Đề tài "Thực trạng quản trị thông tin tại các doanh nghiệp hiện nay"

Chia sẻ: Phạm Thị Minh Trang Trang | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:36

Thêm vào BST

Báo xấu

721
lượt xem 128
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Cùng với quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa của đất nước ta hiện nay, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải chú trọng, đầu tư rất nhiều vào công việc kinh doanh mới có cơ hội thành công trong thị trường cạnh tranh khốc liệt và đầy tính rủi ro.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Đề tài "Thực trạng quản trị thông tin tại các doanh nghiệp hiện nay"

ĐỀ TÀI “Thực trạng quản trị thông tin tại các doanh nghiệp hiện nay” Giáo viên hướng dẫn : Sinh viên thực hiện :
ĐỀ TÀI ...........................................................................................................................1  PHẦN MỞ ĐẦU  ...............................................................................................3 1.Lý do chọn đề tài: .......................................................................................................3 2. Mục tiêu ngiên cứu:...................................................................................................3 3.Phương pháp nghiên cứu: ..........................................................................................4 4.Bố cục bài tiểu luận: ...................................................................................................4 PHẦN 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN..........................................................................................4 PHẦN 2: THỰC TRẠNG VIỆC QUẢN TRỊ THÔNG TIN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP....................................................................................................................... 18 PHẦN 3 : NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ VÀ GIẢI PHÁP ................................................33 Kết luận ........................................................................................................................ 35
 PHẦN MỞ ĐẦU   1.Lý do chọn đề tài: Cùng với quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa của đất nước ta hiện nay, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải chú trọng, đầu tư rất nhiều vào công việc kinh doanh mới có cơ hội thành công trong thị trường cạnh tranh khốc liệt và đầy tính rủi ro. Có nhiều yếu tố góp phần tạo nên thành công cho một doanh nghiệp, từ chiến lược kinh doanh cho đến các phương thức quản trị, trong đó quản trị nguồn thông tin đối với doanh nghiệp là cực kì quan trọng. Thông tin vào doanh nghiệp từ nhiều nguồn khác nhau, nhưng không phải thông tin nào doanh nghiệp thu thập được cũng sử dụng được ngay, mà nó phải trải qua quá trinh xử lý, phân tích, tổng hợp, cuối cùng những thông tin chắt lọc được mới được sử dụng cho những mục đích mà doanh nghiệp đã đặt ra. Để thực hiện tốt công tác quản trị nguồn thông tin không phải là công việc dễ dàng đối với tất cả các doanh nghiệp, sẽ có những thuận lợi, khó khăn, và cách thức thực hiện như thế nào cho hợp lý và có hiệu quả…Vì vậy, để thầy và các bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này, nhóm chúng tôi đã chọn và nghiên cứu đề tài “Thực trạng quản trị thông tin tại các doanh nghiệp hiện nay”. 2. Mục tiêu ngiên cứu: Nhóm thực hiện nghiên cứu đề tài “Thực trạng quản trị thông tin tại các doanh nghiệp hiện nay” nhằm mục tiêu:  Tìm hiểu, cung cấp các kiến thức sơ lược về công tác quản trị thông tin, thế nào là quản trị thông tin, quá trình quản trị thông tin diễn ra như thế nào…  Nghiên cứu, đánh giá hiệu quả quản trị thông tin tại các doanh nghiệp hiện nay.
3.Phương pháp nghiên cứu: Trong quá trình nghiên cứu nhóm đã sử dụng các phương pháp :thống kê, lịch sử, duy vật biện chứng, quy nạp… thông qua các sách, báo, tạp chí và một số trang web. 4.Bố cục bài tiểu luận: Toàn bộ bài tiểu luận được chia thành 3 chương lớn với các nội dung như sau: Chương 1: Cơ sở lý luận Chương 2: Thực trạng việc quản trị thông tin tại các doanh nghiệp Chương 3: Nhận xét, đánh giá và giải pháp Trong quá trình làm tiểu luận, nhóm đã rất cố gắng trình bày một cách đầy đủ, dễ hiểu nhất, đồng thời nhóm đã nỗ lực trong quá trình tìm hiểu tư liệu và viết bài tiểu luận này song cũng không thể tránh khỏi những sai lầm, thiếu sót nhất định. Rất mong nhận được ý kiến đóng góp của quý thầy, cô và các bạn để bài tiểu luận được hoàn thiện hơn. Xin chân thành cám ơn! NHÓM THỰC HIỆN PHẦN 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 Các khái niệm 1.1.1 Khái niệm thông tin
Thông tin kinh tế là những tín hiệu, được thu nhận, được hiểu và được đánh giá là có ích trong việc ra quyết định quản trị kinh doanh của chủ doanh nghiệp. Thông tin thường có một số đặc trưng co bản như sau: -Thông tin gắn liền với quá trình điều khiển: Bản thân thông tin không có mục đích tự thân. Nó chỉ tồn tại và có ýnghĩa trong một hệ thống điều khiển nào đó. Dù thông tin ở bất kỳ hình thức nào: bảng biểu, ký hiệu, mã hiệu, biểu đồ, xung điện v.v... đều có thể dễ dàng thấy rằng nó là yếu tố cơ bản của một quá trình thành lập, lựa chọn và phát ra quyết định để điều khiển một hệ thống nào đó, hệ thống này có thể là trong tự nhiên, trong xã hội hoặc trong tư duy. -Thông tin có tính tương đối: Phương pháp phân tích hệ thống để khẳng định tính bất định của một quá trình điều khiển phức tạp. Tính bất định đó chính là tình trạng không có đầy đủ thông tin. Điều này cũng có nghĩa là mỗi thông tin chỉ là một sự phản ánh chưa đầy đủ về hiện tượng vào sự vật được phản ánh, đồng thời nó cũng phụ thuộc vào trình độ và khả năng của nơi phản ánh. Tính tương đối của thông tin thể hiện rất rõ nét đối với các hệ thống kinh tế xã hội, vì đây là các hệ thống động, hệ thống mờ, đối với nhiều mặt còn có thể coi là một hệ thống hộp đen. -Tính định hướng của thông tin: Thông tin phản ánh mối quan hệ giữa đối tượng được phản ánh và nơi nhận phản ánh. Đây là một quan hệ hai ngôi.
Từ đối tượng được phản ánh tới chủ thể nhận phản ánh được coi là hướng của thông tin, thiếu một trong hai ngôi thông tin không có hướng và thực tế không còn ý nghĩa của thông tin nữa. Trong thực tế, thường được hiểu hướng của thông tin là từ nơi phát đến nơi nhận -Mỗi thông tin đều có vật mang tin và lượng tin: Hình thức vật lý cụ thể của thông tin là vật mang tin. Có thể so sánh thông tin là linh hồn còn vật mang tin là cái vỏ vật chất. Để rõ nét khi nói về vật mang tin người ta sử dụng khái niệm nội dung tin và vật mang tin. Nội dung tin bao giờ cũng phải có một vật mang tin nào đó. Trên một vật mang tin có thể có nhiều nội dung tin và thông tin thường thay đổi vật mang tin trong quá trình lưu chuyển của mình. 1.1.2 Khái niệm quản trị thông tin: Quản trị thông tin là việc một tổ chức sử dụng các phương thức để lập kế hoạch, tập hợp, tạo mới, tổ chức, sử dụng, kiểm soát, phổ biến và loại bỏ một cách hiệu quả các thông tin của tổ chức đó. Các thông tin này bao gồm cả các bản ghi đã được cấu trúc lẫn thông tin chưa được cấu trúc. Thông tin hiện nay được coi là một trong những loại tài sản quan trọng nhất đối với bất kỳ tổ chức nào. Đối với các tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công cộng, phần lớn ngân sách hoạt động được dùng vào việc xử lý thông tin. Thông tin là nguồn lực then chốt trong tổ chức cùng với nguồn nhân lực, tài chính và các nguồn lực hữu hình khác. Thông tin cũng là một vấn đề kinh doanh.
1.2 Vai trò của thông tin trong quản trị Vai trò của thông tin trong quản trị kinh doanh là ở chỗ nó làm tiền đề, làm cơ sở và là công cụ của quản trị kinh doanh, quá trình quản trị kinh doanh là quá trình thông tin kinh tế. Thông qua quản trị có hiệu quả nguồn tin và hệ thống thông tin của một tổ chức các nhà quản lý trong tổ chức có thể: Tăng thêm giá trị các dịch vụ cung cấp tới khách hàng. Nhanh chóng xử lý công việc được giao, giải quyết công việc khoa học và hiệu quả. Giảm thiểu rủi ro trong hoạt động; Giảm chi phí trong quá trình họat động và cung cấp dịch vụ; Đổi mới quá trình họat động trong nội bộ và cung cấp dịch vụ cho bên ngoài. Tất cả các doanh nghiệp điều cần đến thông tin để hỗ trợ cho công việc điều hành và giúp ích rất nhiều trong việc thực hiện các mục tiêu họat động, và nó cũng là một bằng chứng cho thấy việc điều hành và trao đổi thông tin trong công việc của doanh nghịêp được thực hịên ra sao và như thế nào. 1.3 Phân loại thông tin Có nhiều cách để phân loại thông tin. Nhìn chung việc phân loại thông tin thường dựa vào một số tiêu chí như sau: 1.3.1 Phân loại theo chức năng của thông tin Các thông tin phục vụ cho việc phân tích kết quả họat động: Việc phân tích kết quả hoạt động là một trong những công tác quản lý quan trọng của doanh nghiệp. Việc xác định được những hoạt động nào làm gia tăng giá trị doanh nghiệp và những hoạt động nào làm giảm giá trị doanh nghiệp luôn được các doanh nghiệp đặt lên hàng đầu. Các họat động làm tăng giá trị sẽ được đẩy
mạnh hơn. Các giá trị làm giảm giá trị doanh nghiệp sẽ được tìm hiểu, đánh giá nhằm tìm biện pháp khắc phục, hoặc loại bỏ. Từ đó, doanh nghiệp có thể họat động hiệu quả hơn, sử dụng các nguồn lực với lợi ích tối đa có thể đạt được. Các thông tin phục vụ cho việc tính giá thành sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp: Để xác định kết quả hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp cần tính được giá thành sản phẩm, dịch vụ của mình. Việc tính toán giá thành sản phẩm cũng giúp doanh nghiệp có được cơ sở để họach định giá bán sản phẩm. Việc tính giá thành sản phẩm cũng giúp cho doanh nghiệp nắm rõ những yếu tố chi phí cấu thành sản phẩm, dịch vụ. Từ đó, doanh nghịêp có thể có những biện pháp giảm giá thành trong mức độ chất lượng yêu cầu. Các thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp: Để tồn tại trong nền kinh tế thị trường đầy cạnh tranh, doanh nghiệp cần nắm rõ những thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp nhằm có được những biện pháp thích hợp, đảm bảo đủ nguồn tài chính cho các hoạt động của doanh nghiệp, cũng như tận dụng tối đa nguồn tài chính của mình trong các quyết định đầu tư, họat động sản xuất kinh doanh… Các thông tin phục vụ cho việc lập kế hoạch: Xã hội ngày càng phát triển, các nhu cầu cũng như các yếu tố khác của nền kinh tế luôn thay đổi. Doanh nghiệp cũng cần phải có những thông tin dự báo về những tình huống có thể xảy ra trong tương lai. Kết hợp những dự báo này với những hiểu biết về khả năng của doanh nghiệp qua các thông tin về kết quả họat động kinh doanh, giá thành sản phẩm, dich vụ, tình hình tài chính, doanh nghịêp có thể lập kế họach sản xuất kinh doanh hữu hiệu. Các hoạt động kinh doanh được lập từ những thông tin chính xác, kịp thời và hữu ích giúp doanh nghiệp nắm bắt những cơ hội trong tương lai cũng như giữ vững, gia tăng kết quả họat động và vị thế tài chính của mình.
Các thông tin phục vụ cho việc kiểm sóat kế họach: Để hoạt động có hiệu quả hơn, doanh nghiệp cần có các thông tin phục vụ cho việc kiểm sóat kế họach. Qua đó doanh nghiệp có thể tìm hiểu nguyên nhân chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế. Các biến động bất lợi hoặc có lợi đều được phân tích nhằm có những biện pháp khắc phục hoặc phát huy cho phù hợp với tình hình của doanh nghiệp và những thay đổi trên thị trường. Với các thông tin hữu ích, doanh nghịêp có thể xác định được các biến động mà doanh nghịêp có thể kiểm sóat được và các biến động mà doanh nghịêp không thể kiểm sóat được. Từ đó doanh nghịêp có thể hoạch định kế hoạch sản xuất kinh doanh của mình trong tương lai. Các thông tin cho các quyết định kinh tế khác: Trong quá trình họat động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp cần ra nhiều loại quyết định kinh tế khác nhau như các quyết định về đầu tư, nhân lực, giá bán, hạn mức tín dụng, sản phẩm mới…doanh nghịêp chỉ có thể đưa ra các quyết định đúng đắn nếu có được những thông tin chất lượng. 1.3.2 Phân loại thông tin theo dạng thức của thông tin: Dữ liệu đã được cấu trúc: Các dữ liệu được lưu giữ trong cơ sở dữ liệu thường được dùng để hỗ trợ cho các hoạt động điều hành và các giao dịch kinh doanh. Các cơ sở dữ liệu bao gồm những bản ghi đã được cấu trúc chứa các chi tiết về các chủ đề liên quan đến kinh doanh như các khách hàng, tình hình tài chính, tình hình nhân sự và các nguồn lực khác trong và ngoài tổ chức. Dữ liệu chưa được cấu trúc: Những dữ liệu loại này bao gồm hình, ảnh, bản đồ, các bản thu âm và video. Trong họat động của doanh nghiệp, rất nhiều loại tài liệu sữ được chuyển thành một phần của các bản ghi.
Thông tin tham khảo và thư viện: Các thư viện hiện nay đang cung cấp rất nhiều nguồn thông tin khác nhau ngày càng nhiều bao gồm csc cuốn catalogue, cơ sở dữ liệu thương mại, dịch vụ cung cấp thông tin trực tuyến và dịch vụ internet nhằm giúp các thành viên trong nội bộ dễ dàng thực thi các nhiệm vụ của mình. 1.3.3 Phân loại theo xuất xứ của thông tin: Thông tin từ bên ngoài vào cơ quan: Là thông tin mà cơ quan nhận được từ bên ngoài qua bưu điện, qua các phương tiện viễn thông như điện thoại, điện báo, fax,…qua các phương tiện truyền thông như báo, đài,…qua mạng Internet như email: do đi hợp mang về,… Thông tin từ cơ quan ra bên ngoài: Các thông tin chuyển từ bên trong ra bên ngoài gồm các loại thông tin do văn thư gửi và thông tin do các cá nhân, bộ phần của công ty gửi trực tiếp ra bên ngoài. Thông tin trong nội bộ doanh nghịêp: Là thông tin chéo từ bộ phận này qua bộ phận khác, thông tin từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên. 1.3.4 Vị trí tác dụng của công tác thông tin: Thông tin có vai trò quan trọng trong công tác lãnh đạo, điều hành và giải quyết công việc của người lãnh đạo. Có đầy đủ thông tin, công việc được giải quyết hợp tình, hợp lý. Cung cấp thông tin kịp thời, công việc được giải quyết nhanh chóng. Thông tin chính xác, khách quan, công việc được giải quyết đúng đắn. Ngược lại thiếu thông tin, thông tin sai lệch làm ảnh hưởng tới kết quả giải quyết công việc. Đôi khi công việc được giải quyết phiến diện, không đáp ứng được nhu cầu công tác. 1.4 Mục đích và yêu cầu thông tin cho lãnh đạo:
1.4.1 Thông tin phục vụ việc đề ra chủ trương công tác. Đây là loại thông tin có ý nghĩa chiến lược. Muốn có những thông tin này, Văn phòng phải căn cứ vào chức năng của cơ quan. Những nhiệm vụ thường xuyên mà cơ quan phải làm. Phạm vi hoạt động của cơ quan. Trên cơ sở đó, công tác thông tin phải có định hướng và phải tích luỹ dần. Những thông tin thuộc loại này thường có nguồn gốc từ chủ trương công tác của cấp trên. Thông tin phục vụ sự chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan. Đây là loại thông tin có ý nghĩa điều hành. Sau khi đề ra chủ trương, ban hành các quyết định, Văn phòng cần theo dõi, kiểm tra việc thực hiện. Trong quá trình đó cần nắm được sự nhận thúc, dư luận, phản ứng của xã hội, các đối tượng liên quan. Thấy được những khó khăn, thuận lợi trong quá trình thực hiện. Phát hiện những điểm tồn tại và hạn chế. hoặc những điển hình làm tốt. Loại thông tin này thường phải đi cơ sở, thông qua kiểm tra mới có thể thu thập được nhanh và chính xác. 1.4.2 Thông tin phục vụ nhu cầu tổ chức lao động, giải quyết công việc hàng ngày của lãnh đạo doanh nghiệp. Đây là loại thông tin cơ sở, thông tin ban đầu. Theo chương trình công tác và lịch công tác tuần, công nhân viên và các đơn vị của doanh nghiệp triển khai thực hiện nhiệm vụ được giao. Quá trình này sẽ nảy sinh rất nhiều vấn đề. Trong khi theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện chương trình công tác, Văn phòng cần nhạy bén, nắm bắt tình hình, chọn lọc tổng hợp thông tin và phản ánh để quản lý doanh nghịêp chỉ đạo, uốn nắn giải quyết kịp thời. 1.5 Nguyên tắc thông tin cho lãnh đạo 1.5.1 Thông tin phải được xử lý sơ bộ Hàng ngày, hàng tuần, doanh nghịêp có khối lượng thông tin lớn. Những thông tin đó là cần có. Song không phải bất cứ thông tin nào cũng chuyển cả cho lãnh đạo. Trước khi chuyển tin, nhà quản trị Văn phòng phải tổ chức việc xử lý thông tin.
Việc xử lý thông tin nhằm nâng cao chất lượng tin. Tránh quá tải, nhiễu tin. Giảm thời gian chọn lọc tin cho lãnh đạo. Nội dung cơ bản của việc xử lý sơ bộ thông tin là khi thu nhận được tin, Văn phòng nghiên cứu, thẩm định, trích sao, tóm tắt, tổng hợp tin. Sau đó báo cáo để nhà quản trị phân phối tin. Trong thực tế, cũng có những thông tin được chuyển toàn văn cho nhà quản trị. Song những trường hợp ấy, thông tin đã được Văn phòng xem xét chọn lọc. 1.5.2 Thông tin phải được chuyển đến đúng đối tượng Chuyển tin đúng đối tượng có nghĩa là tin được chuyển đến đúng người có trách nhiệm giải quyết công việc mà thông tin đó nói tới. Thông tin được chuyển đến đúng đối tượng vì: Trong cơ quan, theo chế độ, lề lối làm việc, bao giờ cũng có sự phân công, phân cấp trách nhiệm giữa các cấp lãnh đạo. Chuyển thông tin đến đúng đối tượng sẽ tạo thuận lợi cho lãnh đạo giải quyết công việc và phát huy được tác dụng của tin. Mặt khác đảm bảo được tính cơ mật trong công tác. Vì vậy thông tin đúng đối tượng được xem là nguyên tắc. 1.5.3 Phải đảm bảo chất lượng thông tin Một thông tin được coi là đảm bảo chất lượng là thông tin có nội dung trung thực, chính xác, kịp thời, đầy đủ. Những thông tin như vậy mới thực sự là căn cứ để nàh quản trị doanh nghiệp nghiên cứu, làm căn cứ giải quyết công việc. Khi cung cấp tin phải chỉ rõ nguồn tin, nắm vững bản chất sự việc, hiện tượng. Nội dung thông tin phải phản ánh đúng đắn, khách quan. Thông tin không đầy đủ sẽ làm cho người lãnh đạo thiếu căn cứ ra quyết định. Tạo ra cách nhìn nhận phiến diện. Trong thực tiễn có nhiều cuộc họp, do thiếu thông tin nên phải dừng lại nửa chừng, không kết luận được. Thông tin kịp thời là thông tin đến trước khi lãnh đạo ra quyết định. Nếu thông tin đến không kịp thời sẽ làm lỡ việc. Khi sự việc đã được kết luận, thông tin mới được chuyển đến, như vậy thông tin sẽ không phát huy được tác dụng. 1.6 Thu nhận và xử lý thông tin
1.6.1 Thu nhận thông tin. Trong thời đại bùng nổ thông tin, nếu không biết lựa chọn để thu nhận sẽ dẫn đến loạn tin. Căn cứ quan trọng để thu nhận tin là xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi hoạt động của doanh nghiệp. Đây là cơ sở để định hướng trong việc xác định nguồn tin, loại tin, xử lý thông tin. Thông thường thông tin được chuyển đến doanh nghiệp gồm các nguồn: - Thông tin đến từ cấp trên trực tiếp: Đó là các văn bản có nội dung lãnh đạo, chỉ đạo, hỏi ý kiến. Ngoài ra cũng có văn bản của cấp trên gửi đến để thông tin, thông báo cho cơ quan được biết. - Thông tin đến từ cấp dưới: Đó là các văn bản báo cáo, xin ý kiến, kiến nghị, đề nghị của cấp dưới với cấp trên về công việc của cơ quan đơn vị mình. - Thông tin đến từ các cơ quan khác: Đó là các văn bản của các cơ quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể các cấp. Loại văn bản này thường có nội dung mang tính chất quan hệ, giao dịch hoặc phối hợp công việc. - Thông tin đến là những dư luận của xã hội. - Thông tin đến từ báo chí trong và ngoài nước mà nội dung có liên quan đến cơ quan. - Thông tin đến từ các cơ quan nghiên cứu khoa học, từ các kho lưu trữ, các bảo tàng, các thư viện... Ngoài các nguồn tin nói trên, nhà quản trị Văn phòng cần tổ chức thu nhận nguồn thông tin từ các đoàn đi công tác về như đi dự hội nghị; hội thảo; đi điều tra khảo sát tình hình; đi kiểm tra; thanh tra hoạt động ở cơ sở... Để có nguồn tin ổn định, nhà quản trị Văn phòng phải xác lập mối quan hệ thông tin hai chiều. Trong đó quan hệ thông tin giữa Văn phòng cơ quan cấp trên với Văn phòng cơ quan cấp dưới hợp thành kênh thông tin dọc. Quan hệ thông tin giữa Văn phòng cơ quan với các Văn phòng cơ quan xung quanh hợp thành kênh
thông tin ngang. Với mỗi Văn phòng, tuỳ theo khối lượng công việc và tình hình nhân sự mà nhà quản trị Văn phòng phân công nhiệm vụ cho nhân viên đảm nhận công tác thông tin để tổng kết, đánh giá kết quả hoạt động. Đồng thời trao đổi kinh nghiệm về nghiệp vụ thông tin, nhất là về phương pháp thu thập, phân tích, biên tập tin nhằm nâng cao chất lượng công tác thông tin. 1.6.2 Xử lý thông tin. Công tác xử lý thông tin bao gồm các nội dung: - Kiểm tra, xác định độ tin cậy của thông tin thu nhận được: Khi có thông tin, ta đừng vội vàng tin tưởng vaò thông tin đó. Để đảm bảo độ tin cậy, nhà quản trị Văn phòng phải tổ chức việc kiểm tra, xác minh lại thông tin. Có nghĩa là phải tổ chức nghiên cứu phân tích, so sánh đối chiếu để xác định tính trung thực, độ chính xác của thông tin. Phải xác định nguồn gốc của thông tin. Trường hợp cần thiết phải cử người có trách nhiệm đến tận nơi phát ra nguồn tin để tìm hiểu, xác minh. - Với thông tin từ bên ngoài công ty: Với thông tin là các văn thư, thư từ bên ngoài, nhân viên văn thư vào sổ công văn đến theo mấu, sau đó xác định xem thông tin cần chuyển đến bộ phận nào, chuyển đến bộ phận thì phải yêu cầu người nhận ký vào sổ công văn đến. Với thông tin khác bằng điện thoại, trường hợp cần phải xử lý thông tin liên quan đến các bộn phận, cá nhân khác, nhân viên văn thư ghi nhận vào sổ thông tin theo biểu mẫu, và chuyển thông tin đến cho người cần giải quyết. Việc chuyển thông tin quan trọng phải yêu cầu người nhận ký vào sổ giải quyết thông tin theo biểu mẫu. - Với thông tin bằng mail:
Mail đến: khi nhận được mail, nhân viên ghi nhận nội dung mail vào sổ công văn đến, in mail làm hai bản, một bản lưu hồ sơ và một bản chuyển cho người nhận, yêu cầu người nhận ký vào sổ công văn đến. Gửi mail đi: trường hợp phải gửi mail cho khách, nhân viên văn thư dự thảo nội dung, gửi nội dung dự thảo cho người cần gửi xác nhận bằng cách ký tên. Sau đó gửi nội dung theo yêu cầu, in một bảng mail đã gửi để gửi lại cho người yêu cầu gửi mail, copy bản mail gửi, đính kèm nội dung đã xác nhận bằng chữ lý ở trên và lưu hồ sơ. Mail cá nhân: Trường hợp với mail của các cá nhân trực tiếp gửi ra ngoài không thông qua văn thư thì cá nhân đó trực tiếp giải quyết. - Với thông tin từ trong công ty đi ra bên ngoài: Thông tin do các bộ phận gửi trực tiếp ra bên ngoài thì do bộ phận đó quản lý và kiểm sóat theo nguyên tắc trên. Trường hợp văn thư gửi ra bên ngoài thì phải tuân thủ các yêu cầu sau: phải lưu bằng chứng quá trình chuyển giao thông tin ra bên ngoài như phiếu giao cho đơn vị chuyển phát nhanh. Toàn bộ các nội dung kiểm sóat văn bản ra bên ngòai công ty phải ghi chép theo biểu mẫu sổ giao văn bản đi. - Thông tin từ bộ phận này ra bộ phận khác: Thông tin của bộ phận bao gồm các thông tin chuyển ra bên ngoài công ty, thông tin chuyển qua văn thư, thông tin chuyển đến Giám đốc, thông tin chuyển qua các bộ phận và cá nhân khác trong công ty. Khi chuyển thông tin phải dưới dạng văn bản như công văn, thông báo, fax hoặc các biểu mẫu thuộc các quy trình chuyên môn liên quan. - Thông tin do giám đốc triển khai Đối với csc thông tin do ban giám đốc triển khai, quản lý các bộ phận có trách nhiệm triển khai đầy đủ cho nhân viên. Ngay sau khi triển khai, mọi người tham
gia cuộc hợp phải ký tên và quản lý xác nhận vào cuốn biên bản (ghi trong sỏ họp của phòng). 1.7 Phân tích và tổng hợp tin 1.7.1 Phân tích thông tin: Phân tích tin là phương pháp để hiểu đúng bản chất của sự việc, vấn đề. Khi phân tích tin, cần đặt ra và trả lời các câu hỏi: Thông tin nói về việc gì? Thông tin đề cập đến nội dung gì? Những câu hỏi nghi vấn có thể đặt ra là Tại sao? Nguyên nhân? Diễîn biến? Kết thúc? v.v... Việc phân tích nhằm nắm chắc nội dung và hiểu đúng bản chất của tin, bản chất của tình hình, sự việc. Trong thực tiễn, để tìm hiểu hoặc đánh giá một chủ trương, một biện pháp, một kinh nghiệm hoặc một kiến nghị cũng cần áp dụng phương pháp phân tích thông tin. 1.7.2 Tổng hợp thông tin Tổng hợp thông tin là phương pháp sắp xếp các thông tin đã được kiểm tra, xác minh, phân tích, chọn lọc theo một chủ đề nhất định. Chủ đề đó có thể là theo thời gian, sự việc, chuyên đề, lĩnh vực công tác. Thông tin có thể được sắp xếp theo trật tự nào đó phù hợp với đặc điểm của chủ đề đã chọn và nhu cầu sử dụng tin của lãnh đạo cơ quan. 1.8 Kiến nghị giải quyết tin Sau khi kiểm tra, xác minh, phân tích và tổng hợp thông tin, Văn phòng đề xuất ý kiến giải quyết những vấn đề mà thông tin đặt ra. Nội dung và hình thức đề xuất ý kiến giải quyết được hiểu theo nghĩa rộng. Nội dung đề xuất không phải chỉ là với thông tin đó thì giải quyết vấn đề như thế nào. Có hai loại thông tin nên việc sử dụng thông tin cũng phải phù hợp với nội dung và tính chất của từng loại tin. Loại tin phục vụ cho việc xây dựng, đề ra chủ trương, đường lối hoặc ban hành các quyết định quản lý thì cần được tích luỹ và sử dụng khi cần thiết. Ý kiến đề
nghị giải quyết của Văn phòng đối với loại tin này được thể hiện ngay trong bản dự thảo các văn bản về chủ trương, đường lối, báo cáo công tác hoặc các quyết định quản lý. Loại thông tin về các vụ việc cụ thể nảy sinh trong quá trình điều hành giải quyết công việc hàng ngày đòi hỏi Văn phòng phải đề xuất ý kiến cụ thể về nội dung, biện pháp, hình thức giải quyết để thủ trưởng cơ quan quyết định.
PHẦN 2: THỰC TRẠNG VIỆC QUẢN TRỊ THÔNG TIN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP 2.1 Thực trạng chung về công tác quản trị thông tin hiện nay Thu thập thông tin là công tác rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh cũng như quản lý của các doanh nghiệp. Đề ra trách nhiệm, cơ chế hữu hiệu cho công tác thu thập thông tin, thông qua các quyết định để phổ biến thông tin trong toàn công ty, các doanh nghiệp càng bỏ nhiều công sức cho việc thu thập thông tin môi trường trên diện rộng thì càng có khả năng sống còn nhiều hơn. Hiện nay có nhiều công cụ thu thập thông tin : thu thập thông qua website, blog, truy ền thông, thu thập thông tin sơ cấp, thứ cấp… đặc biệt thì việc thu thập thông tin với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin ngày càng phổ biến. Sau khi đã thu thập được lượng thông tin liên quan các vấn đề mà doanh nghiệp quan tâm, tuỳ vào từng loại nguồn thông tin sơ cấp hay thứ cấp mà các doanh nghiệp sử dụng những hình thức khác nhau để xử lý thông tin đó. Chẳng hạn như việc xử lý thông tin tìm hiểu về nhu cầu của khách hàng về sản phẩm thì ta có thể sử dụng các phần mềm để sử lý như phần mềm SPSS, phần mềm EVIEW…Hoặc các thông tin đơn giản, ngắn gọn ta có thể đọc và lọc các chi tiết quan trọng và hữu ích cho doanh nghiệp. 2.2 Phương thức thu thập thông tin tại các doanh nghiệp 2.2.1 Cấu trúc mạng thông tin trong công ty. 2.2.1.1. Các dạng thông tin đối với công ty hiện nay - Thông tin từ khách hàng. Đây là dạng thông tin có được từ việc thu thập từ những ý kiến của khách hàng trên các phương tiện thông tin đại chúng, phương tiện truyền thông, hay qua hệ thống chăm sóc khách hàng của công ty. Khách hàng không chỉ là những người mua hàng hoá và dịch vụ của doanh nghiệp. Có những người có thể coi là khách
hàng mặc dù hiện giờ họ hoàn toàn không hề biết đến doanh nghiệp. Ngoài ra, những doanh nghiệp bán những sản phẩm liên quan đến sản phẩm của công ty có thể có ảnh hưởng đến quyết định của những khách hàng tiềm năng của mình. Hiện nay doanh nghiệp có thể thu thập thông tin về khách hàng của mình bằng cách: nói chuyện với khách hàng hiện tại, tổ chức hội nghị khách hàng, thăm nơi ở hoặc văn phòng của khách hàng,Thu thập thông tin từ các nhân viên bán hàng các nhà phân phối - những người thường làm việc trực tiếp với khách hang, tìm kiếm danh sách khách hàng trên trang web của đối thủ cạnh tranh, sử dụng các bảng hỏi đặt tại phòng trưng bày hoặc cửa hàng của bạn, xem xét các thông báo mời thầu đăng trên báo, nghiên cứu các thông cáo báo chí của khách hang, nghiên cứu thị trường để khám phá thói quen và hành vi của khách hàng, các cuộc điều tra xã hội của các tổ chức xã hội. - Thông tin từ nhà cung cấp. Để sản xuất ra một sản phẩm đảm bảo chất lượng, vệ sinh an toàn thực phẩm thì không chỉ ở khâu chế biến phải được kiểm tra chặt chẽ mà ngay từ khẩu nhập nguyên liệu cũng được xem là rất quan trọng. Như vậy thông tin từ nhà cung cấp nguyên vật liệu cũng đóng một vài trò hết sức cần thiết như: Nhà cung cấp là ai? Có thương hiệu trên thị trường như thế nào? Nguồn nguyên liệu đó lấy từ đâu có đảm bảo tiêu chuẩn của nhà sản xuất hay không?…và còn rất nhiều vấn đề khác mà nhà sản xuất cần có. Ví dụ như công ty Pesico Việt Nam để sản xuất bánh snack Poca cho thị trường trong nước thì nguồn nguyên liệu chính là khoai tây mà cần có một nguổn nguyên liệu đảm bảo bảo đảm như hàm lượng dinh dưỡng, chất khoáng, dư lượng thuốc bảo vệ thực vật... thì khoai tây chế biến công nghiệp còn có một số yêu cầu đặc biệt: Hàm lượng chất khô trong củ khoai tây tươi phải đạt 20% trở lên, năng suất cao, củ phải tròn để gọt vỏ dễ dàng bằng máy, mắt củ phải nông để không phải gọt quá sâu gây hao hụt, màu của ruột củ khoai phải trắng để bảo đảm màu của sản phẩm sau khi chế biến thì công ty đã bỏ ra khá nhiều công sức như: Trong suốt 2 năm, các chuyên gia của Pepsico đã sát cánh
cùng với các nhà khoa học của Trung tâm Nghiên cứu khoai tây, rau và hoa (trực thuộc Viện Khoa học nông nghiệp miền Nam - Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn) đã tiến hành hơn 40 thí nghiệm ở Lâm Đồng, 6 thí nghiệm tại Hà Nội và 3 thí nghiệm tại các tỉnh miền trung khác để xác định mức độ phù hợp của giống khoai Atlantic với điều kiện trồng trọt tại từng địa phương. Kết quả thật đáng khích lệ: cây khoai tây có thể trồng quanh năm tại Lâm Đồng. Pepsi cung cấp giống, kỹ thuật cũng như quy trình trồng trọt cho nông dân theo công nghệ được chuyển giao từ tập đoàn và bao tiêu sản phẩm. Toàn bộ nguyên liệu thu hoạch được sẽ phục vụ cho việc sản xuất bánh snack. Đây là lần đầu tiên Pepsi bước vào lĩnh vực nông nghiệp, trở thành công ty đầu tiên đi sản xuất bánh snack khoai tây tươi với một quy trình khép kín trong khâu giống, trồng đến chế biến. - Thông tin kinh tế chính trị xã hội. - Thông tin từ đối thủ cạnh tranh. Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, nắm rõ thông tin về đối thủ cạnh tranh là một trong những lợi thế dẫn tới thành công của bất kì doanh nghiệp nào.Việc nắm rõ thông tin từ đối thủ có thể giúp doanh nghiệp vạch ra được chiến lược và đường lối kinh doanh phù hợp với năng lực doanh nghiệp và tạo ra lợi thế cạnh tranh. Bên cạnh đó, thông tin về đối thủ giúp tăng khả năng ứng phó và phản công trước những động thái tấn công của họ. Doanh nghiệp sử dụng nhiều cách thức để theo dõi, thu thập thông tin của đối thủ cạnh tranh bằng cách gián tiếp thông qua nhiều kênh thông tin, trong đó có thông tin do các đại lý bán hàng, các nhà phân phối và các chuyên gia công nghiệp cung cấp và một trong những công cụ đó chính là website. Công ty sẽ thu thập thông tin của đối thủ về việc họ đang cung cấp những sản phẩm gì, có bao nhiêu dòng sản phẩm, lợi ích và chức năng của từng dòng sản phẩm ra sao, các điểm khác biệt thế nào, dòng sản phẩm nào đang được nghiên cứu và phát triển…