Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Kế toán: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Khách sạn Dana Marina

Chia sẻ: Elysatran Elysatran | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:26

Thêm vào BST

Báo xấu

26
lượt xem 2
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là phân tích thực trạng của hệ thống kiểm soát nội bộ tại khách sạn Dana Marina. Đề xuất các giải pháp nhằm tăng cường công tác kiểm soát 2 nội bộ tại khách sạn Dana Marina. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Kế toán: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Khách sạn Dana Marina

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ NGUYỄN THỊ THANH THƢ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI KHÁCH SẠN DANA MARINA TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Mã số: 8.34.03.01 Đà Nẵng - 2019
Công trình được hoàn thành tại TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐHĐN Ngƣờ ƣớng n o ọ : PGS TS TRẦN Đ NH KH I NGUY N Phản biện 1: PGS.TS. Đường Nguyễn Hưng Phản biện 2: GS.TS. Đặng Thị Loan Luận văn được bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Kế toán họp tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng vào ngày 10 tháng 8 năm 201.. Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng - Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng
1 MỞ ĐẦU 1. Lý o ọn đề tà Trong những năm qua, thành phố Đà Nẵng đang tập trung phát triển ngành du lịch và ngày càng nỗ lực phát huy lợi thế triển khai đồng bộ nhiều giải pháp để biến du lịch thành ngành kinh tế mũi nhọn. Chính vì thế, hiện nay ngành kinh doanh khách sạn có khá nhiều tiềm năng để tăng trưởng, có nhiều cơ hội thuận lợi để bành trướng. Một trong những công cụ hữu hiệu nhằm bảo vệ tài sản doanh nghiệp, đảm bảo độ tin cậy của hệ thống thông tin, đảm bảo các chế độ pháp lý cũng như hiệu quả của hoạt động là hệ thống kiểm soát nội bộ. Khách sạn Dana Marina đã hoạt động hơn ba năm trong lĩnh vực dịch vụ lưu trú và cũng gặp rất nhiều vấp ngã những sự cố ngoài mong muốn cho nhà quản lý và gây tổn thất cho chủ sở hữu. Với lợi thế bản thân là một nhân viên kế toán trong khách sạn, nhìn thấy được lỗ hổng trong các quy trình kiểm soát nội bộ tại khách sạn Dana Marina ,còn có một số điểm chưa chặt chẽ, riêng hai quy trình mua hàng thanh toán và quy trình bán hàng thu tiền có khả năng tồn tại những hành vi gian lận gây thất thoát nguồn lực và tài sản của chủ sở hữu. Vì vậy, hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ là việc cần thiết để nâng cao hiệu quả kinh doanh cũng như sức cạnh tranh cho doanh nghiệp. Vì những lý do trên, tôi quyết định chọn đề tài “Hoàn t ện ệ t ống ểm soát nộ bộ tạ á sạn D n M r n ” để góp phần đánh giá, bổ sung tăng cường tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với ngành công nghiệp khách sạn trong thời gian tới. 2. Mục tiêu nghiên cứu  Phân tích thực trạng của hệ thống kiểm soát nội bộ tại khách sạn Dana Marina.  Đề xuất các giải pháp nhằm tăng cường công tác kiểm soát
2 nội bộ tại khách sạn Dana Marina 3 Đố tƣợng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Công tác kiểm soát nội bộ tại khách sạn Dana Marina. - Phạm vi nghiên cứu: Đề tài chỉ đi sâu nghiên cứu và đề cập vấn đề về hệ thống kiểm soát nội bộ tại khách sạn Dana Marina thông qua hai hoạt động tiêu biểu là chu trình bán hàng- thu tiền và chu trình mua hàng- thanh toán trong khoảng thời gian từ năm 2016 đến tháng 6 năm 2019. Nhận dạng các nhân tố làm ảnh hưởng đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát và các thủ tục kiểm soát, riêng phần đánh giá rủi ro, thông tin truyền thông, hoạt động giám sát chỉ được đề cập một cách sơ lược. 4 P ƣơng p áp ng ên ứu - Phương pháp thu thập dữ liệu: + Dữ liệu thứ cấp: dữ liệu được thu thập qua các báo cáo liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ tại khách sạn + Dữ liệu sơ cấp: dữ liệu được thu thập qua quan sát, trao đổi với ban lãnh đạo những vấn đề liên quan đến công tác kiểm soát. - Phương pháp phân tích, tổng hợp: Sử dụng phương pháp phân tích để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ 5. Bố cục luận văn Ngoài Lời nói đầu, Kết luận, nội dung của Luận văn gồm 03 chương: Chương 1: Cở sở lý luận về tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp. Chương 2: Thực trạng của hệ thống kiểm soát nội bộ tại khách sạn Dana Marina. Chương 3: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại khách sạn Dana Marina.
3 6 Tổng qu n vấn đề ng ên ứu - Luận văn Thạc sĩ Kế toán của tác giả Dương Thị Thúy Liễu (2012) với đề tài “Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần Cao su Đà Nẵng”. - Luận văn Thạc sĩ Kế toán của tác giả Dương Thị Thanh Hiền (2011) với đề tài “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty thương mại và dịch vụ tổng hợp Hòa Khánh”. - Luận văn: “ Hoàn thiện hệ thống KSNB tại công ty du lịch- thương mại Kiên Giang” – Trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh- Nguyễn Ngọc Hậu ( năm 2010). - Luận văn: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bản thành phố Hồ Chí Minh” – Trường Đại học Kinh Tế TP Hồ Chí Minh- Nguyễn Thị Bích Hiệp (2012). Qua tham khảo các tài liệu trên, có thể thấy các nghiên cứu trên đa phần đi vào các doanh nghiệp thương mại, hoặc sản xuất hoặc các nghiên cứu số lớn. Nghiên cứu về lĩnh vực du lịch chưa được đề cập nhiều; hoặc dựa trên nền tảng COSO 1992 trong khi hiện tại các qui định mới của COSO đã thay đổi. Với những khoảng trống đó, bài luận văn với đề tài “Hoàn thiện hệ thống KSNB tại khách sạn Dana Marina” là một phần những tìm hiểu của cá nhân để bổ sung, hoàn thiện hơn nữa vấn đề này. CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1 1 TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1 1 1 K á n ệm ệ t ống ểm soát nộ bộ Theo COSO (The Commitee of Sponsoring Organization of the Treadway Commission) định nghĩa:
4 Kiểm soát nội bộ là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi Hội đồng Quản trị, người quản lý và các nhân viên của đơn vị, được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo tài chính và tuân thủ”. 1 1 2 Mụ t êu ệ t ống ểm soát nộ bộ Mỗi đơn vị có những mục tiêu riêng để hướng đến và có thế chia các mục tiêu ấy ra thành ba nhóm như sau: - Nhóm mục tiêu về hoạt động - Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính - Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ 1.2 CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1 2 1 Mô trƣờng ểm soát Môi trường kiểm soát là tập hợp những yếu tố của tổ chức ảnh hưởng đến hoạt động hệ thống kiểm soát nội bộ, gồm các chuẩn mực, các quy trình và các cấu trúc thiết lập cơ sở cho sự vận hành của kiểm soát nội bộ trong tổ chức. 1 2 2 Đán g á rủ ro Đánh giá rủi ro là việc xác định và phân tích các rủi ro liên quan đến việc đạt được các mục tiêu hoạt động hiệu quả, báo cáo tài chính đáng tin cậy và sự tuân thủ các quy định. 1 2 3 Hoạt động ểm soát Hoạt động kiểm soát là các hành động được thiết lập từ các chính sách và thủ tục một cách thích hợp nhằm đối phó rủi ro đảm bảo đạt được các mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị. 1 2 4 T ông t n và truyền t ông Thông tin được thu thập và truyền đạt đến các bộ phận, cá nhân trong doanh nghiệp dưới các hình thức và thời gian thích hợp, đảm bảo mọi cá nhân trong tổ chức có thể thực hiện nhiệm vụ của mình một cách chính xác. Truyền thông là sự cung cấp thông tin bên
5 trong và bên ngoài đơn vị. Sự trao đổi thông tin hữu hiệu đòi hỏi phải diễn ra theo nhiều hướng: từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới phản hồi lên cấp trên và trao đổi giữa các bộ phận trong tổ chức, giữa tổ chức với bên ngoài 1.2.5 Giám sát Giám sát là bộ phận cuối cùng của hệ thống KSNB, là khâu đánh giá chất lượng việc thực hiện kiểm soát nội bộ. 1.3 NGUYÊN TẮC THIẾT KẾ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1.3.1 Tiếp cận và đán g á ệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp Đầu tiên là việc tiếp cận và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ hiện có tại doanh nghiệp. 1 3 2 Xá địn mụ t êu o n ng ệp Sau tiếp cận và đánh giá hệ thống KSNB của doanh nghiệp là việc xác định mục tiêu của doanh nghiệp. Để thiết lập được một hệ thống KSNB hiệu quả, trước tiên chúng ta cần phải hiểu được về các mục tiêu của doanh nghiệp. 1 3 3 Xá địn và đán g á rủ ro ủ o n ng ệp Sau xác định mục tiêu của doanh nghiệp là bước đánh giá rủi ro. Việc xác định và đánh giá rủi ro dựa trên cơ sở mục tiêu đã được thiết lập cho toàn doanh nghiệp và cho từng bộ phận, từng chức năng nghiệp vụ của doanh nghiệp. 1 3 4 T ết lập m trận ểm soát Ma trận kiểm soát hệ thống kiểm soát nội bộ có thể được thiết lập theo chiều dọc, chiều ngang. Ma trận kiểm soát - hệ thống KSNB theo chiều dọc được hiểu là kiểm soát theo từng bộ phận và từng cá nhân. Ma trận kiểm soát - hệ thống KSNB theo chiều ngang là kiểm soát các quy trình với từng loại nghiệp vụ
6 1 3 5 Quy ế ó á ơ ế ểm soát Các cơ chế kiểm soát doanh nghiệp được thiết lập dựa trên các nguyên tắc cụ thể như: phê duyệt, sử dụng mục tiêu, bất kiêm nhiệm, bảo vệ tài sản, đối chiếu, báo cáo bất thường, kiểm tra theo dõi và định dạng trước. KẾT LUẬN CHƢƠNG 1 Trong chương 1, tác giả đã trình bày những điểm cơ bản về lý thuyết KSNB để làm cơ sở cho những đánh giá về HTKSNB tại doanh nghiệp và từ đó đề ra các giải pháp nhằm hoàn thiện nó. Mỗi một doanh nghiệp sẽ xây dựng một HTKSNB khác nhau tùy theo quy mô và đặc điểm của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, tất cả các hệ thống sẽ hiệu quả hơn nếu được tổ chức theo báo cáo COSO. Theo COSO (1992, 2013) thì hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm 5 bộ phận có mối quan hệ chặc chẽ với nhau đó là Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, Giám sát. CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI KHÁCH SẠN DANA MARINA 2.1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ KHÁCH SẠN DANA MARINA 2.1.1 Quá trìn ìn t àn và p át tr ển á sạn D n Marina Khách sạn Dana Marina được thành lập và đưa vào hoạt động từ tháng 03 năm 2016 đến nay dưới sự quản lý của Công ty TNHH MTV Đại Đức Khang. Khách sạn Dana Marina được đầu tư hơn 45 tỷ đồng với quy mô 67 phòng ngủ đạt chuẩn 3 sao mang phong cách châu Âu, tạo nét độc đáo, phá cách nhưng cũng rất hiện đại và tiện nghi. Hiện tại, lượng khách quay lại tiếp tục sử dụng dịch vụ chiếm khoảng 30% lượng khách lưu trú hàng năm. Trên các trang bán phòng
7 trực tuyến như Agoda, Booking.com, Chu Du 24 … khách sạn Dana Marina đã có những đánh giá, phản hồi tốt, nằm trong tầm 8 điểm trở lên (thang điểm 10). 2 1 2 Vị trí và quy mô á sạn D n M r n Khách sạn Dana Marina có vị trí lý tưởng và đẹp nhất hiện nay tại Đà Nẵng, thuận lợi cho việc di chuyển đến các điểm tham quan du lịch một cách nhanh chóng. Và 67 phòng đưa vào kinh doanh với 8 kiểu loại phòng. Tất cả các phòng đều được trang bị cơ sở vật chất, thiết bị hiện đại, không gian thân thiện được bài trí trang nhã và ấm áp. 2 1 3 Mụ t êu ủ á sạn Dana Marina Mục tiêu chung của khách sạn Dana Marina là đáp ứng nhu cầu lưu trú cho đối tượng khách có mức thu nhập khá trong nội địa và khách quốc tế khi đến thành phố Đà Nẵng. Tạo ra một định nghĩa mới về chất lượng dịch vụ khách sạn tại Đà Nẵng bằng cách đem lại những dịch vụ tốt nhất cho khách hàng. 2 1 4 Đặ đ ểm n o n ủ á sạn D n M r n a. Lĩnh vực kinh doanh của khách sạn Dana Marina Kinh doanh khách sạn là hoạt động đòi hỏi vốn đầu tư lớn, chi phí cho bảo dưỡng cao, sử dụng nhiều lao động. Chính vì những đặc thù đó mà chất lượng sản phẩm cung cấp cho khách hàng trong và ngoài nước ngày càng được nâng cao và đa dạng hóa về hình thức. Tính đến thời điểm này, hệ thống sản phẩm của khách sạn có thể kể đến là: dịch vụ lưu trú, dịch vụ ăn uống, dịch vụ vận chuyển, dịch vụ cho thuê phòng hội nghị và các dịch vụ bổ sung khác. b, Đặc điểm đội ngũ lao động trong khách sạn Đội ngũ lao động là nhân tố quyết định đến chất lượng dịch vụ, là yếu tố then chốt để giữ và thu hút khách hàng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của khách sạn. c, Đặc điểm sản phẩm dịch vụ của khách sạn Sản phẩm dịch vụ chỉ mang tính chất vô hình, quá trình “ sản
8 xuất” tạo ra giá trị sản phẩm và “ tiêu dùng” xãy ra cùng một lúc cho nên chất lượng sản phẩm chỉ được đánh giá qua cảm nhận trãi nghiệm dịch vụ mà khách sạn mang lại cho khách hàng. 2.1.5 Tổ ứ bộ máy quản lý ủ á sạn D n M r n a. Mô hình tổ chức bộ máy quản lý tại khách sạn Dana Bộ máy quản lý tại khách sạn Dana Marina được xây dựng theo cơ cấu trực tuyến. Các bộ phận trong khách sạn đều chịu sự quản lý của Giám đốc điều hành (GM) và các bộ phận có mối quan hệ hỗ trợ lẫn nhau chứ không có quyền quyết định hay can thiệp vào bộ phận khác b. Trách nhiệm của các bộ phận tại khách sạn Dana Marina Mô hình quản lý của khách sạn Dana Marina được phân thành 2 khối trong đó chia thành 10 phòng ban, thực hiện chuyên môn công việc khác nhau nhưng có quan hệ chặt chẽ và hỗ trợ lẫn nhau. 2 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI KHÁCH SẠN DANA MARINA 2.2.1 T ự trạng mô trƣờng ểm soát nộ bộ tạ á sạn D n M r n a. Cơ cấu tổ chức và phân chia trách nhiệm Khách sạn Đà Nẵng Dana Marina là đơn vị có quy mô trung bình, cơ cấu nhân sự còn hạn chế. Theo đó quyền hạn, trách nhiệm và chức năng được phân chia đơn giản nhưng vẫn đảm bảo thực hiện được tất cả các công việc phát sinh. b. Chính sách nhân sự của công ty  Chính sách tuyển dụng  Chính sách đào tạo nhân viên  Chế độ làm việc c. Chính sách khen thưởng và kỷ luật của công ty  Chính sách khen thưởng  Chính sách kỷ luật
9 d. Công tác kế hoạch của công ty Tháng 10 hàng năm, GM đưa ra mục tiêu kế hoạch cho năm với tiêu chí doanh thu và lợi nhuận cao hơn năm nay và năm trước ít nhất từ 3%-7%. Bắt đầu từ tháng này, tất cả các trường bộ phận của các phòng ban liên quan được huy động tập trung vào kế hoạch cho năm sau chi tiết đến từng doanh thu, chi phí. e. Môi trường bên ngoài Các yếu tố môi trường bên ngoài như chính trị, luật pháp, tốc độ tăng trưởng kinh tế, lạm phát, môi trường văn hóa xã hội, môi trường tự nhiên, công nghệ ... ảnh hưởng đến môi trưởng kiểm soát chung của khách sạn. 2 2 2 Hoạt động ểm soát một số u trìn đ ển ìn tạ á sạn D n M r n a. Hoạt động kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền tại khách sạn Dana Marina  T ủ tụ ểm soát u trìn bán àng và t u t ền  Kiểm soát hoạt động đặt phòng Hoạt động đặt phòng tại khách sạn được thực hiện chủ yếu thông qua hai con đường là trực tiếp tại lễ tân hoặc liên hệ qua phòng kinh doanh. Thông thường, đối với khách đặt phòng từ trước với bộ phận đặt phòng, các chi tiết chủ yếu dùng làm căn cứ để tính tiền phòng sẽ được nhân viên kinh doanh ghi trên phiếu đặt phòng. Đồng thời nhân viên đặt phòng sẽ cập nhật các thông tin này trên hệ thống phần mềm Smile để giữ phòng. Nhân viên đặt phòng lập phiếu này dựa trên hợp đồng đã ký với khách hàng dựa trên biểu giá mà GM đã phê duyệt. Đối với khách lẻ thì nhân viên lễ tân là người làm thủ tục cho khách dựa trên thỏa thuận trực tiếp giữa hai bên và cũng theo phiếu đặt phòng. Để đảm bảo hiệu quả trong kiểm soát hoạt động đặt phòng
10 GM yêu cầu phải thực thi thủ tục kiểm soát thông qua hạng mục chi tiết là: Về hạng mục áp dụng biện pháp đảm bảo thanh toán ;Về hạng mục kiểm soát cân đối số lượng phòng và số lượng đêm.  Kiểm soát hoạt động lập phiếu thanh toán và thu tiền Đây là một trong những thủ tục kiểm soát quan trọng nhất để bảo đảm không những doanh thu phòng mà còn bảo đảm cho các khoản thu khác phát sinh khi khách sử dụng dịch vụ trong khách sạn. Bảng kê dịch vụ (Pro-Forma Invoice) được in ra từ phần mềm Smile thể hiện tổng số tiền khách phải thanh toán, bao gồm dịch vụ phòng ngủ và các dịch vụ bổ sung khác. Đây là khoản mục dễ dẫn đến sai phạm nếu không áp dụng các thủ tục kiểm soát hữu hiệu. Để đảm bảo hiệu quả trong kiểm soát hoạt động thu tiền yêu cầu phải thực thi thủ tục kiểm soát thông qua hạng mục chi tiết: Về hạng mục kiểm soát khi khách đã nhận phòng; Kiểm soát trường hợp khách đặt phòng nhưng không tới; Về hạng mục kiểm soát hoạt động thu tiền từ các dịch vụ bổ sung ngoài dịch vụ phòng tại khách sạn; Về kiểm soát doanh thu phòng và các phải thu khác; Về kiểm soát tiền gởi ngân hàng.  Kiểm soát hoạt động theo dõi công nợ và các khoản phải thu: Khi khách đến sử dụng dịch vụ khách sạn sẽ xảy ra 3 trường hợp: Khách thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc thẻ tín dụng, khách hàng nợ chưa thanh toán ngay và khách hàng cấn trừ vào tiền cọc Thực tế ở khách sạn chỉ cho nợ khi có hợp đồng lưu trú (đã được sự phê chuẩn của Giám đốc) và chuyển các khoản này lên phòng kế toán cho kế toán trưởng theo dõi. Kế toán trưởng và phòng kinh doanh là những người chịu trách nhiệm xử lý các khoản phải thu của khách hàng. Mục đích của thủ tục kiểm soát nhằm bảo đảm các khoản phải thu được thu đúng, đủ, đảm bảo thời hạn các khoản nợ nói trên.
11 Thủ tục kiểm soát các khoản phải thu này được tập trung vào hai vấn đề lớn, đó là: Kiểm soát chính sách tín dụng và theo dõi công nợ. b. Hoạt động kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán tại khách sạn Dana Marina T ủ tụ ểm soát u trìn mu àng – thanh toán  Yêu cầu mua hàng Khâu đề xuất mua hàng là điểm bắt đầu của chu trình mua hàng thanh toán. Nhu cầu mua hàng được xác định bởi các bộ phận và xảy ra 2 trường hợp như sau: - Đối với hàng hóa, nguyên vật liệu có giá trị nhỏ - Đối hàng hóa, nguyên vật liệu có giá trị lớn  Phê duyệt mua hàng Trong khâu này, kế toán thu mua hết sức cẩn trọng kiểm tra số lượng tồn kho hiện tại ở trên chương trình phần mềm Misa có trùng khớp với số liệu ghi trong giấy đề xuất mua hàng hay không rồi từ đó mới tiến hành đặt đơn hàng với số lượng phù hợp. Ở trường hợp giá trị hàng lớn, số lượng nhiều, giám đốc yêu cầu nhân viên thu mua phải lập báo cáo hàng tồn kho tại thời điểm đó để làm cơ sở cho việc xét duyệt mua hàng.  Lựa chọn nhà cung cấp và đặt hàng Sau khi nhận được giấy đề nghị, nhân viên thu mua sẽ căn cứ vào loại hàng hóa nào để lựa chọn nhà cung cấp. Thường nhân viên thu mua sẽ ưu tiên lựa chọn có nhà cung cấp truyền thống đã có mối quan hệ sẳn. Khi đã lựa chọn nhà cung cấp ,bộ phận mua hàng tiến hành lập đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp. Hai bên tiến hành ký kết văn bản hợp đồng hoặc thỏa thuận bằng miệng dựa trên đơn hàng theo đúng số lượng, chất lượng, giả cả và thời gian giao hàng.  Nhận hàng và kiểm tra hàng hóa Công tác giao nhận hàng được diễn ra tại kho của khách sạn, tại đó nhân viên giao hàng, kế toán thu mua cùng trưởng bộ phận có
12 trách nhiệm giám sát và kiểm nghiệm trực tiếp hàng hóa khi giao nhận. Sau đó, 3 bên kí nhận biên bản giao nhận hàng và chịu trách nhiệm về số lượng, chất lượng, quy cách hàng hóa nhập kho..  Thanh toán cho nhà cung cấp Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu giữa đơn đặt hàng, biên bản nhận hàng và phiếu giao hàng , kế toán tiến hành cập nhật lên phần mềm Misa. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế, biên bản nhận hàng, kèm theo hóa đơn chứng từ hợp lệ, kế toán thanh toán tiến hành làm thủ tục thanh toán. 2 2 3 T ự trạng ông tá t ông t n và truyền t ông tạ á sạn D n M r n a. Trao đổi thông tin bên trong khách sạn Thông tin hỗ trợ quản lý là các thông tin trợ giúp nhà quản lý trong việc ra quyết định quản lý. Các thông tin này được trao đổi dưới dạng biểu mẫu định sẵn, hoặc không theo mẫu định sẵn được trình bày theo yêu cầu của nhà quản lý. Thông tin hỗ trợ hoạt động hay còn được gọi là thông tin tác nghiệp. Các thông tin này là dữ liệu giúp cho hoạt động kinh doanh được thực hiện, xử lý các giao dịch một cách hiệu quả, điều khiển tiến trình các hoạt động, hỗ trợ giao tiếp, cộng tác trong toàn khách sạn và cập nhập dữ liệu về tình hình hoạt động khách sạn b. Truyền thông bên ngoài Tại khách sạn Dana Marina thông tin truyền thông bên ngoài được thực hiện qua nhiều hình thức như website, quảng cáo tại sân bay và các công ty lữ hành, hợp tác quảng bá trên trang web Sở văn hóa thể thao và du lịch, quảng cáo tại quầy lễ tân và các kênh đặt phòng trực tuyến. Các thông tin bên ngoài được cung cấp cho các cơ quan quản lý, các đơn vị lữ hành, các công ty du lịch, khách hàng và thậm chí là
13 các khách sạn bao gồm thông tin về giá phòng, thông tin về khách sạn và các thông tin tuyển dụng. 2 2 4 T ự trạng ông tá g ám sát tạ á sạn D n Marina a. Hệ thống giám sát thường xuyên tại khách sạn Dana Marina Giám sát thường xuyên tại khách sạn được thực hiện thông qua hệ thống camera giám sát và tiếp nhận ý kiến từ khách hàng. Với quy mô trung bình, tại khách sạn Dana Marina không tồn tại một bộ phận độc lập thực hiện kiểm tra, giám sát và báo cáo sai phạm riêng mà công việc này được thực hiện đan xen trong nhiệm vụ chính của mỗi bộ phận, mỗi nhân viên. b. Đánh giá lẫn nhau giữa các phòng ban tại khách sạn Dana Marina Tại khách sạn chưa tồn tại một hệ thống đánh giá thực sự, việc đánh giá giữa các phòng ban chỉ dừng lại ở nhắc nhở lẫn nhau cùng hoàn thiện hơn trong công việc. 2 3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI KHÁCH SẠN ĐÀ NẴNG DANA MARINA 2 3 1 N ững ƣu đ ểm ủ ệ t ống KSNB tạ á sạn Ban lãnh đạo có quan điểm rõ ràng và tạo điều kiện thuận lợi cho việc áp dụng các thủ tục kiểm soát tại khách sạn. Coi trọng sự trung thực minh bạch trong quản lý khách sạn và đặt lợi ích của khách sạn lên trên hết thông qua thực thi chính trực và đạo đức trong công việc. Với quy mô doanh nghiệp vừa và nhỏ nhưng ban lãnh đạo luôn quan tâm đầu tư hệ thống hệ thống quản lý Smile giúp việc quản lý theo dõi và kiểm soát tất cả các hoạt động của khách sạn như đặt phòng, theo dõi tình hình tài chính, quản lý nghiệp vụ của từng bộ phận…thuận tiện và khoa học, hạn chế sai sót gian lận, giúp việc
14 kiểm soát tốt hơn. 2.3.2 N ững tồn tạ ủ ệ t ống KSNB tạ á sạn a. Môi trường kiểm soát  Cơ cấu tổ chức - Dù bộ máy quản lý được tổ chức rành mạch, rõ ràng nhưng vẫn không tránh được những lỗ hổng ở một số vị trí do thiếu nhân sự. - Xãy ra tình trạng vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong phân chia công việc. Cơ cấu nhân sự còn nhiều hạn chế ở một số bộ phận, đặc biệt là bộ phận kế toán và buồng phòng. . - Hiện nay, khách sạn vẫn không có bảng mô tả công việc cho từng bộ phận.  Chính sách nhân sự - Khách sạn chưa có chính sách lương thưởng rõ ràng, mà tất cả đều dựa trên cảm tính của GM. - Khách sạn không có một thang đo cho việc hoàn thành kế hoạch hay không hoàn thành kế hoạch.  Năng lực và trình độ tự kiểm soát của nhân viên Năng lực và trình độ tự kiểm soát của nhân viên đã dần được quán triệt, thế nhưng các quy định vẫn chưa được cụ thể rõ ràng cho nên các nhân viên vẫn còn lợi dụng các kẽ hở để thực hiện các hành vi gian lận, biển thủ chiếm dụng tài sản gây tổn thất cho khách sạn. b. Hoạt động kiểm soát nội bộ các chu trình điển hình  Chu trình thu tiền và bán hàng - Việc quản lý chính sách giá còn quá lỏng lẻo, cho nên nhân viên lễ tân, kinh doanh sẽ lợi dụng sơ hở này để bán giá phòng cao hơn giá cập nhật trên hệ thống. - Khâu xét duyệt bán chịu còn hạn chế trong việc xét duyệt và phê chuẩn hạn mức tín dụng nên có thể xãy ra tình trạng khách hàng chiếm dụng vốn kéo dài hoặc không thu được tiền.
15 - Doanh thu nhà hàng, bộ phận kế toán ít kiếm soát dẫn đến xãy ra nhiều lỗ hổng như mất mát hàng hóa, phát sinh dịch vụ nhưng không cập nhật lên hệ thống hoặc nhập sai mã thanh toán. - Trường hợp khách đã đặt phòng nhưng không tới có thể dẫn đến trường hợp mất một khoản doanh thu phòng, dòng tiền thu sẽ “chảy” về túi cá nhân. - Các khoản công nợ hiện tại được kiểm soát bởi nhân viên kinh doanh và kế toán trưởng nhưng giữa hai bộ phận này không thường xuyên đối chiếu lẫn nhau, nên xãy ra trường hợp khoản phải thu nợ bị bỏ sót hoặc khách để nợ quá hạn.  Chu trình mua hàng và thanh toán - Các biện pháp KSNB trong chu trình mua hàng chỉ dừng lại ở khâu kiểm tra số lượng, chất lượng hàng trước nhận hàng và thanh toán. - Trong khâu tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, nhân viên thu mua chỉ dựa trên cở sở các mối quan hệ có sẳn với các nhà cung cấp trước đó rồi tiến hành đặt đơn hàng, chứ chưa chú trọng trong công tác tìm kiếm nhà cung cấp mới cho khách sạn. - Công tác giao nhận hàng của nhà cung cấp vẫn còn hiện tượng giao hàng chậm trễ , thiếu số lượng....cho khách sạn. - Nhân viên thu mua thực hiện công tác mua hàng trong thời gian khá dài nên dễ xãy ra trường hợp thông đồng với nhà cung cấp thực hiện gian lận, và có điều kiện để che giấu những sai sót của mình. - Về công tác thanh toán công nợ cho nhà cung cấp, có một số trường hợp phải ứng trước cho nhà cung cấp 50% giá trị hợp đồng nên dễ xãy ra trường hợp thanh toán bị trùng lặp. c. Công tác thông tin và truyền thông - Việc trao đổi thông tin bên trong khách sạn, các thông tin hỗ trợ quản lý và hỗ trợ hoạt động không có một quy định rõ ràng về
16 thời gian và nội dung trao đổi, không được phổ biến rộng rãi đến toàn bộ nhân viên - Sự tương tác với môi trường bên ngoài tại khách sạn còn rất hạn chế, nó phụ thuộc hoàn toàn vào quan hệ giao tiếp của nhân viên kinh doanh và kế toán trưởng là chính. - Tất cả các thông tin về tài chính được cung cấp bởi bộ phận kế toán mà không có sự kiểm soát, do đó độ tin cậy của các số liệu này không có gì đảm bảo, chất lượng báo cáo không cao. - Khách sạn sẽ khá tốn kém chi phí đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm Smile cũng như mua bản quyền phần mềm. d. Công tác giám sát Việc giám sát thường xuyên chỉ dừng lại ở trách nhiệm chuyên môn của từng bộ phận, không có một quy định nào làm căn cứ cho việc giám sát, tất cả chỉ đảm bảo cho khách sạn hoạt động ổn định mà bỏ qua các nguyên tắc giám sát định kỳ. Hệ thống giám sát thường xuyên chủ yếu được thể hiện thông qua các trưởng bộ phận KẾT LUẬN CHƢƠNG 2 Trên cơ sở lý thuyết của chương 1, chương 2 đã mô tả thực trạng HTKSNB của khách sạn Dana Marina. Điểm sáng trong chương này là tác giả đã mô tả hai chu trình chủ yếu của khách sạn là bán hàng - thu tiền và mua hàng - thanh toán bằng lưu đồ và trên cơ sở đó tác giả đã nhận thấy những điểm mạnh điểm yếu của từng chu trình và nêu được một số sai phạm có thể xãy ra trong chu trình đó.
17 CHƢƠNG 3 PHƢƠNG HƢỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI KHÁCH SẠN DANA MARIA 3 1 MỘT SỐ PHƢƠNG HƢỚNG HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO C NG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI KHÁCH SẠN DANA MARINA 3 1 1 P ƣơng ƣớng oàn t ện mô trƣờng ểm soát nộ bộ tạ á sạn D n M r n  Xây dựng cơ cấu tổ chức Cần xây dựng một cơ cấu tổ chức với những bộ phận có chức năng và quyền hạn cụ thể, cần có những văn bản quy định chức năng từng bộ phận và xây dựng mối quan hệ của các bộ phận để tránh tình trạng chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ.  Thiết lập các chính sách nhân sự Khách sạn cần thiết lập một hệ thống các văn bản quy định về kênh tuyển dụng nhân sự, chế độ đãi ngộ và mức lương thưởng cạnh tranh, có chính sách đào tạo, phát triển nguồn nhân lực, coi trọng những đóng góp của nhân viên từ đó có cơ chế đánh giá nhân sự hằng năm, có những chính sách đãi ngộ phù hợp.  Nâng cao nhận thức của nhà quản lý về tầm quan trọng của HTKSNB Nhà quản lý nên chú trọng xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn chỉnh riêng biệt kiểm tra giám sát mọi hoạt động trong tất cả các khâu của quá trình quản lý.  Nâng cao năng lực, trình độ tự kiểm soát của nhân viên Việc khuyến khích nhân viên phát hiện rủi ro và tự giác rà soát lại những hoạt động của chính bản thân, sẽ giúp cho nhân viên nâng cao trách nhiệm của bản thân trong công việc, đồng thời qua đó sẽ dần hoàn thiện và phát triển hệ thống kiểm soát nội bộ tại khách sạn.
18 3 1 2 P ƣơng ƣớng oàn t ện quy trìn bán hàng – t u t ền tạ á sạn D n M r n Hoàn thiện khâu đặt phòng Để hoàn thiện hơn nữa khâu duyệt giá cần xây dựng một chính sách giá bán, ưu đãi thật cụ thể giảm tối đa các trường hợp phát sinh gian lận. Hoàn thiện khâu theo dõi công nợ và các khoản phải thu Để quản lý nợ phải thu khách hàng hiệu quả, nhà quản lý cần quy định chặt chẽ về đối tượng mua hàng, định mức bán hàng, hạn mức nợ, thời gian nợ một cách cụ thể. 3 1 3 P ƣơng ƣớng oàn t ện quy trìn mu àng – thanh toán tạ á sạn D n Marina Cần xác định rõ nhu cầu mua hàng của khách sạn một cách thường xuyên, đầy đủ nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường cũng như hoạt động kinh doanh của khách sạn, đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn. Chủ động hơn nữa trong công tác tìm kiếm và lựa chọn thêm những nhà cung cấp mới phù hợp với hoạt động kinh doanh và nhu cầu mua của khách sạn, đồng thời tạo thêm nhiều cơ hội mới trên thị trường. 3 2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN C NG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI KHÁCH SẠN DANA MARINA 3 2 1 Hoàn t ện mô trƣờng ểm soát  Nâng cao nhận thức của nhà quản lý Khách sạn cần đưa các trưởng bộ phận chủ chốt đi tập huấn các khóa về kiểm soát nội bộ nhằm đáp ứng cho nhu cầu của khách sạn sau này. Chủ sở hữu nên thuê các chuyên gia tư vấn có trình độ chuyên môn trong lĩnh vực kiểm soát nội bộ để trợ giúp cho GM trong việc đưa ra các quy tắc, các chế tài xử lý.