Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương

Chia sẻ: Tuhai999 Tuhai999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:26

Thêm vào BST

Báo xấu

59
lượt xem 11
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục đích nghiên cứu của luận văn nhằm đánh giá thực trạng những mặt đã đạt được, những mặt còn hạn chế trong công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương, nguyên nhân của những hạn chế đó; Đề xuất những phương phương, giải pháp và kiến nghị về công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương trong thời gian tới.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương

1 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA DƯƠNG THỊ HOA CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CỤC THUẾ TRUNG ƯƠNG Chuyên ngành: QUẢN LÝ CÔNG Mã số: 8 34 04 03 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI - 2018
2 Công trình được hoàn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA Người hướng dẫn khoa học: TS. NGUYỄN BÙI NAM Phản biện 1: ................................................................................. Phản biện 2: ................................................................................. Luận văn được bảo vệ tại: Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ, Học viện Hành chính Quốc gia Địa điểm: Phòng họp 402, Nhà A, Hội trường bảo vệ luận văn thạc sĩ, Học viện Hành chính Quốc gia Số: 77 - Đường Nguyễn Chí Thanh - Quận Đống Đa – TP Hà Nội Thời gian: ..................................................................................... Có thể tìm hiểu luận văn tại Thư viện Học viện Hành chính Quốc gia hoặc trên trang Web Khoa Sau đại học, Học viện Hành chính Quốc gia
3 MỞ ĐẦU 1. Tinh cấp thiết của đề tài Những công việc như soạn thảo, duyệt ký ban hành, chuyển giao, tiếp nhận, vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ (được gọi chung là công tác văn thư, lưu trữ) đã trở thành thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, công chức của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận. Vì vậy, làm tốt công tác văn thư,lưu trữ đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức và phòng chống tệ nạn quan liêu giấy tờ. Khi làm tốt công tác văn thư, mọi việc của cơ quan đều được văn bản hóa; giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào cơ quan đúng quy định tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như: Phân loại; xác định giá trị; thống kê;bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau. Cùng với sự phát triển đó là sự hình thành nên khối văn bản, tài liệu phong phú. Để hoàn thành nhiệm vụ Quản lý nhà nước của mình, một trong những hoạt động quan trọng là đẩy mạnh, tăng cường hơn nữa về công tác văn thư, lưu trữ nhằm quản lý và khai thác hiệu quả khối tài liệu của ngành Thuế.Thực hiện các quy định của pháp luật, thời gian qua công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương và trong toàn ngành Thuế đã được lãnh đạo cơ quan các cấp quan tâm nên việc tổ chức thực hiện dần đi vào nề nếp và đạt được một số kết quả nhất định, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho sự lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành của mỗi cơ quan. Tuy nhiên, qua việc tìm hiểu thực tế công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương cho thấy: Việc quản lý và hoạt động công tác văn thư, lưu trữ tại các Vụ, đơn vị chưa được quan tâm đúng mức; công tác soạn thảo và ban hành văn bản còn nhiều sai sót về hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản, làm giảm hiệu lực của văn bản hành chính, gây khó khăn cho việc lưu hành văn bản đi, quản lý văn bản đến chưa được chặt chẽ. Việc xây dựng danh mục hồ sơ và lập hồ sơ công việc làm chưa tốt, tài liệu lưu trữ còn phân tán chưa được thu thập đầy đủ, nhiều hồ sơ tài liệu chưa được phân loại sắp xếp theo đúng quy định. Tình hình đó đã làm cho việc tra
4 tìm, khai thác, sử dụng tài liệu gặp nhiều khó khăn, chưa đáp ứng kịp thời cho yêu cầu công việc.Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ, bảo quản, khai thác tài liệu chưa được đầy đủ. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ còn bất cập so với thực tế. Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế nêu trên có thể có nhiều, nhưng nguyên nhân cơ bản là do thủ trưởng cơ quan, đơn vị chưa thực sự quan tâm đến công tác văn thư, lưu trữ; đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ còn thiếu và chưa đáp ứng yêu cầu về trình độ; chế độ báo cáo còn chậm; nội dung báo cáo còn sơ sài, chưa báo cáo đúng tình hình của đơn vị. Nghiên cứu tình hình, thực trạng về công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương nhằm đánh giá, khẳng định được những tích cực, những kết quả đạt được, nắm bắt được những hạn chế, tìm ra những nguyên nhân và đề ra được giải pháp, kiến nghị là một việc làm hết sức cần thiết nhằm phát huy tác dụng của công tác văn thư, lưu trữ trong công cuộc xây dựng và phát triển đất nước. Với tinh thần như trên, tôi đã chọn đề tài: “ Công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương “, để nghiên cứu và viết luận văn tốt nghiệp trong chương trình đào tạo thạc sĩ chuyên ngành Quản lý công tại Học viện Hành chính Quốc gia 2.Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Đến nay đã có nhiều cuốn sách nghiên cứu khoa học về công tác văn thư, lưu trữ được công bố, hay một số sách chuyên khảo về lĩnh vực này cũng đã được xuất bản như cuốn: - Cuốn sách do Nghiêm Kỳ Hồng – Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh và Hà Quang Thanh – Học viện Hành chính Quốc gia tuyển chọn và hệ thống hóa (2006), Quy định pháp luật về soạn thảo văn bản và công tác văn thư - lưu trữ, Nxb Lao động, Hà Nội. Cuốn sách tuyển chọn kịp thời 21 văn bản quy phạm pháp luật được Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và một số Bộ, ngành ở Trung ương ban hành trong khoảng thời gian từ năm 2001 đến năm 2006 và một số văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. - Soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức của Tạ Hữu Ánh
5 (Nxb. Lao động 2008) cho độc giả một cái nhìn tổng quan về việc soạn thảo và ban hành văn bản trong các cơ quan, tổ chức nói chung; - Tác giả Hoàng Lê Minh (2009), Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, Nxb Văn hóa Thông tin, Hà Nội. Cuốn sách trình bày những nội dung, những bước cơ bản trong công tác văn thư, lưu trữ có tính hướng dẫn nghiệp vụ khá chi tiết cho những người làm công tác văn thư, lưu trữ; - Tác giải Lưu Kiếm Thanh(1999), Hướng dẫn soạn thảo văn bản lập quy, Nxb Thống kê, Hà Nội. Cuốn sách là tài liệu hướng dẫn, tham khảo một cách đầy đủ, cụ thể về cách thức thực hiện soạn thảo các văn bản lập quy; Ngoài ra, còn có một số luận văn thạc sĩ Quản lý công, Quản lý hành chính công, Hành chính học cũng nghiên cứu vấn đề này như luận văn thạc sĩ: - Tác giả Nguyễn Thanh Hà (2016), Hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam. Luận văn thạc sĩ Quản lý công - Học viện Hành chính Quốc gia. Luận văn của tác giả Nguyễn Thanh Hà đã đánh giá thực trạng hiện đại hóa công tác văn thư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam và đề xuất được một số giải pháp nhằm góp phần tăng cường hiện đại hóa công tác văn thư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam; - Tác giả Tạ Thu Hương (2015), Quản lý nhà nước đối với công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan Thuế trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc. Luận văn thạc sĩ Quản lý công – Học viện Hành chính Quốc gia. Luận văn của tác giả Tạ Thu Hương đã đánh giá được thực trạng về công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan Thuế trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc, đồng thời đã đề ra được các giải pháp để hoàn thiện tốt hơn công tác quản lý nhà nước đối với công tác văn thư, lưu trữ đối với ngành Thuế Vĩnh Phúc. - Tác giả Nguyễn Đức Mộng Quyên (2010) ”Hoàn thiện quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ ngành Thuế thành phố Hồ Chí Minh”.Luận văn thạc sĩ Quản lý nhà nước chuyên ngànhHành chính công – TP Hồ Chí Minh - Học viện Hành chính Quốc gia.Luận văn của tác giả Nguyễn Đức Mộng Quyên đã đánh giá được thực trạng về công tác lưu trữ tại ngành Thuế thành phố Hồ Chí Mình, đồng thời cũng đề ra các giải pháp để hoàn thiện tốt hơn đối với công tác quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trong ngành Thuế.
6 Các công trình khoa học nêu trên đã đề cập một cách trực tiếp hoặc gián tiếp đến những giải pháp hoàn thiện chất lượng công tác văn thư, lưu trữ ở những mức độ, phạm vi nghiên cứu rộng, hẹp khác nhau. Đây là nguồn tài liệu tham khảo rất quan trọng và quý giá cho tôi khi sử dụng tham khảo nghiên cứu để viết luận văn cao học cho mình. Tuy nhiên, cũng cần thấy rằng, cho đến nay chưa một công trình hay đề tài nghiên cứu khoa học nào đi sâu nghiên cứu một cách cụ thể về công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương. Bằng những kiến thức đã học được trong chương trình đào tạo thạc sĩ chuyên ngành Quản lý công, tôi hy vọng sẽ đánh giá được chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương trong thời gian qua và đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện cho công tác văn thư, lưu trữ tốt hơn trong thời gian tới. 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3.1. Mục đích nghiên cứu Đề xuất một số giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương trong thời gian tới. 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu Căn cứ vào mục đích nghiên cứu của đề tài luận văn, tác giả xác định những nhiệm vụ sau: - Hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ; - Đánh giá thực trạng những mặt đã đạt được, những mặt còn hạn chế trong công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương, nguyên nhân của những hạn chế đó; - Đề xuất những phương phương, giải pháp và kiến nghị về công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương trong thời gian tới. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn 4.1. Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương 4.2. Phạm vi nghiên cứu: - Phạm vi không gian: Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương - Phạm vi thời gian: 5 năm từ năm (2013 – 2017) 5.Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn
7 5.1. Phương pháp luận Luận văn được nghiên cứu trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của Chủ nghĩa Mác –Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh để nhìn nhận, phân tích, đánh giá về các vấn đề nghiên cứu; chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và xây dựng đội ngũ cán bộ trong trong giai đoạn mới; nghiên cứu trên quan điểm khách quan, toàn diện, lịch sử cụ thể trong toàn sự vận động chung của xã hội. 5.2. Phương pháp nghiên cứu Trên cơ sở tài liệu, phương pháp nghiên cứu khoa học, kế thừa có chọn lọc các công trình nghiên cứu trước đây; đồng thời áp dụng các phương pháp như: khảo sát, thu thập, thống kê, tổng hợp, so sánh, phân tích thực trạng công tác văn thư, lưu trữ, khái quát những vấn đề cần vận dụng phù hợp với đặc điểm tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương. 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn Về lý luận: Hệ thống hóa các văn bản hiện hành, các khái niệm, vị trí, vai trò, đặc điểm của công tác văn thư, lưu trữ làm sáng tỏ các quan điểm, chính sách, nội dung công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương. Về thực tiễn: Cung cấp thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương, cũng như đề xuất một số giải pháp cụ thể nâng cao chất lượng nhằm hoàn thiện hơn giúp cho công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế đi vào nề nếp, hiệu quả. 7. kết cấu của luận văn Ngoài mục lục, danh mục các bảng/biểu, phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, luận văn chia thành 3 chương: Chương 1: Lý luận chung về công tác văn thư, lưu trữ. Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương. Chương 3: Phương hướng, giải pháp và một số kiến nghị về công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương. Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
8 1.1. Những vấn đề chung về công tác văn thư 1.1.1. Khái niệm, vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư 1.1.1.1. Khái niệm “Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việccủa các cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân (dưới đây gọi chung là các cơ quan, tổ chức”.[31] Từ khái niệm trên ta có thể thấy rằng công tác văn thư có mặt ở hầu hết các cơ quan, đơn vị. Hoạt động này trở thành hoạt động thường xuyên ở cơ quan, góp phần không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng quản lý của cơ quan và trong một chừng mực nhất định nó quyết định hiệu quả hoạt động của bộ máy nhà nước. 1.1.1.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung. Trong Văn phòng, công tác văn thư là hoạt động không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động của Văn phòng. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của mỗi cơ quan, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý của mỗi cơ quan, tổ chức. ý nghĩa của công tác văn thư - Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung.Công tác quản lý nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết. Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội dung công việc có thể sắp xếp công tác văn thư vào hoạt động thông tin cho công tác quản lý nhà nước mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý. 1.2. Nội dung của công tác văn thư Công tác văn thư bao gồm các nội dung dưới đây: - Soạn thảo và ban hành văn bản: Soạn thảo; duyệt văn bản; đánh máy, in ấn, sao chụp; ký văn bản.
9 - Quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức: Quản lý văn bản đi; quản lý và giải quyết văn bản đến; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. - Quản lý và sử dụng con dấu: Các loại con dấu; bảo quản con dấu; sử dụng con dấu. Yêu cầu công tác văn thư Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc, công tác văn thư ở các cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu dưới đây: a)Yêu cầu nhanh chóng b)Yêu cầu chính xác c) Yêu cầu bí mật d) Yêu cầu hiện đại 1.2. Những vấn đề chung về công tác lưu trữ 1.2.1. Khái niệm, vị trí, tính chất, ý nghĩa của công tác lưu trữ 1.2.1.1 khái niệm công tác lưu trữ Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của Nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.[21] 1.2.1.2 vị trí, tính chất công tác lưu trữ, * Vị trí công tác lưu trữ - Tính chất cơ mật Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của tài liệu. Nội dung thông tin trong tài liệu lưu trữ có độ chân thực cao so với các loại hình thông tin khác. Vì là bản chính, bản gốc nên tài liệu lưu trữ còn có giá trị như một minh chứng lịch sử để tái dựng lại sự kiện lịch sử hoặc làm chứng cứ trong việc xác minh một số vấn đề, một sự vật, hiện tượng. - Tính chất xã hội 1.2.1.3. Ý nghĩa công tác lưu trữ Công tác lưu trữ là một khâu rất quan trọng trong quy trình xử lý thông tin, là
10 một nội dung quan trọng trong hoạt động Văn phòng.Công tác này có ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của cơ quan. 1.2.2. Chức năng của công tác lưu trữ Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của Nhà nước với chức năng bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Do đó, công tác lưu trữ có các chức năng sau: - Giúp Nhà nước tổ chức, bảo quản hoàn chỉnh và an toàn tài liệu, Phông lưu trữ quốc gia. - Tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu, Phông lưu trữQuốc gia góp phần thực hiện tốt đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước đề ra trong từng giai đoạn cách mạng. 1.2.3. Nội dung của công tác lưu trữ. Công tác lưu trữ bao gồm các nội dung sau: - Phân loại tài liệu lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ - Bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ - Thống kê tài liệu lưu trữ - Chỉnh lý tài liệu lưu trữ - Bảo quản tài liệu lưu trữ - Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. 1.2.3.1. Mục đích, nhiệm vụ về công tác lưu trữ - Mục đích: - Nhiệm vụ của công tác lưu trữ : 1.3. Các yếu tố ảnh hưởng, Mối quan hệ giữa công tác văn thư, lưu trữ 1.3.1. Yếu tố ảnh hưởng đến chuyên môn nghiệp vụ Trình độ chuyên môn nghiệp vụ là yêu cầu tiên quyết để thực hiện công việc một cách có hiệu quả. Đó là: “ khả năng vận dụng những kiến thức thu nhận được về một lĩnh vực nào đó vào công việc thực tế; là sự kết hợp giữa kiến thức chuyên môn và kỹ năng tổ chức thực hiện các quy trình làm việc”. Một cử nhân văn thư, lưu trữ sẽ có đủ kỹ năng và tay nghề để xử lý và thao tác thành thục với văn bản, hồ sơ trong thời gian ngắn nhất mà vẫn đảm bảo quy định, an toàn, hiệu quả. Ngoài trình độ chuyên môn
11 nghiệp vụ thì sự quyết tâm, lòng nhiệt tình tâm huyết với nghề của cán bộ, công chức cũng là nguồn hỗ trợ lớn đối với công tác văn thư, lưu trữ. 1.3.2. Yếu tố ảnh hưởng môi trường và điều kiện làm việc đến công tác văn thư, lưu trữ 1.3.3.1. Yếu tố ảnh hưởng môi trường - Thông thoáng: Phòng làm việc phải đảm bảo độ thông thoáng, tức là nhiệt độ và độ ẩm trong phòng làm việc phải thích hợp không làm ảnh hưởng đến sức khỏe của con người bởi sức khỏe là vấn đề quyết định tới năng suất, chất lượng công việc. - Tiếng ồn: Đây là nhân tố ảnh hưởng tới tinh thần và sự tập trung của con người làm việc. - Màu sắc: Màu sắc đôi khi cũng tạo cảm giác thoải mái khi làm việc. - Ánh sáng: Ánh sáng là yếu tố rất cần thiết vì không những đảm bảo sức khỏe mà còn tạo tác động đến tâm sinh lý của người làm việc. 1.3.3.2. Yếu tố cơ sở vật chất ảnh hưởng đến công tác văn thư, lưu trữ 1.3.3. Yếu tố tuyển dụng và sử dụng nhân sự trong công tác văn thư, lưu trữ Công tác tuyển dụng công chức được coi là yếu tố đầu vào quyết định hiệu quả hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước. Tuyển dụng công chức là quá trình bổ sung những người có đủ tiêu chuẩn, điều kiện vào bộ máy hành chính nhà nước; đây là hoạt động thường xuyên và cần thiết để xây dựng và phát triển đội ngũ công chức. Công tác tuyển dụng nhân sự nếu được thực hiện công khai, minh bạch, đúng quy định thì sẽ tuyển dụng được đội ngũ công chức có chất lượng, trình độ, đáp ứng yêu cầu của công cuộc cải cách hành chính nhà nước. 1.3.4. Mối quan hệ giữa công tác văn thư, lưu trữ Công tác văn thư và công tác lưu trữ có mối quan hệ khăng khít trong quá trình xử lý thông tin. Vì thế trong điều lệ công tác công văn giấy tờ ban hành kèm theo Nghị định số 142/CP ngày 29/9/1963 của Hội đồng Chính phủ đã quy định “Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện cần thiết trong hoạt động của nhà nước. Làm công văn giấy tờ và giữ gìn hồ sơ tài liệu là hai công tác không thể thiếu được đối với quản lý Nhà nước”. 1.4. Kinh nghiệm về công tác văn thư, lưu trữ tại một số bộ ngành địa
12 phương và bài học kinh nghiệm 1.4.1. Cục Văn thư Lưu trữ trực thuộc Bộ Nội vụ Công tác văn thư, lưu trữ có vai trò quan trọng nhằm đảm bảo cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý và hoạt động của cơ quan, đơn vị. Việc thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, nâng cao năng suất và chất lượng, giữ gìn bảo vệ bí mật nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ. Xác định được vai trò quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước đã có nhiều cố gắng trong công tác văn thư, lưu trữ quan tâm bố trí nhân sự có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kịp thời triển khai các quy định pháp luật về văn thư, lưu trữ góp phần đảm bảo thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành, nâng cao chất lượng công tác tại Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước và các Chi cục trực thuộc Cục Văn thư Lưu trữ. Cục Văn thư Lưu trữ đã có các văn bản chỉ đạo yêu cầu lãnh đạo các phòng thuộc Chi cục trưởng Chi cục Cục Văn thư Lưu trữ các huyện, thị xã, thành phố thực hiện một số công việc như sau: - Tiếp tục tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến,triển khai, các văn bản Quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ đến cán bộ, công chức như: Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định thi hành chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ, các Thông tư hướng dẫn của Bộ Nội vụ, nhằm nâng cao nhận thức, trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ; 1.4.2. Công tác văn thư lưu trữ tại thành phố Hà Nội Nhằm thống nhất quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố trong năm 2018, UBND thành phố đã xác định rõ 6 nhiệm vụ trọng tâm gồm: Tuyên truyền, tổ chức triển khai thực hiện nghiêm Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 7/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử; Công văn số 5709/BNV-VTLTNN ngày 30/10/2017 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn triển khai thực hiện Chỉ thị số 35/CT- TTg; kế hoạch của UBND thành phố về thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 7/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ. 1.4.3. Bài học kinh nghiệm về công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng
13 cục Thuế Trung ương Từ kinh nghiệm thực tiễn Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước và công tác văn thư lưu trữ tại thành phố Hà Nội tác giả rút ra được những bài học kinh nghiệm cho công tác văn thư lưu trữ tại Tổng cục Thuế Thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Đảng, của Nhà nước và Bộ Tài chính về công tác văn thư, lưu trữ, Tổng cục Thuế đã triển khai trong toàn ngành Thuế thực hiện các quy định nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ vào nề nếp, khoa học và hiệu quả. Hàng năm, Tổng cục Thuế phải lập kế hoạch thu thập tài liệu, lên kế hoạch chỉnh lý, nộp lưu hồ sơ tài liệu về kho lưu trữ lịch sử, tiêu hủy tài liệu hết giá trị sử dụng, bảo quản hồ sơ tài liệu và khai thác hồ sơ tài liệu phục vụ công việc trong cơ quan cũng như ngoài ngành khi có yêu cầu. Bên cạnh đó, công tác chỉ đạo toàn ngành về công tác văn thư, lưu trữ; lập kế hoạch kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ; đồng thời thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ, đột xuất khi có yêu cầu của Bộ Tài chính.
14 Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CỤC THUẾ TRUNG ƯƠNG 2.1. Giới thiệu tổng quan về cơ quan Tổng cục Thuế Trung ương 2.1.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan Tổng cục Thuế Trung ương 2.1.1.1. Vị trí và chức năng Tổng cục Thuế là cơ quan trực thuộc Bộ Tài chính, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Tài chính quản lý nhà nước về các khoản thu nội địa trong phạm vi cả nước, bao gồm: Thuế, phí, lệ phí và các khoản thu khác của ngân sách nhà nước * Về nguồn nhân lực 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương 2.1.2.1. Nhiệm vụ của Văn phòng 1. Trình Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế để trình Bộ trưởng Bộ Tài chính kế hoạch hoạt động hàng năm của ngành Thuế. 2. Trình Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế xem xét, quyết định: a) Quy chế làm việc của Tổng cục Thuế, nội quy cơ quan, chương trình kế hoạch công tác tháng, quý, năm của Tổng cục Thuế; b) Cung cấp thông tin cho các cơ quan báo chí, cơ quan thông tin đại chúng sau khi được phê duyệt. 2. Giúp lãnh đạo Tổng cục Thuế theo dõi, đôn đốc, điều phối hoạt động của các đơn vị thuộc Tổng cục trong việc thực hiện chương trình công tác, chấp hành quy chế làm việc của Tổng cục và chế độ báo cáo theo quy định; báo cáo Tổng cục trưởng theo định kỳ hoặc đột xuất về tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ của các đơn vị thuộc Tổng cục Thuế. 3.Tổng hợp, đánh giá kết quả triển khai chương trình, kế hoạch công tác theo định kỳ của cơ quan Tổng cục Thuế; đề xuất với lãnh đạo Tổng cục các biện pháp chỉ
15 đạo triển khai chương trình, kế hoạch công tác theo đúng tiến độ. 4. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Thuế chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu phục vụ cho các cuộc họp, hội nghị của lãnh đạo Tổng cục Thuế. 5. Rà soát nội dung, thể thức, thủ tục hành chính các văn bản do các đơn vị thuộc Tổng cục Thuế soạn thảo trước khi trình cấp có thẩm quyền ban hành. 6. Hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện các quy định về thủ tục hành chính, quản lý công văn, giấy tờ, nghiệp vụ quản lý công tác văn thư, lưu trữ và công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong toàn ngành. 7. Sơ kết, tổng kết, đánh giá, báo cáo định kỳ, đột xuất tình hình hoạt động của toàn ngành Thuế theo quy định. 8. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế giao. 2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức và nguồn lực của Văn phòng * Cơ cấu tổ chức 2.2. Thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương 2.2.1. Tổ chức và biên chế văn thư chuyên trách Công tác văn thư tại Văn phòng Tổng cục Thuế rất được chú trọng bởi đây là đầu mối cung cấp và đảm bảo thông tin đầu ra, đầu vào của cơ quan; đồng thời có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra và giải quyết văn bản.Vì vậy, mà việc tổ chức sắp xếp một mô hình phù hợp với cơ quan là điều không hề đơn giản. - Về tổ chức bộ máy: Phòng Hành chính - lưu trữ gồm có 03 bộ phận là: + Bộ phận tiếpnhận và quản lý văn bản đến; + Bộ phận quản lý và giải quyết văn bản đi; + Bộ phận lưu trữ. - Về biên chế: 2.2.2. Quy định về giải quyết văn bản 2.2.2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản Là một cơ quan quản lý nhà nước cấp Trung ương, tham mưu, dự thảo các văn bản quy phạm pháp luật về lĩnh vực Thuế, trình Bộ Tài chính ban hành, nên việc soạn thảo và ban hành văn bản của Tổng cục Thuế luôn tuân thủ theo đúng các văn bản quy
16 phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn của nhà nước quy định tại các Nghị định, Thông tư, công văn của Chính phủ, các Bộ: Bộ Nội vụ, Bộ Tư pháp, Bộ Tài chính. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư; Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về kỹ thuật soạn thảo và ban hành văn bản; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 của Bộ Tư pháp về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch; 2.2.2.2.Công tác quản lý văn bản đến Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của Tổng cục Thuế, Văn phòng Tổng cục Thuế đã ban hành Quyết định số 2220/QĐ-TCT ngày 16/11/2015 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế về việc ban hành quy trình tiếp nhận, quản lý văn bản đi, đến của cơ quan Tổng cục Thuế (Quyết định này thay thế cho Quyết định số 953/QĐ-TCT ngày 28/7/2008). * Tiếp nhận và đăng ký văn bản đến 1. Tiếp nhận văn bản đến: 2. Bóc bì, đóng dấu đến, phân loại văn bản đến. a) Bóc bì văn bản đến: Cán bộ văn thư Tổng cục Thuế là người trực tiếp nhận và bóc bì văn bản đến theo quy định tại quy chế này. b) Đóng dấu văn bản đến c) Phân loại sơ bộ: d) Phân loại theo mã số văn bản đến: 3 .Đăng ký văn bản đến * Trình và chuyển giao văn bản đến 1.Văn bản trình Lãnh đạo Tổng cục:
17 2.Văn bản chuyển Cục Thuế, Bộ Tài chính. a. Văn bản chuyển Cục Thuế b. Văn bản thuộc thẩm quyền của Bộ Tài chính giải quyết 3. Văn bản chuyển thẳng các Vụ, đơn vị thuộc Tổng cục Thuế giải quyết: 4.Văn thư các Vụ, đơn vị (văn thư Vụ): * Giải quyết văn bản đến 1. Đối với các Vụ, đơn vị thuộc Tổng cục Thuế 2. Đối với Văn phòng Tổng cục Thuế: 3. Đối với Lãnh đạo Tổng cục * Thời hạn hoàn thành việc giải quyết văn bản 1. Thời hạn hoàn thành và giải quyết văn bản 2.Theo dõi, đôn đốc xử lý văn bản 1. Sổ đăng ký văn bản đến phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm a) Bìa và trang đầu 2. Hướng dẫn đăng ký 2.2.2.3. Công tác quản lý văn bản đi a) Đóng dấu Tổng cục thuế. b) Đóng dấu mức độ khẩn. c) Đóng dấu mức độ Mật 3. Đăng ký văn đi 4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản gửi đi. 5. Lưu văn bản đi 2.2.3. Quản lý và sử dụng con dấu Dấu của cơ quan Tổng cục Thuế có hình Quốc huy, ngoài dấu cơ quan còn có các dấu chức danh, dấu chỉ mức độ Mật, khẩn, dấu tên,.v.v…con dấu của cơ quan Tổng cục Thuế được quản lý theo đúng quy định của pháp luật và Bộ Tài chính cũng như quy chế làm việc của Tổng cục Thuế quy định; Lãnh đạo Tổng cục Thuế có trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu; Văn thư cơ quan là người trực tiếp giữ con dấu các loại và thực hiện đóng dấu vào các văn bản khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền;
18 Dấu được đóng theo đúng quy định của nhà nước về thể thức cũng như ý nghĩa của việc đóng dấu: Dấu đóng trùm 1/3 chữ ký về bên trái; dấu treo, dấu giáp lai… 2.2.4. Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ Bước 1: Cán bộ tại các Vụ, đơn vị cùng với cán bộ văn thư tại đơn vị đó lập hồ sơ hoàn thành (cán bộ xử lý có trách nhiệm thu thập thông tin, bổ sung các văn bản cần thiết để lập thành hồ sơ công việc); Bước 2: Cán bộ các đơn vị lập danh mục hồ sơ cá nhân (Mẫu danh mục hồ sơ được nêu tại bảng 2.9) Bước 3: Cán bộ đơn vị, cán bộ văn thư và lãnh đạo đơn vị đó xác định hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan; Bước 4: Cán bộ văn thư tại các đơn vị và lãnh đạo đơn vị thống nhất; Bước 5: Sau khi đã thống nhất tài liệu nộp lưu thì cán bộ văn thư các Vụ, đơn vị và cán bộ lưu trữ Văn phòng làm biên bản bàn giao nhận hồ sơ tài liệu; 2.3. Thực trạng công tác lưu trữ 2.3.1. Tình hình tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ của Tổng cục Thuế Bộ phận lưu trữ của Tổng cục Thuế gồm hai cán bộ chuyên trách lưu trữ có bằng đại học chuyên môn về lĩnh vực lưu trữ. Việc bố trí riêng các cán bộ chuyên trách làm công tác lưu trữ giúp cho việc bảo quản và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu được tốt hơn; 2.3.2. Tình hình khối lượng tài liệu được bảo quản, lưu trữ 2.3.2.1. Thực trạng thành phần khối lượng tài liệu được bảo quản tại kho lưu trữ Hào Nam của Tổng cục Thuế 2.3.2.2. Thực trạng chỉnh lý tài liệu lưu trữ 2.3.2.3 tình hình giao nộp vào các trung tâm và kho lưu trữ cố định 2.3.2.4. Tình hình bảo quản tài liệu lưu trữ 2.3.3. Tình hình tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Việc tổ chức an toàn và khoa học tài liệu là linh hồn của công tác lưu trữ; việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là mục tiêu của công tác lưu trữ. Ý thức được điều đó, tại kho lưu trữ của cơ quan Tổng cục Thuế Trung ương, tài liệu được phân loại; lập hồ sơ; xác định giá trị; bổ sung và thống kê theo đúng các khâu nghiệp vụ để
19 đảm bảo cho ra đời một kho lưu trữ được tổ chức một cách khoa học và hiệu quả nhất; tài liệu được sắp xếp theo phương pháp khoa học, hợp lý giúp tạo ra sự tiện lợi cho việc quản lý, khai thác và sử dụng tài liệu. 2.3.4. Tình hình sử dụng tài liệu tại cơ quan Tổng cục Thuế - Hình thức mượn tài liệu là hình thức phổ biến, việc tổ chức cho mượn tài liệu lưu trữ ở cơ quan Tổng cục Thuế được thực hiện rất tốt, các Vụ, đơn vị trong quá trình làm việc cần đến văn bản, hồ sơ tài liệu trong vòng 5 năm trở lại thì xuống trực tiếp bộ phậnlưu trữ để bộ phận lưu trữ tra tìm ngay tại kho lưu trữ cơ quan Tổng cục Thuế, sau khi tra tìm xong bộ phận lưu trữ vào sổ và có chữ ký của người mượn tài liệu. 2.3.5. Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ Ngày nay, khoa học công nghệ đang phát triển về mọi mặt trong đời sống xã hội kể cả công tác lưu trữ cũng vậy. Chính vì thế, việc ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ đã và đang được Tổng cục Thuế đặc biệt quan tâm và triển khai thực hiện. Tổng cục coi đó là một trong những nội dung quan trọng của cơ quan trong thời kỳ mới. 2.3.6. Về công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ, nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ, Văn phòng Tổng cục thuế là cơ quan Trung ương quản lý và chỉ đạo trong toàn ngành Thuế gồm có 63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương về công tác văn thư, lưu trữ để nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ trong ngành Thuế, góp phần hoàn thành nhiệm vụ chung được giao. Phòng Hành chính - Lưu trữ đã trình Tổng cục và tham mưu với với lãnh đạo Văn phòng tổ chức hai đợt tập huấn trong khoảng thời gian từ năm (2013– 2017). Năm 2017, tổ chức tổng kết và tập huấn về công tác văn thư, lưu trữ tại TP Đà Nẵng thành phần tham dự gồm: Lãnh đạo Tổng cục, giảng viên được mời từ Cục Văn thư và lưu trữ nhà nước, văn thư các Vụ, đơn vị thuộc Tổng cục thuế, lãnh đạo các Cục Thuế tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (phụ trách công tác văn thư, lưu trữ), lãnh đạo phòng phụ trách và 02 cán bộ làm trực tiếp công tác văn thư, lưu trữ. Với những thành tích trong ngành đạt được, phòng Hành chính - lưu trữ đã đề xuất và trình khen thưởng cho 25 Cục Thuế các tỉnh, thành phố đã có thành tích xuất sắc về công tác văn thư lưu
20 trữ 05 năm giai đoạn từ năm (2013-2017). 2.4. Đánh giá chung về thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương 2.4.1. Những kết quả đạt được Công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục thuế Trung ương thực hiện theo phương châm” bảo quản tài liệu an toàn, chu đáo, khoa học” nên tất cả các tài liệu, công văn giấy tờ của Tổng cục Thuế đều được bảo quản tốt. Cơ sở vật chất đã được đầu tư trang bị đầy đủ, đặc biệt là các phương tiện phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ. Hiện nay, Phòng Hành chính - lưu trữ của Tổng cục Thuế được trang bị: 05 máy in, 05 máy photocopy, 01 máy fax, 02 máy hủy tài liệu, 03 máy scan, 15 máy vi tính trang bị cho mỗi cán bộ, máy hút ẩm. Về nhân sự của phòng Hành chính - lưu trữ: Tổng biên chế của phòng là 14 người. Trong đó, có ba phó phòng phụ trách ba mảng là (đi, đến, lưu trữ) một người phụ trách chung, còn lại là các công chức làm bên bộ phận công văn đến, công văn đi và lưu trữ. Về trình độ: Có bằngtừ Trung cấp trở lên đến trên đại học, học đúng chuyên ngành văn thư, lưu trữ; việc chuyên môn hóa công việc cụ thể cho từng cán bộ, giúp cho bộ máy vận hành nhịp nhàng, hiệu quả. Về công tác văn thư: Tập trung thống nhất tất cả các văn bản đi, văn bản đến đều thực hiện theo đúng quy trình tiếp nhận, quản lý văn bản đi, đến của cơ quan Tổng cục Thuế. Công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, tổ chức tập huấn các nghiệp vụ cũng như ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực văn thư, lưu trữ được chú trọng. Vì thế trình độ chuyên môn của cán bộ văn thư, lưu trữ được nâng lên, đáp ứng ngày càng tốt hơn theo yêu cầu công tác của cơ quan và xã hội trong giai đoạn hiện nay. Về công tác lưu trữ: Các quy trình nghiệp vụ lưu trữ như: Thu thập, bổ sung tài liệu; phân loại tài liệu; xác định giá trị tài liệu; bảo quản tài liệu; tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ.v.v.. được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước. Tài liệu lưu trữ nhìn chung đã được chỉnh lý, xác định giá trị; bảo vệ, bảo quản an toàn trong kho lưu trữ cơ quan và tổ chức khai thác, sử dụng.