Đề tài về: Hoàn thiện kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán Báo cáo tài chính do Công ty cổ phần Kiểm toán và Tư vấn (A&C Co) thực hiện

Chia sẻ: | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:91

Thêm vào BST

Báo xấu

204
lượt xem 47
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Sự ra đời và phát triển của các tổ chức kiểm toán độc lập là xu hướng tất yếu, khách quan có tính quy luật của kinh tế thị trường. Kiểm toán độc lập chính là công cụ quản lý kinh tế, tài chính quan trọng góp phần nâng cao tính hiệu quả của nền kinh tế thị trường. Cùng với việc chuyển đổi nền kinh tế từ kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, kiểm toán đã được hình thành và đi vào hoạt động ở Việt Nam. Sự phát triển nhanh chóng của...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Đề tài về: Hoàn thiện kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán Báo cáo tài chính do Công ty cổ phần Kiểm toán và Tư vấn (A&C Co) thực hiện

LỜI NÓI ĐẦU Sù ra đời và phát triển của các tổ chức kiểm toán độc lập là xu h ướng tất yếu, khách quan có tính quy luật của kinh tế thị trường. Kiểm toán độc lập chính là công cụ quản lý kinh tế, tài chính quan trọng góp ph ần nâng cao tính hiệu quả của nền kinh tế thị trường. Cùng với việc chuy ển đổi nền kinh tế từ kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, kiểm toán đã được hình thành và đi vào hoạt động ở Vi ệt Nam. Sự phát triển nhanh chóng của các công ty kiểm toán đ ộc lập trong những năm qua ở nước ta đã chứng tỏ điều này. Một trong những hoạt động chủ yếu mà các Công ty kiểm toán độc lập cung cấp cho khách hàng là hoạt động kiểm toán BCTC. Báo cáo tài chính phản ánh kết quả tình hình hoạt động và tài chính của doanh nghiệp nói chung trên mọi khía cạnh trọng y ếu của quá trình kinh doanh. Mét trong những vấn đề luôn được các nhà quản lý doanh nghi ệp quan tâm trên BCTC là vấn đề liên quan đến tình hình nhân sù nh ư: ti ền lương, các khoản trích theo lương…Tiền lương là một khoản chi phí chi ếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp để hoạt động có hiệu quả cao thì cần bố trí m ột c ơ c ấu nhân sự hợp lý và xây dựng một hệ thống tiền lương phù hợp. Chính vì thế các vấn đề về tiền lương thường liên quan đến nhiều chỉ tiêu trọng y ếu trên BCTC. Nhận thức được tầm quan trọng của các vấn đề về tiền lương nên trong thời gian thực tập tại A&C Co em đã đi sâu nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán Báo cáo tài chính do Công ty cổ phần Kiểm toán và Tư vấn (A&C Co) thực hiện" Mục đích nghiên cứu của đề tài là vận dụng lý thuy ết v ề ki ểm toán, đặc biệt là kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán BCTC vào thực tế công tác kiểm toán tại A&C Co. Trên cơ s ở đó rót ra
được những bài học kinh nghiệm và biện pháp nhằm góp phần hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên do A&C Co thực hiện. Trên cơ sở mục đích nghiên cứu, nội dung của chuyên đề ngoài ph ần mở đầu và kết luận gồm có các phần sau: Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán báo cáo tài chính. Chương 2: Thực trạng kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty cổ phần kiểm toán và tư vấn thực hiện. Chương 3: Những bài học kinh nghiệm và giải pháp hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán báo cáo tài chính do A&C Co thực hiện. Tuy nhiên, kiểm toán là một lĩnh vực mới mẻ ở Việt Nam và những hạn chế về kinh nghiệm thực tế, chuyên môn nên bài viết của em không tránh khỏi những sai sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô, các anh chị kiểm toán viên để em hoàn thiện đề tài này. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Th.s Phan Trung Kiên cùng với Ban giám đốc, các anh chị kiểm toán trong A&C Co đã quan tâm giúp đ ỡ, hướng dẫn em hoàn thiện chuyên đề này. Hà nội, tháng 4 năm 2005. Sinh viên Sinh viªn Nguyễn Thị Thuỳ Dương
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM TOÁN CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG VÀ NHÂN VIÊN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH. 1.1 TIỀN LƯƠNG VỚI VẤN ĐỀ KIỂM TOÁN. Tiền lương và các khoản trích theo lương là một vấn đề rất quan trọng trong bất cứ một doanh nghiệp nào. Tiền lương là yếu tố nhằm đảm bảo tái sản xuất sức lao động, do đó nó là nhân tố quan trọng thúc đảy sự phát triển và đem lại nguồn lợi nhuận lớn cho từng doanh nghiệp. Nghiên cứu vấn đề về tiền lương và các khoản trích theo lương là m ột v ấn đ ề c ần thiết và giúp Ých cho các doanh nghiệp trong việc quản lý nguồn lao động. 1.1.1. Khái niệm chung. Quá trình sản xuất ra của cải vật chất là sự tác động của con người vào tự nhiên nhằm khai thác hoặc cải biến các vật thể của tự nhiên để tạo ra các sản phẩm đáp ứng yêu cầu của con người. Vì vậy, quá trình s ản xu ất luôn có sự tác động qua lại của ba yếu tố cơ bản là sức lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động. Trong đó, sức lao động là yếu tố c ơ b ản và quan trọng của quá trình sản xuất và tái sản xuất sản phẩm cho xã hội. Sức lao động là tổng hợp thể lực và trí lực của con người được s ử dụng trong quá trình lao động. Trong quá trình lao động, s ức lao động t ạo ra một lượng giá trị mới lớn hơn giá trị bản thân nó, phần giá trị dôi ra đó so với giá trị sức lao động là giá trị th ặng dư. Giá trị th ặng dư là ph ần mang l ại lợi nhuận cho nhà sản xuất. Muốn cho quá trình sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp tiến hành thường xuyên liên tục thì một vấn đề thiết y ếu là phải bảo đảm tái sản xuất sức lao động, nghĩa là sức lao động mà con người bỏ ra phải được trả dưới dạng thù lao lao động. C.Mác từng nói: “Lao đ ộng
sáng tạo ra giá trị hàng hoá nhưng bản thân nó không ph ải là hàng hoá và không có giá trị. Cái mà người ta gọi là “giá trị lao động” th ực t ế là giá tr ị sức lao động” .Trong nền kinh tế hàng hoá, thù lao lao động được biểu hi ện bằng thước đo giá trị gọi là tiền lương. Tiền lương về bản chất là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống cần thiết mà doanh nghiệp trả cho người lao động theo th ời gian ho ặc theo khối lượng công việc, lao vụ mà người lao động đã đóng góp cho doanh nghiệp. Tiền lương của một doanh nghiệp bao gồm lương nhân viên hành chính, lương hưởng theo giê lao động, sản lượng công việc thực tế, các khoản thưởng, hoa hồng, các khoản phóc lợi, và những khoản trích theo tiền lương theo quy định hiện hành của pháp luật hoặc theo sự thoả thuận của người lao động và chủ lao động. Các hình thức tiền lương. Khi tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh các doanh nghiệp đều lùa chọn cho mình hình thức tiền lương phù hợp dùa trên nguyên t ắc phân phối theo lao động nhằm kết hợp chặt chẽ giữa lợi Ých chung của xã h ội, lợi Ých của doanh nghiệp và của người lao động. Do đó, vi ệc tính và tr ả lương cho người lao động thể hiện theo nhiều hình thức khác nhau, tuỳ theo hoạt động kinh doanh, tính chất công việc và trình độ quản lý c ủa doanh nghiệp. Nhưng mục đích của các hình thức này đều nhằm quán tri ệt nguyên tắc phân phối theo lao động. Trên thực tế, các doanh nghiệp thường áp dụng các hình thức tiền lương sau: - Tiền lương theo thời gian lao động: là hình thức trả lương căn c ứ theo thời gian làm việc thực tế (theo tháng, tuần, ngày, giờ…): + Lương tháng: thường áp dụng để trả lương cho nhân viên làm công tác quản lý kinh tế, hành chính quản trị… + L¬ng th¸ng: thêng ¸p dông ®Ó tr¶ l¬ng cho nh©n viªn lµm c«ng t¸c qu¶n lý kinh tÕ, hµnh chÝnh qu¶n trÞ…
+ Lương ngày: thường áp dụng để trả lương cho lao động trực tiếp hưởng lương thời gian, tính trả lương cho người lao động trong nh ững ngày hội họp, học tập và làm căn cứ để tính trợ cấp BHXH. +Lương giê: Trả lương cho người lao động trực tiếp trong th ời gian làm việc mà không hưởng lương theo sản phẩm. - Tiền lương theo sản phẩm: là hình thức trả lương cho ng ười lao động căn cứ vào số lượng, chất lượng sản phẩm mà họ làm ra. Hình th ức trả lương này quán triệt nguyên tắc “làm theo năng lực h ưởng theo lao động”, qua đó người lao động nhận thức rõ lợi Ých của mình nên đã không ngừng nâng cao năng suất, góp phần làm tăng hiệu quả sản xu ất kinh doanh của doanh nghiệp. Khi áp dụng hình thức trả lương theo sản ph ẩm là doang nghi ệp ph ải xây dựng được các định mức kinh tế-kỹ thuật, từ đó làm cơ s ở xây dựng đơn giá tính lương cho từng loại sản phẩm, từng công việc một cách hợp lý. Trả lương theo sản phẩm có nhiều hình thức khác nhau tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp mà vận dụng cho phù hợp: trả lương theo sản phẩm gián tiếp; hình thức tiền lương theo sản ph ẩm có th ưởng, phạt rõ ràng; hình thức tiền lương theo sản phẩm luỹ tiến… Hình th ức lương này thường được áp dụng đối với các doanh nghiệp hoạt động sản xuất. - Tiền lương khoán: là hình thức trả lương cho người lao động căn c ứ vào số lượng, chất lượng sản phẩm mà họ hoàn thành. Hình th ức tr ả l ương bắt buộc người lao động không chỉ quan tâm đến kết quả của bản thân mình mà còn quan tâm đến kết quả mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó nó phát huy được sức mạnh tập th ể trong tất cả các khâu c ủa quá trình sản xuất kinh doanh. Hình thức trả lương này thường được áp dụng đối với các doanh nghiệp cổ phần. 1.1.2.Vai trò của tiền lương. Tiền lương và các khoản trích theo lương có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với người lao động, doanh nghiệp và xã hội.
Đối với xã hội: Tiền lương là công cụ của chính sách phân ph ối và tái phân phối thu nhập. Đối với doanh nghiệp: Tiền lương và các khoản trích theo lương là một khoản chi phí sản xuất lớn, một yếu tố cấu thành nên giá tr ị s ản ph ẩm dịch vụ do doanh nghiệp sáng tạo ra. Vì vậy, các doanh nghiệp phải sử dụng sức lao động sao cho hiệu quả nhất nhằm tiết kiệm chi phí tiền lương, h ạ giá thành sản phẩm – dịch vô , nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp. Đối với người lao động: Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động. Khi người lao động tham gia sản xuất – kinh doanh ở các doanh nghiệp thì họ phải nhận được tiền lương. Tiền lương chính là đòn bảy kinh tế để khuyến khích tinh thần hăng hái lao động, kích thích và t ạo mối quan tâm của người lao động đến kết quả công việc của họ. Nhận thức rõ vai trò của tiền lương trong việc phát triển nền kinh t ế quốc dân. Tại hội nghị lần thứ bảy Ban chấp hành Trung ương khóa VIII đã khẳng định: “Tiền lương gắn liền với sự phát triển kinh tế – hội của đ ất nước, trả lương đúng cho người lao động chính là thực hiện đầu tư cho phát triển; đóng góp phần quan trọng làm lành mạnh, trong sạch đội ngò cán b ộ. Bảo đảm giá trị thực của tiền lương và từng bước cải thiện theo sự phát triển kinh tế xã hội”. 1.1.3. Quỹ tiền lương. Quỹ tiền lương của doanh nghiệp là toàn bộ tiền lương cua doanh nghiệp trả cho tất cả các loại lao động thuộc doanh nghiệp quản lý và s ử dụng. Thành phần quỹ tiền lương bao gồm các khoản chủ yếu là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế làm việc, tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng việc, nghỉ phép hoặc đi học, các loại tiền thưởng trong sản xuất, các khoản phụ cấp thường xuyên…Trong quan hệ với qúa trình sản xuất – kinh doanh, kế toán phân loại quỹ ti ền lương của doanh nghiệp thành hai loại cơ bản:
+ Tiền lương chính: Là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian làm nhiệm vụ chính đã được quy định, bao gồm: lương cấp bậc, các khoản phụ cấp thường xuyên và tiền thưởng trong sản xuất. + Tiền lương phụ: Là tiền lương phải trả cho người lao động trong thời gian không làm nhiệm vụ nhưng vẫn được hưởng lương theo chế độ quy định như tiền lương trả cho người lao động trong thời gian nghỉ phép, thời gian đi làm nghĩa vụ xã hội, đi học, hội họp… Việc phân chia quỹ tiền lương như trên có ý nghĩa quan trọng trong hạch toán, phân bổ tiền lương theo đúng đối tượng và trong công tác phân tích tình hình sử dụng quỹ lương ở các doanh nghiệp. Các doanh nghiệp cần phải quản lý chặt chẽ quỹ tiền lương theo đúng quy định và đúng mục đích. Đối với doanh nghiệp chưa có lãi, chưa bảo toàn vốn thì tổng qu ỹ lương của doanh nghiệp được phép chi không vượt quá tiền lương cơ bản tính theo số lượng lao động thực tế tham gia vào quá trình sản xuất - kinh doanh. Đối với doanh nghiệp kinh doanh có lãi, đạt được tỷ suất cao thì được chi quỹ lương theo hiệu qủa đạt được của doanh nghiệp. 1.1.4 Tổ chức hạch toán tiền lương. * Hệ thống chứng từ: Thông thường tại các doanh nghiệp hiện nay việc tính lương, tính thưởng và các khoản phải trả cho người lao động được th ực hiện t ập trung tại phòng kế toán. thời gian để tính lương, tính thưởng và các kho ản khác là hàng tháng. Theo quy định hiện hành, hệ thống chứng từ phát sinh trong việc hạch toán tiền lương là: Chứng từ về số lượng lao động: Các chứng từ tuyển dụng, thuyên chuyển công tác, bổ nhiệm, bãi nhiệm…là căn cứ để ghi vào “sổ nhân viên”. Các chứng từ này chủ yếu do phòng nhân sự lập. Chứng từ về thời gian và kết quả lao động: Bao gồm các chứng t ừ nhằm xác định các công việc đã được người lao động thực hiện nh ư: Bảng chấm công, phiếu giao nhận sản phẩm, biên bản kiểm tra chất lượng…
Chứng từ tiền lương, các khoản phải trả và các khoản thanh toán cho người lao động: Bảng thanh toán tiền lương, bảng phân phối thu nh ập theo lao động, chứng từ chi tiền thanh toán lương… Căn cứ vào các chứng từ trên kế toán sẽ lập bảng thanh toán lương cho từng bộ phận tương ứng với Bảng chấm công, các chứng từ chi tiền thanh toán lương. Hệ thống sổ sách kế toán: Sổ nhân sự: Là loại sổ sách theo dõi các dữ kiện như ngày bắt đầu làm việc, hồ sơ các nhân, mức lương, các khoản khấu trừ đã phê chuẩn và ngày kết thúc hợp đồng. Các sổ kế toán chi tiết các TK chi phí nh ư: TK622, TK627, TK641, TK642. Sổ nhật ký tiền lương: Dùng để chi sổ các phiếu chi tiền lương, trong đó ghi rõ tổng tiền lương, các khoản trích theo lương và mức l ương th ực lĩnh. Các số liệu trên là căn cứ để ghi vào sổ cái TK 334. Sổ chi tiết và sổ cái TK338: Theo dõi các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ) và theo dõi việc trích nép thuế thu nhập cá nhân. * Tổ chức hạch toán tổng hợp tiền lương: Tài khoản sử dụng để hạch toán tổng hợp tiền lương, tiền th ưởng và tình hình thanh toán với người lao động là TK334 – Ph ải trả công nhân viên. Nội dung của TK này như sau: Bên nợ: Các khoản tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác đã trả, đã ứng trước cho người lao động. Các khoản khấu trừ vào thu nhập của người lao động. Kết chuyển tiền lương người lao động chưa lĩnh. Bên có: Các khoản tiền lương, BHXH và các khoản thực tế phải trả cho người lao động.
Dư có: Các khoản tiền lương, tiền thưởng còn phải trả cho người lao động. Dư nợ: Sè trả thừa cho người lao động. Dùa vào bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng và các ch ứng t ừ gốc kèm theo, kế toán phân loại tiền lương cho từng bộ phận và ghi nh ận các bót toán chi phí thực tế phát sinh trong kỳ. Sau đó th ủ quỹ ti ến hành thanh toán lương cho từng bộ phận, từng người lao động, đồng thời ti ến hành ghi sổ kế toán. Sơ đồ 01: Quy trình hạch toán tổng hợp tiền lương .
TK 622, TK TK 334 6271 641, 141,138,333 642 C¸c kho¶n khÊu trõ vµo thu TiÒn l¬ tiÒn thëng vµ c¸c ng nhËp cña c«ng nh© viªn n kho¶n phô cÊp ph¶i tr¶ c«ng TK 3383,3384 nh© s¶n xuÊt, nh© viªn ph© x n n n PhÇn ®ãng gãp cho ëng, b¸n hµng, qu¶n lý. Quü BHXH, BHYT TK 4311 TK 111 Thanh to¸n l¬ thëng, BHXH, ng, TiÒn thëng vµ kho¶n vµ c¸c kho¶n kh¸c cho c«ng nh©n kh¸c ph¶i tr¶ c«ng nh©n viªn b»ng tiÒn mÆt viªn TK 3383 BHXH ph¶i tr¶ trùc tiÕp TK 512 cho c«ng nh© viªn n Thanh to¸n cho c«ng nh©n viªn b»ng hiÖn vËt 1.1.5 Tổ chức hạch toán BHXH, BHYT, KPCĐ và thuế TNCN. Quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ và thuế TNCN có mối quan h ệ chặt ch ẽ với quỹ lương và chi phí tiền lương của doanh nghiệp vì đây đ ều là các khoản trích trên lương theo một tỷ lệ nhất định do cơ quan chức năng quy định. - Quỹ BHXH là quỹ dùng để trợ cấp cho người lao động, h ưu trí, m ất sức. Quỹ này được hình thành bằng cách trích lập theo tỷ lệ quy định hiện hành 20% trên tổng quỹ luương cấp bậc và các khoản phụ cấp thường xuyên của người lao động thực tế trong kỳ hạch toán. Người sử dụng lao động phải nép 15% trên tổng quỹ lương và tính vào chi phí sản xuất – kinh doanh, còn 5% trên tổng quỹ lương thì do người lao động nép (trừ vào thu nhập của người lao động). Những khoản trợ cấp cho người lao động tại doanh nghiệp trong các trường hợp họ bị ốm đau, tai nạn lao đ ộng, nữ công
nhân nghỉ đẻ… được tính toán trên cơ sở mức lương ngày của h ọ, th ời gian nghỉ và tỷ lệ trợ cấp BHXH. Khi người lao động được nghỉ hưởng BHXH, kế toán phải lập phiếu nghỉ hưởng BHXH cho từng người và lập bảng thanh toán BHXH để làm cơ sở thanh toán với quỹ BHXH. - Quỹ BHYT là quỹ được sử dụng để trợ cấp cho nh ững người tham gia đóng góp quỹ trong các hoạt động khám chữa bệnh. Theo quy đ ịnh hi ện hành, các doanh nghiệp phải thực hiện trích 3% tiền lương của nhân viên thực tế phát sinh trong kỳ, trong đó doanh nghiệp chịu 2%, người lao động chịu 1% trừ vào thu nhập của họ. Quỹ BHYT do cơ quan BHYT th ống nh ất quản lý và trợ cấp cho người lao động thông qua mạng lưới y tế. Vì vậy khi trích BHYT các doanh nghiệp phải nép BHYT cho cơ quan bảo hiểm y tế. - KPCĐ là nguồn tài trợ cho các hoạt động công đoàn ở các c ấp, hàng tháng doanh nghiệp phải tính vào chi phí 2% trên tổng qu ỹ l ương. Thông thường khi trích KPCĐ thì doanh nghiệp phải nép cho công đoàn c ấp trên một nửa, còn một nửa được sử dụng để chi tiêu cho hoạt động công đoàn tại đơn vị. Tuy nhiên ở một số doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài thì việc trích lập KPCĐ là không mang tính bắt buộc là 2% mà tuỳ thu ộc vào s ự hoạt động của công đoàn tại nơi đó mà thu mức công đoàn hợp lý. - Thuế TNCN là khoản thuế đánh vào người lao động có thu nh ập cao nhằm phân phối lại thu nhập trong xã hội. Cơ sở để tính thuế TNCN là tổng thu nhập của người lao động và tỷ lệ tính thuế. Theo quy định của Uỷ Ban Thường vụ Quốc Hội thông qua thì từ 01/07/2004 mức khởi điểm ch ịu thu ế thu nhập đối với cá nhân trong nước là trên 5 triệu/ tháng. Theo chế độ kế toán hiện hành thì để hạch toán tổng hợp BHXH, BHYT, KPCĐ và thuế TNCN kế toán sử dụng các TK sau: TK3382: Kinh phí công đoàn. TK3383: Bảo hiểm xã hội. TK3384: Bảo hiểm y tế. TK3388: Thuế khác.
Căn cứ vào quỹ lương và các khoản thanh toán thực tế với công nhân viên, kế toán tiến hành tính các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ và thuế TNCN. Đồng thời đơn vị cũng tiến hành khai báo số lượng lao động, mức l ương c ơ bản, số người mua BHYT cho các cơ quan chức năng liên quan. BHYT cho c¸c c¬ quan chøc n¨ng liªn quan. Việc hạch toán các khoản trích theo lương được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 02: Quy trình hạch toán tổng hợp BHXH, BHYT, KPCĐ, thuế TNCN. TK 622, TK 334 TK 338 6271 641, 642 Sè BHXH ph¶i tr¶ trùc tiÕp TrÝch BHXH, KPC§, cho c«ng nh© viªn trong ® n n ¬ BHYT 19% vµo chi phÝ vÞ s¶n xuÊt TK 334 TK 111,112 Nép BHXH, BHXH,KPC§ cho TrÝch BHXH, KPC§, c¬quan qu¶n lý quü BHYT 6% trõ vµo thu nhËp TK 111,112 Chi tiªu KPC§ t¹i c¬së Sè BHXH, KPC§ ®îc hoµn tr¶ hay chi vît cÊp 1.2. TRÌNH TỰ KIỂM TOÁN CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG VÀ NHÂN VIÊN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH. 1.2.1. Mục tiêu của kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên. Khi tiến hành kiểm toán BCTC, việc đề ra các mục tiêu ki ểm toán có ý nghĩa hết sức quan trọng giúp kiểm toán viên thu th ập đầy đ ủ các b ằng chứng cần thiết để đưa ra kết luận về BCTC của đơn vị khách hàng. Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam sè 200: “ Mục tiêu c ủa ki ểm toán BCTC là giúp cho kiểm toán viên và công ty kiểm toán đ ưa ra ý ki ến xác nh ận r ằng BCTC có được lập trên cơ sở chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành (hoặc được chấp nhận), có tuân thủ luật pháp kiên quan và có phản ánh
trung thực và hợp lý tình hình tài chính trên các khía cạnh trọng y ếu hay không ”. Đó là mục tiêu trong cả cuộc kiểm toán, còn riêng đ ối v ới ki ểm toán chu trình tiền lương và nhân viên có các mục tiêu sau: Mục tiêu chung: đối với chu trình tiền lương và nhân viên là kiểm toán viên phải thu thập các bằng chứng để khẳng định tính trung th ực và hợp lý của nghiệp vụ về tiền lương và nhân viên, tất cả các thông tin tài chính trọng yếu có liên quan tới chu trình đều được trình bày phù h ợp với các nguyên tắc kế toán, chế độ kế toán tài chính. Mục tiêu về sự hiện hữu và có thực: Mục tiêu về sự hiện hữu và có thực đối với các nghiệp vụ tiền lương có nghĩa rằng các nghi ệp v ụ ti ền lương đã được ghi chép thì thực sự đã xảy ra và rằng các kho ản chi phí ti ền lương và khoản tiền lương chưa thanh toán thực sự tồn tại. Mục tiêu trọn vẹn: Mục tiêu về sự trọn vẹn đối với các nghiệp vụ tiền lương hướng tới việc tất cả các nghiệp vụ tiền lương đã xảy ra đều được ghi chép một cách đầy đủ. Trong trường hợp ngược lại, chi phí tiền lương và các khoản phải thanh toán cũng như các tài sản liên quan sẽ bị trình bày không đúng với thực tế. Mục tiêu đo lường và đánh giá: Mục tiêu đo lường và tính giá với các nghiệp vụ tiền lương và các số dư có liên quan nhằm đạt được mục tiêu các giá trị đã ghi chép về các nghiệp vụ tiền lương là h ợp lệ và đúng. Các giá tr ị đó có thể được phản ánh không đúng đắn do nhiều lý do khác nhau. T ất c ả các sai phạm về sự đo lường tính toán trong các nghiệp vụ tiền lương đều dẫn tới làm tăng hay giảm so với thực tế số chi phí ti ền lương và s ố ti ền lương phải thanh toán cũng như các tài sản có liên quan khác. Mục tiêu đo lường và phân loại đối với các nghiệp vụ ti ền l ương còn có ý nghĩa quan trọng trong việc lập các bản báo cáo các khoản thuế ph ải nép và các khoản phải nép khác có liên quan đến tiền lương. Để đánh giá rủi ro về sai phạm trong việc tính toán các khoản thuế va các khoản phải nép liên quan tới tiền lương thì các tổ chức th ường phân công m ột nhân viên thực hiện rà soát một cách độc lập về vấn đề tính toán và lập báo cáo.
Mục tiêu phân loại và trình bày: Mục tiêu phân loaị và trình bày đối với cá nghiệp vụ về tiền lương là việc các khoản chi phí về tiền lương và khoản thanh toán cho công nhân viên phải được trình bày vào các khoản thích hợp. 1.2.2 Chức năng của chu trình tiền lương và nhân viên. Nhìn chung trong mỗi doanh nghiệp tiền lương và các khoản trích theo lương liên quan đến các bộ phận khác nhau. Mỗi bộ phận th ực hi ện m ột chức năng khác nhau tuỳ theo đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp: Thuê mướn và tuyển dụng nhân viên: Công việc này được thực hiện bởi bộ phận nhân sự. Tất cả những trường hợp tuyển dụng và thuê muớn đều được ghi chép trên một bản báo cáo do ban qu ản lý phê duy ệt. Báo cáo nêu rõ vị trí công việc, trách nhiệm công việc, mức lương kh ởi điểm, các khen thưởng, các khoản phóc lợi và các khoản kh ấu trừ đã đ ược phê duy ệt. Báo cáo này được lập thành hai bản, một bản lưu t ại phòng nhân s ự đ ể ghi vào sổ nhân sự và hồ sơ nhân viên, bản còn lại được gửi cho phòng k ế toán để làm căn cứ tính lương. Việc phân chia ch ức năng nhân sự với ch ức năng thanh toán tiền lương là hết sức cần thiết nhằm kiểm soát rủi ro của vi ệc thanh toán cho những nhân viên khống. Phê duyệt thay đổi mức lương, bậc lương, thưởng và các khoản phóc lợi: Việc thay đổi mức lương, bậc lương và các khoản đi kèm th ường đ ược thực hiện khi các nhân viên được thăng chức, chuyển công tác, tăng bậc tay nghề. Tất cả những thay đổi đó phải được sự phê duyệt bởi bộ phận nhân sự hoặc người có thẩm quyền trước khi vào sổ nhân sự. Bộ phận nhận sự cũng phải công bố những trường hợp đã mãn hạn hợp đồng hoặc bị đuổi việc, thôi việc nhằm tránh tình trạng những nhân viên đã rời kh ỏi công ty nhưng vẫn được tính lương. Theo dõi tính toán thời gian lao động, khối lượng công việc, sản phẩm hoàn thành: Việc theo dõi ghi chép kịp thời, chính xác số ngày công, giê công làm việc thực tế hoặc nghừng sản xuất, nghỉ việc…của từng lao động có ý
nghĩa rất lớn trong quản lý lao động tiền lương. Đây chính là căn cứ dùng để tính lương, tính thưởng và các khoản trích trên lương cho các nhân viên. Các chứng từ kế toán sử dụng như: Bảng chấm công, phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành, hợp đồng giao khoán… Tính lương và lập bảng lương: Căn cứ vào chứng từ theo dõi thời gian hoạt động và kết quả công việc, sản phẩm hoàn thành và các ch ứng từ khác có liên quan gửi từ bộ phận hoạt động tới bộ phận kế toán, k ế toán ti ền lương kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ để tiến hành tính lương, phụ cấp, các khoản khấu trừ theo quy định của pháp lu ật hi ện hành. Sau đó, kế toán lập bảng thanh toán tiền lương, tiền th ưởng theo từng b ộ phận để làm căn cứ trả lương và hạch toán chi phí cho phù h ợp. Ngoài ra k ế toán còn phải lập các bảng khai các khoản phải nép, phải trả như: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, thuế thu nh ập cá nhân… theo quy định hiện hành hoặc theo sự thoả thuận của người lao động và ng ười s ử dụng lao động. Ghi chép sổ sách kế toán: Trên cơ sở các bảng thành toán tiền lương, tiền thưởng và các chứng từ gốc có liên quan kế toán tiền lương tiến hành vào sổ nhật ký tiền lương, sổ chi tiết, sổ cái. Đồng th ời v ới vi ệc vào s ổ k ế toán tiền lương viết các phiếu chi hoặc séc chi, uỷ nhiệm chi và tiến hành thanh toán cho công nhân viên sau khi đã được phê duy ệt b ởi người có th ẩm quyền. Thanh toán lương và bảo đảm những khoản lương chưa thanh toán: Thủ quỹ kiểm tra, đối chiếu tên, số tiền nhận được giữa phiếu chi, séc, u ỷ nhiệm chi với bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng. Nếu khớp đúng thì thủ quỹ tiến hành chi lương, thưởng và đóng dấu “đã chi tiền” rồi ký vào phiếu chi. Các phiếu chi và séc được đánh số thứ tự. Đối với những phiếu chi hay séc chưa thanh toán hoặc bị háng thì c ần ph ải l ưu tr ữ đ ể kh ẳng đ ịnh sẽ thanh toán nốt và tránh hiện tượng giả mạo.
Sơ đồ 03: Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình tiền lương và nhân viên. Bé phËn ho ¹t ®é ng Bé phËn nh©n s ù Theo dâi thêi gian, khèi lîng Chøc n¨ng tuyÓn dông, thuª m c«ng viÖc hoµn thµnh: ín. - B¶ng chÊm c«ng - LËp b¸o c¸o t× h× nh© nh nh n - PhiÕu lµm theo giê sù - QuyÕt ® Þnh thay ® c¬cÊu æi nh© sù n Bé phËn kÕ to ¸n tiÒn l¬ng - TÝnh l¬ thëng vµ lËp b¶ng thanh to¸n tiÒn ng, l¬ng - Ghi sæ kÕ to¸n - Thanh to¸n tiÒn l¬ thëng ng, 1.2.3. Hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình tiền lương và nhân viên. Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong qúa trình quản lý và được th ực hiện ch ủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Theo định nghĩa của Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC) “Hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục nhằm bốn mục tiêu sau: bảo v ệ tài s ản c ủa đ ơn vị; bảo đảm độ tin cậy của các thông tin; bảo đảm viêc th ực hiện các ch ế độ pháp lý; và bảo đảm hiệu quả của hoạt động”. Các loại hình kiểm soát nội bộ trong chu trình tiền lương và nhân viên được thiết lập nhằm thực hiện các chức năng của chu trình. Mỗi loại hình kiểm soát sẽ gắn với với các mục tiêu kiểm soát cụ th ể nh ằm phát hi ện và ngăn chặn những khả năng sai phạm có thể xảy ra. Nghiệp vụ phê duyệt: Thông thường công tác về nhân sự được phòng nhân sự (hoặc phòng tổ chức) đảm nhận. Để phòng nhân s ự có th ể ch ọn đúng người, đúng việc thì Ban quản lý cần phải có tiêu chí tuy ển dụng lao động rõ ràng. Ban giám đốc phải tự thiết lập một hệ th ống chính sách b ằng văn bản chặt chẽ về việc điều chỉnh mức lương, bậc lương và phải được cơ quan chức năng có thẩm quền phê duyệt, sau đó các văn bản này ph ải
được công bố rộng rãi cho toàn thể đơn vị. Ban quản lý cần tích cực th ẩm tra, thường xuyên xem xét tất cả các thông tin có liên quan đ ến h ồ s ơ tuy ển dụng của các lao động để có thể theo dõi được tình hình bi ến đ ộng nhân s ự của mình. Tất cả các khoản chi lương, thưởng hay các khoản trích theo lương, các khoản khấu trừ đều phải được Giám đốc (hoặc thủ trưởng cơ quan) và Kế toán trưởng phê duyệt rõ ràng, nhằm quản lý được chi phí c ủa doanh nghiệp, đồng thời cũng trả công một cách xứng đáng cho người lao động, đảm bảo việc chi lương và các khoản liên quan đến ti ền l ương đ ược phản ánh đúng. Theo dõi thời gian làm việc, lập bảng chấm công và ghi sổ kế toán: Để kiểm soát được việc ghi chép thì Ban giám đốc phải dùa vào các văn bản hướng dẫn của cơ quan cấp trên hoặc có thể thiết lập ra một sơ đồ hạch toán và các thủ tục phân bổ chi phí nhân công phù h ợp v ới lo ại hính s ản xuất đặc trưng của doanh nghiệp. Theo đó, Giám đốc doanh nghi ệp ph ải hướng dẫn các nhân viên giúp việc của mình th ực hiện theo dõi và ch ấm công đúng như văn bản đã quy định. Kế toán trưởng ph ải có trách nhi ệm hướng dẫn kế toán viên ghi chép đúng và vào sổ kịp thời. Thực chi thanh toán lương: Để kiểm soát các chi không có thật, thủ quỹ và cả người nhận lương cần phải tuân thủ chặt chẽ các quy định của chế độ kế toán cũng như quy định của cơ quan cấp trên và của doanh nghiệp: Các phiếu chi hoặc séc chi lương phải thể hiện đó là những phiếu chi cho các công việc, sản phẩm hoặc lao vụ đã thực hiện hoặc nh ững sản phẩm hoặc dịch vụ đã hoàn thành và nghiệm thu. Người chi l ương ch ỉ được phép chi khi phiếu chi có đủ chữ ký của những người có th ẩm quy ền đ ể chắc chắn rằng khoản chi phí đó đã được kiểm soát tránh gây th ất thoát ti ền của doanh nghiệp. Khi chi phải yêu cầu người đó ký nh ận đầy đủ nh ằm kiểm soát việc chi đúng đối đối tượng. Các phiếu chi này ph ải th ể hiện được số tiền trên phiếu đúng với giá trị của sản ph ẩm hoặc lao vụ hoàn thành đã nghiệm thu.
Tiếp cận hệ thống sổ sách: Nhằm kiểm soát đối với những khoản chi không đúng chỗ và những chi phí nhân công không được thông qua, Ban giám đốc cần phải đưa ra các chính sách hạn chế việc tiếp cận h ệ th ống s ổ sách, các báo cáo về nhân sự và các sổ sách kế toán liên quan tới ti ền l ương, chỉ cho những người có trách mhiệm được quyền nắm giữ những sổ sách liên quan tới phần việc của mình. Nhưng đồng thời những người này phải có trách nhiệm trình duyệt lên Ban Giám đốc và cơ quan c ấp trên v ề tình hình lương trong doanh nghiệp. Tất cả các sổ sách của đơn v ị c ần ph ải l ưu tại phòng kế toán. Phân chia trách nhiệm: Để bảo đảm một cách thoả đáng về việc phân chia tách bạch các trách nhiệm thì bộ phận nhân sự cần tách khỏi trách nhiệm tính toán lương, thưởng, lập bảng lương, chi lương và trách nhiệm giám sát thời gian lao động hoặc dịch vụ hoàn thành. Công việc này đ ược thực hiện hợp lý nhằm giám sát thời gian lao động, kết quả, sản ph ẩm ho ặc dịch vụ hoàn thành. 1.2.4. Quy trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên. Chu trình kiểm toán tiền lương và nhân viên là một trong những chu trình quan trọng trong kiểm toán báo cáo tài chính vì nó liên quan đ ến nh ững khoản mục trọng yếu trên báo cáo tài chính. Việc tổ ch ức công tác ki ểm toán tiền lương và nhân viên là một bộ phận trong tổng th ể cu ộc ki ểm toán báo cáo tài chính. Khi xem xét quy trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên chúng ta đặt nó trong mối quan hệ chặt ch ẽ với quy trình ki ểm toán chung của cuộc kiểm toán báo cáo tài chính. Quy trình ki ểm toán đ ược thể hiện qua sơ đồ Giai ® I o¹n sau: LËp kÕ ho¹ch kiÓm to¸n Sơ đồ 04: Quy trình kiểm toán Giai ® II o¹n Thùc hiÖn kiÓm to¸n Giai ® III o¹n KÕt thóc kiÓm to¸n
Ghi chó: : Bíc chuyÓn tiÕp gi÷a c¸c giai ®o¹n. 1.2.4.1. Lập kế hoạch kiểm toán. Lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn đầu tiên c ủa một cu ộc ki ểm toán. Nó có vai trò rất quan trọng, chi phối tới chất lượng và hiệu quả chung của cuộc kiểm toán. Theo chuẩn mực kiểm toán số 4 trong 10 chuẩn mực kiểm toán được thừa nhận rộng rãi (GASS): “ Công tác kiểm toán ph ải được lập kế hoạch đầy đủ và các trợ lý kiểm toán, nếu có, ph ải đ ược giám sát đúng đắn” Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam sè 300 cũng nêu rõ: “Ki ểm toán viên và công ty kiểm toán cần lập kế hoạch để có th ể đảm bảo rằng cu ộc ki ểm toán được tiến hành một cách có hiệu quả”. Theo đó, việc lâp k ế hoạch kiểm toán được tiến hành qua các bước sau: Chuẩn bị kế hoạch kiểm toán: Quy trình kiểm toán được bắt đầu khi kiểm toán viên và công ty thu nhận một khách hàng. Trên cơ sở xác định được đối tượng khách hàng, công ty kiểm toán sẽ tiến hành các công việc cần thiết để chuẩn b ị l ập k ế ho ạch kiểm toán bao gồm: Đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán, nhận diện các lý do kiểm toán, lùa chọn đội ngò nhân viên và ký hợp đồng kiểm toán. - Đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán: Kiểm toán viên thực hiện: + Xem xét hệ thống kiểm soát chất lượng. + Tính liêm chính của ban giám đốc khách hàng. + Liên lạc với kiểm toán viên tiền nhiệm.
- Nhận diện lý do kiểm toán của công ty khách hàng: Là vi ệc xác đ ịnh người sử dụng BCTC và mục đích sử dụng của họ. - Lùa chọn đội ngò nhân viên thực hiện kiểm toán ng ười lao động: Lùa chọn đội ngò nhân viên kiểm toán thích hợp không chỉ hướng tới hiệu quả của cuộc kiểm toán mà còn tuân thủ các chuẩn mực kiểm toán. - Hợp đồng kiểm toán: Là sự thoả thuận chính thức của công ty ki ểm toán và khách hàng về việc thực hiện kiểm toán và các d ịch v ụ khác có liên quan. Thu thập thông tin cơ sở: Sau khi ký kết hợp đồng kiểm toán, kiểm toán viên tiến hành lập kế hoạch kiểm toán. Trước hết, kiểm toán viên sẽ thu thập thông tin v ề ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hàng, tìm hi ểu v ề h ệ th ống k ế toán, kiểm soát nội bộ và các bên liên quan để đánh giá rủi ro và lên k ế hoạch kiểm toán. Theo chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam sè 310: “Để thực hiện ki ểm toán báo cáo tài chính, kiểm toán viên phải có hiểu biết cần thiết, đầy đủ về tình hình kinh doanh nhằm đánh giá và phân tích được các sự kiện, nghiệp vụ và thực tiễn hoạt động của đơn vị được kiểm toán”. Khi kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên, kiểm toán viên cần thu thập tài liệu về tình hình tăng giảm nhân sự, bảng tổng h ợp ti ền lương và chi phí theo tháng, bảng phân bổ chi phí tiền lương vào giá thành, các loại sổ liên quan đến tiền lương và các khoản trích trên tiền lương. Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng: Công việc này giúp cho kiểm toán viên nắm được quy trình mang tính pháp lý có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh củ khách hàng. Thông tin này gồm những loại sau: - Giấy phép thành lập và điều lệ công ty. - Các báo cáo tài chính, báo cáo kiểm toán, thanh tra hay kiểm tra của năm hiện hành hoặc trong vài năm trước. - Biên bản đại hội cổ đông, hội đồng quản trị và ban giám đốc.