Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Kế toán: Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Tập đoàn FLC Quảng Bình

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:26

Thêm vào BST

Báo xấu

49
lượt xem 8
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu tổng quát của luận văn là đánh giá công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Tập đoàn FLC Quảng Bình. Từ đó tìm ra các điểm mạnh, hạn chế và nguyên nhân của các hạn chế đó. Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Tập đoàn FLC Quảng Bình.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Kế toán: Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Tập đoàn FLC Quảng Bình

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ NGUYỄN TRƢỜNG VI KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN FLC QUẢNG BÌNH TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Mã số: 8 34 03 01 Đà Nẵng - Năm 2020
Công trình được hoàn thành tại TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS. PHAN THỊ ĐỖ QUYÊN Phản biện 1: TS. Huỳnh Thị Hồng Hạnh Phản biện 2: PGS.TS. Trần Thị Cẩm Thanh Luận văn đã được bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp thạc sĩ Kế toán họp tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng vào ngày 14 tháng 11 năm 2020 Có thể tìm hiểu luận văn tại:  Trung tâm Thông tin-Học liệu, Đại học Đà Nẵng  Thư viện trường Đại học Kinh tế, ĐHĐN
1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) trong doanh nghiệp đóng vai trò hết sức quan trọng, là nền tảng để các hoạt động thông thường được diễn ra một cách hiệu quả và hiệu năng. Các công ty thuộc lĩnh vực bất động sản tại Việt Nam hiện nay cũng không nằm ngoài quy luật trên, đặc biệt là ngày càng có nhiều công ty bất động sản trong và ngoài nước được thành lập mới và hoạt động khiến cho mức độ cạnh tranh ngày càng tăng cao. Do đó, muốn đứng vững trên thị trường và chiếm lĩnh thị phần, các doanh nghiệp buộc phải tự lựa chọn cho mình những hướng đi riêng, những giải pháp cụ thể. Đối với Công ty Cổ phần Tập đoàn FLC Quảng Bình (FLC Quảng Bình), một công ty chuyên về cung cấp các sản phẩm nhà ở chất lượng cao trực thuộc Tập đoàn FLC đã lựa chọn cho mình giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB. FLC Quảng Bình là một công ty chuyên về lĩnh vực bất động sản nên hoạt động mua hàng diễn ra với số lượng rất lớn. Điều này tiềm ẩn nhiều nguy cơ xảy ra gian lận, sai sót. Do đó, để quản lý tốt lượng hàng hóa mua về, tối ưu hóa chi phí đầu vào cũng như lợi nhuận, công ty cần làm tốt công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán. Vì những lý do trên, tác giả quyết định chọn đề tài Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Tập đoàn FLC Quảng Bình làm để tài luận văn nghiên cứu. 2. Mục tiêu nghiên cứu - Ph n tích, đánh giá công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Tập đoàn FLC Quảng Bình;
2 từ đó tìm ra các điểm mạnh, hạn chế và nguyên nhân của các hạn chế đó. - Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Tập đoàn FLC Quảng Bình. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu của luận văn là công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty FLC Quảng ình, tập trung vào hai giai đoạn mua hàng và thanh toán - Phạm vi nghiên cứu: + Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Tập đoàn FLC Quảng Bình + Phạm vi thời gian: Luận văn ph n tích thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Tập đoàn FLC Quảng Bình giai đoạn 2017-2019. 4. Phƣơng pháp nghiên cứu Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu duy vật biện chứng, kết hợp giữa nghiên cứu lý luận và tổng kết thực tiễn. Luận văn còn sử dụng phương pháp thu thập số liệu thứ cấp. Phương pháp phỏng vấn được thực hiện với Kế toán trưởng, Trưởng phòng Kế toán và Phó phòng kế toán và các bộ phận có liên quan về tình hình mua hàng và thanh toán tại FLC Quảng Bình. 5. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn được kết cấu thành 03 chương, bao gồm: Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán trong doanh nghiệp
3 Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Tập đoàn FLC Quảng Bình Chương 3: Một số giải pháp giúp hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Tập đoàn FLC Quảng Bình. 6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1.1. Khái niệm về kiểm soát nội bộ KSNB là toàn bộ các chính sách, những quy định, các thủ tục kiểm soát, các bước công việc do lãnh đạo đơn vị xây dựng và áp dụng nhằm quản lý và điều hành hoạt động của đơn vị đạt hiệu quả cao nhất với mức độ rủi ro thấp nhất. 1.1.2. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ “- Mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động. - Mục tiêu thông tin. - Mục tiêu tuân thủ.” 1.1.3.Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ a. Môi trường kiểm soát b. Đánh giá rủi ro c. Hoạt động kiểm soát d. Thông tin và truyền thông e. Hoạt động giám sát
4 1.1.4. Vai trò của kiểm soát nội bộ trong quản lý - Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của đơn vị - Giảm bớt rủi ro, gian lận hoặc trộm cắp đối với các đơn vị do bên thứ ba hoặc nhân viên của công ty gây ra - Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên gây tổn hại cho đơn vị. - Ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ. 1.2. ĐẶC ĐIỂM CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP Các bước, giai đoạn trong chu trình mua hàng và thanh toán được thực hiện qua các thủ tục, gồm: Xử lý các đơn đặt hàng và ký hợp đồng mua bán; Nhận hàng hóa và kiểm định; Ghi nhận nghiệp vụ mua hàng và thanh toán các khoản nợ cho người bán. Quá trình xử lý các nghiệp vụ trong chu trình mua hàng-thanh toán liên quan tới các chức năng cơ bản được trình bày ở phần này. 1.2.1. Xử lý các đơn đặt hàng và ký hợp đồng mua bán Theo Đường Nguyễn Hưng (2016), quy trình này được thực hiện thông qua các nội dung như: (1) Lập kế hoạch mua hàng (tháng, quý, năm); (2) Lập và phê chuẩn đề nghị mua hàng; (3) Lựa chọn nhà cung cấp; (4) Lập hợp đồng mua hàng; (5) Lập và gửi đơn đặt hàng. 1.2.2. Nhận hàng hóa và kiểm định Xét về bản chất, đ y là chức năng của quy trình nhận hàng và là khâu then chốt của chu trình mua hàng và thanh toán. Đến ngày giao hàng bộ phận nhận hàng sẽ tiến hành nhận hàng từ người bán.
5 ộ phận nhận hàng có thể có sự tham gia của các bộ phận khác nhau có liên quan. Lúc, này, bộ phận nhận hàng thực hiện hai công việc cơ bản đó là đối chiếu hàng giao so với đơn đặt hàng, ghi iên bản kiểm nhận hàng sau đó được phê duyệt bởi người có thẩm quyền và chấp hàng giao hàng, chuyển hàng đến nơi bảo quản hay sử dụng. 1.2.3. Ghi nhận và thanh toán các khoản nợ cho ngƣời bán Khi nhận được đầy đủ chứng từ mua hàng có liên quan, kế toán thanh toán phải đối chiếu, so sánh hóa đơn với các thông tin về đặt hàng và nhận hàng như đơn đặt hàng đã phê duyệt, biên bản kiểm nhận đã được phê duyệt, phiếu nhập kho (nếu có) hay bảng kê chi phí. Nếu các thông tin trên là phù hợp, đầy đủ, chính xác, kế toán phải trả sẽ tiến hành ghi nhận nợ phải trả chi tiết theo người bán. Đ y là quy trình thanh toán cho nhà cung cấp, gồm các nội dung như Ghi nhận công nợ với nhà cung cấp; Lập đề nghị thanh toán; Kiểm tra và phê duyệt đề nghị thanh toán; Tiến hành thanh toán (Đường Nguyễn Hưng, 2016). 1.3. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.3.1. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán Mục tiêu của KSNB gồm ba nhóm đó là mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo và mục tiêu tuân thủ. Trong mỗi đơn vị, các mục tiêu thường tương trợ nhau, vì vậy khi xem xét đánh giá mục tiêu này ta cần phải đặt nó trong mối tương quan với mục tiêu khác.
6 1.3.2. Môi trƣờng kiểm soát của chu trình mua hàng và thanh toán a. Đặc điểm quản lý “Triết lý và phong cách lãnh đạo của chu trình mua hàng và thanh toán. Sự liêm chính và tôn trọng giá trị đạo đức của nhà lãnh đạo và đội ngũ nh n viên. Thái độ, cách điều hành của người quản lý. b. Cơ cấu tổ chức - Sự phân chia quyền hạn, trách nhiệm báo cáo tình hình mua hàng, nhận hàng, thanh toán. Mỗi cấp quản lý cần ý thức được quyền hạn của mình. - Hệ thống báo cáo phù hợp với đơn vị, thiết lập quy trình báo cáo kịp thời, kết quả thực hiện để đạt được mục tiêu đề ra. c. Chính sách nhân sự Chính sách nhân sự trong chu trình mua hàng và thanh toán liên quan đến tuyển dụng, huấn luyện, giao dục, đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, kèm cặp nhân viên. Lãnh đạo phòng liên quan đến mua hàng – thanh toán cũng cần xây dựng các chính sách động viên, khen thưởng cho các cá nhân trong phòng mình. Đồng thời, tiến hành kỷ luật nghiêm khắc đối với các nhân viên vi phạm. d. Công tác lập kế hoạch và dự toán Kế hoạch và dự toán mua hàng và thanh toán là tập hợp những hành động, con số trước khi thực hiện mua hàng hay thanh toán bất kỳ tài sản hay sản phẩm nào. Tùy theo tính chất công việc và mục tiêu kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán mà thời gian
7 lập kế hoạch có thể là một năm/lần hoặc nửa năm/lần. Kế hoạch và dự toán mua hàng và thanh toán phải được đại diện có thẩm quyền của đơn vị ký xác nhận và phê duyệt trước khi phổ biến cụ thể tới từng phòng ban. e. Tăng cường phân nhiệm Tùy từng khâu trong chu trình mua hàng và thanh toán mà lãnh đạo phòng liên quan đến mua hàng – thanh toán phân nhiệm cụ thể cho các kế toán viên theo dõi, đảm nhiệm, sao cho đạt hiệu quả cao nhất. Việc tăng cường phân nhiệm cũng giúp cho lãnh đạo kiểm soát được hành động của các thành viên trong phòng. Nếu có sai sót xảy ra, chỉ cần quy trách nhiệm theo công việc được phân nhiệm để suy xét. 1.3.3. Nhận diện và đánh giá rủi ro có thể xảy ra trong chu trình mua hàng và thanh toán a. Nhận diện rủi ro Để nhận dạng rủi ro, đơn vị có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau như: các phương tiện dự báo, phân tích các dữ liệu quá khứ, rà soát các hoạt động thường xuyên. Việc nhận dạng rủi ro được thực hiện thông qua việc xem xét các nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị có ảnh hưởng trực tiếp đến các hoạt động của đơn vị. b. Phân tích và đánh giá rủi ro Rủi ro rất khó định lượng nên việc xem xét tầm quan trọng và khả năng xảy ra rủi ro từ đó c n nhắc tới việc đối phó để giảm thiểu tác động của chúng là rất cần thiết. Phương pháp ph n tích rủi ro bao gồm các bước: Đánh giá xác suất xảy ra rủi ro; Đánh giá mức độ thiệt hại; Các biện pháp đối phó với rủi ro. Rủi ro rất đa dạng, do
8 vậy khi phân tích cần phải thận trọng đồng thời cần xem xét chúng trong mối quan hệ với chi phí. Các nội dung cần được đánh giá trong chu trình mua hàng và thanh toán đó là: (1) Khả năng phát sinh rủi ro; (2) Mức độ tác động của rủi ro; (3) Thời gian tác động của rủi ro; (4) Tốc độ tác động của rủi ro. 1.3.4. Hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán Trong chu trình mua hàng và thanh toán, hoạt động kiểm soát là các hoạt động theo các văn bản quy định về công tác mua hàng và thanh toán được ban hành bởi Nhà nước, đơn vị cấp trên và đơn vị. Các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán được thiết kế nhằm hạn chế các rủi ro có thể gặp phải trong các giai đoạn của chu trình đó để đạt được các mục tiêu cụ thể. a. Thiết lập các thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiểm soát do lãnh đạo của doanh nghiệp thiết lập và thực hiện để đạt được các mục tiêu của đơn vị. Các loại thủ tục kiểm soát gồm Xét duyệt và phê chuẩn; Kiểm tra, đối chiếu; Kiểm soát vật chất; Giám sát; Soát xét, rà soát; Bất kiêm nhiệm và phân công, phân nhiệm. b. Thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán Thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán gồm lập kế hoạch mua hàng; Lập và phê chuẩn đề nghị mua hàng; Lựa chọn nhà cung cấp; Lập hợp đồng mua hàng; Lập và gửi đơn đặt hàng; Kiểm tra hàng hóa mua vào; Hàng mua đạt yêu cầu - Nhập kho vật tư; Hàng không đạt yêu cầu- áo cáo lên ban lãnh đạo; Giải quyết
9 hàng không đạt yêu cầu; Ghi nhận công nợ với nhà cung cấp; Lập đề nghị thanh toán; Kiểm tra, phê duyệt đề nghị thanh toán và tiền hành thanh toán. 1.3.5. Tổ chức thông tin phục vụ cho kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán Thông tin là đầu vào cần thiết để thực hiện công việc kiểm soát nội bộ nhưng các thông tin này phải đảm bảo chất lượng bởi đ y là vấn đề then chốt để có được một hệ thống KSNB vận hành hữu hiệu. Việc tổ chức thông tin phục vụ cho KSNB chu trình mua hàng và thanh toán để ghi chép, phản ánh, báo cáo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, từ đó góp phần giúp công tác kiểm soát được dễ dàng và thuận lợi hơn. a. Tổ chức hệ thống chứng từ Chứng từ kế toán là bằng chứng chứng minh tính có thật của các nghiệp vụ tài chính phát sinh, mỗi nghiệp vụ xảy ra chỉ được lập chứng từ một lần duy nhất. - Hoạt động đặt hàng. - Hoạt động nhận hàng. - Chấp nhận hóa đơn và ghi nhận nợ phải trả. - Thanh toán: Phiếu chi, SEC thanh toán. b. Tổ chức hệ thống sổ sách và báo cáo “Các loại sổ sách kế toán chi tiết sử dụng trong chu trình mua hàng - thanh toán thường bao gồm các loại sau: - Sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng - Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, hàng hóa - Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, hàng hóa - Thẻ kho (sổ kho)
10 - Sổ theo dõi thuế GTGT đầu vào được khấu trừ - Sổ chi tiết theo dõi nợ phải trả. 1.3.6. Hoạt động giám sát chu trình mua hàng và thanh toán Hệ thống KSNB phải được giám sát để đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống này theo thời gian. Nội dung đánh giá phải gắn với việc đánh giá thiết kế, vận hành các thủ tục kiểm soát. Hoạt động giám sát để đưa ra các điều chỉnh cần thiết cho hệ thống KSNB. Hoạt động giám sát có thể thực hiện dưới hình thức tự giám sát hoặc giám sát của đơn vị cấp trên hoặc thuê giám sát ngoài. Tùy theo đặc thù hoạt động của doanh nghiệp và quyết định của ban quản lý, phạm vi và tần suất giám sát được thực hiện cho phù hợp. Có hai hình thức giám sát hệ thống KSN đó là (Đậu Ngọc Châu, Nguyết Viết Lợi, 2008): - Đánh giá thường xuyên. - Đánh giá chuyên biệt. CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN FLC QUẢNG BÌNH 2.1. KHÁI QUÁT CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN FLC QUẢNG BÌNH 2.1.1. Quá trình thành lập và phát triển Công ty Cổ phần Tập đoàn FLC Quảng Bình (FLC Quảng Bình) là Công ty cổ phần hoạt động theo Luật Doanh nghiệp, được thành lập từ năm 2011.
11 2.1.2. Lĩnh vực hoạt động 2.1.3. Cơ cấu tổ chức Tính đến 31/12/2019, FLC Quảng Bình có trên 1.314 cán bộ, công nh n viên. Sau hơn 9 năm hình thành và phát triển, FLC Quảng ình được đánh giá là một công ty có những bước phát triển vững mạnh khi có đội ngũ nh n sự tâm huyết, yêu nghề và có chuyên môn cao. 2.1.4. Tổ chức công tác kế toán tại FLC Quảng Bình a. Tổ chức bộ máy kế toán Do đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh trên địa bàn rộng và nhiều đơn vị trực thuộc trải dài cả nước nên công ty áp dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung, vừa ph n tán để tạo điều kiện thuận lợi cho công việc sản xuất kinh doanh và đảm bảo công tác cập nhật sổ sách kế toán trong toàn Công ty một cách nhanh chóng, kịp thời. Tính đến 31/12/2019, bộ máy kế toán của Công ty gồm 27 cán bộ nhân viên. b. Chế độ kế toán áp dụng Hiện tại, công ty đang áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ tài chính, hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp; Văn bản số 16501/BTC-CĐKT ngày 18/11/2016 của Bộ Tài chính về việc trả lời chế độ kế toán và Quy định chế độ kế toán trong Tập đoàn FLC.” c. Hình thức kế toán Hiện tại, Công ty đang áp dụng hình thức kế toán riêng trên máy tính với phần mềm FAST ACCOUNTING dựa trên hệ thống sổ của hình thức “Nhật kí – Chứng từ”. Điều này giúp giảm bớt khối
12 lượng công việc cho nhân viên kế toán và đáp ứng nhu cầu hạch toán của Công ty. d. Trình tự luân chuyển chứng từ Hàng ngày, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên chứng từ gốc, nhân viên kế toán tiến hành phân loại chứng từ theo phần hành kế toán. Sau đó, kế toán các phần hành kiểm tra chứng từ rồi tiến hành định khoản, cập nhật vào máy tính theo bảng biểu được thiết kế trên phần mềm kế toán. e. Các chính sách kế toán áp dụng tại Công ty - Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 - Đơn vị tiền tệ: Việt Nam đồng - Phương pháp khấu hao: Khấu hao bằng đường thẳng - Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ 2.2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN FLC QUẢNG BÌNH 2.2.1. Khái quát chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Tập đoàn FLC Quảng Bình a. Công tác phân cấp mua sắm Theo Quy trình thực hiện mua sắm vật tự thiết bị phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh trong FLC Quảng Bình và các quy định hiện hành: bất kể loại hình và quy mô dự án/công trình, Tập đoàn FLC thống nhất quản lý, thực hiện mua sắm tập trung và cấp phát cho FLC Quảng Bình các loại vật tư thiết bị. Đối với một số vật tư thiết bị có khối lượng nhỏ lẻ, yêu cầu kỹ thuật đơn giản, có nhiều nhà cung cấp, phổ biến trên thị trường,
13 để chủ động mua sắm, cung ứng kịp thời cho SXKD, Công ty phân cấp cho các đơn vị như Văn phòng Công ty, Phòng Công nghệ thông tin, Phòng Kinh doanh, các phòng Dự án tổ chức mua sắm với hạn mức giá trị dưới 50 triệu đồng/01 lần mua (gói thầu). b. Xử lý các đơn đặt hàng và ký hợp đồng mua bán Việc lập kế hoạch mua sắm của Công ty FLC Quảng Bình do Phòng Kinh doanh kết hợp với phòng Tài chính – Kế toán của Công ty đảm nhiệm. Kế hoạch mua sắm được lập cho toàn bộ thiết bị vật tư mua sắm phục vụ cho hoạt động xây dựng của công ty. Sau khi hoàn thành lập kế hoạch mua sắm, trưởng phòng Kinh doanh sẽ trình Giám đốc phê duyệt theo đúng quy định. Trong quá trình xây dựng, nếu có phát sinh hay sự cố, các phòng ban phải thuyết minh, giải trình chi tiết nguyên nhân cần bổ sung thêm thiết bị vật tư và trình Giám đốc Công ty phê duyệt trước khi tiến hành mua sắm thêm vật tư thiết bị cần thiết. c. Nhận hàng hóa và kiểm định Phòng Vật tư và Quản lý Máy móc – Thiết bị được giao nhiệm vụ nhận hàng hóa, kiểm hàng hóa trước khi ký vào giấy nhận hàng. Sau khi đối chiếu với đơn đặt hàng, cán bộ Phòng Vật tư và Quản lý Máy móc – Thiết bị sẽ nhận những mặt hàng đúng về số lượng, chất lượng và chuyển giao cho thủ kho hoặc Phòng thi công. Tuy nhiên, nếu hàng hóa không đúng về chủng loại, kém chất lượng hay thiếu số lượng, cán bộ Phòng Vật tư và Quản lý Máy móc – Thiết bị sẽ yêu cầu bên giao hàng phải nhận lại hàng và bổ sung lô hàng mới đúng thỏa thuận. d. Ghi nhận và thanh toán các khoản nợ cho người bán
14 Thanh toán chỉ được tiến hành khi Phòng Vật tư và Quản lý Máy móc – Thiết bị đồng ý nhận hàng hóa, thiết bị. Lúc này, kế hoạch thanh toán sẽ được lập cho toàn bộ thiết bị, vật tư đã mua nhưng chưa thanh toán đủ hoặc chưa thanh toán phục vụ cho các hoạt động của công ty. Cũng giống như lập kế hoạch mua sắm, tùy vào từng dự án cụ thể, Công ty giao cho Phòng Kinh doanh phối hợp với Phòng Kế toán lập kế hoạch thanh toán và trình Giám đốc phê duyệt trước khi tiến hành thanh toán cho các đơn vị cung cấp thiết bị, vật tư. 2.2.2. Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại FLC Quảng Bình - Về mục tiêu hoạt động: + Đối với khâu mua hàng: Việc mua hàng cần đảm bảo đúng hạn, đúng loại hàng hóa cần mua, đúng số lượng, chủng loại đã đặt, chất lượng tốt, giá cả phải chăng, điều kiện mua hàng hợp lý. + Đối với khâu thanh toán: Công nợ và thanh toán phải đúng số tiền, đúng nhà cung cấp, đúng thời gian đã thỏa thuận trong hợp đồng; phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ mua hàng theo đúng quy định. - Về mục tiêu báo cáo: đảm bảo công tác mua hàng và thanh toán là có thật; số liệu mua hàng và thanh toán được phản ánh trung thực, phù hợp, kịp thời, nhất quán trên báo cáo tài chính (hàng tồn kho, công nợ phải trả, tiền,…) và các báo cáo có liên quan khác của đơn vị. - Về mục tiêu tuân thủ: Khi thực hiện mua hàng và thanh toán, các phòng/ban được giao nhiệm vụ mua hàng và thanh toán phải đảm bảo tuân thủ đúng theo quy trình, thủ tục, các bước thực hiện theo đúng Quy định mua sắm vật tư thiết bị tại Công ty.
15 2.2.3. Môi trƣờng kiểm soát tại FLC Quảng Bình a. Đặc điểm quản lý Quan điểm quản lý, điều hành Công ty của an Giám đốc, đặc biệt là Giám đốc FLC Quảng Bình rất rõ ràng. Ông luôn coi trọng yếu tố con người. Trong công tác mua hàng và thanh toán, Giám đốc Công ty phân cấp công tác mua sắm vật tư thiết bị, thanh toán cho các đơn vị liên quan bằng các quy định riêng biệt, tùy thuộc vào quy mô dự án. b. Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức của FLC Quảng ình được tổ chức theo hướng phân nhiệm rõ ràng giữa các phòng ban, từ đó tăng trách nhiệm của các phòng ban, cá nh n đối với công việc, nhiệm vụ được giao và tạo môi trường kiểm tra, kiểm soát hiệu quả. an lãnh đạo công ty là những người rất am hiểu về ngành xây dựng, có nhiều năm kinh nghiệm. an lãnh đạo luôn khuyến khích, khen thưởng trên kết quả công việc tốt của nhân viên, khích lệ tinh thần làm việc cán bộ, công nhận viên toàn công ty. c. Chính sách nhân sự Công ty luôn coi trọng yếu tố con người. Ngay từ chính sách tuyển dụng nhân sự, công ty đề cao những ứng viên có kinh nghiệm, có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cao. d. Công tác kế hoạch và dự toán Đối với Công ty, việc lập dự toán luôn được đặt trong tiêu chí là không được vượt quá năng lực của Công ty và phải phù hợp với tình hình biến động của thị trường.
16 Nhìn chung, công tác lập kế hoạch chỉ mang tính hình thức, việc tổ chức thực hiện sản xuất kinh doanh hầu như mang tính chủ quan, tự phát, tách rời kế hoạch đã được lập. e. Tăng cường phân nhiệm Hàng năm, Tập đoàn giao chỉ tiêu thi đua rõ ràng cho các công ty thành viên, trong đó có FLC Quảng ình. Theo đó, FLC Quảng Bình tiến hành giao chỉ tiêu cho các phòng, ban chức năng. Lãnh đạo các phòng, ban giao nhiệm vụ cho từng bộ phận, cá nhân thực hiện công việc được giao. 2.2.4. Nhận diện và đánh giá rủi ro đối với hoạt động mua hàng và thanh toán tại FLC Quảng Bình a. Nhận diện rủi ro - Đối với công tác mua hàng: Rủi ro trong khâu này có thể là do xác định nhu cầu mua sắm vật tư thiết bị không đúng thực tế về số lượng, chủng loại, quy cách, v.v. - Đối với công tác thanh toán: Sai sót khi công nợ cộng dồn một lúc và nhiều hóa đơn được nhập vào cuối tháng. b. Đánh giá rủi ro - Đối với công tác mua hàng: Hiện nay, đ y là rủi ro thường gặp nhất của Công ty do việc xác định số lượng vật tư thiết bị chỉ dựa trên kinh nghiệm đã mua của Công ty trước đó mà chưa xuất phát từ khảo sát thực tế. Do đó, kế hoạch mua hàng không đúng với nhu cầu thực tế. - Đối với công tác thanh toán: Theo Quy định, Phòng Kế hoạch và Vật tư chịu trách nhiệm mua hàng, nhập kho, sau đó chuyển hóa đơn, phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan cho kế toán công nợ của Phòng Tài chính Kế toán để ghi nhận công nợ.
17 2.2.5. Hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại FLC Quảng Bình a. Hoạt động đặt hàng Chỉ có thủ kho mới được phép ký xác nhận yêu cầu mua hàng tại kho trước khi gửi lên Phòng Kinh doanh của Công ty. Để xác định được số lượng hàng cần mua, thủ kho sẽ kiểm tra mức tồn kho hàng hóa được ghi nhận trong thẻ kho cùng với yêu cầu đặt mua của khách hàng. b. Hoạt động nhận và bảo quản hàng hóa Thủ kho và nhân viên của Phòng Kinh doanh sẽ cùng nhau kiểm nhận hàng hóa, so sánh đối chiếu quy cách mặt hàng, số lượng yêu cầu trên phiếu yêu cầu mua hàng với phiếu giao hàng của bên bán. Ở khâu này, thủ kho chỉ có nhiệm vụ ghi nhận các loại hàng nhập kho về mặt chủng loại, quy cách và số lượng. c. Hoạt động nhận hóa đơn và theo dõi công nợ Khi hóa đơn về, Phòng Kinh doanh sẽ đối chiếu, kiểm tra đơn giá, thành tiền của mỗi mặt hàng ở hóa đơn với đơn đặt hàng đã được khách hàng xác nhận trước đó cũng như tổng thành tiền có chính xác hay không. Nếu kiểm tra thấy khớp đúng, nh n viên sẽ tiến hành đánh dấu thể hiện đã thực hiện việc kiểm tra giá cụ thể trên từng mặt hàng trong đơn đặt hàng. Đồng thời, cũng kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn. d. Hoạt động thanh toán - Đối với hình thức mua hàng trả sau, kế toán tiền thường xuyên truy cập vào tập tin sổ chi tiết nợ phải trả từng người bán để ghi nhớ ngày để thanh toán toàn bộ tiền hàng của các hóa đơn.
18 - Đối với những trường hợp các khoản chiết khấu được tính riêng, áp dụng cho từng hóa đơn đơn lẻ vì nghiệp vụ phát sinh trong tháng đối với người bán này thường ít thì kế toán tiền sẽ tập hợp các hóa đơn chưa thanh toán đó lại và lập một bảng kê các hóa đơn chưa thanh toán để ghi chú ngày phải trả tiền. 2.2.6. Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại FLC Quảng Bình a. Tổ chức chứng từ Các chứng từ được sử dụng trong chu trình mua hàng – thanh toán của Công ty một phần do người bán cung cấp trong quá trình bán hàng và một phần do Phòng Kinh doanh và Phòng kế toán của Công ty lập. Các chứng từ kế toán mua hàng và thanh toán thể hiện cho các nghiệp vụ kinh tế thực sự phát sinh và hoàn thành, các chứng từ được lập đảm bảo hợp lệ và hợp pháp. b. Hệ thống sổ sách kế toán Hiện nay, công ty đang sử dụng hình thức kế toán trên máy tính với phần mềm FAST ACCOUNTING dựa trên hệ thống sổ của hình thức “Nhật ký – Chứng từ”. Việc này giúp giảm bớt khối lượng công việc cho nhân viên kế toán, đáp ứng yêu cầu hạch toán của công ty. Các tài khoản được đơn vị mở gồm TK 156, TK 331, TK 133, TK 141, TK 111, TK 112. c. Tổ chức hệ thống báo cáo Hiện nay, đối với chu trình mua hàng – thanh toán, FLC Quảng Bình không lập các báo cáo liên quan.