Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Quản lý công tác lập hồ sơ của cơ quan Kho bạc Nhà nước

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:26

Thêm vào BST

Báo xấu

10
lượt xem 6
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Luận văn "Quản lý công tác lập hồ sơ của cơ quan Kho bạc Nhà nước" được hoàn thành với mục tiêu nhằm đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện, đảm bảo chất lượng, hiệu quả quản lý công tác lập hồ sơ tại cơ quan Kho bạc Nhà nước trong giai đoạn hiện nay theo hướng khoa học, hiện đại.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Quản lý công tác lập hồ sơ của cơ quan Kho bạc Nhà nước

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ .…………/………… ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN THỊ THÚY HÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ CỦA CƠ QUAN KHO BẠC NHÀ NƢỚC Chuyên ngành: quản lý công Mã số: 8. 34 04 03 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI – NĂM 2023
Công trình này được hoàn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS. Nguyễn Thị Thanh Hƣơng Phản biện 1: TS. Hoàng Thị Giang, Học viện Hành chính Quốc gia Phản biện 2: TS. Trần Thị Hoa, Bộ Nội vụ Luận văn thạc sỹ được bảo vệ Hội đồng chấm luận văn thạc sỹ. Học viện Hành chính Quốc gia Địa điểm: Phòng họp 4B Nhà G - Hội trường bảo vệ thạc sỹ, Học viện Hành chính Quốc gia số: 77 Nguyễn Chí Thanh – Quận Đống Đa -Thành phố Hà Nội. Thời gian: vào hồi: 8giờ 30 ngày 29 tháng 6 năm 2023 Có thể tìm hiểu luận văn tại Thư viện Học viện Hành chính Quốc gia hoặc trên trang Web Ban QLĐT, Học viện Hành chính Quốc gia
MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp hiện nay hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản, có nghĩa là gắn liền với thông tin văn bản và đảm bảo các nội dung đó chính là nhiệm vụ của công tác văn thư, lưu trữ (VTLT). Trong đó vai trò của công tác lập và quản lý hồ sơ là rất cần thiết, đó là hoạt động đảm bảo thông tin, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ cho hoạt động quản lý, là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ. Công tác này góp phần bảo đảm được hệ thống thông tin văn bản cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Việc quản lý hồ sơ tốt giúp thủ trưởng và cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức tìm kiếm, tập hợp các thông tin được nhanh chóng, đầy đủ và có hệ thống, giữ lại được bằng chứng pháp lý minh chứng cho hoạt động quản lý của cá nhân, cơ quan, tổ chức. Bên cạnh đó, do các văn bản, tài liệu đều được lập thành hồ sơ nên sẽ giúp thủ trưởng quản lý văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan được chặt chẽ, giữ gìn bí mật của Nhà nước và làm tiền đề thực hiện công tác lưu trữ tại mỗi cơ quan, tổ chức. Nhờ vậy, góp phần quan trọng trong quá trình giải quyết công việc, đảm bảo kịp thời, chính xác, nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác của cán bộ, công chức, viên chức, đồng thời tạo nên tác phong làm việc nghiêm túc, khoa học, ngăn nắp, nề nếp của cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức. Kho bạc Nhà nước (KBNN) là cơ quan trực thuộc Bộ Tài chính (BTC), thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Tài chính quản lý nhà nước về quỹ ngân sách nhà nước, các quỹ tài chính nhà nước; quản lý ngân quỹ nhà nước; tổn kế toán nhà nước và các hoạt động khác theo quy định của pháp luật cho nên hình thành nhiều tài liệu về các lĩnh vực thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan KBNN. Về cơ bản, khối tài liệu đó cũng đã được lãnh đạo và đội ngũ công chức quan tâm triển khai lập và quản lý hồ sơ nhưng trên thực tế việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ vẫn còn một số bất cập, ý thức của một số công chức về lập hồ sơ công việc chưa cao; vẫn còn tình trạng văn bản trong hồ sơ phân tán ở nhiều nơi; còn tình trạng giao nộp tài liệu chưa đúng quy định vào Lưu trữ cơ quan gây khó khăn cho việc tổ chức khoa học tài liệu. Nhận thức được vai trò, tác dụng của công tác lập và quản lý hồ sơ trong hoạt động của cơ quan, tổ chức và đây cũng là một nội dung nghiên cứu của ngành học Quản lý công. Đồng thời bản thân hiện đang công tác của cơ quan KBNN, nhận thấy công tác này cần được quan tâm, nghiên cứu, đề xuất những giải pháp để những người có thẩm quyền có thể tham khảo, vận dụng điều chỉnh, hoàn thiện hoạt động quản lý công tác lập hồ sơ, góp phần nâng cao chất lượng công tác đảm bảo thông tin, giữ gìn và tổ chức khoa học thông tin văn bản phục vụ hoạt động quản lý của cơ quan KBNN trong giai đoạn hiện nay, cho nên tôi chọn nghiên cứu đề tài “Quản lý công tác lập hồ sơ của cơ quan 1
Kho bạc Nhà nước” để làm đề tài luận văn cao học chuyên ngành Quản lý công. 1. T nh h nh nghi n c u i n quan đ n đề t i uận v n Ở Việt Nam, trong những năm gần đây, việc tìm kiếm các giải pháp quản lý công tác lập hồ sơ ở các cơ quan nhà nước đã thu hút được sự quan tâm của nhiều nhà khoa học, các nhà quản lý và các nghiên cứu sinh, học viên cao học. Tuy nhiên, cho đến nay chưa có công trình nào nghiên cứu về quản lý công tác lập hồ sơ tại cơ quan KBNN. Tác giả đề tài đã kế thừa những kết quả ở các công trình của các tác giả đi trước, đi sâuphân tích đánh giá thực trạngquản lý công tác lập hồ sơ của cơ quan KBNN, từ đó đề xuất những phương hướng, giải pháp quản lý công tác lập hồ sơ của cơ quan KBNN đạt được những hiệu quả thiết thực hơn, phục vụ chiến lược phát triển của hệ thống KBNN trong thời gian tới. 3. Mục đ ch v nhiệ vụnghiên c u của uận v n 3 1 Mục đ ch nghi n c u Làm rõ một số vấn đề lý luận, pháp lý về quản lý công tác lập hồ sơ trong cơ quan nhà nước. Vận dụng để tìm hiểu thực tiễn quản lý công tác lập hồ sơ tại cơ quan KBNN. Trên cơ sở đó đề uất các giải pháp nhằm quản lý công tác lập hồ sơ theo hướng khoa học, hiện đại tại cơ quan KBNN trong giai đoạn hiện nay. 3 2 Nhiệ vụ nghi n c u Để thực hiện mục đích nghiên cứu, luận văn đặt ra và giải quyết các nhiệm vụ cụ thể: - Hệ thống hóa cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý về quản lý công tác lập hồ sơ trong cơ quan nhà nước - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan KBNN. - Nghiên cứu thực tiễn tình hìnhquản lý c ông tác lập hồ sơ tại cơ quan KBNN từ năm 2017 đến nay. Nhận ét, đánh giá những ưu điểm, hạn chế, phân tích nguyên nhân của những hạn chế trong việc quản lý công tác lập hồ sơ tại cơ quan KBNN. - Trên cơ sở đó, đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện, đảm bảo chất lượng, hiệu quả quản lý công tác lập hồ sơ tại cơ quan KBNN trong giai đoạn hiện nay theo hướng khoa học, hiện đại. 4. Về đối tƣợng v ph vi nghi n c u nghi n c u của uận v n 4 1 Đối tƣợng nghiên c u Đối tượng nghiên cứu của Luận văn là các biện pháp quản lý và tổ chức thực hiện nghiệp vụ lập hồ sơ tại cơ quan KBNN. 4.2. Ph m vi nghiên c u - Giới hạn về nội dung: Lý luận, pháp lý và thực tiễn công tác quản lý và tổ chức thực hiện lập hồ sơ đối với tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động 2
của cơ quan KBNN (tài liệu hành chính) và tài liệu là các chứng từ kế toán của cơ quan KBNN (tài liệu chuyên ngành). - Giới hạn về không gian nghiên cứu: Tại cơ quan KBNN. - Giới hạn về thời gian nghiên cứu: Từ năm 2017 đến nay, đây là thời điểm Thủ tướng Chính phủ ban hành Chỉ thị số 35/CT-TTg về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử. 5 Phƣơng pháp uận v phƣơng pháp nghi n c u của luận v n 5 1 Phƣơng pháp uận Việc nghiên cứu dựa trên phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác-Lênin trên cơ sở các quan điểm, chủ trương đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước về quản lý công tác lập hồ sơ. 5 2 Phƣơng pháp nghi n c u Các phương pháp nghiên cứu cụ thể sử dụng trong luận văn đó là: Phương pháp hệ thống; Phương pháp khảo sát, thống kê thực tế; Phương pháp phân tích; Phương pháp tổng hợp; Phương pháp suy luận logic. 6 Ý nghĩa ý uận v thực tiễn của uận v n Về lý luận: Đề tài hệ thống hoá một số vấn đề lý luận về quản lý công tác lập hồ sơ, góp phần làm sáng tỏ thêm vai trò, ý nghĩa của công tác này đối với hoạt động quản lý của cơ quan KBNN. Vì vậy, kết quả nghiên cứu của Luận văn đem lại giá trị khoa học trong nghiên cứu quản lý lĩnh vực VTLT nói chung và quản lý công tác lập hồ sơ tại cơ quan KBNN nói riêng. Về thực tiễn: Kết quả nghiên cứu của Luận văn giúp các nhà quản lý có thể sử dụng, tham khảo để phục vụ cho việc nâng cao chất lượng tổ chức quản lý công tác lập hồ sơ tại các cơ quan ngành tài chính, nhằm hướng tới việc bảo đảm thông tin hồ sơ văn bản, quản lý khoa học hồ sơ, văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của hệ thống KBNN, đáp ứng yêu cầu thực tiễn cải cách hành chính giai đoạn hiện nay. Những giải pháp, đề xuất có tính khả thi trong nghiên cứu có thể được ứng dụng vào thực tiễn góp phần đem lại hiệu quả cao trong tổ chức quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lập hồ sơ tại hệ thống các cơ quan KBNN; 7 K t cấu của Luận v n Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, luận văn được kết cấu thành 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận, pháp lý về quản lý công tác lập hồ sơ trong cơ quan nhà nước Chương 2: Thực trạng quản lý công tác lập hồ sơ của cơ quan Kho bạc Nhà nước Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động quản lý công tác lập hồ sơ của cơ quan Kho bạc Nhà nước 3
Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN PH P LÝ V QUẢN LÝ C N T C LẬP HỒ SƠ TRON CƠ QUAN NHÀ NƢỚC 1.1 Một số khái niệ cơ bản 1.1.1 Khái niệm quản lý Quản lý là sự tác động có tổ chức, có đích hướng của chủ thể lên các đối tượng nhằm đạt được những mục tiêu định trước. 1.1.2 Khái niệm hồ sơ và danh mục hồ sơ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ Về công tác văn thư quy định: Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Theo quy định tại khoản 13 Điều 3 của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP thì Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến được lập trong năm của cơ quan, tổ chức. 1.1.3 Khái niệm lập hồ sơ Tại khoản 15 Điều 3 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP giải thích lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quátrình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định. 1.1.4 Khái niệm Quản lý công tác lập hồ sơ trong cơ quan nhà nước Lập hồ sơ là một hoạt động nghiệp vụ trong công tác văn thư của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác này là một hoạt động không thể thiếu được ở bất kỳ cơ quan, tổ chức nào, nó đặc biệt cần thiết đối với hệ thống cơ quan nhà nước vì thông qua hoạt động này mỗi cơ quan, tổ chức đã giữ lại được đầy đủ bằng chứng về mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức mình. Từ các khái niệm về quản lý, hồ sơ, lập hồ sơ như đã nói ở trên và xuất phát từ góc độ ngành học Quản lý công, quản lý công tác lập hồ sơ trong cơ quan nhà nước ở phạm vi Luận văn này được hiểu là quá trình tác động một cách có tổ chức và định hướng của những người lãnh đạo, quản lý trong mỗi cơ quan nhà nước đến công tác lập hồ sơ để điều chỉnh quá trình thực hiện nghiệp vụ lập hồ sơ của đội ngũ công chức nhằm tổ chức khoa học văn bản, tài liệu, giữ gìn được đầy đủ giấy tờ, tài liệu có giá trị hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, phục vụ cho hoạt động quản lý và các nhu cầu khai thác chính đáng của toàn xã hội. 1.2 Nội dung quản lý công tác lập hồ sơ trong cơ quan nh nƣớc 1.2.1 Xây dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo Xây dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ nói chung và công tác lập hồ sơ nói riêng có vai trò quan trọng trong quá trình tham mưu cho Lãnh đạo các hoạt động quản lý công tác lập hồ sơ trong cơ quan nhà nước. Hoạt động này phải đạt được hiệu quả công việc, đáp ứng các yêu cầu 4
hiện đại hóa phù hợp với xu thế chung của cuộc cách mạng công nghệ 4.0. Các quy định mà các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền đã đặt ra cho mỗi cơ quan cần nghiên cứu, áp dụng sớm, ban hành văn bản nhằm cụ thể hóa để hướng dẫn, chỉ đạo thực hiện công tác lập hồ sơ một cách hiệu quả. Cùng với đó, công tác kiểm tra, giám sát, đôn đốc việc thực hiện các văn bản, quy chế của cơ quan nhà nước để đảm bảo được tính khả thi và hiệu quả trong thực tế công việc; qua việc kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác lập hồ sơ cũng là cơ sở, căn cứ cho việc xây dựng, ban hành các nhiệm vụ, kế hoạch, các văn bản chỉ đạo đảm bảo được ổn định, phù hợp. 1.2.2 Xác định trách nhiệm quản lý và thực hiện nghiệp vụ lập hồ sơ Người đứng đầu cơ quan là người chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của cơ quan nhà nước. Cho nên trong quản lý công tác lập hồ sơ, người đứng đầu cơ quan chịu trách nhiệm quản lý, chỉ đạo công tác lập hồ sơ trong phạm vi cơ quan, tổ chức, đồng thời chỉ đạo bộ phận tham mưu (chủ yếu là bộ phận Văn phòng, Phòng Hành chính) chịu trách nhiệm giúp người đứng đầu hướng dẫn công tác lập hồ sơ công việc cho công chức, viên chức trong toàn cơ quan. 1.2.3 Tổ chức triển khai thực hiện nghiệp vụ lập hồ sơ Tổ chức thực hiện hoạt động lập hồ sơ nhằm phân bố các nhiệm vụ thành các công việc cụ thể cho chuyên viên chuyên môn. Tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụlập hồ sơ được thực hiện qua các nội dung cơ bản sau: * Lập Danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ là do người đứng đầu cơ quan, tổ chức ban hành vào đầu năm và gửi đến đơn vị, cá nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ. * Quy trình lập hồ sơ đối với tài liệu hành chính - Phương pháp truyền thống (lập hồ sơ giấy): + Mở hồ sơ + Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ + Kết thúc hồ sơ - Phương pháp lập hồ sơ điện tử: + Mở hồ sơ + Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ + Kết thúc hồ sơ. 1.2.4 Công tác kiểm tra, đánh giá, khen thưởng kỷ luật Kiểm tra, đánh giá công tác lập hồ sơ được em là hoạt động thường uyên và mang tính nội bộ. Việc thực hiện này nhằm đánh giá việc thực thi pháp luật về công tác lập hồ sơ trong cơ quan nhà nước đã đúng chưa, nhằm tìm ra những điểm tích cực, những điểm còn hạn chế và tồn tại trong công tác lập hồ sơ. Hoạt động kiểm tra, đánh giá có mối quan hệ chặt chẽ và tác động qua lại lẫn nhau, kiểm tra các hoạt động lập hồ sơ được thuận lợi và đảm bảo chất lượng thì phải đánh giá việc thực hiện này một cách nghiêm túc, chặt chẽ, càng đánh giá đúng sẽ giúp cho việc khen thưởng, kỷ luật đúng và chất lượng. Từ những kết 5
quả mà kiểm tra đem lại, cơ quan nhà nước thực hiện việc đánh giá công tác lập hồ sơ một cách toàn diện, nhằm điều chỉnh những thiếu sót để công tác văn thư, công tác lập hồ sơ được phù hợp với thực tiễn đòi hỏi. 1.2.5 Bảo đảm cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ Cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ công tác văn thư nói chung, công tác lập hồ sơ nói riêng là một trong những yếu tố quan trọng, góp phần đảm bảo hiệu quả, chất lượng công việc. Cơ sở vật chất, trang thiết bị ảnh hưởng trực tiếp đến cung cách làm việc của mỗi chuyên viên chuyên môn. Các trang thiết bị, vật dụng nhưphần mềm quản lý văn bản và hạ tầng công nghệ, phòng làm việc, tủ đựng tài liệu, trang thiết bị văn phòng phẩm.là những cơ sở vật chất phục vụ công tác lập hồ sơ. 1.3 Vai trò ý nghĩa của quản lý c ng tác ập hồ sơ trong cơ quan nhà nƣớc 1.3.1 Quản c ng tác ập hồ sơ à biện pháp quan trọng để bảo mật thông tin 1.3.2 Giúp giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo cung cấp th ng tin được kịp thời 1.3.3 Cung cấp chứng cứ pháp để đảm bảo cho các hoạt động kiểm toán, thanh tra, kiểm tra và giám sát 1.3.4 Tạo nên tác phong làm việc nghiêm túc, khoa học, nề nếp, thuận lợi cho công tác 1.3.5 Giúp giảm chi phí cho việc thuê đơn vị chỉnh lý tài liệu 1.3.6 Tạo thuận lợi cho c ng tác ưu trữ 1.4. Yêu cầu quản lý công tác lập hồ sơ - Quản lý và thực hiện công tác lập hồ sơ cần tuân thủ quy định pháp luật hiện hành - Quản lý công tác lập hồ sơ đảm bảo thuận lợi trong việc quản lý và sử dụng - Mỗi hồ sơ được lập phải đảm bảo giá trị, tính toàn vẹn của tài liệu 1.5. Các quy định hiện hành về công tác lập hồ sơ 1.5.1. Quy định của Quốc hội, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Bộ Tài chính Hiện nay, Luật Lưu trữ năm 2011 dành 4 điều (từ điều 9 đến điều 12) quy định về lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu tại lưu trữ cơ quan. Tuy nhiên, từ khi có Luật Lưu trữ đến năm 2017, Thủ tướng Chính phủ nhận thấy việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử hiện vẫn còn nhiều hạn chế, bất cập; thực hiện quy định của pháp luật về lập hồ sơ công việc tại nhiều cơ quan, tổ chức ở trung ương, địa phương chưa nghiêm. Ý thức của một số CCVC về lập hồ sơ công việc chưa cao; tài liệu lưu trữ còn phân tán ở nhiều nơi; tình trạng giao nộp tài liệu chưa đúng quy định vào Lưu trữ cơ quan vẫn còn phổ biến, nhất là các đơn vị trực thuộc cấp dưới, 6
gây khó khăn cho việc tổ chức khoa học tài liệu và lựa chọn tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử các cấp. Việc ứng dụng CNTT còn hạn chế, chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác VTLT. Cho nên để thực hiện nghiêm quy định về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử các cấp, kịp thời bảo vệ, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Chỉ thị số 35/CT-TTg. Chỉ thị ra đời có ý nghĩa quan trọng đối với việc bảo quản, lưu giữ các tài liệu, văn bản trong các lĩnh vực chính trị, kinh tế, an ninh quốc phòng và văn hóa ã hội của đất nước; hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về VTLT cơ bản được hoàn thiện, tạo cơ sở pháp lý để từng bước nâng cao chất lượng, hiệu lực, hiệu quả trong quản lý. Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, tổ chức đã có những chuyển biến tích cực. Tài liệu tại các Lưu trữ lịch sử, lưu trữ các cơ quan, tổ chức từ trung ương đến địa phương từng bước được phân loại, chỉnh lý, bảo vệ, bảo quản an toàn phục vụ khai thác, sử dụng có hiệu quả, góp phần quan trọng trong phát triển kinh tế - xã hội. Trong bối cảnh cách mạng công nghệ 4.0, việc chuyển dần hình thức văn bản từ vật mang tin là giấy sang định dang dạng điện tử đã làm bộc lộ một số những hạn chế của các quy định hiện hành, cho nên đến ngày 05/3/2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Nội dung của Nghị định quy định đối với việc soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư…Trong đó, riêng về Lập và nộp lưu hồ sơ đã được quy định trong một chương với 4 điều cụ thể về lập danh mục hồ sơ, quy trình lập hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử với 3 bước (mở hồ sơ, thu thập cập nhật văn bản vào hồ sơ và kết thúc hồ sơ); Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan với các quy định thành phần hồ sơ nộp lưu, thời hạn nộp lưu hồ sơ và thủ tục nộp lưu đối với hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử. Cuối cùng là thẩm quyền, trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức cá nhân đối với công tác lập, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Đồng thời, Nghị định cũng có phụ lục hướng dẫn chi tiết các hoạt động cụ thể, các biểu mẫu phục vụ cho công tác lập và quản lý hồ sơ trong cơ quan, tổ chức. Đây là căn cứ pháp lý cao nhất để các cơ quan, tổ chức cụ thể hóa thành các quy định, quy chế nội bộ để thực hiện trong phạm vi mỗi cơ quan, ngành cụ thể. Nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả của việc lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan và để chi tiết hơn nữa đối với công tác lập hồ sơ điện tử, ngày 10/5/2022, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã ban hành Công văn số 370/VTLTNN-NV về việc lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Trong văn bản này đã làm rõ yêu cầu của việc lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống; trình bày lưu đồ lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống, cuối cùng là mô tả chi tiết lưu đồ lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan. 7
Hệ thống các văn bản trên đã góp phần thống nhất việc thực hiện quản lý công tác lập hồ sơ, nghiệp vụ lập hồ sơ trong các cơ quan nhà nước. Từ các quy định của Quốc hội, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ Tài chính đã cụ thể hóa các quy định trên tại Quyết định số 688/QĐ-BTC ngày 29/4/2020 về ban hành Quy chế công tác văn thư của BTC. Quy chế đã định ra chế độ công tác văn thư của BTC và quản lý, chỉ đạo của BTC đối với công tác văn thư của các đơn vị thuộc Bộ và các đơn vị thuộc hệ thống ngành dọc ngành Tài chính tại địa phương. Nội dung Quy chế quy định về các nội dung soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư. 1.5.2. Quy định của Kho bạc Nhà nước Trên cơ sở quy định của pháp luật hiện hành và Quyết định số 688/QĐ- BTC ngày 29/4/2020 về ban hành Quy chế công tác văn thư của BTC, KBNN đã ban hành Công văn số 3456/KBNN-VP ngày 25/6/2020 về việc hướng dẫn công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, nội dung Công văn này hướng dẫn việc lập hồ sơ đối với tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị thuộc cơ quan KBNN; KBNN tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; KBNN quận, huyện, thị xã trực thuộc tỉnh và việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan của các đơn vị KBNN. Căn cứ chức năng, nhiệm vụ của KBNN, văn bản tài liệu hình thành trong hoạt động của KBNN gồm tài liệu hành chính và tài liệu chuyên ngành. Quản lý công tác lập hồ sơ tại KBNN cũng quy định đối với cả 2 loại hồ sơ hành chính và hồ sơ chuyên ngành. Đối với hồ sơ hành chính cơ bản quy định các nội dung về lập danh mục hồ sơ, quy trình lập hồ sơ, thời hạn nộp lưu và trách nhiệm của các cá nhân, tổ chức đối với việc nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Bên cạnh đó, còn khối tài liệu chuyên ngành tài chính thì được quy định như sau: * Về quy trình: - Phương pháp truyền thống + Mở sổ, ghi sổ, khóa sổ chứng từ kế toán + Sửa chữa sổ chứng từ kế toán - Phương pháp lập hồ sơ điện tử Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung quy được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán. Chứng từ điện tử phải bảo đảm tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, âm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định. Chứng từ điện tử được quản lý như tài liệu kế 8
toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng. * Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan + Phương pháp truyền thống: Khi nộp lưu tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu”. Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại một bản. + Phương pháp điện tử: Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc và lập hồ sơ thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống. Tiểu k t chƣơng 1 Quản lý công tác lập hồ sơ có vai trò quan trọng đối với việc giữ gìn đầy đủ, tổ chức khoa học thông tin văn bản, tài liệu, giấy tờ tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Chính vì vậy, việc quản lý công tác lập hồ sơ là cần thiếtở mỗi cơ quan, tổ chức. Tuy mỗi cơ quan có chức năng, nhiệm vụ khác nhau, hình thành ra khối tài liệu khác nhau songnhiệm vụ quản lý công tác lập hồ sơ nhằmtìm các biện pháp để tổ chức khoa học văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, phục vụ sử dụng khi cần thiết là nhiệm vụ của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào. Các nội dung quản lý công tác lập hồ sơ đã cơ bản được làm rõ trong Chương này, bên cạnh đó tác giả cũng đã hệ thống hóa và làm rõ những yếu tố pháp lý ảnh hưởng đến hoạt động quản lý công tác lập hồ sơ cũng như để thực hiện nghiệp vụ lập hồ sơ trong các cơ quan nhà nước hiện nay. Đây là tiền đề, là căn cứ, cơ sở để tìm hiểu hiện trạng quản lý công tác lập hồ sơ của KBNN trong Chương 2. 9
Chương 2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ CỦA CƠ QUAN KHO BẠC NHÀ NƢỚC 2.1 Khái quát về cơ quan Kho b c Nh nƣớc 2.2.1 Vị trí và chức năng của cơ quan Kho bạc Nhà nước Quyết định số 26/2015/QĐ-TTg ngày 08/7/2015 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của KBNN trực thuộc BTC; theo đó: KBNN là cơ quan trực thuộc BTC, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng BTC quản lý nhà nước về quỹ NSNN, các quỹ tài chính nhà nước; quản lý ngân quỹ nhà nước; tổng kế toán nhà nước; thực hiện việc huy động vốn cho NSNN và cho đầu tư phát triển thông qua hình thức phát hành trái phiếu Chính phủ theo quy định của pháp luật. 2.1.2 Nhiệm vụ của cơ quan Kho bạc Nhà nước - Dự thảo các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản khác thuộc lĩnh vực quản lý của KBNN trình Bộ trưởng BTC xem xét, phê duyệt hoặc để BTC trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. - Tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật; tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản khác về lĩnh vực quản lý của cơ quan KBNN. - Thực hiện quản lý quỹ NSNN, quỹ tài chính nhà nước được giao theo quy định của pháp luật (quản lý, kiểm soát các khoản thu, chi NSNN; quản lý các nguồn vốn khác; quản lý quỹ ngoại tệ tập trung, quỹ tài chính nhà nước; quản lý các khoản tạm thu, tạm giữ, tịch thu, ký cược, ký quỹ, thế chấp; quản lý tài sản quốc gia quý hiếm và quản lý tiền, tài sản, các loại chứng chỉ có giá được giao quản lý). - Tổ chức thực hiện kế toán NSNN, các quỹ và tài sản của Nhà nước, các khoản viện trợ, vay nợ, trả nợ của Chính phủ và chính quyền địa phương (tổ chức hạch toán kế toán, báo cáo tình hình thực hiện thu, chi NSNN; tổng hợp, lập quyết toán NSNN). - Tổ chức thực hiện tổng kế toán nhà nước (tiếp nhận thông tin báo cáo tài chính; tổng hợp thông tin tài chính nhà nước; lập báo cáo tài chính nhà nước). - Tổ chức quản lý, điều hành ngân quỹ nhà nước (mở tài khoản, kiểm soát tài khoản tiền gửi; thực hiện các nghiệp vụ thu, chi, thanh toán của KBNN; xây dựng và phát triển hệ thống công cụ, nghiệp vụ quản lý hiện đại). - Tổ chức huy động vốn cho NSNN và đầu tư phát triển thông qua việc phát hành trái phiếu Chính phủ. - Tổ chức quản trị và vận hành hệ thống thông tin quản lý ngân sách và kho bạc. - Thanh tra chuyên ngành, kiểm tra, kiểm toán nội bộ, giải quyết khiếu nại, tố cáo; thực hiện phòng, chống tham nhũng và thực hành tiết kiệm, chống lãng phí theo quy định của pháp luật. 10
- Hiện đại hóa hoạt động KBNN (xây dựng cơ chế, chính sách và quy trình nghiệp vụ phù hợp, ứng dụng CNTT, kỹ thuật tiên tiến, hiện đại hóa cơ sở vật chất của hệ thống KBNN). - Thực hiện công tác nội bộ ngành thuộc các lĩnh vực tổ chức bộ máy, biên chế, tiền lương, thi đua khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức; hợp tác quốc tế; CCHC; quản lý kinh phí do NSNN cấp và tài sản được giao theo pháp luật. 2.2.3. Cơ cấu tổ chức của cơ quan Kho bạc Nhà nước 2.2. Quản lý công tác lập hồ sơ của cơ quan Kho bạc Nhà nước 2.2.1. Thực trạng xây dựng, ban hành các văn bản chỉ đạo và tổ chức tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ * Việc xây dựng, ban hành các văn bản chỉ đạo Từ năm 2017, KBNN đã ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư cũng như công tác lập hồ sơ áp dụng cho toàn hệ thống KBNN cũng như cho cơ quan KBNN, tạo cơ sở pháp lý để từng bước nâng cao chất lượng, hiệu lực, hiệu quả trong hoạt động quản lý. * Tổ chức tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ Năm 2017, tổ chức tổng kết và tập huấn về công tác VTLT tại TP Đà Nẵng thành phần tham dự gồm: Lãnh đạo KBNN, giảng viên được mời từ Cục Văn thư và lưu trữ nhà nước, văn thư các Vụ, đơn vị thuộc KBNN, lãnh đạo KBNN các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (phụ trách công tác VTLT), lãnh đạo Văn phòng phụ trách và 02 cán bộ làm trực tiếp công tác VTLT. Năm 2018, KBNN đã tổ chức 02 lớp tập huấn công tác lập hồ sơ công việc cho cơ quan KBNN và 63 KBNN các tỉnh, thành phố. Tại cơ quan KBNN tổ chức tập huấn công tác lập hồ sơ cho toàn thể công chức, viên chức đang công tác tại KBNN. Năm 2019, Văn phòng đã tổ chức đi hướng dẫn công tác lập hồ sơ công việc cho từng công chức, viên chức tại cơ quan KBNN. 2.2.2. Trách nhiệm quản lý và thực hiện nghiệp vụ lập hồ sơ Theo quy định tại Quyết định số 4545/QĐ-KBNN ngày 20/8/2020 của KBNN ban hành Quy chế công tác văn thư tại cơ quan KBNN quy định: - Tổng Giám đốc KBNN chịu trách nhiệm quản lý văn bản, tài liệu của cơ quan; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. - Chánh Văn phòng KBNN chịu trách nhiệm tham mưu cho Tổng Giám đốc trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với các đơn vị thuộc và trực thuộc; Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại đơn vị. Sau mỗi thời điểm ban hành văn bản quản lý về công tác văn thư nói chung, công tác lập hồ sơ nói riêng đều tổ chức tuyên truyền, phổ biến nội dung đến tất cả các 11
đơn vị, cá nhân có liên quan để nắm được nội dung công tác lập hồ sơ và hướng dẫn triển khai việc thực hiện. - Các đơn vị và cá nhân trong cơ quan KBNN: + Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc KBNN về việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan. + Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải nghiêm túc thực hiện lập HSCVđược giao giải quyết và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định trước khi nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan. + Đơn vị và cá nhân tại cơ quan KBNN có trách nhiệm nộp lưu những hồ sơ, tài liệu được ác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ cơ quan. + Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được Tổng Giám đốc KBNN đồng ý bằng văn bản; đồng thời phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu. + CCVC tại các đơn vị thuôc KBNN trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác phải bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình công tác cho đơn vị. CCVC trong các đơn vị KBNN đi học tập dài ngày phải bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu đang giải quyết cho đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ tiếp nhận; đối với hồ sơ, tài liệu đã giải quyết ong bàn giao cho Văn thư đơn vị hoặc cá nhân làm đầu mối tiếp nhận để giao nộp tập trung vào Lưu trữ cơ quan khi đến thời hạn nộp lưu. - Lưu trữ cơ quan chịu trách nhiệm hướng dẫn công tác lập hồ sơ công việc cho đơn vị hoặc cá nhân trong cơ quan; tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu từ các đơn vị, cá nhân và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu. - Văn thư cơ quan KBNN chịu trách nhiệm: + Xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan. + Căn cứ Danh mục hồ sơ cơ quan hoặc kế hoạch công tác của cơ quan trong năm, chuẩn bị Bìa hồ sơ phát cho đơn vị, cá nhân. Bìa hồ sơ được thiết kế và in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ. + Trực tiếp hướng dẫn công chức, viên chứctại cơ quan phương pháp lập hồ sơ, danh mục hồ sơ và mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu. + Thực hiện việc kiểm tra và tham mưu cho lãnh đạo đơn vị trong việc đánh giá công tác lập hồ sơ của công chức, viên chức trong cơ quan KBNN. + Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành. Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu cần kiểm tra, đối chiếu danh mục hồ sơ và mục lục hồ sơ, tài liệu giao nộp để bổ sung hồ sơ còn thiếu, ghi chuyển sang danh mục năm sau hồ sơ những công việc chưa giải quyết xong và lập biên bản giao nhận tài liệu giữa các bên. 12
- Văn thư đơn vị thuộc KBNN chịu trách nhiệm thống kê hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; Bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Lưu trữ cơ quan. 2.2.3. Thực trạng thực hiện công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ Từ chức năng, nhiệm vụ của KBNN đã sản sinh ra khối tài liệu hành chính và khối tài liệu có tính chuyên ngành. Các văn bản, giấy tờ tài liệu trên được các bộ phận chuyên môn thực hiện lập hồ sơ công việc đối với 2 loại hồ sơ: Hồ sơ hành chính và hồ sơ chuyên ngành với cả hình thức lập hồ sơ giấy và lập hồ sơ điện tử. * Lập hồ sơ đối với tài liệu hành chính (-) Lập hồ sơ đối với tài liệu trên giấy (hồ sơ truyền thống) Hằng năm Văn phòng cơ quan KBNN căn cứ các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của KBNN; quy chế làm việc; quy chế về công tác VTLT của KBNN; quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của hệ thống KBNN; kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của đơn vị và củacông chức; thành phần, nội dung, số lượng văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị tham mưu cho Tổng Giám đốc ban hành Danh mục hồ sơ. Danh mục hồ sơ được chuyển về các đơn vị vào đầu mỗi năm. Sau khi có danh mục hồ sơ, các đơn vị thuộc KBNN căn cứ vào số lượng hồ sơ cần lập của mỗi đơn vị để chuẩn bị bìa hồ sơ. Văn phòng thực hiện cấp phát văn phòng phẩm như: cặp ba dây, bìa hồ sơ cho các đơn vị. Căn cứ vào danh mục hồ sơ, các công chức chuyên môn thực hiện: Mở hồ sơ: Đầu năm, căn cứ vào danh mục hồ sơ được ban hành của KBNN, mỗi công chức tự ghi tên của hồ sơ lên tờ bìa được cấp phát (tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản viết bằng bút chì, khi kết thúc và hoàn chỉnh hồ sơ mới ghi chính thức bằng bút mực). Ngoài ra, mỗi người lập thư mục để quản lý tài liệu theo từng hồ sơ trong máy tính. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc: Trong quá trình giải quyết công việc, nếu nhận được văn bản, tài liệu có liên quan đến vấn đề hoặc công việc thì các đưa vào trong bìa hoặc cặp, hộp của hồ sơ. Công việc này sẽ kết thúc khi vấn đề đã được giải quyết xong hoặc sau khi kết thúc năm hành chính. Kết thúc hồ sơ: Sau khi công việc kết thúc, sắp xếp hồ sơ, tài liệu trong hồ sơ. (-) Lập hồ sơ điện tử đối với tài iệu hành chính Hiện nay, KBNN đã áp dụng một số phần mềm để phục vụ công tác chuyên môn nghiệp vụ của từng lĩnh vực khác nhau, cụ thể như sau: Đối với chương trình quản vản bản điều hành (gọi tắt à eDocTc) KBNN đã ứng dụng phầm mềm eDocTc để quản lý văn bản, với tính năng của chương trình thì toàn bộ văn bản đi, đến đều được trình, xem và phê 13
duyệt trên Hệ thống phần mềm máy tính. Toàn bộ văn bản đi, đến đều được xử lý điện tử giúp cho việc quản lý điều hành của Lãnh đạo KBNN nhanh chóng, hiệu quả. Một số tính năng nổi trội của phần mềm này như: đem đến môi trường làm việc hiện đại, đơn giản, gần gũi và thân thiện với người sử dụng. Tại bất cứ nơi đâu, bất cứ khi nào, người sử dụng có thể truy cập vào thông tin cần thiết để thực hiện xử lý công việc của mình thông qua tính năng nhắc việc, thông báo, cảnh báo qua Email, tin nhắn; dễ dàng với các hệ thống khác như: tích hợp Scanner để số hóa tài liệu trực tiếp vào hệ thống; tích hợp Fa để gửi và nhận Fax từ bất kỳ máy tính nào; tích hợp màn hình LCD để hiển thị lịch, tin tức, thông báo; phiên bản phần mềm trên máy tính bảng (iPad, Samsung Galaxy, Kindle Fire); tích hợp với cổng thông tin điện tử và các ứng dụng khác; tích hợp bộ MS Office (Word, Excel, Outlook ...) để khai thác, soạn thảo, chỉnh sửa văn bản, tài liệu…; khai thác hồ sơ, tài liệu trực tiếp từ My Compute. Đối với chương trình Quản lý ngân quỹ nhà nước Với chức năng của chương trình, Văn thư KBNN là người thực hiện quản lý và ký nhân danh KBNN trên các phụ lục hợp đồng điện tử. Sau khi, Cục Quản lý ngân quỹ đấu thầu thành công đợt gửi tiền có kỳ hạn tại các Ngân hàng thương mại; thực hiện quy trình ký đích danh trên phụ lục hợp đồng điện tử chuyển sang văn thư KBNN. Ở bước này, Văn thư KBNN nhận được thông báo có phụ lục hợp đồng cần ký. Văn thư vào hệ thống Quản lý ngân quỹ của KBNN, chức năng Ký phụ lục hợp đồng điện tử thực hiện ký số nhân danh KBNN phê duyệt hoặc từ chối phê duyệt file phụ lục hợp đồng. Mặc dù, một số lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ của KBNN đã ứng dụng phân mềm để thực hiện nhiệm vụ chuyên môn của mình, nhưng công tác lập hồ sơ điện tử đến thời điểm hiện tại của KBNN chưa được triển khai thực hiện do hiện trạng các phần mềm chưa đáp ứng được yêu cầu theo quy định của pháp luật hiện hành. Vì vậy, việc lập hồ sơ đối với tài liệu hành chính đang thực hiện chủ yếu theo phương pháp truyền thống. * Lập hồ sơ đối với hồ sơ chuyên ngành (-) Lập hồ sơ chuyên ngành đối với tài liệu giấy Bước 1: In chứng từ kế toán Bước 2: Sắp ếp chứng từ kế toán. Bước 3: Đóng chứng từ kế toán (-) Lập hồ sơ điện tử đối với tài liệu chuyên ngành của Kho bạc Nhà nước Bước 1: Tại đơn vị quan hệ ngân sách: lập, duyệt, ký kiểm soát bằng chữ ký số và gửi hồ sơ, chứng từ chi NSNN cho KBNN qua Trang Dịch vụ công trực tuyến. Bước 2: Tại KBNN, hệ thống Dịch vụ công trực tuyến Dịch vụ công trực tuyến tự động kiểm tra loại chứng từ. Trường hợp là hồ sơ kiểm soát chi thường 14
xuyên, cán bộ Kho bạc sẽ kiểm soát chi và giao diện chứng từ vào TABMIS. Trường hợp là hồ sơ chi đầu tư, hệ thống tự động truyền hồ sơ, chứng từ sang hệ thống ĐTKB-GD để cán bộ kiểm soát chi đầu tư trước khi giao diện chứng từ vào TABMIS. Bước 3: Công chức KBNN truy cập hệ thống TABMIS để xử lý chứng từ, áp thanh toán, thực hiện giao diện thông tin sang Hệ thống Thanh toán điện tử với ngân hàng. Bước 4: Công chức KBNN truy cập Hệ thống Thanh toán điện tử với ngân hàng để kiểm soát chứng từ, ký chữ ký số trước khi hệ thống tự động truyền thông tin thanh toán sang ngân hàng để chuyển tiền cho đối tượng thụ hưởng. Mặc dù, KBNN đã ban hành công văn hướng dẫn riêng đối với công tác lập hồ sơ, định kỳ tổ chức tập huấn cho toàn thể CBCC của cơ quan KBNN đối với công tác này, đặc biệt là công chức làm công tác VTLT tại Văn phòng đã thực hiện việc đi hướng dẫn đến từng CBCC nghiệp vụ lập hồ sơ, tuy nhiên qua thực tế khảo sát công tác lập hồ sơ của CCVC ở một số đơn vị chưa thực hiện đúng quy định hiện hành, đặc biệt là đối với tài liệu hành chính, thể hiện ở các mặt sau: Mở hồ sơ: căn cứ vào danh mục hồ sơ được ban hành của KBNN, Văn phòng KBNN đã thực hiện phát bìa hồ sơ cho các đơn vị, nhưng hầu như CCVC của cơ quan KBNN chưa thực hiện mở hồ sơ vào đầu năm, khi thực hiện giải quyết công việc các tài liệu liên quan đang giải quyết được để rải rác trên bàn làm việc cá nhân. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc: CCVC chưa hình thành thói quen mở hồ sơ, nên khi thực hiện thu thập hồ sơ, cập nhật văn bản gần như không có tài liệu liên quan đến vụ viêc CCVC đang giải quyết, cụ thể một số hồ khi giải quyết vướng mắc của KBNN địa phương chỉ bao gồm bản chính công văn đến và công văn đi…. Kết thúc hồ sơ: Công việc này được hiện khi công việc được giao kết thúc, nhưng do CCVC chưa coi trong công tác lập hồ sơ, coi đây là nhiệm vụ của công chức VTLT, nên khi công việc kết thúc, không biết lập hồ sơ như thế nào, làm việc gì trước, làm việc gì sau, nên vẫn còn tình trạng CCVC không lập hồ sơ, hồ sơ, tài liệu khi giải quyết xong đang để trong tình trạng bó gói hoặc cho vào hòm tôn để lên nóc tủ của đơn vị, cụ thể là Cục Công nghệ thông tin, Vụ Tài vụ quản trị. Nhiều hồ sơ tài liệu đã được lập, nhưng chất lượng chưa cao, chưa đúng quy trình quy định. *Nộp ưu vào ưu trữ cơ quan Mặc dù đã có quy định đối với nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan trên Hệ thống quản lý tài liệu điện tử cho các cơ quan nhà nước, tuy nhiên cho đến thời điểm này KBNN chưa thực hiện lập hồ sơ điện tử đối với các loại hồ sơ tài liệu hình thành phổ biến trong quá trình hoạt động của cơ quan KBNN, 15
cho nên việc giao nộp hồ sơ, tài liệu và lưu trữ cơ quan KBNN đang thực hiện theo hình thức truyền thống (nộp bản giấy), cụ thể như sau: Trên cơ sở văn bản quy định chung của cơ quan, vào đầu năm, KBNN ban hành văn bản đôn đốc các đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Tuy nhiên, việc giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị KBNN nộp lưu vào lưu trữ cơ quan chưa thực hiện theo đúng quy định và các hồ sơ giao nộp chưa đầy đủ thành phần tài liệu. Tình trạng tài liệu khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan ở trong tình trạng rời lẻ, tài liệu có giá trị và tài liệu không còn giá trị, tài liệu trùng thừa, bản nháp, bản thảo của các văn bản để lẫn lộn với nhau, thậm chí có cả những tư liệu sách, báo, ấn phẩm… không thuộc thành phần tài liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Đối với những hồ sơ đã lập ở một số đơn vị nhưng chất lượng hồ sơ khi giao nộp vào lưu trữ chưa đảm bảo theo yêu cầu nghiệp vụ, thành phần tài liệu trong hồ sơ chưa đầy đủ, tài liệu chưa được sắp xếp, biên mục… Tài liệu của nhiều đơn vị khi giao nộp chưa được lập hồ sơ, không có mục lục thống kê tài liệu nộp lưu nên trong quá trình giao nộp tài liệu, cán bộ lưu trữ không nắm được hết thành phần tài liệu giao nộp, số lượng tài liệu chủ yếu được ác định theo bó, cặp ba dây. Từ năm 2018 đến nay, việc giao nộp không được thường xuyên, liên tục, số lượng hồ sơ tài liệu đang lưu giữ tại các phòng làm việc của các Vụ, Cục cơ quan KBNN tính đến thời 31/12/2021 còn khoảng 500 mét. Cụ thể: 2.2.4. Công tác kiểm tra, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật Hằng năm, cơ quan KBNN đều có kế hoạch kiểm tra định kỳ hoặc đột uất công tác VTLT nói chungvà công tác lập hồ sơ công việc nói riêng tại các đơn vị thuộc cơ quan KBNN và KBNN các tỉnh, thành phố. Từ năm 2017 đến nay, toàn hệ thống KBNN đã tiến hành kiểm tra 130 lượt, trong đó KBNN tiến hành kiểm tra đối với các tỉnh, thành phố là 12 lượt và KBNN các tỉnh, thành phố kiểm tra đối với các đơn vị trực thuộc là 182 lượt. Nội dung kiểm tra tập trung vào các nội dung như: Số lượng, chất lượng cán bộ làm công tác VTLT; trang thiết bị bảo quản; hướng dẫn công tác lập hồ sơ quản lý văn bản đi đến; công tác thu thập và chỉnh lý tài liệu; bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu theo những quy định, hướng dẫn của Nhà nước. Thành phần kiểm tra là lãnh đạo Văn phòng phụ trách công tác VTLT, lãnh đạo Phòng Hành chính - Lưu trữ và công chức làm trực tiếp công tác VTLT. 2.2.5. Cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ phục vụ quản lý công tác lập hồ sơ Kho lưu trữ cơ quan KBNN được bố trí tại tầng hầm 2 trụ sở cơ quan; kho được xây dựng theo đúng tiêu chuẩn của kho lưu trữ chuyên dùng theo đúng quy định tại Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng. Kho lưu trữ cơ quan KBNN có diện tích là 528 m2; trong đó phòng đọc và khu vực chỉnh lý là 210 16
m2;phòng bảo quản tài liệu là 318 m2. Kho lưu trữ của cơ quan KBNN được trang bị đầy đủ các thiết bị bảo vệ, thiết bị bảo quản hồ sơ, tài liệu theo đúng quy định; đảm bảo chế độ về độ ẩm, ánh sáng trong kho; giá di động, giá cố định; hệ thống phòng cháy chữa cháy tự động bằng khí CO2; hệ thống điều hòa không khí. 2.3. Nhận xét đánh giá thực tr ng quản lý công tác lập hồ sơ của cơ quan Kho b c Nh nƣớc 2.3.1. Ưu điểm - Một là, KBNN đã ban hành kịp thời hệ thống các văn bản liên quan đến công tác VTLT nói chung và công tác lập hồ sơ nói riêng, tạo tiền đề pháp lý cho hệ thống KBNN thực hiện thống nhất từ trung ương đến địa phương; KBNN thường xuyên tổ chức tập công tác VTLT cho các đối tượng là CCVC tại cơ quan KBNN qua các cuộc họp, tổng kết cũng được KBNN quan tâm chú trọng. - Hai là, lãnh đạo các cấp của cơ quan KBNN, CCVC bước đầu đã nâng cao trách nhiệm của mình đối với công tác lập hồ sơ, cho nên công tác lập hồ sơ đã đi vào tiềm thức của một số CCVC khi giải quyết xong công việc là phải lập hồ sơ và bảo quản hồ sơ. - Ba là, từ những việc ban hành các văn bản hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến, đặc biệt là CCVC đã nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ. Do vậy, việc lập hồ sơ công việc của CCVC tại một số đơn vị bước đầu đã có sự chuyển biến tích cực, từng bước nghiên cứu phương pháp và nội dung công tác lập hồ sơ để thực hiện đạt hiệu quả. Theo đó, có những hồ sơ được lập ở các đơn vị này tương đối tốt, cơ bản đáp ứng được yêu cầu công việc đặt ra, như tập lưu văn bản đi, hồ sơ các hội nghị do công chức văn thư lập, hồ sơ cán bộ ở Vụ Tổ chức bộ, hồ sơ về lĩnh vực hợp tác quốc tế… Bốn là, công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan đã được lãnh đạo và công chức KBNN nhận thức rõ hơn, đầy đủ hơn về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Lãnh đạo một số đơn vị thuộc KBNN bước đầu đã có sự nhìn nhận đúng đắn về tầm quan trọng và sự cần thiết của công tác lập hồ sơ. Nhận thức và trách nhiệm của một số công chức ở các đơn vị đối với công tác lập hồ sơ hiện hành đã được nâng cao. Năm là, để công tác VTLT nói chung, công tác lập hồ sơ nói riêng đi vào nề nếp, đúng quy định hiện hành, hàng năm KBNN đã ây dựng kế hoạch kiểm tra, hướng dẫn đối với các đơn vị KBNN và các đơn trực thuộc để kịp thời tháo gỡ khó khăn, vướng mắc cho đơn vị khi triển khai thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến công tác VTLT. Sáu là, lãnh đạo KBNN đã đề ra kế hoạch triển khai ứng dụng phần mềm lập hồ sơ điện tử, để cho CCCV toàn cơ quan lập hồ sơ điện tử, số hóa hồ sơ tài 17
liệu đang được bảo quản tại kho lưu trữ cơ quan KBNN, dự kiển năm 2023 các phần mềm ứng dụng sẽ đi vào hoạt động. 2.3.2. Hạn chế Một là, hệ thống văn bản hướng dẫn của KBNN ban hành khá đầy đủ, tuy nhiên riêng đối với việc ban hành Danh mục hồ sơ của cơ quan KBNN lại không thường xuyên, liên tục, chưa đúng với quy định tại Điều 28, Nghị định 30/2020/NĐ-CP “Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê, được ban hành vào đầu năm và gửi cho các đơn vị, cá nhân liên quan để làm căn cứ lập hồ sơ”. Do không ban hành Danh mục hồ sơ, CCVC không có căn cứ để lập hồ sơ, CCVC sẽ thực hiện một cách tự phát, thiếu sự thống nhất và khoa học về nghiệp vụ. Đặc biệt là gây khó khó khăn cho công chức lưu trữ khi thực hiện thu thập hồ sơ, tài liệu của các đơn vị. Đối với Danh mục hồ sơ của cơ quan KBNN đã được ban hành nhưng được chưa bao quát hết đề mục các nhóm hồ sơ cần lập, chưa ác định thời hạn bảo quản của hồ sơ theo Thông tư số 155/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành Tài chính và Quyết định số 768/QĐ-KBNN ngày 27/09/2014 của Tổng giám đốc Kho bạc Nhà nước về ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến tại các đơn vị KBNN. Hai là, vẫn còn tình trang CCVC chưa hình thành được thói quen, chưa hiểu đúng và rõ về lập hồ sơ công việc được phân công, theo dõi giải quyết, dẫn đến chất lượng hồ sơ được lập của một số đơn vị chưa được tốt, lập hồ sơ không theo quy trình hướng dẫn , một số CCVC khi giải quyết công việc ong đều chỉ đặt các văn bản vào cặp ba dây hoặc vào một tờ bìa hồ sơ không theo trình tự giải quyết công việc, chưa thu thập đầy đủ các văn bản liên quan, chưa loại các bản trùng, bản nháp khi trong quá trình giải quyết công việc. Việc lập hồ sơ còn chưa được tiến hành ngay khi hồ sơ phát sinh mà đợi đến khi kết thúc hồ sơ hoặc khi cơ quan có kế hoạch giao nộp mới tiến hành lập hồ sơ công việc, dẫn đến việc bàn giao về kho lưu trữ bị chậm so với kế hoạch đề ra. Tại cơ quan KBNN đã thực hiện giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan theo quy định, tuy nhiên vẫn còn một số đơn vị, CVVC thực hiện chưa nghiêm túc, không đúng theo quy định của nhà nước, có nhiều hồ sơ đã đến thời hạn giao nộp, nhưng CCVC tại các đơn vị thực hiện lưu tại phòng làm việc, sau 2 đến 3 năm mới thực hiện giao nộp cho lưu trữ cơ quan, điều này ảnh hưởng đến việc chỉnh lý hồ sơ tài liệu của người làm lưu trữ. Nguyên nhân là do CCVC các đơn vị thuộc KBNN giữ lại tài liệu để thuận tiện cho việc khai thác, cung cấp thông tin, phục vụ các đoàn thanh tra, kiểm tra của Thanh tra Chính phủ, Kiểm toán Nhà nước, BTC và một số cơ quan chuyên môn khác. Trung bình mỗi năm, tại cơ quan KBNN đón tiếp từ 4-6 đoàn kiểm tra đến làm việc, nên hoạt động khai thác số liệu, thông tin trong văn bản là khá lớn. 18