Bài giảng Tổ chức sự kiện: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện - ThS. Nguyễn Minh Hiền

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:32

Thêm vào BST

Báo xấu

4
lượt xem 1
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài giảng "Tổ chức sự kiện: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện" được biên soạn với mục tiêu giúp người học hiểu được tầm quan trọng của một bản kế hoạch; phân biệt được các bản kế hoạch; nắm được các bước lập một bản kế hoạch tổ chức sự kiện; nắm được thành phần của một bản kế hoạch.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Tổ chức sự kiện: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện - ThS. Nguyễn Minh Hiền

LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN Ths. Nguyễn Minh Hiền
Mục tiêu chương  Hiểu được tầm quan trọng của một bản kế hoạch  Phân biệt được các bản kế hoạch  Nắm được các bước lập một bản kế hoạch TCSK  Nắm được thành phần của một bản kế hoạch
Nội dung chương  Khái niệm và các loại kế hoạch tổ chức sự kiện  Quy trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện  Các nội dung chính của một bản kế hoạch
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện  Là quá trình xác lập những kết quả cuối cùng (mục tiêu sự kiện) và những phương tiện để đạt được mục tiêu đó  Là quá trình xác định trước các công việc một cách chi tiết theo một hệ thống nhất định dựa trên chương trình và ngân sách sự kiện đã được xác định.
Kế hoạch tổ chức sự kiện  Là sản phẩm của quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện.  Là một bản thiết kế những nội dung, công việc của sự kiện (từ khâu chuẩn bị cho đến khi kết thúc sự kiện), được sắp xếp có khoa học theo một trình tự nhất định về thời gian cho phép nhà tổ chức sự kiện triển khai có hiệu quả các hoạt động chuẩn bị cũng như thực hiện được các nội dung công việc có trong sự kiện nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức sự kiện.
Vai trò của kế hoạch trong tổ chức sự kiện  Mô tả một cách vừa hệ thống, vừa chi tiết các hạng mục công việc  Xác định được tiến trình và thời gian chuẩn bị, triển khai các hạng mục công việc  Xác định rõ trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân làm căn cứ việc chuẩn bị, thực hiện, kiểm tra, kiểm soát và đánh giá kết quả.  Xác định các sự cố phát sinh cũng như biện pháp đề phòng, khắc phục  Tính toán và điều chỉnh dự toán ngân sách tổ chức sự kiện một cách đầy đủ chính xác
Phân loại  Dựa theo cấp kế hoạch: kế hoạch chiến lược và kế hoạch chức năng  Dựa theo mảng hoạt động: kế hoạch hậu cần, kế hoạch truyền thông, kế hoạch nhân lực, kế hoạch ngân sách, kế hoạch ứng phó rủi ro  Dựa theo tiến trình: kế hoạch chuẩn bị, dàn dựng, đón tiếp khách và khai mạc, điều hành diễn biến sự kiện, bế mạc, đánh giá và kết thúc sự kiện
Phân loại kế hoạch trong tổ chức sự kiện  Dựa theo cấp kế hoạch  Theo mức độ chi tiết (cấp quản lý, thực hiện) của kế hoạch  Theo phương pháp lập kế hoạch  Theo quy trình tổ chức sự kiện  Dựa theo mảng hoạt động/ nguồn lực tham gia
Phân theo cấp kế hoạch  Kế hoạch chiến lược và kế hoạch chức năng/ tác nghiệp  Thời gian  Phạm vi  Mức độ chi tiết
Theo mức độ chi tiết (cấp quản lý, thực hiện) của kế hoạch  Kế hoạch tổng thể: là kế hoạch liên quan đến toàn bộ nội dung trong quy trình tổ chức sự kiện, các nội dung trong kế hoạch thường mang tính định hướng.  Kế hoạch chi tiết hoạt động: là kế hoạch chi tiết cho từng hoạt động trong quy trình tổ chức sự kiện, các nội dung trong bản kế hoạch này mang tính chi tiết, cụ thể và đảm bảo tính cụ thể, hướng dẫn cao. Kế hoạch chi tiết hoạt động chính là kế hoạch triển khai các nội dung của kế hoạch tổng thể và thường được lập theo trình tự thời gian.  Kế hoạch thực hiện nhiệm vụ của cá nhân: chỉ rõ mục tiêu và công việc cần làm của từng nhân viên tham gia vào quá trình tổ chức sự kiện. Kế hoạch thực hiện nhiệm vụ cá nhân chính là kế hoạch triển khai một cách chi tiết nhất kế hoạch chi tiết hoạt động trong tổ chức sự kiện. Kế hoạch thực hiện nhiệm vụ cá nhân cũng được lập theo trình tự thời gian.
Theo phương pháp lập kế hoạch  Kế hoạch "cuốn chiếu": Các hạng mục công việc thường được xâu chuỗi theo dòng chảy thời gian thống nhất, thực hiện hết hạng mục công việc này mới chuyển sang hạng mục công việc khác tiếp theo, các hạng mục công việc sẽ được thực hiện nối tiếp nhau.  Kế hoạch “dòng chảy song song”: được thực hiện bằng việc phân chia các hạng mục công việc ra thành các nhóm khác nhau, xâu chuỗi các công việc theo từng nhóm, tiến hành các hạng mục công việc theo trình tự trong các nhóm. Mỗi nhóm công việc mang tính độc lập với nhau, có thể tiến hành song song với nhau.  Kế hoạch "hỗn hợp" là sự kết hợp giữa kế hoạch "cuốn chiếu" và kế hoạch "dòng chảy song song"
Theo quy trình tổ chức sự kiện  Kế hoạch chuẩn bị sự kiện  Kế hoạch đón tiếp, khai mạc sự kiện  Kế hoạch điều hành diễn biến sự kiện  Kế hoạch khắc phục các sự cố phát sinh  Kế hoạch bế mạc/ kết thúc sự kiện  Kế hoạch cho các công việc sau sự kiện
Phân theo mảng hoạt động/ nguồn lực  kế hoạch hậu cần  kế hoạch truyền thông  kế hoạch nhân lực  kế hoạch ngân sách  kế hoạch ứng phó rủi ro
Căn cứ khi lập bản KHTCSK  Chương trình, mục tiêu, các ý tưởng chính của sự kiện  Hợp đồng, dự toán ngân sách cũng như các thỏa thuận  Khả năng và nguồn lực của nhà tổ chức
Yêu cầu đối với bản KHTCSK  Về hình thức:  Về nội dung:
Yêu cầu khi lập bản KHTCSK  Đảm bảo:  Phù hợp với nguồn lực, chương trình đã thống nhất  Tính đến những tác động của các yếu tố ảnh hưởng và rủi ro  Tính hệ thống, toàn diện, chi tiết, khả thi
Quy trình chung lập kế hoạch tổng thể tổ chức sự kiện 1. Hệ thống hóa các hoạt động sẽ diễn biến trong sự kiện 2. Lập kế hoạch chuẩn bị chi tiết 3. Lập kế hoạch chuẩn bị tổng thể 4. Lập kế hoạch về việc triển khai thực hiện sự kiện 5. Lập kế hoạch cho các công việc bổ trợ trong sự kiện 6. Điều chỉnh dự toán ngân sách tổ chức sự kiện và lập kế hoạch chuẩn bị kinh phí cho sự kiện 7. Lập kế hoạch xử lý các sự cố trong sự kiện 8. Tiến hành thảo luận và lấy ý kiến của các bên tham gia về các nội dung nói trên 9. Kiểm tra đánh giá và hoàn thiện kế hoạch tổng thể.
Hệ thống hóa các hoạt động trong sự kiện  là việc lập danh mục các hoạt động sẽ có trong sự kiện cùng với các thông tin cơ bản về các hoạt động này.  Các bước:  Xác định danh mục các hoạt động các hoạt động  Bổ sung các thông tin có liên quan đến hoạt động như: ◼ Mã hoạt động (để tiện theo dõi, quản lý); ◼ Nội dung hoạt động; ◼ Địa điểm; thời gian diễn ra hoạt động; ◼ Mô tả hoạt động ◼ Các trang thiết bị cần thiết; ◼ Lao động; ◼ Người phụ trách thực hiện (thuộc nhà tổ chức sự kiện); ◼ Những người thuộc chủ đầu tư tham gia (nếu có); ◼ Các điểm cần chú ý; Các sự cố, các lỗi thường gặp; người chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch chi tiết/ chuẩn bị cho hoạt động...
Lập kế hoạch chi tiết  Kế hoạch chi tiết có thể thực hiện theo từng hoạt động  Chuẩn bị thủ tục  Chuẩn bị địa điểm  Chuẩn bị tổ chức phục vụ lưu trú  Phương tiện vận chuyển, nhân lực
Mã Nội dung Thời Địa Mô tả hoạt Trang Nhân Người Người Các ý Các sự Ghi chú hoạt hoạt gian điểm động thiết bị lực phụ tham tưởng cố động động trách gia cần thường truyền gặp đạt A1.1 Đón Từ 14 Tại nhân viên đón - Bàn 3 nữ Nguyễn Trưởng Tạo ấn - Không Có sự khách giờ sảnh tiếp mặc đồng đón tiếp nhân Văn A phòng tượng đủ lực tham gia tham gia đến khách phục, có bảng - Bảng viên lễ hành ban đầu lượng của nhân hội thảo 17 sạn X chỉ dẫn. Đón chỉ dẫn - tân chính trang đón tiếp viên giờ khách, hỏi Tập gấp 2 nam công ty trọng, tốt khách khách thông tin của vận Alpha đẹp, thân một cách sạn khách, giúp chuyển thiện chu đáo khách làm thủ hành lý tục nhận phòng A1.2. Tổ chức từ 18 Tại nhà Tổ chức đón - 3 nữ Nguyễn Ban Tạo sự yêu cầu tiệc chiêu giờ hàng khách, bố trí nhân Văn A giám đốc gần gũi về chất đãi cho 30 của chỗ ngồi cho viên lễ công ty hòa lượng khách khách khách, giới tân đồng của phục vụ sạn thiệu chủ tọa, chủ tiệc cụ thể và khách cho mời khách sạn Bảng kế hoạch chi tiết các hoạt động trong sự kiện