Tóm tắt luận văn Thạc sĩ: Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại Công ty TNHH XNK Đối tác Xuyên Thái Bình Dương

Chia sẻ: Tử Tử | Ngày: | Loại File: DOCX | Số trang:24

Thêm vào BST

Báo xấu

110
lượt xem 22
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Luận văn trình bày những vấn đề lý luận cơ sở lý thuyết chung về nội dung của kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại doanh nghiệp. Nghiên cứu thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại công ty TNHH XNK Đối tác xuyên Thái Bình Dương trên cơ sở đó đưa ra các giải pháp nhằm kiểm soát tốt hoạt động kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tóm tắt luận văn Thạc sĩ: Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại Công ty TNHH XNK Đối tác Xuyên Thái Bình Dương

MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Công ty Trách nhiệm hữu hạn Xuất nhập khẩu Đối tác xuyên Thái Bình Dương là công ty kinh doanh quy mô lớn, có mạng lưới tiêu thụ rộng khắp cả nước. Hoạt động sản xuất kinh doanh trên lĩnh vực: nhập khẩu và phân phối các loại bánh kẹo nước giải khát từ Nhật Bản.... Ở công ty, tình hình bán hàng và thu tiền diễn ra thường xuyên, liên tục mỗi ngày nên dễ xảy ra gian lận và rủi ro. Việc kiểm soát tốt được các hoạt động này là điều kiện quan trọng để giúp Công ty TPP duy trì, mở rộng hoạt động kinh doanh cũng như đạt được mục tiêu đề ra. Tuy nhiên, công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TPP hiện nay đang còn tồn tại một số bất cập đòi hỏi phải tăng cường kiểm tra để đảm bảo doanh thu được tính đúng, tính đủ; Tiền thu vào từ hoạt động bán hàng cũng như hàng hoá của công ty không bị thất thoát. Bán hàng – Thu tiền là khâu vô cùng quan trọng đối với sự sống còn của bất kỳ doanh nghiệp nào, hơn hết việc này cũng cần có sự phối hợp của rất nhiều bộ phận. Điều đó cho thấy Công ty TNHH XNK Đối tác Xuyên Thái Bình Dương cần hoàn thiện hơn nữa KSNB chu trình bán hàng và thu tiền để phục vụ cho việc quản lý các hoạt động kinh doanh của mình. Dưới vai trò là một kế toán tại đơn vị, với mục đích xây dựng trong Công ty TPP một hệ thống quản lý khoa học, chặt chẽ và hiệu quả nên bản thân đã chọn đề tài “Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại Công ty TNHH XNK Đối tác Xuyên Thái Bình Dương” làm luận văn tốt nghiệp thạc sỹ của mình. 2. Mục tiêu nghiên cứu. Luận văn trình bày những vấn đề lý luận cơ sở lý thuyết chung về
nội dung của kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại doanh nghiệp. Nghiên cứu thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại công ty TNHH XNK Đối tác xuyên Thái Bình Dương trên cơ sở đó đưa ra các giải pháp nhằm kiểm soát tốt hoạt động kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài Đối tượng nghiên cứu: Công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH XNK Đối tác Xuyên Thái Bình Dương. Phạm vi nghiên cứu: Công ty TNHH XNK Đối tác Xuyên Thái Bình Dương 4. Phương pháp nghiên cứu Sử dụng phương pháp nghiên cứu tình huống và phương pháp thu thập thông tin bằng việc khảo sát thực trạng của Công ty thông qua việc phỏng vấn trực tiếp và thu thập các thông tin từ các tài liệu có sẵn của công ty. 5. Bố cục đề tài Chương I: Cơ sở lý luận về KSNB chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp. Chương II: Thực trạng KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH XNK Đối tác xuyên Thái Bình Dương Chương III: Giải pháp tăng cường KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH XNK Đối tác xuyên Thái Bình Dương 6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu Hiện nay các doanh nghiệp không những cạnh tranh với các đối thủ bên ngoài, mà bản thân doanh nghiệp cũng là một cuộc
canh tranh không ngừng để nâng cao hiệu quả cho doanh nghiệp thông qua việc kiểm soát tốt các hoạt động trong doanh nghiệp, trong đó việc tạo ra doanh thu và kiểm soát tốt các hoạt động trong chu trình bán hàng – thu tiền là nền tảng để doanh nghiệp tạo ra được lợi thế cạnh tranh riêng trên thương trường. Cũng chính vì vậy mà đề tài “ Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền” được rất nhiều tác giả khác nhau nghiên cứu. Bài viết này tác giả đã tham khảo, tìm hiểu các đề tài nghiên cứu trong cùng lĩnh vực KSNB chu trình bán hàng và thu tiền. Cụ thể: Đề tài của tác giả Vũ Ngọc Nam (2007), luận văn Thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành kế toán, đại học Đà Nẵng “Tăng cường kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và thu tiền bán hàng tại công ty thông tin di động (VMS)”, luận văn sử dụng các phương pháp thu thập thông tin từ số liệu thực tế sau đó phân tích, đối chiếu, so sánh.. để làm rõ vấn đề nghiên cứu. Luận văn tập trung vào việc nghiên cứu tình hình thực tế của doanh nghiệp, chỉ ra được các dịch vụ như: viễn thông, thông tin di động có các đặc điểm làm ảnh hưởng đến việc kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp và đặc biệt là chu trình bán hàng thu tiền; nhằm tìm ra những hạn chế còn tồn tại. Từ đó luận văn đưa ra được những giải pháp để tăng cường kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng thu tiền tại Công ty thông tin di động. Đề tài của tác giả Thái Như Quỳnh (2008), luận văn Thạc sĩ kinh doanh, đại học Đà Nẵng “Tăng cường kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán điện tại công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng”, luận văn sử dụng phương pháp duy vật biện chứng kết hợp các phương pháp phân tích, so sánh đối chiếu, chứng minh để đi sâu vào tình hình thực tế về kiểm soát nội bộ đối với doanh
thu và tiền thu bán hàng tại doanh nghiệp qua đó đánh giá những kết quả đạt được và những hạn chế cần khắc phục. Tuy nhiên, luận văn này tác giả mới chỉ đưa ra được những giải pháp tổng quát, chưa đi vào cụ thể. Đề tài của tác giả Nguyễn Thị Phương Thảo (2010), luận văn Thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành kế toán, đại học Đà Nẵng “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại viễn thông quãng Ngãi”, trong luận văn tác giả tập trung nghiên cứu kiểm soát nội bộ trong hoạt động cung cấp dịch vụ viễn thông và thu cước viễn thông, nêu ra được các đặc điểm khác biệt trong hoạt động sản xuất kinh doanh viễn thông ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong các doanh nghiệp viễn thông. Tác giả sử dụng phương pháp luận duy vật biện chứng và kết hợp phương pháp phân tích, so sánh đối chiếu chứng minh để làm rõ vấn đề nghiên cứu và đưa ra các giải pháp nhằm tăng cường KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại đơn vị. Đề tài của tác giả Nguyễn Thị Điệp (2010) luận văn Thạc sĩ kinh doanh, đại học Đà Nẵng “Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần sách và thiết bị trường học Đà Nẵng”. Luận văn sử dụng phương pháp duy vật biện chứng, duy vật lịch sử và các phương pháp tiếp cận thu thập thông tin, tổng hợp, phân tích so sánh để đi sâu vào nghiên cứu tình hình thực tế về KSNB chu trình bán hàng và thu tiền trong lĩnh vực sách và thiết bị trường học tại văn phòng công ty và 6 nhà sách tại TP Đà Nẵng của công ty Cổ phần sách và thiết bị trường học Đà Nẵng. Qua đó đánh giá được những kết quả đạt được và các hạn chế còn tồn đọng cần phải được khắc phục đối với kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty. Và đưa ra được các giải pháp
để hoàn thiện các thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền. Đề tài của tác giả Đỗ Thị Thanh Lan (2012), luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành kế toán Đại học Đà Nẵng “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty Cổ phần Pymepharco”, Luận văn sử dụng phương pháp thu thập tài liệu thứ cấp phương pháp phỏng vấn và phương pháp đôi chiếu để làm rõ vấn đề nghiên cứu, chỉ rõ thực trạng của doanh nghiệp và đưa ra giải pháp nhằm tăng cường KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại đơn vị. Cụ thể là tác giả đã chỉ ra được những đặc thù riêng về KSNB trong hoạt động kinh doanh các sản phẩm như thuốc, trang thiết bị, dụng cụ y tế…Tác giả cũng đưa ra được các giải pháp để tăng cường KSNB có tính thực tiễn rất cao nhưng lại chưa đưa ra được cơ sở làm nền tảng cho việc kiểm tra kiểm soát. Đề tài của tác giả Dương Thị Thuý Liễu (2012) luận văn thạc sĩ kinh doanh, chuyên ngành Kế toán, đại học Đà Nẵng “Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty Cổ phần cao su Đà Nẵng” tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu tài liệu về kiểm soát và phỏng vấn kế toán trưởng, kế toán viên, nhân viên kinh doanh có liên quan đến chu trình KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại đơn vị. Tác giả đi sâu vào tìm hiểu thực trạng công tác quản lí kiểm soát chu trình bán hàng thu tiền tại công ty để từ đó chỉ ra những yếu kém còn tồn đọng và cuối cùng là đi vào hoàn thiện đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao năng lực quản lí hoạt động KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty Cổ phần cao su Đà Nẵng. Đề tài của tác giả Trần Thị Thu Phường (2013), luận văn thạc sĩ kinh tế chuyên ngành kế toán, đại học Đà Nẵng “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty
Sữa Đậu nành Việt Nam – Vinasoy”. Luận văn sử dụng phương pháp phân tích so sánh, đối chiếu, chứng minh… để làm rõ vấn đề nghiên cứu, chỉ rõ được thực trạng của doanh nghiệp trong công tác KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền, cũng như đưa ra được những giải pháp để hoàn thiện KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty Sữa Đậu Nành Việt Nam Vinasoy. Đề tài của tác giả Khương Thị Lan Anh (2013) luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành kế toán, đại học Đà Nẵng “ Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty Cổ phần xi măng Hải Vân”. Luận văn sử dụng phương pháp thu thập tài liệu thứ cấp, phương pháp phỏng vấn, và phương pháp đối chiếu để làm rõ vấn đề nghiên cứu, nêu lên được thực trạng cụ thể mà doanh nghiệp đang gặp phải trong vấn đề kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền. Luận văn cũng đưa ra được các biện pháp tương đôi hữu hiệu nhằm hoàn thiện các thủ tục kiểm soát. Các giải pháp đưa ra giúp đơn vị tham khảo và có tính ứng dụng cao trong thực tiễn. Công ty Cổ phần xi măng Hải Vân có thể vận dụng một cách linh hoạt nhằm tăng cường hoạt động KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại ngay đơn vị mình. Đã có nhiều Đề tài nghiên cứu về KSNB chu trình doanh thu và thu tiền trong các doanh nghiệp đặc thù như: Viễn thông, điện lực, xăng dầu, xi măng… Tuy nhiên vẫn chưa có Đề tài nào nghiên cứu KSNB chu trình bán hàng và thu tiền trong các công ty kinh doanh các mặt hàng bánh kẹo, nước giải khát nhập khẩu.
CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1. Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ a. Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ Theo quan điểm của ủy ban COSO (2013) (Committed Of Sponsoring Organization) – là một ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ chống gian lận báo cáo tài chính –kiểm soát nội bộ được định nghĩa như sau: “KSNB là một tiến trình được thiết lập và vận hành bởi hội đồng quản trị, ban quản lý và các nhân sự khác, được thiết kế để đem lại một sự bảo đảm hợp lý đối với việc đạt được các mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo, và sự tuân thủ với các luật và quy định liên quan”. b. Các khía cạnh của kiểm soát nội bộ Tính hướng đến mục tiêu của kiểm soát nội bộ Có thể chia mục tiêu của một tổ chức thành 3 loại chính như sau: mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo, mục tiêu tuân thủ Kiểm soát nội bộ là một tiến trình Đây được xem là phương tiện để đạt được mục đích hơn là mục đích cuối cùng. Kiểm soát nội bộ được thực hiện bởi con người Khi có các chính sách, thủ tục cho hoạt động kiểm soát rồi thì việc thực hiện được việc kiểm soát đó hay không lại tuỳ thuộc vào con người trong tổ chức. Kiểm soát nội bộ cung cấp sự bảo đảm ở mức độ hợp lý
Tổ chức nào cũng sẽ bị giới hạn về mặt nguồn lực đặc biệt là yếu tố con người, đa phần các tổ chức sẽ ưu tiên phân bổ nguồn lực cho các hoạt dộng chính, trực tiếp tạo ra giá trị lợi nhuận cho tổ chức. Tính thích ứng của kiểm soát nội bộ Kiểm soát nội bộ có thể được áp dụng cho các cơ cấu tổ chức khác nhau cũng như các bộ phận khác nhau trong cùng một tổ chức. Vậy nên, dù tổ chức được cấu trúc theo hình thức nào đi chăng nữa thì kiểm soát nội bộ cũng đều có thể được thiết lập một cách phù hợp với cách thức vận hành của tổ chức đó. 1.1.2. Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ a. Môi trường kiểm soát. Theo TS. Đường Nguyễn Hưng (2016) “Môi trường kiểm soát là tập hợp các chuẩn mực, các quy trinh, và các cấu trúc thiết lập cơ sở cho sự vận hành của kiểm soát nội bộ trong tổ chức” b. Đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro là việc tìm ra và phân tích khả năng rủi ro có thể xảy ra đối với việc đạt được mục tiêu của tổ chức. Đây là việc làm liên tục, được lặp đi lặp lại để nhằm thích ứng với sự thay đổi bên trong cũng như bên ngoài của tổ chức. c. Hoạt động kiểm soát: Là thủ tục, chính sách được thiết lập bởi Ban lãnh đạo đơn vị nhằm thực hiện việc kiểm soát để đạt mục tiêu quản lý cụ thể. Dựa trên 3 nguyên tắc sau: Thiết lập các mức rủi ro có thể chấp nhận được trong việc thực hiện các mục tiêu Ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức để thực hiện các hoạt động kiểm soát
Việc kiểm soát dựa trên các chính sách và các thủ tục thực thi chính sách d. Thông tin và trao đổi thông tin Trao đổi thông tin được diễn ra bên trong và bên ngoài tổ chức nhằm cung cấp thông tin cho việc thực hiện các trách nhiệm của kiểm soát nội bộ Hoạt động giám sát. Đây là hoạt đông diễn ra thường xuyên hoặc nhằm thực hiện việc đánh giá thường xuyên hoặc đánh giá chuyên biệt nhằm xem xét các bộ phận trong tổ chức có đang thực hiện các hoạt động kiểm soát hay không, trong thực tế nhiều tổ chức kết hợp cả 2 hình thức đánh giá cùng một lúc để nhằm đưa ra được kết quả đánh giá chính xác, khách quan nhất. 1.1.3. Hạn chế của HTKSNB Về chủ quan: Khả năng vượt tầm kiểm soát của HTKSNB Về khách quan: Phần lớn công tác kiểm tra nội bộ thường tác động đến những nghiệp vụ lặp đi lặp lại 1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1. Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền a. Nội dung và đặc điểm bán hàng và thu tiền Nội dung: Để sản phẩm tiêu thụ được cần phải trải qua các quá trình sau: Tìm kiếm thị trường và khách hàng; Quảng cáo và khuyến mãi; Nhận đơn đặt hàng từ khách hàng; Ký kết hợp đồng với khách hàng; Cung cấp sản phẩm, hàng hóa cho khách hàng; Nhận tiền thanh toán khách hàng Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền: Bán hàng và thu tiền là quá trình chuyển nhượng quyền sở
hữu hàng hóa cho khách hàng qua trao đổi hàng tiền giữa doanh nghiệp với khách hàng của doanh nghiệp. Phương thức tiêu thụ và phương thức thanh toán Phương thức tiêu thụ: Gồm phương thức bán buôn, Phương thức bán lẻ. + Đối với bán buôn: Công ty sẽ cung cấp hàng đến các chuỗi siêu thị như: AEON, Big C, Letee Mart, SeVen Eleven, Family Mart…, các nhà phân phối lớn như: Trí Châu Thanh, Khánh Minh, Huy Hằng Anh, Nhật Hoàng, Thạnh Hưng…. Đa số các khách hàng này được ràng buộc chặt chẽ với công ty thông qua hợp đồng mà 2 bên đã ký kết. Phương thức thanh toán: Mua hàng thanh toán ngay; công nợ theo hợp đồng Các rủi ro chủ yếu xảy ra trong chu trình bán hàng và thu tiền Rủi ro về bán hàng: Xuất hàng bán khi không được phép; Xuất hoá đơn bán hàng không đúng giá, tính sai chiết khấu;... Rủi ro về thu tiền: Người được giao nhiệm vụ thu tiền của khách hàng bằng tiền mặt nhưng không nộp về Công ty. Rủi ro về ghi sổ kế toán: Các nghiệp vụ bán hàng không được ghi chép đầy đủ, phản ánh thiếu doanh thu và các khoản phải thu. 1.2.2. Nội dung kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền a. Nội dung kiểm soát nội bộ khâu bán hàng Mục tiêu Mục tiêu chính trong khâu bán hàng là đảm bảo bán đúng giá cho khách hàng, bảo đảm khả năng thu tiền hàng và thực hiện
nghiệp vụ bán hàng một cách hiệu quả. Quy trình tiếp nhận và xử lý đơn hàng Khi tiếp nhận đơn đặt hàng khách hàng có thể gửi đơn đặt hàng qua nhiều hình thức khác nhau, vì vậy rất dễ xảy ra sai sót Quy trình giao hàng cho khách hàng: Khi thực hiện việc giao hàng cho khách hàng có thể xảy ra sai sót như: thừa, thiếu, sai quy cách, chủng loại, hạn sử dụng của hàng hoá… Quy trình ghi nhận nghiệp vụ bán hàng: Hoá đơn bán hàng có thể không được giao lại đầy đủ kịp thời cho các bên liên quan, có thể hỏng hoặc mất. Thủ tục kiểm soát Quy trình tiếp nhận và xử lý đơn hàng Khi tiếp nhận đơn hàng Xem xét khả năng đáp ứng đơn hàng Khi áp giá bán cho các đơn hàng Xem xét khả năng thanh toán của khách hàng Việc phê chuẩn bán hàng và thông báo về đơn hàng đã được chấp nhận kho khách hàng Lên lịch giao hàng cho khách hàng Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng Khi ghi nhận nghiệp vụ bán hàng bộ phận kế toán phải thực hiện các hoạt động kiểm soát khác nhau để đảm bảo tránh được sự sai sót b. Nội dung kiểm soát nội bộ khâu thu tiền Mục tiêu Đảm bảo công nợ phải thu khách hàng được thu kịp thời, không có sai phạm xảy ra trong quá trình thu tiền khách hàng . Rủi ro
Thu tiền khách hàng: Trong trường hợp thu tiền ngay tại công ty hoặc thu tiền qua tài khoản ngân hàng Đối chiếu công nợ và báo cáo công nợ Việc lập báo cáo công nợ phải thu khách hàng không được lập một cách chính xác, đầy dủ, kịp thời Xử lý hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán Các khiếu nại của khách hàng không được tiếp cận một cách đầy đủ, kịp thời. Thủ tục kiểm soát Thu tiền khách hàng: Khi thu tiền mặt thì công ty nên thực hiện việc bất kiêm nhiệm giữa kế toán công nợ, thủ quỹ, nhân viên kinh doanh. Khi thu tiền qua tài khoản ngân hàng: cung cấp thông tin chuyển khoản cho KH phải bằng văn bản Đối chiếu công nợ và báo cáo công nợ: Khi đối chiếu công nợ với KH: phải có biên bản đối chiếu, biên bản phải được lập đúng đắn (căn cứ trên số liệu theo dõi ở hệ thống, các đơn hàng phát sinh thực tế, phiếu đặt hàng…). Báo cáo công nợ phải thu với khách hàng: Sau khi đối chiếu công nợ 3 bên, giữa khách hàng, nhân viên kinh doanh, bộ phận kế toán bán hàng thì người thực hiện đối chiếu công nợ phải lập báo cáo tổng hợp công nợ phải thu khách hàng. Hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán Khi tiếp nhận các khiếu nại của khách hàng về việc giảm giá hàng bán hoặc trả hàng thì NVKD có trách nhiệm tiếp nhận và báo cáo kịp thời đến bộ phận kế toán và ban quản lí. KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Chương 1 đã tổng hợp các vấn đề về lý luận cơ bản trong hệ thống KSNB đối với việc bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp. Đồng thời, tạo cơ sở cho việc nghiên cứu và phân tích tình hình thực tế KSNB tại doanh nghiệp giúp cho việc quản lý doanh nghiệp ngày một tốt và khoa học hơn. CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH XNK ĐỐI TÁC XUYÊN THÁI BÌNH DƯƠNG 2.1 TỔNG QUAN VỀ SỰ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH XNK ĐỐI TÁC XUYÊN THÁI BÌNH DƯƠNG 2.1.1. Quá trình hình thành phát triển Công ty Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Đối Tác Xuyên Thái Bình Dương TPP là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực nhập khẩu và phân phối các dòng sản phẩm cao cấp được sản xuất từ Nhật Bản, Châu Âu và Mỹ… được thành lập vào ngày 21/05/2015 tại 60 Kỳ Đồng, Phường Xuân Hà, Quận Thanh Khê, Thành phố Đà Nẵng, Việt Nam 2.1.2. Chức năng hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Nhập khẩu và phân phối hàng hóa Nhật Bản, Châu Âu, Mỹ..: bánh, kẹo, sữa, thực phẩm dinh dưỡng, thực phẩm chức năng, đồ gia dùng, hàng điện tử… 2.1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Đặc điểm hoạt động của chu trình bán hàng và thu tiền ở Công ty
a. Đặc điểm ngành hàng kinh doanh Kinh doanh bánh kẹo, nước giải khát: Với thế mạnh bán buôn, bán lẻ các loại bánh kẹo, nước giải khát, Công ty có 2 chi nhánh, tại Đà Nẵng và Hồ Chí Minh với danh sách khách hàng lên đến hàng trăm các chuỗi siêu thị, đại lý, nhà bán lẻ như: AEON, Big C, Loly Mart… b. Phương thức tiêu thụ tại Công ty TNHH XNK Đối tác Xuyên Thái Bình Dương Hệ thống phân phối hàng bánh kẹo, nước giải khát: Hiện nay công ty cung cấp sản phẩm bánh kẹo, nước giải khát cho các chuỗi siêu thị lớn, các đại lý bán kẻ trên toàn quốc… thông qua 2 chi nhánh tại Đà Nẵng và Hồ Chí Minh. Phương thức tiêu thụ là bán buôn và bán lẻ. c. Phương thức thanh toán Bán hàng thanh toán bằng tiền mặt và bán hàng thanh toán qua ngân hàng 2.2. GIỚI THIỆU VỀ MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH XNK ĐỐI TÁC XUYÊN THÁI BÌNH DƯƠNG Môi trường kiểm soát Đặc điểm công tác kế toán Công tác kế toán được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung. Hình thức sổ kế toán Công ty áp dụng là hình thức chứng từ ghi sổ và được xử lý trên chương trình phần mềm kế toán Fast được Công ty sử dụng theo mô hình kinh doanh của mình. Các chứng từ chủ yếu được sử dụng trong hoạt động bán hàng tại Công ty: Đơn đặt hàng của khách hàng; Phiếu xuất kho; Hợp đồng kinh tế; Biên bản giao nhận hàng hóa; Hoá đơn bán hàng; Phiếu
thu; Phiếu chi; Giấy báo có của Ngân hàng; Bảng đối chiếu công nợ với khách hàng; Bảng theo dõi công nợ; Báo cáo công nợ chi tiết Báo cáo công nợ tổng hợp, Biên bản cấn trừ công nợ…. 2.3 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY 2.3.1. Phương pháp khảo sát Tác giả thực hiện việc khảo sát thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty thông qua việc phỏng vấn trực tiếp những đối tượng có liên quan như bộ phận kho, bộ phận kế toán, bộ phận kinh doanh về công việc thực tế mà các bộ phận đó đã làm. Sau đó liên kết đối chiếu với các tài liệu có sẵn của doanh nghiệp xem các bộ phận đó đã làm đúng chức năng nhiệm vụ của mình hay chưa. 2.3.2. Công tác kiểm soát nội bộ đối với khâu bán hàng. a.i.1. Mục tiêu kiểm soát của khâu bán hàng Quy trình tiếp nhận và xử lý đơn hàng là đảm bảo bán đúng giá cho khách hàng. Quy trình giao hàng cho khách hàng là đảm bảo việc giao hàng đầy đủ kịp thời, không có sai sót, chuyển giao đầy đủ trách nhiệm cho các bên có liên quan. Quy trình ghi nhận nghiệp vụ bán hàng là việc bảo đảm doanh thu và công nợ phải thu khách hàng được ghi nhận kịp thời, chính xác. a.i.2. Rủi ro trong khâu bán hàng. Quy trình tiếp nhận và xử lý đơn hàng Quy trình giao hàng cho khách hàng Quy trình ghi nhận nghiệp vụ bán hàng
a.i.3. Công tác kiểm soát nội bộ đối với khâu bán hàng tại công ty TNHH XNK Đối Tác Xuyên Thái Bình Dương. 3a. Tiếp nhận và xử lý đơn hàng: Đối với khâu tiếp nhận và xử lý đơn hàng, các công việc ở khâu này có liên quan trực tiếp đến 2 bộ phận: bộ phận kinh doanh và bộ phận kho. Việc tiếp nhận đơn hàng như vậy có thể đa dạng trong cách tiếp nhận các đơn đặt hàng của khách. Việc xem xét khả năng đáp ứng đơn hàng của nhân viên kinh doanh thiếu đi sự chính xác do không có sự phối hợp của các bộ phận, chỉ dựa vào ý kiến chủ quan, nên xảy ra tình trạng phát hiện hết hàng để giao sau khi đã nhận đơn hàng. Hạn chế của việc xét duyệt khả năng thanh toán của khách hàng là không được cụ thể hoá bằng những con số, chỉ dựa trên khả năng phán đoán cá nhân của nhân viên kinh doanh(đối với các đơn hàng nhỏ) và ban giám đốc ( đôi với các đơn hàng lớn). 3b. Giao hàng cho khách hàng Đối với khâu giao hàng cho khách hàng, các công việc ở khâu này có liên quan trực tiếp đến 3 bộ phận: bộ phận kinh doanh, bộ phận kho và bộ phận giao nhận. Công ty áp dụng nhiều phương thức giao hàng khác nhau đến khách hàng nên rất thuận lợi trong việc giao hàng kịp thời cho khách hàng nhưng khi chuẩn bị đơn hàng cho nhiều khách trong cùng một thời điểm, thường hay xảy ra tình trạng giao thiếu 1 vài mặt hàng hoá trong đơn hàng. Vì việc kiểm hàng trước khi xuất ra khỏi kho do nhân viên kinh doanh phụ trách đơn hàng đó kiểm, không có sự phối hợp của bộ phận kho. Từ đó việc phát hành hoá đơn cũng bị sai sót, vì hàng không đủ nên khách hàng không chịu
nhận hàng, kế toán buộc phải xuất lại hoá đơn mới theo đúng số lượng hàng giao thực tế để khách hàng nhận hàng. 3c. Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng: Đối với khâu ghi nhận nghiệp vụ bán hàng, các công việc ở khâu này có liên quan trực tiếp đến 2 bộ phận: bộ phận kinh doanh, bộ phận kế toán. Hiện tại, công ty đang áp dụng hoá đơn điện tử, việc phát hành và gửi hoá đơn đến khách hàng thông qua Email, việc này giải quyết được tình trạng thất lạc hoá đơn. Về phía công ty, việc lưu trữ hoá đơn trên hệ thống cũng giúp công ty quản lý các hoá đơn đã xuất dễ dàng hơn. Bên cạnh đó, việc ghi nhận nghiệp vụ bán hàng chưa được thể chế hoá, các chứng từ từ phòng kinh doanh chuyển sang bộ phận kế toán (cụ thể là đơn hàng, phiếu xuất kho..vv) không được đầy đủ, việc xuất hoá đơn thỉnh thoảng dựa vào việc trao đổi miệng giữa nhân viên kinh doanh và kế toán bán hàng mà không dựa trên chứng từ nào. 2.3.3. Công tác kiểm soát nội bộ đối với khâu thu tiền a.i.3.a.i.1. Mục tiêu kiểm soát của khâu thu tiền Quy trình thu tiền khách hàng: Đảm bảo công nợ phải thu khách hàng được thu kịp thời Quy trình đối chiếu công nợ và báo cáo công nợ: đảm bảo công nợ được theo dõi chính xác Quy trình xử lý hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán: Đảm bảo việc xử lý các trường hợp hàng bán trả lại, giảm giá hàng bán phải được thực hiện một cách đúng đắn. a.i.3.a.i.2. Rủi ro trong khâu thu tiền Quy trình thu tiền khách hàng: Quy trình đối chiếu công nợ và báo cáo công nợ
Quy trình xử lý hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán a.i.3.a.i.3. Công tác kiểm soát nội bộ đối với khâu thu tiền tại công ty TNHH XNK Đối Tác Xuyên Thái Bình Dương. 3a . Thu tiền khách hàng: Đối với khâu thu tiền khách hàng, các công việc ở khâu này có liên quan trực tiếp đến 2 bộ phận: bộ phận kinh doanh, bộ phận kế toán Đối với việc thu tiền mặt trực tiếp tại đơn vị của khách hàng thường là do nhân viên kho hoặc các cá nhân là người quen vận chuyển hàng cho công ty thu về nộp lại cho thủ quỹ, thỉnh thoảng 2 đối tượng này thường báo mất tiền, nhưng thủ quỹ lại không báo lên cấp trên để xử lý mà cuối tháng trừ vào phần tiền lương để bù lại, khả năng trong trường hợp này số tiền thu được của công ty đã bị lạm dụng trong một thời gian nhất định. Công ty có 1 tài khoản chính và 2 tài khoản cá nhân của chủ doanh nghiệp nên rất thuận lợi cho khách hàng trong việc thanh toán công nợ. 3b. Đối chiếu công nợ và báo cáo công nợ: Đối với khâu đối chiếu công nợ và báo cáo công nợ, các công việc ở khâu này có liên quan trực tiếp đến 2 bộ phận: bộ phận kinh doanh, bộ phận kế toán. Công nợ với khách hàng được nhân viên phụ trách của khách hàng đó đối chiếu, thu hồi. Việc này đã gây ra sai phạm trong quá trình thu tiền. Và nhân viên kinh doanh khi thực hiện đối chiếu công nợ không báo cáo sai phạm đó, mà vẫn treo phần công nợ bị sai phạm (theo khách hàng là không còn nợ nhưng công ty vẫn treo công nợ). Đây là hành động thao túng quá trình đối chiếu số liệu
công nợ với khách để che dấu sai phạm. Báo cáo công nợ không được lập theo định kỳ, chỉ được lập theo ý kiến chỉ đạo của ban giám đốc theo thời điểm. 3c. Hàng bán trả lại, giảm giá hàng bán: Đối với khâu ghi nhận nghiệp vụ bán hàng, các công việc ở khâu này có liên quan trực tiếp đến 3 bộ phận: bộ phận kinh doanh, bộ phận kế toán, bộ phận kho. Đối với hàng bán bị trả lại, công ty đã có chính sách rõ ràng với từng khách hàng khi mới bắt đầu ký kết hợp đồng mua bán nên rất hiếm khi công ty bị khách trả hàng về một cách bất ngờ. Việc quản lý hàng bị trả lại để nhập vào kho còn nhiều bất cập, thiếu đi sự phối hợp của bộ phận kho, bộ phận kinh doanh và bộ phận kế toán. Dẫn đến tình trạng, bộ phận kho không biết đây là hàng trả về từ khách hàng nào, và trả về số lượng bao nhiêu để kiểm soát. Kế toán không có thông tin để xử lý với các hoá đơn đã xuất hàng cho khách trước đó.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 Tóm lại, KSNB có vai trò rất quan trọng đối với hệ thống quản lý của các doanh nghiệp kinh doanh nói chung và của Công ty TNHH XNK Đối Tác Xuyên Thái Bình Dương nói riêng. Trong chương 2. tác giả đã phân tích và đánh giá những thực trạng còn tồn tại cũng như những rủi ro cần hoàn thiện, khắc phục đối với hệ thống KSNB của chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH XNK Đối tác Xuyên Thái Bình Dương như sau: ● Đối với khâu bán hàng Vấn đề xem xét khả năng đáp ứng đơn hàng chưa được chính xác. Việc xem xét khả năng thanh toán của khách hàng không được soát xét kỹ, mang tính chất chủ quan của người quản lý và nhân viên kinh doanh. Quá trình giao hàng cho khách hàng còn phát sinh nhiều sai sót và cuối cùng việc phát hành hoá đơn bán hàng còn tuỳ tiện, chưa nhất quán ● Đối với khâu thu tiền Việc quản lý các khoản tiền mặt phải thu của khách hàng chưa được quy định rõ và chưa có cơ chế kiểm soát chặt chẽ. Về vấn đề quản lý công nợ thiếu đi sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận kinh doanh và kế toán. Ngoài ra việc lập báo cáo công nợ mang tính tức thời, nên không có cơ sở để so sánh, phân tích. Cuối cùng khâu quản lý hàng bán bị trả lại chưa được phân công phân nhiệm rõ ràng, các bộ phận thiếu thông tin để xử lý. Xuất phát từ những hạn chế đó tác giả đã đưa ra các giải pháp nhằm tăng cường KSNB chu trình bán hàng và thu tiền ở chương 3.