Bài giảng Tổ chức sự kiện - Trường Cao đẳng Thương mại và Du lịch Hà Nội

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:209

Thêm vào BST

Báo xấu

12
lượt xem 5
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài giảng "Tổ chức sự kiện" được biên soạn với mục tiêu nhằm giúp sinh viên nắm được các kiến thức về: Tổng quan về tổ chức sự kiện; tổ chức hoạt náo trong hoạt động Lữ hành - Hướng dẫn; tổ chức tiệc chiêu đãi (gala dinner); tổ chức trò chơi đồng đội (team building); tổ chức đêm lửa trại. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Tổ chức sự kiện - Trường Cao đẳng Thương mại và Du lịch Hà Nội

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI TRƯỜNG CAO ĐẲNG THƯƠNG MẠI DU LỊCH HÀ NỘI  BÀI GIẢNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN HÀ NỘI 1
LỜI NÓI ĐẦU Trong kinh doanh khách sạn, lữ hành bên cạnh sản phẩm chính là các chương trình du lịch trọn gói, doanh nghiệp lữ hành còn kinh doanh các dịch vụ trung gian, dịch vụ bổ sung. Tổ chức sự kiện là một trong những dịch vụ được các doanh nghiệp lữ hành đưa vào khai thác nhằm đa dạng hóa sản phẩm dịch vụ, nâng cao chất lượng các chương trình du lịch cho khách. Đồng thời, qua đó doanh nghiệp lữ hành có thể đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng và gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Bên cạnh các sự kiện như hội nghị, hội thảo, các sự kiện trong các chương trình du lịch như gala, team building, lửa trại, giao lưu được các doanh nghiệp chú trọng, khai thác như một hoạt động quan trọng trong các chương trình du lịch, nhằm đa dạng hóa các hoạt động cho khách du lịch trong mỗi chuyến đi, tăng sức hấp dẫn và làm mới điểm đến. Xuất phát từ thực tiễn trên, môn học Tổ chức sự kiện trong hoạt động Lữ hành - Hướng dẫn đã được đưa vào giảng dạy cho sinh viên chuyên ngành Quản trị dịch vụ Du lịch và Lữ hành, chuyên ngành Hướng dẫn du lịch, chuyên ngành Tiếng Anh - Quản trị Lữ hành, Hướng dẫn. Môn học trang bị cho các sinh viên những kiến thức và kỹ năng về tổ chức hoạt náo và tổ chức một số sự kiện phổ biến trong hoạt động Lữ hành - Hướng dẫn, từ đó giúp sinh viên có khả năng tiếp cận thực tế, tổ chức hoạt náo và tổ chức các sự kiện trong hoạt động kinh doanh lữ hành. Bài giảng Tổ chức sự kiện trong hoạt động Lữ hành - Hướng dẫn ra đời là tài liệu giảng dạy và học tập cần thiết cho sinh viên. Nội dung tập bài giảng môn học được xây dựng gồm 5 chương: Chương 1. Tổng quan về tổ chức sự kiện Chương 2. Tổ chức hoạt náo trong hoạt động Lữ hành – Hướng dẫn Chương 3. Tổ chức tiệc chiêu đãi (gala dinner ) Chương 4. Tổ chức trò chơi đồng đội (team building) Chương 5. Tổ chức đêm lửa trại Tập bài giảng được hoàn thành với sự nỗ lực và lao động nghiêm túc của tập thể tác giả. Trong đó có sự tham khảo, kế thừa các tài liệu đi trước của các tác giả cùng với sự bổ sung, cập nhật các kiến thức thực tế trong tổ chức sự kiện tại các doanh nghiệp lữ hành. Trong quá trình biên soạn, nhóm tác giả cũng nhận được nhiều ý kiến đóng góp quý báu của các đồng nghiệp, các chuyên gia tổ chức và nhà quản lý sự kiện. Hy vọng rằng, cuốn bài giảng là sự đóng góp của tập thể tác giả nhằm góp phần nâng cao chất lượng đào tạo sinh viên nghề Lữ hành, nghề Hướng 2
dẫn du lịch tại Trường Cao đẳng Thương mại và Du lịch Hà Nội, đồng thời là tài liệu tham khảo hữu ích đối với bạn đọc. Mặc dù nhóm biên soạn đã rất cố gắng, tuy nhiên do còn một số khó khăn nhất định, tập bài giảng không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, nhóm biên soạn mong nhận được sự phê bình, ý kiến đóng góp của các bạn đồng nghiệp, của người học và bạn đọc để tập bài giảng được hoàn thiện hơn. \ 3
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU ...................................................................................................1 MỤC LỤC ..........................................................................................................4 DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT..................................................................8 DANH MỤC BẢNG ..........................................................................................9 DANH MỤC SƠ ĐỒ .......................................................................................10 BÀI MỞ ĐẦU ................................................................................................101 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN .................................13 1.1. Khái niệm .................................................................................................13 1.1.1. Khái niệm sự kiện ..................................................................................13 1.1.2. Khái niệm tổ chức sự kiện .....................................................................14 1.2. Phân loại sự kiện .....................................................................................15 1.2.1. Theo quy mô của sự kiện .......................................................................15 1.2.2. Theo nội dung của sự kiện .....................................................................16 1.2.3. Theo mức độ phổ biến............................................................................18 1.2.4. Phân loại khác ........................................................................................21 1.3. Một số văn bản dùng trong tổ chức sự kiện .........................................22 1.3.1. Kịch bản .................................................................................................22 1.3.2. Kế hoạch.................................................................................................25 1.3.3. Thông cáo báo chí ..................................................................................26 1.3.4. Các loại văn bản hành chính ..................................................................27 1.4. Các đối tượng tham gia sự kiện .............................................................27 1.4.1. Đơn vị tổ chức sự kiện ...........................................................................27 1.4.2. Các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện ..................................27 1.4.3. Khách hàng (đơn vị thuê tổ chức sự kiện) .............................................28 1.4.4. Khách mời ..............................................................................................28 1.4.5. Nhà tài trợ sự kiện ..................................................................................29 1.4.6. Tình nguyện viên tham gia tổ chức sự kiện ...........................................30 1.4.7. Chính quyền và cư dân nơi diễn ra sự kiện ............................................30 1.5. Các hoạt động chính của tổ chức sự kiện .............................................30 4
1.5.1. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện (Master plan) ..........................................39 1.5.2. Chuẩn bị tổ chức sự kiện ........................................................................39 1.6. Một số yếu tố ảnh hưởng đến quá trình tổ chức sự kiện .....................51 1.6.1. Các yếu tố bên trong doanh nghiệp tổ chức sự kiện ..............................51 1.6.2. Các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện ..................................53 1.6.3. Khách hàng.............................................................................................54 1.6.4. Chính quyền và cư dân nơi diễn ra sự kiện ............................................54 1.6.5. Các yếu tố khác ......................................................................................54 Câu hỏi thảo luận ............................................ Error! Bookmark not defined. Câu hỏi ôn tập ..................................................................................................56 Bài đọc thêm.....................................................................................................57 CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC HOẠT NÁO TRONG HOẠT ĐỘNG LỮ HÀNH – HƯỚNG DẪN………………………………………………………………………….E rror! Bookmark not defined. 2.1. Những vấn đề chung về hoạt náo trong hoạt động Lữ hành – Hướng dẫn………………………………………………………………………..….63 2.1.1. Khái niệm hoạt náo……………………………………………………63 2.1.2. Vai trò của hoạt náo………………………………………………...…64 2.1.3. Các hình thức hoạt náo………………………………………………..65 2.1.4. Người tổ chức hoạt náo………………………………………………..67 2.2. Phân loại hoạt náo……………………………………………………...69 2.2.1. Theo tính chất hoạt náo………………………………………………..69 2.2.2. Theo mục đích hoạt náo……………………………………………….70 2.2.3. Theo đối tượng khách du lịch…………………………………………71 2.2.4. Theo phạm vi không gian tổ chức…………………………………….73 2.2.5. Phân loại khác…………………………………………………………74 2.3. Quy trình tổ chức hoạt náo……………………………………………75 2.3.1. Giai đoạn chuẩn bị tổ chức hoạt náo…………………………………..75 2.3.2. Giai đoạn tổ chức thực hiện hoạt náo…………………………………77 2.3.3. Giai đoạn kết thúc……………………………………………………..78 5
2.4. Tổ chức các hoạt động hoạt náo phổ biến trong hoạt động Lữ hành – Hướng dẫn…………………………………………………………………..79 2.4.1. Tổ chức hoạt náo theo độ tuổi………………………………………...79 2.4.2. Tổ chức hoạt náo theo phạm vi không gian……………………….…..84 2.4.3. Tổ chức hoạt náo theo đối tượng khách du lịch……………………….86 Câu hỏi ôn tập ..................................................................................................88 Bài đọc thêm.....................................................................................................89 CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC TIỆC CHIÊU ĐÃI (GALA DINNER) .................100 3.1. Khái niệm tiệc chiêu đãi (gala dinner) ................................................100 3.2. Phân loại tiệc chiêu đãi (gala dinner) ..................................................102 3.2.1. Tiệc liên hoan cuối năm .......................................................................102 3.2.2. Tiệc gala dinner chào đón năm mới .....................................................102 3.2.3. Tiệc gala dinner trong các chương trình du lịch ..................................102 3.2.4. Tiệc gala dinner gặp mặt, tri ân khách hàng ........................................102 3.2.5. Tiệc gala dinner nhân dịp kỷ niệm ngày thành lập công ty .................103 3.3. Quy trình tổ chức tiệc chiêu đãi (gala dinner) ...................................103 3.3.1. Lập kế hoạch tổ chức tiệc chiêu đãi (gala dinner) ...............................103 3.3.2. Chuẩn bị tổ chức tiệc chiêu đãi (gala dinner) ......................................115 3.3.3. Tổ chức tiệc chiêu đãi (gala dinner).....................................................117 3.4. Xử lý một số tình huống trong khi tổ chức tiệc chiêu đãi (gala dinner) ........................................................................................................................120 Câu hỏi thảo luận .........................................................................................1233 Câu hỏi ôn tập chương ...................................................................................123 Bài đọc thêm...................................................................................................124 CHƯƠNG 4: TỔ CHỨC TRÒ CHƠI ĐỒNG ĐỘI (TEAM BUILDING) ...131 4.1. Khái niệm ...............................................................................................131 4.2. Phân loại .................................................................................................132 4.2.1. Phân loại theo hình thức tổ chức hoạt động .........................................132 4.2.2. Phân loại theo hình thái nhóm..............................................................133 4.2.3. Phân loại theo mục đích chương trình .................................................133 4.2.4. Phân loại theo đối tượng tham gia .......................................................134 6
4.3. Quy trình tổ chức trò chơi đồng đội (team building) ........................134 4.3.1. Lập kế hoạch tổ chức trò chơi đồng đội (team building) .....................134 4.3.2. Chuẩn bị tổ chức trò chơi đồng đội (team building) ............................145 4.3.3. Tổ chức trò chơi đồng đội (team building) ..........................................150 4.3.4. Tổng kết công việc sau sự kiện ............................................................151 4.4. Xử lý một số tình huống dự kiến phát sinh trong khi tổ chức trò chơi đồng đội (team building)..............................................................................152 Câu hỏi thảo luận ...........................................................................................155 Câu hỏi ôn tập chương ...................................................................................155 CHƯƠNG 5: TỔ CHỨC ĐÊM LỬA TRẠI ... Error! Bookmark not defined. 5.1. Khái niệm ................................................ Error! Bookmark not defined. 5.2. Phân loại .................................................. Error! Bookmark not defined. 5.2.1. Lửa trại vui ............................................ Error! Bookmark not defined. 5.2.2. Lửa kết thân........................................... Error! Bookmark not defined. 5.2.3. Lửa trại truyền thống............................. Error! Bookmark not defined. 5.2.4. Lửa trại mạn đàm .................................. Error! Bookmark not defined. 5.2.5. Lửa tĩnh tâm .......................................... Error! Bookmark not defined. 5.3. Quy trình tổ chức đêm lửa trại ............. Error! Bookmark not defined. 5.3.1. Lập kế hoạch tổ chức đêm lửa trại ........ Error! Bookmark not defined. 5.3.2. Chuẩn bị tổ chức đêm lửa trại ..............................................................171 5.3.3. Tổ chức đêm lửa trại ............................................................................176 5.3.4. Tổng kết công việc sau sự kiện ............................................................177 5.4. Xử lý một số tình huống dự kiến phát sinh trong khi tổ chức đêm lửa trại ..................................................................................................................177 Câu hỏi ôn tập chương ...................................................................................181 Bài đọc thêm...................................................................................................182 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................190 PHỤ LỤC .......................................................................................................192 7
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT Số thứ tự Viết tắt Viết đầy đủ 1 KDDVLH Kinh doanh dịch vụ lữ hành 2 MC Người dẫn chương trình 3 TCSK Tổ chức sự kiện 4 ĐVTCSK Đơn vị tổ chức sự kiện 5 ĐVTTCSK Đơn vị thuê tổ chức sự kiện 6 CBVC Cán bộ viên chức 7 CBGV Cán bộ giáo viên 8 CNV Công nhân viên 9 CĐ Cao đẳng 10 TDTT Thể dục thể thao 11 THCS Trung học cơ sở 12 VD Ví dụ 13 BCH Ban chấp hành 14 BGH Ban giám hiệu 15 DNLH Doanh nghiệp lữ hành 16 HDV Hướng dẫn viên 8
DANH MỤC BẢNG Số hiệu Tên bảng Trang Bảng 3.1 Mẫu kịch bản gala dinner tổng quát 106 Bảng 3.2 Bảng dự toán chi phí cho việc tổ chức tiệc chiêu đãi 110 Bảng 3.3 Bảng kế hoạch thực hiện chương trình gala dinner 114 Bảng 3.4 Bảng dự kiến kinh phí chương trình gala dinner 115 Bảng 4.1 Kịch bản chương trình team building Phú Quốc 2017 137 Bảng 4.2 Bảng dự toán chi phí chương trình teambuilding 141 Bảng 4.3 Kế hoạch tổ chức chương trình team building 2017 143 Bảng 5.1 Chương trình đêm lửa trại 163 Bảng 5.2 Bảng dự toán chi phí chương trình lửa trại 166 DANH MỤC SƠ ĐỒ Số hiệu Tên sơ đồ Trang Sơ đồ 1.1. Quy trình tổ chức sự kiện 50 9
BÀI MỞ ĐẦU ĐỐI TƯỢNG, NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU MÔN HỌC 1. Đối tượng nghiên cứu của môn học Môn học “Tổ chức sự kiện trong hoạt động Lữ hành - Hướng dẫn” là môn học nằm trong hệ thống các môn học thuộc kiến thức chuyên ngành trong chương trình đào tạo hệ Cao đẳng chuyên ngành Hướng dẫn du lịch, Quản trị Dịch vụ Du lịch và Lữ hành; Tiếng Anh - Quản trị Lữ hành, hướng dẫn củaTrường Cao đẳng Du lịch Hà Nội. Đối tượng nghiên cứu của môn học “Tổ chức sự kiện trong hoạt động Lữ hành - Hướng dẫn” bao gồm cơ sở lý luận về tổ chức sự kiện, các sự kiện thường do doanh nghiệp lữ hành tổ chức và thường xuất hiện trong các chương trình du lịch như: Giao lưu, gala dinner, team building, đốt lửa trại. 2. Nội dung nghiên cứu của môn học Nội dung của môn học bao gồm những cơ sở lý luận về tổ chức sự kiện và thực tiễn về các loại hình sự kiện do doanh nghiệp lữ hành tổ chức. Ngoài bài mở đầu và phụ lục, kết cấu môn học gồm 5 chương: Chương 1.Tổng quan về tổ chức sự kiện Chương 2. Tổ chức hoạt náo trong hoạt động Lữ hành – Hướng dẫn Chương 3. Tổ chức tiệc chiêu đãi (gala dinner ) Chương 4. Tổ chức trò chơi đồng đội (team building) Chương 5. Tổ chức đêm lửa trại Nội dung cụ thể như sau: Bài mở đầu: Giới thiệu về đối tượng môn học, nội dung, phương pháp nghiên cứu và hướng dẫn sử dụng bài giảng đối với người dạy, người học. Chương 1: Giới thiệu những vấn đề mang tính lý luận chung về tổ chức sự kiện. Đưa ra các khái niệm, cách phân loại, các yếu tố tác động, thành phần cơ bản tham gia, các văn bản dùng trong tổ chức sự kiện. Đồng thời giới thiệu chi tiết cho người học, người đọc các hoạt động chính trong tổ chức sự kiện nói chung từ khâu chuẩn bị, khâu tổ chức thực hiện đến sau khi kết thúc sự kiện. Chương 2. Nội dung chương làm rõ khái niệm, các hình thức và phân loại các hoạt động hoạt náo. Trình bày quy trình tổ chức hoạt động hoạt náo và cách thức tổ chức một số hoạt động hoạt náo. Chỉ ra các yêu cầu đối với 10
người tổ chức hoạt náo. Qua đó sinh viên rèn luyện kỹ năng hoạt náo trong khi dẫn đoàn và làm các sự kiện trong hoạt động Lữ hành – Hướng dẫn. Chương 3. Giới thiệu cho người học những kiến thức về khái niệm, phân loại, quy trình tổ chức tiệc chiêu đãi (gala dinner). Sinh viên vận dụng lý thuyết để làm bài tập xây dựng kịch bản, kế hoạch tổ và tổ chức sự kiện gala dinner cho sinh viên Trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội tại bữa ăn tối ở một nhà hàng tại SaPa trong chương trình thực tế tuyến điểm. Chương 4. Đi sâu vào các nội dung khái niệm, phân loại, quy trình tổ chức trò chơi đồng đội (team building). Sinh viên vận dụng kiến thức xây dựng kịch bản, kế hoạch tổ chức và tổ chức trò chơi đồng đội (team building) cho sinh viên Trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội tại bãi biển Hạ Long. Chương 5. Cung cấp cho người học các kiến thức về tổ chức đêm lửa trại: khái niệm, phân loại, quy trình tổ chức, dự trù và xử lý một số tình huống trong khi tổ chức đêm lửa trại. Sinh viên vận dụng kiến thức xây dựng kịch bản và kế hoạch tổ chức đêm lửa trại cho sinh viên Trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội tại Mai Châu. Phụ lục: Giới thiệu các các kinh nghiệm, kỹ năng tổ chức sự kiện và hoạt động hoạt náo; danh mục trang thiêt bị tổ chức trò chơi teambuilding. 3. Phương pháp nghiên cứu của môn học Môn học này nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức chung về tổ chức sự kiện và vận dụng kiến thức đã học để xây dựng kịch bản, tổ chức thực hiện một số sự kiện doanh nghiệp lữ hành thường tổ chức thông qua việc thực hiện các bài tập ở lớp và các chương trình thực tế tại đơn vị tổ chức sự kiện và các chuyến đi thực tế tại điểm. Do vậy, để nghiên cứu môn học này đòi hỏi người học phải tiếp cận những vấn đề lý thuyết cơ bản thông qua việc nghe giảng trực tiếp trên lớp, kết hợp đọc bài giảng, tài liệu tham khảo, các văn bản pháp luật có liên quan và xem các video tham khảo do giáo viên giới thiệu. Trên cơ sở đó vận dụng vào thực tế tổ chức sự kiện trong kinh doanh lữ hành. Trong quá trình dạy và học, người học được bổ sung thêm kiến thức thực tế qua việc khảo sát thực địa, thực hành và thảo luận, xem trình chiếu các video trên lớp. Giáo viên hướng dẫn sinh viên thực hiện các bài tập xây dựng kịch bản, kế hoạch tổ chức và tổ chức sự kiện. Để mở rộng hiểu biết và vận dụng tốt các vấn đề mang tính lý luận, người học cũng thường xuyên phải cập nhật, bổ sung những kiến thức bổ trợ từ thực tế thông qua mạng internet, các doanh nghiệp cung ứng dịch vụ và tố chức sự kiện. Những chuyến đi và trải nghiệm thực tế cũng góp phần tích cực nhằm mở rộng kiến thức cho người học. 4. Hướng dẫn sử dụng bài giảng * Đối với người dạy 11
Sử dụng bài giảng là tài liệu cơ bản và chính thống để giảng dạy. Trên cơ sở nội dung bài giảng, người dạy thiết kế phương pháp, hình thức, phương tiện giảng dạy cho phù hợp. Thường xuyên cập nhật các thông tin, hệ thống văn bản liên quan để bổ sung, hoàn thiện nội dung phục vụ công tác giảng dạy. Do đối tượng nghiên cứu của dịch vụ tố chức sự kiện rất rộng và đa dạng nên người dạy muốn truyền tải nội dung kiến thức cho người học tốt cần phải nghiên cứu kỹ nội dung cơ sở lý luận ở chương 1 về các khái niệm có liên quan, cách phân loại các loại hình tổ chức sự kiện, thành phần tham gia, các yếu tố ảnh hưởng đến sự phát triển dịch vụ giải trí… Đây là nền tảng kiến thức cần nắm rõ để có kiến thức và phương pháp tiếp cận phù hợp cho những chương sau. Trong chương 3,4,5 người dạy cần chỉ ra và phân tích cho người học thấy được bản chất, cách phân loại, quy trình tổ chức, các tình huống thường xảy ra và cách xử lý các tình huống liên quan. Bên cạnh đó, người dạy cần yêu cầu người học nghiên cứu kỹ các nội dung ở các bài đọc thêm cuối mỗi chương và phần phụ lục. Vận dụng các kiến thức đã học vào việc xây dựng các kế hoạch, kịch bản, dự trù kinh phí cho các sự kiện trong hoạt động Lữ hành - Hướng dẫn. * Đối với người học Nội dung mỗi chương đều được kết cấu thành các phần: Mục tiêu, nội dung tóm tắt, nội dung cụ thể, câu hỏi ôn tập và thảo luận, bài đọc thêm. Trước mỗi buổi lên lớp, người học cần nghiên cứu bài giảng trước ở nhà. Việc nghiên cứu cần được tiến hành khoa học, từ việc nắm bắt rõ mục tiêu của chương, nội dung chính và nội dung cụ thể. Sau mỗi chương người học cần trả lời được các câu hỏi và có kiến thức thực tế thông qua nội dung vấn đề thảo luận, các bài tập và các chuyến đi thực tế. Phần cuối trong tập bài giảng là phụ lục về các văn bản hành chính liên quan đến tổ chức sự kiện, các kinh nghiệm và kỹ năng tổ chức hoạt động tập thể, một số kịch bản mẫu về các sự kiện, người học cần đọc hiểu và nắm được các nội dung này. 12
CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN Mục tiêu: - Hiểu được khái niệm sự kiện, tổ chức sự kiện và một số văn bản dùng trong tổ chức sự kiện - Liệt kê các loại sự kiện - Chỉ ra được các đối tượng tham gia sự kiện và các yếu tố ảnh hưởng đến việc tổ chức thực hiện sự kiện - Nêu được các nội dung chính trong kịch bản (kịch bản tổng quát, kịch bản nội dung, kịch bản người dẫn chương trình) - Trình bày được các hoạt động chính của sự kiện - Liệt kê được các chi phí cơ bản cho tổ chức các sự kiện nói chung - Liệt kê được các tình huống cơ bản có thể xảy ra trong các sự kiện - Vận dụng kiến thức đã học vào công việc thực tế - Có ý thức trong việc hoàn thành bài tập vận dụng kiến thức tự học Nội dung: - Khái niệm và phân loại sự kiện - Một số yếu tố ảnh hưởng đến quá trình tổ chức sự kiện - Một số văn bản dùng trong tổ chức sự kiện - Các hoạt động chính của tổ chức sự kiện - Các đối tượng tham gia sự kiện 1.1. Khái niệm 1.1.1. Khái niệm sự kiện Sự kiện là một thuật ngữ có nhiều cách hiểu khác nhau. Theo cách hiểu dân gian sự kiện là những hoạt động đặc biệt, diễn ra mang tính chủ đích hoặc không chủ đích trong mọi lĩnh vực cuộc sống và ở các cấp độ, qui mô khác nhau. Theo từ điển Tiếng Việt: sự kiện là sự việc xảy ra có ý nghĩa ít nhiều quan trọng với đời sống xã hội và được các phương tiện truyền thông quan tâm đưa tin như sự kiện thể thao, sự kiện chính trị, kinh tế… Theo Getz (1991) định nghĩa, sự kiện là “một hoạt động xảy ra chỉ một lần hoặc thường xuyên, khác với các hoạt động thường ngày”. Những hoạt 13
động này nhằm thoả mãn nhu cầu của công chúng trong việc tổ chức các hoạt động cộng đồng, vui chơi, giải trí, văn hoá, xã hội bên cạnh các hoạt động thường ngày của con người. Như vậy từ những quan niệm, định nghĩa khác nhau về sự kiện trên, có thể hiểu: Sự kiện là một hoạt động có chủ đích diễn ra tại một thời điểm nhất định, tại một địa điểm nhất định, tập trung ý tưởng và nguồn lực để truyền đạt một thông điệp xác định nào đó, tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm của các đối tượng tham gia. Các sự kiện xảy ra có tính chất ngẫu nhiên như các biến cố của thiên nhiên hay các cuộc tranh chấp không nằm trong phạm vi nghiên cứu của bài giảng. 1.1.2. Khái niệm tổ chức sự kiện Tổ chức sự kiện diễn ra các hoạt động trong các lĩnh vực xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thông qua các hình thức như hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội, giải trí… nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức được. Ở các nước phát triển lĩnh vực tổ chức sự kiện đã trở thành một nghề, một ngành công nghiệp dịch vụ đặc thù, họ đã có hệ thống lý luận về nghề nghiệp tương đối đầy đủ và chặt chẽ. Công tác tổ chức sự kiện thường do các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân đảm nhiệm (gọi tắt là đơn vị tổ chức – ĐVTCSK). Tuỳ theo từng loại hình sự kiện mà ĐVTCSK là ai. Các sự kiện diễn ra thường rất đa dạng do có quy mô, tính chất, đơn vị tổ chức khác nhau. Tóm lại, tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm một số hoặc toàn bộ các công việc từ khâu chuẩn bị đến khi tổ chức thực hiện và kết thúc sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội; nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện. Hay nói cách khác tổ chức sự kiện thực chất là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một “sự kiện” diễn ra, từ khi bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi sự kiện kết thúc. 1.1.3. Tổ chức sự kiện trong hoạt động Lữ hành - Hướng dẫn Trong hoạt động du lịch, các sự kiện ngày càng được các quốc gia, các tổ chức, các doanh nghiệp tổ chức phổ biến với qui mô lớn, tổ chức thường niên và tính chất chuyên nghiệp hơn. Những sự kiện lớn trong nghành du lịch như: Sự kiện “Năm Du lịch Quốc gia”, sự kiện “Lễ hội Du lịch” các địa phương, sự kiện vinh danh các doanh nghiệp du lịch,… Các sự kiện này góp phần quảng bá hình ảnh của đất nước, con người Việt Nam đến thế giới đặc biệt là khách du lịch đến với quốc gia của họ, chính vì thế mà tổ chức sự kiện du lịch luôn được các quốc gia quan tâm và chú trọng tới. Với nhiều hình 14
thức tổ chức đa dạng ca ngợi và quảng bá sắc thái dân tộc cũng như văn hoá đặc trưng của cư dân bản địa. Bởi thế mà sự kiện du lịch luôn là tâm điểm chú ý của chính phủ, nhà tổ chức, cư dân bản địa,… Tổ chức sự kiện du lịch nhằm giúp con người nâng cao hiểu biết về văn hoá, thoả mãn nhu cầu giải trí, gợi thêm tình yêu quê hương, đất nước và tôn vinh giá trị văn hoá của đất nước; đem lại những giá trị kinh tế như mang khách du lịch đến với đất nước, từ đó sẽ nảy sinh nhiều nhu cầu về dịch vụ, các hoạt động kinh doanh được hình thành nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng; nhờ vậy mà đời sống của cư dân ở đó ngày càng giàu mạnh và phát triển. Các sự kiện du lịch ngày càng được tổ chức thường xuyên trên các quốc gia và các lợi ích từ văn hoá, kinh tế, giải trí, chính trị mà nó đem lại là điều không thể phủ nhận. Trong hoạt động Lữ hành - Hướng dẫn các hoạt động tổ chức sự kiện cũng được các doanh nghiệp lữ hành (DNLH) ngày càng trú trọng và đầu tư phát triển. Bên cạnh việc kinh doanh các chương trình du lịch trọn gói, làm visa, hộ chiếu, các dịch vụ trung gian như cho thuê xe, đặt phòng khách sạn, đặt ăn …các DNLH còn tổ chức các sự kiện như: Hội nghị, hội thảo, các chương trình giao lưu, teambuilding, gala dinner, lửa trại… Các sự kiện này ngày càng trở nên phổ biến trong các chương trình du lịch sự kiện (Du lịch Mice) và đóng vai trò to lớn trong việc tạo ra sức hấp dẫn cho các chương trình du lịch, đặc biệt là chương trình du lịch với những điểm đến đã trở nên thân quen, thậm chí “nhàm chán” với du khách. Như vậy, Tổ chức sự kiện trong hoạt động Lữ hành - Hướng dẫn là các sự kiện do doanh nghiệp lữ hành tổ chức và thường liên quan trực tiếp đến các chương trình du lịch, nhằm mang lại những giá trị vật chất, tinh thần cho khách hàng, đồng thời góp phần tăng doanh thu cho các doanh nghiệp lữ hành. Do phạm vi và tính chất môn học nên trong nội dung các chương sau của bài giảng chỉ nghiên cứu và đề cập đến các sự kiện thường do doanh nghiệp lữ hành tổ chức, đặc biệt là các sự kiện được tổ chức trong mỗi chuyến đi của khách du lịch. 1.2. Phân loại sự kiện Các sự kiện diễn ra trên mọi mặt đời sống xã hội, với các hình thức tổ chức từ đơn giản đến phức tạp, quy mô, tính chất khác nhau… Các nhà nghiên cứu về sự kiện khác nhau có những quan điểm về cách phân loại khác nhau. Tuy nhiên có thể quy về 3 nhóm: Phân loại theo quy mô, nội dung, sự phổ biến của sự kiện. 1.2.1. Theo quy mô của sự kiện 15
Quy mô của sự kiện là xác định tầm cỡ của sự kiện, quy mô sự kiện bao gồm: Quy mô lớn, quy mô trung bình và quy mô nhỏ. - Sự kiện quy mô lớn: Là những sự kiện có tầm cỡ quốc tế, quốc gia, thu hút đông đảo người tham gia, quan tâm theo dõi, có sức ảnh hưởng lớn, chi phí tổ chức lớn, được tường thuật trên các phương tiện truyền thông quốc tế, châu lục mang lại những lợi ích cho nhiều người. Một số sự kiện lớn như: World Cup, Thế vận hội Olympic, Chung kết bóng đá Seagame, Hoa hậu Thế giới,... Theo Donal Getz cho rằng: “sự kiện lớn phải là sự kiện có số lượng người tham dự trực tiếp hoặc gián tiếp của sự kiện lớn phải vượt quá con số một triệu, giá trị vốn đầu tư vào sự kiện ít nhất phải là 500 triệu USD, tiếng tăm và ảnh hưởng của nó phải lâu dài, bền bỉ và sức lan tỏa uy tín của nó phải vượt quá tầm mức của cộng đồng cư dân nơi sự kiện diễn ra” - Sự kiện quy mô trung bình: Là những sự kiện uy tín, có sức hấp dẫn, sự quan tâm của truyền thông và người dân trong phạm vi quốc gia, ngành nghề, vùng miền. Các sự kiện này mang lại những lợi ích cho quốc gia, vùng miền, địa phương. Ví dụ Lễ hội Đền Hùng, Năm du lịch Quốc gia, Đại lễ 1000 năm Thăng Long, Carnaval Hạ Long năm 2000… - Sự kiện quy mô nhỏ: Là những sự kiện có mức độ ảnh hưởng hẹp, thường giới hạn trong phạm vi một tổ chức, doanh nghiệp hoặc gia đình, có sự tham gia của ít người, thời gian tổ chức sự kiện khá ngắn, nội dung hoạt động mang tính đơn giản … Ví dụ: Hội nghị tổng kết của công ty, Chương trình hôi thảo của đơn vị A, Chương trình giao lưu giữa 2 đơn vị, Chương trình gala dinner, Chương trình teambuilding, Họp lớp cuối năm… 1.2.2. Theo nội dung của sự kiện 1.2.2.1. Sự kiện chính trị Là những sự kiện diễn ra có liên quan đến các hoạt động chính trị của các quốc gia, tổ chức quốc tế, khu vực và địa phương do các cấp chính quyền tổ chức. Các sự kiện chính trị thường được sự quan tâm, theo dõi của rất nhiều cư dân, được tổ chức long trọng theo qui trình, gắn với nghi thức và sự chuyên nghiệp cao. Một số sự kiện chính trị lớn như: Tuần lễ cấp cao APEC 2017, Hội nghị thượng đỉnh an ninh hạt nhân 2012, Hội nghị thượng đỉnh G7. 1.2.2.2. Sự kiện kinh tế - Thương mại Là những sự kiện diễn ra có liên quan đến các hoạt động kinh tế, kinh doanh của các cơ quan, đoàn thể, các tổ chức kinh tế, doanh nghiệp kinh doanh như: hợp tác, khai trương, giới thiệu sản phẩm, khánh thành, hội nghị khách hàng… Các sự kiện kinh tế - thương mại thường được tổ chức trong thời gian không quá dài, tính chất ngắn gọn. 1.2.2.3. Sự kiện văn hoá 16
Sư kiện văn hoá là sự kiện xuất hiện từ sớm, mang tính tổng hợp, phổ biến ở mọi thời kỳ, quốc gia và mang đậm sắc thái địa phương. Các sự kiện văn hoá có mối liên hệ lớn với du lịch, tạo ra các hoạt động mang lại thu thập cho cộng đồng địa phương. Các sự kiện văn hoá bao gồm: Lễ hội văn hoá dân gian: Là loại hình sinh hoạt văn hoá tín ngưỡng do người dân địa phương tổ chức, nhằm thoả mãn nhu cầu tâm linh, nhu cầu giáo dục, nhu cầu giải trí. Loại hình sự kiện này rất phong phú, đặc sắc và thường gắn kết với hoạt động du lịch. Một số lễ hội dân gian như: Hội Chọi Trâu, Lễ hội Cầu Ngư, Lễ hội Cầu Mưa, Lễ hội cúng Ngư Ông… Lễ hội nghệ thuật: Lễ hội nghệ thuật thường gắn liền với âm nhạc, ánh sáng, nghệ thuật trình diễn. Lễ hội nghệ thuật phổ biến ở các nước phương Tây và ngày càng phổ biến ở Việt Nam. Một số lễ hội nghệ thuật như: Lễ hội Âm nhạc đường phố, Lễ hội Âm nhạc dân gian, Lễ hội Lim, Lễ hội pháo hoa Đà Nẵng… Lễ hội ẩm thực: Thường được tổ chức để quảng bá xúc tiến hoặc vinh danh các món ăn nổi tiếng địa phương. Chẳng hạn như lễ hội rượu vang Pháp, lễ hội ẩm thực Tây Bắc, lễ hội đặc sản địa phương... Lễ hội liên hoan phim: Thường được tổ chức định kỳ ở các quốc gia có nền điện ảnh phát triển với các diễn viên nổi tiếng. Đây là sự kiện thu hút đông đảo giới truyền thông, công chúng như liên hoan phim Hollywood, liên hoan phim châu Á Thái Bình Dương, ... 1.2.2.4. Sự kiện thể thao Là các sự kiện liên quan đến thể thao, xuất hiện từ sớm, thường diễn ra thường xuyên và có sức hấp dẫn cao. Trong hoạt động du lịch, khách du lịch tham gia các sự kiện thể thao thường dưới hai hình thức chủ động và bị động, trong đó hình thức chủ động chiếm đại đa số. Các hoạt động dưới hình thức chủ động như: trực tiếp khách tham gia chơi gôn, leo núi, trượt tuyết, khinh khí cầu, lặn biển, bóng rổ, đua thuyền, cờ vua, khiêu vũ; các hoạt động dưới hình thức bị động như: xem bóng đá, xem khiêu vũ thể thao và xem các hoạt động thi đấu thể thao khác, đặc biệt các môn thể thao vua và gắn với các thế vận hội. Các sự kiện thể thao có thể liên quan đến một, một số môn hoặc tất cả các môn thể thao sau: thể thao dân tộc, thể thao mạo hiểm, thể thao mô phỏng thể thao Olympic, thể thao vận dụng trí tuệ, thể thao phô diễn nghệ thuật,… Một số sự kiện thể thao thường thấy như: các giải thi đấu cấp thế giới, cấp khu vực như: Thế vận hội Olympic, Sea games, Asiad Cup, Asian Cup, AFF cup, Đại hội thể dục thể thao toàn quốc/ cấp tỉnh, các giải thi đấu cấp quốc gia và địa phương. 1.2.2.5. Sự kiện giải trí 17
Các sự kiện giải trí gắn liền với các lĩnh vực khác nhau trong mọi mặt đời sống xã hội, đặc biệt là các sự kiện liên quan đến lễ hội, nghệ thuật biểu diễn, thể thao. Sự kiện giải trí thường có sức hấp dẫn cao đối với khách du lịch. Trong các chương trình du lịch, doanh nghiệp lữ hành có thể chủ động tạo ra các sự kiện giải trí nhằm tăng sức hấp dẫn chương trình như: Tổ chức giao lưu, gala dinner, teambuilding, lửa trại… 1.2.3. Theo mức độ phổ biến 1.2.3.1. Sự kiện phổ biến trong đời sống xã hội * Sự kiện văn hoá - Sự kiện văn hóa truyền thống: là các sự kiên quan đến văn hóa, truyền thống, tôn giáo - tín ngưỡng và phong tục tập quán, bao gồm: Lễ hội truyền thống (Traditional festival events), cưới hỏi, ma chay, mừng thọ, sinh nhật, giao lưu văn hóa, các lễ kỷ niệm truyền thống khác: như họp đồng hương, kỷ niệm ngày thành lập… - Sự kiện âm nhạc, nghệ thuật, giải trí: Bao gồm các sự kiện liên quan đến âm nhạc, nghệ thuật và mang tính giải trí như: Hội thi nghệ thuật (ví dụ: liên hoan tiếng hát học sinh - sinh viên, hội diễn sân khấu chuyên nghiệp…), hoà nhạc, diễn sống, liveshow, lễ hội, triển lãm nghệ thuật, biểu diễn nghệ thuật, khai trương (giới thiệu Anbum mới, ban nhạc), biểu diễn từ thiện, biểu diễn đánh bóng tên tuổi, tạp kỹ… * Sự kiện khoa học, giáo dục Đó là những sự kiện liên quan đến giáo dục, khoa học như: Hội thảo, hội nghị về văn hóa giáo dục: diễn thuyết, chuyên đề, hội thảo du học…;liên hoan, hội giảng, các cuộc thi (Hội giảng giáo viên dạy giỏi, thi học sinh giỏi, gặp mặt sinh viên xuất sắc); các trò chơi (game show) mang tính giáo dục. * Sự kiện kinh doanh Là những sự kiện có liên quan đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp như: các ngày lễ của doanh nghiệp, kỷ niệm ngày sinh nhật, ngày truyền thống của công ty, sự kiện gây quỹ, triển lãm, hội chợ thương mại, sự kiện liên quan đến bán hàng, sự kiện liên quan tới marketing; sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thương mại; hội nghị khách hàng, giao lưu, gặp gỡ; các loại hội nghị thường niên: tổng kết các kỳ, đại hội cổ đông; các sự kiện khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. * Sự kiện thể thao Thường bao gồm các sự kiện liên quan đến các hoạt động thể thao: Thi đấu, hội thi, hội khỏe, giao lưu thể thao… các sự kiện này diễn ra thường niên hoặc đan xen trong các lễ hội. Đây cũng là sự kiện được nhiều khách du lịch quan tâm, tham gia. 18
1.2.3.2. Sự kiện phổ biến trong hoạt động Lữ hành - Hướng dẫn * Lễ hội Lễ hội là sự kiện văn hóa được tổ chức mang tính cộng đồng, thường được gắn kết với hoạt động du lịch nhằm tạo ra những hoạt động kinh doanh và thu nhập cho cộng đồng chủ nhà.. Lễ hội bao gồm lễ hội truyền thống và lễ hội đương đại Lễ hội truyền thống: là một sinh hoạt văn hóa tổng hợp bao gồm các mặt tinh thần và vật chất, tôn giáo, tín ngưỡng và văn hóa nghệ thuật, linh thiêng và đời thường. "Lễ" là hệ thống những hành vi, động tác nhằm biểu hiện sự tôn kính của con người với thần linh, phản ánh những ước mơ chính đáng của con người trước cuộc sống mà bản thân họ chưa có khả năng thực hiện. "Hội" là sinh hoạt văn hóa, tôn giáo, nghệ thuật của cộng đồng, xuất phát từ nhu cầu cuộc sống. Lễ hội truyền thống là sản phẩm tinh thần của người dân được hình thành và phát triển trong quá trình lịch sử, là sự kiện thể hiện truyền thống quý báu đó của cộng đồng, tôn vinh những hình tượng thiêng, được định danh là những vị thần - những người có thật trong lịch sử dân tộc hay huyền thoại. Đồng thời lễ hội là sự kiện tưởng nhớ, tỏ lòng tri ân công đức của các vị thần đối với cộng đồng, dân tộc. Lễ hội cũng là dịp con người được trở về nguồn, thể hiện sức mạnh cộng đồng làng xã, địa phương hay rộng hơn là quốc gia, dân tộc. - Lễ hội đương đại: lễ hội đương đại xuất hiện từ năm 1945 trở về sau, có tính chất nghi lễ kỷ niệm hay liên hoan văn hóa ở những địa danh nổi tiếng. Đó có thể được coi là một hoạt động kỷ niệm định kỳ biểu thị tương quan của một nền văn hóa hoặc một nhóm xã hội. Về tổ chức, lễ hội đương đại thường huy động nhiều người, có khi đến hàng ngàn diễn viên, nghệ sỹ biểu diễn chuyên nghiệp và không chuyên, trung ương và địa phương. Vì vậy, lễ hội này thường có qui mô lớn và được tổ chức chuyên nghiệp. Lễ hội đương đại bao gồm nhiều lễ hội khác nhau, trong đó nổi bật là festival và carnaval. * Hội nghị, hội thảo Mặc dù khách đi du lịch với mục đích du lịch thuần túy chiếm số lượng lớn trong tổng số khách du lịch nhưng khách du lịch công vụ (business travelers) lại đóng góp đáng kể trong doanh thu của các doanh nghiệp lữ hành. Chính vì khả năng sinh lời của MICE mà thị trường này ngày càng trở thành thị trường quan trọng của các doanh nghiệp du lịch nói chung và kinh doanh lữ hành nói riêng. Hội nghị: là một buổi họp có kế hoạch, có chủ đề để mọi người cùng trao đổi, bàn bạc công việc cụ thể có liên quan đến người tham gia hội nghị. 19
Mục tiêu của hội nghị thường là báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, giới thiệu sản phẩm mới, xây dựng chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Hội nghị thường bao gồm phiên họp tổng thể (general session) và các phiên họp nhóm nhỏ. Hội nghị có thể được tổ chức có hoặc không bao gồm hoạt động triển lãm. Phần lớn các hội nghị đều được tổ chức theo mô hình lặp lại, thường là hàng năm. Ví dụ: Hội nghị Tiểu vùng sông Mêkông là hội nghị giữa các nước Trung Quốc, Lào, Thái Lan, Campuchia, Việt Nam nhằm thảo luận về việc phát triển bền vững và hợp tác của tất cả các nước có con sông Mêkông chảy qua. Hội thảo: là cuộc thảo luận về một số vấn đề có tính khoa học, lý luận và thực tiễn đang đặt ra. Mục đích của hội thảo là làm sáng tỏ cơ sở của vấn đề, đề xuất, kiến nghị hoặc dự báo xu hướng theo cơ sở khoa học. Ví dụ: Hội thảo nước sạch và vệ sinh môi trường nông thôn, Hội thảo tư vấn du học, Hội thảo chia sẻ bí quyết thành công… Hội nghị - Hội thảo thường có sự góp mặt của các chuyên gia đầu ngành, nhà khoa học trong các lĩnh vực, các nhà lãnh đạo, nhà quản lí, thương nhân, nhà hoạt động xã hội,… Thông tin, nội dung được thảo luận trong hội nghị - hội thảo thường sẽ trở thành định hướng giải quyết những khó khăn đang diễn ra. *Giao lưu: Giao lưu là sự tiếp xúc, gặp gỡ, trao đổi qua lại giữa hai hay nhiều người, tổ chức với nhau nhằm học tập, giải trí, gia tăng sự hiểu biết lẫn nhau, tăng cường mối đoàn kết hữu nghị giữa các thành viên hay các tổ chức. Giao lưu có rất nhiều hình thức thể hiện như: thông qua một kỳ trại, một buổi đấu bóng đá, bóng chuyền… một buổi hội thảo, trao đổi. *Team building: Team building là một dạng đào tạo “ngoài công việc” (học mà chơi, chơi mà học), thường tổ chức ngoài trời thông qua hình thức kết hợp giữa hoạt động dã ngoại và đào tạo bằng các trò chơi mang tính tập thể cao. Mục đích của Teambuilding là giải trí, gắn kết tinh thần tập thể, học tập, truyền tải thông điệp. Ngoài ra đối với một số đơn vị khách hang team building còn được tổ chức với mục đích khơi dậy động lực và niềm tự hào trong mỗi nhân viên cùng hướng đến mục tiêu chung của doanh nghiệp. Team building có nhiều dạng hoạt động khác nhau tùy theo từng đối tượng, địa điểm, mục đích tổ chức. * Gala dinner Gala dinner là bữa tiệc ăn tối kết hợp với hoạt động giải trí, sự kiện được tổ chức vào các dip đặc biệt như tổng kết cuối năm, tri ân khách hàng, 20