HocThuyetDoanhNghiep.edu.vn
Chương 5
THUYẾT NGẪU NHIÊN
Thuyết ngẫu nhiên (Contingency Theory) đề cao vai trò và tầm ảnh hưởng của các yếu
tố tình huống tới hoạt động của các doanh nghiệp (Lawrence và Lorsch, 1967). Học thuyết
giải thích các mối quan hệ giữa các yếu tố tác động và kết quả trên cơ sở phân tích hành vi,
hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời lý giải những yếu tố tình huống cụ thể, như môi
trường, công nghệ, kinh nghiệm và quy mô, có thể ảnh hưởng đến mối quan hệ trên.
Chương này giới thiệu và trình bày các nội dung về thuyết ngẫu nhiên. Phần 1 khái quát
bối cảnh ra đời và phát triển của học thuyết. Phần 2 trình bày những nội dung chính của học
thuyết, về các các khái niệm, quan điểm, các yếu tố ngẫu nhiên tác động tới hiệu suất của
doanh nghiệp. Tiếp theo các mô hình lý thuyết tác động ngẫu nhiên đến doanh nghiệp sẽ được
trình bày trong 3 phần cuối của chương.
1. CÁC KHÁI NIỆM VÀ NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA HỌC THUYẾT
Trong thập niên 50 thế kỉ XX, các nhà nghiên cứu lý thuyết tổ chức phân theo hai
trường phái tiếp cận khác nhau. Trường phái thứ nhất cho rằng doanh nghiệp là một hệ thống
khép kín; thành công và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp phụ thuộc vào các mối quan hệ
nội bộ, như quan hệ giữa người lao động, giữa cấp trên và cấp dưới, giữa người giám sát và
người thực hiện... (Szilagyi và Wallace, 1983). Theo trường phái thứ hai, doanh nghiệp là một
hệ thống mở, các học giả tập trung nghiên cứu các giải pháp tốt nhất, để một doanh nghiệp
hoạt động hiệu quả trong tất cả các tình huống (Simon, 1957; Burns và Stalker, 1961). Dựa
trên những nghiên cứu này, Lawrence và Lorsch (1967) đề xuất “thuyết ngẫu nhiên” nhằm
giải thích sự phát triển và thành công của các doanh nghiệp.
Phát triển thuyết ngẫu nhiên từ những cơ sở ban đầu của Lawrence và Lorsch (1967),
các nhà nghiên cứu đều đồng thuận có mối quan hệ tác động qua lại, hỗ trợ lẫn nhau giữa
doanh nghiệp và môi trường của nó. Thành công của doanh nghiệp chịu tác động bởi các yếu
tố bên ngoài như môi trường, chiến lược, công nghệ, quy mô, văn hóa… của doanh nghiệp đó.
Quá trình chọn lọc tự nhiên dẫn đến doanh nghiệp phải có cơ cấu thích ứng với đặc điểm môi
trường; nói cách khác chỉ những doanh nghiệp có cấu trúc phù hợp với môi trường mới có
khả năng tồn tại. Một doanh nghiệp mạnh phải có một cơ cấu phù hợp với các điều điện công
nghệ, nhân lực, nguồn lực…, cho phép doanh nghiệp phát triển ổn định trong mọi hoàn cảnh
của môi trường bên ngoài.
89
Học thuyết doanh nghiệp
90
1.1. Những khái niệm cơ bản
Có ba khái niệm cốt lõi xuyên suốt thuyết ngẫu nhiên, gồm: (i) môi trường
(Enviroment), (ii) cơ cấu tổ chức (Organizational structure), và (iii) hiệu quả (Organizational
performance).
Khái niệm môi trường: Môi trường của doanh nghiệp là tập hợp tất cả các yếu tố tồn tại
xung quanh phạm vi doanh nghiệp và có khả năng tác động đến một phần hoặc toàn bộ doanh
nghiệp. Khái niệm này cho phép phân biệt giữa môi trường bên trong và môi trường bên
ngoài của doanh nghiệp. Các yếu tố môi trường bên ngoài bao gồm hệ thống chính sách, luật
pháp, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp nguyên liệu... Các yếu tố thuộc môi trường bên trong
xuất phát từ nội tại của doanh nghiệp, bao gồm một số yếu tố như công nghệ, trình độ quản lý,
năng lực sản xuất, văn hóa doanh nghiệp… Các yếu tố thuộc hai môi trường bên trong và bên
ngoài có mối quan hệ qua lại, tác động lẫn nhau trong quá trình vận hành hoạt động của doanh
nghiệp. Doanh nghiệp chỉ có thể hoạt động hiệu quả khi nắm bắt và kiểm soát được toàn bộ
các tác động do môi trường bên trong và bên ngoài gây ra (Lawrence và Lorsch, 1967).
Ngoài ra, dưới tác động của xu thế hội nhập kinh tế quốc tế toàn cầu, xuất hiện thêm các
yếu tố từ môi trường quốc tế, cũng có ảnh hưởng tới hoạt động của doanh nghiệp. Môi trường
quốc tế bao gồm các quy định, tiêu chuẩn chung của thế giới, các chính sách xuyên quốc gia
hoặc các đối thủ cạnh tranh quốc tế. Những yếu tố này tác động trực tiếp đến tiêu chuẩn sản
xuất, thị trường tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp xuất nhập
khẩu và kinh doanh các mặt hàng xuất khẩu.
Khái niệm cơ cấu tổ chức: cơ cấu tổ chức xác định các hoạt động như sắp xếp công
việc, phối kết hợp và kiểm soát được điều hành như thế nào nhằm đạt được các mục tiêu của
doanh nghiệp (Pugh, 1990)54. Cơ cấu của một doanh nghiệp cần phải được xây dựng dựa trên
sự phân biệt rõ ràng các nhiệm vụ và mục tiêu chính của doanh nghiệp. Trong đó những
nhiệm vụ nhỏ cần phải phù hợp với mục tiêu tổng thể (Pennings và Goodman, 1977).
Khái niệm hiệu quả của tổ chức: Hiệu quả của doanh nghiệp đo lường bằng tỷ lệ giữa
kết quả công việc đạt được so với các nguồn lực đã bỏ ra. Nói cách khác, hiệu quả được xác
định trên cơ sở so sánh giữa kết quả đạt được với chi phí bỏ ra trong quá trình thực hiện một
nhiệm vụ, mục tiêu của doanh nghiệp. Hiệu quả càng cao khi tỷ lệ giữa kết quả đạt được trên
chi phí bỏ ra càng lớn và ngược lại.
Mối quan hệ giữa cơ cấu và hiệu suất của doanh nghiệp: Nhìn chung, đa phần các nhà
nghiên đồng nhất quan điểm rằng cấu trúc tổ chức và hiệu quả của doanh nghiệp có mối quan
54 An organizational structure defines how activities such as task allocation, coordination and supervision
are directed toward the achievement of organizational aims.
Chương 5. Thuyết ngẫu nhiên
91
hệ chặt chẽ với nhau. Bản chất của mối quan hệ nay chính là sự phụ thuộc của doanh nghiệp
vào tác động của các yếu tố ngẫu nhiên từ môi trường bên ngoài (Pennings và Goodman,
1977). Cơ cấu tổ chức và hiệu quả của doanh nghiệp có mối quan hệ nhân quả. Một doanh
nghiệp có cơ cấu ổn định, phù hợp với môi trường, trong dài hạn, sẽ đạt được hiệu quả vận
hành sản xuất kinh doanh cao, và ngược lại. Trong ngắn hạn, một doanh nghiệp có cơ cấu tốt
tại một thời điểm nhất định chưa chắc đã đạt được hiệu suất như mong muốn, vì trong quá
trình hoạt động, doanh nghiệp còn phải chịu tác động của nhiều yếu tố khác nhau.
1.2. Các nội dung cơ bản của học thuyết
Có bốn nội dung quan trọng xuyên suốt toàn bộ thuyết ngẫu nhiên (Lawrence và
Lorsch, 1967), gồm:
i. không có phương pháp nào tốt nhất có thể xử lý mọi tình huống mà doanh nghiệp gặp
phải;
ii. các quy trình và cơ cấu của một doanh nghiệp phải phù hợp với môi trường của nó;
iii. để hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp cần đảm bảo sự phù hợp giữa các mối quan hệ
bên trong (cơ cấu tổ chức) và bên ngoài (đặc điểm môi trường); và
iv. doanh nghiệp sẽ hoạt động hiệu quả hơn khi có cấu trúc quản lý phù hợp với các
nhiệm vụ và bản chất của từng nhóm công việc và đặc điểm môi trường cụ thể.
Burns và Stalker (1961) nhấn mạnh đến mức độ phù hợp trong điều kiện cụ thể của mỗi
doanh nghiệp riêng lẻ. Các doanh nghiệp thành công phải có cơ cấu tổ chức tương xứng với
mức độ phức tạp của môi trường mà nó đang hoạt động. Burns và Stalker (1961) cũng chỉ ra
các loại hình cơ cấu tổ chức tối ưu cho phép các doanh nghiệp quản lý và kiểm soát tác động
của môi trường, gồm: (1) tổ chức theo cấu trúc cơ học (Mechanistic Organizations) trong môi
trường ổn định; và (2) tổ chức theo cấu trúc hữu cơ (Organic Organizations) trong môi trường
không ổn định.
Đặc trưng của các doanh nghiệp cơ học là mức độ phức tạp cao trong các nhiệm vụ và
cơ chế kiểm soát chặt chẽ từ thấp xuống cao. Các doanh nghiệp cơ học tương đối khép kín và
phù hợp với điều kiện môi trường tương đối ổn định. Các doanh nghiệp này được lập trình rõ
ràng và có cấu trúc phân cấp thứ bậc chặt chẽ. Ngoài ra, thay vì phân chia công việc dựa trên
mức độ hiệu quả trong giải quyết công việc, nhiệm vụ của doanh nghiệp cơ học được phân
chia cố định theo vị trí việc làm của nhân viên.
Ngược lại, các doanh nghiệp hữu cơ đặc trưng bởi khả năng linh hoạt trong doanh
nghiệp và phân công công việc. Các doanh nghiệp hữu cơ hoạt động chủ yếu căn cứ theo kết
quả đạt được, hay nói một cách khác, kết quả hoạt động là mục tiêu cuối cùng định hướng
toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Họ tập trung vào cách thức kết hợp của các thành viên
Học thuyết doanh nghiệp
92
trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Các đặc điểm này cho phép các doanh nghiệp hữu cơ có
khả năng thích nghi cao với những tình huống bất ngờ từ thị trường, bởi cơ chế kiểm soát,
hoạt động không quá chặt chẽ và gò bó như các doanh nghiệp cơ học.
Tựu chung lại, sự khác biệt giữa hai mô hình tổ chức được thể hiện qua bảng sau:
Bảng 4: Sự khác biệt giữa tổ chức cơ học và tổ chức hữu cơ
Tổ chức cơ học
(Mechanistic Organizations)
Tổ chức hữu cơ
(Organic Organizations)
Hoạt động theo cơ chế cấp trên quản
lý và kiểm soát cấp dưới;
Cấp trên có trách nhiệm lớn nhất đối
với sự thành công trong hoạt động
của tổ chức
Mỗi cá nhân có nhiệm vụ và vai trò
được xác định rõ ràng, chắc chắn;
Nhấn mạnh về kỷ luật nghiêm ngặt
và trật tự;
Được sử dụng khi môi trường ổn
định.
Cấp trên chỉ có vai trò khuyến khích và
hướng dẫn cho cấp dưới hoạt động nhằm
nâng cao trách nhiệm của cấp dưới với
công việc;
Nhiệm vụ và vai trò của cá nhân được thay
đổi linh hoạt để phù hợp để phản ứng
nhanh với những bất ngờ từ môi trường;
Mất nhiều chi phí trong hoạt động vì đòi
hỏi quản lý nhiều thời gian, tiền bạc và
công sức để được chi phối toàn bộ bộ máy;
Chỉ sử dụng khi cần thiết; tức là khi môi
trường bên ngoài là không ổn định và thay
đổi nhanh chóng.
Nguồn: Burns và Stalker (1961)
Các mô hình tổ chức cơ học và hữu cơ chỉ phát huy hết ưu điểm khi được áp dụng trong
điều kiện môi trường phù hợp. Cụ thể, cơ cấu cơ học đòi hỏi doanh nghiệp có ưu thế về đội
ngũ nhân viên chuyên môn hóa cao trong môi trường ổn định; khi các nhiệm vụ được xác
định rõ ràng và ổn định, các cá nhân thực hiện thuần thục công việc của mình sẽ đem lại hiệu
quả cao. Tuy nhiên, đối với môi trường không ổn định, các doanh nghiệp phân công công việc
một cách linh hoạt sẽ dễ dàng phản ứng, thích nghi kịp thời hơn với các tình huống bất ngờ.
Trong trường hợp này, mức độ tập trung, kiểm soát chặt chẽ sẽ hạn chế khả năng thích ứng
của doanh nghiệp. Ngược lại, sự thiếu chặt chẽ trong kiểm soát và phân công nhiệm vụ trong
tổ chức hữu cơ khiến doanh nghiệp áp dụng không đạt được hiệu suất tối đa trong trường hợp
điều kiện môi trường ổn định và có thể dự đoán trước (Burns và Stalker, 1961). Vì vậy, mỗi
doanh nghiệp cần lựa chọn mô hình tổ chức phù hợp với điều kiện của mình và mức độ ổn
định của môi trường mà mình đang hoạt động.
Chương 5. Thuyết ngẫu nhiên
93
Theo hướng tiệp cận khác, thuyết ngẫu nhiên liên quan đến hoạt động ra quyết định
trong doanh nghiệp. Theo đó, hiệu quả của một quyết định phụ thuộc vào một một số yếu tố
ngẫu nhiên như: tầm quan trọng của quyết định; lượng thông tin có được liên quan; khả năng
chấp nhận thực hiện quyết định của nhân viên…. Định hướng nghiên cứu này nhập với học
thuyết ra quyết định sẽ được trình bày cụ thể hơn trong chương 12 của cuốn sách này.
1.3. Các yếu tố ngẫu nhiên quan trọng
Quy mô (Size)
Quy mô trong thuyết ngẫu nhiên liên quan đến số lượng lao động trong doanh nghiệp;
mặc dù yếu tố này cũng có thể phản ánh phạm vu địa lý, doanh thu hoặc vốn hóa thị trường
của doanh nghiệp. Khi quy mô doanh nghiệp tăng, sự phân cấp trong cơ cấu cũng gia tăng
nhưng với tốc độ chậm hơn; sự phân cấp này cũng hàm ý tính phức tạp trong cơ cấu tổ chức
tăng. Về cơ bản, phân cấp trong cơ cấu bao gồm ba loại, cụ thể: (i) phân cấp theo chiều ngang
(Horizontal differentiation), theo chiều dọc (Vertical differentiation) và theo không gian
(Spatial differentiation) (Blau và Schoenherr, 1971).
Trong đó, phân cấp theo chiều ngang thể hiện qua số lượng phòng ban và mức độ
chuyên môn hóa trong doanh nghiệp. Phân cấp theo chiều dọc đề cập đến các lớp quản lý
trong hệ thống phân cấp, số lượng cấp dưới và phạm vi kiểm soát. Phân cấp theo không gian
hàm ý độ bao phủ địa lý và sự tách biệt vật lý của cơ sở vật chất và nhân sự trong doanh
nghiệp. Blau và Schoenherr (1971) kết luận rằng gia tăng quy mô là nguyên nhân dẫn đến gia
tăng độ phức tạp trong cơ cấu tổ chức. Vì vậy, cơ cấu tổ chức thay đổi khi yếu tố ngẫu nhiên
quy mô thay đổi.
Chiến lược (Strategy)
Chiến lược là yếu tố ngẫu nhiên quan trọng có thể ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức. Khi
doanh nghiệp phát triển và gia tăng dòng sản phẩm, các đơn vị kinh doanh hoặc các bộ phận
mới hình thành. Nói cách khác, chiến lược sản xuất và cung cấp một sản phẩm hoặc dịch vụ
mới sẽ đòi hỏi hệ thống cung ứng riêng; và đòi hỏi thiết lập một bộ phận phân cấp mới dành
riêng cho chiến lược này. Điều này dẫn đến sự gia tăng phân cấp và thay đổi cơ cấu tổ chức
(Chandler, 1962). Đồng nghĩa, cơ cấu tổ chức thay đổi theo các chiến lược khác nhau của
doanh nghiệp.
Đối với các doanh nghiệp đa quốc gia, yếu tố ngẫu nghiên chiến lược có ảnh hưởng lớn
hơn đến cơ cấu tổ chức. Với đặc thù là các doanh nghiệp hoạt động xuyên biên giới, các chiến
lược của loại hình doanh nghiệp này đòi hỏi quy mô vốn và khả năng quản lý tổ chức cao.
Khi doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng hoạt động của mình, các nhà quản lý thường xác định
cơ cấu tổ chức thông qua chiến lược mở rộng. Cơ cấu tổ chức tập trung phù hợp với các