Khóa luận tốt nghiệp: Hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc từ thực tiễn Ủy ban nhân dân phường Xuân La, quận Tây Hồ, Thành phố Hà Nội

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:77

Thêm vào BST

Báo xấu

3
lượt xem 1
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài "Hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc từ thực tiễn Ủy ban nhân dân phường Xuân La, quận Tây Hồ, Thành phố Hà Nội" nhằm nghiên cứu về hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc từ thực tiễn tại UBND phường Xuân La, quận Tây Hồ, Thành phố Hà Nội. Từ đó, khuyến nghị một số giải pháp nhằm thúc đẩy hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc được nâng cao hơn, khắc phục phần nào những hạn chế còn tồn đọng.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khóa luận tốt nghiệp: Hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc từ thực tiễn Ủy ban nhân dân phường Xuân La, quận Tây Hồ, Thành phố Hà Nội

BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP TÊN ĐỀ TÀI KHÓA LUẬN HOẠT ĐỘNG CẤP BẢN SAO TỪ SỔ GỐC TỪ THỰC TIỄN ỦY BAN NHÂN DÂN PHƢỜNG XUÂN LA, QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI Họ và tên tác giả : Bùi Phan Hiếu Hệ đào tạo : Đại học chính quy Khóa học : 2020 – 2024 Lớp : 2005LHOE Mã sinh viên : 2005LHOE048 HÀ NỘI – NĂM 2024
BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP TÊN ĐỀ TÀI KHÓA LUẬN HOẠT ĐỘNG CẤP BẢN SAO TỪ SỔ GỐC TỪ THỰC TIỄN ỦY BAN NHÂN DÂN PHƢỜNG XUÂN LA, QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI Họ và tên tác giả : Bùi Phan Hiếu Ngƣời hƣớng dẫn : ThS. Hoàng Diệu Linh Hệ đào tạo : Đại học chính quy Khóa học : 2020 – 2024 Lớp : 2005LHOE Mã sinh viên : 2005LHOE048 HÀ NỘI - NĂM 2024
LỜI CẢM ƠN Trước hết, em xin chân thành cảm ơn các thầy cô của Khoa Nhà nước và Pháp luật - Học viện Hành chính Quốc gia đã tạo điều kiện tốt nhất cho em có cơ hội học hỏi, tìm hiểu và trau dồi kiến thức để thực hiện khóa luận tốt nghiệp. Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới tới quý các bác, các cô, chú, anh, chị cơ quan Ủy ban nhân dân phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội đã cung cấp tài liệu giúp em thực hiện đề tài kháo luận tốt nghiệp này. Em cũng hết lòng biết ơn sự quan tâm và ủng hộ của gia đình, bạn bè. Đó chính là nguồn động viên tinh thần rất lớn để em theo đuổi và hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này. Đặc biệt, em xin trân trọng cảm ơn cô ThS. Hoàng Diệu Linh đã tận tình hướng dẫn em trong suốt thời gian thực hiện đề tài. Cảm ơn cô đã giúp đỡ em rèn luyện kĩ năng viết bài, kĩ năng thuyết trình và cung cấp thêm tài liệu để em hoàn thành đề tài đúng thời gian quy định của trường Học viện Hành chính Quốc gia. Do điều kiện thời gian cũng như trình độ năng lực của tác giả có hạn nên đề tài “Hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc từ thực tiễn Ủy ban nhân dân phường Xuân La, quận Tây Hồ, Thành phố Hà Nội” cũng không thể tránh khỏi những sai sót, hạn chế. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của Hội đồng nghiệm thu và quý thầy cô để tác giả tiếp tục chỉnh sửa hoàn thiện đề tài. Trân trọng cảm ơn!
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan bài khóa luận tốt nghiệp “Hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc từ thực tiễn Ủy ban nhân dân phường Xuân La, quận Tây Hồ, Thành phố Hà Nội” là kết quả nghiên cứu của riêng tôi, được thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của cô ThS. Hoàng Diệu Linh trong thời gian vừa qua. Tôi cam đoan nội dung và số liệu trong bài khóa luận tốt nghiệp của tôi đảm bảo đầy đủ độ tin cậy và tính trung thực. Hà Nội, ngày 02 tháng 6 năm 2024 Sinh viên Bùi Phan Hiếu
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT UBND Ủy ban nhân dân NXB Nhà xuất bản CCHC Cải cách hành chính VX - XH Văn hóa – xã hội CNTT Công nghệ thông tin TTHC Thủ tục hành chính MTTQ Mặt trận tổ quốc UBKT Ủy ban kiểm tra
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU.................................................................................................................... 1 1. Lý do chọn đề tài.............................................................................................. 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ............................................................................... 3 3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................... 4 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ................................................................... 4 5. Phương pháp nghiên cứu ................................................................................. 5 6. Đóng góp đề tài ................................................................................................ 5 7. Bố cục của đề tài .............................................................................................. 6 CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG CỦA HOẠT ĐỘNG CẤP BẢN SAO TỪ SỔ GỐC .............................................................................................................. 7 1.1. Khái quát về hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc .............................................. 7 1.2. Quy định về hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc của Uỷ ban nhân dân cấp xã..... 16 1.3. Quản lý nhà nước đối với hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc của Uỷ ban nhân dân cấp xã.................................................................................................. 24 Tiểu kết Chương 1 ............................................................................................. 30 CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG VỀ HOẠT ĐỘNG CẤP BẢN SAO TỪ SỔ GỐC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƢỜNG XUÂN LA, QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI .......................................................................................................... 30 2.1. Tổng quan về Uỷ ban nhân dân phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội ................................................................................................................ 30 2.2. Thực trạng hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc của Uỷ ban nhân dân cấp xã - từ thực tiễn phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội ....................... 34 Tiểu kết chương 2 .............................................................................................. 52 CHƢƠNG 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CẤP BẢN SAO TỪ SỔ GỐC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƢỜNG XUÂN LA, QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI ........................................................................ 54 3.1. Phương hướng hoàn thiện ........................................................................... 54 3.2. Một số giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc ................................................................................................................. 55 Tiểu kết chương 3 .............................................................................................. 61 KẾT LUẬN ............................................................................................................. 62 TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................................................... 65 PHỤ LỤC ................................................................................................................ 68
MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Cấp bản sao từ sổ gốc được hiểu là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho cá nhân, tổ chức có nhu cầu. Bản sao từ sổ gốc được cơ quan có thẩm quyền cấp có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong Sổ gốc và hầu hết đều có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch. Cấp bản sao từ sổ gốc xuất phát từ nhu cầu giao dịch của người dân, của tổ chức và của chính Nhà nước. Hơn nữa, việc làm thất lạc giấy tờ bản chính cũng không tránh khỏi của nhiều cá nhân, tổ chức. Chính vì vậy, nhu cầu cấp bản sao từ sổ gốc đã tồn tại qua rất nhiều năm và đến thời điểm hiện tại nhu cầu này vẫn ngày một tăng cao. Nhằm đáp ứng nhu cầu đó và từng bước hoàn thiện nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản để điều chỉnh vấn đề này như Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 16/02/2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch; Quyết định số 1024/QĐ-BTP của Bộ Tư pháp ban hành ngày 09/05/2018 về việc công bố thủ tục hành chính sửa đổi trong lĩnh vực chứng thực thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tư pháp; Thông tư số 01/2020/TT-BTP của Bộ Tư pháp ban hành ngày 03/03/2020 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch… Tuy nhiên, trên thực tế, hoạt động này vẫn còn tồn tại nhiều mặt khó khăn, vướng mắc như: Những quy định của pháp luật, văn bản hướng dẫn thực hiện còn chưa rõ ràng, nhập nhằng khiến cho các cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền và liên quan đôi lúc còn nhầm lẫn trong việc thực hiện hoạt động cấp bản sao; Công chức tư pháp - hộ tịch thực hiện việc số hóa dữ liệu sổ gốc hiện nay chủ yếu làm công tác chuyên môn tư pháp, trình độ, năng lực, kinh nghiệm ứng dụng công nghệ thông tin, thực hiện số hóa còn hạn chế, mà quá trình số hóa phải thực hiện nhiều thao tác, đòi hỏi người thực hiện phải có kinh nghiệm số hóa và trình độ nhất định về công nghệ thông tin mới đáp ứng được; tại một số địa phương, cơ sở vật chất, trang thiết bị phục 1
vụ công tác đăng ký quản lý tư pháp - hộ tịch chưa đảm bảo như: Kho lưu trữ (chưa được bố trí riêng), máy tính, máy in (đã cũ), cập nhật mạng internet để tra cứu còn khá yếu; đối với Phòng tư pháp ngoài việc lưu trữ các sổ hộ tịch kép và Sổ hộ tịch đã được chứng thực của cấp xã gửi lên, còn phải lưu trữ các hồ sơ, sổ hộ tịch có yếu tố nước ngoài nhưng vẫn chưa được trang bị kho lưu trữ riêng đảm bảo đúng tiêu chuẩn về pháp luật lưu trữ… Hơn thế nữa, trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay, xây dựng Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số, việc cập nhật, sử dụng bản điện tử các loại giấy tờ là xu hướng tất yếu. Việc sử dụng bản điện tử sẽ tạo nhiều thuận lợi cho người dân giải quyết thủ tục hành chính, nhu cầu cung cấp bản sao điện tử giấy tờ cá nhân cũng vì thế mà ngày càng tăng cao. Theo đó, thay vì người dân phải đến trụ sở cơ quan có thẩm quyền để thực hiện thì người dân có thể tự làm trực tuyến tại bất kì đâu, chỉ cần có thiết bị thông minh kết nối Internet. Chính vì vậy, việc số hoá sổ gốc, xây dựng và vận hành thống nhất, cập nhật đầy đủ, triển khai áp dụng thống nhất, đồng bộ toàn quốc, có sự kết nối liên thông, chia sẻ Cơ sở dữ liệu điện tử toàn quốc hướng tới cung cấp bản sao điện tử từ sổ gốc là nhu cầu bức thiết hiện nay. Nhận thấy vai trò, tầm quan trọng và tính chất tiên quyết của hoạt cấp bản sao từ sổ gốc trong việc vận hành của Đảng, Nhà nước và các cơ quan, tổ chức khác trong hệ thống chính trị của nước ta, tác giả khóa luận tốt nghiệp đã đi sâu vào nghiên cứu tình hình cấp bản sao từ sổ gốc ở địa phương, gắn với hoạt động nghiên cứu – dựa trên cơ sở thực tiễn quan sát, làm việc tại cơ quan. Phường Xuân La thuộc quận Tây Hồ - Thành phố Hà Nội là một địa bàn đông dân cư cũng như nhiều tổ chức, cơ quan trường học. Trong nhiều năm qua hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc đã được thực hiện đúng quy định pháp luật, tạo điều kiện thuận lợi cho dân cư và các tổ chức, doanh nghiệp trên địa bàn. Tuy nhiên, quá trình triển khai thực hiện hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc cũng còn gặp nhiều khó khăn, vướng mắc. Là một sinh viên học ngành Luật, tác giả luôn trăn trở và mong muốn sẽ có những giải pháp tháo gỡ những vướng mắc, khó khăn trong hoạt động này. Vì vậy, tác giả đã lựa chọn đề tài: “Hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc từ thực tiễn Ủy ban nhân dân phường Xuân La, quận Tây Hồ, Thành phố Hà Nội” để nghiên cứu làm báo cáo khóa luận tốt nghiệp. Với mong muốn từ kiến 2
thức lý luận đã được thầy, cô trang bị, tác giả sẽ tiến hành khảo sát, đánh giá thực trạng việc cấp bản sao từ sổ gốc ở Phường Xuân La, từ đó đề xuất các giải pháp khắc phục những tồn tại, góp phần hoàn thiện pháp luật về lĩnh vực này và nâng cao hiệu quả hoạt động cấp bản sao từ gốc trên thực tế. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Liên quan đến nội dung hoạt động “cấp bản sao từ sổ gốc” có một số bài viết trên tạp trí, một số đề tài khoa học, luận văn có nội dung liên quan như: - Báo Pháp luật và Xã hội “Thực hiện hiệu quả dịch vụ công mức độ 4 thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch” của tác giả Bạch Dương. Bài báo đã nêu lên tình hình thực hiện dịch vụ công cấp bản sao trích lục hộ tịch, từ đó nêu lên vai trò, lợi ích của thủ tục hành chính nhanh gọn, hiệu qủa đối với người dân cũng như công tác quản lý Nhà nước về thủ tục hành chính. [16] - Báo Lao động “Cấp bản sao, chứng thực bản sao điện tử: Giảm phiền tiết kiệm chi phí” của tác giả Vương Trần. Bài viết đã chỉ rõ những lợi ích thiết thực từ việc cấp bản sao, chứng thực điện tử khi được triển khai, nhờ đó kỳ vọng tiết kiệm chi phí, giảm phiền hà cho người dân khi thực hiện thủ tục hành chính. [29] - Trang thông tin điện tử Bộ Tư pháp, “Cần phân biệt việc “chứng thực bản sao từ bản chính” và “cấp bản sao từ sổ gốc” của tác giả Thanh Xuân. Bài báo đã chỉ ra những trường hợp mà người dân, tổ chức và thậm chí là công chức phụ trách lĩnh vực tư pháp nhầm lẫn bản sao được cấp từ sổ gốc với bản sao chứng thực từ bản chính. Đòi hỏi pháp luật nước ta trong thời gian tới cần có những quy định, hướng dẫn cụ thể, rõ ràng hơn cho người dân, các cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền và liên quan áp dụng đồng bộ việc sử dụng các bản sao để thuận tiện và dễ dàng trong các yêu cầu giao dịch của người dân. [31] Có thể nhận thấy rằng, những công trình nghiên cứu chuyên sâu, triển khai trực tiếp về hoạt động “cấp bản sao từ sổ gốc” còn rất khiêm tốn. Với mục đích làm phong phú thêm nội dung nghiên cứu tôi lựa chọn đề tài: “Hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc từ thực tiễn Ủy ban nhân dân phường Xuân La, quận Tây Hồ, Thành phố Hà Nội” làm đề tài nghiên cứu khoá luận tốt nghiệp luật học với 3
mong muốn sẽ góp phần hoàn thiện hơn nữa các quy định pháp luật hiện hành, đồng thời làm rõ bản chất của hoạt động này, vai trò của hoạt động này trong công cuộc xã hội hoá qua góc nhìn thực tiễn tại UBND phường Xuân La, Quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội. Qua đó góp phần phát hiện những hạn chế, bất cập của pháp luật cũng như những khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực thi ở Việt Nam. Từ đó, đề xuất, kiến nghị một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa quy định pháp luật về “cấp bản sao từ sổ gốc” nói riêng, hoàn thiện thủ tục hành chính nói riêng, nâng cao hiệu quả công tác trong giai đoạn tới góp phần phục vụ người dân, phục vụ nhu cầu của xã hội. 3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 3.1. Mục tiêu Dựa trên cơ sở lý luận, thực tiễn và thực trạng của hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc, đề tài nghiên cứu về hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc từ thực tiễn tại UBND phường Xuân La, quận Tây Hồ, Thành phố Hà Nội. Từ đó, khuyến nghị một số giải pháp nhằm thúc đẩy hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc được nâng cao hơn, khắc phục phần nào những hạn chế còn tồn đọng. 3.2. Nhiệm vụ Nhằm thực hiện mục đích nêu trên, Khoá luận đặt ra một số nhiệm vụ chính như sau: - Hệ thống những vấn đề lý luận về hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc. - Phân tích thực trạng quy định pháp luật hộ tịch hiện hành và thực trạng công tác cấp bản sao từ sổ gốc tại UBND phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội. - Chỉ rõ phương hướng và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động “cấp bản sao từ sổ gốc” trong thực tiễn. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 4.1. Đối tượng nghiên cứu Đề tài nghiên cứu những vấn đề lí luận và thực tiễn về công tác cấp bản sao từ sổ gốc tại UBND phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội. 4
4.2. Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi không gian: UBND phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội. - Phạm vi thời gian: Khảo sát số liệu từ năm 2019 đến năm 2023. - Phạm vi nội dung: Khóa luận tập trung nghiên cứu, làm sáng tỏ những vấn đề lí luận, quy định và thực trạng hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc tại Uỷ ban nhân dân phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu - Phương pháp luận nghiên cứu chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước liên quan đến hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc: Đây là phương pháp được dùng để tìm hiểu, nghiên cứu những tài liệu, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước liên quan đến hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc; - Phương pháp phân tích, liệt kê: Đây là phương pháp được dùng để phân tích, liệt kê làm nhằm rõ những vấn đề về lý luận chung và thực tiễn hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc, qua đó đưa ra những nhận định, đánh giá, nhận xét mang tính kết luận; - Phương pháp tổng hợp: Đây là phương pháp được sử dụng để đánh giá, nhận định thực tiễn hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc qua những kết quả, số liệu thu thập được tại cơ quan Ủy ban nhân dân phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội; - Phương pháp thu thập và xử lý thông tin; - Phương pháp so sánh; đánh giá. 6. Đóng góp đề tài - Hệ thống những vấn đề lý luận về hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc. - Từ kết quả nghiên cứu hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc trên địa bàn phường Xuân La, quận Tây Hồ, Thành phố Hà Nội; đề tài đã Đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc. - Đề tài có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo cho các bạn sinh viên ngành Luật. 5
7. Bố cục của đề tài Ngoài phần mục lục, phần mở đầu và danh mục tài liệu tham khảo, luận văn được chia làm 3 chương cụ thể như sau: Chương 1: Một số vấn đề lý luận và quy định pháp luật về hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc Chương 2: Thực trạng hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc tại Ủy ban nhân dân phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội Chương 3: Giải pháp hoàn thiện pháp luật và nâng cao hiệu quả hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc tại Ủy ban nhân dân phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội 6
CHƢƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ HOẠT ĐỘNG CẤP BẢN SAO TỪ SỔ GỐC 1.1. Khái quát về hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc 1.1.1. Khái niệm và đặc điểm 1.1.1.1. Khái niệm Để hiểu được khái niệm “cấp bản sao từ sổ gốc”, trước hết, cần làm rõ khái niệm “bản sao”, “bản chính” và “sổ gốc”. Bên cạnh đó, cũng cần phải so sánh, tìm hiểu các quan niệm khác nhau có tính chất tương đồng với khái niệm “cấp bản sao từ sổ gốc”, qua đó, nhằm có được hiểu biết chính xác về bản chất của hoạt động này. Đây là vấn đề cốt yếu, có vai trò lý luận cũng như thực tiễn vô cùng quan trọng, nó không những ảnh hưởng đến mô hình tổ chức, cơ chế hoạt động mà căn cứ vào đó người ta có thể xác định phạm vi, nội dung, thậm chí đến quyền, nghĩa vụ của cá nhân, tổ chức tham gia quan hệ pháp luật. Về khía cạnh ngôn ngữ, theo Từ điển Tiếng Việt Viện Ngôn Ngữ, NXB Đà Nẵng năm 1997 có một số định nghĩa liên quan đến “cấp bản sao từ sổ gốc”, Sao: “Sao. Chép lại hoặc tạo ra bản khác theo đúng bản gốc (thường nói về giấy tờ hành chính). Sao đúng nguyên văn một tài liệu. Sao y bản chính. Bản sao”. [20] Về khía cạnh pháp lý, cho đến nay, chúng ta chỉ có hai khái niệm khác nhau về hoạt động “cấp bản sao từ sổ gốc” trong các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước. Cụ thể như sau: Tại Khoản 4 Điều 2 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP về việc cấp bản sao sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký quy định: “Cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc phải có nội dung đúng với nội dung ghi trong sổ gốc”; [6] Đồng thời, Nghị định này làm rõ khái niệm “bản sao”, “bản chính” và “sổ gốc” theo đó: “Bản sao là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặc bản viết tay có nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc hoặc bản chính” và “Sổ gốc là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp bản chính lập 7
ra khi thực hiện việc cấp bản chính, trong đó có ghi đầy đủ những nội dung như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp”. Tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính Phủ về việc cấp bản sao sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch thì: “Cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.”; “Bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc”; “Bản chính” là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. “Sổ gốc là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính theo quy định của pháp luật, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp”. [7] Như vậy, có thể thấy, tuy hai khái niệm trên có khác nhau nhưng mục đích của hành vi “cấp bản sao từ sổ gốc thì không thay đổi”. Tất cả đều là việc của cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho cá nhân có yêu cầu. Đây chỉ đơn thuần là hành vi sao lại đầy đủ, chính xác nội dung từ sổ gốc mà cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp bản chính lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính. Như vậy, hành vi “cấp bản sao từ sổ gốc” không làm phát sinh bất kỳ một giá trị pháp lý nào cho các văn bản (bản sao) mà cơ quan có thẩm quyền tạo ra theo hình thức này. Đây là điểm khá tương đồng giữa hành vi “cấp bản sao từ sổ gốc” với hành vi “chứng thực”. Nghị định số 75/2000/NĐ-CP là văn bản đầu tiên đưa ra khái niệm “chứng thực” là gì: “Chứng thực là việc Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã xác nhận sao y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch và chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của họ theo quy định của Nghị định này”. Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính Phủ 8
không có khái niệm chung về “chứng thực” mà chỉ đưa ra khái niệm về chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký. [5] Tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, về cơ bản thừa kế khái niệm về “chứng thực” của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP và bổ sung thêm quy định mới về khái niệm “chứng thực hợp đồng, giao dịch” theo đó: “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính; “Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực; “Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch”. Như vậy, hành vi “chứng thực” qua các khái niệm có thể hiểu là hành vi cơ quan, tổ chức có thẩm quyền “xác nhận” tính chính xác, tính có thực của các giấy tờ, văn bản, chữ ký, giao dịch, hợp đồng. Hành vi chứng thực của người thực hiện chứng thực chỉ đơn thuần là tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu… và xác thực giấy tờ, văn bản; người thực hiện chứng thực cũng chỉ chứng thực hành vi pháp lý xảy ra mà không phải chịu trách nhiệm về hành vi của nội dung của hành vi đó. Và hành vi này cũng không làm phát sinh bất kỳ một giá trị pháp lý nào cho các văn bản (bản sao) mà cơ quan có thẩm quyền tạo ra theo hình thức này. Các bên khi tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch cung cấp các loại văn bản đã được thực hiện bởi hành vi “cấp bản sao từ sổ gốc” hay “chứng thực” không nhằm mục đích để tạo ra “chứng cứ”, mà họ mong muốn quyền và lợi ích hợp pháp của mình được đảm bảo, Nhà nước tổ chức và triển khai hoạt động này cũng không nhằm mục đích tạo ra chứng cứ khi xảy ra tranh chấp giữa các bên tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại, thủ tục hành chính…mà để kiểm soát, để đảm bảo các hợp đồng, các giao dịch, các thủ tục này được thực hiện đúng pháp luật. Chẳng hạn như: đối với các thủ tục nhập học 9
tại các trường Đại học thì thí sinh được yêu cầu nộp bản sao khai sinh mà bản sao đó phải sao từ sổ gốc để hoàn thiện hồ sơ của mình. Trên cơ sở đó, nếu so sánh hành vi “cấp bản sao từ sổ gốc”, hành vi “chứng thực” với hành vi “công chứng” thì có thể nhận thấy rõ ràng, hành vi “công chứng” đến từ hoạt động công chứng của công chứng viên là hoàn toàn khác nhau. Như đã phân tích thì hành vi “cấp bản sao từ sổ gốc” chỉ đơn thuần là hành vi sao chép lại thông tin nội dung từ sổ gốc theo yêu cầu của cá nhân, tạo ra bản sao và xác nhận tính pháp lý của bản sao đó; Hành vi “chứng thực” là hành vi xác nhận, thông qua việc người thực hiện chứng thực tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu… giấy tờ để thừa nhận văn bản bản sao được sao chép đúng với bản chính, để xác nhận về chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực hay xác thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. Còn “công chứng” là hành vi chứng nhận tính xác thực; nếu để thực hiện hành vi công chứng, công chứng viên phải thực hiện một chuỗi các thao tác như: xác định tư cách chủ thể của các bên trong hợp đồng, giao dịch; xác định đúng đối tượng của hợp đồng, giao dịch; giúp các bên trong hợp đồng, giao dịch thể hiện ý chí của mình một cách rõ ràng, chính xác, đúng pháp luật; chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch… Như vậy, hoạt động công chứng không chỉ dừng lại ở việc xác nhận thông tin, mà người thực hiện hành vi này còn giúp cho các hợp đồng, giao dịch được công chứng có hiệu lực, bao gồm cả tính xác thực về ngày xác lập giao dịch và cả tính xác thực và hợp pháp về nội dung hợp đồng. Bên cạnh đó, khi nghiên cứu về khái niệm “cấp bản sao từ sổ gốc” cũng cần làm rõ khái niệm “bản sao” và “sổ gốc”. Tại Nghị định số 79/2007/NĐ-CP về việc cấp bản sao sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký quy định: “Bản sao là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặc bản viết tay có nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc hoặc bản chính” và “Sổ gốc là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp bản chính lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính, trong đó có 10
ghi đầy đủ những nội dung như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp”. Tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính Phủ về việc cấp bản sao sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch thì: “Bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc”; “Sổ gốc là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính theo quy định của pháp luật, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp”. Với quy định trên, có thể hiểu, Bản sao là kết qủa của sự sao chép hoặc sao chụp lại từ “bản chính” hoặc “sổ gốc” do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp bản chính lập ra (khi thực hiện việc cấp bản chính) bằng những phương thức khác nhau như: in, đánh máy, đánh máy vi tính, chụp... Bản chính được sử dụng trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước có thể là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại hoặc cấp khi đăng ký lại hoặc cũng có thể là những loại giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và được đóng dấu của các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Nó khác với những loại hình tái tạo khác bởi mục đích chính của nó là cố gắng làm giống với bản chính, sổ gốc một cách chính xác nhất, đầy đủ nhất về mặt nội dung. Với nhận định này, có thể hiểu rằng, bản sao được cấp từ sổ gốc chỉ có hiệu lực, có tính xác thực và hợp pháp khi giấy tờ, văn bản này là kết quả của việc sao chụp về nội dung có được từ sổ gốc. Như vậy, thông qua việc phân tích các khái niệm nêu trên tác giả mạnh dạn đưa ra khái niệm: “Cấp bản sao từ sổ gốc là việc của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao theo yêu cầu của cá nhân nhằm phục vụ các quan hệ dân sự, kinh tế, hành chính… Bản sao từ sổ gốc phải có nội dung đầy đủ và chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc”. 1.1.1.2. Phân biệt sự khác nhau giữa hành vi “cấp bản sao từ sổ gốc” và “chứng thực bản sao từ bản chính” Như đã phân tích ở trên, “cấp bản sao từ sổ gốc” và “chứng thực bản sao từ bản chính” đều là hành vi sao lại đầy đủ, chính xác nội dung từ bản chính 11
hoặc từ sổ gốc mà cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp bản chính lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính. Đồng thời, theo quy định tại Nghị định số 79/2007/NĐ- CP và Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính Phủ thì pháp luật không có quy định phân biệt giá trị sử dụng của “Bản sao được cấp từ sổ gốc” và “Bản sao được chứng thực từ bản chính” là khác nhau. Hay nói cách khác, giá trị pháp lý của các văn bản được thực hiện bởi hai hành vi này là như nhau. Tại Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng giao dịch quy định: Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Ví dụ: Đối với Giấy khai sinh, sẽ có Bản sao giấy khai sinh được chứng thực từ Bản chính và Trích lục Giấy khai sinh bản sao (bản sao cấp từ sổ gốc), có giá trị pháp lý như nhau. Tuy nhiên, hai hành vi này cũng có những điểm khác biệt như sau: Về Chủ thể thực hiện hành vi: Chủ thể thực hiện hành vi “cấp bản sao từ sổ gốc” chỉ có thể là cơ quan, tổ chức hiện đang quản lý sổ gốc. Còn chủ thể thực hiện hành hành vi “chứng thực bản sao từ bản chính” là hệ thống cơ quan có thẩm quyền chứng thực: Uỷ ban nhân dân cấp huyện, Uỷ ban nhân dân cấp xã và Cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài (Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự); Công chứng viên. Về đối tượng của hoạt động: Đối tượng của hoạt động “cấp bản sao từ sổ gốc” là bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao từ sổ gốc phải có nội dung đầy đủ và chính xác với nội dung ghi trong sổ gốc. Cơ sở duy nhất để cấp bản sao trong trường hợp này là “sổ gốc”. Nếu cơ quan, tổ chức không còn lưu giữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không còn thông tin về nội dung được yêu cầu cấp bản sao thì cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cũng sẽ không có căn cứ pháp lý để cung cấp bản sao đối với trường hợp 12
này. Cơ quan, tổ chức được yêu cầu thực hiện thủ tục này phải có trách nhiệm căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao (theo đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc) cho người yêu cầu. Theo quy định của pháp luật hiện hành, sổ gốc được ghi nhận là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính theo quy định của pháp luật, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp. Chúng ta có thể gặp “sổ gốc” tại nhiều luật chuyên ngành khác có liên quan. Ví dụ: Theo quy định của pháp luật hộ tịch, “sổ gốc” là Sổ hộ tịch, đây là loại sổ giấy được lập và lưu giữ tại cơ quan đăng ký hộ tịch để xác nhận hoặc ghi các sự kiện hộ tịch như đăng ký khai sinh, đăng ký kết hôn… Sổ hộ tịch về việc đăng ký khai sinh được lập khi thực hiện cấp bản chính Giấy khai sinh theo quy định, trong đó, nội dung của Sổ hộ tịch về việc đăng ký khai sinh cho cá nhân thông thường sẽ chứa đựng nội dung đầy đủ và chính xác như nội dung bản chính Giấy khai sinh mà cơ quan đăng ký hộ tịch đã cấp cho cá nhân; Còn theo quy định pháp luật về đất đại, “sổ gốc” là Sổ địa chính, đây là loại sổ được lập để ghi nhận kết quả đăng ký, làm cơ sở để xác định tình trạng pháp lý và giám sát, bảo hộ các quyền và nghĩa vụ của người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất, người được Nhà nước giao quản lý đất theo quy định. Theo đó, người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất đã kê khai đăng ký được ghi vào Sổ địa chính, được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất nếu có nhu cầu và có đủ điều kiện theo quy định. Hiện nay, trong bối cảnh tiến trình chuyển đổi số quốc gia đang được thực hiện quyết liệt, hình thức của các loại “sổ gốc” có thể không chỉ được thể hiện dưới dạng hình thức “bản giấy” mà còn được lập ở dạng số hay nói khác đi là sổ điện tử. Ví dụ: theo pháp luật về đất đai, hình thức sổ địa chính được thể hiện dưới dạng Sổ địa chính được lập ở dạng sổ và Sổ địa chính giấy; theo pháp luật về hộ tịch, hình thức sổ hộ tịch được thể hiện dưới dạng Sổ hộ tịch bản giấy và Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Đối tượng của hoạt động “chứng thực bản sao từ bản chính” là bản sao 13
được cấp căn cứ vào bản chính để chứng thực, bản sao từ bản chính phải có nội dung đúng với bản chính. Trong nhiều trường hợp, bản chính sẽ không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao nếu như bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ; bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung; có đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp; Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân; Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự hoặc bản chính là giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Người yêu cầu bản sao phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của bản chính giấy tờ, văn bản dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao. Đồng thời, người thực hiện chứng thực cũng phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao đúng với bản chính. Về phạm vi thực hiện: Pháp luật hiện hành không quy định cụ thể phạm vi những bản sao được cấp bởi hành vi “cấp bản sao từ sổ gốc” hay “chứng thực bản sao từ bản chính” bắt buộc phải thực hiện hoạt động này nhưng tại các luật chuyên ngành khác có liên quan, chúng ta có thể liệt kê một số loại việc cụ thể của người dân thuộc diện phải cung cấp bản sao sao từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng thực từ bản gốc. Về tính xác thực của Bản sao được cấp: Bản sao được cấp từ sổ gốc có độ tin cậy cao hơn so với Bản sao được chứng thực từ bản chính. Hiện nay, tình trạng làm giả giấy tờ, văn bản với công nghệ ngày càng hiện đại dẫn đến việc khó có khả năng nhận định chính xác tính hợp pháp của các giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực. Do vậy, một bản sao “cấp từ sổ gốc” được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào Sổ gốc được lưu tại cơ quan để cấp sẽ có độ xác thực cao hơn so với Bản sao “chứng thực từ bản chính” được do cơ quan, tổ chức căn 14