Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Kế toán: Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi

Chia sẻ: Elysatran Elysatran | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:26

Thêm vào BST

Báo xấu

26
lượt xem 4
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là hệ thống hóa những vấn đề cơ bản liên quan đến KSNB chu trình bán hàng và thu tiền, làm cơ sở để phân tích và đánh giá thực trạng của KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi. Từ đó đề xuất những giải pháp giúp đơn vị nâng cao tính hữu hiệu và hiệu quả của KSNB trong hoạt động bán hàng và thu tiền.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Kế toán: Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƢ N ỌC N T Ỗ THỊ MI LY OÀN T ỆN ỂM SOÁT NỘ BỘ C U TRÌN BÁN ÀN VÀ T U T ỀN T CÔN TY TN MTV XĂN DẦU QUẢN N Ã TÓM TẮT LUẬN VĂN T C SĨ TOÁN MÃ SỐ: 60 34 03 01 à Nẵng – Năm 2019
Công trình được hoàn thành tại TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐHĐN Người hướng dẫn khoa học: S. TS. Trƣơng Bá Thanh Phản biện 1: PGS.TS. HOÀNG TÙNG Phản biện 2: PGS.TS. NGUYỄN THỊ HỒNG NGA Luận văn được bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Kế toán họp tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng vào ngày 24 tháng 8 năm 2019 Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Trung tâm Thông tin - học liệu, Đại học Đà Nẵng - Thư viện Trường Đại học Kinh tế, ĐHĐN
1 MỞ ẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Kiểm soát nội bộ (KSNB) đang là vấn đề khá được quan tâm hiện nay vì KSNB giúp cho doanh nghiệp có thể loại trừ hoặc giảm thiểu rủi ro thông qua đánh giá hiệu quả và hiệu suất các hoạt động và chức năng của doanh nghiệp, đảm bảo độ tin cậy và hoàn thiện của thông tin tài chính cũng như quản trị, hỗ trợ tuân thủ các chính sách và quy định có liên quan. Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động kinh doanh, hầu hết các doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với nhiều loại rủi ro nên yêu cầu nhận dạng, xác định đúng các loại rủi ro và mức độ tác động đến doanh nghiệp để từ đó tìm ra những biện pháp phòng tránh là một việc làm hết sức cần thiết đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Để có thể làm được điều này, doanh nghiệp rất cần phải xây dựng và vận hành trong thực tế một hệ thống KSNB sao cho hiệu quả và phù hợp với đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp. Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam hiện nay đang là đơn vị giữ vai trò chủ đạo trên thị trường nội địa cung cấp xăng dầu theo đúng chỉ đạo của Chính phủ, tuy nhiên có không ít những công ty con của tập đoàn, trong đó có Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi, hiện đang chịu những áp lực cạnh tranh khiến hoạt động bán hàng và thu tiền vẫn chưa đạt được những mục tiêu mong muốn. Để gia tăng lợi nhuận, công ty đã áp dụng nhiều thủ tục và hoạt động kiểm soát trong bán hàng và thu tiền nhưng thực tế vẫn còn nhiều bất cập và hạn chế làm ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của công ty. Chính vì vậy, đề tài “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi” hướng đến việc phân tích thực trạng và đưa ra các giải pháp giúp doanh nghiệp hoàn thiện quy trình KSNB đối với hoạt động bán hàng và thu tiền,
2 giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả kinh doanh, cung cấp sản phẩm đến khách hàng một cách nhanh chóng với chất lượng tốt nhất để tối ưu lợi nhuận cũng như hiệu quả hoạt động. 2. Mục tiêu nghiên cứu Hệ thống hóa những vấn đề cơ bản liên quan đến KSNB chu trình bán hàng và thu tiền, làm cơ sở để phân tích và đánh giá thực trạng của KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi. Từ đó đề xuất những giải pháp giúp đơn vị nâng cao tính hữu hiệu và hiệu quả của KSNB trong hoạt động bán hàng và thu tiền. 3. ối tƣợng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi. - Phạm vi nghiên cứu: Luận văn chỉ tập trung nghiên cứu lĩnh vực kinh doanh xăng dầu tại Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi. 4. Phƣơng pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu của luận văn là phương pháp luận duy vật biện chứng: kết hợp giữa nghiên cứu lý luận với tổng kết thực tiễn. 5. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn bao gồm 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp. Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi. Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi.
3 6. Tổng quan về đề tài nghiên cứu Trên thế giới cũng như tại Việt Nam, đã có nhiều công trình nghiên cứu về các khía cạnh khác nhau của KSNB, như là: Nghiên cứu về KSNB của COSO (2013), Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315, các giáo trình về KSNB đang được giảng dạy và học tập tại các trường đại học hiện nay và một số luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ của những tác giả khác đã được công bố về đề tài KSNB. Thông qua xem xét, đánh giá các công trình nghiên cứu liên quan đến đề tài KSNB trong chu trình bán hàng và thu tiền, tác giả nhận thấy việc xây dựng và vận hành hữu hiệu KSNB đem đến rất nhiều ích lợi cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, vì chỉ nghiên cứu KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại một doanh nghiệp cụ thể nên những giải pháp của những nghiên cứu trên khi áp dụng vào các công ty hoạt động trong lĩnh vực xăng dầu, khí đốt – một trong những ngành thiết yếu của xã hội, cụ thể tại Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi – thì có thể không phù hợp và mang lại hiệu quả không như mong đợi. Mặc khác, KSNB của Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi vẫn còn nhiều điểm chưa hoàn thiện và hiện chưa có nghiên cứu nào tìm hiểu một cách trực tiếp, toàn diện và có hệ thống liên quan đến KSNB trong chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty này. Tất cả những yếu tố trên chính là khoản trống nghiên cứu của đề tài.
4 C ƢƠN 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. LÝ LUẬN C UN VỀ ỂM SOÁT NỘ BỘ 1.1.1. Khái niệm về kiểm soát nội bộ - Báo cáo của COSO (2013) đưa ra khái niệm về KSNB là một quá trình được thiết lập và vận hành bởi hội đồng quản trị, ban quản lý và các nhân sự khác, được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo và sự tuân thủ pháp luật và các quy định, chính sách liên quan. - Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315 – xác định và đánh giá rủi ro định nghĩa: “KSNB là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của BCTC, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan”. 1.1.2. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ - Mục tiêu báo cáo: KSNB giúp đảm bảo rằng báo cáo tài chính trung thực và đáng tin cậy. - Mục tiêu hoạt động: KSNB giúp đảm bảo tính hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động, các nguồn lực được bảo vệ và sử dụng hiệu quả. - Mục tiêu tuân thủ: : KSNB cũng giúp đảm bảo việc chấp hành pháp luật và các quy định có liên quan. 1.2.3. Nguyên tắc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ Cần phải xác định rõ mục tiêu, sứ mệnh, tầm nhìn, chiến lược để xây dựng KSNB phù hợp, xây dựng một nền văn hóa doanh nghiệp quan tâm đến việc trung thực, có đạo đức nghề nghiệp. Các quy trình
5 hoạt động KSNB cần được văn bản hóa rõ ràng và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ đơn vị… 1.1.4. Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ a. Môi trường kiểm soát VSA số 315 nêu rõ: Môi trường kiểm soát là một tập hợp các quan điểm, nhận thức và hành động cũng như các chức năng quản trị và quản lý của ban quản trị và ban giám đốc liên quan đến KSNB và tầm quan trọng của KSNB đối với hoạt động của đơn vị. Các yếu tố thuộc môi trường kiểm soát bao gồm: Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức; Cam kết về năng lực; Sự tham gia của Ban quản trị; Triết lý và phong cách điều hành của Ban giám đốc; Cơ cấu tổ chức; Phân công quyền hạn và trách nhiệm; và các chính sách và thông lệ về nhân sự b. Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị Tất cả các hoạt động của đơn vị đều có thể phát sinh các rủi ro ảnh hưởng đến khả năng đạt được mục tiêu của chính đơn vị. Để giới hạn rủi ro ở mức chấp nhận được, người quản lý phải thiết lập quy trình đánh giá rủi ro, gồm các giai đoạn: Xác định mục tiêu của đơn vị -Nhận dạng rủi ro và Phân tích và đánh giá rủi ro. c. Các hoạt động kiểm soát Các hoạt động kiểm soát là các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo rằng các chỉ đạo của Ban giám đốc được thực hiện. Hoạt động kiểm soát được phân thành nhiều chức năng khác nhau, mỗi chức năng là một phần không thể thiếu trong đơn vị. d. Thông tin và trao đổi thông tin Hệ thống thông tin - liên quan đến việc lập và trình bày BCTC, bao gồm các quy trình kinh doanh có liên quan, và trao đổi thông tin. Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin, có vai trò quan
6 trọng trong trao đổi thông tin. Thông tin và truyền thông đúng đắn, kịp thời và chính xác sẽ giúp đơn vị duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát. e. Hoạt động giám sát Giám sát là quy trình đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống KSNB trong từng giai đoạn, bao gồm việc đánh giá tính hiệu quả của các kiểm soát một cách kịp thời và tiến hành các biện pháp khắc phục cần thiết. 1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1. ặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền a. Khái niệm của chu trình bán hàng và thu tiền Bán hàng và thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hóa qua quá trình trao đổi hàng – tiền giữa doanh nghiệp với khách hàng của họ, quá trình bán hàng thu tiền gồm nhiều khâu, nhiều giai đoạn, bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng (đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng…) và kết thúc bằng việc khách hàng cam kết chấp nhận thanh toán và đơn vị thu được tiền. b. Đặc điểm chu trình bán hàng và thu tiền Liên quan đến nhiều công đoạn, ảnh hưởng đến nhiều khoản mục, với nhiều hình thức bán hàng và thanh toán, tần suất phát sinh nghiệp vụ nhiều nên dễ xảy ra các sai sót. c. Các sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng thu tiền Chấp nhận đơn hàng khi không có khả năng cung ứng được, nhầm lẫn giữa thời gian giao hàng cho từng khách hàng, tiếp nhận chứng từ không đầy đủ, không trùng khớp hoặc ghi nhận sai niên độ, ghi nhận nghiệp vụ không kịp thời, nhận định sai đối tượng ghi nhận doanh thu, khoản phải thu….
7 1.2.2. Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền Đơn hàng cần được xử lý kịp thời, không bỏ sót; nên áp giá cho từng đơn hàng phù hợp, chính xác; Giao hàng cho khách đúng số lượng, chất lượng, thời gian và địa điểm. Ghi nhận doanh thu đúng kỳ, chính xác; đúng đối tượng; đảm bảo chứng từ được lập đủ, chính xác; Thu tiền đầy đủ, chính xác, đúng đối tượng; theo dõi công nợ đầy đủ, chính xác cho từng đối tượng; Xử lý kịp thời, nhanh chóng hàng bán bị trả lại và khiếu kiện của khách hàng;… 1.2.3. Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền a. Đối với hoạt động bán hàng: Phải có đơn đặt hàng (phiếu yêu cầu mua hàng) của khách hàng và Hợp đồng mua bán được ký kết giữa hai bên, phải lập hóa đơn để ghi nhận thông tin ban đầu về những giao dịch đã thực hiện. Đồng thời, phải đánh giá, ghi nhận kịp thời, đầy đủ và chính xác vào sổ nhật ký bán hàng, sổ cái doanh thu… b. Đối với hoạt động thu tiền bán hàng: Khi thu tiền yêu cầu phải lập phiếu thu hoặc giấy báo có từ ngân hàng. Đối với các khoản tiền chưa thu được, phải gửi biên bản đối chiếu công nợ để so sánh việc ghi chép công nợ, nếu có chênh lệch phải kịp thời điều chỉnh. 1.2.4. Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền - Trên cơ sở đơn đặt hàng, bộ phận bán hàng xem xét khả năng đáp ứng đơn hàng và ra quyết định bán hàng. Toàn bộ chứng từ phát sinh trong giai đoạn này được chuyển cho Giám đốc kiểm tra và duyệt chính thức nhằm phê chuẩn việc bán hàng đã được thông qua. - Sau khi lệnh bán hàng được phê chuẩn, việc giao hàng cho khách hàng được tiến hành. Mục tiêu của giai đoạn này là đảm bảo
8 việc giao hàng đầy đủ, kịp thời, không có sai sót, chuyển giao đầy đủ trách nhiệm cho các bên liên quan. - Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng: Hóa đơn cần kiểm tra, đối chiếu lại lần nữa với các chứng từ như đơn đặt hàng, phiếu xuất kho, hợp đồng, và tính lại số tiền cho từng loại hàng hóa và cho tổng hóa đơn, nhằm hạn chế sự sai sót do tính toán sai hoặc có sự thông đồng giữa bộ phận bán hàng và khách hàng. - Theo dõi công nợ và thu tiền của khách hàng: Định kỳ, lập bảng phân tích số dư nợ phải thu theo tuổi nợ, đồng thời cũng cần ban hành quy định lập dự phòng nợ phải thu khó đòi sao cho tuân thủ đúng chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. - Xử lý hàng bán trả lại hoặc khiếu kiện của khách hàng: Khi phát sinh nghiệp vụ nhận hàng bán trả lại, cần kiểm tra nguyên nhân hàng bán bị trả lại, đồng thời dựa vào biên bản, kế toán doanh thu lập lại hóa đơn điều chỉnh để điều chỉnh ghi giảm doanh thu và nợ phải thu cho khách hàng. K T LUẬN C ƢƠN 1 KSNB đóng vai trò rất to lớn đối với hoạt động của mỗi doanh nghiệp, đặc biệt là KSNB chu trình bán hàng và thu tiền, vì nó giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hoạt động của mình để đem lại lợi nhuận cao nhất, đồng thời giúp doanh nghiệp kiểm soát, ngăn ngừa được rủi ro có thể xảy ra. Nội dung chương 1 đã trình bày những vấn đề lý luận cơ bản về KSNB trong doanh nghiệp cùng với những lý thuyết cơ bản về KSNB của chu trình bán hàng và thu tiền. Dựa vào những lý luận về KSNB được trình bày, đề tài sẽ phân tích KSNB chu trình bán hàng và thu tiền của Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi ở chương 2.
9 C ƢƠN 2 THỰC TR NG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN T CÔN TY TN MTV XĂN DẦU QUẢNG NGÃI 2.1. TỔN QUAN VỀ CÔN TY TN MTV XĂN DẦU QUẢN N Ã 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi (Petrolimex Quảng Ngãi) được hình thành và phát triển qua nhiều giai đoạn, ở mỗi giai đoạn công ty luôn không ngừng đẩy mạnh đầu tư, phát triển hạ tầng cơ sở vật chất kỹ thuật theo hướng “Quy mô, hiện đại, an toàn và thân thiện với môi trường”. 2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty Công ty chuyên kinh doanh bán buôn, bán lẻ xăng dầu, các sản phẩm hóa dầu và hoạt động kinh doanh khác, thực hiện các dịch vụ liên quan đến xăng dầu như: giữ hộ, nhập ủy thác, dịch vụ vận tải, thi công lắp đặt, sửa chữa, bảo quản và kinh doanh các loại vật tư, máy móc thiết bị chuyên dụng liên quan đến xăng dầu... 2.1.3. ặc điểm hoạt động của công ty a. Đặc điểm mặt hàng kinh doanh và thị trường tiêu thụ Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 4300298507 vào ngày 28/06/2001. Công ty chuyên xuất nhập khẩu và kinh doanh xăng dầu, lọc - hóa dầu, đầu tư vốn vào các ngành nghề khác như: thiết kế, xây lắp, cơ khí và thiết bị xăng dầu; bảo hiểm, và các hoạt động thương mại dịch vụ khác. b. Đặc điểm tổ chức mạng lưới tiêu thụ
10 Để đáp ứng nhanh nhất xăng dầu đến người tiêu dùng, công ty có hai phương thức bán hàng chủ yếu là thanh toán ngay và thanh toán chậm thông qua mạng lưới tiêu thụ là các kênh phân phối, chủ yếu là hệ thống phân phối từ các tổng đại lý, đại lý và bán lẻ. 2.1.4. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán - Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình hỗn hợp, tức là vừa trực tuyến vừa chức năng với nhiều bộ phận thực hiện các công việc riêng biệt theo quy định của công ty. - Hình thức sổ kế toán là hình thức chứng từ ghi sổ thông qua hình thức kế toán máy để thực hiện công tác kế toán tại đơn vị. 2.2. CÁC Y U TỐ ẢN ƢỞN N CÔN TÁC ỂM SOÁT NỘ BỘ C U TRÌN BÁN ÀN VÀ T U T ỀN T CÔN TY TN MTV XĂN DẦU QUẢN N Ã 2.2.1. Môi trƣờng kiểm soát - Ban giám đốc công ty được bổ nhiệm từ Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam, có năng lực và kiến thức, có kinh nghiệm. - Công ty có một sơ đồ cơ cấu tổ chức rõ ràng từ văn phòng công ty đến các trung tâm kinh doanh tổng hợp và khối cửa hàng bán lẻ. - Công ty đang áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 nên đã tạo được một nền văn hóa mang bản sắc riêng. - Công ty liên tục phát triển nguồn nhân lực thông qua tuyển dụng. - Ban giám đốc và lãnh đạo các phòng ban công ty luôn quan tâm đến công tác lập kế hoạch. - Các nhân tố bên ngoài: Tình hình cạnh tranh gay gắt trong thị trường kinh doanh xăng dầu, nhóm sản phẩm thay thế ngày càng đa dạng và áp lực từ khâu duy trì và thu hút khách hàng đang là thách thức cho công ty.
11 2.2.2. Nhận định và đánh giá rủi ro Ban giám đốc và cá nhân có liên quan sẽ tiến hành nhận định những rủi ro và đưa ra các phương hướng cụ thể để đánh giá rủi ro. - Yếu tố bên trong: nguồn kinh phí hoạt động, chỉ tiêu tập đoàn giao cho công ty, tình hình biến động nhân sự (cán bộ và nhân viên), hệ thống thông tin kế toán đang được sử dụng... - Yếu tố bên ngoài: Tình hình cạnh tranh của đối thủ, sản phẩm thay thế, những chính sách điều tiết giá của chính phủ, quá trình hoạt động của những nhà máy lọc dầu Dung Quất, Nghi Sơn… 2.3. T ỰC TR N ỂM SOÁT NỘ BỘ C U TRÌN BÁN ÀN VÀ T U T ỀN T CÔN TY TN MTV XĂN DẦU QUẢN N Ã 2.3.1. ặc điểm chu trình bán hàng và thu tiền a. Đối với hoạt động bán buôn (bán cho đại lý, tổng đại lý) Khi các bên đã thống nhất các yêu cầu về đơn hàng, khách hàng thực hiện lập đơn đặt hàng và gửi đến bộ phận bán hàng. Bộ phận bán hàng lập đề nghị bán hàng trình giám đốc công ty phê duyệt và fax về phòng kinh doanh để xác nhận đồng ý bán xăng dầu. Phòng kinh doanh kiểm tra lại thông tin và thông báo cho bộ phận bán hàng chấp nhận đề nghị cung ứng xăng dầu. Bộ phận bán hàng tiến hành lập hợp đồng mua bán hàng hóa và gửi cho khách hàng xác nhận. Kế toán hàng hóa căn cứ vào đề nghị bán hàng tiến hành lập phiếu xuất kho, sau đó trình kế toán trưởng ký duyệt. Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho và nhân viên bán hàng của công ty tiến hành giao nhận hàng hóa.
12 Dựa vào những chứng từ được bộ phận bán hàng cung cấp, kế toán công ty tổng hợp, kiểm tra, đối chiếu và tiến hành ghi nhận doanh thu bán hàng, giá vốn hàng bán, tiền và tương đương tiền hoặc nợ phải thu khách hàng, kê khai thuế giá trị gia tăng phải nộp. b. Đối với hoạt động bán lẻ (bán lẻ trực tiếp) Sau khi xăng được nhân viên bán hàng cung cấp cho khách lẻ, nếu khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn, nhân viên bán hàng sẽ xuất hóa đơn và giao cho khách hàng. Trường hợp khách không lấy hóa đơn, cuối ngày, nhân viên bán hàng vẫn tổng hợp doanh số bán trong ngày và xuất hóa đơn với lượng hàng đã bán với mã “khách hàng vãng lai”, sau đó lập báo cáo bán hàng trên hệ thống phần mềm kế toán của công ty và chuyển tiền qua tài khoản ngân hàng hoặc nộp tiền về phòng kế toán của công ty. Cuối tuần, nhân viên bán hàng chuyển toàn bộ hóa đơn và báo cáo bán hàng lên cho phòng kinh doanh để kiểm tra và đối chiếu với số liệu đã nhập hằng ngày lên phần mềm. Phòng kế toán sẽ tiến hành lập hóa đơn và phiếu thu tiền và ghi nhận nghiệp vụ bán hàng, bao gồm: Lập phiếu xuất kho ghi nhận giá vốn hàng bán; Lập phiếu thu để ghi nhận doanh thu, tăng quỹ tiền mặt và kê khai thuế giá trị gia tăng. Cuối mỗi ngày, kế toán thực hiện nộp toàn bộ tiền mặt hiện có vào tài khoản ngân hàng, ghi tăng tài khoản ngân hàng. 2.3.2. Mục tiêu kiểm soát Có ba mục tiêu trong mọi hoạt động của công ty là: - Mục tiêu an toàn trong phòng chống cháy nổ, an ninh năng lượng, và đảm bảo an toàn về tài chính. - Mục tiêu đạt được doanh thu và lợi nhuận cao trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
13 - Mục tiêu tuân thủ pháp luật, quy định của nhà nước cũng như quy định của tập đoàn xăng dầu và các chính sách khác do công ty đặt ra. 2.3.3. Tổ chức thông tin phục vụ công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền a. Tổ chức thu thập và luân chuyển chứng từ Công ty thiết kế và áp dụng các loại chứng từ như: Đơn đặt hàng, đề nghị bán hàng, hợp đồng, phiếu xuất kho, biên bản giao, hóa đơn, phiếu thu, giấy báo ngân hàng, báo cáo bán hàng – bán lẻ, bảng kê nộp tiền hàng ngày, bảng đối chiếu công nợ với khách hàng, báo cáo tổng hợp doanh số… b. Hệ thống tài khoản, sổ sách kế toán - Sử dụng hệ thống tài khoản kế toán tuân thủ theo quy định của chuẩn mực và chế độ kế toán và được cụ thể hóa trên chương trình phần mềm kế toán của công ty. - Lập và duy trì các báo cáo số liệu cần thiết như: Báo cáo bán hàng định kỳ hàng tuần/tháng/quý/năm, báo cáo tồn kho, báo cáo tình hình thu hồi công nợ, báo cáo tài chính… c. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin Chứng từ chỉ được phép sử dụng để ghi chép và lưu giữ khi có đầy đủ nội dung và chữ ký của những cá nhân theo quy định. Đồng thời, sổ sách phải ghi nhận kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 2.3.4. Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền a. Tiếp nhận và xử lý đơn hàng: Khi có đủ những giấy tờ yêu cầu từ khách hàng, phòng kinh doanh sẽ kiểm tra, xác nhận thông tin và gửi cho kế toán công nợ để kiểm tra mức công nợ cho phép đã ghi trong hợp đồng. Khi số dư vượt hạn mức cho phép, kế toán công nợ
14 phải thông báo đến kế toán trưởng, nếu kế toán trưởng phê duyệt bán hàng, những công việc tiếp theo được thực hiện, nếu không đồng ý bán hàng thì thông báo đến khách hàng là từ chối bán. b. Xuất kho giao hàng cho khách hàng: - Xuất tại kho công ty: Sau khi kiểm tra tính hợp lệ của phiếu xuất kho, bộ phận kho sẽ cho xe vào kho nhận hàng. Hàng được chuyển ra khu vực bên ngoài để tiến hành đo chiều cao của phương tiện, lượng hàng so với tấm mức, niêm chì trên, niêm chì dưới và vận chuyển đến khách hàng. - Xuất tại các cửa hàng xăng dầu trực thuộc: Nhân viên dựa vào cột bơm điện tử đế xuất đúng số lượng tương ứng với số tiền khách hàng chi trả. c. Lập hóa đơn và ghi nhận nghiệp vụ bán hàng - Đối với bán buôn cho đại lý, tổng đại lý: Khi nhận được đầy đủ các chứng từ phát sinh, kế toán tiến hành xuất hóa đơn gửi cho khách hàng và lưu lại. Những chứng từ trên sẽ được tập hợp, đối chiếu trước, nếu thống nhất và chính xác sẽ là căn cứ để ghi nhận doanh thu. - Đối với bán tại cửa hàng xăng dầu trực thuộc: Hàng ngày, khi bán hàng cho những khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn thì kế toán cửa hàng sẽ lập hóa đơn giá trị gia tăng và giao cho khách hàng. Còn những lần xuất bán mà không xuất hóa đơn, đến cuối mỗi ca, kế toán cửa hàng chốt số liệu trên cột bơm điện tử và xuất một hóa đơn bán lẻ, lập bảng kê bán hàng đồng thời nhập liệu lên phần mềm để gửi số liệu từ phần mềm về công ty. d. Thu tiền hoặc theo dõi công nợ - Đối với bán chịu phát sinh nợ phải thu: Đầu mỗi tháng, kế toán công nợ lập bảng tổng hợp công nợ chi tiết theo khách hàng trình kế
15 toán trưởng kiểm tra, nếu phát sinh nợ quá hạn hay trường hợp bất thường sẽ báo cho ban giám đốc để tìm biện pháp xử lý. Đến cuối năm, kế toán sẽ lập biên bản đối chiếu công nợ, có chữ ký của giám đốc để gửi cho khách hàng và cửa hàng bán lẻ yêu cầu đối chiếu và ký xác nhận. Căn cứ tình hình xác nhận nợ của khách hàng và các cửa hàng bán lẻ xăng dầu, phòng kế toán tiến hành lập báo cáo tình hình xác nhận nợ toàn đơn vị và báo cáo ban lãnh đạo công ty cũng như đề xuất biện pháp xử lý đối với trường hợp không được đối chiếu xác nhận nợ đầy đủ. - Đối với thu tiền mặt: Kế toán tiền sẽ tiến hành lập phiếu thu, trên phiếu thu phải có chữ ký của kế toán trưởng và ban giám đốc. Tiền mặt thu về sẽ được thủ quỹ nhập quỹ và ghi nhận vào sổ quỹ. Đến cuối tháng, sẽ tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt, giữa kế toán tiền và thủ quỹ sẽ tiến hành đối chiếu, nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân và giải quyết. Riêng tại các cửa hàng bán lẻ trực thuộc, cuối mỗi ca sẽ nộp toàn bộ số tiền thu được cho cửa hàng trưởng dựa theo số lượng hàng thực xuất ghi nhận trên cột bơm điện tử và ký vào biên bản bàn giao, tiền nhận được trong ngày, cửa hàng trưởng phải nộp vào tài khoản ngân hàng của công ty, không được chậm trễ vì bất kỳ lý do gì. - Đối với thu từ tiền gửi ngân hàng: Khi nhận được giấy báo có của ngân hàng, kế toán tiền sẽ hạch toán vào phần mềm những nghiệp vụ liên quan. Thông thường đến cuối mỗi ngày, kế toán tiền sẽ in sao kê ngân hàng và đối chiếu với sổ sách ghi nhận để phát hiện và giải quyết kịp thời các chênh lệch phát sinh.
16 2.4. ÁN Á T ỰC TR N ỂM SOÁT NỘ BỘ C U TRÌN BÁN ÀN VÀ T U T ỀN T I CÔNG TY TNHH MTV XĂN DẦU QUẢN N Ã 2.4.1. Những kết quả đạt đƣợc trong công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền Công tác kế toán chu trình bán hàng và thu tiền được tổ chức hợp lý, phương pháp hạch toán trong chu trình bán hàng và thu tiền phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty. Các thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng và thu tiền theo từng phân đoạn lúc tiếp nhận và xử lý đơn hàng, tiến hành giao hàng cho khách hàng, thực hiện ghi nhận nghiệp vụ bán hàng đến khi thu tiền hoặc theo dõi công nợ và xử lý hàng bán trả lại và khiếu kiện của khách hàng được tổ chức hợp lý, các chứng từ phát sinh giữa các bộ phận được luân chuyển nhanh chóng, kịp thời, có sự kiểm tra chéo giữa các bộ phận. 2.4.2. Những hạn chế trong công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền - Hệ thống thông tin kế toán chưa đáp ứng được yêu cầu kiểm soát. - Thiếu những mô tả chi tiết bằng sơ đồ cụ thể. - Chưa có kênh thu thập, tìm kiếm thông tin về đối thủ cạnh tranh. - Vẫn chấp nhận cho đặt hàng qua điện thoại hay fax và cho những khách hàng cũ được gối đầu nợ. - Việc tìm hiểu khách hàng thuộc trách nhiệm của phòng kinh doanh nhưng bộ phận xét duyệt bán chịu lại là kế toán trưởng nên trong một số trường hợp có sự chậm trễ trong khâu bán hàng. - Khi bán lẻ tại của hàng, không có sự phê duyệt bán hàng của lãnh đạo hoặc các cá nhân có thẩm quyền; không yêu cầu điểm bán
17 lẻ lập đề nghị cấp hàng, không lập biên bản bàn giao, không phản ánh nghiệp vụ giao hàng cho điểm bán lẻ trên sổ kế toán; Quy tắc bất kiêm nhiệm tại cửa hàng bán lẻ chưa được đảm bảo, thủ kho kiêm nhân viên bán hàng; bộ phận lập hóa đơn và thu tiền chưa tách biệt nhau và đều do nhân viên bán hàng thực hiện, do đó việc biển thủ tiền hàng có khả năng xảy ra; Cửa hàng chậm nhâp liệu vào phần mềm, nộp tiền vào tài khoản và xuất hóa đơn gửi về văn phòng chính; Cửa hàng trưởng và nhân viên bán hàng không làm biên bản chốt số công tơ cuối ca, họ tính tay phép tính trừ số giữa số chỉ sau và số chỉ đầu rồi nhân với đơn giá thành tiền; riêng đối với những ca làm việc vào buổi tối, nếu cửa hàng trưởng không có mặt để nhận bàn giao tiền thì nhân viên bán hàng sẽ mang tiền về nhà, hôm sau mới nộp lại… dẫn đến khả năng tiền thu được bị chiếm dụng cho mục đích cá nhân hoặc khả năng xảy ra mất mát, đồng thời vì nhập liệu chậm nên ảnh hưởng đến tính kịp thời trong công tác kiểm tra, đối chiếu, giải quyết các chênh lệch phát sinh trong theo dõi công nợ, doanh số và luồng tiền; Ít tổ chức các đợt kiểm tra, khảo sát bất ngờ đến cửa hàng. - Là ngành kinh doanh đặc thù nên giá xăng dầu hay bị chi phối bởi nhiều yếu tố, giá bán thường xuyên bị điều chỉnh theo quy định của nhà nước, do đó khả năng cửa hàng đã xuất hàng bán trước thời điểm giá xăng tăng và đợi đến khi giá xăng tăng thật mới xuất hóa đơn cho lô hàng đó hoặc ngược lại, xuất hóa đơn bán hàng trước thời điểm giá giảm trong khi chưa thật sự xuất bán hàng nhằm hưởng chênh lệch giá. Đối với tình trạng này, công ty hiện nay vẫn chưa có biện nào để kiểm soát.
18 T LUẬN C ƢƠN 2 Chương 2 đã mô tả thực trạng KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi. Qua tìm hiểu cho thấy KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty đã có những kết quả mang lại trong hoạt động, song song đó thì vẫn còn những hạn chế cần phải khắc phục. Vì vậy, đối với các ưu điểm, công ty cần phát huy, đối với các tồn tại công ty cần đánh giá mức độ ảnh hưởng và đưa ra những điều chỉnh thích hợp để giảm thiểu những hạn chế trong kinh doanh và quản lý hoạt động.