Báo cáo thực tập: Quy trình xuất nhập khẩu ủy thác tại công ty cổ phần XNK tạp phẩm Hà Nội

Chia sẻ: Xe Ra | Ngày: | Loại File: DOCX | Số trang:26

Thêm vào BST

Báo xấu

806
lượt xem 141
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Báo cáo thực tập: Quy trình xuất nhập khẩu ủy thác tại công ty cổ phần XNK tạp phẩm Hà Nội giới thiệu chung về công ty, tình hình kinh doanh và hoạt động XNK ủy thác; những suy nghĩ, cảm nhận của bản thân sau khi thực tập và nhận xét của Công ty nhận thực tập giữa khóa.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Báo cáo thực tập: Quy trình xuất nhập khẩu ủy thác tại công ty cổ phần XNK tạp phẩm Hà Nội

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG KHOA KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ CHUYÊN NGÀNH KINH TẾ ĐỐI NGOẠI BÁO CÁO THỰC TẬP ĐỀ TÀI: “Quy trình xuất nhập khẩu ủy thác tại công ty cổ phần XNK tạp phẩm Hà Nội” Sinh viên thực hiện: Nguyễn Minh Thành Mã sinh viên: 0851020178 Lớp : Anh 13 – K47 – Kinh tế Giáo viên hướng dẫn: Giảng viên Lê Quang Nhật Hà Nội, tháng 07 năm 2011 LỜI MỞ ĐẦU Trong quá trình học tập và rèn luyện tại khoa Kinh Tế và Kinh Doanh Quốc Tế - Trường Đại Học Ngoại Thương, em đã được tiếp cận và trang bị cho mình những lý luận, các học thuyết kinh tế và bài giảng của thầy cô về các vấn đ ề nghiệp vụ như Xuất nhập khẩu, Vận tải và giao nhận cùng … cùng với một số vấn đề như tài chính, nhân sự, marketing, sản xuất …. Tuy nhiên, để khỏi bỡ ngỡ sau khi ra trường, nhà trường đã tạo điều kiện cho em được tiếp cận với thực tế, từ đó kết hợp với lý thuyết mình đã học có nhận thức khách quan đối với các vấn
đề xoay quanh những kiến thức về các nghiệp vụ và chính sách quản lý và phát triển trong các doanh nghiệp. Kiến tập chính là cơ hội cho chúng em được tiếp cận với thực tế, được áp dụng những lý thuyết mình đã học trong nhà trường, phát huy những ý tưởng mà trong quá trình học chưa thực hiện được. Trong thời gian này, chúng em được tiếp cận với tình hình hoạt động của doanh nghiệp, cũng như có thể quan sát học tập phong cách và kinh nghiệm làm việc. Điều này đặc biệt quan trọng đôí với những sinh viên năm thứ 3. Khoảng thời gian thực tập 4 tuần tại Công ty cổ phần XNK tạp phẩm Hà Nội – TOCONTAP HANOI, được sự giúp đỡ tận tình của ban lãnh đạo, các anh chị ở phòng XNK 2 của công ty và sự hướng dẫn của giảng viên Lê Quang Nhật, em đã có điều kiện nắm bắt tổng quát chung về tình hình hoạt động của công ty và hoàn thành được bài báo cáo thực tập của mình với đề tài: “Quy trình xuất nhập khẩu ủy thác tại công ty cổ phần XNK tạp phẩm Hà Nội” Tuy nhiên bài viết của em còn nhiều thiếu sót, mong nhận được sự giúp đỡ và nhận xét từ thầy. Báo cáo được kết cấu gồm ba phần chính: Chương I: Giới thiệu chung về công ty TOCONTAP HANOI – Tóm tắt quá trình thực tập tại công ty Chương II: Tình hình kinh doanh và hoạt động XNK ủy thác tại công ty TOCONTAP Chương III: Những suy nghĩ, cảm nhận của bản thân sau khi th ực tập và nhận xét của Công ty nhận thực tập giữa khóa SV Nguyễn Minh Thành – A13 – K47 Page 2
NỘI DUNG Chương I: Giới thiệu chung về công ty TOCONTAP HANOI – Tóm tắt quá trình thực tập tại công ty. I. Giới thiệu chung về công ty TOCONTAP HANOI: 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần XNK tạp phẩm Hà Nội: Theo nghị định số 62/BTng-NĐ-KD ngày 5/3/1956 tổng công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm được thành lập, đây là tiền thân của công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hà Nội, đặt dưới sự quản lý của bộ Thương nghiệp (nay là bộ Thương Mại). Công ty là doanh nghiệp Nhà nước, có tư cách pháp nhân, hạch toán độc lập, có tài khoản tại ngân hang và có tài khoản riêng. Qua hơn 50 năm thành l ập, theo yêu cầu phát triển để phù hợp với sự thay đổi của nền kinh tế, công ty đã nhiều lần tách các bộ phận hình thành nên các công ty khác. - Năm 1964: Tách thành lập Aetexport - Năm 1971: Tách thành lập Barotex - Năm 1972: Giao cơ sở sản xuất của công ty cho bộ Thương mại quản lý - Năm 1978: Tách thành lập Textimex - Năm 1985: Tách thành lập Mecanimex - Năm 1990: Giao chi nhánh phía Nam cho bộ Thương mại quản lý - Năm 1993: Để phù hợp với nền kinh tế thị trường, Bộ Thương mại ra quyết định Nhà nước số 333TM/TCCB chuyển tổng công ty XNK tạp phẩm thành doanh nghiệp mang tên : Công ty XNK tạp phẩm - Năm 2006: Theo quyết định số 2537/QD-BTM ngày 18/10/2005 và số 0206/QĐ-BTM ngày 13/2/2006 của bộ Thương mại công ty đã chuyển đổi cổ phần hóa. (trích giấy phép đăng ký kinh doanh) 1.1. Tên công ty: Công ty cổ phần XNK tạp phẩm SV Nguyễn Minh Thành – A13 – K47 Page 3
Tên giao dịch: VIET NAM NATIONAL SUNDRIES IMPORT AND EXPORT JONT STOCK COMPANY . Tên viết tắt: TOCONTAP HANOI 1.2. Trụ sở chính: 36 Bà Triệu, phường Hàng Bài, quận Hoàn Kiếm, TP Hà Nội Điện thoại: 04 - 38254191/38254975 Fax: 04 - 38255017 Webside: www.tocontap-hanoi.vnn.vn Email: tocontap@fpt.vn 1.3. Ngành nghề kinh doanh: - Kinh doanh hàng nông sản, lâm sản, hải sản thực phẩm, thủ công mĩ nghệ, tạp phẩm, công nghệ phẩm, sản phẩm dệt may da dầy (Trừ loại lâm sản nhà nước cấm). - Kinh doanh vật tư máy móc, thiết bị-nguyên liệu, vật liệu xây dựng, hóa chất (trừ hóa chất nhà nước cấm), kim khí điện máy, phương tiện vận tải. - Kinh doanh khách sạn và du lịch khách sạn, đại lý bán buôn bán lẻ hàng hóa ( Không bao gồm kinh doanh quán bar, phòng hát karaoke, vũ trường); Tổ chức gia công chế biến, hợp tác đầu tư, liên doanh liên kết với các tổ chức trong và nước ngoài. 1.4. Vốn điều lệ: 34.000.000.000 (Ba mươi tư tỷ đồng Việt Nam) 1.5. Danh sách cổ đông: Nơi đăng ký hộ khẩu Số thường trú đối với cá Loại cổ Số c ổ Giá trị cổ phần Tỷ lệ Tên cổ đông TT nhân hoặc trụ sở phần phần (VNĐ) (%) chính đối với tổ chức Vốn nhà -Căn 612 nhà CT4A2. Cổ phần 1.001.30 10.013.000.000 29,45 nước đại Phường đại kim quận phổ thông 0 diện: Hoàng Mai – Hà Nội 1.001.30 1 Tổng số 10.013.000.000 29,45 -Cao Văn -Số 2 Điện Biên Phủ, 0 Thủy phường Cửa Nam, -Trần Như Hoàn Kiếm, Hà Nội Sơn Cổ phần 97 cổ đông 176.900 1.769.000.000 5,2 2 phổ thông khác Tổng số 176.900 1.769.000.000 5,2 1.6. Người đại diện cho pháp luật của công ty: Chức danh: Tổng giám đốc Họ và tên: Cao Văn Thủy SV Nguyễn Minh Thành – A13 – K47 Page 4
Sinh ngày: 05/08/1963 Dân tộc: Kinh Quốc tịch: Việt Nam • Công ty là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực XNK sớm nhất, qua nhiều năm phát triển trong điều kiện nền kinh tế có nhiều biến động về kinh tế xã hội. Công ty TOCONTAP đã phấn đấu từng bước và trưởng thành. TOCONTAP là công ty có bề dày lịch sử và buôn bán quốc tế lâu năm nhất Việt Nam. • Hoạt động kinh tế quốc tế: TOCONTAP HANOI là một tròng những công ty hàng đầu có quan hệ rộng rãi với các quốc gia khác trên thế giới. Hoạt động của TOCONTAP HANOI, hiện nay, không chỉ giới hạn trong lĩnh vực xuất nhập khẩu mà còn bao gồm cả các lĩnh vực khác như đầu tư, hợp tác, lien doanh, sản xuất, đại lý xuất nhập khẩu, vận tải, v.v.. Trải qua hơn 50 năm hoạt động, TOCONTAP HANOI đã thiết lập quan hệ kinh tế quốc tế và kinh doanh quốc tế với trên 100 nước và vùng lãnh thổ, là 1 trong các công ty có chiều dài lịch sử phong phú và kinh nghiệm dồi dào trong lĩnh vực kinh doanh quốc tế ở Việt Nam. TOCONTAP HANOI đang phát triển quan hệ thương mại và hợp tác với các bạn hàng trên Thế giới trên nguyên tắc bình đẳng cùng có lợi, tôn trọng hợp đồng, giữ chữ tín. 2. cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần XNK tạp phẩm Hà Nội: Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty cổ phần XNK Hà Nội Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Chi Chi Chi kinh kinh kinh kinh kinh kinh kinh nhánh nhánh nhánh doanh doanh doanh doanh doanh doanh doanh Hải Hưng TP XNK 1 XNK 2 XNK3 XNK5 XNK6 XNK7 XNK8 Phòng Yên HCM 2.1 Ban giám đốc : SV Nguyễn Minh Thành – A13 – K47 Page 5
- Giám đốc: là người đứng đầu công ty. trực tiếp quản lý phần vốn góp c ủa nhà nước. Đại diện cho công ty trứơc pháp luật và điều hành mọi hoạt đ ộng của công ty - Phó giám đốc : được giám đốc đề bạt, là người hỗ trợ cho giám đốc . Có nhiều phó giám đốc, mỗi giám độc phụ trách 1 hoặc 1 số lĩnh vực và chịu trách nhiêm trước giám đốc . 2.2 Các phòng quản lý : Có chức năng tham mưu cho giám đốc. các văn bản của các phòng ban phải được giám đốc đồng ý trước khi có hiệu lực - Phòng tổng hợp: có nhiệm vụ nghiên cứu tình hình kinh tế quốc tế và trong nước, tình hình kinh doanh, những biến động của thị trường . từ đó đ ề xuất các phương án thích ứng . - Phòng Kế Toán: có nhiệm vụ lập kế hoạch và kiểm tra thực hiện kế hoạch tài chính của các phòng kinh doanh; quản lý tài chính kế toán , bảo toàn và phát triển vốn, thanh toán các hoá đơn … - phong tổ chức cán bộ : phụ trách việc tổ chức bộ máy, sắp xếp đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ kinh doanh . 2.3 Các phòng kinh doanh xuất nhập khẩu : Các phòng kinh doanh thưc hiện các giao dịch thương mại quốc tế, các nghiệp vụ xuất nhập khẩu. Mỗi phòng phụ trách các loại mặt hàng kinh doanh xuất nhập khẩu riêng biệt . Ban đầu công ty có 8 phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, đến năm 2000 phòng 5 đã sát nhập vào phòng 8. Do vậy hiện nay công ty có 7 phòng kinh doanh XNK Các mặt hàng kinh doanh cụ thể của từng phòng : - Phòng 1 : giấy, bột giấy, nguyên liệu sản xuất giấy, sản phẩm giấy, 1 số mặt hàng điện máy . - Phòng 2 : Đồ dùng học sinh, đồ dùng văn phòng, quần áo thể thao, dụng cụ thể thao, đồ chơi trẻ em, săm lốp ô tô, xe máy, xe đạp ... - Phòng 3 : các sản phẩm dệt may, thủ công mỹ nghệ và các sản phẩm len da SV Nguyễn Minh Thành – A13 – K47 Page 6
- Phòng 5 : Đồ điện tử, điện lạnh gia dụng, các loại rượu, sơn, nguyên liệu sơn… - Phòng 6 : Cáp điện và dây điện, trang thiết bị điện, dụng cụ cầm tay, máy ảnh, máy quay phim … - Phòng 7 : nông sản, gia vị, giày dép … - Phòng 8 : Gốm sứ mỹ nghệ, tranh ảnh nghệ thuật, đồ vệ sinh, trang thiết bị phòng thí nghiệm, mây tre đan xuất khẩu … 2.4 Các đơn vị trực thuộc . - Chi nhánh Hải Phòng : hoạt đông theo cơ chế khoán. Chủ yếu thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu qua cảng Hải Phòng - Chi nhánh Hưng Yên : hoạt động theo cơ chế khoán. Thực hiện các hợp đồng trên địa bàn Tỉnh Hưng Yên - Chi nhánh TP HCM: hoạt động theo cơ chế khoán. Thực hiện các hợp đồng trên địa bàn TP-HCM. 3. Chức năng và nhiệm vụ của công ty: 3.1 Chức năng: Thông qua cá hoạt động xuất nhập khẩu, sản xuất và liên doanh hợp tác nhằm khai thác nguồn vật tư, nguyên liệu, nhân lực, lợi thế của đất nước 1 cách có hiêu quả để đẩy mạnh hoạt động sản xuất và xuất nhập khẩu, tăng nguồn thu ngoại tệ cho ngân sách . Các hoat động cụ thể : - xuất nhập khẩu các tạp phẩm và vật tư để phuc vụ nhu cầu sản xuất và tiêu dùng trong nước. xuất khẩu các mặt hàng do công ty tự sản xuất. - nhận uỷ thác xuất khẩu, làm đại lý, mội giới mua bán cho các công ty trong và ngoài nước - Sản xuất, gia công hàng hoá xuất nhập khẩu, liên doanh liên kết, hợp tác, đầu tư Sản xuất, tiêu thụ sản phẩm. 3.2 Nhiệm vụ của công ty: SV Nguyễn Minh Thành – A13 – K47 Page 7
Dựa trên khả năng của công ty, tình hình thị trường trong nước và quốc tế để xây dựng những kế hoạch dài hạn và các kế hoạch ngắn hạn theo năm, theo quý về tài chính, vận tải, vật tư… . Xác định phương hướng phát triển, các phương án kinh doanh phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế . Hợp tác với các đơn vị sản xuất kinh doanh trong nước nghiên cứu thị trường xây dựng cơ sở vật chất kĩ thuật, tạo điều kiên thuận lợi cho sản xuất và kinh doanh xuất nhập khẩu . Dựa trên các hoạt động marketing, chủ động tìm kiếm khách hàng và kí kết các hợp đồng kinh tế, dịch vụ với khách hàng ,các đơn vị vận tải , bảo hiểm, thực hiện tốt các hoạt động xuất nhập khẩu, uỷ thác để thu lợi nhuận . Đồng thời xây dựng, quảng bá hình ảnh, uy tín của công ty trên thị trường , tạo điêu ki ện thuận lợi phát triển . Tuân thủ luật pháp và chính sách của nhà nước . 4. Tín dụng và Ngân hàng: 4.1 Ngân hàng: TOCONTAP HANOI kể từ khi thành lập đến nay đã có mỗi quan hệ và mở tài khoản tại rất nhiều ngân hàng có uy tín hoạt động tại Việt Nam. Hiện nay TOCONTAP HANOI đang duy trì tài khoản tiền Việt Nam và tài khoản ngoại tệ tại các ngân hàng: - Sở giao dịch Ngân hàng Thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank H.O) - Ngân hàng Ngoại thương Hải Phòng (Vietcombank – Haiphong Branch) - Ngân hàng Ngoại thương TP Hồ Chí Minh (Vietcombank – Ho Chi Minh Branch) - Hội sở chính Ngân hàng Đầu tư và phát triển Vietnam (Vietindebank H.O) - Ngân hàng Đầu tư và phát triển Hà Nội (Vietindebank – Hanoi Branch) - Ngân hàng Thương mại cổ phần Xuất nhập khẩu Hà Nội (Eximbank Hanoi) - Ngân hàng Nông nghiệp và PTNT Đông Hà Nội (Agribank – Hanoi West Branch) SV Nguyễn Minh Thành – A13 – K47 Page 8
- Ngân hàng Nông nghiệp và PTNT Thăng Long (Agribank – Thang Long Branch) - Ngân hàng Thương mại cổ phần Quân đội – chi nhánh Lý Nam Đ ế ( MB – Ly Nam De Branch) - Ngân hàng Thương mại cổ phần Quốc tế - chi nhánh Hoàng Quốc Vi ệt (VIBank – Hoang Quoc Viet Branch) - Ngân hàng Công thương Hoàng Mai (Vietinbank – HoangMai Branch) - Ngân hàng Thương mại cổ phần Liên Việt – chi nhánh Thăng Long. 4.2 Tín dụng: - TOCONTAP HANOI hiện có vốn điều lệ là 34.000.000.000 đồng (ba mươi tỷ đồng VN) - TOCONTAP HANOI hiện có nguồn tín dụng ổn định hàng năm trước từ các ngân hàng uy tín sau:  Sở giao dịch Ngân hàng TM cổ phần Ngoại thương VN 150.000.000.000 VND  Hội sở chính Ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam 100.000.000.000 VND  Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Hà Nội 100.000.000.000 VND  Ngân hàng Nông nghiệp và PTNT Đông Hà Nội 100.000.000.000 VND  Ngân hàng Nông nghiệp và PTNT Thăng Long 75.000.000.000 VND  Ngân hàng Công thương Hoàng Mai 75.000.000.000 VND  Ngân hàng TMCP Quân đội – Chi nhánh Lý Nam Đế 50.000.000.000 VND  Ngân hàng TMCP Quốc tế - chi nhánh Hoàng Quốc Việt 30.000.000.000 VND  Ngân hàng TMCP Liên Việt – chi nhánh Thăng Long 20.000.000.000 VND SV Nguyễn Minh Thành – A13 – K47 Page 9
 Ngoài ra còn được các ngân hàng lớn cấp tín dụng không giới hạn trong các trường hợp tham gia đấu thầu dự án lớn có tính khả thi.  TOCONTAP HANOI liên tục hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả và có bản cân đối kế toán lành mạnh.  TOCONTAP HANOI hiện có cổ đông chiến lược, nằm trong Hội đồng quản trị là Ngân hàng Thương mại cổ phần Quân đội (MCSB). II. Tóm tắt quá trình kiến tập giữa khóa tại công ty cổ phần XNK tạp phẩm Hà Nội: - 29/6 : Đến công ty liên hệ kiến tập - 4/7 – 8/7 : làm quen với môi trường làm việc tại công ty , tìm hiểu về cơ cấu tổ chức của công ty , cơ cấu nhân sự trong phòng, chức năng và lĩnh vực hoạt động của công ty - 11/7-15/7 : Lựa chọn đề tài kiến tập và thu thập các tài liệu cần thiết - 18/7-22/7 : được giới thiệu và hướng dẫn các công việc cụ thể . Quy trình làm việc và phân công công việc trong phòng, tiếp xúc với các loại giấy tờ nh ư đơn chào hàng, L/C, các giấy tờ liên quan đến nghiệp vụ xuất nhập khẩu như vận đơn, giấy gửi hàng, giấy chứng nhận xuất xứ… - 25/7 – 28/7 : thu thập một số tài liệu phục vụ cho việc viết báo cáo và bắt đầu viết báo cáo kiến tập. -29/7 : xin giấy chứng nhận thực tập, nhận xét của phòng về quá trình thực tập và những kết quả thu được, kết thúc thực tập. SV Nguyễn Minh Thành – A13 – K47 Page 10
Chương II: Tình hình kinh doanh và hoạt động XNK ủy thác tại công ty TOCONTAP I. Quy trình hoạt động XNK ủy thác tại công ty TOCONTAP: 1. Giao dịch: Thông thường khi có một đơn vị kinh tế nào đó với điều kiện hàng hóa không nằm trong danh mục hàng cấm XNK của Nhà nước thì đơn vị kinh tế đó đem 02 sản phẩm mẫu đến công ty TOCONTAP đàm phán và yêu cầu công ty TOCONTAP xuất khẩu hàng hóa cho họ, hoặc trong trường hợp nhập khẩu thì đơn vị kinh tế đó cần đem những yêu cầu về mẫu mã thông số kỹ thuật về hàng hóa cần nhập để công ty đàm phán yêu cầu công ty TOCONTAP nhập khẩu hàng hóa đó cho đơn vị mình. 2. Chào hàng, đặt hàng: Trên cơ sở đơn yêu cầu ủy thác và mẫu mã cũn như các thông số kỹ thuật về hàng hóa đó Công ty TOCONTAP sẽ thiết lập bản chào hàng, hoặc đơn đặt hàng để gửi tới các bạn hàng của mình ở nước ngoài. Thông thường nội dung đơn chào hàng của công ty bao gồm: Tên hàng, quy cách phẩm chất, số lượng, giá cả, điều kiện cơ sở giao hàng, thời hạn giao hàng, điều kiện thanh toán, bao bì, ký mã hiệu thể thức giao nhận hàng… Trong trường hợp bạn hàng nước ngoài của công ty đã có mối quan hệ mua, bán với công ty lâu dài, hoặc có điều kiện chung giao hàng điều chỉnh thì giao hàng khi cần thiết chỉ cần nêu những nội dung cần thiết cho lần giao dịch đó. Ví dụ như tên hàng, quy cách, phẩm chất, số lượng, giá cả, thời hạn giao hàng. Những điều kiện còn lại sẽ áp dụng những hợp đồng đã ký trước đó hoặc theo điều kiện chung giao hàng giữa hai bên. Tương tự như vậy trong đơn đặt hàng công ty TOCONTAP nêu cụ thể các yêu cầu về mẫu mã, thông số kỹ thuật về hàng mà người ủy thác nhập khẩu yêu cầu như: tên hàng, quy cách phẩm chất, giá cả, số lượng, thời hạn giao hàng và một số các điều kiện khác. SV Nguyễn Minh Thành – A13 – K47 Page 11
3. Đàm phán: Các loại hình đàm phán chủ yêu mà công ty TOCONTAP thường sử dụng là các loại hình cơ bản sau:  Đàm phán trực tiếp: Hình thức này thường do Phòng Thương mại giới thiệu hoặc do Tham tán thương mại Việt Nam ở nước ngoài giới thiệu hoặc là do bạn hàng nước ngoài đã làm việc nhiều với công ty trong thời gian sang Việt Nam để tìm hiểu thị trường hoặc ký kết các hợp đồng mua hàng, mặt khác có thể đàn phán với các công ty đại diện nước ngoài tại Việt Nam. Trong quá trình đàm phán thỏa thuận việc mua bán, công ty đưa mẫu hàng cho khách hàng xem đồng thời phát giá từng mặt hàng (với xuất khẩu) hoặc yêu cầu chào hàng (với nhập khẩu). Giá cả này phải dựa trên giá cả thực tế của thị trường trong nước cũng như thị trường giá cả quốc tế. Qua đại diện hoặc qua các cơ sở mà có quan hệ mua bán từ trước với nước ngoài, công ty sẽ chào hàng (hoặc đặt hàng) bằng cách lên những đơn chào hàng (hoặc đặt hàng) với các điều khoản giống như một hợp đồng để giao cho khách nước ngoài, nếu như khách hàng đồng ý thì coi như hợp đồng đã được ký kết. Trên thực tế thì Công ty TOCONTAP đàm phán qua điện thoại rất có hiệu quả. Đối với những khách hàng có quan hệ mua bán lâu dài thì phương thức này rất có hiệu quả và được đáp ứng phổ biến, hai bên cùng tin tưởng lẫn nhau và mua bán những mặt hàng được ký kết nhiều lần chỉ cần thay đổi một chút ít về giá cả quy cách phẩm chất, thời gian giao hàng…  Đàm phán qua thưu từ, telex, fax Đây là phương thức áp dụng phổ biến nhất ở Công ty TOCONTAP với hầu hết các khách hàng của mình. Đàm phán giao dịch qua thư từ, telex, fax thì quá trình ký kết hợp đồng nhanh chóng, ít tốn kém hơn đàm phán, giao dịch ký kết qua điện thoại vả lại trong telex người ta có thể ghi rõ cụ thể, chi tiết yêu cầu c ủa mình tránh được nhầm lẫn. SV Nguyễn Minh Thành – A13 – K47 Page 12
4. Ký kết hợp đồng ngoại: Việc giao dịch đàm phán nếu có kết quả sẽ dẫn tới việc ký kết hợp đồng ngoại thương. Các điều khoản trong bản hợp đồng ngoại phải dựa trên cơ sở về sự thông nhất với bên A về chi tiết cụ thể từng điều khoản. Ngôn ngữ dùng để xây dựng bản hợp đồng phải bằng tiếng Anh. Tóm lại, công ty thay mặt bên ủy thác, ký kết hợp đồng ngoại như là việc ký kết một bản hợp đồng xuất nhập khẩu thông thường và nó cũng bao gồm các phần như. • Số hợp đồng. • Ngày và địa chỉ ký kết. • Tên và địa chỉ của các bên ký kết. Các điều khoản hợp đồng như: • Tên hàng, quy cách phẩm chất, số lượng bao bì, kỹ mã hiệu. Việc ghi như thế nào trong điều khoản này đều đã được thông qua sự thỏa thuận, thống nhất với bên A. Ví dụ như về số lượng, phù hợp với số liệu nhu cầu bên A cần nhập hoặc xuất. • Giá cả - đơn giá, tổng trị giá: Đơn giá và tổng giá ghi như thế nào thì cũng được ghi như vậy trong hợp đồng nội. • Thời hạn và địa điểm giao hàng – điều kiện giao nhận: Thời hạn giao hàng được quy định trên cơ sở việc chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu của bên A như thế nào, và có thể giao trong khoảng thời gian nào trong tương lai, như vậy sẽ được ghi vào hợp đồng ngoại. Địa điểm giao hàng: Cảng Hải Phòng. • Điều kiện thanh toán: bằng L/C trả ngay không hủy nganh. • Điều kiện khiếu nại tàu. • Điều kiện bất khả kháng. SV Nguyễn Minh Thành – A13 – K47 Page 13
5. Ký kết hợp đồng XNK ủy thác ( hay còn gọi là hợp đồng nội): Sau khi ký kết hợp đồng ngoại xong, công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng nội, các điều khoản của hợp đồng nội và hợp đồng ngoại có mối liên quan chặt chẽ với nhau, cho nên việc ghi thiếu, hoặc bỏ qua mà không xem xét cẩn thận, đối chiếu với bản hợp đồng ngoại, đến khi xảy ra tranh chấp thì sẽ rất nguy hại và làm mất uy tín cho Công ty, cho nên bản hợp đồng phải đề cập đến mọi vấn đề. Công ty TOCONTAP sẽ tiến hành ký kết hợp đồng nội với bên ủy thác. Hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu của Công ty TOCONTAP ký kết với bên ủy thác được làm bằng văn bản do công ty soạn thảo trên cơ sở được xem xét một cách kỹ lưỡng cẩn thận, đối chiếu với những thỏa thuận đã đạt được trong đàm phán, giao dịch trước đây. Hợp đồng nội là một cơ sở pháp lý rang buộc trách nhiệm của hai bên. Thông thường nội dung của hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu của Công ty TOCONTAP như sau: Bên bán: Công ty cổ phần xuất nhập khẩu tạp phẩm (gọi tắt là bên A) Địa chỉ: số 36 Bà Triệu, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội. Điện thoại: 04-38253571 Fax: 04-38255917 Mã số thuế: 0100106747 Tài khoản số: 102010000530817 tại Ngân hàng Công thương Việt Nam – chi nhánh Hoàng Mai. Do…., chức vụ ….là đại diện. Theo giấy ủy quyền ký hợp đồng số….. Bên mua:  Tên đơn vị ủy thác (gọi tắt là bên B)  Địa chỉ  Điện thoại – fax  Mã số thuế  Tài khoản tiền Việt Nam  Người đại diện SV Nguyễn Minh Thành – A13 – K47 Page 14
Hai bên thống nhất ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa theo các điều khoản sau: Điều 1: Tên hàng, số lượng, đơn giá, trị giá: giá cả thường được viết là USD/CVR Hải Phòng hoặc USD/POB Hải Phòng và được ghi rõ giá của từng đơn vị hàng hóa và tổng trị giá của chúng. Điều 2: Quy cách phẩm chất: Thường được quy định dựa vào mẫu mã và được quy định một cách chặt chẽ nhằm rang buộc trách nhiệm của bên ủy thác về chất lượng của hàng hóa để giữ vững uy tín và hình ảnh của công ty, ở điều khoản này được ghi rõ như sau:  Quy cách phẩm chất: Bên A nhập khẩu lô hàng này để bán cho bên B trên cơ sở bên B đã xác nhận với khách hàng nước ngoài về chủng loại, quy cách phẩm chất. Vì vậy bên B phải tự chịu trách nhiệm về quy cách phẩm chất hàng mà mình đã xác nhận.  Bao bì đóng gói: Hàng đóng gói theo tiêu chuẩn xuất khẩu của nhà sản xuất. Điều 3: Bao bì đóng gói và ký mã hiệu. Thường được quy định tùy thuộc vào hợp đồng ngoại mà bên A đã ký với khách hàng nước ngoài, ví dụ:  Bao bì đóng gói: phụ lục với tiêu chuẩn xuất khẩu  Ký mã hiệu: mỗi một hộp phải có etickets đính kèm. Nội dung etickets sẽ do bên A cung cấp cho bên B. + Trên mỗi kiện hàng phải ghi bằng mực không phai như sau:  Một mặt: (nơi đến)  Một mặt: kiện số, mã hàng, số lượng, trọng lượng. Điều 4: Phương thức giao hàng. Nội dung thường ghi rõ:  Địa điểm giao hàng.  Thời hạn giao hàng.  Phương thức giao hàng. SV Nguyễn Minh Thành – A13 – K47 Page 15
 Kiểm tra hàng hóa: bên B cùng bên A tiếp nhận hàng tại cảng HP. Khi nhận hàng bên B phải mời SGS giám định hàng hóa cả về số lượng và chất lượng. Nếu có thiếu hụt về số lượng và/ hoặc chất lượng hàng không đúng hợp đồng thì hai bên phối hợp cùng nhau khiếu nại khách bán hàng. Trường hợp bên B không mời SGS giám định hàng thì bên A không chịu trách nhiệm về sự cố. Điều 5: Phí ủy thác. Trong trường hợp này thông thường quy định phí ủy thác và tất cả các loại phí khác có thể phát sinh. Trong điều khoản này thông thường tùy vào từng lô hàng mà công ty tính phí ủy thác và các phí khác một cách khác nhau. Nếu lô hàng có giá trị lớn thì phí suất ủy thác nhỏ. Nhưng thông thường mức phí ủy thác là 1% trị giá lô hàng chưa kể các chi phí khác. Điều 6: Thanh toán. Thông thường trong điều khoản này, hai bên xác định trước những vấn đ ề về:  Đồng tiền tính toán.  Đồng tiền thanh toán  Phương thức thanh toán.  Chứng từ thanh toán. Ngay sau khi ký hợp đồng, bên B đặt cọc 1 khoản tiền cho bên A để bên A mở L/C cho khách hàng bán hàng nước ngoài. Số tiền hàng còn lại bên B sẽ thanh toán cho bên A trong vòng 03 tháng kể từ ngày bên A thanh toán tiền hàng cho khách hàng bán hàng nước ngoài, riêng trong tháng đầu tiên bên B phải thanh toán một phần tiền hàng tối thiểu bằng số thuế nhập khẩu và thuế VAT do Hải quan thông báo. Trường hợp bên B trả trước thời hạn 03 tháng thì trị giá hợp đồng sẽ được điều chỉnh giảm 1,04%/tháng cho số tiền trả sớm. Quá thời hạn trên mà bên B không thanh toán thì bên B phải chịu phạt 1,56%/tháng trên số tiền trả chậm, nhưng không được chậm thêm quá 30 ngày. Điều 7: Điều khoản khác: Hai bên cam kết thực hiện đầy đủ các điều khoản ghi trong hợp đồng. Nếu một trong hai bên cần thay đổi hoặc bổ sung hợp đồng thì phải thông báo kịp thời SV Nguyễn Minh Thành – A13 – K47 Page 16
cho bên kia biết và hai bên gặp nhau bàn bạc giải quyết. Mọi thay đổi bổ sung hợp đồng đều phải được làm thành văn bản. Mọi tranh chấp phát sinh sẽ được giả quyết bằng thương lượng hoặc đưa ra toàn án kinh tế. Thông thường các bên sẽ thương lượng với nhau để đi đ ến thỏa thuận thống nhất. Hợp đồng thường làm thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản, có hiệu l ực kể từ ngày ký. 6. Thuê tàu lưu cước: Thông thường việc thuê tàu lưu cước đòi hỏi có kinh nghiệm nghiệp vụ, có thông tin về tình hình thị trường thuê tàu và tinh thông các điều kiện thuê tàu, vì vậy công ty ủy thác cho các công ty hàng hải như: Công ty thuê tàu và môi gi ới hàng hải Vietfacht. 7. Làm thủ tục hải quan: Thông thường mỗi khi có hàng công ty thường cử người xuống tận cảng đ ể tiến hành các thủ tục hải quan về giao nhận hàng hóa. Tuy nhiện, ngày nay, công nghệ phát triển, các doanh nghiệp không cần phải xuống tận cảng để tiến hành các thủ tục mà chỉ cần ngồi ngay tại văn phòng để làm. TOCONTAP cũng vậy, các nhân viên chỉ cần ngồi tại bàn làm việc, vào webside của cục hải quan để làm các thủ tục theo mẫu. Sau khi nộp thuế hàng, người của công ty sẽ nhận được lệnh giao hàng và sẽ giao lệnh này cho công ty vận chuyển Contener mà công ty thuê để chở đ ến tận phân xưởng cho bên A. 8. Giao nhận hàng với tàu: Trước khi giao nhận hàng công ty phải thông báo cho đơn vị ủy thác biết về dự kiến ngày giờ hàng về. Theo dõi, đôn đốc việc giao nhận và lập những biên bản nếu cần về hàng hóa và giải quyết trong phạm vi của mình những vấn đề xảy ra trong việc giao hàng. Công ty thanh toán các khoản chi phí trong việc giao nhận và thanh toán chi phí vận chuyển hàng từ cảng về phân xưởng bên giao ủy thác. SV Nguyễn Minh Thành – A13 – K47 Page 17
9. Giải quyết tranh chấp khiếu nại (nếu có) Khi có khiếu nại công ty thường hợp tác cùng bên B làm các thủ tục khiếu nại và có sự xác nhận của công ty, luôn tiến hành các thủ tục khiếu nại một cách kịp thời nhằm tránh bỏ lỡ thời hạn khiếu nại và thương lượng, đấu tranh tích cực với khách hàng nước ngoài để bảo vệ quyền lợi của người ủy thác. 10. Thanh lý hợp đồng: Hai bên phải có trách nhiệm thanh lý hợp đồng trong vòng 10 ngày kể t ừ khi hai bên hoàn thành các thủ tục thanh toán liên quan đến việc thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu ủy thác. Biên bản thanh lý hợp đồng xuất nhập khẩu ủy thác phải được làm bằng văn bản có chữ ký đóng dấu của hai bên và được làm thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản. II. Tình hình hoạt động của công ty trong những năm gần đây. Ta có bảng sau: Chỉ tiêu Năm 2008(VND) Năm 2009 (VND) Năm 2010 (VND) Lợi nhuận gộp về hàng bán và cung cấp 51.762.162.931 65.932.769.635 102.207.955.897 dịch vụ Lợi nhuận thuần từ 7.845.206.550 16.200.624.226 18.121.191.041 hoạt động kinh doanh Lợi nhuận khác 25.656.034.089 15.959.710 218.832.685 Tổng lợi nhuận kế 33.501.240.639 16.216.583.936 18.340.023.726 toán trước thuế Lợi nhuận sau thuế 30.210.357.684 14.808.673.690 16.447.706.810 thu nhập doanh nghiệp Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 2008, 2009, 2010 của công ty TOCONTAP HANOI. SV Nguyễn Minh Thành – A13 – K47 Page 18
Từ bảng trên ta có thể thấy rằng tình hình kinh doanh của TOCONTAP trong những năm gần đây (cụ thể là 2008-2010) rất tốt và đều có lãi. Có thể dễ dàng nhận thấy rằng năm 2008 là năm tình hình kinh doanh của công ty không được tốt lắm. Đây cũng là điều tất yếu vì năm 2008 là năm nền kinh tế thế giới khủng hoảng nghiêm trọng, cũng không nằm ngoài tầm ảnh hưởng, các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và TOCONTAP nói riêng cũng chịu ảnh hưởng khá rõ nét. Tuy nhiên, công ty đã hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình trong thời gian này, không những không bị thiệt hại do tác động của nền kinh tế mà công ty vẫn khiến cho hoạt động kinh doanh của mình có lãi trong thời gian này. Trong các năm tiếp theo, công ty TOCONTAP HANOI đã tăng trưởng nhanh chóng và có thể thấy rõ nét điều này ở các chỉ tiêu lợi nhuận từ năm 2008 – 2010. SV Nguyễn Minh Thành – A13 – K47 Page 19
Chương III: Những suy nghĩ, cảm nhận của bản thân sau khi thực t ập và nhận xét của Công ty nhận thực tập giữa khóa I. Nhận xét, đánh giá của bản thân: Trong quá trình kiến tập ngắn ngủi tại phòng xuất nhập khẩu 2, thuộc công ty TOCONTAP HANOI em đã có cơ hội tiếp cận được với môi trường văn hóa của một doanh nghiệp, và không những thế tôi còn học được khá nhiều điều khi kiến tập ở đây. Trong quá trình kiến tập, em đã được tìm hiểu về quy trình xuất nhập khẩu ủy thác một mặt hàng nào đó. Và em cũng nhận thấy một số điều về hoạt động xuất nhập khẩu này. Trong bất kỳ một hoạt động nào cũng có những ưu điểm và nhược điểm. Hoạt động xuất nhập khẩu ủy thác này cũng vậy. • Ưu điểm: Hoạt động XNK ủy thác giúp các công ty mở thêm các mối quan hệ với các công ty kinh doanh XNK trong và ngoài nước. Mang lại các khoản lợi nhuận không nhỏ từ phí ủy thác thu được. Thúc đẩy quá trình XNK của các công ty được diễn ra nhanh chóng hơn, dễ dàng và thuận tiện mau chóng hoàn vốn nhằm đảm bảo yếu tố thời cơ đối với các công ty kinh doanh, hoặc kịp thời tái xuất đối với những đơn vị sản xuất. Củng cố và xây dựng uy tín cho công ty trong và ngoài nước giúp các đơn vị sản xuất kinh doanh trong nước thâm nhập vào thị trường thế giới nhanh chóng, kịp thời, tìm đúng thị trường mà mình cần. Vì là động lực để kích thích các đơn vị sản xuất kinh doanh trong nước sản xuất các mặt hàng xuất khẩu để đem về cho đất nước nhiều ngoại tệ hơn nhằm phục vụ cho công cuộc đổi mới đất nước, SV Nguyễn Minh Thành – A13 – K47 Page 20