Tâm lý khoa học trong quản lý hành chính: Phần 2

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:110

Thêm vào BST

Báo xấu

12
lượt xem 9
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tiếp nội dung phần 1, Cuốn sách Khoa học tâm lý trong quản lý hành chính: Phần 2 cung cấp cho người đọc những kiến thức như: những đặc điểm tâm lý của người lãnh đạo, quản lý trong các cơ quan hành chính nhà nước; giao tiếp trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tâm lý khoa học trong quản lý hành chính: Phần 2

Chương III NH0NG ĐẶC DIỂM TÂM LÝ CỦA NGUdl LÃNH BẠỌ, QUẢN LÝ 1R0NG CÁC c o QUAN HANHc h ìn h n h à NUAr I. NGƯỜI LÃNH ĐẠO 1. Khái niệm người lãnh dạo Có n h iề u q u an niệm k h ác n h a u về người lâ n ầ đạo; Theo P au l E. S pector (2000), người lã n h đạo là người chỉ huy hoặc là ông chủ của n h ữ n g người k h ác. Người lã n h đạo là người có ản h hưởng đến người k h ác ở mức độ r ấ t lớn. Nepoléon Bonapare n h ấn m ạnh đến sự hỢp tác của những người dưối quyền như một yếu tô' quan trọ n g hàng đầu bảo đảm cho sự th à n h công, ô n g cho rằng; “Người lãnh đạo phải khắc sâu vào tâm hồn mọi ngưòi cái ý chí dù muôn hay không cũng phải hỢp tác vì sự thành công của tập thể và tín h chất trọng đại của công việc. Người lãnh đạo phải biết sử dụng ở mức độ cao n h ấ t nghệ th u ậ t thích * TS. Nguyễn Thị Vân Hương, ThS. Nguyễn Thị Hà, PGS.TS Vũ Duy Yên. ThS. Nguyễn Thị Yến biên soạn.
nghi, biết phối hỢp những khả năng thích hỢp vào những vị trí phù hỢp với khả năng của họ”. Trong cuốh Từ điển Tâm lý học (Dictionary of Psychology, 1968) J.p. Chaplin định nghĩa về người lãnh đạo như sau: “1) là người dẫn dắt, ngưòi định hướng và điểu khiển hành vi của người khác; 2) là người có những đặc điểm nổi bật về nhân cách và những phẩm chất khác bảo đảm cho sự lãnh đạo”. Từ điển Tâm lý học (1990) do các nhà tâm lý học xôviết biên soạn đã xác định khái niệm người lãnh đạo như sau: “Ngưòi lãnh đạo là thành viên của nhóm có quyền đưa ra những quyết định trong tình huống cần thiết. Nói cách khác, người lãnh đạo là cá nhân có quyền lực, đóng vai trò trung tâm trong tổ chức hoạt động chung và điều chỉnh các mối quan hệ tương hỗ của tổ chức”. Các nhà tâm lý học xôviết còn phân ra một số kiểu người lãnh đạo sau: - Theo nội dung hoạt động có ngưòi lãnh đạo định hướng và người lãnh đạo thực hiện. - Theo đặc điểm hoạt động có ngưòi lãnh đạo toàn diện và ngưòi lãnh đạo theo tình huống. - Theo định hưống hoạt động có người lãnh đạo thiên về tình cảm và ngưòi lãnh đạo thiên vể công việc. Trong cuốn sách Leaders, fools and impostors (1993), Manfred F.R. Kets De Vries cho rằng người lãnh đạo như tấm gương đốì vối người thừa hành. Các tác giả này cho rằng: Người ta có thể nhìn vào người lãnh đạo để đánh giá bản thân mình, từ đó có thể thay đổi suy nghĩ và hành vi của bản thân. Tấm gương của người lãnh đạo có thể trỏ 89
th à n h động lực p h át triển cho bản th â n những người dưới quyển. Sự khác n h au về quyền lực, uy tín, vị thế, sự tôn vinh, k h á t vọng... giữa người lãnh đạo và người thừa hành đã dẫn tối sự khác n h au về ản h hưỏng và sự phản chiếu trong tổ chức. Dưới góc độ tâm lý học, người lãnh đạo trong các cd quan h àn h chính n h à nưóc có một sô' đặc điểm sau: - Người lãn h đạo là người đứng đầu trong tổ chức có những ưu th ế nổi trội so với các thành viên khác (về uy tín cá nhân, vể náng lực, đạo đức...). - Người lãnh đạo là người được bầu cử hoặc bổ nhiệm. - Người lãnh đạo chịu sự chi phối m ạnh mẽ của yếu tố chính trị trong quan điểm, h àn h động. - Ngưòi lãnh đạo là ngưòi định hướng, xác định chiến lược, mục tiêu của tổ chức, chuyển những mục tiêu đó th à n h những mục tiêu, động lực, h àn h động cụ th ể của mỗi cán bộ, công chức. - Người lã n h đạo được pháp lu ậ t tra o cho những quyển h ạ n và nghĩa vụ n h ấ t địn h theo chức vụ m à ngưòi đó đảm nhiệm (thẩm quyền theo th ứ bậc tro n g hệ thống h àn h chính). - Người lã n h đạo có hệ th ông quyển h ạ n được thiết lập một cách chính thức để tác động đến n h ữ n g người dưới quyển. - NgUÒi lãnh đạo là ngưòi đại diện cho tổ chức trong quan hệ chính thức vối các tổ chức khác. - Người lãnh đạo phải chịu trách nhiệm trước lu ật pháp về tìn h hình thực hiện nhiệm vụ của tổ chức m ình (tuân th ủ pháp luật, chịu sự ràn g buộc của pháp luật), đê 90
ra các chuẩn mực, quy định, nguyên tắc bất thành văn... hưống các thành viên thực thi đúng pháp luật. 2. Sự khác biệt giữa người lãnh đạo và người quản lý Có nhiều quan niệm khác nhau khi đưa ra tiêu chí phân biệt sự khác nhau giữa người lãnh đạo và người quản lý. Theo John Kotter, về mặt hành vi, ngưòi lãnh đạo và ngưòi quản lý có những điểm khác nhau cơ bản sau: Thứ nhất: - Người lãnh đạo là ngưòi đê' ra chủ trương, đường lôi, sách lược, quyết định; - Người quản lý là ngưòi lập k ế hoạch, xác định ngân sách. Thứ hai: - Ngưòi lãnh đạo là người sắp xếp nhân sự trong tổ chức; - Người quản lý là người tổ chức, hiện thực hóa quyết định nhân sự của người lãnh đạo (đưa các thành viên vào các vỊ trí của họ). Thứ ba: - Người lãnh đạo là người thúc đẩy, tạo cảm hứng cho những người dưối quyền; - Người quản lý là người kiểm tra, giải quyết các vấn đề. Theo quan niệm của GS.TS. Vũ Dũng, người lãnh đạo và người quản lý khác nhau ỏ chỗ: - Thứ nhất, về số lượng. Trong một tổ chức số lượng người quản lý thường nhiều hơn những người lãnh đạo; - Thứ hai, về vỊ th ế và vai trò. Người lãnh đạo là người có vai trò quan trọng nhất, có vị thê cao và có phạm vi ảnh hưởng lớn trong tổ chức. 91
GS.TS. Vũ D ũng ví những người quản lý và lãnh đạo là hai hình vuông đồng tâm . H ình vuông ngoài là những người quản lý. H ình vuông nhỏ bên trong là những ngưòi lãnh đạo. Đồng tâm của hai hìn h vuông này th ể hiện họ cùng chung mục đích và đều là những người tổ chức hoạt động của tập thể. Vì vậy, nhà lãnh đạo và nhà quản lý không phải là một, mỗi ngưòi thực hiện các nhiệm vụ riêng của mình. Lãnh đạo là một p h ần trong vai trò quản lý nhưng không phải tấ t cả. Một n h à quản lý thường đưỢc coi là một nhà lãnh đạo nhưng một nhà lãnh đạo chưa h ẳn sẽ là một nhà quản lý. 3. Tính chất cơ bản trong hoạt động của ngưòi lãnh đạo, quản lý 3.1. Hoạt động quản lý là khoa học, nghệ thuật và là một nghề trong xã hội Hoạt động quản lý là khoa học: - H oạt động quản lý phải n h ận thức và vận dụng đúng quy luật khách quan, nắm vững đối tưỢng, có thông tin đầy đủ, chính xác, có khả năng thực hiện (tính khả thi); - Hoạt động quản lý phải tu â n theo các quy lu ậ t khách quan, phải dựa trên những phương pháp quản lý khoa học (là biện pháp quan sát vấn đê và xử lý vấn để của người lãnh đạo, quản lý trong hoạt động n h ận thức th ế giối và cải tạo thê giới) và trên những phương pháp quản lý cụ thể (diễn dịch, quy nạp, tổng hỢp, thống kê,...). 92
Hoạt động quản lý là nghệ thuật: Nghệ th u ật quản lý là kỹ năng lãnh đạo được xây dựng trên cơ sỏ tri thức và kinh nghiệm của ngưòi lãnh đạo, quản lý. Đó là nghệ th u ật hoàn thành công việc thông qua con ngưòi. Để thực hiện mục tiêu công tác, người lãnh đạo, quản lý khéo léo vận dụng quyền lực, ảnh hưỏng đến người bị lãnh đạo (vối những đặc điểm tâm lý phức tạp khác nhau) một cách có hiệu quả, điểu chỉnh các mốì quan hệ và mâu thuẫn; sử dụng các kỹ xảo, thủ th u ật và phương pháp đặc thù để cải biến hoàn toàn bên trong, bên ngoài của ngưòi lãnh đạo, quản lý. Đó là sự phản ánh tổng hỢp và thể hiện trong công tác về mặt tâm lý trí tuệ, học vấn, tài năng, tô' chất, tác phong, khí chất, cá tính, phẩm chất, sức ảnh hưởng, sức thu hút, kinh nghiệm của ngưòi lãnh đạo, quản lý. Nghệ thuật lãnh đạo thể hiện qua: - Không mô thức hóa, không có cách thức và quy định thông nhất. - Có tính tùy cơ và tính linh hoạt, có nghĩa là không phải vận dụng khoa học và phương pháp lãnh đạo một cách máy móc, giản đơn mà là dựa vào sự thay đổi của tình hình, vận dụng phương pháp lãnh đạo có tính linh hoạt, tính sáng tạo nhằm trúng vấn đề. - Có tính đặc th ù và tính ngẫu nhiên, nghệ thuật quản lý cụ thể, thông thường là phương pháp và thủ thuật đặc thù để giải quyết vấn đề trong điểu kiện đặc thù của người lãnh đạo, quản lý là đưa ra quyết định đối với vấn đề gặp phải trong một tình huống đặc biệt, ngẫu nhiên nào đó, có tính chất không thể mô phỏng được. 93
- ứ n g xử, xử lý theo tìn h huống, linh hoạt. - Biết dùng người đúng vị trí, phù hỢp với khả năng. H oạt động quản lý là m ột nghề trong xã hội: Nghề là m ột lĩnh vực h o ạt động lao động mà trong dó, nhò được đào tạo, con ngưòi có được nhũng tri thức, những kỹ năng để làm ra các loại sản phẩm v ật chất hay tinh th ầ n nào đó, đáp ứng được những n h u cầu của xã hội. H oạt động quản lý là một nghề trong xã hội được biểu hiện như sau: - Có đối tượng cụ thể; - Đòi hỏi có năng khiếu, say mê nghề nghiệp; - Có quá trìn h đào tạo, có tích lũy kin h nghiệm; - Sản phẩm của hoạt động quản lý là các quyết định, nó có ảnh hưởng và tác động tích cực (nếu đúng đắn) và tiêu cực (nếu sai) tối quá trìn h p h át triển xã hội. Nghệ th u ậ t lãnh đạo (quản lý) có quan hệ tỷ lệ thuận với hiệu quả l,ãnh đạo; nghệ th u ậ t lãnh đạo cao, hiệu quả sẽ lớn và ngược lại, thậm chí có lúc sẽ trở th à n h số âm. 3.2. Hoạt động quản lý là một hoạt động phúc tạp và có tính chuyên biệt Tính phức tạp của hoạt động quản lý được quy định bởi đặc điểm của đối tượng quản lý, bởi tính tổng hỢp của hoạt động quản lý công quy định. Do vậy, ngưòi lãnh đạo, quản lý trong các cơ quan h àn h chính nhà nưốc ngoài kiến thức chuyên môn sâu cần có kiến thức toàn diện về: kinh tế, tâm lý, xã hội... Tính chất chuyên biệt th ể hiện trong yêu cầu vê đào tạo ngưòi lãnh đạo, quản lý (phẩm chất, kiến thức, kỹ 94
năng...), vối kiến thức sâu, rộng và đặc biệt là quá trình tự đào tạo của mỗi nhà quản lý đóng vai trò rấ t quan trọng để phát triển. M ặt khác, nó còn thể hiện việc ngưòi lãnh đạo, quản lý đào tạo đội ngũ kê cận như phát hiện, bồi dưõng, đào tạo, đề bạt, sử dụng, thừa nhận nhân cách (năng lực) người khác. Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nưốc, người lãnh đạo, quản lý được nhân danh nhà nưốc và được sử dụng quyển lực nhà nước tương ứng vói chức vụ được giao. 3.3. Hoạt động quản lý là hoạt động gián tiếp Hoạt động quản lý không trực tiếp tạo ra của cải vật chất mà sản phẩm của nó được đánh giá qua sự phát triển của từng cá nhân, tập thể thông qua kết quả, hiệu quả hoạt động của tập thể do người đó phụ trách. Tính chất đặc thù trong lao động của người lãnh đạo, quản lý là giải quyết các nhiệm vụ về chính trị, kinh tế và xã hội chủ yếu thông qua công tác tổ chức bằng cách điểu khiển, tác động tới con người và tổ chức. 3.4. Hoạt động quản lý được tiến hành chủ yếu thông qua hoạt động giao tiếp (trực tiếp hay gián tiếp) Hoạt động giao tiếp có mặt ở tấ t cả các khâu của hoạt động quản lý thông qua lòi nói hoặc không bằng lòi nói, bằng văn bản hoặc thông qua ngưòi khác. 3.5. Hoạt dộng quản lý là một dạng hoạt động có tính sáng tạo cao Thực tiễn các tình huông quản lý rất đa dạng đòi hỏi 95
chủ th ể quản lý phải có năng lực sáng tạo, linh hoạt, không rập khuôn. Đây là điểu chủ yếu quyết định phương hướng tổ chức lao động và ra quyết định của người lãnh đạo, quản lý. 3.6. Hoạt động quản lý là hoạt động căng thẳng hay thay đổi. tiêu phí nhiều năng lutmg thẩn kính và súc /ục H oạt động quản lý đòi hỏi p h ải thường xuyên nắm bắt, theo dõi công việc, giải quyết nhiểu vấn để trong những điều kiện về thòi gian, không gian, thông tin eo hẹp, có nhiều vâ'n đề phải giải quyết trong cùng thòi gian, đòi hỏi phải th a y đổi tâm th ế và tư duy. Có những công việc phải suy nghĩ trong n h iều giờ, th ậm chí nhiều tháng, nhiều năm. Từ việc phân tích các đặc điểm của hoạt động quản lý có thể đi đến định nghĩa như sau: Hoạt động quản lý là sự tác động qua lại m ột cách tích cực giữa chủ th ể quản lý và đối tưỢng quản lý qua con đường tổ chức; là sự tác động điều khiển, điều chỉnh tâm lý và hành động của các đối tượng lãnh đạo, quản lý cùng hướng vào việc hoàn thành những m ục tiêu n h ấ t địn h của tập th ể và xã hội. 4. C á c dạng hoạt động co bản của ngưòi lãnh đạo, quản lý Các tính chất cơ bản của hoạt động quản lý có mối quan hệ ảnh hưởng quan trọng tới đặc điểm tâm lý của người lãnh đạo, quản lý. Các nhà tâm lý học q u ản lý đã đưa ra 4 đơn vị lý th u y ết quan trọng trong hoạt động của 96
ngưđi lãnh đạo, quản lý và các hoạt động này cùng VỞI cãc tính chất cơ bản của hoạt động quản lý sẽ có tác động không nhỏ tới tâm lý, hành động của ngưòi lãnh đạo, quản lý trong thực tiễn. Các hoạt động cơ bản đó bao gồm: hoạt động nhận thức, hoạt động ra quyết định, hoạt động tổ chức thực hiện và hoạt động kiểm tra, đánh giá. Mỗi hoạt động có những đặc điểm và sự tác động khác nhau tối tâm lý của ngưòi lãnh đạo, quản lý. 4.1. Hoạt động nhận thúc của người lãnh đạo, quản lý Nhận thức là hoạt động đầu tiên giữ vai trò quan trọng cho mọi hoạt động của ngưòi lãnh đạo, quản lý trong tổ chức. Thực chất hoạt động nhận thức của người lãnh đạo, quản lý trong tổ chức chính là quá trình thu thập, xử lý thông tin để giải quyết các vấn đề khác nhau trong tổ chức. Đồng thời, nó thể hiện khả năng tư duy, khả năng hoạch định của họ. Để hoạt động nhận thức được diễn ra khách quan, khoa học, người lãnh đạo, quản lý cần thực hiện các khâu cơ bản trong quá trình tư duy và kết thúc của hoạt động này là người lãnh đạo, quản lý đưa ra được một phương án tốì ưu nhất trong thời điểm hiện tại để ra quyết định. Quá trình của hoạt động nhận thức của ngưòi lãnh đạo, quản lý cũng phải tuân theo quy luật chung của tiến trình diễn biến của hoạt động tư duy như sau; Nhận thức vấn đề -> Xuất hiện các liên tưỏng Sàng lọc liên tưởng để hình thành nên giả thuyết Kiểm tra giả thuyết -> Chính xác hoá, nếu đã khẳng định giả thuyết thì đi vào giải quyết vấn đề, nếu phủ định giả 97
thuyết th ì b ắt đầu thực hiện các h àn h động tư duy mỏi. Đây là cấu trúc bên ngoài, còn nội dung bên trong là sụ vận động phức tạp của các h o ạt động n h ận thức được diễn ra một cách cơ động, liên tục đi từ cái đã biết đến những cái cần tìm , từ các sự kiện đến cái k h ái quát, các phán đoán - suy lý, các kết luận và quyết định quản lý. Như vậy, hoạt động nhận thức là tiền để quan trọng của hoạt động ra quyết định. Trong quá trìn h thực hiện hoạt động n h ận thức có thể sẽ có những tác động không nhỏ m ang tính chủ quan và khách quan tới tâm lý và ản h hưởng đến việc lựa chọn phương án của người lãnh đạo như: các kênh thông tin; ảnh hưởng của nhóm, tập thể, cấp trên...; các điều kiện để thực hiện trong thời điểm hiện tại (nhân lực, v ật lực, công tác phối hỢp...); phong cách điều h àn h của người lãnh đạo; tâm trạng, sức khỏe của người lãnh đạo; cách thức để đi đến việc lựa chọn phương án cuối cùng... 4.2. Hoạt dộng ra quyết định quản lý Ra quyết định quản lý được hiểu là kết quả cao nhất của hoạt động nhận thức, là phương án hỢp lý n h ấ t trong thời điếm và hoàn cảnh hiện tạ i được người lãnh đạo, quản lý lựa chọn. Ra quyết định là nhằm đưa đối tượng quản lý từ trạn g th á i n h ận thức này sang trạn g th á i khác phù hỢp với nhiệm vụ quản lý. Quyêt định quản lý là hình thức chủ yếu của h o ạt động quản lý. Nó thể hiện nội dung lao động, trìn h độ của người lãnh đạo, quản lý cũng như khả năng tác động hướng đích của họ tới những ngưòi thừ a hành, tối tập thể. Nó được coi 98
lá san phẫm nghiêm túc của hoạt động trí tuệ - tư duy sáng tạo và ý chí của người lãnh đạo. Những quyết định này sẽ có ảnh hưởng nhất định đến việc thực hiện kế hoạch, việc tổ chức, động viên và giáo dục mọi thành viên ở trong tổ chức. Vì vậy khi ra quyết định, ngưòi lãnh đạo cần có được sự nhạy bén, tính nguyên tắc, khả năng phân tích sâu sắc và toàn diện, khả năng dự báo... Những quyết định quản lý cũng sẽ đóng góp một phần đáng kể để tạo ra được những phẩm chất tâm lý nhất định cho chính nhân cách của người lãnh đạo, quản lý. Người lãnh đạo, quản lý có thể có các hình thức quyết định như: quyết định vê' nhân sự, về chuyên môn; quyết định mang tính chiến lược, quyết định mang tính chiến thuật... Các quyết định quản lý thường có những khía cạnh tâm lý sau đây: - Quyết định với tính c á c h là một quá trình: sự vận động từ chỗ không hiểu đến chỗ hiểu biết. Mỗi quyết định cụ thể nảy sinh trong quá trình tư duy tương quan vói những khả năng của chủ thể với tình huông được hình thành một cách cụ thể. Tư duy của ngưòi lãnh đạo, quản lý đưỢc phân biệt bởi độ sâu - kỹ năng nhìn thấy trước đưỢc những mốì liên hệ nhân - quả của những hiện tượng. Ngoài ra, nó còn được phân biệt bởi độ rộng - kỹ năng nhìn thấy những hiện tượng có liên quan vối nhau trong toàn bộ sự nhiều vẻ, đa dạng của hiện tưỢng. - Phần lốn các quyết định mang tính cá nhân, còn một sô" các quyết định mang tính tập thể - thể hiện trí tuệ, ý chí chung của một nhóm, tập thể ngưòi. 99
- Sự tác động qua lại của những người tham gia vào quá trìn h quyết định. - Sự tiếp n h ận quyết định bởi những người thừa hành. - Quyết định vối tín h cách là chương trìn h hoạt động của ngưòi th ừ a hành. - N hững hệ quả giáo dục của quyết định và ảnh hưởng đến các quá trìn h p h át triển xã hội. Những khía cạnh tâm lý như tư duy, xúc cảm, tình cảm, ý chí... đểu th am gia vào quá trìn h ra quyết định của người quản lý, cụ th ể với những đặc điểm sau: - Có những khác biệt cá n h ân của tư duy trong quá trìn h ra quyết định. Khi ra quyết định ngưòi lãnh đạo, quản lý đã nhìn thấy được cả quá trìn h vận động tiếp theo, do vậy, cần đánh giá đúng hàn h động của m ình để bô" trí con người và các nguồn lực khác một cách hỢp lý, giúp cấp dưới thực hiện tô"t quyết định của mình. Phải cân nhắc kỹ lưỡng các điều kiện, tình huông, hoàn cảnh, bảo đảm tín h lý luận đúng đắn của quyết định sẽ thông qua. - Xây dựng mối quan hệ qua lại trong nội bộ tập thể khi ra quyết định, bảo đảm sự thống n h ất tư tưởng và hành động khuyến khích sự đóng góp của từng người trong thực hiện quyết định. Phải tính đến k ế hoạch và đặc điểm công tác của người dưới quyền cũng như khả năng thực hiện của họ; hơn nữa còn phải tính đến cả đặc điểm tâm lý cá nhân của người dưới quyền (người thực hiện công việc). - Chú ý xem mọi người chấp n h ận quyết định như th ế nào? sẽ điểu hoà hoạt động của người dưới quyển ra sao? 100
- Việc thực hiện quyết định có ảnh hưởng gì đến trí tuệ, tình cảm và ý chí của người thừa hành như th ế nào? Phải tính đến hậu quả giáo dục của quyết định, tức là trong mọi trường hợp, hoàn cảnh, các quyết định của người lãnh đạo, quản lý bao hàm ý nghĩa giáo dục đôi vối người dưối quyền. Các yếu tô ảnh hưởng đến tính chất của việc ra các quyết định quản lý: - Diễn biến của tình huống quản lý và hoàn cảnh xảy ra. - Khả năng nhận thức tình huống của người lãnh đạo, quản lý. - Sự tác động tâm lý qua lại của những người cùng tham gia vào quá trình ra quyết định. - Đặc điểm tâm lý-cá nhân của người ra quyết định. Những điều kiện đ ể bảo đảm hiệu quả của quyết định: Quyết định không chỉ được dựa vào những luận cứ kinh tế, kỹ thuật, luật pháp... mà còn dựa vào những tiêu chuẩn tâm lý, đó là: - Phải làm cho ngưòi dưới quyền tin là quyết định thực sự có căn cứ. - Tính kịp thời của quyết định. - Tính đúng đắn và nghiêm minh của quyết định. - Tính khả thi của quyết định. Một số yếu tô' tâm lý - xã hội ảnh hưởng tiêu cực đến việc ra quyết định quản lý: Quá trình ra quyết định quản lý luôn bị ảnh hưởng bởi các yếu tô" tâm lý - xã hội, những khó khăn về mặt tâm lý, 101
mà việc khắc phục nó đòi hỏi n h à lãnh đạo, quản lý phải có đủ phẩm ch ất và ý chí cần thiết. Sau đây là một số yếu tố tâm lý - xã hội có th ể là những khó k h ăn về m ặt tâm lý mà ngưòi lãnh đạo, quản lý cần phải chú ý để vượt qua; - Do thiếu thông tin và gắn việc xử lý nó với lợi ích, giá trị của cá nhân hay của một nhóm ngưòi (thân quen...) nên ra quyết định không đúng đắn. ở đây, việc ra quyết định chủ yếu dựa trên cơ sở những biểu tưỢng, ý muốn của nhà lãnh đạo về sự vật khách quan chứ không phải trên cơ sở hiện thực khách quan về sự vật... - Quyết định nào cũng p h ải “tối ưu”, cái gì cũng muốn đạt được. Đây là quan niệm th iếu khoa học, thiếu thực tế và đôi khi làm cho quyết định bị chậm trễ. - Tâm lý tiểu nông còn tồn tạ i trong một bộ phận cán bộ, công chức như: đại khái, qua loa, không dám chịu trách nhiệm cá nhân, dựa dẫm, chủ nghĩa tìn h cảm: yêu nên tốt, ghét nên xấu. - Một bộ phận cán bộ, công chức háo danh, trấ n áp bằng quyển lực nên đưa ra những quyết định có tín h chất độc tài, làm cho cấp dưới sỢ hãi. - Ngại thay đổi, khả năng thích ứng h ạn chế nên khó bắt kịp với những tư tưởng đổi mới, những quyết định cải cách trong tổ chức. - Tâm lý chưa coi trọng việc truyền đạt quyết định quản lý hay thiêu khả năng truyền đạt quyết định quản lý. 4.3. Hoạt động tổ chức thục hiện quyết định Giá trị cơ bản của quyết định là nó sẽ đưỢc thực hiện một cách hợp lý trong thực tế. C hất lượng của h o ạt động 102
quản lý không thể chỉ ỏ chỗ chủ thể đã đề ra được bao nhiêu quyết định mà chủ yếu là họ đã lãnh đạo việc thực hiện nó có hiệu quả như thế nào theo thòi gian - không gian quản lý. Hoạt động này thực hiện nhiều chức năng có quan hệ m ật thiết với nhau như: - Làm khách quan hoá chưđng trình hoạt động có tính chất lý tưống được xây dựng trong đầu người lãnh đạo, quản lý. - Giúp người thừa hành luôn xác định đưỢc vai trò, nhiệm vụ cụ thể của bản thân. - Bảo đảm gây tác động quản lý đối với mọi ngưòi. Đẩy mạnh khả năng của từng ngưòi tập trung vào việc hoàn thành các nhiệm vụ đã đề ra. - Trong quá trình tổ chức thực hiện quyết định quản lý mới thực sự thấy hết được những thuận lợi, khó khàn của những ngưòi thực hiện. Vì vậy cần có phương án cụ the giúp cho những người thực hiện các phương tiện cần thiết và tạo điều kiện thuận lợi nâng cao hiệu quả lao động. - Việc tổ chức thực hiện quyết định quản lý còn làm tăng thêm đưỢc mối tưđng quan giữa kết quả lao động của người thực hiện với dự kiến ban đầu của người lãnh đạo, quản lý và giúp ngưòi lãnh đạo, quản lý điểu chỉnh những vấn đề cần thiết cho quá trình lao động. Việc tổ chức thực hiện quyết định quản lý được diễn ra rất đa dạng và phức tạp, theo tính chất của hoàn cảnh và tình huống quản lý. Song nó vẫn có thể bao gồm những công việc chính, cơ bản sau: 103
(1) Lựa chọn cá nhân/đơn vỊ/nhóm/địa phương thực hiện quyết định. Việc lựa chọn những con người phù hỢp vối việc thực hiện quyết định là r ấ t quan trọng. Vì vậy, ngưòi quản lý cần thực hiện có hiệu quả các h o ạt động tư duy quản lý để có th ể tiến h àn h “xếp đ ặ t người đúng việc” cho tấ t cả các quá trình thực hiện quyết định. Để có thể được người thừa hành vào đúng việc, đúng lúc, đúng chỗ, ngưòi lãnh đạo, quản lý cần phải chẩn đoán chính xác được tính chất của những phẩm chất và nàng lực của nhân viên đang th ừ a h àn h công vụ. Ngoài ra, cần chú ý đến sự tương hỢp về m ặt tâm lý giữa mọi người đang trực tiếp tiến h àn h thực hiện quyết định, c ầ n trá n h tình trạn g “trống đánh xuôi, kèn thổi ngược” giữa họ khi thực hiện các quyết định. (2) Truyền đạt nội dung đến các đốì tượng thực hiện. Việc truyền đạt quyết định được coi là một k h âu quan trọng nhất của việc thực hiện quyết định. Trong thực tế, một quyết định đúng đắn được đưa ra vẫn chưa thể góp phần tác động để cải tạo một cách cán bản tính chất của thực tại quản lý nếu nội dung của nó không được truyền đạt đầy đủ đến người thừa hành, hoặc làm cho họ hiểu sai, hiểu không đầy đủ, không đúng đắn và thờ ơ vối nội dung của nó. Bằng hoạt động tư duy quản lý, người lãn h đạo có thể tìm ra được những phương thức hỢp lý để tác động mạnh mẽ đến lý trí, tình cảm và ý chí của những người thừa hành qua các kênh thông tin xác định. Việc truyền đạt quyết định được hiểu là sự tác động qua lại yê m ặt tâm lý giữa chủ th ể quản lý với đối tượng 104
quản lý. Nhưng trong đó, sự tác động qua lại vể ý chí của thủ trưởng tới nhân viên sẽ luôn luôn được coi là một nhân tố tâm lý có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Vì vậy, người lãnh đạo phải suy nghĩ thận trọng, khôn khéo, tế nhị và có nghệ th u ậ t cao khi truyền đạt quyết định. Thực tiễn công tác cho thấy, nếu người lãnh đạo có khả năng truyền đạt thông tin tới mọi người một cách cô đọng, đơn giản, dễ hiểu và phù hỢp vối đặc điểm tâm lý của người thừa hành thì sẽ đem lại hiệu quả cao. Để truyền đạt quyết định quản lý có hiệu quả, kinh nghiệm cho thấy, ngưòi lãnh đạo, quản lý phải hình dung được toàn bộ những khâu, những công việc cần phải làm, phải thấy trước được những khó khăn mà người thực hiện sẽ gặp phải. Có như th ế trong quá trình truyền đạt quyết định quản lý, người lãnh đạo, quản lý mối đi sâu vào những vấn đề trọng tâm, thiết yếu và phù hỢp nhâ't. (3) Tổ chức triển khai thực hiện quyết định. Việc tổ chức thực hiện quyết định có thể được triển khai thí điểm hoặc đại trà, tổ chức thực hiện theo các mục tiêu, hạng mục hoặc các giai đoạn... Hoạt động này cần được gắn kết chặt chẽ với hoạt động kiểm tra để thấy đưỢc hiệu quả của quyết định trong từng khâu, từng giai đoạn... 4.4. Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện quyết định (1) Kiểm tra, đánh giá quá trình thực hiện quyết định. Kiểm tra giũ vị trí đặc biệt trong số nhiều biện pháp bảo đảm việc thực hiện quyết định có hiệu quả. Dù có kiểm tra vấn đề nào, dù ai là người tiến hành kiểm tra và 105
người đó có đ ặt ra cho m ình những nhiệm vụ cụ thể nào trong b ấ t cứ trường hỢp nào, th ì trưốc khi kiểm tra phải khái quát được tình hình thực sự của công việc. Vì vậy, cđ sở của sự kiểm tra bao giò cũng phải là h o ạt động nhận thức của những người tiến h àn h kiểm tra. N hững đặc điểm tâm lý của n h ận thức phụ thuộc rất nhiều vào tín h ch ất của khách th ể được nghiên cứu. Khi nghiên cứu những hiện tượng tự nhiên th ì cảm xúc của con người ít thấy hơn khi nghiên cứu những hiện tượng xã hội. Tương tự như vậy, khi nghiên cứu những hiện tượng trong quản lý hàn h chính n h à nưốc th ì để đạt được chân lý, trá n h được những định kiến, trá n h được sự chủ quan, áp đặt, duy ý chí là việc làm không dễ. Người lãnh đạo, quản lý khi ra những chỉ thị để thực thi những quyết định do m ình thông qua sẽ không thể nhìn thấy trưác được mọi việc trong quá trìn h thực hiện quyết định đó. Cho nên nếu không có những thông tin trở lại (thông tin ngược) cho người lãnh đạo, quản lý vể tiến trình thực hiện những nhiệm vụ đã đặt ra, thì người lãnh đạo, quản lý - vể thực chất, sẽ không có những khả năng để tác động đến tiến trìn h công việc. Tuy nhiên, nguồn thông tin đến vối ngưòi lãnh đạo, quản lý từ chính những người dưối quyển vẫn không thể đủ để giải quyết vấn để, bởi vì: - Người dư ớ i quyển trực tiếp th am gia giải quyết các vụ việc thì sự đánh giá chúng bao giò cũng có những nhân tô chủ quan. Ý kiến đánh giá của họ chỉ là sự tự đ án h giá công việc của bản th â n mình; còn đối với người lãnh đạo, quản lý điều chủ yêu là đánh giá khách quan tìn h hình thực tê của công việc. 106
- Người lãnh đạo, quản lý không chỉ cần những thông tin khách quan về công việc của mỗi bộ phận (tập thể), mà còn cần cả những thông tin so sánh về mức độ thâm nhập của quyết định vào các tập thể khác nhau. - ĐỐI vối ngưòi lãnh đạo, quản lý trong từng thòi gian khác nhau phải có những thông tin khác nhau. - Dù ngưòi dư ới quyền có cung cấp thông tin cho người lãnh đạo, quản lý một cách thường xuyên, khách quan và trung thực thì ngưòi lãnh đạo, quản lý vẫn không thể thiếu đưỢc những ấn tưỢng cá nhân, thiếu môi liên hệ sinh động, nhạy cảm với những người dưối quyền. Kiểm tra không những góp phần phát hiện một cách kịp thời những sai sót trong tiến trình thực hiện quyết định, mà còn có tác dụng giúp cho nhà lãnh đạo, quản lý có được thông tin cần thiết để tiến hành khắc phục nhanh chóng những sai lệch, những vấn đề cần điều chỉnh - bổ sung (yí dụ, những hạn chế trong nhân lực - vật lực - tài lực). Nếu quyết định không có tác dụng tích cực, ngưòi lãnh đạo, quản lý có thể và cần thay đổi hoặc bãi bỏ nó. Vì vậy, trong quá trình này cần tập trung vào việc phân tích các thông tin ngược, những ý kiến, dư luận, tâm trạng của nhóm trước tất cả những vấn đề của quyết định và việc thực hiện nó cũng như kinh nghiệm - bài học sẽ đưỢc rút ra từ đó, làm cơ sở thực tiễn cho việc thực hiện các quyết định sau này. Việc kiểm tra nếu đưỢc xây dựng trên cơ sở những điều kiện hiệu quả của tâm lý thì nó sẽ làm cho những người dưối quyền có ý muốn thực thi công việc một cách tận tâm hơn so vối những kích thích về mặt vật chất và tinh thần thông thường. Kiểm tra không phải chỉ để phát 107