Lý thuyết kế toán - Chương 2

Chia sẻ: Nguyễn Nhi | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:5

Thêm vào BST

Báo xấu

312
lượt xem 91
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

chứng từ kế toán và kiểm kê I. Chứng từ kế toán 1. Khái niệm. Là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành, làm căn cứ để ghi sổ kế toán. Mỗi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều đ-ợc phản ánh vào chứng từ kế toán. Vì vậy chứng từ kế toán đ-ợc coi là khởi điểm của công tác kế toán và là căn cứ để ghi số liệu vào sổ kế toán. 2. Tác dụng của chứng từ kế toán. -...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Lý thuyết kế toán - Chương 2

CH¦¥NG II chøng tõ kÕ to¸n vμ kiÓm kª I. Chøng tõ kÕ to¸n 1. Kh¸i niÖm. Lμ nh÷ng giÊy tê vμ vËt mang tin ph¶n ¸nh nghiÖp vô kinh tÕ, tμi chÝnh ph¸t sinh vμ thùc sù hoμn thμnh, lμm c¨n cø ®Ó ghi sæ kÕ to¸n. Mçi nghiÖp vô kinh tÕ tμi chÝnh ph¸t sinh ®Òu ®−îc ph¶n ¸nh vμo chøng tõ kÕ to¸n. V× vËy chøng tõ kÕ to¸n ®−îc coi lμ khëi ®iÓm cña c«ng t¸c kÕ to¸n vμ lμ c¨n cø ®Ó ghi sè liÖu vμo sæ kÕ to¸n. 2. T¸c dông cña chøng tõ kÕ to¸n. - Chøng tõ kÕ to¸n lμ th«ng tin ban ®Çu vÒ ho¹t ®éng SXKD cña ®¬n vÞ, phôc vô cho viÖc chØ ®¹o ho¹t ®éng kinh tÕ, tμi chÝnh hμng ngμy cña l·nh ®¹o ®¬n vÞ. - Chøng tõ kÕ to¸n lμ c¨n cø ph¸p lý cho mäi sè liÖu ghi trong sæ kÕ to¸n vμ th«ng tin kinh tÕ. - Chøng tõ kÕ to¸n lμ c¬ së ph¸p lý cho viÖc kiÓm tra vμ x¸c ®Þnh tr¸ch nhiÖm vËt chÊt cña c¸c ®¬n vÞ, bé phËn, c¸ nh©n, ®èi víi ho¹t ®éng kinh tÕ, tμi chÝnh ghi trong chøng tõ kÕ to¸n. §ång thêi chøng tõ kÕ to¸n lμ c¨n cø ph¸p lý cho viÖc gi¶i quyÕt mäi sù tranh chÊp, khiÕu tè vÒ kinh tÕ, tμi chÝnh, thùc hiÖn kiÓm tra kinh tÕ vμ kiÓm to¸n néi bé ®¬n vÞ. - Nhê cã chøng tõ kÕ to¸n mμ gi¸m ®èc chÆt chÏ mäi nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh tr−íc, trong vμ sau qu¸ tr×nh SXKD. Tõ ®ã n¾m b¾t ®−îc sù biÕn ®éng vÒ tμi s¶n, nguån vèn kinh doanh trong ®¬n vÞ. 3. TÝnh ph¸p lý cña chøng tõ kÕ to¸n. §Ó ph¸t huy ®Çy ®ñ t¸c dông cña chøng tõ kÕ to¸n, chøng tõ kÕ to¸n ph¶i ®¶m b¶o tÝnh ph¸p lý : - TÝnh hîp ph¸p: thÓ hiÖn nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh, ph¶n ¸nh trong chøng tõ kÕ to¸n kh«ng vi ph¹m chÝnh s¸ch, chÕ ®é, thÓ lÖ kinh tÕ tμi chÝnh cña Nhμ n−íc ®· ban hμnh. - TÝnh hîp lý: thÓ hiÖn nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ph¶n ¸nh trong chøng tõ kÕ to¸n phï hîp víi nhiÖm vô SXKD cña ®¬n vÞ vμ mang l¹i lîi Ých cho ®¬n vÞ. - TÝnh hîp lÖ : thÓ hiÖn chøng tõ kÕ to¸n ®−îc ghi chÐp râ rμng, ®Çy ®ñ c¸c yÕu tè cña chøng tõ vμ cã ®ñ ch÷ ký cña ng−êi chÞu tr¸ch nhiÖm gi¸m s¸t nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ®ã. 4. Ph©n lo¹i chøng tõ. XuÊt ph¸t tõ tμi s¶n cña ®¬n vÞ gåm nhiÒu lo¹i nªn néi dung kinh tÕ cña chøng tõ còng cã nhiÒu lo¹i kh¸c nhau. §Ó hiÓu râ mçi lo¹i chøng tõ cã c¸c c¸ch ph©n lo¹i sau: http://www.ebook.edu.vn 16
4.1. C¨n cø vμo néi dung kinh tÕ cña chøng tõ, chøng tõ kÕ to¸n ®−îc chia thμnh 5 lo¹i - Chøng tõ vÒ tiÒn tÖ. - Chøng tõ vÒ vËt t−. - Chøng tõ vÒ lao ®éng tiÒn l−¬ng. - Chøng tõ vÒ b¸n hμng. - Chøng tõ vÒ tμi s¶n cè ®Þnh. 4.2. C¨n cø vμo yªu cÇu qu¶n lý vμ kiÓm tra cña Nhμ n−íc, chøng tõ kÕ to¸n ®−îc chia thμnh 2 lo¹i - Chøng tõ b¾t buéc: lμ chøng tõ ph¶i theo mÉu qui ®Þnh thèng nhÊt cña Nhμ n−íc ban hμnh. Nh÷ng chøng tõ nμy ph¶n ¸nh quan hÖ kinh tÕ gi÷a c¸c ph¸p nh©n cã néi dung cÇn qu¶n lý vμ kiÓm tra, gåm phiÕu thu, phiÕu chi, ho¸ ®¬n b¸n hμng, phiÕu nhËp vËt t−, phiÕu xuÊt vËt t− . . . - Chøng tõ h−íng dÉn: lμ nh÷ng chøng tõ sö dông trong néi bé ®¬n vÞ, tuú theo yªu cÇu qu¶n lý vμ h¹ch to¸n néi bé tõng ®¬n vÞ. Lo¹i chøng tõ nμy Nhμ n−íc chØ h−íng dÉn mét sè chØ tiªu ®Æc tr−ng nh−: biªn lai thu tiÒn. 4.3. C¨n cø vμo c«ng dông vμ tr×nh tù xö lý cña chøng tõ, chøng tõ kÕ to¸n ®−îc chia thμnh 2 lo¹i: 4.3.1.Chøng tõ gèc: lμ lo¹i chøng tõ ®−îc lËp trùc tiÕp ngay khi cã nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh hoÆc võa hoμn thμnh: Chøng tõ gèc gåm hai lo¹i: - Chøng tõ mÖnh lÖnh: lμ chøng tõ dïng ®Ó truyÒn ®¹t chØ thÞ hay mÖnh lÖnh c«ng t¸c nh− lÖnh chi tiÒn mÆt, lÖnh xuÊt kho vËt t−. (lo¹i chøng tõ nμy kh«ng dïng ®Ó ghi sæ kÕ to¸n). - Chøng tõ chÊp hμnh: lμ chøng tõ x¸c minh r»ng nghiÖp vô kinh tÕ ®· thùc sù ph¸t sinh vμ hoμn thμnh. Lo¹i chøng tõ nμy ®−îc dïng lμm c¨n cø ®Ó ghi sæ kÕ to¸n ( phiÕu thu, phiÕu chi, ho¸ ®¬n b¸n hμng. . .). Nh×n chung mçi chøng tõ gèc ®Òu cã ®Çy ®ñ c¸c yÕu tè c¬ b¶n sau: - Tªn gäi cña chøng tõ: gióp cho viÖc ph©n lo¹i chøng tõ, tæng hîp sè liÖu cña c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ®−îc dÔ dμng. - Ngμy, th¸ng, n¨m lËp chøng tõ: gióp cho viÖc kiÓm tra ®èi chiÕu sè liÖu ®−îc khoa häc tr¸nh nhÇm lÉn. - Sè hiÖu cña chøng tõ: ph¶n ¸nh nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh theo tr×nh tù thêi gian. - Tªn, ®Þa chØ cña ®¬n vÞ hoÆc c¸ nh©n lËp chøng tõ. - Ch÷ ký cña ng−êi lËp vμ ng−êi chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ tÝnh chÝnh x¸c cña nghiÖp vô kinh tÕ. Nh÷ng chøng tõ ph¶n ¸nh quan hÖ kinh tÕ gi÷a c¸c ph¸p nh©n ph¶i cã ch÷ ký cña ng−êi kiÓm so¸t vμ ng−êi phª duyÖt ®ãng dÊu nh»m ®¶m b¶o tÝnh ph¸p lý cña chøng tõ kÕ to¸n. - Néi dung tãm t¾t cña nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh lμm c¨n cø ®Ó ®Þnh kho¶n kÕ to¸n. - C¸c chØ tiªu vÒ l−îng, gi¸. . . 4.3.2. Chøng tõ ghi sæ - Lμ lo¹i chøng tõ ®−îc tæng hîp tõ c¸c chøng tõ gèc theo néi dung cña nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh nh»m gi¶m bít khèi l−îng ghi chÐp cña kÕ to¸n. http://www.ebook.edu.vn 17
- Cã thÓ tõ 1 chøng tõ gèc lËp ra 1 chøng tõ ghi sæ hoÆc nhiÒu chøng tõ gèc cïng lo¹i ®−îc lËp ra 1 chøng tõ ghi sæ. Sau ®©y lμ mÉu chøng tõ ghi sæ: Chøng tõ ghi sæ. Sè . . . Ngμy. . . th¸ng . . . n¨m. . . Tμi kho¶n Sè tiÒn Ghi chó TrÝch Nî Cã yÕu X X Céng KÌm theo . . . Chøng tõ gèc. Ng−êi lËp KÕ to¸n tr−ëng ( ký) ( ký) 5. Tr×nh tù xö lý chøng tõ kÕ to¸n 5.1. KiÓm tra chøng tõ kÕ to¸n Nh»m ®¶m b¶o tÝnh hîp ph¸p, hîp lý, hîp lÖ cña chøng tõ kÕ to¸n tr−íc khi ghi sæ kÕ to¸n. Néi dung kiÓm tra gåm: - KiÓm tra tÝnh râ rμng, trung thùc, ®Çy ®ñ cña c¸c chØ tiªu ph¶n ¸nh trªn chøng tõ kÕ to¸n. - KiÓm tra tÝnh hîp ph¸p, hîp lÖ cña nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh. - KiÓm tra tÝnh chÝnh x¸c cña sè liÖu, th«ng tin trªn chøng tõ. - KiÓm tra viÖc chÊp hμnh quy chÕ qu¶n lý néi bé cña ng−êi lËp, ng−êi kiÓm tra, ng−êi xÐt duyÖt ®èi víi tõng lo¹i nghiÖp vô kinh tÕ tμi chÝnh. Khi kiÓm tra chøng tõ kÕ to¸n nÕu ph¸t hiÖn cã hμnh vi vi ph¹m chÝnh s¸ch, chÕ ®é, thÓ lÖ kinh tÕ, tμi chÝnh cña Nhμ n−íc ph¶i tõ chèi thùc hiÖn (tõ chèi xuÊt quü, xuÊt kho, thanh to¸n. . .), ®ång thêi b¸o cho Thñ tr−ëng ®¬n vÞ vμ KÕ to¸n tr−ëng biÕt ®Ó xö lý kÞp thêi theo ®óng chÕ ®é hiÖn hμnh. §èi víi chøng tõ kÕ to¸n lËp kh«ng ®óng thñ tôc, néi dung vμ ch÷ sè kh«ng râ rμng, th× ng−êi chÞu tr¸ch nhiÖm, kiÓm tra hoÆc ghi sæ ph¶i tr¶ l¹i n¬i lËp chøng tõ ®Ó lμm l¹i, lμm thªm thñ tôc, sau ®ã míi lμm c¨n cø ghi sæ. 5.2. Hoμn chØnh chøng tõ Lμ hoμn chØnh nh÷ng néi dung cßn thiÕu ®Ó ®¶m b¶o ghi sæ ®−îc chÝnh x¸c. - Ghi gi¸ cho nh÷ng chøng tõ ch−a cã gi¸ theo ®óng nguyªn t¾c tÝnh gi¸. - Ph©n lo¹i chøng tõ theo néi dung kinh tÕ vμ ®Þa ®iÓm ph¸t sinh cho phï hîp víi yªu cÇu ghi sæ kÕ to¸n. - LËp ®Þnh kho¶n kÕ to¸n hoÆc lËp chøng tõ ghi sæ. http://www.ebook.edu.vn 18
5.3. Tæ chøc lu©n chuyÓn chøng tõ - Chøng tõ kÕ to¸n ®−îc lËp ë nhiÒu bé phËn trong ®¬n vÞ, sau ®ã ph¶i tËp trung vÒ phßng kÕ to¸n ®Ó tiÕn hμnh ghi sæ kÕ to¸n, v× vËy ph¶i tæ chøc lu©n chuyÓn chøng tõ kÕ to¸n. - Tæ chøc lu©n chuyÓn chøng tõ kÕ to¸n lμ x¸c ®Þnh ®−êng ®i cô thÓ cho tõng lo¹i chøng tõ, chøng tõ kÕ to¸n ph¶i ®i qua bé phËn nμo ? bé phËn nμo cã tr¸ch nhiÖm kiÓm tra, xö lý vμ ghi sæ kÕ to¸n, bé phËn nμo ®−îc phÐp l−u tr÷ chøng tõ kÕ to¸n . . . 5.4. B¶o qu¶n chøng tõ Chøng tõ kÕ to¸n sau khi ghi vμo sæ kÕ to¸n cÇn ph¶i qu¶n lý b¶o qu¶n t¹i phßng kÕ to¸n thêi gian 1 n¨m, sau ®ã ®−îc ®−a vμo kho l−u tr÷ chung cña ®¬n vÞ theo quy ®Þnh 10 n¨m hoÆc l©u h¬n. II. KiÓm kª tμi s¶n 1. Kh¸i niÖm KiÓm kª lμ mét ph−¬ng ph¸p kÕ to¸n, dïng ®Ó kiÓm tra t¹i chç t×nh h×nh hiÖn cã cña tμi s¶n, vËt t−, tiÒn vèn ®Ó ®èi chiÕu víi sè liÖu ghi trong sæ kÕ to¸n, nh»m ph¸t hiÖn chªnh lÖch vμ cã biÖn ph¸p xö lý kÞp thêi. 2. C¸c lo¹i kiÓm kª 2.1. C¨n cø vμo ph¹m vi, ®èi t−îng tiÕn hμnh kiÓm kª ta cã 2 lo¹i. - KiÓm kª toμn diÖn: lμ kiÓm kª toμn bé c¸c lo¹i tμi s¶n trong ®¬n vÞ: TSC§, vËt t−, thμnh phÈm, vèn b»ng tiÒn . . .lo¹i kiÓm kª nμy tiÕn hμnh mçi n¨m Ýt nhÊt 1 lÇn vμo cuèi n¨m. - KiÓm kª tõng phÇn: lμ kiÓm kª tõng lo¹i tμi s¶n nhÊt ®Þnh phôc vô cho yªu cÇu qu¶n lý hay khi bμn giao ng−êi qu¶n lý tμi s¶n (thñ kho, thñ quü. . .) 2.2. C¨n cø vμo thêi gian kiÓm kª, ®−îc chia thμnh 2 lo¹i: - KiÓm kª ®Þnh kú: lμ tiÕn hμnh kiÓm kª vμo cuèi kú b¸o c¸o (cuèi th¸ng, cuèi quý, cuèi n¨m. . .). Ch¼ng h¹n kiÓm kª hμng ngμy ®èi víi tiÒn mÆt, kiÓm kª hμng th¸ng ®èi víi vËt t−, hμng ho¸, kiÓm kª hμng n¨m ®èi víi TSC§. - KiÓm kª ®ét xuÊt: lμ kiÓm kª ngoμi kú h¹n trªn nh− khi cã sù thay ®æi ®ét xuÊt ng−êi qu¶n lý tμi s¶n, khi cã sù cè (ch¸y, næ, mÊt c¾p.), ch−a x¸c ®Þnh ®−îc thiÖt h¹i hoÆc theo yªu cÇu cña cÊp trªn, khi cã c¬ quan Tμi chÝnh tiÕn hμnh thanh tra tμi chÝnh, kiÓm tra kÕ to¸n ®èi víi ®¬n vÞ. 3. Ph−¬ng ph¸p kiÓm kª Khi tiÕn hμnh kiÓm kª ph¶i lËp "Héi ®ång kiÓm kª", do gi¸m ®èc doanh nghiÖp chØ ®Þnh vμ trùc tiÕp l·nh ®¹o. KÕ to¸n tr−ëng gióp viÖc chØ ®¹o, h−íng dÉn nghiÖp vô cho nh÷ng ng−êi tham gia kiÓm kª. Tr−íc khi tiÕn hμnh kiÓm kª ph¶i hoμn thμnh viÖc ghi sæ vμ kho¸ sæ ®Õn thêi ®iÓm kiÓm kª. Nh©n viªn qu¶n lý tμi s¶n ph¶i s¾p xÕp l¹i tμi s¶n theo ®óng chñng lo¹i, trËt tù ng¨n n¾p ®Ó kiÓm kª ®−îc thuËn tiÖn. Tuú theo tõng lo¹i tμi s¶n mμ cã ph−¬ng ph¸p kiÓm kª kh¸c nhau. 3.1. Ph−¬ng ph¸p kiÓm kª hiÖn vËt Lμ viÖc c©n, ®ong, ®o ®Õm t¹i chç ®èi víi hiÖn vËt cÇn kiÓm kª nh− vËt t−, hμng ho¸, tμi s¶n tiÒn mÆt, c¸c chøng kho¸n cã gi¸ trÞ nh− tiÒn. . . Khi kiÓm kª http://www.ebook.edu.vn 19
cÇn cã sù chøng kiÕn cña ng−êi chÞu tr¸ch nhiÖm qu¶n lý tμi s¶n. Khi kiÓm kª ph¶i chó ý ®Õn sè l−îng chÊt l−îng cña hiÖn vËt ®ã vμ ghi vμo biªn b¶n kiÓm kª. Sau ®ã ng−êi kiÓm kª vμ ng−êi b¶o qu¶n hiÖn vËt cïng ký vμo biªn b¶n kiÓm kª. 3.2. Ph−¬ng ph¸p kiÓm kª tiÒn göi ng©n hμng vμ tμi s¶n thanh to¸n §èi víi tiÒn göi ng©n hμng vμ nî ph¶i thu, ph¶i tr¶ ®−îc tiÕn hμnh b»ng ph−¬ng ph¸p ®èi chiÕu sè d− tõng kho¶n gi÷a sæ s¸ch cña ®¬n vÞ víi sæ s¸ch cña ng©n hμng vμ c¸c ®¬n vÞ cã quan hÖ thanh to¸n. NÕu ph¸t sinh chªnh lÖch th× ph¶i ®èi chiÕu tõng kho¶n ®Ó t×m nguyªn nh©n vμ ®iÒu chØnh söa sai cho khíp sè liÖu gi÷a 2 bªn. KÕt qu¶ kiÓm kª ®−îc ph¶n ¸nh trªn biªn b¶n vμ cã ch÷ ký cña nh©n viªn kiÓm kª, nh©n viªn qu¶n lý tμi s¶n. Sau khi kiÓm kª, c¸c biªn b¶n ®−îc göi vÒ phßng kÕ to¸n ®Ó ®èi chiÕu víi sè liÖu trªn sæ kÕ to¸n. Kho¶n chªnh lÖch ( nÕu cã) ph¶i b¸o c¸o víi l·nh ®¹o ®¬n vÞ ®Ó quyÕt ®Þnh c¸ch xö lý tõng tr−êng hîp cô thÓ, kÕ to¸n c¨n cø vμo kÕt qu¶ xö lý ®Ó ph¶n ¸nh vμo sæ kÕ to¸n. 4. Vai trß cña kÕ to¸n trong kiÓm kª KÕ to¸n cã vai trß quan träng trong kiÓm kª, tr−íc hÕt kÕ to¸n ph¶i lμ nh÷ng thμnh viªn chñ yÕu trong ban kiÓm kª. Sau ®ã kÕ to¸n cã tr¸ch nhiÖm gi¶i quyÕt nh÷ng kho¶n chªnh lÖch vÒ tμi s¶n trong biªn b¶n kiÓm kª. Nh− vËy kÕ to¸n cã vai trß quan träng c¶ tr−íc, trong vμ sau qu¸ tr×nh kiÓm kª. - Tr−íc khi kiÓm kª, kÕ to¸n c¨n cø vμo t×nh h×nh cña ®¬n vÞ ®Ó x©y dùng kÕ ho¹ch kiÓm kª tr×nh l·nh ®¹o gåm : X¸c ®Þnh thêi gian kiÓm kª, ph¹m vi kiÓm kª, thμnh phÇn ban kiÓm kª, h−íng dÉn nghiÖp vô cho nh÷ng ng−êi tham gia kiÓm kª. - Trong khi kiÓm kª, kÕ to¸n ph¶i kiÓm tra viÖc ghi chÐp biªn b¶n kiÓm kª vμ x¸c ®Þnh c¸c kho¶n chªnh lÖch tμi s¶n. Tæng hîp toμn bé sè liÖu kiÓm kª, tham gia ®Ò xuÊt ý kiÕn cho l·nh ®¹o vÒ viÖc gi¶i quyÕt c¸c kho¶n chªnh lÖch ®ã. - Sau khi kiÓm kª, kÕ to¸n c¨n cø vμo quyÕt ®Þnh xö lý tõng tr−êng hîp chªnh lÖch vÒ tμi s¶n cña l·nh ®¹o mμ ®iÒu chØnh sè liÖu trªn sæ kÕ to¸n. ViÖc ph¶n ¸nh vμ xö lý chªnh lÖch sè liÖu kiÓm kª lμm cho sè liÖu kÕ to¸n chÝnh x¸c, trung thùc lμm c¬ së cho viÖc lËp b¸o c¸o tμi chÝnh cña doanh nghiÖp ./. http://www.ebook.edu.vn 20