luận văn: TỔ CHỨC KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỦY SẢN SẢN HOÀI NHƠN BÌNH ĐỊNH

Chia sẻ: Nguyễn Thị Bích Ngọc | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:69

Thêm vào BST

Báo xấu

136
lượt xem 33
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Cùng với quá trình đổi mới cơ chế quản lý kinh tế các doanh nghiệp đà và đang đổi mới mạnh mẽ và toàn diện cả chiều rộng lẫn chiều sâu. Sự đổi mới này kéo theo sự phức tạp trong công tác quản lý cũng như công tác kế toán và báo cáo tài chính.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: luận văn: TỔ CHỨC KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỦY SẢN SẢN HOÀI NHƠN BÌNH ĐỊNH

Trang 0 LU N VĂN T T NGHI P TÀI: “T CH C KI M TOÁN HO T NG TIÊU TH T I CÔNG TY C PH N THU S N HOÀI NHƠN - BÌNH NH.”
Trang 1 M CL C L IM U. PH N I : ................................................................................................ 6 NH NG V N CƠ B N V KI M TOÁN .................................. 6 VÀ KI M TOÁN HO T NG ......................................................... 6 1. KHÁI QUÁT CHUNG V KI M TOÁN .......................................... 7 1.1. Khái ni m: .................................................................................... 7 1.2. Phân lo i ki m toán: ..................................................................... 7 1.2.1. Phân lo i theo i tư ng c th c a ki m toán: ....................... 7 1.2.2. Phân lo i theo ch th ki m toán: ........................................... 7 2. KHÁI QUÁT CHUNG V KI M TOÁN HO T NG .................. 8 2.1. Khái ni m: .................................................................................... 8 2.2. M c tiêu c a ki m toán ho t ng: ............................................... 8 2.3. c i m c a ki m toán ho t ng: .............................................. 9 2.4. M i quan h gi a ki m toán ho t ng và ki m toán n i b . ........ 9 2.4.1. Khái ni m v ki m toán n i b . .............................................. 9 2.4.2. Ch c năng và nhi m v c a ki m toán n i b ......................... 9 2.4.3. M i quan h gi a ki m toán n i b và ki m toán ho t ng . 10 2.5. Các chu n m c ánh giá trong ki m toán ho t ng : ............ 10 2.6. Các hình th c c a ki m toán ho t ng. ..................................... 11 2.6.1. Ki m toán ch c năng ............................................................ 11 2.6.2. Ki m toán b ph n ................................................................ 11 2.6.3. Ki m toán các nhi m v c bi t .......................................... 12
Trang 2 2.7. Quy trình ki m toán ho t ng.................................................... 12 3. KI M TOÁN HO T NG TIÊU TH . ........................................ 15 3.1.Các ho t ng c a quá trình tiêu th . ........................................... 15 3.1.1.Tìm ki m th trư ng tiêu th s n ph m hàng hoá ................... 15 3.1.2. Nh n t hàng t khách hàng: ............................................... 15 3.1.3.Cung c p s n ph m hàng hoá ................................................. 15 3.1.4. Nh n ti n thanh toán t khách hàng ...................................... 15 3.1.5. Ho t ng khuy n mãi qu ng cáo ......................................... 16 3.2. M c tiêu và tiêu chu n ánh giá c a ki m toán ho t ng tiêu th . ........................................................................................................... 16 3.2.1 M c tiêu c a ki m toán ho t ng tiêu th : ........................... 16 3.2.2. Tiêu chu n ánh giá c a ho t ng tiêu th . ......................... 16 3.3. Ki m toán ho t ng tiêu th ...................................................... 16 3.3.1. Tìm ki m th trư ng và khách hàng tiêu th s n ph m, hàng hoá: ................................................................................................. 16 3.3.2. X lý ơn t hàng c a khách hàng: ..................................... 17 3.3.3. Ki m soát tín d ng và qu n lý con n : .................................. 18 3.3.4. nh giá s n ph m và kh năng sinh l i t s n ph m. ........... 19 3.3.5. H th ng bán hàng. ............................................................... 19 3.3.6. Chính sách Marketing. .......................................................... 20 PH N II: ............................................................................................. 22 TH C TR NG HO T NG TIÊU TH VÀ KI M SOÁT N I B V HO T NG TIÊU TH T I CÔNG TY C PH N TH Y S N HOÀI NHƠN BÌNH NH . ......................................... 22
Trang 3 1. KHÁI QUÁT CHUNG V CÔNG TY C PH N THU S N HOÀI NHƠN BÌNH NH. ............................................................................ 22 1.1. Quá trình hình thành và phát tri n công ty. ................................. 22 1.2. Ch c năng nhi m v c a công ty. ............................................... 22 1.3. c i m s n xu t kinh doanh c a công ty ................................. 23 1.4. Cơ c u t ch c qu n lý công ty. ............................................... 24 1.4.1. Sơ b máy qu n lý. .......................................................... 24 1.4.2. Ch c năng c a các phòng ban. .............................................. 24 1.5. T ch c k toán t i công ty. ........................................................ 26 1.5.1. T ch c b máy k toán t i công ty ..................................... 26 1.5.2. Hình th c k toán áp d ng t i công ty:.................................. 27 2. C I M TÌNH HÌNH TIÊU TH T I CÔNG TY C PH N THU S N HOÀI NHƠN ................................................................... 28 2.1. Khái quát tình hình tiêu th t i công ty: ...................................... 28 2.2. M t s chính sách liên quan n ho t ng tiêu th t i công ty .. 34 2.2.1. Chính sách s n ph m: ........................................................... 34 2.2.2. Chính sách giá c . ................................................................. 34 2.2.3. Qui nh v ký k t h p ng v i các nhân viên bán hàng c a công ty: ................................................................................... 35 2.2.4. Chính sách Marketing: .......................................................... 36 3. KI M SOÁT N I B V HO T NG TIÊU TH T I CÔNG TY. ....................................................................................................... 36 3.1. Môi trư ng ki m soát:................................................................. 36 3.1.1. Tri t lý qu n lý và phong cách ho t ng c a nhà qu n tr cao c p .................................................................................................. 36
Trang 4 3.1.2. Cơ c u t ch c ..................................................................... 36 3.1.3. Chính sách nhân s : .............................................................. 37 3.1.4. Công tác k ho ch hoá t i công ty. ........................................ 37 3.1.5. Các nhân t bên ngoài:.......................................................... 37 3.2. H th ng k toán: ........................................................................ 38 3.3. Th t c ki m soát i v i ho t ng tiêu th : ............................. 38 PH N 3: .............................................................................................. 40 T CH C KI M TOÁN HO T NG TIÊU TH T I CÔNG TY C PH N THU S N HOÀI NHƠN - BÌNH NH ................ 40 1. S C N THI T PH I T CH C KI M TOÁN HO T NG TIÊU TH T I CÔNG TY: ................................................................. 40 2. M C TIÊU, PH M VI C A KI M TOÁN HO T NG TIÊU TH T I CÔNG TY ........................................................................... 41 3. THƯC HI N KI M TOÁN. ............................................................. 41 3.1. Kh o sát sơ b ............................................................................. 41 3.2. Mô t và phân tích h th ng ki m soát n i b . ............................ 42 3.3. Th c hi n các th nghi m m r ng............................................. 47 3.3.1. i v i chính sách giá bán. ................................................... 47 3.3.2. i v i công tác l p k ho ch tiêu th . ................................. 47 3.3.3. i v i hi u qu c a ho t ng tiêu th . .............................. 48 3.3.4. i v i chính sách marketing. .............................................. 51 3.4. Báo cáo ki m toán....................................................................... 51 3.4.1. i v i công tác tìm ki m th trư ng và khách hàng tiêu th s n ph m, hàng hoá t i công ty. ...................................................... 52 3.4.2. Chính sách x lý ơn t hàng. ............................................. 51
Trang 5 3.4.3. Chính sách s n ph m. ........................................................... 54 3.4.4. i v i chính sách giá bán .................................................... 55 3.4.5. i v i công tác l p k ho ch. .............................................. 56 3.4.6. i v i chính sách tín d ng. ................................................. 58 3.4.7. i v i chính sách qu ng cáo ............................................... 59 L IK T Tài Li u Tham Kh o
Trang 6 L IM U. Cùng với quá trình đổi mới cơ chế quản lý kinh tế các doanh nghiệp đã và đang đổi mới mạnh mẽ và toàn diện cả chiều rộng lẫn chiều sâu. Sự đổi mới này kéo theo sự phức tạp trong công tác quản lý cũng như công tác kế toán và báo cáo tài chính. Sự phức tạp này đòi hỏi phải có giải pháp quản lý hữu hiệu và đòi hỏi kỹ năng của con người phải thích ứng để đáp ứng yêu cầu của sự phát triển mới. Để đảm bảo tính hiệu lực, hiệu quả của công tác quản lý, kiểm toán hoạt động do đó rất cần thiết đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Trong thời gian thực tập tại công ty cổ phần thuỷ sản Hoài Nhơn Bình Định, em nhận thấy một trong những khó khăn hiện nay của công ty là giải quyết tốt khâu tiêu thụ nhằm thu hồi vốn kinh doanh và đem lại lợi nhuận. Do đó, qua quá trình thực tập tại công ty em đã chọn đề tài: “ Kiểm Toán Hoạt Động Tiêu Thụ Tại Công Ty “ để nghiên cứu và làm chuyên đề thực tập của mình. Đề tài gồm 3 phần: Phần 1: Những vấn đề cơ bản về kiểm toán và kiểm toán hoạt động tiêu thụ tại công ty. Phần 2: Thực trạng hoạt động tiêu thụ và kiểm soát nội bộ tại công ty. Phần 3: Tổ chức kiểm toán hoạt động tiêu thụ tại công ty. Em xin chân thành cảm ơn thầy Ngô Hà Tấn đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành chuyên đề này. Em xin cảm ơn sự quan tâm, giúp đở của các anh chị ở công ty đã giúp em trong thời gian thực tập tại công ty. Do thời gian và trình độ còn hạn chế nên Luận Văn không tránh khỏi những thiếu sót rất mong thầy cô và bạn đọc góp ý để Luận Văn được hoàn thiện hơn. à N ng, tháng 06 năm 2003. SVTH: Nguy n Th Xuân Thu . PH N I : NH NG V N CƠ B N V KI M TOÁN VÀ KI M TOÁN HO T NG
Trang 7 1. KHÁI QUÁT CHUNG V KI M TOÁN 1.1. Khái ni m: Ki m toán gi m t vai trò quan tr ng và không th thi u ư c trong s phát tri n c a n n kinh t th trư ng. Là m t công c không nh ng thúc y các doanh nghi p ho t ng có hi u qu mà còn t o ra môi trư ng thông tin kinh t lành m nh trong toàn b n n kinh t . Có r t nhi u cách nh nghĩa khác nhau v ki m toán, nhưng có th ưa ra m t nh nghĩa chung nh t cho t t c các lo i hình ki m toán. ó là:" Ki m toán là xác minh và bày t ý ki n v th c tr ng ho t ng ư c ki m toán b ng h th ng phương pháp k thu t c a ki m toán do các ki m toán viên có trình nghi p v tương x ng th c hi n trên cơ s h th ng pháp lý có hi u l c". 1.2. Phân lo i ki m toán: Có r t nhi u tiêu th c khác nhau phân lo i ki m toán. Song có hai cách phân lo i chính y u sau ây: 1.2.1. Phân lo i theo i tư ng c th c a ki m toán: Theo cách phân lo i này thì ki m toán chia làm ba lo i: ki m toán ho t ng, ki m toán tuân th , ki m toán báo cáo tài chính. a. Ki m toán ho t ng: Ki m toán ho t ng là ti n trình ki m tra và ánh giá v s h u hi u và tính hi u qu c a m t ho t ng xu t phương án c i ti n. ây s h u hi u là kh năng hoàn thành nhi m v hay m c tiêu ; còn tính hi u qu là s so sánh gi a k t qu t ư c và chi phí b ra t ư c k t qu ó. b. Ki m toán tuân th : Ki m toán tuân th là vi c ki m tra nh m ánh giá m c ch p hành lu t pháp hay m t văn b n m t qui nh nào ó c a ơn v . c. Ki m toán báo cáo tài chính : Ki m toán báo cáo tài chính là s ki m tra và trình bày ý ki n nh n xét v nh ng báo cáo tài chính c a m t ơn v . 1.2.2. Phân lo i theo ch th ki m toán: Theo cách phân lo i này, ki m toán chia làm ba lo i: Ki m toán n i b , ki m toán nhà nư c, Ki m toán c l p. a. Ki m toán n i b : Là lo i ki m toán do nh ng ki m toán viên n i b th c hi n, ư c thi t l p trong m t t ch c ki m tra và ánh giá các ho t ng c a m t t ch c như là m t ho t ng ph c v cho t ch c. Ki m toán n i b ư c t ch c c l p v i các b ph n khác trong ơn v , tuy nhiên s c l p này ch mang tính tương i vì ngư i ti n hành ki m toán là nhân viên c a ơn v . b. Ki m toán nhà nư c
Trang 8 Là ho t ng ki m toán do ki m toán viên nhà nư c ti n hành, ch y u là th c hi n ki m toán tính tuân th , ch ng h n như xem xét vi c ch p hành lu t pháp ơn v . c. Ki m toán c l p Là lo i ki m toán ươc ti n hành b i các ki m toán viên c l p thu c nh ng t ch c ki m toán c l p, h th c hi n các cu c ki m toán báo cáo tài chính và tuỳ theo yêu c u c a khách hàng h còn có th th c hi n ki m toán ho t ng, ki m toán tuân th và các d ch v tư v n v k toán, thu , tài chính... 2. KHÁI QUÁT CHUNG V KI M TOÁN HO T NG 2.1. Khái ni m: Trong quá trình phát tri n, ki m toán không ch gi i h n ki m toán báo cáo tài chính mà ã thâm nh p vào nhi u lĩnh v c khác nhau như hi u qu c a các nghi p v , các ho t ng, hi u năng c a qu n lý. Chính i u này d n n s hình thành ki m toán ho t ng. Ki m toán ho t ng hi n nay v n còn ang m i m , ang ti p t c phát tri n và ngày càng hoàn thi n v n i dung, v phương pháp ti n hành, v nguyên t c ánh giá... Ki m toán ho t ông là lo i ki m toán ánh giá tính kinh t , tính hi u qu và hi u l c trong ho t ng c a m t b ph n ho c m t t ch c hành chính so v i các m c tiêu qu n lý. Tính kinh t nói n s có ư c m t s lư ng và ch t lư ng thích h p các ngu n tài chính, nhân l c và v t ch t th i gian thích h p và chi phí th p nh t. Tính hi u qu nói n vi c s d ng các ngu n tài chính, nhân l c và v t ch t như th nào t o nên u ra c c i ng v i m i b ph n u vào ã cho, ho c u vào c c ti u ng v i m t s lư ng và ch t lư ng u ra ư c cung c p ã cho trư c. Tính hi u l c nói n s t ư c các m c tiêu hay các k t qu khác ã d nh c a các chương trình, các nghi p v ho c ho t ng. 2.2. M c tiêu c a ki m toán ho t ng: Ki m toán ho t ng thư ng ư c th c hi n b i các ki m toán viên n i b c a m t t ch c. Và ngư i s d ng báo cáo ki m toán ho t ng ch y u là các nhà qu n lý các c p c a t ch c ó. Nh ng ngư i lãnh o cao nh t c a t ch c c n s m b o r ng m i thành viên, m i b ph n c a t ch c ang hành ng t ư c m c tiêu c a t ch c. áp ng yêu c u này ki m toán ho t ng c n th c hi n các m c tiêu sau: - ánh giá s th c hi n c a ơn v trong m i quan h v i các m c tiêu qu n lý ho c các tiêu chu n thích h p khác.
Trang 9 - m b o r ng các ho t ng c a ơn v ( như các văn b n v m c tiêu, chương trình, d toán ngân sách, các ch th ) là y không thay i và hi u ư c các c p ho t ng. 2.3. c i m c a ki m toán ho t ng: Ki m toán ho t ng có các c i m sau : i tư ng c a ki m toán ho t ng r t a d ng, có th là m t phương án kinh doanh, m t qui trình công ngh , m t nghi p v mua s m tài s n c nh... ch không th ng nh t như i v i ki m toán báo cáo tài chính. Chu n m c ánh giá trong ki m toán ho t ng không th là chu n m c chung như i v i ki m toán tài chính, và cũng khó có th xây d ng chu n m c cho t ng cu c ki m toán ho t ng th t khách quan và úng n. Trong ki m toán ho t ng, vi c ki m tra thư ng liên quan n nhi u lĩnh v c. Vì v y, ki m toán ho t ng s d ng nhi u k năng khác nhau: k toán, tài chính, kinh t , k thu t và tiêu chu n t t cho m t ki m toán viên ho t ng ch y u là ki n th c v lĩnh v c ư c ki m toán có ư c ào t o thêm v k toán và ki m toán. Báo cáo c a ki m toán ho t ng ch y u ph c v cho ngư i qu n lý, trong ó trình bày k t qu ki m toán và ưa ra xu t c i ti n ho t ng. 2.4. M i quan h gi a ki m toán ho t ng và ki m toán n i b . 2.4.1. Khái ni m v ki m toán n i b . Ki m toán n i b là ch c năng ánh giá c l p, ư c thi t l p trong m t t ch c ki m tra và ánh giá các ho t ng c a t ch c như là m t ho t ng ph c v cho t ch c. M c ích c a ki m toán n i b là giúp các thành viên trong doanh nghi p ho c trong t ch c hoàn thành trách nhi m c a h m t cách hi u qu . t ư c m c ích này, ki m toán n i b cung c p cho h các phân tích, ánh giá, ki n ngh và tư v n thông tin liên quan n ho t ng ư c ki m tra . B ph n ki m toán n i b là m t b ph n quan tr ng c a m t doanh nghi p m t t ch c thúc y vi c ki m soát h u hi u v i chi phí h p lý. 2.4.2. Ch c năng và nhi m v c a ki m toán n i b Theo chu n m c th c hành ngh nghi p ki m toán n i b (Standards for professional practice of Internal Auditing) . Ki m toán n i b có ch c năng ki m tra ánh giá s y và h u hi u c a h th ng ki m soát n b c a t ch c và ch t lư ng ho t ng trong quá trình th c hi n nhi m v ư c giao. C th hoá ch c năng trên, ki m toán n i b có nh ng nhi m v sau:  Th nh t: Ki m tra v tính trung th c, áng tin c y c a các thông tin tài chính và ho t ng cũng như các phương th c ghi nh n, o lư ng, phân lo i cho các thông tin này.
Trang 10  Th hai: Th m tra h th ng ã ư c thi t l p b o m tính tuân th các th t c, chính sách, pháp lu t và qui nh có th nh hư ng quan tr ng n các ho t ng báo cáo ng th i ph i xác nh t ch c có tuân th trong th c t hay không.  Th ba: Xem xét các phương th c b o v tài s n và khi c n th m tra s hi n di n c a chính tài s n ó.  Th tư: ánh giá vi c s d ng ti t ki m và hi u qu các ngu n l c.  Th năm: Th m tra các nghi p v ho c chương trình ch c ch n r ng k t qu t ư c có sát v i m c tiêu và m c ích ã nh hay không, các nghi p v ho c chương trình có th c hi n úng k ho ch hay không. 2.4.3. M i quan h gi a ki m toán n i b và ki m toán ho t ng Ki m toán n i b là ch c năng ánh giá c l p trong doanh nghi p, ư c t ch c nh m ki m tra và ánh giá v năng l c hi u qu c a h th ng ki m so t n i b cũng như ch t lư ng th c hi n các trách nhi m ươc giao. Như v y, n i dung công vi c c a ki m toán n i b bao g m c ki m toán ho t ng hay nói cách khác ki m toán ho t ng là m t trong nh ng n i dung cơ b n c a ki m toán n i b . Còn ki m toán ho t ng là lo i ki m toán ư c s d ng ánh giá tính kinh t , hi u l c, hi u qu trong ho t ng c a m t ơn v . Mà mu n th c hi n t t i u này thì ki m toán viên ph i có s am hi u sâu s c v tình hình th c t t i ơn v . Do ó, mà ki m toán viên th c hi n ki m toán ho t ng thư ng ư c th c hi n b i ki m toán viên n i b m c dù cũng có th là ki m toán viên nhà nư c ho c ki m toán viên c l p, vì ki m toán viên n i b là nh ng ngư i làm vi c t i ơn v nên h là ngư i hi u bi t v ơn v nhi u nh t. 2.5. Các chu n m c ánh giá trong ki m toán ho t ng : Trong ki m toán ho t ng không có các chu n m c chung ánh giá như i v i ki m toán tài chính. Song ki m toán viên có th s d ng m t s ngu n sau ây xây d ng chu n m c ánh giá: Th c hi n trư c ây: Cách xây d ng chu n m c ơn gi n có th d a trên các k t qu th c t t các kỳ trư c ( Ho c các cu c ki m toán trư c ) xác nh li u s vi c có t t hơn ho c kém hơn trư c không. Ưu i m c a tiêu chu n này là d dàng trong xây d ng tuy v y các chu n m c thu c d ng này k t qu ánh giá ch d ng l i s bi n ng c a i tư ng ki m toán, không cho th y th c s ho t ng ó như th nào, thí d : T l ph ph m c a phân xư ng A ch có th ánh giá là t t hơn kỳ trư c ch th c s có t t không thì
Trang 11 chưa bi t, vì có th t l ph ph m sau khi gi m xu ng có th v n còn khá cao so v i các phân xư ng khác. Th c hi n các ơn v ho t ng tương t : Ki m toán viên có th ánh giá trên cơ s so sánh ho t ng ang ki m tra v i các ho t ng tương t t i m t b ph n hay ơn v khác. Thí d : ki m toán viên có th so sánh t l ph ph m c a phân xư ng A v i các phân xư ng khác trong ơn v cùng s n xu t m t lo i s n ph m ho c m r ng hơn, ki m toán viên có th so sánh v i t l ph ph m c a các doanh nghi p cùng nghành. Vi c so sánh này c n chú ý n các c i m khác nhau v quy mô, trang b k thu t. So sánh v i nh m c k thu t ho c d toán: Trong nhi u trư ng h p, các nh m c k thu t là m t tiêu chu n r t t t. Thí d : ánh giá s n lư ng có th so sánh v i s n lư ng nh m c c a máy. Các tiêu chu n nh m c k thu t có ưu i m là khách quan và d ư c ch p nh n. Tuy nhiên, vi c xây d ng các nh m c thư ng t n kém nhi u th i gian và chi phí, chưa k ph i có s tham gia c a các chuyên viên k thu t. có th th c hi n ư c i u này, m t phương pháp có th s d ng là ph i h p v i m t s ơn v cùng nghành thi t l p m t h th ng các nh m c k thu t quan tr ng. D toán hay ngân sách cũng có th là m t cơ s thi t l p tiêu chu n tương t như nh m c k thu t. Trao i và th o lu n: Trong m t s trư ng h p, các cơ s trên không th áp d ng thi t l p tiêu chu n, khi ó m t tiêu chu n khác có th ư c xây d ng trên cơ s m t cu c th o lu n gi a các bên có liên quan: ban giám c, ki m toán viên và i tư ng ki m toán. 2.6. Các hình th c c a ki m toán ho t ng. Các hình th c c a ki m toán ho t ng bao g m: ki m toán ch c năng, ki m toán b ph n và ki m toán các nhi m v c bi t. 2.6.1. Ki m toán ch c năng Ki m toán ch c năng là quá trình ki m toán ho t ng liên quan n m t ho c nhi u ch c năng ư c tr i dài n m t ho c nhi u b ph n c a ơn v , có r t nhi u cách phân lo i và phân chia các ch c năng.ví d : có m t ch c năng k toán ti n m t nhưng cũng có các ch c năng thu ti n m t, chi ti n m t... Cu c ki m toán ch c năng có ưu i m là cho phép s chuyên môn hoá theo ki m toán viên. 2.6.2. Ki m toán b ph n Cu c ki m toán ho t ng c a m t t ch c liên quan v i toàn b cơ c u t ch c c a m t ơn v .ví d : m t phòng ban, m t chi nhánh ho c m t công ty ph thu c. Tr ng tâm c a ki m toán b ph n là nh m vào các ch c năng ã tác ng qua l i m t cách hi u qu và hi u l c như th nào. K c a m t t ch c
Trang 12 và các phương pháp liên k t các ho t ng c bi t quan tr ng trong hình th c ki m toán này. 2.6.3. Ki m toán các nhi m v c bi t Ki m toán ho t ng i v i các nhi m v c bi t phát sinh theo yêu c u c a ban qu n tr , có r t nhi u cu c ki m toán lo i này. Ví d : ki m toán phương pháp mua s m m i tài s n c nh, ki m toán quá trình góp ý làm gi m chi phí s n xu t s n ph m... 2.7. Quy trình ki m toán ho t ng Quy trình ki m toán ho t ng cũng tương t như ki m toán báo cáo tài chính, g m 4 giai o n: chu n b ki m toán, th c hi n ki m toán, báo cáo ki m toán và theo dõi sau ki m toán. Giai o n 1: Chu n b ki m toán Bư c 1: Xác nh i tư ng ki m toán i tư ng ki m toán có th là m t b ph n, chi nhánh c a ơn v hay m t ho t ng, m t chương trình nào ó mà ơn v ang ti n hành. Các ki m toán viên có th l a ch n i tư ng ki m toán theo các phương pháp sau ây. L a ch n m t cách h th ng: B ph n ki m toán so n ra m t danh sách các i tư ng ki m toán s ư c ki m tra trong năm. Thông thư ng danh sách này l p ch y u d a trên cơ s r i ro cao s ư c l a ch n ưa vào chương trình ki m toán trư c, các i tư ng r i ro th p hơn s ư c ưa vào kỳ sau. Ki m toán các v n khúc m c: Phương pháp này d a trên nguyên t c ưu tiên ki m toán nh ng b ph n hay v n ang có s c . Ban giám c và h i ng qu n tr d a vào s xét oán c a h mà ưa ra nh ng v n c n ph i ư c ki m toán ngay. Do ó, theo phương pháp này, chính ngư i qu n lý l a ch n các i tư ng ki m toán. Ki m toán theo yêu c u c a chính i tư ng ki m toán: Phương pháp này i tư ng ki m toán ư c ch n xu t phát t i tư ng. M t giám c các b ph n mu n th c hi n vi c ki m toán ánh giá tính y và hi u qu c a h th ng ki m soát n i b có nh hư ng n ho t ng dư i s giám sát c ah . Bư c 2: l p k ho ch ki m toán nh m xác nh m c tiêu và ph m vi ki m toán: + Nghiên c u thông tin cơ b n. + Xác nh i ngũ ki m toán viên. + Liên h i tư ng ki m toán v i các b ph n khác. + L p chương trình ki m toán. + Xác nh nh ng v n liên quan n báo cáo k t qu ki m toán. + Trình duy t k ho h ki m toán Giai o n 2: Th c hi n ki m toán Bư c3: Kh o sát sơ b :
Trang 13 M c ích c a bư c kh o sát sơ b là thu th p thêm thông tin v i tư ng ki m toán, thu th p m t s b ng ch ng ban u cũng như t o m i quan h h p tác v i i tư ng ki m toán. Trong giai o n này ki m toán viên có th th c hi n các công vi c sau: T ch c m t cu c h p m r ng: Trong quá trình nghiên c u t ng quát, m t cu c hop ư c ti n hành gi a oàn ki m tra và ngư i qu n lý i tư ng ki m toán. Cu c h p này thư ng ư c t ch c t i văn phòng i tư ng ki m toán. Cu c h p này xác nh trách nhi m c a ngư i qu n lý i v i cu c ki m toán và ph i h p các ho t ng ki m toán v i các ho t ng c a i tư ng ki m toán. Tham quan ơn v : Tham quan ơn v giúp cho ki m toán viên m t ý ni m v các d ng ho t ng, không khí làm vi c, cơ s v t ch t, quan h n i b trong ơn v và quy trình công vi c t i i tư ng ki m toán. Nghiên c u tài li u: Nghiên c u tài li u có ch n l c cung c p cơ s cho ki m toán viên vi t m t b ng mô t v ho t ng c a i tư ng ki m toán. Ki m toán viên nghiên c u các tài li u như: sơ t ch c, các quy nh c a nhà nư c, các m c tiêu c a ơn v , các b ng mô t công vi c, hư ng d n v chính sách, báo cáo t ng h p... B ng mô t ho t ng c a i tư ng ki m toán:Ki m toán viên ph i l p và lưu tr trong h sơ ki m toán m t b ng mô t v ho t d ng c a i tư ng ki m trong ó trình bày nh ng hi u bi t c a mình và qua ó làm cơ s tham chi u v i nh ng ánh giá ki m soát n i b c a ơn v và các th t c ki m toán viên ti n hành. Th t c phân tích: Ki m toán viên s so sánh s li u th c tê v i s li u k ho ch, xem xét xu hư ng t năm này sang năm khác, xem xét và ghi nh n các chi ti t b t thư ng, ư c tính d li u trên báo cáo b ng các d li u liên quan... th t c phân tích không ch gúp ki m toán viên l p k ho ch các th t c ki m toán khác, ch ng h n k t qu b t thư ng thông qua vi c tính toán và so sánh s t ra nh ng câu h i và c n nh ng th t c ki m toán chi ti t hơn. Ngoài ra, các th t c còn cung c p nh hư ng ki m tra và t o b ng ch ng v s h p lý c a các ch tiêu ho t ng. Bư c 4: Mô t và phân tích h th ng ki m soát n i b . Các ki m toán viên mô t h th ng ki m soát thông qua v các lưu , tr l i các câu h i v ki m soát n i b và các b ng tư ng thu t. Ngoài ra các ki m toán viên th c hi n các th nghi m sơ b , th nghi m các th t c ki m soát i v i các h th ng thông tin...vi c ánh giá h th ng ki m soát n b ư c thông qua b ng ánh giá ki m soát n i b trong ó phát th o nh ng phát hi n i chi u v i tiêu chu n nh n d ng các r i ro. Bư c 5: Th c hi n các th nghi m m r ng.
Trang 14 Th nghi m m r ng bao g m vi c ki m tra ch ng t , s sách, ph ng v n ngư i qu n lý i tư ng ki m toán và các nhân viên khác, quan sát các ho t ng ki m tra tài s n, so sánh vi c ghi chép v i th c t và các th t c khác nh m hi u bi t chi ti t v ch t lư ng ho t ng ki m soát t i ơn v . Bư c 6: X lý các phát hi n trong quá trình ki m toán. Khi hoàn t t vi c nghiên c u và ánh giá i tư ng ki m toán ki m toán viên có th ưa ra các phát hi n và xác nh c n ph i làm gì hoàn thi n ki m soát n i b . T r t nhi u phương án khác nhau, ki m toán viên có th l a ch n và xu t ki n ngh mà h th y thích h p. Phát hi n c a ki m toán viên bao g m: + Th c tr ng là nh ng i u phát hi n trong th c t . + Tiêu chu n là cơ s ánh giá th c tr ng. + H u qu là r i ro phát sinh t th c tr ng. + Nguyên nhân là nguyên nhân d n n th c tr ng. Giai o n 3: Báo cáo ki m toán Bư c 7: bư c này bao g m vi c trình bày và thông tin v k t qu ki m toán. Báo cáo ki m toán thư ng ư c th c hi n b ng văn b n. Báo cáo thư ng bao g m các gi i trình v m c tiêu và ph m vi ki m toán, các th t c t ng quát ư c áp d ng, các phát hi n c a ki m toán viên và các ki n ngh ư c xu t. Giai o n 4: theo dõi sau ki m toán Bư c 8: Sau khi báo cáo ki m toán ư c g i i và trình bày cho i tư ng ki m toán và i tư ng ki m toán ã có phúc áp thích h p, ki m toán viên b t u sang bư c theo dõi sau ki m toán.Ti n trình công vi c như sau: Ban giám c công ty s tham kh o ý ki n i tư ng ki m toán quy t nh xem các ki n ngh c a ki m toán áp d ng khi nào và áp d ng như th nào. Ti p theo, i tư ng ki m toán thưc hi n các quy t nh này. Ki m toán viên sau khi ch i m t th i gian s tr l i i tư ng ki m toán xem xét các s a i có ư c th c hi n không và k t qu có như mong mu n không. Trong h u h t các trư ng h p, có s ph i h p trong vi c th c hi n các th t c theo dõi sau ki m toán. Gi a i tư ng ki m toán và ki m toán viên cùng gi i quy t các v n ư c t ra. S ph i h p này v a giúp m b o s c l p c ki m toán viên v i quá trình thi t k và v n hành h th ng, v a t n d ng ư c kinh nghi m c a ki m toán viên n i b . Bư c 9: ánh giá cu c ki m toán.
Trang 15 Ho t ng sau cùng liên quan n cu c ki m toán là ánh giá c a chính b n thân các ki m toán viên. Trư ng nhóm quy t nh nh ng v n liên quan, bao g m hi u qu c a vi c ki m toán và làm th nào th c hi n t t hơn các cu c ki m toán sau này. ng th i m i ki m toán viên k c nhóm trư ng ki m toán còn ph i l p m t báo cáo v công vi c hoàn thành sau m i cu c ki m toán. Báo cáo này làm cơ s cho vi c phân công b t phát tri n ngh nghi p và tăng lương sau này. 3. KI M TOÁN HO T NG TIÊU TH . 3.1.Các ho t ng c a quá trình tiêu th . Quá trình tiêu th s n ph m hàng hoá thư ng g m m t s ho t ng chính sau ây: 3.1.1.Tìm ki m th trư ng tiêu th s n ph m hàng hoá ây là ho t ng nh m gi i quy t v n s n ph m, hàng hoá s ư c tiêu th vùng th trư ng nào, khách hàng nào s mua s n ph m, hàng hoá c a doanh nghi p. Ph n l n các doanh nghi p u xác nh cho mình m t vùng th trư ng m c tiêu và kênh phân ph i ch o ti n hành tiêu th s n ph m, hàng hoá. tìm ki m th trư ng và khách hàng tiêu th s n ph m, hàng hoá c a mình thì doanh nghi p ti n hành tìm ki m, ký k t h p ng v i các i lý tiêu th s n ph m hàng hoá, m chi nhánh văn phòng i di n, thành l p h th ng c a hàng bán s n ph m, hàng hoá tr c ti p c a doanh nghi p. 3.1.2. Nh n t hàng t khách hàng: Trư c khi t hàng t phía khách hàng thì doanh nghi p thư ng làm th t c chào hàng, ưa ra các i u ki n bán hàng và th hi n rõ ý nh bán hàng c a mình, v s n ph m m b o ch t lư ng, giá c h p lý... Sau ó trên cơ s giá c , ch t lư ng, phương th c thanh toán do khách hàng ngh trong ơn t hàng, doanh nghi p s phân tích l a ch n có nên cung c p s n ph m hàng hoá hay không. 3.1.3.Cung c p s n ph m hàng hoá Sau khi ã có s tho thu n c a hai bên bán và mua, doanh nghi p s ti n hành giao hàng hoá cho bên mua, phương th c giao hàng tuỳ theo s tho thu n c a hai bên. 3.1.4. Nh n ti n thanh toán t khách hàng Th hi n ho t ng tiêu th s n ph m hàng hoá như th nào ư c quy t nh khâu này, nó t o nên doanh thu c a doanh nghi p. T t c các doanh nghi p u mu n thu ti n bán hàng càng s m càng t t, ngư c l i khách hàng thì mu n chi m d ng v n b ng vi c tr ch m ti n mua hàng. Vì v y, m i doanh nghi p u có chính sách riêng v qu n lý công n m b o thu úng, thu các công n c a khách hàng.
Trang 16 3.1.5. Ho t ng khuy n mãi qu ng cáo Trong i u ki n c nh tranh gay g t như hi n nay, ph n l n các doanh nghi p u có chi n lư c riêng v ho t ng qu ng cáo khuy n mãi s n ph m c a mình n v i ngư i tiêu dùng và th hi n v trí c a mình trên th trư ng. Vì th ho t ng này tr thành m t trong nh ng công c cl c ho t ng tiêu th có hi u qu hơn 3.2. M c tiêu và tiêu chu n ánh giá c a ki m toán ho t ng tiêu th . 3.2.1 M c tiêu c a ki m toán ho t ng tiêu th : Ki m toán ho t ng tiêu th thư ng hư ng vào m c tiêu chính sau: + m b o các ki m soát ư c qui nh cho ho t ng tiêu th là phù h p, ư c duy trì có hi u qu và ư c tuân theo úng. + m b o các chính sách tiêu th là h p lý, hi u qu , có tác d ng thúc y tiêu th s n ph m. + m b o các ho t ng tiêu th ang ư c ti n hành có hi u l c, hi u qu . 3.2.2. Tiêu chu n ánh giá c a ho t ng tiêu th . Khi ti n hành ki m toán ho t ng tiêu th có th s d ng m t vài tiêu chu n sau ánh giá: +Các ch tiêu v ho t ng tiêu th như : doanh thu, chi phí bán hàng, công n ... c a các kỳ trư c, c a các ơn v cùng nghành cùng qui mô. +Các nh m c k thu t ho c d toán ư c thi t l p qua quá trình phân tích các chính sách, qui nh liên quan n ho t ng tiêu th . 3.3. Ki m toán ho t ng tiêu th Tiêu th s n ph m là khâu cu i cùng c a quá trình lưu thông hàng hoá. Ho t ng tiêu th ư c b t u b ng ơn t hàng c a khách hàng và ch m d t b ng s chuy n i hàng hoá, d ch v thành m t kho n thu và cu i cùng thành ti n. Do ó, ki m toán ho t ng tiêu th là ánh giá tính kinh t , tính hi u qu và hi u l c c a các ho t ng: tìm ki m th trư ng và khách hàng tiêu th s n ph m, x lý ơn t hàng c a khách hàng, ki m soát tín d ng và qu n lý con n , nh giá s n ph m, h th ng bán hàng c a doanh nghi p, chính sách marketing. 3.3.1. Tìm ki m th trư ng và khách hàng tiêu th s n ph m, hàng hoá: ho t ng tiêu th t hi u qu t t, s n ph m hàng hoá c a doanh nghi p ư c khách hàng ch p nh n thì ho t ng tìm ki m th trư ng tiêu th gi m t vai trò vô cùng quan tr ng. Nh ng yêu c u c n thi t ti n hành ho t ng tìm ki m th trư ng và khách hàng tiêu th s n ph m, hàng hoá có hi u qu :
Trang 17 Ban qu n lý nên có m t i ngũ, phòng nghiên c u th trư ng, ti p c n th trư ng, thu th p thông tin v th trư ng: nhu c u th hi u c a khách hàng v s n ph m hàng hoá, s c mua c a th trư ng, s n ph m c a i th c nh tranh ( v s lư ng, ch t lư ng, giá c ...). nh v v trí s n ph m c a doanh nghi p mình trên th trư ng. Xác nh th trư ng m c tiêu ( th trư ng có nhi u cơ h i h p d n nh t mà doanh nghi p có th s d ng ngu n l c c a mình ). Trên cơ s ó m các văn phòng i di n, chi nhánh c a doanh nghi p trên th trư ng m c tiêu. Ch n các kênh phân ph i ch o: Ký k t v i các i lý tiêu th s n ph m hàng hoá c a doanh nghi p. M các c a hàng bán hàng tr c ti p c a doanh nghi p trên th trư ng m c tiêu. 3.3.2. X lý ơn t hàng c a khách hàng: Vi c x lý m t cách có hi u qu ơn d t hàng c a khách hàng là c n thi t i v i các doanh nghi p s n xu t cũng như các doanh nghi p kinh doanh. Vi c ch m tr hay nh ng sai sót x y ra trong quá trình x lý dơn t hàng u có th d n n vi c ánh m t thi n chí c a khách hàng, hu b ơn t hàng và th m chí làm m t i cơ h i kinh doanh, gi m v trí c a doanh nghi p trên th trư ng. Nh ng yêu c u c n thi t x lý có hi u qu ơn t hàng: Ban qu n lý nên có m t chính sách rõ ràng v vi c x lý ơn t hàng, chính sách này c n ph i linh ng tuỳ theo t ng lo i s n ph m, tuỳ theo t ng th trư ng cũng như t ng khách hàng. i v i nh ng khách hàng khó tính mu n hàng hoá ư c giao nhanh chóng, nhưng v n m b o v s lư ng và ch t lư ng thì doanh nghi p ph i rút ng n th i gian x lý ơn t hàng hàng hoá n tay khách hàng s m nh t. Vì th , ban qu n lý nên thâu nh n nh ng thông tin hàng tháng v nh ng hư ng d n sau và xem ó như là n n t ng cơ b n hư ng d n sâu sát vi c ph c v khách hàng. - Kh i lư ng m u d ch, giá tr c a các ơn t hàng còn n - Nh ng ơn t hàng ang ch hàng d tr - Kh i lư ng hàng chuyên ch t ng ph n - nh giá nhanh chóng và th c hi n yêu c u c a khách hàng (thư ng xuyên c p nh t thông tin v hàng d tr , qui cách s n ph m và giá c ...). nh ng công ty có cơ s d li u v nhóm s n ph m trên máy có th cung c p m t l i th c nh tranh trong vi c ph c v khách hàng. S hoàn t t m t ơn t hàng có th ph thu c vào t c ti n hành ki m tra tín d ng, ki m tra chi ti t ơn t hàng, xác nh hàng hoá t n kho và nh p vào máy ơn t hàng. Công ty c n ph i có k ho ch hoàn t t các ơn t hàng t m th i d a trên các yêu c u qua i n tho i c a nh ng khách hành ư c xác minh, có các
Trang 18 phương ti n giúp ki m soát nhanh tín d ng khách hàng, xác nh nh ng ch m tr có th x y ra trong vi c giao hàng và rà xót thư ng xuyên nh ng ơn t hàng còn t n ng. 3.3.3. Ki m soát tín d ng và qu n lý con n : M c ích c a ho t ng này là ng v n c a doanh nghi p b ra ph i ư c chu chuy n nhanh t c là nh n ti n thanh toán t khách hàng y , úng h n h n ch th p nh t chi phí tín d ng mà không làm c n tr vi c bán hàng có th em l i l i nhu n. Nh ng chi phí kéo dài th i gian tín d ng cho khách hàng g m nh ng chi phí sau: - Chi phí ti n v n k t l i con n - Chi phí nhân viên qu n lý s sách bán hàng - Chi phí òi n - Chi phí cho nhân viên trong khi làm vi c: In n, i n tho i, bưu phí... - N không có kh năng thanh toán Nh ng chi phí này có th phát sinh khác nhau i v i nh ng ơn v kinh doanh khác nhau. Tuy nhiên ki m soát tín d ng có hi u qu có th ti n hành qua 4 giai o n sau: - Th m nh và xem xét kh năng cho vay tín d ng an toàn i v i khách hàng cũ và m i. - Ki m tra ơn t hàng v a nh n ư c. - Nhanh chóng x lý s sách bán hàng và vi t hoá ơn. - Thu h i n C th ki m soát tín d ng và qu n lý n có hi u qu c n th c hi n nh ng yêu c u sau: Công ty ph i có chính sách c th , rõ ràng qu n lý con n hi u qu . Chính sách c n ch rõ i u kho n mua bán, tiêu chu n thi t l p gi i h n tín d ng và i u ki n nào thì i u kho n mua bán hay gi i h n tín d ng có th ư c thay i. i u kho n mua bán và tiêu chu n ki m soát tín d ng ph i linh ng tuỳ t ng khách hàng không nh hư ng n vi c bán hàng có lãi. theo dõi ho t ng ki m soát tín d ng có th s d ng các ch d n sau: - B ng kê các con n v s ngày n , s và giá tr các tài kho n vư t gi i h n tín d ng, s và giá tr ơn t hàng b lo i b , s và giá tr c a các kho n n khó òi. - i v i các công ty l n nên có m t ban ki m soát tín d ng óng vai trò ch ch t, còn i v i các công ty nh nên có ít nh t m t ngư i chuyên ch u trách nhi m v qu n lý tín d ng. - Thu h i n ph i ư c ti n hành thư ng xuyên i v i nh ng
Trang 19 kho n n khó òi thu c nguyên nhân ch quan ph i b truy trách nhi m trư c ban qu n lý bán hàng và i ngũ nhân viên bán hàng, b ph n ch u trách nhi m thu n . Th t c thu h i n g m m t s n i dung sau: Báo cáo hàng tháng, ánh d u các ch ng t thanh toán trên báo cáo, gi y báo nh t n (ho c thư ng xuyên g i qua i n tho i nh t n ), có th nh s giúp c a pháp lu t i v i nh ng kho n n l n khó òi ư c vì khách hàng c ý không mu n tr n . Gi i h n tín d ng i v i t t c các khách hàng ph i ư c n nh m t cách phù h p tuỳ t ng trư ng h p khách hàng và ph i thư ng xuyên rà soát l i, thư ng d a vào kh i lư ng m u d ch l n nh t mà khách hàng có th th c hi n (Ví d : không áng b ra 1.000$ cho m t khách hàng mà ngư i ta không th mua hàng v i giá tr trên 5.000$) và uy tín c a khách hàng. Vi c xem xét l i thư ng xuyên cũng r t quan tr ng tránh ánh m t vi c bán hàng khi khách hàng t n m c n gi i h n, ho c ngư c l i gi m b t gi i h n i v i nh ng khách hàng không m y hài lòng. C n có s liên k t ch t ch gi a b ph n k toán, qu n lý tín d ng, b ph n bán hàng và phân ph i hàng. Khi m t con n b t ng b lâm vào hoàn c nh khó khăn v tài chính, vi c giao hàng có th ngưng l i và t t c các nhân viên bán hàng v n chuy n cũng nên ư c báo trư c và trư ng h p cho phép giao hàng thì t t c các nhân viên bán hàng và v n chuy n ph i bi t tránh ánh m t vi c bán hàng. 3.3.4. nh giá s n ph m và kh năng sinh l i t s n ph m. i v i s n xu t cũng như các ngành công nghi p d ch v , chính sách nh giá s n ph m và theo dõi kh năng sinh l i t s n ph m là n n t ng trong vi c chi m v trí c nh tranh c a doanh nghi p và ho t ng tài chính. Các nhân t nh hư ng n vi c nh giá s n ph m và kh năng sinh l i t s n ph m bao g m: - K t c u chi phí c a công ty - Chi n lư c c nh tranh và xác nh v trí s n ph m trên th trư ng - M c ph c v - Kh năng nh n bi t giá c , k t c u, b n ch t c a các th trư ng thu c công ty - Kh năng xu t hi n các m t hàng thay th - Ch t lư ng s n ph m 3.3.5. H th ng bán hàng. Không có m t h th ng ki m soát y , ti n m t phát sinh do bán hàng có th b m t hay b gian l n, m i quan h v i khách hàng có th b suy thoái vì giao hàng không úng ho c tr , ho c nh ng con n còn t n ng có th không thu ư c ngay ho c không có kh năng thu ư c. Do v y, m t h th ng bán hàng hi u qu là r t quan tr ng i v i t t c các doanh nghi p.