Luận văn: Hòan thiện công tác quản lý nhân công ứng dụng các công cụ hiện đại nhằm công nghệ hóa dữ liệu nhân sự

Chia sẻ: Muay Thai | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:32

Thêm vào BST

Báo xấu

106
lượt xem 19
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Cuộc sống ngày càng phát triển, nhu cầu của con người cũng không ngừng tăng lên, con người luôn đòi hỏi về nhiều mặt, về những nhu cầu trong cuộc sống như: ăn, mặc, đi lại... Trong đó, nhu cầu về sinh hoạt cũng không kém phần quan trọng đối với mỗi người. Bắt nguồn từ nhu cầu này Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera được thành lập, xét theo đề nghị của Hội đồng Qủan trị của Tổng công ty Xây dựng Miền trung tại các tờ trình số 2544/TCT-HĐQT ngày 7/12/2000 và...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn: Hòan thiện công tác quản lý nhân công ứng dụng các công cụ hiện đại nhằm công nghệ hóa dữ liệu nhân sự

TRƯỜNG……………………… KHOA…………………… Luận văn: Hòan thiện công tác quản lý nhân công ứng dụng các công cụ hiện đại nhằm công nghệ hóa dữ liệu nhân sự
PHẦN I : TÌNH HÌNH THỰC TẾ TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY GỐM VÀ THUỶ TINH TẠI ĐÀ NẴNG VIGLACERA I. Qúa trình hình thành của Chi nhánh Công ty Gốm và Thu ỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera : Cuộc sống ngày càng phát triển, nhu cầu của con người cũng không ngừng tăng lên, con người luôn đòi hỏi về nhiều mặt, về những nhu cầu trong cuộc sống như: ăn, mặc, đi lại... Trong đó, nhu cầu về sinh hoạt cũng không kém phần quan trọng đối với mỗi người. Bắt nguồn từ nhu cầu này Chi nhánh Công ty Gốm và Thu ỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera được thành lập, xét theo đề nghị của Hội đồng Qủan trị của Tổng công ty Xây dựng Miền trung tại các tờ trình số 2544/TCT-HĐQT ngày 7/12/2000 và đề nghị của Vụ trưởng vụ Tổ chức lao động. Chi nhánh Công ty Gốm và Thu ỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera trư ớc đây có tên là Công ty gốm sứ Hải Vân, trực thuộc Tổng công ty Xây dựng Miền Trung, sau một thời gian sản xuất đổi lại với tên là Chi nhánh Công ty Gốm và Thu ỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera , là đơn vị thành viên hoạch toán phụ thuộc của Tổng công ty Xây dựng Miền Trung, có con dấu, có tải khoản phù hợp với phương thức hoạch toán. Công ty được tổ chức và hoạt động theo điều lệ Tổ chức và ho ạt động của Tổng công ty Xây dựng Miền Trung đã được Bộ trưởng Xây dựng ph ê chuẩn và theo điều lệ riêng của Công ty do Hội đồng quản trị Tổng công ty Xây dựng Miền Trung phê chuẩn. Sản phẩm chủ yếu của công ty là các lo ại dụng cụ bằng gốm sứ cho sinh hoạt, đa dạng về chủng loại, mẫu mã tùy theo nhu cầu của khách h àng như: xí bệt, chậu rửa, tiểu treo, chân chậu, xí xổm. Gốm sứ VIGLACERA được sản xuất trên dây chuyền tự
động với công nghệ tiên tiến. Vật liệu dùng để sản xuất chủ yếu là cao lanh, trường thạch, đất sét. 2. Chức năng và nhiệm vụ của nhà máy gốm sứ VIGLACERA: 2.1. Chức năng của nhà máy: Sản xuất các loại gốm sứ phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt của người tiêu dùng. 2.2. Nhiệm vụ của nh à máy: Nhà máy gốm sứ VIGLACERA thực hiện nhiệm vụ kinh doanh theo sự phân công của Tổng công ty Xây dựng Miền Trung, cụ thể là: Triển khai thực hiện và quản lý, khai thác dự án đầu tư xây dựng nh à máy sứ • vệ sinh VIGLACERA. Sản xuất kinh doanh các chủng loại sản phẩm gốm sứ. • Khai thác chế biến khoáng sản phục vụ và sản suất vật liệu xây dựng. • 3. Tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán tại nhà máy: 3.1. Bộ máy quản lý: Để làm tốt công tác qu ản lý và điều h ành mọi hoạt động của nh à máy đạt hiệu quả, công tác qủan lý, cơ cấu trực tuyến - chức năng. 3.2. Sơ đồ bộ máy quản lý của nhà máy: Quan hệ trực tiếp Ghi chú: Quan h ệ công việc 3.2.Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban: Hội đồng quản trị. Giám đốc công ty: là người chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trước hội đồng quản trị, có quyền quyết định các vấn đề liên quan đến quá
trình sản xuất kinh doanh của công ty, trực tiếp chỉ đạo, chỉ huy theo doiî công tác xây dựng và thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty, cùng với sự tham mưu của kế toán trưởng điều h ành công tác tài chính kế toán. Phó giám đốc: giúp việc cho giám đốc về tổ chức, quản lý sản xuất thông qua đề nghị của các phòng ban, các bộ phận sản xuất mà bàn bạc với giám đốc để đi đến quyết định tốt hơn nh ằm thúc đẩy công ty ngày càng phát triển. Phòng tổ chức hành chính: tham mưu cho giám đốc công ty về công tác tổ chức hành chính, thực hiện các chính sách chế độ tiền lương đối với người lao động, sắp xếp bố trí lao động, qủan lý hồ sơ lý lịch, lưu trữ hồ sơ đúng nguyên tắc, quản lý con dấu và các tài liệu khác một cách cẩn thận, chăm lo tổ chức đời sống cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Phòng kế hoạch kinh doanh: lập kế hoạch kinh doanh của công ty trong ngắn hạn, nghiên cứu nắm bắt nhu cầu của thị trường, tổ chức mạng lư ới bán hàng, tiếp nhận sản phẩm chuẩn bị h àng hóa xu ất bán theo yêu cầu của kỳ bán hàng. Ngoài ra, phòng kế hoạch kinh doanh còn có nhiệm vụ cung ứng kịp thời đầy đủ vật tư phục vụ sản xuất, thành quyết toán vật tư tiêu hao trong. Phòng kỹ thuật: tham mưu cho giám đốc công ty trong công tác quản lý hoạt động kinh doannh xây lắp và đ ầu tư xây d ựng cơ bản nội bộ, lập hồ sơ tham gia đấu thầu xây dựng, lập hợp đồng xây lắp, quản lý quyết toán các công trình xây lắp. Phòng công nghệ và quản lý: tham mưu cho giám đốc công ty trong lĩnh vực nghiên cứu, áp dụng khoa học công nghiêp, quản lý sản xuất, đ ảm bảo chất lượng sản phẩm nhằm h ài lòng khách hàng, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Phòng tài chính kế toán: thực hiện đúng theo pháp lệnh thống kê kế toán, chịu trách nhiệm trư ớc giám đốc về công tác tổ chức của công ty, theo dõi qu ản lý các loại tài sản và nguồn vốn ghi chép, phản ảnh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tổng hợp, báo cáo kịp thời thông tin về tình hình tài chính của công ty cho lãnh đạo để định hướng đúng đắn trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Các đơn vị sản xuất: có nhiệm vụ tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất của công ty, quản lý tốt máy móc thiết bị, đảm bảo năng suất chất lượng của sản phẩm, đảm bảo tiết kiệm nguyên vật liệu, quản lý nhằm giảm tỷ lệ hỏng của sản phẩm, thực hiện vệ sinh công nghiệp đảm bảo an toàn trong sản xuất. 3.4 Bộ máy kế toán: a. Sơ đồ bộ máy kế toán: Quan h ệ chỉ đạo Ghi chú: Quan hệ đối chiếu Quan h ệ công việc b. Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban: Kế toán trưởng: tổ chức công tác kế toán, thống kê toàn công ty tham mưu cho giám đốc công ty về mặt tài chính, lập kế hoạch tài chính hằng năm, quí, tháng của công ty, phân tích hoạt động tài chính của công ty. Phó phòng tài chính kế toán, kiêm kế toán tổng hợp và kế toán TSCĐ: quản lý hoạt động của phòng khi kế toán trưởng đi vắng kế toán tổng hợp lập báo cáo các quyết toán hàng quý, năm, lập báo cáo nhanh theo yêu cầu của giám đốc, kiểm tra, đối chiếu với các kế toán phần hành, tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh, tính lãi lỗ,
theo dõi tình hình tăng, giảm và khấu hoa tài sản cố định hàng k ỳ, kiểm kê tài sản cố định, lưu trữ hồ sơ tài sản cố định trong công ty. Kế toán thanh toán, ngân hàng, tiền lương, thuế: có nhiệm vụ theo dõi, kiểm tra các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt, giao dịch ngân hàng về các nghiệp vụ liên quan đ ến chuyển khoản vay ngân h àng, bảo lãnh, cuối tháng thanh toán tiền lương phụ cấp và các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho cán bộ công nhân viên, theo dõi kê khai và quyết toán các khỏan thu ê và cơ quan thuế. Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tiêu thụ: có nhiệm vụ hạch toán tình hình nhập kho th ành ph ẩm đi tiêu thụ theo các hình th ức bán theo hợp đồng, bán qua đại lý, bán trực tiếp... Theo dõi các hợp đồng bán chậm trả để kết hơpü với kế toán công nợ có kế hoạch thu hồi nợ. Kế toán công nợ: có nhiệm vụ theo dõi các khoản công nợ phải thu và ph ải trả, theo từng đối tượng và thời gian cụ thể để có kế hoạch thu hồi công nợ và thanh toán cho người cung cấp, hàng tháng tiến hành đi đối chiếu công nợ với khách hàng. Thủ quỹ: có nhiệm vụ chi tiền mặt khi chứng từ đ ã có đủ chữ ký của giám đốc và kế toán trưởng, theo dõi cập nhật hàng ngày vào sổ qũy, cuối mỗi ngày phải đối chiếu với sổ kế toán. 3.5.Hình th ức kế toán áp dụng tại công ty: a. Sơ đồ hình thức kế toán: Công ty h ạch toán theo h ình thức chứng từ ghi sổ và đ ã áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán. Các loại sổ sử dụng tại công ty: Bảng kê ghi nợ và ghi các tài khoản, chứng từ ghi sổ. •
Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gởi ngân hàng, vay ngắn hạn, vay d ài h ạn. • Sổ theo dõi tài sản cố định và khấu hao tài sản cố định. • Sổ theo dõi chi tiết các tài khoản 131, 141, 331, 152, 153. • Sổ theo dõi doanh thu, các lo ại chi phí. • Sổ đăng ký chứng từ ghí sổ, sổ cái. • Bảng cân đối tài kho ản, bảng cân đối kế toán. • b. Trình tự ghi sổ: Hàng ngày, khi nhận được chứng từ gốc có liên quan, kế toán tiến hành phân loại sau đó đ ịnh khoản và phản ảnh vào bảng kê ghi nợ (Có). Song song với quá trình náy, số liệu từ chứng từ gốc được phản ảnh vào các sổ quỹ, số tiền gởi ngân hàng và các sổ chi tiết có liên quan. Cuối quý tập hợp những số phát sinh trong số để lên bảng kê ghi nợ (Có) cho từng tài khoản sử dụng. Đối với kế toán vật tư, cuối tháng tổng hợp các số liệu từ sổ chi tiết để phản ảnh vào sổ tổng hợp và lên bảng kê xuất trong quý phục vụ cho kế toán tổng hợp trong việc tính giá thành. SƠ ĐỔI TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN Ghi chú: Ghi hàng ngày, đ ịnh kỳ Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối quý Ghi cuối tháng (1) Hằng ngày ho ặc định kỳ kế toán ghi vào sổ nhật ký chung. Nếu nghiệp vụ liên quan đến chi tiết th ì đồng thời phải ghi vào sổ chi tiết, nếu nghiệp vụ liên quan đ ến tiền mặt thì phải ghi vào sổ quỹ, nếu nghiệp vụ phát sinh tiếp diễn nhiều lần trong kỳ
(mua - bán hàng), thì được ghi vào nh ật ký chuyên dùng (nhật ký đặc biệt) trước khi ghi vào sổ. (2) Sau khi vào nhật ký chung lấy số liệu ghi vào sổ cái tài kho ản . (3) Cu ối tháng căn cứ vào sổ cái tài kho ản để lập bảng đối chiếu sẽ phát sinh tài kho ản đồng thời căn cứ vào sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết. (4) Cuối tháng đối chiếu số liệu giữa sổ qu ỹ với sổ cái tài khoản 111 và đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết với bảng đối chiếu sổ phát suinh tài khoản. (5) Cuối quý căn cứ vào bảng tổng hợp chi tiết và b ảng đối chiếu sổ phát sinh tài kho ản kế toán tiến hành lập báo cáo kế toán. 1.4. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của nh à máy gốm sứ : KẾT QUẢ SẢN XUẤT KINH DOANH NĂM 2002 1. Tổng doanh thu 8.693.207.098 2. Các khoản giảm trừ 1.644.874 3. Doanh thu thu ần 8.691.562.224 4. Gía vốn hàng bán 6.854.153.039 5. Lợi nhuận gộp 1.837.409.185 6. Chi phí bán hàng 482.089.171 7. Chi phí quản lý doanh nghiệp 673.325.068 8. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh: Thu nhập từ hoạt động tài chính - Chi phí ho ạt động tài chính 381.994.946 - 9. Lợi nhuận từ hoạt động tài chính: Các kho ản thu nhập bất thư ờng -
Chi phí bất th ường 206.506.543 - 10. Lợi nhuận bất thường X 11. Tổng lợi nhuận trước thuế 475.488.403 12. Thuế thu nhập DN phải nộp 118.872.100 13. Lợi nhhuận sau thuế 356.616.303 II.ĐẶC ĐIỂM CÁC YẾU TỐ KINH DOANH CỦA CÔNG TY: 1.Tình hình tổ chức nhân sự của công ty : Tổng số lao động của công ty là 150 người trong đó : + Phân theo chuyên môn nghiệp vụ: Cơ cấu lao động Số người Nam Nữ Tỷ lệ (%) Trình độ đại học Trình độ trung cấp Lao động phổ thông 51 Tổng cộng 150 79 81 100 + Phân theo lao động tại các trung tâm,các phòng ban: Ban giám đốc Phòng kế toán thống kê tài chính Trung tâm kỹ thuật Trung tâm điện báo Trung tâm cung cấp thông tin KT - XH Trung tâm kinh doanh và tiếp thị Đội thu cư ớc Đội xe
Tổ bảo vệ Tổng số 150 100 Nhìn chung đội ngũ lao động của công ty đều qua các năm Cơ cấu lao động và tuyển dụng lao động hợp lý Đội ngũ cán bộ quản lý chiếm 8% tổng số CBCN Lao động có trình độ đại học chiếm 34% Lao động có trình độ trung cấp chiếm 7,3% Lao động phổ thông chiếm 58,6% Hầu hết trong các phòng ban và các trung tâm đội ngũ lao động đều có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao,đều được tuyển dụng một cách hợp lý và trong một đội ngũ cán bộ th ì trên 90% là trình độ đại học , cao đẳng.Họ làm việc dưới sự điều hành của các trư ởng các phòng ban trung tâm.Mỗi cán bộ trong các phòng ban đều đảm nhận một khâu công việc.Đồng thời giữa các phòng ban,các trung tâm đều có quan hệ tham mưu với nhau để mang lại hiệu quả cao nhất cho toàn công ty.Như vậy trong suốt thời gian qua,chính sách đối với con người luôn là mối quan tâm h àng đầu của Chi nhánh Công ty Gốm và Thu ỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera ,chính sách đó đư ợc thể hiện qua cơ ch ế quản lý,cơ ch ế phân phối,cơ ch ế sử dụng và đào tạo. 2. Tình hình tài chính và cơ sở vật chất của công ty: a/Tình hình tài chính: Chi nhánh Công ty Gốm và Thu ỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera là đơn vị hạch toán phụ thuộc Công ty Gốm và Thu ỷ tinh nên có các đặc điểm về tình hình tài chính nh ư sau:
Là đơn vị đư ợc Công ty Gốm và Thu ỷ tinh phân cấp,quản lý về doanh thu chi phí thường xuyên.Riêng việc quản lý tài sản cố định và nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản do Công ty Gốm và Thu ỷ tinh quản lý . Các qu ỹ tiền lương thưởng được Công ty Gốm và Thu ỷ tinh phân bổ dựa trên kết quả đóng góp của công ty. Công ty là một đơn vị không trực tiếp xác đ ịnh lợi nhuận và kết quả kinh doanh mà chỉ xác định sự chênh lệch giữa chi phí và doanh thu. Ho ạt động của công ty theo cơ chế tài chính của Nhà Nứơc. Như vậy,qua các đặc điểm trên ta thấy Chi nhánh Công ty Gốm và Thu ỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera là m ột doanh nghiệp nh à nước trực thuộc Công ty Gốm và Thu ỷ tinh Đà Nẵng. b/Đặc điểm về các yếu tố vật chất của công ty: Cơ sở hạ tầng và máy móc thiết bị hầu hết các máy móc,trang thiết bị chuyên ngành hiện đại,bắt kịp nhịp độ phát triển của khu vực và th ế giới.Những máy móc,trang thiết bị này có giá thành rất đắt,do đó một yêu cầu đặt ra đối với ngành là ph ải tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh sao cho có hiệu quả,nhanh chóng hoàn vốn và không ngừng phát triển sản xuất cả chiều rộng,lẫn chiều sâu.Một số chỉ tiêu về cơ sở hạ tầng và máy móc thiết bị của Công ty Gốm và Thu ỷ tinh Đà Nẵng. Cơ sở hạ tầng và máy móc thiết bị của Công ty Gốm và Thu ỷ tinh Đà Nẵng ta thấy các máy móc trang thiết bị của chỉ tiêu có giá thành ở n guyên giá rất cao và chiếm một lượng lớn về số tiền đầu tư. Điều này cho thấy rằng Chi nhánh Công ty Gốm và Thu ỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera là m ột đơn vị lớn chính yếu của Công ty Gốm và Thu ỷ tinh Đà Nẵng và công ty đã đầu tư rất lớn về cơ sở vật chất,những máy móc
trang thiết bị hiện đại có giá thành cao,cho nên công ty ph ải nổ lực không ngừng trong hoạt động kinh doanh để đem lại khoảng doanh thu tương xứng với chi phí Công ty Gốm và Thu ỷ tinh trang bị cho công ty. PHẦN II : KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ. I.THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ Ở CÔNG TY : 1.Vấn đề quản lý nhân sự : Công tác qu ản lý nhân sự ở Chi nhánh Công ty Gốm và Thu ỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera cũng không khác mấy so với việc quản lý nhân sự ở các công ty bạn,tuy nhiên cũng có một số điểm khác biệt nổ i trội để phù hợp với đặc thù của công ty. Công tác quản lý nhân sự ở đây cũng đơn thuần quản lý về : Hồ sơ nhân viên, Quan hệ gia đình,Quá trình công tác,khen th ưởng - kỹ luật Công tác quản lý nhân sự ở công ty đi sâu vào và phân tích các thông tin trên để hiểu rõ. Hồ sơ nhân viên : Bao gồm các thông tin cần thiết về nhân viên tại công ty : - Mã CB,họ lót,tên,chức vụ,bộ phận công tác,ngày sinh,quê quán..... Quá trình công tác : là các thông tin về quá trình làm việc của nhân viên : - Ngày vào ngành ,Ch ức vụ,bộ phận công tác..... Quan h ệ gia đ ình là các thông tin về mối quan hệ của cán bộ công nhân viên - với gia đình như : họ tên ngư ời quan hệ,địa chỉ,quê quán,ngày sinh,dân tộc..... Khen thưởng - k ỷ luật : HÌnh thức khen thưởng kỷ luật,quyết định khen - thưởng kỷ luật..... Quá trình hoạt động : Ngày vào đoàn,ngày vào đảng..... - Quá trình đ ào tạo : Quyết định cử đi học,ngành học..... -
Tình hình sức khoẻ : Các thông tin liên quan đến tình trạng sức khoẻ của nhân - viên trong quá trình công tác tại công ty. 2.Dữ liệu đầu vào : Bao gồm Bảng sơ yếu lý lịch của cá nhân trong quá trình xin việc của công - ty.Sau khi quá trình tuyển chọn bằng phỏng vấn thì sẽ có quyết định thử việc của công ty,trong th ời gian thử việc nếu đạt yêu cầu thì sẽ đi đến hợp đồng lao động giữa công ty và các nhân nhân viên được nhận vào làm việc tại công ty. Thông tin về các phòng,tổ thuộc công ty là cơ sở để sau này phân phối nhân - viên sau khi ký kết hợp đồng lao động về làm việc.Đây cũng là cơ sở cho việc thống kê và tìm kiếm sau này dựa theo thông tin của phòng,tổ chức làm việc. Thông tin khác chi tiết hơn nh ằm lợi ích cho người quản lý ,cho công tác quản - lý và mang lại hiệu quả cao trong công việc như : Chức vụ,tôn giáo,giới tính,chuyên môn,thành ph ần gia đình........ Bảng sơ yếu lý lịch : a) Là lời khai của mỗi cá nhân nhân viên trong quá trình đến xin việc tại Công ty Gốm và Thu ỷ tinh Đà NăÔng,nó bao gồm những thông tin chính xác về cá nhân,quan hệ với các cá nhân khác,quá trình công tác trước đây........... Thông tin trong bảng sơ yếu lý lịch là cơ sở cho việc phục vụ công tác thiết lập hồ sơ nhân sự trong công ty,hoặc lập các báo cáo về tình hình nhân sự tại công ty ........... b/ Quyết định thử việc : Sau khi trải qua một đợt phỏng vấn tại Công ty Gốm và Thu ỷ tinh Đà Nẵng,người lao động nếu đáp ứng đựơc các yêu cầu thì sẽ được tuyển chọn và được chuyển về Chi nhánh Công ty Gốm và Thu ỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera (chi nhánh của Bưu Điện
Thành Phố) để thử việc (quyết định tuyển dụng lao động thuộc trách nhiệm của Bưu Điện Th ành Phố) : Hợp đồng lao động : c) Sau khi thử việc tại công ty,nếu người lao động đáp ứng được các yêu cầu tuyển dụng của công ty và hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao thì chính thức đư ợc nhận vào làm việc tại Chi nhánh Công ty Gốm và Thu ỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera .Khi đó sẽ đi đến ký kết hợp đồng lao động giữa hai bên để ràng buộc về quyền lợi của người lao động và nghĩa vụ đối với công ty.Hợp đồng lao động n êu rõ quyền lợi được hưởng của người lao động,quyền hạn và công việc của ngư ời lao động,thuộc sự quản lý của tổ,phòng ban nào.?ai phụ trách?Chức vụ,bậc lương........theo tính ch ất công việc.Đây cũng là cơ sở cho việc thống kê,báo cáo tình hình nhân sự tại công ty. Các hệ thống dữ liệu khác : d) Thông tin về chức vụ,tôn giáo,thành phần gia đình,chuyên môn ........... Tất cả hệ thống thông tin,dữ liệu trên góp phần giảm thiểu công việc cho người quản lý và đ em lại hiệu quả trong công việc. 3.Dữ liệu đầu ra : Nh ằm phục vụ cho yêu cầu quản lý của công ty,dữ liệu đầu ra là các báo cáo lao động ở các phòng,tổ để dẫn đến báo cáo chung về tình hình tăng giảm lao động của công ty.Các báo cáo về tình hình thu chi ở từng bộ phận,cung cấp thiết bị cho các phòng,tổ hay cho các cá nhân có nhu cầu trong công ty.....Các báo cáo (Báo cáo tăng giảm lao động,báo cáo tình hình thu nhập,báo cáo phân tích lao động..... ) thông qua phó giám đốc,giám đốc duyệt rồi trình lên Công ty Gốm và Thu ỷ tinh để được cấp phát hoặc phê nh ận.
4.Dữ liệu tính toán : Tổng số : số lượng công nhân viên,số phòng,tổ,số lãnh đạo ( giám đốc,phó - giám đốc ) . Bậc lương : theo quy định tương ứng với tính chất công việc,trình độ,thâm - niên công tác,chức vụ........ Công tác quản lý nhân sự ở công ty Viễn THông không đặt nặng vấn đề tính Luơng vì đã có một chương trình tính Lương riêng biệt và công tác tính Lương ở đ ây hết sức phức tạp. Thâm niên công tác = ( Năm hiện tại ) - ( Năm vào ngành ) - II. CHI TIẾT VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN SỰ Ở CHI NHÁNH CÔNG TY GỐM VÀ THUỶ TINH TẠI ĐÀ NẴNG VIGLACERA : Sau khi nhận hồ sơ của người lao động,ký kết hợp đồng lao độn g thì công tác quản lý nhân sự bắt đầu thực hiện.Người quản lý cập nhật đầy đủ các thông tin về lý lịch,hồ sơ nhân viên và trong quá trình quản lý thì phaỉ cập nhật thông tin thư ờng xuyên về nhân viên như : quyết định cử đi học,bằng cấp,trình độ,đ ào tạo,vào đ ảng........để đưa ra các quyết định đúng đắn về việc phân bổ bộ phận làm việc,chuyển bộ phận làm việc hoặc các quyết định khen thưởng,kỷ luật,quyết định tuyển dụng hay tinh giảm biên chế...........Xét chất lượng làm cơ sở cho việc tính lương từng tháng . Là một trong số các chi nhánh của Công ty Gốm và Thu ỷ tinh Đà Nẵng.....nên việc phân bổ nhân sự ho àn toàn phụ thuộc vào quyết định của Phòng Tổ Chức Hành Chính thuộc Công ty Gốm và Thu ỷ tinh Đà Nẵng.Chi nhánh Công ty Gốm và Thu ỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera ch ịu trách nhiệm quản lý :
Nhân viên nộp hồ sơ cho phòng Tổ Chức Hành Chính thuộc Công ty Gốm và - Thu ỷ tinh Đà Nẵng và được gọi phỏng vấn ,nếu phù hợp công ty sẽ ra quyết định phân bổ nhân viên về công tác tại một trong số các chi nhánh của Công ty Gốm và Thu ỷ tinh : Chi nhánh Công ty Gốm và Thu ỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera... Được chuyển về Chi nhánh Công ty Gốm và Thu ỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera - ,nhân viên nhận được quyết định thử việc của Ban Giám ĐôÚc Công Ty,sau quá trình thử việc phù h ợp nhân viên nhận được hợp đồng lao động có chữ ký của cả hai bên : Người sử dụng lao động và người lao động chia thành hai bản và mỗi bên giữ một bản.Người quản lý phân phối nhân viên về một bộ phận công tác phù hợp với trình độ và h ữu ích cho công ty,đồng thời cập nhật thông tin cá nhân nhân viên vào chương trình quản lý và tiến hành công tác quản lý nhân viên. Nhìn chung công tác qu ản lý nhân sự ở Công Ty cũng là một quá trình ph ức tạp,đòi hỏi phải cập nhật thông tin quản lý một cách thường xuyên ở người quản lý.Để kịp thời đưa ra những quyết định đúng đắn và những thông tin cần thiết về nhân sự như quyết định khen thưởng,lên chức,lên lương..............lên ban lãnh đạo của công ty,người quản lý cần phải theo dõi thường xuyên diễn biến,thay đổi về nhân sự của công ty . III. PHÂN TÍCH THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ NHÂN SỰ: 1.Bảng dữ liệu sơ cấp : Sau phân tích hiện trạng và khảo sát thực tế ở Chi nhánh Công ty Gốm và Thu ỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera ,xác định hiện trạng đi đến tìm hiểu công việc và từng đối tượng liên quan để đưa ra một loạt các dữ liệu thô ( chưa qua xử lý,phân tích) gọi là dữ liệu sơ cấp .
Sau đây là danh sách dữ liệu sơ cấp thu thập được từ hệ thống thông tin quản lý nhân sự ở công ty : Mã cán bộ Họ và tên cán bộ Giới tính của cán bộ Ngày tháng năm sinh cán bộ Nơi sinh Quê quán Quốc tịch Điạ chỉ Điện thoại Dân tộc Số chứng minh nhân dân Tôn giáo Thành phần gia đình Họ tên cha Họ tên mẹ Tình trạng hôn nhân Họ tên vợ(chồng) Họ tên con Địa chỉ của người có quan hệ Ngày sinh của người có quan hệ Quê quán của người có quan hệ
Dân tộc của người có quan hệ Nghề nghiệp của ngư ời có quan hệ Ch ức vụ của cán bộ nhân viên Bộ phận công tác của nhân viên Bảo hiểm xã hội Bảo hiểm y tế Ngày vào Đảng Ngày vào Đoàn Trình độ văn hoá Trình độ chuyên môn Ngoại ngữ Ngày hợp đồng lao động Ngày vào ngành Hệ đào tạo cán bộ Khen thưởng kỷ luật Hình thức khen thưởng kỷ luật Lý do khen thưởng kỷ luật 2.Tổ chức bộ mã cho chương trình : Giới thiệu một số loại m ã số thường dùng : a) Có rất nhiều loại mã số khác nhau tu ỳ thuộc chương trình,sau đây giới thiệu một số bộ m ã thông dụng : Mã số tuần tự : nguyên tắc thiết kế đơn giản : cứ một đối tượng xuất hiện thì sẽ - gán cho một tập hợp số nguyên kế tiếp nhau theo thứ tự xuất hiện.
Ưu điểm : dễ nhận diện,khó lẫn lộn và việc xây dựng có thể tiến h ành dễ d àng Nhược điểm : không mang ý nghĩa gì tuy nhiên cũng có tính chất gợi nhớ và không cho phép chèn thêm một mã số mới giữa hai mã số cũ Mã gợi nhớ : cho phép sự ghi nhớ dễ dàng và có ý nghĩa bởi chúng mang tính - gợi nhớ những đối tượng cần mã hoá. Ưu điểm : dễ xây dựng,nhận diện Nhược điểm : nếu các đối tượng có cùng tên gọi th ì dễ lẫn lộn và gây khó khăn trong trường hợp đối tư ợng mã hoá có sự thay đổi nào đó. Mã mô tả : dùng mô tả những đặc tính của đối tượng. - Ưu điểm : tính chất đơn giản,dễ hiểu.Có thể nới rộng được vì khi có những đối tuợng mới đ ược đưa vào thì bao giờ cũng tương ứng những giá trị mới đối với các đặc tính được quan tâm đến. Nhược điểm : gặp nhiều rủi ro bởi việc nhận dạng sẽ rắc rối nếu số đặc tính được lựa chọn không cho phép phân biệt hai thực thể trong mọi trường hợp.sử dụng quá thường xuyên những ký tự chữ n ên dễ gây ra các vấn đề đối với một số đối tượng Mã ghép nối : được chia ra nhiều vùng,mỗi vùng ứng với một đặc tính. - Ưu điểm : dễ nhận diện,khả năng phân tích thống kê và kiểm tra một số đặc tính Nhược điểm : cần đến một số lượng lớn ký tự do vậy cần thiết phải lựa chọn những đặc tính ổn định. Mã phân cấp : chia đối tượng chính thành các nhóm đối tượng và gán cho - chúng các giá trị.Trong các nhóm đối tượng có thể chia thành các nhóm chi tiết hơn và gáng các giá trị tương ứng. Ưu điểm : dễ lập dễ tập hợp phân tích số liệu.
Nhược điểm : khó nhớ,khó nhận diện Tổ chức bộ mã của chương trình : b) Macb : (Mã cán bộ ) : xxx ( là những số mang tính thứ tự ) - Như : 001 là nhân viên thứ nhất. Macv : ( Mã chức vụ ) : xxx ( là những ký tự thể hiện chức vụ nhân viên) - Như : PGĐ: phó giám đốc PPH : Phó Phòng. GĐO: Giám đốc TPP : Trư ởng phòng Madonvi: ( Mã đ ơn vị ) : xxxxx ( biểu thị cho đơn vị trực thuộc ) - 2 ký tự đầu biểu thị cho đơn vị trực thuộc như : PB : nếu là phòng ban TO : nếu là Tổ TT : nếu là trung tâm 3ký tự sau biểu thị chức vụ của nhân viên hay trách nhiệm của bộ phận công tác như : PBGĐO : phòng giám đốc PBPGĐ : Phòng phó giám đốc TOKTH : Tổ kỹ thuật TTKTH : Trung tâm kỹ thuật MaHD : ( Mã hợp đồng ) : xxx - Như : TBC : theo biên ch ế THĐ: theo hợp đồng MaDT : ( Mã h ệ Đào Tạo ) : xx - Như : TC : Tại chức CQ : Chính quy 3.Xây dựng từ điển dữ liệu :