Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Kế toán: Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH Gas Petrolimex

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:31

Thêm vào BST

Báo xấu

26
lượt xem 11
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Luận văn "Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH Gas Petrolimex" được hoàn thành với mục tiêu nhằm hệ thống hóa các vấn đề lý luận về KSNB trong chu trình bán hàng - thu tiền trong doanh nghiệp, tác giả phân tích và đánh giá thực trạng công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền của Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng, từ đó nhận diện những bất cập còn tồn tại ở công ty và đề xuất các giải pháp nhằm tăng cường hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Kế toán: Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH Gas Petrolimex

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ NGUYỄN MINH THƯ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH GAS PETROLIMEX LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Mã số: 8.34.03.01 Đà Nẵng – Năm 2023
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ Người hướng dẫn khoa học: TS. Đoàn Nguyễn Trang Phương Phản biện 1: PGS.TS Nguyễn Công Phương Phản biện 2: TS. Trương Thùy Vân Luận văn được bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp thạc sĩ ngành Kế Toán họp tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng vào ngày 08 tháng 10 năm 2023 Có thể tìm hiểu luận văn tại: − Trung tâm Thông tin-Học liệu, Đại học Đà Nẵng − Thư viện trường Đại học Kinh tế, ĐHĐN Đà Nẵng – Năm 2023
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT KSNB Kiểm soát nội bộ GTGT Giá trị gia tăng CKTM Chiết khẩu thương mại TNHH Trách nhiệm hữu hạn XKKVCNB Xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ HTK Hàng tồn kho KD Kinh doanh KCS Kiểm tra chất lượng sản phẩm GĐ Giám Đốc LPG Khí dầu mỏ hóa lỏng SXKD Sản xuất kinh doanh DN Doanh nghiệp KH Khách hàng DT Doanh thu KTTC Kế toán tài chính DN Doanh nghiệp BCTC Báo cáo tài chính KQHĐKD Kết quả hoạt động kinh doanh
DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ 31 34 38 44 50 61
MỤC LỤC MỞ ĐẦU ............................................................................. Error! Bookmark not defined. 1. Tính cấp thiết của đề tài ................................................................................................ 1 2. Mục tiêu nghiên cứu...................................................................................................... 2 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ................................................................................. 2 4. Phương pháp nghiên cứu ............................................................................................... 2 5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài ....................................................................... 2 6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu ....................................................................................... 3 7. Bố cục đề tài ................................................................................................................... 4 CHƯƠNG 1 ......................................................................... Error! Bookmark not defined. CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP ...................................... Error! Bookmark not defined. 1.1. KHÁI QUÁT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ................. Error! Bookmark not defined. 1.2. ĐẶC ĐIỂM CỦA CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN .... Error! Bookmark not defined. 1.3. KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN Error! Bookmark not defined. 1.3.1. Những gian lận, rủi ro và sai sót có thể xảy ra trong chu trình bán hàng thu tiền ...................................................................................... Error! Bookmark not defined. 1.3.2. Mục tiêu KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền .... Error! Bookmark not defined. 1.3.3. Tổ chức thông tin nhằm phục vụ cho KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền ................................................................................ Error! Bookmark not defined. 1.3.4. Thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền.............. Error! Bookmark not defined. KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 .................................................... Error! Bookmark not defined. CHƯƠNG 2 ......................................................................... Error! Bookmark not defined. THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH GAS PETROLIMEX ĐÀ NẴNG . Error! Bookmark not defined.
2.1. TỔNG QUAN GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH GAS PETROLIMEX ĐÀ NẴNG ....................................................................... Error! Bookmark not defined. 2.1.1. Khái quát về công ty ........................................... Error! Bookmark not defined. 2.1.2. Ngành nghề hoạt động kinh doanh ..................... Error! Bookmark not defined. 2.1.3. Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty...................... Error! Bookmark not defined. 2.1.4. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty................... Error! Bookmark not defined. 2.2. ĐẶC ĐIỂM CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH GAS PETROLIMEX ĐÀ NẴNG. ................................... Error! Bookmark not defined. 2.2.1. Đặc điểm sản phẩm hàng hóa ............................. Error! Bookmark not defined. 2.2.2. Đặc điểm bán hàng và thu tiền ........................... Error! Bookmark not defined. 2.3. THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH GAS PETROLIMEX ĐÀ NẴNG............. Error! Bookmark not defined. 2.3.1. Môi trường kiểm soát ......................................... Error! Bookmark not defined. 2.3.2. Hệ thống thông tin sổ sách kế toán, các chứng từ phục vụ kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền ở Công ty ............................ Error! Bookmark not defined. 2.3.3. Thủ tục kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng. ................................. Error! Bookmark not defined. 2.4. ĐÁNH GIÁ THỤC TRẠNG TRONG HỆ THỐNG KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH GAS PETROLIMEX ĐÀ NẴNG. .......................................................................................... Error! Bookmark not defined. 2.4.1. Những kết quả đạt được trong công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền của Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng. Error! Bookmark not defined. 2.4.2. Những mặt hạn chế còn tồn tại trong công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền của Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng. ... Error! Bookmark not defined. KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 .................................................... Error! Bookmark not defined. CHƯƠNG 3 ......................................................................... Error! Bookmark not defined. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH GAS PETROLIMEX ĐÀ NẴNG ............................................................................................. Error! Bookmark not defined.
3.1. SỰ CÀN THIẾT TRONG VIỆC HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH GAS PETROLIMEX ĐÀ NẴNG. ................................................ Error! Bookmark not defined. 3.2. MỘT SỐ CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH GAS PETROLIMEX ĐÀ NẴNG. ................................................ Error! Bookmark not defined. 3.2.1. Hoàn thiện về môi trường kiểm soát. ................. Error! Bookmark not defined. 3.2.2. Hoàn thiện công tác nhận định và đánh giá rủi ro. ............ Error! Bookmark not defined. 3.2.3. Hoàn thiện tổ chức hệ thống thông tin phục vụ cho kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền. ..................................................... Error! Bookmark not defined. 3.2.4. Hoàn thiện các quy trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền. Error! Bookmark not defined. KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 .................................................... Error! Bookmark not defined. KẾT LUẬN.......................................................................... Error! Bookmark not defined. PHỤ LỤC DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI GIẤY ĐỀ NGHỊ BẢO VỆ LUẬN VĂN BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG ĐÁNH GIÁ LUẬN VĂN; NHẬN XÉT CỦA PHẢN BIỆN 1; NHẬN XÉT CỦA PHẢN BIỆN 2; BÁO CÁO GIẢI TRÌNH CHỈNH SỬA LUẬN VĂN;
1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Luận văn thực hiện về đề tài: “Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH Gas Petrolimex” cụ thể luận văn thực hiện nghiên cứu tại Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng . Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng là Công ty TNHH một thành viên trực thuộc Tổng Công ty Gas Petrolimex. Công ty hiện đang nắm giữ 30% thị phần tiêu thụ gas tại các tỉnh Trung Trung bộ. Trong hơn 10 năm liên tục tái cơ cấu và phát triển, cho đến nay, gas Petrolimex đã trở thành thương hiệu bền vững, là lựa chọn thông minh, an toàn và chất lượng cho mọi khách hàng. Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ. Với đặc điểm quy mô lớn, công ty TNHH gas Petrolimex Đà Nẵng kinh doanh các mặt hàng chủ yếu là Gas, đồng thời Công ty cung cấp ra thị trường các thiết bị và phụ kiện như bình gas, điều áp, van bình…Công ty có địa bàn kinh doanh tương đối rộng, có các cửa hàng gas và đại lý gas ở nhiều nơi. Quá trình diễn ra hoạt động KD, các DN hầu như sẽ phải đối mặt với rất nhiều rủi ro và qua đó DN sẽ chịu phải những sự tác động tương ứng tùy thuộc vào từng loại rủi ro. Từ việc nhận dạng các rủi ro, DN cần xác định một cách đúng đắn mức độ tác động của các rủi ro đến DN, từ đó tiến hành việc tìm ra các biện pháp nhằm mục đích phòng tránh là một việc làm thật sự cần thiết đối với mọi DN. Để làm được những điều này thì DN cần tiến hành việc thiết lập và xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp và vận hành trên thực tế làm thế nào cho thật sự phù hợp với đặc điểm hoạt động riêng của từng DN và vừa mang lại hiệu quả. KSNB là một vấn đề rất được quan tâm trong thời điểm hiện nay tại của hầu hết các DN. Việc KSNB tốt sẽ giúp cho các DN có thể giảm thiểu và loại trừ được các rủi ro thông qua việc đánh giá về hiệu suất, hiệu quả của các hoạt động chức năng của DN, đảm bảo về tính tin cậy và sự hoàn thiện của hệ thống thông tin tài chính. Nghiệp vụ bán hàng - thu tiền được coi là chu trình diễn ra cuối cùng của cả quá trình SXKD. Khâu bán hàng - thu tiền là khâu vô cùng quan trọng. Đây sẽ là khâu gặp nhiều rủi ro và sự gian lận nếu DN không có được hệ thống kiểm soát một cách thật hiệu quả. Sự gia tăng các hình thức gian lận sẽ gây ra sự thiệt hại không hề nhỏ cho DN, cho thấy tầm quan trọng của hệ thống KSNB trong bộ máy quản lý DN là cực kỳ quan trọng. Việc xây dựng về hệ thống KSNB chu trình bán hàng - thu tiền hữu hiệu ngoài việc giúp cho hoạt động tiêu thụ của DN đạt hiệu quả cao, duy trì tốt hoạt động kinh doanh đồng thời đạt được các mục tiêu mà DN đã đề ra thì nó còn giúp đảm bảo trong quá trình bán hàng - thu tiền tránh không xảy ra thất thoát để phục vụ tốt cho việc quản lý về các hoạt động SXKD của DN. Các nhà quản trị phải đề ra các chính sách và thủ tục thích hợp với DN mình, các biện pháp này nhằm kiểm soát các nhân viên để họ thực hiện các chính sách và các thủ tục đó tốt nhất. Tuy nhiên về công tác KSNB về chu trình bán hàng - thu tiền của Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng vẫn còn tồn tại những bất cập. DN sẽ tăng được khả năng cạnh
2 tranh nếu công tác bán hàng - thu tiền tại công ty ngày càng được xây dựng và hoàn thiện mở rộng hơn. Mục tiêu của luận văn là giúp cho công ty tìm ra các biện pháp nâng cao về khả năng cạnh tranh trong ngành và hiệu quả hoạt động, giải quyết các hạn chế vẫn còn tồn tại trong công tác bán hàng - thu tiền của công ty, phòng tránh những gian lận và hạn chế các rủi ro, giảm thiếu việc xảy ra các sai sót để ghi nhận doanh thu chính xác hơn, giúp báo cáo tăng tính tin cậy, nâng cao hiệu quả tài chính của công ty. Đề tài hướng đến việc thực hiện phân tích về thực trạng từ đó đưa ra những giải pháp giúp công ty hoàn thiện hơn quy trình KSNB về quy trình bán hàng và thu tiền. Từ những lý do trên, tôi chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH Gas Petrolimex” cụ thể tại Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng làm đề tài thưc hiện nghiên cứu cho luận văn tốt nghiệp. Kết quả nghiên cứu đề tài hy vọng đạt được sẽ giúp cho công ty hoàn thiện hơn trong công tác bán hàng và thu tiền của đơn vị. 2. Mục tiêu nghiên cứu Trên cơ sở hệ thống hóa các vấn đề lý luận về KSNB trong chu trình bán hàng - thu tiền trong doanh nghiệp, tác giả phân tích và đánh giá thực trạng công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền của Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng, từ đó nhận diện những bất cập còn tồn tại ở công ty và đề xuất các giải pháp nhằm tăng cường hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng thực hiện nghiên cứu: Kiểm soát nội bộ về chu trình bán hàng và thu tiền của Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng Phạm vi đề tài nghiên cứu: Luận văn giới hạn phạm vi thực hiện nghiên cứu trong việc tìm hiểu KSNB về chu trình bán hàng và thu tiền ở lĩnh vực kinh doanh gas tại Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng. 4. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp mà luận văn thực hiện nghiên cứu là sự kết hợp giữa việc nghiên cứu dựa vào lý luận và tổng kết từ thực tiễn. Tác giả tìm hiểu và thực hiện thu thập số liệu từ thực tế, phân tích thực tế để làm rõ vấn đề nghiên cứu. Các phân tích của luận văn sẽ dựa trên cơ sở lý luận chung và so sánh với thực tế của doanh nghiệp, từ đó đưa ra các giải pháp giải quyết các vấn đề còn bất cập nhằm tăng cường hệ thống KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng. 5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài Ý nghĩa khoa học: Hệ thống hóa các lý thuyết có liên quan đến KSNB về chu trình bán hàng - thu tiền, đặc biệt là KSNB đối với chu trình bán hàng - thu tiền trong các doanh nghiệp kinh doanh gas. Ý nghĩa thực tiễn: Luận văn đánh giá được các thực trạng KSNB về chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng, chỉ ra những tồn tại, những mặt còn hạn chế đối với KSNB về chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty, từ đó đưa ra các giải pháp để hoàn thiện chu trình này, giúp cải thiện những vấn đề
3 thiếu sót còn gặp phải, tăng cường hiệu quả hoạt động của hệ thống KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền. 6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu Trong nền kinh tế với sự cạnh tranh ngày càng diễn ra gay gắt, rủi ro gian lận với các giao dịch bán hàng và cung cấp dịch vụ, việc kiểm soát tốt chu trình bán hàng và thu tiền đóng vai trò là một phần quan trọng trong kết quả SXKD chính của Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng. Hiện nay có một số nghiên cứu liên quan đến tìm hiểu và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ về chu trình bán hàng và thu tiền trong lĩnh vực này có thể kể đến: - Dương Thị Thanh Hiền (2011) với nội dung đề tài nghiên cứu tổng hợp những vấn đề lý luận cơ bản về KSNB chu trình bán hàng và thu tiền và đặc điểm của các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ đối với công tác KSNB về chu trình bán hàng - thu tiền. Tác giả đã đi sâu vào việc đánh giá và phân tích thực trạng của hệ thống KSNB chu trình bán hàng - thu tiền tại công ty, tìm hiểu thực trạng công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty, trong đó tập trung chủ yếu vào hoạt động bán buôn và một phần của hoạt động bán lẻ tại công ty. Mà đề tài nguyên cứu chính là đi sâu nguyên cứu kiểm soát trong chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty với lĩnh vực kinh doanh chính chủ yếu là thuộc ngành xăng, dầu, nhớt. Chỉ ra được các hạn chế còn tồn tại, từ đó đề ra các biện pháp tương đối đồng bộ để hoàn thiện chu trình này tại công ty, giúp tăng cường hiệu quả hoạt động của hệ thống KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền. - Lương Thị Lan Oanh (2013) dựa vào các luận chứng làm nền tảng cho cơ sở lý luận để thực hiện nguyên cứu cho đề tài. Với nội dung của luận văn, tác giả đã thực hiện đi sâu phân tích về những thuận lợi và những khó khăn, nêu lên những bất cập và hạn chế về công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền của Công ty Xăng dầu Bình Định. Cụ thể đánh giá các thủ tục về kiểm soát chưa được toàn diện và chặt chẽ. Chưa kiểm soát được công nợ của khách hàng tại thời điểm lấy hàng dẫn đến việc tình trạng công nợ khách hàng xảy ra vượt quá mức. Kết quả nghiên cứu cho thấy tác giả đã đưa ra một số các giải pháp tương đối hữu hiệu nhằm khắc phục những hạn chế vẫn còn tồn tại trong thủ tục KSNB về chu trình bán hàng và thu tiền tại đơn vị thực hiện đề tài nguyên cứu. Đi sâu nguyên cứu trong lĩnh vực kinh doanh thương mại với mặt hàng có giá trị lớn như là xăng dầu. Từ những nghiên cứu trên tác giả có thể dùng làm tư liệu làm tham khảo cho việc nguyên cứu thực hiện đề tài trong lĩnh vực kinh doanh mặt hàng Gas. - Nguyễn Thị Thùy Dung (2014) đã hệ thống được những lý luận cơ bản về công tác KSNB về chu trình bán hàng và thu tiền và đồng thời ứng dụng vào công tác KSNB về chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty. Nghiên cứu kết hợp dựa trên các lý luận và thực tiễn từ đó có những giải pháp để đồng bộ hơn nữa trong công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền. Với lĩnh vực kinh doanh là sản phẩm mang tính đặc thù. Luận văn cũng đã nêu lên những bất cập vẫn còn tồn tại đối với các thủ tục KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần Than – Điện Nông Sơn và từ đó đưa ra được các biện pháp thích hợp hơn nhằm hoàn thiện các thủ tục KSNB
4 tại công ty và có thể áp dụng được đối với những công ty có điều kiện kinh doanh tương tự. - Nguyễn Thị Bích Trâm (2013) thực hiện nghiên cứu về Công ty kinh doanh trong nhiều lĩnh vực thương mại bao gồm các mặt hàng có giá trị lớn như xăng dầu và xi măng. Các mặt hàng được kinh doanh tại công ty mang giá trị lớn và mang tính nhạy cảm đối với sự biến động của thị trường về giá cả cũng như về chính sách bán hàng. Tác giả đã đưa ra các giải pháp về KSNB chu trình bán hàng – thu tiền mà Công ty cổ phần Petec Bình Định còn hạn chế, giúp cho công tác quản lý của công ty ngày càng hoàn thiện hơn. Nhằm phát huy hết hiệu quả cho hệ thống KSNB của công ty và tăng cường công tác KSNB đối với nghiệp vụ bán hàng và thu tiền của Công ty, tránh thất thoát doanh thu và tiền thu bán hàng, bảo đảm hiệu quả hoạt động kinh doanh, giúp công ty nâng cao được năng lực quản lý. Từ nghiên cứu này tác giả có thể dùng làm tư liệu tham khảo thêm cho nghiên cứu của mình. - Đỗ Thị Mi Ly (2019) thực hiện nghiên cứu về công ty kinh doanh về sản phẩm mang tính đặc thù, kinh doanh về mặt hàng xăng dầu. Tác giả đã phân tích được những hạn chế tồn tại của hệ thống KSNB của chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty TNHH MTX Xăng dầu Quảng Ngãi. Tác giả đã thực hiện nghiên cứu sâu về thực trạng KSNB tại chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty cụ thể luận văn chỉ ra hai phương thức bán hàng chính của Công ty là bán hàng qua các Tổng đại lý, đại lý và bán hàng cho khách hàng lẻ. Qua đó tác giả đã xây dựng được các giải pháp hoàn thiện và nâng cao tính hiệu quả của KSNB tại đơn vị, giúp giảm và ngăn ngừa các rủi ro, gia tăng các lợi nhuận cho Công ty. Nhìn chung, trong các luận văn trước đây về công tác kiểm soát nội bộ thì chu trình bán hàng và thu tiền thì các tác giả đã có những hiểu biết sâu sắc về thực trạng cũng như đã nhận diện được các hạn chế liên quan đến công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại các DN. Các tác giả đã đưa ra được các nhóm giải pháp cho việc hoàn thiện về công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại các DN như là hoàn thiện tổ chức công tác kế toán, hoàn thiện về thủ tục kiểm soát và môi trường kiểm soát. Tuy nhiên chưa có nhiều đề tài nghiên cứu, đánh giá về thực trạng tổ chức thu thập thông tin nghiên cứu đi sâu về công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền của công ty thuộc lĩnh vực KD về mặt hàng Gas. Trên cơ sở kế thừa những cơ sở lý thuyết, cách tiếp cận nghiên cứu, những ưu điểm cũng như khắc phục những hạn chế của các nghiên cứu trước, tác giả sẽ đánh giá thực trạng và đưa ra những đề xuất phù hợp cho việc hoàn thiện công tác KSNB chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng. 7. Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, các danh mục và tài liệu tham khảo, luận văn được trình bày gồm có 3 chương như sau : Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp.
5 Chương 2: Thực trạng về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng. Chương 3: Giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng. CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. KHÁI QUÁT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ Kiểm soát nội bộ là một khái niệm không còn xa lạ đối với các doanh nghiệp nước ngoài nhưng đối với các doanh nghiệp Việt Nam đây là một khái niệm mới chỉ xuất hiện trong thời gian gần đây nên còn khá mới mẻ. Hiện nay có rất nhiều quan điểm về hệ thống kiểm soát nội bộ, có thể nhắc đến một vài quan điểm sau: + Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 (VSA 400): Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. + Tuy nhiên kiểm soát nội bộ được định nghĩa theo khuôn khổ của COSO (Committee of Sponsoring Organizations of Treadway Commission tạm dịch là ủy ban các tổ chức tài trợ) là một định nghĩa đầy đủ và chính xác nhất về KSNB đã được nhiều Công ty ở Mỹ cũng như các doanh nghiệp nước ngoài áp dụng hiệu quả. COSO định nghĩa KSNB như là một quá trình, chịu ảnh hưởng bởi một thực thể Ban giám đốc, các nhà quản trị và các nhân viên khác trong tổ chức, được thiết kế để cung cấp mọi sự đảm bảo hợp lý về việc đạt được các mục tiêu trong các lĩnh vực sau: - Bảo vệ tài sản - Hiệu lực và hiệu quả hoạt động - Độ tin cậy của các báo cáo tài chính - Phù hợp với luật pháp và quy định hiện hành Theo báo cáo COSO 2013, các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin – Truyền thông và Hoạt động giám sát. 1.2. ĐẶC ĐIỂM CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN 1.3. KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN 1.3.1. Những gian lận, rủi ro và sai sót có thể xảy ra trong chu trình bán hàng thu tiền 1.3.2. Mục tiêu KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền
6 a. Mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ bán hàng Mục tiêu KSNB Mục tiêu kiểm soát nội bộ của nghiệp vụ bán hàng tổng quát - Doanh thu bán hàng được ghi sổ là có thật Tính có thật - Các nghiệp vụ tiêu thụ được phê chuẩn đúng đắn. Tính đầy đủ - Các nghiệp vụ tiêu thụ hiện hữu đều được ghi sổ. - Doanh thu ghi sổ là số tiền của hàng hóa gửi đi và được tính Sự đánh giá đúng và vào sổ chính xác. - Các nghiệp vụ tiêu thụ được phân loại đúng đắn. Đã ghi đúng Sự phân loại số lượng, chủng loại hàng hóa đã vận chuyển. - Các nghiệp vụ bán hàng ghi sổ theo căn cứ thời gian, ghi đúng Tính đúng kỳ thời gian phát sinh. Chuyển sổ và - Các nghiệp vụ tiêu thụ được phản ánh đúng đắn trong các sổ tổng hợp phụ và được tổng hợp chính xác. b. Mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thu tiền Mục tiêu KSNB Mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thu tiền tổng quát - Các khoản thu tiền ghi sổ là số tiền công ty thực tế nhận được. Tính có thật - Các khoản chiết khấu tiền đã có sự phê chuẩn đúng đắn, phiếu thu tiền được đối chiếu, ký duyệt. - Tiền mặt nhận được đều được vào sổ quỹ và nhật ký thu tiền Tính đầy đủ mặt. -Các khoản thu tiền mặt ghi sổ được ghi sổ và đem gửi theo số Sự đánh giá tiền nhận được. Sự phân loại - Các khoản thu tiền mặt được phân loại đúng đắn. Tính đúng kỳ - Các khoản thu tiền mặt được ghi sổ căn cứ theo thời gian. Chuyển sổ và - Các khoản thu tiền mặt được ghi vào sổ phụ đúng đắn và được tổng hợp tổng hợp chính xác. 1.3.3. Tổ chức thông tin phục vụ cho KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền 1.3.4. Thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền. a. Quy trình: Tiếp nhận và xử lý đơn hàng + Tiếp nhận đơn hàng: Mục tiêu kiểm soát: bảo đảm nhu cầu mua hàng là có thực và thông tin trên đơn đặt hàng là chính xác.
7 Để bảo đảm thực hiện được mục tiêu này, nhân viên bán hàng (phòng kinh doanh) – người có trách nhiệm tiếp nhận đơn hàng cần thực hiện các thủ tục kiểm soát sau: + Xem xét khả năng đáp ứng đơn hàng: Mục tiêu kiểm soát: bảo đảm đơn vị có khả năng đáp ứng đơn hàng một cách đầy đủ. + Áp giá bán cho đơn vị đặt hàng: Mục tiêu kiểm soát: bảo đảm việc áp giá bán cho các mặt hàng trong đơn hàng là chính xác. Đơn vị cần thực hiện các thủ tục kiểm soát sau: - Bảng giá các mặt hàng phải được thiết lập sẵn và bảo đảm sự cập nhật của bảng giá - Nhân viên bán hàng dựa vào bảng giá để áp giá bán cho từng mặt hàng trong đơn hàng, ghi vào Giấy đề nghị bán hàng. - Trường phòng KD kiểm tra và xét duyệt Giấy đề nghị bán hàng. + Xem xét khả năng thanh toán của khách hàng: Mục tiêu kiểm soát: bảo đảm việc xét duyệt phương thức thanh toán và mức bán chịu cho khách hàng được thực hiện đúng đắn, bảo đảm khả năng thu tiền hàng. Các hoạt động kiểm soát: - Việc xét duyệt phương thức thanh toán và mức bán chịu cho khách hàng phải được giao cho một bộ phận, chẳng hạn phòng kế toán tách biệt với bộ phận có trách nhiệm bán hàng (phòng KD) + Phê chuẩn bán hàng: Mục tiêu kiểm soát: bảo đảm nghiệp vụ bán hàng được xử lý đúng đắn, được phê chuẩn thích hợp, bảo đảm tính hiệu lực của nghiệp vụ bán hàng. Các thủ tục kiểm soát: - Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) kiểm tra lại đề nghị bán hàng do phòng KD trình lên và phê chuẩn đề nghị bán hàng. - Một bản Giấy đề nghị bán hàng được phê chuẩn cần chuyển cho phòng kế toán theo dõi. + Thông báo việc chấp nhận đơn hàng cho khách hàng: Các mục tiêu kiểm soát: - Bảo đảm mọi sai sót trong quá trình xử lý đơn hàng được phát hiện. - Bảo đảm khách hàng xác nhận sẵn sàng nhận hàng theo thời gian xác định trong đơn đặt hàng. Việc gửi thông báo đơn đặt hàng đã được chấp nhận cho khách hàng để khách hàng kiểm tra và chuẩn bị hàng sẽ giúp thực hiện được các mục tiêu trên. b. Quy trình: Giao hàng cho khách hàng + Theo dõi việc giao hàng cho khách hàng: Mục tiêu kiểm soát: bảo đảm hàng hóa giao đúng hạn theo đề nghị bán đã được duyệt. Các hoạt động kiểm soát: + Lên lịch giao hàng cho đơn hàng
8 + Nhân viên bán hàng theo dõi lịch giao hàng, theo dõi tình trạng của từng đơn hàng để xúc tiến việc giao hàng cho khách hàng đúng thời hạn + Trưởng phòng KD có trách nhiệm kiểm tra và giám sát tình trạng của từng đơn hàng, cũng như việc thực hiện giao hàng theo đúng lịch giao hàng của từng đơn hàng. + Giao hàng cho khách hàng tại kho đơn vị: Mục tiêu kiểm soát: bảo đảm việc giao hàng được thực hiện đầy đủ, không có sai sót, chuyển giao đầy đủ trách nhiệm cho các bên liên quan. Các thủ tục kiểm soát: + Giao hàng cho bộ phận vận chuyển (trường hợp chuyển hàng): Mục tiêu kiểm soát: bảo đảm việc giao hàng được kịp thời, đầy đủ, không có sai sót, chuyển giao đầy đủ trách nhiệm cho các bên liên quan. Các hoạt động kiểm soát: Nhân viên phòng kinh doanh: Thủ kho: Kế toán vật tư, thành phẩm hoặc nhân viên phòng kinh doanh: Nhân viên KCS:Kiểm tra chất lượng sản phẩm. Lái xe (đội vận chuyển): + Giao hàng cho khách hàng (trường hợp chuyển hàng): Muc tiêu kiểm soát: bảo đảm việc giao hàng được thực hiện đầy đủ, kịp thời, không sai sót, chuyển giao đầy đủ trách nhiệm vật chất cho khách hàng. Các hoạt động kiểm soát: + Lái xe (đội vận chuyển) giao nhận và kiểm nhận hàng với khách hàng; + Khách hàng ký nhận Biên bản giao nhận hàng (hoặc vận đơn) và hóa đơn; + Lái xe đem chứng từ giao hàng về nộp lại cho các bộ phận liên quan. + Phát hành hóa đơn bán hàng: Mục tiêu kiểm soát: bảo đảm hóa đơn được lập đúng và kịp thời khi giao hàng cho khách hàng. Các thủ tục kiểm soát: c. Quy trình: Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng là một thủ tục quan trọng nhằm bảo đảm doanh thu và công nợ phải thu khách hàng được ghi nhận kịp thời chính xác. Do vậy việc thực hiện đúng đắn thủ tục này là cần thiết. Quy trình này bao gồm các bước: + Giao nhận hóa đơn: Mục tiêu kiểm soát: bảo đảm việc giao nhận hóa đơn đầy đủ, kịp thời và chuyển giao trách nhiệm quản lý hóa đơn sang bộ phận kế toán một cách phù hợp. Thủ tục kiểm soát: + Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng: Mục tiêu kiểm soát: - Bảo đảm các chứng từ bán hàng làm căn cứ ghi nhận nghiệp vụ bán hàng là đẩy đủ, hợp lệ, khớp đúng với nhau và thống nhất với dữ liệu trên hệ thống.
9 - Bảo đảm các nghiệp vụ bán hàng được ghi nhận kịp thời, đúng kỳ và chính xác. Các mục tiêu đòi hỏi bộ phận kế toán phải thực hiện các hoạt động kiểm soát khác nhau để thực hiện các mục tiêu này: d. Quy trình: Thu tiền khách hàng Mục tiêu chung: Thủ tục kiểm soát: Đơn vị cần thực hiện đồng thời để đối phó với các rủi ro. - Trường hợp thu tiền mặt ngay tại đơn vị: Thực hiện bất kiêm nhiệm giữa kế toán thanh toán (kế toán tiền) và thủ quỹ để giảm bớt rủi ro biến thủ. - Trường hợp thu tiền mặt tại đơn vị khách hàng: - Trường hợp thu tiền qua tài khoản ngân hàng: Ngoài ra đơn vị cần thực hiện các thủ tục kiểm soát sau: + Một người độc lập với kế toán công nợ phải thu khách hàng thực hiện việc đối chiếu công nợ với khách hàng hằng tháng. Mọi sự khác biệt giữa số liệu công nợ do đơn vị theo dõi và khách hàng theo dõi, phải được báo cáo kịp thời cho kế toán trưởng. e. Quy trình: Đối chiếu công nợ và báo cáo công nợ + Đối chiếu công nợ với khách hàng: Thủ tục thường được thực hiện vào cuối mỗi tháng. Yêu cầu đặt ra là đơn vị phải thực hiện thủ tục đối chiếu công nợ và lập báo cáo tổng hợp công nợ phải thu khách hàng một cách nghiêm túc và kịp thời để có kế hoạch thu hồi công nợ phù hợp. Mục tiêu kiểm soát: Các thủ tục kiểm soát: +Báo cáo công nợ phải thu khách hàng Mục tiêu kiểm soát: bảo đảm Báo cáo tổng hợp công nợ phải thu khách hàng được lập kịp thời, chính xác Thủ tục kiểm soát: f. Quy trình: Xử lý hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán Trong quá trình bán hàng, đơn vị có thể gặp phải các trường hợp hàng bán bị trả lại hoặc khách hàng khiếu nại giảm giá hàng bán. Vấn đề này xảy ra khi người mua không thỏa mãn về hàng hóa đã nhận được. Khi đó, người bán có thể nhận lại hàng hoặc giảm giá cho hàng bán trên cơ sở thỏa thuận với bên mua. Việc xử lý các trường hợp này phải đảm bảo thực hiện các mục tiêu chung sau: việc xử lý các trường hợp hàng bán trả lại, giảm giá hàng bán được thực hiện một cách đúng đắn, không có sai phạm xảy ra. + Tiếp nhận khiếu nại từ khách hàng: Mục tiêu kiểm soát: Các thủ tục kiểm soát: + Kiểm tra khiếu nại của khách hàng: Mục tiêu kiểm soát: bảo đảm các phản hồi, khiếu nại của khách hàng được kiểm tra, xác nhận là có thực và xác đáng.
10 Thủ tục kiểm soát: + Quyết định xử lý khiếu nại của khách hàng: Mục tiêu kiểm soát: Bảo đảm các khiếu nại của khách hàng được xử lý đúng đắn và có hiệu lực. Các thủ tục kiểm soát: + Lập các chứng từ xử lý khiếu nại khách hàng: Thủ tục kiểm soát: KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 Nội dung chương 1 là trình bày về các lý luận cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ dựa trên khuôn mẫu COSO năm 2013 và KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền. Dựa vào nền tảng các cơ sở lý luận tại chương 1 về KSNB, tác giả đã tiến hành đi sâu vào chương 2 căn cứ dựa theo tình hình hoạt động KD thực tế tại đơn vị Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng. CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH GAS PETROLIMEX ĐÀ NẴNG 2.1. TỔNG QUAN GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH GAS PETROLIMEX ĐÀ NẴNG 2.1.1. Khái quát về công ty CÔNG TY TNHH GAS PETROLIMEX ĐÀ NẴNG Tên quốc tế DANANG PETROLIMEX GAS COMPANY Tên viết tắt PGC – DANANG Mã số thuế 0400485944 Địa chỉ 122 đường 2 tháng 9,P.Bình Thuận, Q.Hải Châu, TP Đà Nẵng, VN 2.1.2. Ngành nghề hoạt động kinh doanh 2.1.3. Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức của Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng
11 a. Ban Giám đốc b. Phòng tổ chức hành chính c. Phòng kế toán tài chính d. Phòng kinh doanh trực tiếp e. Phòng kinh doanh đại lý f. Phòng dịch vụ kỹ thuật & bảo hành g. Các cửa hàng trực thuộc công ty h. Các chi nhánh i. Các cửa hàng trực thuộc chi nhánh j. Trạm chiết nạp 2.1.4. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Trưởng phòng Phó trưởng phòng kế Phó trưởng phòng toán tổng hợp kế toán tiêu thụ CV Kế toán Thủ CV Kế CV Kế toán kho hàng, quỹ toán chi bán hàng, tài sản phí, thanh công nợ toán Sơ đồ 2.2: Mô hình về cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán, chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng 2.2. ĐẶC ĐIỂM CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH GAS PETROLIMEX ĐÀ NẴNG. 2.2.1. Đặc điểm sản phẩm hàng hóa a. Hàng hóa gồm hai dòng sản phẩm chính là: - Sản phẩm gas dân dụng và thương mại (gas bình): Chất lượng gas theo tiêu chuẩn Việt Nam, vỏ bình theo tiêu chuẩn DOT (Mỹ), van bình điều áp Kosan được đóng nạp trên dây chuyền bán tự động Crisplan (Đan Mạch). Sau khi đóng nạp gas LPG theo quy trình kỹ thuật và đảm bảo độ an toàn sẽ được chuyển đến người tiêu dùng dưới dạng bình 12kg, 48kg. . Khi khách hàng thực hiện mua gas của Công ty, ngoài số tiền khách hàng phải thanh toán cho mặt hàng gas, khách hàng phải đặt thêm một khoản ký cược vỏ bình gas. - Sản phẩm công nghiệp (gas rời): Chất lượng gas theo tiêu chuẩn Việt nam, bồn chứa theo tiêu chuẩn Việt Nam hoặc Mỹ, Úc theo yêu cầu của khách hàng, máy
12 hóa hơi Kosan (Đan Mạch), Kala (Nhật Bản), điều áp Fisher, Rego (Mỹ). Dòng sản phẩm này là gas hóa lỏng/ rời. Dựa theo thỏa thuận giữa Công ty và khách hàng, sản phẩm gas LPG sẽ được chuyên chở bằng xe chuyên dụng đến kho, bể chứa của khách hàng. Mặt hàng này chủ yếu được cung cấp cho các khách hàng công nghiệp. b. Các sản phẩm trên có các đặc điểm 2.2.2. Đặc điểm bán hàng và thu tiền - Phòng Kinh doanh trực tiếp: nhận nhiệm vụ trực tiếp quản lý các khách hàng là: + Các cửa hàng chuyên doanh trực thuộc công ty, các chi nhánh trên địa bàn các tỉnh thành: Các Cửa hàng và Chi nhánh nhận hàng của Công ty về bán lại cho các khách hàng là các hộ tư gia dùng gas bình 12kg và các khách hàng công nghiệp tiêu thụ sản phẩm gas bình 12kg, 48kg như là nhà hàng, khách sạn, quán ăn, bếp trường học,... + Khối Khách hàng công nghiệp tiêu thụ gas rời (gas bồn): là các khách hàng lớn của công ty mua sản phẩm phục vụ chủ yếu dùng cho sản xuất công nghiệp như là Công ty Gạch Cosevco, Công ty Gạch Đồng Tâm,…. - Phòng Kinh doanh Đại lý: nhận nhiệm vụ quản lý các khách hàng là: + Hệ thống Tổng đại lý, đại lý trong ngành là các công ty chuyên kinh doanh xăng dầu và gas (Công ty Xăng dầu khu vực V - TNHH MTV, ….) + Hệ thống Tổng đại lý, đại lý ngoài ngành như Công ty TNHH TM&DV Trung Đông, ...) Ban giám đốc Phòng KD Phòng KD trực tiếp Đại lý (1) (2) (3) (4) Cửa hàng và KHCN Tổng đại lý, Tổng đại lý, Chi nhánh (tiêu thụ đại lý đại lý gas rời) (trong (ngoài (5) (6) nghành) nghành) Tư gia KHCN (tiêu thụ gas bình) Sơ đồ 2.3: Hệ thống phân phối, bán hàng của Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng