Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Kế toán: Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty TNHH viễn thông tin học D.Test Đà Nẵng

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:23

Thêm vào BST

Báo xấu

39
lượt xem 3
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu đề tài là về hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty TNHH Viễn thông Tin học D.TEST Đà Nẵng với mục tiêu hệ thống hóa cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng thanh toán và xác định được những vấn đề còn tồn tại trong chu trình mua hàng và thanh toán và đưa ra được những biện pháp hiệu quả giúp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty, góp phần vào sự phát triển của các hoạt động của Công ty.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Kế toán: Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty TNHH viễn thông tin học D.Test Đà Nẵng

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ ⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯ NGUYỄN HỒNG ANH HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH VIỄN THÔNG TIN HỌC D.TEST ĐÀ NẴNG TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Mã số: 834 03 01 Đà Nẵng – Năm 2021
Công trình được hoàn thành tại TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐHĐN Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. Nguyễn Mạnh Toàn Phản biện 1: TS. Huỳnh Thị Hồng Hạnh Phản biện 2: TS. Phạm Thị Bích Vân Luận văn sẽ được bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp thạc sĩ Kế toán họp tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng vào ngày 21 tháng 03 năm 2021. * Có thể tìm hiểu luận văn tại : - Trung tâm thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng - Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng.
1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Song hành cùng sự phát triển của nền kinh tế thế giới, Việt Nam hiện nay đang có rất nhiều tiềm năng về nguồn lực con người và sự phát triển về hoạt động không chỉ trong nước mà còn thu hút rất nhiều các tổ chức, cá nhân nước ngoài đầu tư. Cũng chính vì sự vươn lên không ngừng đã tạo ra những thách thức cho các Công ty hoạt động trong các lĩnh vực này mà đặc biệt là tính cạnh tranh trên thị trường rất cao. Do đó, để tồn tại và đứng vững trên thị trường, các công ty phải xây dựng chiến lược kinh doanh tốt, quản lý các nguồn lực và sử dụng nguồn lực hiệu quả và đặc biệt hơn hết là phải phát triển một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu giúp đẩy lùi tối đa những sai sót và gian lận giúp công ty thực hiện tốt nhiệm vụ bảo vệ tài sản và phát triển kinh doanh. Công ty TNHH Viễn thông Tin học D.TEST Đà Nẵng là một trong những số ít Công ty hoạt động trong lĩnh vực Tin học Viễn thông trên khắp cả nước, đặc biệt là Miền Trung và Tây Nguyên. Hoạt động chính của Công ty là thi công và cho thuê hệ thống phủ sóng InBuilding, Outdoor các tòa nhà và cung cấp hệ thống hạ tầng kỹ thuật là nguồn cáp phát sóng Internet và truyền hình cho các nhà Mạng Viễn thông. Đây là các hoạt động kinh doanh đặc thù và mang tính chất quan trọng cần có trong bất kỳ thời điểm nào bởi tính thiết thực và nhu cầu của các nhà mạng đối với hệ thống này là rất cao. Để có được một hệ thống phủ sóng InBuilding hay Outdoor cho một tòa nhà hay hệ thống hạ tầng kỹ thuật phục vụ cho đấu nối phát sóng Internet và Truyền hình, cần phải trải qua rất nhiều công đoạn phức
2 tạp từ lên ý tưởng, thiết kế, lập dự toán, mua vật tư thiết bị, thi công, chạy thử và đi vào hoạt động chính thức. Mỗi công đoạn đều có tầm quan trọng nhất định. Quy trình mua hàng và thanh toán trên phương diện kế toán tài chính của Công ty là một khâu rất cần có được sự quan tâm và tập trung ở mức độ cao về Kiểm soát nội bộ tại Công ty để có thể đạt được sự chính xác về mặt kỹ thuật của thiết bị, nguyên vật liệu và đạt được sự hiệu quả trong tài chính khi mua hàng của công ty. Tuy nhiên, thực tế tại Công ty D.TEST Đà Nẵng, kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng thanh toán chưa được các cấp quản lý chú trọng quan tâm dẫn đến trong quá khứ đã có những sai sót và gian lận không đáng có gây thiệt hại đến lợi ích của công ty nói chung và của từng cá nhân trong công ty nói riêng. Trong những năm gần đây, hoạt động của Công ty ngày càng phát triển. Đây là cơ hội nhưng cũng là thách thức lớn đối với vấn đề quản lý của D.TEST, đặc biệt là những vấn đề cụ thể cần được quan tâm, chú trọng trong hoạt động liên quan chu trình mua hàng thanh toán. Chính vì chu trình mua hàng thanh toán bao gồm nhiều khâu, các khâu có liên quan đến hầu hết các chu trình nghiệp vụ khác và do tính phức tạp của những vấn đề nảy sinh, yêu cầu Công ty phải không ngừng tìm kiếm những cách thức nhằm quản lý hiệu quả cũng như giảm thiểu những rủi ro có thể xảy ra liên quan đến các vấn đề nêu trên và để đảm bảo mục tiêu chung của chu trình mua hàng thanh toán là mua đúng, mua đủ và mua kịp thời. 2. Mục tiêu nghiên cứu Bài luận văn nghiên cứu tìm hiểu về hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty TNHH Viễn thông Tin học D.TEST Đà Nẵng với mục tiêu hệ thống hóa cơ sở lý luận
3 về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng thanh toán và xác định được những vấn đề còn tồn tại trong chu trình mua hàng và thanh toán và đưa ra được những biện pháp hiệu quả giúp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty, góp phần vào sự phát triển của các hoạt động của Công ty. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty TNHH Viễn thông Tin học D.TEST Đà Nẵng. Phạm vi nghiên cứu: Công ty TNHH Viễn thông Tin học D.TEST Đà Nẵng 4. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp thu thập dữ liệu gồm quan sát, phỏng vấn, sử dụng chứng từ và hồ sơ thực tế và Phương pháp xử lý dữ liệu gồm So sánh, Tổng hợp và phân tích dữ liệu. 5. Bố cục đề tài Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và các phụ lục của Luận văn, Bố cục để tài được trình bày như sau: Chương 1. Cơ sở lý luận về Kiểm soát nội bộ chu trình Mua hàng thanh toán Chương 2. Thực trạng Kiểm soát nội bộ chu trình Mua hàng thanh toán tại Công ty TNHH Viễn thông Tin học D.TEST Đà Nẵng
4 Chương 3. Giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng thanh toán tại Công ty TNHH Viễn thông Tin học D.TEST Đà Nẵng 6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu Nghiên cứu về đề tài Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng thanh toán hiện có đề tài “Tăng cường Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty TNHH Tân Phước” của Nguyễn Thị Trà Giang (2013). Luận văn được thực hiện với mục đích nghiên cứu kiểm soát nội bộ nói chung tại các doanh nghiệp và làm rõ thực trạng kiểm soát nội bộ, đặc biệt là chu trình mua hàng thanh toán tại Công ty TNHH Tân Phước, đánh giá công tác vận dụng thực tiễn đồng thời đề xuất các phương hướng và giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát tại đơn vị này. Cũng Tương tự như đề tài trên, đề tài “Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng thanh toán tại Công y Điện lực Quảng Ngãi” của Thạch Cảnh Thống (2019) tập trung nghiên cứu vào cơ sở lý thuyết kiểm soát nội bộ, thực trạng vận dụng vào thực tế tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi và đề ra phương hướng hoàn thiện Kiểm soát nội bộ cho Công ty. Cả hai bài luận văn thạc sĩ nêu trên tập trung phân tích và chỉ ra những điểm còn thiếu sót và tăng cường kiểm soát nội bộ đối với lĩnh vực Công ty được đề cập. Trong số các nghiên cứu trước đây, mặc dù đã thể hiện rất rõ các đặc điểm, yếu tố của kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng thanh toán và đã nêu ra các biện pháp giúp tăng cường kiểm soát nhưng tác giả chưa tìm thấy được biện pháp hoàn toàn phù hợp cho kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng thanh toán để vận dụng vào thực tế công ty TNHH Viễn Thông Tin học D.TEST – Đà Nẵng. Do đó, luận
5 văn này sẽ nghiên cứu rõ về Công ty TNHH Viễn thông Tin học D.TEST Đà Nẵng để hướng đến kiểm soát nội bộ hữu hiệu cho chu trình quan trọng này tại công ty.
6 CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG THANH TOÁN 1.1. TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1. Định nghĩa kiểm soát nội bộ Kiểm soát nội bộ là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan”. Chức năng quan trọng của Kiểm soát nội bộ trong tổ chức, doanh nghiệp. Đó là: - Góp phần tạo nên thành công của hoạt động doanh nghiệp, giúp Lãnh đạo dễ dàng nắm bắt các điểm mạnh, điểm yếu để ra quyết định đúng đắn. - Giúp bảo đảm việc thực hiện và quản lý thực hiện các quy định, chính sách, chế độ theo đúng Pháp luật và tính chất xã hội. - Giúp Ban lãnh đạo dễ dàng phát hiện và có biện pháp đối với những rủi ro tiềm ẩn, rủi ro có thể xảy đến và rủi ro đã từng xảy ra tại doanh nghiệp. - Giúp phát hiện sai phạm ở mức cố ý hay vô tình gây ảnh hưởng lớn và nhỏ đến hoạt động của doanh nghiệp.
7 - Thực hiện nhiệm vụ Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, đảm bảo tài sản được sử dụng đúng mục đích. - Góp phần giúp cho việc tuân thủ tính pháp lý về việc lập báo cáo tài chính kịp thời và tuân thủ đúng quy định của Pháp luật. 1.1.2. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ Mục tiêu của kiểm soát nội bộ được nhắc đến trong khái niệm Kiểm soát nội bộ theo COSO (2016) bao gồm: mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo, mục tiêu tuân thủ. 1.1.3. Các thành phần của kiểm soát nội bộ a. Môi trường Kiểm soát: Là tập hợp các chuẩn mực, các quy trình, và các cấu trúc thiết lập cơ sở cho sự vận hành của kiểm soát nội bộ trong tổ chức. b. Đánh giá rủi ro: Là một tiến trình linh hoạt, lặp đi lặp lại nhận diện và phân tích các rủi ro đối với việc đạt được mực tiêu của tổ chức. c. Hoạt động Kiểm soát Là tập hợp các hành động thiết lập bởi các chính sách và thủ tục cần thiết để giảm thiểu rủi ro gây ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức mà BQL đã hình thành nên và có các hoạt động nhằm kiểm soát việc tuân thủ các chính sách và thủ tục này tại tổ chức ở tất cả các cấp độ. d. Thông tin và truyền thông: Yếu tố không thể thiếu của mọi loại hình doanh nghiệp. Bởi lẽ, thông tin là yếu tố kết nối các đối tượng khác nhau của một tổ
8 chức từ Hội đồng Quản trị, Nhà quản lý, các cá nhân trong tổ chức và cả các đối tượng sử dụng thông tin về tổ chức. e. Hoạt động Giám sát: Là hoạt động của Nhà Quản lý lên kế hoạch để thực hiện việc giám sát các hoạt động của Kiểm soát nội bộ tại tổ chức thường xuyên hay định kỳ để đánh giá tính hữu hiệu của các hoạt động đó và có giải pháp sửa đổi hoặc thay thế các yếu tố không phù hợp. 1.2. NỘI DUNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG THANH TOÁN 1.2.1. Đặc điểm cơ bản chu trình mua hàng và thanh toán - Chu trình mua hàng và thanh toán bao gồm: ĐNMH, xét duyệt nhu cầu mua hàng, Lựa chọn NCC, Đặt hàng, Nhận hàng và Nhập kho, Theo dõi công nợ và thanh toán; Đánh giá sau mua hàng. - Các chứng từ và sổ sách liên quan chu trình: Phiếu ĐNMH, Báo giá của các NCC và Quyết định phê duyệt NCC, Đơn đặt hàng đã được phê duyệt, Phiếu giao nhận hàng và Phiếu nhập kho hoặc Biên bản bàn giao hoàn thành đối với dịch vụ, Các chứng từ kế toán như: Sổ kế toán tiền mặt, tiền gửi, Phiếu chi, Ủy nhiệm chi, Sổ tổng hợp và chi tiết công nợ NCC, … 1.2.2. Các rủi ro có thể xảy ra trong chu trình mua hàng thanh toán - Nhu cầu mua hàng được xác định không chính xác về số lượng, quy cách, chủng loại, chất lượng; - Thời điểm xác lập nhu cầu ĐNMH không hợp lý, có thể quá sớm hoặc quá muộn.
9 - Hàng đặt mua được đem đến nhưng không đúng về số lượng, chủng loại, chất lượng như đơn đặt hàng và hợp đồng đã ký kết. - Hàng sau kiểm đếm không được nhập kho kịp thời có thể dẫn tới mất mát, hư hỏng, giảm chất lượng. - Công nợ NCC được ghi nhận không chính xác. - Thực hiện thanh toán trùng lắp cho những khoản công nợ đã thanh toán trong quá khứ - Đánh giá trùng lắp, nhầm lẫn giữa các NCC với nhau và đánh giá NCC không đúng đắn, chính xác. 1.2.3. Mục tiêu của các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng thanh toán - Bảo đảm kế hoạch mua hàng được lập đúng đắn, phản ánh đúng nhu cầu thực tế mua hàng của đơn vị. - Bảo đảm rằng các nghiệp vụ mua hàng đều phải có ĐNMH được cho phép và phê duyệt đúng cấp. - Lựa chọn được NCC có giả cả, chất lượng và điều kiện mua hàng tốt nhất, có lợi nhất cho DN. -Bảo đảm số lượng, chủng loại, quy cách, chất lượng hàng mua vào theo đúng đơn đặt hàng. - Công nợ với NCC được ghi nhận đúng đắn và chính xác. - Bảo đảm việc thanh toán các khoản công nợ được thực hiện chính xác, kịp thời và đúng đối tượng NCC, tránh gây nhầm lẫn, mất thời gian.
10 - Bảo đảm đánh giá đúng đắn, khách quan từng NCC sau các giao dịch với NCC đó. 1.2.4. Thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng thanh toán - Lập dự toán mua hàng, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. - Lựa chọn danh sách nhà cung cáp và tiến hành đánh giá, so sánh để chọn ra NCC phù hợp; - BGĐ thực hiện kiểm tra trước khi ký và đóng dấu. Hợp đồng chính thức được sao y và gửi về các phòng ban liên quan lưu và theo dõi. - Bố trí nhân sự độc lập khác nhóm kiểm tra để đối chiếu biên bản kiểm tra với đơn đặt hàng hoặc hợp đồng hay ĐNMH và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. - Kế toán công nợ thực hiện kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ mua hàng, đối chiếu ĐNMH, hợp đồng mua hàng và đơn đặt hàng và thực hiện ghi nhận vào hệ thống kế toán; - Thực hiện đối chiếu công nợ với NCC thường xuyên hoặc định kỳ theo tháng, quý, năm tùy vào mục tiêu quản lý của DN. - Kế toán trưởng và BGĐ khi ký duyệt thực hiện kiểm tra lại nội dung thông tin về số tiền thanh toán, Tên và số tài khoản người hưởng,… - Bộ phận kiểm soát chất lượng xây dựng tiêu chí đánh giá NCC, được sự nhất trí của các phòng ban và BGĐ.
11 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH VIỄN THÔNG TIN HỌC D.TEST ĐÀ NẴNG 2.1. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH VIỄN THÔNG TIN HỌC D.TEST ĐÀ NẴNG 2.1.1. Thông tin chung về Công ty Công ty TNHH Viễn thông Tin học D.TEST Đà Nẵng được thành lập vào ngày 07 tháng 07 năm 2015, dưới hình thức công ty TNHH theo luật doanh nghiệp, hoạt động trên phạm vi toàn quốc, cung cấp các hệ thống viễn thông cho hầu hết các tòa nhà lớn từ 20 tầng trở lên và có vị trí quan trọng trong lĩnh vực cung cấp hệ thống IBS và OS đối với các nhà mạng lớn ở Việt Nam như Viettel, MobiFone, Vinaphone, Vietnamobile, … 2.1.2. Chức năng và lĩnh vực hoạt động của công ty Các dịch vụ chính của công ty D.TEST bao gồm: Cho thuê hệ thống phủ sóng IBS tại các tòa nhà, cao ốc cho các nhà mạng Viễn Thông; Hệ thống phủ sóng OS tại các tòa nhà, cao ốc cho các nhà mạng Viễn Thông; Cung ứng vật tư, thiết bị Tin học, Viễn thông cho các Trung tâm mạng lưới, các công trình Viễn thông của các Nhà Mạng; Cải thiện chất lượng các trạm sóng di động; Đo kiểm & tối ưu hóa hệ thống CNTT, mạng Viễn thông Di động;Tư vấn, thiết kế, lắp đặt hệ thống phủ sóng cho các chủ đầu tư các tòa khách sạn, resort, khu làm việc có diện tích lớn.
12 2.1.3. Cơ cấu tổ chức và quản lý của công ty Cơ cấu tổ chức của D.TEST phù hợp với cơ cấu tổ chức của công ty TNHH, cụ thể: tổ chức thành bốn (04) Bộ phận chính, mỗi Bộ phận được tổ chức thành các Phòng cụ thể đảm nhận nhiệm vụ và trách nhiệm riêng biệt và toàn bộ hệ thống tổ chức đều chịu sự giám sát của Hội đồng Thành viên và sự quản lý của Ban Giám đốc. 2.1.4. Tổ chức công tác và bộ máy kế toán tại Công ty Tổ chức công tác và bộ máy kế toán tại công ty được thực hiện phân quyền, các thành viên của bộ phận kế toán có mối liên hệ trực tiếp và phối hợp nhau trong công việc. 2.2. KHÁI QUÁT KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY Tại D.TEST đã thực hiện quy trình kiểm soát thường xuyên, định kỳ gắn kết với các hoạt động của các chu trình; đồng thời kết hợp kiểm soát đột xuất nhằm kịp thời phát hiện các rủi ro, lỗ hổng phát sinh nhằm có biện pháp đối phó rủi ro trong hoạt động sản xuất kinh doanh chính, hoạt động tài chính và đối với con người. 2.3. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH VIỄN THÔNG TIN HỌC D.TEST ĐÀ NẴNG 2.3.1. Khái quát chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Vật tư hàng hóa mua vào từ NCC trong nước và nhập khẩu. Khối lượng hàng hóa vật tư mua vào rất lớn do nhu cầu đầu ra tại D.TEST các năm gần đây tăng cao. Việc nhiều bộ phận tham gia vào
13 chu trình mua hàng thanh toán như vậy là thách thức lớn đối với Ban Giám đốc cũng như những bộ phận, phòng ban có liên quan trong công tác theo dõi và quản lý chu trình mua hàng thanh toán từ khâu cung ứng đến khâu theo dõi và thực hiện chi trả công nợ. Trong quá trình thực hiện chu trình, toàn bộ chứng từ, hồ sơ kế toán được thu thập, luân chuyển và lưu trữ phục vụ công tác ở tất cả các khâu. 2.3.2. Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty D.TEST chú trọng vào khâu kiểm soát đối với chu trình mua hàng và thanh toán nhằm đảm bảo tính hiệu lực, hiệu quả và tuân thủ các quy định của Nhà nước trong tất cả các tiến trình công việc liên quan. Mục tiêu của KSNB đối với chu trình mua hàng và thanh toán bao gồm 3 dạng mục tiêu cơ bản của Kiểm soát nội bộ. 2.3.2. Nhận diện rủi ro trong hoạt động Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng thanh toán tại Công ty - Các nhu cầu mua hàng tại D.TEST không đúng theo thực tế nhu cầu gây lãng phí nguồn lực đơn vị. - Hàng hóa mua trong nước không đảm bảo chất lượng và nhu cầu sản xuất. - Hàng hóa đặt mua không đúng giá thực tế, chọn sai NCC dẫn đến việc có thể mua hàng với giá cao hơn thực tế. - Thông đồng giữa các bộ phận nhằm cấu kết hợp thức hóa hồ sơ hay làm giả bộ chứng từ, hợp đồng, hồ sơ liên quan để thực hiện gian lận.
14 - Hàng nhập kho không đúng số lượng, chủng loại, chất lượng theo nhu cầu mua hàng, đơn đặt hàng hay hợp đồng đã ký kết. - Kế toán theo dõi công nợ sai đối tượng, sai số lượng, chủng loại, sai kho bãi chứa hàng hóa. - Thực hiện thanh toán không đúng số tiền, sai đối tượng công nợ hoặc thanh toán cho NCC khi chưa được phê duyệt từ các cấp có thẩm quyền. 2.3.3. Thủ tục kiểm soát trong hoạt động Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng thanh toán tại Công ty - Đối với các mặt hàng quen thuộc đã từng mua và còn tồn trong kho: Phòng Kế hoạch 2 nhận hồ sơ và tiến hành soát xét nhu cầu, đối chiếu với báo cáo tồn kho của Thủ kho và lên danh sách các mặt hàng cần mua vào ĐNMH và trình BGĐ phê duyệt. - Đối với các mặt hàng mới hoặc mặt hàng cần được thay đổi NCC theo kế hoạch hoặc chỉ đạo của BGĐ: Phòng Kế hoạch 2 thực hiện lên phương án mua hàng, tìm kiếm NCC phù hợp, xin báo giá và tập hợp thành Bảng tổng hợp để trình BGĐ quyết định lựa chọn NCC. - Thủ kho đối chiếu số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại hàng hóa thực tế nhập với hợp đồng và đơn đặt hàng gửi đến NCC khi nhận hàng, đảm bảo nghiệp vụ mua hàng là có thật.
15 - Chứng từ mua hàng được lưu theo số thứ tự giúp cho việc kiểm tra dễ dàng, nguyên phụ liệu nhập kho thừa thiếu được xử lý kịp thời. - Thanh toán được thực hiện sau khi được xét duyệt bởi cấp có thẩm quyền. 2.4. ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH VIỄN THÔNG TIN HỌC D.TEST ĐÀ NẴNG 2.4.1. Ưu điểm KSNB chu trình mua hàng thanh toán tại Công ty a. Hệ thống kế toán tại Công ty - Hệ thống Kế toán rõ ràng, phân công từng công việc và có sự kiểm soát của Phó phòng Kế toán và Kế toán trưởng. - Quy trình lập và luân chuyển chứng từ kế toán cũng như ghi sổ kế toán và lập các loại báo cáo ở Công ty tương đối chặt chẽ và tuân theo các quy định hiện hành. - Thường xuyên kiểm tra đối chiếu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, hàng tháng, quý và cuối năm. b. Môi trường kiểm soát - Nhà Quản lý tại D.TEST là những người có năng lực chuyên môn cao, luôn coi trọng việc phải bảo đảm tốt nhất việc thực hiện các mục tiêu đề ra cho mỗi kỳ hoạt động.
16 - Toàn bộ hoạt động của D.TEST đều được kiểm soát và quy định cụ thể các tiêu chí, các quy định về thực hiện và kiểm soát bằng Văn bản từ phía Ban Kiểm soát của đơn vị c. Hệ thống Thông tin & Truyền thông trong Công ty - Tại D.TEST đã thiết lập hệ thống chuẩn mực, quy định và đã ban hành đến toàn bộ nhân viên. Trong khâu mua hàng và thanh toán, các phòng ban liên quan đều xác định được nhiệm vụ và chức năng của mình. d. Hoạt động kiểm soát - Có sự phân công phân nhiệm rõ ràng giữa các bộ phận. - Các thủ tục Kiểm soát được thiết kế rõ ràng và khoa học, được các phòng ban thực hiện hiệu quả. 2.4.2. Một số tồn tại trong KSNB chu trình mua hàng thanh toán tại Công ty a. Hệ thống thông tin kế toán tại Công ty - Kế toán vật tư hiện tại đang theo dõi hàng tồn kho theo mã vật tư được thiết kế theo tên hàng hóa dựa trên mã và tên hàng hóa, vật tư, dịch vụ theo hợp đồng và chứng từ mua hàng hóa, chưa thực sự phù hợp. b. Về quy trình và thủ tục kiểm soát - Công ty chưa chú trọng công tác lập kế hoạch thanh toán về số tiền, thời hạn thanh toán cho từng đơn hàng và từng NCC.
17 - Công ty chưa thực hiện theo dõi hàng hóa vật tư đang đi đường. 2.4.3. Nguyên nhân của các tồn tại - Các phòng ban chưa có sự phối hợp trong công việc hiệu quả, hầu hết các nhu cầu mua hàng, yêu cầu đặt hàng, … không được công bố rộng rãi. - Khối lượng hàng hóa, dịch vụ lớn, các NCC cung cấp nhiều mặt hàng, giá cả biến động thường xuyên. - BGĐ có lên phương án nhận diện rủi ro có thể xảy ra đối với chu trình mua hàng thanh toán nhưng ở mức độ không thường xuyên. - Hoạt động đánh giá rủi ro chỉ dừng ở mức đánh giá cá nhân của BGĐ mà không được tổng hợp hay ghi chép lại để đưa ra phương án xử lý. - Việc chọn lựa NCC chưa xem xét đến tính độc lập của bộ phận thực hiện việc lựa chọn. - Công cụ theo dõi nhập xuât tồn kho chưa gắn kết và chưa đối chiếu thường xuyên, chỉ được thực hiện đối chiếu thông qua chứng từ phát sinh.
18 CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH VIỄN THÔNG TIN HỌC D.TEST ĐÀ NẴNG 3.1. HOÀN THIỆN MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT TRONG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG THANH TOÁN - Về Cơ cấu tổ chức: đảm bảo phân cấp, phân quyền trong công việc tại Công ty, đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong công tác tại Công ty. Các công việc phải có sự kết nối, phối hợp và kiểm soát chéo lẫn nhau trong cả quá trình từ khâu mua hàng đến khâu thanh toán và đánh giá NCC sau giao dịch. - Thúc đẩy sự chịu trách nhiệm: Tạo môi trường làm việc với hình thức chịu trách nhiệm cá nhân kết hợp trách nhiệm tập thể và thường xuyên đề cao ý thức của nhân viên trong các công việc liên quan, đặc biệt là trách nhiệm của các bộ phận. - Thường xuyên luân chuyển cán bộ làm việc ở các vị trí khác nhau. - Về Tuyển dụng nhân sự đầu vào: xây dựng tiêu chí tuyển dụng nhân sự, hạn chế việc tuyển dụng theo cảm tính, theo mối quan hệ cá nhân. 3.2. HOÀN THIỆN CÔNG TÁC NHẬN DIỆN VÀ ĐÁNH GIÁ RỦI RO TRONG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG THANH TOÁN