giá. ACHIEVABLE – VỪA SỨC  Chỉ tiêu phải có tính thách thức để cố gắng nhưng cũng đừng đặt chỉ tiêu loại ko thể đạt được. 12
  13. 10/28/2012 REALISTICS – THỰC TẾ  Đây là tiêu chí đo lường sự cân bằng giữa khả năng thực hiện so với nguồn lực của doanh nghiệp bạn. (thời gian, nhân sự, tiền bạc….) TIME BOUND – CÓ THỜI HẠN  Mọi công việc đều phải có thời hạn cụ thể để hoàn thanh, nếu không nó sẽ bị trì hoãn.  Thời gian hợp lý giúp bạn đạt được mục tiêu mà vẫn đủ dưỡng sức cho các mục tiêu khác. 13
  14. 10/28/2012 SMARTER : GIÁ TRỊ VỚI TỔ CHỨC  Engagement – liên kết: Tổ chức phải đảm liên kết được lợi ích chung với lợi ích của các chủ thể khác.  Relevant – thích đáng: Mục tiêu phải thích đáng, công bằng với tất cả các bộ phận. THẢO LUẬN 1:  Chia nhóm: 5-8 bạn/nhóm.  Cùng thảo luận để trả lời câu hỏi: “Nếu có 50 triệu đồng trong tay, nhóm bạn sẽ lựa chọn kinh doanh thứ gì? Tại sao?”  Thời gian chuẩn bị: 20 phút. Yêu cầu: Sau khi chuẩn bị, mỗi nhóm đưa ra được ý tưởng kinh doanh của mình kèm theo ít nhất 5 lí do giải thích cho lựa chọn của mình. 14
  15. 10/28/2012 BÀI TẬP VỀ NHÀ SỐ1  Liệt kê mục tiêu công việc của bạn trong năm nay Mục tiêu Mục tiêu Mục tiêu Chỉ số đo Kế hoạch Yêu cầu trợ tổng quát của giai cụ thể lường hiệu hành động giúp (cho cả đoạn (5 quả cuộc đời) năm tới) 15
  16. 10/28/2012 THE BEST WAY TO PREDICT THE FUTURE IS TO CREATE IT CÔNG CỤ ĐỂ XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU ACTION PLAN DO CHECK Chu trình PDCA (DEMING) 16
  17. 10/28/2012 2. LẬP KẾ HOẠCH  Lập Kế hoạch: là một lịnh trình chi tiết những việc cần làm để đạt mục tiêu đi kèm với các phương pháp thực hiện 17
  18. 10/28/2012 KHÁI NIỆM VỀ LẬP KẾ HOẠCH KHÁI NIỆM VỀ LẬP KẾ HOẠCH 18
  19. 10/28/2012 KHÁI NIỆM VỀ LẬP KẾ HOẠCH Mục tiêu + = Mộng mơ + Hành động = Qua ngày 37 KHÁI NIỆM VỀ LẬP KẾ HOẠCH Mục tiêu + Hành động = Kết quả Mục Hành Sống + = tiêu động đẹp 19
  20. 10/28/2012 VAI TRÒ CỦA LẬP KẾ HOẠCH  Tư duy có hệ thống trong quản lý thời gian  Phối hợp mọi nguồn lực hữu hiệu  Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản để phối hợp với các thành viên nhóm  Sẵn sàng ứng phó đối với những thay đổi môi trường bên ngoài  Tiết kiệm thời gian: 1 phút lập kế hoạch tiết kiệm 15-20p QUI TRÌNH CHUẨN ĐỂ LẬP KẾ HOẠCH Xác định Thu thập Phân tích Hình thành Mục tiêu thông tin Tình hình Chiến lược Kiểm tra Tổ chức Lựa chọn Lập Kế hoạch Điều chỉnh Thực hiện Chiến lược 20
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD


intNumView=868

 

Đồng bộ tài khoản
2=>2