Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý tài liệu

Chia sẻ: Nguyen Dac Nam | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:30

Thêm vào BST

Báo xấu

114
lượt xem 27
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, chúng ta càng không thể phủ nhận vai trò của nó trong công việc, đời sống và xã hội. Trong nhiều lĩnh vực, việc ứng dụng các sản phẩm tin học không chỉ giúp giảm thiểu các công việc mà còn đóng vai trò quan trọng trong thành công của doanh nghiệp. Hiểu được các giá trị cũng như nhu cầu của các doanh nghiệp đối với các sản phẩm phần mềm ứng dụng, công ty chúng tôi đã cho ra mắt sản phẩm phần mềm quản...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý tài liệu

CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP QUẢN LÝ TRỰC TUYẾN ATO TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI LIỆU HÀ NỘI - 2011
MỤC LỤC I.GIỚI THIỆU........................................................................................................................................... 3 1.Công ty Cổ phần Giải pháp Quản lý trực tuyến ATO...............................................................3 2.Phần mềm quản lý tài liệu........................................................................................................3 2.1 Phần mềm quản lý tài liệu là gì?.............................................................................. 3 2.2 Tại sao cần sử dụng phần mềm quản lý tài liệu?...................................................3 II.TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI LIỆU V-DOC....................................................... 4 1.Công nghệ sử dụng:..................................................................................................................4 2.Các tính năng đột phá...............................................................................................................4 3.Lợi ích cơ bản mà phần mềm quản lý tài liệu V-DOC mang lại cho bạn:................................5 III.CÁCH SỬ DỤNG PHẦN MỀM V-DOC........................................................................................... 5 1.Cách đăng nhập vào phần mềm ..............................................................................................5 2. Màn hình Trang chủ.........................................................................................................6 2.1 Danh sách tài liệu......................................................................................................6 2.2 Xem thông tin chi tiết về tài liệu................................................................................12 2.3 Quản lý tài liệu theo lĩnh vực................................................................................. 13 2.4 Quản lý tài liệu mới nhất.........................................................................................14 2.5 Quản lý tài liệu tải nhiều nhất..............................................................................15 3. Tài liệu của tôi................................................................................................................15 3.1 Quản lý danh sách tài liệu của tôi..........................................................................15 3.2 Xem thông tin chi tiết về tài liệu trong mục tài liệu của tôi.................................. 22 4. Các chức năng khác dành cho người quản lý.................................................................23 4.1 Thùng rác.................................................................................................................. 23 4.2 Danh mục..................................................................................................................24 4.3 Thống kê....................................................................................................................25 4.4 Báo cáo......................................................................................................................26 4.5 Các chức năng khác trong quản lý tài liệu..............................................................27 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm V-DOC 2
I. GIỚI THIỆU 1. Công ty Cổ phần Giải pháp Quản lý trực tuyến ATO Công ty Cổ phần giải pháp Quản lý trực tuyến ATO là m ột đơn v ị tr ẻ nh ưng có nhi ều kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết kế và triển khai các phần mềm hỗ trợ cho các ho ạt động c ủa doanh nghiệp. Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghi ệm trong lĩnh v ực thi ết k ế và tri ển khai phần mềm, chúng tôi tin tưởng sẽ đáp ứng được kỳ vọng của quý khách hàng. Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, chúng ta càng không th ể phủ nhận vai trò của nó trong công việc, đời sống và xã hội. Trong nhi ều lĩnh v ực, vi ệc ứng dụng các sản phẩm tin học không chỉ giúp giảm thiểu các công việc mà còn đóng vai trò quan trọng trong thành công của doanh nghiệp. Hi ểu được các giá tr ị cũng nh ư nhu c ầu c ủa các doanh nghiệp đối với các sản phẩm phần mềm ứng dụng, công ty chúng tôi đã cho ra mắt sản phẩm phần mềm quản lý tài liệu V-DOC trên cơ sở nghiên c ứu kỹ lưỡng các nhu c ầu cũng như đặc thù của doanh nghiệp Việt Nam. 2. Phần mềm quản lý tài liệu 2.1 Phần mềm quản lý tài liệu là gì? Là một hệ chương trình Quản lý tài liệu được xây dựng với m ục đích ph ục v ụ và qu ản lý có hiệu quả các tài liệu trong quy trình đi ều hành công vi ệc, ho ạt đ ộng tác nghi ệp, x ử lý, khai thác, trao đổi thông tin tại các doanh nghiệp, cơ quan. Các qui trình ho ạt đ ộng s ẽ đ ược quản lý và thực hiện thông qua các qui trình xử lý và trao đổi thông tin trên mạng. 2.2 Tại sao cần sử dụng phần mềm quản lý tài liệu? Tài liệu, công văn là một tài sản của doanh nghiệp, tuy nhiên việc qu ản lý các tài s ản này chưa được các doanh nghiệp quan tâm. Đa phần các doanh nghiệp chọn giải pháp thủ công để quản lý các tài liệu trong doanh nghiệp. Việc quản lý theo các thủ công truyền thống như v ậy không chỉ khiến cho tài liệu bị thất thoát, mà còn rất khó khăn cho doanh nghi ệp trong vi ệc tìm kiếm, sử dụng tài liệu,…do đó ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả của công việc. Khi sử dụng phần mềm ứng dụng trong quản lý tài liệu sẽ có một số lợi ích cơ bản sau:  Rút ngắn thời gian tìm kiếm tài liệu  Tránh được việc mất mát, thất lạc tài liệu  Quản lý các tài liệu có nhiều phiên bản được dễ dàng Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm V-DOC 3
 Thống nhất đồng bộ việc sử dụng các tài liệu trong công ty  Tiết kiệm được chi phí văn phòng phẩm  Chia sẻ các tài liệu được dẽ dàng  Tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả II. TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI LIỆU V-DOC 1. Công nghệ sử dụng: V-DOC sử dụng công nghệ chính sau trong kiến trúc: Hệ điều hành hỗ trợ ASP.NET (Windows Server 2003, Windows Server 2008, • Windows XP có SP2, v.v…). ASP.NET framework (V-DOC chạy trên ASP.NET 3.5 framework) • Web forms • Microsoft Internet Information Services • Microsoft SQL Server 2005 (Express, Standard, hay Enterprise) • 2. Các tính năng đột phá  Quản lý các lĩnh vực tài liệu  Cung cấp những khả năng như thêm mới, thay đổi, di chuyển tài liệu  Phân quyền chặt chẽ  Kiểm soát các kiểu file Upload  Checkin / Checkout tài liệu  Quản lý tài liệu theo phiên bản (Version)  Cho phép trao đổi thảo luận giữa nhóm người dùng về 1 tài liệu  Quản lý lịch sử (History) của tài liệu  Khả năng nhập (Import) nhiều tài liệu trong 1 file Zip  Tìm kiếm tài liệu  Bình chọn về tài liệu  Khôi phục tài liệu trong thùng rác  Báo cáo thống kê Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm V-DOC 4
3. Lợi ích cơ bản mà phần mềm quản lý tài liệu V-DOC mang lại cho bạn:  Tạo ra 1 thư viện điện tử dùng chung  Lấy nhanh tài liệu ra để khai thác  Tiết kiệm thời gian trong việc tìm kiếm hồ sơ, tài liệu  Khả năng đánh chỉ mục mềm dẻo theo nhiều chỉ tiêu khác nhau  Khả năng tìm kiếm toàn văn  Khả năng lưu trữ điện tử nhanh chóng và tiện lợi  Dễ dàng sử dụng chung các file  Tăng cường độ bảo mật  Tốn cực ít diện tích  Giảm chi phí - Tăng lợi nhuận  Chuẩn hóa các quy trình quản lý thông tin nội bộ, văn bản tài liệu, hồ sơ  Nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường CÁCH SỬ DỤNG PHẦN MỀM V-DOC III. 1. Cách đăng nhập vào phần mềm Để có thể sử dụng phần mềm thì bạn cần thao tác như sau: Vào cửa sổ đăng nhập và khai báo các thông tin cần thiết như: tên tài khoản, password. Kích chọn Login để đăng nhập vào hệ thống. Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm V-DOC 5
Hình 1 : Cửa sổ đăng nhập vào V-DOC Bạn cũng có thể kích chọn nút Ghi Nhớ Đăng Nhập để hệ thống tự động ghi nhớ Tên Tài Khoản và Password của bạn. Trong trường hợp bạn quên Password, hệ thống sẽ hỗ tr ợ bạn l ấy l ại Password c ủa mình. Bạn có thể yêu cầu password của mình bằng cách đưa ra Username và password s ẽ được gửi đến địa chỉ email bạn sử dụng khi đăng ký tài kho ản. N ếu portal này có h ỗ tr ợ, b ạn có thể yêu cầu password bằng cách đưa ra địa chỉ email của mình. Trong trường h ợp này b ạn không cần phải đưa ra Username. Bạn cũng có thể được yêu c ầu đ ưa ra câu tr ả l ời cho câu hỏi bạn đặt ra khi đăng ký. 2. Màn hình Trang chủ 2.1 Danh sách tài liệu Trên trang chủ sẽ hiển thị danh mục các tài liệu hiện đang được quản lý bằng phần mềm V-DOC. Các tài liệu này sẽ được sắp xếp theo thời gian upload, tài li ệu m ới nhất sẽ đ ược đẩy lên trên cùng. Nếu một tài liệu có nhiều version thì sẽ hiển thị version mới nhất trên trang chủ. Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm V-DOC 6
Hình 2 Danh mục tài liệu trên màn hình Trang chủ Với mỗi một tài liệu sẽ có các thông tin khái quát về tài liệu đó như: Tên tài liệu, file định dạng, kích thước tài liệu, thời gian tài liệu được gửi lên, người gửi, số lần xem tài li ệu, lĩnh vực của tài liệu. Ngoài ra còn có các chức năng khác giúp bạn th ực hi ện các thao tác v ới tài liệu đó dễ dàng hơn. Các chức năng: Thêm mới: Cho phép bạn thêm mới một tài liệu vào phần mềm. Để thêm mới một tài liệu nào đó vào trong phần mềm, b ạn ch ỉ c ần kích ch ọn nút ch ức năng thêm mới trên màn hình trang chủ. Cửa sổ Thêm tài liệu sẽ hiển thị ra như hình sau: Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm V-DOC 7
Hình 3: Cửa sổ thêm tài liệu trong phần mềm V-DOC Các trường có dấu * là trường bắt buộc phải nhập thông tin Tên tài liệu: Đây là mục bắt buộc bạn phải nhập thông tin. Lĩnh vực: Tài liệu lưu trong phần mềm này thuộc lĩnh vực nào trong các lĩnh v ực đã đ ược phần mềm định nghĩa trước. Đây cũng là một mục bắt buộc phải khai báo thông tin Ảnh: Là hình ảnh đại diện hoặc mô tả cho tài liệu File: Cho phép bạn tải tài liệu từ trên máy bằng cách nhấn vào nút Browses Mô tả: Mô tả khái quát về tài liệu hoặc tóm tắt nội dung của tài liệu. Quyền xem: Tùy theo mức độ quan trọng hoặc tính bảo mật của tài liệu hoặc mục đích sử dụng của người dùng mà người quản trị phân quyền cho phép những ai đ ược phép xem tài liệu. Nếu lựa chọn quyền xem Cho tất cả thì tài liệu sẽ được chia sẻ cho tất cả thành viên trong tổ chức, doanh nghiệp. Nếu lựa chọn Chia sẻ thì chỉ có đối tượng được lựa chọn mới có quyền xem tài liệu. Chia sẻ quyền xem tài liệu bạn có thể lựa chọn Theo người dùng hoặc Theo chức vụ. Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm V-DOC 8
Quyền Download: Phân quyền cho những thành viên nào được phép Download tài liệu. Với quyền Download, bạn có thể lựa chọn Cho tất cả hoặc Chia sẻ cho một đối tượng cụ thể nào đó. Sau khi khai báo đầy đủ các thông tin trong cửa sổ Thêm tài liệu, Kích chọn chức năng Lưu lại để phần mềm ghi lại những thông tin và nội dung c ủa tài liệu mà b ạn v ừa khai báo. Nếu chọn chức năng Quay lại, phần mềm sẽ hủy các thông tin về tài liệu mà bạn v ừa khai báo và chuyển về màn hình Trang chủ. Tìm kiếm: Cho phép bạn tìm kiếm tài liệu theo từ khóa. Cửa sổ tìm kiếm tài li ệu nh ư hình sau: Hình 4: Cửa sổ tìm kiếm tài liệu trong phần mềm V-DOC Từ khóa: Từ khóa là một từ, hay một cụm từ mà bạn muốn sử dụng để tìm ki ếm m ột bài viết, một hình ảnh gì đó trên công cụ tìm kiếm. Đây là trường bắt buộc bạn phải nh ập n ội dung. Lĩnh vực: Lĩnh vực của tài liệu mà bạn mong muốn tìm kiếm. Bạn có thể lựa ch ọn Tất cả hoặc một lĩnh vực cụ thể để tìm kiếm. Mục này không là m ục bắt bu ộc ph ải l ựa ch ọn nên bạn có thể lựa chọn hoặc bỏ trống. Tìm kiếm toàn văn: Nếu bạn chọn mục này thì từ khóa tìm kiếm sẽ được tìm kiếm trong c ả nội dung văn bản và tiêu đề văn bản. Thời gian tạo: Thời gian văn bản được tải lên phần mềm. Kích chọn nút Tìm kiếm để phần mềm thực hiện tìm kiếm tài liệu theo các thông tin mà bạn đã lựa chọn. Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm V-DOC 9
Kích chọn nút Quay về, phần mềm sẽ hủy các thao tác bạn vừa thực hi ện và trả v ề màn hình Trang chủ. Phiên bản: Phần này sẽ cho phép thống kê số phiên bản của tài liệu và cho phép bạn quản lý được các phiên bản trước của tài liệu. Hình5: Quản lý tài liệu theo phiên bản Trong hình 5 là màn hình quản lý các phiên bản c ủa tài li ệu “Bài gi ảng môn qu ản tr ị nhân sự”. Số phiên bản của tài liệu này là 2. Chỉ khi nào kích chọn nút chức năng Phiên bản, thì danh sách các phiên bản cũ của tài liệu mới hiển thị. Với chức năng quản lý tài liệu theo phiên bản sẽ hỗ trợ người dùng trong việc tìm kiếm, kiểm tra, đối chiếu và so sánh các phiên b ản của cùng một tài liệu giúp phục vụ cho quy trình tác nghiệp c ủa người dùng. Trong danh sách các phiên bản cũng cho phép người dùng theo dõi được ngày tài li ệu được thay đ ổi và có th ể download tài liệu về máy. Đánh giá: Cho phép người xem có quyền đánh giá tài liệu theo chất lượng n ội dung. Đ ể có thể thực hiện đánh giá một tài liệu nào đó, bạn kích chọn chức năng đánh giá đ ược gắn liền với tài liệu ở phía phải màn hình. Khung đánh giá tài liệu sẽ cho phép bạn thực hiện đánh giá chất lượng hay độ quan trọng của tài liệu theo đánh giá ch ủ quan c ủa bạn. M ức đ ộ đánh giá cho tài liệu được tăng dần theo 5 mức độ, trong đó mức độ 5 là được đánh giá cao nhất. Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm V-DOC 10
Hình6: Chức năng đánh giá tài liệu Vi dụ, muốn đánh giá chất lượng của tài liệu “Cựu vương SHB Đà N ẵng tr ắng tay ở Pleiku”: Bước 1: Kích chọn chức năng đánh giá bên phải tài liệu - Bước 2: Chọn mức độ đánh giá cho tài liệu trong khung đánh giá. - Bước 3: Kích chọn nút đánh giá để gửi đánh giá v ề tài li ệu c ủa b ạn. N ếu đang ở - khung đánh giá tài liệu mà bạn không muốn thực hiện thao tác đánh giá thì có th ể kích chuột chọn để quay về danh sách các tài liệu. Nhận xét: cho phép ghi những nhận xét của bạn với tài liệu. Muốn sử dụng chức năng này bạn chỉ cần kích chọn chức năng Nhận xét bên phải màn hình, khung Thêm nh ận xét s ẽ hiển thị như hình sau: Hình7: Chức năng thêm nhận xét cho tài liệu Ghi lại những đánh giá của bạn vào khung Nhận xét, r ồi kích ch ọn Lưu l ại đ ẻ hoàn t ất quá trình. Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm V-DOC 11
Dowload: Chức năng này sẽ cho phép bạn Dowload tài liệu về máy khi đã được người quản trị trao quyền Download. 2.2 Xem thông tin chi tiết về tài liệu Để xem thông tin chi tiết về một sản phẩm nào đó bạn kích chọn vào tên tài li ệu c ần theo dõi. Cửa sổ thông tin chi tiết về sản phẩm sẽ hiện thị ra nh ư hình sau đây và giúp b ạn theo dõi được các thông tin liên quan đến tài liệu: Hình 8: Xem thông tin chi tiết về tài liệu khi tài liệu ở trạng thái check in Các thông tin cơ bản liên quan đến tài liệu như: tên tài li ệu, lĩnh v ực, dung l ượng, dowload, số lần xem, người gửi, ngày gửi, mô tả. Nếu như người sử dụng là admin hoặc ai đó được phân quyền thì người đó s ẽ có m ột s ố quyền đối với tài liệu được đăng lên mà m ột user thường không có. Đó là các quy ền nh ư: Check in, check out, sửa, xóa và xem lịch sử của tài liệu. Các tài liệu cùng loại được liệt kê bên dưới khung thông tin chi tiết về tài liệu. Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm V-DOC 12
2.3 Quản lý tài liệu theo lĩnh vực Ngoài ra, với màn hình trang chủ sẽ cho phép bạn quản lý đ ược tài li ệu theo t ừng lĩnh vực tài liệu. Hình9: Quản lý tài liệu theo lĩnh vực Mục lĩnh vực tài liệu không chỉ giúp bạn thống kê được số lượng tài li ệu theo từng lĩnh vực riêng biệt mà với nội dung này sẽ giúp bạn lọc các tài li ệu theo lĩnh v ực mà b ạn yêu thích. Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm V-DOC 13
2.4 Quản lý tài liệu mới nhất Hình10: Quản lý theo tài liệu mới nhất Với chức năng này sẽ cho phép bạn biết được tài li ệu nào m ới nhất đ ược nh ập vào trong phần mềm, thời gian mà tài liệu tạo. Quản lý tài liệu mới nhất sẽ giúp người dùng c ập nh ật được các thông tin mới một cách chính xác và kịp thời. Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm V-DOC 14
2.5 Quản lý tài liệu tải nhiều nhất Hình11: Quản lý theo tài liệu tải nhiều nhất Phần mềm sẽ giúp bạn thống kê số lần tải về của mỗi tài liệu và nhóm các tài li ệu đ ược tải về nhiều nhất vào trong khung tài liệu tải nhi ều nhất. Tài liệu t ải nhi ều nh ất có th ể là tài liệu được người đọc đánh giá hay, hoặc đó là những tài li ệu cần thi ết cho công vi ệc. Nh ư vậy bạn sẽ tiết kiệm được thời gian tìm kiếm tài liệu. 3. Tài liệu của tôi 3.1 Quản lý danh sách tài liệu của tôi Đây là mục giúp bạn quản lý các tài liệu mà bạn được chia sẻ ho ặc tài li ệu cá nhân c ủa bạn mà bạn không muốn chia sẻ cho người khác. Quản lý danh sách các tài liệu cá nhân: Muốn xem danh sách các tài li ệu cá nhân, b ạn ch ỉ cần kích chọn mục Tài liệu của tôi, Danh sách các tài liệu của bạn sẽ hiển thị ra như dưới hình sau: Dưới khung danh sách Tài liệu của tôi, phần mềm cũng giúp bạn thống kê được rằng bạn quản lý bao nhiêu tài liệu Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm V-DOC 15
Hình12: Danh sách các tài liệu trong mục tài liệu của tôi Các chức năng: Thêm mới: Cho phép bạn thêm mới một tài liệu vào danh m ục tài liệu cá nhân bạn qu ản lý. Để thêm mới một tài liệu nào đó vào trong phần mềm, b ạn ch ỉ c ần kích ch ọn nút ch ức năng thêm mới trên khung danh sách tài liệu. Cửa sổ Thêm tài liệu sẽ hiển thị ra như hình sau: Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm V-DOC 16
Hình 13: Cửa sổ thêm tài liệu của tôi trong phần mềm V-DOC Các trường có dấu * là trường bắt buộc phải nhập thông tin Tên tài liệu: Đây là mục bắt buộc bạn phải nhập thông tin. Lĩnh vực: Tài liệu được lưu trong phần mềm này thuộc lĩnh vực nào trong các lĩnh v ực đã được phần mềm định nghĩa trước. Đây cũng là một mục bắt buộc phải khai báo thông tin. Ảnh: Là hình ảnh đại diện hoặc mô tả cho tài liệu của bạn. File: Cho phép bạn Browes tài liệu từ trên máy. Mô tả: Mô tả khái quát về tài liệu hoặc tóm tắt nội dung của tài liệu. Quyền xem: Tùy theo mức độ quan trọng hoặc tính bảo mật của tài liệu hoặc mục đích sử dụng mà bạn cho phép những ai được xem tài liệu. Nếu lựa chọn quyền xem Cho tất cả thì tài liệu sẽ được chia sẻ cho tất cả thành viên trong tổ chức, doanh nghiệp. Nếu lựa chọn Chia sẻ thì chỉ có đối tượng được lựa chọn mới có quyền xem tài liệu. Chia sẻ quyền xem tài liệu bạn có thể lựa chọn Theo người dùng hoặc Theo chức vụ. Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm V-DOC 17
Quyền Download: Phân quyền cho những thành viên nào được phép Download tài liệu. Với quyền Download, bạn có thể lựa chọn Cho tất cả hoặc Chia sẻ cho một đối tượng cụ thể nào đó. Sau khi khai báo đầy đủ các thông tin trong c ửa sổ Thêm tài liệu của tôi , Kích chọn chức năng Lưu lại để phần mềm ghi lại những thông tin và nội dung c ủa tài liệu mà b ạn v ừa khai báo. Nếu chọn chức năng Quay lại, phần mềm sẽ hủy các thông tin về tài liệu mà bạn v ừa khai báo và chuyển về danh sách tài liệu cảu bạn. Tìm kiếm: Cho phép bạn tìm kiếm tài liệu trong danh mục Tài liệu của tôi theo từ khóa. Cửa sổ tìm kiếm tài liệu như hình sau: Hình14: Cửa sổ tìm kiếm tài liệu của tôi trong phần mềm V-DOC Từ khóa: Từ khóa là một từ, hay một cụm từ mà bạn muốn sử dụng để tìm ki ếm m ột bài viết, một hình ảnh gì đó trên công cụ tìm kiếm. Đây là trường bắt buộc bạn phải nh ập n ội dung. Lĩnh vực: Lĩnh vực của tài liệu mà bạn mong muốn tìm kiếm. Bạn có thể lựa ch ọn Tất cả hoặc một lĩnh vực cụ thể để tìm kiếm. Mục này không là m ục bắt bu ộc ph ải l ựa ch ọn nên bạn có thể lựa chọn hoặc bỏ trống. Tìm kiếm toàn văn: Từ khóa được lựa chọn sẽ được tìm kiếm trong cả nội dung văn b ản và tiêu đề văn bản. Thời gian tạo: Thời gian văn bản được tạo ra. Kích chọn nút Tìm kiếm để phần mềm thực hiện tìm kiếm tài liệu trong danh mục tài liệu bạn quản lý theo các thông tin mà bạn đã lựa chọn. Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm V-DOC 18
Kích chọn nút Quay về, phần mềm sẽ hủy các thao tác bạn vừa thực hi ện và trả v ề màn hình quản lý danh sách tài liệu của bạn. Gửi Email: Cho phép thực hiện các thao tác để gửi tài liệu tới một địa chỉ Email. Cửa sổ như hình sau sẽ giúp bạn thực hiện các thao tác để gửi tài liệu đến một địa chỉ email mà b ạn mong muốn: Hình15: Gửi tài liệutrong danh mục tài liệu của tôi đến một địa chỉ email Gửi từ: Địa chỉ email của người gửi Gửi tới: Địa chỉ email của người nhận tài liệu mà bạn muốn gửi. Chủ đề: Nhập vào chủ đề của bức thư Nội dung: Nội dung chính của thư Sau khi nhập đầy đủ các thông tin trong c ửa sổ G ửi Email, kích ch ọn nút Gửi email để phần mềm sẽ thực hiện việc gửi tài liệu mà bạn lựa chọn đến địa chỉ email của người nhận. Xem trước: để xem trước nội dung email mà bạn sẽ gửi đi. Quay lại: Quay lại màn hình quản lý danh sách tài liệu của bạn Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm V-DOC 19
Phiên bản: Phần này sẽ cho phép thống kê số phiên bản của tài liệu và cho phép bạn quản lý được các phiên bản trước của tài liệu. Hình16: Quản lý tài liệu của tôi theo phiên bản Trong hình 16 là màn hình quản lý các phiên bản c ủa tài li ệu “Bài gi ảng môn qu ản tr ị nhân sự”. Số phiên bản của tài liệu này là 2. Chỉ khi nào kích chọn nút chức năng Phiên bản, thì danh sách các phiên bản cũ của tài li ệu mới hi ển th ị. Với ch ức năng qu ản lý tài li ệu theo phiên bản sẽ hỗ trợ người dùng trong việc tìm kiếm, kiểm tra, đ ối chi ếu và so sánh các phiên bản của cùng một tài liệu giúp phục vụ cho quy trình tác nghiệp của người dùng. Trong danh sách các phiên bản cũng cho phép người dùng theo dõi được ngày tài li ệu đ ược thay đ ổi và có thể download tài liệu về máy. Đánh giá: Cho phép người dùng có quyền đánh giá tài li ệu theo chất lượng, n ội dung. Đ ể có thể thực hiện đánh giá một tài liệu nào đó, bạn kích chọn chức năng đánh giá đ ược gắn liền với tài liệu ở phía phải màn hình. Khung đánh giá tài liệu sẽ cho phép bạn thực hiện đánh giá chất lượng hay độ quan trọng của tài liệu theo đánh giá ch ủ quan c ủa bạn. M ức đ ộ đánh giá cho tài liệu được tăng dần theo 5 mức độ, trong đó mức độ 5 là được đánh giá cao nhất. Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm V-DOC 20