Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu xây dựng mô hình Quản lý toàn diện trường đại học URP (University Resource Planning) ứng dụng trong các trường đại học ở Việt Nam - Thử nghiệm tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế

Chia sẻ: Na Na | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:13

Thêm vào BST

Báo xấu

108
lượt xem 18
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Luận án đã đưa ra các kết quả nghiên cứu lý luận về việc xây dựng mô hình URP ứng dụng cho các trường đại học Việt Nam. Trước hết, tác giả nghiên cứu sự mở rộng của hệ thống ERP cho các tổ chức quản lý khác không phải là doanh nghiệp. Sau đó tiến hành phân tích những điểm tương đồng trong mô hình chức năng của một doanh nghiệp và của một trường đại học. Bước tiếp theo, tác giả trình bày các kết quả nghiên cứu so sánh 3 mô hình ERP ứng dụng cho các trường đại học của 3 nhà cung cấp hàng đầu thế giới là SAP, Oracle và Microsoft Dynamics. Trên cơ sở đó, tác giả khẳng định những cơ sở khoa học và rút ra những bài học kinh nghiệm có giá trị cho việc xây dựng mô hình URP ở Việt Nam.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu xây dựng mô hình Quản lý toàn diện trường đại học URP (University Resource Planning) ứng dụng trong các trường đại học ở Việt Nam - Thử nghiệm tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế

1 2 LỜI NÓI ĐẦU - Thử nghiệm mô hình URP tại Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế bằng cách 1. Sự cần thiết của đề tài xây dựng hoàn chỉnh và vận hành một số chức năng của mô hình này. Cùng với sự lớn mạnh của thị trường giáo dục đại học, các nhà cung cấp giải pháp 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ERP lớn trên thế giới đã tập trung nghiên cứu và đề xuất các mô hình dành riêng cho - Đối tượng nghiên cứu:mô hình URP cho các trường đại học ở Việt Nam và quy lĩnh vực này. Những nhà cung cấp ERP hàng đầu thế giới như ORACLE, SAP, trình quản lý cơ bản trong các trường đại học ở Việt Nam. PEOPLESOFT đã và đang thành công với mô hình ERP cho nhiều trường đại học lớn - Phạm vi nghiên cứu:các trường đại học Việt Nam, trong đó tiến hành phỏng vấn trên thế giới ở các nước tiên tiến như Anh, Mỹ, Đức, v.v… chuyên gia thuộc 8 trường đại học trong cả nước trong thời gian 2011 - 2014. Sau Chỉ thịsố 58 của Bộ Chính trị, vấn đề tin học hóa công tác quản lý trong các 4. Phương pháp nghiên cứu trường đại học đã được Bộ Giáo dục và Đào tạo và các trường đại học trong cả nước Để đạt được mục tiêu đặt ra, trong bản luận án đã sử dụng các phương pháp nghiên triển khai. Gần đây nhất là Nghị quyết số 36 của Bộ Chính trị càng khẳng định yêu cầu cứu định tính và định lượng như phương pháp nghiên cứu tài liệu, phương pháp phỏng cấp thiết của việc áp dụng CNTT trong quản lý nói chung và quản lý giáo dục đào tạo vấn chuyên gia, các phương pháp thống kê, phương pháp phát triển hệ thống thông tin nói riêng. Đó là những thuận lợi cơ bản về đường lối chính sách để ứng dụng các mô quản lý. hình quản lý mới của thế giới như ERP vào quản lý trường đại học ở Việt Nam. 5. Các đóng góp mới của luận án Tuy nhiên, các trường đại học Việt Nam chủ yếu vẫn dựa trên việc ứng dụng từng * Những đóng góp mới về mặt học thuật, lý luận phân hệ đơn lẻ. Thực tế này tạo ra nhiều bất cập vì thiếu tính đồng bộ, thiếu sự kết nối - Luận án đã đưa ra các kết quả nghiên cứu lý luận về việc xây dựng mô hình URP giữa các phân hệ với nhau. Một số trường đại học cũng đang nghiên cứu áp dụng mô ứng dụng cho các trường đại học Việt Nam. hình ERP nhưng tất cả chỉ mới dừng lại ở nghiên cứu bước đầu, chưa đưa ra được một -Trên cơ sở nghiên cứu kinh nghiệm ứng dụng mô hình ERP vào quản lý của các mô hình thực sự phù hợp cho công tác quản lý tại các trường đại học ở Việt Nam.Bên trường đại học trên thế giới, tác giả đề xuất giải pháp cũng như quy trình ứng dụng mô cạnh đó, giữa trường đại học và tổ chức doanh nghiệp có khá nhiều sự khác biệt cũng hình URP nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý trong các trường đại học Việt là một trong những khó khăn chính cho việc áp dụng hệ thống ERP vào các trường đại Nam. học. - Đề xuất mô hình lý thuyết về URP cho các trường đại học Việt Nam nhằm hỗ trợ Các nghiên cứu liên quan đến vấn đề này trên thế giới rất ít. Ở Việt Nam, vấn đề này công tác quản lý trong giai đoạn phát triển và hội nhập quốc tế hiện nay. Mô hình gồm lại càng hiếm và chưa được quan tâm nhiều. Như vậy, việc nghiên cứu xây dựng mô 3 phân hệ là: Quản lý chung, Quản lý Đào tạo Đại học và Sau đại học, Hỗ trợ Đào tạo hình URP cho các trường đại học ở Việt Nam là một vấn đề mới về lý luận và thực tiễn với 23 chức năng bao quát toàn bộ các lĩnh vực quản lý trong trường đại học. trong lĩnh vực khoa học hệ thống thông tin quản lý. Từ đó tác giả đã lựa chọn đề tài * Những phát hiện, đề xuất mới rút ra được từ kết quả nghiên cứu, khảo sát của “Nghiên cứu xây dựng mô hình Quản lý toàn diện trường đại học URP(University luận án Resource Planning) ứng dụng trong các trường đại học ở Việt Nam - Thử nghiệm - Trên cơ sở kết quả của cuộc điều tra, phỏng vấn các chuyên gia thuộc 8 trường đại tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế” làm đề tài cho Luận án Tiến sỹ của mình. học khác nhau trong cả nước, luận án đã đánh giá thực trạng ứng dụng tin học trong 2. Mục đích nghiên cứu các trường đại học Việt Nam trong giai đoạn hiện nay. Từ đó, luận án đưa ra một đề Mục tiêu tổng quát của luận án là nghiên cứu và xây dựng mô hình URP áp dụng xuất mới về xây dựng và ứng dụng mô hình URP nhằm hỗ trợ công tác quản lý trong cho các trường đại học ở Việt Nam và tiến hành thử nghiệm mô hình này tại Trường các trường đại học Việt Nam. Đại học Kinh tế - Đại học Huế. - Tác giả đã thử nghiệm mô hình URP tại Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế với Các mục tiêu cụ thể là: 5 chức năng là: Quản lý nhân sự, Quản lý tài sản, Quản lý đăng ký tín chỉ, Quản lý - Nghiên cứu một cách có hệ thống nhu cầu phải tiến hành đổi mới quản lý trong các điểm, Quản lý hồ sơ đều sử dụng một cơ sở dữ liệu thống nhất, tập trung. Mô hình thử trường đại học Việt Nam trong giai đoạn hội nhập hiện nay. nghiệm đã cho kết quả tốt giúp cho công tác quản lý của Nhà trường đạt hiệu quả cao - Hệ thống hóa những vấn đề lý luận và thực tiễn của việc ứng dụng hệ thống ERP hơn. vào các trường đại học trên thế giới và rút ra những bài học kinh nghiệm cho Việt - Mô hình URP đề xuất trong luận án có thể sử dụng cho các trường đại học trong cả nước như một mô hình cơ sở để hoàn thiện việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý. Nam. 6. Bố cục của luận án - Nghiên cứu, phân tích nhu cầu ứng dụng hệ thống ERP vào hỗ trợ công tác quản lý Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục bảng biểu, biểu đồ, tài liệu tham khảo, danh trong các trường đại học ở Việt Nam. mục các công trình nghiên cứu của tác giả, luận án gồm có 4 chương: - Xây dựng mô hình URP cho các trường đại học ở Việt Nam. Chương 1:Tổng quan về các công trình liên quan đến luận án Chương 2:Cơ sở lý luận của việc ứng dụng hệ thống ERP vào các trường đại học
3 4 Chương 3: Sự cần thiết xây dựng và ứng dụng mô hình URP vào các trường đại học khai ERP thông qua liên minh chiến lược là SAP đã tạo điều kiện để trường Victoria Việt Nam trong giai đoạn hiện nay mở rộng chương trình ra bên ngoài, đặc biệt là khu vực Đông Nam Á và Hongkong. Chương 4: Xây dựng mô hình Quản lý toàn diện trường đại học - URP (Thử 1.1.4. Thuận lợi và khó khăn của xu hướng ứng dụng ERP vào trường đại nghiệm tại Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế) học CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ CÁC CÔNG TRÌNH LIÊN QUAN ĐẾN Đã có những nghiên cứu đánh giá về sự tương đồng trong cơ cấu tổ chức, hoạt LUẬN ÁN động của doanh nghiệp và trường đại học, từ đó có thể áp dụng các hệ thống ERP mà 1.1. Các công trình ngoài nước trước đây chỉ dành cho các doanh nghiệp vào hỗ trợ công tác quản lý trường đại học. 1.1.1. Tình hình nghiên cứu ứng dụng ERP trên thế giới Đầu tiên là mối quan hệ tương đồng giữa các trường đại học và các tổ chức doanh Đã có nhiều nghiên cứu đánh giá về sự thành công của việc ứng dụng ERP trong nghiệp. Tiếp đó là quá trình tái cấu trúc quy trình quản lý của một trường đại học khi hoạt động quản lý doanh nghiệp. Các yếu tố thành công quan trọng của việc thực hiện ứng dụng mô hình ERP vào hỗ trợ công tác quản lý. ERP bao gồm: hỗ trợ quản lý cấp cao, tầm nhìn kinh doanh rõ ràng, tích hợp hoàn Ngoài ra, cũng có những vấn đề và thách thức chính khi triển khai một hệ thống chỉnh các quy trình và chức năng kinh doanh của một doanh nghiệp. Tuy nhiên, một ERP trong trường đại học. Đó là thách thức về công nghệ, kỹ thuật, chức năng, giữ số yếu tố quan trọng hơn liên quan đến tái cấu trúc quy trình kinh doanh và tích hợp được nhân sự cũ và tuyển dụng nhân sự mới. Tiếp đó là sự thiếu hụt của các nhà cung các quy trình cốt lõi khác nhau vào hệ thống ERP. Nhiều công ty sử dụng hệ thống cấp ERP chuyên nghiệp phục vụ đặc biệt cho thị trường giáo dục đại học. Ngoài ra, thông tin mạnh như ERP để xử lý các ứng dụng kinh doanh phức tạp, ví dụ như quản chiến lược mua sắm của các trường đại học ảnh hưởng khá lớn đến việc ứng dụng lý các dịch vụ khách hàng trên phạm vi rộng lớn. Lý do ERP trở nên rất phổ biến là ERP nó có thể nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. 1.2. Các công trình nghiên cứu liên quan đến đề tài ở trong nước 1.1.2. Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp 1.2.1. Tình hình ứng dụng ERP ở Việt Nam Trên cơ sở phân tích các tài liệu nghiên cứu liên quan đến các lợi ích đạt được từ Về mặt lý thuyết, việc nghiên cứu ERP ở trong nước còn hạn chế, chủ yếu là việc sử dụng hệ thống ERP, tác giả tìm ra một tập hợp các lợi ích mà doanh nghiệp áp những báo cáo thực nghiệm, những bài học kinh nghiệm của việc triển khai hệ thống dụng có thể mong đợi. Tác giả đưa ra danh sách của năm loại lợi ích khác nhau theo ERP trong các tổ chức doanh nghiệp hay các nhân tố thành công hoặc thất bại của năm khía cạnh chính, bao gồm: Hoạt động, Quản lý, Chiến lược, Hạ tầng cơ sở công ERP tại Việt Nam. Trong thời gian tới, với sự xuất hiện nhiều hơn của các nhà tư vấn nghệ thông tin và Tổ chức. độc lập, các nhà cung cấp giải pháp ERP trong và ngoài nước cùng với kinh nghiệm Ngoài việc nghiên cứu những lợi ích đạt được khi một hệ thống ERP đi vào hoạt triển khai ERP trong thời gian qua sẽ góp phần thúc đẩy sự phát triển ứng dụng ERP động, tác giả còn xem xét những giai đoạn đem lại lợi ích cũng như những yếu tố ảnh trong công tác quản lý doanh nghiệp Việt Nam. hưởng đến lợi ích mà hệ thống ERP đem lại. 1.2.2. Khả năng nghiên cứu ứng dụng mô hình URP trong công tác quản lý 1.1.3. Thực tiễn ứng dụng ERP vào trường đại học trên thế giới trường đại học ở Việt Nam Những nhà cung cấp ERP hàng đầu thế giới như SAP, SunGard SCT, Datatel cũng Việc ứng dụng ERP trong các trường đại học đang là một xu hướng trên toàn thế bắt đầu chuyển hướng sang thị trường đầy tiềm năng này. Trong những năm đầu thế giới. Đã có rất nhiều trường đại học thành công với các mô hình khác nhau của ERP. kỷ 21, thị phần chủ yếu tập trung trong tay ba công ty trên. Những năm gần đây, sau Nhiều bài học kinh nghiệm cũng đã được rút ra, những nhân tố quyết định đến sự nhiều hoạt động mua lại và sáp nhập, Oracle, SAP và Microsoft đang chiếm lĩnh thị thành công của một dự án ERP cũng đã được nghiên cứu. Đây là tiền đề thuận lợi cho trường cung cấp giải pháp ERP cho các trường đại học. Họ đã và đang thành công các trường đại học ở Việt Nam ứng dụng hệ thống ERP vào công tác quản lý trong với mô hình ERP cho hàng trăm đại học lớn tại Mỹ, Anh, Đức, v.v... trường đại học. Các trường đại học ở Mỹ là những nơi đầu tiên ứng dụng hệ thống ERP vào công Vì vậy, việc nghiên cứu và xây dựng mô hình URP là hoàn toàn cần thiết và phù tác quản lý. Từ sự thành công tại các trường đại học ở Mỹ, nhiều trường đại học ở hợp với chủ trương đổi mới quản lý giáo dục đào tạo nói chung và giáo dục đại học châu Âu cũng từng bước tiếp cận và triển khai các hệ thống ERP. Chính phủ Đức đi nói riêng của Chính phủ và Bộ Giáo dục và Đào tạo. Khả năng nghiên cứu vấn đề này đầu trong việc triển khai các hệ thống ERP vào các trường đại học, tái cấu trúc lại cơ cũng hoàn toàn khả thi trong điều kiện đầu tư cơ sơ vật chất của nhiều trường ngày cấu tổ chức dựa trên hệ thống thông tin. Các nước khu vực Đông Âu như Slovenia, Romania cũng từng bước triển khai ERP trong các tổ chức giáo dục đại học. càng tăng và quá trình tin học hóa đang diễn ra mạnh mẽ trong các trường đại học. Từ sự thành công ở Mỹ và châu Âu, Hawking đã cùng với SAP ứng dụng hệ thống 1.3. Thiết kế nghiên cứu ERP trên cơ sở đi từ các khoa thành viên, sau đó hợp nhất thành công SAP R/3 vào Theo tổng kết của Moon về các bài nghiên cứu được đăng trên tạp chí từ 2000 đến quá trình đào tạo của trường đại học Victoria, Úc. Kinh nghiệm trong quá trình triển 31/05/2006, có 313 bài liên quan ERP được đăng trên 79 tạp chí. Các bài nghiên cứu này có thể phân thành các nhóm sau: (1) Triển khai hệ thống ERP: 135 bài; (2) Sử
5 6 dụng hệ thống ERP: 44 bài; (3) Mở rộng chức năng ERP: 37 bài;(4) Giá trị ERP: 24 bài;(5) Khuynh hướng và kỳ vọng: 55 bài;(6) Đào tạo, huấn luyện: 18 bài. Riêng lĩnh vực ERP trong môi trường đại học ít hơn nhiều, chủ yếu đề cập đến những thuận lợi và khó khăn trong quá trình triển khai trong trường đại học, những Mô hình ERP lợi ích đạt được từ phía đơn vị triển khai. Ở Việt Nam các nghiên cứu được đăng tải trên tạp chí về ERP không nhiều, chủ Cơ cấu tổ chức yếu là các bài viết có tính chất đúc kết kinh nghiệm triển khai ERP, các nhân tố thành Mô hình URP Mô hình hoạt động công hay thất bại ERP tại Việt Nam. Từ tầm quan trọng của vấn đề, từ chỗ số lượng cho trường đại học nghiên cứu về vấn đề này còn rất ít; nó là vấn đề mới, còn khoảng trống trong nghiên Các chức năng … ở Việt Nam cứu tại môi trường Việt Nam, tác giả quyết định chọn hướng nghiên cứu này nhằm tìm ra một mô hình URP thích hợp cho các trường đại học Việt Nam. Các nhân tố khác 1.3.1. Câu hỏi nghiên cứu Để có thể đạt được mục tiêu xây dựng mô hình URP, tác giả cần trả lời những câu Năng lực tài chính hỏi sau: Quy mô đào tạo - Điểm giống và khác nhau giữa cơ cấu tổ chức, hoạt động của doanh nghiệp và Mức độ tự chủ trường đại học? Tác động của nó đến việc ứng dụng mô hình ERP? … - Kinh nghiệm ứng dụng mô hình ERP vào trường đại học của các nước trên thế Hình 1.3. Mô hình nghiên cứu của luận án giới tác động như thế nào đối với việc ứng dụng mô hình ERP vào các trường đại học ở Việt Nam? 1.3.4. Cách thức chọn mẫu và thu thập số liệu - Các nhân tố khác đặc trưng cho chính sách giáo dục Việt Nam (chính sách đào Đề tài được thực hiện chủ yếu dựa trên cơ sở phương pháp phân tích định tính. tạo, tuyển sinh, quản lý…) tác động như thế nào đến việc ứng dụng mô hình ERP vào Phân tích định tính được triển khai trong giai đoạn đầu của nghiên cứu để đánh giá trường đại học ở Việt Nam? khả năng có thể xây dựng mô hình URP cho trường đại học. Trong giai đoạn tiếp theo, tác giả tiến hành phỏng vấn các chuyên gia về sự cần - Nhu cầu xây dựng mô hình URP ứng dụng vào công tác quản lý ở các trường đại thiết xây dựng mô hình URP cho các trường đại học Việt Nam thông qua ý kiến của học Việt Nam như thế nào? các lãnh đạo, giảng viên của một số trường đại học trong cả nước. - Các chức năng cần có cho một mô hình URP ứng dụng vào công tác quản lý Sau đó, tác giả tiến hành phân tích các yêu cầu, từ đó đề xuất mô hình URP cho trường đại học? các trường đại học. Trên cơ sở khảo sát hệ thống quản lý hiện tại của Trường Đại học Một khi trả lời được các câu hỏi này, tác giả sẽ có được những căn cứ cần thiết để Kinh tế Huế, tác giả xây dựng 5 chức năng trong mô hình mới và áp dụng thử nghiệm có thể xây dựng nên mô hình URP và tiến hành thử nghiệm trong thực tế. để kiểm định lại mô hình đề xuất. 1.3.2. Những giả thuyết nghiên cứu được đề xuất Ngoài việc trả lời những câu hỏi trên, tác giả cũng đề xuất những giả thuyết nghiên cứu nhằm hỗ trợ cho quá trình nghiên cứu và xây dựng mô hình URP. Những giả thuyết nghiên cứu giúp tác giả đánh giá những tác động của các yếu tố, các nhân tố khác nhau đến việc xây dựng mô hình URP. 1.3.3. Mô hình nghiên cứu Trong mô hình nghiên cứu, tác giả xác định các nhân tố mục tiêu và nhân tố tác động của mô hình, cụ thể như sau: -Nhân tố mục tiêu: Mô hình URP cho trường đại học -Nhân tố tác động:Mô hình ERP cho doanh nghiệp; Các nhân tố khác Có thể mô hình hóa như sau:
7 8 CHƯƠNG 2. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC ỨNG DỤNG HỆ THỐNG kinh tế - xã hội. Để đáp ứng yêu cầu mới, phản ứng với những thay đổi nhanh chóng ERP VÀO CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC của môi trường ngoài, các trường đại học đã có những điều chỉnh, thay đổi cho phù 2.1. Xu hướng ứng dụng ERP vào các trường đại học trên thế giới hợp. Chính những thay đổi này đã làm cho các trường đại học trở thànhmột hợp thể 2.1.1. Sự chuyển biến của các trường đại học trong giai đoạn hiện nay phức tạp nhất trong các loại hình tổ chức trên thế giới bởi nó là sự tồn tại, kết hợp của rất nhiều loại hình cấu trúc khác nhau, như tổ chức chính trị của nhà nước, công Trong bối cảnh cạnh tranh của quá trình toàn cầu hóa, giống như các tổ chức nhà sở của chính phủ, cơ sở cung cấp các dịch vụ công, tổ chức hoạt động sản xuất và nước và tư nhân, trường đại học không thể đứng ngoài những thay đổi lớn của xã hội. kinh doanh trong doanh nghiệp v.v… Thứ nhất,các tác động từ bên trong và bên ngoài hệ thống như: sự chuyển hướng Cùng là những đơn vị cung cấp hàng hóa phục vụ cộng đồng, nhưng điểm khác của giáo dục đại học thế giới từ đào tạo tinh hoa sang đại trà. nhau cơ bản của trường đại học so với doanh nghiệp không chỉ ở đối tượng mà nó Thứ hai là,xu hướng ảnh hưởng của yếu tố thị trường:Theo quan điểm này thì các phục vụ, sản phẩm do nó làm ra mà còn là người tiêu dùng sử dụng các sản phẩm của trường đại học không phải là các doanh nghiệp hay tổ chức tư nhân sản xuất ra các nó.Trường đại học phục vụ rất nhiều nhóm đối tác liên đới có nhu cầu không giống loại hàng hóa dịch vụ thông thường. nhau, từ chính phủ đến các tổ chức xã hội, nghề nghiệp, giới doanh nhân, kỹ thuật, Thứ ba làxu hướng đa dạng hóa của các loại hình cơ sở giáo dục đại học: trường cán bộ trường học, cộng đồng, sinh viên, phụ huynh… đại học ngày này có những điểm tương đồng với các công ty cổ phần. Do đó, việc tổ chức điều hành, quản trị và quản lý ở trong trường đại học cũng có Thực tiễn đã cho thấy hiện nay các trường đang chuyển biến, thay đổi trước tình nhiều khác biệt độc đáo so với các tổ chức chính trị, xã hội và doanh nghiệp trong hình mới để tiếp tục phát triển.Sự chuyển biến này diễn ra mạnh mẽ và trước tiên ở nền kinh tế. Đồng nhất trong nhận thức, coi quản trị đại học như là một công sở hành Hoa Kỳ. Cơ chế tự chủ của Hoa Kỳ đã tạo ra môi trường nuôi dưỡng sự cạnh tranh, chính nhà nước hay một tổ chức doanh nghiệp kinh doanh vì lợi nhuận đều đưa đến khích lệ tinh thần nghiên cứu khoa học, đổi mới và sáng tạo. Qua những thành tựu những thất bại nguy hại. Hơn nữa, thất bại này còn kéo theo những tổn thất không củacác trường đại học ở Xin-ga-po, chúng ta thấy cơ chế hoạt động của các trường lường trước được cho cả hệ thống cơ sở hạ tầng của quốc gia đó. đại học danh tiếng được chuyển thành cơ chế doanh nghiệp hóa. Ở Vương quốc Anh, 2.1.2. So sánh mô hình tổ chức, hoạt động của trường đại học và doanh mỗi trường đại học đều đăng ký dưới hình thức 1 công ty thuộc Chính phủ Anh với nghiệp số hiệu nhất định. Việc kết hợp chặt chẽ với doanh nghiệp và hoạt động theo mô hình Đi sâu vào nghiên cứu mô hình tổ chức của trường đại học và doanh nghiệp, có thể doanh nghiệp sẽ thúc đẩy các trường đại học phát triển một cách thực tế và ít lý nhìn nhận rõ những điểm giống nhau và khác nhau giữa trường đại học và tổ chức thuyết hơn. Các trường đại học của Úc được nhìn nhận như là các doanh nghiệp tự sản xuất cả về cơ cấu tổ chức cũng như cách thức hoạt động. Có thể nhìn thấy điều quản trị theo luật định, mặc dù các trường này do Chính phủ thành lập nhưng lại này thông qua những phân tích về các khía cạnh liên quan đến các mặt khác nhau của không phải là cơ quan công quyền của Nhà nước. trường đại học và doanh nghiệp. Để phù hợp cho quá trình nghiên cứu, tác giả lựa Như vậy, đa số các nghiên cứu lý thuyết cũng như thực tiễn và thực tế về quản trị chọn mô hình doanh nghiệp là công ty cổ phần, vì đây là mô hình doanh nghiệp đang đại học đều chỉ ra rằng, xu hướng trường đại học hoạt động như một doanh nghiệp để chiếm ưu thế về khả năng phát triển và mở rộng để so sánh với các trường đại học đảm bảo hiệu quả đầu tư kết hợp với hương vị “cận thị trường” để thích ứng với nền trên thế giới và các trường đại học Việt Nam. Sự so sánh đề cập thông qua các yếu tố kinh tế thị trường nhưng tránh thương mại hóa dưới sự hỗ trợ, giám sát và điều tiết về cơ cấu tổ chức, vai trò của các thành phần trong cơ cấu tổ chức, cách thức hoạt của nhà nước là mô hình hoạt động tối ưu nhất trên thế giới hiện nay động… Bên cạnh những điểm tương đồng trên nhiều khía cạnh giữa trường đại học và Về mặt hình thức tổ chức có thể nói, do có sự tách rời giữa quyền sở hữu và quyền doanh nghiệp cũng tồn tại không ít sự khác biệt. Sự khác biệt này bắt nguồn từ chính sử dụng, nên xu thế chung là có một Hội đồng trường bên cạnh Ban giám hiệu, gần sản phẩm do mỗi loại hình tạo ra.Khác với các các doanh nghiệp sản xuất, các tổ giống như Hội đồng quản trị bên cạnh Ban giám đốc ở các công ty cổ phần. Hiệu chức giáo dục về mặt nào đó là một loại tổ chứcdịch vụ mà sản phẩm của nó là một trưởng ở trường đại học có vai trò như một tổng giám đốc điều hành (CEO) và chủ loạihàng hóa.Nhưng do tính chất tác động sâu sắc đến xã hội, hàng hóa này phải được tịch Hội đồng trường giống như chủ tịch Hội đồng quản trị. Có thể thấy rõ điểm coi là một hàng hóa đặc biệt, được chi phối sâu sắc bởi tính chất lợi ích công và về cơ tương đồng trong mặt cơ cấu tổ chức khi nhìn vào hai sơ đồ tổ chức của trường đại bản phải được xem là lợi ích công.Vì vậy, trường đại học là một phần quan trọng học và của doanh nghiệp ở trên. nằm trong cơ cấu của hệ thống cơ sở hạ tầng quốc gia với trách nhiệm chính là tạo ra Tuy nhiên, như đã phân tích ở trên, các trường đại học và các tổ chức sản xuất kinh những hàng hóa đặc biệt phục vụ xã hội, đó chính là con người. doanh khác nhau ở tính lợi ích công mà nó đảm nhận. Sản phẩm do trường đại học Trong môi trường toàn cầu hóa, cùng với sự phát triển nhanh chóng của khoa học tạo ra là con người. Sản phẩm này lại cũng chính là khách hàng của trường đại học và công nghệ, vị trí và vai trò của trường đại học ngày càng trở nên quan trọng trong
9 10 sau này cũng có thể là người tiêu dùng những sản phẩm từ trường đại học. Chính mối 2.3. Nghiên cứu mô hình quản lý trường đại học của một số nhà cung cấp quan hệ phức tạp này đã tạo nên sự phức tạp trong cơ cấu tổ chức cũng như hoạt động ERP lớn trên thế giới giảng dạy của trường đại học. Bên cạnh những phòng ban chức năng đảm nhận công * Về các chức năng cần thiết: tác quản lý, điều hành và các khoa với các giảng viên thực hiện hoạt động sản xuất Có thể so sánh các chức năng của ba nhà cung cấp này thông qua Bảng 2.2: như ở doanh nghiệp, thì việc trường đại học “sản xuất” sản phẩm đặc biệt tạo nên một Bảng 2.2. Các phân hệ của các hệ thống ERP dành cho các trường đại học loạt các tổ chức khác nhau,cùng với đó là một loạt quy trình nghiệp vụ liên quan đến Tóm tắt các phân hệ của mô hình ERP cho các trường đại học của các nhà cung cấp hàng hóa đặc biệt này. Oracle SAP Microsoft 2.2. Yêu cầu hoàn thiện công tác quản lý đối với các trường đại học trong Quản lý nhân sự Quản lý nhân lực Quản lý nhân sự và tiền lương hoàn cảnh mới Quản lý Tài chính Quản lý ngân sách và tài chính Quản lý tài chính 2.2.1. Những yêu cầu khách quan từ bối cảnh mới Quản lý mua sắm Kế toán Do có nhiều điểm tương đồng giữa các trường đại học và các doanh nghiệp nên Lockwood nhận định, các trường đại học cũng sẽ phải đối mặt với nhiều vấn đề rất Quản lý tài chính sinh viên Quản lý học phí người học Quản lý tài khoản phổ biến với hầu hết các tổ chức hiện đại. Những vấn đề này sẽ dẫn đến những thay Quản lý hỗ trợ tài chính Quản lý các khoản tài trợ người học đổi trong các trường đại học trên toàn thế giới. Quản lý tuyển sinh và nhập học Quản lý vòng đời sinh viên Hệ thống thông tin sinh viên Khi các trường đại học có những vấn đề chung như các tổ chức doanh nghiệp thì Quản lý hồ sơ sinh viên Đo lường và theo dõi thành tích Quản lý hồ sơ sinh viên các công cụ tiêu chuẩn của phân tích tổ chức và quản lý tổ chức hiện đại - bao gồm Hệ thống tư vấn học tập ngườivàhọc Dạy học cả những hệ thống máy tính được sử dụng bởi các tập đoàn lớn trên thế giới - có thể Hệ thống cộng đồng trường học được áp dụng tương tự trong các trường đại học. Quản lý điểm Phân tích hiệu suất giáo dục Với sự trợ giúp của ERP, các trường đại học có thể đáp ứng thị trường toàn cầu Lập kế hoạch và thực hiện nghiên mới, đáp ứng yêu cầu ngày càng tăng, thỏa mãn nhu cầu cục bộ với thực tiễn hoạt cứu nhìn nhà nghiên cứu Tầm động tốt hơn và hiệu quả hơn. 2.2.2. Yêu cầu thay đổi để hội nhập và phát triển từ bản thân các trường đại Quản lý Mối liên hệ nhà tài trợ Quản lý khoản tài trợ của nhà tài trợ Quản lý tài trợ học Quản lý Người hiến tặng Để đáp ứng với những thay đổi về mặt chính sách của chính phủ, nâng cao hiệu quả Nền tảng và công nghệ hoạt động, giảm sự chồng chéo của các nguồn tài nguyên cũng như các yếu tố kinh tế - Nhìn vào bảng so sánh trên có thể thấy rằng, mô hình ERP của SAP khá đồ sộ với xã hội khác nhau, bên cạnh việc giảm bớt hoạt động theo cơ cấu truyền thống và hướng rất nhiều các chức năng khác nhau, mỗi chức năng đảm nhận nhiều nhiệm vụ liên tới hoạt động như các tổ chức hiện đại, linh hoạt hơn nữa, các trường đại học đã quan với nhau, từ quản lý thông tin, phân tích tình hình cho đến việc lập kế hoạch. chuyển sang các giải pháp CNTT như là một điều cốt lõi của định hướng chiến lược mới. Một phần chiến lược là áp dụng công nghệ hiện đại để giảm sự trùng lặp những Đi sâu vào phân tích các chức năng cần thiết, có thể thấy rằng cả 3 giải pháp của 3 nỗ lực và nguồn lực, cải thiện việc cung cấp thông tin quản lý và cải thiện hiệu suất tổ nhà cung cấp đều có những chức năng chung. Ngoài ra, SAP và Oracle còn có những chức. Những tiến bộ trong công nghệ thông tin liên tục định hình lại các quy trình hoạt chức năng liên quan đến lĩnh vực hỗ trợ tài chính cho sinh viên, tìm nguồn tài trợ cho động kinh doanh cho nhiều tổ chức, bao gồm cả tổ chức giáo dục đại học. sinh viên. Trong khi SAP có chức năng Quản lý vòng đời sinh viên đảm nhận rất nhiều nhiệm vụ liên quan đến quá trình học tập, hỗ trợ sinh viên thì tương ứng Oracle Ưu điểm chính của hệ thống ERP cho các tổ chức giáo dục đại học, theo tổ chức cũng có nhưng chức năng nhỏ liên quan với nhau, đảm nhận các chức năng như của ECAR là: SAP. Tuy nhiên, điểm mạnh của SAP là các hệ thống hỗ trợ cho các nhà quản lý - Cải thiện việc tiếp cận thông tin cho lập kế hoạch và quản lý cơ sở giáo dục; trong việc theo dõi và đo lường thành tích của người học, phân tích hiệu suất giáo dục - Cải thiện các dịch vụ cho các giảng viên, sinh viên và người lao động; để từ đó hỗ trợ cho công tác ra quyết định.Điểm mạnh nữa trong hệ thống ERP của - Rủi ro kinh doanh thấp; SAP cho các trường đại học là lĩnh vực quản lý nghiên cứu khoa học, bao gồm cả lợi - Tăng thu nhập và giảm chi phí do cải thiện hiệu quả. nhuận và phi lợi nhuận…
11 12 2.4. So sánh mô hình ERP dành cho doanh nghiệp và mô hình ERP dành CHƯƠNG 3. SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG VÀ ỨNG DỤNG MÔ HÌNH cho trường đai học URP VÀO CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC VIỆT NAM TRONG GIAI ĐOẠN Sau khi phân tích, so sánh giữa các mô hình ERP dành cho các trường đại học của HIỆN NAY ba nhà cung cấp hàng đầu thế giới là SAP, Oracle và Microsoft Dynamics, tác giả 3.1. Mô tả cuộc điều tra phỏng vấn chuyên gia tiếp tục nghiên cứu sự giống nhau và khác nhau giữa mô hình ERP dành cho doanh Để làm rõ hơn về thực trạng ứng dụng các hệ thống thông tin quản lý trong trường nghiệp và mô hình ERP sau khi biến đổi cho phù hợp với yêu cầu của các trường đại đại học cũng như nhu cầu áp dụng một mô hình URP vào hỗ trợ công tác quản lý, học. Trong phần này, tác giả lựa chọn các sản phẩm của cùng một nhà cung cấp là điều hành, tác giả tiến hành một cuộc phỏng vấn đối với các chuyên gia là các lãnh SAP. Mô hình ERP dành cho các trường đại học là SAP Business Suite và mô hình đạo, các cán bộ quản lý, các giảng viên trong các trường đại học, những người nắm ERP dành cho doanh nghiệp là SAP Business ByDesign. Điểm khác biệt giữa hai mô rất rõ tình hình ứng dụng và nhu cầu đối với các hệ thống thông tin quản lý. Cụ thể, hình là khá lớn, bắt nguồn từ sự khác nhau về quy trình sản xuất, sản phẩm cũng như tác giả tiến hành phỏng vấn 60 chuyên gia ở 8 trường đại học trong cả nước.Các khách hàng, nguồn cung ứng của mỗi loại hình tổ chức. Đây là một trong những cơ chuyên gia được phỏng vấn được chia thành 4 nhóm thuộc 2 đối tượng là cán bộ quản sở quan trọng giúp tác giả xây dựng mô hình URP dành cho các trường đại học Việt lý và giảng viên. Nam trong phần sau của luận án. Nội dung cuộc điều tra tập trung vào các vấn đề sau: 2.5. Bài học kinh nghiệm cho việc ứng dụng ERP vào trường đại học ở Việt - Mức độ sử dụng máy tính, mạng máy tính và các phần mềm quản lý phục vụ Nam công việc hằng ngày. Nghiên cứu kinh nghiệm ứng dụng mô hình ERP trong quản lý trường đại học của - Các phần mềm quản lý được sử dụng và thời gian triển khai các phần mềm quản các nước trên thế giới, chúng ta có thể rút ra các bài học sau đây: lý hiện có của các trường đại học. 2.5.1. Sự quyết tâm và ủng hộ dự án ERP của lãnh đạo - Thuận lợi và khó khăn trong quá trình sử dụng các phần mềm quản lý, đặc biệt là Để thực hiện thành công một hệ thống ERP trong một trường đại học, hỗ trợ của các hệ thống phần mềm được xây dựng riêng lẻ. các nhà quản lý hàng đầu là một yếu tố quyết định, yếu tố thành công quan trọng - Đánh giá của các chuyên gia về lợi ích cũng như khó khăn trong việc áp dụng hệ nhất. thống ERP trong các trường đại học. 2.5.2. Có tầm nhìn, mục tiêu và kế hoạch toàn diện, rõ ràng - Đánh giá nhu cầu và những chức năng cần thiết của mô hình URP cần phải có Phải có dự án tốt, có tầm nhìn, có kế hoạch toàn diện và cụ thể,xác định mục tiêu, cũng như độ ưu tiên của từng chức năng, phương án triển khai mô hình URP trong mục đích, các yêu cầu rõ ràng và thống nhất, lựa chọn và đánh giá tiền khả thi là các trường đại học. yếu tố quan trọng đối với các dự án thực hiện thành công ERP. - Mô hình URP cho đại học Việt Nam và các thành phần cơ bản của mô hình. 2.5.3. Xây dựng kế hoạch tái cấu trúc quy trình quản lý, kiểm soát và quản lý - Quy trình triển khai mô hình URP cho các trường đại học Việt Nam. được những thay đổi Trên cơ sở kết quả của cuộc điều tra thu thập ý kiến của các chuyên gia bằng Có hai chiến lược tiếp cận khác nhau để thực hiện một hệ thống ERP. Trong phương pháp sử dụng bảng hỏi kết hợp phỏng vấn, tác giả sẽ có những phân tích cụ phương pháp tiếp cận đầu tiên, tổ chức phải tái cấu trúc quy trình quản lý để phù hợp thể và đưa ra những đánh giá phù hợp cho việc xây dựng mô hình URP ở chương sau. với các chức năng của hệ thống ERP. Cách tiếp cận thứ hai là hệ thống ERP phải tùy Toàn bộ các bảng biểu, sơ đồ trong chương này được tác giả phân tích, xử lý với sự biến các gói chức năng để phù hợp với các quy trình quản lý hiện có. hỗ trợ của phần mềm SPSS và Excel. 2.5.4. Xây dựng nhóm triển khai dự án có năng lực đủ mạnh 3.2. Phân tích kết quả cuộc điều tra phỏng vấn chuyên gia Nhóm triển khai ERP nên bao gồm đại diện từ tất cả các đơn vị chức năng của tổ Đối với các phần mềm, mà cụ thể ở đây là các phần mềm quản lý thì việc sử dụng chức, quen thuộc với các quy trình quản lý, hoạt động nội bộ, từ các chuyên gia kỹ có sự khác nhau giữa các nhóm đối tượng, thể hiện trong Bảng 3.10: thuật đến điều hành cấp cao. Bảng 3.10. Kết quả khảo sát việc sử dụng các phần mềm quản lý 2.5.5. Đào tạo và huấn luyện người sử dụng Nhóm đối tượng Hệ thống ERP sẽ thay đổi cách thức làm việc của tất cả mọi người trong toàn tổ Phần mềm Quản lý Total chức. Do đó, đào tạo người sử dụng là cần thiết và điều quan trọng là phải cho người CBQL GV sử dụng biết những thay đổi đó cũng như đào tạo họ để sử dụng hệ thống mới. Quản lý điểm 35.0% 33.3% 68.3% Quản lý đăng ký tín chỉ 28.3% 25.0% 53.3%
13 14 Quản lý nhân sự 18.3% 15.0% 33.3% Hồ sơ sinh viên Percent 36.7% 33.3% 11.7% 1.7% 16.7% Quản lý nghiên cứu khoa học 30.0% 13.3% 43.3% Lập thời khóa biểu Percent 31.7% 35% 11.7% 1.7% 20% Quản lý lương 10.0% 5.0% 15.0% Đăng ký tín chỉ Percent 35% 40% 15% 1.7% 8.3% Lập thời khóa biểu 20.0% 10.0% 30.0% Điểm Percent 40% 36.7% 13.3% 1.7% 8.3% Quản lý khác 16.7% 13.3% 30.0% Nghiên cứu KH Percent 21.7% 15% 23.3% 13.3% 26.7% Chưa bao giờ sử dụng 3.3% 6.7% 10.0% Mặc dù vậy, việc triển khai không đồng bộ, rời rạc khiến cho việc sử dụng gặp nhiều khó khăn, bất cập. Có thể thấyrõ qua kết quả của cuộc khảo sát qua Bảng 3.14: Tuy số lượng người tham gia phỏng vấn chưa sử dụng nhiều các phần mềm quản lý (lý do chủ yếu là do nhà trường chưa áp dụng đầy đủ các phần mềm hỗ trợ cho các Bảng 3.14. Kết quả khảo sát những bất cập trong quá trình sử dụng phần mềm hoạt động tác nghiệp ở các lĩnh vực khác nhau) nhưng đa số (85% chuyên gia) đều quản lý đánh giá các phần mềm mà họ sử dụng đều tiện dụng và rất tiện dụng, hỗ trợ tốt trong hoạt động hằng ngày của họ. Chỉ có 1 trường hợp đánh giá là bất tiện trong quá trình Nhóm đối tượng sử dụng các phần mềm quản lý này. Kết quả cụ thể ở Bảng 3.11: Bất cập Total Bảng 3.11. Mức độ tiện dụng khi sử dụng các phần mềm quản lýĐVT: người CBQL GV Dữ liệu trùng lặp và phân mảnh 38.33% 35.00% 73.33% Mức độ tiện dụng Frequency Percent Valid Percent Cumulative Percent Lãng phí chi phí và nguồn nhân lực 31.67% 31.67% 63.34% Rất tiện dụng 14 23.3% 23.3% 23.3% Các quy trình quản lý chồng chéo 35.00% 43.33% 78.33% Tiện dụng 37 61.7% 61.7% 85.0% Việc chia sẻ dữ liệu gặp nhiều khó khăn 36.67% 41.67% 78.34% Valid Bình thường 8 13.3% 13.3% 98.3% Khác 3.33% 1.67% 5.00% Bất tiện 1 1.7% 1.7% 100.0% Qua phân tích ở trên, việc sử dụng các hệ thống riêng lẻ gặp khá nhiều bất cập, khó Total 60 100.0% 100.0% khăn cho không những các cán bộ quản lý mà còn cả đội ngũ giảng viên. Trong Qua hai kết quả khảo sát ở Bảng 3.10 và 3.11 có thể nhận thấy đa số người sử dụng những năm gần đây, cùng với xu hướng áp dụng các hệ thống ERP trong các doanh đều hài lòng với các phần mềm quản lý đang được các trường đại học áp dụng. Tuy nghiệp, các trường đại học Việt Nam đã và đang nghiên cứu về hệ thống ERP để từ nhiên, số người sử dụng còn chưa nhiều bởi do nhà trường chưa áp dụng các phân hệ đó có thể áp dụng một giải pháp quản lý toàn diện vào trường đại học. Qua cuộc khảo cần thiết cho mọi hoạt động quản lý và tác nghiệp hằng ngày. Cụ thể về tình hình ứng sát của mình, tác giả cũng mong muốn có thêm nhiều thông tin từ phía các chuyên gia dụng các phần mềm quản lý ở các trường được khảo sát thể hiện trong Bảng 3.12: trong các trường đại học về những lợi ích sẽ đạt được khi triển khai hệ thống ERP Bảng 3.12. Kết quả khảo sát về thời gian triển khai các phần mềm quản lý vào trường đại học.Kết quả cụ thể thể hiện trong Bảng 3.15: Thời gian triển khai Đang/sẽ Chưa Nhóm đối tượng Đã triển Đã triển Đã triển Lợi ích Total Lĩnh vực Valid triển khai tính CBQL GV khai và khai và khai và và đưa đến Các quy trình làm việc khép kín và được chuẩn hóa 40.00% 40.00% 80.00% sử dụng sử dụng sử dụng vào sử việc áp >6 năm 4-6 năm 1-3 năm Hỗ trợ tốt cho việc lập kế hoạch và quản lý nhà 45.00% 43.33% 88.33% dụng dụng trường Lương Percent 53.3% 18.3% 5% 5% 18.3% Loại bỏ những dữ liệu trùng lặp 36.67% 35.00% 71.67% Tăng lượng thông tin cung cấp cho nhà trường 31.67% 30.00% 61.67% Nhân sự Percent 36.7% 16.7% 18.3% 13.3% 15%
15 16 Chia sẻ dữ liệu trong toàn bộ nhà trường 41.67% 41.67% 83.34% Quản lý nhà tài trợ 8.33% 11.67% 20.00% Hỗ trợ tốt cho sinh viên trong quá trình học tập 41.67% 41.67% 83.34% Quản lý cựu sinh viên 36.67% 25.00% 61.67% Hỗ trợ tốt cho giảng viên trong quá trình giảng dạy 40.00% 41.67% 81.67% Quản lý chăm sóc y tế 16.67% 11.67% 28.34% Khác 1.67% 5.00% 6.67% Hỗ trợ đào tạo Quản lý thư viện 43.33% 43.33% 86.66% Bảng 3.15. Kết quả khảo sát ý kiến chuyên gia về lợi ích đạt được khi triển khai ERP Quản lý ký túc xá 23.33% 26.67% 50.00% E - Learning 40.00% 40.00% 80.00% Vấn đề đặt ra là phải có một mô hình dành riêng, phù hợp cho những đặc trưng của các trường đại học Việt Nam. Có như vậy mới tạo được sự yên tâm trong việc ứng Khảo sát trực tuyến 35.00% 36.67% 71.67% dụng các hệ thống Hoạch định tài nguyên vào các trường đại học, hỗ trợ một cách Mặc dù tồn tại không ít khó khăn, nhưng cùng với xu thế ứng dụng và phát triển hiệu quả nhất các quy trình quản lý, nghiệp vụ trong trường đại học. Xuất phát từ lý CNTT, hệ thống thông tin quản lý trong trường đại học như hiện nay, 100 % các do đó, tác giả mong muốn xây dựng một mô hình URP phù hợp với những yêu cầu chuyên gia đều nhận định rằng việc áp dụng hệ thống ERP vào nhà trường là thực sự của các trường đại học Việt Nam. Để thực hiện điều này, tác giả tiến hành khảo sát về cần thiết. những phân hệ cần thiết trong quản lý và điều hành các hoạt động của trường đại học, từ đó có cái nhìn tổng quan về mô hình URP. Tác giả dự định sẽ chia các phân hệ của CHƯƠNG 4. XÂY DỰNG MÔ HÌNH QUẢN LÝ TOÀN DIỆN TRƯỜNG mô hình URP này thành ba phân hệ chính: Quản lý chung; Quản lý Đào tạo Đại học và Sau đại học; Hỗ trợ đào tạo. Kết quả khảo sát về những chức năng cần có thể hiện ĐẠI HỌC URP (THỬ NGHIỆM TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - trong Bảng 3.19: ĐẠI HỌC HUẾ) Bảng 3.19. Kết quả khảo sát ý kiến chuyên gia về các chức năng cần thiết của mô hình URP 4.1. Đề xuất mô hình URP ứng dụng cho các trường đại học ở Việt Nam 4.1.1. Quy trình xây dựng mô hình URP Nhóm đối tượng Để đưa ra được mô hình URP có thể bao quát các hoạt động quản lý trong một Phân hệ Chức năng Total CBQL GV trường đại học, tác giả trải qua một quy trình gồm 5 bước: Xác định mục tiêu, Xây dựng tổng thể mô hình URP, Chiến lược khai thác thông tin trong URP, Xây dựng Quản lý nhân sự 45.00% 46.67% 91.67% nền tảng công nghệ cho mô hình URP, Vận hành thử nghiệm và đưa URP vào hoạt Quản lý tài chính 41.67% 46.67% 88.34% động. Quản lý tài sản 38.33% 40.00% 78.33% 4.1.2. Phân tích các bước của quy trình 4.1.2.1. Xác định mục tiêu của mô hình URP Quản lý chung Quản lý mua sắm 23.33% 31.67% 55.00% Mục tiêu của mô hình URP đối với trường đại học sẽ tương tự như mục tiêu mà Quản lý văn bản biểu mẫu 35.00% 40.00% 75.00% ERP đem lại cho các doanh nghiệp, đó chính là việc quản lý thống nhất và toàn diện Cổng thông tin 38.33% 41.67% 80.00% các hoạt động của trường đại học trên cơ sở một dữ liệu dùng chung. 4.1.2.2. Xây dựng tổng thể mô hình URP Quản lý NCKH 43.33% 45.00% 88.33% Dựa trên các phân tích ở trên, tác giả nhận thấy mô hình URP sẽ là sự mở rộng của Quản lý tuyển sinh 40.00% 45.00% 85.00% mô hình ERP trước đây dành cho các tổ chức doanh nghiệp. Mô hình này chia làm ba Quản lý hồ sơ sinh viên 48.33% 50.00% 98.33% phân hệ phục vụ cho từng lĩnh vực khác nhau: phân hệ Quản lý chung; phân hệ Quản Quản lý lập thời khóa 46.67% 50.00% 96.67% lý Đào tạo Đại học và Sau đại học; phân hệ Hỗ trợ đào tạo.Có thể khái quát mô hình Quản lý Đào tạo Đại học biểu Quản lý toàn diện trường đại học - University Resource Planning (URP) qua Hình Quản lý đăng ký tín chỉ 46.67% 50.00% 96.67% 4.2. và Sau đại học Quản lý thi cử 33.33% 48.33% 81.66% 4.1.2.3. Chiến lược khai thác thông tin trong URP Xuất phát từ ý tưởng như mô hình ERP, các phân hệ và các chức năng trong mô Quản lý điểm 46.67% 46.67% 93.34% hình URP sẽ dùng chung một cơ sở dữ liệu thống nhất trong toàn trường đại học. Quản lý học phí và phí 45.00% 45.00% 90.00% Việc sử dụng một cơ sở dữ liệu sẽ giúp các phân hệ, các chức năng chia sẻ dữ liệu,
18 17 thông tin với nhau một cách dễ dàng. Hiện tượng trùng lắp và phân mảnh dữ liệu sẽ Quản lý chung Quản lý Đào tạo Hỗ trợ Đào tạo Đại học và Sau đại học được giải quyết triệt để, không còn tình trạng vừa thừa nhưng vẫn thiếu trong các hệ - Quản lý nhân lực - Quản lý tuyển sinh - E- Learning - Quản lý cựu sinh viên thống thông tin áp dụng riêng lẻ, từng phần trước đây. - Quản lý tài chính - Quản lý hồ sơ - Khảo thí và kiểm - Quản lý thư viện 4.1.2.4. Xây dựng nền tảng công nghệ - Quản lý tài sản - Lập thời khóa biểu định chất lượng - Quản lý ký túc xá - Quản lý văn bản - Quản lý đăng ký - Quản lý chương - Quản lý chăm sóc y tế Mô hình URP được xây dựng dựa trên nền tảng web là chủ yếu, một số chức năng biểu mẫu tín chỉ trình đào tạo - Quản lý các dịch vụ được thiết kế trên nền tảng winform nhằm cung cấp những tính năng mạnh mẽ, có độ - Cổng thông tin điện tử - Quản lý thi - Quản lý NCKH hỗ trợ - Quản lý điểm - Tư vấn học tập bảo mật cao. Mô hình URP gồm nhiều phân hệ, chức năng tích hợp chặt chẽ, giúp - Quản lý tài khoản - Quản lý văn bằng truy cập hệ thống quản lý hiệu quả toàn bộ hoạt động, nghiệp vụ diễn ra trong trường đại học. 4.1.2.5. Vận hành thử nghiệm và đưa URP vào hoạt động Để có thể đưa ra đánh giá và điều chỉnh cho phù hợp, mô hình URP sẽ được vận HẠ TẦNG MẠNG MÁY TÍNH hành thử nghiệm. Đây là thời điểm cho hệ thống hoạt động với số liệu thử và quy trình thật mà hàng ngày người sử dụng phải xử lý. Việc chạy thử nghiệm hệ thống còn nhằm mục đích kiểm tra việc chuyển đổi dữ liệu từ các hệ thống cũ, rà soát các lỗi có thể xảy ra trong quá trình vận hành. Ngoài ra, việc vận hành thử nghiệm sẽ kiểm tra sự phân quyền của các tài khoản được cấp cho các loại người dùng khác nhau, nhằm đảm bảo cơ chế phân cấp người sử dụng cũng như bảo mật của hệ thống. CƠ SỞ DỮ LIỆU CHUNG Hình 4.2. Mô hình Quản lý toàn diện trường đại học - University Resource Planning (URP)
19 20 4.2. Phân tích chức năng và nhiệm vụ của các phân hệ và các chức năng Quản lý Người hiến tặng 4.2.1. Phân hệ Quản lý chung Quản lý cựu sinh viên Đây là phân hệ hỗ trợ công tác quản trị, quản lý và điều hành dựa trên 6 chức năng Quản lý thư viện liên quan đến quy trình hoạt động của trường đại học. 4.2.2. Phân hệ Quản lý Đào tạo Đại học và Sau đại học Quản lý ký túc xá Phân hệ này chia làm 11 chức năng đảm nhận toàn bộ hoạt động đào tạo của một Quản lý chăm sóc y tế trường đại học, từ lúc người học bắt đầu quá trình học tập tại trường cho đến khi Quản lý các dịch vụ hỗ trợ người học hoàn thành chương trình đào tạo. Các chức năng trải đều từ khi bắt đầu Tư vấn học tập tuyển sinh cho đến khi cấp phát văn bằng. Ngoài ra còn có các chức năng liên quan đến hoạt động nghiên cứu khoa học, đào tạo từ xa. 4.2.3. Phân hệ Hỗ trợ Đào tạo 4.3. Lựa chọn chức năng và đơn vị thử nghiệm Đây là nhóm các chức năng đảm nhận việc hỗ trợ các hoạt động học tập, giảng dạy 4.3.1. Lựa chọn đơn vị thử nghiệm của giảng viên cũng như người học. Phân hệ này gồm 6 chức năng liên quan đến các Việc lựa chọn Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế làm đơn vị áp dụng thử dịch vụ hỗ trợ khác nhau. nghiệm mô hình URP xuất phát từ nhiều nguyên nhân. Thứ nhất, đó là điều kiện cơ 4.2.4. So sánh mô hình URP và mô hình ERP của nhà cung cấp SAP sở hạ tầng công nghệ thông tin của Nhà trường khá hoàn thiện, đảm bảo cho việc Bảng 4.1. So sánh mô hình ERP của SAP và mô hình URP triển khai các ứng dụng một cách thuận lợi. Thứ hai, Ban Giám hiệu ủng hộ và quyết tâm nâng cao hiệu quả công tác quản lý trong Nhà trường bằng việc ứng dụng các Mô hình ERP của SAP Mô hình URP tiến bộ của công nghệ thông tin và hệ thống thông tin. Thứ ba, nhiều giảng viên và Quản lý nhân lực Quản lý nhân lực chuyên gia có kinh nghiệm trong việc ứng dụng và triển khai các hệ thống thông tin Quản lý ngân sách và tài chính Quản lý tài chính sẵn sàng tham gia vào các dự án công nghệ thông tin của Nhà trường. Quản lý mua sắm Quản lý tài sản 4.3.1.1. Về điều kiện cơ sở vật chất và công nghệ Trong thời gian qua, Ban Giám hiệu Nhà trường đã đầu tư mạnh mẽ cho việc phát Quản lý văn bản biểu mẫu triển cơ sở hạ tầng CNTT và ứng dụng CNTT. Hạ tầng kỹ thuật về CNTT, máy tính Quản lý tài khoản truy cập hệ thống và các trang thiết bị kỹ thuật số, hệ thống mạng, đường truyền được đặc biệt quan Cổng thông tin điện tử tâm đầu tư, nâng cấp nên hiệu quả sử dụng đã được cải thiện. Quản lý học phí người học 4.3.1.2. Tình hình ứng dụng và triển khai các phần mềm Quản lý các khoản tài trợ người học Trong giai đoạn 2010 - 2014, Nhà trường đã chú trọng đầu tư vào các ứng dụng Quản lý tuyển sinh CNTT phục vụ cho hoạt động giảng dạy, nghiên cứu khoa học và quản lý của Nhà trường. Nhà trường đã chi tổng cộng 673.9 triệu đồng cho việc ứng dụng 14 phân hệ Quản lý vòng đời sinh viên Quản lý hồ sơ liên quan đến các lĩnh vực quản lý khác nhau. Đo lường và theo dõi thành tích người Quản lý điểm 4.3.1.3. Đánh giá chung về tình hình ứng dụng CNTT Quản lý văn bằng Trong thời gian qua, việc phát triển các ứng dụng CNTT trong Nhà trường về cơ Dạy và học Quản lý chương trình đào tạo bản đáp ứng được một số yêu cầu nhất định. Tuy nhiên, quá trình phát triển thiếu Quản lý lập thời khóa biểu đồng bộ, thiếu một chiến lược tổng thể dẫn đến một số khó khăn và hạn chế trong Quản lý đăng ký tín chỉ việc triển khai các ứng dụng phục vụ hoạt động tác nghiệp của các phòng, trung tâm và khoa trực thuộc cũng như hoạt động quản lý, điều hành của cán bộ lãnh đạo. E - Learning 4.3.2. Lựa chọn chức năng thử nghiệm Phân tích hiệu suất giáo dục Quản lý thi Trên cơ sở mô hình Quản lý toàn diện trường đại học - URP đã đề xuất ở trên, tác Khảo sát và kiểm định chất lượng giả sử dụng các công cụ phát triển hệ thống thông tin để phân tích, xây dựng 5 chức Lập kế hoạch và thực hiện nghiên cứu Quản lý nghiên cứu khoa học năng chính như: Quản lý nhân sự, Quản lý tài sản, Quản lý đăng ký tín chỉ, Quản lý Tầm nhìn nhà nghiên cứu hồ sơ và Quản lý điểm. Sau khi tiến hành xây dựng các chức năng này, tác giả tiến Quản lý khoản tài trợ của nhà tài trợ
21 22 hành thử nghiệm tại Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế để đánh giá và rút kinh 4.4. Xây dựng một số chức năng và thử nghiệm tại Trường Đại học Kinh tế nghiệm. Huế - Đại học Huế Việc tác giả lựa chọn xây dựng, triển khai thử nghiệm 5 chức năng này là vì đây là Quá trình xây dựng 5 chức năng được trình bày chi tiết trong phần 4.4 và các phụ những chức năng quan trọng của từng phân hệ, có mối quan hệ mật thiết với nhau và lục 3, 4, 5, 6 và 7 trong nội dung luận án. đảm nhận việc quản lý, điều hành một trong những hoạt động chính trong trường đại 4.5. Kết quả của việc triển khai các chức năng học: hoạt động đào tạo. Những chức năng này có sự trao đổi dữ liệu mật thiết với Trong quá trình triển khai mô hình URP tại Trường Đại học Kinh tế Huế, các bài nhau trong quá trình vận hành, quản lý hoạt động đào tạo của nhà trường. học kinh nghiệm của thế giới khi ứng dụng ERP vào quản lý trường đại học mà tác Các chức năng hiện đang được Nhà trường sử dụng bao gồm: Quản lý nhân sự, giả đã nghiên cứu và đúc kết trong chương 2 đã được vận dụng một cách hiệu quả và Quản lý tài chính, Quản lý hồ sơ sinh viên, Quản lý đăng ký tín chỉ. Có thể hình dung đem lại nhiều lợi ích thiết thực. sự hoạt động độc lập của các chức năng này qua Hình 4.8: 4.5.1. Kết quả trực tiếp từ việc thử nghiệm các chức năng Quản lý hồ sơ Quản lý đăng ký Mô hình URP gồm 3 phân hệ với 23chức năng đã được tác giả ứng dụng thử Quản lý nhân sự Quản lý tài chính nghiệm 5 chức năng quan trọng, có liên quan mật thiết với nhau tại trường Đại học sinh viên tín chỉ Kinh tế- Đại học Huế. Đó là các chức năng: Quản lý nhân sự, Quản lý tài sản, Quản lý hồ sơ, Quản lý đăng ký tín chỉ và Quản lý điểm. Quá trình thử nghiệm đã thu được một số kết quả khả quan. 4.5.2. Các đối tượng hưởng lợi từ việc triển khai các chức năng của hệ thống Cũng như ERP trong doanh nghiệp, URP đem lại nhiều lợi ích thiết thực cho các trường đại học, đặc biệt trong việc quản lý tập trung cho những trường lớn có nhiều cơ sở cách xa nhau. URP cho phép các trường đại học này hoạt động thông qua hệ thống mạng nội bộ và Internet với cấu trúc dữ liệu tập trung. Các đối tượng người sử dụng phân tán với nhiều cấp độ quyền truy cập khác nhau (Ban Giám hiệu, lãnh đạo CSDL CSDL CSDL các phòng ban và các khoa, đội ngũ cán bộ giảng viên, người học) ở nhiều nơi có thể Hình 4.8. Hiện trạng của các phần mềm quản lý tại Trường Đại học Kinh tế cập nhật dữ liệu và lấy thông tin cần thiết cho nhu cầu nghiệp vụ của mình thông qua Trong mô hình URP mà tác giả đề xuất, 5 chức năng này sẽ dùng chung một cơ sở máy tính cá nhân nối mạng. dữ liệu tập trung, thống nhất. Đây cũng chính là mục tiêu mà mô hình URP mong muốn đạt được khi triển khai trong thực tế. Ở đây, tác giả sẽ thay thế chức năng Quản lý tài chính bằng chức năng Quản lý tài sản. Có thể thấy được sự thay đổi khi áp dụng mô hình URP qua Hình 4.9: Quản lý hồ sơ Quản lý đăng ký Quản lý điểm Quản lý nhân sự Quản lý tài sản sinh viên tín chỉ CSDL tập trung, thống nhất Hình 4.9. Các chức năng mới triển khai theo mô hình URP
23 24 KẾT LUẬN hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa, phù hợp với xu hướng hội nhập thế giới và Với mong muốn xây dựng một hệ thống Quản lý toàn diện trường đại học - URP chiến lược phát triển kinh tế - xã hội của Việt Nam. Kết quả của luận án góp một nhằm hỗ trợ, đem lại hiệu quả cao nhất cho công tác quản lý, điều hành các trường tiếng nói chung trong việc đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý và nâng tầm đại học Việt Nam như những lợi ích mà ERP đã đem lại cho các doanh nghiệp, tác của các trường đại học Việt Nam trong khu vực và trên thế giới trong những năm tới. giả đã tiến hành nghiên cứu và đề xuất một mô hình URP với 23chức năng chia thành Kết quả nghiên cứu của luận án về mô hình Quản lý toàn diện trường đại học URP 3 phân hệ tương ứng với các lĩnh vực chức năng quản lý của một trường đại học ở là một đóng góp không chỉ về vấn đề lý luận cho việc xây dựng mô hình quản lý Việt Nam. trong các trường đại học mà còn là một tham khảo có giá trị cho các công ty tư vấn, Trong luận án này, tác giả đã đạt được những kết quả sau đây: triển khai các giải pháp quản lý trường đại họcvà các trường đại họccó dự định sử - Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về vai trò và lợi ích của mô hình ERP dụng hệ thống thông tin trong việc hoạch định nhằm nâng cao chất lượng hoạt động cũng như nghiên cứu, phân tích xu hướng ứng dụng mô hình ERP trong các trường quản lý và điều hành trường đại học. đại học ở một số nước phát triển trên thế giới, từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm Tuy nhiên, luận án cũng tồn tại một số hạn chế nhất định. Trước hết là hiện nay cho việc ứng dụng giải pháp ERP trong các trường đại học ở Việt Nam. chưa có trường đại học nào ở Việt Nam áp dụng hoàn chỉnh một mô hình ERP vào - Phân tích, đánh giá những đặc trưng tạo nên sự khác biệt giữa các trường đại học quản lý nên chưa có những đánh giá thực tế xác thực. Ngoài ra, mô hình URP lý Việt Nam so với các trường đại học trên thế giới, đồng thời đánh giá những chủ thuyết mà tác giả đề xuất có nhiều chức năng chưa thể đánh giá được trong thực tế trương, chính sách đổi mới trong thời gian gần đây của Chính phủ cũng như Bộ Giáo vì trong thời gian nghiên cứu làm luận án, tác giả chỉ có thể hoàn thành được 5 dục và Đào tạo nhằm tạo điều kiện cho việc ứng dụng các giải pháp tin học hóa công trong tổng số 23chức năngcủa mô hình URP. Một số chức năng thực sự cần thiết tác quản lý trong trường đại học Việt Nam. trong hiện tại nhưng cũng có một số chức năng chỉ có thể áp dụng sau này khi các - Đưa ra đánh giá thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin, hệ thống thông tin trường đại học Việt Nam thực sự tự chủ và có quyền quyết định đối với các vấn đề trong công tác quản lý ở các trường đại học thông qua cuộc khảo sát đối với 60 quản lý trường đại học. chuyên gia tại 8 trường đại học trong cả nước. Đồng thời, qua cuộc khảo sát này, tác Tác giả hy vọng mô hình URP mà tác giả đề xuất là một tài liệu tham khảo bổ ích giả cũng nhận được sự nhất trí cao về việc ứng dụng những giải pháp toàn diện URP cho các trường đại học trong thời gian tới. Đặc biệt là các chức năngcủa mô hình vào các trường đại học cũng như các phân hệ, chức năng mà mô hình này cần phải URP được đưa vào sử dụng sẽ góp phần đáng kể vào việc nâng cao hiệu quả quản lý có, sự ưu tiên cho những chức năng cần thiết. của các trường đại học ở Việt Nam. - Trên cơ sở nghiên cứu các giải pháp ERP của các nhà cung cấp lớn như SAP, Oracle và Microsoft Dynamics ứng dụng trong các trường đại học, kết hợp với thực tiễn và đặc trưng của các trường đại học Việt Nam, tác giả đề xuất mô hình Quản lý toàn diện trường đại học- URP đảm nhận những chức năng quản lý cần thiết trong hiện tại cũng như quá trình mở rộng và phát triển của các trường đại học sau này. - Vận dụng những lý thuyết cơ bản của việc xây dựng phần mềm quản lý và dựa trên mô hình URP đề xuất ở trên, tác giả tiến hành xây dựng 5 chức năng quan trọng và có mối liên hệ mật thiết với nhau trong mô hình này, đó là: Quản lý nhân sự, Quản lý tài sản, Quản lý hồ sơ, Quản lý đăng ký tín chỉ và Quản lý điểm. Các chức năng này được xây dựng trên hệ thống mạng với cấu trúc Client/Server, dựa trên nền tảng winform và webform với kiến trúc .NET. Các chức năng có giao diện đẹp, nhiều tính năng hỗ trợ như phân tích, đánh giá kết quả dưới dạng biểu đồ trực quan, giúp các nhà quản lý nắm được tình hình thực tế của các hoạt động quản lý, từ đó ra quyết định kịp thời, hỗ trợ tối đa cho hoạt động giảng dạy, học tập của giảng viên, người học trong trường đại học. - Tiến hành thử nghiệm các chức năng tại Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế nhằm rút ra những đánh giá về mô hình URP áp dụng cho các trường đại học Việt Nam. Mô hình mang tính thực tiễn cao về cả ba khía cạnh: tổ chức, nghiệp vụ và công nghệ nhằm thúc đẩy quá trình tin học hóa quản lý trong các trường đại học theo
25 DANH MỤC CÔNG TRÌNH CỦA TÁC GIẢ 1. Nguyễn Thanh Tuấn (2012), ‘Xu hướng ứng dụng mô hình ERP (Enterprise Resource Planning) vào công tác quản lý trường đại học trên thế giới và bài học kinh nghiệm cho Việt Nam’, Kỷ yếu hội thảo khoa học quốc tế ‘Đổi mới mô hình quản trị của các trường đại học khối kinh tế tại Việt Nam’, Hà Nội, tháng 12 năm 2012. 2. Nguyễn Thanh Tuấn (2013), ‘Nghiên cứu ứng dụng mô hình ERP (Enterprise Resource Planning) vào công tác quản lý trường đại học Việt Nam. Thử nghiệm tại Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế’, Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Đại học Huế, Mã số: DHH12324, Chủ nhiệm đề tài. 3. Nguyễn Thanh Tuấn (2014), ‘Xây dựng mô hình Hoạch định tài nguyên trường đại học - University Resource Planning (URP) cho các trường đại học công lập ở Việt Nam’, Tạp chí Kinh tế & Phát triển, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, Số 210 (II) tháng 12/2014, tr. 70 - 78. 4. Nguyễn Thanh Tuấn (2015), ‘Nâng cao hiệu quả quản lý trường đại học: Kinh nghiệm thế giới và giải pháp cho Việt Nam’, Tạp chí Khoa học Đại học Huế, Tập 101, Số 02, tr. 235 - 248.