Nghệ thuật đàm phán

Chia sẻ: Truong Van Hung | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:28

Thêm vào BST

Báo xấu

308
lượt xem 145
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Thế giới là một bàn đàm phán khổng lồ và muốn hay không bạn là một người tham dự.Bạn với tư cách cá nhân sẽ có đôi lúc mâu thuẫn với người khác chẳng hạn như: người thân trong gia đình, bạn bè, đông nghiệp, đối thủ cạnh tranh…Cách xử lý những mâu thuẫn này không chỉ quyết định sự thành đạt của bạn mà cả việc bạn có thể có được một cuộc sống đầy đủ, thú vị và thoải mái hay không....

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Nghệ thuật đàm phán

LỜI MỞ ĐẦU Thế giới là một bàn đàm phán khổng lồ và muốn hay không bạn là một người tham dự.Bạn với tư cách cá nhân sẽ có đôi lúc mâu thuẫn với người khác chẳng hạn như: người thân trong gia đình, bạn bè, đông nghiệp, đối thủ cạnh tranh…Cách xử lý những mâu thuẫn này không chỉ quyết định sự thành đạt của bạn mà cả việc bạn có thể có được một cuộc sống đầy đủ, thú vị và thoải mái hay không. Ðàm phán là một quá trình trong đó hai hay nhiều bên tiến hành thương lượng, thảo luận về các mối quan tâm chung và những quan điểm còn bất đồng để đi tới một thỏa thuận mà các bên cùng có lợi. Ðàm phán là nghệ thuật, kỹ năng, có thể hoàn thiện được. Vì vậy, nhóm 3 muốn thông qua bài tiểu luận đưa đến cho các bạn biết về một phần các kỹ năng đàm phán đối với các nước trên thế giới cũng như là bài học kinh nghiệm đối với Việt Nam.Một trong những kiến thức không thể thiếu đối với sinh viên ngành Quản trị kinh doanh quốc tế. Trong quá trình biên soạn bài tiểu luận này chắc chắn không tránh khỏi nhiều thiếu sót.Rất mong sự phản hồi, đóng góp ý kiến của các bạn.
KHÁI QUÁT NGHỆ THUẬT ĐÀM PHÁN VÀ CÁC BƯỚC ĐỂ ĐÀM PHÁN THÀNH CÔNG. Đàm phán là khoa học hay nghệ thuật? Câu trả lời đưa ra không dứt khoát. Có thể đó là khoa học vì đàm phán có những quy tắc, những kỹ thuật, những phương pháp, những hằng số và những biến đổi của nó. Nhưng đàm phán cũng là một môi trường tương tác giữa các cá nhân có cảm xúc và giá trị khác nhau. Đó là vì đàm phán cung cấp những cơ hội ngẫu hứng, sáng tạo và cảm hứng như các bộ môn nghệ thuật khác. 1. Đặt mình vào vị trí của đối tác. Đầu tư thời gian xem xét quan điểm của đối tác điều đó giúp bạn có được tính khách quan và thuận lợi bước vào đàm phán. Đồng thời cũng là cách phát hiện ra những ưu và khuyết điểm của chính mình. 2. Chuẩn bị kĩ càng và biết rõ về đối tác. Tất cả mọi thành công đều bắt nguồn từ sự chuẩn bị tốt. Tìm cho mình thông tin về tình hình kinh doanh hiện tại của bạn hàng, những mục đích và lí do hợp tác của họ bằng các câu hỏi như: -Nếu là họ ta sẽ có lợi gì khi chiến thắng trong lần đàm phán này? -Đâu là lí do hợp lí ? -Họ sẽ dùng những toan tính nào để giành được hợp đồng? -Thời điểm nào thương lượng là thích hợp? -Đây là cuộc đàm phán có tính cạnh tranh, hợp tác, hay để giải quyết hậu quả? Học cách nắm trước tình hình và không bao giờ bị bất ngờ trước mọi tình huống sẽ giúp bạn giữ được thế chủ động. 3. Nhận diện đàm phán. Với những phong cách tiếp cận vấn đề khác nhau, lựa chọn các mô hình đàm phán khác nhau, trong thực tế sẽ tạo ra những kiểu đàm phán khác nhau. Theo Roger và William Ury có thể chia đàm phán thành hai kiểu chính: * Ðàm phán theo kiểu “mặc cả lập trường” (Positionalbargaining). * Ðàm phán theo nguyên tắc hay còn gọi là đàm phán theo nội dung (Principled negotiation or negotiation on the merits). 3.1 Ðàm phán theo kiểu “mặc cả lập trường” (Positional bargaining). Theo kiểu đàm phán này, mỗi bên đưa ra một lập trường nào đó, bảo vệ nó và nhượng bộ để đi đến thỏa thuận. Dựa vào cách bảo vệ lập trường, sẽ có: 2
* Ðàm phán kiểu Mềm (Soft negotiation) * Ðàm phán kiểu Cứng (Hard negotiation) a/ Ðàm phán kiểu Mềm (Soft negotiation). Ðàm phán theo kiểu mềm còn gọi là đàm phán kiểu Hữu nghị, trong đó đàm phán cố gắng tránh xung đột, dễ dàng chịu nhượng bộ, nhằm đạt được thỏa thuận và giữ gìn mối quan hệ giữa đôi bên. Họ đặt mục đích và đạt thỏa thuận lên hàng đầu, chứ không nhấn mạnh phải chiếm ưu thế. Người đàm phán theo kiểu mềm không coi đối phương là địch thủ, mà luôn xem họ như bạn bè, thân hữu trong đàm phán chỉ cố gắng xây dựng và giữ gìn mối quan hệ, ký cho được hợp đồng, còn hiệu quả kinh tế không được xem trọng. Vì vậy, trong kiểu đàm phán này thường diễn ra các bước: đưa ra đề nghị, tin cậy đối tác, chịu nhượng bộ, giữ gìn mối quan hệ thân thiết, hết sức tránh đối lập, nhằm đạt cho được thỏa thuận (thậm chí có khi phải khuất phục đối phương, chấp nhận những thỏa thuận bất lợi cho mình). Trong thực tế, nếu người đàm phán theo kiểu Mềm gặp được đối tác cùng kiểu đàm phán , thì cuộc đàm phán diễn ra rất thuận lợi, tốc độ nhanh, không khí thoải mái, khả năng ký được hợp đồng chắc chắn. Nhưng nếu người đàm phán kiểu Mềm gặp phải đối thủ cứng rắn, thì hết sức bất lợi, cuộc đàm phán diễn ra trong bầu không khí căng thẳng, người đàm phán kiểu Mềm phải lùi từ nhượng bộ này đến nhượng bộ khác, và cuối cùng cuộc đàm phán hoặc tan rã hoặc cố ký cho được hợp đồng nhưng hợp đồng không bình đẳng, người khúc phục phải chịu mọi thiệt thòi. Trong kinh doanh quốc tế, không nên sử dụng kiểu đàm phán này, trừ trường hợp các bên đối tác đã xây dựng được mối quan hệ tốt đẹp dài lâu. b/ Ðàm phán kiểu Cứng (Hard negotiation): Ðàm phán theo kiểu Cứng là kiểu đàm phán, trong đó người đàm phán đưa ra lập trường hết sức cứng rắn rồi tìm mọi cách bảo vệ lập trường của mình, lo sao đè bẹp cho được đối phương. Trong kiểu đàm phán này, người đàm phán cố gắng bảo vệ bằng được lập trường đưa ra, cương quyết không chịu nhượng bộ. Trong thực tế, nếu người đàm phán theo kiểu Cứng gặp đối tác yếu, thì cuộc đàm phán diễn ra nhanh chóng, người đàm phán dùng mọi mưu kế (kể cả gian kế) áp đảo đối tác, dồn mọi bất lợi cho đối tác, giành mọi thuận lợi về mình. Sau này nếu đối tác không có khả năng thực hiện, thì hợp đống củng sẽ bị đổ bể. Nếu hai bên đàm phán cùng chọn đàm phán theo kiểu Cứng, thì cuộc đàm phán diễn ra căng thẳng, kéo dài, có thể đỗ vỡ giữa chừng, hợp đồng không ký được, quan hệ hợp tác tan vỡ. Vì vậy, người đàm phán theo kiểu Cứng, nếu có thu được thắng lợi, thì chỉ là thắng lợi bề ngoài, chứ không phải thắng lợi đích thực. Còn nếu không thu được thắng lợi- không ký được hợp đồng thì còn tệ nạn hơn, họ sẽ làm mất đi mối quan hệ hợp tác, mất bạn hàng, mất đối tác. 3
Ðàm phán theo kiểu “mặc cả lập trường”, dù theo kiểu Mềm hay kiểu Cứng, không phải là tối ưu, bởi vì thế kết quả đàm phán chỉ được coi là tốt khi đạt được ba tiêu chuẩn sau: - Nếu có thể đạt được thỏa thuận thì thỏa thuận đó phải sáng suốt (thỏa thuận đáp ứng lợi ích chính đáng của cả hai bên, giải quyết các lợi ích đối kháng một cách công bằng, là thỏa thuận lâu bền và có tính đến lợi ích của cả cộng đồng). - Kết quả đàm phán phải mang lại hiệu quả. - Kết quả đàm phán phải cải thiện hay ít ra củng không làm phương hại đến quan hệ giữa hai bên. Mà đàm phán theo kiểu “mặc cả lập trường” lại không đáp ứng được cả ba tiêu chuẩn trên. 3.2 Ðàm phán kiểu “Nguyên tắc” (Principled nego- tiation). Ðàm phán kiểu “Nguyên tắc” còn lại là “Thuật đàm phán Harrvard” có 4 đặc điểm: * Con người: Tách rời con người ra khỏi vấn đề, chủ trương: đối với người- ôn hòa, đối với việc- cứng rắn. * Lợi ích: Cần tập trung vào lợi ích của đôi bên, chứ không cố giữ lấy lập trường cá nhân, chủ trương thành thật, công khai, không dùng gian kế, không cố bám vào lập trường của mình. * Các phương án: Cần đưa ra các phươg án khác nhau để lựa chọn, thay thế. * Tiêu chuẩn: Kết quả của sự thỏa thuận cần dựa trên những tiêu chuẩn khách quan, khoa học. Trong các kiểu đàm phán nêu trên thì đàm phán theo kiểu “Nguyên tắc” có nhiều ưu thế hơn cả, nên được nhiều nước nghiên cứu áp dụng, nhưng muốn áp dụng thành công, phải có một số điều kiện nhất định; trong đó, điều kiện tiên quyết: phải có đội ngũ cán bộ đàm phán giỏi 4. Chuẩn bị chiến lược. Giống như cuộc sống, chúng ta không thể đoán trước mọi việc do vậy ta phải luôn có những kế hoạch dự phòng trong mọi trường hợp. Bạn cũng phải phân biệt rõ giữa chiến lược và mưu lược. Mưu lược là những công việc bạn sẽ làm để đạt được điều gì còn chiến lược lại là những công việc bạn sẽ làm khi bạn không có gì để thực hiện. Nói một cách vui thì chiến lược là bức tranh lớn còn mưu lược là những mảng màu nhấn giúp bức tranh rực rỡ hơn. Một chiến lược phải cụ thể. Trước hết là về thời gian. Tuỳ vào tính chất của cuộc đàm phán bạn nên xem xét nên đàm phán khi thuận lợi cho bạn hay cho 4
đối tác. Tiếp đến là độ dài cuộc thương thuyết. Không nên để quá ít thời gian nhưng cũng không nên để nó kéo dài vô tận. Cũng phải chú ý tới tốc độ tiến trình công việc. Có nhiều trường hợp những cuộc thương thuyết nhanh giúp công việc trở nên thuận lợi nhưng lại cũng có những tình huống ngược lại. Cuối cùng là địa điểm. Địa điểm phải phù hợp với nội dung cuộc đàm phán. Điều này tuy quan trọng nhưng nhiều khi vẫn bị lãng quên. 5. Lạnh như băng. Khi đối thoại với những đối tác nhiều kinh nghiệm, đôi khi bạn sẽ để lộ ra những điểm yếu chính từ các hành động, cử chỉ của bạn. Do vậy ngay bây giờ bạn nên tập cho mình thái độ bình tĩnh ,kiên nhẫn và tránh bị áp lực trong mọi tình huống. Hãy luôn giữ cho đầu mình luôn trong trạng thái "vững chắc". CHƯƠNG I: CÁC NGUYÊN TẮC THÀNH CÔNG TRONG ĐÀM PHÁN. 1. Ấn tượng ban đầu. Không nên đối đầu ngay với đối tác đàm phán bằng những yêu cầu định hỏi. Trước hết phải tạo ra một không khí tin cậy, dễ chịu bằng một vài câu nói mang tính cá nhân bằng cử chỉ và thái độ vui vẻ, dễ chịu. Bạn luôn nhớ rằng sẽ không bao giờ có cơ bội lần thứ hai để gây ấn tượng ban đầu. Sau đó bạn sẽ bắt đầu nói về chủ đề nội dung mà bạn định đàm phán, thương thuyết với đối tác. 2. Chú ý tới các cử chỉ, thái độ và động tác của cơ thể trong khi đàm phán. Ít nhất một nửa thông tin định truyền đạt trong đàm phán được thông qua và tiếp nhận qua các cử chỉ, thái độ và động tác của cơ thể bạn. ít nhất một phần ba thông tin được tiếp nhận thông qua tiếng nói, giọng điệu và cách nói của người đàm phán. Một gương mặt hồ hởi, thái độ cởi mở sẽ nhanh chóng tạo nên thiện cảm từ phía đối tác đàm phán. Ý thức đánh giá cao, coi trọng đối tác của người đám phán sẽ thể hiện ngay trong cách thể hiện, giọng điệu và cách nói. Chỉ có thể đàm phán và thuyết phục thành công nếu tự người đàm phán không có ý thức và cảm giác mình sẽ hoặc đang đóng kịch với đối tác. 3. Phải xác định rõ mục tiêu đàm phán và luôn luôn bám sát theo đuổi mục tiêu này trong suốt quá trình đàm phán. Người nào không biết rõ mình muốn gì thì sẽ thường đạt được kết quả mà mình không mong muốn. Vì vậy, trước khi vào cuộc đàm phán thương thuyết, người đàm phán phải cố gắng chia tách mục tiêu cuối cùng của mình thành những mục tiêu nhỏ mà mình phải trao đổi với đối tác và đạt được kết quả. Nếu càng có nhiều mục tiêu cụ thể và luôn theo đuổi các mục tiêu này trong quá trình đàm phám thì kết quả cuối cùng của đàm phán càng chóng đạt được. 4. Người đàm phán tốt phải biết rèn cho mình có khả năng lắng nghe đối tác nói. Người ta nói rằng người thắng cuộc bao giờ cũng là người biết nghe. Chỉ có ai thật sự quan tâm chú ý lắng nghe đối tác đàm phán với mình nói gì, muốn gì 5
thì người đĩ mới có những phản ứng, lý lẽ phù hợp có lợi cho mình. Khi nghe đối tác trình bày cần phải biết phân biệt tâm trạng, thái độ của họ. Xem họ có biểu hiện trạng thái quá hưng phấn, bốc đồng, ức chế hay bực bội không. Cũng có thể đối tác đàm phán đang muốn lôi kéo, cuốn hút về một hướng khác và tìm cách khai thác thêm thông tin. 5. Phải biết trình bày, sử dụng từ ngữ một cách khôn khéo, linh hoạt. Đừng bao giờ nói rằng vấn đề này mình có quan điểm khác mà nên nói về cơ bản mình cũng nghĩ như vậy nhưng chỉ muốn nhấn mạnh thêm điểm này. Ðừng nói thẳng rằng đối tác có cách nhìn nhận sai lầm mà nên nói đó cũng là một cách nhìn nhận đúng nhưng chúng ta cũng thử lật lại vấn đề một lần nữa xem sao. Ðừng bao giờ nói hàng hóa, dịch vụ của mình là rẻ vì rẻ thường đem lại ấn tượng hay suy diễn không tốt về chất lượng. Khi đang tranh cãi, đàm phán về giá cả thì đừng nói: chúng ta sẽ không đạt được kết quả nếu chỉ đàm phán về giá mà nên chuyển hướng. Trước khi tiếp tục đàm phán về giá cả, chúng ta nên trao đổi xem xét thêm chất lượng, hình thức của hàng hóa, phương thức thanh tóan,... Nếu đối tác bị ấn tượng thì vấn đề giá cả không còn quá gay cấn khi tiếp tục đàm phán. 6. Người đàm phán kinh doanh phải biết “hỏi nhiều thay vì nói nhiều”. Người nào hỏi nhiều thì người đó sẽ có lợi thế, không chỉ về thông tin mà cả về tâm lý, về tính chủ động trong đàm phán. Những câu hỏi hợp lý khéo léo sẽ chứng minh cho đối tác là mình luôn luôn lắng nghe, quan tâm đến điều họ đang nói. Chính trong thời gian lắng nghe bạn có thể phân tích, tìm hiểu các động cơ, ý muốn của đối tác đàm phán. Tùy từng trường hợp có thể đặt câu hỏi trực tiếp hay gián tiếp. Câu hỏi trực tiếp thường được đặt ra khi mới bắt đầu đàm phán, giúp giảm bớt khoảng cách giữa hai bên đàm phán và có được nhiều thông tin trước khi thật sự bắt đầu đàm phán. Các câu hỏi gián tiếp cũng có thể là câu hỏi đón đầu, thường sử dụng ở những giai đoạn sau của cuộc đàm phán thương thuyết. Khi cần làm rõ hay khẳng định một điều gì, nên đặt câu hỏi sao cho đối tác chỉ cần trả lời có hay không. Tất nhiên phải thận trọng nếu đặt nhiều câu hỏi loại này vì sẽ gây cho đối tác cảm giác bực mình, khó chịu. 7. Người đàm phán cần phải biết mình có thể được phép đi tới đâu, tự do đàm phán tới giới hạn nào. Ðâu là điểm thấp nhất mà mình có thể chấp nhận được. Ðâu là điểm mình không bao giờ được thay đổi theo hướng có lợi cho đối tác. Biết được giới hạn đàm phán, tức là sẽ biết được thời điểm phải ngừng hay chấm dứt đàm phán và chuyển hướng, tìm phương án giải quyết khác. Không phải cuộc đàm phán thương thuyết thương mại nào cũng dẫn đến ký kết hợp đồng thương mại. Người có khả năng đàm phán tốt phải là người có đủ dũng cảm và quyết đóan không chịu ký kết một hợp đồng kinh doanh nếu có thể gây bất lợi cho mình. Ðể đàm phán thành công, không nên thực hiện cứng nhắc theo nguyên tắc "được ăn cả, ngã về không". 8. Ðể thành công trong đàm phán kinh doanh, cần có một ý thức, tư duy sẵn sàng thoả hiệp nếu cần thiết. 6
Có khi "một món quà nhỏ", một sự nhường nhịn, chấp nhận nhỏ cho đối tác thì có thể đem lại cho bạn cả một hợp đồng kinh doanh béo bở. Ðàm phán kinh doanh là một quá trình thường xuyên phải chấp nhận "cho và nhận"; phải cân nhắc so sánh, phải tranh luận và chờ đợi. Ðừng nên để xuất hiện cảm giác lộ liễu có người thắng và người thua sau cuộc đàm phán kinh doanh, nếu như bạn còn tiếp tục kinh doanh với đối tác đó. Kết quả đàm phán là cả hai bên đều có lợi, là sự trao đổi tự nguyện giữa hai bên. Vì vậy, khi đàm phán không chỉ chú ý cứng nhắc một chiều quyền lợi, mục đích riêng của một bên mà phải chú ý đến cả nhu cầu của bên kia. 9. Ðể tránh cho những hiểu lầm vô tình hay hữu ý và để tránh nội dung đàm phán, thương thuyết bị lệch hướng, nhà đàm phán phải biết nhắc lại kết luận những điểm đã trao đổi, thống nhất giữa hai bên trước khi chuyển sang nội dung đàm phán mới. Làm được điều đó tức là nhà đàm phán đã chủ động điều tiết buổi thương thuyết. Những điểm chưa rõ có thể sẽ được giải quyết khi được nhắc lại. Nếu khéo léo thì nhà thương thuyết có thể đưa cả hướng giải quyết cho điểm nội dung đàm phán tiếp theo. Thực hiện việc nhắc lại và tóm tắt từng nội dung đã đàm phán sẽ giúp cho nhà thương thuyết luôn luôn không xa rời mục tiêu đàm phán, quá trình đàm phán trở nên có hệ thống, bài bản và là cơ sở cho những lần đàm phán tiếp theo. CHƯƠNG II: NHỮNG ĐIỀU CẦN TRÁNH ĐỂ ĐÀM PHÁN KHÔNG THẤT BẠI: 1. Nói quá nhỏ: Nếu nói quá nhỏ khi đàm phán sẽ làm đối tác không tập trung và có thể dẫn đến hiểu lầm. Vì vậy cần phải nói đủ nghe rõ, ngắn gọn và nên nói chậm hơn lúc bình thường. Như thế đối tác sẽ có thời gian để nghe, tiếp nhận và hấp thụ các thông tin, lý lẽ mà nhà đàm phán muốn truyền đạt. 2. Không nhìn vào mắt đối tác đàm phán: Sẽ gây cảm giác không thiện cảm, không tin tưởng, thậm chí gây nghi ngờ từ phía đối tác, nhìn vào mắt đối tác khi đàm phán, vừa thể hiện sự tự tin, quan tâm của mình vừa đem lại tin cậy cho đối tác. 3. Không có kế hoạch cụ thể: Cuộc đàm phán không có kế hoạch cụ thể định trước sẽ không đem lại kết quả như mong muốn. Nếu có nhiều nội dung, lĩnh vực đàm phán thì cần phải phân loại, sắp xếp trước để tránh lẫn lộn khi đàm phán. 4. Không thông báo trước nội dung đàm phán khi thỏa thuận lịch đàm phán với đối tác: Điều này có thể làm cho buổi đàm phán thương thuyết sẽ thất bại và nhiều khi thất bại với lý do đáng buồn như nhầm nội dung đàm phán hay phía công ty đối tác cử nhầm người ra đàm phán vì không rõ nội dung sẽ đàm phán. 5. Ðể cho đối tác quá nhiều tự do, quyền chủ động khi đàm phán: 7
Nếu đối tác nói quá nhiều thì người đàm phán nên chủ động, khéo léo, cắt ngang hay đổi hướng bằng những câu hỏi hợp lý để cùng nhau quay về nội dung chính của đàm phán. Có nhiều trường hợp đối tác lợi dụng gặp gỡ đàm phán để quảng cáo, đàm phán bán một mặt hàng hòan toàn khác. 6. Ðưa hết tất cả thông tin, lý lẽ trình bày thuyết phục ra ngay từ đầu buổi đàm phán: Như vậy, chẳng khác gì nhà đàm phán đã "bắn hết đạn" ngay từ lúc đầu mà không hiệu quả. Hãy sử dụng lần lượt các thông tin, lý lẽ thuyết phục của mình cho từng nội dung hay từng thắc mắc tìm hiểu của đối tác. Nên nhớ rằng đối tác cần có thời gian để tiếp nhận, "tiêu hóa" các thông tin trước khi bị thuyết phục để đi đến thống nhất trong đàm phán. 7. Lảng tránh ý kiến phản đối hay nghi ngờ từ phía đối tác: Ðiều đó chỉ làm cho đối tác càng có lý do khẳng định ý kiến phản đối hay nghi ngờ của họ và từ đó sẽ gây ra định kiến trong suốt quá trình đàm phán. Vì vậy, cần phải hỏi lại thắc mắc của đối tác và kiên nhẫn trả lời bằng tất cả các lý lẽ thông tin của mình. 8. Không chuẩn bị trước các giới hạn cần thiết khi đàm phán: Ðiều này đã hạn chế rất nhiều phạm vi đàm phán khi không thể có những linh hoạt nhân nhượng trong chừng mực có thể. Và như thế, không chỉ gây thất bại cho lần đàm phán thương thuyết này mà còn tạo ra định kiến và báo trước thất bại cho cả những lần đàm phán sau. 9. Người đàm phán tìm cách áp đảo đối tác: Người đàm phán giỏi không tìm cách áp đảo, dạy bảo đối tác mà nên tự đặt mình là người thể hiện tinh thần học hỏi khi đàm phán. Không nên có những lời lẽ, cử chỉ mang tính áp đảo gây mất cảm tình, khó chịu cho đối tác. CHƯƠNG III: NGHỆ THUẬT ĐÀM PHÁN CÁC NƯỚC. 1. Nghệ thuật đàm phán của Mỹ: Người Mỹ nói chung rất có thiên bẩm về nghệ thuật giao tiếp. Trong các thương vụ làm ăn, với nụ cười thường trực và cách "lái" đối tác vào những vấn đề có lợi cho mình, người Mỹ thường giữ được thế chủ động. Và có lẽ là không có một nơi nào trên thế giới khái niệm "thời gian là tiền bạc" lại mang tính thực tế như ở đất nước nhiều màu da này. Sau màn chào hỏi xã giao lấy lệ, người Mỹ thường "vào cuộc" ngay. Người Mỹ ưa cách xưng hô thoải mái theo tên và ít khi để ý đến điệu bộ trên gương mặt của người đối thoại. Cởi bỏ áo khoác, họ tìm cho mình một tư thế ngồi thoải mái nhất và nhanh chóng đi vào những vấn đề chính của câu chuyện. Người Mỹ vẫn thường nổi tiếng với cách suy nghĩ và hành động mang tính 8
thực tế. Đối với họ việc thiết lập một mối quan hệ nào đó chỉ là để đạt được mục đích mà họ theo đuổi. Khái niệm "thời gian là tiền bạc" hoàn toàn chính xác đối với các thương nhân người Mỹ: trong các thương vụ làm ăn, họ luôn luôn quan tâm đến mức lợi nhuận mà thương vụ sẽ đem lại cũng như mức phần trăm hoa hồng có được từ lợi nhuận đó. Tuy nhiên, đối với thương gia nhiều nước khác trên thế giới thì việc này đôi khi bị coi là hơi thái quá, và không ít người còn tỏ ra khó chịu khi cộng tác với các đối tác Mỹ.Câu hỏi đầu tiên của người Mỹ bao giờ cũng là:’’cái gì?”,”giá bao nhiêu?:” I. PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN CỦA NGƯỜI MỸ  Nếu bạn muốn đàm phán thương mại với đối tác người Mỹ thì ít nhất cũng phải nắm bắt được những mong muốn của họ: người Mỹ rất thực tế, họ đánh giá cao trình độ của những thương nhân chuyên nghiệp, lắng nghe các ý kiến đóng góp, phê bình. Nghệ thuật đàm phán của người Mỹ trong các cuộc thương thảo được đánh giá là rất cao và chuẩn mực. Khi người Mỹ muốn được gặp đối tác, trong tay họ đã có sẵn chương trình thực hiện chứ không phải là bản thảo dự án nữa. Cuộc thương lượng nên diễn ra trong bầu không khí cởi mở, người Mỹ thường là những người có đầu óc hài hước và không đến nỗi cứng nhắc trong mọi hành động. Người Mỹ không tự ái nếu Bạn chen ngang vào câu chuyện của họ bằng những lời đóng góp, phê bình. Họ tranh luận đến cùng để chứng minh cho Bạn thấy vấn đề mà họ đề cập đến là đúng và có tính khả thi. Và để đạt được kết quả, họ sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc, mọi nghi vấn bằng nghệ thuật đàm phán điêu luyện của mình.Họ rât dễ đi đến thành công.  Vai trò của luật sư trong đời sống thương mại của người Mỹ rất khó đánh giá. Các doanh nhân Mỹ thường mời các luật sư tham gia vào các vòng đàm phán đầu tiên. Chắc có lẽ không có nơi nào mà dịch vụ tư vấn về luật của các luật sư lại được đánh giá cao như ở Mỹ. Và Bạn cũng nên nhớ rằng chừng nào chưa có luật sư của cả hai phía, chừng đó người Mỹ sẽ không ngồi vào bàn đàm phán.  Trong các cuộc đàm phán thương mại với người Mỹ, chuyện mặc cả cũng không là ngoại lệ. Họ cũng có thể saün sàng chấp nhận việc thỏa hiệp, tuy nhiên lại đòi hỏi tính trách nhiệm thực thi của đối tác. Niềm tin của họ vào tự do kinh doanh không có nghĩa là họ sẵn sàng cho đối thủ "knock out", họ không bao giờ quên mục đích của họ là phải luôn luôn chiến thắng chứ không phải là để hạ gục đối thủ.  Tuyệt đối nên tránh nói về các vấn đề liên quan đến chính trị, tôn giáo tín ngưỡng hay sắc màu dân tộc.Bạn có thể trao đổi với người Mỹ khi mối quan hệ của họ với bạn đã đén mức gần gũi thân thiết. II. VĂN HÓA GIAO TIẾP NƠI CÔNG SỞ CỦA NGƯỜI MỸ  Mỗi một công dân Mỹ ngay từ thuở ấu thơ đã được hấp thụ nhiều nguyên tắc, và một trong nhiều nguyên tắc mà họ áp dụng vào công việc kinh doanh của họ chính là tính bình đẳng giữa nam và nữ. Nữ giới có đầy đủ mọi quyền hạn giống như nam giới và có quyền tham gia vào việc điều hành kinh doanh không khác gì các đấng mày râu. Giống như chính cái tên Hợp chủng quốc Hoa Kỳ - đất nước này là nơi hội tụ của nhiều loại màu da từ khắp nơi trên thế giới. Người Mỹ thuộc thế hệ thứ nhất hay thế hệ thứ hai chiếm tỷ lệ lớn nhất dân số nước này. Và cũng 9
có thể do tính đặc thù trong cơ cấu dân số mà người Mỹ thường được coi là cởi mở, phóng khoáng trong mọi hình thức giao tiếp.  Trong cuộc sống hàng ngày, người Mỹ được coi là những người dân chủ. Trên các danh thiếp riêng ít khi thấy họ đề chức vụ đi kèm. Tại các cuộc hội nghị cao cấp họ vẫn thường dùng các loại thức ăn nhanh như bánh sandwich, hot dog cùng các loại nước giải khát có ga đựng trong các cốc nhựa.  Phong cách ăn mặc của người Mỹ trong đàm phán thương mại cũng nghiêm túc, mặc dù ngoài đời họ cũng là những người thích ăn mặc thoải mái. Giày màu đen, tất màu tối, complê màu xanh đen hoặc xám đen được nam giới ưa dùng khi mua sắm đồ công sở. Bộ váy áo công sở lịch thiệp cùng giày cao gót màu đen là thứ mà phái nữ ưa dùng.  Tại các công sở Mỹ người ta có thể nhận thấy rằng không khí làm việc của các nhân viên rất cởi mở và phóng khoáng. Người nhân viên có thể hỏi chuyện gia đình của sếp cấp trên hay có thể kể về việc riêng của mình cho sếp nghe là chuyện bình thường. Dĩ nhiên điều đó không phải là giữa lãnh đạo và nhân viên không có ranh giới. Bên lề công việc thì họ rất thoải mái trong giao tiếp, cư xử, nhưng khi vào công việc thì ranh giới chủ tớ rất rõ ràng. 2. PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN CỦA NHẬT. Hiện nay khi nền kinh tế nước ta đang từng bước hội nhập vào nền kinh tế thế giới và khu vực thì hoạt động đàm phán ký kết hợp đồng ngoại thương rất được coi trọng. Nhật Bản trong những năm gần đây đóng vai trò như là đối tác số một với Việt Nam, do đó để đạt được hiệu quả cao trong công tác đàm phán với đối tác này thì tìm hiểu phong cách đàm phán của các doanh nghiệp Nhật Bản đóng một vai trò hết sức quan trọng. Phong cách đàm phán của các doanh nghiệp Nhật Bản mang những đặc tính cơ bản sau: I. PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN 1.1. Tôn trọng lễ nghi và trật tự thứ bậc Xã hội Nhật Bản luôn được biết đến như là một xã hội chính thống, ý thức đẳng cấp rất cao, nó buộc mọi người phải có lễ nghi và trật tự thứ bậc trong quan hệ không chỉ trong gia đình mà còn trong cả các mối quan hệ xã hội. Điều này cũng được thể hiện trong đàm phán giao dịch ngoại thương. Người Nhật luôn tỏ ra lịch lãm ôn hòa không làm mất lòng đối phương, nhưng phía sau sự biểu hiện đó lại ẩn chứa một phong cách đàm phán đúng nghĩa “Tôi thắng anh bại”- điển hình vô tình của người Nhật. 1.2. Coi đàm phán như một cuộc đấu tranh thắng bại Nước Nhật đặc trưng với truyền thống tinh thần Samurai- tinh thần võ sĩ đạo. Vì thế, đối với người Nhật thì đàm phán là một cuộc đấu tranh hoặc thắng hoặc bại, có thể nói là họ theo chiến lược đàm phán kiểu cứng .Tuy nhiên khi họ đưa ra yêu cầu thì những yêu cầu đó vừa phải đảm bảo khả năng thắng lợi cao song cũng phải đảm bảo lễ nghi, lịch sự theo đúng truyền thống của họ. Và chính lễ nghi này đã giúp họ đạt được thắng lợi. Do đó trong đàm phán, khi 10
đối mặt hoặc công khai đấu tranh với đối phương, họ không tỏ ra phản ứng ngay, họ biết cách sử dụng khéo léo những tài liệu có trong tay để giải quyết những vấn đề sao cho có lợi nhất về phía họ. 1.3. Tránh xung đột bằng cách thỏa hiệp Người Nhật luôn coi đàm phán như một cuộc đấu tranh nhưng đồng thời người Nhật lại không thích tranh luận chính diện với đối thủ đàm phán. Họ chú tâm gìn giữ sự hoà hợp đến mức nhiều khi lờ đi sự thật, bởi dưới con mắt người Nhật, giữ gìn sự nhất trí, thể diện và uy tín là vấn đề cốt tử. Khi họ cho rằng mình đúng mà đối phương tiếp tục tranh luận thì họ nhất định sẽ không phát biểu thêm. Họ cũng tránh xung đột bằng cách thỏa hiệp, co cụm và không áp dụng hành động nếu như họ cho rằng họ chưa suy nghĩ được thấu đáo mọi vấn đề. 1.4. Tìm hiểu rõ đối tác trước đàm phán Người Nhật trước khi bước vào đàm phán luôn có thói quen tìm hiểu mọi tình hình của đối phương, họ luôn quan niệm “trước hết tìm hiểu rõ đối tác là ai, mới ngồi lại đàm phán” chứ không phải “ngồi vào bàn đàm phán trước, rồi mới làm rõ đó là ai”. Họ không chỉ có thể tìm hiểu đầy đủ thông tin về công ty mà họ sẽ tiến hành đàm phán mà còn có thể điều tra về cả các bạn hàng của công ty này. Đối với doanh nghiệp Nhật thì tìm hiểu đối phương kinh doanh như thế nào và ai đang kinh doanh với họ đều rất quan trọng, có thể nói nó sẽ quyết định phần trăm thắng lợi trong cuộc đàm phán. 1.5. Chiều theo và tôn trọng quyết định của nhóm Khi nói đến nước Nhật, một đặc điểm độc đáo là hầu như chỉ có một dân tộc, từ đặc điểm này dẫn đến tính cộng rất cao. Tập thể đóng một vai trò quan trọng đối với người Nhật. Trong công việc người Nhật thường gạt cái tôi lại để đề cao cái chung, tìm sự hòa hợp giữa mình và những người xung quanh. Các tập thể có thể cạnh tranh với nhau rất gay gắt song cũng có lúc họ lại bắt tay với nhau để có thể đạt được mục đích chung như để đánh bại đối thủ nước ngoài. Vì vậy mà điều tối kỵ là làm mất danh dự của tập thể. Người Nhật đánh giá cao sự đồng tâm hiệp lực, lãnh đạo là người ra quyết định sau cùng sau khi đã lắng nghe ý kiến của cấp dưới. Quyết định của lãnh đạo là đại diện của sự đồng tâm hiệp lực của tất cả mọi người. Giá trị của mỗi công ty là sự hòa thuận và tuân theo của từng thành viên và quyết định sau cùng phải được mọi người nghiêm túc chấp hành. Không tranh cãi: người Nhật không quen với việc tranh luận bởi vì họ không tách mình ra khỏi tập thể. Tỏ thái độ bất đồng được xem là thô thiển, họ thích nói nhẹ nhàng lịch sự. Nhật Bản là một xã hội luôn nhấn mạnh “Chúng tôi” thay vì “Tôi”. Các quyết định quan trọng thường được thảo luận và chỉ khi có sự nhất trí thì mới được đưa ra. Cũng vì mọi kết quả đều là sự nỗ lực của cả một tập thể nên sẽ là không phù hợp khi khen ngợi một cá nhân cụ thể. 11
Thành công là nỗ lực của cả nhóm. Không ai có thể tự thành công. Người Nhật hiểu rõ điều này và nhấn mạnh việc cần phải có mọi người làm việc cùng nhau. Họ ưu tiên một quy trình thảo luận mang tính hợp tác mà đôi khi có thể chậm chạp, nhưng cuối cùng, nó sẽ đảm bảo được rằng tất cả mọi người đều có tiếng nói và đều chung một nhịp. Người Nhật thường tham khảo ý kiến của những người cùng mạng lưới, cùng nhóm trước khi hành động, và cần phải chắc chắn rằng quyết định kinh doanh của họ sẽ làm lợi cho tất cả thành viên. Nếu không, họ sẽ rất vui vẻ bước ra khỏi bàn đàm phán vào bất kỳ lúc nào. 1.6. Cách nói giảm nói tránh Người Nhật luôn chủ động hạn chế những tình huống đối đầu, vì thế lời nói và phép tắc giao tiếp của họ được kết hợp nhằm tránh gây hiềm khích đồng nghiệp cũng như đối tác. Thay vì đi thẳng vào vấn đề, người Nhật thường gợi ý nhẹ nhàng, nói bóng gió. Đôi lúc, họ nói một cách rõ ràng hơn nhưng càng cẩn trọng để không làm người khác bị phật ý hay tức giận. Văn hóa công sở Nhật Bản nhấn mạnh sự tôn trọng và nhã nhặn. Họ sẽ tìm mọi cách để thể hiện rằng họ đang không áp đặt ý chí của bản thân lên những người khác. 1.7. Trao đổi thông tin, đàm phán rất lâu và kỹ, làm việc rất máy móc. Người Nhật có tính cần cù và có tinh thần trách nhiệm cao. Do đó, cho dù là công ty thương mại đơn thuần, trong đại đa số trường hợp, khách hàng Nhật Bản vẫn yêu cầu đối tác làm ăn đưa đến tận nơi sản xuất để tận mắt chứng kiến tổ chức, năng lực sản xuất của bạn hay của đối tác sản xuất hàng cho bạn. Nhưng khi bắt đầu vào giao dịch chính thức thì các công ty Nhật Bản lại nổi tiếng là ổn định và trung thành với bạn hàng. Tóm lại, người Nhật là chủ thể của nền văn hoá, trong đó có văn hoá kinh doanh của họ. Tính cách tâm lý, cách xử thế, suy nghĩ, tư tưởng và hành vi của họ là những nhân tố quyết định trong văn hoá kinh doanh của họ. II.CÁC CHIẾN LƯỢC SỬ DỤNG TRONG ĐÀM PHÁN. 2.1. Chiến lược tìm hiểu đối thủ trước cuộc đàm phán Đối với thương gia nước ngoài lần đầu tiên làm ăn, thương gia Nhật thường thông qua mạng lưới thông tin của mình tìm hiểu mọi tình hình của đối phương, sách lược người nhật áp dụng là:” trước hết tìm hiểu rõ đối tác là ai mới ngồi lại đàm phán” chứ không phải là:” ngối vào bàn đàm phán trước rồi sau đó mới làm rõ người đó là ai. người Nhật có thể tiến hành tìm hiểu đầy đủ tình hình thông tin nước ngoài muốn làm ăn với họ. Không chỉ bao gồm phương thức làm ăn của công ty đó mà cả bạn hàng của công ty đó. Trước khi đàm phán chính thức, thương gia Nhật thường có thể mời bạn dùng tiệc hoặc tham gia dạ hội, mục đích là để thăm dò bạn trong những hình thức không chính thức như vậy, tìm hiểu cá tính và độ tin cậy của bạn. Họ làm như vậy là vì họ chưa hiểu rõ mục tiêu, đối với quan hệ mậu dịch mà bạn muốn thiết lập 12
họ chưa hoàn toàn hiểu sẽ được gì trong đó. Sau đó họ thường thông qua người liên lạc yêu cầu công ty nước ngoài thông qua kiến nghị. 2.2. Chiến lược tiêu hao Trước hết hãy cứ làm vừa lòng họ, rồi xỏ vào mũi họ mà dắt đi. Khi mới bắt đầu đàm phán, họ tìm cách lảng tránh, hoặc khéo léo đưa đẩy cho qua những đòi hỏi phi lý mà phía bên kia nêu ra trong thế bắt nạt mình. Qua mấy lần giằng co như thế, sẽ làm cho những kẻ kênh kiệu trong đàm phán bị mất dần nhuệ khí, nhà doanh nghiệp quan sát thấy lúc nào đối thủ thực sự mệt mỏi, đầu váng mắt hoa rồi, là lúc có thể ra tay đánh trả, biến thế thủ thành thế công, nêu rõ quan điểm của mình ra, thúc ép phía bên kia phải chấp nhận yêu cầu và điều kiện của mình, giành thắng lợi trong đàm phán. Người Nhật Bản vốn rất giỏi về đàm phán, và trong đàm phán, họ rất khéo dùng chiến thuật đánh tiêu hao để làm hao mòn tinh lực người khác, khiến cho đối thủ đàm phán phải sốt ruột mà trở nên nóng vội, còn họ thì thủng thẳng thả mồi buông câu với tư thế một người chiến thắng. Họ hiểu rất rõ rằng cuộc đàm phán nào cũng có một kỳ hạn cuối cùng. Bất cứ một người đàm phán nào trong lòng nói chung cũng có một sự tính toán là trước thời điểm ấy sẽ đi đến một thỏa thuận về một điều gì đó. Người tham gia đàm phán thường hay đợi đến thời hạn cuối cùng mới chịu nhượng bộ hoặc thỏa hiệp. Bởi vậy, trong khi đàm phán, các nhà buôn Nhật luôn luôn tỏ ra phớt lờ, có một sự kiên nhẫn rất lớn, để chờ thời cơ chín muồi, cái khéo léo trong trường hợp này được các nhà buôn Nhật áp dụng rộng rãi. . Thời hạn cuối cùng thường ép buộc người ta đi đến những quyết định qua loa, vội vàng. Đứng trước những thời hạn cuối cùng, đừng nên để những cuộc đàm phán vô tình đắm mình vào đó. Trong lúc vội vàng mà đưa ra những quyết định qua loa sẽ đưa đến những hậu quả không đáng có. Đối với các doanh nghiệp nước ngoài khi sang Nhật đàm phán thì doanh nghiệp Nhật luôn tìm cách thao túng nhật trình của họ, để kéo dài thời gian đàm phán, lợi dụng tâm lý không muốn về tay không của các doanh nghiệp nước ngoài mà buộc họ vào cuộc trong tình trạng bất lợi. 2.3. Thuật lợi dụng điểm yếu của đối thủ Một điểm quan trọng trong chiến lược đàm phán của các doanh nghiệp Nhật là họ luôn lợi dụng điểm yếu của đối thủ. Ngoài mặt họ tỏ ra khiêm nhường kính trọng nhưng trên thực tế thì lại rất nhiều mưu kế toan tính bên trong, rất khó đối phó. Họ luôn mong đợi đối phương đưa ra vấn đề trước. Thái độ của họ rất lịch sự, hiếu khách, đợi cho đối tác nói ra hết đầy đủ vấn đề thì họ mới bắt đầu hỏi liên tiếp. Trong quá trình đàm phán có khi họ im lặng trong thời gian dài, có lúc tưởng họ ngủ gật, nhưng điều đó không có nghĩa là họ không lịch sự, không tập trung vào cuộc đàm phán mà đó là tập quán của người Nhật, họ cảm thấy cần thời gian để suy nghĩ. Nếu không biết được những đặc điểm này của các doanh nghiệp Nhật mà đối tác cảm thấy bực mình khó chịu, cần thì cắt đứt đàm phán, hoặc nói lại lập trường của mình, do đó đối tác rất dễ bị đẩy vào tình thế bị động và bất lợi về phía mình. 13
2.4. Nghệ thuật quan sát đối tác kinh doanh của người Nhật - Loại hay ưu tư, cáu kỉnh: Gương mặt xương xẩu, xương hình chữ nhật và màu da tái, anh ta thường làm cho người bán e ngại bởi sự lạnh lùng của mình. Những người này thường thẳng thắn và chờ đợi ở bạn những lời giải thích đơn giản và rõ ràng, không hoa mỹ. Bạn nên vuốt ve sự kiêu hãnh của anh ta và nên đưa ra được những lợi lộc vè tài chính mà sản phẩm sẽ mang lại. - Loại nóng nảy: Gương mặt tròn, da sậm và thịt rắn. những người này nghiêng về hành vi mang tính hơi cực đoan. Bạn nên tránh nghịch ý hay cản trở anh ta. Động cơ chính để có thể mua hàng của anh ta là dáng vẻ dễ mến, thậm chí nét quyến rũ của món hàng và sự thu hút của người bán. Đặc biệt, anh ta bị hấp dẫn bởi sự mới mẻ. - Loại dễ bị kích động: Gương mặt hình tam giác với vầng trán rộng. Luôn luôn cử động, anh ta chờ sự trình bày cặn kẽ, đầy đủ với những chi tiết và ví dụ thuyết phục. Động cơ mua hàng cũng giống như của loại người nóng nảy sẽ là tính mới mẻ của món hàng và sự dễ mến của người bán hàng. - Loại phớt tỉnh: Gương mặt hình tròn trái lê, với dáng mềm mại và hơi diễn cảm. Tất cả những gì có thể mang đến cho anh ta nhiều an toàn và nhiều tiện nghi sẽ được hoan nghênh. Với anh ta những cuốn sách mỏng và các tài liệu in ấn cẩn thận có tính “mẫu mực” sẽ có một sức nặng vô biên. =>Cố quan sát chi tiết - Gương mặt: Một cái nhìn về bạn, chân mày hơi nhíu lại là dấu hiệu quan tâm và thích thú. Cặp mắt mơ màng, dính vào một điểm sau lưng bạn hoặc lạc lõng trên các vật, sẽ nói lên sự phiền muộn, bực mình; hãy ngưng nói và đặt một câu hỏi. Nếu khách nói mà vẫn nhìn sang một bên để tránh cái nhìn của bạn, như vậy anh ta tìm cách che dấu tình cảm của mình. Bạn nên khám phá lý do. Sự nhăn mặt là dấu hiệu của sự khó chịu hoặc là sự biến động dữ dội của tính khí. Liệu bạn có vi phạm lĩnh vực riêng tư không? Hay bạn đề cập một đề tài kiêng kị không? Hãy đổi hướng hoặc làm cho khách hàng nói bằng cách đặt một câu hỏi thích hợp. - Cánh tay Nếu bạn đang nói mà khách hàng bất chợt khoanh tay lại thì nghĩa là có một sự phật ý nho nhỏ, nếu cánh tay chắp lại phía sau biểu thị ý muốn chi phối hay một hiện tượng căng thẳng. Ở tư thế ngồi, các cùi chỏ đưa về sau, thân người 14
trong tư thế “sẵn sàng lao tới” là một sự phản đối thẳng thắn của khách hàng. Bạn cần phát hiện sớm, ngõ hầu giải toả khi nó còn nhỏ. Đề chậm có thể quá muộn. - Bàn tay Bàn tay xoè ra, thư giãn và thoải mái là điều thuận lợi nhất. Nắm tay xiết lại, các bàn tay chéo nhau có thể là phản ứng tiêu cực mà bạn nên lưu ý. Nếu bàn tay để trước miệng khi nói, kéo tai hay để sau tai, ngón tay chạm nhẹ vào mũi là những chỉ dẫn của sự nghi ngờ. Khi tay cào đầu, cầm một vật đưa lên miệng, đưa ra sau gáy thì phần trình bày của bạn có lẽ không chắc chắn. - Thân người Nếu ngồi thẳng và hơi nghiêng về trước, tất cả đều ổn. Ngược lại, lui về phía sau thì có sự phản đối. Nếu thân nằm gọn trong ghế bành, người khách đang hoàn toán chán nản. Bạn sẽ bị xem như là một thương gia thiếu may mắn và thiếu khả năng. Và điều quan trọng cuối cùng là bạn đừng quên rằng khách hàng cũng quan sát bạn và có thể suy diễn cử chỉ của bạn đúng như những gì bạn đang quan sát và nghĩ về họ. Bạn hãy tự tin vào mình để có một hình ảnh phù hợp trong con mắt khách hàng. III.NHỮNG LƯU Ý KHI ĐÀM PHÁN VỚI NGƯỜI NHẬT 1.Trước khi bắt đầu cuộc đàm phán - Nên gọi điện thoại trước một cuộc gặp mặt hay tốt nhất là nhờ một người trung gian nếu hai bên chưa từng gặp mặt nhau. Doanh nhân Nhật rất coi trọng ứng xử qua điện thoại. Khi điện thoại cho đối tác, cần xưng hô rõ ràng tên cá nhân và tên công ty, cố gắng nói ngắn gọn nội dung công việc để không làm mất thời gian người mình đối thoại khi họ đang bận. Cần ghi trước ra giấy những điểm cần nói - Không giống như cách làm việc của một số người Á Châu, người Nhật rất coi trọng việc đúng giờ; vì vậy, mỗi khi thu xếp các cuộc hẹn, các doanh nhân cần quan tâm đến các yếu tố làm trễ hẹn, như kẹt xe, các cuộc hẹn bất ngờ. Nên đến đúng giờ hay sớm hơn giờ hẹn, nếu không người Nhật sẽ cảm thấy bạn thô lỗ hay vô lễ. Nếu đến trễ mà không có cách nào xoay sở được, hãy gọi lại báo trước giờ hẹn gặp. - Nên chú ý đến vẻ bề ngoài của bạn trong lần đầu gặp mặt vì người Nhật rất chú trọng đến hình thức, nghĩa là tổng hợp từ trang phục cho đến từ ngữ bạn dùng thái độ của bạn… đối với người khác chứ không đơn thuần là ăn mặc hợp thời trang. Một số yếu tố quan trong cần lưu ý 1.1 Cách cúi chào. 15
Không giống như người dân các nước phương Tây, người Nhật Bản khi gặp nhau không bắt tay hay ôm hôn mà thay vào đó là cúi chào nhau. Cúi chào là một trong những nghi thức xã giao phổ biến nhất ở đảo quốc núi Phú Sĩ. Người Nhật rất thích khi chào họ, ta phải cúi thấp nhưng thẳng lưng, đó là văn hoá và họ coi hành vi đó là một sự hiểu biết lẫn nhau. Tuy vậy, chúng ta không cần phải bắt chước cúi chào đáp trả. Người Nhật cũng coi trọng những nghi thức xã giao không giống với các nghi thức của họ miễn là không thất lễ. Khi đứng chào, đối với nam: hai bàn tay duỗi thẳng, khép ngón, khép hai cánh tay sát bên sườn, và cúi xuống. Đối với nữ: hai tay duỗi thẳng, đặt trước người tạo thành hình chữ V sao cho bàn tay phải đặt trên bàn tay trái, ngón tay duỗi thẳng và khép lại, rồi từ từ cúi chào. Nếu chào một người có chức vụ tương đương, bạn có thế cuối ngang mức ông ta chào; nhưng nếu đó là người lớn tuổi hơn, bạn nên cúi sâu hơn một chút. 1.2 Danh thiếp và cách đưa danh thiếp Việc trao đổi danh thiếp là rất quan trọng. Danh thiếp cần được in một mặt bằng chữ Nhật, mặt kia bằng tiếng Anh. Cần phải dùng hai tay để trao danh thiếp, đưa đúng chiều chữ để người nhận có thể đọc được. Người nhận danh thiếp cũng cần đọc chậm rãi, cẩn thận để bày tỏ lòng tôn kính với người đưa. Sau khi đọc danh thiếp, nên đặt tờ danh thiếp xuống bàn để trong lúc bàn luận có thể nhìn thêm. Cần thiết là nhớ không được nhét ngay vào túi tờ danh thiếp vừa nhận. Nếu không làm được điều này sẽ tạo cho đối tác ấn tượng không tốt, đem đến rủi ro rất lớn khi tiếp xúc với người Nhật. Đặt danh thiếp mà đoàn doanh nhân Nhật Bản vừa trao cho bạn lên mặt bàn theo đúng thứ tự của doanh nhân Nhật ngồi đối diện với bạn. Người Nhật cũng sắp xếp danh thiếp mà đoàn của bạn trao cho họ lên bàn theo thứ tự của người ngồi đối diện tương tự như vậy. Bạn có thể nhìn vào danh thiếp để nhớ tên của người đó. 1.3 Vị trí ngồi vào bàn làm việc Dọc theo bàn hội nghị, khác với khá nhiều công ty Mỹ là thường ngồi xen kẽ giữa người của bên này với người của bên kia, người Nhật thường ngồi một bên, đối phương ngồi một bên, trưởng đoàn hoặc người có chức vụ cao nhất ngồi ở giữa. 2. Trong quá trình đàm phán 2.1. Cử chỉ điệu bộ Người Nhật thường cười mỉm. Há hốc miệng được xem là thô lỗ, vì vậy họ thường che miệng khi cười, khi biểu thị sự ngạc nhiên hay ngờ vực. Nụ cười hay tiếng cười của người Nhật có thể là do họ cảm thấy bối rối hoặc khó chịu, và có thể không mang nghĩa là họ đang vui. Đối tác người Nhật có thói quen ăn nói nhỏ nhẹ, thái độ chững chạc. Đây không phải là biểu hiện của một cá tính yếu đuối mà vì họ xem đó như là biểu 16
hiện của sự khôn ngoan, kinh nghiệm và tuổi tác. Vì vậy, cần phải có thái độ ôn hoà, mềm mỏng khi làm việc với người Nhật, tránh tỏ thái độ bực dọc, nóng nảy. Điều này có thể mất đi mối quan hệ tốt đẹp giữa hai bên. Tư thế ngồi cũng là một điều quan trọng trong việc gặp gỡ tiếp xúc. Người trẻ tuổi nên ngồi với tay đặt lên đùi, đầu và vai hơi nghiêng về phía trước một chút để tỏ ra tôn kính người lớn tuổi. 2.2 Cách giao tiếp, ứng xử a. Nói chậm và đúng sự thật Những lời giới thiệu bóng bẩy sẽ không gây được ấn tượng. Những từ và cụm từ hay được dùng như “chất lượng”, “công việc theo nhóm”, “danh dự”, “sự hài hoà”, “không thành vấn đề”, và “những lựa chọn khác” . b. Học im lặng và cách chấp nhận sự im lặng trong hơn 30 giây hoặc lâu hơn. Đây là thời điểm then chốt để người Nhật đưa ra quyết định. Người Nhật nghiền ngẫm những gì bạn nói và đưa ra các câu hỏi. Bạn cũng không nên bối rối trước những giây phút im lặng trong đàm thoại của họ như vây. Cũng không nên tìm cách phá tan sự im lặng trong lúc nói chuyện. Sự im lặng có nghĩa là đối tác người Nhật đang suy nghĩ một cách nghiệm chỉnh về vấn đề đang bàn bạn. c. Tránh dùng những từ nhạy cảm, đặt biêt là từ “no” (không), vì đượ c xem là thiếu lịch sự Thay vào đó, hãy nói: “Chúng ta hãy xem xét lựa chọn khác” hay “Có lẽ đây là cách làm tốt hơn”. Người Nhật ít khi nói thằng là “ Không”, tiếng “không” được xem là thô lỗ. Cũng vì vậy người Nhật ít khi nói thẳng ý kiên của mình ra vì sự bộ trực có thể đem lại sự khó chịu hay thách thức. Có những cách nói “không” như sau: “khó quá”, “Chúng tối rất muốn, nhưng…”, “Tôi sẽ cố gắng, nhưng…”. Do đó, nếu nói “không” bạn cũng nên dùng lối gián tiếp như vậy để tránh đối đầu hay xúc phạm đến người đối thoại. Người Nhật quen có một cử chỉ vừa gầm gừ trong cổ họng vừa lắc đầu. Họ thường làm như vậy khi họ cảm thấy khó chịu. Đó là tình trạng điển hình khi họ sắp nói “không”. Tiếng cười mỉa mai cũng có thể nói lên một tình huống khó khăn.Ngược lại, khi họ nói "Hai"(giống như "yes"trong tiếng Anh hoặc "vâng" trong tiếng Việt) thì bạn lại đừng nghĩ là họ đồng ý hay chấp nhận. Đó chỉ có nghĩa là: tôi đã nghe ông (bà) nói. d. Cách xưng hô với đối tác Hãy gọi tên chính xác đối tác Nhật Bản được ghi trong danh thiếp. Xuất phát từ truyền thống lịch sử văn hoá lâu đời của mình, người Nhật dựa vào danh thiếp để gọi chính xác và đúng tên người giao dịch bởi vì họ tên người Nhật rất phức tạp. Có thể nói, Nhật Bản là nước có nhiều họ nhất trên thế giới, có đến 370.000 họ trong khi tiếng Nhật chỉ có 50 âm cơ bản, khiến khi nói chuyện dễ gặp các từ đồng âm khác nghĩa. Ví dụ: Sasaki có thể đại diện cho 9 họ; Goto đại diện cho 11 họ; Koji đại diện 12 họ,… 17
e. Sự tập trung chú ý vào đối tác Không nên tập trung tất cả sự chú ý vào người phiên dịch trong nhóm người Nhật, vì thường người này là một người trẻ tuổi và có ít ảnh hưởng. Cách tốt nhất là để ý xem bằng tiếng Nhật, phía họ tỏ thái độ kính nể đối với người nào. Thông thường người có tuổi nhất chính là người quan trọng nhất. Người Nhật thường tránh nhìn lâu vào mắt của nhau, vì cử chỉ như vậy được coi là tỏ vẻ hăm dọa. Những người trẻ ít khi dám nhìn thẳng vào mắt bạn mà họ thường nhìn cuối xuống dưới, đầu hơi cuối xuống để tỏ ra tôn kính bạn. Do đó ta không nên tin rằng cử chỉ như vậy là thiếu tin cậy, thiếu trung thực hay không thành thật f. Khi phát biểu trong đàm phán Nên duy trì thái độ yên lặng, từ tốn và lịch sự. Giữ nét mặt bình thản là điểm quan trọng. Trong văn hóa kinh doanh Nhật Bản, danh tiếng và vị trí xã hội của người Nhật thể hiện ở khái niệm này. Khi một người đánh mất sự bình tĩnh hay lúng túng, điều đó là thảm hoạ cho cuộc đàm phán. g. Khi phát biểu trong đàm phán Ở Nhật, tuổi tác đồng nghĩa với sự khôn ngoan và kinh nghiệm. Do đó người Nhật cảm thấy khó khăn khi đàm phán thương lượng với người nước ngoài có vẻ nhỏ tuổi hơn và thiếu lịch lãm hơn.Nếu bạn gặp phải trường hợp trên , hãy nổ lực tạo ra một sự tôn trọng và lòng tin cậy lẫn nhau. Bạn chớ tỏ vẻ sắc sảo, khoa trương hay thô lỗ. Phải kiên trì nói năng nhỏ nhẹ, thái độ phải hòa nhã, nghiêm túc trong đàm phán .Hãy tỏ ra tôn trọng người đối thoại vì tuổi tác và cương vị của anh ta trong công ty. Nếu được bạn có thể yêu cầu sự hỗ trợ của đồng sự có tuổi hơn và nếu được nên có một người đứng tuổi đứng ra giới thiệu bạn. h. Khi đưa ra các thoả thuận giao dịch Người Nhật không mặc cả về giá và các điều khoản khác một cách chăm bẵm như những người láng châu Á khác.Thế nhưng đừng vì vậy mà đưa ra nhân nhượng quá nhanh bởi vì nếu ta làm vậy họ sẽ hỏi về sự trung thực của bạn, lời đề nghị ban đầu của bạn. Nếu có thể hãy để đối tác Nhật đưa ra sự nhân nhượng trước. Người Nhật quen đưa ra từng vấn đề để bàn bạc chứ không đưa ra một loạt vấn đề để thảo luận, tuy mât thời gian nhưng bạn cứ theo lối đó và đừng bao giờ đem hết “bài” của mình ra một lúc. Với người Nhật chữ tín còn quan trọng hơn một hợp đồng thành văn. Người Nhật rất coi trọng chữ tín, một khi đã nói ra thì coi như vấn đề đó đã được cam kết rồi, nên một vài người Nhật có thể cảm thấy bị xúc phạm khi người nước ngoài cố đòi một bản hợp đồng viết ra hẳn hoi. Nếu đối tác của bạn chần chừ hay để chậm việc thảo bản hợp đồng, bạn hãy giải thích một cách lễ độ đường lối công ty bạn. Bạn hãy nói rằng chuẩn mực làm việc của công ty bạn là ghi chi tiết các điều khoản cụ thể và điều này là hoàn toàn không có ý là không tin tưởng vào công ty Nhật, và chỉ ra rằng một hợp đồng thành văn cũng sẽ bảo vệ quyền lợi của phía công ty Nhật. 18
3. Sau khi đàm phán Vỗ vai khách từ phía sau để kết thúc một sự giao dịch được xem là bất lịch sự. Nhưng nếu một người Nhật thiện chí đưa tay ra trước thì bạn cũng đáp lại bằng việc bắt tay họ để thể hiện thiện chí của mình. Khi đã thân thiết, người Nhật hay mời đối tác nhà hàng Nhật hoặc chí ít là nhà hàng Trung Quốc. Họ thích hát karaoke và thích được phái yếu phục vụ, nhưng họ thường không bê bối, trụy lạc. Mặt khác họ lại rất thích chiều chuộng đối tác nếu đã thân mật. Sau đó, bạn có thể mời doanh nhân Nhật Bản đến nhà, hoặc là thử chơi với họ một ván gôn. Người Nhật thích chơi gôn và sẵn sàng đàm phán tiếp sau khi cùng chơi môn thể thao tạo sự thân thiện này. Việc tặng quà là một phần trung tâm trong văn hoá kinh doanh của người Nhật Bản. Thời điểm tốt nhất để tặng quà đó là cuối buổi gặp gỡ. Văn hoá kinh doanh của người Nhật Bản nhấn mạnh vào hành động của việc tặng quà chứ không phải bản thân món quà. Nghi thức chính xác nhất đó là trao tặng hay đón nhận một món quà bằng cả hai tay. 4.ĐÀM PHÁN VỚI CÁC DOANH NHÂN THEO ĐẠO HỒI ĐÔNG NAM Á Nhóm nước theo đạo Hồi ở khu vực ASEAN bao gồm Brunei, Malaysia và Indonesia. Tuy nhiên, phong cách của doanh nhân ba quốc gia này có nhiều điểm khác biệt.  Phụ nữ ở một số nước Hồi giáo không được đi làm, không được tham gia vào các hoạt động xã hội. Vì vậy nếu trong đoàn đàm phán buộc phải có phụ nữ thì khi đến đàm phán nên ăn mặc kín đáo (váy dài chấm gót hoặc bộ complet) và lấy khăn buộc tóc vì người Hồi giáo cho rằng tóc là thứ sexy nhất, chỉ có chồng mới được chiêm ngưỡng. Họ cũng có cảm tình với phụ nữ mặc theo trang phục truyền thống của họ ví dụ như sarông của phụ nữ Indonesia. Ở Indonesia, phụ nữ không phải che mặt và có nhiều quyền hơn ở Brunei và Malaysia. Cho nên nhà đàm phán Indonesia không quá kỳ thị sự có mặt của nhà đàm phán nữ nước ngoài, nhất là khi người đó làm việc cho công ty danh tiếng.  Khi gặp nhau trước lúc đàm phán, thương nhân Hồi giáo thích cái bắt tay nhẹ và hơi gật đầu, có thể kèm theo nụ cười. Sau khi chào, họ thường áp hai tay vào ngực để biểu thị rằng, lời chào của họ xuất phát từ trái tim. Cách chào này chỉ áp dụng giữa người cùng giới. Người nước ngoài không phải làm nhưng vậy nhưng một cử chỉ tương tự sẽ được đánh giá cao. Người ta đánh giá cao một cái cúi đầu nhẹ khi gặp phụ nữ. Doanh nhân người Hoa ở các nước này thích bắt tay với phụ nữ hơn người Hồi giáo. Doanh nhân có quốc tịch bản xứ song gốc người Ấn Độ có thể chào theo kiểu truyền thống là namasta, tức là chắp tay trước ngực và hơi cúi đầu.  Đạo Hồi quy định hàng năm các tín đồ phải thực hiện một tháng ăn chay vào tháng Ramadan (tháng thứ 9 theo lịch Hồi giáo). Vào tháng này, ngày làm việc bị rút ngắn. Hơn nữa một ngày phải cầu nguyện 5 lần. Tuần làm việc của Hồi giáo là từ thứ bảy đến thứ tư tuần sau, thứ năm và thứ sáu là ngày nghỉ. Vào thời điểm này, những người Hồi giáo 19
không quan tâm đến việc kinh doanh, do đó thương nhân nước ngoài nên tránh lên lịch đàm phán.  Lịch sự là thái độ quan trọng nhất trong việc thiết lập thành công các mối quan hệ ở châu Á. Tuy nhiên, tiêu chuẩn lịch sự rất khác nhau giữa các nền văn hóa. Người Malaysia thích hỏi các câu hỏi mang tính cá nhân như: Tại sao anh không lập gia đình hoặc anh kiếm được bao nhiêu mỗi tháng. Vì phép lịch sự, các thương nhân Hồi giáo không ngắt lời người khác, không chỉ trích và cũng không thể hiện những tình cảm tiêu cực của mình. Ngược lại họ cũng muốn mình được đối xử như thế. Tuy nhiên trong giao tiếp, doanh nhân của các nước vẫn có nhiều điểm khác biệt. 1.1 INDONESIA:  nhóm sắc tộc khác nhau có các mẫu tên khác nhau. Thông thường người có vị trí xã hội càng cao thì tên càng dài. Có thể có một số tên hơi khó nghe, song người nước ngoài không nên cười vì làm như vậy bị coi là thái độ nhạo báng. Hầu hết người dân nước này đều coi cái tên là rất thiêng liêng. Cách xưng hô thể hiện sự kính trọng đối với một doanh nhân Indonesia lớn tuổi, có địa vị cao là thêm tiền tố Bapak (Bố) đối với đàn ông và Ibu (Mẹ) đối với phụ nữ. Theo truyền thống, cách xưng hô này chỉ sử dụng trong cùng một sắc tộc. Khi gặp mặt lần đầu tiên, cách an toàn nhất là dùng chữ "ông" hoặc "bà" hoặc chức danh.  Ngoài việc tính đến sự hòa thuận trong đoàn đàm phán còn có yếu tố khác ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định của thương nhân Indonesia. Trước tiên họ sẽ tập trung vào sự liên hệ giữa chất lượng của sản phẩm hay dịch vụ đó đối với mối quan hệ cá nhân. Cho dù chất lượng không hoàn toàn như họ mong muốn nhưng nếu quan hệ bạn bè giữa hai bên khăng khít thì họ vẫn có thể ký hợp đồng. Giá cả thường không quan trọng bằng các điều khoản thanh toán. Điều khoản thanh toán có lợi cho họ như trả chậm với lãi suất thấp hay chiết khấu cao sẽ thúc đẩy họ ký hợp đồng.  Do ảnh hưởng của đạo Hindu, người Bali ở Indonesia rất tin vào định mệnh. Theo họ, một quan hệ phải được thì sẽ đạt được. Họ cũng tin rằng khi đã gặp vận xui thì có làm gì cũng không thể thay đổi được điều mà nó sẽ phải xảy ra, nên họ dễ dàng chấp nhận những thay đổi trong hợp đồng. Trong đàm phán, nghi lễ ký kết được coi là quan trọng và được thực hiện rất nghiêm chỉnh. Nhân vật cao cấp, người có thể không xuất hiện trong các buổi đàm phán hàng ngày, có thể được mời ra để tiến hành ký kết.Với các doanh nghiệp cỡ vừa ở Indonesia, nhà kinh doanh nước ngoài chỉ cần thông báo trước cuộc hẹn một thời gian ngắn. Chỉ những công ty lớn mới cần đặt lịch trước một tuần.  Người Indonesia hay cười trong những tình huống mà người nước ngoài cho là không thích hợp. Ví dụ như nhà đàm phán Indonesia bỗng bật cười khi buổi đàm phán đang căng thẳng. Đây là hành động nhằm che giấu sự hồi hộp, lo lắng chứ không phải bông đùa 1.2 MALAYSIA: 20