Luận văn Thạc sĩ Thông tin - Thư viện: Phát triển nguồn lực tài liệu xám tại Thư viện Trung ương Quân đội

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:131

Thêm vào BST

Báo xấu

28
lượt xem 6
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục đích nghiên cứu của luận văn là đề xuất các giải pháp nhằm phát triển nguồn tài liệu xám và nâng cao hiệu quả quản lý, khai thác nguồn tài liệu xám tại Thư viện Quân đội. Mời các bạn tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Thông tin - Thư viện: Phát triển nguồn lực tài liệu xám tại Thư viện Trung ương Quân đội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ---------------------------------------- BÙI THỊ THÚY HẰNG PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC TÀI LIỆU XÁM TẠI THƯ VIỆN TRUNG ƯƠNG QUÂN ĐỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN - THƯ VIỆN Hà Nội - 2015
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ---------------------------------------- BÙI THỊ THÚY HẰNG PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC TÀI LIỆU XÁM TẠI THƯ VIỆN TRUNG ƯƠNG QUÂN ĐỘI Chuyên ngành: Khoa học Thông tin - Thư viện Mã số: 60320203 LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN - THƯ VIỆN Người hướng dẫn khoa học: TS. Tạ Bá Hưng XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỘI ĐỒNG Giáo viên hướng dẫn Chủ tịch Hội đồng chấm Luận văn thạc sĩ khoa học TS. Tạ Bá Hưng PGS.TS. Trần Thị Minh Nguyệt Hà Nội - 2015
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan: Luận văn này là công trình nghiên cứu thực sự của cá nhân, được thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của TS. Tạ Bá Hưng. Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác. Tôi xin chịu trách nhiệm về công trình nghiên cứu của mình./. HỌC VIÊN Bùi Thị Thúy Hằng
LỜI CẢM ƠN Trong quá trình thực hiện luận văn, tác giả đã nhận được sự giúp đỡ, dạy dỗ của các thầy cô ở khoa Sau Đại học - Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn và các thầy cô đã tham gia giảng dạy lớp Cao học K7 Khoa học Thư viện, niên khóa 2012 - 2014. Đặc biệt là sự giúp đỡ của TS. Tạ Bá Hưng, người hướng dẫn khoa học, đã tận tình hướng dẫn, góp ý, định hướng nội dung và phương pháp nghiên cứu từ lúc chuẩn bị đề cương đến khi hoàn thành luận văn. Tác giả cũng nhận được sự giúp đỡ quý báu, nhiệt tình của Ban giám đốc, các cán bộ đang công tác tại Thư viện Quân đội, đã cung cấp cho tác giả nhiều tư liệu quan trọng cũng như tạo mọi điều kiện thuận lợi để tác giả hoàn thiện luận văn. Bên cạnh đó, gia đình và bạn bè đã hỗ trợ về nhiều mặt trong suốt thời gian tham gia học tập và nghiên cứu. Nhân dịp này, tác giả xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc của mình đối với quý thầy cô, gia đình và bạn bè đã giúp đỡ tác giả hoàn thành luận văn. Do khả năng có hạn, nên những thiếu sót của luận văn là điều không thể tránh khỏi. Rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của quý thầy cô và bạn bè đồng nghiệp. Xin chân thành cảm ơn! HỌC VIÊN Bùi Thị Thúy Hằng
XÁC NHẬN CỦA HỘI ĐỒNG BẢO VỆ LUẬN VĂN ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………. CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG PGS.TS. Trần Thị Minh Nguyệt
MỤC LỤC MỤC LỤC......................................................................................................... 1 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT ................................................................ 3 DANH MỤC HÌNH VẼ ................................................................................... 4 DANH MỤC BẢNG, BIỂU ............................................................................. 5 MỞ ĐẦU ...........................................................................................................6 CHƢƠNG 1: TÀI LIỆU XÁM TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA THƢ VIỆN QUÂN ĐỘI ............................................................................... 14 1.1. Những vấn đề chung về tài liệu xám .................................................... 14 1.1.1. Khái niệm tài liệu xám .......................................................................... 14 1.1.2. Đặc điểm của tài liệu xám .................................................................... 15 1.1.3. Các dạng tài liệu xám ........................................................................... 16 1.1.4. Vai trò của tài liệu xám ......................................................................... 17 1.1.5. Tiêu chí đánh giá tài liệu xám............................................................... 19 1.2. Thư viện Quân đội và nhu cầu về tài liệu xám tại Thư viện ............. 20 1.2.1. Quá trình hình thành và phát triển ........................................................ 20 1.2.2. Chức năng và nhiệm vụ ........................................................................ 24 1.2.3. Cơ cấu tổ chức và nguồn nhân lực ....................................................... 27 1.2.4. Nguồn lực thông tin .............................................................................. 31 1.2.5. Đặc điểm ngƣời dùng tin và nhu cầu tin về tài liệu xám tại Thƣ viện . 34 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG BỔ SUNG, XỬ LÝ, TỔ CHỨC BẢO QUẢN, KHAI THÁC VÀ PHỔ BIẾN TÀI LIỆU XÁM TẠI THƯ VIỆN QUÂN ĐỘI ............................................................................... 46 2.1. Đặc điểm nguồn tài liệu xám tại Thƣ viện Quân đội.......................... 46 2.1.1. Tài liệu truyền thống ............................................................................. 46 2.1.2. Tài liệu điện tử ...................................................................................... 48 2.2. Công tác bổ sung, xử lý, tổ chức bảo quản, khai thác và phổ biến tài liệu xám tại Thƣ viện Quân đội............................................................... 49 2.2.1. Công tác bổ sung tài liệu xám............................................................... 50 2.2.2. Công tác xử lý tài liệu xám ................................................................... 55 2.2.3. Công tác lƣu trữ và bảo quản tài liệu xám ............................................ 68 2.2.4. Tổ chức khai thác và phổ biến tài liệu xám .......................................... 69 1
2.3. Đánh giá công tác bổ sung, xử lý, tổ chức bảo quản, khai thác và phổ biến tài liệu xám tại Thƣ viện Quân đội.............................................. 77 2.3.1. Những mặt đã làm đƣợc ....................................................................... 77 2.3.2. Những mặt còn tồn tại .......................................................................... 81 CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN NGUỒN TÀI LIỆU XÁM VÀ NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC NGUỒN TÀI LIỆU XÁM TẠI THƢ VIỆN QUÂN ĐỘI ......................... 88 3.1. Xây dựng chính sách tăng cƣờng nguồn tài liệu xám ........................ 88 3.1.1. Nâng cao nhận thức của các cấp lãnh đạo về vai trò của tài liệu xám . 88 3.1.2. Xây dựng chính sách bổ sung tài liệu xám ........................................... 89 3.1.3. Xây dựng cơ chế quản lý và tăng cƣờng kinh phí cho các hoạt động về tài liệu xám ................................................................................................. 90 3.2. Nâng cao chất lƣợng tổ chức quản lý và khai thác nguồn tài liệu xám..................................................................................................... 92 3.2.1. Nâng cao chất lƣợng xử lý tài liệu xám ................................................ 92 3.2.2. Công tác quản lý tài liệu xám ............................................................... 93 3.2.3. Tổ chức cung cấp, phục vụ tài liệu xám ............................................... 96 3.3. Phát triển nguồn tài liệu xám số hóa.................................................... 98 3.4. Giải pháp hỗ trợ cho công tác tổ chức quản lý và khai thác nguồn tài liệu xám................................................................................................... 101 3.4.1. Trang bị hạ tầng công nghệ thông tin Thƣ viện ................................. 101 3.4.2. Hỗ trợ tài chính tăng cƣờng cơ sở vật chất ......................................... 102 3.4.3. Đào tạo và nâng cao ý thức, tinh thần trách nhiệm và trình độ nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ chuyên trách ................................................. 103 3.4.4. Đào tạo ngƣời dùng tin ....................................................................... 105 3.4.5. Đẩy mạnh công tác Marketing về tài liệu xám ................................... 106 KẾT LUẬN .................................................................................................. 110 TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................................... 112 PHỤ LỤC ..................................................................................................... 115 2
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT KÝ HIỆU VIẾT TẮT VIẾT ĐẦY ĐỦ CNTT Công nghệ thông tin CSDL Cơ sở dữ liệu Dublin Core Dublin Core Metadata Element Initiative Bộ yếu tố siêu dữ liệu ĐKCB Đăng ký cá biệt ISBD International Standard Bibliography Description Quy tắc mô tả thư mục quốc tế KLTN Khóa luận tốt nghiệp LAN Local Area Network Mạng cục bộ MARC21 Machine Readable Cataloging 21 Khổ mẫu biên mục đọc máy 21 NDT Ngƣời dùng tin NCT Nhu cầu tin OPAC Online Public Access Catalog Mục lục truy cập công cộng trực tuyến TCCT Tổng cục Chính trị TLĐT Tài liệu điện tử TLX Tài liệu xám TT – TV Thông tin – Thƣ viện TVQĐ Thƣ viện Quân đội XLTL Xử lý tài liệu 3
DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Thƣ viện Quân đội ............................. 28 Hình 1.2: Sơ đồ minh họa thành phần nguồn lực thông tin tại TVQĐ ....... 33 Hình 2.1: Giao diện biểu ghi nhập tài liệu theo khổ mẫu MARC21 ........... 65 Hình 2.2: Giao diện biểu ghi nhập tài liệu theo chuẩn Dublincore ............. 68 Hình 2.3: Giao diện Thƣ viện số Dilib Bookeye ......................................... 69 Hình 2.4: Giao diện tra cứu OPAC.............................................................. 73 Hình 2.5: Giao diện tra cứu tài liệu số......................................................... 74 4
DANH MỤC BẢNG, BIỂU Bảng 1.1: Thống kê vốn tài liệu của TVQĐ tính đến tháng 6/2015 ........ 33 Biểu đồ 1.1: Cơ cấu vốn tài liệu của TVQĐ ............................................ 34 Bảng 1.2: Thành phần các đối tƣợng NDT tại TVQĐ ............................. 35 Biểu đồ 1.2: Thành phần các đối tƣợng NDT tại TVQĐ ......................... 36 Bảng 1.3: Mức độ nhu cầu sử dụng tài liệu xám...................................... 39 Biểu đồ 1.3: Mức độ nhu cầu sử dụng tài liệu xám ................................. 40 Bảng 1.4: Tần suất sử dụng tài liệu xám .................................................. 40 Biểu đồ 1.4: Tần suất sử dụng tài liệu xám .............................................. 41 Bảng 1.5: Mục đích sử dụng nguồn tài liệu xám của NDT TVQĐ ......... 42 Biểu đồ 1.5: Mục đích sử dụng nguồn tài liệu xám của NDT TVQĐ ..... 42 Bảng 1.6: Các lĩnh vực có nhu cầu tài liệu xám ....................................... 43 Biểu đồ 1.6: Các lĩnh vực có nhu cầu tài liệu xám................................... 43 Bảng 2.1: Thống kê nguồn tài liệu xám truyền thống .............................. 46 Bảng 2.2: Thống kê vốn tài liệu xám theo nội dung tri thức ................... 47 Bảng 2.3: Thống kê nguồn tài liệu xám dạng điện tử .............................. 49 Bảng 2.4: Thống kê số lƣợng bổ sung tài liệu xám từ năm 2011 đến tháng 6/2015 ...................................................................................... 55 Bảng 2.5: Đánh giá chất lƣợng sản phẩm, dịch vụ................................... 81 Bảng 2.6: Những khó khăn gặp phải trong khi sử dụng nguồn tài liệu xám ............................................................................................... 85 Bảng 2.7: Mức độ đáp ứng nhu cầu tài liệu xám ..................................... 86 Bảng 3.1: Hình thức tổ chức kho.............................................................. 94 5
MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Sự phát triển mạnh mẽ của cuộc cách mạng khoa học và công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin và truyền thông trong thập kỷ gần đây đã đƣa thế giới từ kỷ nguyên công nghiệp sang kỷ nguyên thông tin và tri thức. Nhân loại đang chứng kiến sự thay đổi diệu kỳ do công nghệ thông tin và truyền thông mang lại. Thông tin và truyền thông đã trở thành động lực phát triển của mỗi quốc gia. Trƣớc sự thay đổi lớn lao nhƣ vậy, hoạt động thông tin – thƣ viện đã có những bƣớc phát triển mới, đáp ứng kịp thời nhu cầu thông tin trong xã hội. Trong thời đại kinh tế thông tin, kinh tế tri thức ngày nay, thông tin nói chung và tài liệu xám nói riêng đã trở thành một nguồn lực quan trọng tạo nên ƣu thế về kinh tế - chính trị của mỗi quốc gia. Thƣ viện là kho tàng lƣu trữ vốn tri thức của nhân loại. Tài liệu xám là loại tài liệu có hàm lƣợng tri thức, hàm lƣợng chất xám rất cao, nội dung đƣợc cập nhật liên tục. Nhu cầu của ngƣời dùng tin về các loại tài liệu có giá trị nghiên cứu nhƣ tài liệu xám ngày càng cao, đa dạng về số lƣợng, loại hình, và phong phú, sâu sắc về nội dung. Phát triển nguồn tài liệu xám chính là một trong những cách thức nhanh chóng, hữu hiệu để “nâng tầm” một cơ quan thông tin – thƣ viện, giúp cơ quan đó thực hiện tốt vai trò, chức trách của mình. Cùng với hệ thống thƣ viện toàn quốc, Thƣ viện Quân đội (TVQĐ) đã và đang có nhiều cố gắng trong hoạt động của mình, góp phần to lớn trong việc phục vụ nhiệm vụ xây dựng và chiến đấu của quân đội nói riêng và sự phát triển của đất nƣớc nói chung. Thƣ viện Quân đội là thƣ viện khoa học chuyên ngành về quân sự, thƣ viện trung tâm đầu ngành của hệ thống thƣ viện trong toàn quân nên hoạt động, đối tƣợng phục vụ của thƣ viện rất phong phú. Thƣ viện không chỉ phục vụ cán bộ, chiến sĩ trong toàn hệ thống mà phục vụ 6
cả những cán bộ khoa học, các giảng viên, học viên quân sự, sinh viên các trƣờng đại học và một số đối tƣợng khác. Trải qua 58 năm thành lập và phát triển, Thƣ viện Quân đội đã thu thập đƣợc một số lƣợng lớn tài liệu có giá trị: đó là các đề tài nghiên cứu khoa học, luận án, luận văn, tài liệu hội nghị, hội thảo,… Đây là nguồn tài liệu xám có giá trị thiết thực, đáp ứng nhu cầu tài liệu nghiên cứu cho ngƣời dùng tin. Đặc biệt, Thƣ viện Quân đội có một nhóm đối tƣợng phục vụ là các cán bộ chỉ huy, các cán bộ lãnh đạo, tƣớng lĩnh, những ngƣời luôn phải ra quyết định quan trọng liên quan đến ổn định và phát triển quốc gia. Họ cần những thông tin mang tính chuyên sâu về các lĩnh vực, mang tính xác thực và bền vững. Nội dung đƣợc đề cập là những vấn đề thời sự nóng hổi đang diễn ra trong nƣớc và trên thế giới thuộc các lĩnh vực quân sự, khoa học xã hội và nhân văn. Tài liệu xám chính là công cụ hỗ trợ hữu hiệu của họ trong công tác lãnh đạo, quản lý. Trƣớc sự phát triển nhanh chóng và biến đổi không ngừng của xã hội thông tin, việc đảm bảo thông tin phục vụ ngƣời dùng tin đã đƣợc Thƣ viện Quân đội chú trọng. Việc phát triển tài liệu xám đƣợc quan tâm nhiều hơn song còn nhiều bất cập nhƣ: chƣa có hệ thống văn bản quản lý, giám sát, thiếu sự trao đổi, hợp tác với các thƣ viện khác, công tác xử lý tài liệu xám còn nhiều hạn chế, tài liệu xám dạng điện tử còn ít… Để khắc phục đƣợc những hạn chế đó cần có sự nhìn nhận khách quan về thực trạng đồng thời đƣa ra các giải pháp phát triển tài liệu xám, nâng cao hiệu quả hoạt động của Thƣ viện Quân đội là vấn đề cần thiết. Từ thực tế trên cho thấy việc nghiên cứu đề tài: “Phát triển nguồn lực tài liệu xám tại Thƣ viện Trung ƣơng Quân đội” là vấn đề vô cùng quan trọng và cấp thiết, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của thƣ viện, đáp ứng hiệu quả nhu cầu tin cho ngƣời dùng tin tại Thƣ viện Quân đội. 7
2. Tình hình nghiên cứu Thƣ viện là kho tàng lƣu trữ vốn tri thức của nhân loại. Tài liệu xám là loại tài liệu có hàm lƣơng trị thức, hàm lƣợng chất xám rất cao, nội dung đƣợc cập nhật liên tục. Phát triển nguồn tài liệu xám giúp các cơ quan thông tin thƣ viện thực hiện tốt hơn chức trách của mình. Đặc biệt đối với Thƣ viện Quân đội, việc phát triển tài liệu xám có ý nghĩa to lớn trong việc đáp ứng nhu cầu tài liệu nghiên cứu cho ngƣời dùng tin. Về vấn đề phát triển tài liệu xám đã đƣợc nhiều tác giả quan tâm và nghiên cứu nhƣ: Đề tài khoa học cấp Bộ “Thực trạng và các biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý, khai thác nguồn tin khoa học nội sinh tại Viện Khoa học xã hội Việt Nam” của Th.S Trần Mạnh Tuấn thực hiện năm 2006; đề tài khoa học cấp viện của Th.S Trần Mạnh Tuấn “Nghiên cứu và đề xuất các biện pháp quản lý kết quả hoạt động khoa học tại Viện thông tin khoa học xã hội Việt Nam” năm 2007; đề tài luận văn Thạc sỹ “Nghiên cứu xây dựng và quản lý nguồn tài nguyên số nội sinh tại Trung tâm thông tin khoa học và công nghệ Quốc gia” của Phạm Văn Hùng; đề tài luận văn Thạc sỹ “Nghiên cứu hoàn thiện công tác tổ chức quản lý nguồn tài liệu xám của Đại học Quốc gia Hà Nội đáp ứng phƣơng pháp đào tạo theo tín chỉ” của Trần Thị Thanh Vân; đề tài luận văn Thạc sỹ “Tổ chức, quản lý, khai thác và phổ biến nguồn thông tin nội sinh tại trƣờng Đại học Công Đoàn” của Bùi Thị Minh Tâm, bảo vệ năm 2006; đề tài luận văn Thạc sỹ “Nguồn tin nội sinh tại trƣờng Đại học Hà Nội” của Lê Thanh Tú, bảo vệ năm 2012; đề tài luận văn Thạc sỹ “Quản lý và khai thác tài liệu nội sinh tại Đại học Thái Nguyên” của Lê Thị Hiền, bảo vệ năm 2011; đề tài luận văn Thạc sỹ “Tìm hiểu công tác tổ chức hoạt động nguồn tin nội sinh tại trung tâm thông tin thƣ viện trƣờng Đại học Giao thông vận tải Hà Nội” của Chu Thị Thanh Mai, bảo vệ năm 2009; đề tài luận văn Thạc sỹ “Tìm 8
hiểu nguồn tin nội sinh phục vụ công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học trong trƣờng đại học” của Vũ Văn Hiệu, bảo vệ năm 2003; đề tài luận văn Thạc sỹ “Hoàn thiện công tác tổ chức quản lý nguồn tài liệu nội sinh đáp ứng phƣơng thức đào tạo theo tín chỉ tại trƣờng Đại học Bách khoa Hà Nội” của Nguyễn Mai Chi, bảo vệ năm 2011; đề tài luận văn Thạc sỹ “Tổ chức và quản lý nguồn tài liệu nội sinh tại trƣờng Đai học Sƣ phạm Hà Nội 2” của Đặng Thị Trang, bảo vệ năm 2013. Ngoài những đề tài nghiên cứu kể trên còn có một số bài trên tạp chí viết về tài liệu xám nhƣ: - “Một số nguồn tin tài liệu xám trên Internet” của Brians Mathiews – Tạp chí Thông tin – Tƣ liệu, số 4 – 2006 (trang 29 – 32); - “Một số vấn đề xung quanh việc thu thập, khai thác tài liệu xám” của Nguyễn Viết Nghĩa – Tạp chí Thông tin – Tƣ liệu, số 4 – 1999 (trang 10 – 14); - “Nguồn tin nội sinh của trƣờng đại học thực trạng và giải pháp phát triển” của Trần Mạnh Tuấn Tạp chí Thông tin và Tƣ liệu, số 3 – 2005 (trang 10-11); - “Nguồn tin nội sinh phục vụ nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học của trƣờng Đại học Sƣ phạm Hà Nội” của Nguyễn Thị Minh Ngọc. Trƣờng Đại học Sƣ phạm Hà Nội, Bản tin GDTX&TC số 22, tháng 9/2009; - “Tài liệu nội sinh” của Hoàng Thúy Liễu, Bản tin thƣ viện – công nghệ thông tin tháng 5/2012; - “Cách nhìn hệ thống trong quản lý các nguồn tài liệu khoa học nội sinh ở Việt Nam” của PGS. TS Nguyễn Hữu Hùng đăng trên tạp chí Thông tin – tƣ liệu, số 3 – 2006; - “Nguồn tin khoa học nội sinh của các viện nghiên cứu” của Nguyễn Thị Huệ đăng trên Tạp chí thông tin & phát triển, số 2 – 2007. 9
Các công trình nghiên cứu nêu trên đều đề cập đến tài liệu xám mang tính đặc thù của một số địa bàn cụ thể, với những đặc điểm riêng biệt. Ngoài ra có một số đề tài nghiên cứu có đề cập tới hoạt động thông tin – thƣ viện tại Thƣ viện Quân đội nhƣ: - Đề tài luận văn Thạc sỹ “ Nghiên cứu nhu cầu tin của ngƣời dùng tin tại Thƣ viện Quân đội” của Linh Thị Thắm, bảo vệ năm 2012 (Đại học Văn hóa Hà Nội). - Đề tài khóa luận tốt nghiệp “Tìm hiểu ứng dụng phần mềm thƣ viện điện tử Inforlib tại Thƣ viện Trung ƣơng Quân đội” của Nguyễn Thị Vân Hằng, bảo vệ năm 2011 (Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn). - Đề tài khóa luận tốt nghiệp “Tìm hiểu công tác xử lý thông tin tại Thƣ viện Quân đội” của Nguyễn Thị Hiển, bảo vệ năm 2005 (Đại học Dân lập Đông Đô). - Đề tài khóa luận tốt nghiệp “Tìm hiểu nguồn lực thông tin tại Thƣ viện Quân Đội - Thực trạng và giải pháp” của Trần Bích Huệ, bảo vệ năm 2005 (Đại học Văn hóa). - Đề tài khóa luận tốt nghiệp “Tìm hiểu bộ máy tra cứu hiện đại tại Thƣ viện Trung ƣơng Quân đội” của Vũ Nguyệt Mai, bảo vệ năm 2006 (Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn). - Đề tài khóa luận tốt nghiệp “Tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin tại Thƣ viện Quân đội” của Bùi Thị Thúy Hằng, bảo vệ năm 2012 (Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn). Tuy nhiên, những đề tài trên cũng mới chỉ giải quyết một số khía cạnh trong hoạt động thông tin – thƣ viện tại Thƣ viện Quân đội. Nhìn chung chƣa có đề tài nào đề cập trực tiếp và đi sâu nghiên cứu về phát triển nguồn lực tài liệu xám tại Thƣ viện Quân đội. Chính vì vậy, đề tài nghiên cứu của tôi là đề tài hoàn toàn mới so với các công trình nghiên cứu trƣớc đây. 10
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu * Đối tượng nghiên cứu: Nguồn tài liệu xám (bao gồm công tác bổ sung, xử lý, tổ chức bảo quản, khai thác và phổ biến nguồn tài liệu xám) tại Thƣ viện Quân đội. * Phạm vi nghiên cứu: Nguồn tài liệu xám tại Thƣ viện Quân đội trong giai đoạn hiện nay. 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài * Mục đích nghiên cứu: Đề xuất các giải pháp nhằm phát triển nguồn tài liệu xám và nâng cao hiệu quả quản lý, khai thác nguồn tài liệu xám tại Thƣ viện Quân đội. * Nhiệm vụ nghiên cứu: Để đạt đƣợc mục đích nghiên cứu của đề tài, tác giả đã xác định một số nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể sau: - Nghiên cứu những vấn đề lý luận liên quan đến đề tài. - Nghiên cứu khái quát lịch sử ra đời và phát triển của Thƣ viện Quân đội. - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ của Thƣ viện Quân đội. - Nghiên cứu đặc điểm nhu cầu tin của ngƣời dùng tin tại Thƣ viện. - Nghiên cứu thực trạng tài liệu xám tại Thƣ viện (về công tác bổ sung, xử lý, tổ chức bảo quản, khai thác và phổ biến) - Đánh giá các công tác về tổ chức quản lý và khai thác nguồn tài liệu xám tại Thƣ viện Quân đội - Đề xuất các giải pháp nhằm phát triển nguồn tài liệu xám và nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý, khai thác nguồn tài liệu xám tại Thƣ viện 5. Phƣơng pháp nghiên cứu * Phương pháp luận Đề tài đƣợc triển khai nghiên cứu trên cơ sở phƣơng pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng và quán triệt quan điểm, đƣờng lối, chính sách của 11
Đảng và Nhà nƣớc, tƣ tƣởng Hồ Chí Minh về công tác sách báo, thông tin – thƣ viện. * Phương pháp nghiên cứu cụ thể - Phƣơng pháp quan sát, điều tra thực tế, - Phƣơng pháp thu thập, phân tích, tổng hợp tài liệu - Phƣơng pháp thống kê số liệu - Phƣơng pháp phỏng vấn - Phƣơng pháp điều tra bảng hỏi 6. Giả thuyết nghiên cứu Với sự ủng hộ và giúp đỡ của các cơ quan cấp trên và các đơn vị bạn, cùng sự nỗ lực của ban lãnh đạo và toàn thể nhân viên, TVQĐ đã thu đƣợc những thành tựu to lớn trong hoạt động phát triển tài liệu xám phục vụ lãnh đạo. Cho đến nay, TVQĐ đã có số vốn tài liệu xám khá lớn với hình thức và nội dung phong phú. Các tài liệu có giá trị nghiên cứu rất cao, đặc biệt là các loại tƣ liệu quý hiếm có nội dung về lịch sử quân sự, công tác đảng, công tác chính trị. Đó là nguồn tài liệu phục vụ đắc lực cho các cấp lãnh đạo. Bên cạnh những thuận lợi đã đạt đƣợc, TVQĐ cũng gặp phải những khó khăn trong việc thu thập, xử lý và tổ chức phục vụ tài liệu xám. Vì chƣa có hệ thống văn bản kiểm soát nên công tác bổ sung tài liệu xám của TVQĐ luôn ở thế bị động. Việc giao nộp tài liệu xám hoàn toàn phụ thuộc vào từng cá nhân và cơ quan tổ chức tạo lập tài liệu xám. Vì mới bắt đầu tin hóa hoạt động thƣ viện, các loại hình tài liệu điện tử nói chung và tài liệu xám dạng điện tử nói riêng còn chƣa thực sự phát triển. Số lƣợng tài liệu xám dạng điện tử ít hơn rất nhiều so với tài liệu xám dạng giấy. Nếu các cấp quản lý, lãnh đạo nhận thức đƣợc tầm quan trọng của việc phát triển tài liệu xám thì họ sẽ ra các văn bản pháp quy để quản lý chặt chẽ và chuẩn hóa các hoạt động liên quan đến loại tài liệu này. 12
Nếu đẩy mạnh phát triển tài liệu xám dạng điện tử thì sẽ đáp ứng tốt hơn nhu cầu tin của ngƣời dùng tin. Nếu phát triển tài liệu xám cả về số lƣợng và chất lƣợng thì sẽ thỏa mãn nhu cầu tin của ngƣời dùng tin. 7. Ý nghĩa khoa học và ứng dụng của đề tài * Về mặt khoa học Đề tài góp phần hoàn thiện những vấn đề lý luận về tài liệu xám nói chung * Về mặt ứng dụng Kết quả nghiên cứu của luận văn là tài liệu tham khảo cho cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý Thƣ viện Quân đội vận dụng vào việc phát triển tài liệu xám nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, đáp ứng nhu cầu tin ngày càng cao của ngƣời dùng tin. 8. Cấu trúc của Luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo,phụ lục; luận văn gồm 03 chƣơng: Chương 1: Tài liệu xám trong hoạt động của Thư viện Quân đội Chương 2: Thực trạng bổ sung, xử lý, tổ chức bảo quản, khai thác và phổ biến tài liệu xám tại Thư viện Quân đội Chương 3: Giải pháp phát triển nguồn tài liệu xám và nâng cao chất lượng tổ chức quản lý và khai thác nguồn tài liệu xám tại Thư viện Quân đội 13
CHƢƠNG 1: TÀI LIỆU XÁM TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA THƢ VIỆN QUÂN ĐỘI 1.1. Những vấn đề chung về tài liệu xám 1.1.1. Khái niệm tài liệu xám Tài liệu xám (tiếng anh là Gray Literature) thƣờng đƣợc hiểu là những tài liệu thông thƣờng không có bán trên thị trƣờng hoặc chỉ đƣợc phổ biến ở mức độ rất hẹp. Nguồn tài liệu xám còn đƣợc gọi là tài liệu chƣa hoặc không công bố tạo thành một kênh phân phối riêng với số lƣợng rất hạn chế nhƣng lại thu hút đƣợc nhiều sự quan tâm chú ý của những ngƣời làm công tác nghiên cứu khoa học và công tác TT – TV. Tài liệu xám thƣờng đƣợc in ra với mục đích làm tài liệu nội bộ của cơ quan, tổ chức hay cá nhân và hiện đang thu hút đƣợc sự chú ý của rất nhiều cơ quan tình báo chiến lƣợc. “Tài liệu xám chứa đựng các thông tin khác nhau và là nguồn thông tin cực kỳ quan trọng bởi chúng chứa đựng nhiều thông tin có giá trị mà không thể có đƣợc trong các nguồn thông tin chính thức”. Thuật ngữ tài liệu xám đƣợc ra đời bởi các chuyên gia – những ngƣời công tác liên quan với nguồn tài liệu của chính phủ Hoa Kỳ (US Government’s Interagency Gray Literature Working Group). “Theo nhóm chuyên gia này nguồn tài liệu xám đƣợc hiểu là những tài liệu ở trong nƣớc và ngoài nƣớc chỉ có đƣợc thông qua các kênh đặc biệt mà không thể thu thập đƣợc qua hệ thống phát hành và phân phối ấn phẩm, kiểm soát thƣ mục thông thƣờng” [15, tr. 10-11] Năm 1997, Hội nghị quốc tế Luxambua đã định nghĩa về tài liệu xám nhƣ sau: “Tài liệu xám là tất cả các tài liệu đƣợc đƣa ra bởi cơ quan chính phủ, các viện nghiên cứu, các trƣờng học, các tổ chức thƣơng mại, công nghiệp dƣới dạng in hay điện tử và không kiểm soát bởi các nhà xuất bản thƣơng mại”. [15, tr. 11] 14
Tác giả luận văn tán thành định nghĩa này về tài liệu xám. Nó phản ánh xuất sứ đặc biệt của loại tài liệu này, quan trọng đối với xã hội từ các cơ quan tổ chức nhƣ cơ quan chính phủ, các tổ chức chuyên nghiên cứu, đào tạo về lĩnh vực chất xám, đến các tổ chức sản xuất kinh doanh, nơi bí quyết kinh doanh, bí quyết công nghệ có ý nghĩa sống còn. Định nghĩa này cũng cho biết loại hình phong phú của tài liệu xám (bao gồm cả tài liệu truyền thống và tài liệu điện tử). Đặc biệt, định nghĩa này đề cập tới đặc thù riêng có của tài liệu xám là nó không chịu sự kiểm soát của các nhà xuất bản thƣơng mại, có nghĩa là không thể đƣợc mua bán, thu thập dễ dàng trên thị trƣờng nhƣ thông qua hệ thống phát hành nhƣ đại đa số các loại tài liệu khác. 1.1.2. Đặc điểm của tài liệu xám Tài liệu xám có những đặc điểm khác biệt so với các loại tài liệu khác: - Tài liệu xám không do các nhà xuất bản chính thức phát hành, không đƣợc kiểm soát bởi hệ thống kiểm soát thƣ mục thông thƣờng. - Nội dung thông tin trong các loại hình tài liệu xám rất phong phú, đa dạng, chứa đựng kinh nghiệm đã tích lũy trong quá trình hoạt động, nghiên cứu, là những thông tin mà bình thƣờng không thể có đƣợc qua các tài liệu xuất bản. - Tài liệu xám thƣờng có nội dung chi tiết, ngắn gọn, có trọng tâm. - Tài liệu xám có thể giúp khẳng định những nhận định quan trọng đã đƣợc nhắc đến trong các nguồn tài liệu khác. - Tài liệu xám thƣờng ra đời sớm hơn các loại tài liệu thông thƣờng, vì vậy có tính cập nhật cao. - Tài liệu xám đang đƣợc sử dụng rộng rãi để trao đổi thông tin trong cộng đồng các cơ quan thông tin – thƣ viện. - Do tiến bộ của công nghệ thông tin, đặc biệt là mạng Internet, số lƣợng tài liệu xám xuất hiện trên các mạng thông tin ngày một nhiều, lại chƣa 15