Luận văn Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH TRANDA

Chia sẻ: Loaken_1 Loaken_1 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:60

Thêm vào BST

Báo xấu

279
lượt xem 161
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tiền lương (tiền công) là thù lao lao động, thể hiện hao phí lao động đã bỏ ra về thể lực và trí lực của người lao động. Đối với doanh nghiệp sản xuất, việc thanh toán chi trả tiền lương cho công nhân viên mang một ý nghĩa quan trọng: Nó đảm bảo nhu cầu tiêu dùng sinh hoạt hàng ngày của người lao động và phần nào thoả mãn nhu cầu giải trí của họ trong xã hội. Ngoài ra việc trích các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn theo...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH TRANDA

Luận văn Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH TRANDA 1
Lời mở đầu Tiền lương (tiền công) là thù lao lao động, thể hiện hao phí lao động đã bỏ ra về thể lực và trí lực của người lao động. Đối với doanh nghiệp sản xuất, việc thanh toán chi trả tiền lương cho công nhân viên mang một ý nghĩa quan trọng: Nó đảm bảo nhu cầu tiêu dùng sinh hoạt hàng ngày của người lao động và phần nào thoả mãn nhu cầu giải trí của họ trong xã hội. Ngoài ra việc trích các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn theo lương của doanh nghiệp vừa thực hiện theo đúng chế độ lại vừa thể hiện sự quan tâm, chăm lo đến đời sống, sức khoẻ, của người lao động mỗi khi họ ốm đau, tai nạn, tử tuất… Chính những khoản tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp...được nhận kịp thời, đúng lúc và sự quan tâm nhiệt tình của doanh nghiệp, tạo động lực cho họ hăng say với công việc, làm ra nhiều sản phẩm hơn. Nhận thức được vấn đề này, các doanh nghiệp đã không ngừng nghiên cứu hoàn thiện các phương pháp tính lương và hình thức trả lương cho phù hợp đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị mình. Bên cạnh đó, công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương cũng luôn được coi trọng bởi lẽ tiền lương cũng là một bộ phận cấu thành nên giá trị sản phẩm. Việc tính toán chi phí nhân công vào giá thành sản phẩm nhiều hay ít sẽ ảnh hưởng đến giá thành cao hay thấp. Vì thế kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở doanh nghiệp một mặt vừa phản ánh chính xác chi phí nhân công trong kỳ, mặt khác vừa phải không ngừng hoàn thiện, đổi mới công tác kế toán sao cho phù hợp với xu thế vận động phát triển của đất nước. Trong nền kinh tế thị trường đầy năng động và cạnh tranh gay gắt, sẽ chỉ có chỗ đứng cho những doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả, biết tiết kiệm chi phí, biết giải quyết hài hoà lợi ích giữa doanh nghiệp và lợi ích người lao động. Thấy được tầm quan trọng của tiền lương cũng như công tác tổ chức quản lý và hạch toán tiền lương đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH TRANDA ” làm chuyên đề tốt nghiệp của mình. 2
Nội dung của chuyên đ ề ngoài phần mở đầu và kết luận gồm các phần chính sau đây: Phần I: Lý luận cơ bản về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp. Phần II: Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH TRANDA . Phần III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH TRANDA . 3
Phần I: Lý luận cơ bản về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp. I. Bản chất tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp. 1. Bản chất và chức năng của tiền lương trong doanh nghiệp. 1.1. Bản chất của tiền lương. Quá trình sản xuất là quá trình tiêu hao các yếu tố cơ bản (lao động, đối tượng lao động và tư liệu lao động). Trong đó, lao động với tư cách là hoạt động chân tay và trí óc của con người lao động tác động vào đối tượng lao động, nhằm biến đổi các đối tượng lao động thành các vật phẩm có ích phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt của mình. Theo Mác thì giá trị hàng hoá được tạo ra trong quá trình sản xuất chứ không phải trong quá trình lưu thông. Giá trị hàng hoá được công nhận bao gồm: Giá trị lao động sống + giá trị lao động vật hoá + giá trị thặng dư. Trong đó giá trị thặng dư là giá trị dôi ra (tăng thêm) còn giá trị của lao động vật hoá là chi phí về tư liệu sản xuất mà đầu vào của quá trình sản xuất cần phải có để tiến hành được quá trình sản xuất. Mặt khác sức lao động có đặc điểm là khi tiêu dùng thì nó tạo ra giá trị mới lớn hơn. Như vậy, nguồn gốc duy nhất để tạo ra giá trị thặng dư là sức lao động. Do đó có thể khẳng định rằng: Lao động là một yếu tố giữ vai trò cực kỳ quan trọng trong quá trình sản xuất. Với vai trò như vậy, chi phí cho lao động sống ngày càng được nâng cao, điều này được biểu hiện trong toàn bộ chi phí sản xuất thì chi phí tiền lương và các kho ản trích theo lương ngày càng chiếm tỷ lệ lớn dần. Về phía người sử dụng lao động có xu hướng tiết kiệm chi phí lao động bằng cách tăng năng suất lao động với việc đổi mới tư liệu sản xuất cho phù hợp và hiệu quả nhất. Để đảm bảo tiến hành liên tục quá trình sản xuất, trước hết cần tái sản xuất sức lao động mà con người bỏ ra trong quá trình sản xuất và phải được bồi hoàn dưới dạng thù lao lao động. Đối với chủ doanh nghiệp thì tiền lương là một yếu tố chi phí đầu vào của một quá trình sản xuất, còn đối với người cung ứng sức lao động thì đó là nguồn thu 4
nhập chủ yếu của họ. Mục đích của các nhà sản xuất là lợi nhuận, còn mục đích của người lao động là tiền lương. Do vậy, tiền lương không chỉ mang bản chất là chi phí, mà nó đã trở thành phương tiện để tạo ra giá trị mới, hay nói cách khác tiền lương là nguồn cung ứng sức lao động, năng lực của người lao động trong quá trình sản xuất. Đối với chủ doanh nghiệp thì tiền lương là công cụ, biện pháp, đòn bẩy kích thích năng lực sáng tạo để làm tăng năng suất lao động. Khi tăng năng suất lao động thì lợi nhuận của doanh nghiệp cũng tăng. Do đó nguồn phúc lợi của doanh nghiệp mà người lao động nhận được cũng tăng lên, nó là phần bổ sung cho tiền lương, làm tăng thu nhập và lợi ích của người cung ứng sức lao động. Hơn nữa khi lợi ích của người lao động được đảm bảo bằng các mức lương thoả đáng sẽ tạo ra sự gắn kết cộng đồng những người lao động với lợi ích và mục tiêu cuả doanh nghiệp, xoá bỏ sự ngăn cách giữa người chủ doanh nghiệp với người cung ứng sức lao động làm cho người lao động có trách nhiệm hơn, tự giác hơn với các hoạt động của doanh nghiệp. 1.2. Chức năng của tiền lương - Ch ức năng tái sản xuất sức lao động: Chúng ta biết rằng quá trình tái sản xuất sức lao động được thực hiện bởi việc trả công cho người lao động thông qua tiền lương. Bản chất của sức lao động là sản phẩm lịch sử luôn được hoàn thiện, nâng cao nhờ thường xuyên được khôi phục và phát triển. Còn bản chất của tái sản xuất sức lao động là có một tiền lương sinh họat nhất định để họ có thể duy trì và phát triển sức lao động mới (nuôi dưỡng, giáo dục thế hệ sau nhằm tích luỹ kinh nghiệm, nâng cao trình độ và hoàn thiện kỹ năng lao động). - Ch ức năng là công cụ quản lý của doanh nghiệp: Mục đích của các nhà quản trị đó là lợi nhuận cao nhất. Để đạt được mục đích đó họ phải kết hợp nhịp nhàng và quản lý một cách nghệ thuật các yếu tố trong quá trình sản xuất kinh doanh, ngưới sử dụng lao động có thể tiến hành kiểm tra, theo dõi và giám sát người lao động làm việc theo kế hoạch tổ chức của mình thông qua trả lương cho họ, phải đảm bảo chi phí tiền lương mà mình bỏ ra đem lại kết quả và hiệu quả cao. Qua đó người sử dụng lao động sẽ quản lý một cách chặt chẽ 5
về số lượng và chất lượng lao động của mình để trả công xứng đáng cho người lao động. - Chức năng kích thích sức lao động: Với một mức lương thoả đáng sẽ là động lực thúc đẩy sản xuất phát triển, tăng năng suất lao động. Khi được trả công xứng đáng người lao động sẽ say mê, tích cực làm việc, họ sẽ gắn chặt lợi ích của mình với lợi ích của doanh nghiệp. Do vậy tiền lương là một công cụ khuyến khích vật chất, kích thích người lao động làm việc thực sự có hiệu quả cao. Mặt khác tiền lương còn là đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần hăng hái lao động, kích thích và tạo mối quan tâm của người lao động đến kết quả công việc của họ. Nói cách khác, tiền lương chính là một nhân tố thúc đẩy năng suất lao động. 2. Các hình thức trả lương trong doanh nghiệp. Tuỳ theo đặc điểm sản xuất kinh doanh, tính chất công việc và trình độ quản lý của các doanh nghiệp mà việc tính và trả lương cho người lao động được thể hiện theo nhiều hình thức khác nhau. Tuy nhiên, trên thực tế thường áp dụng 3 hình thức: 2.1. Tiền lương theo thời gian. Hình thức thường áp dụng cho lao động làm công tác văn phòng như: tổ chức lao động, thống kê, tài vụ... Việc trả lương cho người lao động căn cứ vào thời gian lao động thực tế, theo ngành nghề và trình độ thành thạo nghiệp vụ kỹ thuật, chuyên môn của người lao động. Tuỳ theo tính chất lao động khác nhau mà mỗi ngành nghề, nghiệp vụ có thể có một thang lương riêng. Trong mỗi thang lương lại tuỳ theo trình độ nghiệp vụ, kỹ thuật chuyên môn mà chia thành nhiều bậc lương, mỗi bậc lương lại có một mức lương nhất định. Tiền lương theo thời gian có thể được chia theo các loại sau: - Trả lương theo tháng (lương tháng) số tiền lương trả trong tháng được tính bằng mức lương tối tiểu do Nhà nước quy định x hệ số cấp bậc + tiền phụ cấp (nếu có). Tiền phụ cấp đây có thể là: phụ cấp chức vụ, phụ cấp ngành nghề, phụ cấp độc hại... 6
- Mức lương một ngày (ngày công): Theo quy định số 188 - 1999 QĐTTCP ngày 17/9/1999 của Thủ tướng Chính phủ quy định tuần làm việc 40 giờ, ngày công làm việc trong tháng trung bình là 22 ngày công. Số lương phải trả trong tháng Mức lương một ngày = Số ngày làm việc trong tháng Tiền lương phải trả trong tháng = Số ngày làm việc x Mức lương một ngày Lương ngày thường được áp dụng để tính lương trong những ngày hội họp, học tập, ngày làm nhiệm vụ khác hoặc để trả lương cho người lao động làm theo hợp đồng. - Mức lương một giờ: Là tiền lương trả cho một giờ làm việc, được xác định bằng lấy tiền lương ngày chia cho số giờ chuẩn theo quy định của Luật lao động (không quá 8 giờ một ngày). Số lương phải trả một ngày Mức lương một giờ (lương = giờ) Số giờ làm việc trong ngày Số tiền phải trả trong tháng = Số giờ làm việc trong tháng x Mức lương một giờ. Mức lương một giờ còn được sử dụng để tính ra đ ơn giá tiền lương cho một sản phẩm. Số lương 1 g iờ Mức lương một sản phẩm = Số sản phẩm Do những hạn chế nhất định của hình thức trả lương theo thời gian (mang nặng tính bình quân, chưa thực sự gắn với quá trình sản xuất), để khắc phục phần nào hạn chế đó trả lương theo thời gian có thể kết hợp với chế độ tiền thưởng để khuyến khích người lao động hăng say làm việc. Đo đó: Tiền lương phải trả cho người lao động = Tiền lương + Tiền thưởng. 7
2.2. Tiền lương theo sản phẩm. Tiền lương theo sản phẩm là hình thức trả lương theo số lượng và chất lượng sản phẩm đã hoàn thành. Hình thức này đảm bảo thực hiện đầy đủ nguyên tắc phân phối theo lao động, gắn chặt số lượng lao động với chất lượng lao động, động viên và khuyến khích người lao động nhiệt tình say mê làm việc, tạo ra nhiều sản phẩm cho xã hội. Tiền lương theo sản phẩm phụ thuộc vào đơn giá tiền lương một sản phẩm, công đoạn chế biến và số lượng sản phẩm công việc mà người lao động hoàn thành đủ tiêu chuẩn quy định. Để thực hiện tính lương theo sản phẩm cần phải có các điều kiện sau: - Xây dựng được đơn giá tiền lương. - Phải tổ chức hạch toán ban đầu sao cho xác định được chính xác kết quả của từng người hoặc từng nhóm lao động (càng chi tiết càng tốt). - Doanh nghiệp phải tổ chức, bố trí đầy đủ công việc cho người lao động. - Phải có hệ thống kiểm tra chất lượng chặt chẽ. Việc trả lương theo sản phẩm có thể tiến hành theo các hình thức: + Tiền lương trả theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế: theo hình thức này, tiền lương còn phải trả cho người lao động còn được tính: Số tiền phải trả Sản lượng sản phẩm Đơn giá tiền lương cho = x một sản phẩm trong tháng hoàn thành Hình thức này áp dụng đối với lao động trực tiếp, sản xuất hàng loạt và có ưu điểm đánh giá đúng được kết quả lao động. + Tiền lương theo sản phẩm gián tiếp: Thường áp dụng để trả lương cho công nhân phục vụ cho công nhân chính và cùng sản xuất ra sản phẩm. Cách tính như sau: Tiền lương = i% x Tiền lương của người lao động sản xuất trực tiếp. Trong đó i% là tỷ lệ tiền lương của công nhân phụ với tiền lương của công nhân trực tiếp sản xuất. 8
+ Tiền lương trả theo sản phẩm có thưởng, phạt: Là tiền lương trả theo sản phẩm có gắn với chế độ tiền thưởng trong sản xuất như: Thưởng tiết kiệm vật tư, thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm, thưởng giảm tỷ lệ hàng hỏng. Hao phí vật tư không đảm bảo ngày công quy định, không hoàn thành kế hoạch được giao. Cách tính như sau: Tiền lương theo sản phẩm Tiền lương = + Tiền thưởng - Tiền phạt Trực tiếp (gián tiếp) + Tiền lương trả theo sản phẩm luỹ tiến: Cách tính lương theo hình thức này gồm hai phần: Phần thứ nhất: Căn cứ vào mức độ hoàn thành quy định lao động tính ra tiền lương phải trả theo sản phẩm trong định mức. Phần thứ hai: Căn cứ vào mức độ vượt đ ịnh mức để tính tiền lương phải trả theo tỷ lệ luỹ tiến, tỷ lệ hoàn thành vượt định mức càng cao thì suất luỹ tiến càng nhiều. Hình thức này khuyến khích người lao động tăng năng suất lao động và cường độ lao động đến mức tối đa. Do vậy, hình thức này thường được áp dụng để trả lương cho những người làm việc trong khâu trọng yếu nhất hoặc khi doanh nghiệp phải hoàn thành gấp một đơn đặt hàng. 2.3. Tiền lương khoán Là hình thức trả lương cho người lao động theo khối lượng và chất lượng công việc mà họ hoàn thành. Hình thức này áp d ụng cho những công việc nếu giao cho từng chi tiết, từng bộ phận sẽ không có lợi, phải giao tất cả khối lượng công việc cho cả nhóm hoàn thành trong thời gian nhất định. * Trả lương khoán gọn theo sản phẩm cuối cùng: Là hình thức trả lương theo sản phẩm nhưng tiền lương được tính theo đơn giá tập hợp cho sản phẩm hoàn thành đến công việc cuối cùng. Hình thức này áp dụng cho những doanh nghiệp mà quá trình sản xuất trải qua nhiều giai đoạn công nghệ nhằm khuyến khích người lao động quan tâm đến chất lượng sản phẩm. 9
* Trả lương khoán thu nhập: Tuỳ thuộc vào kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mà hình thành quỹ lương đ ể phân chia cho người lao động. Khi tiền lương không thể hạch toán riêng cho từng lao động thì phải trả cho cả tập thể đó, sau đó mới chia cho từng người. Tiền công có thể dựa vào các yếu tố sau: + Dựa vào cấp bậc kỹ thuật và cấp bậc công việc (phương pháp này được áp dụng khi cấp bậc công việc được giao phù hợp với cấp bậc kỹ thuật). + Dựa vào cấp bậc kỹ thuật và cấp bậc công việc kết hợp với cộng điểm (áp dụng khi công việc được giao không phù hợp với cấp bậc kỹ thuật). + Dựa trên cơ sở số điểm để tính lương tương ứng (áp dụng khi không thực hiện việc trả lương theo sản phẩm vì khối lượng công việc hoàn thành thường không phụ thuộc vào chất lượng tay nghề mà phụ thuộc vào sức khoẻ và thái độ lao động của từng người. Khi áp dụng hình thức này tiền lương thực tế của người lao động chỉ xác định khi kết thúc kỳ hạch toán. Vì vậy, việc trả lương cho người lao động thực chất là tạm phân phối thu nhập. 2.4. Một số chế độ khác khi tính lương a. Chế độ thưởng: Ngoài chế độ tiền lương các doanh nghiệp còn xây dựng chế độ tiền thưởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích trong sản xuất kinh doanh. Tiền thưởng thực chất là khoản tiền lương bổ sung nhằm quán triệt đầy đủ nguyên tắc phân phối theo lao động. Trong cơ cấu thu nhập của người lao động thì tiền lương có tính ổn định thường xuyên còn tiền thưởng chỉ là phần thu nhập thêm và phụ thuộc vào các chỉ tiêu thưởng, phụ thuộc vào kết quả sản xuất kinh doanh. * Các loại tiền thưởng: Tiền thưởng bao gồm tiền thưởng thi đua (lấy từ quỹ khen thưởng) và tiền thưởng trong sản xuất kinh doanh (thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm, thưởng tiết kiệm vật tư, thưởng phát minh sáng kiến...) - Tiền thưởng trong sản xuất kinh doanh: Đây thực chất là một phần quỹ lương được trích ra để trả cho người lao động dưới hình thức tiền thưởng với một tiêu chí nhất định. 10
+ Tiền thưởng về chất lượng sản phẩm: khoản tiền này được tính trên cơ sở tỷ lệ quy định chung và phần chênh lệch giá giữa sản phẩm cấp cao với sản phẩm cấp thấp. + Tiền thưởng tiết kiệm vật tư: Là khoản tiền thưởng tính trên cơ sở tiết kiệm được so với mức tỷ lệ quy định. - Tiền thưởng thi đua: Loại tiền thưởng này được lấy ra từ quỹ tiền thưởng của doanh nghiệp, quỹ tiền thưởng trích từ lợi nhuận còn lại sau khi nộp thuế lợi tức, thanh toán các khoản tiền phạt công nợ... Để tiền thưởng trở thành công cụ khuyến khích vật chất phải kết hợp chặt chẽ các hình thức và chế độ thưởng. Đồng thời trước khi chi trả phải xác định rõ quỹ tiền thưởng hiện có của doanh nghiệp. b. Chế độ phụ cấp. - Phụ cấp làm đêm: Nếu người lao động làm việc vào ban đêm (22 giờ - 6 giờ sáng) thì ngoài số tiền trả cho những giờ làm thêm người lao động còn được hưởng phụ cấp làm đêm. Tiền lương cấp bậc hoặc chức vụ % phụ cấp Số giờ x x Phụ cấp = tháng (kể cả phụ cấp công việc) được hưởng làm đêm làm đêm Số giờ tiêu chuẩn quy hoạch trong tháng - Phụ cấp lưu động: Nhằm bù đắp cho những người làm một hoặc một số nghề hoặc công việc phải thường xuyên thay đổi nơi ở và nơi làm việc, điều kiện sinh hoạt không ổn định và khó khăn. Loại phụ cấp này chỉ áp dụng đối với những ngành nghề và công việc mà tính chất lưu động chưa xác đ ịnh trong mức lương. Nghề hoặc công việc lưu động nhiều, phạm vi lưu động rộng, địa hình phức tạp và khó khăn thì được hưởng phụ cấp cao, loại phụ cấp này được trả theo số ngày lao động thực tế lao động và được tính cùng kỳ với trả lương. Trong doanh nghiệp phụ cấp lưu động được tính vào đơn giá tiền lương và hạch toán vào giá thành hoặc chi phí lưu động. - Phụ cấp trách nhiệm: Nhằm bù đắp cho những người vừa trực tiếp sản xuất hoặc làm công việc chuyên môn nghiệp vụ vừa kiêm nhiệm công tác quản lý không thuộc chức vụ lãnh đạo bổ nhiệm hoặc những người làm công việc đòi hỏi trách nhiệm cao chưa được xác định trong mức lương, phụ cấp trách nhiệm được tính trả 11
cùng kỳ lương tháng. Đối với doanh nghiệp, loại phụ cấp này được tính vào đơn giá tiền lương và hạch toán vào chi phí giá thành hoặc chi phí lưu động. - Phụ cấp thu hút: áp dụng đối với công nhân viên chức đến làm việc ở những vùng kinh tế mới và các hải đảo xa đất liền có điều kiện sinh hoạt đặc biệt khó khăn do chưa có cơ sở hạ tầng ảnh hưởng đến đời sống vật chất và tinh thần của người lao động. Cách tính: Lương cấp bậc công % phụ cấp được Phụ cấp thu hút = việc (kể cả phụ cấp công x hưởng việc) Phần trăm phụ cấp được hưởng có các mức: 20%, 30%, 50%, 70% tính trên lương cấp bậc, chức vụ, lương chuyên môn nghiệp vụ. Thời gian hưởng phụ cấp từ 3 - 5 năm tuỳ theo vào điều kiện sinh hoạt khó khăn, dài hoặc ngắn của từng vùng kinh tế mới, cơ sở kinh tế và đảo xa đất liền. - Phụ cấp đắt đỏ: áp dụng đối với những nơi có chỉ số giá sinh hoạt cao hơn chỉ số sinh hoạt bình quân chung của cả nước là 19% trở lên. - Phụ cấp khu vực: áp dụng đối với những nơi xa xôi, hẻo lánh gặp nhiều điều kiện khó khăn. - Phụ cấp độc hại: áp dụng đối với những doanh nghiệp có điều kiện độc hại hoặc nguy hiểm chưa xác định trong mức lương. 3. Quỹ lương và các khoản trích theo lương. 3.1. Quỹ lương. Quỹ lương của doanh nghiệp là toàn bộ số tiền phải trả cho tất cả các loại lao động mà doanh nghiệp quản lý, sử dụng kể cả lao động trong và ngoài danh sách. - Quỹ lương của doanh nghiệp bao gồm các khoản sau: + Tiền lương tính theo thời gian, tiền lương tính theo sản phẩm và tiền lương khoán. 12
+ Tiền lương phải trả cho người lao động trong thời gian ngừng sản xuất do nguyên nhân khách quan, trong thời gian điều động công tác, làm nghĩa vụ chế độ quy định, thời gian nghỉ phép, thời gian đi học... Ngoài ra, trong tiền lương kế hoạch còn tính trợ cấp BHXH cho công nhân viên trong thời gian ốm đau, thai sản, tai nạn lao động... - Về phương diện hạch toán tiền lương trong doanh nghiệp sản xuất chia làm 2 loại: + Tiền lương chính: Là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian làm nhiệm vụ chính đã quy định cho họ bao gồm: Lương cấp bậc, các khoản phụ cấp thường xuyên và tiền thưởng trong hoạt động sản xuất. + Tiền lương phụ: Là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian không làm việc chính nhưng vẫn hưởng lương theo chế độ quy định như tiền lương trong thời gian nghỉ phép, thời gian đi làm nghĩa vụ xã hội, hội họp, thời gian ngừng sản xuất... Quản lý chi tiêu quỹ lương phải trong quan hệ với việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của đơn vị nhằm vừa chi tiêu hợp lý tiết kiệm tiền lương vừa đảm bảo hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 3.2. Các kho ản trích theo lương. a. Quỹ BHXH. Quỹ BHXH được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số quỹ lương cấp bậc và các khoản phụ cấp (chức vụ, khu vực, đắt đỏ, thâm niên) của công nhân viên chức thực tế phát sinh trong tháng. Theo chế độ hiện hành, tỷ lệ trích BHXH là 20%, trong đó: + 15% do đơn vị hoặc chủ sử dụng lao động nộp, và được tính vào chi phí kinh doanh. + 5% do người lao động đóng góp và được trừ vào lương tháng. * Hiện nay ở Việt Nam BHXH đang thực hiện các nghĩa vụ sau: 13
- Trợ cấp ốm đau - Trợ cấp thai sản - Trợ cấp tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp - Trợ cấp mất sức lao động và trợ cấp tàn tật có giấy nhận của cơ quan chức năng. Trong các doanh nghiệp đi đôi với quỹ tiền lương là quỹ BHXH. Quỹ này được d ùng để đài thọ cho cán bộ công nhân viên có đóng góp vào quỹ trong các trường hợp: - Người lao động mất khả năng lao động: Hưu trí, trợ cấp thôi việc, tử tuất. - Người lao động mất khả năng lao động tạm thời: ốm đau, thai sản, bệnh nghề nghiệp. Quỹ BHXH do cơ quan sử dụng lao động thống nhất quản lý. Khi các doanh nghiệp trích được BHXH thì nộp hết cho cơ quan BHXH. Sau khi nộp đ ược cơ quan BHXH ứng trước 3% để chi tiêu BHXH trong doanh nghiệp. Cuối kỳ, kế toán tổng hợp chi tiêu BHXH gửi cho cơ quan cấp trên duyệt. b. Quỹ BHYT. Mục đích của BHYT là tập hợp mạng lưới bảo vệ sức khoẻ cho toàn cộng đồng bất kể địa vị xã hội, mức thu nhập cao hay thấp. Quỹ này được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương của công nhân viên chức thực tế phát sinh trong tháng. Tỷ lệ trích BHYT hiện hành là 3% trong đó 2% tính vào chi phí kinh doanh và 1% trừ vào thu nhập người lao động. c. Quỹ KPCĐ. Là quỹ tài trợ cho hoạt động công đo àn ở các cấp. Quỹ này được hình thành do việc trích lập vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hàng tháng theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương của công nhân viên trong doanh nghiệp là 2%. KPCĐ cũng được phân cấp quản lý và chi tiêu theo cấp độ quy định. Một phần được nộp cho cơ quan cấp trên là 1%, còn lại để chi tiêu hoạt động công Đoàn ở doanh nghiệp. Toàn bộ số tiền trích theo quỹ này được hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh và giá thành sản phẩm. II. Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương. 14
1. Nguyên tắc hạch toán. Tại các doanh nghiệp sản xuất, kế toán chi phí về lao động là một bộ phận công việc phức tạp trong công việc kế toán kinh doanh bởi vì cách trả thù lao thường không thống nhất giữa các bộ phận, các đơn vị các thời kỳ... Việc hạch toán chi phí về lao động có vị trí quan trọng là cơ sở xác định giá thành và giá bán sản phẩm. Đồng thời là căn cứ để xác định các khoản nghĩa vụ phải nộp cho ngân sách, cho cơ quan phúc lợi xã hội vì thế để đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý đòi hỏi kế toán lao động và tiền lương phải quán triệt các nguyên tắc sau: * Nguyên tắc 1: trả lương ngang nhau cho ccác lao động như nhau, nguyên tắc này xuất phát từ nguyên tắc phân phối theo lao động. Theo nguyên tắc này thì tất cả những người lao động khác nhau về tuổi tác, giới tính, trình độ,... nhưng có mức hao phí lao động như nhau thì được trả lương như nhau. * Nguyên tắc 2: Đảm bảo năng suất tăng nhanh hơn tiền lương bình quân. Tiền lương là một bộ phận cấu thành nên giá thành sản phẩm. Nếu tăng năng suất lao động chậm hơn tiền lương bình quân thì thu sẽ không đủ chi, sản xuất bị đình trệ. * Nguyên tắc 3: đảm bảo mối quan hệ hợp lý về tiền lương giữa những người lao động làm những ngành nghề khác nhau trong nền kinh tế quốc dân. Nguyên tắc này đảm bảo sự công bằng trong trả lương cho người lao động. Từ các nguyên tắc trên dẫn đến yêu cầu khi hạch toán tiền lương và các kho ản trích theo lương là phải đảm bảo tái sản xuất sức lao động và không ngừng nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho người lao động, làm cho năng suất lao động không ngừng được nâng cao. Đảm bảo tính đơn giản, dễ hiểu. 2. Hạch toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp. 2.1. Hạch toán chi tiết tiền lương. a. Hạch toán số lượng lao động. Số lượng lao động của doanh nghiệp được phản ánh trên sổ sách dựa vào số lượng lao động hiện có của doanh nghiệp bao gồm: số lượng từng loại lao động theo nghề nghiệp công việc, theo trình độ tay nghề, cấp bậc kỹ thuật, bao gồm cả số 15
lượng lao động dài hạn và số lao động tạm thời, cả lực lượng lao động trực tiếp gián tiếp và cả lao động thuộc khu vực khác ngoài sản xuất. Hạch toán số lượng lao động là việc theo dõi kịp thời chính xác tình hình biến đổi tăng giảm số lượng lao động theo từng loại lao động trên cơ sở đó làm căn cứ cho việc tính lương phải trả và các chế độ khác cho người lao động. Việc hạch toán số lượng lao động được hạch toán trên sổ “Danh sách lao động” của doanh nghiệp và sổ “Danh sách lao động” của từng bộ phận. Sổ này do phòng tổ chức lao động lập theo mẫu quy định và được lập thành 2 b ản: 1 bản do phòng tổ chức lao động, 1 bản do phòng kế toán quản lý. Căn cứ để lập danh sách này là các hợp đồng lao động và các quy định của cấp trên có thẩm quyền duyệt theo yêu cầu của doanh nghiệp (khi chuyển công tác hoặc thôi việc). Khi nhận đ ược chứng từ trên phòng lao động, phòng kế toán phải ghi chép kịp thời, đầy đủ vào sổ danh sách lao động của doanh nghiệp đến từng phòng ban, tổ sản xuất đơn vị. Việc ghi chép này là cơ sở đầu tiên để lập báo cáo lao động và phân tích tình hình biến động về lao động trong doanh nghiệp vào cuối tháng, cuối quý tuỳ theo yêu cầu quản lý cấp trên. b. Hạch toán thời gian lao động. Là việc ghi chép kịp thời, chính xác thời gian lao động của từng người lao động, trên cơ sở đó tính tiền lương phải trả cho người lao động được chính xác. Hạch toán thời gian lao động phản ánh số ngày công, số giờ làm việc thực tế, số giờ ngừng sản xuất, nghỉ việc của từng lao động, từng bộ phận sản xuất, từng phòng ban trong doanh nghiệp. Chứng từ hạch toán thời gian lao động gồm: Bảng chấm công, phiếu làm thêm giờ, phiếu nghỉ hưởng BHXH. * Bảng chấm công được lập hàng tháng, theo dõi thời gian lao động hàng ngày của từng cá nhân, từng tổ sản xuất, từng bộ phận. Cuối tháng căn cứ theo thời gian lao động thực tế (số ngày công), số ngày nghỉ để tính lương, tính thưởng và tổng hợp thời gian lao động của từng người trong từng bộ phận. Bảng chấm công phải được treo công khai để mọi người kiểm tra giám sát. 16
c. Hạch toán kết quả lao động. Là việc ghi chép kịp thời, chính xác số lượng và chất lượng sản phẩm của từng công nhân hoặc từng tập thể công nhân để từ đó tính lương, tính thưởng và kiểm tra sự phù hợp của tiền lương phải trả với kết quả thực tế, kiểm tra tình hình định mức lao động của từng người, từng bộ phận và của toàn doanh nghiệp. Tuỳ thuộc vào loại hình và đ ặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp mà sử dụng các chứng từ ban đầu khác nhau. Các chứng từ có thể sử dụng là “phiếu khoán”, “bảng kê khối lượng công việc hoàn thành”, “giấy báo ca”, “bảng kê khối lượng từng người”... Các chứng từ này được phòng kế toán lấy làm căn cứ để tính lương, tính thưởng. Để tổng hợp đ ược tiền lương, tiền thưởng cho cán bộ công nhân viên hàng tháng kế toán lập “Bảng thanh toán tiền lương”, cho từng đối tượng, từng tổ sản xuất, từng bộ phận sản xuất dựa vào kết quả lương đã có. 2.2. Hạch toán chi tiết các khoản trích theo lương Theo chế độ hiện hành các khoản trích theo lương được tính với tỷ lệ quy định như sau: 19% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, 6% trừ vào lương của công nhân viên. Mức trích = Tổng số tiền lương x Tỷ lệ trích các các khoản phải trả trong tháng khoản theo lương Tỷ lệ trích các khoản như sau: - BHXH 20% trong đó: 15% tính vào chi phí kinh doanh, 5% trừ vào lương. - BHYT 3% trong đó: 2% tính vào chi phí kinh doanh, 1% trừ vào lương. - KPCĐ 2% trong đó: 2% tính vào chi phí kinh doanh. Sau khi tính được các khoản trích theo lương kế toán lập bảng phân bổ KPCĐ, BHXH, BHYT. Bảng phân bổ này dùng chung cho phân bổ tiền lương. Trên cơ sở các chứng từ về lao động và tiền lương liên quan, kế toán tiến hành phân loại, tổng hợp tiền lương phản ánh cho từng đối tượng sử dụng (tiền lương công nhân trực tiếp sản xuất, tiền lương nhân viên phân xưởng, nhân viên quản lý cùng các khoản khác ghi vào cột tương ứng thuộc TK 334). Sau đó căn cứ vào tiền lương 17
thực tế (lương chính, lương phụ) và tỷ lệ quy định về các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ để trích và ghi vào cột TK 338 ở các dòng thích hợp. Số liệu về tổng hợp phân phối tiền lương và trích BHXH, BHYT, KPCĐ được kế toán tập hợp chi phí sản xuất ghi vào b ảng kê tập hợp chi phí “Bảng kê số 4”. Căn cứ vào các chứng từ nghỉ hưởng BHXH do cơ quan y tế cấp, các phiếu chi liên quan đến chi BHYT, chi cho hoạt động công Đoàn, kế toán lập báo cáo KPCĐ, BHXH, BHYT gửi cấp trên. III. Hạch toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp. 1. Hạch toán tổng hợp tiền lương. 1.1. Chứng từ và tài khoản sử dụng. a, Chứng từ Kế toán thanh toán tiền lương với người lao động phải căn cứ vào chứng từ hợp lệ, hợp pháp để ghi chép vào sổ sách kế toán. Những chứng từ chủ yếu được sử dụng trong kế toán bao gồm: Bảng chấm công, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, phiếu báo làm thêm giờ, hợp đồng giao khoán, bảng thanh toán tiền lương. Khi thanh toán với người lao động kế toán sử dụng các chứng từ như phiếu chi báo nợ…các chứng từ trên là cơ sở kiểm tra, tính toán và hạch toán tiền lương đối với người lao động trong và ngoài quốc doanh đồng thời nó cũng là cơ sở để các cơ quan chức năng kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện các quy định chế độ chính sách tiền lương, tiền thưởng của doanh nghiệp. b, Tài khoản Để hạch toán tiền lương, kế toán sử dụng tài khoản 334 “phải trả công nhân viên”. Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản thanh toán với công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, phụ cấp, tiền thưởng và các khoản khác thuộc thu nhập của họ. Kết cấu TK 334: Bên nợ: - Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của công nhân viên. - Tiền lương, tiền công và các kho ản đã trả cho công nhân viên. - Kết chuyển tiền lương công nhân viên chưa lĩnh. 18
Bên có: - Tiền lương, tiền công và các kho ản khác phải trả cho công nhân viên chức Dư có: - Tiền lương, tiền công và các khoản khác phải trả cho công nhân viên chức. Dư nợ: - Số trả thừa cho công nhân viên chức. 1.2. Phương pháp hạch toán. - Có thể khái quát hạch toán thanh toán với công nhân viên chức qua sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán các khoản thanh toán với CNVC TK 138, 141 TK 334 TK 622 Tiền Các kho ản khấu trừ CNTT sản xuất lương, Vào thu nhập của CNVC TK 6271 tiền (Tạm ứng, bồi thường Nhân viên PX thưởng vật chất, thuế TN…) BHXH TK 3382, 3383, 3384 TK 641,642 và các khoản Phần đóng góp cho quỹ Nhân viên bán p hải trả BHXH, BHYT, KPCĐ hàng, quản lý DN CNVC TK 4311 Tiền thưởng TK 111 TK 3383 Thanh toán lương, thưởng BHXH phải trả trực tiếp Khác các CNVC 2. Hạch toán tổng hợp các khoản trích theo lương. 2.1. Tài khoản kế toán sử dụng. Để hạch toán các khoản trích theo lương, kế toán sử dụng tài khoản 338 “phải trả và phải nộp khác” dùng đ ể phản ánh tình hình thanh toán, trích lập, sử dụng các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ. Kết cấu tài khoản 338: Bên nợ: - Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ - Các khoản chi về KPCĐ 19
- Các khoản đã trả, đ ã nộp khác Bên có: - Trích KPCĐ, BHXH, BHYT theo tỷ lệ quy định - Giá trị tài sản thừa chờ xử lý - Số đã nộp, đã trả lớn hơn số phải nộp, phải trả được hoàn lại Dư nợ (nếu có): - Số trả thừa, nộp thừa, nộp vượt chi chưa được thanh toán TK 338 chi tiết làm 5 tiểu khoản: + 3381: Tài sản thừa chờ giải quyết + 3382: KPCĐ + 3383: BHXH + 3384: BHYT + 3388: Phải trả phải nộp khác. 2.2. Phương pháp hạch toán. Sơ đồ hạch toán BHXH, BHYT, KPCĐ TK 111, 112 TK 3382, 3383, 3384 TK 622, 627, 641, 642... Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ Định kỳ trích BHXH, BHYT, KPCĐ cho cơ quan quản lý quỹ cho NV phân xưởng, NV bán hàng, NV bộ phận quản lý (19%) Chỉ tiêu KPCĐ tại đơn vị BHXH : 15% BHYT : 2% TK 334 KPCĐ : 2% Thanh toán Trợ cấp Định kỳ trích BHXH, BHYT trừ vào trợ cấp BHXH BHXH phải tiền lương của CNV theo quy định (6%) trả CVN cho CNV BHXH : 5% BHYT : 1% BHXH, CPCĐ vượt chi được cấp bù 3. Hệ thống sổ áp dụng trong kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 20