Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Kế toán: Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi

Chia sẻ: Tabicani12 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:26

Thêm vào BST

Báo xấu

41
lượt xem 10
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là tìm hiểu thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi, nhằm phát hiện những vấn đề còn hạn chế, từ đó đưa ra một số giải pháp phù hợp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Kế toán: Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THẠCH CẢNH THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC QUẢNG NGÃI TÓM TẮC LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Mã số: 8340301 Đà Nẵng – Năm 2019
Công trình đƣợc hoàn thành tại TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐHĐN Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS. PHẠM HOÀI HƢƠNG Phản biện 1: PGS.TS. ĐƢỜNG NGUYỄN HƢNG Phản biện 2: PGS.TS. NGUYỄN THỊ HỒNG NGA Luận văn đƣợc bảo vệ trƣớc Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp thạc sĩ Kế toán họp tại Trƣờng Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng vào ngày 24 tháng 8 năm 2019. Có thể tìm hiểu luận văn tại:  Trung tâm Thông tin-Học liệu, Đại học Đà Nẵng  Thƣ viện trƣờng Đại học Kinh tế, ĐHĐN
1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong quá trình hoạt động của mình, doanh nghiệp phải đối mặt với rất nhiều rủi ro mà có thể ảnh hƣởng tiêu cực đến việc thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp. Kiểm soát nội bộ cũng chính là “bức tƣờng thành” vững chắc giúp cho doanh nghiệp đối phó có hiệu quả với các rủi ro có thể xảy ra. Công ty Điện lực Quảng Ngãi (gọi tắc là Công ty) là đơn vị trực thuộc Tổng công ty Điện lực miền Trung (gọi tắc là Tổng công ty), Tập đoàn Điện lực Việt Nam, trong 30 năm xây dựng và phát triển, dù phải đối diện với rất nhiều khó khăn, thử thách, Công ty luôn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ chính trị mà Tổng công ty giao, đó là đảm bảo cung ứng đủ điện phục vụ sản xuất, an ninh, quốc phòng và sinh hoạt của nhân dân tỉnh Quảng Ngãi. Để đảm bảo cung cấp đủ điện, hàng năm Công ty đầu tƣ hàng trăm tỷ đồng để mua sắm vật tƣ thiết bị phục vụ sản xuất và đầu tƣ lƣới điện. Chính vì vậy, chu trình mua hàng và thanh toán là một trong những chu trình đƣợc quan tâm nhất tại Công ty. Bởi vì, phần lớn chi phí phát sinh tại Công ty nằm ở chu trình này. Nếu công tác KSNB chu trình mua hàng và thanh toán đƣợc tiến hành một cách hợp lý, hiệu quả thì nó hạn chế nguồn lực bị thất thoát ở khâu đầu vào. Hiện tại, Công ty đã thiết kế và vận hành các thủ tục KSNB đối với công tác mua hàng và thanh toán nhƣng tại một số khâu, một số giai đoạn chƣa thật sự hữu hiệu. Do đó, tăng cƣờng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán là một yêu cầu mang tính cấp thiết hiện nay tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi. Mặt khác, theo hiểu biết của tác giả đến thời điểm tại chƣa có nghiên cứu nào về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh
2 toán tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi. Xuất phát từ những lý do trên, tác giả đã chọn đề tài “Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi” để nghiên cứu, từ đó giúp nhà quản lý tránh những sai sót, xây dựng đƣợc một hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tốt hơn. 2. Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là tìm hiểu thực trạng KSNB chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi, nhằm phát hiện những vấn đề còn hạn chế, từ đó đƣa ra một số giải pháp phù hợp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi. 4. Phƣơng pháp nghiên cứu Luận văn sử dụng các phƣơng pháp nghiên cứu, gồm: quan sát, giải thích, tiếp cận thu thập thông tin, mô tả tổng hợp, phân tích, đối chiếu với thực tế, chứng minh làm rõ vấn đề, lập luận logic, từ đó đƣa ra giải pháp. 5. Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, Luận văn gồm 3 chƣơng: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán trong doanh nghiệp. Chƣơng 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi. Chƣơng 3: Một số giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát nội
3 bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi. 6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu Hiện nay, có rất nhiều nghiên cứu về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán trong doanh nghiệp. Chẳng hạn, nghiên cứu của tác giả Nguyễn Thị Hạnh (2010) với đề tài “Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần dƣợc vật tƣ y tế Quảng Nam”, nghiên cứu của tác giả Triệu Thị Ngọc Hiền (2012) với đề tài “Tăng cƣờng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng tại Tổng công ty Cổ phần dệt may Hòa Thọ”, nghiên cứu của tác giả Phan Thị Ngọc Yến (2012) với đề tài “Tăng cƣờng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Kim khí miền Trung”, nghiên cứu của tác giả Nguyễn Thiện Chƣơng (2012) với đề tài “Tăng cƣờng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Thép Đà Nẵng”. Trong các nghiên cứu này, tác giả đề cập đến mục tiêu nghiên cứu, phƣơng pháp nghiên cứu, tìm hiểu thực trạng KSNB chu trình mua hàng và thanh toán tại đơn vị, nêu ra đƣợc các ƣu điểm, hạn chế, từ đó đƣa ra các giải pháp phù hợp nhằm tăng cƣờng KSNB đối với chu trình mua hàng và thanh toán tại đơn vị.
4 CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1.1. Khái niệm về kiểm soát nội bộ 1.1.2. Mục tiêu của KSNB Kiểm soát nội bộ là một quá trình không thể thiếu đối với tổ chức, nhằm đạt đƣợc mục tiêu mà tổ chức đặt ra. Theo Đƣờng Nguyễn Hƣng (2016), mục tiêu của KSNB bao gồm: mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo, mục tiêu tuân thủ. 1.1.3. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ Theo COSO 2013 và Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 315 thì hệ thống KSNB là sự kết hợp của 5 yếu tố: (1) môi trƣờng kiểm soát, (2) đánh giá rủi ro, (3) hoạt động kiểm soát, (4) thông tin và truyền thông, (5) hoạt động giám sát. Ở mỗi thành phần trên, có những nguyên tắc đƣợc thiết lập để đảm bảo khi thực hiện thì thành phần KSNB tƣơng ứng mới đƣợc thực hiện một cách đầy đủ. Cũng theo COSO 2013 có 17 nguyên tắc gắn liền với 5 thành phần cơ bản của kiểm soát nội bộ, trong đó: môi trƣờng kiểm soát, có 5 nguyên tắc; đánh giá rủi ro, có 4 nguyên tắc; hoạt động kiểm soát, có 3 nguyên tắc; thông tin và truyền thông, có 3 nguyên tắc; hoạt động giám sát, có 2 nguyên tắc. 1.1.3. Vai trò của kiểm soát nội bộ trong quản lý Hệ thống KSNB là một chức năng thƣờng xuyên của quản lý. Một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ mang lại cho đơn vị các lợi ích nhƣ: Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của đơn vị; Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên
5 mà có thể gây tổn hại cho đơn vị; Giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của đơn vị; Đảm bảo đơn vị hoạt động có hiệu quả, sử dụng tối ƣu các nguồn lực để đạt đƣợc mục tiêu đề ra. 1.2. KHÁI QUÁT VỀ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP Theo Thái Phúc Huy và Nguyễn Phƣớc Bảo Ấn (2012), “Chu trình mua hàng – thanh toán là chu trình liên quan đến các hoạt động mua hàng và thanh toán cho ngƣời bán. Nó bao gồm một chuỗi hoạt động chính là: Nhận yêu cầu trong nội bộ, tìm kiếm và đặt hàng với nhà cung cấp; Nhận và bảo quản hàng mua; Ghi nhận công nợ phải trả; Thanh toán cho ngƣời bán về hàng mua”. Các bƣớc, giai đoạn trong chu trình mua hàng và thanh toán đƣợc thực hiện qua các thủ tục, gồm: Xử lý các đơn đặt hàng và ký hợp đồng mua bán; Nhận hàng hóa và kiểm định; Ghi nhận nghiệp vụ mua hàng và thanh toán các khoản nợ cho ngƣời bán. Quá trình xử lý các nghiệp vụ trong chu trình mua hàng-thanh toán liên quan tới các chức năng cơ bản đƣợc trình bày ở phần này. 1.2.1. Xử lý các đơn đặt hàng và ký hợp đồng mua bán 1.2.2. Nhận hàng hóa và kiểm định 1.2.3. Ghi nhận và thanh toán các khoản nợ cho ngƣời bán 1.3. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.3.1. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán Mục tiêu của kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán đƣợc chia thành ba nhóm (mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo và mục tiêu tuân thủ), cụ thể nhƣ sau:
6 Một là, về mục tiêu hoạt động: Đảm bảo mua đúng hàng cần mua, đúng số lƣợng, chất lƣợng, chủng loại với giá cả và các điều kiện mua hàng tốt nhất; đảm bảo rằng hàng hóa nhận đƣợc đúng với đơn đặt hàng; đảm bảo thanh toán đúng số tiền, đúng thời gian đã thỏa thuận cho nhà cung cấp. Hai là, về mục tiêu báo cáo: đảm bảo tính có thật của nghiệp vụ mua hàng và thanh toán; số liệu đƣợc phản ảnh trung thực, phù hợp, kịp thời, nhất quán (tính so sánh), dễ hiểu và đƣợc trình bày, công bố đầy đủ trên báo cáo tài chính và các báo cáo có liên quan khác. Cung cấp thông tin kịp thời cho các đối tƣợng có nhu cầu sử dụng thông tin báo cáo của đơn vị. Ba là, về mục tiêu tuân thủ: Khi thực hiện công tác mua hàng và thanh toán, đơn vị phải đảm bảo tuân thủ đúng các quy trình, quy định, chính sách của nhà nƣớc, của đơn vị. 1.3.2. Nhận diện và đánh giá rủi ro có thể xảy ra trong chu trình mua hàng và thanh toán a. Nhận diện rủi ro Trong quy trình mua hàng rủi ro có thể xảy ra như: Lập kế hoạch mua hàng không đúng với nhu cầu thực tế; Ngƣời không có thẩm quyền có thể vẫn đề nghị mua hàng đƣợc; Đơn đặt hàng không đúng với đề nghị mua hàng đã đƣợc duyệt hoặc đơn đặt hàng đƣợc lập hai lần cho một đề nghị mua hàng. Trong quy trình thanh toán cho nhà cung cấp rủi ro có thể xảy ra như: Công nợ với nhà cung cấp đƣợc ghi nhận chƣa chính xác; Đề nghị thanh toán đƣợc thực hiện hai lần với một khoản công nợ cần thanh toán, dẫn đến lập chứng từ chi tiền hai lần. b. Phân tích, đánh giá rủi ro Việc phân tích, đánh giá các rủi ro đối với KSNB chu trình
7 mua hàng và thanh toán là vấn đề xem xét khả năng phát sinh, mức độ, thời gian tác động của rủi ro đối với công tác này tại đơn vị. c. Biện pháp đối phó với rủi ro Trên cơ sở nhận diện và đánh giá rủi ro đã đƣợc xác định, đơn vị thiết kế và áp dụng các biện pháp để đối phó với rủi ro. Các biện pháp đối phó với rủi ro phải dựa trên cách thức tiếp cận đối phó với rủi ro. Có bốn biện pháp tiếp cận, đối phó với rủi ro đó là: chấp nhận rủi ro, tránh rủi ro, làm giảm rủi ro và chia sẽ rủi ro. d. Nhận diện và đánh giá các thay đổi lớn bên trong và bên ngoài Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán chịu tác động của các yếu tố bên ngoài (nhƣ yếu tố pháp lý) và bên trong (nhƣ cấu trúc quản lý, nhân sự, cơ cấu hoạt động). 1.3.3. Tổ chức thông tin phục vụ cho kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán a. Tổ chức hệ thống chứng từ Đối với khâu mua hàng: đơn vị lập các chứng từ nhƣ đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán, phiếu giao hàng, biên bản kiểm nhận hàng, phiếu nhập kho, hóa đơn. Đối với khâu thanh toán: đơn vị lập các chứng từ nhƣ giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi, ủy nhiệm chi kèm theo các chứng từ mua hàng theo quy định quản lý nội bộ của đơn vị. b. Tổ chức hệ thống sổ sách và báo cáo Tổ chức hệ thống sổ kế toán bao gồm: Sổ chi tiết vật liệu, công cụ, hàng hóa, thẻ kho, sổ chi tiết theo dõi nợ phải trả. Hệ thống báo cáo chu trình mua hàng và thanh toán, nhƣ: Bảng kê đơn đặt hàng, mua hàng, nhập kho, báo cáo tình hình hàng tồn kho, báo cáo tài chính.
8 1.3.4. Hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán Trong chu trình mua hàng và thanh toán, hoạt động kiểm soát là các hoạt động theo các văn bản quy định về công tác mua hàng và thanh toán đƣợc nhà nƣớc, đơn vị cấp trên và của đơn vị ban hành. Những quy định này nhằm kiểm soát công tác mua hàng và thanh toán của đơn vị và là cơ sở phục vụ cho công việc kiểm tra, kiểm soát từ cơ quan quản lý nhà nƣớc và của đơn vị cấp trên. 1.3.5. Hoạt động giám sát chu trình mua hàng và thanh toán CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC QUẢNG NGÃI 2.1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY ĐIỆN LỰC QUẢNG NGÃI 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Điện lực Quảng Ngãi Quá trình hình thành: Công ty Điện lực Quảng Ngãi đƣợc hình thành từ năm 1989 sau khi tách tỉnh Nghĩa Bình thành hai tỉnh Bình Định và Quảng Ngãi theo quyết định số 647NL/TCCB-LĐ ngày 07 /10/1989 của Bộ Năng lƣợng (nay là Bộ Công thƣơng). Căn cứ Quyết định số 852/TTg ngày 28/12/1995 của Thủ tƣớng Chính phủ về việc thành lập một số tổ chức ở địa phƣơng, Thông tƣ số 01/TT-TCCB ngày 06/02/1996 của Bộ Công nghiệp (nay là Bộ Công thƣơng) hƣớng dẫn việc chuyển giao chức năng quản lý Nhà nƣớc về điện cho Sở Công nghiệp (nay là Sở Công
9 thƣơng), đã đổi tên Sở Điện lực Quảng Ngãi thành Điện lực Quảng Ngãi trực thuộc Công ty Điện lực 3. Hiện nay, theo Quyết định số 230/QĐ-EVN ngày 14/04/2010 của Chủ tịch Hội đồng Quản trị Tập đoàn Điện lực Việt Nam về việc đổi tên các Điện lực trực thuộc Tổng công ty Điện lực Miền Trung, đã đổi tên Điện lực Quảng Ngãi thành Công ty Điện lực Quảng Ngãi trực thuộc Tổng công ty Điện lực miền Trung. 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Điện lực Quảng Ngãi 2.1.3. Tổ chức quản lý tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi a. Về cơ cấu tổ chức Bộ máy quản lý của Công ty Điện lực Quảng Ngãi theo mô hình trực tuyến chức năng, gồm: 01 Giám đốc, 03 Phó Giám đốc, 01 Kế toán trƣởng, 13 phòng, ban chức năng, 11 Điện lực trực thuộc và 1 Đội Quản lý vận hành lƣới điện cao thế. Tổng số cán bộ công nhân viên tính đến 31/5/2019 là 712 ngƣời. b. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh Công ty Điện lực Quảng Ngãi tiếp nhận nguồn từ điện lƣới quốc gia và các nhà máy thủy điện, năng lƣợng mặt trời trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi để kinh doanh bán điện phục vụ phát triển kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng trên địa bàn rộng, trải khắp 14 huyện, thành phố của tỉnh Quảng Ngãi. 2.1.4. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi a. Tổ chức bộ máy kế toán Công ty áp dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung, vừa phân tán nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công việc sản xuất kinh doanh của đơn vị, đồng thời đảm bảo việc cập nhật sổ sách
10 kế toán trong toàn Công ty nhanh chóng, kịp thời phục vụ công tác điều hành của ban lãnh đạo đơn vị. b. Chế độ kế toán áp dụng Công ty đang áp dụng chế độ kế toán theo Thông tƣ 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ tài chính, hƣớng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp; và Quy định chế độ kế toán trong Tổng công ty Điện lực miền Trung ban hành kèm theo Quyết định số 9132/QĐ-EVNCPC ngày 29/12/2015 của Tổng công ty Điện lực miền Trung. Hiện nay Công ty Điện lực Quảng Ngãi đang áp dụng hệ thống ERP của EVN trong công tác quản lý tài chính tại đơn vị. 2.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC QUẢNG NGÃI 2.2.1. Khái quát chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi a. Công tác phân cấp mua sắm Theo Quy trình thực hiện công tác mua sắm VTTB phục vụ SXKD trong EVNCPC và các quy định hiện hành: Bất kể loại hình và quy mô dự án/công trình, Tổng công ty thống nhất quản lý, thực hiện mua sắm tập trung và cấp phát cho QNPC. Ngoài danh mục thuộc phân cấp của Tổng công ty quản lý và mua sắm, phần còn lại Tổng công ty phân cấp cho Công ty cân đối mua sắm, quản lý và sử dụng để thực hiện nhiệm vụ SXKD. Đối với một số VTTB có khối lƣợng nhỏ lẻ, yêu cầu kỹ thuật đơn giản, có nhiều nhà cung cấp, phổ biến trên thị trƣờng; để chủ động mua sắm, cung ứng kịp thời cho SXKD, Công ty phân cấp cho các đơn vị tổ chức mua sắm với hạn mức giá trị mua sắm: < 30 triệu đồng / 01 lần mua (gói thầu). Các VTTB còn lại sau khi phân cấp cho các đơn vị Công ty giao cho phòng Kế hoạch và Vật tƣ làm đầu
11 mối tham mƣu cho Giám đốc Công ty, toàn bộ các khâu trong công tác mua sắm VTTB, từ khâu triển khai lập kế hoạch nhu cầu đến khâu cuối cùng của quá trình mua sắm là nhập kho hoặc giao nhận hàng hóa nhằm phục vụ kịp thời cho hoạt động SXKD, SCL và ĐTXD trong Công ty. b. Công tác lập kế hoạch mua sắm Toàn bộ VTTB mua sắm phục vụ SXKD, ĐTXD phải đƣợc lập kế hoạch trƣớc khi tổ chức mua sắm. Việc lập kế hoạch mua sắm VTTB trên cơ sở Kế hoạch nhu cầu VTTB quý/ 6 tháng/ năm hoặc đột xuất đã đƣợc thẩm tra, phê duyệt theo đúng quy định. c. Các hình thức tổ chức mua sắm VTTB Tùy theo giá trị mua sắm, chủng loại vật tƣ mà Công ty tổ chức mua sắm theo các hình thức: Mua lẻ trực tiếp qua báo giá; Chào hàng cạnh tranh rút gọn; Chỉ định thầu rút gọn và các hình thức mua sắm khác nhƣ: Đấu thầu rộng rải qua mạng, Đấu thầu hạn chế qua mạng, Chào hàng cạnh tranh qua mạng,… 2.2.2. Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi Mục tiêu của KSNB đối với chu trình mua hàng và thanh toán bao gồm mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo và mục tiêu tuân thủ, cụ thể nhƣ sau: Về mục tiêu hoạt động: Đối với khâu mua hàng: đảm bảo mua đúng hàng cần mua, đúng số lƣợng, chủng loại, đảm bảo chất lƣợng với giá cả và các điều kiện mua hàng hợp lý; mua hàng kịp thời, đúng thời hạn đã quy định, đúng kế hoạch đã đƣợc duyệt; hàng hóa nhận về đúng với đơn đặt hàng, hợp đồng, đƣợc nhập kho kịp thời, bảo quản đúng quy định. - Đối với khâu thanh toán: Đảm bảo ghi nhận công nợ và
12 thanh toán đúng số tiền, đúng nhà cung cấp, đúng thời gian và đảm bảo có đầy đủ hồ sơ, chứng từ mua hàng theo quy định. Về mục tiêu báo cáo: đảm bảo công tác mua hàng và thanh toán có thật; số liệu mua hàng và thanh toán đƣợc phản ảnh trung thực, phù hợp, kịp thời, nhất quán (tính so sánh) trên báo cáo tài chính (các chỉ tiêu nhƣ: hàng tồn kho, công nợ phải trả, tiền,…) và các báo cáo có liên quan khác của đơn vị. Về mục tiêu tuân thủ: Khi thực hiện công tác mua hàng và thanh toán, các bộ phận đƣợc giao nhiệm vụ mua hàng và thanh toán đảm bảo tuân thủ đúng về trình tự, thủ tục, các bƣớc thực hiện theo đúng Quy định mua sắm VTTB tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi. 2.2.3. Môi trƣờng kiểm soát tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi a. Đặc điểm quản lý b. Cơ cấu tổ chức b. Chính sách nhân sự c. Công tác lập kế hoạch d. Thúc đẩy sự chịu trách nhiệm e. Các nhân tố bên ngoài 2.2.4. Nhận diện và đánh giá rủi ro đối với hoạt động mua hàng và thanh toán tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi a. Nhận diện và đánh giá rủi ro trong công tác mua hàng tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi Công tác khảo sát, thiết kế, lập dự toán là khâu quan trọng, là dữ liệu đầu vào xác định nhu cầu mua sắm VTTB tại Công ty. Tuy nhiê, công tác này tại một số đơn vị thực hiện không tốt. Nhƣ vậy, rủi ro trong công tác này đó là lập kế hoạch mua hàng không đúng với nhu cầu thực tế.
13 Một số bộ phận, cá nhân làm công tác mua sắm VTTB còn kiêm nhiệm nhiều công việc, khi đối chiếu, kiểm tra số liệu VTTB tồn kho với cân đối nhu cầu mua sắm đôi khi chỉ kiểm tra “chiếu lệ”, dẫn đến rủi ro mua hàng dƣ thừa, gây tồn kho, lãng phí. Công tác mua sắm VTTB mặt dù đã có quy trình quy định hạn mức, trình tự, thủ tục tổ chức mua sắm nhƣng các bộ phận do công việc nhiều và/hoặc chủ quan thực hiện không đúng quy định, nhƣ vậy rủi ro là hồ sơ, chứng từ mua sắm VTTB không đảm bảo tính pháp lý, bị các cơ quan kiểm tra xuất toán, gây thất thoát tài sản của Công ty. Một số đơn vị do nhu cầu VTTB cấp thiết phục vụ sản xuất kinh doanh hoặc “ngại” lập hồ sơ mời thầu theo đúng quy định nên đã chia nhỏ gói thầu để tổ chức mua sắm. Với hình thức mua nhỏ, lẻ nhƣ vậy rủi ro xảy ra đó là vật tƣ thiết bị không đảm bảo chất lƣợng, sử dụng nhanh hỏng, giá cả cao, điều kiện mua hàng bất lợi,… Công tác thẩm tra, phê duyệt kế hoạch mua sắm là khâu quan trọng, xác định tính tuân thủ, cũng nhƣ giá cả VTTB mua sắm. Tuy nhiên, công tác này đôi khi thực hiện không đạt mục tiêu đề ra, do trình độ của nhân viên thẩm tra chƣa đáp ứng yêu cầu công việc. Rủi ro xảy ra đối với trƣờng hợp này là tăng chi phí sản xuất kinh doanh, đầu tƣ xây dựng của Công ty. b. Nhận diện và đánh giá rủi ro trong thanh toán cho nhà cung cấp tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi Tại Công ty, phòng Kế hoạch và Vật tƣ tổ chức mua hàng, nhập kho sau đó chuyển hóa đơn, phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan cho kế toán công nợ của phòng Tài chính Kế toán để ghi nhận công nợ. Mặc dù đã có quy định nhƣng bộ phận tiếp liệu của phòng Kế hoạch và Vật tƣ giao hóa đơn mua hàng cho kế toán ghi
14 nhận công nợ dồn vào cuối tháng, do đó dễ xảy ra rủi ro ghi nhận công nợ không chính xác, vì có quá nhiều hóa đơn phải ghi nhận cùng một thời điểm. Tại các Điện lực, do áp lực tăng năng suất lao động, nên công tác mua hàng và lập thủ tục thanh toán thƣờng chỉ có một ngƣời thực hiện, đó là kế toán. Nhƣ vậy, kế toán các Điện lực “vừa đá bóng, vừa thổi còi” trong công tác mua hàng và thanh toán, nhƣ vậy rủi ro là mua hàng giá cao, chất lƣợng không đảm bảo, làm tăng chi phí sản xuất kinh doanh của Công ty. 2.2.5. Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi 2.2.6. Hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi Các thủ tục kiểm soát đƣợc sử dụng trong chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi cụ thể nhƣ sau: - Phải lập kế hoạch mua hàng trƣớc khi tổ chức mua sắm. Kế hoạch mua hàng căn cứ vào BCKTKT/TKBVTC-DT/phƣơng án kỹ thuật, Kế hoạch vốn. - Trƣớc khi tổng hợp nhu cầu mua sắm, phòng Kế hoạch và Vật tƣ phải kiểm tra, cân đối sử dụng vật tƣ thiết bị tồn kho, tham mƣu trình lãnh đạo Công ty phê duyệt nhu cầu mua sắm. - Khi đã xác định nhu cầu mua sắm, các đơn vị phải đăng ký kế hoạch vật tƣ thiết bị, trên cơ sở đó, Công ty thành lập tổ thẩm tra, phê duyệt và giao nhiệm vụ mua sắm vật tƣ thiết bị cho các đơn vị liên quan. - Tổ chức mua sắm phải theo trình tự, thủ tục, biểu mẫu đƣợc quy định tại Quy định mua sắm vật tƣ thiết bị. - Khi hàng về đến Công ty, phòng Kế hoạch và Vật tƣ/các đơn
15 vị mua hàng đối chiếu, kiểm tra số lƣợng, chủng loại, quy cách,… với đơn đặt hàng/hợp đồng. Đồng thời, lập Biên bản giao nhận và kiểm tra hàng trƣớc khi tiến hành nhập kho. - Căn cứ Biên bản giao nhận và kiểm tra hàng, phòng Kế hoạch và Vật tƣ/các Điện lực lập Phiếu nhập kho kịp thời, có ký xác nhận của các bên liên quan. - Sau khi lập phiếu nhập kho, phòng Kế hoạch và Vật tƣ chuyển 1 bộ hồ sơ cho phòng Tài chính Kế toán. Phòng Tài chính Kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp và đầy đủ của các chứng từ mua hàng, tiến hành ghi nhận công nợ và thanh toán. - Định kỳ hàng quý/6 tháng, kế toán công nợ lập biên bản đối chiếu xác nhận công nợ với nhà cung cấp, phân tích tuổi nợ của từng nhà cung cấp để trình bày trên báo cáo tài chính phù hợp. Hiện nay, Công ty đã ứng dụng hệ thống ERP trong quản lý tài chính, do đó, các thủ tục kiểm soát đƣợc nêu ở trên đƣợc thực hiện theo đúng quy trình quản lý nội bộ, quy định của pháp luật, còn phải tuân thủ đúng quy định kiểm soát của hệ thống ERP. 2.2.7. Giám sát các hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi Hoạt động giám sát hệ thống KSNB đƣợc thực hiện thông qua hai hình thức: đánh giá thƣờng xuyên, đánh giá chuyên biệt hoặc kết hợp cả hai hình thức này. Đánh giá thƣờng xuyên chu trình mua hàng và thanh toán là việc ban lãnh đạo Công ty hoặc đơn vị/cá nhân đƣợc ủy quyền kiểm soát các thủ tục mua hàng và thanh toán của từng lần mua hàng và thanh toán theo đúng trình tự, thủ tục đƣợc quy định tại quy định quản lý vật tƣ, quy định mua sắm VTTB. Đánh giá chuyên biệt thƣờng đƣợc thực hiện định kỳ bởi ban
16 lãnh đạo Công ty hoặc của Tổng công ty thông qua chƣơng trình đánh giá nội bộ định kỳ, các cuộc kiểm tra định kỳ do Công ty/Tổng công ty thực hiện. 2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC QUẢNG NGÃI THỜI GIAN QUA 2.3.1. Ƣu điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi Thứ nhất, về môi trường kiểm soát: Công ty có môi trƣờng kiểm soát thuận lợi, vì vậy kiểm soát tốt chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty. Về cơ cấu tổ chức của Công ty: Ban lãnh đạo, các phòng, ban chức năng, các đơn vị trực thuộc đƣợc phân công chức năng, nhiệm vụ rõ ràng, không chồng chéo. Về công tác lập kế hoạch: đƣợc xây dựng một cách khá toàn điện trong tất cả các hoạt động SXKD của Công ty, nhất là công tác lập kế hoạch mua sắm VTTB phục vụ sản xuất kinh doanh, đầu tƣ xây dựng đƣợc quy định chặt chẽ, rõ ràng, phân rõ trách nhiệm của các đơn vị liên quan. Trình tự, thủ tục, biểu mẫu, phƣơng pháp lập kế hoạch đƣợc quy định khá rõ ràng, sát với thực tế, có tính khả thi cao. Về chính sách nhân sự: Các chính sách liên quan đến việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, khen thƣởng, kỷ luật cán bộ công nhân viên đƣợc cụ thể hoá các thành các quy định của Công ty và tổ chức thực hiện một cách triệt để đảm bảo quyền lợi của nhân viên. Thứ hai, về đánh giá rủi ro: Công ty đã bƣớc đầu nhận thức đƣợc tầm quan trọng của công tác đánh giá rủi ro đối với chu trình mua hàng và thanh toán. Công tác này từng bƣớc đi vào nề nếp, có chiều sâu, giúp Công ty thiết kế, xây dựng các thủ tục kiểm soát có
17 hiệu quả. Thứ ba, về hệ thống thông tin kế toán: Công ty đã áp dụng thành công hệ thống ERP của EVN trong công tác quản lý tài chính tại đơn vị, đây có thể coi là bƣớc đột phá trong việc ứng dụng công nghệ thông tin, nhằm mục đích nâng cao hiệu quả quản lý toàn diện trên mọi mặt hoạt động, trong đó có công tác mua hàng và thanh toán. Thứ tư, về thủ tục kiểm soát: Công ty đã xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào các hoạt động của đơn vị. Trong đó, Công ty đã xây dựng, ban hành và áp dụng thống nhất quy định Quản lý vật tƣ, Quy định công tác mua sắm VTTB, Quy định quản lý tài chính,… trong toàn Công ty. Các quy định này, quy định thống nhất các bƣớc và thủ tục kiểm soát nhằm đảm bảo các mục tiêu của hệ thống KSNB đó là hữu hiệu và hiệu quả, tuân thủ pháp luật và các quy định của Tổng công ty, của Tập đoàn. Thứ năm, về hoạt động giám sát: Công ty đã bƣớc đầu thiết kế và xây dựng đƣợc cơ chế giám sát thƣờng xuyên và giám sát định kỳ trong công tác mua hàng và thanh toán thông qua việc đánh giá thƣờng xuyên cũng nhƣ xem xét các báo cáo của các Đoàn thanh kiểm tra nhằm phát hiện các rủi ro có thể xảy ra trong công tác mua hàng và thanh toán, từ đó đƣa ra các biện pháp đối phó với rủi ro có tính khả thi. 2.3.2. Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi a. Môi trường kiểm soát - Về đặc thù quản lý: nhận thức về kiểm soát công tác mua sắm VTTB của mốt số lãnh đạo các phòng ban chức năng Công ty, lãnh đạo các điện lực còn chƣa đầy đủ. Công tác nhận diện và đánh
18 giá rủi ro trong công tác mua hàng và thanh toán chủ yếu dựa trên kinh nghiệm của cá nhân là chính. Vì vậy, khi phát sinh công việc mới thì lúng túng trong việc nhận diện, đánh giá rủi ro, cũng nhƣ đƣa ra các biện pháp ứng phó hữu hiệu. - Về cơ cấu tổ chức: Vì Công ty là đơn vị hạch toán phụ thuộc nên không có phòng Kiểm toán nội bộ và Giám sát tài chính để thực hiện chức năng phân tích đánh giá rủi ro làm cơ sở thiết lập các thủ tục KSNB chu trình mua hàng và thanh toán. Kế toán tại một số điện lực kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau nên công tác quản lý thu chi, thanh toán, theo dõi ghi chép VTTB dễ gây ra sai sót, nhầm lẫn. - Về chính sách nhân sự: Mặt dù Tổng công ty, Công ty đã có quy định về công tác tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, đề bạt, khen thƣởng và kỷ luật cán bộ công nhân viên, tuy nhiên công tác này đôi lúc chƣa đạt hiệu quả. Các phƣơng pháp và tiêu chuẩn đánh giá thành tích nhân viên còn mang tính định tính và chung chung, chƣa đƣợc xây dựng phù hợp với từng vị trí công việc nói chung và công tác mua hàng và thanh toán nói riêng. Chế độ tiền lƣơng, tiền thƣởng, đề bạt, bổ nhiệm đôi khi chƣa gắn với hiệu quả công việc của cán bộ công nhân viên làm giảm đi năng lực công tác của nhân viên. - Về công tác lập kế hoạch: Công tác khảo sát, thiết kế, lập dự toán là khâu rất quan trọng trong công tác lập kế hoạch mua sắm VTTB. Tuy nhiên, công tác này tại một vài đơn vị thực hiện không đúng quy định. Vì vậy, mua hàng về dƣ thừa hoặc không có nhu cầu sử dụng, gây lãng phí. Khâu kiểm tra, kiểm soát cân đối sử dụng VTTB tồn kho của một số cá nhân chƣa tốt, đôi khi chỉ kiểm tra “qua loa”, “chiếu lệ” dẫn đến mua hàng dƣ thừa, gây tồn kho, lãng phí. b. Thủ tục kiểm soát