Bài giảng Quan hệ công chúng: Chương 5

CHƯƠNG 5 TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Hoạch định kế hoạch tổ chức sự kiện

01. Xây dựng kế hoạch nhân sự cho sự kiện

04. Biện pháp nâng cao hiệu quả tổ chức sự kiện

03. Triển khai các bước trong tổ chức sự kiện

02. Xây dựng kế hoạch tài chính cho sự kiện

5.2.1 Xây dựng kế hoạch nhân sự cho sự kiện.

Lorem ipsum

Xây dựng kế hoạch nhân sự cần phải:

Cụ thể

Rõ ràng

Hợp lý

dolosit

dolorsit

dolosit

Yêu cầu

Đủ về số lượng Phù hợp về cơ cấu Đảm bảo về chất lượng

Xác định nguồn nhân lực cần thiết

Nội dung xây dựng kế hoạch nhân sự

Phân bổ nguồn nhân lực hợp lý

02.

03.

Phân công nhiệm vụ cụ thể và rõ ràng

Coi trọng công tác huấn luyện

04.

05.

Công tác kiểm tra đánh giá và khen thưởng

Giữ vị trí đòi hỏi số lượng nhiều

Giữ vị trí chủ chốt, có khả năng quản lý tốt

Tinh thần trách nhiệm cao

Dự báo được các tình huống

Thực hiện tốt công việc cụ thể

Xử lý và khắc phục tình huống linh hoạt

Nhạy bén trong việc xử lý tình huống

Phối hợp tốt với các bộ phận khác

Kỹ năng làm việc nhóm, đoàn kết, khích lệ

Nhân viên part time Nhân viên full time

Các bước phân bổ nguồn nhân lực

01

Xác định hạng mục công việc và nhiệm vụ

02

Xác định nhân sự cần thiết

03

04

Đánh giá điểm mạnh điểm yếu của nhân sự

Phân công công việc phù hợp với năng lực của nhân sự

Nhiệm vụ và trách nhiệm của các loại nhân sự

Quản lý sự kiện

Trợ lý quản lý sự kiện

Nhân viên

Trưởng các bộ phân

0 1 02

Nội dung và thông điệp của sự kiện

Thông tin về sản phẩm dịch vụ Thời gian và không gian tổ chức

Trách nhiệm và công việc của từng vị trí

Cung cấp thông tin liên quan đến sự kiện đến nhân viên (training)

Hướng dẫn kỹ năng xử lý vấn đề

Các quy định cần tuân thủ

Ngoài ra cần phải quan tâm đến

một số vấn đề :

Liên kết với các bộ phận khác

Coi trọng công tác kiểm tra đánh giá

Có chế độ thưởng, phạt kịp thời

XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH CHO SỰ KIỆN

Các yếu tố cơ bản khi xây dựng kế hoạch tài chính cho sự kiện

Khẳng định có đủ nguồn ngân sách

Sử dụng ngân sách hợp lý và hiệu quả

Xác định rõ quy mô, vị trí, địa điểm tổ chức phù hợp với ngân sách

Việc chi tiêu phải tuân thủ chế độ và chính sách quản lý tài chính của doanh nghiệp và pháp luật Nhà nước

2 vấn đề cơ bản trong nội dung của kế hoạch tài chính

Phân bổ

Creative solutions presents

amet eos odio price cash adhuc

an cash voluptua lorem.

Dự toán ngân sách ngân sách

DỰ TOÁN NGÂN SÁCH

- Dự kiến khối lượng công việc, hàng hóa, dịch vụ.

- Tổng hợp chi phí theo phương pháp cộng dồn lũy kế.

- Dùng phương pháp loại trừ, giữ lại hàng hóa bắt buộc.

2 Căn cứ vào nhu cầu thực tế và điều kiện của mỗi sự kiện mà chọn ra khối lượng công việc, hàng hóa, dịch cụ thích hợp.

Phụ thuộc rất lớn vào tổ chức sự kiện

3 bước

PHÂN BỔ NGÂN SÁCH

2 Kiểm tra điều chỉnh tổng thể

- Bảng chi phí tổng quát

- Bảng chi phí chi tiết

3 Bảng chi phi được lập thành 2 loại

Lập bảng chi phí chi tiết

TÓM LẠI

Quản trị chi phí một cách hợp lý nhằm phát huy tối đa hiệu quả với khối lượng ngân sách đã dự kiến là một công việc thực sự cần thiết.

TRIỂN KHAI CÁC BƯỚC TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Bước 1: Xác định mục tiêu của sự kiện Nguyên tắc khi xác định mục tiêu

Khả thi Phù hợp khung thời gian Rõ ràng, cụ thể

Phù hợp ngân sách

Lễ tổ chức sản phẩm mới

Trình diễn trên đường (roadshow) Tổ chức họp báo, thông cáo báo chí Giới thiệu đến công chúng sản phẩm mới:

Bước 2: Xác định loại hình sự kiện

Bước 3: Xây dựng ý tưởng cho sự kiện

Thông điệp cần truyền tải

Sáng tạo và đột phá

Cá tính, phong cách

Chú ý

Nội dung cấu trúc của sự kiện

Quy mô sự kiện

Cảm nhận

Bước 4: Thiết kế sự kiện. Địa điểm tổ chúc sự

kiện:

- Sự kiện diễn ra:

02/10/2018

- Thông điệp:

“MÃNH LIỆT TINH

Process Your Meter

THẦN VIỆT NAM”

 Hoạt động Ngoài mục đích chính triển lãm, Paris Motor Show còn có nhiều sự kiện, buổi hội thảo, thuyết trình các đề về kinh tế, xã hội, kỹ thuật và lên ảnh hưởng của nó ngành công nghiệp ô tô thế giới.  Thiết kế hình ảnh

Xác định vấn đề

Đối tượng, thành phần tham gia .

Số lượng.

Bước 5: Lên kế hoạch tổ chức sự kiện

Phương pháp thu hút

Hơn 1 triệu người cùng xem màn ra mắt tại buổi triển lãm được quan tâm nhất thế giới tại Vinfast.vn đã thực sự mãn nhãn.

 Đại sứ Việt Nam  Bí thư thành ủy  Giám đốc thiết kế xe  Cánh truyền thông

BƯỚC 6: TRIỂN KHAI TỔ CHỨC SỰ KIỆN

About Us Lực lượng báo chí, truyền thông

Hiệu ứng âm thanh, ánh sáng

Logo hình chữ V nằm giữa sân khấu

Sự kiện ra mắt hai mẫu xe VinFast khai màn bằng tiết mục múa truyền thống với cây tre trên nền phong cảnh đất nước Việt Nam với cánh đồng lúa, tàu thuyền đánh cá trên biển...

Bà Lê Thị Thu Thuỷ - nữ chủ tịch VinFast xuất hiện trong chiếc áo dài đỏ cùng với ông James Deluca

LUX A2.0 và LUX SA2.0 xuất hiện hoành tráng trên sân khấu Paris Motor Show 2018

Mẫu SUV LUX A2.0

Mẫu Sedan LUX SA2.0

Hoa hậu Trần Tiểu Vy cùng cựu cầu thủ David Beckham có mặt trên sân khấu

Khán giả và truyền thông

Bước 7: Kết thúc sự kiện đánh giá, rút kinh nghiệm

 Sau sự kiện này, Vinfast khẳng định được người Việt Nam đã sản xuất được những chiếc xe hơi mang thương hiệu Việt Nam đầu tiên.

 Chất lượng sánh ngang với những

chiếc ô tô trên thế giới.

Để nâng cao hiệu quả tổ chức sự kiện thì có những biện pháp

Quản lý tốt các hoạt động sự kiện

5.2.4. Biện pháp nâng cao hiệu quả tổ chức sự kiện

Tăng cường phát huy chức năng giám đốc Marketing trong các hoạt động sự kiện Quản lý tốt nhân sự Quản lý tốt công tác tài chính cho sự kiện

Quản lý tốt cho các hoạt động sự kiện

Thực tế khi diễn ra sự kiện sẽ không giống với kế hoạch, những thay đổi bất ngờ và tình huống phát sinh khi triển khai tổ chức

Phải cần quản lý tốt các hoạt động của sự kiện trước trong và sau khi diễn ra.

Cần có kế hoạch ứng phó với các tình huống bất ngờ có thể phát sinh.

Sẽ thất bại nếu nhà quản lý không nắm được sự thay đổi

Tăng cường phát huy chức năng giám đốc marketing trong các hoạt động sự kiện

Để đảm bảo được sự thành công của sự kiện cần tăng cường phát huy chức năng giám đốc Marketing trong các hoạt động của sự kiện.

Chỉ có nhà quản trị marketing mới hiểu hết ý nghĩa và vai trò của sự kieejntrong chuỗi hoạt động của tổ chức

Thực tế những hoạt động PR chỉ quan tâm đến lợi ích của tổ chức mà quên đi lợi ích của khách hàng.

Tổ chức sự kiện là bộ phận cấu thành nên chiến lược PR hướng tới mục tiêu cơ bản, thiết lập mối quan hệ tốt đẹp, coi việc nghiên cứu và tối đa hóa lợi ích cho khách là sứ mệnh của tổ chức.

Chìa khóa thành công của sự kiện

Phân bổ nguồn nhân lực hợp lý

Quản lý tốt nhân sự

Cần có kỹ năng và kinh nghiệm

Kiến thức kỹ năng cần thiết

Phân công công việc với chức năng

Quản lý tốt công tác tài chính cho sự kiện

Sử dụng tài chính một cách chuyên nghiệp

Quản lí chặt chẽ tránh hao hụt và lãng phí

Quản trị tài chính

Xác định đúng nguồn ngân sách cho sự kiện

Có kiến thức chuyên môn về tài chính và am hiểu sự kiện

5.3.5. KỶ NIỆM NGÀY THÀNH LẬP

Kỷ niệm ngày thành lập là sự kiện có ý nghĩa đặc biệt quan trọng

của mọi tổ chức và doanh nghiệp. Thông qua việc tổ chức sự kiện

này các doanh nghiệp muốn khẳng định sự trưởng thành và phát

triển của tổ chức mình trong thời gian qua.

Ý nghĩa  Là cơ hội để đánh giá lại những thành công, rút ra những

bài học kinh nghiệm cho sự phát triển trong tương lai.

 Củng cố niềm tin, thái độ của công chúng đối với hoạt

động chung của tổ chức.

 Là cơ hội gắn kết các thành viên trong tổ chức.

 Củng cố văn hóa doanh nghiệp, tăng cường tình đoàn kết

nội bộ, tri ân các nhóm công chúng đã giúp đỡ tổ chức

trong suốt chặng đường phát triển của mình.

 Khẳng định sự tồn tại và giá trị thương hiệu của tổ chức.

Lên kế hoạch chuẩn bị chu đáo

Công tác điều hành sự kiện: Cần phải xây dựng

kịch bản điều hành chi tiết

Những vấn đề cần chú ý khi tổ chức kỷ niệm ngày thành lập

 Công ty cổ phần sữa Việt Nam (Vinamilk) đã tổ chức Lễ kỷ niệm 40 năm thành lập (20/8/1976-20 /8/2016) tại Trung tâm Hội nghị Quốc gia, Mỹ Đình, Hà Nội vào tối 20/8.

 Chương trình kỷ niệm mang tên - “Giấc mơ sữa Việt” được truyền hình trực tiếp trên kênh VTV1, Đài truyền hình Việt Nam.

Tham dự buổi lễ: Sự hiện diện của Chủ tịch Quốc hội, các Ủy viên Bộ Chính trị, Bí thư Thành ủy Thành phố Hồ Chí Minh; Ủy viên Trung ương Đảng, Phó Chủ tịch nước cùng các đồng chí Ủy viên Trung ương Đảng, lãnh đạo các Bộ, ngành Trung ương, Thành phố và các tỉnh.

Cùng tham dự còn có một số Đại sứ, Trưởng cơ quan đại diện các nước. Tổng Bí thư Nguyễn Phú Trọng, nguyên Tổng Bí thư Đỗ Mười; Chủ tịch nước Trần Đại Quang, Thủ tướng Chính phủ Nguyễn Xuân Phúc; Chủ tịch Quốc hội Nguyễn Thị Kim Ngân đã gửi lẵng hoa chúc mừng.

Bà Mai Kiều Liên-Tổng Giám Đốc Công ty cổ phần Sữa Việt Nam (Vinamilk) phát biểu khai mạc Lễ kỷ niệm 40 năm thành lập công ty.

Chủ tịch Quốc hội Nguyễn Thị Kim Ngân trao tặng Huân chương Độc lập hạng Ba của Chủ tịch nước cho Ban lãnh đạo Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam ( Vinamilk).

Bà Mai Kiều Liên – Tổng Giám Đốc Vinamilk trao bảng tượng trưng 22,5 tỷ đồng (tương đương khoảng 4 triệu ly sữa) cho Quỹ sữa Vươn cao Việt Nam năm 2016 cho trẻ em nghèo tại 40 tỉnh thành nhân kỷ niệm 40 năm thành lập công ty đến bà Đào Hồng Lan- Thứ Trưởng Bộ Lao động Thương binh và Xã hội.

Bà Lê Thị Băng Tâm - Chủ tịch Hội Đồng Quản Trị trao tặng 6 tỷ đồng cho 6 tỉnh đang thực hiện chương trình Sữa học đường để động viên khích lệ những địa phương đang thực hiện tốt thay cho món quà của Vinamilk gửi tặng trong chương trình kỷ niệm 40 năm Vinamilk

Vinamilk, với kinh nghiệm đã từ nhiều năm tự triển khai thực hiện chương trình Sữa học đường ở các địa phương trên cả nước, đã quyết định tiên phong đồng hành cùng Chính phủ và các Bộ Ngành liên quan đặc biệt là Bộ Y Tế để triển khai chương trình Sữa học đường. Nhân dịp kỷ niệm 40 năm thành lập, Vinamilk đã quyết định hỗ trợ 14 tỷ đồng cho học sinh của 14 tỉnh khó khăn nhất Việt Nam trong chương trình Sữa học đường.

Ca sĩ Hồng Nhung cùng nhóm nhạc Họa Mi đang hát vang bài ca “Vươn Cao Việt Nam” tại Lễ kỷ niệm

5.3.6. TỔ CHỨC HỘI THẢO, HỘI NGHỊ

5.3.6.1. Hội thảo

 Hội thảo là một cuộc họp của một nhóm người có chung một mối quan tâm để thảo luận, tranh luận về mối quan tâm đó.

 Hoạt động này được triển khai để làm sáng tỏ nguyên nhân, lý do, cơ sở hình thành và nhiều nội dung liên quan vấn đề được đề cập tới để đưa ra những dự báo sơ bộ về vấn đề này.

Các loại hội thảo thường được triển khai tại các doanh nghiệp, tổ chức nhà nước:

Hội thảo chuyên ngành

Hội thảo giới thiệu sản phẩm

Hội thảo chia sẻ kinh nghiệm

VD: Dai-ichi Life Việt Nam tổ chức Hội thảo giới thiệu sản phẩm mới “Bảo hiểm Hỗ trợ Chi phí chữa trị Bệnh nan y”

5.3.6.2. Hội nghị

Hội nghị là một cuộc họp được tổ chức nhằm bàn bạc và thảo luận về một vấn đề cụ thể. Mục đích của hoạt động này là hướng đến tìm kiếm giải pháp phù hợp. Nhằm giải quyết các công việc thực tế dựa trên cơ sở tổng kết tình hình hoạt động đã qua. Rút kinh nghiệm và khắc phục những hạn chế còn tồn tại.

Hội nghị khách hàng

Hội nghị hợp tác đầu tư và phát triển

Hội nghị tổng kết năm

VD: Hội nghị Chữ Thập Đỏ gồm các thành viên Hội Chữ Thập Đỏ nhằm tổng kết tình hình đã qua, rút ra kinh nghiệm và bàn phương hướng hoạt động trong thời gian tới.

VD: Hội nghị Tiểu vùng sông Mêkông là hội nghị giữa các nước Trung Quốc, Lào, Thái Lan, Campuchia, Việt Nam nhằm thảo luận về việc phát triển bền vững và hợp tác của tất cả các nước có con sông Mêkông chảy qua

Để đảm bảo thành công của hội thảo, hội nghị các nhà quản trị sự kiện cần chú ý những vấn đề sau:

Chuẩn bị nhân sự và kinh phí

Xây dựng kịch bản chi tiết và điều hành

Chuẩn bị nội dung cho hội thảo,

5.3.7. SỰ XUẤT HIỆN CỦA NGƯỜI NỔI TIẾNG

 Là sử dụng người nổi tiếng để PR cho sản phẩm, thương hiệu, sự kiện nhằm thu hút sự chú ý của công chúng cũng như truyền thông.

Khi triển khai hoạt động PR của tổ chức và doanh nghiệp, hay các sự kiện khai trương hoặc giới thiệu sản phẩm mới thường mời sự xuất hiện của những người nổi tiếng. (Là những diễn viên, ca sĩ, doanh nhân thành đạt, những người có sức ảnh hưởng tới công chúng).

2 KHÍA CẠNH

TÍCH CỰC

TIÊU CỰC

0 1

0 2

0 3

0 4

TÍCH CỰC

01 Thu hút sự chú ý của công chúng

02 Tạo lòng tin cho công chúng

03 Lan tỏa sức ảnh hưởng rộng

04 Gây ấn tượng tốt với công chúng, tạo thiện cảm

Diễn viên, MC Ốc Thanh Vân đã đồng hành cùng chương trình” Bảo vệ nụ cười Việt Nam” do nhãn hàng P/S phát động. Cô không chỉ là nghệ sĩ nổi tiếng có đời tư trong sạch mà còn là bà mẹ của 3 con. Nên sự xuất hiện của cô trong chương trình về sức khỏe của trẻ em là vô cùng thích hợp.

TIÊU CỰC

01 Có nhiều phức tạp và rủi ro

02

Không đảm bảo được danh tiếng trong thời gian PR thương hiệu

03 Có thể doanh nghiệp, tổ chức cạn kiệt ý tưởng marketing, nghĩ người nổi tiếng sẽ thúc đẩy doanh số tức thì

 Cty pepsi VN đã chịu tổn thất nặng nề khi sử dụng hình ảnh của Văn Quyến, cựu cầu thủ bóng đá VN để quảng bá sản phẩm của mình. Sau khi cầu thủ dính vào vụ bán độ bóng đá, Pepsi buộc phải gỡ bỏ tất cả các hình ảnh của cầu thủ, bên cạnh đó sản phẩm pepsi tổn thất không chỉ tính bằng tiền mà còn bằng cả thương hiệu cũng như đã kéo doanh số của cty sụt giảm trầm trọng

-Nghiên cứu kĩ lịch trình làm việc, cá tính và lối sống của họ có phù hợp với mục tiêu PR hình ảnh của doanh nghiệ, tổ chức mình hay không

- Tổ chức doanh nghiệp cần có phong cách làm việc chuyên nghiệp, kỹ năng gao tiếp tốt, xây dựng chi tiết chương trình làm việc với họ và có hợp đồng cam kết chặt chẽ về nhiều khía cạnh pháp lý nhằm tránh những rủi ro đáng tiếc

-Xác định rõ mục tiêu và đặc điểm của từng loại sự kiện để xác định nhu cầu mời người nổi tiếng tham gia -Xác định nhóm công chúng mục tiêu cần thu hút, các nhà tổ chức mời những nhân vật noior tiếng cho phù hợp

Những lưu ý khi mời người nổi tiếng pr