Luận văn Thạc sĩ Lưu trữ học: Xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ Đại học Thái Nguyên

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:111

Thêm vào BST

Báo xấu

44
lượt xem 5
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài: Khái quát được công tác nộp tài liệu vào lưu trữ Đại học Thái Nguyên. Để hiểu rõ hơn, mời các bạn tham khảo chi tiết nội dung luận văn này.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Lưu trữ học: Xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ Đại học Thái Nguyên

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN LÊ HOÀI GIANG XÁC ĐỊNH NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU NỘP LƢU VÀO LƢU TRỮ ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN LUẬN VĂN THẠC SĨ Ngành: Lƣu trữ học Hà Nội – 2015
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN LÊ HOÀI GIANG XÁC ĐỊNH NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU NỘP LƢU VÀO LƢU TRỮ ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành: Lƣu trữ học Mã số: 60 32 03 01 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS. Đào Đức Thuận Hà Nội - 2015
MỤC LỤC MỤC LỤC.............................................................................................................................................. 1 PHẦN MỞ ĐẦU................................................................................................................................... 1 1 Đ tv ................................................................................................................................. 1 2 t uv ệm v nghiên c u t .......................................................................... 3 3 Đố t v v u ........................................................................................... 4 4 s nghiên c u v ....................................................................................................... 4 5. Ph ơ u ......................................................................................................... 7 6 u t ệu t .................................................................................................. 8 7 Đ t .................................................................................................................. 9 8. Bố c c c tài....................................................................................................................... 9 CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN ĐỂ XÁC ĐỊNH NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU NỘP LƢU VÀO LƢU TRỮ ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN ............................................................................................................................................ 12 1 ục đíc ý g ĩa của cô g t c x c định nguồn và thành phần tài li u . 12 1.1.1. Một số khái niệm ..................................................................................................... 12 1.1.2. Mục đích, ý nghĩa của công tác xác định nguồn và thành phần tài liệu ................... 13 1.2. Cơ s ý u đ x c đị guồ v t ầ t u ƣu v c c ƣu tr .... 14 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan hình thành tài liệu ......................................... 14 1.2.2. Các nguyên tắc mang tính phương pháp luận của Chủ nghĩa Mác – Lênin để lựa chọn tài liệu có ý nghĩa nộp vào lưu trữ .......................................................................... 15 1 2 2 1 Ngu ên tắc ................................................................................... 15 1.2.2.2. Phương pháp ............................................................................... 18 1.2.2.3. Nhóm tiêu chuẩn nội dung, xuất xứ, đặc điểm bên ngoài của tài liệu ..... 25 1.3. Cơ sở pháp lý và thực tiễn c ịnh nguồn và thành ph n tài iệu nộp ƣu vào c c ho ƣu trữ .......................................................................................................................... 27 TIỂU KẾT CHƢƠNG 1 ................................................................................................................... 33 CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC NỘP LƢU TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN ...................................................................................................................... 34 2.1. Tổ chức và hoạt ộng của Đại học Thái Nguyên ......................................................... 34 2.2. Thực trạng công tác n p lƣu tài li u của lƣu tr Đại học Thái Nguyên .................. 37 2.2.1. Giới hạn phông lưu trữ ........................................................................................... 37 2.2.2. Thành phần, nội dung tài liệu của Đại học Thái Nguyên ..................................... 38
2.2.2.1. Khối tài liệu của Văn phòng Đại học ........................................... 38 2.2.2.2. Khối tài liệu của các đơn vị trực thuộc......................................... 53 2.2.3. Giá trị của tài liệu ................................................................................................... 59 2.2.3.1. Giá trị thực tiễn ........................................................................... 60 2.2.3.2. Giá trị lịch sử .............................................................................. 63 2.2.4. Thực trạng công tác nộp lưu tài liệu vào trữ tại Đại học Thái Nguyên .............. 64 2.2.4.1. Ưu điểm ......................................................................................... 65 2.2.4.2. Tồn tại ......................................................................................... 66 2.2.4.3. Nguyên nhân ................................................................................ 67 TIỂU KẾT CHƢƠNG 2 ................................................................................................................... 73 CHƢƠNG 3. NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG DANH MỤC NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU CẦN GIAO NỘP VÀO LƢU TRỮ ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN ....................... 74 3.1. Căn cứ lập danh mục tài liệu hình thành trong hoạt ộng của c c ơn vị thuộc nguồn nộp lƣu vào lƣu trữ Đại học Thái Nguyên ............................................................... 74 3.2. Xây dựng anh ục c c ơn vị và thành ph n tài iệu của c c ơn vị à nguồn nộp lƣu vào ƣu trữ Đại học Th i Nguyên ................................................................................... 75 3.2.1. Danh mục các đơn vị là nguồn nộp lưu vào lưu trư Đại học Thái Nguyên ....... 75 3 2 2 Danh mục thành phần tài liệu của các đơn vị là nguồn nộp lưu vào lưu trữ Đại học Thái Nguyên ................................................................................................................ 79 TIỂU KẾT CHƢƠNG 3 ................................................................................................................... 99 KẾT LUẬN........................................................................................................................................ 100 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................... 101 PHỤ LỤC ........................................................................................................................................... 107
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Đ t v n Tr ờ ọ ột t ết ế vô ù qu trọ xã ộ v tr bố tế tr t t ầu, tr ệ tr ờ ọ tr ớ s ớ ơ b ờ ết N ậ t v v trò v s tr ờ ọ t ể í s d , ể tì ế xây dự ữ tr ờ ọ t ự sự t , u ầu v ỳ vọ xã ộ Dù ộ rễ từ âu Âu y âu Á, dù ì t tr ột ớ u y ớ è , dù ã s tră ă y vừ t ậ , dù ô yt , ột tr ờ ọ ô t ể ột tr ờ ọ t ự sự ếu ô ít u ữ ỳ vọ s v xã ộ t v t ô qu v trò v s ệ t ự ệ : ơ ế t tr t , ơ u ữv truy t d s tr t v tr t t ầ â , ơ s ờ Vớ ý ĩ y, tr ờ ọ v trò ế t , xây dự xã ộ ữ ờ , t ểt ự ệ ệ v t ớ Đ u5 uật G d Đ ọ ( uật số 08/2012/QH13) Quố ộ quy : t u d ọ “Đ t â ự , â dân trí, b d ỡ â t ; u ọ , ô ệt r tr t ,s ẩ ớ, v y u ầu t tr ể tế - xã ộ , b quố ò , v ộ ậ quố tế”; “Đ t ờ ọ ẩ t í tr , ; ế t , ỹ ă t ự ệ , ă ự u v t tr ể d ọ v ô ệt ơ x vớ trì ộ t ; s ẻ; ă sá t v tr ệ ệ ,t í vớ ô tr ờ việc; có ý th c ph c v nhân dân”. [22;02] Vớ ữ s ệ trên, tr ờ ọ ơ u trữ ữ t ệu tr tr tổ t ộ t , u ọ v uyể ô ệ Tr qu trì t ộ vớ ă í ở tr , tr ờ ọ ãs sinh ra một ố t ệu ớ , úv ì t , d v ộ du v tr v u t K ố t ệu y v h ọ t ộ tr ờ ọ tr ô t d t , u ọ Đây còn là 1
ă , bằ ýx t ự v t ộ qu ý tr ờ ọ ,v v u ầu í bộ, v ,s v Hệ y, v ệ t u t ậ t ệu tr v u trữ ể b qu tr ò , ô ỉ ý ĩ r vớ d ò ý ĩ vô ù t ớ ố vớ dâ tộ Bở ệt ố d quố dâ v trò v ế t tr t v vệ t ự ệ ệ v t ớ Vệ t ut ậ t ệu u trữ ơ qu v ô u trữ N ớ V ệt N t uộ t ẩ quy ơ qu u trữ ớ v ệ v ơ qu s s r t ệu N tr t ự tế t ì ô t u trữ t ột số ơ sở d ò u ế T ệu â ú t e quy , tậ tru t ệu t , ò u trữ ể b qu ù B t kỳ kho u trữ nào nếu không qu ý ầy tài liệu, ô t ờng xuyên thu thập, bổ sung tài liệu vào kho thì không thực hiện tốt c các khâu nghiệp v khác c a ô t u trữ D ,vệ x nh ngu n và thành phần tài liệu thuộc diện nộp u ột trong những công việc quan trọ ầu c a mỗ u trữ V ệ ổ ớ v t ệ ô t u trữ ể t ự ệ ệ v ì ữv t uy tr t ệu u trữ tr ơ qu trọ Đ v N ớ Để t ệu u trữ t uy v trò t ì ô t t u t ậ , bổ su t ệu v u trữ vô ù qu trọ Hệ y, t tr ờ ọ – t ọ vù v tr ờ ọ ớ r t qu tâ ế v ệ t u t ậ , bổ su ,b qu v t uy tr t ệu u trữ tr ô t qu ý, t Tuy , số tr ờ d t ệu ầ ộ uv u trữ, b qu u Từ t ự tế t y, tr u ă qu , ô t u trữ t ự sự qu tâ , t ì t ệu ì t từ t ộ qu ý, t Tr ờ ô tậ tru v ột ố, ầ ớ t ệu b â t bệ ểt ut ậ v qu ý Tr ô t qu n lý, nhi u bộ phậ t y c tầm quan trọng c a việ u giữ tài liệu, nên việc nộ ut ệu còn chậm trễ. Đ u2c T ô t số 08/TT-BGDĐT ban hành quy chế tổ ch c và ho t ộng c Đ i họ vù v ơ sở giáo d Đ i họ t v quy : “Đ i 2
họ vù ơ sở giáo d i học công lập bao g m c ơ sở giáo d i học t v , ơ v trực thuộ i học vùng, tổ ch c theo hai c , t , ĩ vự trì ộ c a giáo d i học và thực hiện công tác nghiên c u khoa học, chuyển giao công nghệ ng nhu cầu phát triển kinh tế - xã hội c a vùng, mi n và c ớ Đ i học vùng trực thuộc Bộ Giáo d v Đ t o và ch u sự qu n lý c a Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộ tru ơ ( ọi chung là Ủy ban nhân dân c p tỉ ) ơ i họ vù t tr sở tr ĩ vực c â ô t e quy nh c a c a pháp luật; t â , d u và tài kho r ” [43;1] T ự tr ô t u trữ ở Đ ọ T N uy ột vă b quy c thể t ệu u trữ s ộ v ơ qu qu ýN ớ Xu t t từ ữ ý d tr , chúng tô ự ọ t c c N t uậ vă ọ u trữ ọ ì T ự ệ t y, chúng tô uố ầ v vệ t ệ ô t u trữ ở Đ ọ T N uy . . Mục tiêu và nhiệ vụ nghiên cứu của tài  Mục tiêu nghiên cứu của đề tài Thực hiệ tài chúng tô ớ ến hai m c tiêu chính: -K qu t c thực tr ng công tác nộ ut ệu v u trữ Đ i học Thái Nguyên. - Đ xu t danh m c ngu n và thành phần tài liệu nộ uv u trữ Đ i học Thái Nguyên.  Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài Đ t c triển khai bằng việc thực hiện các nhiệm v ơb s u ây: - Phân tích cơ sở lý luận và thực tiễ ểx nh ngu n và thành phần tài liệu nộ uv u trữ Đ i học Thái Nguyên. -N uv thực tr ng công tác nộ ut ệu v u trữ c Đ i học Thái Nguyên. - Nghiên c u xây dựng danh m c ngu n và thành phần tài liệu cần giao nộp v u trữ Đ i học Thái Nguyên. 3
3. Đối tƣ ng và phạ vi nghiên cứu  Đối tư ng nghiên cứu Đố t ng nghiên c u c tài là v x nh ngu n và thành phần tài liệu cần giao nộ v u trữ Đ i học Thái Nguyên.  hạm vi nghiên cứu - Thời gian: Khối tài liệu hành chính, khoa học kỹ thuật hình thành từ khi thành lập ơ v trực thuộc Đ i học Thái Nguyên ến nay (Từ ă 1965 – 2014). - Không gian: Tài liệu s n sinh trong quá trình họ t ộng c a ơ qu Đ i học Thái Nguyên và ơ v trực thuộ Đ i học Thái Nguyên. 4. Lịch s nghiên cứu v n Trên t ế ớ, r t u ô trì u ọ v v t u t ậ , bổ su t ệu v u trữ Từ ữ ă 50 - 60 t ế tr ớ , ọ ớ Xô, Tru Quố , , ỹ ãtế u u ý uậ v t ự t ễ ể ằ t ệ ệt ố ý uậ v u trữ N ữ u y t ệu bổ í ầu ết ớ t , v í uv t ệ ô t u trữ Theo nghiên c u c a tác gi Nguyễn Lệ N u tr tài “Xác định nguồn và thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng” thì từ ă 1957, u trữ ờ Tây Đ c B R rô v G Z te r qu ể : tr ớc khi lựa chọn tài liệu ể b o qu n, cần ph i tiến hành lựa chọ í x ơ quan là ngu n thu thập. [30] v ữ ă 50 - 60 c a thế k tr ớc, một số vă b n chỉ o công tác thu thậ , s u tầm tài liệu u v ô t x nh các tài liệu thuộc diện ph i giao nộ v u trữ ã u trữ Xô Viết quan tâm nghiên c u Nă 1960, b n danh m c (mẫu) ơ qu , t ể, xí nghiệp mà tài liệu có ho c không thuộc diện nộ uv u trữ N ớ ã c xây dựng. Từ trở , Tổng c u trữ Xô ã ỉ dẫn việc s ổi, bổ sung các b n danh m c nói tr Nă 1973, ể b m cho việc nộ u t ơ , b ng kê những tài liệu thuộc diện nộ uv Vệ u trữ N ớ c ban hành. B ng kê này không chỉ bao g m những tài liệu tiêu biểu chung c ơ qu 4
còn nhi u lo i tài liệu c thù ph n ánh tính ch t ho t ộng theo từng ngành c a các ơ qu uy ô B ă 1973 ă ô x nh ngu n và thành phần tài liệu còn là công c tr giúp cho công tác bổ sung, thu thập tài liệu c a các việ u trữ N ớc. Bên c , tr ô trì 2 tập v “Lý luận và thực tiễn công tác đánh giá giá trị tài liệu và công tác bổ sung trong các Viện lưu trữ Nhà nước Liên Xô” do Viện nghiên c u khoa học v vă ệ v u trữ ă 1974, t F I Đô e, .V.Elnachepxki, A.P.Kurantôp, BG tv , ô ,B ô v K I Ru e sơ ã trì b yt ơ ối chi tiết v lý luận và thực tiễn công tác thu thập bổ sung tài liệu, tr t u chuẩ ý ĩ ơ qu ơ v ì t ô v ý ĩ ội dung tài liệu cậ ế ững tiêu chuẩn c a công tác bổ sung tài liệu vào các Việ u trữ N ớc. u trữ Anh l qu ểm riêng trong v lựa chọn tài liệu ể b o qu n. Họ cho rằng, giá tr tr ớc hết ph thuộ v ý ĩ ơ qu , ơ v hình t ô , ững thông tin v ơ u tổ ch c, ch ă , t ộng c ơ quan s n sinh ra tài liệu và giá tr tài liệu ph n ánh những công việc hoàn thành. u trữ P t ì r qu ểm: lựa chọn tài liệu ể nộ uv các việ u trữ từ các ngu n nộ u ô ỉ qu tâ ến các nhóm tài liệu vă kiện có giá tr mà còn ph x nh những tài liệu hết giá tr ể lo i hu . Càng v sau, cùng với sự phát triển c ô t u trữ nói chung, càng có nhi u công trình nghiên c u v công tác thu thập, bổ sung tài liệu. Ngày nay, nhi u ớc trên Thế giớ ỹ, Anh, Nga, Trung Quố , Oxtr y , ys ã bổ sung thêm vào hệ thống lý luận ô t u trữ bằng những công trình nghiên c u ối với việc thu thập tài liệu nói chung, và tài liệu u trữ ện t nói riêng. Ngoài ra, nhữ qu ểm v lựa chọn tài liệu ể v u trữ ò c nhi u nhà nghiên c u r t i các hội ngh u trữ quốc tế và khu vực. Những nghiên c u ữ t ệu bổ ích, tuy nhiên, t i mỗi quốc gia l i có chế ộ chính tr , hệ thống qu ý ớ u ần có những nghiên c u riêng cho phù h p với thực tiễn. 5
Ở Việt Nam, nhi u xu t b n phẩ , tài nghiên c u khoa học, bài viết, luận vă t sĩ, uận tốt nghiệ i học, báo cáo khoa học c a cán bộ, gi ng viên, s v cậ ến v này.  V xu t b n phẩm, có cuốn sách “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” (1990, Nxb Đ i học và Giáo d c chuyên nghiệp) do nhóm tác gi Nguyễ Vă H ,Đ Xuâ ú , N uyễ Vă T â , V ơ Đì Quy n biên so n.  Đ tài nghiên c u khoa học có một số công trình: “Nghiên cứu cơ sở khoa học để xây dựng nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cấp huyện” (Tác gi Nguyễ N ĩ Vă biên, mã số 95-98-011); “Nghiên cứu xác định thành phần tài liệu tiêu biểu thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III của các cơ quan quản lý Nhà nước Trung ương” (Nguyễn Th Tâm (ch biên), Nguyễn T Â ,H ờ ,V ơ T N m, Nguyễn Th Thuầ , D ơ T Thái, Triệu Vă ờng, mã số 99-98-030);  Các bài viết ă tr t p chí: “Xác định giá trị tài liệu – nhiệm vụ khó khăn nhất trong các lưu trữ hiện na ” (Tác gi Nguyễ H ơ , ă 2011); “Bàn về nguyên tắc đánh giá giá trị tài liệu lưu trữ” (Tác gi Vă u, ă 1975); “Các ngu ên tắc phương pháp luận và phương pháp xác định giá trị tài liệu lưu trữ” (Tác gi Nguyễ Vă T â , ă 1985); “Vận dụng các tiêu chuẩn đánh giá qua chỉnh lý tài liêu văn kiện” (Tác gi Bù Qu H , ă 1971); “Bàn về tiêu chuẩn đánh giá giá trị tài liệu lưu trữ” (Tác gi Vă I , ă 1975); “Sự nhất quán giữa giá trị và thời hạn bảo quản của tài liệu” (Tác gi T H , ă 1992); “Bảng thời hạn bảo quản và việc lựa chọn các nguồn sử liệu” (Tác gi D ơ Vă Kh , ă 2005)  V luậ vă th sĩ, uận tốt nghiệp c a học viên cao học và sinh v ut iT ệu Khoa u trữ học và Qu n tr vă ò – Tr ờ Đ i học Khoa học xã hộ v N â vă : “Nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan Tập đoàn Bưu chính Viễn thông” (Ký hiệu: LV.255 – Lã Th Thanh); “Nghiên cứu các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ tại trung tâm lưu trữ Thành phố Đà Nẵng (Ký hiệu: LV.93 – Hoàng Vă T ); “Bổ sung tài liệu vào các trung tâm Lưu trữ tỉnh – Thực trạng và giải 6
pháp” (Ký hiệu: LV.10 – Trần Quang H ng); “Cơ sở khoa học xác định các loại tài liệu có giá trị của các trường đại học cần nộp vào lưu trữ” (Ký hiệu: LV.15 – Nguyễn Trọng Biên); “Xác định thành phần và nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của Bộ Y tế cần nộp vào Trung tâm lưu trữ quốc gia III” (Ký hiệu: LV.37 – Nguyễn Th Kim Chi); “Xác định nguồn và thành phần tài liệu của các cơ quan tổ chức thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện ủ ” (Ký hiệu: LV.56 – Nguyễn Ngọc Quý); “Tổ chức và quản lý tài liệu khoa học tại Đại học Quốc gia Hà Nội” (Ký hiệu: KL.409 – S ơ Sy X t); “Nghiên cứu xây dựng danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu của lưu trữ tỉnh Thanh Hoá. Chứng minh lý luận qua việc xây dựng danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu của tỉnh” (Ký hiệu KL.159 – Hoàng Th Tuyết); “Nghiên cứu xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu nộp vào lưu trữ Tổng công t Bưu chính Việt Nam” (Ký hiệu: KL.316 – Nguyễn Th Hiệp); “Nguồn và thành phần tài liệu bổ sung vào trung tâm lưu trữ tỉnh Ninh Bình – thực trạng và giải pháp” (KL.165 – Nguyễn Th Hằng); “Nguồn tài liệu cần giao nộp vào trung tâm lưu trữ thuộc văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương” (KL.54 – Đ Đ c Thuận); “Nghiên cứu xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu bổ sung vào kho lưu trữ Uỷ ban nhân dân huyện Thuỷ Nguyên – Hải hòng” (KL.250 – Thân Th S ) Các công trình nghiên c u ở tr u ã cậ ến v x nh ngu n và thành phần tài liệu cần giao nộ v u trữ, tổ ch c khoa học tài liệu t ơ qu , ơ v , tổ ch c. Nội dung c a các nghiên c u ở tr ã tập trung vào việc kh o sát, nghiên c u thành phần, nội dung tài liệu s n sinh trong ho t ộng c a một số lo ì ơ qu N tr ững tài liệu mà chúng tô tì c thì ô trì uv x nh ngu n và thành phần tài liệu nộ u v u trữ c a i học vùng. Kế thừa các kết qu ã u ở trên, chúng tôi lựa chọ tài nghiên c u c a mình trong ph m vi một i học vùng. 5. Phƣơng ph p nghiên cứu Để t ự ệ t y, chúng tôi s d ng một số ơ uận c a ch ĩ duy vật biện ch ng, ch ĩ duy vật l ch s và một số ơ , thể: 7
- hương pháp hệ thống: ơ ơb c s d ng trong khi thực hiệ tài. Khi nghiên c u tài liệu hình thành trong ho t ộng c ơ qu , chúng tô ã t tài liệu trong hệ thố ể ối liên hệ, vai trò c a chúng. Nhờ chúng tô c cái nhìn tổng quát v ơ u tổ ch c, v thành phần tài liệu ì t tr t ộ ơ qu , ơ v - hương pháp phân tích chức năng: P ơ y ú chúng tôi xác nh vai trò c Đ i học Thái Nguyên trong hệ thố ơ v giáo d c và tầm quan trọng c a khối tài liệu hình thành trong ho t ộng c Đ i học Thái Nguyên. Là một trong số ít các i học vùng thực hiện ch ă ng d y, t o, nghiên c u khoa họ , Đ i học Thái Nguyên luôn có v trí quan trọng trong sự nghiệp phát triển giáo d ớc nhà. Ngoài ra, chúng tôi còn vận d ơ y tr việ ,x nh những tài liệu có giá tr ể v u trữ Đ i học Thái Nguyên. Tài liệu hình thành trong ho t ộng c Đ i học Thái Nguyên có vai trò quan trọng trong tổ ch u hành, ho t ộng c ơ v sự nghiệp giáo d c. N ô i toàn bộ tài liệu u có giá tr u, d ựa chọn tài liệu có giá tr âu d v u trữ là một việc làm hết s c quan trọng. - hương pháp điều tra, phỏng vấn: Chúng tôi lựa chọ ơ y nhằm tìm hiểu những ý kiế , qu ểm c ã Đ i học Thái Nguyên, các cán bộ qu n lý t ơ v , các cán bộ trực tiế ô t u trữ ể th y c qu ể , suy ĩ a các cán bộ trong việc nghiên c u nhằ ổi mới công tác hành chính t ơ qu -N r , chúng tô ò s d phương pháp khảo sát, thống kê ằ ậ v ô t u trữ t ơ v t v v r ữ ớ quyết ú ô t t u t ậ , bổ su t ệu v u trữ Đ ọ T N uy ỉ ơ 6. C c nguồn tài iệu tha hảo Để t ự ệ t y, chúng tô t t ệu ở u u u - vă b n quy ph m pháp luật – Đây ă pháp lý cho việc thực hiện x nh ngu n và thành phần tài liệu: Luật Giáo d Đ i học (Luật số 08/2012/QH13 c a Quốc hội); Luật L u trữ (Luật số 01/2011/QH13 c a Quốc hội); 8
Pháp lệ u trữ Quố ă 2001 (U b t ờng v Quốc hộ ); ô vă ớng dẫn thành phần h sơ, t ệu c a ơ qu í ớc Trung ơ t uộc diện nộ u v Tru tâ u trữ Quố ( ô vă 262/LTNN-NVTW (ngày 12/6/2001) c a C u trữ N ớ ); T ô t b hành quy chế tổ ch c và ho t ộng c Đ i họ vù v ơ sở giáo d Đ i học thành viên (Số 08/TT-BGDĐT a Bộ Giáo d v Đ t ); Quy nh v công tác vă t – u trữ c Đ i học Thái Nguyên (Ban hành kèm theo Quyết nh số 161/QĐ-ĐHTN y 24 tháng 02 ă 2012 G ố Đ i học Thái Nguyên); - trì , b i g v ô t u trữ; - ô trì u, b b có liên quan in trên t í; - Các luậ vă , uận tốt nghiệp, báo cáo khoa học t t ệu Khoa L u trữ học và Qu n tr vă ò – Tr ờ Đ i học Khoa học xã hội và Nhân vă – Đ i học Quốc gia Hà Nội; - Các h sơ, t ệu u t i L u trữ Đ i học Thái Nguyên; -T ệu phỏng v n từ thực tế; - webs te qu 7. Đ ng g p của tài Nếu t c thực hiện tốt, chúng tôi hy vọ tài s : - Xây dựng c danh m ơ v là ngu n nộ ut ệu v u trữ Đ i học Thái Nguyên. - Xây dự d t ệu ầ ộ v Đ ọ T N uy ơ v t v - Từ , ết qu u t ú ô t u trữ t Đ ọ T N uy t ệ ơ -Đ t ý uậ v t ự t ễ v ô t u trữ u v ô t t u t ậ , bổ su t ệu r 8. Bố cục của tài CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN ĐỂ XÁC ĐỊNH NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU NỘP LƢU VÀO LƢU TRỮ ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN 9
 Nội dung chương 1: Chúng tôi trình bày lý luậ ơb nv x nh ngu n và thành phần tài liệu, ơ sở lý luậ , ơ sở ý, ă thực tiễ ểx nh ngu n và thành phần tài liệu. CHƢƠNG : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC NỘP LƢU TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ CỦA ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN  Nội dung chương 2: Chúng tôi kh s tv r t ực tr ng công tác nộp ut ệu v u trữ Đ i học Thái Nguyên. CHƢƠNG 3: NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG DANH MỤC NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU CẦN GIAO NỘP VÀO LƢU TRỮ ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN  Nội dung chương 3: Chúng tôi xu t b ng danh m c ngu n và thành phần tài liệu c ơ v là ngu n nộ uv u trữ Đ i học Thái Nguyên. 10
LỜI CẢM ƠN Trong quá trình nghiên c u luậ vă ọc c ì , tô ã ậ c sự ú ỡ, g i ý, chỉ b o c a các gi v K u trữ học & Qu n tr vă ò – Tr ờ Đ i học khoa học xã hộ v N â vă – Đ i học Quốc gia Hà Nộ , c biệt là TS. Đ Đ c Thuận – n ờ ã tận tình ớng dẫn tôi trong suốt quá trình thực hiện luậ vă y Chúng tô x i lờ ơ tớ ã o, các phòng b tr vă ò Đ i họ T N uy v ơ v t v ã ệt tình ú ỡ chúng tôi. Do nội dung nghiên c u còn r t mớ ối với nhi u nhà nghiên c u nói chung và b n thân tác gi nói riêng, kinh nghiệm và sự hiểu biết c a tác gi v v này còn h n chế. Vì vậy, luậ vă ô ô tr ỏi những thiếu sót, r t mong nhậ c sự ý tr ổi c a các thầy cô giáo, các b ng nghiệ ể luậ vă c hoàn thiệ ơ Xin chân thành c ơ ! Hà Nội, ngày tháng năm 2015 NGƢỜI THỰC HIỆN Lê Hoài Giang 11
CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN ĐỂ XÁC ĐỊNH NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU NỘP LƢU VÀO LƢU TRỮ ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN 1.1. h i niệ ục ích ý nghĩa của công t c c ịnh nguồn và thành ph n tài liệu 1.1.1. M t số khái ni m Để nghiên c u, tìm hiểu v ô t x nh ngu n và thành phần tài liệu cần nộ uv u trữ, chúng tôi xin trình bày một số khái niệm có liên quan: - Tài liệu: vật t ì t tr qu trì t ộ ơ qu , tổ , â T ệu b vă b , dự ,b v t ết ế, b , ô trì u, sổ s , b ểu t ố ;â b ,d ơ b , ,v ; bă , ĩ â , ì ;t ệu ệ t ;b t t ẩ vă ọ , ệ t uật; sổ ô t , ật ý, ý, bút tí , t ệu v ết t y; tr v ; ẩ v vật t [23;1] - Tài liệu lưu trữ: t ệu tr v t ộ t ự tễ , u ọ , s ự ọ ể u trữ T ệu u trữ b b ố , b í ; tr tr ờ ô ò b ố ,b í t ì t y t ế bằ b s [23;1] - Lưu trữ cơ quan: tổ t ự ệ t ộ u trữ ố vớ t ệu u trữ ơ qu , tổ [23;1] - Lưu trữ lịch sử: ơ qu t ự ệ t ộ u trữ ố vớ t ệu u trữ tr b qu vĩ vễ tế ậ từ u trữ ơ qu v từ u [23;2] - hông lưu trữ: t bộ t ệu u trữ ì t tr qu trì t ộ ơ qu , tổ â [23;2] - Thu thập tài liệu: qu trì x u t ệu, ự ọ , ậ t ệu tr ể uyể v u trữ ơ qu , u trữ s [23;2] 12
- Xác định giá trị tài liệu: vệ tr t ệu t e ữ uy t , ơ ,t u uẩ t e quy ơ qu t ẩ quy ểx ữ t ệu tr u trữ, t ờ b qu v t ệu ết tr . [23;2]. - Nguồn bổ sung tài liệu lưu trữ: ơ qu , tổ ch c có tài liệu u trữ trong danh m c thuộc thẩm quy n thu thập, bổ sung c a một u trữ l ch s . [18;264]. - Thành phần tài liệu bổ sung: Các nhóm tài liệu c u trữ ơ qu , tổ ch c là ngu n nộ u ầ c thu thập, bổ su v u trữ l ch s . [18;354]. Những cách hiểu tr ây t e ớng tiếp cận c a Luật u trữ và các tài liệu có liên quan hoàn toàn không mâu thuẫn với các cách tiếp cậ d ớ ộ khoa họ u trữ. Trong ph m vi luậ vă y, ĩ tr ây s cs d ng thống nh t. 1.1.2. Mục íc , ý ĩa của cô c x c nh ngu n và thành ph n tài li u Có thể khẳ nh rằng việc bổ sung tài liệu v u trữ là công việc c tiế t ờng xuyên, là một trong những nhiệm v quan trọng c a công tác u trữ ú t u biết rằng, tài liệu hình thành ra trong b t kỳ một ơ qu , tổ ch , â dù ơ qu ớn hay nhỏ, một cá nhân tiêu biểu hay không thì khối tài liệu b ờ ầy , trung thực, chính xác l ch s ho t ộng c ơ qu , tổ ch c, cá nhân. Do vậy, việ x c chính xác ngu n và thành phần tài liệu thuộc diện nộ uv u trữ s b m cho sự hoàn chỉnh thành phần tài liệu trong từng phông nói riêng và c a Phôn u trữ Quốc gia Việt Nam nói chung. Việ x nh ngu n và thành phần tài liệu thuộc diện nộ u v u trữ càng thực hiệ tú , ầy , chính xác bao nhiêu thì nó càng nâng cao ch t ng, số ng cho p ô u trữ ơ qu v P ô u trữ Quốc gia Việt Nam b y nhiêu. Đi u ô ỉ ý ĩ ối với b n thân sự phát triển c ô t u trữ mà còn mang nhi u ý ĩ qu trọng tr ĩ vực khác c ời sống xã hội. Sở dĩ vậy vì việ x nh ngu n và thành phần tài liệu cần nộ uv u trữ chính là việ x nh ơ qu , ò ,b t uộc ngu n nộ ut ệu, và nội dung c a khối tài liệu ần nộ u 13
M í a việ x nh ngu n và thành phần tài liệu cần nộ uv u trữ nhằm tránh việc thu thiếu tài liệu t i các ơ qu , ò ,b t uộc ngu n nộ u, ng thời cho ta biết rõ v lo i hình tài liệu ội dung ch yếu c a những h sơ, t ệu cần giao nộ v u trữ Tr ơ sở xây dựng c b ng danh m , bộ vă t – u trữ và các cán bộ, công ch c khác làm việc có liên quan trực tiế ến công văn, gi y tờ c a từ ơ qu u n nộp u u có thể n m ch c nội dung c a h sơ t ệu s n sinh ra trong quá trình làm việc c ì ể từ t ến hành tốt công tác lập h sơ, ằm b m h sơ c hoàn chỉ v ầy vậy thì khi giao nộp tài liệu v u trữ s t o thuận l i cho các cán bộ làm các khâu nghiệp v c ô t u trữ. Thành phần tài liệu x nh í x , ầy thì càng thu thậ c nhi u tài liệu có giá tr ể nộ v u trữ l ch s . N vậy có thể x nh ngu n và thành phần tài liệu là hai nội dung chính và quan trọng c a công tác thu thập, bổ sung tài liệu. Nếu công tác y c làm tốt thì s t o ti thuận l ể thực hiện tốt các khâu nghiệp v khác tiếp theo ô t ỉnh lý, thống kê, b o qu n, tổ ch c khai thác s d ng tài liệu Ngoài ra công tác giao nộp tài liệu c tiến hành tốt s góp phần b o vệ bí mật thông tin trong tài liệu, góp phần thực hiện công tác qu n lý thống nh t ô t u trữ. 1. . Cơ sở ý uận c ịnh nguồn và thành ph n tài iệu nộp ƣu vào c c ho ƣu trữ ơ sở ý uậ ểx u v t ầ t ệu ộ uv u trữ v ệ vậ d uy t ,t u uẩ , ơ u trữ ọ V ệ vậ d ý uậ ú qu trì x u t ầ t ệu ộ v u trữ ơ qu , u trữ s tế , í x 1.2.1. Chức ă , m vụ của cơ q a ì u ơ qu ì t ô ữ ơ qu tr qu trì t ộng c a nó, tài liệu u trữ c hình thành. V trí, tầm quan trọng c ơ qu trong bộ yN ớc, trong xã hội có vai trò quan trọng trong việ x nh giá tr tài liệu; ởng quyết ến giá tr tài liệu và công tác thu thập tài liệu vào u trữ l ch s . Tài liệu c a nhữ ơ qu v trí quan trọ ầu trong 14
bộ yN ớc là ngu n bổ sung quan trọng nh t P ô u trữ Quốc gia. Tài liệu c a nhữ ơ qu y c b o qu n ở Tru tâ u trữ quốc gia. Tài liệu c ơ qu t ộ ý ĩ ở ơ s c b o qu n t u trữ l ch s c ơ Tài liệu c ơ qu ô v trò v trí quan trọng trong ho t ộng c a bộ y ớc ở tru ơ ơ t ì c lựa chọn giữ l i ch yếu ể nghiên c u l ch s ơ v hình thành phông c a í ơ qu ể tham kh o. ă tiêu chuẩn ý ĩ ơ qu ì t ô ể lập b ng kê nhữ ơ qu t uộc ngu n nộp tài liệu v u trữ l ch s v x nh thành phần tài liệu từ ơ qu ần giao nộ v u trữ l ch s . 1.2.2. Các nguyên tắc ma í ơ ận của Chủ ĩa M c – L ể lựa ch n tài li có ý ĩa 1.2.2.1. Ngu ên tắc Có thể , ểm nổi bật c a sự phát triển lý luận và thực tiễn công tác x nh giá tr tài liệu trong nhữ ă qu uô n li n việc nghiên c u và vận d ng thực tiễn ơ uận c u trữ họ , : nguyên t tí ng, nguyên t c l ch s , nguyên t c toàn diện tổng h p. Thực tế ỉ rõ rằng, khi áp d ng một cách sáng t o những nguyên t c này vào thực tế mới có thể hiểu rõ c nội dung c a tài liệu, các thuộc tính c a chúng, mối quan hệ giữa chúng vớ ời sống hiện thực, các yêu cầu v m t xã hội và l ch s ối với từng tài liệu c thể. Những lý luận chung này cùng với những nghiên c u v nghiệp v x nh giá tr tài liệu u trữ c u trữ học s quyết ến số phận c a tài liệu, mà kết qu c a nó là việc lựa chọn ra những tài liệu có giá tr ể v b o qu n t i các tru tâ u trữ, nhằm ph c v âu d ộc gi t , ng thờ , r những tài liệu ã ết giá tr ể lo i h y. - Ngu ên tắc chính trị: Nghiên c u các tài liệu hình thành trong ho t ộng c ơ qu , ơ v , chúng ta dễ nhận th y rằng, những tài liệu uô uô ph qu ểm c a một giai c p nh t Tr qu trì xe xét ể quyết nh b o qu n hay tiêu h y một tài liệu này hay một tài liệu khác, mỗi giai c u qu ểm riêng c a mình. V ơ d ện tổ ch ô t u trữ, số phận c a các tài liệu trên thực tế lệ thuộc vào nhu cầu s d ng chúng cho quy n l i và m c 15
í t ộng c a giai c p n m trong tay quy n thống tr và qu n lý xã hội. Thực ch t c a nguyên t tí ng chính là ở chỗ giá tr c a tài liệu c xét theo quan ểm nào. Nói cách khác tài liệu c lựa chọ v v b o qu n trong các kho u trữ ể ph c v cho l i ích c â dâ t D , tr c a tài liệu c xe xét tr qu ểm c a giai c p vô s n. Xu t phát từ nguyên t tí ng, trong quá trình lựa chọn tài liệu hình thành từ các ho t ộng c ơ qu , ơ v , xe xét tr tài liệu ã từ tr ớ , bộ làm công tác x nh giá tr tài liệu u trữ ph ng trên lậ tr ờng c a giai c p vô s n. Mọi nhiệm v tr u c gi i quyết theo ớng có l i cho giai c p vô s n. Theo quan niệ vậy, c những tài liệu do chế ộ ể l i vẫn r t cần thiết c b o qu ể nhằm ph c v cho công cuộc xây dựng ch ĩ xã ội và b o vệ ch quy n c t ớc. Khi tiến hành x nh giá tr tài liệu u trữ chúng ta ph i hết s c khách qu , tr ô ể ghép cho tài liệu những ý ĩ quan c a b n thân. Việc áp d ng nguyên t tí ng vào trong x nh giá tr tài liệu u trữ nhằm g t bỏ những cái nhìn sai lệch có tính phiến diệ , u Nguyên t tí ỏi hỏi bác bỏ nhữ qu ểm sai lầm làm tổn h ến l i ích giai c p. Vận d ng nguyên t y, x nh ngu n và thành phần tài liệu giao nộp v u trữ Đ i học Thái Nguyên, cần xem xét giá tr c a tài liệu theo từng giai n l ch s , giá tr c a mỗi nhóm tài liệu ến nhu cầu khai thác thông tin. Khi tiến x nh giá tr tài liệu, cần nghiên c u vai trò, ch ă , ệm v c Đ i họ T N uy v ơ v thành viên trong từ ể th y rõ vai trò c a tài liệu trong ho t ộng c ơ qu - Ngu ên tắc lịch sử: Một trong nhữ ể dễ dàng nhận ra khi nghiên c u các lo i tài liệu là chúng luôn luôn mang d u n c a thờ i mà chúng cs s r K xe xét ý ĩ a từng lo i tài liệu ph ú ý ến hoàn c nh l ch s cùng thời kỳ ể chúng ta nhìn nhận tài liệu một qu , ầy . Nguyên t c l ch s c biệt có vai trò thiết yếu trong việ ện t ng l ch s và xem xét các bài học quá kh . Vận d ng nguyên t c này trong xác nh giá tr tài liệu u trữ chúng ta cầ ú ý ến nhữ u kiện c thể ã ì 16