Quản lý ngân sách dự án

QUẢN LÝ NGÂN SÁCH DỰ ÁN<br /> <br /> Hiểu và kiểm soát chi phí dự án<br /> <br /> Dự án được quản lý tốt sẽ hoàn thành đúng thời hạn, theo dự toán và ngân sách.<br /> <br /> Thông thường chi phí là một trong những yếu tố chính quyết định sự thành công của dự án –  <br /> không ai muốn chịu trách nhiệm khi dự an v<br /> ́ ượt quá chi phí. Với ý nghĩ đó, làm thế  nào để <br /> đảm bảo dự án vẫn trong ngân sách?<br /> <br /> Câu trả lời rất đơn giản, đó là ‘kiểm soát’. Nếu muốn dự án trong phạm vi ngân sách thì bạn <br /> cần quản lý chi phí dự án một cách chủ động và có hệ thống. Rất may, có nhiều công cụ và ý  <br /> tưởng có thể giúp bạn kiểm soát.<br /> <br /> Quản lý chi phí dự án gồm ba quy trình cơ bản:<br /> <br /> 1. Dự toán chi phí – Đánh giá tốt nhất về chi phí cần thiết để hoàn thành dự án.<br /> <br /> 2. Lập ngân sách – Phân bổ,  ước tính chi phí cho từng hạng mục công việc và thiết lập <br /> <br /> đường cơ sở để đo lường hiệu suất.<br /> <br /> 3. Kiểm soát chi phí – Kiểm soát những thay đổi trong ngân sách dự án.<br /> <br /> Bằng cách quản lý 3 quy trình này cũng như  đầu vào và đầu ra của chúng, bạn có thể  phát  <br /> triển hệ thống hiệu quả nhằm đảm bảo chi phí vẫn nằm trong ngân sách đã được phê duyệt. <br /> Nói tóm lại, quản lý chi phí dự án là quá trình được thực hiện như sau:<br /> <br /> Thông báo giới hạn ngân sách cho các nhà thiết kế  dự  án và những người đang thực  <br /> hiện dự án.<br /> <br /> Thu thập dữ liệu chi phí thực tế.<br /> <br /> So sánh chi phí thực tế với ngân sách ban đầu.<br /> <br /> Thực hiện hành động khắc phục nếu cần.<br /> Hãy lần lượt xem xet ba quá trình<br /> ́  quản lý chi phí dự án được trình bày dưới đây.<br /> <br /> 1. Dự toán chi phí<br /> <br /> Dự toán là một phần quan trọng trong quản lý tài chính dự án. Dự toán được sử dụng cho tất  <br /> cả  cac loai ho<br /> ́ ̣ ạt động, bao gồm lập ngân sách, dự  báo, lên kế hoạch nguồn lực và nhân sự. <br /> ̣ ̀ ̣ ự toán chi phí tất cả các nguồn lực sẽ được tính vao d<br /> Điêu quan trong la ban d<br /> ̀ ̀ ự án – bao gồm <br /> lao động, vật liệu và vật tư – cũng như chi phí dự phòng.<br /> Dự toán chi phí là môt b<br /> ̣ ản đánh giá xem mât bao nhiêu chi phí cho t<br /> ́ ất cả các nguồn lực cần  <br /> thiết để  hoàn thành dự  án. Ban cung co thê xac đinh va xem xet l<br /> ̣ ̃ ́ ̉ ́ ̣ ̀ ́ ựa chon chi phi thay thê va<br /> ̣ ́ ́ ̀ <br /> đưa vao d<br /> ̀ ự toan.<br /> ́<br /> Để xác định những chi phí cần dự toán, bạn có thể sử dụng nhiều đầu vào khác nhau, trong <br /> đó phổ  biến nhất là cấu trúc phân tách công việc (WBS). Đây là danh sách chi tiết tất cả <br /> những thứ  cần thiêt và nh<br /> ́ ững hoạt động cần thực hiện để  hoàn thành  dự  án. Tuyên bố  về <br /> phạm vi dự án cung có thông tin liên quan đ<br /> ̃ ến cac yêu c<br /> ́ ầu, hạn chế và giả định về nguồn lực  <br /> – có thể giúp bạn xác định lựa chọn chi phí thay thế nếu thích hợp.<br /> Để hoàn thành dự toán, bạn có thể sử dụng nhiều công cụ và kỹ thuật như:<br /> Dự  toán dựa vào các dự  án tương tự – Sử  dụng dữ  liệu từ  những dự  án trước để <br /> xây dựng dự toán chi phí cho dự án hiện tại. No giúp ích n<br /> ́ ếu bạn không co nhiêu thông<br /> ́ ̀  <br /> tin hoặc chi tiết về chi phí hiện tại. Ví dụ, xem xet các m<br /> ́ ục tương tự trong dự án trước,  <br /> thêm 5% lạm phát, bạn có thể đưa ra ước tính hợp lý.<br /> <br /> Dự  toán dựa vào chi phí nguồn lực – Thiết lập chi phí theo đơn vị  giờ  và tài liệu  <br /> bằng cách sử dụng những báo giá và tài liệu kế hoạch khác nhau mà bạn nhận được. Ví <br /> dụ, nếu chi phí nhân công cho một dự án xây dựng trung bình là 12$ mỗi giờ và bạn cần <br /> 10 người, mỗi người làm việc 160 giờ, thì bạn có thể   ước tính chi phí nhân công là <br /> 19.200$. Cộng thêm chi phí nguyên vật liệu sẽ  có được con số   ước tính cho dự  án xây  <br /> dựng.<br />  Dự  toán từ  dưới lên – Sử  dụng thành phần nhỏ  nhất trong cấu trúc phân tách công <br /> việc và ước tính chi phí của từng công việc. Sau đó, kết hợp chúng khi di chuyển lên các  <br /> cấp, từ đo xác đ<br /> ́ ịnh dự toán chi phí tổng thể. Ví dụ  về  xây dựng nêu trên, bạn cần phải  <br /> xây tường, thêm ống nước và điện, thêm cửa ra vào và cửa sổ, hoàn thiện sàn nhà và sơn.  <br /> Ước tính chi phí cho từng hạng mục và cộng chúng với nhau.<br /> <br /> Dự  toán theo tham số – Sử  dụng mối quan hệ thống kê giữa chi phí và môt sô tính<br /> ̣ ́  <br /> năng khác của hạng mục đang được  ước tính.  Diên tich<br /> ̣ ́  của tòa nhà hay sô t<br /> ́ ừ trên môṭ  <br /> trang giây, là nh<br /> ́ ưng ví d<br /> ̃ ụ về yếu tố được sử dụng để tạo lập dự toán chi phí. Nếu dự án <br /> xây dựng có diện tích là 800 Ft² và chi phí xây dựng và hoàn thành rơi vào khoảng $  <br /> 60/ Ft² thì tổng dự toán là $ 48.000.<br /> <br /> Phần mềm dự  toán – Nhiều chương trình quản lý dự  án có thể   ước tính cho bạn <br /> bằng cách sử dụng số liệu thống kê hoặc mô phỏng.<br /> <br /> Khi đã xác định dự toán chi phí hãy ghi lại thông tin và lập hồ sơ quá trình dự toán. Khi cung <br /> cấp chi tiết hỗ trợ, bạn có thể cần đưa vào:<br /> Mô tả hoạt động.<br /> <br /> Tài liệu về phương pháp và cach tính toán c<br /> ́ ủa bạn.<br /> <br /> Danh sách giả định và hạn chế.<br /> <br /> Phạm vi sai số trong ước tính của bạn.<br /> <br /> 2. Lập ngân sách chi phí<br /> <br /> Khi đã tổng hợp được dự toán chi phí, bạn có thể  chuẩn bị ngân sách. Đây là tài liệu có thể <br /> giúp bạn có được nguồn ngân sách cần thiết hoàn thành dự án. Có thể bạn sẽ phải dung<br /> ̀  ngân <br /> sách ban đầu, vì vậy tốt nhất nên xây dựng một khoản dự phòng cho những chi phí bất ngờ.<br /> Đường cơ sở chi phí cho thây ngân sách đã đ<br /> ́ ược phê duyệt và được sử dụng, so sánh và đối <br /> chiếu với chi phí thực tế  của dự  án theo thời gian. Đường cơ  sở  chi phí xác nhận xem liệu  <br /> cấu trúc chi phí dự án sẽ thế nào khi dự án ban đầu được thông qua. Sử dụng đường cơ  sở,  <br /> bạn có thể xác định xem liệu hiệu suất chi phí từ trước đến nay có nằm trong các thông số có  <br /> thể  chấp nhận được hay không. Khi dự  án tiến triển, chi phí được theo dõi dựa trên đương<br /> ̀  <br /> cơ sở và thay đổi được thể hiện liên quan đến đường cơ sở. Đường cơ sở là thước đo chính <br /> để  đánh giá hiệu suất, vì vậy nó vẫn duy trì ổn định và những thay đổi được phản ánh một  <br /> cách tương đối so với nó.<br /> Giữ  được môt m<br /> ̣ ưc cân b<br /> ́ ằng tốt rất quan trọng. Nếu  ngân sách quá cao, bạn có thể  không <br /> thành công trong việc đảm bảo ngân sách cho dự án. Nếu ngân sách qua thâp, b<br /> ́ ́ ạn có thể gặp <br /> nguy hiểm.<br /> Những công cụ sau sẽ giúp bạn chuẩn bị ngân sách hợp lý cho dự án của mình:<br /> Tổng hợp chi phí – Tổng hợp hoặc bổ sung số liệu trong dự toán chi phí hoạt động  <br /> để xác định ngân sách tổng thể. Ví dụ, để xây dựng khu vực hỗ trợ khách hang, c<br /> ̀ ần ước  <br /> tính thêm chi phí thuê không gian, tuyển dụng và đào tạo nhân viên hỗ trợ, mua và cài đặt <br /> thiết bị.<br /> <br /> Phân tích dự  phong<br /> ̀  – Xây dựng ngân sách dự  phòng – thêm một số  quỹ  bổ  sung –  <br /> ngoài ước tính chi phí hoạt động thực tế. Tài khoản dự trữ này sẽ giúp bạn đối phó với <br /> những thay đổi không năm trong kê hoach va không mong mu<br /> ̀ ́ ̣ ̀ ốn, nhưng cần thiết, tại một  <br /> số điểm trong suốt dự án.<br /> <br /> Dự  toan theo tham s<br /> ́ ố  – Sử  dụng những thông số  đã xác định từ  trước bô sung vao<br /> ̉ ̀ <br /> ngân sách. Ví dụ: dữ  liệu lịch sử  cho bạn biết trung bình dự  án trong tổ  chức sẽ  vượt <br /> ngân sách 4%. Nếu thêm 4%, có thể bạn sẽ cải thiện độ chính xác của tổng ngân sách.<br /> <br /> Dòng vốn giải ngân – Khi chuẩn bị  ngân sách, bạn cần nhận thức được dòng tiền  <br /> mặt dự kiến. Có thể bạn sẽ không nhận được tất cả tiền tư tr<br /> ̀ ươc, đ<br /> ́ ể chi tiêu bất cứ khi <br /> nào, mặc dù ban mu<br /> ̣ ốn. Bạn có thể sẽ phải dài ngân trong suốt thời gian của dự án. Điều  <br /> này nghĩa là cần xem xét dòng tiền mặt và điều chỉnh tiến độ  dự  án cho phù hợp. Ngân  <br />  sách được lên kế  hoạch tốt cần phải xem xét làm thế  nào và khi nào hoan thanh ch<br /> ̀ ̀ ứ <br /> không chỉ là tổng chi phí.<br /> <br /> Nhiều nhà quản lý dự  án sử  dụng đàm phán lại ngân sách nhăm tránh nh<br /> ̀ ững thay đổi lớn <br /> trong chi tiêu định kỳ của các quỹ dự án. Họ làm điều này bằng cách đối chiếu chi tiêu của  <br /> dự  án với giới hạn ngân quỹ  do khách hàng đặt ra. Đàm phán có thể  yêu cầu sửa đổi kế <br /> hoạch dự án để điều chỉnh chi tiêu; no ́ảnh hưởng đến việc phân bổ nguồn lực.<br /> Cần lưu ý rằng ngân sách tổng thể không chỉ thiết lập đường cơ sở chi phí cho dự án, mà còn  <br /> thiết lập kế hoạch ngân quỹ. Hãy nhớ đưa vao s<br /> ̀ ố tiền dự trữ trong từng khoản tăng vốn, do  <br /> cac yêu câu thay đ<br /> ́ ̀ ổi – và chi phí bất ngờ phát sinh.<br /> 3. Kiểm soát chi phí<br /> <br /> Mọi người có thể đến gặp bạn và yêu cầu thực hiện thay đổi hoặc bổ sung tính năng cho dự <br /> án. Nếu bạn đồng ý với những thay đổi đó vi no t<br /> ̀ ́ ốt, chứ không phải vì chúng bị bỏ qua trong  <br /> phạm vi đầu của dự án, thì ban s<br /> ̣ ẽ nhanh chóng vượt quá ngân sách.<br /> Yêu cầu thay đổi là một trong những lý do khiên ki<br /> ́ ểm soát chi phí quan trọng, nhưng có <br /> nhiều hoạt động khác là một phần của kiểm soát chi phí. Bao gồm giám sát chi tiêu thực tế <br /> và phân tích sự khác biệt giữa ngân sách và chi phí thực tế. Vì vậy, tạo và thiết lập hệ thống <br /> kiểm soát hiệu quả là rất quan trọng, từ đo ban có th<br /> ́ ̣ ể phản ứng với thay đổi một cách hợp lý  <br /> và thông báo sự thay đổi chi phí một cách kịp thời.<br /> Những yếu tố chính của kiểm soát chi phí bao gồm:<br /> Kiểm soát sự thay đổi – Đây là quy trình mô tả chi phí cơ sở có thể được đề xuất và <br /> thực hiện thay đôi thê nao. Nó v<br /> ̉ ́ ̀ ạch ra những thủ tục mà mọi người phải sử  dụng nếu  <br /> muốn yêu cầu thay đổi. Bao gồm những giấy tờ  họ  cần hoàn thành, yêu cầu thay đổi <br /> được theo dõi thế nào và quy trình phê duyệt mà họ có thể mong đợi.<br /> <br /> Nếu không có quy trình thay đổi rõ ràng, mọi người sẽ thường yêu cầu nhiều hơn từ dự án.  <br /> Nếu không có cách thức co c<br /> ́ ấu trúc để  đối phó với những yêu cầu này, chi phí sẽ  nhanh  <br /> chóng vượt quá ngân sách. Hãy lưu ý rằng quản lý chi phí dự  án không chỉ  là về  con số  mà  <br /> còn về quản lý phạm vi dự án và đối phó với con người. Hãy học cách vững vàng và nhận ra  <br /> thay đổi nao th<br /> ̀ ực sự cần thiết.<br /> Đo lường hiệu suất – Hoạt động này liên quan đến con số. Bạn cần đánh giá tầm <br /> quan trọng của sai số từ ngân sách cơ sở, cũng như nguyên nhân và hành động sửa chữa <br /> cần thiết. Viện Quản lý dự án đề xuất kỹ thuật giá trị thu được (earned value technique – <br /> EVT) được mô tả  trong PMBOK (Project Management Body of Knowledge – Hi ểu bi ết  <br /> về quản lý dự án).<br /> <br /> Có nhiều cách tính toán bạn có thể sử dụng:<br /> 1. Planned Value (PV): Giá trị  kế  hoạch  = ngân sach khi lên kê hoach cho môt hoat<br /> ́ ́ ̣ ̣ ̣ <br /> ̣ ̣ ̣ ̀ ́ ́ ̣<br /> đông hoăc môt phân câu truc phân chia công viêc.<br /> <br /> 2. Earned Value (EV): Giá trị  thực nhận = Sô tiên khi hoan thanh môt hoat đông hoăc<br /> ́ ̀ ̀ ̀ ̣ ̣ ̣ ̣  <br /> ̀ ̀ ̉ ́ ́ ̣<br /> thanh phân cua câu truc phân chia công viêc.<br /> <br /> 3. Actual Cost (AC): Chi phí thực tế = Tổng chi phí phát sinh để  hoàn thành một hoạt  <br /> <br /> động hoặc thành phần của Cấu trúc phân chia công việc.<br /> <br /> 4. Cost Variance: Biến động chi phí CV = EV – AC<br /> <br /> <br /> 5. Schedule Variance: Biến động lịch trình SV = EV – PV<br /> <br /> <br /> 6. Cost Performance Index: Chỉ  số  hiệu suất chi phí CPI  = EV/AC (chỉ  số  CPI