Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Khoa học: Nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI<br /> <br /> TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN<br /> ========☼☼☼=======<br /> <br /> TRỊNH THỊ KIM OANH<br /> <br /> NGHIªN CøU ¸P DôNG Bé TIªU CHUÈN ISO 9000<br /> VµO C¤NG T¸C LËP Hå S¥ HIÖN HµNH Vµ NéP Hå S¥ VµO L¦U TR÷<br /> T¹I TR-êng Cao ®¼ng néi vô hµ néi<br /> <br /> LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ<br /> <br /> NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:<br /> PGS.TS. NGUYỄN MINH PHƯƠNG<br /> <br /> Hà Nội - 2008<br /> <br /> MỤC LỤC<br /> Trang<br /> BẢNG CÁC CHỮ VIẾT TẮT<br /> <br /> 4<br /> <br /> PHẦN MỞ ĐẦU<br /> <br /> 5<br /> <br /> PHẦN NỘI DUNG<br /> <br /> 18<br /> <br /> CHƯƠNG 1: LỢI ÍCH CỦA VIỆC ÁP DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 VÀO<br /> <br /> 18<br /> <br /> CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ TẠI<br /> TRƯỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI<br /> 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội và các đơn vị<br /> <br /> 19<br /> <br /> cấu thành<br /> 1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trường<br /> <br /> 19<br /> <br /> 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của các đơn vị cấu thành<br /> <br /> 22<br /> <br /> 1.2. Lợi ích của việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập hồ sơ hiện hành<br /> <br /> 23<br /> <br /> và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội<br /> 1.2.1. Khái quát về bộ tiêu chuẩn ISO 9000<br /> <br /> 23<br /> <br /> 1.2.2. Các nguyên tắc quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000<br /> <br /> 25<br /> <br /> 1.2.3. Lợi ích của việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập hồ sơ hiện<br /> <br /> 28<br /> <br /> hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội<br /> CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ NỘP HỒ<br /> <br /> 33<br /> <br /> SƠ VÀO LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI<br /> 2.1. Thành phần, nội dung tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt động của Trường Cao đẳng<br /> <br /> 33<br /> <br /> Nội vụ Hà Nội<br /> 2.1.1. Thành phần<br /> <br /> 33<br /> <br /> 2.1.2. Nội dung<br /> <br /> 34<br /> <br /> 2.2. Thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Trường Cao đẳng<br /> <br /> 42<br /> <br /> Nội vụ Hà Nội<br /> 2.2.1. Quy định về công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ đang được áp<br /> <br /> 42<br /> <br /> dụng tại Trường<br /> 2.2.2. Đội ngũ cán bộ đảm nhiệm công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ<br /> của Trường<br /> <br /> 44<br /> <br /> 2.2.3. Thực trạng công tác lập danh mục hồ sơ<br /> <br /> 46<br /> <br /> 2.2.4. Thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành<br /> <br /> 48<br /> <br /> 2.2.5. Thực trạng công tác nộp hồ sơ vào lưu trữ<br /> <br /> 58<br /> <br /> 2.3. Nhận xét chung về thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu<br /> <br /> 59<br /> <br /> trữ tại Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội<br /> 2.3.1. Kết quả đạt được<br /> <br /> 59<br /> <br /> 2.3.2. Tồn tại và nguyên nhân<br /> <br /> 62<br /> <br /> CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC<br /> <br /> 64<br /> <br /> LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG CAO<br /> ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI<br /> 3.1. Các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng công tác lập hồ sơ hiện hành và<br /> <br /> 65<br /> <br /> nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội<br /> 3.1.1. Đối với trách nhiệm quản lý của lãnh đạo Trường<br /> <br /> 65<br /> <br /> 3.1.2. Đối với nguồn lực tham gia công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào<br /> <br /> 69<br /> <br /> lưu trữ<br /> 3.1.3. Đối với quy trình nghiệp vụ lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ<br /> <br /> 70<br /> <br /> quan<br /> 3.1.4. Đối với công tác phân tích, đánh giá, cải tiến<br /> 3.2. Các bước xây dựng hệ thống quản lý chất lượng công tác theo tiêu chuẩn ISO 9000<br /> <br /> 90<br /> 92<br /> <br /> 3.2.1. Xây dựng kế hoạch áp dụng<br /> <br /> 92<br /> <br /> 3.2.2. Biên soạn, phổ biến các tài liệu<br /> <br /> 95<br /> <br /> 3.2.3. Áp dụng tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng<br /> <br /> 95<br /> <br /> 3.2.4. Đánh giá chất lượng nội bộ<br /> <br /> 96<br /> <br /> 3.2.5. Chứng nhận HTQLCL<br /> <br /> 97<br /> <br /> PHẦN KẾT LUẬN<br /> <br /> 98<br /> <br /> DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO<br /> <br /> 105<br /> <br /> PHỤ LỤC<br /> <br /> BẢNG CÁC CHỮ VIẾT TẮT<br /> BGH<br /> <br /> Ban Giám hiệu<br /> <br /> CĐNVHN<br /> <br /> Cao đẳng Nội vụ Hà Nội<br /> <br /> CBVC<br /> <br /> Cán bộ viên chức<br /> <br /> DMHS<br /> <br /> Danh mục hồ sơ<br /> <br /> ĐVBQ<br /> <br /> Đơn vị bảo quản<br /> <br /> HCTC<br /> <br /> Hành chính Tổ chức<br /> <br /> HTQLCL<br /> <br /> Hệ thống quản lý chất lượng<br /> <br /> HSSV<br /> <br /> Học sinh, sinh viên<br /> <br /> KH<br /> <br /> Khoa học<br /> <br /> LTNN<br /> <br /> Lưu trữ Nhà nước<br /> <br /> TLLT<br /> <br /> Tài liệu lưu trữ<br /> <br /> VB<br /> <br /> Văn bản<br /> <br /> VP<br /> <br /> Văn phòng<br /> <br /> VTLT<br /> <br /> Văn thư Lưu trữ<br /> <br /> PHẦN MỞ ĐẦU<br /> 1. Lý do chọn đề tài<br /> Có thể nói, công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan có vị trí rất<br /> quan trọng trong công tác chuyên môn hàng ngày của các cơ quan, tổ chức bởi vì nó có ảnh<br /> hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả công việc của mỗi cá nhân cán bộ, viên chức (CBVC).<br /> Mỗi người muốn làm tốt công việc của mình thì không thể không tham khảo tài liệu, đây chính<br /> là những căn cứ quan trọng để giải quyết các công việc hàng ngày. Và điều này càng có ý nghĩa<br /> đặc biệt quan trọng đối với Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (CĐNVHN).<br /> Là một trong các trường nằm trong hệ thống giáo dục quốc dân, Trường CĐNVHN có<br /> chức năng đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực làm công tác văn thư lưu trữ (VTLT) và các<br /> nghiệp vụ văn phòng, góp phần cho sự phát triển không ngừng của ngành nói riêng và đất nước<br /> nói chung. Trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, Trường đã sản sinh ra một<br /> khối tài liệu tương đối lớn, phản ánh chân thực, khách quan hoạt động của nhà trường nói riêng<br /> sự nghiệp đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực làm công tác VTLT cho nước nhà nói chung.<br /> <br />