Khoa học và nghệ thuật lãnh đạo công ty (P.9)

Chia sẻ: Nguyen Nhi | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:8

Thêm vào BST

Báo xấu

209
lượt xem 101
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tham khảo tài liệu 'khoa học và nghệ thuật lãnh đạo công ty (p.9)', kỹ năng mềm, tâm lý - nghệ thuật sống phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khoa học và nghệ thuật lãnh đạo công ty (P.9)

Khoa học và nghệ thuật lãnh đạo công ty (P.9) “Sẽ không có ai trò chuyện nhiều trong xã hội nếu họ biết rằng mình thường hiểu sai về người khác” - Johann Wolfgang Von Goethe. Giao tiếp & Năng lực lãnh đạo (tiếp theo) Phản hồi Mục đích của việc phản hồi là nhằm thay đổi và chỉnh sửa thông điệp đúng với chủ đích ban đầu của người nói theo cách hiểu của người nghe. Nó bao gồm những hành động đáp lại bằng lời nói hay không bằng lời nói tới thông điệp đã được truyền đạt từ người nói. Để đưa ra được những phản hồi, người nghe cần diễn giải lại ý của người nói. Phát biểu lại cảm giác hay ý kiến của người nói bằng chính từ ngữ của bạn, chứ không phải đơn thuần nhắc lại những gì họ nói. Bạn có thể nói, “Đây là những gì mà tôi hiểu về cảm nhận của anh, không biết tôi có đúng không?”. Ngoài ra còn có những
phúc đáp không bằng lời. Ví dụ gật đầu hay bắt chặt tay biểu thị sự đồng ý của bạn, nhăn trán thể hiện là bạn không hoàn toàn hiểu nghĩa của lời nói, hay thở dài cho thấy bạn cũng chia sẻ nỗi chán nản và bế tắc với tình hình. Carl Roger đã liệt kê năm loại phản hồi. Chúng được sắp xếp theo thứ tự tần suất xuất hiện thường xuyên trong các cuộc đối thoại hàng ngày. Chú ý rằng chúng ta thường có xu hướng đưa ra các phán quyết nhiều hơn là việc cố gắng để suy xét: • Đánh giá (Evaluative): Đưa ra phán quyết về tính hữu ích, lòng tốt, hay sự thích hợp của một tuyên bố, phát biểu từ một ai đó. • Giải thích (Interpretive): Diễn giải - cố gắng giải thích lời tuyên bố, hay phát biểu của người khác có nghĩa gì. • Ủng hộ (Supportive): Cố gắng giúp đỡ hay ủng hộ một người khác trong giao tiếp. • Thăm dò (Probing): Cố gắng thu thập những thông tin bổ sung, tiếp tục thảo luận, hay làm rõ một quan điểm. • Thấu hiểu (Understanding): Cố gắng khám phá ra chính xác những gì người khác nói có nghĩa như thế nào. Hãy tưởng tượng giao tiếp hàng ngày sẽ có hiệu quả như thế nào nếu người nghe cố gắng để thấu hiếu (understanding) trước tiên, sau đó họ mới cố gắng đánh giá (evaluative) một ai đó đang nói những gì. Giao tiếp không bằng lời nói
“Nếu không biết nghĩa của lời nói, chúng ta không thể hiểu về con người” - dịch ý của Khổng Tử Với mục đích đưa ra những thông tin có tác động một cách trọn vẹn, việc sử dụng hành vi và cử chỉ trong giao tiếp đã trở thành một kênh giao tiếp phổ biến giữa các cá nhân với nhau: • Giao tiếp bằng mắt (Eye contact): Điều này giúp chúng ta điều chỉnh mức độ giao tiếp. Nó là tín hiệu tạo sự quan tâm của người khác cũng như làm tăng mức độ tín nhiệm của người nói. Người nào biết sử dụng giao tiếp bằng mắt là đã mở ra luồng thông tin mới và truyền tải được mối quan tâm, sự lo lắng, mức độ tình cảm và sự tín nhiệm. • Biểu lộ nét mặt (Facial Expressions): Mỉm cười là dấu hiệu cho thấy sự hạnh phúc, thân mật, có tình cảm và sự yêu thích. Vì vậy, nếu bạn cười thường xuyên, mọi người sẽ nghĩ về bạn là người dễ thương, thân thiện, nồng ấm và dễ gần. Nụ cười bao giờ cũng lan truyền rất nhanh và người khác sẽ phản ứng lại một cách tốt đẹp. Họ sẽ cảm thấy thoải mái hơn khi ở cạnh bạn và mong muốn lắng nghe bạn nhiều hơn. • Cử chỉ (Gestures): Nếu bạn không có cử chỉ, động tác khi giao tiếp, mọi người có thể đánh giá bạn là người buồn tẻ và cứng nhắc. Phong cách giao tiếp sống động có nhiều cử chỉ sẽ thu hút sự chú ý của người nghe, khiến cuộc nói chuyện trở nên hấp dẫn hơn, và dễ hiểu hơn. • Tư thế và dáng điệu (Posture and body orientation): Bạn sẽ truyền đạt rất nhiều thông tin khác nhau theo cung cách bạn nói và cử động. Đứng thẳng và hơi nghiêng mình về phía trước trong giao tiếp sẽ khiến người nghe cảm thấy bạn là một người dễ gần, dễ tiếp thu và thân thiện. Sự gần gũi sẽ xuất hiện khi bạn và
người nghe mặt đối mặt với nhau. Việc quay lưng hay nhìn về hướng khác khi nói chuyện cần được tránh xa vì nó sẽ khiến người nghe cảm thấy bạn thờ ơ với họ. • Sự gần gũi (Proximity): Môt số quy tắc văn hoá đòi hỏi việc cần phải giữ một khoảng cách vừa phải trong giao tiếp với người khác. Bạn cần sớm nhận ra những dấu hiệu cho thấy sự không thoải mái của người khác bởi vì bạn đã “xâm chiếm” không gian của họ. Một vài dấu hiệu trong số đó là: chuyển mình, rung chân, gõ nhẹ ngón tay, và cái nhìn thiếu thiện cảm. • Giọng điệu (Vocal): Yếu tố âm giọng cũng là một trong những phương thức giao tiếp không bằng lời nói, chẳng hạn như: giọng nói, độ cao thấp, nhịp điệu, âm sắc, mức độ lớn của giọng nói, và uốn láy. Để giao tiếp đạt hiệu quả tốt nhất, bạn hãy học để có thể sử dụng cả sáu yếu tố âm giọng trên. Một trong những nhược điểm đáng phê bình nhất trong giao tiếp đó là giọng nói đều đều, không biểu lộ âm sắc gì cả. Người nghe sẽ đánh giá bạn là một người buồn tẻ và khá tối dạ. Một số gợi ý trong giao tiếp “Hãy lựa lời mà nói!" - William Shakespeare Khi nói hay cố gắng diễn tả điều gì đó, bạn hãy hỏi người nghe xem liệu họ có nghe kịp bạn hay không. Bạn hãy đảm bảo rằng người nghe có cơ hội để bình luận hay đặt ra câu hỏi. Hãy cố gắng đặt mình vào hoàn cảnh của người khác – Quan tâm đến cảm nhận của người nghe. Những gì bạn nói phải thật rõ ràng, dễ hiểu. Bạn hãy nhìn thẳng vào người nghe. Hãy đảm bảo rằng từ ngữ của bạn phù hợp với giọng điệu và ngôn ngữ cơ thể của bạn (Giao tiếp không bằng lời nói). Nên thay đổi và đa dạng hoá âm sắc cũng như nhịp điệu lời nói của bạn. Đừng mập mờ khi nói, nhưng cũng không được để những gì bạn nói trở nên phức tạp với quá nhiều các chi tiết. Đừng phớt lờ những dấu hiệu cho thấy người nghe bị bối rối.
Thêm một vài suy nghĩ ngẫu nhiên về giao tiếp Paul Ekman Vào giữa thập niên 60, Paul Ekman đã nghiên cứu cảm xúc của con người và phát hiện ra sáu nét biểu cảm trên khuôn mặt mà hầu như mọi người trên thế giới đều thừa nhận: hạnh phúc, buồn rầu, giận dữ, sợ hãi, chán ghét và ngạc nhiên. Lúc đầu nghiên cứu của Paul gây ra khá nhiều tranh cãi, thậm chí Paul đã bị mọi người la ó và đuổi ra ngoài khi ông lần đầu giới thiệu phát hiện mới này tới một nhóm các nhà nhân chủng học, thậm chí sau đó có người còn gọi ông là quân phát xít và kẻ phân biệt chủng tộc. Nhưng sau này nghiên cứu của Paul đã được chấp nhận rộng rãi. Và một trong những vấn đề tranh luận vẫn còn tiếp diễn cho đến ngày hôm nay là mức độ bối cảnh cần có để diễn giải các xúc cảm trong giao tiếp. Ví dụ, nếu một ai đó thông báo với tôi rằng họ có một ý tưởng tuyệt vời mà họ muốn thực thi ngay và tôi trả lời họ là ý tưởng này thật tuyệt vời nhưng tôi lại nhìn họ với ánh mắt hoài nghi thì liệu bạn có tin được lời tôi không? Rắc rối nảy sinh từ những dấu hiệu phụ này là trong giao tiếp không phải bất cứ lúc nào chúng ta cũng có thể truyền đạt thông tin một cách trọn vẹn để người nghe hiểu được một cách chính xác. Giả sử nếu một ai đó gửi email cho tôi cũng với ý tưởng đó và tôi cũng đáp lại là thật tuyệt vời qua email (trong khi trong bụng thì hoài nghi). Liệu trường hợp này có gây ra cùng một phản ứng từ phía người nhận? Cảm xúc Hãy tin vào bản năng của bạn. Phần lớn các cảm xúc đều rất khó để giả tạo. Ví dụ, khi bạn thực sự hạnh phúc, một hệ thần kinh nhất định sẽ điều khiển các cơ gây cười trên mặt, bạn không thể kiểm soát và điều khiển các cơ này theo ý muốn được. Do vậy, khi bạn buộc phải cười mà không thực sự muốn cười tức là bạn
đang điều khiển một khu thần kinh khác của bộ não chứ không phải khu thần kinh gây cười, và kết quả là cơ hoạt động trên mặt khi đó không phải là cơ gây cười. Điều này giải thích tại sao một nhân viên, người không ưa thích bạn cho lắm, sẽ trông rất giả tạo khi anh ta buộc phải cười trước mặt bạn. Dĩ nhiên, một số diễn viên học được cách để kiểm soát được tất cả các cơ trên mặt khi diễn xuất, trong khi một số người khác vận dụng đến những trải nghiệm cảm xúc trong quá khứ để tạo được trạng thái biểu cảm theo đúng ý muốn của họ. Mặc dù vậy, khả năng này không phải ai cũng làm được và lúc nào cũng thực hiện được một cách dễ dàng. Đó là một điều tốt, vì bên cạnh lời nói, chúng ta cũng thường sử dụng cảm xúc để giao tiếp với người khác. Nếu những cảm xúc này dễ dàng được giả tạo, chúng sẽ có hại nhiều hơn là có lợi. Vì vậy, cảm xúc không chỉ ảnh hưởng tới những quyết định của bản thân chúng ta mà chúng còn được dùng để giao tiếp với người khác nhằm tác động tới những quyết định của chính họ - đương nhiên là cảm xúc của người đó vẫn là yếu tố quyết định cuối cùng, nhưng những cảm xúc mà họ thấy được từ người khác sẽ có ảnh hưởng nhất định đối với suy nghĩ và quan điểm của họ. Mehrabian và giả thuyết 7%-38%-55% Chúng ta thường nghe nói rằng nội dung của một thông điệp bao gồm: • 55% nội dung là từ thành phần hình ảnh (tiếp thu bằng mắt). • 38% thành phần thính giác. • 7% thành phần ngôn ngữ.
Tuy nhiên, tỷ lệ trên chỉ được áp dụng trong những hoàn cảnh giao tiếp có phạm vi rất hẹp. Một nhà nghiên cứu có tên là Mehrabian rất quan tâm đến việc từ đâu mà người nghe có được thông tin về thái độ của người nói (tích cực, trung lập hay tiêu cực) đối với người nghe trong các tình huống giao tiếp khi các nét mặt, giọng điệu và từ ngữ có thể gửi đi những dấu hiệu xung đột. Từ đó, Mehrabian đã tiến hành hai thử nghiệm. Thứ nhất, Mehrabian và Ferris (1967) nghiên cứu sự tương tác lẫn nhau giữa lời nói, nét mặt và giọng điệu. Cuộc thí nghiệm tiến hành với ba người nói, họ được hướng dẫn để nói từ “có thể” (maybe) với ba thái độ khác nhau tới người nghe (tích cực, trung lập, hay cự tuyệt). Tiếp theo, khuôn mặt ba người mẫu nữ được chụp ảnh trong khi họ cố gắng truyền tải các xúc cảm như thích, không thích, hay bàng quan. Nhóm những người tham gia cuộc thử nghiệm này được hướng dẫn để lắng nghe sự thể hiện khác nhau của từ “có thể” với các tấm hình khuôn mặt phụ nữ, và được yêu cầu đánh giá thái độ của người nói. Lưu ý rằng cảm xúc và giọng điệu đã bị pha lẫn vào nhau, chẳng hạn như khi nét mặt bày tỏ thái độ không thích thì từ “có thể” lại được nói với giọng điệu hứa hẹn. Những tác động quan trọng của nét mặt và giọng điệu được phát hiện trong nghiên cứu trên cho thấy nội dung của thông điệp cần truyền đạt sẽ bị các yếu tố giao tiếp bằng lời nói, bằng giọng điệu, bằng nét mặt chi phối và ảnh hưởng theo những mức độ khác nhau với tỷ lệ tương ứng là 0.07, 0.38 và 0.55. Tuy nhiên, họ cũng nhận thấy vài hạn chế trong các nghiên cứu của mình: Những yếu tố giao tiếp bằng giọng điệu, nét mặt chỉ có tác dụng tương đối, nghĩa là chúng chỉ thực sự có hiệu quả rõ nét khi giữa người nói và người nghe không có bất cứ thông tin phụ bổ sung nào về nhau, về mối quan hệ của họ.
Vì vậy, có thể kết luận rằng khi mọi người giao tiếp với nhau, người nghe sẽ rút ra thông tin về thái độ của người nói tới mình thông qua nét mặt, giọng điệu và những lời nói bóng gió; nhưng mức độ hiểu được người nói cũng còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác, chẳng hạn như hành động, hoàn cảnh giao tiếp, và mức độ quen biết giữ hai bên.