Luận văn Thạc sĩ kinh tế: Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán và kiểm soát nội bộ trong chu trình mua nguyên liệu & thanh toán tiền tại các doanh nghiệp chế biến thủy sản trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:136

Thêm vào BST

Báo xấu

53
lượt xem 9
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Trong giới hạn của đề tài, tác giả tập trung nghiên cứu tổ chức hệ thống thông tin kế toán và kiểm soát nội bộ của chu trình mua nguyên liệu và thanh toán tiền cho nhà cung cấp tại các doanh nghiệp chế biến thủy sản trên địa bàn Tỉnh Khánh Hòa.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ kinh tế: Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán và kiểm soát nội bộ trong chu trình mua nguyên liệu & thanh toán tiền tại các doanh nghiệp chế biến thủy sản trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM ------------ BÙI MẠNH CƯỜNG HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH MUA NGUYÊN LIỆU VÀ THANH TOÁN TIỀN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP CHẾ BIẾN THỦY SẢN TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH KHÁNH HÒA. LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ TP.Hồ Chë Minh Á Năm: 2012
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM ------------ BÙI MẠNH CƯỜNG HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH MUA NGUYÊN LIỆU VÀ THANH TOÁN TIỀN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP CHẾ BIẾN THỦY SẢN TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH KHÁNH HÒA. Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 60.34.03.10 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS TRẦN THỊ GIANG TÂN TP.Hồ Chë Minh Á Năm: 2012
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài: “Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán và kiểm soát nội bộ trong chu trình mua nguyên liệu và thanh toán tiền tại các doanh nghiệp chế biến thủy sản trên địa bàn Tỉnh Khánh Hòa” được thực hiện trung thực dưới sự cố vấn của người hướng dẫn khoa học. Cơ sở lý luận được tham khảo từ các tài liệu thu thập của giáo trình, sách, báo, các nghiên cứu được nêu trong tài liệu tham khảo. Dữ liệu thu thập trong luận văn là thông tin sơ cấp được thu thập thông qua bảng câu hỏi đến các công ty chế biến thủy sản trên địa bàn Tỉnh Khánh Hòa. Tôi xin cam đoan luận văn này chưa được công bố dưới bất kỳ hình thức nào khác. TP. Hồ Chë Minh, ngày 30 tháng 11 năm 2012. Học viên Bùi Mạnh Cường
LỜI CÁM ƠN Tôi xin chân thành cám ơn quý Thầy Cô Trường Đại học Kinh tế Tp. Hồ Chë Minh đã giảng dạy và truyền đạt kiến thức trong suốt những năm học ở Trường. Tôi xin chân thành cám ơn Cô PGS.TS Trần Thị Giang Tân đã tận tình hướng dẫn tôi hoàn thành luận văn. Tôi xin chân thành cám ơn các doanh nghiệp chế biến thủy sản trên địa bàn Tỉnh Khánh Hòa đã tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong quá trình thực hiện luận văn. Và đặc biệt, cảm ơn Gia đình đã động viên, ủng hộ tình thần cho tôi trong suốt khóa học. TP. Hồ Chë Minh, ngày 30 tháng 11 năm 2012. Học viên Bùi Mạnh Cường
i MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU ............................................................................................................ 1 CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH MUA NGUYÊN LIỆU VÀ THANH TOÁN TIỀN. ........................................................................................................................ 5 1.1 Tổng quan về hệ thống và hệ thống thông tin kế toán ...................................... 5 1.1.1 Tổng quan về hệ thống.................................................................................. .. 5 1.1.2 Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán....................................................... .. 6 1.2 Tổng quan kiểm soát nội bộ ........................................................................... 14 1.2.1 Khuôn mẫu kiểm soát nội bộ theo Báo cáo COSO ........................................ 15 1.2.2 Theo COBIT (Control Objective for Information and related Technology) ... 17 1.3 Tổng quan về thông tin kế toán và kiểm soát nội bộ trong chu trình mua nguyên liệu và thanh toán tiền .................................................................................. 19 1.3.1 Thông tin về chu trình mua nguyên liệu ........................................................ 19 1.3.2 Thông tin chu trình thanh toán tiền ............................................................... 21 1.3.3 Kiểm soát nội bộ trong chu trình mua nguyên liệu ........................................ 23 1.3.4 Kiểm soát nội bộ trong chu trình thanh toán tiền........................................... 32 Kết luận chương 1 .................................................................................................... 39 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH MUA NGUYÊN LIỆU VÀ THANH TOÁN TIỀN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP CHẾ BIẾN THỦY SẢN TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH KHÁNH HÒA..................................................................................... 40 2.1 Đặc điểm kinh doanh chế biến thủy sản trên địa bàn tỉnh Khánh Hoà ............ 40 2.2 Mục đëch, đối tượng và phương pháp khảo sát............................................... 42 2.2.1 Mục đëch khảo sát......................................................................................... 42 2.2.2 Đối tượng khảo sát........................................................................................ 43 2.2.3 Phương pháp khảo sát ................................................................................... 43 2.2.4 Kết quả khảo sát ........................................................................................... 43 2.4 Tổng hợp các đánh giá chung về thực trạng hệ thống thông tin kế toán và kiểm soát nội bộ trong chu trình mua nguyên liệu và thanh toán tiền. ....................... 51 2.4.1 Khái quát về tình hình thu mua nguyên liệu tại các doanh nghiệp chế biến thủy sản trên địa bàn Tỉnh Khánh Hòa..................................................................... 51 2.4.2 Thực trạng thông tin kế toán trong chu trình mua nguyên liệu và thanh toán tiền ........................................................................................................... 52 2.4.3 Thực trạng kiểm soát nội bộ trong chu trình mua nguyên liệu và thanh toán tiền ........................................................................................................... 56 2.4.4 Đánh giá chung về hệ thống thông tin kế toán và kiểm soát nội bộ trong chu trình mua nguyên liệu và thanh toán tiền tại các doanh nghiệp chế biến thủy sản trên địa bàn Tỉnh Khánh Hòa............................................................................. 72 Kết luận chương 2 .................................................................................................... 77
ii CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH MUA NGUYÊN LIỆU VÀ THANH TOÁN TIỀN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP CHẾ BIẾN THỦY SẢN TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH KHÁNH HÒA................................................................. 78 3.1 Mục tiêu hoàn thiện ....................................................................................... 78 3.1.1 Nâng cao tënh hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động mua nguyên liệu và thanh toán tiền ......................................................................................................... 78 3.1.2 Nâng cao tënh đáng tin cậy của báo cáo tài chënh .......................................... 79 3.1.3 Kiểm soát việc tuân thủ luật lệ và quy định hiện hành................................... 79 3.2 Các giải pháp hoàn thiện................................................................................ 79 3.2.1 Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong chu trình mua nguyên liệu và thanh toán tiền. ........................................................................................................ 79 3.2.2 Hoàn thiện kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng và thanh toán tiền tại các doanh nghiệp chế biến thủy sản trên địa bàn Tỉnh Khánh Hòa ................................ 92 KẾT LUẬN........................................................................................................... 106 TÀI LIỆU THAM KHẢO.................................................................................... 108 PHỤ LỤC............................................................................................................... 109 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT IASB : International Accounting Standards Board COSO : The Committee of Sponsoring Organizations of Treadway Commission COBIT : Control Objective for Information and related Technology AICPA : American Institute of Certified Public Accountants ISO : The International Organization for Standardization HACCP: Hazard Analysis and Critical Control Point System
iii DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU SỬ DỤNG TRONG SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU Ký hiệu xử lý trong Ký hiệu lưu trữ dữ liệu Ký hiệu mô tả nguồn dữ liệu cho hệ thống hay đëch nhận thông tin của hệ thống Ký hiệu mô tả luân chuyển dữ liệu hay thông tin DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU SỬ DỤNG TRONG LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ Chứng từ, báo cáo của hệ thống Sổ sách, nhật ký của hệ thống Ký hiệu này mô tả thông tin được hiển thị bằng thiết bị Video, màn hình, máy in chứ không in ra giấy Ký hiệu này có hai ý nghĩa: Sự bắt đầu hay kết thúc lưu đồ hay chỉ ra các dữ liệu hay thông tin được bắt đầu từ đâu hay chuyển tới đâu Điểm nối lưu đồ trong cùng trang giấy Điểm nối sang trang Xử lý bằng tay Ký hiệu này mô tả việc đưa dữ liệu vào hệ thống bằng các thiết bị bằng bàn phëm, cần gạt, máy quét… Xử lý bằng máy Ký hiệu này mô tả lưu trữ bằng phương tiện mà hệ thống máy có thể truy suất trực tiếp không cần tuần tự Lưu trữ chứng từ D: Phân loại theo ngày của hồ sơ hay dữ liệu N: Phân loại theo số của hồ sơ hay số thứ tự của dữ liệu A: Phân loại theo tên của hồ sơ hay dữ liệu
iv DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1 Sơ đồ mối quan hệ giữa các chu trình kế toán.....................................................8 Sơ đồ 1.2 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 của chu trình mua nguyên liệu .................................19 Sơ đồ 1.3 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 của chu trình thanh toán tiền ....................................21 Bảng 2.1 Bảng danh mục loại hình và quy mô các doanh nghiệp khảo sát.......................43 Bảng 2.2 Bảng tổng hợp các câu hỏi khảo sát thực tế về hệ thống thông tin kế toán và kiểm soát nội bộ trong chu trình mua nguyên liệu và thanh toán tiền tại các doanh nghiệp chế biến Thủy sản trên địa bàn Tỉnh Khánh Hoà...................................................51 DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1 Bảng danh mục loại hình và quy mô các doanh nghiệp khảo sát.......................43 Bảng 2.2 Bảng tổng hợp các câu hỏi khảo sát thực tế về hệ thống thông tin kế toán và kiểm soát nội bộ trong chu trình mua nguyên liệu và thanh toán tiền tại các doanh nghiệp chế biến Thủy sản trên địa bàn Tỉnh Khánh Hoà...................................................51 DANH MỤC HÌNH Hình 1.1 Các hoạt động cơ bản trong doanh nghiệp............................................................7 Hình 1.2 Phân loại thông tin của hoạt động.......................................................................12 Hình 2.1: Cơ cấu loại hình doanh nghiệp chế biến thủy sản Khánh hòa...........................40 Hình 2.2: Sản lượng và kim ngạch xuất khẩu thủy sản các doanh nghiệp chế biến thủy sản Khánh hòa giai đoạn 2007 – 2010...............................................................................41 Hình 2.3: Sản lượng tiêu thụ nội địa các mặt hàng thủy sản của doanh nghiệp chế biến thủy sản Khánh hòa giai đoạn 2007 – 2010.......................................................................42
1 LỜI MỞ ĐẦU 1. Tënh cấp thiết của việc nghiên cứu đề tài Kinh tế thị trường luôn tạo ra những biến động mạnh mẽ, bất ngờ, và sự cạnh tranh khốc liệt giữa các doanh nghiệp. Hoạt động trong môi trường đó, với bất kì một doanh nghiệp nào thì thông tin và hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu, đóng một vai trò ngày càng quan trọng, giúp cho nhà quản trị hoạch định, thực hiện, đánh giá và kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp thủy sản với đặc điểm chất lượng của sản phẩm phụ thuộc chủ yếu vào nguyên liệu đầu vào. Do đó, thông tin và kiểm soát nội bộ trong quy trình mua nguyên liệu và thanh toán tiền là vô cùng quan trọng đối với nhà quản trị trong việc ra các quyết định như: xác định lượng hàng tồn kho cần thiết; thời điểm đặt hàng; lựa chọn nhà cung cấp với giá cả, chất lượng phù hợp; thanh toán nợ đúng hạn cho nhà cung cấp...Điều này giúp cho đơn vị luôn đảm bảo được lượng nguyên liệu đầu vào phù hợp phục vụ cho quá trình sản xuất. Các doanh nghiệp Thủy sản trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa là một trong những ngành đóng góp chủ yếu cho thu nhập của Tỉnh. Tuy nhiên, một thực trạng khá phổ biến hiện nay là hệ thống thông tin kế toán và kiểm soát nội bộ trong chu trình mua nguyên liệu của một số công ty còn hạn chế, các công ty nhỏ được quản lý dựa trên kinh nghiệm cá nhân và mối quan hệ gia đình, còn những công ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra, giám sát giữa các bộ phận liên quan dẫn đến tiềm ẩn nhiều rủi ro trong hoạt động và hệ thống thông tin chưa thực sự hữu ëch cho việc ra quyết định. Chënh vì lý do trên, tác giả chọn đề tài “Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán và kiểm soát nội bộ trong chu trình mua nguyên liệu và thanh toán tiền tại các doanh nghiệp chế biến thủy sản trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa” làm luận văn tốt nghiệp. Mục tiêu chënh là nhằm tìm hiểu thực trạng, từ đó thiết lập các giải pháp nhằm hoàn thiện việc kiểm soát nội bộ về mua nguyên liệu và thanh toán tiền trong hoạt động của đơn vị. Mặt khác, đề tài cũng hy vọng là tài liệu tham khảo
2 cho các doanh nghiệp trong ngành và sinh viên chuyên ngành kế toán có thêm tài liệu tham khảo, đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu của mình. 2. Mục tiêu của đề tài - Nghiên cứu, tổng hợp lý thuyết về hệ thống thông tin kế toán và kiểm soát nội bộ trong chu trình mua nguyên liệu và thanh toán tiền. Từ đó, thấy được vị trë, vai trò của thông tin kế toán và kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng và thanh toán tiền tại doanh nghiệp - Tìm hiểu thực trạng, ưu điểm cũng như những hạn chế về việc tổ chức hệ thông tin kế toán và kiểm soát nội bộ trong chu trình mua nguyên liệu và thanh toán tiền tại các doanh nghiệp chế biến thủy sản trên địa bàn Tỉnh Khánh Hòa. - Đề ra những giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán và kiểm soát nội bộ trong chu trình mua nguyên liệu và thanh toán tiền. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Trong giới hạn của đề tài, tác giả tập trung nghiên cứu tổ chức hệ thống thông tin kế toán và kiểm soát nội bộ của chu trình mua nguyên liệu và thanh toán tiền cho nhà cung cấp tại các doanh nghiệp chế biến thủy sản trên địa bàn Tỉnh Khánh Hòa. Mặc dù theo nghĩa rộng, thông tin kế toán là một yếu tố của kiểm soát nội bộ, tuy nhiên, thông tin và hệ thống thông tin theo kiểm soát nội bộ không đề cập chi tiết thông tin kế toán. Vì vậy người viết muốn tập trung nhiều hơn về hệ thống thông tin kế toán. 4. Tổng quan về cơ sở lý thuyết và các nghiên cứu 4.1 Lý thuyết: Kiểm soát nội bộ (2011), Tập thể tác giả Bộ môn Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế TP.Hồ Chë Minh; Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa, (2010), Tập thể tác giả Bộ môn Hệ thống thông tin kế toán, Trường Đại học Kinh tế TP.Hồ Chë Minh; Hệ thống thông tin kế toán, (2012), Tập thể tác giả Bộ môn Hệ thống thông tin kế toán, Trường Đại học Kinh tế TP.Hồ Chë Minh; Hệ
3 thống thông tin kế toán (2007) Thiều Thị Tâm và cộng sự, Nhà xuất bản Thống kê ; Accounting information system, (2005) Ulric J. Gelinas and Richard B. Dull; ), Accounting information system, (1997) Marshall B.Romney and Paul J. Steinbart. 4.2 Nghiên cứu liên quan: Nguyễn Văn Thông, 2009, Tổ chức hệ thống kế toán doanh nghiệp trong điều kiện tin học hóa, Luận văn cao học ; Nguyễn Thị Hoàng Anh, 2009, Hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH MAERSK Việt Nam - Thực trạng và giải pháp, Luận văn cao học. 5. Phương pháp nghiên cứu - Tác giả sử dụng phương pháp điều tra, phỏng vấn, tổng hợp, phân tëch dữ liệu dưới dạng thống kê mô tả về tổ chức hệ thống thông tin và kiểm soát thông tin trong chu trình chi phë. Dựa trên kết quả này sẽ tìm ra những ưu điểm và nhược điểm, từ đó đề xuất những giải pháp phù hợp cho việc hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán và kiểm soát thông tin tại các đơn vị chế biến thủy sản trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa. - Dữ liệu thu thập  Dữ liệu sơ cấp: Các dữ liệu tác giả tự thu thập trong các điều tra, phỏng vấn tại các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa  Dữ liệu thứ cấp: Các dữ liệu tác giả thu thập tại Cục thống kê Tỉnh Khánh Hòa, Hội nghề cá Tỉnh Khánh Hòa và các website của đơn vị và của ngành. 6. Đóng góp của đề tài 6.1 Về mặt lý thuyết: Hệ thống hóa lý thuyết và các nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán, kiểm soát nội bộ trong chu trình mua nguyên liệu và thanh toán tiền, từ đó ứng dụng các kết quả này để hoàn thiện hệ thống thống tin kế toán và kiểm soát nội bộ trong chu trình mua nguyên liệu và thanh toán tiền cho các doanh nghiệp chế biến thủy sản trên địa bàn Tỉnh Khánh hòa.
4 6.2 Về mặt thực tiễn : Kết quả nghiên cứu luận văn có ý nghĩa thực tiễn trên các mặt sau đây: (1) Giúp cho các nhà quản trị ở các doanh nghiệp chế biến thủy sản trên địa bàn nhận thấy được vai trò của hệ thống thông tin kế toán và kiểm soát nội bộ trong chu trình mua nguyên liệu và thanh toán từ đó có những giải pháp hoàn thiện và phát triển hệ thống thông tin kế toán và kiểm soát nội bộ trong chu trình mua nguyên liệu và thanh toán tiền; (2) Là tài liệu tham khảo cho các doanh nghiệp thủy sản và những doanh nghiệp khác xây dựng và hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán và kiểm soát thông tin của mình (3) Là tài liệu tham khảo cho các sinh viên chuyên ngành kế toán kiểm toán. 7. Kết cấu của đề tài Kết cấu luận văn bao gồm phần mở đầu, 3 chương, kết luận và kiến nghị.  Phần mở đầu: Mục tiêu nhằm giới thiệu sự cần thiết của luận văn, mục tiêu nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu, tổng quan các công trình nghiên cứu có liên quan, phương pháp nghiên cứu, và ý nghĩa của luận văn.  Chương 1: Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán và kiểm soát nội bộ trong chu trình mua nguyên liệu và thanh toán tiền tại các doanh nghiệp chế biến thủy sản trên địa bàn Tỉnh Khánh Hòa.  Chương 2: Thực trạng về hệ thống thông tin kế toán và kiểm soát nội bộ trong chu trình mua nguyên liệu và thanh toán tiền tại các doanh nghiệp chế biến thủy sản trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa .  Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán và kiểm soát nội bộ trong chu trình mua nguyên liệu và thanh toán tiền tại các doanh nghiệp chế biến thủy sản trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa.  Kết luận và kiến nghị:
5 CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH MUA NGUYÊN LIỆU VÀ THANH TOÁN TIỀN. 1.1 Tổng quan về hệ thống và hệ thống thông tin kế toán 1.1.1 Tổng quan về hệ thống 1.1.1.1 Khái niệm Theo Đại từ điển tiếng việt, thì hệ thống1 là một thể thống nhất được tạo lập bởi các yếu tố cùng loại, cùng chức năng, có liên hệ chặt chẽ với nhau. Theo Gelinas/Dull thì hệ thống2 là một tập hợp các thành phần phối hợp với nhau để thực hiện các mục tiêu đã định trước. Một hệ thống bất kỳ đều có ba đặc điểm sau:  Các thành phần bộ phận (hoặc các đặc điểm hữu hình).  Tiến trình xử lý (hay phương pháp) để phối hợp các thành phần theo cách đã quy định.  Mục tiêu hoặc đối tượng của hệ thống. Các hệ thống phân cách nhau bởi đường biên. 1.1.1.2 Đường biên và nơi giao tiếp  Đường biên: Nhằm phân cách hệ thống này với hệ thống khác. Trong hệ thống con, đường biên giúp nhận dạng các thành phần của hệ thống. Xác định đường biên của hệ thống phụ thuộc vào đặc điểm và vị trë của hệ thống trong tổ chức.  Nơi giao tiếp: là nơi gặp nhau giữa các đường biên của các hệ thống con. Nơi giao tiếp nối kết các hệ thống con hoặc các thành phần bộ phận. 1.1.1.3 Phân loại hệ thống  Hệ thống đóng: là hệ thống cô lập với môi trường. Nó không có nơi giao tiếp với bên ngoài, không tác động khỏi đường biên và các tiến trình xử lý sẽ không bị môi trường tác động. 1 Nguyễn Như Ý, (2011), Đại từ điển tiếng Việt, Nhà xuất bản Đại học Quốc Gia 2 Ulric J. Gelinas and Richard B. Dull, (2005), Accounting information system - 7th Edition
6  Hệ thống đóng có quan hệ: là hệ thống có sự tương tác với môi trường, có nơi giao tiếp với bên ngoài và có sự kiểm soát ảnh hưởng của môi trường lên tiến trình. Quan hệ ở đây được thể hiện qua các nhập liệu và kết xuất.  Hệ thống mở: Là hệ thống không kiểm soát sự tác động qua lại của nó với môi trường. Ngoài việc thể hiện quan hệ qua quá trình nhập liệu và kết xuất, hệ thống thường bị nhiễu loạn hoặc không kiểm soát được, ảnh hưởng đến tiến trình xử lý của nó. Hệ thống được thiết kế tốt sẽ hạn chế tác động của sự nhiễu loạn.  Hệ thống kiểm soát phản hồi: Là hệ thống có các nhập liệu có thể là kết xuất của nó. 1.1.2 Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán 1.1.2.1 Khái niệm thông tin, thông tin kế toán và hệ thống thông tin kế toán a. Khái niệm thông tin Theo Gelinas/Dull thì thông tin là dữ liệu được xử lý và trình bày theo một hình thức hữu ëch cho việc ra quyết định. Thông tin có giá trị cho việc ra quyết định bởi vì nó giảm sự không chắc chắn và gia tăng sự hiểu biết về lĩnh vực tìm hiểu. b. Thông tin kế toán Thông tin kế toán là những thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chënh tại đơn vị, mà các hoạt động này được biểu hiện qua các nghiệp vụ kinh tế, tài chënh đã phát sinh và thực sự hoàn thành. c. Khái niệm hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin kế toán là hệ thống được thiết lập nhằm thu thập, lưu trữ, cung cấp thông tin kế toán của một đơn vị, và truyền đạt các thông tin này dưới mọi hình thức khác nhau cho đối tượng sử dụng với một cách thëch hợp nhất. 1.1.2.2 Nội dung của hệ thống thông tin kế toán Các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh, có thể khác nhau qui mô hoạt động nhưng đều bao gồm các hoạt động cơ bản được lặp đi lặp lại một cách thường xuyên, liên tục theo trình tự nhất định như sau:
7 Đầu tư vốn Dự trữ Bán hàng Sản xuất Hình 1.1 Các hoạt động cơ bản trong doanh nghiệp Hoạt động kế toán ghi chép, xử lý các sự kiện kinh tế (là kết quả của các hoạt động cơ bản) dưới dạng các nghiệp vụ kế toán, do đó cũng lặp đi lặp lại theo một trình tự nhất định. Để thuận tiện trong nghiên cứu, các sự kiện kinh tế liên quan theo kiểu nguyên nhân, kết quả và lặp đi lặp lại sẽ được kết hợp để xử lý chung trong một quy trình kế toán được gọi là chu trình nghiệp vụ kinh tế. Hệ thống thông tin kế toán sẽ được thiết lập để xử lý các chu trình nghiệp vụ này, còn được gọi là chu trình kế toán. Như vậy, chu trình kế toán được hiểu là một hệ thống các sự kiện kinh tế trong một chu trình nghiệp vụ được kế toán xử lý theo trình tự nhất định. Tùy theo góc nhìn khác nhau, người ta có thể chia chu trình kế toán thành nhiều chu trình như là: Chu trình tài chënh; Chu trình chi phë; Chu trình nhân sự; Chu trình chuyển đổi; Chu trình doanh thu. Trong từng chu trình nêu trên, người ta lại có thể chia thành nhiều chu trình nhỏ hơn gọi là hệ thống ứng dụng. Trong một chu trình cũng như trong một hệ thống ứng dụng, các quá trình xử lý kế toán bao gồm tổ chức chứng từ, ghi chép, lưu trữ dữ liệu, tổng hợp lập báo cáo 3 Mối quan hệ giữa các chu trình kế toán 3 Ulric J. Gelinas and Richard B. Dull, (2005), Accounting information system - 7th Edition
8 Sơ đồ 1.1 Sơ đồ mối quan hệ giữa các chu trình kế toán 1.1.2.3 Phân loại hệ thống thông tin kế toán a. Theo mục tiêu và phương pháp, có ba loại hệ thống thông tin kế toán  Hệ thống thông tin kế toán tài chënh: Cung cấp các thông tin tài chënh (Báo cáo tài chënh theo quy định hiện hành) chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài. Những thông tin này phải tuân thủ các quy định, chế độ, các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán hiện hành.  Hệ thống thông tin về kế toán chi phë: được sử dụng trong lĩnh vực sản xuất và cung cấp dịch vụ. Nó cho phép tổ chức ghi nhận chi phë liên quan cho xuất sản phẩm và cung cấp dịch vụ. Ngoài ra, Hệ thống thông tin kế toán có thể cung cấp những phân tëch hữu ëch cho việc cải tiến phân bổ các nguồn lực và theo dõi quá trình vận hành.  Hệ thống thông tin kế toán quản trị được sử dụng để cho phép tổ chức hoạch định, theo dõi và kiểm soát các hoạt động. Điều này cho phép nhân viên quản trị các cấp được phép truy cập để lấy những báo cáo hữu ëch và phân tëch thống kê. Những
9 hệ thống này có thể được sử dụng để thu thập thông tin, dự đoán tương lai và hỗ trợ việc lựa chọn những phương án giữa các dự đoán khác nhau trong tương lai. b. Theo sự lưu trữ và xử lý số liệu:  Hệ thống thông tin kế toán thủ công: Trong những hệ thống này, nguồn lực chủ yếu là con người, cùng với các công cụ tënh toán, con người thực hiện toàn bộ các công việc kế toán.  Hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tënh: Nguồn lực bao gồm con người và máy tënh. Trong đó, máy tënh thực hiện toàn bộ các công việc kế toán dưới sự điều khiển, kiểm soát của con người.  Hệ thống thông tin kế toán máy tënh: Nguồn lực chủ yếu là máy tënh, toàn bộ các công việc kế toán từ phân tëch nghiệp vụ, ghi chép, lưu trữ tổng hợp, lập báo cáo do máy tënh thực hiện dưới sự kiểm soát của con người. 1.1.2.4 Thông tin của hệ thống thông tin kế toán Báo cáo kế toán là phương pháp được kế toán sử dụng để trình bày những nội dung thông tin được cung cấp từ hệ thống thông tin kế toán, các thông tin của kế toán sẽ được phân loại, phân tëch, tổng hơp và trình bày trên các báo cáo, giúp cho người sử dụng hệ thống có được thông tin cần thiết cho quá trình ra quyết định. Đối với các đối tượng sử dụng bên ngoài doanh nghiệp, thông tin cần cung cấp là hệ thống báo cáo tài chënh theo quy định hiện hành. Đối với đối tượng sử dụng bên trong doanh nghiệp, hệ thống kế toán sẽ cung cấp báo cáo quản lý phục vụ cho từng cấp quản trị, và trình tự diễn ra của các hoạt động trong doanh nghiệp. a. Báo cáo tài chënh4 Báo cáo tài chënh được lập theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán, dùng để tổng hợp và thuyết minh về tình hình kinh tế - tài chënh của doanh nghiệp, nhằm cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản lý và điều hành hoạt động của doanh nghiệp. 4 Bộ tài chënh, (2006), Quyết định 15/2006/QĐ-BTC của Bộ tài chënh ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp
10 Số liệu trên báo cáo tài chënh giúp cho doanh nghiệp đánh giá được tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hệ thống báo cáo tài chënh bao gồm:  Bảng cân đối kế toán  Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh  Báo cáo lưu chuyển tiền tệ  Thuyết minh báo cáo tài chënh b. Báo cáo quản lý5 Báo cáo quản lý được lập theo nhu cầu thông tin cung cấp của các nhà quản trị bên trong doanh nghiệp để ra các quyết định kinh doanh. Các báo cáo này không dựa trên các nguyên tắc, chuẩn mực hay chế độ kế toán như hệ thống báo cáo tài chënh mà tùy thuộc vào quy mô, đặc điểm kinh doanh của mỗi doanh nghiệp, yêu cầu quản lý, yêu cầu thông tin và trình độ của các nhà quản trị. Dựa trên quan điểm tiếp cận hoạt động theo mô hình REA (Resources – Event – Agent), để nhận dạng yêu cầu thông tin quản lý cung cấp từ hệ thống thông tin kế toán, phục vụ cho việc ra quyết định của nhà quản trị. REA phân tëch quá trình hoạt động của doanh nghiệp thành một mô hình liên kết dựa trên 3 nội dung cơ bản: nguồn lực (Resources), hoạt động (Event), và đối tượng liên quan (Agent). Trên cơ sở đó, xác định các nội dung dữ liệu thu thập của các đối tượng, nguồn lực và hoạt động, từ đó tổ chức ra mô hình dữ liệu của hệ thống kế toán, tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin quản lý cho người sử dụng. Mô hình REA cấp độ xử lý bao gồm các hoạt động xử lý, nguồn lực và các đối tượng liên quan đến từng hoạt động. Để thực hiện xử lý và quản lý quá trình trao đổi nguồn lực, yêu cầu thông tin cho hoạt động được chia là 2 loại:  Thông tin thực hiện hoạt động: Một hoạt động muốn thực hiện phải có các nguồn lực, trên cơ sở các đối tượng, khoản mục hợp lệ (cho phép liên quan). Do đó, thông tin để thực hiện hoạt động chënh là thông tin về các 5 Tập thể tác giả Bộ môn Hệ thống thông tin kế toán, (2010), Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa, Trường Đại học Kinh tế TP.Hồ Chë Minh
11 đối tượng, nguồn lực, khoản mục liên quan đến hoạt động. Thông tin này phải cho biết đối tượng, nguồn lực, khoản mục nào được (hoặc không được) khi liên quan đến hoạt động và những nội dung quản lý của các nguồn lực, đối tượng đó làm cơ sở cho việc thực hiện hoạt động. Thông tin này sẽ bao gồm: + Thông tin mô tả đối tượng, nguồn lực, khoản mục: Thông thường mỗi đối tượng, nguồn lực, khoản mục sẽ có thông tin mô tả là tên và mã (vë dụ tên nguyên liệu, mã nguyên liệu, tên nhà cung cấp, mã nhà cung cấp…), ngoài ra sẽ có các thông tin mô tả khác tuỳ theo đặc điểm của đối tượng, nguồn lực. + Thông tin quản lý về đối tượng, nguồn lực, khoản mục: Nội dung thông tin thể hiện yêu cầu quản lý của doanh nghiệp đối với các đối tượng, nguồn lực, khoản mục. Vë dụ quản lý nguyên liệu theo chủng lại, theo tình trạng tồn, quản lý nhà cung cấp theo thị trường, khu vực, tình trạng nợ phải trả nhà cung cấp, quản lý khoản mục nợ phải trả chi tiết từng nhà cung cấp…  Thông tin đánh giá hoạt động: Thông tin cung cấp nội dung các hoạt động xử lý đã thực hiện trong quá trình thực hiện trao đổi nguồn lực và đánh giá việc thực hiện các hoạt động theo các đối tượng, nguồn lực liên quan. Nhóm thông tin này bao gồm: + Thông tin tổng hợp: Thông tin này tổng hợp (liệt kê) các nghiệp vụ của từng hoạt động xử lý đã thực hiện trong quá trình trao đổi nguồn lực vë dụ: Bảng kê mua hàng, bảng kê nhập nguyên liệu trong kỳ, bảng tổng hợp nhập xuất tồn nguyên liệu … + Thông tin phân tëch: Thông tin này phân tëch các nghiệp vụ của từng hoạt động xử lý đã thực hiện theo đối tượng, nguồn lực và các nội dung quản lý của đối tượng, nguồn lực liên quan vë dụ: báo cáo
12 phân tëch nhà cung cấp, báo cáo phân tëch nhân viên mua hàng, báo cáo phân tëch tình hình mua nguyên liệu theo loại nguyên liệu... Thông tin thực hiện hoạt động cần được cung cấp trước khi thực hiện một hoạt động để xem xét, đánh giá khả năng thực hiện quá trình trao đổi nguồn lực, Ngược lại, thông đánh giá hoạt động được cung cấp sau khi thực hiện các hoạt động nhằm đánh giá quá trình thực hiện và phân tëch quá trình thực hiện theo các nội dung quản lý là các đối tượng, nguồn lực liên quan. Kết hợp các nội dung thông tin này sẽ là thông tin yêu cầu của quá trình thực hiện, xử lý và quản lý một hoạt động kinh tế. Hình sau sẽ phác hoạ quá trình phân loại thông tin trên Thông tin yêu cầu của hoạt động Thông tin để thực Thông tin để hiện đánh giá Thông tin mô Thông tin Thông tin Thông tin phân tả: đối tượng/ quản lý: đối tổng hợp các tëch hoạt động nguồn lực/ tượng/ nguồn hoạt động đã theo đối tượng/ khoản mục lực/ khoản thực hiện nguồn lực mục Hình 1.2 Phân loại thông tin của hoạt động 1.1.2.5 Yêu cầu đối với hệ thống thông tin kế toán Người sử dụng thông tin kế toán cần những thông tin hữu ëch từ hệ thống thông tin kế toán của đơn vị. Do đó, việc cung cấp các thông tin hữu ëch phục vụ cho việc ra quyết định đầu tư, cung cấp các yếu tố đầu vào, cho vay… của nhà đầu tư, người cung cấp, các tổ chức tài chënh tën dụng, cũng như thông tin hữu ëch phục vụ cho việc ra quyết định của nhà quản trị là rất quan trọng. Để thông tin trên báo cáo tài chënh mang tënh hữu ëch, theo uỷ ban chuẩn mực kế toán quốc tế IASB (International Accounting Standards Board), thông tin phải đảm bảo