Luận văn thạc sĩ: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Nuplex Resins Việt Nam

Chia sẻ: Nguyen Bao Ngoc | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:93

Thêm vào BST

Báo xấu

562
lượt xem 265
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Trên thế giới, khái niệm kiểm soát nội bộ ra đời đã lâu và đặc biệt phát triển khi đạo luật Sarbanes-Oxley của Mỹ ra đời năm 2002. Hiện nay với kênh thông tin rộng rãi, khái niệm kiểm soát nội bộ cũng không còn xa lạ đối với các doanh nghiệp Việt Nam. Tuy nhiên xu hướng toàn cầu hóa đang phát triển mạnh mẽ,

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn thạc sĩ: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Nuplex Resins Việt Nam

BOÄ GIAÙO DUÏC VAØ ÑAØO TAÏO TRÖÔØNG ÑAÏI HOÏC KINH TEÁ, TP HOÀ CHÍ MINH ĐINH THỤY NGÂN TRANG HOAØN THIEÄN HEÄ THOÁNG KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ TAÏI COÂNG TY NUPLEX RESINS VIEÄT NAM LUAÄN VAÊN THAÏC SÓ KINH TEÁ Ngöôøi höôùng daãn khoa hoïc: TS Traàn Anh Hoa TP Hoà Chí Minh – Naêm 2007
MUÏC LUÏC Lôøi caûm ôn Muïc luïc Danh muïc caùc chöõ vieát taét Danh muïc caùc sô ñoà LÔØI MÔÛ ÑAÀU ...................................................................................................... 1 CHÖÔNG 1: CÔ SÔÛ LYÙ LUAÄN VEÀ KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ .......................... 4 1.1 Khaùi nieäm kieåm soaùt noäi boä........................................................................ 4 1.1.1 Caùc thaønh phaàn cuûa heä thoáng kieåm soaùt noäi boä. ............................... 5 1.1.2 Moâi tröôøng kieåm soaùt......................................................................... 5 1.1.2.1 Ñònh nghóa....................................................................................5 1.1.2.2 Traùch nhieäm .................................................................................5 1.1.2.3 Caùc yeáu toá cuûa moâi tröôøng kieåm soaùt ...........................................6 1.1.3 Ñaùnh giaù ruûi ro................................................................................... 8 1.1.3.1 Ñònh nghóa....................................................................................8 1.1.3.2 Traùch nhieäm .................................................................................9 1.1.3.3 Caùc yeáu toá ñaùnh giaù ruûi ro ...........................................................9 1.1.4 Hoaït ñoäng kieåm soaùt ........................................................................ 10 1.1.4.1 Ñònh nghóa..................................................................................10 1.1.4.2 Traùch nhieäm ...............................................................................10 1.1.4.3 Caùc yeáu toá cuûa hoaït ñoäng kieåm soaùt ..........................................10 1.1.5 Thoâng tin vaø truyeàn thoâng ............................................................... 13 1.1.5.1 Heä thoáng thu nhaän, xöû lyù vaø ghi cheùp thoâng tin..........................13 1.1.5.2 Baùo caùo thoâng tin trong noäi boä vaø beân ngoaøi .............................14
1.1.6 Giaùm saùt ........................................................................................... 14 1.1.6.1 Giaùm saùt thöôøng xuyeân ...............................................................15 1.1.6.2 Giaùm saùt ñònh kyø ........................................................................15 1.2 Muïc tieâu cuûa kieåm soaùt noäi boä ............................................................... 15 1.2.1 Baûo ñaûm ñoä tin caäy vaø tính trung thöïc cuûa thoâng tin....................... 15 1.2.2 Baûo ñaûm söï tuaân thuû. ....................................................................... 15 1.2.3 Baûo veä taøi saûn cuûa doanh nghieäp..................................................... 15 1.2.4 Baûo ñaûm söû duïng tieát kieäm vaø hieäu quaû taøi nguyeân doanh nghieäp. .......................................................................................................... 15 1.3 Kieåm soaùt noäi boä trong moâi tröôøng xöû lyù döõ lieäu ñieän töû .................... 16 1.3.1 Caùc thaønh phaàn cuûa heä thoáng thoâng tin ñieän töû ............................... 16 1.3.2 Phöông phaùp toå chöùc vaø xöû lyù döõ lieäu ............................................. 17 1.3.2.1 Phöông phaùp toå chöùc döõ lieäu ......................................................17 1.3.2.2 Phöông phaùp xöû lyù döõ lieäu..........................................................17 1.3.3 Toå chöùc heä thoáng thoâng tin .............................................................. 18 1.3.4 Nhöõng thaùch thöùc cuûa moâi tröôøng tin hoïc ñeán kieåm soaùt noäi boä trong doanh nghieäp ........................................................................................ 21 1.3.5 Thuû tuïc kieåm soaùt noäi boä trong moâi tröôøng xöû lyù döõ lieäu ñieän töû. .. 23 1.4 Haïn cheá cuûa heä thoáng kieåm soaùt noäi boä ................................................ 25 1.4.1 Heä thoáng kieåm soaùt noäi boä ñöôïc tieán haønh bôûi con ngöôøi............... 25 1.4.2 Quan heä giöõa lôïi ích vaø chi phí. ....................................................... 26 1.4.3 Heä thoáng kieåm soaùt noäi boä khoâng bao quaùt ñöôïc nhöõng ruûi ro khoâng löôøng tröôùc...........................................................................................26
KEÁT LUAÄN CHÖÔNG 1 .................................................................................. 28 CHÖÔNG 2: THÖÏC TRAÏNG VEÀ HEÄ THOÁNG KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ TAÏI COÂNG TY NUPLEX RESINS VIEÄT NAM ............................................ 28 2.1 Toång quan veà coâng ty Nuplex Resins Vieät Nam ...................................... 28 2.1.1 Lòch söû hình thaønh vaø phaùt trieån cuûa coâng ty................................... 28 2.1.1.1 Lòch söû hình thaønh......................................................................28 2.1.1.2 Lónh vöïc hoaït ñoäng.....................................................................28 2.1.1.3 Ñòa ñieåm hoaït ñoäng....................................................................28 2.1.2 Sô ñoà toå chöùc cuûa coâng ty Nuplex ................................................... 28 2.1.3 Toå chöùc thoâng tin vaø baùo caùo keá toaùn ............................................. 31 2.2 Thöïc traïng heä thoáng kieåm soaùt noäi boä taïi coâng ty Nuplex Resins ...... 35 2.2.1 Thöïc traïng veà moâi tröôøng kieåm soaùt ............................................... 36 2.2.1.1 Trieát lyù vaø phong caùch ñieàu haønh cuûa nhaø quaûn lyù. ...................36 2.2.1.2 Cô caáu toå chöùc vaø phaân chia traùch nhieäm ..................................37 2.2.1.3 Chính saùch nhaân söï vaø naêng löïc laøm vieäc cuûa nhaân vieân...........37 2.2.1.4 Ban kieåm soaùt noäi boä. .................................................................38 2.2.2 Thuû tuïc kieåm soaùt cuûa caùc chu trình nghieäp vuï taïi coâng ty Nuplex Resins Vieät Nam............................................................................................ 38 2.2.2.1 Chu trình mua haøng vaø thanh toaùn. ............................................38 2.2.2.2 Chu trình saûn xuaát......................................................................43 2.2.2.3 Chu trình baùn haøng vaø thu tieàn...................................................49 2.3 Ñaùnh giaù chung veà heä thoáng kieåm soaùt noäi boä ...................................... 54 2.3.1 Moâi tröôøng kieåm soaùt....................................................................... 54 2.3.2 Hoaït ñoäng kieåm soaùt ........................................................................ 54 2.3.3 Thoâng tin vaø truyeàn thoâng ............................................................... 55
2.4 Caùc nhaân toá ñe doïa söï höõu hieäu cuûa heä thoáng kieåm soaùt noäi boä taïi coâng ty Nuplex Resins. ..................................................................................... 55 2.4.1 Ñoái vôùi moâi tröôøng kieåm soaùt.......................................................... 55 2.4.1.1 Cô caáu toå chöùc, söï phaân chia traùch nhieäm vaø quyeàn haïn ...........55 2.4.1.2 Chính saùch nhaân söï vaø naêng löïc laøm vieäc cuûa nhaân vieân ...........56 2.4.2 Ñoái vôùi hoaït ñoäng kieåm soaùt ........................................................... 56 2.4.2.1 Chu trình mua haøng – traû tieàn ....................................................56 2.4.2.2 Chu trình saûn xuaát ......................................................................57 2.4.2.3 Chu trình baùn haøng – thu tieàn. ...................................................57 2.4.3 Ñoái vôùi thoâng tin vaø truyeàn thoâng.................................................... 58 2.5 Nguyeân nhaân cuûa caùc nhaân toá ñe doïa söï höõu hieäu heä thoáng kieåm soaùt noäi boä ..........................................................................................................59 KEÁT LUAÄN CHÖÔNG 2 ................................................................................... 61 CHÖÔNG 3: MOÄT SOÁ GIAÛI PHAÙP HOAØN THIEÄN HEÄ THOÁNG KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ TAÏI COÂNG TY NUPLEX RESINS VIEÄT NAM................... 61 3.1 Muïc tieâu vaø caên cöù xaây döïng caùc giaûi phaùp .......................................... 61 3.2 Giaûi phaùp veà hoaøn thieän heä thoáng KSNB taïi coâng ty Nuplex Resins. . 62 3.2.1 Giaûi phaùp hoaøn thieän moâi tröôøng kieåm soaùt .................................... 62 3.2.1.1 Thieát laäp cô caáu toå chöùc vaø söï phaân chia traùch nhieäm hôïp lyù. ...62 3.2.1.2 Chính saùch nhaân söï vaø naêng löïc cuûa nhaân vieân. ........................64 3.2.1.3 Quan ñieåm vaø phong caùch ñieàu haønh cuûa nhaø quaûn lyù. ..............65 3.2.2 Giaûi phaùp hoaøn thieän caùc thuû tuïc kieåm soaùt .................................... 66 3.2.2.1 Chu trình mua haøng vaø thanh toaùn .............................................66 3.2.2.2 Chu trình saûn xuaát......................................................................71 3.2.2.3 Chu trình baùn haøng – thu tieàn ....................................................72
3.2.3 Giaûi phaùp hoaøn thieän heä thoáng thoâng tin ......................................... 74 3.2.4 Caùc giaûi phaùp phuï trôï töø ñoái töôïng lieân quan ...................................74 KEÁT LUAÄN CHÖÔNG 3 ................................................................................... 76 KEÁT LUAÄN ....................................................................................................... 77 TAØI LIEÄU THAM KHAÛO PHUÏ LUÏC
LÔØI CAÛM ÔN Sau thôøi gian hoïc taäp vaø nghieân cöùu, luaän vaên “Moät soá giaûi phaùp hoaøn thieän heä thoáng kieåm soaùt noäi boä taïi coâng ty Nuplex Resins Vieät Nam” ñaõ ñöôïc hoaøn thaønh. Ngoaøi nhöõng coá gaéng heát mình cuûa baûn thaân, taùc giaû ñaõ nhaän ñöôïc söï khích leä vaø hoã trôï raát nhieàu töø phía thaày coâ, gia ñình, ñoàng nghieäp vaø baïn beø. Tröôùc heát taùc giaû xin caûm ôn gia ñình ñaõ ñoäng vieân vaø taïo ñieàu kieän cho taùc giaû hoïc taäp vaø hoaøn thaønh luaän vaên toát nghieäp naøy. Taùc giaû caûm ôn thaày coâ tröôøng Ñaïi hoïc Kinh Teá, Tp Hoà Chí Minh ñaõ truyeàn ñaït nhöõng kieán thöùc quyù baùu trong thôøi gian taùc giaû hoïc taäp taïi tröôøng. Ñaëc bieät, taùc giaû xin baøy toû loøng chaân thaønh saâu saéc tôùi coâ Traàn Anh Hoa, ngöôøi ñaõ taän tình höôùng daãn vaø giuùp ñôõ taùc giaû trong quaù trình laøm luaän vaên toát nghieäp naøy. Xin caûm ôn giaùm ñoác taøi chính coâng ty Nuplex Resins Vieät Nam vaø ñoàng nghieäp coâng ty TNHH ATI, nôi taùc giaû coâng taùc, ñaõ taïo ñieàu kieän thuaän lôïi ñeå taùc giaû hoaøn thaønh luaän vaên.
DANH MUÏC CAÙC CHÖÕ VIEÁT TAÉT KSNB: Kieåm soaùt noäi boä GTGT: Giaù trò gia taêng KH & ÑT: Kế hoạch vaø Ñaàu tö MS: Main System UBKHNN: Uûy Ban Keá Hoaïch Nhaø Nöôùc DANH MUÏC SÔ ÑOÀ Trang Sô ñoà 1.1 – Sô ñoà moâ taû thieát bò vi tính lieân quan ñeán heä thoáng.................. 17 Sơ đñồ 1.2 – Cơ cấu tổ chức bộ phận quản trị hệ thống thoâng tin .................. 21 Sô ñoà 2.1 – Sô ñoà toå chöùc cuûa coâng ty Nuplex............................................ 30 Sô ñoà 2.2 – Caáu truùc taøi khoaûn cuûa coâng ty Nuplex .................................... 33 Sô ñoà 2.3 – Trình tự ghi sổ kế toán trên máy tính............................................37 Sơ đồ 2.5 – Chu trình Mua hàng – Thanh toán ................................................42 Sơ đồ 2.5 – Chu trình sản xuất ..........................................................................47 Sơ đồ 2.6 – Chu trình Bán hàng – Thu tiền.......................................................53 Sơ đồ 3.1 – Quá trình mua hàng (kiến nghị) .....................................................71 Sơ đồ PL2.1 – Mối quan hệ trong Main System ...............................................vii Sơ đồ PL2.2 – Mối quan hệ trong hệ thống Accpac ..........................................ix
-1- LÔØI MÔÛ ÑAÀU Söï caàn thieát cuûa ñeà taøi Treân theá giôùi, khaùi nieäm kieåm soaùt noäi boä ra ñôøi ñaõ laâu vaø ñaëc bieät phaùt trieån khi ñaïo luaät Sarbanes-Oxley cuûa Myõ ra ñôøi naêm 2002. Hieän nay vôùi keânh thoâng tin roäng raõi, khaùi nieäm kieåm soaùt noäi boä cuõng khoâng coøn xa laï ñoái vôùi caùc doanh nghieäp Vieät Nam. Tuy nhieân xu höôùng toaøn caàu hoùa ñang phaùt trieån maïnh meõ, vaø Vieät Nam cuõng khoâng naèm ngoaøi xu theá ñoù. Tröôùc tình hình naøy, caùc nhaø quaûn lyù doanh nghieäp raát caàn phaûi quan taâm tôùi hieäu quaû hoaït ñoäng cuûa doanh nghieäp. Heä thoáng kieåm soaùt noäi boä laø moät coâng cuï quaûn lyù höõu hieäu giuùp caùc caáp laõnh ñaïo coù theå bieát ñöôïc söï keùm hieäu quaû xaûy ra ôû nhöõng khaâu cuï theå vaø nhöõng nguyeân nhaân cuûa noù. Hoï cuõng coù theå xaùc ñònh roõ raøng traùch nhieäm thuoäc veà ai. Theo caùc baùo chí hieän nay, ña soá caùc söï thua loã, tham nhuõng trong caùc doanh nghieäp taïi Vieät Nam ñeàu coù nguyeân nhaân laø söï quaûn lyù yeáu keùm, heä thoáng kieåm soaùt noäi boä loûng leûo. Caùc doanh nghieäp muoán toàn taïi vöõng maïnh trong moâi tröôøng caïnh tranh nhö hieän nay thì phaûi coù moät heä thoáng quaûn lyù hieäu quaû. Theo oâng Chris Freund, Toång giaùm ñoác, Quyõ Ñaàu tö Mekong Capital: “Khi ñaàu tö vaøo caùc coâng ty tö nhaân, chuùng toâi cho raèng vaán ñeà lôùn nhaát veà quaûn trò doanh nghieäp laø tính minh baïch thaáp cuûa coâng ty naøy. Cuï theå laø phaàn lôùn heä thoáng keá toaùn vaø heä thoáng kieåm soaùt noäi boä cuûa caùc coâng ty chöa ñöôïc phaùt trieån, ñieàu naøy khieán cho caùc coå ñoâng khoù naém ñöôïc chính xaùc tình hình taøi chính cuûa coâng ty.” (1). Hôn nöõa ñeå thu huùt voán ñaàu tö trong tình hình kinh teá hieän nay, doanh nghieäp vöøa vaø nhoû khoâng chæ döïa vaøo keát quaû kinh doanh treân baùo caùo taøi chính ñaõ ñöôïc kieåm toaùn, maø chính baûn thaân doanh nghieäp phaûi kieåm soaùt ñöôïc hoaït ñoäng chính mình, bieát ñöôïc vò trí cuûa doanh nghieäp treân thò tröôøng. Coù nhö vaäy doanh nghieäp môùi coù theå söû duïng ñoàng voán moät caùch coù hieäu quaû.
-2- Trong moät doanh nghieäp baát kyø, söï xung ñoät giöõa lôïi ích chung vaø lôïi ích rieâng luoân luoân toàn taïi. Neáu khoâng coù heä thoáng kieåm soaùt noäi boä seõ khoâng coù qui ñònh ñeå höôùng ngöôøi lao ñoäng haønh ñoäng khoâng vì lôïi ích rieâng cuûa mình maø laøm toån haïi ñeå lôïi ích chung cuûa toaøn doanh nghieäp. Beân caïnh ñoù, caùc doanh nghieäp hoaït ñoäng trong ñieàu kieän, moâi tröôøng vaø ruûi ro kinh doanh luoân thay ñoåi. Heä thoáng kieåm soaùt noäi boä cuõng caàn phaûi vaän ñoäng bieán ñoåi theo. Do ñoù, vieäc hoaøn thieän heä thoáng kieåm soaùt noäi boä ñeå phuø hôïp vôùi caùc thay ñoåi laø moät yeâu caàu thieát yeáu cuûa caáp quaûn lyù doanh nghieäp. Muïc tieâu nghieân cöùu Tìm hieåu vaø ñaùnh giaù heä thoáng kieåm soaùt noäi boä taïi coâng ty Nuplex Resins Vieät Nam ñeå tìm ra caùc nhaân toá ñe doïa söï höõu hieäu cuûa heä thoáng kieåm soaùt noäi boä vaø caùc nguyeân nhaân cuûa caùc nhaân toá ñoù. Thoâng qua keát quaû tìm hieåu, ñeà ra caùc bieän phaùp ñeå naâng cao tính höõu hieäu cuûa heä thoáng kieåm soaùt noäi boä. Noäi dung nghieân cöùu Thoâng qua muïc tieâu nghieân cöùu, noäi dung nghieân cöùu taäp trung vaøo caùc vaán ñeà sau: − Tìm hieåu vaø ñaùnh giaù caùc thaønh phaàn cuûa heä thoáng kieåm soaùt noäi boä trong coâng ty Nuplex Resins Vieät Nam − Xaùc ñònh caùc nhaân toá ñe doïa ñeán söï höõu hieäu cuûa heä thoáng kieåm soaùt noäi boä vaø nguyeân nhaân cuûa caùc nhaân toá ñoù. − Ñeà ra caùc bieän phaùp ñeå naâng cao hieäu quaû cuûa hoaït ñoäng kieåm soaùt noäi boä taïi coâng ty Nuplex Resins Vieät Nam. Phaïm vi nghieân cöùu Phaân chia hoaït ñoäng coâng ty Nuplex Resins Vieät Nam thaønh caùc chu trình kinh teá: chu trình chi phí, chu trình chuyeån ñoåi, chu trình doanh thu vaø chu
-3- trình taøi chính. Taäp trung vaøo nghieân cöùu chu trình chi phí, chu trình chuyeån ñoåi vaø chu trình doanh thu. Ñaùnh giaù vaø tìm nguyeân nhaân, caùc nhaân toá ñe doïa ñeán söï höõu hieäu cuûa moâi tröôøng kieåm soaùt vaø caùc thuû tuïc kieåm soaùt. Ñeà taøi khoâng ñeà caäp ñeán kieåm soaùt noäi boä cuûa chu trình taøi chính. Phaàn ñaùnh giaù ruûi ro, thoâng tin truyeàn thoâng vaø giaùm saùt chæ ñöôïc ñeà caäp moät caùch sô löôïc. Phöông phaùp nghieân cöùu Luaän vaên döïa treân phöông phaùp luaän duy vaät bieän chöùng ñeå heä thoáng hoùa cô sôû lyù luaän vaø thöïc tieãn nghieân cöùu taïi coâng ty. Töø ñoù ñöa ra caùc giaûi phaùp hoaøn thieän heä thoáng. Boá cuïc cuûa luaän vaên nhö sau: Lôøi môû ñaàu. Chöông 1: Cô sôû lyù luaän veà kieåm soaùt noäi boä Chöông 2: Thöïc traïng heä thoáng kieåm soaùt noäi boä taïi coâng ty Nuplex Resins Vieät Nam. Chöông 3: Moät soá giaûi phaùp naâng cao hoaït ñoäng kieåm soaùt noäi boä taïi coâng ty Nuplex Resins Vieät Nam Keát luaän. Taøi lieäu tham khaûo Phụ lục
-4- CHÖÔNG 1: CÔ SÔÛ LYÙ LUAÄN VEÀ KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ 1.1 Khaùi nieäm kieåm soaùt noäi boä Kieåm soaùt noäi boä laø moät quaù trình do ban giaùm ñoác, nhaø quaûn lyù vaø caùc nhaân vieân cuûa ñôn vò chi phoái, ñöôïc thieát laäp ñeå cung caáp moät söï baûo ñaûm hôïp lyù nhaèm thöïc hieän ba muïc tieâu döôùi ñaây: − Baùo caùo taøi chính ñaùng tin caäy. − Caùc luaät leä vaø qui ñònh ñöôïc tuaân thuû. − Hoaït ñoäng höõu hieäu vaø coù hieäu quaû. (4, 70). Khaùi nieäm treân nhaán maïnh ñeán 3 vaán ñeà sau: Moät laø, moïi ngöôøi thuoäc moïi caáp baäc trong moät toå chöùc ñeàu taùc ñoäng ñeán kieåm soaùt noäi boä. Heä thoáng kieåm soaùt noäi boä, theo 1 möùc ñoä naøo ñoù, laø traùch nhieäm cuûa moïi ngöôøi. Caùc nhaø quaûn lyù ñöôïc coi laø chuû sôû höõu heä thoáng kieåm soaùt noäi boä trong phaïm vi traùch nhieäm cuûa hoï. Moãi moät nhaân vieân ñoùng moät vai troø nhaát ñònh trong qui trình kieåm soaùt noäi boä. Hai laø, moät heä thoáng kieåm soaùt noäi boä höõu hieäu giuùp doanh nghieäp ñaït ñöôïc caùc muïc tieâu veà hoaït ñoäng, baùo caùo taøi chính vaø söï tuaân thuû. Heä thoáng kieåm soaùt noäi boä laø moät boä phaän caáu thaønh cuûa caû moät qui trình quaûn lyù (bao goàm laäp keá hoaïch, toå chöùc, höôùng daãn, kieåm soaùt …). Noù giöõ cho moät toå chöùc luoân hoaït ñoäng höôùng veà caùc muïc tieâu hoaøn thaønh nhieäm vuï vaø toái thieåu hoùa caùc yeáu toá khoâng mong ñôïi trong quaù trình hoaït ñoäng. Ba laø, heä thoáng kieåm soaùt noäi boä chæ coù theå cung caáp moät söï ñaûm baûo hôïp lyù trong vieäc ñaït ñöôïc caùc muïc tieâu chöù khoâng phaûi laø söï ñaûm baûo chaéc chaén. Heä thoáng kieåm soaùt noäi boä höõu hieäu giuùp doanh nghieäp ñaït ñöôïc caùc muïc tieâu nhöng khoâng coù nghóa laø ñaûm baûo söï thaønh coâng cuûa doanh nghieäp. Coù
-5- nhieàu lyù do taïi sao heä thoáng kieåm soaùt noäi boä khoâng theå cho moät söï ñaûm baûo chaéc chaén. Caùc lyù do ñoù seõ ñöôïc ñeà caäp ñeán trong muïc haïn cheá cuûa kieåm soaùt noäi boä cuûa luaän vaên naøy. 1.1.1 Caùc thaønh phaàn cuûa heä thoáng kieåm soaùt noäi boä. Heä thoáng kieåm soaùt noäi boä seõ khaùc nhau giöõa caùc doanh nghieäp do coù söï khaùc bieät veà qui moâ, ñaëc ñieåm kinh doanh, vaên hoùa… Nhöng moät heä thoáng kieåm soaùt noäi boä ñöôïc coi laø höõu hieäu caàn bao goàm 5 yeáu toá sau: − Moâi tröôøng kieåm soaùt − Ñaùnh giaù ruûi ro − Thuû tuïc kieåm soaùt − Thoâng tin vaø truyeàn thoâng − Giaùm saùt 1.1.2 Moâi tröôøng kieåm soaùt 1.1.2.1 Ñònh nghóa Moâi tröôøng kieåm soaùt, moät yeáu toá voâ hình, laø neàn taûng ñoái vôùi caùc boä phaän khaùc trong heä thoáng kieåm soaùt noäi boä, cung caáp qui taéc öùng xöû vaø caáu truùc, vaø bao goàm naêng löïc kyõ thuaät vaø giaù trò ñaïo ñöùc. Moät moâi tröôøng kieåm soaùt hieäu quaû laø moät moâi tröôøng taïi ñoù con ngöôøi coù naêng löïc, hieåu traùch nhieäm cuûa hoï, giôùi haïn quyeàn löïc cuûa hoï vaø hoï thaønh thaïo vaø taän taâm trong vieäc laøm nhöõng caùi ñuùng vaø laøm theo ñuùng caùch. 1.1.2.2 Traùch nhieäm Caùc nhaø quaûn lyù chòu traùch nhieäm trong vieäc “taïo khoâng khí” cho toå chöùc. Nhaø quaûn lyù seõ naâng cao ñöôïc moâi tröôøng kieåm soaùt khi hoï thieát laäp vaø thoâng tin baèng vaên baûn caùc qui trình, chính saùch, caùc giaù trò ñaïo ñöùc vaø tieâu
-6- chuaån cö xöû. Ngoaøi ra, hoï cuõng naâng cao ñöôïc moâi tröôøng kieåm soaùt khi hoï cö xöû ñuùng möïc ñeå nhaân vieân laøm göông vaø yeâu caàu moïi ngöôøi trong toå chöùc ñeàu phaûi tuaân theo caùc chuaån möïc ñaõ ñöa ra. 1.1.2.3 Caùc yeáu toá cuûa moâi tröôøng kieåm soaùt Trieát lyù vaø phong caùch ñieàu haønh cuûa nhaø quaûn lyù. Trieát lyù quaûn lyù ñöôïc theå hieän qua quan ñieåm vaø nhaän thöùc cuûa ngöôøi quaûn lyù. Phong caùch ñieàu haønh laïi theå hieän qua caù tính, tö caùch vaø thaùi ñoä cuûa hoï khi ñieàu haønh ñôn vò. Trieát lyù vaø phong caùch ñieàu haønh cuûa nhaø quaûn lyù ñöôïc theå hieän qua caùc yeáu toá ñieån hình nhö: − Tính chaát caùc ruûi ro kinh doanh ñöôïc chaáp nhaän. Cuï theå laø caùc nhaø quaûn lyù saün saøng daán thaân vaøo caùc döï aùn coù ruûi ro cao hay coù thaùi ñoä baûo thuû vôùi vieäc chaáp nhaän ruûi ro. − Söï töông taùc thöôøng xuyeân giöõa quaûn lyù caáp cao vaø quaûn lyù caáp hoaït ñoäng, ñaëc bieät khi hoaït ñoäng cuûa doanh nghieäp dieãn ra ôû nhöõng ñòa ñieåm coù söï caùch bieät ñòa lyù. − Thaùi ñoä vaø haønh ñoäng ñoái vôùi baùo caùo taøi chính, bao goàm caû caùc thaûo luaän veà öùng duïng caùc caùch xöû lyù keá toaùn (ví duï nhö löïa choïn caùc chính saùch keá toaùn baûo thuû hay roäng raõi, thoaùi maùi, caùc nguyeân taéc coù ñöôïc aùp duïng? caùc thoâng tin keá toaùn quan troïng coù ñöôïc khai baùo?...) Trieát lyù vaø phong caùch quaûn lyù coù theå aûnh höôûng raát lôùn ñeán moâi tröôøng kieåm soaùt vaø taùc ñoäng ñeán vieäc thöïc hieän caùc muïc tieâu cuûa ñôn vò. Caùch phaân quyeàn haïn vaø traùch nhieäm Ñoù laø vieäc cuï theå hoùa traùch nhieäm vaø quyeàn haïn cuûa töøng thaønh vieân trong caùc hoaït ñoäng cuûa ñôn vò. Thoâng qua vieäc phaân nhieäm, caùc nhaân vieân
-7- phaûi xaùc ñònh ñöôïc coâng vieäc cuï theå cuûa mình laø gì. Hoï phaûi yù thöùc ñöôïc raèng hoaït ñoäng cuûa hoï seõ aûnh höôûng ñeán ngöôøi khaùc nhö theá naøo trong quaù trinh thöïc hieän muïc tieâu cuûa doanh nghieäp. Do ñoù, moâ taû coâng vieäc caàn phaûi ñöôïc dieãn giaûi baèng nhöõng nhieäm vuï cuï theå cho töøng thaønh vieân vaø xaùc ñònh moái quan heä trong vieäc baùo caùo giöõa caùc thaønh vieân vôùi nhau. Ngoaøi ra, caùch thöùc phaân chia traùch nhieäm vaø quyeàn haïn coøn lieân quan tôùi vieäc xaùc ñònh soá löôïng nhaân vieân thích hôïp cho coâng vieäc. Noù ñoøi hoûi phaûi xaùc ñònh kyõ naêng caàn thieát coù lieân quan, xem xeùt tôùi qui moâ doanh nghieäp, tính chaát kinh doanh vaø möùc ñoä phöùc taïp cuûa caùc hoaït ñoäng. Tính chính tröïc vaø giaù trò ñaïo ñöùc Tính chính tröïc vaø giaù trò ñaïo ñöùc lieân quan ñeán taát caû con ngöôøi tham gia trong heä thoáng kieåm soaùt noäi boä. Ñoù laø caùc chuaån möïc ñaïo ñöùc vaø nguyeân taéc cö xöû maø caùc nhaø quaûn lyù ñaët ra nhaèm ngaên caûn vaø haïn cheá nhaân vieân trong toå chöùc thöïc hieän caùc haønh vi bò coi laø phaïm phaùp vaø thieáu ñaïo ñöùc. Tính chính tröïc vaø giaù trò ñaïo ñöùc coøn bao goàm caû vieäc laøm göông cuûa nhaø quaûn lyù veà vieäc cö xöû ñuùng ñaén, tuaân thuû caùc chuaån möïc vaø giaûm caùc aùp löïc thoûa maõn caùc muïc tieâu haõo huyeàn. Naêng löïc laøm vieäc Ñoù laø söï ñaûm baûo nhaân vieân ñöôïc phaân coâng coâng vieäc phuø hôïp vôùi trình ñoä vaø kyõ naêng cuûa töøng ngöôøi. Caùc nhaø quaûn lyù caàn ñaûm baûo taát caû caùc coâng vieäc ñeàu coù söï moâ taû chi tieát vaø coù phaân tích nhöõng yeâu caàu veà kieán thöùc, kyõ naêng caàn thieát ñeå thöïc hieän coâng vieäc. Töø ñoù nhaân vieân môùi coù theå ñöôïc boá trí coâng vieäc thích hôïp. Cô caáu toå chöùc Cô caáu toå chöùc ñöôïc theå hieän qua sô ñoà toå chöùc cuûa doanh nghieäp. Ñoù laø söï xaùc ñònh traùch nhieäm, quyeàn haïn vaø loä trình baùo caùo giöõa caùc thaønh vieân
-8- trong doanh nghieäp. Khi xaây döïng cô caáu toå chöùc caàn xaùc ñònh ñöôïc caùc vò trí then choát cuøng vôùi traùch nhieäm vaø quyeàn haïn töông öùng. Moät cô caáu toå chöùc hôïp lyù giuùp cung caáp doøng thoâng tin caàn thieát ñeå quaûn lyù caùc hoaït ñoäng trong doanh nghieäp töø laäp keá hoaïch, ñieàu haønh, thöïc hieän vaø kieåm soaùt. Chính saùch nhaân söï Laø caùc qui ñònh vaø qui trình veà tuyeån duïng, huaán luyeän, boå nhieäm, thaêng tieán vaø xöû phaït nhaân vieân. Chính saùch nhaân söï caàn coù söï lieân heä chaéc cheõ vôùi nhaân toá giaù trò ñaïo ñöùc vaø ñaûm baûo naêng löïc ñeå coù theå tuyeån duïng nhöõng nhaân vieân toát cho doanh nghieäp. Vì vaäy moät chính saùch nhaân söï ñuùng ñaén coù theå boå sung cho söï yeáu keùm cuûa moâi tröôøng kieåm soaùt. Heä thoáng kieåm soaùt noäi boä ñöôïc thöïc hieän bôûi con ngöôøi, trong khi ñoù moâi tröôøng kieåm soaùt laø taäp theå con ngöôøi, laø giaù trò cuûa moãi con ngöôøi trong toå chöùc. Do ñoù, coù theå noùi moâi tröôøng kieåm soaùt laø yeáu toá trung taâm heä thoáng kieåm soaùt noäi boä. Noùi nhö vaäy khoâng coù nghóa laø moâi tröôøng kieåm soaùt toát hay xaáu seõ quyeát ñònh heä thoáng kieåm soaùt noäi boä höõu hieäu hay khoâng. Thöïc chaát thoâng qua ñoù chæ xaùc ñònh ñöôïc chi phí cho duy trì heä thoáng kieåm soaùt noäi boä trong toå chöùc laø ít hay nhieàu maø thoâi. 1.1.3 Ñaùnh giaù ruûi ro 1.1.3.1 Ñònh nghóa Ñaùnh giaù ruûi ro laø vieäc xaùc ñònh vaø phaân tích caùc ruûi ro lieân quan ñeán vieäc ñaït ñöôïc caùc muïc tieâu hoaït ñoäng hieäu quaû, baùo caùc taøi chính ñaùng tin caäy vaø söï tuaân thuû caùc qui ñònh. Do ñoù, ñaùnh giaù ruûi ro laøm cô sôû cho vieäc quyeát ñònh quaûn lyù ruûi ro nhö theá naøo.
-9- 1.1.3.2 Traùch nhieäm Ñeå quaûn lyù caùc hoaït ñoäng moät caùch ñuùng ñaén, caùc nhaø quaûn lyù caàn xaùc ñònh möùc ñoä ruûi ro veà hoaït ñoäng, taøi chính vaø söï tuaân thuû maø hoï saün saøng chaáp nhaän. Ñaùnh giaù ruûi ro laø moät trong nhöõng traùch nhieäm cuûa nhaø quaûn lyù vaø cho pheùp hoï haønh ñoäng ñeå giaûm nhöõng söï vieäc baát ngôø, khoâng mong ñôïi. Söï thaát baïi trong quaûn lyù nhöõng ruûi ro naøy coù theå daãn ñeán vieäc caùc muïc tieâu hoaït ñoäng, baùo caùo taøi chính vaø söï tuaân thuû khoâng ñaït ñöôïc. 1.1.3.3 Caùc yeáu toá ñaùnh giaù ruûi ro Nhaän dieän ruûi ro sau khi xaùc ñònh caùc muïc tieâu Ruûi ro laø nhöõng gì coù theå ñe doïa vieäc ñaït ñöôïc moät muïc tieâu naøo ñoù. Vôùi moãi moät muïc tieâu cuûa töøng phoøng ban, caùc ruûi ro neân ñöôïc nhaän dieän. Khi nhaän dieän ruûi ro caàn bao quaùt caû ruûi ro beân trong vaû ruûi ro beân ngoaøi. Caùc nhaø quaûn lyù coù theå ñaët ra haøng loaït caâu hoûi ñeå nhaän dieän caùc ruûi ro, ví duï nhö: Coù theå xaûy ra nhöõng sai phaïm naøo? Nhöõng yeáu keùm cuûa chuùng ta laø ôû ñaâu? Laøm sao bieát ñöôïc chuùng ta coù ñang ñaït ñeán muïc tieâu hay khoâng? … Phaân tích ruûi ro Laø söï saép xeáp thöù töï caùc ruûi ro sau khi ñaõ nhaän dieän noù. Ñeå saép xeáp thöù töï caùc ruûi ro, tröôùc heát caàn xem xeùt ñeán möùc ñoä thöôøng xuyeân xaûy ra cuûa caùc ruûi ro. Sau ñoù tieán haønh ñònh tính vaø ñònh löôïng toån thaát khi ruûi ro xaûy ra. Töø ñoù xaùc ñònh haønh ñoäng naøo laø caàn thieát ñeå quaûn lyù ruûi ro. Vieäc saép xeáp thöù töï caùc ruûi ro giuùp caùc phoøng ban taäp trung vaøo giaûi quyeát caùc ruûi ro coù aûnh höôûng ñaùng keå.
- 10 - 1.1.4 Hoaït ñoäng kieåm soaùt 1.1.4.1 Ñònh nghóa Hoaït ñoäng kieåm soaùt laø caùc haønh ñoäng ñöôïc cuï theå hoùa töø caùc chính saùch vaø thuû tuïc maø khi ñöôïc thöïc hieän thích hôïp vaø ñuùng luùc seõ giuùp quaûn lyù hoaëc giaûm thieåu caùc ruûi ro ñaõ ñöôïc nhaän dieän. 1.1.4.2 Traùch nhieäm Moät khi caùc nhaø quaûn lyù chòu traùch nhieäm chính trong vieäc nhaän dieän ruûi ro ñoái vôùi caùc hoaït ñoäng cuûa doanh nghieäp, hoï cuõng chính laø ngöôøi coù traùch nhieäm chính trong vieäc thieát keá, trieån khai vaø giaùm saùt caùc hoaït ñoäng kieåm soaùt ñeå ngaên chaën hoaëc giaûm caùc ruûi ro ñoù. 1.1.4.3 Caùc yeáu toá cuûa hoaït ñoäng kieåm soaùt Qui trình pheâ chuaån, uûy quyeàn Ñaây laø moät hoaït ñoäng kieåm soaùt quan troïng. Pheâ chuaån, uûy quyeàn laø vieäc caáp quaûn lyù cho pheùp nhaân vieân thöïc hieän caùc hoaït ñoäng nhaát ñònh naøo ñoù. Noù bao goàm uûy quyeàn chung vaø uûy quyeàn cuï theå. Vieäc cho pheùp moät phoøng ban chi tieâu moät soá tieàn nhaát ñònh töø ngaân saùch laø moät ví duï veà uûy quyeàn chung. Qui trình pheâ chuaån vaø uûy quyeàn cuï theå thì lieân quan ñeán töøng nghieäp vuï ñôn leû, coù nghóa laø moãi moät nghieäp vuï ñoøi hoûi phaûi coù chöõ kyù hay söï pheâ chuaån ñieän töû cuûa ngöôøi coù thaåm quyeàn. Trong hoaït ñoäng uûy quyeàn vaø pheâ chuaån, ngöôøi coù thaåm quyeàn pheâ chuaån neân xem xeùt caùc chöùng töø coù lieân quan, ñaët nghi vaán nhöõng ñieàu baát thöôøng, vaø ñaûm baûo raèng coù ñaày ñuû thoâng tin caàn thieát ñeå ñaùnh giaù, chöùng minh cho nghieäp vuï ñoù tröôùc khi kyù duyeät. Vieäc kyù teân tröôùc treân vaên baûn traéng laø tuyeät ñoái bò ngaên caám.
- 11 - Trong baát kyø tröôøng hôïp naøo moät ngöôøi coù thaåm quyeàn pheâ chuaån cuõng khoâng neân noùi cho ngöôøi khaùc ñaïi dieän ngöôøi pheâ chuaån kyù teân cuûa ngöôøi pheâ chuaån. Töông töï, trong baát kyø tröôøng hôïp naøo moät ngöôøi coù thaåm quyeàn pheâ chuaån ñieän töû cuõng khoâng neân chia seû maät maõ vôùi ngöôøi khaùc. Coâng taùc ñoái chieáu Ñoái chieáu laø vieäc so saùnh vôùi nhau giöõa caùc taäp hôïp döõ lieäu khaùc nhau, nhaän dieän vaø tìm ra söï khaùc bieät vaø coù caùc chænh söûa khi caàn thieát ñeå giaûi quyeát söï khaùc bieät. Hoaït ñoäng kieåm soaùt naøy giuùp ñaûm baûo söï chính xaùc vaø ñaày ñuû cuûa nghieäp vuï. Moät ví duï cuûa ñoái chieáu laø so saùnh soá dö löông pheùp, löông beänh cuûa töøng phoøng ban vôùi soá dö löông pheùp, löông beänh cuûa heä thoáng tính löông. Nhaân toá chuû choát cuûa qui trình ñoái chieáu laø phaùt hieän vaø giaûi quyeát söï khaùc bieät. Neáu chæ ghi nhaän söï khaùc bieät maø khoâng laøm gì caû thì ñoái chieáu cuõng voâ ích. Vieäc ñoái chieáu phaûi coù chöùng töø vaø ñöôïc pheâ chuaån bôûi caáp quaûn lyù. Soaùt xeùt laïi coâng vieäc ñaõ thöïc hieän Vieäc caáp quaûn lyù xem xeùt laïi caùc baùo caùo, caùc ghi cheùp ñoái chieáu vaø caùc thoâng tin khaùc coù lieân quan cuõng laø moät hoaït ñoäng kieåm soaùt quan troïng. Caáp quaûn lyù neân xem xeùt laïi tính chaéc chaén vaø hôïp lyù cuûa thoâng tin. Vieäc soaùt xeùt laïi quaù trình thöïc hieän cung caáp cô sôû ñeå phaùt hieän caùc vaán ñeà caàn phaûi giaûi quyeát. Trong hoaït ñoäng soaùt xeùt laïi, caáp quaûn lyù seõ so saùnh soá lieäu thöïc teá vôùi soá lieäu keá hoaïch, döï toaùn, döï baùo, hoaëc soá lieäu giöõa caùc kyø vôùi nhau. Noù laøm caên cöù ñeå ño löôøng möùc ñoä ñaït ñöôïc muïc tieâu vaø ñeå nhaän dieän nhöõng keát quaû khoâng mong ñôïi caàn phaûi tieáp tuïc giaûi quyeát. Cuõng nhö coâng taùc ñoái chieáu, vieäc soaùt xeùt laïi baùo caùo, ñoái chieáu vaø caùc thoâng tin khaùc neân ñöôïc ghi cheùp thaønh taøi lieäu. Baûo veä taøi saûn
- 12 - Caùc taøi saûn coù tính thanh khoaûn cao vôùi nhieàu muïc ñích söû duïng khaùc nhau, caùc taøi saûn nguy hieåm, chöùng töø quan troïng, caùc thoâng tin coù tính baûo maät phaûi ñöôïc baûo quaûn caän thaän. Cuï theå, söû duïng caùc kieåm soaùt tieáp caän laø caùch toát nhaát ñeå baûo veä caùc taøi saûn naøy. Ví duï veà kieåm soaùt tieáp caän laø: khoùa cöûa, heä thoáng queït theû, maät maõ maùy tính.. Trong hoaït ñoäng baûo veä taøi saûn, ñoái vôùi haøng toàn kho quan troïng, coù giaù trò lôùn thì phaûi ghi cheùp thöôøng xuyeân hoaït ñoäng mua vaøo vaø xuaát ra. Ñònh kyø, caùc maët haøng phaûi ñöôïc kieåm keâ bôûi moät ngöôøi ñoäc laäp vôùi coâng taùc thu mua, uûy quyeàn vaø thuû kho. Keát quaû kieåm keâ phaûi ñöôïc so saùnh vôùi soá dö treân soå ghi cheùp thöôøng xuyeân. Nhöõng maët haøng bò thieáu huït caàn ñöôïc phaân tích vaø tìm hieåu nguyeân vaø töø ñoù ñeà ra bieän phaùp giaûi quyeát. Phaân chia traùch nhieäm Phaân nhieäm laø yeáu toá then choát ñoái vôùi heä thoáng kieåm soaùt noäi boä höõu hieäu. Noù giuùp giaûm ruûi ro veà sai soùt vaø khoâng phuø hôïp. Moät nguyeân taéc chung laø chöùc naêng pheâ chuaån, ghi cheùp keá toaùn, ñoái chieáu vaø quaûn lyù taøi saûn phaûi ñöôïc taùch rieâng bieät. Khi caùc chöùc naêng naøy khoâng theå taùch bieät do qui moâ nhoû, thì vieäc giaùm saùt chi tieát caùc hoaït ñoäng coù lieân quan caàn phaûi coù nhö laø moät hoaït ñoäng kieåm soaùt buø ñaép. Phaân chia traùch nhieäm laø cuõng laø hoaït ñoäng ngaên ngöøa vaø haïn cheá gian laän vì caàn phaûi coù söï thoâng ñoàng vôùi nhieàu nhaân vieân khaùc môùi coù theå thöïc hieän haønh vi gian laän. Moät soá ví duï cuï theå cuûa hoaït ñoäng phaân nhieäm laø: − Ngöôøi laäp phieáu yeâu caàu mua haøng thì khoâng theå laø ngöôøi pheâ chuaån vieäc mua haøng. − Ngöôøi pheâ chuaån vieäc mua haøng thì khoâng theå laø ngöôøi ñoái chieáu caùc baùo caùo taøi chính haøng thaùng