intTypePromotion=1
zunia.vn Tuyển sinh 2024 dành cho Gen-Z zunia.vn zunia.vn
ADSENSE
 » 
 » 

Bài giảng Quản lý dự án phần mềm: Chương 9 - ĐH Công nghiệp TP.HCM

Chia sẻ: Kiếp Này Bình Yên | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:8

Thêm vào BST
Báo xấu
90
lượt xem 9
download
 
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Chương 9 trình bày về quản lý truyền thông dự án. Chương này giúp người học hiểu được tầm quan trọng của truyền thông tốt khi làm việc với dự án và mô tả các thành phần chính của một kế hoạch quản lý giao tiếp, hiểu được quy trình quản lý truyền thông, nắm bắt được một số phương pháp cải tiến truyền thông và cách sử dụng phần mềm để hỗ trợ quản lý truyền thông. Mời các bạn cùng tham khảo.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Quản lý dự án phần mềm: Chương 9 - ĐH Công nghiệp TP.HCM

  1. 08/09/2012 TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP. HỒ CHÍ MINH KHOA CÔNG NGHỆ Quản lý giao tiếp trong dự án QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẦN MỀM CHƯƠNG 9: QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG DỰ ÁN 1 2 Mục tiêu của bài học 9.1 Tầm Quan trọng của Truyền thông tốt  Nỗi sợ hãi lớn nhất đối với dự án là thất bại (kém)  Hiểu được tầm quan trọng của truyền thông tốt truyền thông. khi làm việc với dự án và mô tả các thành phần  Các nhà chuyên môn về CNTT không phải là người chính của một kế hoạch quản lý giao tiếp truyền thông tốt  Hiểu được qui trình Quản lý truyền thông  Các nghiên cứu cho thấy nhà chuyên môn CNTT  Cung cấp một số phương pháp cải tiến truyền phải có khả năng truyền thông hiệu quả để có thể thông thăng tiến trong nghề nghiệp  Kỹ năng nói là yếu tố chủ yếu để thăng tiến nghề  Mô tả cách sử dụng phần mềm để hỗ trợ quản nghiệp đối với các nhà chuyên môn CNTT lý truyền thông 3 4 9.2 Qui trình Quản lý Truyền thông 9.2 Qui trình Quản lý Truyền thông  Các quá trình bao gồm: Project Communications Management Summary Lập kế hoạch truyền thông: xác định thông tin và nhu cầu giao tiếp của các bên liên quan. Phân phối thông tin: có thể dùng thông tin cần thiết đúng lúc. Báo cáo hiệu suất: thu thập và phổ biến thông tin về hiệu suất Kết thúc hành chính: tạo, thu thập, và thông tin để hợp thức hóa kết thúc dự án / giai đoạn 5 6 1
  2. 08/09/2012 a. Lập kế hoạch a. Lập kế hoạch (tt)  Mỗi dự án cần có kế hoạch quản lý truyền thông, là tài Sample Stakeholder Analysis for Project Communications liệu hướng dẫn truyền thông trong dự án. Phân tích các bên liên quan trong truyền thông dự án cũng như hỗ trợ qui trình lập kế hoạch truyền thông.  Nội dung của kế hoạch quản lý Truyền thông:  Mô tả việc thu thập các loại thông tin khác nhau  Cấu trúc phân phối mô tả thông tin đến với ai, khi nào và bằng cách nào  Định dạng thông tin để truyền thông.  Lịch biểu tạo thông tin  Các phương pháp truy cập để nhận thông tin  Phương pháp cập nhật kế hoạch quản lý truyền thông theo tiến độ của dự án  Phân tích truyền thông với các bên liên quan 7 8 b. Phân phối thông tin Phân phối thông tin một cách hiệu quả và kịp thời  Cung cấp thông tin cho đúng người vào Phân phối thông tin một cách hiệu quả và kịp đúng thời điểm và đúng định dạng cũng thời (Distributing Information in an quan trọng như tạo thông tin Effective and Timely Manner)  Các yếu tố quan trọng cần xét:  Đừng che dấu thông tin quan trọng Dùng công nghệ để cải tiến phân bố thông tin  Đừng lo sợ về một báo cáo thông tin xấu Các phương pháp hình thức và không hình  Thông qua truyền thông trong những cuộc họp và thức để phân bố thông tin hóa kết thúc dự án / các cuộc đàm phán chính thức thì những thông tin giai đoạn quan trọng và xấu sẽ được phơi bày 9 10 Importance of Face-to-Face Communication Importance of Face-to-Face Communication Tầm quan trọng của truyền thông mặt đối mặt  Hãy chú ý nhiều hơn những từ thực tế của một (Importance of Face-to-Face Communication) người nói  Nghiên cứu về tương tác mặt đối mặt nói  Ngữ điệu của giọng nói và ngôn ngữ cơ thể của một người nói nhiều hơn những gì mà anh ta hoặc rằng: cô ta nói 58% của truyền thông là thông qua ngôn ngữ cơ thể 35% của truyền thông là thông qua những lời nói như thế nào 7% của truyền thông là thông qua các nội dung hoặc các từ được nói 11 12 2
  3. 08/09/2012 Encouraging More Face-to-Face Interactions Media Choice Table  Khuyến khích nhiều tương tác mặt đối mặt (Encouraging More Face-to-Face Interactions)  Thường xuyên tổ chức các cuộc họp “ngắn” sẽ rất hiệu quả trong các dự án CNTT  Tổ chức những cuộc hộp giữa mọi người để chỉ ra rằng cái họ thật sự cần thiết về vấn đề truyền thông là gì  Một số công ty có chính sách ngăn chặn việc sử dụng e-mail giữa những giờ nhất định hoặc thậm chí toàn bộ ngày trong tuần 13 14 Determining the Number of Communications Channels Example  Determining the Number of Communications Channels  The Impact of the Number of People on (xác định số kênh truyền thông) Communications  Khi số lượng người tham gia tăng, sự phức tạp của thông tin liên lạc tăng lên bởi vì thông tin liên lạc nhiều kênh, nhiều đường mà qua đó mọi người có thể giao tiếp  Number of communications channels = n(n-1)/2, where n is the number of people involved 15 16 c. Báo cáo hiệu suất d. Kết thúc hành chính  Báo cáo hiệu suất giúp các bên tham gia biết  Dự án đòi hỏi phải có giai đoạn kết thúc thông tin về sử dụng tài nguyên để đạt các mục  Kết thúc hành chính (Administrative tiêu của dự án closure) tạo ra:  Báo cáo tình trạng mô tả dự án đang ở giai đoạn nào  Báo cáo tiến độ mô tả nhóm dự án đã đạt những gì Tài liệu lưu trữ về dự án trong một khoảng thời gian. Chấp nhận chính thức  Dự báo dự án: tiên đoán trạng thái tương lai của dự án Các bài học rút ra dựa trên thông tin quá khứ và xu hướng phát triển  Các buổi họp đánh giá tình trạng thường có báo cáo hiệu suất 17 18 3
  4. 08/09/2012 Expectations Management Matrix 9.3 Cải tiến truyền thông  Expectations Management Matrix (Kỳ vọng Quản lý  Tìm hiểu các nội dung sau Matrix) Quản lý xung đột hiệu quả Phát triển kỹ năng truyền thông tốt hơn Họp hiệu quả hơn Dùng email hiệu quả Dùng các mẫu trong truyền thông dự án 19 20 a. Quản lý xung đột hiệu quả b. Phát triển kỹ năng truyền thông tốt hơn  Giải quyết vấn đề: trực tiếp đối mặt với xung đột; Xung  Các công ty thường không chú ý đến đột có thể là tốt hoặc xấu. tầm quan trọng của phát triển kỹ năng  Nghiên cứu của Karen Jehn cho rằng xung đột liên quan nói, viết, và nghe. đến công việc thường cải tiến hiệu suất làm việc của nhóm, nhưng xung đột về tình cảm thường làm giảm  Khi công ty ngày càng mang tính toàn hiệu suất làm việc. Sau đây là một số phương thức giải cầu, họ ý thức rằng cần phải đầu tư để quyết xung đột:  Thỏa hiệp: dùng tiếp cận cho và nhận. cải tiến truyền thông với những người  Làm trơn (Smoothing): nhấn mạnh những điểm đồng tình có ngôn ngữ và văn hóa khác nhau. và bỏ qua những khác biệt.  Để cải tiến truyền thông cần có sự lãnh  Áp đặt (Forcing): dùng tiếp cận thắng-thua.  Rút lui: rút lui do không đồng tình. đạo 21 22 c. Họp hiệu quả hơn d. Dùng email hiệu quả  Xác định có nên tránh được buổi họp nào  Bảo đảm email là phương tiện truyền thông hiệu quả không  Bảo đảm gởi e-mail đến đúng người  Xác định mục đích và kết quả đạt được của  Giới hạn nội dung cho một chủ đề chính, càng rõ ràng buổi họp và súc tích càng tốt  Giới hạn số lượng và kích thước các tập tin đính kèm  Xác định những người tham gia cuộc họp  Xóa các email không cần thiết, và không đọc email nếu  Cung cấp chương trình họp cho người tham lo ngại có vấn đề gia trước buổi họp  Bảo đảm luôn cập nhật phần mềm chống virút (virus)  Chuẩn bị tài liệu và các hỗ trợ trực quan  Trả lời nhanh các email  Tiến hành cuộc họp một cách chuyên nghiệp  Học cách sử dụng các tính năng hữu ích  Xây dựng quan hệ 23 24 4
  5. 08/09/2012 e. Dùng các mẫu trong truyền thông dự án e. Dùng các mẫu trong truyền thông dự án (tt)  Nhiều người sợ người khác yêu cầu giúp đỡ Bảng: Báo cáo tiến độ hàng tháng  Cung cấp các ví dụ và các mẫu truyền thông để tiết kiệm thời gian và tiền bạc  Các công ty có thể phát triển mẫu truyền thông riêng của họ, dùng của các công ty bên ngoài, hoặc dùng các mẫu trong sách giáo khoa  Nghiên cứu cho thấy rằng các công ty giỏi về quản trị dự án dùng các mẫu truyền thông rất hiệu quả 25 26 e. Dùng các mẫu trong truyền thông dự án (tt) e. Dùng các mẫu trong truyền thông dự án (tt) Bảng: Phát thảo báo cáo cuối cùng về DA Bảng: Các tài liệu cuối cùng về DA 27 28 e. Dùng các mẫu trong truyền thông dự án (tt) 9.4 Phát triển hạ tầng truyền thông Bảng: Báo cáo về các bài học kinh nghiệm  Hạ tầng truyền thông là tập các công cụ, kỹ thuật, và các nguyên lý cung cấp nền tảng để truyền đạt thông tin hiệu quả:  Các công cụ gồm e-mail, phần mềm quản lý dự án, phần mềm làm việc theo nhóm, máy fax, điện thoại, hệ hội nghị từ xa (teleconferencing), hệ quản lý tài liệu, và các phần mềm soạn thảo văn bản  Các kỹ thuật gồm hướng dẫn và các mẫu báo cáo, các luật và thủ tục hội họp, qui trình quyết định, các tiếp cận giải quyết vấn đề, giải quyết xung đột và kỹ thuật đàm phán  Các nguyên lý về đối thoại mở 29 30 5
  6. 08/09/2012 Developing Better Communication Skills Using Templates for Project Communications  Các công ty và các chương trình cấp bằng cho các chuyên  Many technical people are afraid to ask for help gia về IT thường bỏ qua tầm quan trọng của những kỹ  Providing examples and templates for project năng (skill) nói, viết, và lắng nghe communications saves time and money  Khi các tổ chức mở rộng ra toàn cầu, họ nhận ra phải đầu  Organizations can develop their own templates, use some tư để cải thiện giao tiếp với những người từ các quốc gia provided by outside organizations, or use samples from khác nhau và các nền văn hóa khác nhau textbooks  Lãnh đạo phải cải thiện thông tin liên lạc  Recall that research shows that companies that excel in project management make effective use of templates 31 32 9.5 Using Software to Assist Sample Template for a Project Description in Project Communications  There are many software tools to aid in project communications  Today, many people telecommute or work remotely at least part-time  Project management software includes new capabilities to enhance virtual communications  New tools, such as instant messaging and blogs, can enhance project communications 33 34 Chapter Summary Project Communications Management Summary  The goal of project communications management is to ensure timely and appropriate generation, collection, dissemination, storage, and disposition of project information  Main processes include: Communications planning Information distribution Performance reporting Managing stakeholders 35 36 6
  7. 08/09/2012 TỪ KHÓA - KEY TERMS TỪ KHÓA - KEY TERMS  Kết thúc hành chính (ADMINISTRATIVE CLOSURE) –  Sự thỏa hiệp (COMPROMISE MODE) – using a give (generating, gathering, and disseminating information to formalize phase or project completion). and take approach to resolving conflicts; bargaining and searching for solutions that bring some degree of  Hạ tầng cơ sở/ cấu trúc về Truyền thông (COMMUNICATIONS INFRASTRUCTURE) – (a set of tools, techniques, and principles that satisfaction to all the parties in a dispute provide a foundation for the effective transfer of information among  Đối diện/mặt (CONFRONTATION MODE) – Đối people) diện/mặt (confrontation) Cách xử lý theo mâu thuẩn  Kế họach Quản lý truyền thông (COMMUNICATIONS được ưa thích nhất (directly facing a conflict using a MANAGEMENT PLAN) – Một tư liệu/văn bản hướng dẫn cách truyền thông cho Dự án (a document that guides project problem-solving approach that allows affected parties communications). to work through their disagreements)  Lập Kế họach Quản lý truyền thông (COMMUNICATIONS  Ép buộc, áp đặt (FORCING MODE) – (using a win- PLANNING) – determining the information and communications lose approach to conflict resolution to get one’s way) needs of the stakeholders; who needs what information, when will they need it, and how will the information be given to them. 37 38 TỪ KHÓA - KEY TERMS TỪ KHÓA - KEY TERMS  Sự chấp nhận hình thức (FORMAL ACCEPTANCE) –  Kích lên (KICKOFF) (MEETING) – Một Mô tả rõ dự án đang đúng (documentation that the project’s sponsor or customer ở đâu/Mức độ nào ở một thời điểm nhất định/chỉ rõ trên dòng thời gian (a meeting held at the beginning of a project or project phase signs to show they have accepted the products of the where all major project stakeholders discuss project objectives, plans, project). and so on).  Tư duy nhóm (cả nhóm cùng suy nghĩ) [GROUPTHINK]  Bài học đã học được/Thu họach (LESSONS LEARNED) – Những – Một sự bất lợi/yếu kém của cách phát huy trí tuệ (làm báo cáo dựa trên những suy nghĩ trong đó có bao hàm những cái là cơn bảo não) tập thể vì người tham gia lại có thể suy nghĩ đúng hay là sai cho một dự án (reflective statements written by project managers and their team members). đúng theo các giá trị hay tiêu chuẩn/trình độ của các bên tham gia. (conformance to the values or ethical standards  Báo cáo hiệu năng (hiệu suất) (PERFORMANCE REPORTING) – Tổng hợp các đánh giá các hiệu năng (collecting and disseminating of a group). performance) bao gồm báo cáo thực trạng (status reports), báo cáo  Phân phối thông tin (INFORMATION tiến triển(progress), báo cáo các đo lường (measurement), và dự báo DISTRIBUTION) – (making needed information (forecasting). available to project stakeholders in a timely manner) 39 40 TỪ KHÓA - KEY TERMS TỪ KHÓA - KEY TERMS  Báo cáo về sự tiến triển (PROGRESS REPORTS) –  Làm nhẳn, trơn (SMOOTHING MODE) – Một cách xử reports that describe what the project team has lý mâu thuẩn/xung đột dùng để làm suy giảm các lãnh vực accomplished during a certain period of time. bất đồng/không thỏa thuận được (deemphasizing or  Văn khố/Lưu trữ của Dự án (PROJECT ARCHIVES) – avoiding areas of differences and emphasizing areas of Những tài liệu/tư liệu/văn bản cung cấp lịch sử chính xác agreements). của một dự án (a complete set of organized project records  Báo cáo về thực trạng (STATUS REPORTS) – Mô tả rõ that provide an accurate history of the project). dự án đang đứng ở đâu/Mức độ nào ở một thời điểm nhất  Dự báo của Dự án (PROJECT FORECASTING) – định/chỉ rõ trên dòng thời gian (reports that describe where the project stands at a specific point in time). (predicting future project status and progress based on past information and trends).  Các Báo cáo theo thời gian (TEMPORAL REPORTS).  Rút lui, rút khỏi (WITHDRAWAL MODE) – Cách xử lý theo mâu thuẩn ít được ưa thích nhất (retreating or withdrawing from an actual or potential disagreement) 41 42 7
  8. 08/09/2012 Q&A 43 8
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

THÔNG TIN
TRỢ GIÚP
HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG
Theo dõi chúng tôi

Chịu trách nhiệm nội dung:

Nguyễn Công Hà - Giám đốc Công ty TNHH TÀI LIỆU TRỰC TUYẾN VI NA

LIÊN HỆ

Địa chỉ: P402, 54A Nơ Trang Long, Phường 14, Q.Bình Thạnh, TP.HCM

Hotline: 093 303 0098

Email: support@tailieu.vn

Giấy phép Mạng Xã Hội số: 670/GP-BTTTT cấp ngày 30/11/2015 Copyright © 2022-2032 TaiLieu.VN. All rights reserved.

 

Đồng bộ tài khoản
17=>2