Tin học đại cương - Phần 1 Đại cương về tin học - Chương 4

Chia sẻ: Nguyen Nhi | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:43

Thêm vào BST

Báo xấu

158
lượt xem 37
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tài liệu tham khảo giáo trình Tin học đại cương dùng cho khối A do Đỗ Thị Mơ chủ biên - Bộ môn công nghệ phần mềm gồm 2 phần chia làm 13 chương - Phần 1 Đại cương về tin học - Chương 4 Hệ soạn thảo văn bản Micosoft Word

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tin học đại cương - Phần 1 Đại cương về tin học - Chương 4

CHƯƠNG IV: H SO N TH O VĂN B N MIROSOFT WORD M t tr ng các ng d ng thông d ng nh t c a máy vi tính là ñ so n th o văn b n. H so n th o văn b n là b chương trình giúp cho ngư i s d ng so n th o văn b n trên máy vi tính. H so n th o văn b n ñư c s d ng r ng rãi nh t hi n nay là h so n th o văn b n Microsoft Word. Trong chương này gi i thi u v h so n th o văn b n Microsoft Word. N i dung chính ñ c p t i các v n ñ : Kh i ñ ng Word, các thành ph n trên màn hình word, so n th o văn b n, ñ nh d ng d li u, các l nh v t p, k b ng bi u, các thao tác thư ng g p trong Word. 1 - Gi i thi u chương trình Ms-Word 1.1 - Gi i thi u chung MS-Word là trình so n th o văn b n do hãng MicroSoft thi t k . MS-Word ho t ñ ng trong môi trư ng Window. H ñi u hành WINDOWS có giao di n ñ ho gi a ngư i s d ng và máy vi tính, m i l nh c a WINDOWS ñư c th hi n qua các bi u tư ng ñ ho trên màn hình và vi c ra l nh cho máy tính ch là ch n các bi u tư ng ho c th c ñơn phù h p thông qua bàn phím ho c thi t b chu t. Các máy tính nư c ta hi n nay ph bi n dùng h ñi u hành Window 98 ho c Window 2000. Chương trình MS-WORD là h so n th o văn b n n m trong b chương trình Tin h c văn phòng (MicroSoft Office), chúng ta có th g p các phiên b n khác nhau c a Word như Word6.0 trong Office 4.3 ho c Word 97; Word 2000. Nh ng phiên b n m i này ñư c b xung thêm m t s tính năng v ñ ho , b ng bi u mà các phiên b n trư c không có. Trong môi trư ng WINDOWS có th tìm th y b ng tính ñi n t Excel, h qu n tr d li u Access, công c v Powerpoint và m t s trình ng d ng khác. Trong ph n này chúng ta ch ñ c p ñ n MS-WORD. B chương trình Windows ñư c cài ñ t trong c ng c a máy vi tính. V i phiên b n 3.1 (là phiên b n làm vi c trong môi trư ng DOS) sau khi kh i ñ ng t d u nh c h th ng C:\> ta ch c n gõ l nh WIN và b m ti p phím Enter là chương trình ñư c kh i ñ ng. Các phiên b n Windows 95 tr ñi vi c kh i ñ ng ñư c hoàn toàn t ñ ng. 1.2 - Cách s d ng chu t Trư c khi làm vi c v i MS-WORD ta c n ph i bi t cách s d ng thi t b chu t (Mouse). Mouse có th có 2 ho c 3 phím (Hình 1.4). Khi di chuy n mouse trên bàn làm vi c con tr mouse trên màn hình s di chuy n theo, tuỳ thu c vào v trí c a Mouse trên màn hình mà hình d ng c a nó s thay ñ i. Ph n l n các thao tác c a mouse ch s d ng phím trái (Left) do v y trong tài li u này n u nói b m mouse thì có nghĩa là b m phím trái, nh ng trư ng h p b m phím ph i s có ghi chú riêng. Có 3 thao tác b m phím c a mouse: - B m ñơn: ñưa mouse ñ n bi u tư ng ho c v trí c n thi t r i b m phím trái - B m kép: ñưa mouse ñ n bi u tư ng ho c v trí c n thi t r i b m phím trái hai l n liên ti p - B m rê: ñưa mouse ñ n v trí c n thi t b m và gi phím trái sau ñó di mouse trên bàn, thao tác b m rê nh m bôi ñen m t vùng văn b n ho c di chuy n m t ñ i tư ng t ch này sang ch khác. Hình d ng con tr chu t ph thu c vào v trí c a nó trên màn hình, m i hình d ng có m t công d ng khác nhau, chúng ta s th y trong t ng ng d ng c th . 46 Trư ng ð i h c Nông nghi p 1 - Giáo trình Tin h c ñ i cương --------------------------------------------- 46
Left Center Right Hình 4.1 Hình 1.4 M t s chu t hi n nay phím gi a ñư c thay b ng m t bánh xe. Quay bánh xe này màn hình s ñư c cu n lên hay xu ng. 1.3 - Kh i ñ ng và ra kh i Word a) Kh i ñ ng Word Có th kh i ñ ng Word theo 3 cách sau: - Cách 1: Kích ñúp chu t vào bi u tư ng Word trên Desktop - Cách 2: Ch n nút Start / ch n m c Program/ ch n Micrsoft Word - Cách 3: Ch n nút Start / ch n m c Run / ch n nút Browse / ch n thư m c và chon chương trình ng d ng. Sau khi kh i ñ ng b ng m t trong ba cách trên, c a s làm vi c c a Micrsoft Word có d ng như hình sau (Hình 2.4) Hình 2.4 Theo th t t trên xu ng dư i thì màn hình bao g m các ph n sau: - Thanh tiêu ñ : Thanh này cho bi t tên c a s ñang làm vi c (Micrsoft Word) và tên văn b n ñang so n th o. - Thanh th c ñơn (Menu): Thanh này trình bày các th c ñơn ngang, m i m c ch n trong th c ñơn ngang s cho ti p m t th c ñơn d c. - Thanh công c (Toolbars): Trên thanh công c là các nút (Button), các nút này là công c giao ti p thay cho vi c ch n các th c ñơn con trong thanh Menu. 47 Trư ng ð i h c Nông nghi p 1 - Giáo trình Tin h c ñ i cương --------------------------------------------- 47
- Thanh ñ nh d ng (Format): Thanh này g m các nút ph c v cho vi c ñ nh d ng văn b n, các ch c năng ñ nh d ng văn b n th c ra cũng ñã có trong th c ñơn Format, tuy nhiên ñ nh d ng b ng thanh Format s nhanh hơn và ti n d ng hơn. - Thư c (Ruler): Ch ra l trái , l ph i, v trí các c t trong b ng. - Ph n hi n ra văn b n: G m nhi u dòng, ñ hi n ra văn b n mà ta gõ vào - Cu i cùng là thanh tr ng thái: Ch ra các thông tin hi n th i v t p văn b n ñang so n th o: Trang hi n th i (Page), ño n (Sec), dòng (Ln), c t (Col), … Có th dùng ch c năng Tools - Customize ñ thay ñ i các nút trong các thanh công c ho c dùng View-Toolbars... ñ thêm b t các thanh. b) Ra kh i Word Ch n m c FILE/ ch n m c EXIT ho c nh n ñ ng th i hai phím Alt và F4 1.4 - Mô t các thành ph n trong màn hình Word a) Thanh tiêu ñ (Title Bar) Ph n gi a thanh tiêu ñ là tên c a c a s ñang m ( Microsoft Word) và tên t p văn b n ñang so n th o, khi b t ñ u làm vi c v i MS-WORD 6.0 tên t p văn b n ñư c ñ t ng m ñ nh là Document1, n u chúng ta ghi văn b n vào ñĩa v i tên khác thì tên ñó s thay th cho Document1. Bên trái thanh tiêu ñ là nút ñi u khi n ( Ctrol menu box). Khi b m mouse vào nút này ta th y hi n lên m t menu d c g m các Menu con: Restore (Khôi ph c c a s v tr ng thái trư c), Move (D ch chuy n c a s ñ n v trí m i), Size (Thay ñ i kích thư c c a s ), Minimize (Thu c a s thành bi u tư ng), Maximize (Phóng to c a s ), Close (ðóng c a s so n th o), Switch To (Kích ho t chương trình ng d ng v a b ñóng). Nút ñi u khi n Thanh tiêu ñ Thanh th c ñơn Thanh công c Thanh ñ nh d ng Hình 3.4 Phía bên ph i thanh tiêu ñ có ba nút Thu nh màn hình làm vi c thành m t dòng Thu nh ho c phóng to c a s K t thúc làm vi c, ñóng c a s l i 48 Trư ng ð i h c Nông nghi p 1 - Giáo trình Tin h c ñ i cương --------------------------------------------- 48
b) Thanh th c ñơn (Menu Bar) Thanh th c ñơn g m m t danh m c các th c ñơn chính x p theo hàng ngang. ð ch n các ng d ng trong m t Menu ngang ta b m ñơn phím trái mouse vào menu ñó ho c b m t h p phím nóng phím ( ñè phím ALT r i gõ ti p ch cái g ch chân c a menu ). M i menu ngang l i g m nhi u m c d c (Menu popup), ñ ch n m t m c d c ta làm hoàn toàn tương t như ch n menu ngang. Các menu ngang và m c d c tương ng ñư c li t kê dư i ñây: * File (các l nh v x lí t p): New (m c a s m i ñ so n th o văn b n ) Open (m văn b n ñang lưu trong ñĩa ra màn hình) Save (c t văn b n ñang so n th o vào t p trên ñĩa) Save as (c t văn b n vào t p v i tên khác) Close (ñóng văn b n ñang so n th o) Find file (tìm t p trên ñĩa) Summary Information (t o thông tin tóm t t v văn b n) Templates (Ch n khuôn m u trình b y văn b n) Page Setup (ñ nh d ng trang văn b n , ch n c gi y, l in ...) Print Preview ( xem toàn c nh văn b n trư c khi in ) Print (in văn b n). * Edit (các l nh ph c v vi c so n th o): Undo (b thao tác v a làm) Repeat (l p l i thao tác v a làm) Cut (xoá ñ i tư ng ñã ch n ho c ño n văn b n ñã bôi ñen) Copy (chép ñ i tư ng ñã ch n ho c ño n văn b n ñã bôi ñen vào vùng ñ m clipboard) Paste (dán ñ i tư ng ñã có trong vùng ñ m vào v trí m i) Paste Special (dán ñ i tư ng theo m t phương pháp ñ c bi t, chuy n c t thành hàng ho c hàng thành c t, nâng cao m t ñ khi in) Clear (xoá ño n văn b n ñã ch n) Find (tìm ki m t ng ho c ño n văn trong văn b n) Replace (tìm và thay th ) Goto (nh y t i trang s ..) AutoText (T o m t ño n văn b n m u ñ có th g i ra b t kỳ lúc nào) Bookmark (ñánh d u ñ nh v trong văn b n). * View (ch n ch ñ hi n th văn b n trên màn hình): Normal (bình thư ng) Layout (hi n l ngoài văn b n ho c hi n văn b n kèm theo các hình v ) PageLayout (hi n l ngoài trang văn b n) Master Document (t o văn b n chính v i các văn b n con) Fulscreen (m c a s văn b n r ng kín toàn màn hình) Toolbars..(Cho hi n ho c không hi n các thanh công c , thanh ñ nh d ng, thanh ñư ng vi n...) Ruler (cho hi n ho c không hi n thư c k trên ñ u c a s văn b n) Header and Footer (cho hi n tiêu ñ ñ u và cu i trang) Footnote (cho hi n chú gi i cu i trang) 49 Trư ng ð i h c Nông nghi p 1 - Giáo trình Tin h c ñ i cương --------------------------------------------- 49
Annotation (Cho hi n chú thích trong văn b n) Zoom (Thay ñ i kích thư c c a s so n th o) * Insert ( chèn các ñ i tư ng khác nhau vào văn b n): Break ( chèn d u ng t trang) Page Number (ñánh s trang) Annotation (thêm l i chú thích) Date and Time (Ngày và gi ) Field (chèn mã trư ng có ch a thông tin xác ñ nh vào văn b n), Symbol (chèn các kí t ñ c bi t như α,β... ho c các d u hoa văn ) Form Field (bi u m u ñ nh s n) Foonote (chú gi i cu i trang) Caption (chèn thêm chú gi i cho n i dung ñã ch n) Cross reference (chèn các ñ i tư ng qua tham kh o chéo trong h p li t kê) Index and Table (chèn b ng m u) File (chèn t p) Frame (chèn khung ñ ñóng gói văn b n ho c m t b c tranh) Picture (chèn thêm b c tranh ñã có s n trong thư vi n vào văn b n ho c vào khung) Objects (chèn các ñ i tư ng khác như b ng tính, các d u toán h c ..) Database (chèn cơ s d li u) * Format ( ch c năng ñ nh d ng văn b n): Font :ñ nh d ng ch bao g m ki u ch : (Font); kích thư c: (Font size); màu s c: (Color) ; dáng ch : (Style) Pragraph (ñ nh d ng ño n văn b n: kho ng cách dòng, ñ th t dòng, l , kho ng cách gi a các ño n văn b n) Tabs (ñ nh d ng bư c nh y c t khi gõ phím Tab) Borders and Shading (ñ nh d ng ñư ng bao và bóng c a khung, b ng) Columns (phân chia ño n văn b n ho c trang gi y thành các c t ...) Change-Case (bi n ch to thành nh và ngư c l i, ñ nh d ng nhóm t ki u tên riêng...) Drop cap ...(ñ nh d ng ch cái ñ u tiên c a m t ño n văn b n) Bullets and Numbering (ñ nh d ng nét g ch và ñánh s ñ u m c) Heading Numbering (ñánh s các tiêu ñ ) Autoformat (thi t l p ch ñ ñ nh d ng t ñ ng) Style gallery (ñ nh d ng theo m u ñã ñư c thi t k c a Windows ) Styles (l a ch n ho c t ch c ki u trình b y có s n cho ño n văn ho c cho kí t ) Frame (ñ nh d ng khung bao) Picture (ñ nh d ng l i các hình nh ñã chèn vào văn b n) Drawing object (ñ nh d ng các ñ i tư ng v ) * Tools (Các công c tr giúp) Spelling (ki m tra l i chính t ti ng anh) Grammar (ch nh lí văn ph m) Thesaurus (tìm t ñ ng nghiã) Hyphenation (ñ t g ch n i các t m t cách t ñ ng hay b ng tay) Language (Ch n ngôn ng vi t văn b n) Word count (ñ m s ch , s t , s dòng , s ño n có trong ño n văn ñã l a ch n) 50 Trư ng ð i h c Nông nghi p 1 - Giáo trình Tin h c ñ i cương --------------------------------------------- 50
Autocorrect (thi t l p tên cho m t c m t ho c tiêu ñ mà n i dung c a nó ñư c t ñ ng ch nh l i chính t ) Mail Merge (tr n d li u vào văn b n chính, d li u có th t o ra trong Word ho c các ph n m m khác như Foxpro, Lotus, Foxbase..., nh m m c ñích t o ra m t văn b n m i) Envelopes and labels (t o bao thư cho văn b n) Protect Document (b o v tài li u) Revions (hi u ñính) Macro (t o l p các vĩ l nh, có th hi u Macro là m t t p h p t t c các l nh ñư c gõ t bàn phím tr các thao tác chu t) Customize (t o các nút công c ho c menu riêng) Options (các phương án l a ch n t ng h p trình b y màn hình ho c văn b n) * Table (Th c ñơn v t o l p b ng): Insert table (chèn thêm m t b ng vào v trí con tr ) Delete cells (xoá các ô ñã bôi ñen) Merge cells (liên thông các ô ñ ng g n nhau theo hàng ngang thành m t ô) Split cells (phân chia m t nhóm ô thành nhi u ô) Select row (ch n hàng) Select column (ch n c t) Select table (ch n b ng) Table Autoformat (t d ng ñ nh d ng b ng theo khuôn có s n) Cell Height and Width (ñ nh kích thư c c a ô ho c hàng, c t) Headings (nh p tiêu ñ cho c t) Convert Text to Table (chuy n văn b n dư i d ng b ng thành b ng d li u. ði u ki n c n là các d li u ph i ngăn cách nhau b ng d u ph y . Sort Text (X p b ng d li u theo c t s ho c c t ch ) Formula (tính toán v i các s li u có trong b ng) Split table (phân chia b ng thành 2 b ng) Gridlines (cho hi n ho c không cho hi n lư i k b ng) * Window (các l nh x lí c a s văn b n): New (m c a s văn b n m i) Arrange all (cho hi n ñ ng th i trên màn hình c a s c a các văn b n ñang m ) Split chia c a s hi n hành thành hai ph n * Help (xem hư ng d n các l nh) c) Thanh công c (Tools Bar) (hình 4.4) Hình 4.4 Các nút trên thanh công c tính t trái qua ph i g m: New: m m t màn hình m i che lên màn hình ñang làm vi c Open: m m t văn b n ñang lưu tr trong ñĩa c a máy Save: ghi văn b n hi n có trên màn hình vào ñĩa Print: In văn b n ra gi y 51 Trư ng ð i h c Nông nghi p 1 - Giáo trình Tin h c ñ i cương --------------------------------------------- 51
Print Preview: quan sát toàn c nh văn b n trư c khi in Spenlling and Grammar: dò l i chính t và ng pháp ti ng Anh Cut: xoá ph n văn b n ñang ñư c bôi ñen trên màn hình Copy: sao chép ph n ñang bôi ñen vào Clipad (vùng ñ m b nh ) Paste: dán nh ng gì ñang có trong Clipad vào v trí hi n th i trên màn hình Format Painter: sao chép ñ nh d ng c a m t ño n văn b n Undo Typing: b thao tác v a th c hi n (khôi ph c l i tình tr ng ttrư c ñó) Redo cut: khôi ph c l i nh ng gì v a b xoá Isert Hyperlink: thêm siêu liên k t Web Toolbar: hi n thanh công c k t n i Internet Tables and Border: t o b ng bi u b ng bút v Insert Table: t o b ng bi u Isnert Microsoft Excel Worksheet: chèn vào văn b n m t trang tính Excel Columns: chia văn b n thành nhi u c t Drawing: hi n thanh công c v Document Map: hi n sơ ñ các ñ m c c a văn b n Show/Hide: hi n ho c t t ký hi u xu ng dòng Zoom: Thay ñ i t l kích thư c màn hình Office Assistant: tr giúp Thanh công c ch a các bi u tư ng dư i d ng các nút giúp l a ch n nhanh m t ch c năng nào ñó. Thanh công c chu n c a Office 97 ho c Office 2000 (Standard Tools bar) g m các nút như trong hình 3. Các nút trong thanh công c ñư c s d ng b ng cách ñưa chu t ñ n nút r i b m ñơn, thao tác này cũng tương t như ch n m t ch c năng trong thanh th c ñơn r i ch n ch c năng con có tên tương ng. Ví d ñ ghi văn b n ñang có trên màn hình vào ñĩa ta ch vi c b m chu t vào nút Save thay vì ph i ch n th c ñơn File r i th c ñơn con Save trong Menu File. d) Thanh ñ nh d ng (Formating Bar) ( Hình 5.4 ) Hình 5.4 Thanh này g m có các nút dùng ñ ñ nh d ng văn b n, tính t trái qua ph i bao g m: Style (Ki u trình b y) Font (ch n ki u ch ) Font size ( ch n c ch ) Bold (ch ñ m) Italic (ch nghiêng) Under Line (g ch chân) Align Left (dóng th ng l trái) Align Right (dóng th ng l ph i) Justify (dãn ñ u 2 l ) Numbering (ñánh s th t các ño n văn b n) Bullets (Dùng các bi u tư ng ñánh d u ño n văn b n) Decrease Indent (d ch chuy n c ño n văn b n sang trái) Increase Indent (d ch chuy n c ño n văn b n sang ph i) Border (ñ nh d ng ñư ng vi n khung) Highlight (ch n màu n n văn b n) Font Color (ch n màu ch văn b n) 52 Trư ng ð i h c Nông nghi p 1 - Giáo trình Tin h c ñ i cương --------------------------------------------- 52
2 - Các phím gõ t t (ShortCut-Key ) Các phím gõ t t thư ng là m t t h p phím ng m ñ nh c a Windows ho c các phím do ngư i s d ng cài ñ t ñ th c hi n nhanh m t công vi c nào ñó thông qua vi c gõ b ng bàn phím . Các phím gõ t t bao gi cũng b t ñ u b ng m t trong các phím ch c năng ph Ctrl, Shift, Alt k t h p v i m t ho c hai phím khác. Dư i ñây là m t b ng li t kê các phím gõ t t có s n c a Windows và ch c năng tương ng c a nó. Cách b m phím gõ t t như sau: ðè phím th nh t r i b m ti p phím th hai ho c ñè phím th nh t, ñè ti p phím th hai r i ti p phím th 3 sau ñó buông t t c ra. Ví d : khi ghi t h p phím Alt + F thì có nghĩa là ñè phím Alt sau ñó gõ phím F, còn n u ghi Ctrl+Shift+W thì có nghĩa là ñè hai phím Ctrl và Shift sau ñó gõ phím W r i buông tay ra. 2.1 - Các phím gõ t t b t ñ u b ng phím Alt Alt+F Ch n th c ñơn File trên thanh Menu Alt+E Ch n th c ñơn Edit trên thanh Menu Alt+V Ch n th c ñơn View trên thanh Menu Alt+I Ch n th c ñơn Insert trên thanh Menu Alt+O Ch n th c ñơn Format trên thanh Menu Alt+T Ch n th c ñơn Tools trên thanh Menu Alt+A Ch n th c ñơn Table trên thanh Menu Alt+W Ch n th c ñơn Window trên thanh Menu Alt+H Ch n th c ñơn Help trên thanh Menu Alt+N Ch n th c ñơn Font trên thanh Menu 2.2 - Các phím gõ t t b t ñ u b ng phím Ctrl - Bôi ñen ño n văn b n sau ñó b m: Ctrl+C Sao chép ño n văn b n ñã bôi ñen vào Cliboard Ctrl+V Dán ño n văn b n ñã có trong Cliboard vào v trí m i Ctrl+B In ñ m, ch béo Ctrl+I In nghiêng Ctrl+U Ch có g ch chân Ctrl+Shift+W G ch chân t ng t Ctrl+Shift+D G ch chân b ng nét kép Ctrl+= Vi t ch s dư i ( x1, m2,....) Vi t ch s trên, s mũ ( a2, b sinx,...) Ctrl+Shift+= Ctrl+ Shift+K Ch in hoa nh Ctrl+ Shift+A T t c ch in hoa Ctrl+ Shift+H Cho n văn b n Ctrl+ Shift+C Copy ñ nh d ng Ctrl+ Shift+V Dán ki u ñ nh d ng Ctrl+Spacebar Lo i b ñ nh d ng 2.3 - Các phím gõ t t b t ñ u b ng phím Shift Shift+End Bôi ñen ño n văn b n t v trí hi n th i ñ n cu i dòng Shift+Home Bôi ñen ño n văn b n t v trí hi n th i ñ n ñ u dòng Shift+ ↓ Bôi ñen m t dòng văn b n Shift+ ← (→) Bôi ñen m t ký t bên trái (ho c bên ph i con tr ) 53 Trư ng ð i h c Nông nghi p 1 - Giáo trình Tin h c ñ i cương --------------------------------------------- 53
3 - Các thao tác ñ nh d ng 3.1 - Phương pháp vi t ti ng Vi t Hi n có hai phương pháp vi t ti ng Vi t ñang ñư c s d ng là phương pháp vi t ki u TELEX và phương pháp vi t ki u ðánh máy. Trong ph m vi chương trình chúng ta ch h c phương pháp TELEX. B phông ch ti ng Vi t s d ng trong chương trình này là b phông VietKey, hi n nay nư c ta còn t n t i nhi u phông ch như ABC, Freecode, Vietwear, Vni,... V i các máy k t n i Internet thì ph i dùng b phông Unicode. Cách gõ ch Vi t theo ki u Telex: Ki u Telex là cách gõ ti ng Vi t thu n ti n và d nh , ñ m b o có ñư c ti ng Vi t ñúng chính t , ñ ng th i b ñi nh ng cách ñ t d u sai ñã t n t i thành thói quen. Cách gõ các ký t ñ c bi t c a ti ng vi t như sau: Gõ vào Nh n ñư c Gõ vào Nh n ñư c aw Aw ă Ă ow Ow ơ Ơ uw Uw ư Ư aa â AA Â oo ô OO Ô ee ê EE Ê dd DD ñ ð Gõ d u: f: huy n ; s: s c ; r: h i ; x: ngã ; j: n ng Ví d : ñ có dòng ch " Trư ng ð i h c Nông nghi p I" ta ph i gõ như sau: Truwowngf DDaij hocj Noong nghieepj I * Lưu ý : - D u ph i gõ vào cu i ch , nghĩa là vi t xong ch r i m i ñánh d u. Ví d : Truwowngf -- Trư ng, DDieenj -- ði n, baos -- báo - Phím xoá d u : khi mu n xoá d u ñã ñánh trên m t t ta ñưa con tr ñ n sát ký t cu i cùng c a t và gõ phím z. - Ch ư và ơ hay ñi li n nhau nên chúng còn ñư c b trí phím ] và [, ñây là hai phím li n nhau trên bàn phím ki u QWERTY, vì v y gõ s nhanh hơn. ] -- ư [ -- ơ } -- Ư { -- Ơ Thí d : tr][ngf -- Trư ng dd][cj -- ñư c - Gõ ooo nh n ñư c oo như cooongs -- coóng - N u b n mu n gõ d u [ và ] thì b n ch vi c gõ 2 l n phím ñó. Khi gõ Telex, Vietkey s t ñ ng b d u ñúng chính t ti ng Vi t. N u b n gõ nh m d u, b n c vi c gõ d u m i vào mà không ph i m t công xoá d u cũ ñi. Cũng c n lưu ý thêm r ng khi gõ sai d u trên m t t và chúng ta ñã chuy n sang gõ t khác thì không quay v s a d u ñư c mà ph i xoá h t nguyên âm c a t sai r i m i gõ l i t ñó. ð tránh ñi u phi n toái này b n có th ch n tính năng s a d u nhanh c a Vietkey. Cách th c ch n như sau: B m ñơn phím ph i chu t vào bi u tư ng Vietkey, trên màn hình xu t hi n h p tho i (hình 6.4). Ch n ch c năng "S a d u nhanh" b ng cách b m ñơn vào ch c năng này. K t nay khi quay l i t ñánh d u sai ta ch vi c gõ l i d u ñúng. 54 Trư ng ð i h c Nông nghi p 1 - Giáo trình Tin h c ñ i cương --------------------------------------------- 54
Hình 6.4 3.2 - ð nh d ng ký t a) S d ng thanh th c ñơn - Bôi ñen ño n văn b n mu n ñ nh d ng - Ch n ch c năng Format - Trong Format ch n Font, h p tho i Font xu t hi n ( Hình 7.4). Trong h p này có hai m c ch n là Font (ki u ch ) và Character Spacing ( v trí ch ). Trong m c ch n Font có các nút ñ nh d ng như sau: + Font: ki u ch , ngay phía dư i là các ki u ch có th l a ch n. V i b phông ch ti ng Vi t chu n Vietkey (phông b t ñ u b ng hai ký t Vn) n u t n cùng là ch H thì là phông ch in. + Font Style: dáng ch , có các dáng Regular, Bold, Italic, Bold Italic. Ch n m t trong các dáng này và quan sát khung Preview ñ xem hi u qu . + Size: kích thư c ch , có th ch n kích thư c t 8 ñ n 72, ng m ñ nh là 12. + Underline: ch có g ch chân + Color: ch n màu cho ch Hình 7.4 + Effect: M t s thao tác ñ nh d ng khác: 55 Trư ng ð i h c Nông nghi p 1 - Giáo trình Tin h c ñ i cương --------------------------------------------- 55
Strikethruogh: t o nét g ch xuyên qua t • • Supescript: ñưa ch lên cao, t o s mũ • Subscript: ñưa ch xu ng dư i, t o ch s dư i • Hidden: cho n ch , mu n cho hi n l i b m t h p phím Ctrl+Z • Small Caps: Bi n ch hoa thành ch thư ng • All Caps: Bi n t t c thành ch hoa + Preview: quan sát hi u qu ñ nh d ng - Trong m c ch n Character Spacing có các nút ñ nh d ng như sau: + Spacing : cách th c hi n ch trên dòng, có 3 kh năng l a ch n: • Normal: hi n bình thư ng • Expanded: các ký t vi t dãn cách nhau • Condensed: các ký t vi t sát vào nhau + Position: v trí c a ký t trên dòng • Normal: hi n bình thư ng • Raised: ñưa ch lên cao hơn • Lowered: ñưa ch xu ng th p hơn Sau khi l a ch n xong các ñ c tính c n thi t cho ch b m chu t vào OK ho c b m phím Enter ñ quay v màn hình so n th o văn b n. b) S d ng thanh Format Trong trư ng h p ch c n ñ nh d ng ki u ch , kích thư c ch , và các dáng ñ m, nghiêng, g ch chân ta có th dùng các nút trên thanh ñ nh d ng. Phương pháp ti n hành như sau: bôi ñen ño n văn b n c n ñ nh d ng, sau ñó mu n có ch ñ m ch vi c b m chu t vào nút , mu n ñưa ño n văn b n vào c n ch nghiêng b m nút , c n ch g ch chân b m nút , gi a trang gi y b m ti p nút . còn mu n văn b n dãn ñ u hai bên mép gi y thì b m nút ... Lưu ý: * Vi c ch n màu cho ký t trong trư ng h p a ch có ý nghĩa khi quan sát trên màn hình, ch không th in ra gi y (tr trư ng h p chúng ta có máy in màu). * Văn b n hi n có trên màn hình và văn b n khi in ra gi y có th không gi ng nhau. Mu n ch c ch n văn b n in ra ta ph i ch n ch c năng quan sát toàn c nh Print Preview t c là ch n nút . Nh ng gì quan sát ñư c qua Print Preview thì khi in ra gi y s gi nguyên 100%. c) Sao chép ñ nh d ng Sau khi ñã làm các th t c ñ nh d ng m t ño n văn b n ta có th sao chép s ñ nh d ng này sang các ño n văn b n khác, thao tác như sau: - Bôi ñen ño n văn b n ñã ñ nh d ng - Ch n nút Format Painter , di chu t vào ph n màn hình ch a văn b n khi ñó chu t s có thêm m t chi c ch i bên trái. - B m và rê chu t trên ño n văn b n c n ñ nh d ng sau ñó buông tay ra, ño n văn b n s ñư c ñ nh d ng theo cách c a ño n ban ñ u. N u mu n sao chép ñ nh d ng cho nhi u ño n văn b n cùng m t lúc, ta b m kép vào nút Format Painter r i l p l i thao tác như trong bư c trên, khi nào sao chép xong b m ñơn l n n a vào nút Format Painter . 56 Trư ng ð i h c Nông nghi p 1 - Giáo trình Tin h c ñ i cương --------------------------------------------- 56
3.3 ð nh d ng ño n văn b n ðo n văn b n (Paragraph) ñư c hi u là toàn b nh ng t n m gi a hai l n b m phím Enter. Thao tác ñ nh d ng ño n văn b n có th làm trư c ho c sau khi vi t văn b n. N u ta ñã vi t xong văn b n r i m i ñ nh d ng thì ph i b m Ctrl+A ñ bôi ñen toàn b văn b n. Các bư c ti n hành: * Bôi ñen văn b n ho c m t s ño n mu n ñ nh d ng * Ch n nút Format - ch n ti p Paragraph, h p tho i Paragraph xu t hi n ( Hình 8.4) Hình 8.4 + Indents and Spacing: v trí ño n văn b n + Text Flow: s liên k t các ño n Trong m c Indents and Spacing có các thông s l a ch n sau: Left: Kho ng cách t ño n văn b n ñ n l trái Right: Kho ng cách t ño n văn b n ñ n l ph i Befor: ðo n hi n th i cách ño n trên bao nhiêu After: ðo n hi n th i cách ño n dư i bao nhiêu Special: trong Special có hai ch c năng First line: V trí c a dòng ñ u tiên vi t lùi vào bao nhiêu Hanging: Các dòng còn l i vi t lùi vào bao nhiêu Line Spacing: Kho ng cách gi a các dòng, bao g m các kh năng Single: cách nhau bình thư ng theo kích thư c chu n 1.5 Line: các dòng cách nhau g p rư i Double: các dòng cách nhau g p ñôi At least ho c Exactly: các dòng cách nhau theo l a ch n c a ngư i s d ng Multiple: Cách nhau g p 3 ( ch thư ng b m t d u ) 3.4 - ð nh d ng trang gi y ð nh d ng trang gi y có th làm trư c ho c sau khi vi t văn b n, nói chung nên làm trư c. Thao tác ñ nh d ng trang gi y bao g m: 57 Trư ng ð i h c Nông nghi p 1 - Giáo trình Tin h c ñ i cương --------------------------------------------- 57
Ch n ch c năng File ch n ti p Page Setup. H p tho i Page Setup hi n lên ( Hình 9.4) v i các khai báo: Hình 9.4 Margins: l trang gi y, trong Margins có: Top: kho ng cách t mép gi y phía trên ñ n v trí dòng ñ u tiên Bottom: kho ng cách t mép gi y phía dư i ñ n v trí dòng cu i cùng Left: l bên trái Right: l bên ph i Gutter: kho ng cách gi a các c t n u trang gi y chia thành nhi u c t From Edge: kho ng cách tính t mép gi y, bao g m: Header: kho ng cách t mép gi y phía trên ñ n v trí vi t tiêu ñ ho c s trang Footer: kho ng cách t mép gi y phía dư i ñ n v trí vi t dòng chú thích ñáy trang Paper Size : kích thư c trang gi y Trong m c ch n này có th ch n các c gi y chu n : A4, A3, Letter .. ho c t ñ nh kích thư c trong các m c Width: chi u r ng Height: chi u cao trang gi y Orientation: ñ nh hư ng in : Portrait: in văn b n theo chi u d c trang gi y Landscape: in văn b n theo chi u ngang trang gi y Paper Source: Ngu n l p gi y, thông thư ng nên ch n gi y r i l p b ng tay nghĩa là ch n Manual Feed. 4 - K b ng bi u 4.1 - Chèn b ng bi u vào văn b n Có hai phương pháp ñưa vào văn b n m t b ng bi u, ho c là dùng ch c năng Table trên thanh th c ñơn ho c là dùng nút Insert Table trên thanh công c . ðưa con tr ñ n v trí c n chèn b ng bi u, b m ñơn vào ch c năng Table r i ch n ti p Insert - Table h p tho i Insert Table hi n lên như hình 10.4 58 Trư ng ð i h c Nông nghi p 1 - Giáo trình Tin h c ñ i cương --------------------------------------------- 58
M c Number of Columns cho phép ch n s c t c a b ng bi u, b m vào các mũi tên phía bên ph i con s ng m ñ nh (s 2) ñ tăng ho c gi m s c t. M c Number of Rows cho phép ch n s hàng c a b ng bi u, b m vào các mũi tên phía bên ph i con s ng m ñ nh (s 2) ñ tăng ho c gi m s hàng. Hình 10.4 M c Fixed Columns Withs cho phép ch n ñ r ng c a các c t trong b ng bi u tính theo Inch ho c cm, n u ñ ng m ñ nh Auto thì MS-WORD s t ñ ng ch n các c t có ñ r ng b ng nhau và b ng chi u r ng trang gi y chia cho s c t ñã ch n. M c AutoFormat dùng ñ ch n d ng b ng bi u ñã thi t k s n trong Word. MS- WORD 2000 ñã thi t k 42 ki u b ng bi u g i là 42 style . Các style này ch y u khác nhau v các dòng ti u ñ phía ñ nh c a b ng bi u. Ví d b ng bi u trong hình 11.4 là d ng chu n có tên là Grid 5. Hình 11.4 B ng bi u ñã l a ch n trong c a s Insert Table s hi n lên t i v trí con tr hi n th i trong văn b n, ñó m i là b ng bi u tư ng trưng, khi in ra gi y s không có các ñư ng k . Mu n hi n các ñư ng k ta ph i bôi ñen toàn b b ng và ch n ch c năng Format - Borders and Shading. H p tho i Table Borders and shading hi n lên có các ph n sau: Ph n Bordrs (ñư ng bao) có m t s l a ch n: None: không t o các ñư ng k Box: ch t o ñư ng bao xung quanh b ng Shadow: t o bóng ñen phía dư i và bên ph i b ng 3-D: hi n b ng dư i d ng h p không gian ba chi u Custom: t ch n các nét v b ng 59 Trư ng ð i h c Nông nghi p 1 - Giáo trình Tin h c ñ i cương --------------------------------------------- 59
ð ch n m t nét v nào ñó cho b ng, ta ch n nét trư c m c Style, màu s c nét v ch n m c Color, ñ dày m nh c a nét v ch n m c Width, sau khi ñã ch n xong thì b m chu t vào nét v tư ng trưng m c Preview r i ch n OK. Page Border: T o ñư ng vi n cho trang văn b n Shading: ch c năng shading dùng ñ t o hoa văn n n cho vùng ô ñã bôi ñen trong b ng bi u, ñ ng th i v i vi c ch n hoa văn còn có th ch n màu cho hoa văn song v i các máy in thông d ng hi n nay ta ch có th in ñen tr ng.Trong c a s Table Borders and shading ta th y có nut Show Toolbar. Nút này dùng ñ hi n lên thanh công c Borders. S d ng các nút trên thanh Borders ta cũng có th t o nên các ñư ng vi n theo ý mu n. 4.2 - M t s thao tác s a ch a b ng bi u Trong m t s trư ng h p c n t o nên các b ng bi u ph c t p theo yêu c u ví d chia m t s ô thành các ô nh hơn ho c n i thông m t s ô v i nhau. Ta có th làm vi c này thông qua các ch c năng có trong th c ñơn Table. Hình 12.4. a là b ng bi u ban ñ u. ð có hình 12.4.b ta bôi ñen hai ô 1 và 2 sau ñó ch n ch c năng Table - Merge cells. ð có hình 12.4.c ta bôi ñen các ô 3,4,5, sau ñó ch n Table - Split cells h p tho i split cells xu t hi n (Hình 13.4). M c ch n Number of Columns cho phép chia các ô ñã bôi ñen thành s ô tuỳ ý. B m vào mũi tên lên ho c xu ng ñ ch n s ô mà ta ñ nh chia ra, c th ñây là chia 3. 1 2 3 4 5 6 7 8 a b c Hình 12.4 Hình 13.4 V i h so n th o Word 2000 trên thanh công c có th th y m t nút v b ng tên nút này là Tables and Borders B m ñơn ñ ch n nút này trên màn hình xu t hi n m t thanh công c v b ng và chu t có hình d ng bút chì, dùng bút chì chúng ta có th v m t khung ñ ng th i v thêm các nét ngang d c nghĩa là thêm vào trong b ng các c t ho c hàng. Trư ng h p v sai b m ñơn vào viên t y chu t s bi n thành viên t y. B m rê chu t trên m t nét v nào ñó chúng ta s xoá ñư c nét v ñó. Chú ý: Nh ng nét v t o nên ñư ng bao c a b ng khi xoá s ñ l i nét m , khi in ra s không có. 60 Trư ng ð i h c Nông nghi p 1 - Giáo trình Tin h c ñ i cương --------------------------------------------- 60
Hình 14.4 4.3 - ðánh s th t trong m t c t Gi s c n ñánh s th t t 1 ñ n 50 trong 50 ô c a m t c t nào ñó - Bôi ñen s ô mu n ñánh s th t - Ch n Format - ch n Bullets and Numering xu t hi n c a s hình 15.4 - Ch n Numbered trong c a s , ch n ti p m t d ng s mà ta mu n ñi n vào trong c t, ví d d ng ñ u bên ph i các s s có d u ch m. ð b d u ch m ñó hãy ch n Modify ta có c a s hình 16.4 Hình 15.4 Hình 16.4 61 Trư ng ð i h c Nông nghi p 1 - Giáo trình Tin h c ñ i cương --------------------------------------------- 61
Dư i m c Text After máy ñ ng m ñ nh d u ch m, hãy xoá d u ch m ñó ñi r i ch n OK. 4.4 - T o b ng b ng bút chì S d ng nút Tables and Borders ho c ch n Table - Draw Table trên th c ñơn ta có m t thanh công c v b ng, hình 14.4. Lúc này chu t bi n thành m t chi c bút chì, b ng cách b m rê chu t ta có th v nên m t b ng tuỳ ý, n u nét v sai có th dùng chi c t y trên thanh công c này ñ t y nét v ñi, cách th c ti n hành là: B m ñơn chu t vào viên t y, chu t s có hình d ng t y, b m rê chu t trên nét v sai r i buông tay ra nét v s bi n m t. 5 - các thao tác thư ng g p 5.1 - Vi t ch cái ñ u tiên Ch cái ñ u tiên c a m t ño n có th vi t to hơn các ch khác , th m chí có th vi t trên hai, ba dòng Ví d : Bông lau tr ng gi a r ng xanh Mong manh trư c gió , mong manh trư c ñ i Mùa lá ñ , mùa mưa rơi Ph t phơ lau tr ng ven ñ i sương buông Các thao tác: * ð t con tr màn hình vào ñ u dòng mu n ñi u ch nh ch * Chon ch c năng Format - Drop Cap... h p tho i xu t hi n như hình 17.4 Hình 17.4 Các kh năng l a ch n: None: Ch vi t bình thư ng , không vi t to Dropped: Vi t ch to n m g n trong khuôn kh văn b n In Margin: ch vi t to năm ngoài l văn b n Font: Ch n phông ch cho ch vi t to Lines to Drop: Ch vi t trên bao nhiêu dòng Distance from Text: kho ng cách gi a ch và văn b n 5.2 - Chia trang ho c ño n văn b n thành nhi u c t Ch n Format - Columns... H p tho i xu t hi n như trong hình 18.4 các m c ch n: One: Trang gi y ch có 1 c t Two: Trang gi y chia thành 2 c t Three: Trang gi y chia thành 3 c t Left: Trang gi y chia thành 2 c t , c t bên trái có kích thư c nh hơn c t ph i 62 Trư ng ð i h c Nông nghi p 1 - Giáo trình Tin h c ñ i cương --------------------------------------------- 62
Hình 18.4 Right: Trang gi y chia thành 2 c t , c t bên trái có kích thư c l n hơn c t ph i Numbers of Columns: S lư ng c t c n có Width and Spacing: Width: ð r ng c a m t c t Spacing: Kho ng cách gi a các c t C n chú ý r ng sau khi ch n kích thư c gi y và l trang gi y thì MS-WORD s t ñ ng xác ñ nh ñ r ng c a các c t tuỳ thu c vào s lư ng c t và kho ng cách gi a các c t mà ta ñã ch n. 5.3 - T o thu t ng vi t t t Nhi u thu t ng ñ c bi t là ti ng La tinh dùng trong y h c ho c nh ng tên riêng chúng ta hay g p khi so n th o có th vi t t t theo phương pháp: Ch n Tools - AutoCorrect. H p tho i AutoCorrect xu t hi n như hình 19.4. Gi s chúng ta mu n vi t t t dòng ch " C ng hoà xã h i ch nghĩa Vi t nam " b ng cách b m hai ch cái vn Dư i m c ch n Replace ta vi t ch "vn" Dư i m c ch n With ta vi t dòng ch C ng hoà xã h i ch nghĩa Vi t nam sau ñó b m chu t vào nút Add r i ch n OK. Trong văn b n t nay tr ñi khi ta gõ vn và b m phím kho ng cách thì toàn b dòng ch C ng hoà xã h i ch nghĩa Vi t nam s xu t hi n thay cho ch vn. Các t vi t t t t o ra như trên ch có th vi t ñư c m t dòng còn mu n t o ra nhi u dòng thì ph i dùng phương pháp khác. 63 Trư ng ð i h c Nông nghi p 1 - Giáo trình Tin h c ñ i cương --------------------------------------------- 63
Hình 19.4 5.4 - T o ño n văn b n m u N u hàng này chúng ta ph i thương xuyên g i công văn ñi các nơi thì ph n tiêu ñ c a công văn có th t o s n và lưu trong máy sau ñó ch vi c g i ra và ñi n n i dung vào Gi s c n t o ra m t tiêu ñ m u sau ñây: C ng hoà xã h i ch nghĩa vi t nam ð c l p - T do - H nh phúc Công văn Hà n i, ngày ....... tháng ...... năm 199... Các bư c th c hi n: * Vi t ño n tiêu ñ công văn * Trình bày ki u ch theo ý mu n * Bôi ñen ño n tiêu ñ * Chon Tools - Autocorect - AutoText ... * Trong h p tho i Autocorect (Hình 20.4) dư i m c Enter Autotext entries here ta vi t m t tên cho ño n văn b n này. Tên c n ch n sao cho ñ nh và ch ñư c vi t b ng ti ng Vi t không d u. Ti p ñó b m ñơn vào nút Add Khi c n ñi n ño n tiêu ñ trên vào trang văn b n ta th c hi n các bư c: Ch n Insert - AutoText, tìm trong khung l a ch n tên c a ño n văn b n c n thi t, b m ñơn vào tên ñó cho nó n m trong n n xanh ti p ñó ch n ti p nút Insert. Do h n ch th i gian c a chương trình h c t p trong tài li u này ch gi i thi u nh ng gì mà sinh viên có th ti p thu trong kho ng 6 ti t h c. MS-WORD 2000 là m t h so n th o ña năng v i r t nhi u ch c năng phong phú mu n khai thác h t c n có th i gian h c lý thuy t dài hơn và ñ c bi t là c n ñư c thao tác trên máy nhi u hơn. 64 Trư ng ð i h c Nông nghi p 1 - Giáo trình Tin h c ñ i cương --------------------------------------------- 64
Hình 20.4 5.5 - Vi t s mũ và ch s * Vi t s mũ: ví d x3 ð u tiên vi t ch x sau ñó b m t h p phím Ctrl+ Shift + =, con tr lúc này s chuy n lên v trí cao ñ ta gõ s 3, gõ l i m t l n n t h p phím trên con tr s tr l i bình thư ng * Vi t ch s : ví d x1 Gõ ch x sau ñó b m t h p phím Ctrl + =, con tr d ch xu ng v trí th p ta b m ti p s 1 r i b m l i t h p phím trên m t l n n a. 5.6 - Chèn vào văn b n m t ký t ñ c bi t Ch n Insert - Symbol ta s có m t b ng các ký t ñ c bi t, các ký t này thư ng r t nh khó nh n d ng, mu n nhìn rõ b m ñơn vào ký t ñó. Mu n chèn ký t này vào văn b n b m kép vào ký t ho c bám vào nút Insert phía dư i. Xong vi c b m Close. 6 - T ñ ng hoá quá trình so n th o 6.1 - T o dòng Tab Khi b m phím Tab trên bàn phím con tr s t ñ ng d ch chuy n m t ño n, Word ng m ñ nh ño n này là 1,27 Cm (1/2 Inch). Khi d ch chuy n con tr có th ñ l i trên dòng các d u ch m, các nét g ch ngang. Gi s ta c n t o ra dòng văn b n sau: H và Tên: ............................. Ngày sinh: ..................... Dân t c: ...........… 8 cm 5 cm 3 cm Ch H và tên vi t cách mép trái 1 cm. Ph n dành cho H và tên là 8 cm, ph n ñành cho ngày sinh là 5 cm và ph n dành cho dân t c là 3 cm. Cách th c t o như sau: 65 Trư ng ð i h c Nông nghi p 1 - Giáo trình Tin h c ñ i cương --------------------------------------------- 65