Tóm tắt luận văn thạc sĩ: Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại trung tâm khai thác vận chuyển thuộc bưu điện tỉnh Bình Định

Chia sẻ: Vdfv Vdfv | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:26

Thêm vào BST

Báo xấu

69
lượt xem 18
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Đề tài nhằm hệ thống kiểm soát nội bộ và phương thức xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu. Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại trung tâm khai thác vận chuyển thuộc bưu điện tỉnh Bình Định.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tóm tắt luận văn thạc sĩ: Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại trung tâm khai thác vận chuyển thuộc bưu điện tỉnh Bình Định

B GIÁO D C VÀ ÀO T O I H C À N NG MAI HOÀNG NHƯ UYÊN HOÀN THI N KI M SOÁT N I B CHU TRÌNH CUNG C P D CH V VÀ THU TI N T I TRUNG TÂM KHAI THÁC V N CHUY N THU C BƯU I N T NH BÌNH NH Chuyên ngành: K toán Mã s : 60.34.30 TÓM T T LU N VĂN TH C SĨ QU N TR KINH DOANH à N ng – Năm 2013
Công trình ư c hoàn thành t i I H C À N NG Ngư i hư ng d n khoa h c: GS.TS. TRƯƠNG BÁ THANH Ph n bi n 1: TS. oàn Ng c Phi Anh Ph n bi n 2: TS. Tr n Th C m Thanh Lu n văn ã ư c b o v trư c h i ng ch m Lu n văn t t nghi p Th c sĩ Qu n tr kinh doanh h p t i i h c à N ng vào ngày 19 tháng 01 năm 2013. Có th tìm hi u lu n văn t i: - Trung tâm Thông tin – H c li u , i h c à N ng - Thư vi n trư ng i h c Kinh t , i h c à N ng
1 M U 1. Lí do ch n tài i v i m i Doanh nghi p thì ch c năng ki m tra, ki m soát luôn gi vai trò quan tr ng, và h th ng ki m soát n i b là công c ch y u th c hi n ch c năng ó trong m i quy trình qu n lý c a ơn v . H th ng KSNB m t khi v ng m nh s góp ph n không nh cho thành công c a Doanh nghi p, ngày càng gi m thi u r i ro và nâng cao hi u qu kinh t . Chính vì v y m t h th ng Ki m soát n i b v ng m nh ang là m t nhu c u b c thi t, m t công c t i ưu xác nh s an toàn c a ngu n v n u tư, xác nh hi u qu i u hành c a Ban i u hành doanh nghi p cũng như k p th i n m b t hi u qu ho t ng c a doanh nghi p. Ngành Bưu Chính Vi t Nam qua 4 năm chia tách gi a Vi n Thông và Bưu Chính ã t ng bư c kh ng nh s v ng vàng và phát tri n. Tuy nhiên, nh ng hành vi tiêu c c ngày càng xu t hi n nhi u hơn t ch t ch H QT n Phó giám c và c nhân viên giao d ch gây b c xúc cho t p th cán b công nhân viên, cũng như làm gi m sút lòng tin c a khách hàng n thương hi u lâu i c a ngành. i u này cũng ch ng t h th ng KSNB ã không còn h u hi u, c n ư c ánh giá và hoàn thi n l i. S n ph m c a ngành Bưu chính là m t lo i hàng hóa c thù, hoàn thi n s n ph m c n ít nh t hai ơn v c a ngành tham gia. Tuy v y, khi s d ng d ch v khách hàng ph i tr ti n trư c cho m t s n ph m chưa ư c hoàn thi n. Chính vì l ó khâu bán hàng thu ti n là m t quá trình khá quan tr ng, quy t nh cho s thành công và hi u qu c a ơn v ; òi h i nhà qu n lý t p trung ph n l n ngu n
2 l c cho quá trình này. Hơn n a, hi n nay ngoài các d ch v Bưu chính truy n th ng, t i các i m giao d ch còn ph c v r t nhi u các d ch v tích h p, là môi trư ng phát sinh nhi u sai sót và gian l n. Xu t phát t nh ng v n nêu trên, v i s hư ng d n t n tình c a th y giáo GS.TS Trương Bá Thanh, tôi ch n tài: “Hoàn thi n ki m soát n i b chu trình cung c p d ch v và thu ti n t i Trung tâm khai thác v n chuy n Quy Nhơn thu c Bưu i n t nh Bình nh” làm lu n văn t t nghi p cao h c chuyên ngành K toán. 2. M c tiêu nghiên c u Nghiên c u v h th ng KSNB và phương th c xây d ng m t h th ng KSNB h u hi u. ánh giá th c tr ng ho t ng c a KSNB chu trình cung c p d ch v và thu ti n t i các qu y giao d ch thu c Trung tâm khai thác v n chuy n Quy Nhơn nh m tìm ra nh ng i m m nh và y u c a h th ng hi n hành. xu t nh ng gi i pháp nh m hoàn thi n KSNB chu trình cung c p d ch v và thu ti n h th ng ho t ng t t và mang tính h u hi u. 3. i tư ng và ph m vi nghiên c u i tư ng nghiên c u c a tài là ki m soát n i b chu trình cung c p d ch v và thu ti n t i các i m giao d ch bưu i n. Ph m vi nghiên c u gi i h n trong công tác ki m soát n i b chu trình cung c p d ch v và thu ti n các d ch v ư c cung c p t i các i m giao d ch bưu i n thu c Trung tâm khai thác v n chuy n Quy Nhơn - Bưu i n t nh Bình nh. 4. Phương pháp nghiên c u Qua th c ti n công tác t i ơn v , b ng phương pháp quan sát,
3 thu th p d li u; nghiên c u các quy trình th l th t c; trao i và tham kh o ý ki n t b ph n k toán; t ó t ng h p các d li u có ư c và s d ng phương pháp phân tích, ánh giá gi i quy t v n nghiên c u. 5. Ý nghĩa khoa h c c a tài H th ng hóa ki n th c v KSNB và h th ng KSNB, KSNB chu trình bán hàng và thu ti n. Qua phân tích và ánh giá, tài s nêu rõ nh ng t n t i c a h th ng KSNB hi n hành, nh m có nh ng gi i pháp hoàn thi n hơn v i nh ng th t c ki m soát th t s hi u qu áp ng ư c s thay i c a ho t ng kinh doanh t i ơn v . Hoàn thi n ki m soát n i b chu trình cung c p d ch v và thu ti n ch m i óng góp m t ph n quan tr ng trong vi c nâng cao ch t lư ng d ch v , hi u qu ho t ng t i Trung tâm khai thác v n chuy n Quy Nhơn. B i l , hoàn thành s n ph m c a ngành ph i qua nhi u khâu, nhi u ơn v v i m t không gian quá r ng mà b n thân m t Bưu i n t nh, thành khó có th ki m soát ư c. Vì v y, tài mong mu n s có nh ng nghiên c u ti p theo cho nh ng chu trình khác c a ho t ng s n xu t kinh doanh Bưu chính, hoàn thi n h th ng KSNB chung cho toàn ngành nh m gi v ng và phát tri n thương hi u Bưu chính Vi t Nam trong tương lai. 6. K t c u c a tài tài bao g m 3 chương: - Chương 1: Cơ s lý lu n v ki m soát n i b chu trình bán hàng và thu ti n. - Chương 2: Th c tr ng ki m soát n i b chu trình cung c p d ch v và thu ti n t i Trung tâm khai thác v n chuy n Quy Nhơn -
4 Bưu i n Bình nh. - Chương 3: Hoàn thi n ki m soát n i b chu trình cung c p d ch v và thu ti n t i Trung tâm khai thác v n chuy n Quy Nhơn. 7. T ng quan v tài nghiên c u Nh ng năm g n ây có khá nhi u tài nghiên c u v KSNB cũng như KSNB i v i chu trình bán hàng và thu ti n nh m giúp cho doanh nghi p hi u rõ hơn v KSNB và vi c áp d ng sao cho mang l i hi u qu t t nh t. C th như tài “Ki m soát n i b chu trình bán hàng và thu ti n t i công ty c ph n sách thi t b trư ng h c à N ng” c a tác gi Nguy n th i p (2010); tài“Tăng cư ng ki m soát n i b i v i doanh thu và thu ti n bán hàng t i công ty thông tin di ng VMS” c a tác gi Vũ Ng c Nam (2007); tài “ Tăng cư ng ki m soát n i b chu trình bán hàng và thu ti n t i Vi n thông Qu ng Ngãi”, tác gi Nguy n Th Phương Th o (2010); tài “ Hoàn thi n h th ng ki m soát n i b i v i quy trình bán hàng và thu ti n t i T ng công ty công nghi p th c ph m ng Nai” lu n văn cao h c năm 2011 c a tác gi Nguy n Minh Ti n. CHƯƠNG 1 CƠ S LÝ LU N V KI M SOÁT N I B CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TI N 1.1. KHÁI QUÁT CHUNG V KI M SOÁT N I B 1.1.1. Khái ni m v ki m soát n i b Theo y ban COSO (Committee Of Sponsoring Organizations) –m t y ban thu c H i ng qu c gia Hoa Kỳ v vi c ch ng gian l n v báo cáo tài chính thì: "KSNB là m t quá trình b chi ph i b i ngư i qu n lý, h i ng qu n tr và các nhân viên c a ơn v , nó
5 ư c thi t l p cung c p m t s b o m h p lý nh m t ư c các m c tiêu sau ây: - S h u hi u và hi u qu c a ho t ng. - S tin c y c a báo cáo tài chính. - S tuân th pháp lu t và các quy nh.” [2, tr2] nh nghĩa trên có b n khái ni m quan tr ng c n lưu ý ó là quá trình, con ngư i, m b o h p lý và m c tiêu. * Ki m soát n i b là m t quá trình * Ki m soát n i b ư c thi t k và v n hành b i con ngư i. * Ki m soát n i b ch có th cung c p s b o m h p lý cho các nhà qu n lý trong vi c t ư c m c tiêu c a t ch c ch không b o m tuy t i. * Các m c tiêu: M i ơn v thư ng có các m c tiêu ki m soát c n t ư c t ó xác nh các chi n lư c c n th c hi n. ó có th là m c tiêu chung cho toàn ơn v hay m c tiêu c th cho t ng ho t ng, t ng b ph n trong ơn v . 1.1.2. Ch c năng, nhi m v c a h th ng ki m soát n i b 1.1.3. M c tiêu t ng quát c a h th ng ki m soát n i b 1.1.4. Các y u t c u thành h th ng ki m soát n i b a. Môi trư ng ki m soát b. ánh giá r i ro c. Th t c ki m soát d. H th ng thông tin k toán e. Giám sát 1.2. KI M SOÁT N I B CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TI N 1.2.1. c i m c a chu trình
6 Chu trình bán hàng thu ti n thư ng bao g m các bư c sau: x lý ơn t hàng c a khách hàng, xét duy t bán ch u, giao hàng, l p hóa ơn, cu i cùng là theo dõi n ph i thu và thu ti n. 1.2.2. Các sai ph m có th x y ra trong chu trình bán hàng và thu ti n 1.2.3. Các th t c ki m soát ch y u i v i chu trình bán hàng thu ti n a. Ki m soát quá trình ti p nh n ơn hàng và xét duy t bán ch u b. Ki m soát quá trình giao hàng và l p hóa ơn c. Ki m soát thu ti n và n ph i thu khách hàng d. L p d phòng và xóa s n ph i thu khó òi 1.3. C I M KI M SOÁT N I B CHU TRÌNH CUNG C P D CH V VÀ THU TI N TRONG DOANH NGHI P KINH DOANH D CH V BƯU CHÍNH 1.3.1. Khái ni m v d ch v , d ch v bưu chính Lu t Bưu Chính s 49/2010/QH12 ư c Qu c h i khóa XII, kỳ h p th 7 thông qua vào ngày 17/06/2010 và chính th c có hi u l c vào ngày 01/01/2011 ã qui nh rõ: “ D ch v bưu chính là d ch v ch p nh n, v n chuy n và phát bưu g i b ng các phương th c t a i m c a ngư i g i n a i m c a ngư i nh n qua m ng bưu chính, tr phương th c i n t .” Bên c nh nh ng c tính c a d ch v như: Tính vô hình; Tính không chia c t ư c; Tính không ng nh t; Tính không lưu tr ư c; và Tính mau h ng, d ch v bưu chính còn mang nh ng c i m riêng như sau: Th nh t: S n ph m c a d ch v bưu chính không ph i là v t
7 ch t o m i, không ph i hàng hóa c th mà là k t qu c a quá trình truy n ưa tin t c t ngư i g i n ngư i nh n. Th hai: Quá trình cung c p d ch v mang tính dây chuy n và có nhi u ơn v tham gia vào quá trình s n xu t kinh doanh t o ra s n ph m. Th ba: T i tr ng không ng u theo th i gian và không gian. Th tư: D ch v bưu chính ngày càng ch u s tác ng m nh m c a khoa h c, k thu t và nhu c u c a ngư i tiêu dùng. 1.3.2. Nh ng r i ro thư ng g p trong chu trình cung c p d ch v và thu ti n t i doanh nghi p kinh doanh d ch v bưu chính 1.3.3. c i m ki m soát n i b chu trình cung c p d ch v và thu ti n trong các doanh nghi p kinh doanh d ch v bưu chính a. Th t c ki m soát ti p nh n và x lý yêu c u cung c p d ch v M i nhân viên giao d ch c n ph i tuân theo nh ng n i quy và quy t c ng x ã ư c t ra b i doanh nghi p như: vi c tuân th gi gi c làm vi c; tuân th v trang ph c; tuân th v nguyên t c giao ti p ng x ; và cu i cùng ph i th c s hi u rõ v d ch v mà ơn v ang cung c p tư v n cho khách s d ng d ch v thích h p. b. Th t c ki m soát cung c p d ch v - Ki m soát vi c ghi thông tin c a khách hàng có y và chính xác. - Ki m soát cách gói b c và tính tr ng lư ng c a bưu g i. - Ki m soát vi c tính cư c d ch v - Ki m soát phân hư ng chuy n cho bưu ph m - Ki m soát khâu phát bưu ph m n tay ngư i nh n. c. Th t c ki m soát thu ti n và n p ti n
8 Cu i ngày, t t c các phi u g i ư c óng thành t p và theo s th t như b ng kê phân hư ng ã l p, t ng s phi u và s ti n ph i kh p úng v i b ng kê, giao d ch viên ti n hành vào s theo dõi doanh thu phát sinh hàng ngày và n p ti n v b ph n k toán. S theo dõi doanh thu phát sinh ư c c ng lũy k cho n cu i tháng và i chi u v i k toán vào cu i tháng. T i b ph n k toán, khi nh n ư c gi y n p ti n t b ph n giao d ch ti n hành nh p vào chương trình k toán theo mã thu cho t ng bưu c c và t ng lo i d ch v sau ó in phi u thu và chuy n sang cho b ph n th qu thu ti n. Cu i tháng, khi nh n ư c báo cáo t ng h p t bưu c c g i lên k toán s ti n hành i chi u s ti n n p có kh p úng, n u có chênh l ch ph i yêu c u i u ch nh. d. Th m nh và xóa s n ph i thu khó òi CHƯƠNG 2 TH C TR NG KI M SOÁT N I B CHU TRÌNH CUNG C P D CH V VÀ THU TI N T I TRUNG TÂM KHAI THÁC V N CHUY N QUY NHƠN BƯU I N T NH BÌNH NH 2.1. T NG QUAN V TRUNG TÂM KHAI THÁC V N CHUY N QUY NHƠN 2.1.1. c i m c a TTKTVC Quy Nhơn Trung tâm khai thác v n chuy n Quy Nhơn là m t ơn v tr c thu c Bưu i n t nh Bình nh, ư c thành l p theo Quy t nh s 468/ Q -TCL ngày 25 tháng 01 năm 2008 c a T ng công ty Bưu chính Vi t Nam. Ti n thân trư c ây là Bưu i n thành ph
9 Quy Nhơn. Tên chi nhánh: TRUNG TÂM KHAI THÁC V N CHUY N BƯU I N T NH BÌNH NH. a ch : 02 Tr n Th K - Thành ph Quy Nhơn – t nh Bình nh. Mã S Thu : 4100669747 i n tho i: 056.3523131 – 056.3520805. 2.1.2. Cơ c u t ch c và b máy qu n lý Ban lãnh o Trung tâm bao g m: Gíam c Trung tâm và b n phó giám c ph trách các m ng kinh doanh, nghi p v , khai thác v n chuy n và bưu chính khu v c Vân Canh Tuy Phư c. T ng s lao ng c a TTKTVC là 150 ngư i, trong ó có 82 n và 68 nam. Trình i h c 20 ngư i chi m t l 13,33%; cao ng, trung c p 29 ngư i chi m t l 19,34%; còn l i 101 ngư i là công nhân chi m 67,33%. V tu i i: t 50-60 có 11 ngư i chi m 7,33%; t 49-49 có 33 ngư i chi m 22%; t 39-39 có 67 ngư i chi m 44,67%; t 22-29 có 39 ngư i chi m 26%. 2.1.3. Ch c năng và nhi m v a. Ch c năng b. Nhi m v 2.1.4. T ch c công tác k toán a. Sơ t ch c b máy k toán b. Phân công nhi m v c. Hình th c k toán và h th ng tài kho n s d ng T i TTKTVC hình th c k toán ư c áp d ng là hình th c ch ng t ghi s . ơn v s d ng ph n m m k toán KTBD01 c a t p oàn Bưu chính Vi n thông so n th o th ng nh t cho toàn ngành.
10 2.2. TH C TR NG KI M SOÁT N I B CHU TRÌNH CUNG C P D CH V VÀ THU TI N T I TRUNG TÂM KHAI THÁC V N CHUY N QUY NHƠN-BƯU I N T NH BÌNH NH 2.2.1. c i m d ch v cung c p t i ơn v a. Các d ch v chuy n phát bưu chính - D ch v bưu ph m thư ng trong nư c và qu c t - D ch v Bưu ph m ghi s (Registered letter) trong và ngoài nư c - D ch v Bưu ki n trong nư c và nư c ngoài - Bưu ph m chuy n phát nhanh EMS trong và ngoài nư c - D ch v khai giá - D ch v phát hàng thu ti n COD - D ch v phát hành báo chí - D ch v c p i h chi u b. Các d ch v tài chính bưu chính - D ch v chuy n ti n - D ch v b o hi m nhân th bưu chính - D ch v thu h - D ch v Ti t ki m bưu i n - D ch v b o hi m phi nhân th PTI c. Các d ch v khác - D ch v i n tho i, Fax công c ng. -H p ng l p t i n tho i c nh, i n tho i không dây Gphone, internet. - D ch v truy n hình An Viên. - D ch v bán vé máy bay.
11 2.2.2. c i m t ch c m ng lư i kinh doanh M ng lư i kinh doanh c a Trung tâm khai thác v n chuy n Quy Nhơn g m 6 t giao d ch ph trách 17 bưu c c trên toàn thành ph Quy Nhơn và hai huy n Vân Canh, Tuy Phư c. 2.2.3. Quy trình cung c p d ch v và thu ti n t i ơn v a. i v i các d ch v bưu chính chuy n phát D ch v bưu chính chuy n phát bao g m r t nhi u lo i s n ph m v i tính năng, i u ki n v v n chuy n và giá cư c khác nhau. Vì v y, khi có khách hàng n giao d ch, tùy theo kích thư c, kh i lư ng c a bưu g i và yêu c u v th i gian chuy n phát mà nhân viên giao d ch hư ng d n khách hàng s d ng lo i hình d ch v thích h p nh t; Cung c p phi u yêu c u khách hàng ghi rõ thông tin, gói b c, cân tr ng lư ng và tính cư c; thu ti n, và giao biên nh n cho khách hàng. C p nh t thông tin bưu g i vào h th ng qu n lý bưu ph m theo úng t ng lo i d ch v , in b ng kê và chuy n bưu g i cho b ph n khai thác. Cu i ngày, t p h p t t c các phi u g i và b ng kê óng hàng i, k toán vào các s sách liên quan và n p ti n v b ph n k toán. Khi khách hàng yêu c u t mua báo chí, giao d ch viên c n xác nh rõ lo i báo, mã báo, s lư ng t mua, th i h n t mua tính ti n cho khách m t cách chính xác, thu ti n và c p hóa ơn cho khách; nh p vào chương trình theo úng mã khách hàng, mã báo, s lư ng t mua, s hóa ơn c p cho khách hàng và n p úng ti n v b ph n k toán k p th i. b. i v i các d ch v tài chính bưu chính Khi khách hàng n yêu c u cung c p d ch v , GDV cung c p
12 cho khách phi u yêu c u khách hàng i n vào các thông tin c n thi t. Sau ó thông tin ư c nh p li u vào chương trình; GDV in biên nh n và thu ti n c a khách. 2.2.4. Th t c ki m soát chu trình cung c p d ch v và thu ti n t i ơn v a. Ki m soát ti p nh n và x lý yêu c u c a khách hàng - Niêm y t gi óng, m bưu c c t i t t c giao d ch bưu i n thu c TTKTVC, - Quy nh v ng ph c i v i giao d ch viên. - Quy nh v thái ph c v c a giao d ch viên. - Quy nh v v sinh nơi làm vi c. - Quy nh v vi c niêm y t gi i thi u các d ch v cung c p và b ng giá cư c cho t ng lo i d ch v . - Ch m i m thi ua theo B tiêu chu n ch t lư ng ph c v khách hàng do T ng công ty Bưu chính Vi n Thông ban hành. B ng t ch m i m là cơ s ánh giá và xét ch t lư ng giao d ch viên c a tháng ó. b. Xét duy t bán ch u th c s c nh tranh v i các doanh nghi p kinh doanh bưu chính trên a bàn, lãnh o Trung tâm ã ng ý cung c p d ch v v i phương th c tr sau i v i các ơn v có nhu c u. Các ơn v này ph i ký k t h p ng cung c p d ch v v i Trung tâm. H p ng ký k t ph i th hi n rõ tư cách pháp nhân c a ơn v : ph i có tên cơ quan, doanh nghi p, a ch y và c th ; hình th c tr ti n; th i h n tr ti n và ư c ký, óng d u c a ngư i ng u cơ quan,doanh nghi p ó. c. Th t c ki m soát cung c p d ch v
13 - S d ng mã v ch bưu chính ph c v cho quá trình nh n g i, v n chuy n, chuy n phát và nh v bưu g i trên toàn h th ng. Mã v ch ư c dán trên phi u g i, bưu g i và ư c quy nh ph i dùng theo th t t bé n l n, n u biên lai nào b m t hay b h y giao d ch viên trong ca ó ph i thuy t minh và l p bư m thay th . - Sau khi GDV ã nh n bưu ph m căn c vào phi u g i KSV ki m tra l i thông tin vi t trên phi u g i và bưu ph m có trùng kh p, có y tính h p l c a a ch nh n, nh m h n ch r i ro khách hàng ghi không úng gi a phi u g i và bưu g i, hay a ch thi u không th phát ư c n tay ngư i nh n. - Ki m tra cách gói b c b o m bưu g i ư c an toàn trong quá trình v n chuy n và không làm nh hư ng n các bưu g i khác i trong chuy n thư. - Cân l i tr ng lư ng, tính l i cư c xem GDV có tính , tính úng, n u thi u GDV ph i n p thêm cho úng, n u th a ph i m i ngư i g i n tr l i và l y ch ký xác nh n ã nh n l i ti n th a trên phi u g i lưu; các d ch v c ng thêm có ư c óng d u d ch v lên bưu ph m hay chưa tránh tình tr ng GDV có thu ti n d ch v c a khách nhưng không th hi n d ch v lên bưu g i do sơ su t ho c c ý. - Cu i cùng là l i bút tích ki m soát trên bưu ph m và phi u g i b ng ch ký trư c khi giao bưu ph m sang b ph n khai thác chuy n i, xác nh bưu g i ã ư c ki m soát g i. - Cu i ngày, t t c các phi u g i ư c óng thành t p cùng v i b ng kê chuy n i theo t ng d ch v riêng bi t và ư c k toán vào s theo t ng s lư ng, s ti n. KSV ph i c ng l i t t c các phi u g i xem GDV có vào s th a hay thi u, n u úng thì vào s doanh thu hàng ngày và c p nh t trên chương trình theo dõi doanh thu chi
14 phí n p ti n lên b ph n k toán. i v i các d ch v tài chính bưu chính, T ng công ty bưu chính Vi t Nam cũng ban hành các quy nh, th l th t c cho t ng d ch v ng th i các d ch v này ư c th c hi n trên các chương trình k t n i v i máy ch c a T ng công ty nên các thao tác c a GDV khi th c hi n các d ch v này c n chu n xác và có s phê duy t c a KSV, các sai sót x y ra ph i ư c l p s v chuy n i n máy ch , khi ư c s ch p thu n t T ng công ty thì các giao d ch sai sót m i ư c i u ch nh và s a ch a. Cu i ngày, d a trên các th ng kê ư c in ra t các d ch v , KSV ti n hành ki m qu cùng v i GDV và n p ti n v b ph n k toán, ng th i c p nh p vào chương trình theo dõi ti n m t d ch v tài chính bưu chính T ng công ty cân i tình hình qu . KSV cũng c n ph i ki m tra vi c nh p d li u vào chương trình có úng và y . Riêng d ch v chuy n ti n, s ti n n p v b ph n k toán c n tách riêng ti n g i và ti n cư c. Ti n cư c ph i ư c c p nh t vào chương trình doanh thu chi phí n p cùng v i doanh thu bưu chính chuy n phát. Tuy nhiên, t i các bưu c c thu c t giao d ch khu v c, d ch v ti t ki m bưu i n và d ch v b o hi m nhân th bưu chính chưa ư c cung c p b ng hình th c online, vì v y s ti n phát sinh không ư c c p nh t ngay vào h th ng. Hơn n a, t i các bưu c c này ch có m t nhân viên ph trách t t c các d ch v và t n p ti n v k toán vào cu i ngày, nên r i ro v không n p ti n (ch m n p ti n) là r t l n. d. Ki m soát ghi nh n doanh thu và n p ti n i v i d ch v chuy n phát bưu chính, b ng kê óng chuy n thư i là m t ch ng t ghi nh n doanh thu bưu chính chuy n phát phát sinh t i m i bưu c c h ng ngày.
15 Cu i m i ngày, giao d ch viên t ng h p t t c cư c các d ch v phát sinh trong ngày, vào gi y n p ti n) n p ti n v b ph n k toán. Căn c vào gi y n p ti n t các bưu c c g i v , k toán ti n hành nh p vào chương trình k toán v i mã th ng kê riêng cho t ng bưu c c và t ng lo i d ch v . Sau ó in ra phi u thu chuy n cho th qu thu ti n, phi u thu ư c ánh s th t và in thành ba liên, m t liên lưu k toán, m t liên lưu th qu và m t liên giao cho bưu c c n p ti n. Bưu c c có th n p ti n tr c ti p ho c g i v b ph n k toán b ng ư ng thư. H ng ngày, doanh thu phát sinh t các d ch v s ư cc p nh t vào s theo dõi doanh thu bưu chính vi n thông STK), và chương trình theo dõi doanh thu chi phí b i KSV sau khi ã i chi u úng kh p. Cu i tháng, sau khi nh n ư c báo cáo tình hình doanh thu trong tháng t các bưu c c g i v , k toán ti n hành k t xu t d li u c a t ng bưu c c i chi u vi c n p ti n c a t ng bưu c c có úng kh p, n u sai ph i yêu c u bưu c c i u ch nh và n p úng s ti n. i v i d ch v tài chính bưu chính, vì chương trình theo dõi ti n m t d ch v tài chính bưu chính cũng ư c k t n i v i b ph n k toán nên k toán có th xem ư c tình hình lưu qu t i các bưu c c và yêu c u các bưu c c n p ti n v k toán úng quy nh. Tuy nhiên, m t s d ch v t i các bưu c c chưa ư c m online như ti t ki m bưu i n, b o hi m nhân th bưu chính, ti n m t phát sinh k toán ch theo dõi ư c khi giao d ch viên c p nh t vào chương trình và n p ti n v b ph n k toán. 2.3. ÁNH GIÁ TH C TR NG KI M SOÁT N I B CHU TRÌNH CUNG C P D CH V VÀ THU TI N T I TRUNG TÂM KHAI THÁC V N CHUY N QUY NHƠN
16 2.3.1 Ưu i m Lãnh o Trung tâm ã ngày càng chú tr ng n vi c xây d ng và v n hành KSNB b ng vi c ban hành các quy ch , quy nh v kinh t tài chính, k thu t, lao ng, ti n lương…và ph bi n r ng rãi n toàn th cán b công nhân viên trong toàn Trung tâm. V i truy n th ng lâu i c a ngành Bưu i n, toàn th cán b công nhân viên c a Trung tâm r t t n t y v i công vi c, m c dù ph i ti p c n v i nhi u lo i hình d ch v m i nhưng t t c các giao d ch viên luôn n l c tìm hi u và h c h i n m b t và th c hi n m t cách t t nh t. ng d ng công ngh thông tin trong dây chuy n s n xu t r t ư c lãnh o Trung tâm chú tr ng. T i các i m giao d ch u ư c trang b máy vi tính, ư ng truy n và chương trình ph n m m cho m i d ch v . B máy k toán c a Trung tâm ư c t ch c tương i hoàn ch nh v i i ngũ k toán có trình nghi p v , ư c phân công phân nhi m rõ ràng. M i nhân viên k toán ph trách m t công vi c nh t nh. T ch c công tác k toán chu trình cung c p d ch v và thu ti n ư c th c hi n nghiêm túc, tuân th pháp lu t, chính sách, ch nhà nư c, áp ng ư c nhu c u kinh doanh c a ơn v . 2.3.2 Như c i m Bên c nh nh ng k t qu t ư c, KSNB chu trình cung c p d ch v và thu ti n t i Trung tâm khai thác v n chuy n v n còn nh ng m t h n ch c n ư c nhìn nh n. Tình tr ng thi u nhân l c, cũng như vi c gi i tán t ki m soát ã xâm ph m n nguyên t c b t kiêm nhiêm trong th t c ki m soát c a h th ng ki m soát n i b .
17 Chương trình ph n m m khai thác d ch v chưa ư c s d ng h t các tính năng. Vi c song hành hình th c cung c p d ch v b ng th công và chương trình ph n m m, ng th i công tác ki m tra ki m soát chưa ch t ch là nguyên nhân sai sót và gian l n có th x y ra. Vì có quá nhi u d ch v cung c p, nên vi c ki m tra ki m soát ch th c hi n m t cách qua loa và i khái, ch y u là h u ki m. H ng năm, t nghi p v c a Bưu i n t nh ch i ki m tra m t l n nên xác su t phát hi n ra sai sót là r t th p. Trung tâm ã xây d ng chương trình ph n m m qu n lí doanh thu và chi phí, nh m qu n lý k p th i doanh thu và chi phí phát sinh t i các i m giao d ch. Tuy nhiên, hi u qu mang l i t vi c khai thác chương trình này là r t th p b i l : Vi c c p nh t vào chương trình t các i m giao d ch không có s ki m soát nh t nh nên thư ng x y ra sai sót, c p nh t doanh thu không úng ngày, doanh thu c p nh t không úng v i giá tr thu ư c, vi c n p ti n v k toán thư ng không kh p v i s ti n c p nh t trên chương trình, ch n cu i tháng m i có th i chi u vi c c p nh t vào chương trình có chính xác và y . Trình c a h u h t giao d ch viên hi n nay ch m c công nhân và trung c p ngh cũng là m t khó khăn l n i v i Trung tâm trong vi c nh n th c, t ch c khai thác trên ph n m m ti n ích cũng như tri n khai d ch v m i.
18 CHƯƠNG 3 HOÀN THI N KI M SOÁT N I B CHU TRÌNH CUNG C P D CH V VÀ THU TI N T I TRUNG TÂM KHAI THÁC V N CHUY N QUY NHƠN 3.1 S C N THI T PH I HOÀN THI N KI M SOÁT N I B CHU TRÌNH CUNG C P D CH V VÀ THU TI N 3.2. HOÀN THI N MÔI TRƯ NG KI M SOÁT 3.2.1. Xây d ng các chính sách, các quy nh v tính trung th c và giá tr o c 3.2.2. Tăng cư ng công tác k ho ch 3.2.3. C i cách chính sách nhân s 3.2.4. Phân nh rõ quy n h n và trách nhi m 3.2.5. Tăng cư ng ho t ng ki m soát và giám sát c a Ban ki m soát 3.3. HOÀN THI N CÁC TH T C KSNB CHU TRÌNH CUNG C P D CH V VÀ THU TI N 3.3.1. Hoàn thi n th t c ki m soát ti p nh n và x lý yêu c u khách hàng Trung tâm c n làm l i h th ng các b ng hi u gi i thi u y các d ch v ang cung c p, m i d ch v c n ư c th hi n m t cách xúc tích v c i m, tính năng, i u ki n nh n g i và th i gian toàn trình. Các b ng hi u ph i ư c treo trên tư ng v i kho ng cách d nhìn và phù h p v i m quan t i bưu c c. Cư c các d ch v c n ư c niêm y t t i bàn vi t thư c a bưu c c, trên các tr c xoay m i ngư i có th tham kh o và d dàng thay th khi cư c d ch v thay i. nh kỳ, ban ki m soát ph i i ki m tra vi c niêm y t này t i các