intTypePromotion=1
ADSENSE

Tìm hiểu về Kỹ năng quản lý thời gian

Chia sẻ: Nguyen Lan | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:40

417
lượt xem
133
download
 
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Quản lý thời gian là một trong những kỹ năng quan trọng, để đạt được thành công. Vì những người quản lý thời gian hiệu quả sẽ có tư duy rành mạch hơn, rõ ràng hơn. Họ là những người sáng tạo hơn và làm việc tốt hơn, và giải quyết được nhiều vấn đề hơn. Ngoài việc phải lên kế hoạch, sắp xếp công việc ưu tiên, liệt kê các việc cần làm

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Tìm hiểu về Kỹ năng quản lý thời gian

  1. TR NG I H C AN GIANG D ÁN PHE Biên so n: Nguy n V! Thùy Chi $ng Anh Tài An Giang, tháng 01/2007
  2. M'C L'C PH)N M*T TH I GIAN & QU.N LÝ TH I GIAN..............................................................1 1. Giá tr5 c7a th9i gian .....................................................................................................................................1 2. B n ;ang s< d>ng th9i gian t?t nh@ thA nào? ...................................................................................1 3. Hãy phân tích cách b n ;ang s< d>ng th9i gian ..............................................................................3 4. Nguyên nhân dJn ;An viLc s< d>ng th9i gian ch@a t?t là gì?......................................................6 5. QuQn lý th9i gian ...........................................................................................................................................7 PH)N HAI XÁC UNH M'C TIÊU CWA CÔNG VIYC .........................................................8 1. Xác ;5nh m>c tiêu .........................................................................................................................................8 1.1 M c tiêu chính ................................................................................................................. 9 1.2 M c tiêu h tr ................................................................................................................ 9 1.3 M c tiêu nên có ............................................................................................................... 9 2. Nh\ng ;$c ;i]m c7a m>c tiêu................................................................................................................10 2.1. Rõ ràng .......................................................................................................................... 10 2.2. Phân chia th i gian th c hi n c th .............................................................................. 10 2.3. Phù h p kh$ n%ng c&a ng' i t( ch)c ho+c cá nhân -' c giao th c hi n m c tiêu....... 10 2.4. Quan tr1ng ..................................................................................................................... 10 2.5. Phù h p v4i -i m chung c&a t5p th ............................................................................. 10 2.6. Ph$i có thách th)c nh'ng ph$i kh$ thi........................................................................... 10 3. Phân lo i m>c tiêu ......................................................................................................................................11 4. S` ;?i ngh5ch gi\a tính cap bách và tbm quan trdng c7a công viLc (van ;g).....................13 5. Phân chia m>c tiêu thành nhigu công viLc c> th], có th] th`c hiLn ;@kc và xác ;5nh mmc ;n @u tiên ............................................................................................................................................14 6. TiAn hành công viLc ;] ; t ;@kc m>c tiêu........................................................................................18 TÓM TpT ....................................................................................................................................19
  3. PH)N BA CÔNG C' QU.N LÝ TH I GIAN .......................................................................20 1. r th5 quQn lý th9i gian ............................................................................................................................20 2. L5ch công viLc ...............................................................................................................................................23 PH)N BsN LÀM THu NÀO w Sx D'NG TH I GIAN HIYU QU.? 30 1. Làm viLc có ty chmc ....................................................................................................................................30 2. Lzp kA ho ch tr@|c ....................................................................................................................................30 3. BiAt rõ khi nào làm viLc hiLu quQ nhat ...............................................................................................30 4. Tzp tính k~ luzt ;?i v|i bQn thân .........................................................................................................31 5. Ghi l i nh\ng th•c m•c trong khi th`c hiLn và dành th9i gian trao ;yi ..............................31 6. S< d>ng nguyên t•c SMART..................................................................................................................31 7. ViLc hôm nay không ;] ngày mai .........................................................................................................33 8. Ki]m soát ;@kc nh\ng s` lãng phí c7a b n: tránh “nh\ng k‚ ;ánh c•p th9i gian” .......33 8.1. Thay -(i th) t 'u tiên công vi c do ph$i gi$i quy=t r&i ro .......................................... 33 8.2. >i n tho?i ...................................................................................................................... 33 8.3. Thi=u m c tiêu và th) t 'u tiên ................................................................................... 33 8.4. CA gBng quá nhiCu? ....................................................................................................... 34 8.5. Khách -=n th%m quá nhiCu ............................................................................................ 34 8.6. Phân quyCn không hi u qu$........................................................................................... 34 8.7. Bàn làm vi c lIn xIn..................................................................................................... 34 8.8. S chLn chM - gián -o?n ................................................................................................ 35 8.9. Không có kh$ n%ng “nói không” ................................................................................... 35 8.10. G+p gR - s lãng phí th i gian ....................................................................................... 35 9. Có th] l`c t?t .................................................................................................................................................35 TÓM TpT ....................................................................................................................................36
  4. K n ng qu n lý th i gian PH)N M*T TH I GIAN & QU.N LÝ TH I GIAN 1. Giá tr5 c7a th9i gian “N=u b?n muAn bi=t giá trW th i gian c&a mIt n%m, hãy hYi nhZng sinh viên n%m cuAi còn n môn h1c ph$i d k\ thi tAt nghi p n%m sau.” Câu tr$ l i s] là …? “Giá mà h_i -ó mình dành th i gian nhiCu han cho vi c h1c”, “b4c gì lúc -ó có th i gian dài han”, “Giá mà có th i gian nhiCu han “, … Th i gian là mIt khái ni m trMu t' ng, vô hình và không th nBm bBt -' c nh'ng nó l?i có tác -Ing chi phAi và $nh h'dng -=n m1i khía c?nh trong cuIc sAng c&a m i chúng ta. Th i gian là th) tài s$n, là ngu_n vAn quý báu và -Ic -áo mà m i ng' i -Cu -' c h'dng nh' nhau Theo quy lu5t t nhiên th i gian s] t -=n và -i mIt cách nhg nhàng nh'ng s] không bao gi quay trd l?i. Th i gian là ngu_n l c có gi4i h?n, không th làm m4i l?i -' c và chng không th mua hay thuê m'4n -' c c&a ng' i khác. MIt ki s' -ã tính -' c rjng v4i mIt thanh sBt n+ng 5kg, n=u làm -inh s] bán -' c 10 USD, n=u làm kim may s] bán -' c 300 USD còn n=u dùng làm nhZng cái lò xo -_ng h_ s] -em l?i 25.000 USD. Nh' v5y, cùng mIt l' ng nguyên li u -Lu vào nh'ng v4i nhZng -Lu ra khác nhau s] cho nhZng giá trW không giAng nhau. M i chúng ta -Cu có 86.400 giây/ngày, 365 ngày/n%m nh' nhau, tuy nhiên vi c sn d ng “nguyên li u” th i gian -ó nh' th= nào, dùng chúng - làm gì là tùy thuIc vào quy=t -Wnh c&a cá nhân m i ng' i. N=u b?n bi=t sn d ng th i gian tAt thì chBc chBn b?n s] -?t -' c nhiCu han nhZng gì mà b?n có th . 2. B n ;ang s< d>ng th9i gian t?t nh@ thA nào? B?n hãy hoàn thành tAt 10 câu hYi trBc nghi m d'4i -ây bjng cách khoanh tròn vào ô tr$ l i -úng nhot v4i vi c sn d ng th i gian c&a b?n, sau -ó hãy cIng các k=t qu$ l?i - có -' c mIt -áp án vC vi c sn d ng th i gian c&a cá nhân b?n. 1
  5. K n ng qu n lý th i gian B NS D NG TH I GIAN C A MÌNH CÓ T!T KHÔNG? TR. L I KuT CÂU H…I Th' ng Thpnh Ch'a QU. xuyên tho$ng bao gi 1. M i ngày b?n -Cu bY ra mIt kho$ng th i gian 3 2 1 nhot -Wnh - lên k= ho?ch làm vi c cho ngày mai 2. B?n s] gi$i quy=t nhZng von -C l4n tr'4c tiên 3 2 1 3. B?n có th hoàn thành m1i vi c trong k= ho?ch 3 2 1 hàng ngày 4. B?n có th ung dung hoàn thành công vi c -úng 3 2 1 th i h?n 5. Góc h1c t5p c&a b?n luôn ng%n nBp, g1n gàng 3 2 1 6. B?n có th tìm thoy nhZng tài li u -ã -' c cot 3 2 1 giZ lâu mIt cách nhanh chóng. 7. B?n có th' ng g+p khó kh%n trong vi c quy=t 3 2 1 -Wnh xem s] làm vi c gì k= ti=p 8. B?n -ã bao gi không kWp nIp bài t5p theo -úng 3 2 1 yêu cLu c&a giáo viên do có nhiCu gián -o?n 9. B?n có vMa %n vMa -1c sách, báo, … 3 2 1 10. B?n có th' ng xuyên chpnh l?i -_ng h_ -eo tay 3 2 1 và -_ng h_ treo t' ng - th i gian -' c chính xác Tyng s? ;i]m c7a b n 2
  6. K n ng qu n lý th i gian ÁP ÁN CHO VIYC Sx D'NG TH I GIAN CWA B N • i m c a b n t 27 n 30 i m. B?n rot giYi trong vi c sBp x=p và sn d ng th i gian , hi u qu$ h1c t5p và công vi c c&a b?n s] cao n=u b?n ti=p t c duy trì tAt thói quen sBp x=p và sn d ng th i gian, thành công chBc chBn s] njm trong tLm tay b?n. • i m c a b n t 24 n 26 i m. N%ng l c sBp x=p và sn d ng th i gian c&a b?n là khá tAt, n=u nh' b?n dành thêm th i gian quan tâm -Lu t' vào vi c sBp x=p và sn d ng th i gian c&a b?n h p lý han thì hi u qu$ h1c t5p và công vi c c&a b?n s] cao han. • i m c a b n t 10 n 23 i m. Kh$ n%ng sBp x=p và sn d ng th i gian c&a b?n hai kém. Hãy phân tích tp mp các nguyên nhân - có th sBp x=p và sn d ng th i gian h p lý han. 3. Hãy phân tích cách b n ;ang s< d>ng th9i gian N=u b?n là ng' i -ang sn d ng th i gian c&a mình ch'a tAt thì vi c -Lu tiên mà b?n nên làm là hãy cA gBng mô t$ l?i mIt cách chi ti=t và chính xác “bmc tranh” vC cách sn d ng th i gian c&a b?n. Hi n t?i, b?n -ang dành bao nhiêu th i gian trong ngày cho vi c h1c t5p? Nghe -i n tho?i? G+p gR b?n bè? Truy c5p Internet? >i mua sBm? >1c sách, báo, t?p chí? v.v… Vi c phân tích cách b?n phân phAi và sn d ng th i gian là gi$i pháp duy nhot giúp b?n bi=t mình -ang lãng phí th i gian vào nhZng vi c gì - có th phân b( l?i mIt cách hi u qu$ han. NHvT KÝ THxI GIAN Nh5t ký th i gian là mIt công c mà b?n sn d ng - ghi l?i cách b?n sn d ng th i gian cho nhZng công vi c c th . Nh5t ký th i gian s] giúp b?n có -' c cái nhìn t(ng quan vC hi n tr?ng vi c sn d ng th i gian c&a b?n và thông qua -ó b?n có th hi u -' c b?n -ang sn d ng th i gian nh' th= nào. MIt vài sinh viên sau khi th c hi n ghi nh5t ký th i gian -ã nói:”Bây gi thì tôi có th hi u phLn nào lý do t?i sao ch'a bao gi tôi có th i gian cho nhZng công vi c quan tr1ng, th5t -an gi$n vì tôi -ã phung phí th i gian quá nhiCu.” 3
  7. K n ng qu n lý th i gian V!y làm th nào l!p &'c nh!t ký th i gian? B?n s] l5p nh5t ký th i gian bjng cách chia ngày h1c t5p, làm vi c c&a b?n thành nhiCu phLn nhY kho$ng 30 phút. Có l] nên bBt -Lu tM th i -i m b?n bBt tay vào công vi c -Lu tiên và cho -=n khi b?n k=t thúc công vi c làm cuAi cùng trong ngày - nghp nghai. M{u nh5t ký th i gian d'4i -ây b?n có th tham kh$o cho lLn sn d ng -Lu tiên và có th chpnh sna cho phù h p v4i lWch trình làm vi c c&a b?n. Thm ……, ngày … tháng … n‡m ….. Th9i gian KAt quQ Th9i ;i]m Ho t ;nng s< d>ng ; t ;@kc 6.00 ……………………………………………… …………. …………………. 6.30 ……………………………………………… …………. ………………… 7.00 ……………………………………………… …………. ………………… 7.30 ……………………………………………… …………. ………………… 8.00 ……………………………………………… …………. ………………… 8.30 ……………………………………………… …………. ………………… …… ……………………………………………… …………. ………………… 11.30 ……………………………………………… …………. ………………… 12.00 ……………………………………………… …………. ………………… 13.00 ……………………………………………… …………. ………………… 13.30 ……………………………………………… …………. ………………… …….. ……………………………………………… …………. ………………… 19.30 ……………………………………………… …………. ………………… 20.00 ……………………………………………… …………. ………………… 20.30 ……………………………………………… …………. ………………… 21.00 ……………………………………………… …………. ………………… 21.30 ……………………………………………… …………. ………………… 22.00 ……………………………………………… …………. ………………… B'4c quan tr1ng ti=p theo là b?n cLn ph$i ghi nh5n chính xác b?n -ã sn d ng th i gian nh' th= nào, tuLn t theo th i gian tot c$ m1i ho?t -Ing trong ngày h1c t5p, làm vi c c&a b?n. Không chp nhZng vi c l4n, chi=m nhiCu th i gian hay -ã -' c lên lWch sBp -+t tr'4c nh' lên l4p, h1p nhóm, -i h1c thêm hay -i làm thêm … mà c$ nhZng vi c nhY nh'ng chng chi=m mIt khAi l' ng th i gian trong ngày làm vi c c&a chúng ta nh' -i ch , nou cam, -i mua -_ cùng b?n hay ng_i tán g{u v4i b?n bè … B n c+n ph i ghi nh!t ký th i gian bao lâu? > có th phân tích vi c sn d ng th i gian b?n ph$i ghi nh5t ký th i gian ít nhot là 3 ngày, k=t qu$ phân tích s] tAt han n=u b?n có th ghi nh5t ký th i gian trong vòng 1 tuLn. 4
  8. K n ng qu n lý th i gian PHÂN TÍCH NHvT KÝ THxI GIAN Công vi c phân tích th i gian bao g_m 2 b'4c: • Phân lo?i các công vi c thành các nhóm công vi c • Nh5n -Wnh cách phân b( th i gian Vi c phân lo?i công vi c thành các nhóm công vi c d a theo b$n chot c&a công vi c. Thông th' ng b?n nên phân thành 3 nhóm công vi c nh' sau: • Nhóm 1: Bao g_m nhZng công vi c ph c v nhu cLu cá nhân nh' v sinh cá nhân, %n uAng, gi+t quLn áo, &i -_ v.v …. • Nhóm 2: Bao g_m nhZng công vi c liên quan, ph c v cho vi c h1c t5p, công tác • Nhóm 3: Bao g_m nhZng công vi c b?n dành cho xã hIi, nhZng công vi c liên quan -=n gia -ình và sd thích c&a b?n. Sau khi hoàn thành vi c phân lo?i công vi c vào các nhóm 1 – 2 – 3, b?n s] tính t• l phLn tr%m th i gian c&a m i nhóm công vi c. S] là lý t'dng n=u b?n dành kho$ng 25% th i gian cho nhóm công vi c sA 1, 50% cho nhóm công vi c sA 2 và 25% th i gian còn l?i cho nhóm công vi c sA 3. Còn b?n, sau khi phân nhóm công vi c thì t• l phLn tr%m th i gian c&a m i nhóm công vi c c&a cá nhân b?n là bao nhiêu ? Nhóm 1 – NhZng công vi c ph c v nhu cLu cá nhân ………….. ……………….% Nhóm 2 – NhZng công vi c liên quan ph c v cho vi c h1c t5p, công tác ……….% Nhóm 3 – NhZng công vi c xã hIi, gia -ình và sd thích c&a b?n …………………% Hãy dành 1 phút - v] bi u -_ phân bA th i gian c&a b?n và so sánh nó v4i bi u -_ th i gian lý t'dng và ghi l?i nh5n xét c&a b?n ………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………….. Bi]u ;r phân b? th9i gian lý t@ˆng Bi]u ;r phân b? th9i gian c7a b n Nhóm công Nhóm công vi c s 1 vi c s 1 25% … … ...% Nhóm công Nhóm công vi c s 3 vi c s 3 25% … … ...% Nhóm công Nhóm công vi c s 2 vi c s 2 50% … … ...% 5
  9. K n ng qu n lý th i gian Vi c nh5n -Wnh -' c cách b?n -ã phân b( th i gian c&a mình có th -' c th c hi n thông qua vi c tr$ l i mIt sA câu hYi nh': • B?n -ang dành th i gian nhiCu nhot cho nhóm công vi c nào? • Bao nhiêu th i gian -' c b?n dành cho vi c h1c t5p? • B?n có -ang nh5n quá nhiCu công vi c so v4i kh$ n%ng c&a b?n? • Bao nhiêu % th i gian c&a b?n -ã bW “-ánh cBp” vào nhZng vi c không ph$i là c&a b?n ho+c không th c s cLn -=n s có m+t c&a b?n? • Vi c sn d ng th i gian -ã phù h p v4i m c tiêu c&a b?n trong giai -o?n hi n t?i? >=n -ây thì b?n -ã có th -'a ra -' c k=t lu5n cho vi c phân tích cách sn d ng th i gian c&a chính mình. Hãy dành 5 phút - suy ngh• và ghi l?i nhZng k=t lu5n c&a b?n. ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ 4. Nguyên nhân dJn ;An viLc s< d>ng th9i gian ch@a t?t là gì? Theo b?n, có nhZng nguyên nhân nào khi=n b?n -ang sn d ng th i gian ch'a tAt. Hãy suy ngh• và ghi l?i kho$ng 3 – 5 nguyên nhân chính. ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ Có th có rot nhiCu nguyên nhân khi=n b?n sn d ng th i gian ch'a tAt, nh'ng ch& y=u có th k -=n nhZng nguyên nhân chính nh' • Thi u các &u tiên / m1c tiêu: >ây có l] là nguyên nhân gây lãng phí th i gian quan tr1ng nhot. Nó $nh h'dng -=n tot c$ chúng ta c$ vC ph'ang di n nghC nghi p l{n cá nhân. NhZng ng' i hoàn thành hLu h=t nhZng công vi c trong mIt ngày bi=t chính xác h1 muAn hoàn thành cái gì. Không may là quá nhiCu ng' i trong chúng ta ngh• rjng m c -ích và m c tiêu là von -C c&a n%m ch) không ph$i mAi quan tâm hàng ngày. Chúng ta dành quá nhiCu th i gian cho nhZng vi c nhY mà không t5p trung vào nhZng vi c quan tr1ng cho công vi c và cuIc sAng c&a mình. • Khách không m i: Ba tM ch=t chóc nhot có th c'4p -i th i gian c&a b?n là “Có r$nh không”. Th& ph?m d -ây là ai? b?n h1c, b?n ký túc xá, b?n ch, … • i4n tho i – Internet: >ây là ph'ang ti n thông tin tuy t v i nhot nh'ng chng có th là k‚ thù l4n nhot -Ai v4i s hi u qu$ n=u b?n không bi=t cách ki m soát vi c sn d ng nó. 6
  10. K n ng qu n lý th i gian • Không có kh n ng nói “không”: N=u ng' i ta có th d_n công vi c ho+c von -C lên vai b?n thì h1 s] làm -oy. MIt sA ng' i hay bW c%ng thƒng vì thi=u ki n%ng “nói không” do s làm ng' i khác ph5t ý. • Góc h=c t!p b a b>n: Hãy nhìn l?i bàn h1c c&a mình. N=u b?n nhìn thoy ít han 80% di n tích c&a nó thì có th b?n -ang v'4ng vào mAi “c%ng thƒng bàn gioy”. Góc h1c t5p c&a nhZng sinh viên thành công luôn ng%n nBp, g1n gàng và s?ch s]. • Trì hoãn: >ây là k‚ cBp th i gian l4n nhot, không ph$i là ra quy=t -Wnh mà là tránh né ra quy=t -Wnh. B?n có th t%ng -áng k qui th i gian hi u qu$ bjng cách gi$m b4t chLn chM. • …… … 5. QuQn lý th9i gian NhZng ng' i thành công nhot th= gi4i có -i m gì chung? H1 -Cu là nhZng chuyên gia vC qu$n lý th i gian! B?n không th th c s thành công cho -=n khi b?n bi=t cách qu$n lý th i gian thích h p. B?n hi u “Qu$n lý th i gian” ngh•a là gì? Hãy dành mIt vài phút - suy ngh• và ghi l?i cách b?n hi u vC qu$n lý th i gian. ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... Có nhiCu cách hi u vC khái ni m “Qu$n lý th i gian” nh': • T5p trung dành nhiCu th i gian vào nhZng vi c quan tr1ng • Quy=t -Wnh sn d ng th i gian mIt cách tAt nhot • Làm -' c nhiCu vi c han trong mIt kho$ng th i gian nhot -Wnh • Không lãng phí th i gian vào nhZng vi c không liên quan • Ki m soát th i gian -' c tAt han. • Tránh -' c vi c vIi vã hoàn thành công vi c vào phút cuAi. Tot c$ nhZng cách hi u trên vC qu$n lý th i gian -Cu -úng và chúng ta có th -'a ra mIt cách hi u chung cho khái ni m Qu$n lý th i gian nh' sau: QuQn lý th9i gian có ngh‰a ki]m soát t?t hŠn cách b n s< d>ng th9i gian và ;@a ra nh\ng quyAt ;5nh sáng su?t vg cách b n s< d>ng nó. 7
  11. K n ng qu n lý th i gian PH)N HAI XÁC UNH M'C TIÊU CWA CÔNG VIYC M c tiêu là -ích -=n c&a mIt công vi c hay mIt von -C cLn th c hi n. Vi c xác -Wnh m c tiêu trong công vi c s] giúp chúng ta xem xét và th c hi n công vi c c&a mình mIt cách logic, và -?t hi u qu$ cao. Vì v5y, chúng ta s] ti=t ki m th i gian trong quá trình th c hi n công vi c -ó. B?n không th quy=t -Wnh ph$i làm gì hôm nay n=u không bi=t mình muAn -?t -' c -iCu gì vào ngày mai. M1i k= ho?ch hoàn thi n vi c sn d ng th i gian -Cu ph thuIc vào vi c b?n hi u rõ các m c tiêu c&a chính mình.1 1. Xác ;5nh m>c tiêu Ch?y -ua v4i th i gian? Xác -Wnh m c tiêu trong công vi c là vi c xác -Wnh k=t qu$ cLn -?t -' c khi ti=n hành th c hi n mIt công vi c v4i mIt giá trW hay m)c ý ngh•a nào -ó. Xác -Wnh m c tiêu nhjm: T5p trung cho công vi c quan tr1ng nhot, xác -Wnh -' c ph'ang h'4ng làm vi c, ít tAn th i gian cho nhZng vi c không quan tr1ng, h?n ch= vi c lãng phí th i gian. Do v5y, b'4c -Lu tiên khi ti=n hành công vi c là chúng ta cLn ph$i xác -Wnh m c tiêu c th cLn -?t -' c khi hoàn tot công vi c -ó. Qua -ó s] giúp chúng ta: - T5p trung vào vi c gi$i quy=t von -C chính - Xác -Wnh -' c các b'4c th c hi n hay nhZng gi$i pháp c th khi ti=n hành th c thi công vi c - T5p trung gi$i quy=t nhZng công vi c quan tr1ng, h?n ch= bW phân tán vào nhZng công vi c không quan tr1ng - T?o -Ing l c phon -ou - Ti=t ki m th i gian - Gi$i quy=t -' c von -C, -?t -' c hi u qu$ cao, -?t -' c s hài lòng giZa các thành viên trong nhóm hay trong t( ch)c. M i công vi c khác nhau s] có các m c tiêu t'ang )ng khác nhau, nên giá trW mong - i -?t -' c chng s] khác nhau. Vi c th c hi n tMng m c tiêu c th -òi hYi cLn có kho$ng th i gian c th - -?t -' c. Vì v5y, m c tiêu có th -?t -' c trong kho$ng th i gian ngBn hay trong th i gian dài tùy thuIc vào tính chot và tLm quan tr1ng c&a công vi c cLn gi$i quy=t. Và trong quá trình th c hi n mIt công vi c, ng' i ta th' ng chia m c tiêu thành m1c tiêu chính, m1c tiêu hB tr' (m c tiêu ph ) và m1c tiêu nên có. 1 Biên dWch Lê Tuyên. Qu n lý th i gian. 2004. TP. H_ Chí Minh: NXB Tr‚ 8
  12. K n ng qu n lý th i gian 1.1 M c tiêu chính M c tiêu chính là m c tiêu có tính quy=t -Wnh -Ai v4i s thành công c&a công vi c mà chúng ta th c hi n. N=u m c tiêu này bW trì hoãn hay bW l ch h'4ng trong quá trình th c hi n thì công vi c c&a b?n không th -?t -' c giá trW mong muAn ho+c không -?t -' c hi u qu$ cao nh' -ã -C ra. Nên m c tiêu chính là m c tiêu ph$i -?t -' c trong quá trình th c thi công vi c c&a b?n. Ví d : - >Ai v4i sinh viên nói chung, m c tiêu chính là ph$i -?t -' c v%n bjng tAt nghi p -?i h1c sau 4 n%m h1c. - >Ai v4i các doanh nghi p nói chung, m c tiêu chính là tAi -a hóa l i nhu5n - M c tiêu chính c&a các Giám -Ac là hoàn thành k= ho?ch v4i k=t qu$ cao nhot. - ….. 1.2 M c tiêu h tr M c tiêu h tr là các m c tiêu góp phLn h tr vi c th c hi n m tiêu chính. NhZng m c tiêu này chng quan tr1ng nh'ng th' ng -' c th c hi n trong dài h?n. Các m c tiêu h tr là cLu nAi - -?t -' c m c tiêu chính. Ví d : - >Ai v4i sinh viên nói chung, m c tiêu chính là ph$i -?t -' c v%n bjng tAt nghi p -?i h1c sau 4 n%m h1c. Các m c tiêu ph là ph$i hoàn thành tAt các k\ thi h1c k\, n( l c han nZa trong h1c t5p,… - >Ai v4i các doanh nghi p nói chung, m c tiêu chính là tAi -a hóa l i nhu5n, các m c tiêu ph có th là n( l c ti=t ki m chi phí, n( l c các h1at -Ing xúc ti=n bán hàng,… - M c tiêu chính c&a các Giám -Ac là hoàn thành k= ho?ch v4i k=t qu$ cao nhot, m c tiêu h tr có th là vi c tuy n -' c các Tr'dng phòng giYi, huon luy n nghi p v cho các nhân viên - góp phLn -?t -' c m c tiêu chính. - ……… 1.3 M c tiêu nên có M1c tiêu nên có là m c tiêu nhjm h tr cho vi n th c hi n m c tiêu chính tAt han. Do v5y, n=u có các m1c tiêu nên có thì nó s] h tr tAt han cho các m c tiêu chính m+c dù s] phát sinh thêm thêm chi phí. Tuy nhiên, n=u không có nhZng m c tiêu này thì chúng ta v{n th c hi n -' c m c tiêu chính. Ví d : - Trong các doanh nghi p thì m1c tiêu nên có th' ng là các trang thi=t bW hay v%n phòng làm vi c, vì n=u có -Ly -& các trang thi=t bW làm vi c hi n -?i s] giúp cho các nhân viên làm vi c v4i hi u suot cao han, và n=u v%n phòng làm vi c thông thoáng và tho$i mái s] t?o bLu không khí tAt cho nhân viên làm vi c - M1c tiêu nên có -Ai v4i sinh viên có th là h thAng th' vi n -Ly -& các lo?i sách và sA l' ng nhiCu, sinh viên có -iCu ki n ti=p c5n th c ti‰n và )ng d ng lý thuy=t vào th c ti‰n th' ng xuyên han - ……… 9
  13. K n ng qu n lý th i gian 2. Nh\ng ;$c ;i]m c7a m>c tiêu Thông th' ng m c tiêu có nhZng -+c -i m sau -ây: 2.1. Rõ ràng N=u m c tiêu không rõ ràng s] làm b?n mot nhiCu th i gian. Vì v5y m c tiêu rõ ràng s] giúp b?n th c hi n tAt công vi c -' c giao. >+c bi t, khi b?n muAn ng' i khác giúp mình th c hi n mIt công vi c nào -ó, b?n ph$i cho h1 bi=t rõ m c tiêu chng nh' th i gian - hoàn thành công vi c -ó. 2.2. Phân chia th i gian th c hi n c th Khi nào s] hoàn thành -' c m c tiêu này? Vi c xác -Wnh -' c th i gian th c hi n mIt công vi c s] giúp b?n tránh -' c vi c mot th i gian -Lu t' cho công vi c khác nh'ng không góp phLn hoàn thành m c tiêu c&a mình. 2.3. Phù h p kh$ n%ng c&a ng' i t( ch)c ho+c cá nhân -' c giao th c hi n m c tiêu >iCu này s] khuy=n khích b?n n( l c th c hi n m c tiêu hay nhi m v -' c giao. N=u m c tiêu v' t ngoài kh$ n%ng c&a b?n s] khi=n cho b?n n$n chí trong vi c th c hi n m c tiêu -ã giao, t?o tâm lý không tAt trong khi th c hi n công vi c và gây nên s)c \. 2.4. Quan tr1ng Vi c xác -Wnh m c tiêu -?t -' c cLn ph$i gBn liCn v4i mIt m)c ý ngh•a hay tLm quan tr1ng nào -ó. >iCu này s] giúp b?n thoy hãnh di n han khi hoàn thành m c tiêu này và nó s] t?o -Ing l c, kích thích b?n n( l c làm vi c tAt han trong th i gian t4i. Ng' c l?i, n=u m c tiêu b?n nêu ra không có ý ngh•a hay tLm quan tr1ng gì s] làm cho b?n chán n$n khi th c hi n và th' ng s] xuot hi n câu hYi: “Th c hi n vi c này - làm gì?” hay “T?i sao ph$i th c hi n vi c này, trong khi vi c làm này không có ý ngh•a gì c$?”,… nh' v5y k=t qu$ -?t -' c s] không cao ho+c b?n s] không bao gi -?t -' c m c tiêu -ã -C ra. 2.5. Phù h p v4i -i m chung c&a t5p th Trong cuIc sAng b?n không th tách khYi cIng -_ng, t5p th hay mIt nhóm -ang sAng xung quanh b?n. Do v5y m c tiêu mà b?n xác -Wnh hay -C ra ph$i phù h p v4i nhZng -+c -i m chung c&a t5p th - có s &ng hI c( vh c&a t5p th , t?o -Ing l c cho b?n hoàn thành m c tiêu mIt cách tAt nhot. N=u m c tiêu c&a b?n tách r i ho+c -i ng' c l?i v4i l i ích c&a t5p th thì b?n s] bW cô l5p ho+c b?n s] -Ai m+t v4i làn sóng ph$n -Ai b?n mIt cách m?nh m] nên b?n khó có th -?t -' c m c tiêu -ã -C ra. 2.6. Ph$i có thách th)c nh'ng ph$i kh$ thi Khi b?n -+t ra m c tiêu nào -ó thì nó luôn -òi hYi b?n ph$i n( l c nhiCu han - -?t -' c m c tiêu -ã -C ra. Tuy nhiên, nó ph$i phù h p th c ti‰n và kh$ n%ng c&a b?n (b?n có th th c hi n -' c). N=u m c tiêu quá xa r i th c ti‰n, v' t quá kh$ n%ng c&a b?n thì cho dù b?n có n( l c -=n -âu chng không th -?t -' c m c tiêu -ó. Nh' v5y, v4i nhZng -+c -i m trên s] giúp b?n -+t m c tiêu phù h p v4i b$n thân và có tính thách th)c, t?o -Ing l c - b?n phon -ou vu t qua khó kh%n - -=n -ích cuAi cùng. 10
  14. K n ng qu n lý th i gian 3. Phân lo i m>c tiêu Khi b?n cLn -?t -' c mIt -iCu mong muAn trong t'ang lai, b?n ph$i -+t cho mình nhZng m c tiêu nhot -Wnh, xác -Wnh -âu là m1c tiêu chính, m1c tiêu hB tr' và m1c tiêu nên có. Sau khi xác -Wnh -' c các m c tiêu, b?n cLn '4c l' ng th i gian th c hi n c&a tMng m c tiêu c th - xác -Wnh -' c th i gian hoàn thành tMng m c tiêu -ó. Bên c?nh -ó, b?n cLn xem xét l?i nhZng ho?t -Ing trong nhZng ngày tr'4c -ây - xác -Wnh -' c Phân lo?i m c tiêu ra sao? nhZng y=u tA nào chi phAi th i gian c&a b?n nhiCu nhot, tM -ó b?n s] có s -iCu chpnh phù h p - t5p trung gi$i quy=t nhZng von -C chính, quan tr1ng góp phLn hoàn thành m c tiêu. Ví d 1: XÁC UNH M‹C U TIÊN CHO CÔNG VIYC CWA B N2 M>c tiêu Mmc @u tiên Di n giQi >?t -' c 500,000USD 'u tiên tài Chính CLn thi=t - md rIng sang -Wa -i m th) tr bên ngoài cho nhZng kho$n m c hai. Cna hàng không th phát tri n mà có th chop nh5n -' c không có -?i lý th) hai Doanh thu hàng n%m tM các ca sd Chính Trong bAn n%m ho?t -Ing là 6 tri u USD và l i nhu5n sau thu= là 700,000USD >ào t?o David - anh ta có th -$m H tr Trong n%m t4i. Tôi không th md cna trách các ho?t -Ing d cna hàng th) hàng th) hai cho -=n khi David sŠn nhot sàng -$m trách vi c qu$n lý cna hàng th) nhot Phát tri n dây chuyCn cung )ng có H tr Có kh$ n%ng cBt gi$m chi phí hàng hóa chi phí thop và -úng hgn và chi phí hàng t_n 600,000USD hàng n%m C$i thi n ch'ang trình l i ích s)c Nên có NhZng l i ích cho s)c khYe c&a chúng khYe mà không thêm nhiCu chi phí ta còn ít c?nh tranh so v4i nhZng nhà bán l‚ khu v c khác Nâng cop h thAng k= toán Nên có MIt h thAng tAt han s] ti=t ki m th i gian và cho nhiCu thông tin kWp th i - ra quy=t -Wnh và ki m soát Phát tri n website th'ang m?i -i n H tr Ph'ang án tAt nhot - t%ng doanh thu tn mà không cLn ph$i thêm di n tích sàn 2 Biên dWch: Bích Nga, Ton Ph'4c và Ph?m ThW Sáu. CŒm nang kinh doanh Harvard (Harvard Business Essentials): Qu n lý th i gian (Time management). 2006. TP. H_ Chí Minh: NXB T(ng H p 11
  15. K n ng qu n lý th i gian Ví d 2: XÁC UNH M‹C U TIÊN CHO CÔNG VIYC CWA B N: “Ph$i -?t -' c lo?i khá trong h1c k\ này” M>c tiêu Mmc @u tiên Di n giQi Xác -Wnh ph'ang pháp h1c t5p Chính Nh4 lâu, có ki=n th)c chuyên môn sâu -úng -Bn (tham gia h1c nhóm, (có nhZng bài t5p hay tình huAng khó, th' ng xuyên -+t câu hYi -Ai v4i tôi cLn có s giúp -R ho+c trao -(i v4i thLy cô và b?n bè n=u tôi ch'a hi u b?n bè - hi u von -C rõ han, không t?o rõ von -C,…) các l h(ng tri th)c,…) CLn cù, siêng n%ng Chính Dành nhiCu th i gian - h1c t5p, nghiên c)u chuyên môn và các l•nh v c khác Có trang thi=t bW, ph'ang ti n ph c H tr Nâng cao tri th)c, ti=p c5n th c ti‰n và v vi c h1c t5p (th' vi n, d ng c thu th5p -' c nhiCu dZ li u ho+c s thí nghi m, sách, báo, internet, TV, ki=n - d{n ch)ng, ch)ng minh cho máy tính,… nhZng phát bi u ho+c bài vi=t c&a tôi Tham gia các ho?t -Ing th thao Nên có M i ngày dành 60 phút vào bu(i chiCu, tM 16h30 -=n 17h30 ho+c 17h00 -=n 18h00 Tham gia các hình th)c gi$i trí khác Nên có Thpnh tho$ng tham gia các ho?t -Ing ngoài tr i: picnic, dã ngo?i, hay xem bi u di‰n v%n ngh ,… Qua -ó cho thoy, vi c phân lo?i -úng các lo?i m c tiêu s] giúp b?n -?t -' c -iCu mong muAn v4i k=t qu$ tAt và ti=t ki m -' c th i gian. Tuy nhiên, m c tiêu th' ng là nhZng công vi c hay von -C mà b?n s] -?t -' c trong t'ang lai (ngBn h?n ho+c dài h?n), và trong t'ang lai có th s] có nhZng thay -(i nhot -Wnh d chính b$n thân b?n ho+c nhZng thay -(i do các y=u tA bên ngoài gây ra. Nên b?n cLn ph$i th' ng xuyên xem xét (c5p nh5t) l?i các m c tiêu c&a mình sao cho phù h p v4i xu th= phát tri n c&a th i -?i chng nh' phù h p v4i b$n thân b?n trong tMng th i k\ nhot -Wnh. 5nh kŒ xem xét các m>c tiêu c7a b n b•ng cách ;$t câu h•i:3 Các m c tiêu này có còn th c t= không? Các m c tiêu này có còn phù h p không? Các m c tiêu này có còn liên quan không? N=u bY m c tiêu này thì có $nh h'dng -=n ng' i khác không (tr' ng h p trong t5p th )? 3 Biên dWch: Bích Nga, Ton Ph'4c và Ph?m ThW Sáu. CŒm nang kinh doanh Harvard (Harvard Business Essentials): Qu n lý th i gian (Time management). 2006. TP. H_ Chí Minh: NXB T(ng H p 12
  16. K n ng qu n lý th i gian Thay -(i - thích )ng v4i nhZng bi=n -(i c&a môi tr' ng là rot quan tr1ng, nh'ng không vì th= mà b?n th' ng xuyên thay -(i m c tiêu c&a mình chp vì nhZng khó kh%n nhot th i. Khi thay -(i m c tiêu, b?n ph$i chú ý -=n nhZng -i m sau: NhZng thay -(i -ó s]: • Không nên $nh h'dng l4n -=n t5p th hay thi u sA nào -ó có liên quan -=n m c tiêu c&a b?n tM tr'4c -ó • Không nên l ch h'4ng so v4i m c tiêu ban -Lu • Không nên chuy n b?n sang mIt m c tiêu m4i hoàn toàn • Không trái v4i -?o -)c, truyCn thAng v%n hóa xã hIi -' c sA -ông công chúng chop nh5n 4. S` ;?i ngh5ch gi\a tính cap bách và tbm quan trdng c7a công viLc (van ;g) Trong cuIc sAng hàng ngày b?n dành nhiCu th i gian - gi$i quy=t nhiCu công vi c hay von -C khác nhau, trong -ó có mIt von -C mà các b?n th' ng hay -Ai m+t, -ó là tính cop bách c&a công vi c. Công vi c cop bách là công vi c -òi hYi cLn -' c gi$i quy=t ngay. Tuy nhiên, m1i công vi c cop bách ch'a hƒn ph c v hay h tr cho vi c th c hi n m c tiêu hay s thành công c&a b?n trong t'ang lai. Thông th' ng m c tiêu chính -' c hoàn thành trong t'ang lai, vì v5y tính cop thi=t c&a các m c tiêu chính không mang tính t)c th i. Ví d : M c tiêu chính c&a b?n là -?t -' c tom bjng tAt nghi p -?i h1c lo?i giYi sau khi tAt nghi p. M c tiêu chính c&a b?n là h1c k\ này ph$i thi qua h=t các môn (không thi l?i môn nào) M c tiêu chính c&a b?n là s] làm vi c cho công ty liên doanh sau khi tAt nghi p M c tiêu chính c&a b?n là sau 03 n%m công tác, b?n s] làm Tr'dng phòng nhân s c&a mIt công ty, 02 n%m ti=p theo s] là Phó Giám -Ac,… M c tiêu chính c&a b?n là trd thành gi$ng viên sau khi tAt nghi p, sau 02 n%m h1c xong Master và trd thành gi$ng viên giYi, 03 n%m ti=p theo -i h1c nghiên c)u sinh ti=n si,… Tot c$ m c tiêu trên ph$i -' c th c hi n trong t'ang lai, không ph$i th c hi n ngay l5p t)c. Tuy nhiên, trong th c t= b?n l?i luôn bW mot th i gian và công s)c cho nhZng công vi c cop bách nh'ng không ph$i là các m c tiêu chính c&a b?n. Th' ng các m c tiêu dài h?n hay g+p ph$i von -C này, vì b?n ngh• rjng còn nhiCu th i gian - th c hi n m c tiêu c&a mình nên không cLn ti=n hành th c hi n m c tiêu ngay l5p t)c. Ví d : Hàng tháng b?n -' c gia -ình cho b?n 400.000-_ng, b?n d ki=n s] ti=t ki m - dành 100.000-_ng/tháng, qua h1c k\ này b?n s] mua 2 bI quLn áo tM sA tiCn tích lhy -ó. Tuy nhiên, sau 3 tháng xe -?p c&a b?n bW h' hYng n+ng và ph$i thay th= s' n xe m4i và mIt sA bI ph5n khác, -iCu này làm b?n mot 250.000-_ng. Và b?n s] cA gBng ti=p t c - dành trong th i gian t4i - mua quLn áo. B?n vMa nh5n -' c h1c b(ng trW giá 5 tri u -_ng, b?n d ki=n tuLn t4i s] mua mIt máy vi tính giá kho$ng 4,5 tri u -_ng và 0,5 tri u còn l?i s] chi tiêu vào vi c khác. Tuy nhiên, 4 ngày sau khi b?n nh5n -' c h1c b(ng, b?n bW mot -i n tho?i di -Ing, vì v5y b?n -ã l5p t)c chi 2 tri u - mua 13
  17. K n ng qu n lý th i gian -i n tho?i m4i. B?n ngh• rjng, b?n s] n( l c h1c t5p - có ca hIi nh5n -' c mIt lo?i h1c b(ng t'ang t - r_i sau -ó s] mua ngay máy vi tính. Lúc 9h00 b?n -ang làm bài t5p - -Lu gi chiCu nIp bài cho thLy d?y môn toán, kho$ng 9h15 b?n c&a b?n -=n m i b?n -i uAng café - trao -(i mIt sA von -C. B?n ngh•: b?n muAn bi=t von -C -ó là gì nên b?n -ã t?m ng'ng làm bài t5p và -i uAng café. B?n -ang làm bài t5p trên máy vi tính (d tLng tr t) -' c kho$ng 20 phút, mIt ng' i b?n khác -=n nh b?n lên tLng 1 (phòng -1c sách c&a th' vi n) - gi$i thích cho b?n oy mIt von -C mà b?n oy không hi u khi -ang -1c sách. B?n t?m dMng làm bài t5p c&a mình và lên tLng 1 giúp b?n mình. Qua các ví d trên cho thoy, m1i von -C mà b?n gi$i quy=t -Cu không liên quan gì -=n m c tiêu chính c&a b?n, m+c dù b?n c$m thoy rjng nhZng vi c này -'ang nhiên ph$i làm, nh'ng nó l?i lãng phí th i gian c&a b?n. Chƒng nhZng th=, mà nó còn h'4ng b?n ngày càng xa r i m c tiêu c&a mình, nh'ng th5t s b?n chƒng có l a ch1n khác; -iCu này chng -úng vì b?n giúp b?n bè hay ng' i khác là l] -'ang nhiên vì -ó là tinh thLn t'ang tr l{n nhau trong cuIc sAng, là truyCn thAng--?o -)c xã hIi. > gi$i quy=t nhZng von -C này, b?n cLn l5p k= ho?ch làm vi c c th , vi=t lWch làm vi c rõ ràng. Hàng tuLn, b?n s] xem xét l?i nhZng công vi c mà b?n -ang -Ai m+t hàng ngày. Qua -ó, b?n s] thoy -' c nhZng công vi c nào liên quan -=n các m c tiêu chính và m c tiêu h tr c&a b?n, công vi c nào mang tính cop bách nh'ng l?i không liên quan -=n các m c tiêu c&a b?n. Vì v5y n=u trong cuIc sAng, b?n không có nhZng nguyên tBc nhot -Wnh -Ai v4i b$n thân thì rot khó qu$n lý -' c th i gian c&a b?n và b?n s] luôn c$m thoy công vi c (không quan tr1ng) c&a b?n ngày càng nhiCu, không th gi$i quy=t kWp th i m+c dù b?n -ã n( l c h=t kh$ n%ng và t5p trung công s)c - gi$i quy=t chúng. >iCu quan tr1ng là b?n ph$i phân bi t -' c -âu là công vi c cop bách và quan tr1ng (?), -âu là công vi c chp -an thuLn là cop bách (?). > làm -' c -iCu này, b?n ph$i th' ng xuyên luy n t5p và th c hi n công vi c theo mIt k= ho?ch và lWch trình c th . MIt khi b?n phân bi t -' c hai lo?i công vi c trên, b?n s] có cách bA trí th i gian mIt cách h p lý nhot chng nh' khi nào nên tM chAi nhZng công vi c cop bách nh'ng không quan tr1ng. Và nh' v5y b?n -ã gi$i quy=t -' c von -C -Ai nghWch giZa tính cop bách và tLm quan tr1ng c&a công vi c. 5. Phân chia m>c tiêu thành nhigu công viLc c> th], có th] th`c hiLn ;@kc và xác ;5nh mmc ;n @u tiên Nh5n bi=t và x=p lo?i m c tiêu là -iCu cLn thi=t n=u b?n có ý -Wnh nghiêm túc vC vi c t5n d ng hLu h=t th i gian c&a b?n4. Tuy v5y, có mIt sA m c tiêu chính quá l4n và -òi hYi th i gian dài - hoàn thành chúng nên b?n không th tr c ti=p gi$i quy=t -' c chúng ngay, mà b?n cLn ph$i chia chúng thành nhZng công vi c c th - thu5n ti n trong qu$n lý và th c hi n tMng vi c mIt theo trình t logic. L4n-nhY hay quan tr1ng-khŒn cop? 4 Biên dWch: Bích Nga, Ton Ph'4c, Ph?m ThW Sáu. CŒm nang kinh doanh Harvard (Harvard Business Essentials): Qu n lý th i gian (Time management). 2006. TP. H_ Chí Minh: NXB T(ng H p 14
  18. K n ng qu n lý th i gian Ví d : M c tiêu chính c&a b?n Thành là b?n muAn có -' c tom bjng tAt nghi p -?i h1c lo?i giYi. M c tiêu chính c&a chW Tuy=t là b?n sau 10 n%m làm vi c, chW s] xây -' c c%n nhà khang trang trong nIi ô TP. Long Xuyên. M c tiêu chính c&a b?n Nguyên là sau 2 n%m d?y h1c s] trd thành giáo viên giYi. M c tiêu chính c&a b?n C' ng là sau 3 n%m làm vi c s] trd thành ki s' giYi. Các m c tiêu trên không th th c hi n -' c ngay mà cLn ph$i -' c chia ra thành nhZng nhi m v c th ph$i -?t -' c hàng tuLn, hàng tháng, hàng quý, hàng n%m,… Nhìn chung, vi c dùng m c tiêu - qu$n lý th i gian c&a b?n s] vô cùng quan tr1ng, vì v5y b?n có th v5n d ng các b'4c sau -ây - qu$n lý th i gian hi u qu$ han: • Chia nhY m c tiêu thành nhiCu công vi c (nhi m v ) c th và kh$ thi • Xác -Wnh m)c -I 'u tiên: sau khi chia m c tiêu thành nhiCu công vi c c th b?n hãy ti=n hành phân lo?i nhZng công vi c -ó theo m)c -I 'u tiên theo th) t I, II và III. M)c 'u tiên I: nhZng công vi c dành cho m c tiêu chính c&a b?n, -ó là nhZng công vi c mang tính cop bách và quan tr1ng M)c 'u tiên II: nhZng công vi c dành cho m c tiêu h tr , -ó là nhZng công vi c mang tính cop bách và tLm quan tr1ng chp d m)c trung bình ho+c chp là cop bách ho+c tLm quan tr1ng cao (chp mIt y=u tA duy nhot) và ng' c l?i, M)c 'u tiên III: nhZng công vi c cop bách ho+c không cop bách nh'ng không quan tr1ng lBm. • SBp x=p vi c th c hi n công vi c th5t logic, phù h p: Vi c th c hi n các công vi c theo mIt th) t tr'4c sau s] giúp b?n hoàn thành các công vi c mIt cách nhWp nhàng, công vi c -' c hoàn thành tr'4c h tr công vi c sau. Ví d : Nhóm c&a b?n (03 b?n) chuŒn bW báo cáo vC mIt ch& -C c&a mIt môn h1c, quy trình th c hi n có th nh' sau: Thu th5p dZ li u • L5p dàn ý (outline) • L a ch1n các ý chính • SBp x=p các ý cho m?ch l?c • Báo cáo thn (di‰n t5p) • Hi u chpnh • Báo cáo chính th)c Nh' v5y mAi quan h giZa các công vi c là ph thuIc l{n nhau, công vi c sau ph$i ch s khdi -Lu và k=t thúc c&a công vi c tr'4c -ó (nh' ví d trên). Tuy nhiên, không ph$i tot c$ các công vi c -Cu theo tuân th& quy lu5t nh' th=, công vi c sau s] -' c ti=n hành sau công vi c tr'4c -ó mIt kho$ng th i gian nhot -Wnh ch) không nhot thi=t ph$i ch công vi c tr'4c -ó k=t thúc m4i bBt -Lu ho+c có th th c hi n các công vi c song song v4i nhau. Ví d : Vi c các b?n th c hi n v sinh làm -gp toàn bI khuôn viên tr' ng, do toàn bI khuôn viên tr' ng quá l4n nên ph$i -' c chia thành nhiCu khu v c khác nhau, m i l4p hay m i khoa s] th c hi n mIt khu v c nhot -Wnh. Nh' v5y, các l4p hay khoa có th th c hi n phLn vi c c&a mình song song v4i nhau hay chp tr'4c sau mIt kho$ng th i gian ngBn. Không nhot thi=t ph$i ch mIt l4p hay khoa nào -ó khdi -Lu và k=t thúc thì l4p hay khoa khác m4i ti=p t c phLn vi c c&a mình. 15
  19. K n ng qu n lý th i gian Vì v5y, khi ti=n hành phân chia m c tiêu thành nhiCu công vi c khác nhau, b?n cLn l'u ý -=n mAi quan h giZa các công vi c - xác -Wnh th i -i m bBt -Lu c&a m i công vi c cho phù h p nhjm ti=t ki m th i gian. • b4c l' ng th i gian hoàn thành m i nhi m v : >ây không ph$i là mIt công vi c d‰ dàng cho các b?n, có nhZng công l+p -i l+p d m)c -I th' ng xuyên thì b?n d‰ dàng '4c l' ng th i gian - th c hi n chúng. Ví d : B?n s] rot d‰ dàng '4c l' ng kho$ng th i gian cLn có - -i tM nai b?n d -=n tr' ng h1c, vì nó di‰n ra hàng ngày, th5m chí nhiCu lLn trong mIt ngày. 16
  20. K n ng qu n lý th i gian NHIYM V' VÀ TH I GIAN5 M>c tiêu: Gi4i thi u mIt lo?t các chuyên -C -ào t?o nIi bI-ban -Lu là hai lLn mIt tháng trong th i gian ba tháng (t(ng cIng sáu lLn). N=u -' c quan tâm nhiCu và có hi u qu$, nhZng lo?t chuyên -C này s] -' c ti=p t c |c l@kng th9i gian NhiLm v> Ho t ;nng (phút) Ghi chú 1 H1p lLn -Lu tiên - phân 60 G_m Ramon, Harriet, tích chi=n l' c Julie, và Peter 2 H1p lLn hai: Xác -Wnh -C tài 75 G_m tot c$ nhZng ng' i và ng' i thuy=t trình trên cIng thêm Fred 3 Suy tính -Wa -i m t( ch)c 120 chuyên -C, vi c giao ti=p và thúc -Œy nIi bI 4 H1p riêng tMng ng' i thuy=t 240 trình 5 Tri n khai chuyên -C giao 180 Liên quan -=n ti=p thW ti=p 6 Giám sát th c hi n 180 7 >ánh giá h5u chuyên -C 60 NhZng gì -4 làm -' c và ch'a làm -' c 8 Gdi th' c$m an và món quà 60 nhY cho tMng ng' i thuy=t trình Tyng th9i gian 975 S? gi9: 16,25 Tuy nhiên, trong cuIc sAng nhZng von -C m4i luôn phát sinh và rot khó - b?n '4c l' ng -' c th i gian cLn thi=t - hoàn thành chúng. Trong tr' ng h p này, b?n cLn thi=t tham kh$o ý ki=n c&a b?n bè, thLy cô hay ng' i thân c&a mình,… - '4c l' ng kho$ng th i gian t'ang -Ai h p lý cho công vi c -ó. Và b?n cLn xác -Wnh thêm kho$ng chênh l ch tM ±10% -=n ±20% - d trù nhZng phát sinh không trông - i có th x$y ra. 5 Biên dWch: Bích Nga, Ton Ph'4c và Ph?m ThW Sáu. CŒm nang kinh doanh Harvard (Harvard Business Essentials): Qu n lý th i gian (Time management). 2006. TP. H_ Chí Minh: NXB T(ng H p 17
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

 

Đồng bộ tài khoản
2=>2