Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Quản lý lưu trữ trong các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện Buôn Đôn, tỉnh Đắk Lắk

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:24

Thêm vào BST

Báo xấu

9
lượt xem 1
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn "Quản lý lưu trữ trong các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện Buôn Đôn, tỉnh Đắk Lắk" nhằm cơ sở lý luận và các vấn đề thực tiễn, đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác lưu trữ trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Buôn Đôn, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác lưu trữ.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Quản lý lưu trữ trong các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện Buôn Đôn, tỉnh Đắk Lắk

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA LÊ THỊ THU NGUYỆT QUẢN LÝ LƯU TRỮ TRONG CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BUÔN ĐÔN, TỈNH ĐẮK LẮK Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 8 34 04 03 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG ĐẮK LẮK – NĂM 2023
Công trình được hoàn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA Người hướng dẫn khoa học: TS. TRẦN VIỆT HOA Phản biện 1:…………………………………………… …. ………………………………………………... Phản biện 2:………………………………………………. ……………………………………………….. Luận văn được bảo vệ tại Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ, Học viện Hành chính Quốc gia Địa điểm: Phòng họp …....., Nhà...... - Hội trường bảo vệ luận văn thạc sĩ, Học viện Hành chính Quốc gia Số:… - Đường…………… - Quận……………… - TP……………… Thời gian: vào hồi …… giờ …… tháng …… năm 202... Có thể tìm hiểu luận văn tại Thư viện Học viện Hành chính Quốc gia hoặc trên trang Web Ban QLĐT Sau đại học, Học viện Hành chính Quốc gia
MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Lưu trữ nhà nước đóng vai trò quan trọng trong việc bảo tồn lịch sử dân tộc và quyền của công dân gắn liền với sự tăng trưởng mạnh mẽ trong hoạt động của chính quyền. Trong mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức dù lớn hay nhỏ, dù ở cấp trung ương hay địa phương đều cần có bộ phận thực hiện lưu trữ và phòng lưu trữ nhằm đảm bảo được công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức, đơn vị. Những hồ sơ, tài liệu này không những để phục vụ cho hoạt động nội bộ của cơ quan, đơn vị, tổ chức đó mà còn là cơ sở để các cấp quản lý, lãnh đạo và các cơ quan, đơn vị, tổ chức có liên quan sử dụng làm căn cứ ban hành các báo cáo, các quyết định cũng như hoạch định chính sách chung. Công tác lưu trữ cần được tổ chức một cách có hệ thống, khoa học, có tính chuyên môn trong quá trình lưu trữ để việc tìm kiếm và sử dụng thông tin lưu trữ đạt được hiệu quả tối ưu nhất. Trong thập kỷ qua, Lưu trữ Nhà nước đã bắt đầu lưu trữ hồ sơ kỹ thuật số. Cơ quan Lưu trữ Nhà nước nắm giữ hai loại hồ sơ kỹ thuật số: hồ sơ ban đầu được tạo ở định dạng kỹ thuật số và hồ sơ vật lý được “số hóa”. Dữ liệu là một trong những tài sản quan trọng nhất mà tổ chức có ngày nay. Các tổ chức đang tạo và thu thập nhiều thông tin hơn bao giờ hết, điều này có thể đặt ra những thách thức trong việc lưu trữ, quản lý, truy cập và phân tích thông tin đó. Nhận thức được vị trí, vai trò quan trọng của công tác lưu trữ cũng như sự cần thiết phải vận dụng phần mềm, công cụ hiện đại vào công tác lưu trữ, UBND huyện Buôn Đôn đã đặc biệt quan tâm đến công tác lưu trữ bằng nhiều hoạt động chỉ đạo, triển khai cụ thể. Trong 1
quá trình thực hiện công tác lưu trữ trên địa bàn huyện Buôn Đôn đến nay đã đạt được nhiều bước chuyển biến tích cực. Song, bên cạnh những kết quả đạt được, trong công tác lưu trữ tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện vẫn còn tồn tại một số hạn chế. Vì vậy, tác giả đã chọn đề tài “Quản lý lưu trữ trong các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện Buôn Đôn, tỉnh Đắk Lắk” để nghiên cứu luận văn Thạc sĩ Quản lý công, nhằm nghiên cứu cơ sở lý luận khoa học cũng như thực tiễn của công tác lưu trữ trên địa bàn huyện Buôn Đôn, từ đó chỉ ra những giải pháp có tính ứng dụng thực tế trên địa bàn huyện góp phần cải thiện và nâng cao chất lượng công tác lưu trữ. 2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Ở nước ta trong những năm qua đã có nhiều cuốn sách, giáo trình, công trình nghiên cứu, luận văn, bài viết khoa học về công tác lưu trữ ở các phạm vi và góc độ khác nhau có đóng góp quan trọng về cơ sở lý luận và thực tiễn nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác lưu trữ. Có thể kể đến một số công trình như: “Công tác văn thư, lưu trữ” của PGS.TS. Dương Văn Khâm, “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” của GVC.TS. Chu Thị Hậu, “Cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức các kho lưu trữ ở Việt Nam” của PGS. Vương Đình Quyền, “Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại các tỉnh, thành phố thuộc trung ương” của Nguyễn Mạnh Cường, “Tổ chức văn thư, lưu trữ tại địa phương những khó khăn cần giải quyết” của Quốc Thắng, Luận văn “Các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động công tác lưu trữ cấp huyện của thành phố Hà Nội” của Phạm Thị Diệu Linh, Luận văn “Tổ chức và quản lý lưu trữ cấp huyện, quận, huyện, thành phố thuộc tỉnh” của Trần Văn Quang… 2
Các kết quả nghiên cứu đã kể trên đã chỉ ra hệ thống cơ sở lý luận và thực trạng công tác lưu trữ tại các cơ quan nhà nước và nhiều giải pháp hoàn thiện công tác này đã được các tác giả đề xuất. Tuy nhiên, trong số các nghiên cứu đó, chưa có công trình nào về quản lý nhà nước về lưu trữ trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện, vì vậy, việc nghiên cứu về lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện là cần thiết và có ý nghĩa thiết thực trong giai đoạn hiện nay. 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3.1. Mục đích nghiên cứu Trên cơ sở lý luận và các vấn đề thực tiễn, đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác lưu trữ trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Buôn Đôn, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác lưu trữ. 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu Xuất phát từ mục đích trên, luận văn thực hiện những nhiệm vụ cụ thể sau: - Hệ thống hóa lý luận về công tác lưu trữ. - Tìm hiểu, đánh giá thực trạng quản lý lưu trữ trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Buôn Đôn. - Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện quán lý lữu trữ tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Buôn Đôn thời gian tới. 4.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4.1. Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của luận văn là công tác lưu trữ tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Buôn Đôn, tỉnh Đắk Lắk. 4.2. Phạm vi nghiên cứu 3
Về nội dung: luận văn nghiên cứu về quản lý lưu trữ Về không gian: các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Buôn Đôn, tỉnh Đắk Lắk. Về thời gian: luận văn nghiên cứu từ năm 2020 - 2022 5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu 5.1. Phương pháp luận Việc nghiên cứu dựa trên phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác-Lênin trên cơ sở các quan điểm, chủ trương đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước về quản lý lưu trữ. 5.2. Phương pháp nghiên cứu Ngoài phương pháp luận nêu trên, tác giả còn sử dụng một số phương pháp cụ thể để thực hiện mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu mà đề tài đặt ra: phương pháp hệ thống; phương pháp khảo sát, thống kê thực tế; phương pháp phân tích; phương pháp tổng hợp. 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 6.1. Ý nghĩa lý luận Đề tài nghiên cứu cơ sở lý luận và cơ sở khoa học về công tác lưu trữ từ nhiều nguồn tài liệu tham khảo khác nhau, từ đó khái quát cách nhìn chung của tác giả về công tác lưu trữ, góp phần làm phong phú thêm cơ sở lý luận về công tác lưu trữ. Đề tài nghiên cứu góp phần làm đa dạng nguồn tài liệu tham khảo cho các nghiên cứu về công tác lưu trữ trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện. 6.2. Ý nghĩa thực tiễn Thông qua việc phân tích, đánh giá thực trạng, luận văn đề xuất các giải pháp quản lý lưu trữ đối với các cơ quan chuyên môn 4
thuộc UBND huyện Buôn Đôn nhằm hoàn thiện công tác lưu trữ, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của UBND huyện. 7. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn được chia làm 3 chương Chương 1: Cơ sở khoa học về quản lý lưu trữ Chương 2: Thực trạng quản lý lưu trữ trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Buôn Đôn Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện quản lý lưu trữ trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Buôn Đôn 5
Chương 1 CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ QUẢN LÝ LƯU TRỮ 1.1. Những vấn đề chung về công tác lưu trữ 1.1.1. Khái niệm, đặc điểm và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ “Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc hoặc bản sao hợp pháp của những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan Đảng và nhà nước, tổ chức kinh tế, chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, lực lượng vũ trang và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử... của toàn xã hội”. Tài liệu lưu trữ có các đặc điểm: tính xác thực, độ tin cậy, tính toàn vẹn, khả năng sử dụng. Tài liệu lưu trữ phản ánh mọi phương diện hoạt động của nhà nước và đời sống xã hội, được lựa chọn, thu thập để quản lý, bảo quản và phục vụ sử dụng tại các lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử. Vì vậy, tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng về nhiều mặt như kinh tế, chính trị, khoa học, văn hóa… 1.1.2. Khái niệm và nghiệp vụ công tác lưu trữ Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm toàn bộ những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới các hoạt động quản lý, hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Nội dung của công tác lưu trữ bao gồm các hoạt động nghiệp vụ với các công việc cơ bản như: - Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ: Là xác định nguồn gốc và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử; tổ 6
chức thu thập, chuẩn bị và bàn giao tài liệu vào lưu trữ theo trình tự luật định thông qua việc vận dụng hệ thống các phương pháp nghiệp vụ nhất định. - Phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ: là bước tổ chức phân loại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, nhằm chỉnh lý, bổ sung, khôi phục hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá trị tài liệu; phân loại lại hồ sơ tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ: Là quá trình nghiên cứu, áp dụng các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chí, công cụ xác định giá trị tài liệu nhằm lựa chọn những tài liệu có giá trị để bảo quản và loại bỏ dần những tài liệu không còn giá trị. - Thống kê, bảo quản, xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ: Là quá trình áp dụng các biểu mẫu thống kê nhà nước về tổ chức bộ máy, biên chế, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ làm lưu trữ, nội dung, thành phần tài liệu và tình hình bảo quản, sử dụng tài liệu; sử dụng các phương tiện và tiến hành các biện pháp kĩ thuật nhằm bảo quản an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu; xây dựng các công cụ phục vụ việc tra cứu, tìm tài liệu - Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: Là việc đưa thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ cho lợi ích của nhân dân, của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, phục vụ công cuộc xây dựng, bảo vệ Tổ quốc và nghiên cứu lịch sử 1.1.3. Vị trí, vai trò, ý nghĩa của công tác lưu trữ - Thứ nhất, tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thể chế hành chính nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của hệ thống thể chế hành chính. 7
- Thứ hai, tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng trong việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế nền hành chính nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của nhân dân, góp phần xây dựng và củng cố Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa. - Thứ ba, tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng đối với nghiên cứu khoa học quản lý, nâng cao trình độ quản lý nhà nước. - Thứ tư, công tác lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc đẩy mạnh thực hiện có hiệu quả quản lý hành chính nhà nước nói chung và công tác văn thư nói riêng, thúc đẩy nhanh chóng quá trình hiện đại hoá hoạt động của nền hành chính nhà nước trong thực hiện nhiệm vụ cải cách hành chính trong giai đoạn mới. - Thứ năm, thực hiện tốt công tác lưu trữ góp phần thực hiện một nền hành chính phát triển, hiện đại hoá, nền hành chính hướng về phục vụ nhân dân và ngày càng mở rộng quyền công dân. - Thứ sáu, thực hiện tốt công tác lưu trữ góp phần bảo vệ bí mật về thông tin liên quan của cơ quan, tổ chức và bảo vệ bí mật quốc gia. Phục vụ có hiệu quả các nhu cầu khác nhau của đời sống xã hội, phục vụ quyền lợi hợp pháp của xã hội, của quốc gia và của từng cá nhân được xem là mục đích sau cùng của công tác lưu trữ. Do vậy, nếu công tác lưu trữ được tổ chức quản lý tốt sẽ có thêm nhiều ý nghĩa, lợi ích cho mỗi cơ quan, đơn vị cùng toàn thể xã hội. 1.2. Quản lý lưu trữ trong các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện 1.2.1. Khái niệm quản lý lưu trữ Quản lý lưu trữ là một quá trình bao gồm việc tổ chức, sắp xếp cán bộ làm nhiệm vụ lưu trữ, việc xây dựng và ban hành các văn 8
bản hướng dẫn nghiệp vụ, chỉ đạo thực hiện công tác nghiệp vụ lưu trữ; tập huấn, bồi dưỡng và quản lý đội ngũ người làm công tác lưu trữ, mua sắm cơ sở vật chất cho đến việc thanh tra, kiểm tra đối với công tác lưu trữ nhằm đạt được những mục tiêu sau: + Thúc đẩy sự phát triển của công tác lưu trữ; góp phần tạo cơ sở dữ liệu làm nền tảng giúp Nhà nước xây dựng chiến lược, thực hiện kế hoạch, điều tiết, phân phối hiệu quả nguồn lực phục vụ quá trình đầu tư, phát triển theo chủ trương của Đảng và Nhà nước, góp phần thực hiện thành công kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội. + Quản lý thống nhất công tác lưu trữ trên địa bàn cả nước nhằm đảm bảo, giữ gìn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ có hiệu quả công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc; + Ban hành đầy đủ văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hành chính và các văn bản hướng dẫn và các văn bản khác nhằm cung cấp cơ sở pháp lý hoàn thiện, đồng bộ, thống nhất để quản lý công tác lưu trữ. Đây là cơ sở, tiền đề giúp mỗi cơ quan, tổ chức thuộc bộ máy nhà nước xây dựng các kế hoạch, xây dựng và phác thảo các chương trình đầu tư về lĩnh vực lưu trữ và cũng là cơ sở đối với việc thu hút nguồn vốn đầu tư, sử dụng hợp lý các nguồn lực nhằm phát triển công tác lưu trữ. 1.2.2. Nội dung quản lý lưu trữ Quản lý lưu trữ là một quá trình bao gồm việc tổ chức, sắp xếp cán bộ làm chuyên trách công tác lưu trữ, việc ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, chỉ đạo thực hiện quy trình nghiệp vụ lưu trữ; tập huấn, đào tạo và bồi dưỡng cho người làm công tác lưu trữ, đầu tư cơ sở vật chất cho đến việc thanh tra, kiểm tra đối với công tác lưu trữ. Cụ thể: 9
- Chỉ đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ - Tổ chức, bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ - Tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ - Đào tạo, bồi dưỡng và chế độ đối với nhân sự làm công tác lưu trữ - Trang bị cơ sở vật chất, kinh phí phục vụ công tác lưu trữ - Kiểm tra và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ 1.2.3. Quản lý lưu trữ trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện 1.2.3.1. Khái niệm quản lý lưu trữ trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện Quản lý lưu trữ trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện là một trong những mặt hoạt động cơ quan chuyên môn cấp huyện trong tổ chức và quản lý về các công việc: thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị. 1.2.3.2. Nội dung quản lý lưu trữ trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện Công tác quản lý lưu trữ trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện gồm những nội dung sau: - Chỉ đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ - Tổ chức bộ máy làm công tác lưu trữ - Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ - Tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ - Đào tạo, bồi dưỡng và chế độ đối với nhân sự làm công tác lưu trữ - Trang bị cơ sở vật chất, kinh phí phục vụ công tác lưu trữ 10
- Kiểm tra và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ 1.2.3.3. Nguyên tắc quản lý lưu trữ trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện Hiện nay, UBND cấp huyện đang thực hiện nguyên tắc quản lý tập trung, thống nhất về công tác lưu trữ. Điều này được cụ thể: + Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Toàn bộ tài liệu lưu trữ quốc gia được tập hợp lại thành Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. + Toàn bộ tài liệu lưu trữ thuộc Phông Lưu trữ UBND cấp huyện cho dù được bảo quản ở Lưu trữ cơ quan hay Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh thì cũng đều chịu sự quản lý thống nhất của Đảng và Nhà nước. + Hoạt động lưu trữ tại UBND cấp huyện được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật. + Tài liệu thuộc Phông lưu trữ UBND cấp huyện huyện được thống kê tập trung trong hệ thống sổ sách, cơ sở dữ liệu, hồ sơ quản lý. 1.2.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý lưu trữ Thứ nhất là sự quan tâm và nhận thức của lãnh đạo cơ quan về công tác lưu trữ Thứ hai, về trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng xử lý công việc và ý thức và động lực làm việc của người làm công tác lưu trữ Thứ ba, về cơ sở vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ Tiểu kết chương 1 11
Chương 2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ LƯU TRỮ TRONG CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN BUÔN ĐÔN 2.1. Giới thiệu về Ủy ban nhân dân huyện Buôn Đôn 2.1.1. Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân Buôn Đôn 2.1.2. Cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Buôn Đôn Cơ cấu tổ chức của UBND huyện gồm có: - UBND huyện gồm 01 Chủ tịch, 02 Phó Chủ tịch và 13 Ủy viên. - 13 cơ quan chuyên môn: Văn phòng HĐND – UBND huyện; Phòng Nội vụ; Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn; Phòng Lao động –Thương binh và Xã hội; Phòng Tài nguyên và Môi trường; Thanh tra huyện; Phòng Kinh tế và Hạ tầng; Phòng Tài chính - Kế hoạch; Phòng Y tế; Phòng Tư pháp; Phòng Giáo dục và Đào tạo; Phòng Văn hóa và Thông tin; Phòng Dân tộc. - 05 đơn vị trực thuộc: Hội Chữ thập đỏ; Trạm Khuyến nông; Trung tâm Văn hóa và Thể thao; Đài Truyền thanh; Trung tâm Phát triển quỹ đất. 2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan chuyên môn Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Buôn Đôn là cơ quan tham mưu, giúp UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực ở địa phương và thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn theo sự phân cấp, ủy quyền của cơ quan nhà nước cấp trên. 12
2.2. Thực trạng quản lý lưu trữ trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Buôn Đôn giai đoạn 2020 – 2022 2.2.1. Chỉ đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ Về hình thức tuyên truyền, UBND huyện Buôn Đôn thực hiện khá đa dạng các hình thức tuyên truyền nhưng chủ yếu lồng ghép vào các nội dung cuộc họp, Hội nghị giao ban và triển khai các văn bản hành chính thông thường. UBND huyện Buôn Đôn cũng tăng cường công tác lãnh đạo, ban hành các văn bản chỉ đạo, văn bản hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thực hiện công tác lưu trữ như: Kế hoạch hàng năm về triển khai văn thư, lưu trữ, Quy chế văn thư lưu trữ; Danh mục tài liệu lưu trữ… Tuy nhiên, đến nay, UBND huyện Buôn Đôn vẫn chưa ban hành: Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu; Quy chế, quy trình nghiệp vụ lưu trữ… 2.2.2. Tổ chức, cán bộ làm công tác lưu trữ - Trách nhiệm thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ thuộc về Phòng Nội vụ huyện, cụ thể được quy định như sau: “+ Hướng dẫn các cơ quan đơn vị trên địa bàn huyện chấp hành chế độ, quy định của pháp luật về công tác lưu trữ; + Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan đơn vị trên địa bàn huyện và lưu trữ huyện; + Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc, giải quyết khiếu nại tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác lưu trữ theo thẩm quyền.” Phòng Nội vụ UBND huyện Buôn Đôn đã bố có 01 cán bộ 13
kiêm nhiệm (không được đào tạo chuyên ngành văn thư, lưu trữ nhưng đã được UBND huyện cử đi bồi dưỡng kiến thức về văn thư, lưu trữ) theo dõi quản lý công tác lưu trữ, chưa bố trí được cán bộ chuyên trách đúng ngành đào tạo. Phần lớn các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện đã quan tâm, bố trí 01 công chức, người lao động kiêm nhiệm công tác văn thư lưu trữ tại đơn vị. 2.2.3. Tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ 2.2.3.1. Thu thập, bổ sung tài liệu Trên thực tế, việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Buôn Đôn chưa được quan tâm đúng mức. Hàng năm, nguồn nộp vào lưu trữ cơ quan chủ yếu là tài liệu từ văn thư tại Văn phòng HĐND – UBND huyện, chưa tiến hành thu thập tài liệu của các phòng chuyên môn. Tài liệu của các phòng chuyên môn sẽ do công chức phụ trách lưu trữ của phòng tự sắp xếp theo từng năm và lưu giữ tại phòng làm việc của đơn vị. 2.2.3.2. Phân loại và chỉnh lý tài liệu Từ ngày thành lập huyện (1995) đến 2012, hàng năm, UBND huyện đều bố trí kinh phí cho công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ của các đơn vị. Bên cạnh đó, các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện chưa chủ động xây dựng kế hoạch chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu lưu trữ; việc chỉnh lý tài liệu hiện đang triển khai theo phương pháp thủ công; chưa áp dung chuyển đổi số mạnh mẽ trong việc quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu nên khi tìm kiếm, tra cứu tài liệu lưu trữ thường mất nhiều thời gian. 2.2.3.3. Xác định giá trị tài liệu Do chưa ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu, 14
UBND huyện Buôn Đôn không có căn cứ vững chắc để quyết định tài liệu để lưu giữ vào Lưu trữ cơ quan của UBND huyện Buôn Đôn, lựa chọn tài liệu lưu trữ giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đắk Lắk và loại bỏ những tài liệu hết giá trị, hết thời hạn bảo quản. 2.2.3.4. Thống kê và kiểm tra trong lưu trữ Việc thực hiện thống kê trong kho lưu trữ của UBND huyện Buôn Đôn chưa được quan tâm đúng mức. Thông thường, cán bộ phụ trách công tác lưu trữ chỉ quét dọn vệ sinh phòng kho, kiểm tra mối mọt, tình trạng vật lý của tài liệu. Về hoạt động thống kê, hiện nay UBND huyện mới chỉ tiến hành thống kê số lượng tài liệu lưu trữ, chưa thống kê về chất lượng, thành phần, nội dung, tình trạng tài liệu. 2.2.3.5. Bảo quản tài liệu Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ ở cơ quan cơ bản gồm có phòng, kho lưu trữ; các trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ như cặp, hộp, giá và các trang thiết bị hỗ trợ như: bình chữa cháy, quạt thông gió, điều hòa… Mặc dù đã quan tâm xây dựng kho tạm để lưu trữ tài liệu nhưng do diện tích kho lưu trữ còn nhỏ, không có không gian để chỉnh lý tài liệu hoặc để tổ chức khai thác. 2.2.3.6. Khai thác và sử dụng tài liệu Đối tượng khai thác tài liệu khá giới hạn, chủ yếu là cán bộ, công chức, viên chức, người lao động tại UBND huyện. Do UBND huyện Buôn Đôn chưa có nội quy của phòng kho; chưa có các loại sổ như sổ nhập, sổ xuất tài liệu, sổ đăng ký độc giả, … nên khi các cán bộ mượn tài liệu về sử dụng xong, có cán bộ không trả lại tài liệu về kho, cho nên việc mất mát, thất lạc tài liệu rất nhiều. 15
2.2.4. Đào tạo, bồi dưỡng và chế độ đối với công chức lưu trữ Từ năm 2013 đến nay, UBND huyện đăng ký, cử 01 trường hợp tham gia đào tạo về văn thư lưu trữ, tuy nhiên do điều kiện khách quan nên sau đó không tham gia; còn đối với bồi dưỡng nghiệp vụ: trên 50 lượt cán bộ, công chức tham gia bồi dưỡng theo văn bản triển khai của Sở Nội vụ. UBND huyện Buôn Đôn cũng có sự quan tâm nhất định đến việc thực hiện đầy đủ các chế độ cho cán bộ thực hiện lưu trữ cơ quan theo quy định của pháp luật. 2.2.5. Trang bị cơ sở vật chất, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ Hiện nay, do chưa bố trí đủ kinh phí để xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng UBND huyện Buôn Đôn đã cải tạo dãy nhà cấp bốn cạnh cổng phụ của trụ sở UBND huyện làm kho lưu trữ tạm thời. Trang thiết bị bảo quản trong phòng kho tại UBND huyện Buôn Đôn còn sơ sài, đơn giản, chưa đáp ứng được yêu cầu các trang thiết bị bảo quản trong một kho lưu trữ theo quy định của Nhà nước. Ở các cơ quan chuyên môn của huyện Buôn Đôn chưa bố trí được phòng lưu trữ và thiết bị bảo quản chưa được đảm bảo theo đúng quy định. 2.2.6. Kiểm tra và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ Hằng năm, UBND huyện Buôn Đôn thường xuyên thực hiện đợt kiểm tra công tác lưu trữ lồng ghép với các cuộc kiểm tra công tác cải cách hành chính, kiểm tra, tập huấn việc sử dụng văn bản điện tử tại các cơ quan, đơn vị và UBND các xã về công tác văn thư lưu trữ tại trụ sở cơ quan, đơn vị. 16
2.3. Đánh giá thực trạng quản lý về công tác lưu trữ trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Buôn Đôn 2.3.1. Một số kết quả đạt được - Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật, quy định hiện hành về công tác lưu trữ đã tạo được sự chuyển biến tích cực, mạnh mẽ trong nhận thức của các cấp lãnh đạo, quản lý, cán bộ, công chức, người lao động của UBND huyện. - Mặc dù nhiều cán bộ, công chức làm vị trí lưu trữ với vai trò là kiêm nhiệm nhưng bản thân luôn có trách nhiệm, nhiệt tình, tận tụy với công việc được phân công. - Quan tâm, tạo điều kiện để đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ được học tập, bồi dưỡng nghiệp vụ, nâng cao trình độ chuyên môn. - Việc thực hiện nghiệp vụ lưu trữ ngày càng đi vào nề nếp. - Tiến hành tổ chức kiểm tra, giải quyết và xử lý những vấn đề đang xảy ra đối với công tác lưu trữ để có biện pháp giải quyết kịp thời. - Quan tâm, chú trọng bố trí kinh phí, đầu tư cơ sở hạ tầng, các trang thiết bị cần thiết hỗ trợ. 2.3.2. Một số tồn tại, hạn chế - Một số cơ quan chưa thực sự ý thức về tầm quan trọng, vai trò và ý nghĩa của công tác lưu trữ, không chú trọng đúng mức công tác lưu trữ. - Các văn bản lãnh đạo, chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ còn thiếu, chưa đồng bộ. - Tổ chức lưu trữ chưa được kiện toàn theo đúng quy định; cán bộ lưu trữ còn phải kiêm nhiệm số lượng lớn công việc khác nên 17
không thể tập trung hoàn toàn vào nhiệm vụ lưu trữ được giao. - Việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ chưa có sự thống nhất, đầy đủ và chính xác. - UBND huyện chưa chủ động trong việc mở các lớp bồi dưỡng cho cán bộ phụ trách lưu trữ, mới chỉ dừng lại ở việc cử cán bộ đi học các lớp bồi dưỡng của Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư Lưu trữ. - Việc đầu tư kinh phí vào công tác lưu trữ tại UBND huyện Buôn Đôn cũng đã được quan tâm nhưng vẫn còn thấp. 2.3.3. Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế 2.3.3.1. Nguyên nhân chủ quan - Lãnh đạo một số cơ quan, đơn vị thuộc UBND huyện còn chưa nhận thức đúng và đủ về ý nghĩa, vai trò và tầm quan trọng của công tác lưu trữ. - Công chức, viên chức lưu trữ chưa được quan tâm tạo điều kiện để thực hiện nhiệm vụ lưu trữ, chế độ đãi ngộ đặc thù chưa tương xứng với công việc mà họ phải thực hiện. - Nguồn lực tài chính đầu tư cho hoạt động lưu trữ chưa được quan tâm đúng mức. - Công tác thanh tra, kiểm tra của cơ quan quản lý nhà nước về công tác lưu trữ chưa thường xuyên (bao gồm cả việc tự kiểm tra của các cơ quan, tổ chức). 2.3.3.1. Nguyên nhân khách quan - Hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước về hoạt động lưu trữ chưa thực sự đầy đủ, đồng bộ. - Điều kiện kinh tế - xã hội của huyện Buôn Đôn còn nhiều khó khăn nên nguồn lực tài chính dành cho công tác lưu trữ còn hạn chế. Tiểu kết chương 2 18