Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế

Chia sẻ: Ocxaodua999 Ocxaodua999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:14

Thêm vào BST

Báo xấu

27
lượt xem 8
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục đích nghiên cứu của đề tài là nghiên cứu công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế cụ thể thông qua xây dựng và ứng dụng các phần mềm quản lý văn bản để đánh giá các kết quả đạt được và chỉ ra các tồn tại. Đưa ra một số giải pháp và kiến nghị góp phần nâng cao hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong QLVB tại Tổng cục Thuế nhằm đáp ứng yêu cầu xây dựng Chính phủ điện tử trong giai đoạn hiện nay.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN THN HUYỀN NHUNG ĐỀ TÀI: ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TỔNG CỤC THUẾ Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 8340403 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI, NĂM 2019
Công trình được hoàn thiện tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA Người hướng dẫn khoa học: Nguyên Phó Giám đốc Học viện, PGS.TS. Lưu Kiếm Thanh Phản biện 1: TS. Nguyễn Thị Hà, Học viện Hành chính Quốc gia; Phản biện 2: GS.TSKH. Nguyễn Văn Thâm, Nguyên Giảng viên Học viện Hành chính Quốc gia. Luận văn được bảo vệ tại Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ, Học viện Hành chính Quốc gia. Địa điểm: Phòng họp 3B, Nhà G .- Hội trường bảo vệ luận văn thạc sĩ, Học viện Hành chính Quốc gia Số 77 – Đường Nguyễn Chí Thanh – Q. Đống Đa – TP. Hà Nội Thời gian: Vào hồi 9 giờ 45 phút ngày 27 tháng 12 năm 2019. Có thể tìm hiểu luận văn thạc sĩ tại Thư viện Học viện Hành chính Quốc gia hoặc trên trang Web Khoa Sau đại học, Học viện Hành chính Quốc gia.
24 1 pháp nhằm đẩy mạnh và hoàn thiện chương trình ứng dụng CNTT LỜI MỞ ĐẦU trong quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế. 1. Lý do chọn đề tài luận văn Từ những kết quả đạt được như đã nêu trên, luận văn đã góp Trên cơ sở thực hiện mục tiêu và tầm nhìn định hướng chiến phần luận chứng được cơ sở khoa học của việc ứng dụng CNTT lược phát triển công nghệ thông tin (CNTT) của Chính phủ, hoạt trong công tác quản lý văn bản hiện hành của Tổng cục Thuế./. động quản lý của các cơ quan Hành chính nhà nước (HCNN) đều hướng tới xây dựng và phát triển Chính phủ điện tử để đảm bảo hệ thống chỉ đạo, điều hành, trao đổi thông tin thông suốt, kịp thời từ Trung ương đến các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Để đảm bảo cho hoạt động quản lý của Tổng cục Thuế được thông suốt thì việc không ngừng hiện đại hóa và điện tử hóa trong việc tiếp nhận và quản lý văn bản của cơ quan Tổng cục Thuế là một yêu cầu cần được quan tâm thường xuyên. Nghiên cứu một cách có hệ thống vấn đề ứng dụng CNTT trong công tác QLVB để từ đó có các giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế là một nội dung khoa học có ý nghĩa thiết thực trong công cuộc cải cách hành chính, sẽ góp phần không nhỏ vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan. Xuất phát từ những lý do nêu trên, học viên đã lựa chọn đề tài: “ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TỔNG CỤC THUẾ” cho luận văn thạc sỹ khoa học của mình. 2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Công tác QLVB nói chung đã được nghiên cứu khá kỹ lưỡng và ở nhiều khía cạnh tiếp cận khác nhau tại các cơ quan, đơn vị khác nhau. Tuy nhiên việc nghiên cứu kỹ ứng dụng CNTT trong quản lý
2 23 văn bản tại Tổng cục Thuế theo định hướng phát triển của Chính phủ KẾT LUẬN về xây dựng Chính phủ điện tử thì chưa có một nghiên cứu nào hoặc Tổng cục Thuế là một trong số các cơ quan HCNN thực hiện nếu có chỉ là những ý kiến đề xuất để hoàn thiện trong công tác này đẩy nhanh ứng dụng CNTT vào quản lý, chỉ đạo điều hành, điều này mà thôi. Các tài liệu, giáo trình liên quan mới chỉ đề cập chủ yếu cơ cũng đóng góp nâng cao thứ bậc của Tổng cục Thuế trong tiến trình sở lý luận của quản lý văn bản, ứng dụng CNTT vào công tác văn thư cải cách hành chính. lưu trữ nói chung, chưa đi sâu nghiên cứu công tác quản lý văn bản Qua nghiên cứu thực tế quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế để tại Tổng cục Thuế. thấy được những tồn tại trong ứng dụng công nghệ thông tin vào 3. Mục đích và nhiệm vụ của luận văn quản lý văn bản để thấy được sự cần thiết phải đổi mới phương thức a) Mục đích quản lý sao cho khoa học, tránh điện tử hóa nhưng lại thêm việc cho - Làm rõ vai trò của ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt cán bộ thực hiện các khâu trong xử lý văn bản. Vì vậy, trước khi đưa động quản lý nói chung và trong quản lý văn bản nói riêng. ứng dụng CNTT vào xử lý, điều hành công việc trước tiên cần phải - Nghiên cứu công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong xây dựng quy trình nghiệp vụ chuẩn, cần cắt giảm bớt những khâu quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế cụ thể thông qua xây dựng và ứng dụng các phần mềm quản lý văn bản để đánh giá các kết quả đạt không cần thiết và đưa hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 được và chỉ ra các tồn tại. vào áp dụng để công việc được đi vào nề nếp, khoa học. Ngoài ra cần - Đưa ra một số giải pháp và kiến nghị góp phần nâng cao hiệu lựa chọn các giải pháp công nghệ phù hợp để quản lý các quy trình quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong QLVB tại Tổng cục nghiệp vụ trên máy tính sao cho hiệu quả, nhanh gọn, chính xác, Thuế nhằm đáp ứng yêu cầu xây dựng Chính phủ điện tử trong giai không lãng phí góp phần nâng cao hiệu quả đầu tư ứng dụng CNTT, đoạn hiện nay. thực hiện tin học hóa công tác quản lý HCNN. b) Nhiệm vụ Luận văn cũng đã chỉ ra được tầm quan trọng của công tác - Hệ thống hóa các cơ sở lý luận liên quan đến đề tài. quản lý văn bản tài liệu, nó ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quản - Khảo sát thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác quản lý lý, bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý và các hoạt động nghiệp văn bản tại Tổng cục Thuế từ năm 2014 đến nay. vụ khác của Tổng cục Thuế. Bên cạnh đó luận văn đã phân tích được 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn những ưu điểm, nhược điểm của chương trình ứng dụng cũng như a) Đối tượng nghiên cứu Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế . những khó khăn và thuận lợi của việc triển khai ứng dụng CNTT b) Phạm vi nghiên cứu trong công tác quản lý văn bản của Tổng cục Thuế và đưa ra các biện
22 3 3.3. Một số kiến nghị Trong quá trình nghiên cứu, tác giả có tham khảo các văn bản 3.3.1. Đối với Bộ Nội vụ quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn công tác này và các tài liệu - Đầu tư cho nghiên cứu công tác VTLT điện tử, hướng dẫn liên quan và đặc biệt là khảo sát, đánh giá thực tiễn tại Phòng Hành chỉ đạo thống nhất các khâu nghiệp vụ, tài liệu điện tử. chính – Lưu trữ, Phòng ứng dụng công nghệ thông tin – Tổng cục - Hướng dẫn các đơn vị ban hành quy chế, quy trình xử lý Thuế từ năm 2014 đến nay. văn bản điện tử, có khung chuẩn với các quy định cụ thể. 5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn - Phối hợp với các đơn vị sản xuất phần mềm xây dựng ứng a) Phương pháp luận dụng QLVB đầy đủ các tính năng, nghiệp vụ công tác VTLT… Đề tài này được nghiên cứu dựa trên những quan điểm cơ 3.3.2. Bộ Tài chính bản của chủ nghĩa Mác - Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh về tiếp cận - Lựa chọn nền tảng công nghệ thích hợp, xây dựng mô hình xã hội, hệ thống những chủ trương, quan điểm của Đảng, Nhà nước khung để nâng cấp, thay thế chương trình quản lý văn bản và điều ta trong việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT, xây dựng Chính phủ điện hành cho toàn ngành Tài chính. tử và mối quan hệ chặt chẽ với ứng dụng CNTT trong hoạt động của - Ban hành văn bản hướng dẫn các Tổng cục điều kiện cơ sở cơ quan hành chính Nhà nước nhằm hướng tới phát triển Chính phủ hạ tầng, kỹ thuật kết nối với trục liên thông văn bản ngành Tài chính điện tử. để gửi nhận văn bản trên trục liên thông văn bản quốc gia. b) Phương pháp nghiên cứu - Cấp kinh phí để cho các đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ Tài Luận văn sử dụng tổng hợp nhiều phương pháp nghiên cứu, chính thực hiện nâng cấp chương trình QLVB và điều hành theo trong đó chủ yếu là các phương pháp duy vật biện chứng và duy vật Quyết định 28/2018/QĐ-TTg. lịch sử; phương pháp tiếp cận và phân tích hệ thống để thực hiện mục - Rà soát, sửa đổi, bổ sung các văn bản về CNTT của Bộ Tài tiêu của luận văn. chính, đảm bảo phù hợp với quy định của Chính phủ, Thủ tướng 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn Chính phủ, Bộ Thông tin và Truyền Thông. a)Về mặt lý luận - Hàng năm tổ chức đánh giá, xếp hạng, khen thưởng các cá - Hệ thống những vấn đề lý luận cơ bản về việc ứng dụng nhân, đơn vị tiêu biểu trong ứng dụng, phát triển CNTT vào công công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà việc của Bộ Tài chính. nước và công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế.
4 21 - Hệ thống được những vấn đề về văn bản điện tử và các quy 3.2.6. Đ y nhanh sử dụng hoàn toàn văn bản điện tử, không định về văn bản điện tử để tiến tới quản lý văn bản không trên giấy tờ. dùng bản giấy b)Về mặt thực tiễn Hiện nay, Tổng cục Thuế vẫn đang áp dụng song song hai hình Trên cơ sở nghiên cứu thực tiễn về công tác ứng dụng công thức luân chuyển văn bản là sử dụng vừa bản giấy và bản chuyển trên nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế từ 2014 đến phần mềm QLVB. Việc này gây tốn nhiều thời gian chi phí và làm tăng nay để đưa ra các kiến nghị, giải pháp góp phần nâng cao công tác thời gian xử lý công việc. Vì vậy mục đích của giải pháp này là: Tiến tới quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế trong thời gian tới. điện tử hoàn toàn, không dùng văn bản giấy nhằm tiết kiệm chi chí, đạt 7. Kết cấu cấu luận văn được mục tiêu thực hiện Chính phủ điện tử. Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và 3.1.7. Tăng cường kiểm tra giám sát việc tuân thủ thực hiện phụ lục, luận văn gồm có 3 chương như sau: quản lý văn bản trên môi trường mạng Chương 1. Cơ sở khoa học về ứng dụng công nghệ thông tin Các hoạt động kiểm tra giám sát không thể thiếu trong quá trong quản lý văn bản tại các cơ quan hành chính nhà nước. tình xây dựng cũng như phát triển CPĐT nói chung và hoạt động Chương 2. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong QLVB điện tử nói riêng. Các hoạt động này cần được tiến hành quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế thường xuyên, định kỳ để có thể phát hiện những thiếu sót của các Chương 3. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế. quy trình điện tử trong hoạt động của nội bộ cơ quan hoặc những sai phạm trong các giao dịch điện tử. Kiểm tra định kỳ còn có thể NỘI DUNG dự đoán được các rủi ro sẽ xảy ra, từ đó tìm được các biện pháp hữu Chương 1 hiệu phòng ngừa. CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG Các hoạt động kiểm tra giám sát không thể thiếu trong quá TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN tình xây dựng cũng như phát triển CPĐT nói chung và hoạt động HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC 1.1. Khái quát chung về quản lý văn bản QLVB điện tử nói riêng. Các hoạt động này cần được tiến hành 1.1.1. Khái niệm văn bản thường xuyên, định kỳ để có thể phát hiện những thiếu sót của các Dưới góc độ ngôn ngữ học thì định nghĩa “Văn bản là sản quy trình điện tử trong hoạt động của nội bộ cơ quan hoặc những phm lời nói ở dạng viết của hoạt động giao tiếp mang tính hoàn sai phạm trong các giao dịch điện tử. Kiểm tra định kỳ còn có thể chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung nhằm đạt tới một hoặc một dự đoán được các rủi ro sẽ xảy ra, từ đó tìm được các biện pháp hữu số giao tiếp nào đó ”. Dưới góc độ văn bản học, văn bản được hiểu hiệu phòng ngừa.
20 5 Mục đích của giải pháp này là nhằm ngăn chặn sự xâm nhập, theo nghĩa rộng nhất: Văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu sự tấn công từ các tin tặc, ngăn chặn sự đánh cắp dữ liệu. Giảm thiểu ngôn ngữ nhất định. Dưới góc độ hành chính học thì văn bản được được các nguy cơ gây sự cố mất an toàn thông tin và đảm bảo an giải thích theo nghĩa hẹp hơn: Khái niệm dùng để chỉ công văn, giấy ninh thông tin trong quá trình tham gia hoạt động của cơ quan trên tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Với nghĩa môi trường mạng. này thì các chỉ thị, quyết định, chương trình, báo cáo, thông 3.2.4. Tăng cường công tác tuyên truyền, mở các lớp tập báo...được hình thành trong hoạt động hàng ngày của các cơ quan, tổ huấn về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản chức đều được gọi là văn bản. Để việc tuyên truyền thực sự có hiệu quả, Tổng cục Thuế nên: 1.1.2. Khái niệm quản lý văn bản - Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến về ứng dụng Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm công nghệ thông tin trong cơ quan đặc biệt đối với công tác quản lý giúp cho cơ quan, doanh nghiệp và thủ trưởng cơ quan, lãnh đạo văn bản; doanh nghiệp nắm được thành phần, nội dung và tình hình tiếp - Tổ chức một số các cuộc thi tìm hiểu về CNTT; nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn - Có thể lồng ghép nội dung về CNTT trong các cuộc thi dành bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức, cho công chức ví dụ như cuộc thi Tìm hiểu về cải cách hành chính hàng năm…Bên cạnh đó, cần có chế độ động viên, khuyến kích công chức doanh nghiệp. tham gia các cuộc thi đạt thành tích cao một cách xứng đáng. 1.1.3. Yêu cầu trong quản lý văn bản - Mở các lớp tập huấn về ứng dụng CNTT trong quản lý văn Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc, việc quản bản để cán bộ công chức trong cơ quan đặc biệt là công chức thực lý văn bản đến cũng như văn bản đi ở các cơ quan phải bảo đảm các hiện công tác văn thư tham gia. yêu cầu: Nhanh chóng, chính xác, bí mật, hiện đại. 3.2.5. Kinh phí cho công nghệ thông tin 1.1.4. Nội dung quản lý văn bản Trong công tác quản lý nhà nước đặc biệt về công nghệ thông 1.1.4.1. Quản lý văn bản đến tin, Bộ Tài chính cần xác định được mục đích cuối cùng của việc ứng 1.1.4.2. Quản lý văn bản đi dụng CNTT là trợ giúp cho con người chứ không thay thế con người. Ngoài quản lý văn bản đến, văn bản đi các cơ quan còn hình Vì vậy, để đạt được hiệu quả cao thì Bộ Tài chính phải xác định công thành văn bản nội bộ. Văn bản nội bộ là những văn bản được tạo lập và nghệ nội dung là chính, còn phần cứng, phần mềm chỉ là công cụ hỗ gửi nhận giữa các phòng ban trong cùng một đơn vị, không gửi ra bên trợ. Điều này đòi hỏi các cơ quan quản lý trước khi ứng dụng CNTT vào hoạt động chuyên môn phải xác định rõ tiến trình và yếu tố trọng ngoài. Loại văn bản này được sử dụng vào các mục đích như thông báo tâm trong quá trình đầu tư. ý kiến trong nội bộ, đề nghị phối hợp xử lý công việc.
6 19 1.2. Công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin 3.2. Nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản của các cơ quan hành chính nhà nước trong quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế 1.2.1. Khái niệm 3.2.1. Xây dựng các quy chế, quy trình thực hiện thống Ở Việt Nam, thuật ngữ CNTT lần đầu được định nghĩa trong nhất đảm bảo cho việc ứng dụng Công nghệ thông tin có hiệu quả Nghị quyết số 49/CP ngày 04/8/1993 của Chính phủ về phát triển CNTT ở Căn cứ vào các văn bản hướng dẫn về văn bản điện tử của nước ta trong những năm 90. Theo đó, “Công nghệ thông tin là tập hợp Chính phủ, Bộ Nội vụ Tổng cục Thuế cần nghiên cứu xây dựng và các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại - hoàn thiện hệ thống các quy định về an toàn, an ninh thông tin; Quy chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông - nhằm tổ chức khai thác và sử chế, quy trình hướng dẫn thực hiện tiếp nhận, quản lý, phát hành văn dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm bản điện tử; Đẩy mạnh sử dụng chữ ký số và hồ sơ điện tử: năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội”. 3.2.2. Giải pháp đào tạo bồi dưỡng cán bộ Ứng dụng CNTT theo nghĩa động từ đó là: Việc triển khai, Xây dựng và đào tạo đội ngũ cán bộ công chức cả về nghiệp thực hiện các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ vụ hành chính và công nghệ thông tin. Bảo đảm cho nguồn nhân lực thuật hiện đại – chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông nhằm tổ của hệ thống hành chính nhà nước nói chung và Tổng cục Thuế luôn chức, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông được cập nhật công nghệ mới, tiến bộ khoa học kĩ thuật mới để nhanh tin trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội. chóng cập nhất, ứng dụng, phát huy tiến bộ công nghệ hành chính, tạo Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản là việc tin học hóa năng lực cạnh tranh cao cho nền hành chính nhà nước. các khâu trong công tác QLVB, bằng cách sử dụng các phương tiện 3.2.3. Các giải pháp về kỹ thuật, công nghệ hiện đại kết hợp với kỹ thuật công nghệ để tổ chức tiếp nhận, phát 3.2.3.1. Lựa chọn nền tảng công nghệ hiện đại linh hoạt để hành, sử dụng và QLVB đạt hiệu quả cao. xây dựng hệ quản trị cơ sở dữ liệu đảm bảo linh hoạt, đáp ứng yêu 1.3.2. Sự cần thiết ứng dụng công nghệ thông tin trong cầu Quyết định số 28/QĐ/2018/QĐ-TTg quản lý văn bản của cơ quan hành chính nhà nước Tổng cục Thuế là đơn vị có dữ liệu lớn lựa chọn sử dụng - Ứng dụng CNTT sẽ tạo ra sự nhanh chóng, kịp thời trong oracle để xây dựng hệ thống quản trị dữ liệu là hoàn toàn phù hợp. việc chuyển giao văn bản. Các đơn vị, cá nhân sẽ nhận ngay được 3.2.3.2. Hoàn thiện các phân hệ theo Quyết định văn bản điện tử với nội dung giống bản giấy; văn bản hỏa tốc gửi đến 28/2018/QĐ-TTg và khai thác tối đa tiện ích của phần mềm quản lý thì được xử lý một cách nhanh nhất. Cùng với đó, sau khi nhập dữ văn bản và sử dụng triệt để các vai trò liệu vào máy thì việc tìm kiếm hay tra cứu văn bản trên hệ thống 3.2.3.3. Đảm bảo an toàn, an ninh thông tin
18 7 2.4.3. Nguyên nhân phần mềm quản lý văn bản sẽ nhanh hơn rất nhiều so với việc tra cứu - Kinh nghiệm triển khai của cơ quan nhà nước được giao tham văn bản khi đăng ký ở sổ giấy như trước kia. mưu triển khai CPĐT trên cả nước còn hạn chế. - Ứng dụng CNTT đem lại hiệu quả cao trong thực thi - Thiếu sự quan tâm, chỉ đạo đồng bộ, quyết liệt từ cấp trên. công việc. Khi công văn được nhập vào hệ thống máy tính sẽ thể Tại thời điểm triển khai chương trình eDocTC chưa có quy hiện rõ: Tên cơ quan ban hành, ngày, tháng, năm ban hành, trích định các nội dung liên quan đến việc truyền nhận dữ liệu điện tử liên yếu của văn bản, đơn vị xử lý… như vậy sẽ giúp cho việc tra cứu thông với các Bộ, ngành, UBND các tỉnh, chưa yêu cầu ký số của cấp có thẩm quyền và một số tiêu chí khác quy định tại các văn bản nêu công văn một cách dễ dàng nhất; Lãnh đạo đơn vị trực tiếp xử lý trên. Do đó một số nội dung cơ bản chưa đáp ứng được các yêu cầu công văn cũng theo dõi được chuyên viên của đơn vị xử lý công của các văn bản nêu trên. văn đến đâu, đã có công văn trả lời chưa?, công văn trả lời đã ký - Giai đoạn triển khai thì nền tảng công nghệ Sharepoint được chưa?, đã gửi đi chưa, từ đó tránh được tình trạng gây thất lạc hay đánh giá là phù hợp nhưng đến nay nền tảng công nghệ hiện tại của không xử lý công văn. chương trình bị hạn chế về khả năng xử lý, chưa đáp ứng được ngày - Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản không chỉ tiết kiệm càng gia tăng số người sử dụng. Tính năng liên kết các quy trình xử về thời gian mà còn giúp giải phóng sức lao động của con người: lý còn hạn chế, chưa thuận tiện thao tác trong quá trình sử dụng. + Tiết kiệm về thời gian gửi - nhận văn bản; - Yếu tố khách quan không kém phần quan trọng đó là sự bùng nổ nhanh của công nghệ thông tin. + Tiết kiệm về nguồn nhân lực. Chương 3 - Mang lại tính chính xác cao trong việc theo dõi quy trình xử lý MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG văn bản. Dựa trên tra cứu trên phần mềm hệ thống quản lý ta có thể biết CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN chính xác văn bản được chuyển tới chuyên viên nào, đơn vị nào, hồ sơ TẠI TỔNG CỤC THUẾ đang xử đến giai đoạn nào… 3.1 Chủ trương, định hướng và chiến lược phát triển công 1.2.3. Quy trình quản lý văn bản điện tử và các chương nghệ thông tin của Tổng cục Thuế trình phần mềm quản lý văn bản Hoàn thiện và nâng cao chương trình quản lý văn bản và điều 1.2.3.1. Quy trình quản lý văn bản điện tử hành sẽ tạo một môi trường làm việc thân thiện cho việc trao đổi Quy trình xử lý văn bản điện tử đều tuân thủ luân chuyển thông tin giữa các nhân viên trong cơ quan. Mỗi cá nhân đều có thể dễ dàng khai thác chương trình, và có thể chủ động đóng góp kinh theo các vai trò từ văn thư, lãnh đạo Văn phòng, lãnh đạo cơ quan, nghiệm cũng như tri thức của mình trong quá trình làm việc. lãnh đạo Phòng và cuối cùng là chuyên viên xử lý.
8 17 1.2.3.2. Một số chương trình phần mềm quản lý văn bản điện tử. Đây là một bước đi đầu tiên của ngành Thuế trong quá trình hiện nay thực hiện xây dựng văn phòng không giấy tờ. Hiện nay có khá nhiều phần mềm quản lý văn bản kiến các - Triển khai sử dụng chương trình cũng làm thay đổi về nhà quản lý bối rối trong lựa chọn, dưới đây là một số phần mềm phương pháp quản lý, chỉ đạo điều hành giúp tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí, tăng khả năng khai thác, xử lý thông tin văn bản của được cho là hoạt động hiệu quả và ít tốn kém chi phí: Phần mềm các cấp. Cloud Office -Công ty Phát Triển Công Nghệ Thái Sơn;Phần Mềm - Các tiện ích của phần mềm đã giúp công khai minh bạch Quản Lý Văn Bản Và Điều Hành C-Office- CMC soft; Phần mềm trong quản lý hành chính, nâng cao kỷ chương, kỷ luật trong hoạt quản lý văn bản và điều hành EFY-DOC; động công vụ. 1.3. Quy định pháp lý về ứng dụng công nghệ thông tin trong 2.4.2. Tồn tại, hạn chế quản lý văn bản tại các cơ quan quản lý hành chính nhà nước - Sử dụng song song hai hình thức giấy và điện tử nên người Nền tảng pháp lý và động lực cho sự phát triển CNTT ở Việt sử dụng chưa dễ dàng thay đổi thói quen, vẫn thích làm việc theo Nam được bắt đầu từ khi Chính phủ ban hành Nghị quyết số 49/CP phương thức truyền thống nên chưa nhận được sự tích cực luân ngày 04/8/1993 về phát triển CNTT ở nước ta trong những năm 90. chuyển hồ sơ trình qua hệ thống. Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về - Tổng cục Thuế vẫn chưa được trang bị phương tiện thông ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước. minh để phục vụ tốt hơn trong công tác chỉ đạo điều hành. Trong những năm gần đây, Thủ tướng Chính phủ đã ban - Phần mềm eDocTC chưa đáp ứng được hoàn toàn các yêu hành các văn bản chỉ đạo điều hành liên quan đến ứng dụng CNTT cầu tại Quyết định 28/2018/QĐ-TTg, yêu cầu đặt ra là phải xây dựng phần mềm mới hoặc sửa đổi, nâng cấp phần mềm trên để như: Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 27/8/2010 phê duyệt Chương đáp ứng các yêu cầu. trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của - Chưa tích hợp được ký số của cá nhân. Văn bản điện tử của cơ quan nhà nước giai đoạn 2011 – 2015; Nghị quyết số 26/NQ-CP Tổng cục Thuế mới chỉ ở dạng số hóa từ văn bản giấy. ngày 15/4/2015 của Chính phủ ban hành Chương trình hành động của - Do Tổng cục Thuế triển khai theo phương thức tập trung dữ liệu Chính phủ thực hiện Nghị quyết số 36-NQ/TW ngày 01/7/2014 của được lưu tập trung tại Tổng cục Thuế, dữ liệu ngày một gia tăng nên tốc Bộ Chính trị Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam độ của chương trình quản lý văn bản trên môi trường mạng sẽ bị ảnh về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu hưởng đến tốc độ xử lý khi có nhiều người cùng truy cập hệ thống. cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế; Nghị quyết số 36a/NQ-
16 9 thức, nội dung và thẩm quyền ký văn bản, ghi số cho văn bản sau đó CP ngày 14/10/2015 về Chính phủ điện tử; Quyết định số 1819/QĐ- mới đóng dấu ban hành. TTg ngày 26/10/2015 phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng 2.3.4. Quản lý văn bản nội bộ công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn Bên cạnh văn bản đi và đến, để đảm bảo cho hoạt động quản 2016 – 2020; Quyết định số 153/QĐ-TTg ngày 30/01/2018 phê duyệt lý được thông suốt, trong hệ thống văn bản của cơ quan Tổng cục Chương trình mục tiêu ứng dụng công nghệ thông tin trong giai đoạn Thuế còn nguồn văn bản nội bộ. Văn bản nội bộ bao gồm một số loại 2016 – 2020; Ngày 07/03/2019, Chính phủ đã ban hành Nghị quyết sau: Công văn của Văn phòng, công văn hành chính, báo cáo, thông số 17/NQ-CP về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển báo, nội quy, quy chế, văn bản trao đổi thông tin giữa các đơn vị. Chính phủ điện tử giai đoạn 2019-2020, định hướng đến 2025. Nguồn văn bản này được hình thành trong nội bộ cơ quan, từ Văn Ngoài ra, Chính phủ, các Bộ, Ngành cũng đã ban hành nhiều phòng hoặc các Vụ/đơn vị chức năng tạo lập gửi cho nhau và không văn bản quy phạm pháp luật cũng như văn bản chỉ đạo điều hành để ban hành ra bên ngoài. hướng dẫn, đẩy mạnh ứng dụng CNTT vào hoạt động của các cơ 2.3.5. Phương thức và cách thức quản lý văn bản tại Tổng quan nhà nước đối với từng lĩnh vực, nội dung cụ thể. cục Thuế 1.4. Thực tiễn ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý Hiện nay, Tổng cục Thuế đang trong giai đoạn quá độ thực văn bản của một số Bộ ngành và bài học kinh nghiệm hiện Văn phòng không giấy tờ, đang chuẩn bị văn bản quy định, 1.4.1. Thực tiễn ứng dụng công nghệ thông tin tại một số xây dựng quy trình thực hiện để dần dần không dùng bản giấy thì Bộ ngành việc quản lý song song trên cả hai hình thức là rất hợp lí. Vau khi 1.4.1.1. Bộ Tài nguyên và Môi trường văn bản xử lý xong hình thành hồ sơ thì cũng quản lý theo phương 1.4.1.2. Bộ Khoa học và Công nghệ thức song song vừa bản giấy vừa dữ liệu điện tử là một cách đảm bảo an toàn. 1.4.1.3. Bộ Công thương 2.4. Nhận xét chung về thực trạng ứng dụng công nghệ 1.4.1.4. Bộ Tài chính thông tin trong quản lý văn bản tại Tổng cục thuế 1.4.2. Bài học kinh nghiệm rút ra cho Tổng cục Thuế 2.4.1. Kết quả đạt được Để đưa công nghệ thông tin vào quản lý văn bản có hiệu quả - Việc triển khai chương trình QLVB và điều hành đã góp Tổng cục Thuế cần tập trung đến một số nhân tố chính: phần tạo nền tảng bước đầu xây dựng Chính phủ điện tử theo Nghị - Xác định được chiến lược, định hướng được mô hình ứng quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về Chính phủ dụng CNTT của Chính phủ và của Bộ để từ đó xây dựng kế hoạch
10 15 hướng tới mục tiêu chung. Giai đoạn hiện nay, mục tiêu là xây vị, tổ chức hướng dẫn sử dụng cho toàn thể người dùng và hỗ trợ vận dựng chính phủ điện tử, chính quyền điện tử theo mô hình tập hành cho các đơn vị từ ngày đầu triển khai cho đến nay. trung thống nhất, liên thông và tích hợp dữ liệu trong nội bộ ngành Phần mềm quản lý văn bản và điều hành được xây dựng dựa và chia sẻ dữ liệu với các Bộ ngành khác. Trên cơ sở mục tiêu, trên nền công nghệ Web Based, được nâng cấp từ phần mềm định hướng của Nhà nước Tổng cục Thuế cần xây dựng chương edocman của Bộ Tài chính. Đây là một ứng dụng độc lập, chưa tích trình quản lý văn bản phù hợp với định hướng chung và nhu cầu hợp được với các hệ thống khác. Hệ thống được xây dựng với mục quản lý của đơn vị mình. đích phục vụ và quản lý các quy trình điều hành của Bộ Tài chính - Quan tâm đến yếu tố hạ tầng kỹ thuật và công nghệ để đưa đến các đơn vị trực thuộc. Các quy trình hoạt động sẽ được quản lý vào triển khai các phần mềm quản lý văn bản tại các cơ quan, tránh và thực hiện thông qua các quy trình xử lý và trao đổi thông tin trên triển khai các công nghệ đã lạc hậu, lỗi thời, không đáp ứng được yêu mạng qua các chức năng của phần mềm được thiết kế theo tác nghiệp cầu hiện nay, làm chủ được công nghệ đang áp dụng. của một nhóm đối tượng. - Chú trọng đến yếu tố con người. Bởi như đã đề cập, con 2.3.2. Quản lý văn bản đến người là yếu tố trung tâm quyết định thành công của đổi mới. Để việc Văn bản đến được hiểu là những văn bản do các cơ quan bên ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi thực ngoài gửi đến. Trong hoạt động của mình Tổng cục Thuế thường sự mang lại hiệu quả như kỳ vọng, bên cạnh việc đầu tư máy móc, xuyên nhận được rất nhiều các văn bản do các cơ quan bên ngoài gửi phần mềm quản lý, Tổng cục Thuế cần chú trọng đào tạo, bồi dưỡng đến với mục đích cung cấp thông tin để biết, để thực hiện, hoặc để kỹ năng, nghiệp vụ CNTT cho công chức thực hiện công tác văn thư. báo cáo, hoặc để hướng dẫn, hoặc để xin ý kiến chỉ đạo.. - Tổ chức tuyên truyền sâu rộng trong cán bộ, công chức, 2.3.3. Quản lý văn bản đi viên chức về ý nghĩa, vai trò, tác dụng của việc sử dụng văn bản điện Văn bản đi được chuyên viên soạn thảo và có trách nhiệm đề tử, từ đó có ý thức, trách nhiệm để thực hiện trong hoạt động công xuất mức độ, mật, khẩn và trình lãnh đạo các cấp duyệt và ký, phải tác hàng ngày. được văn thư cơ quan có trách nhiệm đăng ký vào sổ trước khi phát - Các cấp lãnh đạo cần thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc hành. Theo quy định chung của nhà nước, tất cả các văn bản do cơ sử dụng văn bản điện tử của cán bộ, công chức, viên chức. Qua đó, quan Tổng cục Thuế ban hành đều phải được làm thủ tục đăng ký tại rút kinh nghiệm và có biện pháp khuyến khích hoặc chấn chỉnh để bộ phận văn thư cơ quan. Cán bộ văn thư có trách nhiệm quản lý, đáp ứng mục tiêu, yêu cầu đã đề ra. theo dõi văn bản đi phải thực hiện các nghiệp vụ như kiểm tra về thể
14 11 được thực hiện trên môi trường mạng, các máy trạm phải được kết Chương 2 nối mạng. Văn bản được Scan, luân chuyển và quản lý trên môi THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN trường mạng, việc này làm Tổng cục Thuế phải bố trí nhiều tài TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TỔNG CỤC THUẾ nguyên để lưu trữ đủ dữ liệu. Tuy đã tính toán đến phần lưu trữ dữ 2.1. Khái quát về cơ quan Tổng cục Thuế liệu, dung lượng dữ liệu đưa lên chương trình đã được giới hạn 2.1.1. Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng cục Thuế nhưng chưa đáp ứng kịp sự gia tăng về số lượng dữ liệu khủng Ngành thuế nhà nước được tổ chức qua 3 cấp từ Tổng cục trên chương trình (đến ngày 31/5/2019 tổng số văn bản lưu trên hệ Thuế, Cục Thuế đến Chi cục Thuế; Được xác định rõ quyền hạn trách thống là 4.797.777 văn bản) dẫn đến máy chủ luôn rơi vào tình nhiệm và sự phân công cụ thể hợp lý giữa cơ quan thuế ngành dọc trạng quá tải. cấp trên và chính quyền từng cấp trong tổ chức lãnh đạo chỉ đạo thực 2.2.5. Kinh phí thực hiện hiện nghiêm chỉnh chính sách thuế chung cả nước và trên địa bàn Năm 2004, Tổng cục Thuế đã bố trí kinh phí để triển khai lãnh thổ theo nguyên tắc song hành lãnh đạo. chương trình quản lý công văn cho cơ quan Tổng cục Thuế và Cục Tổng cục Thuế là cơ quan đứng đầu Nhà nước trong lĩnh vực Thuế các tỉnh với chi phí là: 200.000.000 đồng. Thuế, trực thuộc Bộ Tài chính và chịu trách nhiệm trước Bộ, trước Năm 2016, Tổng cục Thuế được Bộ Tài chính triển khai Nhà nước về lĩnh vực Thuế, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ chương trình quản lý văn bản và điều hành ngành Tài chính eDocTC, trưởng Bộ Tài chính quản lý nhà nước về các khoản thu nội địa trong kinh phí do Bộ Tài chính chi trả, các đơn vị tiếp nhận sử dụng. phạm vi cả nước, bao gồm: Thuế, phí, lệ phí và các khoản thu khác 2.3. Tình hình triển khai ứng dụng công nghệ thông tin của ngân sách nhà nước (sau đây gọi chung là thuế); tổ chức quản lý trong quản lý văn bản thuế theo quy định của pháp luật. 2.3.1. Phần mềm quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế 2.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy Nhằm nâng cao mức độ ứng dụng CNTT đối với công tác Quản Tổng cục Thuế được tổ chức thành hệ thống dọc từ trung lý văn bản, kết hợp chỉ đạo điều hành và phục vụ cho triển khai Chính ương đến địa phương, bảo đảm nguyên tắc tập trung thống nhất. phủ điện tử từ tháng 8/2016 đến nay Tổng cục Thuế đã xây dựng, triển - Cơ quan Tổng cục Thuế ở Trung ương bao gồm các tổ khai chương trình quản lý văn bản và điều hành. Tên gọi đầy đủ của ứng chức: Văn Phòng, Vụ Tổ chức cán bộ, Vụ Chính sách, Vụ Pháp chế, dụng là Chương trình Quản lý văn bản và điều hành ngành Tài chính Doanh nghiệp lớn, Hợp tác quốc tế, Doanh nghiệp nhỏ và cá nhân, (tên gọi tắt là eDocTC). Đây là phần mềm dùng chung cho ngành Tài Vụ Kê khai và kế toán thuế, Cục Công nghệ thông tin, Trường chính. Phần mềm này được triển khai tới từng chuyên viên của các đơn nghiệp vụ, Tạp Chí thuế…
12 13 2.2. Tình hình chu5n bị các điều kiện triển khai ứng dụng cán bộ đầu mối của các Vụ đơn vị và với sự hỗ trợ của cán bộ Cục công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế Công nghệ thông tin. 2.2.1. Mục tiêu ứng dụng công nghệ thông tin trong quản 2.2.4. Hạ tầng kỹ thuật và phần mềm lý văn bản tại Tổng cục Thuế Hạ tầng kỹ thuật để triển khai ứng dụng quản lý văn bản đó Trước hàng loạt các văn bản chỉ đạo của Chính Phủ và cơ chính là tập hợp các thiết bị đã được tính toán như máy chủ, máy trạm, quan chuyên môn về triển khai gửi nhận văn bản điện tử thì Tổng cục các thiết bị ngoại vi, thiết bị kết nối mạng, thiết bị đảm bảo an ninh an Thuế ban hành Thông báo số 444/TB-TCT về việc thông báo kế toàn thông tin, các hệ thống mạng của cơ quan Tổng cục Thuê. hoạch triển khai Quyết định 1824/QĐ-BTC, đó cũng chính là mục Từ năm 2014 đến tháng 8/2016 Tổng cục Thuế chỉ cần sử dụng tiêu thực hiện trong việc ứng dụng CNTT trong thời kỳ này, nội dung một máy chủ và các máy trạm để đưa ứng dụng quản lý công văn triển như sau: khai cho Tổng cục Thuế. Các thiết bị công nghệ thông tin đơn giản, phần Xây dựng, ban hành các văn bản chỉ đạo điều hành: Xây dựng mềm chạy trên nền công nghệ tĩnh, thông tin nhập vào ứng dụng và quy trình tiếp nhận xử lý văn bản điện tử của Tổng cục Thuế; Xây dựng được lưu lại, mọi thông tin do người sử dụng nhập đưa lên hệ thống. Tài lộ trình và quy trình ứng dụng chữ ký số; Lộ trình sử dụng văn bản điện nguyên của hệ thống chỉ phải trang cấp lần đầu, không bị biến động về tử thay văn bản giấy trong điều hành xử lý công việc; Kết nối liên thông tốc độ, độ ổn định của chương trình tương đối cao. Sử dụng hệ thống với trục liên thông văn bản ngành Tài chính; Định kỳ sao lưu văn bản này không phải tính đến các thiết bị an toàn an ninh thông tin, độ an toàn điện tử và bảo đảm an ninh, an toàn thông tin trong quá trình thực hiện; của thông tin là tuyệt đối. Tổ chức triển khai phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ… Giai đoạn này, mỗi năm Tổng cục Thuế quản lý trên 40.000 2.2.2. Xây dựng và ban hành các quy định về ứng dụng văn bản đến và hơn 14.000 văn bản đi. Ứng dụng tính toán được tồn công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đọng văn bản nhờ vào việc đặt các thuật toán, câu lệnh tự động tính Tổng cục Thuế ban hành nhiều văn bản nhằm ứng dụng tồn đọng văn bản theo nguyên tắc văn bản đến nếu có tờ trình được phê duyệt và có văn bản đi được phát hành thì được coi là hoàn thành CNTT trong quản lý văn bản, gần đây nhất là Thông báo số 444/TB- việc xử lý. Văn bản luôn được quản lý chặt chẽ và đúng với tình TCT ngày 05/11/2018 thông báo kế hoạch triển khai thực hiện Quyết trạng của văn bản. Việc này giúp ích nhiều trong công tác chỉ đạo định 1824 của Bộ Tài chính. điều hành được chính xác, hiệu quả, kịp thời. 2.2.3. Nhân sự quản lý văn bản Từ tháng 8/2016 đến nay, Tổng cục Thuế triển khai Lực lượng nhân sự chủ yếu phục vụ cho công tác này chủ yếu là cán bộ phòng Hành chính thuộc Văn phòng Tổng cục Thuế, chương trình quản lý văn bản và điều hành. Việc quản lý văn bản