Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Công tác văn thư tại UBND quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội phục vụ xây dựng chính quyền số

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:26

Thêm vào BST

Báo xấu

6
lượt xem 5
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Luận văn "Công tác văn thư tại UBND quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội phục vụ xây dựng chính quyền số" được hoàn thành với mục tiêu nhằm nghiên cứu, khảo sát thực trạng, từ đó phân tích, đánh giá ưu điểm và hạn chế trong công tác công tác văn thư tại UBND Quận Nam Từ Liêm; Đề xuất giải pháp cụ thể, thiết thực để góp phần nâng cao hiệu quả công tác công tác văn thư tại UBND Quận Nam Từ Liêm phục vụ xây dựng chính quyền số trong thời gian tới.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Công tác văn thư tại UBND quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội phục vụ xây dựng chính quyền số

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ....../...... HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA ĐẶNG THỊ HUYỀN CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN NAM TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI PHỤC VỤ XÂY DỰNG CHÍNH QUYỀN SỐ Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 8340403 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI - NĂM 2023
Công trình đƣợc hoàn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA Người hướng dẫn khoa học: TS. Lê Ngọc Hồng Phản biện 1: TS. Nguyễn Thị Thanh Hƣơng Phản biện 2: TS. Nguyễn Bùi Nam Luận văn được bảo vệ tại Hội đồng đánh giá luận văn thạc sĩ, Học viện Hành chính Quốc gia Địa điểm: Phòng 4B, Nhà G - Hội trường bảo vệ luận văn thạc sĩ, Học viện Hành chính Quốc gia Số: 77 - Đường Nguyễn Chí Thanh - Quận Đống Đa - Thành phố Hà Nội Thời gian: vào hồi 09h45 phút giờ 05 tháng 7 năm 2023 Có thể tìm hiểu luận văn tại Thư viện Học viện Hành chính Quốc gia hoặc trên trang Thông tin điện tử Ban QLĐT Sau đại học, Học viện Hành chính Quốc gia
1 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Công tác văn thư - lưu trữ (VTLT) nói chung, công tác văn thư nói riêng có vai trò đặc biệt quan trọng đối với nền hành chính công. Tất cả các cá nhân thuộc các tổ chức hành chính nhà nước khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị đều tham gia thực hiện một số nội dung của công tác văn thư và chịu trách nhiệm với công việc được giao theo chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và cá nhân. Làm tốt công tác văn thư giúp cán bộ, công chức, viên chức xử lý, giải quyết công việc nhanh chóng, có cơ sở pháp lý, phục vụ kịp thời hoạt động thanh tra, kiểm tra, giám sát và các hoạt động khác của cơ quan; tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức. Ngày 12/7/2018, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg về gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để các cơ quan nhà nước tăng cường sử dụng văn bản điện tử, tiến tới thay văn bản giấy, trong bối cảnh nền hành chính quốc gia hướng tới xây dựng Chính phủ điện tử, Chính phủ số, chính quyền điện tử, chính quyền số. Công tác văn thư cũng đang dần chuyển đổi sang mô hình hoạt động dựa trên công nghệ số, dữ liệu số. Hệ thống văn bản pháp luật, văn bản quản lý, hướng dẫn về công tác VTLT điện tử nói chung, công tác văn thư nói riêng từ Trung ương đến các địa phương đang từng bước được hoàn thiện. Công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân (UBND) quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội được quan tâm, đầu tư theo hướng hiện đại và phát triển theo kịp với tốc độ của khoa học kỹ thuật, góp phần vào việc nâng cao hiệu quả quá trình quản lý, điều hành, tiến hành các hoạt động hành chính tại đơn vị. Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đã đạt được vẫn còn một số, bất cập trong việc thực hiện nghiệp vụ văn thư truyền thống và hiện đại, dẫn đến tình trạng tài liệu, văn bản không được soạn thảo quản lý đúng quy định, làm mất nhiều thời gian của cơ quan quản lý cấp trên… Xuất phát từ những lý do trên, tôi chọn đề tài “Công tác văn thƣ tại UBND quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội phục vụ xây dựng chính quyền số” cho luận văn tốt nghiệp cao học chuyên ngành Quản lý công, nhằm khắc phục những tồn tại, hạn chế của công tác văn thư trong quá trình triển khai thực hiện nhiệm vụ xây dựng chính quyền số tại UBND quận Nam Từ Liêm hiện nay làm luận văn cao học của mình. 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài Cho đến nay, công tác văn thư và vấn đề nghiên cứu các giải pháp nhằm đẩy mạnh tính hiệu quả của công tác văn thư ở các cơ quan nhà nước nhất là trong giai đoạn hướng tới xây dựng Chính phủ số, chính quyền số, yêu cầu chuyển đổi số công tác quản lý hành chính các cấp cũng đã thu hút sự quan tâm của các nhà khoa học, nhà giáo, và cả các sinh viên, nghiên cứu sinh, học viên cao học. Có thể kể đến như:
2 Nhóm công trình nghiên cứu về công tác văn thư PGS. TS Triệu Văn Cường (2016), Giáo trình Nghiệp vụ văn thư, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Nxn Lao động. Giáo trình đã cung cấp những vấn đề lý luận về công tác văn thư, nhằm mục đích sử dụng làm tài liệu giảng dạy cho sinh viên đại học, cao đẳng của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội và các cơ sở đào tạo cán bộ VTLT khác, đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu, tham khảo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ và các công việc liên quan tới VTLT của các cơ quan, tổ chức. Hoàng Lê Minh (2014), Giáo trình Nghiệp vụ văn thư lưu trữ, , Nxb Văn hóa Thông tin, cuốn sách đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu, tham khảo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ VTLT và thực hiện các nghiệp vụ VTLT hàng ngày tại các cơ quan, đơn vị, tổ chức. TS Nguyễn Lệ Nhung, Giáo trình Công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị, xã hội, Đại học Nội Vụ Hà Nội, trang bị các khái niệm, đặc điểm, nội dung công tác VTLT trong các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị, xã hội cũng như mục đích của việc thực hiện các nghiệp vụ cơ bản của công tác văn thư. Nhóm các bài viết về hiện đại hóa công tác văn thư, ứng dụng CNTT vào công tác văn thư, bối cảnh chuyển đổi số ThS. Lê Văn Năng, Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ, Trung tâm Tin học Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Luutruvn.com, tháng 11/2015, đã chỉ ra những hạn chế trong việc ứng dựng CNTT trong công tác quản lý hành chính và công tác VTLT và đưa ra những giải pháp nhằm tăng cường ứng dụng CNTT trong công tác VTLT trong thời gian tới. Bài viết Đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ, quản lý tài liệu điện tử, Trang tin tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật, pbgdpl.hanoi.gov.vn, nâng cao nhận thức, tầm quan trọng của công tác VTLT; phổ biến kịp thời các văn bản, quy định của Trung ương, Bộ, ngành, Thành phố về công tác VTLT đến các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý bằng nhiều hình thức phù hợp, đề ra một số giải pháp để thực hiện để làm tốt công tác VTLT của Thành phố Hà Nội. Phòng Quản lý văn thư – lưu trữ, Vai trò của công tác văn thư, lưu trữ đối với hoạt động lãnh đạo, điều hành của các cơ quan, tổ chức trong công cuộc chuyển đổi số, Cổng thông tin điện tử Sở Nội vụ tỉnh Thái Nguyên, đề ra một số giải pháp để nâng cao hiệu suất, chất lượng công việc của công tác VTLT trong quá trình cải cách công vụ và cải cách hành chính của mỗi cơ quan, tổ chức góp phần thực hiện thắng lợi mục tiêu chuyển đổi số mà Nghị quyết số 01-NQ/TU đã đề ra. Nhóm công trình nghiên cứu về hiện đại hóa công tác văn thư, ứng dụng CNTT vào công tác văn thư
3 Nguyễn Thanh Hà, 2016, Hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam, Luận văn Thạc sĩ, Học viện Hành chính quốc gia. Luận văn đã nghiên cứu những cơ sở lý luận về công tác văn thư, phân tích thực trạng công tác văn thư tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam và đề xuất các giải pháp nhằm hiện đại hóa, đẩy mạnh hiệu quả công tác văn thư tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam. Bùi Chí Thanh (2020), Ứng dụng Công nghệ thông tin trong Quản lý văn bản tại Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm, Luận văn thạc sĩ, Học viện Hành chính quốc gia. Luận văn nghiên cứu cơ sở lý luận về công tác quản lý văn bản và ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản nói chung, làm rõ thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại UBND quận Nam Từ Liêm, hiệu quả cũng như các hạn chế còn tồn tại, nguyên nhân của các hạn chế đó. Từ đó đưa ra các giải pháp và đề xuất để nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại UBND quận Nam Từ Liêm trong những năm tiếp theo. Nguyễn Thị Hương Giang (2022), Hiện đại hóa Công tác Văn thư tại Trung ương Hội nông dân Việt Nam, Luận văn thạc sĩ, Học viện Hành chính quốc gia. Trên cơ sở nghiên cứu những cơ sở lý luận về công tác văn thư và phân tích thực trạng công tác văn thư tại Trung ương Hội nông dân Việt Nam trong thời kỳ CMCN 4.0, luận văn đề xuất các giải pháp nhằm hiện đại hóa, đẩy mạnh hiệu quả công tác văn thư tại Trung ương Hội nông dân Việt Nam phục vụ đắc lực cho công cuộc cải cách hành chính nhà nước và đáp ứng nhu cầu của toàn xã hội. Nhìn chung, mặc dù có nhiều các công trình khoa học nghiên cứu những vấn đề lý luận về công tác văn thư, và những giải pháp đẩy mạnh, nâng cao hiệu quả của công tác văn thư, hiệu quả tổ chức công tác văn thư giai đoạn đẩy mạnh ứng dụng CNTT, chuyển đổi số, xây dựng Chính phủ điện tử… Tuy nhiên, trong phần lớn các công trình nghiên cứu đều chưa có đề tài nào đề cập sâu đến công tác văn thư xây dựng Chính phủ số, chính quyền số, thực tiễn xây dựng chính quyền số ở địa phương, tăng cường tự quản, cải cách hành chính ở cấp UBND cấp quận, huyện. Luận văn nghiên cứu về đề tài “Công tác văn thƣ tại UBND quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội phục vụ xây dựng chính quyền số vận dụng các lý luận khoa học liên quan để nghiên cứu công tác văn thư tại UBND Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, đánh giá thực trạng công tác văn thư tại UBND Quận Nam Từ Liêm và đề xuất những giải pháp nhằm đẩy mạnh hiệu quả công tác văn thư tại UBND Quận Nam Từ Liêm phục vụ xây dựng chính quyền số. 3. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn 3.1. Mục đích Trên cơ sở lý luận về công tác văn thư, Chính phủ số, chính quyền số và công tác văn thư phục vụ xây dựng chính quyền số, đề tài nghiên cứu, đánh giá tình hình, thực trạng công tác văn thư tại UBND Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội trong những năm gần đây, từ
4 đó đề xuất một số giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại UBND Quận Nam Từ Liêm phục vụ xây dựng chính quyền số những năm tiếp theo. 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu Luận văn tập trung giải quyết các nhiệm vụ sau: - Hệ thống hóa các cơ sở lý luận về công tác văn thư, các Nghị quyết chỉ đạo của Chính phủ về chuyển đổi số, xây dựng Chính phủ số, Xã hội số, Công dân số. - Nghiên cứu, khảo sát thực trạng, từ đó phân tích, đánh giá ưu điểm và hạn chế trong công tác công tác văn thư tại UBND Quận Nam Từ Liêm. - Đề xuất giải pháp cụ thể, thiết thực để góp phần nâng cao hiệu quả công tác công tác văn thư tại UBND Quận Nam Từ Liêm phục vụ xây dựng chính quyền số trong thời gian tới. 4. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu của luận văn 4.1. Đối tượng nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu công tác văn thư tại UBND Quận Nam Từ Liêm phục vụ xây dựng chính quyền số. 4.2. Phạm vi nguyên cứu: - Phạm vi về nội dung nghiên cứu: Luận văn đi sâu nghiên cứu về tổ chức, quản lý công tác văn thư và các quy trình, nghiệp vụ công tác văn thư phục vụ xây dựng chính quyền số: soạn thảo, ký ban hành, quản lý văn bản điện tử; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ điện tử; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật, chứng thư số, chữ kí số... trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức. - Phạm vi về không gian nghiên cứu: Luận văn tiến hành nghiên cứu, tập trung làm rõ hoạt động văn thư tại Văn phòng, các phòng, ban và các cơ quan, đơn vị trực thuộc UBND Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội. - Phạm vi về thời gian nghiên cứu: Các thông tin, dữ liệu được thu thập, sử dụng cho phân tích, đánh giá chủ yếu trong giai đoạn từ năm 2020 đến năm 2022, đây là 3 năm đầu tiên trong quá trình thực hiện Nghị quyết số 52-NQ/TW về một số chủ trương, chính sách, chủ động tham gia cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư, Quyết định số 749/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ngày 03/6/2020 phê duyệt “Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”, Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư… 5. Phƣơng pháp luận và phƣơng pháp nghiên cứu 5.1. Phương pháp luận Đề tài nghiên cứu dựa trên hệ thống các quan điểm chỉ đạo, định hướng của Đảng và chính sách pháp luật của Nhà nước cũng như lý luận về công tác văn thư; kế thừa, tiếp thu có chọn lọc từ các tài liệu tham khảo, một số ý tưởng mới có liên quan trong các công trình nghiên cứu khoa học về công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính sự nghiệp các cấp để luận giải, so sánh, phân tích, đánh giá.
5 5.2. Phương pháp nghiên cứu Đề tài sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau: + Phương pháp quan sát, thu thập thông tin, tiến hành khảo sát qua phiếu khảo sát tới cán bộ, công chức, viên chức, cán bộ chuyên trách văn thư tại UBND Quận Nam Từ Liêm, các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND quận, một số công dân trên địa bàn quận về công tác văn thư phục vụ xây dựng chính quyền số tại UBND Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội. + Phương pháp nghiên cứu tài liệu: tham khảo các ấn phẩm, đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn thạc sĩ, bài viết... có liên quan đến công tác văn thư và ứng dụng CNTT, chuyển đổi số công tác văn thư, nghiên cứu các văn bản chỉ đạo của Chính phủ và hướng dẫn về chuyển đổi số quốc gia, xây dựng Chính phủ số, Quy chế công tác văn thư của Bộ Nội vụ, Bộ Thông tin và Truyền thông, Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước, UBND Thành phố Hà Nội những năm gần đây. + Phương pháp thống kê, tổng hợp, lập bảng biểu, phân tích và so sánh: để thống kê, tổng hợp các quy định hiện hành liên quan đến công tác văn thư phục vụ xây dựng chính quyền số; phân tích, so sánh các thông tin thu được qua khảo sát và nghiên cứu tài liệu về thực trạng công tác văn thư phục vụ xây dựng chính quyền số tại UBND Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội. Đồng thời kết hợp với tổng kết rút kinh nghiệm thực tiễn của cá nhân về công tác văn thư UBND Quận Nam Từ Liêm hiện nay để giải quyết vấn đề đặt ra của đề tài. 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn 6.1. Ý nghĩa về mặt lý luận Luận văn hệ thống hóa những vấn đề lý luận về công tác văn thư để làm sáng tỏ khái niệm, ý nghĩa, vai trò, vị trí của công tác văn thư và hệ thống hóa những vấn đề lý luận về chính quyền số như: khái niệm, đặc điểm của chính quyền số, vai trò của công tác văn thư và các yếu tố tác động đến công tác văn thư phục vụ xây dựng chính quyền số. 6.2. Ý nghĩa về mặt thực tiễn Luận văn nghiên cứu thực trạng công tác văn thư của Văn phòng và các cơ quan chuyên môn thuộc UBND Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội những năm gần đây, nêu rõ những kết quả đạt được và hạn chế. Kết quả đó là cơ sở để đưa ra giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác công tác văn thư tại UBND Quận Nam Từ Liêm phục vụ xây dựng chính quyền số những năm tiếp theo Kết quả nghiên cứu của luận văn có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo cho các địa phương khác trên địa bàn Thành phố Hà Nội trong việc thực hiện công tác văn thư phục vụ xây dựng chính quyền số ở cơ sở, góp phần giúp các địa phương thực hiện tốt chức năng quản lý nhà nước.
6 Các giải pháp mà luận văn đưa ra nhằm đẩy mạnh công tác văn thư của UBND Quận Nam Từ Liêm có thể được sử dụng phục vụ cho cán bộ quản lý, công chức viên chức tại UBND Quận Nam Từ Liêm, cán bộ văn thư nói riêng, và làm tài liệu tham khảo phục vụ công tác nghiên cứu, áp dụng thực tế trên phạm vi rộng rãi hơn. 7. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục luận văn gồm 03 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận công tác văn thư và công tác văn thư phục vụ xây dựng chính quyền số Chương 2: Thực trạng công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội Chương 3: Giải pháp đẩy mạnh công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân Quận Nam Từ liêm phục vụ xây dựng chính quyền số
7 Chƣơng 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CÔNG TÁC VĂN THƢ PHỤC VỤ XÂY DỰNG CHÍNH QUYỀN SỐ 1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thƣ 1.1.1. Khái niệm công tác văn thư * Khái niệm công tác văn thư * Khái niêm về công tác văn thư Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ 1.1.2. Vị trí, vai trò của công tác văn thư * Về vị trí: * Về vai trò: 1.1.3. Nội dung của công tác văn thư 1.1.4. Yêu cầu đối với công tác văn thư: 1.1.5. Tổ chức công tác văn thư * Về việc tổ chức công tác văn thư * Về hình thức tổ chức của công tác văn thư 1.1.6. Những yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn thư 1.2. Những vấn đề cơ bản về chính quyền số và yêu cầu đặt ra đối với công tác văn thƣ 1.2.1. Khái niệm, đặc điểm của chính quyền số * Khái niệm chuyển đổi số * Khái niệm Chính phủ số, chính quyền số * Các đặc điểm cơ bản của chính quyền số 1.2.2. Vai trò của công tác văn thư phục vụ xây dựng chính quyền số Là công cụ quản lý, điều hành, chỉ đạo, đảm bảo tính pháp lý cho các quyết định hành chính trên môi trường mạng. Đảm bảo đồng thời nhiều cơ quan, đơn vị, cá nhân, tham gia thực hiện các khâu hoạt động, triển khai phối hợp giải quyết, đẩy nhanh tiến độ giải quyết, soạn thảo, đóng góp ý kiến, đảm bảo sự phối hợp đồng bộ. Giảm bớt công văn giấy tờ bản giấy, tăng năng suất lao động, giảm chi phí, giảm thời gian và công sức. Đảm bảo công tác thống kê theo dõi giải quyết chính xác, kịp thời, tự động, hiệu quả giải quyết công việc. Tạo nguồn cơ sở dữ liệu đáng tin cậy về đối tượng quản lý và quá trình quản lý, giúp đánh giá được đối tượng quản lý, hiệu quả hoạt đông của chủ thể quản lý. Đảm bảo truy vết nguồn tin, giúp tra cứu điều tra, là căn cứ xác thực, đảm bảo độ tin cậy để xử lý, xác định trách nhiệm cá nhân, đơn vị trong từng khâu.
8 Đảm bảo cơ sở dữ liệu lớn để phục vụ công tác báo cáo, phân tích, tra cứu, tổng hợp về các họat động quản lý, công tác thống kê số liệu được kịp thời, áp dụng biện pháp đúng đắn, có tính dự báo cao. Là cơ sở để áp dụng các thuật toán, chương trình ứng dụng, xử lý dữ liệu để tham mưu xây dựng chiến lược. 1.2.3. Yêu cầu đối với công tác văn thư phục vụ xây dựng chính quyền số Để xây dựng thành công chính quyền số, chính quyền các cấp cần trải qua các bước: Số hóa – chuyển đổi các dữ liệu, thông tin kinh tế - xã hội, thông tin liên quan đến hoạt động quản lý của các cấp chính quyền thành định dạng kỹ thuật số (tín hiệu số, dữ liệu số); Số hóa quy trình, thủ tục trong thực hiện các hoạt động quản trị của chính quyền, từng bước thay đổi các quy trình, thủ tục truyền thống sang phương thức thực hiện bằng việc “xác tín” trên môi trường số; Phát triển và đẩy mạnh ứng dụng công nghệ số, các giải pháp thông minh trong các hoạt động quản lý của chính quyền các cấp; Vận hành, quản lý, kiểm soát các hoạt động chính quyền số; Phối hợp cùng các bên liên quan không ngừng đổi mới, hoàn thiện công nghệ số trong các hoạt động quản lý của các cấp chính quyền. Công tác văn thư phục vụ xây dựng chính quyền số có những yêu cầu: Thực hiện các nội dung của công tác văn thư được quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác VTLT; quản lý tài liệu tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh; bố trí kinh phí để thực hiện công tác văn thư, hoạt động lưu trữ. Sắp xếp tổ chức bộ máy về công tác VTLT theo quy định của pháp luật. Hoàn thiện Hệ thống quản lý tài liệu điện tử theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và các quy định khác của pháp luật có liên quan, bảo đảm lập hồ sơ điện tử trên hệ thống và nộp hồ sơ điện tử vào Hệ thống quản lý tài liệu LTĐT. Đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức theo tiêu chuẩn chức danh, vị trí việc làm đáp ứng yêu cầu quản lý và thực hiện các nghiệp vụ về VTLT điện tử của các cơ quan, tổ chức khi triển khai, xây dựng và phát triển Chính phủ điện tử, Chính phủ số. Theo dõi, triển khai phát hành các văn bản đi, xử lý văn bản đến; đảm bảo quy trình và bảo mật thông tin. Đảm bảo an ninh, bảo mật và an toàn thông tin trong Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành. Thường xuyên kiểm tra, đánh giá chất lượng để nâng cấp theo quy định hiện hành, hướng tới mục tiêu xây dựng “Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật để tài liệu lưu trữ điện tử có tính xác thực, toàn vẹn, nhất quán, an toàn thông tin, có khả năng truy cập ngày từ khi tài liệu được tạo lập”… 1.2.4. Yếu tố tác động của công tác văn thư tới việc phục vụ xây dựng chính quyền số
9 Chiến lược phát triển Chính phủ số được xây dựng dựa trên hiện trạng Chính phủ điện tử, xu thế phát triển chính phủ số của thế giới, chiến lược phát triển kinh tế - xã hội của quốc gia. Chiến lược phát triển chính phủ số là kim chỉ nam để xây dựng các kế hoạch hành động phát triển Chính phủ số và hạ tầng phục vụ. Trong quá trình thực hiện xây dựng chính quyền số, công tác văn thư sẽ tiếp cận và thực hiện các nội dung như: công tác điều hành, quản lý văn phòng, quản lý công việc, hồ sơ, giấy tờ, tài liệu, công văn đi, đến theo cách truyền thống như các bản giấy tờ viết tay, bản in trên giấy hay mọi hình ảnh âm thanh, dữ liệu toàn văn với nhiều định dạng khác nhau sang chuẩn dữ liệu trên máy tính và các thiết bị lưu trữ khác, việc kết nối và chia sẻ dữ liệu để thực hiện các thủ tục hành chính, các dịch vụ công…Do đó, các tác động của công tác văn thư phục vụ xây dựng chính quyền số là: an toàn, tiết kiệm, linh hoạt trong quản lý tài liệu, hiệu quả, tính bảo mật thông tin cao. Tiểu kết Chƣơng 1 Công tác văn thư có một vị trí hết sức đặc biệt đối với các cơ quan quản lý nhà nước nói chung và các cơ quan hành chính nhà nước nói riêng do tính bao trùm, xuyên suốt trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Hệ thống văn bản pháp luật về công tác văn thư hiện nay đã giúp chuẩn hóa và hoàn thiện các nội dung về kỹ thuật, hướng dẫn nghiệp vụ trong quản lý văn bản, xây dựng chuẩn thể thức, tên gọi, hiện đại hóa trong công tác văn bản, văn bản điện tử, xây dựng hệ thống thông tin thống nhất, thông suốt, kịp thời. Các văn bản quy định, hướng dẫn quá trình điều chỉnh công tác văn thư truyền thống sang hiện đại và việc thực hiện cải cách hành chính, chuyển đổi số quốc gia đã bảo đảm thực hiện công tác văn thư được tiến hành trên cả môi trường giấy và môi trường điện tử, cho thấy Đảng và Nhà nước đã ý thức được tầm quan trọng công tác văn thư hiện nay, nhất là trước sự phát triển mạnh mẽ của cuộc CMCN 4.0 và yêu cầu xây dựng Chính phủ số, chính quyền số. Dưới sự tác động của hội nhập quốc tế và CMCN lần thứ tư, kỷ nguyên của “thế giới phẳng”, của công nghệ số hóa – nơi mà thông tin và những ứng dụng về khoa học – kỹ thuật được chia sẻ toàn cầu, thì yêu cầu về thông tin và tính hệ thống của thông tin quan trọng hơn bao giờ hết. Hiện đại hóa công tác văn thư và điều chỉnh kịp thời hệ thống văn bản về công tác văn thư nhằm bảo đảm thông tin trong quản lý là yêu cầu cấp bách hiện nay, đồng thời, góp phần cải cách hành chính, xây dựng chính quyền số và hội nhập quốc tế. Công tác văn thư phục vụ xây dựng chính quyền số chính là đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT, chuyển đổi việc xử lý văn bản, thủ tục hành chính từ môi trường truyền thống sang môi trường điện tử nhằm hiện đại hóa nền hành chính nhà nước. Trong quá trình thực hiện xây dựng chính quyền số, công tác văn thư sẽ tiếp cận và thực hiện các nội dung như: công tác điều hành, quản lý văn phòng, quản lý công việc, hồ sơ, giấy tờ, tài liệu, công văn đi, đến dần chuyển từ dạng truyền thống sang sang số hóa, điều đó tác động mạnh mẽ đến quá trình xây dựng chính quyền số cũng như hiệu quả hoạt động của chính quyền số hiện nay.
10 Chƣơng 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN NAM TỪ LIÊM PHỤC VỤ XÂY DỰNG CHÍNH QUYỀN SỐ 2.1. Khái quát về Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm 2.1.1. Lịch sử hình thành, phát triển 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 2.1.2.1. Chức năng 2.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy 2.2. Một số vấn đề về công tác văn thƣ tại UBND Quận Nam Từ Liêm phục vụ xây dựng chính quyền số 2.2.1. Thực trạng quản lý, tổ chức công tác văn thư tại UBND Quận Nam Từ Liêm phục vụ xây dựng chính quyền số 2.2.1.1. Thực trạng ban hành các quy định của UBND quận về quản lý văn bản, văn bản điện tử Căn cứ trên các văn bản chỉ đạo của Chính phủ và UBND Thành phố Hà Nội về công tác VTLT nói chung, công tác văn thư nói riêng hướng tới xây dựng chính quyền số, các văn bản chỉ đạo của UBND Quận Nam Từ Liêm từ năm 2019 đến đầu năm 2023 đã quy định khá cụ thể, chi tiết về các nội dung, nghiệp vụ của công tác văn thư trên các nền tảng số, các hệ điều hành và quản lý văn bản, văn bản điện tử … phục vụ xây dựng chính quyền số. Tuy nhiên, các văn bản quản lí, chỉ đạo của UBND Quận Nam Từ Liêm về công tác văn thư, văn thư điện tử còn bộc lộ nhiều hạn chế, đặt ra những yêu cầu phải có những sự điều chỉnh, bổ sung, góp phần làm cho công tác văn thư, khâu quản lý văn bản phục vụ xây dựng chính quyền số đạt hiệu quả, chất lượng tốt nhất. 2.2.1.2. Thực trạng tổ chức bộ máy và nguồn nhân sự văn thư nhằm đảm bảo năng lực công nghệ số Tổ chức bộ máy và nguồn nhân sự văn thư phục vụ xây dựng chính quyền số trong 3 năm trở lại đây cũng được UBND Quận Nam Từ Liêm hết sức quan tâm. Chất lượng đội ngũ nhân sự làm công tác văn thư quyết định đến chất lượng cải cách thủ tục hành chính và tác động to lớn đến quá trình xây dựng chính quyền số. Tuy nhiên, số lượng cán bộ chuyên trách văn thư chưa đáp ứng đủ chỉ tiêu về nhân sự văn thư so với yêu cầu về cả nghiệp vụ văn thư và trình độ CNTT còn chưa đạt chuẩn, khả năng xử lý các sự cố trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ văn thư điện tử, số hóa tài liệu còn rất lúng túng. 2.2.1.3. Thực trạng đầu tư cơ sở vật chất, công nghệ cho công tác văn thư phục vụ chính quyền số
11 Trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư tại UBND Quận Nam Từ Liêm được trang bị khá đầy đủ, hiện đại. Việc đầu tư cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ của UBND Quận Nam Từ Liêm về cơ bản đáp ứng tốt cho công tác văn thư, nhu cầu làm việc của cán bộ văn thư; nhu cầu tra cứu thông tin của tổ chức, công dân; 2.2.1.4. Thực trạng tổ chức hệ thống quản lý văn bản, quản lý, hồ sơ dữ liệu điện tử của UBND Quận Nam Từ Liêm. UBND Quận Nam Từ Liêm đã từng bước tổ chức ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản, điển hình là việc quận sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp Việc ứng dụng CNTT đã mang lại nhiều lợi ích thiết thực như: giảm tải văn bản giấy, gửi nhận văn bản nhanh, tiết kiệm thời gian…Việc tổ chức hệ thống quản lý văn bản, quản lý hồ sơ điện tử của UBND quận Nam Từ Liêm đang đi đúng hướng. Việc triển khai ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành vào xử lý công việc đã và đang tạo nên môi trường làm việc hiện đại gắn với cải cách hành chính, hướng tới xây dựng thành công chính quyền điện tử, đô thị thông minh, chính quyền số. Bên cạnh những kết quả đạt được, việc sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành tại UBND Quận Nam Từ Liêm, gặp một số hạn chế 2.2.2. Thực trạng thực hiện công tác văn thư tại UBND Quận Nam Từ Liêm đảm bảo phục vụ chính quyền số 2.2.2.1.Thực trạng tổ chức thông tin, ban hành văn bản, văn bản điện tử Việc tổ chức hệ thống quản lý văn bản, quản lý hồ sơ điện tử của UBND quận Nam Từ Liêm đã được thực hiện theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về Công tác văn thư, chuyển dần dạng thức văn bản sang văn bản điện tử, chữ kí điện tử. Tuy nhiên, do nguồn nhân sự làm công tác văn thư còn thiếu, phần nhiều lại là cán bộ kiêm nhiệm, nghiệp vụ văn thư và trình độ CNTT còn nhiều hạn chế, nên việc soạn thảo, ban hành văn bản và văn bản điện tử vẫn còn nhiều thiếu sót. UBND Quận Nam Từ Liêm trong thời gian tới nhằm khắc phục những tồn tại, phục vụ tốt hơn cho tiến trình xây dựng chính quyền số 2.2.2.2. Thực trạng quản lý văn bản đi, văn bản đến trên môi trường điện tử, kết nối Trục liên thông văn bản cấp tỉnh, quốc gia. Công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến trên môi trường điện tử, kết nối Trục liên thông văn bản cấp tỉnh, quốc gia của UBND Quận Nam Từ Liêm đã có nhiều thay đổi rõ rệt. Việc quản lý văn bản điện tử đi, đến của Văn phòng UBND quận Nam Từ Liêm được thực hiện theo Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày về việc gửi, nhận văn bản điện tử và Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư, bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc, sự toàn vẹn, an toàn thông tin, dữ liệu trong quá trình gửi, nhận, xử lý và lưu trữ.
12 Tuy nhiên trên thực tế, do nhiều nguyên nhân chủ quan và khác quan, quy trình gửi, nhận văn bản điện tử tại UBND Quận Nam Từ Liêm vẫn bộc lộ những hạn chế cần được khắc phục trong thời gian tới. 2.2.2.3. Thực trạng lập hồ sơ, quản lý dữ liệu điện tử Tại UBND Quận Nam Từ Liêm trong những năm 2019 đến 2022 và đầu năm 2023, công tác lập và lưu hồ sơ điện tử đang được triển khai và thực hiện có hiệu quả, cùng với quá trình số hóa, chuyển đổi số các hoạt động hành chính khác phục vụ xây dựng chính quyền số phấn đấu đạt mục tiêu vào năm 2025. Trên thực tế, trong quá trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử tại UBND Quận Nam Từ Liêm vẫn còn bộc lộ nhiều bất cập: việc xác định giá trị pháp lý của các văn bản còn gặp nhiều khó khăn, việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ bảo quản TLLT truyền thống vẫn chưa thực hiện tốt,. Phần mềm ứng dụng phân tích, tổng hợp, đánh giá thông tin chưa hiệu quả. Việc lập danh mục hồ sơ trên hệ thống còn chậm. Công tác biên mục đối với hồ sơ các hoạt động chuyên môn còn nhiều sai sót. Mục lục hồ nộp lưu còn tình trạng bị trùng lặp… 2.2.2.4. Thực trạng quản lý văn bản mật đảm bảo an ninh mạng, an toàn thông tin Việc soạn thảo, quản lý văn bản mật của UBND quận Nam Từ Liêm luôn được thực hiện đúng các quy định về công tác bảo vệ bí mật nhà nước của Chính phủ, không để bị rò rỉ, đánh cắp hay bị lộ thông tin, bí mật trên môi trường số.Tuy nhiên, việc báo cáo công tác bảo mật thông tin trên môi trường điện tử còn chậm trễ, chưa đầy đủ, tính bảo mật văn bản trên hệ thống còn chưa được nâng cấp kịp thời…. 2.2.2.5. Quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật, công nghệ xác thực pháp lý Việc quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật được thực hiện tốt, bảo đảm a an toàn thông tin, an ninh mạng, bảo vệ thông tin cá nhân, tổ chức; không được để lộ, lọt dữ liệu và thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước. 2.2.3. Các yếu tố ảnh hưởng tới công tác văn thư tại UBND quận Nam Từ Liêm 2.2.3.1. Yếu tố chủ quan  Thực trạng quản lý, điều hành, kiểm tra, giám sát hoạt động văn thư, tăng cường chuyển đổi số Với sự chỉ đạo quyết liệt của Lãnh đạo UBND quận, công tác văn thư của Văn phòng UBND quận và các phòng, ban, đơn vị trực thuộc quận đã có những chuyển biến tích cực và đi vào nề nếp, phát huy hiệu quả, đáp ứng được yêu cầu công tác quản lý, điều hành, chỉ đạo của Lãnh đạo UBND quận, phục vụ xây dựng chính quyền số, khai thác được các thế mạnh của việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư.  Thực trạng ứng dụng CNTT, xây dựng Chính phủ số, xây dựng hệ thống thông tin điện tử, xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại UBND quận Nam Từ Liêm được triển khai đồng bộ, hiệu quả. Tuy vậy, trong quá trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử tại UBND quận Nam Từ Liêm vẫn còn bộc lộ nhiều bất cập cần khắc phục.
13  Thực trạng đầu tư và quản lý nguồn lực tài chính, kinh phí phát triển công nghệ số Việc đầu tư, quản lý và phân bổ nguồn lực tài chính, kinh phí cho công tác văn thư của UBND Quận Nam Từ Liêm được thực hiện theo các quy định của Chính phủ và UBND Thành phố Hà Nội.  Thực trạng đào tạo, bồi dưỡng, đánh giá cán bộ văn thư nâng cao năng lực số Trong những năm 2021, 2022 và 3 tháng đầu năm 2023, UBND quận tiếp tục tổ chức nhiều đợt tập huấn bồi dưỡng cho cán bộ VTLT của quận về các văn bản liên quan đến Quy chế, nghiệp vụ công tác văn thư của Chính phủ, Bộ Nội Vụ, UBND Thành phố Hà Nội, Sở Nội vụ Hà Nội, đặc biệt là các Nghị định, Thông tư, Chỉ thị về công tác VLTL, hướng dẫn các nghiệp vụ VTLT điện tử, Quy chế VTLT của UBND quận Nam Từ Liêm; Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành văn bản điên tử giữa các cơ quan, tổ chức thuộc Thành phố Hà Nội và các văn bản, hướng dẫn về công tác VTLT.... phục vụ trực tiếp cho việc kết nối với Trục liên thông văn bản quốc gia, cấp tỉnh và xây dựng chính quyền số cấp quận. 2.2.3.2. Yếu tố khách quan  Công tác ban hành quy định UBND thành phố về xây dựng chính phủ điện tử, gửi nhận văn bản điện tử. Công tác văn thư tại UBND Quận Nam Từ Liêm chịu sự chỉ đạo trực tiếp của UBND và Sở Nội vụ Thành phố Hà Nội, được tiến hành trên cơ sở các quy định của Nhà nước, Chính phủ, Bộ Nội vụ và các quy định của UBND Thành phố.  Công tác kiểm tra chỉ đạo, đánh giá của lãnh đạo văn phòng UBND tỉnh, lãnh đạo UBND thành phố Hà Nội về đẩy mạnh chuyển đổi số trong công tác văn thư Lãnh đạo HĐND-UBND Thành phố Hà Nội, lãnh đạo Văn phòng UBND Thành phố thường xuyên có các hoạt động chỉ đạo trực tiếp, kiểm tra đánh giá kết quả thực hiện các văn bản chỉ đạo tại các địa phương, đơn vị, bằng việc thành lập các đoàn kiểm tra trực tiếp đến các địa phương, nhằm đánh giá kết quả thực hiện chuyển đổi số hoạt động VTLT. Kết hợp kiểm tra với trực tiếp hướng dẫn, giải đáp các thắc mắc của cán bộ, cán bộ văn thư ở các cơ quan, đơn vị về các nghiệp vụ văn thư, ứng dụng CNTT vào văn thư điện tử và LTĐT, gắn chữ kí số... kịp thời hỗ trợ công tác văn thư tại các cơ quan trên địa bàn thực hiện tốt các yêu cầu, nhiệm vụ trong giai đoạn xây dựng chính quyền số.  Công tác đầu tư nguồn lực tài chính, kinh phí phát triển công nghệ số UBND quận Nam Từ Liêm quan tâm chú ý, như đầu tư sửa chữa cải tạo kho lưu trữ, trang bị giá, tủ đựng tài liệu, mua sắm thiết bị, phương tiện bảo quản và phục vụ việc sử dụng tài liệu lưu trữ, máy photo, máy Scan, máy vi tính…giúp cho công tác văn thư, công tác tổ chức, quản lý thông tin trong hoạt động quản lý nhà nước được kịp thời, minh bạch, thông suốt, khoa học và hiệu quả.  Thực trạng vận hành trục liên thông văn bản quốc gia, cấp tỉnh.
14 Việc triển khai thành công kết nối, liên thông văn bản điện tử thông suốt từ trung ương đến các cấp địa phương sẽ là cơ sở, nền tảng để triển khai kết nối, liên thông các hệ thống thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và chính quyền các cấp, các cơ sở dữ liệu quốc gia và chuyên ngành, hình thành Chính phủ điện tử kết nối thông suốt từ trung ương đến địa phương. Việc phát triển Trục liên thông văn bản quốc gia làm nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu quốc gia cũng là một trong những nhiệm vụ trọng tâm đã được Chính phủ giao Văn phòng Chính phủ triển khai thực hiện trong Nghị quyết về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2019- 2020 định hướng đến 2025. 2.3. Đánh giá mức độ đáp ứng công tác điều hành chính quyền số 2.3.1. Kết quả đạt được UBND Quận Nam Từ Liêm đã thường xuyên chỉ đạo các đơn vị trực thuộc tra cứu, cập nhật đầy đủ các văn bản từ Trung ương đến Thành phố, quán triệt thực hiện nghiêm túc các văn bản về công tác VTLT nói chung, công tác văn thư nói riêng. Công tác tuyên truyền, phổ biến các văn bản nhà nước về VTLT, Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành văn bản điện tử giữa các cơ quan của UBND Thành phố Hà Nội được thực hiện kịp thời, phong phú về hình thức, nội dung phổ biến. Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư được triển khai nhanh chóng, chính xác. Chuẩn bị các điều kiện bảo đảm theo hướng dẫn của cơ quan quản lý, vận hành Trục liên thông quốc gia, đẩy nhanh tiến độ ban hành, gửi và triển khai thực hiện quyết định quản lý. Đảm bảo tính pháp lý cho các quyết định hành chính trên môi trường mạng. Các cơ quan, đơn vị, cán bộ tại UBND quận tham gia thực hiện các khâu soạn thảo, ban hành, tiếp nhận, xử lý, đóng góp ý kiến, triển khai phối hợp giải quyết hiệu quả, đẩy nhanh tiến độ giải quyết, soạn thảo văn bản, đóng góp ý kiến cho lãnh đạo các cấp, đảm bảo sự phối hợp đồng bộ trong quá trình làm việc. Lượng công văn, giấy tờ bản giấy giảm đi nhiều, tăng hiệu suất lao động, giảm chi phí, công sức, nhất là cho cán bộ chuyên trách văn thư. Công tác thống kê theo dõi giải quyết chính xác, kịp thời, tự động, hiệu quả giải quyết công việc của cán bộ các phòng ban, hiệu quả giải quyết thủ tục hành chính cho người dân tăng. Việc số hóa tài liệu, hồ sơ đã tạo nguồn cơ sở dữ liệu đáng tin cậy về đối tượng quản lý và quá trình quản lý, giúp lãnh đạo UBND quận đánh giá được, hiệu quả hoạt động của bộ máy lãnh đạo và các đơn vị trực thuộc. Đảm bảo truy vết nguồn tin, giúp tra cứu điều tra, là căn cứ xác thực khi có những sự cố liên quan đến văn bản của UBND quận, đảm bảo độ tin cậy để xử lý, xác định trách nhiệm cá nhân, đơn vị trong từng khâu UBND quận đã tham mưu, ban hành các văn bản chỉ đạo, đôn đốc, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện công tác văn thư, các hoạt động nghiệp vụ văn thư theo những quy định, quy chế, thông tư hướng dẫn mới để thực hiện số hóa văn bản, phát hành và quản lý văn bản điện tử, lập hồ sơ điện tử,
15 Công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư được chú trọng, trình độ chuyên môn của cán bộ VTLT được nâng cao, đáp ứng đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, xây dựng chính quyền số. Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư được quan tâm đầu tư. Hạ tầng công nghệ phục vụ công tác văn thư và cải cách thủ tục hành chính, vận hành Trục liên thông quốc gia cấp tỉnh thường xuyên được quan tâm nâng cấp, đảm bảo mục tiêu hiện đại hóa công tác văn thư, phục xây dựng chính quyền số ở cơ sở. 2.3.2. Những hạn chế, tồn tại Bố trí cán bộ thực hiện công tác văn thư chưa có chuyên môn sâu về văn thư, lưu trữ điện tử. Chế độ, phụ cấp độc hại đối với người làm công tác văn thư kiêm lưu trữ còn thấp, chưa phù hợp với công việc phải đảm nhận. Một số cán bô, công chức chưa thực hiện tốt các quy trình, nghiệp vụ văn thư như: chưa lập hồ sơ hiện hành, nộp lưu tài liệu, việc ban hành các văn bản liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ (danh mục hồ sơ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu, danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu...) vẫn còn chậm, việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ vẫn chưa được thực hiện đồng bộ tại một số phòng, ban, đơn vị. 2.3.3. Nguyên nhân của những hạn chế, tồn tại Đội ngũ, biên chế nhân sự làm công tác văn thư và VTLT còn thiếu. Trình độ chuyên môn nghiệp vụ văn thư chưa được chuẩn hóa. Công chức, viên chức các phòng ban chưa hiểu rõ hết các nội dung quan trọng của công tác văn thư điện tử phục vụ xây dựng chính quyền số, chưa dành sự quan tâm và đầu tư thực sự cho yêu cầu của công tác này. Nguồn kinh phí cho việc chỉnh lý, xử lý hồ sơ, tài liệu còn thiếu, trang thiết bị, hạ tầng công nghệ phục vụ công tác VTLT điện tử do vậy chưa đáp ứng tốt nhu cầu. Các văn bản hướng dẫn cụ thể về các nội dung, nghiệp vụ của văn thư điện tử còn thiếu. Công tác tập huấn triển khai văn bản mới, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư của Thành phố và UBND quận còn tiến hành trong thời gian ngắn….
16 Tiểu kết chƣơng 2 Trong bối cảnh thực hiện nhiệm vụ xây dựng Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số, xây dựng chính quyền số, UBND quận Nam Từ Liêm nhận thức sâu sắc tầm quan trọng của công tác văn thư, đặc biệt là VTLT điện tử đối với nền hành chính hiện đại. Công tác văn thư tại UBND quận Nam Từ Liêm trong những năm gần đây đã được thực hiện có hiệu quả theo hướng hiện đại. Việc quản lý, tổ chức công tác văn thư, tổ chức bộ máy và nguồn nhân sự văn thư, đầu tư cơ sở vật chất, công nghệ tổ chức hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử của UBND quận được tiến hành kịp thời, hiệu quả. Quá trình thực hiện các nghiệp vụ văn thư theo các quy định của Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư đạt kết quả, chất lượng tốt, đáp ứng yêu cầu phục vụ xây dựng chính quyền số. Công tác văn thư tại UBND quận Nam Từ Liêm chịu tác động của nhiều yếu tố khách quan và chủ quan. Trong đó việc ứng dụng CNTT vào các nghiệp vụ văn thư như phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến, quản lý văn bản và lập hồ sơ… tham gia vào Trục liên thông văn bản quốc gia cấp tỉnh là yếu tố quan trọng quyết định đến chất lượng của công tác văn thư hiện đại. Bên cạnh những kết quả khả quan, công tác văn thư tại UBND quận Nam Từ Liêm vẫn còn nhiều hạn chế. Trong thời gian tiếp theo, công tác văn thư tại UBND quận Nam Từ Liêm cần có những phương hướng và giải pháp phát triển để đáp ứng yêu cầu của công cuộc chuyển đổi số, xây dựng Chính phủ số, chính quyền số.
17 Chƣơng 3 GIẢI PHÁP ĐẨY MẠNH CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN NAM TỪ LIÊM PHỤC VỤ XÂY DỰNG CHÍNH QUYỀN SỐ 3.1. Cơ sở xác định giải pháp 3.1.1. Quan điểm, chỉ đạo của Chính phủ và UBND Thành phố Hà Nội Quan điểm, chỉ đạo của Chính phủ về xây dựng Chính phủ số và công tác văn thư điện tử được nêu tại các văn bản Nghị quyết số 17/NQ-CP ngày 07/3/2019 của Chính phủ về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2019-2020, định hướng 2025, Nghị quyết số 52-NQ/TƯ ngày ngày 27 tháng 9 năm 2019 của Bộ Chính trị về một số chủ trương, chính sách chủ động tham gia cuộc CMCN lần thứ tư, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 8/4/2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử; Nghị định số 47/2020/NĐ-CP ngày 9/4/2020 của Chính phủ quy định về các hoạt động quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu của cơ quan nhà nước; Chỉ thị số 12/2020/CT- TTg ngày 07/9/2020 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; Quyết định số 942/QĐ-TTg ngày 15/6/2021 về phê duyệt Chiến lược phát triển Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số giai đoạn 2021-2025, định hướng đến năm 2030… là những cơ sở quan trọng để UBND Quận Nam Từ Liêm xây dựng phương hướng, yêu cầu của công tác văn thư phục vụ xây dựng chính quyền số. UBND Thành phố Hà Nội ban hành các văn bản: Quyết định số 12/2020/QĐ-UBND của UBND Thành phố Hà Nội về ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành văn bản điện tử giữa các cơ quan, tổ chức thuộc Thành phố Hà Nội, Kế hoạch số 48/KH-UBND, ngày 09/2/2023, của UBND thành phố Hà Nội về công tác VTLT năm 2023… đã chỉ rõ mục đích, yêu cầu của công tác VTLT năm 2023. Từ những văn bản chỉ đạo trên có thể thấy chuyển đổi số, xây dựng Chính phủ số, chính quyền số chính là cơ hội cho việc đổi mới và phát triển công tác văn thư, song cũng đặt ra những yêu cầu mới đối với người làm công tác văn thư và cơ quan quản lý hành chính các cấp. 3.1.2. Phương hướng, yêu cầu của công tác văn thư tại UBND quận Nam Từ Liêm phục vụ xây dựng chính quyền số Tiếp tục quán triệt, triển khai thực hiện nghiêm túc Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Chỉ thị số 12/2020/CT-TTg ngày 07/9/2020 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; Quyết định số 12/2020/QĐ-UBND của UBND Thành phố Hà Nội về ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành văn bản điện tử giữa các cơ quan, tổ chức thuộc Thành phố Hà Nội…
18 Thực hiện tốt việc lập hồ sơ, nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan và thực hiện chỉnh lý theo quy định. Thực hiện nghiêm túc việc quản lý văn bản trên hệ thống quản lý văn bản chung của Thành phố theo quy định, quy trình. Thực hiện nghiêm công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực VTLT. Ứng dụng có hiệu quả CNTT vào công tác VTLT. Thực hiện nghiêm túc chế độ thông tin, báo cáo công tác VTLT theo quy định. 3.2. Giải pháp tăng cƣờng hiệu quả công tác văn thƣ tại Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm phục vụ xây dựng chính quyền số 3.2.1. Nâng cao nhận thức đối với công tác văn thư, lưu trữ và nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ làm công tác văn thư Đối với cán bộ quản lý: Đối với cán bộ làm công tác văn thư: 3.2.2. Nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư theo hướng đảm bảo năng lực phục vụ xây dựng chính quyền số UBND Quận Nam Từ Liêm cần tiếp tục xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, quan tâm, chỉ đạo sát sao các hoạt động của công tác văn thư trên địa bàn. Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức, lãnh đạo các phòng, ban, đơn vị cần tích cực tham mưu cho lãnh đạo UBND quận trong việc xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, các văn bản chỉ đạo việc thanh tra, kiểm tra việc thực hiện công tác văn thư, văn thư điện tử của các cơ quan, tổ chức, cá nhân, ban hành văn bản hướng dẫn thực hiện Quyết định số 12/2020/QĐ-UBND của UBND Thành phố Hà Nội về ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành văn bản điện tử giữa các cơ quan, tổ chức… UBND quận tăng cường vai trò quản lý nhà nước về công tác văn thư thông qua việc quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư, quản lý nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ trong công tác văn thư. Trong đó chú trọng nhiệm vụ thực hiện nghiệp vụ văn thư điện tử và giải quyết các công việc của các cá nhân trong đơn vị phải được thực hiện trên môi trường mạng, đảm bảo tính thống nhất trong công tác văn thư điện tử từ UBND quận đến tất cả các đơn vị trực thuộc. 3.2.4 Hoàn thành kết nối phần mềm quản lí văn bản với Chính phủ số. UBND quận chủ động kết nối, liên thông phần mềm quản lý văn bản qua hệ thống liên thông trên mạng truyền số liệu chuyên dùng của cơ quan Nhà nước các cấp, phối hợp với nhà cung cấp mạng và đơn vị cung cấp phần mềm hướng dẫn, đôn đốc, hỗ trợ cài đặt, nâng cấp phần mềm quản lý văn bản và điều hành tại UBND quận và các phòng, ban, đơn vị. Việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa UBND quận với với các Bộ, ngành Trung ương cũng như với các phòng, ban, đơn vị, địa phương thuộc quận cần đảm bảo thông suốt, an toàn, an ninh mạng.