Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trong các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân huyện Phù Mỹ, tỉnh Bình Định

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:26

Thêm vào BST

Báo xấu

15
lượt xem 6
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là trên cơ sở lý luận và các vấn đề thực tiễn, đề xuất giải pháp hoàn thiện quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp trực thuộc huyện Phù Mỹ, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác này.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trong các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân huyện Phù Mỹ, tỉnh Bình Định

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………./………… ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA ĐẶNG QUỐC VƯƠNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH, ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP TRỰC THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN PHÙ MỸ, TỈNH BÌNH ĐỊNH Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 8 34 04 03 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG THỪA THIÊN HUẾ - NĂM 2023
Công trình được hoàn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA Người hướng dẫn khoa học: TS. KIỀU QUỲNH ANH Phản biện 1: PGS.TS. Nguyễn Hoàng Hiển Phản biện 2: PGS.TS. Trần Xuân Bình Luận văn được bảo vệ tại Hội đồng chấm luận văn, Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia khu vực Miền Trung. Địa điểm: Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia khu vực Miền Trung. Số 201 - Đường Phan Bội Châu - Phường Trường An - TP Huế Thời gian: ....................................................... Có thể tìm hiểu luận văn tại Thư viện Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia khu vực Miền Trung hoặc trên trang Web Khoa Sau đại học, Học viện Hành chính Quốc gia
PHẦN 1. MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài luận văn Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã ký Thông đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 về công tác công văn, giấy tờ, trong đó Người đã chỉ rõ "Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia" và đánh giá "Tài liệu lưu trữ là tài sản qúy báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa học kỹ thuật. Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu là một công tác hết sức quan trọng". Xác định ý nghĩa to lớn và tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với xã hội và sự nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc, ngày 17 tháng 9 năm 2007, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 1229/QĐ-TTg về Ngày truyền thống của ngành Lưu trữ Việt Nam và lấy ngày 03 tháng 01 hàng năm là "Ngày Lưu trữ Việt Nam". Trong từng thời kỳ, hoạt động quản lý nhà nước, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, ra quyết định, thi hành nhiệm vụ ở tất cả các lĩnh vực đều gắn liền với văn bản; điều này cũng có nghĩa là gắn liền với việc soạn thảo, ban hành và sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư lưu trữ nói chung. Công tác văn thư, lưu trữ đóng vai trò rất quan trọng trong các cơ quan, tổ chức và đây là hoạt động cần thiết trong quản lý nhà nước; công tác phát triển kinh tế xã hội, an ninh quốc phòng địa phương, sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Từng cơ quan, đơn vị có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng trong quá trình điều hành hoạt động đều sản sinh ra những văn bản, giấy tờ để giải quyết công việc hiện hành và những văn bản giấy tờ có giá trị lưu trữ. Đây là những văn bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra có giá trị pháp lý và các công việc liên quan đến quá trình tạo lập, quản lý, lưu giữ và sử dụng văn bản, hồ sơ, tài 1
liệu là nội dung của công tác văn thư lưu trữ. Công tác văn thư lưu trữ đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc chỉ đạo, quản lý, điều hành và thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan. Nhận thấy được tầm quan trọng ấy trong những năm qua, Đảng và Nhà nước ta đã quan tâm ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, quản lý công tác văn thư lưu trữ và hướng dẫn nghiệp vụ công tác VTLT như: Soạn thảo văn bản, quản lý văn bản đi, văn bản đến, quản lý sử dụng con dấu, lập hồ sơ công việc và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử các cấp; quy định về bảo quản hồ sơ, tài liệu, thu thập, phân loại, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ… Triển khai thực hiện nghiêm các quy định và yêu cầu của thực tiễn địa phương; những năm gần đây, lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện Phù Mỹ luôn quan tâm đến công tác quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ; chú trọng công tác ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về thực hiện các nhiệm vụ của công tác VTLT đến từng cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp. Định kỳ, tổ chức các lớp bồi dưỡng và cử lãnh đạo, công chức, viên chức các cơ quan tham gia bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ; thực hiện tốt chủ trương của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác VTLT, sử dụng các phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến và quản lý tài liệu lưu trữ sau khi chỉnh lý khoa học. Mặc dù vậy, bên cạnh những kết quả đạt được trong công tác VTLT, văn bản của các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp trực thuộc tham mưu cho UBND huyện vẫn còn sai sót về thể thức, thẩm quyền ban hành; công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến chưa chặt chẽ; công tác ban hành Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan chưa thật sự đi vào nề nếp; các hoạt động thu thập, phân loại, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ còn chưa được thực hiện tốt, chưa đáp ứng được yêu cầu và nhiệm vụ công tác VTLT trong bối cảnh chuyển đổi số quốc gia hiện nay. Vì vậy, tác giả đã chọn đề tài “Quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trong các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân huyện 2
Phù Mỹ, tỉnh Bình Định” làm đề tài nghiên cứu cho Luận văn tốt nghiệp Thạc sỹ chuyên ngành Quản lý công. 2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Về lĩnh vực Văn thư lưu trữ ở nước ta, trong những năm gần đây có rất nhiều giáo trình, sách báo, công trình nghiên cứu, luận văn, bài viết khoa học ở nhiều phạm vi và góc độ khác nhau nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác nghiên cứu, giảng dạy và áp dụng vào thực tiễn công tác văn thư lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức. Trong phạm vị nghiên cứu của đề tài này, có thể kể đến một số trong đó như: 2.1. Về sách và giáo trình - Tác giả Lưu Kiếm Thanh có 02 cuốn sách trình bày khá chi tiết về công tác văn thư, lưu trữ là cuốn “Văn phòng, văn thư và lưu trữ trong cơ quan Nhà nước”, xuất bản năm 2008 [30] và cuốn giáo trình “Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước” của Học viện Hành chính Quốc gia xuất bản năm 2009.[42] - Cuốn Lịch sử lưu trữ Việt Nam do Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm chủ biên, xuất bản Sự Thật năm 2010.[36] - Cuốn Giáo trình công tác văn thư - Trường cao đẳng Nội Vụ. Nhà xuất bản Lao động năm 2017, chủ biên PGS.TS. Triệu Văn Cường.[16] - Cuốn “Kỹ thuật soạn thảo văn bản và quản lý văn bản”, Nhà xuất bản Phương Đông, Tái bản năm 2014 của nhóm tác giả: Trần Thị Thu Hương, Phạm Thanh Dũng, Mang Văn Thới;[31] 2.2. Về luận văn có các nhóm đề tài - Luận văn Thạc sĩ Quản lý hành chính công Hoàn thiện công tác văn thư trong bối cảnh cải cách hành chính tại trường Đại học Văn hóa Hà Nội, của tác giả Lê Thị Bích Thuận năm 2008; [41] - Luận văn Thạc sĩ Quản lý công Công tác văn thư lưu trữ tại UBND thành phố Buôn Mê Thuột, tỉnh Đắc Lắc của tác giả Trần Thị Minh năm 2015;[32] Luận văn thạc sĩ Quản lý công của Mai Hải Nam năm 2015 tại Học viện Hành chính Quốc gia có nghiên cứu về đề tài “Quản lý nhà 3
nước về công tác Văn thư - Lưu trữ trên địa bàn thành phố Đà Nẵng”. [35] - Luận văn Thạc sĩ Quản lý công Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Phú Yên của tác giả Đặng Thị Nhung năm 2019; [33] 2.3. Về bài viết trên các tạp chí chuyên ngành - Bài viết của tác giả Vũ Thị Thanh Thủy “Thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện – những vẫn đề đặt ra:, Tạp chí Văn thư, lưu trữ Việt Nam số 5 năm 2017;[44] - Bài viết của tác giả Thủy Tiên, Phòng Nội vụ quận Liên Chiểu “Tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ trong nền hành chính nhà nước”, Tạp chí Tổ chức nhà nước, năm 2010; [45] - Bài viết của Đỗ Văn Học, Phạm Nguyễn Phương Quỳnh trên Tạp chí Văn thư và Lưu trữ Việt Nam xuất bản số tháng 8 năm 2013 về “Quy định và thực tế trong công tác lập hồ sơ tại các cơ quan, tổ chức hiện nay”. [28] Qua các bài viết của các tác giả trên các tạp chí có thể thấy thực trạng của công tác VTLT tại các cơ quan, tổ chức nhà nước ngày càng được hoàn thiện hơn qua các giải pháp đó. Vì vậy, cần có một nghiên cứu để đề ra những giải pháp đưa công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ tại các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc cấp huyện đi vào thực tiễn một cách thiết thực và phù hợp với công cuộc phát triển nền hành chính và cải cách hành chính trong bối cảnh hiện nay. 3. Mục tiêu và nhiệm vụ của luận văn 3.1. Mục tiêu Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là trên cơ sở lý luận và các vấn đề thực tiễn, đề xuất giải pháp hoàn thiện quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp trực thuộc huyện Phù Mỹ, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác này. 3.2. Nhiệm vụ Xuất phát từ mục tiêu trên, luận văn thực hiện những nhiệm vụ cụ thể sau: 4
- Nghiên cứu cơ sở khoa học về VTLT; - Tìm hiểu, đánh giá thực trạng quản lý nhà nước về VTLT đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND huyện Phù Mỹ; - Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện quản lý nhà nước về VTLT đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND huyện Phù Mỹ trong thời gian tới. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn - Đối tượng nghiên cứu: Quản lý nhà nước về VTLT tại các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND huyện Phù Mỹ, tỉnh Bình Định. - Phạm vi không gian: Đề tài Quản lý nhà nước về VTLT tại các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp trực thuộc huyện gồm 12 cơ quan hành chính và 4 đơn vị sự nghiệp. - Phạm vi về nội dung nghiên cứu: Quản lý nhà nước về VTLT trong các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND huyện Phù Mỹ. - Phạm vi thời gian: Đề tài nghiên cứu trong khoảng thời gian từ năm 2020 đến năm 2022. 5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn 5.1. Phương pháp luận Nghiên cứu về cơ sở khoa học, đường lối, chủ trương của Đảng, pháp luật của Nhà nước về công tác VTLT làm cơ sở để đánh giá công tác này tại địa phương, mà cụ thể là huyện Phù Mỹ. 5.2. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp khảo sát, thống kê, tổng hợp, phân tích, so sánh, xin ý kiến chuyên gia…để thu thập, xử lý thông tin, số liệu phục vụ quá trình nghiên cứu và kết quả nghiên cứu. Phương pháp thu thập số liệu này từ tài liệu tham khảo dựa trên nguồn thông tin thu thập được từ những tài liệu tham khảo có sẵn (Luật, Nghị định, Thông tư, Giáo trình, bài giảng, các công trình nghiên cứu…) để xây dựng cơ sở luận cứ nhằm chứng minh giả thuyết. 5
Riêng phương pháp điều tra xã hội học, Học viên đã chọn 2 đối tượng khảo sát: Cán bộ công chức và người dân - Đối tượng điều tra là cán bộ công chức: Với số phiếu phát ra là 150, số phiếu thu vào là 150. - Đối tượng điều ta là người dân: Với số phiếu phát ra là 200, số phiếu thu vào là 200. - Địa bàn nghiên cứu: huyện Phù Mỹ - Phương pháp xử lý số liệu: Xử dụng phần mềm Excel 2016 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn Trên cơ sở kết quả nghiên cứu đề tài luận văn, tác giả hy vọng sẽ đóng góp một số ý nghĩa lý luận và thực tiễn như sau: - Về mặt lý luận: Nghiên cứu góp phần vào hệ thống hóa các lý luận và pháp lý công tác quản lý nhà nước về VTLT trong các cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp. - Về mặt thực tiễn: Thông qua các kết quả nghiên cứu góp phần đánh giá đúng tình hình quản lý nhà nước về công tác VTLT tại địa phương; đề xuất những giải pháp nâng cao chất lượng quản lý nhà nước về công tác VTLT tại các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND huyện Phù Mỹ, tỉnh Bình Định. 7. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo, luận văn được kết cấu thành 3 chương. Chương 1: Cơ sở lý luận khoa học quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ. Chương 2: Thực trạng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trong các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân huyện Phù Mỹ. Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện, nâng cao công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND huyện Phù Mỹ, tỉnh Bình Định. 6
PHẦN 2. NỘI DUNG Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ 1.1 Một số vấn đề chung quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ 1.1.1 Công tác văn thư 1.1.1.1. Khái niệm công tác văn thư Trước đây, công việc văn thư thường được gọi là công việc công văn giấy tờ. Tuy nhiên, hiện nay đã có sự thay đổi trong cách hiểu, biến nó thành một hoạt động đảm bảo thông tin thông qua việc thực hiện văn bản, phục vụ cho các nhiệm vụ lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế cùng với các đơn vị vũ trang nhân dân. Công việc văn thư đóng một vai trò quan trọng trong cơ cấu quản lý, liên quan mật thiết đến hoạt động quản lý và có tác động trực tiếp đến chất lượng công việc quản lý của nhà nước. Điều này thể hiện như một phần không thể thiếu trong hệ thống bộ máy của cơ quan nhà nước. Tại thời điểm hiện tại, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư là tài liệu pháp luật có tính quan trọng cao nhất trong lĩnh vực này. Trong nghị định này, các quy định liên quan đến công tác văn thư cũng như việc quản lý nhà nước về công tác văn thư đã được đề ra, cùng với việc tổ chức thực hiện thống nhất trên toàn quốc. 1.1.1.2. Nội dung và yêu cầu cơ bản của công tác văn thư a) Nội dung cơ bản của công tác văn thư Công tác văn thư gắn liền với hoạt động tạo lập, cung cấp, xử lý, khai thác thông tin bằng văn bản, bao gồm những nội dung và nghiệp vụ sau:[16] Thứ nhất, soạn thảo và ban hành văn bản: Thứ hai, quản lý và giải quyết văn bản: 7
Thứ ba, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan: Thứ tư, quản lý và sử dụng con dấu: 1.1.1.3. Vị trí và ý nghĩa của công tác văn thư Một là, góp phần gìn giữ bí mật của Đảng, Nhà nước và các cơ quan. Hai là, góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác quản lý của cơ quan. Ba là, đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan. Bốn là, giữ gìn đầy đủ các căn cứ, bằng chứng pháp lý. Năm là, tạo tiền đề thực hiện tốt công tác lưu trữ. 1.1.2. Công tác lưu trữ 1.1.2.1. Khái niệm, đặc điểm và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ a) Khái niệm tài liệu lưu trữ: “Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính (bản có giá trị pháp lý như bản gốc) của những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác sử dụng phục vụ cho các mục đích của xã hội”.[2] 1.1.2.2. Khái niệm và nghiệp vụ công tác lưu trữ a. Khái niệm công tác lưu trữ Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới quá trình hoạt động quản lý, hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. [2] b. Nghiệp vụ công tác lưu trữ Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động bao gồm các khâu nghiệp vụ thu thập, bổ sung, tổ chức khoa học, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Các nghiệp vụ này được thực hiện tuần tự theo một trình tự logic, có liên quan và ảnh hưởng chặt chẽ với nhau, tạo thành một hệ thống các quy trình nghiệp vụ. 1.1.2.3. Vị trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ 8
Một là, công tác lưu trữ có vài trò quan trọng đối với việc xây dựng thể chế hành chính nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của hệ thống thể chế hành chính. Hai là, Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư và hành chính văn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu quả hoạt động của nền hành chính nhà nước, thúc đẩy nhanh quá trình thực hiện công cuộc cải cách hành chính. Ba là, làm tốt công tác lưu trữ góp phần quan trọng trong việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế nền hành chính nhà nước và quyền lợi chính đáng của công dân, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa. Bốn là, làm tốt công tác lưu trữ góp phần thực hiện một nền hành chính phát triển, hiện đại – nền hành chính hướng tới phục vụ nhân dân và ngày càng mở rộng quyền công dân. Năm là, làm tốt công tác lưu trữ có ý nghĩa quan trọng trong nghiên cứu khoa học quản lý, góp phần nâng cao trình độ quản lý nhà nước. 1.1.3. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần thực hiện tốt công tác lưu trữ. Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh hưởng quan trọng đến chất lượng và hiệu quả công tác lưu trữ. 1.2. Quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ 1.2.1. Khái niệm về quản lý nhà nước Quản lý là sự tác động của chủ thể quản lý tới đối tượng quản lý thông qua các công cụ quản lý nhằm đạt mục tiêu đề ra[33]. Quản lý nhà nước là một dạng của quản lý xã hội đặc biệt, mang tính quyền lực nhà nước và sử dụng pháp luật, chính sách để điều chỉnh hành vi cá nhân, tổ chức trên tất cả các mặt của đời sống xã hội do các cơ quan trong bộ máy nhà nước thực hiện, nhằm phục vụ nhân dân, duy trì ổn định và phát triển của xã hội. Theo nghĩa rộng, ba chức năng cơ bản của quản lý nhà nước, đó là: chức năng lập pháp do cơ quan lập pháp thực hiện, chức năng hành pháp do hệ 9
thống hành chính nhà nước đảm nhiệm và chức năng tư pháp do cơ quan tư pháp thực hiện.[33] 1.2.2. Nội dung quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ Tại Điều 34 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về có quy định về các nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư như sau:[22] 1. Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư. 2. Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư. 3. Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư. 4. Quản lý đào tạo, bồi dưỡng người làm công tác văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư. 5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư. 6. Hợp tác quốc tế trong công tác văn thư. 7. Sơ kết, tổng kết công tác văn thư. Theo Luật Lưu trữ 2011/QH13 quản lý về lưu trữ như sau: 1. Trách nhiệm quản lý về lưu trữ 2. Kinh phí cho công tác lưu trữ 3. Hợp tác quốc tế về lưu trữ 1.2.3. Vai trò của công tác văn thư lưu trữ trong hoạt động quản lý nhà nước 1.2.3.1. Trách nhiệm quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ 1.2.3.2. Trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan 1.2.3.3. Quản lý tài liệu lưu trữ và sử dụng tài liệu lưu trữ trong cơ quan hành chính nhà nước 1.2.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ Thứ nhất, là sự quan tâm của lãnh đạo: Thứ hai, về chuyên môn nghiệp vụ: Thứ ba, về cơ sở vật chất phục vụ, hỗ trợ công việc: Thứ tư, ý thức và động lực làm việc: 10
Tiểu kết Chương 1 Áp dụng kiến thức từ nghiên cứu về cơ sở khoa học và pháp lý quản lý nhà nước liên quan đến VTLT, ta có thể thấy rằng đây thực sự là một phần quan trọng của cơ cấu quản lý. Bởi vì vị trí và vai trò của văn bản, hồ sơ và tài liệu trong hoạt động quản lý nhà nước nói chung, cũng như tại từng cơ quan, tổ chức riêng biệt, việc thực hiện công tác VTLT buộc phải được tổ chức và quản lý một cách thống nhất, không chỉ ở mức quản lý cấp nhà nước mà còn ở cấp nội bộ của mỗi cơ quan. Để đảm bảo rằng công tác VTLT đảm nhiệm đúng vị trí và phát huy tối đa tác dụng của nó, cần phải xây dựng các biện pháp quản lý và tổ chức thực hiện thích hợp, dựa trên căn cứ từ khoa học, pháp lý và thực tiễn. Điều này phải thể hiện sự đáp ứng đúng yêu cầu, ngữ cảnh hiện tại và xu hướng phát triển chung. Mục tiêu của việc quản lý nhà nước liên quan đến VTLT nhằm đảm bảo rằng các cơ quan từ Trung ương đến cơ sở đều thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình trong việc thực hiện công tác VTLT. Mục tiêu này cũng hướng đến việc đảm bảo sự thống nhất trong việc quản lý và tổ chức thực hiện các nội dung và nhiệm vụ liên quan đến VTLT tại các cơ quan, các ngành và các cấp hành chính hiện nay. 11
Chương 2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH, ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP TRỰC THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN PHÙ MỸ 2.1. Khái quát chung về Ủy ban nhân dân huyện Phù Mỹ và các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân huyện Phù Mỹ 2.1.1. Khái quát về Ủy ban nhân dân huyện Phù Mỹ Huyện Phù Mỹ là một huyện đồng bằng ven biển thuộc tỉnh Bình Định, cách trung tâm hành chính tỉnh Bình Định khoảng 53 km về phía Bắc. Phía Đông giáp biển Đông, phía Tây giáp huyện Hoài Ân, phía Nam giáp huyện Phù Cát, phía Bắc giáp thị xã Hoài Nhơn. Huyện Phù Mỹ có 556,08 km2 diện tích tự nhiên và quy mô dân số 164.231 người, mật độ dân số 295 người/km2, trong đó người dân sống tại đô thị chiếm 11,41% và sống ở vùng nông thôn chiếm 88,59%. Có 19 đơn vị hành chính cấp xã trực thuộc, gồm 02 thị trấn và 17 xã. 2.1.2. Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp trực thuộc thuộc Ủy ban nhân dân huyện Phù Mỹ Ủy ban nhân dân huyện Phù Mỹ do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Nhân dân địa phương, HĐND cùng cấp và cơ quan hành chính nhà nước cấp trên. UBND huyện giải quyết công việc theo nhiệm vụ quyền hạn quy định tại Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015; thảo luận và quyết định theo đa số các vấn đề được quy định tại Điều 28 Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 và những vấn đề quan trọng khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của UBND cấp huyện. 2.1.2.1. Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Phù Mỹ - UBND huyện gồm: 01 Chủ tịch và 03 Phó Chủ tịch; 12
- Các cơ quan hành chính gồm 12 phòng chuyên môn: - Có 04 đơn vị sự nghiệp giao biên chế: 2.1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp trực thuộc huyện Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực ở địa phương và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của Ủy ban nhân dân huyện và theo quy định của pháp luật; góp phần bảo đảm sự thống nhất quản lý của ngành hoặc lĩnh vực công tác ở địa phương; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, vị trí việc làm, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức và công tác của Ủy ban nhân dân huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. 2.2. Thực trạng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ tại các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp tại huyện Phù Mỹ Công tác văn thư và công tác lưu trữ luôn có mối quan hệ gắn bó với nhau. Việc thực hiện tốt các khâu trong công tác văn thư sẽ là tiền đề để thực hiện tốt công tác lưu trữ. Do đó để đánh giá quản lý nhà nước về VTLT trong các CQHC, ĐVSN thuộc UBND huyện Phù Mỹ có thể đánh giá những mặt: 2.2.1. Thực tiễn xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn các văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ Thời gian qua, UBND huyện đã chỉ đạo các cơ quan nghiêm túc triển khai thực hiện công tác tuyên truyền, phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ mới về công tác văn thư lưu trữ như: tiến hành sao gửi các văn bản đến bộ phận chuyên môn để nghiên cứu triển khai, thực hiện, lông ghép phổ biến trong các cuộc họp cơ quan, các hội nghị tập huấn. Từ đó góp phần nâng cao ý thức, trách nhiệm của đội ngũ làm công tác VTLT và sử dụng làm cơ sở pháp lý để thực hiện các hoạt động về VTLT. 13
60 52 40 20,5 19,5 20 8 0 Rất quan tâm Quan tâm Ít quan tâm Không quan tâm Biểu đồ 2.1. Mức độ đánh giá các văn bản chỉ đạo trong công tác VTLT Nguồn: Tác giả khảo sát năm 2022 Qua đó cho thấy UBND huyện đã thực hiện một số nội dung hướng dẫn, chỉ đạo về công tác VTLT việc như ban hành văn bản triển khai, tổ chức hướng dẫn thực hiện các quy định của cơ quan có thẩm quyền. Tuy nhiên, kết quả thực hiện các hoạt động quản lý nhà nước còn một số hạn chế, chưa thật sự đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ công tác. 2.2.2. Tổ chức thực hiện quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ 2.2.2.1. Đối với thực hiện các khâu nghiệp vụ về văn thư Thứ nhất, soạn thảo và ban hành văn bản Thứ hai, quản lý văn bản đi và văn bản đến Về quản lý văn bản đến: Tiếp nhận văn bản đến; đăng ký văn bản đến vào sổ; trình chuyển giao văn bản đến; giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Bảng 2.1. Tổng hợp văn bản đi và đến giai đoạn 2020-2022 STT Nội dung/ Năm Công văn đi Công văn đến Cơ quan 2020 2021 2022 2020 2021 2022 1. Văn phòng HĐND 13493 12571 13071 14387 12759 14273 và UBND huyện 2. Phòng Nội vụ 273 241 253 298 389 282 huyện 3. Phòng Tài chính – 326 258 310 475 412 334 14
Kế hoạch huyện 4. Phòng Kinh tế và 418 387 377 408 477 501 Hạ tầng huyện 5. Phòng Tư pháp 302 254 218 242 296 225 huyện 6. Phòng Nông 472 467 446 506 511 428 nghiệp và Phát triển nông thôn huyện 7. Phòng Lao động – 486 431 453 420 427 446 Thương binh và xã hội huyện 8. Phòng Văn hóa và 177 163 184 219 258 293 Thông tin huyện 9. Thanh tra huyện 192 205 233 280 274 304 10. Phòng Y tế huyện 188 179 154 274 206 208 11. Phòng Tài nguyên 351 294 317 301 269 376 và Môi trường huyện 12. Phòng Giáo dục và 684 622 597 696 734 725 Đào tạo huyện 13. Trung tâm Văn hóa 249 201 236 285 247 329 – Thông tin – Thể thao huyện 14. Ban Quản lý rừng 276 186 221 204 233 215 phòng hộ huyện 15. Trung tâm Dịch vụ 283 219 250 312 364 294 nông nghiệp huyện 16. Trung tâm Giáo 491 348 412 517 592 481 dục nghề nghiệp – Giáo dục thường xuyên huyện: Nguồn: UBND Huyện Phù Mỹ Thứ ba, lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Thứ tư, quản lý và sử dụng con dấu 2.2.2.2.Đối với thực hiện các khâu nghiệp vụ về lưu trữ Sau khi Luật Lưu trữ được ban hành, theo quy định tai Khoản 1, Điều 19 “Lưu trữ lịch sử được tổ chức ở Trung ương và cấp tỉnh để lưu trữ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử”, đây là điểm mới 15
của Luật Lưu trữ, với quy định này, Lưu trữ lịch sử không còn được tổ chức ở cấp huyện như trước đây. Đây là sự thay đổi có nhiều tác động đến tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ ở địa phương do đó, công tác lưu trữ hiện nay chỉ là thực hiện những khâu nghiệp vụ của lưu trữ cơ quan hay còn gọi là lưu trữ hiện hành. Vì vậy, việc thực hiện các khâu nghiệp vụ được thể hiện cụ thể như sau: Thứ nhất, về thu thập, bổ sung tài liệu Thứ hai, về phân loại, chỉnh lý tài liệu Bảng 2.2. Tổng hợp hồ sơ chỉnh lý giai đoạn 2020-2022 Số lượng T Ghi Tên cơ quan T Số Số hồ Số chú mét sơ hộp 1. Văn phòng HĐND và UBND huyện 15 945 105 2. Phòng Nội vụ huyện 42 152 283 3. Phòng Tài chính – Kế hoạch huyện 40 1021 280 4. Phòng Kinh tế và Hạ tầng huyện 25 789 176 5. Phòng Tư pháp huyện 51,5 2465 360 Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 6. 43 642 300 huyện Phòng Lao động – Thương binh và xã hội 7. 22 150 139 huyện 8. Phòng Văn hóa và Thông tin huyện 29 741 203 9. Thanh tra huyện 35 773 245 10. Phòng Y tế huyện 15 610 120 11. Phòng Tài nguyên và Môi trường huyện 48 1064 335 12. Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện 11 385 77 Trung tâm Văn hóa – Thông tin – Thể thao 13. 12 313 93 huyện 14. Ban Quản lý rừng phòng hộ huyện 6 190 43 15. Trung tâm Dịch vụ nông nghiệp huyện 11 681 77 Trung tâm Giáo dục nghề nghiệp – Giáo dục 16. 13 288 91 thường xuyên huyện: Tổng cộng 453 11209 2727 Nguồn: UBND huyện Phù Mỹ 16
Thứ ba, về xác định giá trị tài liệu Thứ tư, về thống kê và bảo quản tài liệu 2.2.2.3. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ của các CQHC, ĐVSN thuộc huyện Phù Mỹ được sử dụng để phục vụ nhu cầu công tác của cán bộ, công chức UBND huyện và các nhu cầu chính đáng của cơ quan, tổ chức và cá nhân. Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện có trách nhiệm trực tiếp phục vụ các nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu được bảo quản tại Lưu trữ cấp xã. 2.2.3. Ứng dụng khoa học và công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ Để thực hiện tốt trình cải cách hành chính nhà nước, vai trò và vị trí của công tác văn thư, lưu trữ đã khẳng định được ý nghĩa quan trọng. Trên địa bàn huyện Phù Mỹ đã triển đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin giúp cho công tác này của địa phương thuận lợi, hiệu quả hơn. 2.2.4. Bố trí, đào tạo và bồi dưỡng nhân sự văn thư, lưu trữ 2.2.4.1. Về bố trí nhân sự văn thư, lưu trữ Tại Phòng Nội vụ huyện bố trí 01 công chức tham mưu công tác Quản lý nhà nước về VTLT và trực tiếp quản lý kho lưu trữ cấp huyện; trình độ: Đại học Lưu trữ - Quản trị văn phòng. Tại UBND cấp huyện và các cơ quan chuyên môn cấp huyện: Tổng số công chức, viên chức làm công tác văn thư: 16 người; Trong đó: 01 người làm công tác văn thư chuyên trách tại Văn phòng HĐND&UBND huyện, 15 người kiêm nhiệm. Trình độ: 02 Đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ; 14 Đại học chuyên ngành khác. Thâm niên công tác của người làm văn thư tại Văn phòng UBND cấp huyện là 12 năm. 17
Bảng 2.3. Nguồn nhân lực làm công tác VT-LT Các CQHC, ĐVSN thuộc huyện Phù Mỹ Năm 2022 Tổn Trình độ chuyên môn Trình độ LLCT g ĐH CĐ TC TC SC Chưa cộng đào tạo Văn phòng HĐND 1 1 0 0 1 0 0 &UBND Các cơ quan hành chính, đơn vị sự 15 15 0 0 10 5 0 nghiệp thuộc Huyện Nguồn: Phòng Nội vụ huyện Phù Mỹ 2.2.4.2. Về đào tạo và bồi dưỡng nhân sự văn thư, lưu trữ Đào tạo, bồi dưỡng là một trong những nhiệm vụ hết sức quan trọng trong các khâu của công tác cán bộ; qua đào tạo, bồi dưỡng giúp cho người làm công tác VT-LT nắm chắc các quy định, quy trình trong xử lý và giải quyết công việc. Thứ nhất, đối với công tác văn thư: Thứ hai, đối với công tác lưu trữ: Bảng 2.4. Công tác đào tạo, bồi dưỡng về công tác văn thư, lưu trữ Năm Năm Năm Đơn vị (Lượt) Tổng 2020 2021 2022 Đào tạo 0 0 0 0 Bồi dưỡng 0 0 1 1 Nguồn: Phòng Nội vụ huyện Phù Mỹ 2.2.5. Thanh tra, kiểm tra về công tác văn thư, lưu trữ Tổ chức kiểm tra công tác VTLT đối với các cơ quan, đơn vị trong huyện, đặc biệt là UBND các xã, thị trấn; nội dung kiểm tra, hướng dẫn chủ yếu tập trung vào các vấn đề sau: - Triển khai các văn bản quy phạm pháp luật các văn bản của Nhà nước quy định về công tác VTLT; - Thực hiện các quy trình về soạn thảo văn bản và ban hành văn bản, - Kiểm tra công tác tổ chức, sắp xếp công chức, người làm công tác VTLT (biên chế, trình độ, thực hiện chế độ phụ cấp...) 18