Bài giảng Quản lý dự án hệ thống thông tin: Chương 5 - PGS.TS. Hà Quang Thụy

Chia sẻ: Lavie Lavie | Ngày: | Loại File: PPT | Số trang:37

Thêm vào BST

Báo xấu

99
lượt xem 11
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mời các bạn tham khảo bài giảng Quản lý dự án hệ thống thông tin: Chương 5 do PGS.TS. Hà Quang Thụy biên soạn sau đây để nắm bắt những kiến thức về nhóm quy trình quản lý phạm vi dự án; thu thập yêu cầu; xác định phạm vi; khởi tạo cấu trúc phân rã công việc; xác minh phạm vi; điều khiển phạm vi dự án hệ thống thông tin.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Quản lý dự án hệ thống thông tin: Chương 5 - PGS.TS. Hà Quang Thụy

BÀI GIẢNG QUẢN LÝ DỰ ÁN HỆ THỐNG THÔNG TIN CHƯƠNG 5. NHÓM QUY TRÌNH QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN HTTT PGS. TS. HÀ QUANG THỤY HÀ NỘI 01-2013 TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI 1
Nội dung 1. Nhóm quy trình quản lý phạm vi dự án 2. Thu thập yêu cầu 3. Xác định phạm vi 4. Khởi tạo cấu trúc phân rã công việc 5. Xác minh phạm vi 6. Điều khiển phạm vi 2
1. Nhóm quy trình quản lý phạm vi dự án 3
Quy trình quản lý phạm vi dự án  “Phạm vi”  Phạm vi sản phẩm: Tính năng và chức năng đặc trưng cho sản phẩm/dịch vụ/kết quả hoặc/và  Phạm vi dự án: Công việc cần được hoàn thành để cung cấp một sản phẩm/dịch vụ/kết quả với tính năng và chức năng được đặc tả  Đặc trưng quy trình  Tương tác: Tương tác lẫn nhau và tương tác với các quá trình ở nhóm khác;  Xuất hiện: ít nhất một lần/một dự án, xảy ra trong một/nhiều pha  Tác nhân: Đội quản lý dự án  Đo lường: Hoàn thành phạm vi dự án theo độ đo được nếu từ kế hoạch quản lý dự án; hoàn thành sản phẩm theo độ đo yêu cầu sản phẩm 4
2. Quy trình thu thập yêu cầu  Khái quát  Xác định và làm tài liệu về nhu cầu của nhà đầu tư đáp ứng mục tiêu của dự án  Rất quan trọng: ảnh hưởng trực tiếp tới sự thành công của dự án. Nhu cầu làm nền tảng cho WBS: Work Breakdown Structure.  Được tạo ra, phân tích, ghi nhận đủ chi tiết để đo lường được  Định lượng và lập thành tài liệu nhu cầu và kỳ vọng của nhà tài trợ, khách hàng và các nhà đầu tư khác. 5  Đầu vào (2), Kỹ thuật và công cụ (8: nhiều), Đầu ra (3)
Thu thập yêu cầu: 2 Đầu vào  Tuyên bố dự án  Cung cấp yêu cầu dự án mức cao và mô tả sản phẩm dự án ở mức cao để các yêu cầu sản phẩm chi tiết hóa được xây dựng  Danh sách nhà đầu tư  Giúp xác định các nhà đầu tư về yêu cầu chi tiết đối với dự án và sản phẩm 6
Thu thập yêu cầu: 8 Kỹ thuật & Công cụ  KT1. Phỏng vấn  Dành thời gian thích hợp cho phỏng vấn; phỏng vấn cần được tổ chức và quản lý tốt  Các đặc trưng của kỹ thuật phỏng vấn  Hai, ba người trong một lần; một số trưòng hợp là một người  Dễ lên lịch  Tiếp cận tốt khi có lịch cụ thể  Chuẩn bị kỹ, chu đáo  Luôn nghiên cứu trước phỏng vấn. Tiểu sử (SYLL) người dùng  Nhắc người dùng chuẩn bị cho buổi phỏng vấn  Một số công việc chính cần hoàn thành trước khi phỏng vấn  Lựa chọn và huấn luyện thành viên đội phát triển quản lý phỏng vấn  Gắn vai trò riêng của mỗi thành viên chỉ đạo/thư ký phỏng vấn  Lên danh sách người dùng để phỏng vấn và chuẩn bị lịch rõ ràng  Lên danh mục các kỳ vọng đối với mỗi tập phỏng vấn  Hoàn thành việc nghiên cứu tiền phỏng vấn (rất quan trọng)  Chuẩn bị các câu hỏi khi phỏng vấn  Chuẩn bị người dùng cho phỏng vấn  Hướng dẫn ban đầu chung cho tất cả người dùng sẽ được phỏng vấn 7
KT1. Tiền phỏng vấn  Tiền phỏng vấn (chuẩn bị trước pgỏng vấn)  Cấu trúc quá khứ và hiện tại của đơn vị  Số lượng chuyên viên, vai trò và trách nhiệm của họ  Vị trí của người dùng  Mục đích chủ yếu (gốc rễ) của đơn vị trong tổ chức  Mục đích thứ yếu của đơn vị trong tổ chức  Quan hệ giữa đơn vị trong nội bộ tổ chức và ra bên ngoài  Sự đóng góp của đơn vị vào thu nhập của tổ chức và giá thành  Thị trường của tổ chức  Thị phần trong thị trường 8
KT2. Nhóm định hướng  KT2. Nhóm định hướng Nhóm các bên liên quan theo tính tương đồng và chuyên gia miền bài toán (mong đợi và thái độ về đề xuất sản phẩm dự án) Đàm thoại, thảo luận có tương tác Đào tạo theo nhóm định hướng  Một số điểm nhấn khi phỏng vấn và nhóm định hướng Nguồn thông tin hiện tại Miền chủ đề Độ đo hiệu năng chủ yếu Tần suất thông tin 9
KT3. Hội thảo nhỏ  KT3. Hội thảo nhỏ  Quy mô: Phiên theo nhóm không quá 20 người  Thành phần: các nhà đầu tư chức năng chéo chủ chốt, đặc biệt người sử dụng và đội phát triển  Mục tiêu: (i) xác định nhanh các yêu cầu chức năng chéo; (ii) dung hòa sự khác biệt giữa các nhà đầu tư  Chỉ sử dụng khi đã hiểu rõ được vết cơ sở của yêu cầu; Không sử dụng để nắm bắt dữ liệu khởi tạo  Tác dụng: Tương tác nhóm xây dựng lòng tin, thúc đẩy quan hệ, cải thiện giao tiếp tăng đồng thuận giữa các bên liên quan. Phát hiện và giải quyết nhanh các vấn đề có thể nảy sinh  Ví dụ: (i) phát triển phần mềm: Joint Application Development (or Design) (JAD) hoặc (ii) công nghiệp: Quality Function Deployment (QFD) 10
KT3. Hội thảo nhỏ JAD  JAD: giới thiệu chung  Lý do: Giải vấn đề đặt yêu cầu và thiết kế không đầy đủ do nắm bắt yêu cầu doanh nghiệp  JDA là quá trình cộng tác, tập trung nhóm cùng nhau cho mục tiêu xác định tốt : Cộng tác người dùng với chuyên gia IT  JAD cho các dự án • Xây dựng hệ thống mới ; Cải tiến hệ thống hiện có • Chuyển đổi hệ thống ; Mua một hệ thống  Thành viên đội JAD  Nhà tài trợ điều hành (Executive Sponsor): (i) Người đứng đầu dự án khách hàng/CIO/CEO; (ii) quyền cao nhất, giải quyết xung đột liên quan chính sách kinh doanh, tôn trọng kết luận phiên, thiết lập tầm nhìn dự án, cam kết, giao tiếp hỗ trợ  Người cung cấp phương tiện (Facilitator): hướng dẫn đội suốt quá trình JAD, trang chấp trung gian,  Thành viên: Người sử dụng, người CNTT  Thư ký: ghi nhận mọi biên bản quyết định  thành viên bán thời gian/ theo yêu cầu/ viên mời 11
KT3. Hội thảo nhỏ JAD  Trái: Các bước tiến hành JAD  Phải: Phòng hội thảo JAD điển hình (Nguồn: Tony Thai, Joint 12 Application Development Presentation, CSSE591, Summer 01)
KT4. Kỹ thuật sáng tạo nhóm  Vận dụng trí tuệ tập thể  Brainstorming  Được sử dụng để tạo và thu thập các ý tưởng liên quan tới sản phẩm và dự án  Kỹ thuật nhóm nhỏ  Nominal group technique (nhóm danh nghĩa)  Tăng cường cho vận dụng trí tuệ tập thể thông qua bỏ phiếu chọn ý tưởng hữu ích nhất  Kỹ thuật Delphi  The Delphi Technique  Kỹ thuật thu thập ý kiến chuyên gia thuộc một nhóm được lựa chọn: phát phiếu điều tra và thu thập. Hỗ trợ ẩn danh  Ánh xạ ý tưởng/ý kiến  Idea/mind mapping  Ý tưởng mới được tạo lập thông qua vận dụng trí tuệ tập thể với nhất trí và khác biệt  Sơ đồ tương đồng  Affinity diagram 13  Sắp xếp tập nhiều ý tưởng thành các nhóm để xem xét, phân tích
Các kỹ thuật khác  KT5. Kỹ thuật quyết định nhóm  Nhất trí (Unanimity): 100%  Đa số (Majority): quá bán  Đa số tương đối (Plurality): Theo khối lớn nhất mà có thể không quá bán  Độc tài (Dictatorship): Một cá nhân quyết định  KT6. Kỹ thuật lập bảng thăm dò và điều tra  tập câu hỏi được thiết kế để thu thập nhanh ý kiến trả lời của tập số lượng lớn người được hỏi  Phổ độc giả rộng, quay vòng nhanh, phù hợp cho thống kê  KT7. Kỹ thuật quan sát  Xem xét trực tiếp môi trường mà cá nhân/nhóm làm và xử trí của họ  Hữu ích khi người dùng gặp khó khăn khi mô tả yêu cầu  Thường do người “quan sát ngoài”: khách quan  KT8. Kỹ thuật chọn nguyên mẫu  Cung cấp một mẫu sản phẩm trước khi xây dựng nó  Do hữu hình: thuận tiện nhận biết đặc trưng sản phẩm cuối 14
Thu thập yêu cầu: 3 đầu ra  ĐR1. Tài liệu yêu cầu  Mô tả cách mà các yêu cầu riêng đáp ứng nhu cầu của dự án  Đầu tiên ở mức cao càng chi tiết trong tiến độ dự án  Phải rõ ràng (đo lường và có thể kiểm chứng được), vết yêu cầu, đầy đủ, phù hợp và chấp nhận được bởi các bên liên quan chính  Dạng đơn giản (liệt kê mọi yêu cầu với các bên liên quan và độ ưu tiên) phức tạp (tóm tắt, mô tả chi tiết, file đính kèm)  Các thành phần thuộc tài liệu yêu cầu (không hạn chế)  Nhu cầu/cơ hội kinh doanh nắm bắt được, mô tả hạn chế của tình trạng hiện thời và lý do dự án được cam kết  Mục tiêu kinh doanh và mục tiêu dự án theo vết  Yêu cầu chức năng mô tả quy trình kinh doanh&thông tin& tương tác với sản phẩm mà có thể văn bản hóa thành danh sách yêu cầu, thành các mô hình hoặc cả hai  Yêu cấu không chức năng như mức dịch vụ, hiệu năng, bảo vệ, an toàn, tuân thủ, hỗ trợ, duy trì/làm sạch  Yêu cầu chất lượng  Tiêu chuẩn chấp nhận  Quy tắc kinh doanh nêu rõ hướng dẫn nguyên tắc của tổ chức  Tác động tới các đơn vị trong tổ chức: trung tâm gọi, lực lượng bán 15 hàng, nhóm công nghệ
ĐR2. Kế hoạch quản lý yêu cầu  Vai trò  Kế hoạch quản lý yêu cầu là tài liệu văn bản hóa quản lý yêu cầu  Mô tả cách các yêu cầu được phân tích, được văn bản hóa, được quản lý suốt dự án  Mối quan hệ các pha dự án tác động mạnh tới quản lý yêu cầu dự án  Các thành phần (không hạn chế)  Cách mà hành động yêu cầu được lên kế hoạch, theo dõi và báo cáo  Hoạt động quản lý cấu hình: sản phẩm/dịch vụ thay đổi ra sao, yêu cầu kết quả được khởi tạo, các ảnh hưởng được phân tích ra sao, cách chúng được ghi vết, theo dõi và báo cáo, cấp ủy quyền thay đổi  Các yêu cầu ưu tiên quá trình  Độ đo sản phẩm được sử dụng và lý do dùng chúng  Cấu trúc vết theo đó các yêu cầu được nắm bắt trong ma trận vết và các yêu cầu dự án khác được theo dõi 16
ĐR3. Ma trận vết yêu cầu  Vai trò  Bảng liên kết các yêu cầu với nguồn gốc và vết của chúng suốt vòng đời dự án  Đảm bảo rằng mỗi yêu cầu bổ sung giá trị kinh doanh nhờ liên kết nó với mục tiêu kinh doanh và dự án  Cung cấp phương tiện theo dõi các yêu cầu, đảm bảo các yêu cầu được phê duyệt được cung cấp vào cuối dự án; cung cấp cấu trúc để quản lý thay đổi phạm vi sản phẩm  Các thành phần (không hạn chế)  Yêu cầu về nhu cầu và cơ hội, mục đích và mục tiêu kinh doanh  Yêu cầu về mục tiêu dự án  Yêu cầu về phạm vi dự án/phân bố WBS  Yêu cầu về thiết kế sản phẩm  Yêu cầu về chiến lược kiểm thử và kịch bản kiểm thử  Yêu cầu mức cao tới các yêu cầu chi tiết hơn  Thuộc tính trong một yêu cầu  định danh duy nhất; văn bản mô tả yêu cầu; lý do đưa yêu cầu; chủ sở hữu; nguồn gốc; độ ưu tiên; phiên bản; tình trạng hiện tại (như hành động, hủy bỏ, chậm, thêm vào, đã được phê duyệt) và ngày hoàn 17 thành.
ĐR3. Ma trận vết yêu cầu (ví dụ)  Các thuộc tính  Req #: Số hiệu yêu cầu; đối với từng yêu cầu của dự án, bắt đầu liệt kê chúng trên RTM theo thứ tự nào đó và nhóm chúng theo chức năng.  Name: Tên và mô tả ngắn gọn về yêu cầu  RFP #: Yêu cầu có đề xuất (RFP); xác định số lượng xác định các yêu cầu được liệt kê trong RFP.  DDD #: Deliverable Definition Document (Còn được gọi là Expectation Deliverable tài liệu: DED), sử dụng số yêu cầu RFP như là một tài liệu tham khảo cho DDD được tạo ra cho yêu cầu.  PPT #: Liệt kê bài toán con dự án MS và tác vụ liên quan với yêu cầu.  TS #: kịch bản thử nghiệm nên chuẩn bị cho quá trình thử nghiệm thực tế.  Verification: ghi lại hoàn thành quá trình chấp nhận chính thức (sign-off) 18
ĐR3. Ma trận vết yêu cầu (ví dụ) 19
3. Xác định phạm vi dự án  Phát triển một mô tả chi tiết về dự án và sản phẩm dựa trên các chuyển giao lớn, giả định, ràng buộc qua quy trình khởi động dự án  Rất quan trọng để thành công dự án  Tiếp cận hoàn thiện dần: có thêm thông tin để bổ sung rủi ro, giả định, hạn chế  Đầu vào (3): Tuyên bố dự án, Tài liệu mô tả yêu cầu, Tài nguyên quá trình tổ chức  Đầu ra (2): Phát biểu phạm vị dự án; Tài liệu dự án được cập nhật  Kỹ thuật và công cụ (4): Lấy ý kiến chuyên gia, Phân tích sản phẩm, Nhận dạng các lựa chọn, Hội thảo nhỏ 20