Bài giảng Xác định giá trị tài liệu và bổ sung tài liệu lưu trữ - Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:109

Thêm vào BST

Báo xấu

15
lượt xem 1
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài giảng Xác định giá trị tài liệu và bổ sung tài liệu lưu trữ được biên soạn gồm các nội dung chính sau: Một số vấn đề chung về xác định giá trị tài liệu; các nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu; tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu;... Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Xác định giá trị tài liệu và bổ sung tài liệu lưu trữ - Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KON TUM TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG BÀI GIẢNG HỌC PHẦN XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU VÀ BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Tháng 12 năm 2017 1
PHẦN A. XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU Chương 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU 1.1. Khái niệm về xác định giá trị tài liệu Tài liệu là các loại công văn, giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức cá nhân. Thực tế hàng ngày, hàng giờ khối lượng tài liệu sản sinh ra trong các cơ quan, tổ chức và cá nhân ngày càng gia tăng, không thể tính được một cách chính xác. Có những tài liệu được sản sinh ra nhằm giải quyết những công việc trước mắt và khi công việc được giải quyết xong cũng là lúc người ta không cần đến những tài liệu đó nữa. Nhưng có những tài liệu không chỉ để giải quyết những công việc trước mắt, mà nội dung thông tin trong tài liệu đó còn có thể giúp cho việc tra cứu, xác minh, tổng kết các vấn đề ở những giai đoạn tiếp theo. Những tài liệu này cần được lưu trữ lại để phục vụ cho những lợi ích lâu dài của quốc gia và của các cơ quan, tổ chức. Như vậy, không phải toàn bộ tài liệu khi sản sinh ra đã là tài liệu lưu trữ mà tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân cần được lưu lại, giữ lại để phục vụ mục đích thực tiễn và nghiên cứu khoa học, lịch sử. Nếu như toàn bộ tài liệu do các cơ quan, tổ chức, cá nhân sản sinh ra đều được lưu lại và giữ lại thì chúng ta sẽ không có đủ diện tích kho tàng, trang thiết bị và con người làm công tác bảo quản nó. Và chỉ trong một vài năm, lượng tài liệu sản sinh ra trong một cơ quan, tổ chức sẽ chất đống và chiếm mất chỗ làm việc của cán bộ trong cơ quan, gây tình trạng không tốt đến sức khỏe cán bộ và năng suất công việc. Thực tế này đòi hỏi các cơ quan lưu trữ phải nghiên cứu, xác định giá trị để lựu chọn những tài liệu cần lưu trữ. Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân theo giá trị của chúng về các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, khoa học lịch sử và các giá trị khác. Từ dó lựa chọn những tài liệu có giá trị bảo quản trong phông lưu trữ quốc gia đồng thời loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ. Mục đích của xác định giá trị tài liệu là định ra được thời hạn bảo quản của tài liệu trong các phòng, kho lưu trữ và góp phần tối ưu hóa thành phần trong các phông lưu trữ cơ quan, phông lưu trữ quốc gia. Xác định giá trị tài liệu tác động trực tiếp đến số phận của tài liệu. Do đó, việc xác định giá trị tài liệu cần đảm bảo yêu cầu về tính chính xác và thận trọng, tránh những sai sót đáng tiếc làm ảnh hướng đến giá trị vốn có của một tài liệu lưu trữ. Đồng thời cũng cần có cơ sở khoa học và thực tiễn để không lưu trữ những tài liệu không có giá trị trong kho, gây những lãng phí không cần thiết về nhân lực và kinh tế. Việc thực hiện tốt công tác xác định giá trị tài liệu sẽ góp phần lựa chọn được những tài liệu có giá trị đích thực để bảo quản tại lưu trữ cơ quan và là nguồn bổ sung có chất lượng vào phông lưu trữ quốc gia, đồng thời cũng lược bớt được những tài liệu không có giá trị để loại bỏ khỏi lưu trữ cơ quan, không đưa những tài liệu ít giá trị hoặc không có giá trị lịch sử vào bảo quản tại phông lưu trữ quốc gia. Điều đó góp phần vào việc tối ưu hóa thành phần phông lưu trữ quốc gia, nâng cao chất lượng của tài liệu trong phông. Tài liệu phông 2
lưu trữ quốc gia có chất lượng cao sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công tác phục vụ khai thác sử dụng tài liệu và tiết kiệm kho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu. 1.2. Khái niệm về giá trị tài liệu Để định được thời hạn bảo quản tài liệu một cách chính xác cần xem xét đánh giá giá trị đích thực của tài liệu. Giá trị tài liệu được đánh giá, xem xét ở nhiều khía cạnh khác nhau song tập trung chủ yếu vào hai loại giá trị sau: - Giá trị thực tiễn của tài liệu là giá trị của những nội dung thông tin chứa đựng trong tài liệu. Những thông tin đó có thể phục vụ hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Cụ thể như: cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, hoạt động thanh tra, kiểm tra, theo dõi, đôn đốc công việc… Những tài liệu là các văn bản quản lý nhà nước sẽ cung cấp cho chúng ta những hiểu biết về hành lang pháp lý trong lĩnh vực hoạt động của mình. Từ đó giúp các cơ quan, tổ chức và cá nhân xác định được một cách chính xác những công việc mình đang làm để đạt hiệu quả tối ưu. Giá trị thực tiễn của tài liệu không chỉ giới hạn trong phạm vi những thông tin về công việc còn đang giải quyết mà giá trị thực tiễn của tài liệu còn thể hiện trong việc sử dụng những thông tin đó để kiểm tra, xem xét các hoạt động đã qua của cơ quan, tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định tại giai đoạn lưu trữ hiện hành của cơ quan sản sinh tài liệu. Như vậy, có thể nói giá trị thực tiễn của tài liệu chính là giá trị hiện hành của tài liệu. Sau khi công việc kết thúc, tài liệu về công việc đó vẫn được lưu trữ và phục vụ khai thác, sử dụng tại lưu trữ hiện hành của cơ quan trong thời gian mười năm đối với các cơ quan trung ương và năm năm đối với các cơ quan địa phương. Khi tài liệu được nộp lưu vào lưu trữ lịch sử coi như chấm dứt khoảng thời gian giá trị hiện hành của tài liệu, những thông tin trong tài liệu đã phát huy hết giá trị để phục vụ công việc thực tiễn hàng ngày. Những tài liệu được đưa vào bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tại lưu trữ lịch sử là những tài liệu có giá trị lịch sử. - Giá trị lịch sử của tài liệu là giá trị của bản thân tài liệu và những thông tin chứa đựng trong tài liệu phục vụ cho nhu cầu khai thác lâu dài của xã hội sau khi tài liệu đã hết giá trị hiện hành. Giá trị vốn của tài liệu không chỉ thể hiện ở nội dung thông tin mà còn thể hiện ở các yếu tố như: ngôn ngữ, chất liệu chế tác và hình thức của tài liệu. Giá trị thông tin chứa đựng trong tài liệu là ý nghĩa nội dung tài liệu. Thực tế tài liệu có giá trị lịch sử thường chiếm tỷ lệ thấp so với tổng số tài liệu đã được lưu trữ tại lưu trữ hiện hành. Những tài liệu có giá trị lịch sử được định thời hạn bảo quản lâu dài hoặc vĩnh viễn. Xác định giá trị tài liệu được tiến hành ở ba bước: tại giai đoạn văn thư cơ quan, tại lưu trữ hiện hành của cơ quan sản sinh tài liệu và tại lưu trữ lịch sử. Trong từng giai đoạn, đối với từng loại tài liệu cần vận dụng linh hoạt những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn phù hợp. 1.3. Mục đích, ý nghĩa của việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ - Giúp cho việc quản lý chặt chẽ TLLT - Tạo điều kiện để bổ sung TL có giá trị vào các phông lưu trữ, nhằm tối ưu hoá thành phần phông lưu trữ QGVN, nâng cao hiệu quả phục vụ khai thác sử dụng TLLT 3
- Giải phóng kho tàng, phương tiện bảo quản TL. - Việc XĐGTTL tốt sẽ khắc phục tình trạng tiêu huỷ TL một cách tuỳ tiện. 1.4. Yêu cầu của việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ XĐGTTL là một công việc khó, phức tạp, có ý nghĩa quyết định đến số phận của lưu trữ Yêu cầu: những người làm công tác lưu trữ phải có tinh thần trách nhiệm cao, thận trọng khi XĐGTTL, phải thực hiện đầy đủ các quy định của Nhà nước và các hướng dẫn nghiệp vụ về XĐGTTL. 1.5. Nội dung công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ Để thực hiện mục đích đề ra, công tác xác định giá trị tài liệu bao gồm những nội dung cụ thể sau: - Nghiên cứu và xác định rõ những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn cần vận dụng trong quá trình xác định giá trị của từng loại tài liệu trong từng giai đoạn cụ thể. - Xác định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ, tài liệu. - Xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu cho từng loại cơ quan và các công cụ khác phục vụ cho công tác xác định giá trị tài liệu. - Lựa chọn những tài liệu có giá trị để bảo quản lâu dài, vĩnh viễn trong các trung tâm lưu trữ quốc gia. - Loại huỷ những tài liệu hết giá trị. Những nội dung trên là những nội dung quan trọng của công tác xác định giá trị tài liệu và cần được thực hiện một cách đồng bộ. Song với tình hình thực tế ở Việt Nam hiện nay công tác xác định giá trị tài liệu vẫn còn nhiều bất cập. Người cán bộ lưu trữ cần nắm chắc mục đích, yêu cầu và nội dung của công tác xác định giá trị tài liệu, biết vận dung linh hoạt trong thực tế hoạt động của cơ quan. Từ đó, người cán bộ lưu trữ sẽ tham mưu cho lãnh đạo những ý kiến chỉ đạo công tác xác định giá trị tài liệu tại văn thư và lưu trữ cơ quan. Đồng thời việc nắm chắc những nội dung đó sẽ giúp người cán bộ lưu trữ quá trình hoạt động của cá nhân người lãnh đạo một cách chính xác và khoa học. Câu hỏi ôn tập cuối chương 1. Trình bày khái niệm về xác định giá trị tài liệu 2. Tài liệu có những giá trị nào? 3. nêu các nội dung và yêu cầu của công tác xác định giá trị tài liệu 4
Chương 2: CÁC NGUYÊN TẮC, PHƯƠNG PHÁP VÀ TIÊU CHUẨN XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU 2.1. Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu Nguyên tắc là những quy định, phép tắc làm cơ sở để xem xét, đánh giá hoặc thực hiện một công việc nào đó trong thực tế. Nói cách khác, muốn thực hiện công việc một cách khoa học, đạt được hiệu quả cao chúng ta cần tuân theo những nguyên tắc nhất định. Xác định giá trị tài liệu cần được thực hiện một cách khoa học, chính xác và hiệu quả nên cũng cần tuân theo những nguyên tắc nhất định. Theo lý luận và thực tiễn của lưu trữ học, công tác xác định giá trị tài liệu cần tuân theo ba nguyên tắc sau: 2.1.1. Nguyên tắc chính trị Bất cứ một tài liệu nào khi sản sinh ra cũng mang những dấu ấn thể hiện thái độ chính trị của cơ quan, tổ chức, cá nhân sản sinh ra nó. Tính chính trị còn thể hiện rõ trong nội dung của tài liệu, trong mục đích của việc ban hành tài liệu. Vì vậy, khi xác định giá trị của bất cứ quốc gia nào, cơ quan, tổ chức hay cá nhân nào người ta cũng cần tuân theo nguyên tắc chính trị. Nội dung cơ bản của nguyên tắc chính trị là khi xác định giá trị tài liệu cán bộ lưu trữ cần đứng trên lập trường, tư tưởng, quan điểm của giai cấp thống trị. Ở Việt Nam, xác định giá trị tài liệu cần đứng trên quan điểm, lập trường của nhân dân lao động mà đại diện là Đảng Cộng sản Việt Nam. Từ đó, cán bộ lưu trữ cần lựa chọn những tài liệu mà xét thấy có lợi Đảng, Nhà nước và nhân dân. Khi xác định giá trị tài liệu Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam, đứng trên lập trường, tư tưởng, quan điểm của Đảng Cộng sản Việt Nam, chúng ta cần: - Lựa chọn những tài liệu có lợi cho nhân dân, cho dân tộc, cho quốc gia và cho Đảng để bảo quản lâu dài và vĩnh viễn trong các lưu trữ lịch sử. - Đảng ta quan niệm tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa của dân tộc, là tài sản quốc gia. Điều đó được ghi nhận trong Pháp lệnh Lưu trữ 2001 và những văn bản khác của Đảng và Nhà nước. Tài liệu lưu trữ là những chứng cứ, nguồn sử liệu để nghiên cứu và tái hiện lại lịch sử dân tộc, là kênh thông tin quan trọng để truyền đạt những thông điệp lịch sử cho thế hệ sau một cách chân thực nhất. Vì vậy, việc xác định gía trị tài liệu cần đứng trên quan điểm bảo vệ nguồn di sản văn hóa thiêng liêng của dân tộc, của quốc gia và của đảng, không lấy việc loại bỏ những tài liệu hết giá trị ra khỏi phông là mục đích chủ yếu và hàng đầu. - Những tài liệu được sản sinh từ các thời kỳ lịch sử khác nhau, dưới chế độ chính trị khác nhau song có ý nghĩa phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử của Đảng và Nhà nước cũng cần được lựa chọn và bảo quản lâu dài, vĩnh viễn trong các lưu trữ lịch sử. Những tài liệu đó sẽ góp phần giúp thế hệ sau nhìn nhận về lịch sử dân tộc một cách xác thực và toàn diện. 2.1.2. Nguyên tắc lịch sử Bất cứ một tài liệu nào bản thân nó cũng chứa đựng những dấu ấn của thời kỳ lịch sử sản sinh ra nó qua những yếu tố nội dung hoặc hình thức tài liệu. Nhìn vào những tài liệu được khắc trên các bản gç thị, bằng chữ Hán chúng ta có thể khẳng định rằng đó là tài liệu sản sinh trong thời đại Phong kiến ở Việt Nam, nên có giá trị đặc biệt. Vì vậy, khi xác định 5
giá trị tài liệu cần phải tuân theo nguyên tắc lịch sử. Áp dụng nguyên tắc này, khi xác định giá trị tài liệu chúng ta cần xem xét đến những điều kiện hoàn cảnh lịch sử mà tài liệu được sinh ra. Nói cách khác, xác định giá trị tài liệu không dựa vào quan điểm chủ quan của thời kỳ hiện đại để đánh giá những tài liệu sản sinh trong thời quá khứ mà phải đặt tài liệu vào bối cảnh lịch sử sản sinh ra nó. Đó là những yếu tố về thời gian, địa điểm và điều kiện hình thành tài liệu. Như vậy, để tuân theo nguyên tắc này người làm công tác xác định giá trị tài liệu cần phải có kiến thức về lịch sử và kiến thức về sử liệu học, văn bản học, ngôn ngữ học. Có như vậy, tính chân thực của tài liệu mới được làm sáng tỏ. Chẳng hạn: Áp dụng nguyên tắc này, cán bộ lưu trữ cần lựa chọn những tài liệu mà nội dung của nó phản ánh rõ nét những sự kiện lịch sử quan trọng đã xảy ra, diễn ra trong quá khứ. Nguyên tắc này cũng được áp dụng khi xem xét giá trị của những tài liệu thời Phong kiến, tài liệu thời Pháp thuộc, tài liệu thời kháng chiến. Một số tài liệu sản sinh trong những thời điểm lịch sử ấy có thể không có giá trị lớn về nội dung song nó lại là những chứng cứ quan trọng để nghiên cứu về lịch sử văn bản học, lịch sử ngôn ngữ học và một số ngành khoa học khác thông qua những dấu ấn được thể hiện trên hình thức và văn phong của tài liệu. 2.1.3. Nguyên tắc toàn diện tổng hợp Toàn diện tổng hợp tức là cái nhìn tổng quát các khía cạnh từ trong ra ngoài để có những đánh giá xác thực về một sự vật, hiện tượng. Xét về tài liệu lưu trữ, khi xác định giá trị tài liệu chúng ta cần có cái nhìn bao quát và khách quan về cả nội dung, hình thức và điều kiện sản sinh tài liệu. Bởi lẽ, nội dung và hình thức của tài liệu không chỉ có ý nghĩa về một lĩnh vực nhất định và xét trên từng khía cạnh cụ thể nó sẽ có những lợi ích khác nhau. Áp dụng nguyên tắc này khi xác định giá trị tài liệu để đảm bảo một cách chính xác chúng ta cần đặt tài liệu trong mối liên hệ toàn diện tổng hợp. Ý nghĩa của tài liệu không chỉ chứa đựng và thể hiện ở ý nghĩa nội dung thông tin trong tài liệu mà còn thể hiện ở hình thức, thể thức và vật liệu, kỹ thuật chế tác tài liệu. Trong thực tế, có những tài liệu nội dung thông tin không có ý nghĩa quan trọng song chúng lại là những căn cứ để chỉ rõ độ chân thực hoặc làm sáng tỏ của một tài liệu có giá trị khác. Mặt khác, trong một khối tài liệu có nội dung về một vấn đề, một sự vật, một hiện tượng, các hồ sơ thường có mối quan hệ logíc với nhau, phản ánh quá trình hoạt động của một cơ quan, phản ánh quá trình giải quyết một công việc cụ thể. Vì vậy, việc xác định giá trị tài liệu phải được xem xét, đánh giá một cách đồng bộ để thể hiện cái nhìn toàn diện, tổng hợp. Tuyệt đối không đánh giá giá trị tài liệu của từng văn bản trong hồ sơ, từng hồ sơ trong một khối tài liệu có quan hệ logic về một vấn đề, một sự vật, hiện tượng. 2.2. Các phương pháp xác định giá trị tài liệu Theo nghĩa thông thường, phương pháp là cách thức tiến hành công việc để đạt hiệu quả cao. Để xác định giá trị tài liệu được chính xác cần tuân theo bốn phương pháp sau đây: 2.2.1. Phương pháp phân tích chức năng 6
Mỗi cơ quan trong bộ máy nhà nước đều được xác định chức năng, nhiệm vụ cụ thể và trong quá trình hoạt động phải thực hiện chức năng, nhiệm vụ đó. Do vậy, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức luôn luôn có nội dung phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức. Vì vậy, khi xác định giá trị tài liệu, cán bộ lưu trữ cần căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đẻ lựa chọn tài liệu. Trong thực tế một số cơ quan có hai hay nhiều chức năng khác nhau. Việc thực hiện những chức năng ấy thể hiện ở các nhiệm vụ cụ thể. Cán bộ lưu trữ cần phần biệt và nắm vững những chức năng, nhiệm vụ chủ yếu và thứ yếu để lựa chọn và xác định giá trị tài liệu một cách chính xác. Ví dụ: Chức năng chủ yếu của các Viện nghiên cứu là nghiên cứu khoa học, chức năng thứ yếu là chức năng đào tạo, chức năng hợp tác quốc tế vè khoa học công nghệ. Như vậy trong quá trình hoạt động các Viện nghiên cứu sẽ hình thành nên khối tài liệu chính là các công trình nghiên cứu khoa học, ngoài ra còn hình thành nên khối tài liệu về đào tạo cán bộ, tài liệu về hợp tác quốc tế về khoa học công nghệ. Cán bộ lưu trữ cần có những xem xét, đánh giá, lựa chọn và định thời hạn bảo quản khác nhau đối với từng nhóm tài liệu trên. 2.2.2. Phương pháp hệ thống Mỗi một ngành, một lĩnh vực đều được tổ chức, hoạt động và chịu sự quản lý của một hệ thống nhất định. Trong quá trình hoạt động, các cơ quan trong cùng một hệ thống thường sản sinh ra những loại tài liệu giống nhau hoặc tương tự như nhau. Khi xác định giá trị tài liệu cần chú ý đến tính thống nhất của tài liệu trong một hệ thống các cơ quan, các ngành, các địa phương có liên quan nhằm đảm bảo đánh giá chính xác giá trị của tài liệu. Đồng thời cần chú ý đến khả năng phân chia thứ bậc giữa các cơ quan trong cùng hệ thống và áp dụng phương pháp phân tích chức năng để xác định chính xác giá trị tài liệu. Áp dụng phương pháp hệ thống sẽ giúp ta loại bớt được những tài liệu trùng thừa trong các cơ quan có cùng hệ thống, tối ưu hoá thành phần phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. 2.2.3. Phương pháp thông tin Giá trị của tài liệu được đánh giá bằng giá trị thông tin chứa đựng trong tài liệu đó. Thông tin trong tài liệu phản ánh xác thực sự vật, hiện tượng trong thực tế sẽ đảm bảo tính chân thực của tài liệu. Nói cách khác độ chân thực của tài liệu thể hiện ở mức độ chân thực của thông tin phản ánh sự vật, hiện tượng trong tài liệu đó. Khi xác định giá trị tài liệu cần chú ý đến những tài liệu có thông tin đầy đủ, chân thực đối với các sự vật, hiện tượng mà nội dung tài liệu đề cập. Những tài liệu có thông tin trùng lặp cần phải được xem xét kỹ lưỡng và lựa chọn một cách cần thận sao cho khối tài liệu giữ lại ít nhất mà chứa đựng lượng thông tin đầy đủ và chính xác nhất. Độ chân thực của thông tin chứa đựng trong tài liệu và độ chân thực của tài liệu được kiểm chứng bằng việc đối chiếu những thông tin trong tài liệu với thực tế sự vật, hiện tượng hoặc có thể dựa vào những tài liệu có liên quan khác. 2.2.4. Phương pháp sử liệu học Sử liệu học là môn khoa học nghiên cứu về sử liệu. Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu 7
đáng tin cậy để nghiên cứu lịch sử. Vì vậy, lưu trữ học và sử liệu học có mối quan hệ mật thiết với nhau. Phương pháp sử liệu có nghĩa là áp dụng các phương pháp của sử liệu học để đánh giá giá trị của tài liệu. Sử liệu học coi tài liệu lưu trữ như một nguồn sử liệu và cần xác định xem tài liệu đó là chân thực hay giả mạo. Tài liệu lưu trữ càng có tính chân thực cao, càng phản ánh chính xác thực tế sự vật, hiện tượng càng được đánh giá giá trị tài liệu ở mức độ cao và định thời hạn bảo quản càng cao. Để xác định độ chân thực của tài liệu, sử liệu học dựa vào việc phân tích chính bản thân sử liệu đó như: Vật liệu chế tác tài liệu, văn phong ngôn ngữ tài liệu, tác giả tài liệu, người ký… Dựa vào chất liệu làm ra tài liệu người ta có thể xác định xem tài liệu đó có được sản sinh ra vào thời điểm lịch sử đó không; dựa vào ngôn ngữ văn phong có thể xác định được tác giả tài liệu; dựa vào cơ quan sản sinh tài liệu hay người ký (đối với tài liệu quản lý nhà nước) cũng có thể xác định thời gian cụ thể của tài liệu trong phạm vi hẹp…Từ đó chúng ta sẽ xác định được mức độ chính, gốc của tài liệu lưu trữ. Đây là một phương pháp rất xác thực và hiệu quả trong việc xác định những tài liệu cũ của đất nước ta. Do điều kiện chiến tranh liên miên, một số tài liệu còn khuyết những yếu tố về thể thức cần được làm sáng tỏ để đánh giá chính xác giá trị của tài liệu. Trong một số trường hợp nội dung thông tin trong tài liệu có những yếu tố không đúng với thực tế sự vật, hiện tượng mà tài liệu bị khuyết tác giả nếu áp dụng phương pháp sử liệu học sẽ giúp chúng ta tìm ra những yếu tố còn thiếu và truy cứu trách nhiệm kịp thời. Tuy nhiên, áp dụng phương pháp này phải đảm bảo yêu cầu thận trọng để tránh những trường hợp cố tình giả mạo tài liệu hoặc những việc làm sai trái bằng việc xoá các chứng cứ là tài liệu lưu trữ. Mỗi phương pháp có vai trò, vị trí nhất định và phù hợp với từng phông, từng loại hình tài liệu cụ thể, Vì vậy, để xác định chính xác giá trị của tài liệu cần vận dụng linh hoạt những phương pháp đó. 2.3. Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu Theo nghĩa thông thường, tiêu chuẩn là những tiêu chí được quy định dùng làm chuẩn để phân loại, đánh giá các sự vật, hiện tượng. Để đánh giá giá trị tài liệu một cách chính xác cần vận dụng một số tiêu chuẩn sau: 2.3.1. Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu Nội dung tài liệu là toàn bộ thông tin về những vấn đề, sự việc hay con người được đề cập trong tài liệu. Mỗi tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức đều biểu thị một nội dung nhất định để phục vụ mục đích của cơ quan, tổ chức, cá nhân làm ra tài liệu. Nói cách khác, mục đích ban hành văn bản của các cơ quan, tổ chức bao giờ cũng được thể hiện trong nội dung văn bản. Nội dung chính là linh hồn của tài liệu và giá trị của tài liệu chủ yếu được quy định bởi nội dung tài liệu. Vận dụng tiêu chuẩn này khi xác định giá trị tài liệu trong một phông lưu trữ cần 8
đánh giá cao những tài liệu có nội dung phản ánh trực tiếp chức năng, nhiệm vụ và các mặt hoạt động chính của đơn vị hình thành phông. Đồng thời cũng đánh giá cao những tài liệu có nội dung tổng kết quá trình hoạt động của đơn vị hình thành phông qua từng thời kỳ lịch sử. Khi xác định giá trị tài liệu Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam cần chú ý đến những tài liệu có nội dung phản ánh trực tiếp các mặt hoạt động của một quốc gia trong suốt quá trình lịch sử, cụ thể là: - Tài liệu có nội dung phản ánh lịch sử hình thành và phát triển của Đảng Cộng sản Việt Nam. - Tài liệu có nội dung phản ánh lịch sử đấu tranh dựng nước và giữ nước của dân tộc. - Tài liệu có nội dung phản ánh lịch sử xây dựng và phát triển các ngành. - Tài liệu về xây dựng và phát triển của các địa phương. Trong một phông lưu trữ cơ quan cụ thể, có những tài liệu phản ánh các mặt hoạt động chủ yếu và có những tài liệu phản ánh các mặt hoạt động không chủ yếu. Đối với những tài liệu nội dung không liên quan đến chức năng, nhiệm vụ chính của cơ quan, đơn vị hình thành phông thì không được xem là tài liệu có ý nghĩa lịch sử của phông và không cần định thời hạn bảo quản lâu dài cho những tài liệu này ở trong phông. Vận dụng tiêu chuẩn này trong công tác xác định giá trị tài liệu, chúng ta cần chú ý một số điểm sau: Mỗi một hồ sơ, tài liệu thường có mối quan hệ lôgic với những hồ sơ tài liệu khác. Vì vậy, nội dung của tài liệu chỉ được nhìn nhận một cách hoàn chỉnh khi đặt tài liệu đó trong mối quan hệ tổng thể đối với những tài liệu có liên quan. Vì vậy, khi xác định giá trị tài liệu cần đặt tài liệu đó trong mối quan hệ chung với các tài liệu khác trong phông, không nên xem xét tách rời từng hồ sơ, tài liệu. Trong thực tế một số tài liệu mặc dù nội dung không quan trọng song tài liệu đó lại có thể được sử dụng để xác minh độ chân thực của các tài liệu quan trọng khác bằng một số yếu tố như: tác giả, thời gian, địa danh… trường hợp này tài liệu cũng được lưu trữ lâu dài. Như vậy, ý nghĩa nội dung của tài liệu không chỉ xem xét trên ý nghĩa nội dung chứa đựng trong tài liệu mà còn phụ thuộc vào việc nội dung tài liệu đó liên quan đến việc làm sáng tỏ độ chân thực của một tài liệu có nội dung quan trọng khác. Vận dụng tiêu chuẩn này khi xác định giá trị tài liệu yêu cầu người cán bộ cần nắm hiểu rõ nội dung của từng tài liệu đồng thời nắm được mối quan hệ của tài liệu đó với những tài liệu khác có liên quan. 2.3.2. Tiêu chuẩn tác giả tài liệu Tác giả tài liệu là cơ quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh ra tài liệu. Tác giả của tài liệu thường được ghi dấu ngay trên hình thức của tài liệu. Trong một phông lưu trữ, tài liệu được hình thành từ các nguồn khác nhau, gồm: tài liệu của cấp trên gửi xuống; cấp dưới gửi lên; các cơ quan ngang cấp; cơ quan, tổ chức ngoài hệ thống và các cá nhân… gửi đến và tài liệu do chính cơ quan, đơn vị hình thành phông sản sinh ra. Nói cách khác, tài liệu của một phông lưu trữ do nhiều tác giả sản sinh ra. Vận dụng tiêu chuẩn này khi lựa chọn những tài liệu cần nộp lưu vào các lưu trữ chúng ta 9
cần xem xét đến tác giả của tài liệu. Đối với phông lưu trữ cơ quan, tài liệu có ý nghĩa và được đánh giá cao là những tài liệu của chính cơ quan đó sản sinh ra để thực hiện chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của cơ quan đó. Những tài liệu do các nguồn khác gửi đến không phải tài liệu nào cũng có giá trị như nhau mà chúng được đánh giá khác nhau một phần dựa vào mối quan hệ giữa tác giả tài liệu với đơn vị hình thành phông. Thông thường tài liệu của các cơ quan cấp trên gửi xuống để chỉ đạo hoạt động của cơ quan thường là những tài liệu có nội dung liên quan đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan nên những tài liệu này được đánh giá cao hơn những tài liệu cũng do cấp trên gửi xuống nhưng không có nội dung liên quan trực tiếp đến chức năng, nhiệm vụ chính của cơ quan hình thành phông. Đối với tài liệu do cấp dưới và các đơn vị trực thuộc gửi lên có nhiều nội dung khác nhau song cần đánh giá cao những tài liệu có nội dung báo cáo công tác phản ánh hoặc tổng kết những nhiệm vụ do cơ quan hình thành phông giao. Những báo cáo này cũng liên quan đến việc triển khai thực hiện các nhiệm vụ của đơn vị hình thành phông ở cấp độ, phạm vi cụ thể. Đối với tài liệu của các nguồn khác gửi đến song liên quan đến việc giải quyết các công việc cụ thể và nằm trong hồ sơ công việc do cơ quan có tránh nhiệm giải quyết thì tài liệu được đánh giá giá trị ở cấp độ hồ sơ công việc, không đánh giá tách rời riêng lẻ ở cấp độ từng tài liệu. Đối với tài liệu lưu trữ cá nhân, việc xác định giá trị tài liệu được xác định dựa vào vai trò, vị trí và những đóng góp của cá nhân đó đối với sự phát triển của quốc gia, dân tộc hay một ngành, một lĩnh vực nhất định. Những cá nhân lịch sử, tiêu biểu thì tài liệu đều được bảo quản lâu dài, vĩnh viễn trong các trung tâm lưu trữ quốc gia. 2.3.3. Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan, đơn vị hình thành phông Cơ quan, đơn vị hình thành phông là cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân mà trong quá trình hoạt động của nó phông tài liệu được hình thành. Trong thực tế, chúng ta cần phân biệt cơ quan, đơn vị hình thành phông với tác giả tài liệu. Tác giả tài liệu là cơ quan làm ra tài liệu còn đơn vị hình thành phông là nơi bảo quản tài liệu ở giai đoạn hịên hành. Đối với một phông lưu trữ chỉ có một đơn vị hình thành còn tài liệu trong phông có nhiều tác giả khác nhau. Tuy nhiên, tác giả tài liệu có thể là cơ quan, đơn vị hình thành phông cũng có thể không phải là cơ quan, đơn vị hình thành phông. Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan, đơn vị hình thành phông được xây dựng trên cơ sở dựa vào phương pháp phân tích chức năng. Vị trí, tầm quan trọng của các cơ quan, đơn vị hình thành phông trong bộ máy nhà nước và xã hội có vai trò quan trọng trong việc xác định giá trị tài liệu của phông lưu trữ do cơ quan, đơn vị đó hình thành nên. Vận dụng tiêu chuẩn này khi xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ quốc gia Việt Nam chúng ta cần đánh giá cao những phông tài liệu mà cơ quan, đơn vị hình thành phông có vị trí quan trọng hàng đầu trong bộ máy lãnh đạo Đảng và bộ máy quản lý nhà nước. Tài liệu của những cơ quan đó sản sinh ra luôn là nguồn bổ sung quan trọng của phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. Đối với những phông tài liệu mà cơ quan, đơn vị hình thành phông không có vai trò, 10
vị trí quan trọng, khi xác định giá trị tài liệu chúng ta cần chú ý đến việc lựa chọn những tài liệu chủ yến liên quan đến việc nghiên cứu lịch sử của cơ quan đơn vị hình thành phông. Từ tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan, đơn vị hình thành phông chúng ta có thể lập danh mục những cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ quốc gia. Danh mục này là một loại công cụ trong thu thập, bổ sung và xác định giá trị tài liệu. 2.3.4. Tiêu chuẩn sự trùng lặp thông tin trong tài liệu Trong quá trình hoạt động của một cơ quan, tổ chức sẽ xuất hiện những tài liệu có thông tin trùng lặp. Điều đó đòi hỏi việc xác định giá trị tài liệu cần có sự lựa chọn thận trọng và khoa học. Sự trùng lặp thông tin trong phông lưu trữ cơ quan là do việc sao in văn bản, trích sao văn bản hoặc do sự tổng hợp thông tin trong nhiều tài liệu. Ví dụ: Báo cáo tổng kết năm của một cơ quan, tổ chức sẽ có những thông trùng lặp với các báo cáo tổng kết các tháng, quý của cơ quan và các đơn vị trực thuộc trong năm đó. Áp dụng tiêu chuẩn này trong trường hợp gặp những văn bản có thông tin trùng lặp do sao in văn bản thì cần lựa chọn và đánh giá cao những văn bản là bản chính, bản gốc, bản có bút tích của lãnh đạo cơ quan và người có trách nhiệm thực hiện văn bản. Trường hợp tài liệu có giá trị quan trọng phục vụ khai thác sử dụng tài liệu thường xuyên thì ngoài bản gốc, bản chính nên giữ thêm bản sao để phục vụ khai thác, nhằm bảo quản an toàn được bản chính, bản gốc. Trong trường hợp gặp những văn bản có thông tin lặp lại do quá trình tổng hợp, sử dụng văn bản này để làm ra những văn bản khác thì những văn bản có thông tin tổng hợp thường được đánh giá cao hơn những văn bản có thông tin bị tổng hợp. Tuy nhiên, cũng cần xem xét đến những tài liệu có thông tin bị tổng hợp mang tính tiêu biểu, phản ánh hoạt động chuyên môn quan trọng hoặc phản ánh hoạt động của cơ quan trong một khoảng thời gian đặc biệt như: chào mừng những ngày lễ lớn của cơ quan hoặc kết quả hoạt động trong thời gian đó đạt được những thành tích tiêu biểu… Trường trường hợp tài liệu tổng hợp không phản ánh hết những sắc thái, tính chất riêng biệt của các tài liệu bị bao hàm thì cần xem xét từng tài liệu để định thời hạn bảo quản hợp lý. Trong phạm vi phông lưu trữ quốc gia, sự trùng lặp thông tin có thể xảy ra giữa tài liệu của các phông trong cùng một ngành, một hệ thống các cơ quan có chức năng, nhiệm vụ tương đồng. Áp dụng tiêu chuẩn này, trong xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ quốc gia người ta vận dụng kết hợp với tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan, đơn vị hình thành phông và dựa vào mức độ khai thác, sử dụng tài liệu của các phông lưu trữ. Trường hợp các phông trong cùng ngành hoặc đơn vị hình thành phông có chức năng, nhiệm vụ tương đồng thì người ta sẽ đánh giá cao giá trị tài liệu của phông có nhu cầu khai thác, sử dụng cao hơn. Áp dụng tiêu chuẩn này, người làm công tác xác định giá trị tài liệu cần nắm được các loại tài liệu có thông tin trùng lặp, đồng thời không nên áp dụng quá máy móc mà cần vận dụng một cách linh hoạt kết hợp với các tiêu chuẩn khác. 2.3.5. Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm hình thành tài liệu Thời gian và địa điểm của tài liệu là hai yếu tố quan trọng được sử dụng làm căn cứ 11
xác minh độ chân thực của tài liệu. 2.3.5.1 Về thời gian tài liệu Thời gian của tài liệu bao gồm thời gian sản sinh ra tài liệu và thời gian của sự vật, hiện tượng được đề cập đến trong nội dung tài liệu. Trong nhiều trường hợp, thời gian sản sinh ra tài liệu trùng với thời gian được nhắc tới trong nội dung tài liệu như: các văn bản quản lý nhà nước, văn bản ban hành để giải quyết các công việc cụ thể, cấp bách hoặc những công việc không cần hạn định thời gian… Cũng có những tài liệu hai khoảng thời gian này tương đối cách xa nhau như: các tập hồi ký, các bản tường trình về một sự vật, hiện tượng đã xảy ra, biên bản ghi ghi chép về hiện trường, nơi xảy ra vụ việc… Trong xác định giá trị tài liệu người ta cho rằng những tài liệu càng có thời gian gần với công việc, sự kiện xảy ra trong thực tế thì càng mang tính xác thực hơn và được đánh giá cao hơn. Vận dụng tiêu chuẩn này trong xác định giá trị tài liệu Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam, chúng ta cần chú ý đến những tài liệu được sản sinh ra trong những thời kỳ đặc biệt, những giai đoạn lịch sử của Đảng và của dân tộc, của cơ quan trung ương và địa phương là đơn vị hình thành phông. Đó là các mốc thời gian: những năm 30 vận động thành lập Đảng và Phong trào Xô viết Nghệ tĩnh; Cách mạng tháng Tám năm 1945; các giai đoạn điển hình trong kháng chiến chống pháp (1945-1954) và kháng chiến chống Mỹ (1954 - 1975); thời kỳ đổi mới 1986… Trong phạm vi phông lưu trữ cơ quan, cá nhân, cần đánh giá cao những tài liệu phản ánh các mốc phát triển của cơ quan, đơn vị hình thành phông; những thời kỳ biến đổi về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức hoặc những nhiệm vụ được giao đột xuất có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của cơ quan (nếu có). Có thể kết luận rằng, theo tiêu chuẩn này những tài liệu càng có thời gian sản sinh gần với thời gian của sự vật, hiện tượng được nhắc tới trong tài liệu càng có giá trị chân thực và càng được xem xét đánh giá cao. 2.3.5.2 Về địa điểm tài liệu Địa điểm tài liệu cũng là yếu tố quan trọng liên quan đến xác định giá trị tài liệu. Địa điểm tài liệu cũng có thể là địa danh lập ra tài liệu hoặc địa danh được nhắc tới trong nội dung tài liệu. Trong trường hợp địa danh là nơi lập ra tài liệu trùng với địa danh được nhắc tới trong nội dung tài liệu thì tài liệu đó sẽ được đánh giá cao hơn đối với những tài liệu khác. Khi xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ quốc gia Việt Nam cần chú ý đến những tài liệu được sản sinh tại những địa danh có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, chính trị, xã hội của đất nước. Đối với những tài liệu có giá trị lịch sử cần đánh giá cao đối với các tài liệu sản sinh tại các địa danh trực tiếp xảy ra các cuộc kháng chiến của dân tộc, mặc dù những tài liệu này còn có một số thiếu sót về vấn đề thể thức. Đối với tài liệu thời kỳ hiện đại cần đánh giá cao những tài liệu có địa điểm sản sinh hoặc phản ánh những sự kiện xảy ra tại thủ đô và những trung tâm chính trị, kinh tế, văn hóa lớn của đất nước như tại các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Đối với lưu trữ tỉnh, cần đánh giá cao những tài liệu sản sinh hoặc phản ánh những sự kiện xảy ra tại trung tâm chính trị, kinh tế, văn hóa của tỉnh và 12
những khu phát triển kinh tế, văn hóa trọng điểm của tỉnh. Như vậy, vận dụng tiêu chuẩn này đòi hỏi cán bộ làm công tác xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ quôc gia cần nắm vững những kiến thức cơ bản về lịch sử dân tộc và biết quan tâm đến lợi ích lâu dài của đất nước để không làm mất mát những tài liệu có giá trị. 2.3.6. Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và chất lượng của phông lưu trữ Phông lưu trữ là khối tài liệu hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh phản ánh quá trình hoạt động của một quốc gia, một cơ quan hoặc một cá nhân. Như vậy, đã là một phông lưu trữ thì khối tài liệu đó phải phản ánh đầy đủ hoặc tương đối đầy đủ quá trình hình thành và phát triển của cơ quan, đơn vị hình thành phông. Theo tiêu chuẩn này, trong quá trình xác định giá trị tài liệu nếu gặp những phông mà tài liệu của chúng vì nhiều lý do bị mất mát, thất lạc nhiều, khối tài liệu có giá trị còn ít thì chúng ta cũng cần giữ thêm những tài liệu ít giá trị để bảo quản trong phông. Những tài liệu đó sẽ góp phần bổ sung và giúp cho việc nghiên cứu thêm về những hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành phông. Đối với nước ta thì việc vận dụng tiêu chuẩn này rất có ý nghĩa bởi lẽ, trong thực tế do chiến tranh, thiên tai, điều kiện khí hậu và ý thức gìn giữ tài liệu của cán bộ, nhân dân ở một số nơi chưa tốt nên các phông tài liệu cũ còn giữ được rất ít tài liệu có giá trị. Trong điều kiện cho phép, có thể sưu tầm những tài liệu có liên quan để bổ sung hoàn chỉnh phông lưu trữ bằng việc sao in tài liệu tại các phông của đơn vị chủ quản cấp trên hoặc phông lưu trữ của cấp dưới. Theo tiêu chuẩn này, trong trường hợp tài liệu còn lại của phông có rất ít những tài liệu có ý nghĩa chủ yếu thì khi xác định giá trị tài liệu chúng ta cũng cần giữ lại những tài liệu có ý nghĩa thứ yếu cho đến khi tìm được những tài liệu có ý nghĩa chủ yếu bổ sung vào phông lưu trữ. 2.3.7. Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu Hiệu lực pháp lý của tài liệu được thể hiện trên hai mặt thể thức văn bản và nội dung văn bản. Về thể thức văn bản, một văn bản có hiệu lực pháp lý khi nó đảm bảo đủ các yếu tố về thể thức do cơ quan nhà nước quy định cần phải có trong một văn bản như: quốc hiệu, tác giả văn bản, địa danh và thời gian ban hành văn bản, tên loại và nội dung văn bản, nơi nhận, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan ban hành văn bản. Về nguyên tắc, khi xác định giá trị và lựa chọn tài liệu để đưa vào bảo quản trong lưu trữ cần lựa chọn những tài liệu có hiệu lực pháp lý, tức tài liệu phải có đủ các yếu tố thuộc thể thức văn bản. Tuy nhiên, trong thực tế khi áp dụng tiêu chuẩn này cần được xem xét vận dụng trong từng hoàn cảnh lịch sử cụ thể. Bởi lẽ có những tài liệu thông tin có giá trị cao, song do điều kiện khách quan nên không đảm bảo các yếu tố về thể thức văn bản. Ví dụ: Những tài liệu sản sinh trong thời kỳ kháng chiến, trong thời kỳ hoạt động bí mật của Đảng. Vì vậy, trong quá trình xác định giá trị tài liệu, áp dụng tiêu chuẩn này chúng ta cần xem xét và nâng thời hạn bảo quản của những tài liệu có đặc điểm như trên. Về nội dung tài liệu: văn bản có giá trị pháp lý là văn bản khi ban hành phải đảm bảo tính hợp pháp và tính hợp lý của văn bản. Tính hợp pháp thể hiện ở chỗ, ngoài việc đảm bảo đủ đúng các yêu cầu về thể thức thì nội dung phải đúng pháp luật, không trái với những văn bản do các cơ quan cấp trên ban hành. 13
Tuy nhiên, vận dụng tiêu chuẩn này, yếu tố quan trọng chúng ta cần xem xét là thời gian hiệu lực pháp lý của một tài liệu. Thời gian hiệu lực pháp lý của một tài liệu được tính bằng khoảng thời gian tài liệu có giá trị thực thi. Có những tài liệu thời gian hiệu lực pháp lý được quy định ngay trong nội dung văn bản như: hợp đồng, hiệp ước, bản ghi nhớ… Có những văn bản thời gian hiệu lực pháp không thể hiện trong nội dung văn bản mà thể hiện ở thời gian thực tế thực hiện văn bản và nó chỉ hết hiệu lực khi có một văn bản khác được ban hành thay thế nó. Vận dụng tiêu chuẩn này khi định thời hạn bảo quản tài liệu cần chú ý đến thời gian có hiệu lực của tài liệu. Thời hạn bảo quản tài liệu phải lớn hơn hoặc bằng thời gian có hiệu lực pháp lý của tài liệu. Sau khoảng thời gian có hiệu hiệu lực pháp lý, tài liệu có được giữ lại nữa hay không phụ thuộc vào ý nghĩa lịch sử của tài liệu và được xác định giá trị bằng việc vận dụng những tiêu chuẩn khác. Ví dụ: Một hợp đồng thuê đất được ký kết giữa hai cơ quan có thời gian thực hiện trong 20 năm thì thời hạn bảo quản của nó cũng ít nhất là 21 năm ở văn thư cơ quan, sau đó Hợp đồng này được chuyển vào lưu trữ cơ quan và việc định thời hạn bảo quản trong thời gian tiếp theo phụ thuộc vào giá trị lịch sử của nó. Đối với người thư ký văn phòng việc nắm hiểu được những điều kiện quy định về hiệu lực pháp lý của các văn bản là điều rất cần thiết. Một văn bản, tài liệu có giá trị làm cơ sở để lãnh đạo ra được những quyết sách đúng đắn phải là những thông tin từ những tài liệu đáng tin cậy, có giá trị pháp lý cao. Chỉ có những văn bản đảm bảo về giá trị pháp lý mới có thể là những chứng cứ quan trọng để làm minh chứng cho việc xác minh, sáng tỏ những sự việc cần thiết. Trong việc sắp xếp khoa học tài liệu của lãnh đạo cần giữ gìn những tài liệu đảm bảo về giá trị pháp lý. 2.3.8. Tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu Tình trạng vật lý của tài liệu là tình trạng tài liệu được xem xét bới các yếu tố vật lý, hóa học, có ảnh hưởng đến hình thức của tài liệu. Tình trạng vật lý của tài liệu sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác khai thác và sử dụng tài liệu sau này. Trong thực tế rất nhiều tài liệu trong phông lưu trữ quốc gia do điều kiện tác động của các yếu tố tự nhiên đã bị hư hỏng. Khi phát hiện những tài liệu quý hiếm bị hư hỏng chúng ta cần có những biện pháp tu bổ, phục chế để cấp cứu chúng. Song không phải tài liệu nào cũng tu bổ và phục chế được. Vì vậy, áp dụng tiêu chuẩn này có nghĩa là đối với những tài liệu mặc dù rất quý hiếm song tình trạng vật lý quá kém, không thể phục chế được thì chúng ta cũng cần loại bỏ. Bởi lẽ dù có giữ những tài liệu này trong phông người ta cũng không thể khai thác, sử dụng được mà nó sẽ có nguy cơ làm hư hỏng những tài liệu khác. Tài liệu lưu trữ chỉ thực sự phát huy tác dụng khi nó được khai thác, sử dụng để phục vụ những nhu cầu xã hội. Hiện nay, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đang thực hiện một số đề án để khắc phục sự hư hại về tình trạng vật lý của tài liệu như: Đề án chống nguy cơ huỷ hoại tài liệu; Đề án cấp cứu tài liệu Châu bản triều Nguyễn… Trong trường hợp các tài liệu có giá trị thông tin như nhau, thì người ta cho phép lựa 14
chọn những tài liệu có tình trạng vật lý tốt hơn. 2.3.9. Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác tài liệu Giá trị tài liệu trong nhiều trường hợp không những thể hiện ở nội dung tài liệu mà còn thể hiện ở các yếu tố như ngôn ngữ, kỹ thuật, vật liệu chế tác tài liệu. Dựa vào ngôn ngữ hay vật liệu chế tác của tài liệu chúng ta có thể nghiên cứu về sử liệu học, văn bản học và nhận biết được thời kỳ lịch sử sản sinh tài liệu. Trong phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, một số tài liệu hình thành trong lịch sử có thể được thể hiện bằng chữ Hán, chữ Nôm, chữ Pháp và chữ Quốc ngữ. Những tài liệu bằng chữ Hán, chữ Nôm, chữ Pháp hiện còn lại rất ít nên khi xác định giá trị tài liệu chúng ta cần đánh giá cao những tài liệu đó và cần bảo quản vĩnh viễn trong lưu trữ quốc gia. Ở Việt Nam, trong thời kỳ Phong kiến, một số tài liệu được làm trên những chất liệu đặc biệt như tài liệu Mộc bản khắc trên gỗ thị. Đối với những tài liệu này, giá trị của chúng được đánh giá cao và thời hạn bảo quản thường là vĩnh viễn. Có những tài liệu tuy nội dung rất đơn giản nhưng thể hiện đặc trưng của thời kỳ lịch sử sản sinh ra nó thì tài liệu đó vẫn cần được đánh giá cao và bảo quản lâu dài, vĩnh viễn. Trên đây là những tiêu chuẩn cần thiết để vận dụng khi xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. Tuy nhiên, mỗi tiêu chuẩn có vai trò, vị trí độc lập có thể cho thấy giá trị của tài liệu trên từng phương diện cụ thể song chúng lại có mối quan hệ logic với nhau và người xác định giá trị tài liệu cần biết vận dụng một cách linh hoạt các tiêu chuẩn đó đối với từng tài liệu cụ thể. Đối với cán bộ lưu trữ, việc nắm được các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu sẽ giúp cho việc tham mưu, tư vấn với lãnh đạo về việc xây dựng danh mục hồ sơ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan, đồng thời giúp lãnh đạo sắp xếp khoa học tài liệu, xác định giá trị và lựa chọn chính xác tài liệu cá nhân lãnh đạo và quan trọng hơn là biết tổng hợp những thông tin xác thực từ những tài liệu có giá trị chân thực để cung cấp cho lãnh đạo trong công tác quản lý. 2.4. Các công cụ (bảng kê) xác định giá trị tài liệu 2.4.1. Khái niệm Công cụ xác định giá trị tài liệu là những phương tiện làm cơ sở cho công tác xác định giá trị được thực hiện một cách thuận lợi và hiệu quả. Công cụ xác định giá trị tài liệu do chính các cơ quan lưu trữ ban hành hoặc do cán bộ lưu trữ xây dựng để áp dụng trong cơ quan. 2.4.2. Xây dựng phương án phân loại bảng kê 2.4.2.1. Phân loại phông lưu trữ Từ khái niệm về phông lưu trữ chúng ta có thể thấy mỗi một quốc gia trong quá trình hình thành và phát triển của mình sẽ hình thành một khối tài liệu phong phú, đa dạng. Khối tài liệu đó hợp lại thành Phông lưu trữ quốc gia. Mỗi cơ quan trong quá trình hình thành và phát triển sẽ hình thành nên phông lưu cơ quan và mỗi cá nhân, gia đình, dòng họ trong quá trình sống và hoạt động sẽ hình thành nên Phông lưu trữ cá nhân, Phông lưu trữ gia đình, Phông lưu trữ dòng họ… Dưới đây là những đặc điểm cơ bản của các loại Phông lưu trữ. 2.4.2.1.1. Phông lưu trữ quốc gia 15
Theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001: “Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam, không phân biệt thời gian, xuất xứ, chế độ xã hội, nơi bảo quản, kỹ thuật làm ra tài liệu đó”. Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam bao gồm hai phông lớn Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam. “Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, tổ chức chính trị- xã hội; tài liệu về thân thế sự nghiệp và hoạt động của chủ tịch Hồ Chí Minh, của các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng đồng thời là lãnh đạo chủ chốt của Nhà nước, của các tổ chức chính trị – xã hội”. “Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân, các nhân vật lịch sử tiêu biểu và tài liệu khác có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ”… Ở nhiều nước trên thế giới Phông Lưu trữ Quốc gia được định nghĩa thống nhất và trong thực tế cũng được quản lý thống nhất. Ở nước ta công tác lưu trữ cũng được tổ chức theo nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Trong thực tế Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam được chia làm hai phông lớn và chịu sự quản lý của hai hệ thống cơ quan khác nhau dưới sự quản lý thống nhất của nhà nước. Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam do hệ thống các cơ quan Đảng quản lý thống nhất về tài liệu lưu trữ và chỉ đạo thống nhất việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. Cơ quan quản lý Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là Cục Lưu trữ trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng; còn Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ quản lý. Cả hai Phông lưu trữ Đảng và phông Lưu trữ nhà nước đều chịu sự quản lý thống nhất của hệ thống luật pháp về công tác lưu trữ và chịu sự quản lý của Chính phủ. Thành phần của Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam đã được làm rõ trong bài Thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ. 2.4.2.1.2. Phông lưu trữ cơ quan Mỗi một cơ quan, tổ chức trong quá tình hình thành và phát triển sẽ sản sinh ra một khối lượng tài liệu phản ánh quá trình hình thành và phát triển của cơ quan, tổ chức đó. Phông lưu trữ cơ quan là khối tài liệu hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh phản ánh quá trình hình thành và phát triển của một cơ quan, một tổ chức chính trị, tổ chức kinh tế, văn hóa, xã hội hoặc một đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân. Thời gian của một Phông lưu trữ cơ quan được tính bắt đầu từ khi cơ quan, tổ chức đó thành lập đến khi cơ quan, tổ chức đó ngừng hoạt động hoặc giải thể. Phông lưu trữ cơ quan phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản của một phông lưu trữ, tức là ngoài yếu tố của một phông lưu trữ. Vì vậy, một cơ quan, tổ chức muốn thành lập một phông lưu trữ cần đáp ứng những yêu cầu sau: – Cơ quan tổ chức đó phải hoạt động độc lập: tức là có văn bản của cơ quan có thẩm quyền cho phép thành lập và hoạt động, có tài khoản riêng, có biên chế riêng, có văn thư và con dấu riêng (có tư cách pháp nhân). – Tài liệu hình thành trong quá trình hình thành và phát triển của cơ quan, tổ chức phải phản ánh hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh quá trình hình thành và phát triển của cơ 16
quan đó. 2.4.2.1.3. Phông lưu trữ cá nhân Phông lưu trữ cá nhân là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một cá nhân. Phông Lưu trữ cá nhân được bắt đầu từ khi người đó sinh ra và kết thúc khi người đó qua đời. (Tuy nhiên, vẫn có quan điểm cho rằng thời điểm kết thúc của phông lưu trữ cá nhân có thể kéo dài cho đến khi không còn các cá nhân khác viết về người đó). Phông lưu trữ cá nhân bao gồm nhiều nhóm tài liệu phong phú đa dạng, từ tài liệu về tiểu sử đến các tài liệu phản ánh quá trình học tập, làm việc và những tài liệu thư từ trao đổi, tài liệu của những cá nhân khác viết về người đó. Trong đó có nhiều loại hình tài liệu khác nhau như: tài liệu hành chính; tài liệu nghiên cứu khoa học; tài liệu khoa học kỹ thuật; tài liệu chuyên môn; tài liệu phim ảnh, ghi âm; tài liệu điện tử… Do đặc điểm tài liệu phông lưu trữ cá nhân rất phong phú đa dạng và nhiều thể loại nên không thể xây dựng một phương án phân loại thống nhất đối với các loại phông lưu trữ cá nhân mà trong quá trình phân loại cần vận dụng linh hoạt nhiều đặc trưng phân loại tài liệu. Người ta thường căn cứ vào tính chất hoạt động của cá nhân hình thành phông mà quy định một phương án phân loại và sắp xếp thứ tự các nhóm trong phông riêng biệt (vấn đề này sẽ được trình bày kỹ ở phần sau). 2.4.2.1.4. Phông lưu trữ gia đình, dòng họ Phông lưu trữ gia đình, dòng họ là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một gia đình, dòng họ hoặc tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của nhiều cá nhân tiêu biểu trong một gia đình, dòng họ. Phông lưu trữ gia đình, dòng họ cũng có những đặc trưng khác biệt với phông lưu trữ cơ quan hay phông lưu trữ cá nhân. Phông lưu trữ gia đình, dòng họ phản ánh quá trình sống và hoạt động của một gia đình, một dòng họ hoặc nhiều cá nhân tiêu biểu trong một gia đình, dòng họ. Vì vậy, thành phần tài liệu trong phông lưu trữ gia đình, dòng họ rất đa dạng và phức tạp. Do đó việc xây dựng và lựa chọn phương án phân loại cho loại hình phông lưu trữ này là rất khó khăn và phức tạp. 2.4.2.1.5. Sưu tập tài liệu lưu trữ Sưu tập tài liệu là nhóm tài liệu được sưu tầm và thu thập chủ yếu theo chủ đề nhất định dựa trên đặc trưng nội dung, vấn đề, thời gian, tác giả hoặc vật liệu, kỹ thuật chế tác ra tài liệu. Đây là khối tài liệu thường có số lượng ít, chưa có đủ các yếu tố để thành lập một phông lưu trữ. Khối tài liệu này lại không đủ điều kiện thoả mãn là thành phần của một phông lưu trữ cơ quan hay một phông lưu trữ cá nhân bất kỳ. Vì vậy, người ta thu thập, sưu tầm và để thành một khối riêng biệt gọi là sưu tập tài liệu. Ví dụ: Sưu tập tài liệu về Phong trào Xô viết Nghệ Tĩnh năm 1930-1931. 2.4.2.2. Phân loại tài liệu lưu trữ 2.1.2.1. Khái niệm, mục đích, yêu cầu và nguyên tắc phân loại tài liệu 1.1 Khái niệm Phân loại tài liệu lưu trữ là căn cứ vào những đặc trưng phổ biến của tài liệu để phân chia chúng ra các khối, các nhóm, hoặc các đơn vị chi tiết lớn, nhỏ khác nhau nhằm mục đích quản lý và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó. 1.2 Mục đích Việc phân loại tài liệu nhằm hướng tới hai mục đích cơ bản: – Một là, phân loại để tổ chức khoa học tài liệu của các Phông lưu trữ. Chúng ta biết rằng tài liệu lưu trữ trong các phông lưu trữ có số lượng rất lớn (từ hàng chục đến hàng trăm, hàng nghìn mét giá tài liệu). Mặt khác, tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam lại được hình thành trong phạm vi rộng lớn. Vì vậy, nếu không tiến hành phân loại thì không thể tổ 17
chức khoa học khối tài liệu của quốc gia cũng như tài liệu của từng cơ quan. Nhờ phân loại tài liệu, chúng ta sẽ xác định được mạng lưới các trung tâm, các kho lưu trữ để bảo quản tài liệu trong phạm vi toàn quốc, đồng thời cũng nhờ phân loại, tài liệu trong từng phông lưu trữ cơ quan sẽ được tổ chức thành các khối, nhóm một cách khoa học, tạo điều kiện cho việc tổ chức, sắp xếp tài liệu trong thực tế. – Hai là, phân loại tài liệu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm và khai thác, sử dụng tài liệu. Nhờ phân loại khoa học tài liệu, các cơ quan lưu trữ có thể xây dựng hệ thống các công cụ tra tìm theo phông, theo khối, nhóm tài liệu hoặc theo vấn đề. Mặt khác, cũng nhờ phân loại khoa học tài liệu, người khai thác sẽ thuận lợi trong việc tra tìm thông tin trong tài liệu theo phông, theo khối, nhóm tài liệu hoặc theo vấn đề mà họ quan tâm. 1.3 Yêu cầu Phân loại tài liệu cần đạt được hai yêu cầu cơ bản là: tính khoa học và tính triệt để. – Tính khoa học thể hiện ở chỗ sau khi phân loại, tài liệu trong phông phải được sắp xếp một cách khoa học, logic để dễ bảo quản, dễ tra tìm và phản ánh được nội dung và thành phần tài liệu của một phông lưu trữ đồng thời làm nổi bật được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức cũng như những đặc điểm của đơn vị hình thành phông. – Tính triệt để thể hiện trong việc các cơ quan lưu trữ cần xây dựng phương án phân loại sao cho tài liệu trong phông được phân chia mạch lạc theo từng cấp độ lớn, nhỏ của các nhóm, đảm bảo không có tài liệu thừa ra sau khi tài liệu được phân loại theo phương án đã chọn. 1.4 Nguyên tắc Phân loại tài liệu cần được thực hiện theo những nguyên tắc nhất định. Để đảm bảo nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất, việc phân chia tài liệu trong các phông lưu trữ nói chung và phông lưu trữ quốc gia nói riêng cần được chỉ đạo xuyên suốt trên lập trường quan điểm của Đảng và thống nhất về nghiệp vụ theo quy định của Nhà nước. Việc phân loại tài liệu trong phông lưu trữ quốc gia cần phản ánh được lịch sử hình thành của quốc gia đó và cơ cấu tổ chức bộ máy của nhà nước đó trong từng thời kỳ lịch sử. Đối với phông lưu trữ cơ quan, việc phân loại tài liệu đảm bảo không được phân tán tài liệu trong phông và tôn trọng nguyên tắc xuất sinh tài liệu, không phá vỡ mối quan hệ lịch sử của tài liệu trong phông. Phân loại tài liệu cần đảm bảo nguyên tắc thống nhất với công tác thu thập, bổ sung tài liệu và công tác xác định giá trị tài liệu trong phông. Việc phân loại tài liệu phải tạo điều kiện thuận loại cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu đồng thời công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào phông cũng cần được thống nhất với công tác. Đồng thời quá trình phân loại tài liệu cần được thực hiệnếong song với công tác xác định giá trị tài liệu, nhằm tránh trường hợp sau khi đã phân loại, sắp xếp tài liệu đến đơn vị bảo quản cuối cùng, cán bộ lưu trữ lại phát hiện những đơn vị bảo quản hết giá trị cần loại bỏ gây lãng phí về thời gian, công sức. 2. Phân loại Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam Phân loại tài liệu Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam là dựa vào những đặc trưng về thời kỳ lịch sử, đặc trưng nội dung tài liệu, đặc trưng vật liệu và kỹ thuật chế tác tài liệu … để phân chia toàn bộ tài liệu trong phông lưu trữ quốc gia thành những phông tài liệu lớn nhỏ, từ đó xác định và phân chia tài liệu trong các phông đó để bảo quản tại các trung tâm, các phòng kho lưu trữ từ trung ương đến địa phương nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu. Kết quả cuối cùng của việc phân loại tài liệu Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam là phải xác định được mạng lưới các trung tâm, các phòng, kho lưu trữ từ trung ương đến địa phương. Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam có quá trình hình thành tương đối phức tạp. Ngày 26 tháng 12 năm 1981 Hội đồng Bộ trưởng đã ban hành Quyết định số 168-HĐBT về việc 18
thành lập Phông Lưu trữ quốc gia của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; tiếp đó ngày 23 tháng 9 năm 1997, Ban Bí thư Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam ban hành Quyết định số 20-QĐ/TW về thành lập Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam. Hiện nay, Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam được định nghĩa theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001 trên cơ sở thống nhất Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông Lưu trữ nhà nước Việt Nam. Trên thực tế, Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam đã được phân loại thành hai phông lưu trữ lớn là Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông Lưu trữ nhà nước Việt Nam. Tài liệu Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam được phân loại để bảo quản tại các trung tâm, các kho lưu trữ từ trung ương đến địa phương, cụ thể như sau: Các bước phân loại Phông Lưu trữ nhà nước Việt Nam Bước 1. Tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam được phân loại để bảo quản tại mạng lưới các trung tâm, các kho lưu trữ từ trung ương đến địa phương. Toàn bộ tài liệu thuộc Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam có ý nghĩa toàn quốc được phân chia bảo quản tại ba trung tâm lưu trữ quốc gia: Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, Trung tâm Lưu trữ quốc gia II, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III dựa theo đặc trưng thời kỳ lịch sử, theo Quyết định số 13/QĐ-LTNN ngày 23 tháng 02 năm 2001 của Cục Lưu trữ nhà nước. Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia chịu sự quản lý trực tiếp của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Những tài liệu thuộc Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam có ý nghĩa toàn quốc song còn đang có giá trị hiện hành, chưa được thu thập, bổ sung vào các trung tâm lưu trữ quốc gia thì được bảo quản tại các lưu trữ hiện hành nơi sản sinh ra tài liệu. Đó là lưu trữ các bộ, ngành, lưu trữ các cơ quan, tổ chức cấp trung ương. Toàn bộ tài liệu thuộc Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam có ý nghĩa địa phương được phân chia bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (gọi chung là trung tâm lưu trữ tỉnh) và lưu trữ huyện. Hiện nay nước ta có 64/64 Trung tâm Lưu trữ tỉnh, nơi bảo quản tài liệu thuộc Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam sản sinh trong quá trình hình thành và hoạt động của tỉnh đó. Trung tâm Lưu trữ tỉnh là nơi thu thập, bổ sung tài liệu các cơ quan nhà nước cấp tỉnh như: Đoàn Đại biểu Quốc hội, Hội đồng Nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh, các sở, ban ngành của tỉnh và các tổ chức kinh tế, xã hội, nghề nghiệp, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đóng trên địa bàn tỉnh… Những tài liệu thuộc Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam có ý nghĩa địa phương song đang còn giá trị hiện hành, chưa được thu thập, bổ sung vào Trung tâm lưu trữ tỉnh cũng được phân chia bảo quản tại các lưu trữ hiện hành của cơ quan nơi sản sinh tài liệu, đó là lưu trữ các sở, ban, ngành và các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh. Trung tâm Lưu trữ tỉnh trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh. Ở cấp huyện, những tài liệu có ý nghĩa thuộc Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam cũng được bảo quản tại Phòng Lưu trữ huyện, không phải nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh. Hiện nay ở nước ta hầu hết các huyện đều có Phòng Lưu trữ. Phòng lưu trữ huyện là nơi thu thập, bảo quản tài liệu của các cơ quan nhà nước cấp huyện như: Hội đồng Nhân dân huyện, Ủy ban nhân dân huyện, các phòng, ban thuộc sự quản lý của Hội đồng Nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện; tài liệu của cấp xã thuộc huyện quản lý. Ngoài ra Phòng Lưu trữ huyện còn thu thập, quản lý những tài liệu của các tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, nghề nghiệp và các đơn vị vũ trang nhân dân đóng trên địa bàn huyện. Phòng Lưu trữ huyện trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện. Cũng theo Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 2001 và các văn bản hướng dẫn thi hành thì Trung tâm Lưu trữ tỉnh là Lưu trữ lịch sử, bộ phận Lưu trữ huyện vừa là là lưu trữ hiện hành vừa là lưu trữ lịch sử. Như vậy, sau phân loại bước một, toàn bộ tài liệu Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam 19
đã được phân chia bảo quản trong mạng lưới các trung tâm, các kho lưu trữ từ trung ương tới địa phương tương đương với từng cấp bậc của hệ thống các cơ quan quản lý nhà nước. Bước 2: Phân loại tài liệu trong các trung tâm, các kho lưu trữ thành các Phông Lưu trữ và các sưu tập tài liệu. Toàn bộ tài liệu Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam đang quản lý tại các trung tâm, các kho lưu trữ từ trung ương đến địa phương sẽ được phân chia tiếp thành các phông lưu trữ. Nói cách khác phông lưu trữ là đơn vị để phân chia tài liệu trong các trung tâm, các kho lưu trữ. Kết quả cuối cùng của việc phân loại ở bước hai là tài liệu tại các trung tâm lưu trữ quốc gia, trung tâm lưu trữ tỉnh, phòng lưu trữ huyện phải được phân loại thành các phông lưu trữ cơ quan; phông lưu trữ cá nhân; phông lưu trữ gia đình, dòng họ và các sưu tập tài liệu lưu trữ. Trong bước hai, để phân loại tài liệu trong các trung tâm, các kho lưu trữ thành các phông lưu trữ như đã kể trên, chúng ta cần xác định giới hạn của một phông lưu trữ. Xác định giới hạn phông lưu trữ là xác định giới hạn thời gian bắt đầu và kết thúc của một phông lưu trữ. Khi xác định giới hạn của một phông lưu trữ cần căn cứ vào thời gian bắt đầu và kết thúc hoạt động của cơ quan (hay còn gọi là đơn vị hình thành phông). Sự bắt đầu và kết thúc hoạt động của một cơ quan thường được quy định bằng những văn bản pháp luật về việc thành lập hay giải thể cơ quan. Ngoài ra còn phải xem xét thêm các yếu tố ảnh hưởng đến giới hạn thời gian hoạt động của đơn vị hình thành phông lưu trữ như: – Sự thay đổi về chế độ chính trị: sự thay đổi đó thường gắn liền với các cuộc cách mạng, khi đó các cơ quan thuộc bộ máy của chính quyền cũ bị xoá bỏ, bộ máy nhà nước mới được thành lập, làm xuất hiện hàng loạt cơ quan mới. Ví dụ: Ở Việt Nam, Cách mạng tháng Tám năm 1945 thành công, đánh đổ bộ máy chính quyền Pháp và phong kiến bù nhìn tại Việt Nam, kéo theo sự ra đời của hàng loạt các cơ quan thuộc chính quyền cách mạng dân chủ nhân dân. Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của nhiều cơ quan này sẽ tạo nên những phông lưu trữ mới. – Sự thay đổi về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan: Khi chuyển đổi, tách hay sáp nhập, giải thể, lập mới các cơ quan, đơn vị thì có thể sẽ làm thay đổi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan cũ. Sự thay đổi này cũng có thể dẫn đến việc kết thúc hoạt động của một phông lưu trữ và mở ra sự bắt đầu của một phông lưu trữ mới. Đó là căn cứ quan trọng ảnh hưởng đến giới hạn hoạt động của các đơn vị hình thành phông tài liệu trong một trung tâm, một phòng kho lưu trữ. Ví dụ: Nghị định số 91/2002/NĐ-CP ngày 11/11/2002 của Chỉnh phủ về việc thành lập Bộ Tài nguyên và Môi trường; Nghị định số 54/2003/NĐ-CP ngày 19/5/2003 của Chính phủ về việc thành lập Bộ Khoa học và Công nghệ trên cơ sở tách Bộ Khoa học Công nghệ Tài nguyên và Môi trường thành Bộ Tài nguyên & Môi trường và Bộ Khoa học & Công nghệ, đánh dấu sự kết thúc hoạt động của Phông Lưu trữ Bộ Khoa học Công nghệ Tài nguyên và Môi trường, thành lập mới hai phông lưu trữ: Phông Lưu trữ Bộ Khoa học và Công nghệ, Phông Lưu trữ Bộ Tài nguyên và Môi trường. Sự thay đổi đó sẽ dẫn đến sự thay đổi số lượng phông trong Kho lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III sau khi thu thập tài liệu từ các đơn vị hình thành phông nói trên. – Sự thay đổi về địa giới hành chính: Trường hợp này thường diễn ra ở các cơ quan hành chính địa phương như: cấp tỉnh, cấp huyện… Việc chia tách, sáp nhập hay lập mới các đơn vị hành chính sẽ dẫn đến sự thay đổi về phạm vi hoạt động của các cơ quan hiện đang có chức năng, nhiệm vụ quản lý hành chính tại các đơn vị hành chính đó. Điều đó cũng tác động đến sự thay đổi về giới hạn phông lưu trữ. Ví dụ: Quyết định số 67/CP ngày 07/4/1966 của Hội đồng Chính phủ về việc chia huyện Hà Quảng tỉnh Cao Bằng thành hai huyện: Huyện Hà Quảng và huyện Thông Nông; 20