Tóm tắt Luận văn thạc sĩ Quản lý công: Quản trị Văn phòng của Tổng cục Thể dục thể thao - Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch

Chia sẻ: Hinh Duyệt | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:24

Thêm vào BST

Báo xấu

32
lượt xem 2
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Nội dung chính của luận văn được chia làm 3 chƣơng nhƣ sau: Cơ sở lý luận về Văn phòng và chất lượng hoạt động của Văn phòng; Thực trạng chất lượng hoạt động của Văn Phòng tại Tổng cục Thể dục thể thao, Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch; Giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động của Văn phòng tại Tổng cục Thể dục thể thao.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tóm tắt Luận văn thạc sĩ Quản lý công: Quản trị Văn phòng của Tổng cục Thể dục thể thao - Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ .................../.................. ......./....... HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA PHẠM QUỐC HƢNG QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG CỦA TỔNG CỤC THỂ DỤC THÊ THAO, BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 60 34 04 03 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI - NĂM 2017
Công trình được hoàn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA Người hướng dẫn khoa học: Tiến sỹ Đặng Thành Lê Phản biện 1:…………………………………………………… …………………………………………………………………. Phản biện 2:…………………………………………………… …………………………………………………………………. Luận văn được bảo vệ tại Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ, Học viện Hành chính Quốc gia Địa điểm: Phòng họp …....., Nhà...... - Hội trường bảo vệ luận văn thạc sĩ, Học viện Hành chính Quốc gia. Số:… - Đường………… - Quận…………… - TP……………… Thời gian: vào hồi …… giờ …… tháng …… năm 201... Có thể tìm hiểu luận văn tại Thư viện Học viện Hành chính Quốc gia hoặc trên trang Web Khoa Sau đại học, Học viện Hành chính Quốc gia HÀ NỘI - NĂM 2017
MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong những năm qua dưới sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước, nước ta đã và đang từng bước tiến hành cải cách nền hành chính trên mọi lĩnh vực. Đặc biệt là cải cách tổ chức bộ máy và đội ngũ cán bộ, công chức hành chính. Việc đổi mới và hoàn thiện phương thức tổ chức, điều hành hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước giữ một vai trò hết sức quan trọng, góp phần nâng cao hiệu quả phục vụ và thúc đẩy sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước. Đây được coi là một trong những chủ trương lớn của nước ta trong công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia. Để thực hiện tốt chủ trương này chúng ta không thể không ngừng cải tiến và hoàn thiện hoạt động của các bộ phận chức năng, đặc biệt là bộ phận Văn phòng, một tổ chức rất quan trọng có ở trong tất cả các cơ quan hành chính. Chính vì vậy, xây dựng Văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng để giúp cơ quan, tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo. Thực tiễn đã cho thấy, nơi nào công tác văn phòng được quan tâm đúng mức thì nơi đó sự chỉ đạo, điều hành đạt hiệu quả cao và nơi nào lãnh đạo, điều hành hoạt động tích cực, có kinh nghiệm thì nơi đó Văn phòng được xây dựng, phát triển tốt. Lãnh đạo có nắm chắc được tình hình hay không, có bao quát được các công việc, tổ chức thực hiện có hiệu quả các chủ trương, chương trình công tác hay không, đều phụ thuộc rất lớn vào việc tổ chức xây dựng và thực hiện nhiệm vụ của Văn phòng. Chính vì vậy việc xây dựng tổ chức và cải cách hoạt động Văn phòng của cơ quan cần được quan tâm đặc biệt, hiệu quả hoạt động, chất lượng hoạt động của Văn Phòng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của cả cơ quan. Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn và tầm quan trọng của những vấn đề trên, học viên chọn đề tài “Quản trị văn phòng tại Tổng cục Thể dục thể thao, Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch” là đề tài nghiên cứu của Luận văn. 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn 2.1 .Mục đích: Nhằm nâng cao chất lượng hoạt động của Văn phòng tại Tổng cục Thể dục thể thao, Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch. 2.2. Nhiệm vụ: - Về mặt lý luận: Hệ thống hóa cơ sở lý luận và cơ sở khoa học về hoạt động của Văn phòng, chất lượng hoạt động của Văn phòng. - Về thực tiễn: Thu thập và phân tích các số liệu để đánh giá toàn diện, chính xác thực trạng hoạt động, chất lượng hoạt động của Văn phòng tại Tổng cục Thể dục thể thao, tìm ra những ưu điểm, hạn chế cũng như nguyên nhân dẫn đến hạn chế về chất lượng hoạt động của Văn phòng. - Đề xuất các giải pháp cụ thể, phù hợp, thiết thực để phát huy những ưu điểm, khắc phục hạn chế, nhằm nâng cao chất lượng hoạt động của Văn phòng tại Tổng cục Thể dục thể thao. 1
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu luận văn 3.1. Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu là chất lượng hoạt động của Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao. 3.2. Phạm vi nghiên cứu - Về không gian: Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao trực thuộc Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch làm đối tượng nghiên cứu, khảo sát. - Về thời gian: từ năm 2015 đến năm 2017 4. Phƣơng pháp nghiên cứu Trong đề tài của mình, tác giả sẽ sử dụng 4 phương pháp nghiên cứu cơ bản sau: 4.1. Phương pháp thống kê, phân loại: tìm hiểu các nghiên cứu đã có về Văn phòng và hiệu quả hoạt động của Văn phòng, sau đó học viên thu thập thông tin dựa trên việc nghiên cứu tài liệu, tư liệu, hồ sơ và các thông tin có liên quan đến Văn phòng và những hoạt động của Văn phòng tại Tổng cục Thể dục thể thao. 4.2.Phương pháp điều tra, khảo sát: Trên cơ sở điều tra, khảo sát thực tế về Văn phòng, hoạt động của Văn phòng tại Tổng cục Thể dục thể thao (về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, các hoạt động cụ thể của Văn phòng đã thực hiện như thế nào, đạt được những kết quả gì, còn những khó khăn, vướng mắc gì…). 4.3.Phương pháp phân tích, tổng hợp: phương pháp này được sử dụng trên cơ sở tài liệu, số liệu thu thập được về các mặt hoạt động của Văn phòng, nhằm phân tích, đánh giá thực trạng về hoạt động của Văn Phòng tại Tổng cục Thể dục thể thao, từ đó thấy được những mặt ưu điểm, những mặt hạn chế của từng hoạt động Văn phòng làm cơ sở đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động của Văn Phòng. 4.4.Phương pháp so sánh, đối chiếu: Trên cơ sở các số liệu thu thập được và các mặt hoạt động của Văn phòng tại Tổng cục Thể dục thể thao, học viên tiến hành đối chiếu, so sánh tìm ra những điểm mới, điểm khác biệt, mặt ưu điểm, hạn chế, những mặt đạt, chưa đạt của Văn phòng để từ đó tổng hợp, đưa ra những nhận định, đánh giá, giải pháp phù hợp. 5. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn - Hoàn thiện lý luận chung về Văn phòng, Văn phòng tại Tổng cục Thể dục thể thao trực thuộc Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch. - Kết quả của luận văn là đưa ra các đánh giá chân thực về thực trạng hoạt động của Văn phòng tại Tổng cục Thể dục thể thao và đưa ra các giải pháp thiết thực để nâng cao chất lượng hoạt động của Văn Phòng Tổng cục Thể dục thể thao. Từ đó giúp cho Lãnh đạo Tổng cục Thể dục thể thao chú trọng hơn tới nâng cao chất lượng hoạt động của Văn phòng và có cơ sở trong việc đưa ra các giải pháp để nâng cao chất lượng hoạt động của Văn phòng nhằm đáp ứng yêu cầu của công cuộc cải cách hành chính hiện nay. 2
- Những kết quả nghiên cứu của Luận văn có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo cho cán bộ, công chức làm việc trong Văn phòng tại Tổng cục Thể dục thể thao, nơi tác giả đang công tác. 6. Kết cấu luận văn Ngoài lời mở đầu và phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, nội dung chính của luận văn được chia làm 3 chương như sau: Chương 1: Cơ sở lý luận về Văn phòng và chất lượng hoạt động của Văn phòng. Chương 2: Thực trạng chất lượng hoạt động của Văn Phòng tại Tổng cục Thể dục thể thao, Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch. Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động của Văn phòng tại Tổng cục Thể dục thể thao. 3
Chƣơng 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÕNG VÀ CHẤT LƢỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÕNG 1. Lý luận chung về Văn phòng 1.1. Khái niệm Hiện nay có rất nhiều cách hiểu khác nhau về thuật ngữ “Văn phòng”. Tuy nhiên, dù với nghĩa nào thì Văn phòng cũng là một thực tế tồn tại khách quan có hệ thống cơ cấu, được quản lý, điều hành theo mục tiêu nhất định. Nhưng thông thường thì khái niệm “Văn phòng” theo nghĩa hẹp được chấp nhận nhiều hơn khái niệm “Văn phòng” theo nghĩa rộng, vì theo nghĩa rộng, thuật ngữ “Văn phòng” trùng với “cơ quan, đơn vị”. Từ nhiều cách tiếp cận khác nhau về Văn phòng nêu trên, có thể hiểu “ Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất cần thiết cho hoạt động của cơ quan, tổ chức” 1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng 1.2.1. Vị trí của Văn phòng Là bộ phận trung gian thực hiện việc ghép nối các mối quan hệ trong quản lý điều hành đơn vị theo yêu cầu của người đứng đầu tổ chức. Đây là hoạt động diễn ra thường xuyên và phong phú, tỉ mỉ và phức tạp. Là bộ phận thực hiện các hoạt động mang tính thường xuyên, liên tục trong tổ chức. Văn phòng giúp lãnh đạo trong việc việc thu thập, xử lý, quản lý, truyền tải và sử dụng thông tin nhằm đưa ra các quyết định kịp thời, đúng đắn; đồng thời đảm bảo việc cung cấp các điều kiện vật chất, phương tiện kỹ thuật cho quá trình quản lý mà mọi hoạt động Văn phòng còn phải gắn liền liên tục với các hoạt động quản lý của tổ chức. Có thể nói, Văn phòng chính là trung tâm kết nối hoạt động quản lý điều hành giữa các cấp, các bộ phận trong cơ quan tổ chức. 1.2.2. Chức năng của Văn phòng - Chức năng tham mưu, tổng hợp Tham mưu là một hoạt động rất cần thiết và quan trọng cho công tác quản lý. Công tác tham mưu, tổng hợp giúp lãnh đạo đơn vị trong tổ chức, điều hành, lãnh đạo, chỉ đạo, phối hợp hoạt động của cơ quan cũng như các bộ phận chuyên môn. Mỗi phòng ban, đơn vị tham mưu cho lãnh đạo cơ quan chuyên sâu vào một lĩnh vực cụ thể, còn tham mưu của Văn phòng là tham mưu mang tính tổng hợp, nhằm mục đích phục vụ cho hoạt động chung của cả cơ quan. Như vậy tham mưu cần có sự tổng hợp và tổng hợp là để tham mưu. - Chức năng hậu cần Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính…các điều kiện và phương tiện ấy phải được quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu 4
cầu hoạt động của cơ quan. Đây chính là thực hiện chức năng hậu cần của Văn phòng, một hoạt động có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Nguyên tắc của hoạt động này là phải áp dụng phương thức quản lý sao cho chi phí thấp nhất mà đạt được hiệu quả cao nhất. 1.2.3. Nhiệm vụ của Văn phòng Căn cứ vào các chức năng nêu trên của Văn phòng, có thể xác định những nhiệm vụ chủ yếu của Văn phòng như sau: - Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện các chương trình đó; bố trí, sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, quý, 6 tháng, năm của cơ quan; - Tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan; đề xuất, kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của thủ trưởng; thực hiện chế độ thông tin, báo cáo lên cơ quan cấp trên theo quy định; - Chuẩn bị và tổ chức các cuộc họp, làm việc, tiếp khách, các chuyến đi công tác của lãnh đạo; chuẩn bị nội dung và làm nhiệm vụ thư ký họp giao ban hàng tháng. Thông báo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo đối với các đơn vị trực thuộc; - Tổ chức thực hiện công việc về hành chính, lễ nghi, khánh tiết, công tác lễ tân, tiếp khách; thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, tiếp nhận, phân loại, chuyển giao văn bản đến sau khi có ý kiến phê duyệt của lãnh đạo; kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể thức văn bản; - Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan, tổ chức trong công tác thư từ, tiếp dân, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với các cơ quan, tổ chức khác, cũng như với công dân nói chung; - Tham mưu, xây dựng, quản lý, phát triển mạng thông tin nội bộ cơ quan, ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin cơ quan; - Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm, chi trả tiền lương, tiền thưởng, quản lý tài sản, kinh phí, phương tiện phục vụ công tác, bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật, các yêu cầu hậu cần cho hoạt động cơ quan. - Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của lãnh đạo cơ quan, tổ chức. 1.3. Những nội dung hoạt động của Văn phòng 1.3.1. Công tác thông tin, báo cáo Công tác thông tin, báo cáo là công việc thường xuyên và quan trọng của Văn phòng. Văn phòng là nơi chủ yếu tiếp nhận, khai thác, truyền tải thông tin, giúp thủ trưởng cơ quan xử lý, khai thác thông tin. Thông tin phục vụ lãnh đạo là thông tin đã được chọn lọc để cung cấp cho lãnh đạo những hiểu biết cần thiết, làm căn cứ, cơ sở ra quyết định xử lý những vấn đề được đặt ra trong lĩnh vực chuyên môn của mình. 1.3.2. Công tác tham mưu, tổng hợp Công tác tham mưu, tổng hợp là một trong những nhiệm vụ chủ yếu của Văn phòng 5
nhằm thu thập, tổng hợp các thông tin, tổ chức xử lý và cung cấp kịp thời các thông tin có tính định hướng cho thủ trưởng trong hoạt động chỉ đạo, điều hành cơ quan. Cụ thể: - Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc của thủ trưởng cơ quan, đơn vị: - Tham mưu trong việc xây dựng và ban hành các văn bản, quyết định: 1.3.3. Tổ chức hội họp, tiếp khách Hội họp là hình thức hoạt động của cơ quan hoặc tiếp xúc có tổ chức và mục tiêu của một tập thể nhằm quyết định một vấn đề thuộc thẩm quyền hoặc thảo luận ý kiến để tư vấn, kiến nghị. Thông qua hoạt động hội họp, sẽ phổ biến được những tư tưởng, quan điểm mới, bàn bạc, tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của tổ chức được giao. 1.3.4. Công tác văn thư, lưu trữ Công tác văn thư là hoạt động không thể thiếu được ở bất kỳ cơ quan nào và công việc này đều được thực hiện bởi hoạt động Văn phòng. Mỗi Văn phòng đều có bộ phận văn thư. Bộ phận này có nhiệm vụ tiếp nhận, phân loại, vào sổ đăng ký, đóng dấu, trình văn bản và chuyển giao văn bản theo đúng quy định của công tác văn thư. Ngoài ra, Văn phòng còn có trách nhiệm kiểm tra về nội dung và thể thức của Văn bản trước khi trình thủ trưởng cơ quan ký ban hành. 1.3.5. Công tác phục vụ hậu cần Phục vụ hậu cần là một trong những chức năng chủ yếu của Văn phòng trong cơ quan, đơn vị. Thông thường, Văn phòng của một cơ quan, tổ chức sẽ phải đảm bảo được các nhiệm vụ hậu cần cơ bản như: - Đảm bảo điều kiện làm việc cho cơ quan, cung cấp các điều kiện, phương tiện, cơ sở vật chất cho cán bộ, nhân viên thực hiện nhiệm vụ được giao, tiến hành mua sắm quản lý, bảo dưỡng các trang thiết bị có trong cơ quan, - Đảm bảo an ninh, trật tự, an toàn lao động trong cơ quan, đơn vị cũng như đảm bảo được môi trường sinh thái lành mạnh, hài hòa, tạo lập được một diện mạo cơ quan trang nghiêm, văn minh, hiện đại, xây dựng văn hóa công sở, tổ chức. 1.4. Vai trò của Văn phòng trong cơ quan, tổ chức 1.4.1. Đảm bảo cho hoạt động của cơ quan được liên tục, thống nhất, đồng bộ Có thể thấy rằng, mục tiêu chung của hệ thống công việc Văn phòng là bảo đảm các thông tin cần thiết cho hoạt động của cơ quan. Nó được giới hạn bởi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cơ quan theo luật định. Hoạt động của hệ thống này gắn liền với sự tồn tại, phát triển của cơ quan, bảo đảm cho cơ quan phát triển liên tục và có tính bền vững. Điều này có nghĩa là nếu hệ thống công việc Văn phòng hoạt động không tốt thì tất yếu sẽ ảnh hưởng đến mọi hoạt động của cơ quan. 1.4.2. Cung cấp đầu vào cho hoạt động thực thi công vụ của cơ quan, tổ chức Thông tin là yếu tố đầu vào, là tiềm năng, là nguồn lực quan trọng và trở thành nhu 6
cầu thường xuyên trong các cơ quan nhà nước. Thông tin là căn cứ để ban hành các quyết định, các mệnh lệnh trong quản lý điều hành. Ngày nay, thông tin trở thành lực lượng sản xuất trực tiếp đã tác động mạnh vào quá trình hoạt động và đem lại hiệu quả cao cho cơ quan, tổ chức. Ở mỗi cơ quan, tổ chức thì Văn phòng là nơi cung cấp kịp thời các thông tin trong hoạt động quản lý. Tiếp nhận, xử lý, phân loại, dự báo các thông tin cung cấp kịp thời cho lãnh đạo đề ra các quyết định hiệu quả, chính xác. 1.4.3. Giải phóng lãnh đạo khỏi các công việc sự vụ để tập trung vào những vấn đề mấu chốt, chiến lược Văn phòng có vai trò đắc lực giúp thủ trưởng cơ quan quản lý, điều hành mọi công việc, giải phóng cho thủ trưởng tình trạng sự vụ không đáng có, tập trung vào những công việc chính, quan trọng, chỉ đạo, điều hành công việc khoa học hơn. Làm tốt công tác Văn phòng có ý nghĩa quyết định đến hiệu quả lãnh đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan cũng như hiệu quả chung của toàn cơ quan. 1.4.4. Văn phòng là cầu nối giữa lãnh đạo với các đơn vị, cá nhân trong đơn vị, giữa cơ quan với các tổ chức, cá nhân bên ngoài Văn phòng là trung tâm kết nối các hoạt động quản lý điều hành tổ chức. Văn phòng là nơi truyền đạt các ý kiến chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan đến các phòng ban, đơn vị và ngược lại. Văn phòng có vai trò đắc lực giúp cho thủ trưởng cơ quan quản lý, điều hành mọi công việc. Văn phòng được coi là đầu mối thông tin liên lạc điều hành của đơn vị theo yêu cầu của thủ trưởng cơ quan, tổ chức và là bộ phận gần gũi, có quan hệ mật thiết với thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong mọi hoạt động. 1.5. Chất lượng hoạt động của Văn Phòng 1.5.1. Những yếu tố tác động, ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động của Văn phòng * Ảnh hưởng từ bên ngoài: + Yếu tố chính trị và luật pháp: + Yếu tố kinh tế: + Các yếu tố văn hóa phong tục tập quán: + Yếu tố khoa học công nghệ: + Điều kiện tự nhiên và cơ sở hạ tầng * Ảnh hưởng từ bên trong: + Cơ cấu tổ chức của cơ quan, của Văn phòng + Năng lực, trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, công chức, lãnh đạo của Văn phòng + Quy chế hoạt động + Cơ sở vật chất, thiết bị Văn phòng + Sự phối hợp với các phòng, ban, đơn vị trong cơ quan + Môi trường làm việc, văn hóa công Sở 7
1.5.1. Tiêu chí đánh giá chất lượng hoạt động của văn phòng Việc xác định các tiêu chí đánh giá chất lượng hoạt động của Văn phòng là rất quan trọng và vô cùng cần thiết, bởi các tiêu chí này chính là công cụ, là thước đo, là căn cứ để đưa ra những đánh giá chính xác, đầy đủ nhất về chất lượng hoạt động của Văn phòng. Trên cơ sở những đánh giá đó, người lãnh đạo có thể điều chỉnh các hoạt động kịp thời, giúp cho bộ máy Văn phòng đi đúng hướng, đạt được các mục tiêu đặt ra, đồng thời đảm bảo tính hiệu quả của quá trình thực thi nhiệm vụ. Xác định tiêu chí để đánh giá chất lượng hoạt động của Văn phòng là một việc làm rất khó khăn, chưa có tiền lệ. 8
TIỂU KẾT CHƢƠNG 1 Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, là nơi thu thập, xử lý, cung cấp thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất cần thiết cho hoạt động của cơ quan, tổ chức. Văn phòng là bộ phận không thể thiếu trong quá trình hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào, thiếu bộ phận Văn phòng cơ quan sẽ khó có thể hoạt động một cách liên tục, thống nhất và hiệu quả. Hệ thống lý luận về Văn phòng, chất lượng hoạt động, tiêu chí đánh giá chất lượng hoạt động của Văn phòng nêu ở trên chính là cơ sở, tiền đề cho việc phân tích, đánh giá chất lượng hoạt động của Văn phòng tại Tổng cục Thể dục thể thao ở Chương 2. 9
Chƣơng 2 THỰC TRẠNG CHẤT LƢỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÕNG TẠI TỔNG CỤC THỂ DỤC THỂ THAO 1. Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao: 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao * Về chức năng Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao là tổ chức trực thuộc Tổng cục Thể dục thể thao, có chức năng tham mưu, giúp Tổng cục trưởng tổng hợp, xử lý thông tin và tuyên truyền giới thiệu các hoạt động thể dục thể thao; điều phối và tổng hợp tình hình hoạt động giữa các cơ quan, đơn vị theo chương trình, kế hoạch công tác của Tổng cục; triển khai công tác pháp chế, thi đua khen thưởng; đảm bảo các điều kiện và phương tiện làm việc của cơ quan Tổng cục. * Nhiệm vụ - Công tác tham mưu, tổng hợp - Công tác hành chính, quản trị, - Công tác văn thư, lưu trữ - Công tác tài chính - Công tác khác thi đua, khen thưởng 1.2. Về cơ cấu tổ chức Về cơ cấu tổ chức: Ngoài lãnh đạo Văn phòng còn có các chức danh đảm nhiệm những công việc chủ yếu như sau: tổng hợp, pháp chế, kế toán, thủ quỹ, văn thư, lưu trữ, hành chính, quản trị, thi đua khen thưởng, lái xe, tạp vụ… Về cơ cấu lãnh đạo Văn phòng bao gồm: Chánh Văn phòng và Phó Chánh Văn phòng. Số lượng Phó Chánh Văn phòng có từ 01 đến 03 người. Lãnh đạo Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng; Thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ và quy chế làm việc của Tổng cục Thể dục thể thao. Chánh Văn phòng chỉ đạo chung, chịu trách nhiệm trước Tổng cục trưởng và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng. Phó Chánh Văn phòng được Chánh Văn phòng phân công phụ trách một số mặt công tác và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, trước Tổng cục trưởng và Pháp luật về nhiệm vụ được Số lượng công chức và người lao động trong các Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao được bố trí trung bình khoảng 46 người gồm: - Lãnh đạo Văn phòng: 3 người - Phòng Tổng hợp: 5 người - Phòng Kế toán: 6 người 10
- Phòng Văn thư – Lưu trữ: 4 người - Phòng Thi đua – Tuyên truyền: 4 người - Phòng Pháp chế: 3 người - Phòng Hành chính – Quản trị: 21 người Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của các phòng chức năng thuộc Văn phòng Tổng cục TDTT và trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của từng cán bộ, công chức, người lao động, lãnh đạo Văn phòng, lãnh đạo ph bố trí, sắp xếp và giao nhiệm vụ cụ thể cho từng người. Chánh Văn phòng Phó Chánh Phó Chánh Văn phòng Văn phòng Tham Pháp Kế Văn Thi đua Hành chế khen mưu, toán thư, thưởng Tổng lưu tuyên chính, hợp trữ truyền quản trị Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức và trách nhiệm điều hành của lãnh đạo Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao 11
1.3. Về chất lượng công chức - Về độ tuổi: - Dưới 35 tuổi: 53 % - Từ 35- 45 tuổi: 38 % - Trên 45 tuổi: 9 % Như vậy có thể thấy đội ngũ cán bộ công chức Văn phòng có độ tuổi trẻ chiếm tỷ lệ trên 50%, với lợi thế là nhanh nhạy, linh hoạt, nhiệt tình, khả năng nắm bắt công việc tốt. Tuy nhiên có một số cán bộ, công chức trẻ lại thiếu kinh nghiệm thực tiễn và hay nôn nóng trong giải quyết công việc, làm công việc được giải quyết kém hiệu quả, thiếu tính chuyên sâu. - Chất lượng công chức theo trình độ đào tạo: Số công chức có trình độ trên đại học là 14,9%, số công chức có trình độ đại học là 46,8%, số công chức, lao động có trình độ cao đẳng, trung cấp là 25,5%, còn lại là những người chưa qua trình độ đào tạo chiếm 12,8%. Bên cạnh đó, số người có trình độ thạc sĩ phần lớn lại có chuyên ngành về Thể dục thể thao, chưa phù hợp với vị trí việc làm tại Văn phòng, khả năng đáp ứng công việc chưa cao. Bảng 2.1: Thống kê trình độ đào tạo của đội ngũ công chức, ngƣời lao động Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao Đơn vị tính: Người Tổng Thạc Đại Cao Trung Ghi STT Tên phòng Tiến sỹ Còn lại số sỹ học đẳng cấp chú 1 Lãnh đạo Văn phòng 3 1 2 2 Phòng Tổng hợp 5 2 3 Phòng Văn Thư 3 5 4 1 Lưu trữ Phòng Hành chính- 4 21 4 2 9 6 Quản trị Phòng Thi đua- 5 4 1 3 Tuyên truyền 6 Phòng Pháp chế 3 1 2 7 Phòng Kế toán 6 6 47 Tổng cộng: 1 6 16 3 9 6 Tỷ lệ % 100% 2,1% 12,8% 46,8% 6,4% 19,1% 12,8% - Chất lượng công chức theo ngạch công chức: Chất lượng đội ngũ công chức và người lao động Văn phòng Tổng cục phân theo các ngạch công chức được thống kê theo bảng 2.2 và nhìn vào đó, ta thấy có sự chênh lệch tương đối lớn. Trong số các phòng ban thuộc Văn phòng đã khảo sát chỉ có 01 công chức xếp ngạch chuyên viên cao cấp chiếm tỷ lệ 2.1%, xếp ở ngạch chuyên viên chính tỷ lệ rất thấp (14.9%). 12
Số công chức xếp ở ngạch chuyên viên chiếm tỷ lệ (49 %); Công chức xếp ngạch cán sự và tương đương chiếm tỷ lệ (34%). Bảng 2.2. Thống kê cơ cấu ngạch công chức của công chức Văn phòng Tổng cục TDTT Đơn vị tính: Người CVCC CVC và CV và CS và STT Tên phòng Tổng số Còn lại và TĐ TĐ TĐ TĐ 1 Lãnh đạo Văn phòng 3 1 2 2 Phòng Tổng hợp 5 5 3 Phòng Văn Thư Lưu trữ 5 1 4 Phòng Hành chính-Quản 4 21 1 4 16 trị Phòng Thi đua-Tuyên 5 4 1 3 truyền 6 Phòng Pháp chế 3 1 2 7 Phòng kế toán 6 1 5 Tổng cộng: 47 1 7 23 16 Tỷ lệ % 100% 2,1% 14,9% 49% 34% - Chất lượng công chức theo trình độ lý luận chính trị: Qua khảo sát tại Văn phòng Tổng cục, trình độ lý luận chính trị của công chức Văn phòng chủ yếu là sơ cấp chiếm (62%) so với tổng số công chức, người lao động của Văn phòng Tổng cục TDTT, số người có trình độ cử nhân, cao cấp lý luận chính trị chiếm tỷ lệ (7,3%); - Chất lượng công chức theo trình độ tin học, ngoại ngữ của đội ngũ cán bộ công chức, người lao động Văn phòng Tổng cục TDTT. Tổng số cán bộ công chức có trình độ tin học từ chứng chỉ loại A trở lên chiếm tỷ lệ (87,2%), số công chức có trình độ đại học chiếm tỷ lệ (0%). Như vậy, đội ngũ công chức Văn phòng có trình độ tin học tương đối cao, cơ bản đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ chuyên môn. Tuy nhiên, để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ chung của cơ quan và đẩy mạnh thực hiện tin học hóa quản lý hành chính nhà nước hiện nay thì mỗi Văn phòng cần phải có ít nhất 01 chuyên viên có trình độ đại học chuyên ngành tin học để phụ 13
trách công nghệ thông tin của cơ quan. Với số lượng trình độ đại học chiếm tỷ lệ (0%) như hiện nay, chắc chắn các Văn phòng chưa thể đáp ứng được yêu cầu chung của cả cơ quan. Trình độ ngoại ngữ từ trình độ A trở lên chiếm tỷ lệ (83%), đại học (chiếm 4,3 %). Trình độ ngoại ngữ chủ yếu là tiếng Anh. Số lượng công chức, người lao động có chứng chỉ ngoại ngữ từ trình độ A trở lên chiếm tỷ lệ khá cao. Tuy nhiên qua khảo sát cho thấy, trình độ ngoại ngữ chưa thực sự tương đương với bằng cấp hiện có, khá nhiều công chức chưa thực sự đáp ứng được tiêu chuẩn của ngạch công chức và tiến trình đổi mới, hội nhập quốc tế hiện nay. Bảng 2.3. Thống kê trình độ tin học, ngoại ngữ đội ngũ công chức, ngƣời lao động Văn phòng Tổng cục TDTT Đơn vị tính: Người Trình độ tin học Trình độ ngoại ngữ Stt Tên cơ quan Tổng số Đại học Chứng chỉ Đại học Chứng chỉ 1 Lãnh đạo Văn phòng 3 3 3 2 Phòng Tổng hợp 5 5 1 4 3 Phòng Văn Thư Lưu trữ 5 5 5 4 Phòng Hành chính-Quản trị 21 15 15 Phòng Thi đua-Tuyên 5 4 4 1 3 truyền 6 Phòng Pháp chế 3 3 3 7 Phòng kế toán 6 6 6 Tổng cộng: 47 41 2 39 (Tỷ lệ %): 87,2% 4,3% 83% 2. Thực trạng hoạt động của Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao 2.1. Công tác thông tin, báo cáo Qua khảo sát tại Văn phòng cho thấy một số loại báo cáo mà Văn phòng thường xuyên phải thực hiện gồm: + Theo quy định của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch về công tác báo cáo: báo cáo quý các cơ quan gửi về Bộ trước ngày 15 của tháng cuối quý, báo cáo 06 tháng gửi trước ngày 15/6, 14
báo cáo 9 tháng gửi trước ngày 15/9, báo cáo năm gửi trước ngày 15/11. + Báo cáo tổng hợp hoạt động của đợn vị trực thuộc Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch phục vụ công tác giao ban hàng tuần. + Các báo cáo định kỳ về công tác: Tổ chức bộ máy, cán bộ, công chức (trước 31/01 hàng năm), công nghệ thông tin, pháp chế, thi đua, khen thưởng, báo cáo về công tác tài chính, công tác đào tạo, bồi dưỡng, báo cáo tình hình thực hiện quy chế dân chủ cơ quan (báo cáo 06 tháng và báo cáo năm). + Báo cáo sơ kết (06 tháng), tổng kết các hoạt động của ngành (báo cáo năm)… 2.2. Công tác tham mưu, tổng hợp Công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Tổng cục nhằm mục đích giúp lãnh đạo: xây dựng, tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác; xây dựng và triển khai thực hiện các Quyết định quản lý; ban hành và thực hiện các quy chế, quy định trong thực tế. Thực tế khảo sát về quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tại Tổng cục Thể dục thể thao qua sơ đồ sau: Tham gia vào dự Dự thảo chương Hoàn thiện Tổ chức theo dõi thảo chương trình trình, kế hoạch chương trình việc triển khai kế hoạch các của kế hoạch, trình thực hiện các Vụ, đơn vị Lãnh đạo Tổng trực thuộc Tổng cục phê duyệt cục liên quan Hình 2.2. Quy trình xây dựng chƣơng trình, kế hoạch công tác của Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao 2.3. Công tác văn thư, lưu trữ - Công tác văn thư: Công tác văn thư theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư bao gồm: Soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu. Công tác văn thư tại Văn phòng Tổng cục cũng bao gồm tất cả các công việc nêu trên và theo trình thự quy định. Qua số liệu thống kê số lượng văn bản đi- đến trung bình mỗi năm của Tổng cục TDTT là tương đối lớn khoảng trên 8.000 văn bản. Như vậy, trung bình mỗi ngày có hơn 30 văn bản đi-đến. 15
Bảng 2.4. Thống kê số lƣợng Văn bản đi, đến từ năm 2015-2016 của Văn phòng Tổng cục TDTT Stt Loại công văn 2015 2016 1 Công văn đi 4.274 4.712 2 Công văn đến 3.367 3.845 Cộng: 7.641 8.557 - Công tác quản lý và sử dụng con dấu: Con dấu của Tổng cục TDTT được giao cho nhân viên văn thư (thuộc Phòng Văn thư- Lưu trữ) giữ và đóng dấu tại cơ quan. Nhân viên văn thư không được giao dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền; phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ và chỉ được đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền và không được đóng dấu khống. - Công tác lưu trữ: Qua khảo sát tại Tổng cục TDTT đã có kho lưu trữ riêng (thuộc sự quản lý của Văn phòng Tổng cục), được trang bị điều hòa nhiệt độ, các thiết bị chống ẩm, phòng cháy, chữa cháy theo đúng quy định với diện tích khoảng 40m2 và có cán bộ thực hiện công tác lưu trữ chuyên trách, có trình độ nghiệp vụ về lưu trữ. 2.4. Công tác Hành chính, Quản trị - Công tác tổ chức hội nghị, họp Để tổ chức các cuộc họp, hội nghị, Văn phòng Tổng cục đã thực hiện các nội dung từ việc xây dựng kế hoạch, bố trí, sắp xếp thời gian tổ chức; đến việc soạn thảo, gửi giấy mời, chuẩn bị hoặc đôn đốc các đơn vị chuẩn bị tài liệu, văn bản liên quan đến nội dung cuộc họp; gửi các văn bản dự thảo đến đại biểu khi tổ chức những cuộc họp lấy ý kiến tham gia; chuẩn bị cơ sở vật chất phục vụ như bố trí phòng họp, ánh sáng, loa, míc, máy chiếu… - Công tác hậu cần, lễ tân, tạp vụ, bảo vệ Qua khảo sát cho thấy, Văn phòng Tổng cục thực hiện công tác quản lý, mua sắm, theo dõi việc sử dụng, bảo quản tài sản, các trang thiết bị của cơ quan trên cơ sở quy chế chi tiêu nội bộ và quy chế quản lý tài sản công được ban hành và sửa đổi hàng năm (thông qua hội nghị cán bộ công chức được tổ chức vào đầu năm). Việc quản lý tài sản, phương tiện kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan theo chế độ quy định (Văn phòng thực hiện các khâu như lập dự trù, mua sắm, ghi phiếu sản phẩm, biên bản bàn giao trang thiết bị, bảo quản, sửa chữa, thanh lý Công tác an ninh, trật tự cơ quan được bảo đảm, hiện nay, tại Tổng cục TDTT thực hiện chế độ hợp đồng đối với 06 người làm công tác bảo vệ; hợp đồng thuê khoán với 02 lao động vệ sinh cơ quan. Trong công tác tiếp dân, Văn phòng đã tham mưu cho Lãnh đạo Tổng cục xây dựng nội quy, quy chế, lịch tiếp dân, bố trí phòng tiếp dân và cử cán bộ công chức tiếp dân theo quy 16
định của Luật Khiếu nại, tố cáo và quy định của cơ quan. 2.5. Công tác kế toán Phòng kế toán có chức năng tham mưu, giúp Chánh Văn phòng quản lý các hoạt động thu, chi tài chính, kiểm tra và sử dụng tài sản theo đúng quy định. 2.6. Công tác Pháp chế - Thường trực trụ sở tiếp công dân của cơ quan, tiếp nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo, đề xuất phương án xử lý báo cáo lãnh đạo Tổng cục TDTT. - Kiểm tra và đảm bảo về mặt pháp lý các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật của Tổng cục TDTT trình cấp có thẩm quyền ban hành; tham mưu, tổ chức kiểm tra việc thực hiện các văn bản pháp luật về thể dục thể thao theo thẩm quyền; phối hợp tổ chức tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về thể dục thể thao. 2.7. Công tác Thi đua, Tuyên truyền - Tham mưu xây dựng kế hoạch công tác thi đua, khen thưởng, tuyên truyền, tổ chức các phong trào thi đua và triển khai thực hiện công tác thi đua, khen thưởng trong phạm vi quản lý của Tổng cục TDTT. 3. Nhận xét các mặt hoạt động của Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao 3.1. Ưu điểm Công tác tham mưu ban hành các Quyết định phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Tổng cục được kịp thời, đúng quy trình, quy định, đảm bảo tính chính xác, khoa học, hiệu quả. Qua khảo sát, Văn phòng Tổng cục ban hành đầy đủ các quy chế, quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức và trách nhiệm của cơ quan, của từng vị trí công tác tại Văn phòng. Việc quy định đã phát huy được tính chủ động, sáng tạo của mỗi cá nhân, không có sự chồng chéo hay bỏ sót công việc, tạo không khí dân chủ, cởi mở, đoàn kết trong cơ quan. - Công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện tương đối tốt, đã ban hành quy chế Văn thư, lưu trữ và đã triển khai thực hiện tốt. Nghiệp vụ văn thư đã được thực hiện theo trình tự, khoa học và mang tính chuyên nghiệp. - Văn phòng Tổng cục đã thực hiện tốt trong việc chuẩn bị chương trình, nội dung, đôn đốc các Vụ, đơn vị chuẩn bị tài liệu phục vụ hội nghị, cuộc họp của Lãnh đạo, cơ quan. Tổ chức tốt vai trò là thư ký ghi biên bản các cuộc họp thường kỳ như giao ban hàng tuần, tháng, họp lãnh đạo. - Văn phòng đã thực hiện tốt việc đảm bảo các điều kiện làm việc, quản lý tài sản công, kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan. Bảo đảm việc trang bị đầy đủ, kịp thời các phương tiện vật chất, kỹ thuật phục vụ tốt cho công tác, trừ bộ phận lái xe, phục vụ, còn lại 100% cán bộ công chức cơ quan được trang bị đầy đủ phương tiện vật chất, kỹ thuật để làm việc. 17
3.2. Hạn chế, bất cập Bên cạnh những mặt đã làm được và làm tốt của Văn phòng Tổng cục TDTT thì vẫn còn bọc lộ những hạn chế, bất cập sau: - Việc tổ chức nắm bắt, nghiên cứu, phân tích, tổng hợp thông tin, dự báo tình hình, nhất là những vấn đề chiến lược chưa sâu sắc, toàn diện; tính sáng tạo, nhạy bén trong nắm bắt, phát hiện xử lý những vấn đề lớn, phức tạp chưa cao; - Công tác tham mưu, tổng hợp, xây dựng và quản lý chương trình công tác, giúp việc cho lãnh đạo trong chỉ đạo, điều hành hoạt động chung của cơ quan còn nhiều việc chưa đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ đặt ra dẫn đến tình trạng tổ chức, điều hành của lãnh đạo đôi khi còn lúng túng; các công văn, báo cáo, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ còn khiếm khuyết cả về nội dung và hình thức. - Tình trạng văn bản không đúng thể thức và kỹ thuật trình bày vẫn còn nhưng bộ phận Văn thư vẫn cập nhật và cho phát hành. - Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ của một số đơn vị còn chưa thực hiện theo đúng thời gian quy định tại Thông tư 07/2012/BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. - Chế độ tiền lương, phụ cấp nói chung còn thấp. Trong khi làm ở các phòng ban khác trong cùng cơ quan có điều kiện làm thêm tăng thu nhập thì công việc của công chức, người lao động Văn phòng lại nhiều hơn, vất vả hơn mà ít có thu nhập thêm, vì vậy không tạo được động lực khuyến khích công chức, người lao động Văn phòng dành hết thời gian, trí tuệ cho công việc. 18